請採購作業流程FEB 18 , 2016

Agenda

何謂採購 Hiiir採購作業 負面表列內容說明

MARKETINTELLIGENCE

RFI/RFQ /RFP

NEGOTIATION

SOURCESELECTION

CONTRACTREQUISITIONAPPROVAL

DELIVERY

P.O. INVOICEPAYMENT VPE

End-to-End Procurement Process

Procurement E2E Process

Budget

預算編列 請購及簽核 採購作業 收料及檢驗 供應商績效評鑑

請購 採購 驗收及請款1.預算編列及申請2.需求規格制訂3.市場訪價4.合約用印流程

1. 選商作業2. 進行詢比議價或招標3. 合約條款議訂4. 供應商績效評鑑

1. 收貨及驗收2. 請款作業3. 庫存管理

選商Sourcing

R&R

負面表列定義：符合表列之項目得由各單位執行，並以【支出申請單】、【預支申請單】請款表列中特別說明者及未列入表列之項目，一律經採購單位處理

負面表列設立目的：為協助各部門執行請購需求，並兼顧公司採購管理制度。訂立原則：1.風險、 2.金額、 3.議價空間、 4.專業性

請購單位 R&R

工作內容 請購 採購 驗收 請款負面表列 √ √ √ √

非負面表列 √ Ｘ √採購協同 √

採購送件流程請購單位

採購單位

會計單位

確認需求Yes

No

確認需求

執行需求EIP 填寫請購單負面表列 填寫請款單 LOA 簽核

EIP 請購單審核 No

Yes

負面表列

請款單 審核

執行需求 需求單位進行驗收Yes

No

填寫請款單

符合申請流程執行付款

No

Yes

退件

採購接案進行詢比議價流程

A

ABB

B

採購負面表列內容說明• 符合表列之項目得由各單位執行，並以【支出申請單】、【預支申請單】請款

• 表列中特別說明者及未列入表列之項目，一律經採購單位處理

• 訂立原則： 1.風險、 2.金額、 3.議價空間、 4.專業性

Annual Contract(凡經採購部訂立年度單價合約應得主管核准後辦理 )

內容 說明臨時工讀生 經採購部訂立配合廠商或年度服務 / 單價合約廠商。郵資費用 ● 與客戶有關及一般辦公室內中華郵政之郵資費用 ( 含帳單、宣傳 DM) 。

●非中華郵政大宗宣傳品之郵資，經採購部訂立之年度服務合約。快遞費用 經採購部訂立配合廠商或年度服務 / 單價合約廠商。帳單及發票列印 經採購部訂立配合廠商或年度服務 / 單價合約廠商。年度合約 以上年度合約採購將依下列原則處理：

　　專案金額新台幣二十萬以下由 Hiiir 採購部辦理。　　專案金額新台幣二十萬以上由 遠傳代為辦理， Hiiir 採購部參與協助。

Employee員工相關費用

內容 說明遠誠服務 員工基本薪資、年終獎金、勞保、健保、團保、旅遊保險、退休金、體檢等

相關費用。與員工互動有關 員工旅遊、部門聚餐、會議、紅包，花、員工免費行動電話分鐘。招募仲介費 人力資源公司。訓練費用 與員工相關訓練之講師費用、書籍、訓練教材及教具。雜誌 訂購報章雜誌之費用。研究發展費 薪資、職工福利、差旅、交際、租用相關設備、獎學金補助。

Travel交通 (國內外交通食宿 )

內容 說明差旅費 ● 國外差旅：簽證、機票、國外飯店。

●國內差旅：住宿費。●其他：車資、餐費。

員工自用車補助 里程補助津貼（以每公里計算）如因公事故 HR 應得以協助專案處理。Entertainment交際相關

內容 說明交際費 一般與外部人員 ( 非 Hiiir 員工 ) 之所有交際費，部級主管以上及業務人員適用。經銷商 ● 與經銷商大會或餐敘、電影院、餐廳、店家包場費用。

●招待經銷商國內國外旅遊。

Advertising Media廣告媒體執行相關

內容 說明媒體操作 所謂媒體操作定義項目如下列說明，並依媒體部門原訂流程暨管理辦法執行。

五大廣告媒體

主要項目如：　　● TV 電視　　● NP 報紙　　● Radio 廣播　　● OOH 戶外　　● Magazine 雜誌　

數位媒體

主要項目如：　　● Yahoo　　● Pchome　　● Google　　● Facebook　　● Instagram

口碑操作主要項目如：　　●部落客　　●寫手費用　　●名人代言

Leasing租賃 (辦公、設備、流量 )內容 說明

租金支出 一般租賃辦公室及宿舍各項管理費、租賃費用 ( 含 仲介、補償費 ) 。主機及流量租賃費用。

內容 說明租金支出 一般租賃倉庫及各項管理費、租賃費用 ( 含 仲介、補償費 ) 。

Logistic物流倉儲

Utilities水電瓦斯內容 說明水電費用 臨時展售空間，相關營業用之水電費。水電費用 辦公室相關營業用之水電費。

Administration行政費用 (辦公用品及事務設備金額小於10,000、招募、顧問、資產保險、股務、稅務、規費 )

內容 說明辦公室日用品 ● 辦公用品 - 影印紙、日用品。

●文具、茶包。●營運管理部 / 資訊部所使用之小型工具及備品 ( 新台幣壹萬元以下 /per case) 。

影片配樂費用 公開音樂授權網站上之授權費用。勞務費用 律師、會計師、建築師等具公會所提供之專業服務、公證費 / 翻譯費用。稅捐費用 凡地價稅、房屋稅、印花稅、牌照稅、規費、燃料稅等稅捐皆屬之。 ( 包含罰

款及其他滯納金 ) 。捐贈費用 政府機構、其他非營利機構、捐贈費、贊助費。會員費及入會費 各項組織或機構之年費、會員費及入會費。運費 各項辦公室搬遷之搬運費或貨物運費。

由採購訂立年度合約廠商或配合廠商。

Mail & Telephone郵資、電話費

內容 說明電話費 / 專線類費用

國內 / 國際電話費，員工因公務所發生之行動電話費、交換機電話費等月租及通話費、 T1/E1 數據專線費用 ( 包含接線費與移設費 ) 。

郵資費用 與客戶有關及一般辦公室內中華郵政之郵資費用 ( 含帳單、宣傳 DM) 。快遞費用 經採購部訂立之年度服務合約。R&M維修及維護

內容 說明維修類 辦公室、投影機、交換機、電話系統、建物水電、空調、消防 ( 新台幣貳萬元以下 /per case) 。

Other其他 (非行銷文宣、印刷品、關企服務費、雜費 )內容 說明員工名片 經採購部訂立配合廠商或年度服務 / 單價合約廠商。印刷費 大型海報、燈箱、酷卡或摺頁 DM 或其他製作物。（新台幣伍萬元以下 /

Per case ）

Payment金流及銀行匯費手續費內容 說明

銀行及代收/ 服務手續費

銀行服務費、信用卡手續費、代收帳務服務費、代收帳款資料處理費、經銷商 /特約服務店服務費。

Customer Service客服內容 說明客服簡訊 發給消費者之客服簡訊。客服服務 遠欣客服中心營運費用。

Bad Debt壞帳內容 說明外催公司佣

金外催公司佣金。

Marketing行銷內容 說明

行銷活動相關費用

●陳列及佈置道具 :氣氛陳列用道具相關費用。 ( 新台幣伍萬元以下 /per case) 。●活動現場及展覽之禮品，贈品製作 ( 含設計費 ) 之相關費用 ( 新台幣伍萬元以下 /per case) 。● Media Marketing 非簡訊類媒體外包採購。●活動現場緊急追加相關費用。 　－單次活動現場需求總金額台幣伍仟元以下不論品項得以支出申請單請款 , 並提供有效之　　　　　　相關單據。　－同前條件，高於伍仟元金額者，活動單位需以電話於事前通知相關採購人員並取得採購　　　同意，始得進行支出申請單請款。並提供有效之相關單據。

拍攝商品與裝飾品 單一商品伍仟元以下，請款時需列明細且附採買單據禮贈品 禮贈品單品數量 50個以下，由使用單位執行， 50個以上送採購單位執行 ( 新台幣伍萬元

以下 /per case) 。專業人士 行銷活動之專業人士演講費用。勞務費用 劇組僱用模特兒與臨時演員相關費用每人每日 2000元以下參照負面表列

2000元以上需事先報備申請，否則不予請款。請款時需附相關單據 or簡單合約。稿費 寫手費用每字成本 5元以下應得經主管核准後辦理。活動人員餐費 每人每餐補助津貼上限新台幣 120元。 ( 應附用餐人員清單 )

Special Considerations特別注意事項內容 說明

臨時展售店鋪費用及展售空間裝潢

策商部於策展前需與採購部進行會議，策商部應提供策展清單給採購部由採購部決定適當發包 ( 由策商部自行發包或由公司統包 ) 。

禮券有價票券 劵類贈品一律送件至採購部處理。保險類 凡需簽訂保險合約項目，需經採購部與遠傳確認後執行。贊助廠商 / 公司客戶之禮贈品

凡公司對外贈送之禮贈品，需經請購流程並完成總經理核准後執行。

應用軟體開發案特別說明：針對 IT 應用軟體開發一律必須送件，惟依下列條件處理：　　●專案金額 20 萬以下由 Hiiir 採購部辦理　　●專案金額 20 萬以上由 遠傳代為辦理， Hiiir 採購部參與協助

人力及服務類採購經採購部訂立配合廠商或年度服務 / 單價合約廠商。　　●專案金額 20 萬以下由 Hiiir 採購部辦理　　●專案金額 20 萬以上由 遠傳代為辦理， Hiiir 採購部參與協助

驗收流程 支出申請流程視同請購單位的驗收流程，惟針對有實際物品交貨的採購項目，如贈品、禮券、電腦等，皆需由請購單位執行實際驗收並簽立驗收單，必要時由採購會同驗收，該驗收單須為支出申請之必要文件。

支出申請單 在負面表列中由各單位自行採購之項目，應有單位 L1 主管同意文件，該文件為支出申請之必要文件