Bron: http://www.seederdeboer.nl/cases

Om de samenwerking tussen medewerkers te

verbeteren, besloot Jaarbeurs het nieuwe werken in

te voeren. Mede dankzij de inzet van SeederDeBoer

verloopt de implementatie voorspoedig.

Jeroen Halkes van Jaarbeurs ervaart wel hoe ingrij-

pend dit project is: “Het nieuwe werken is veel meer

dan open werkruimtes en nieuwe laptops. Je veran-

dert het bedrijf echt van binnenuit.”

Jaarbeurs is onlangs gereorganiseerd. Waar de organi-

satie voorheen uit drie aparte bedrijven bestond,

wordt nu vanuit één

bedrijf gewerkt. De direc-

tie zag het nieuwe werken

als een goede manier om

de barrières tussen de

verschillende bloedgroe-

pen te slechten en beter

samen te werken. De werkvloeren werden verbouwd

en er kwam nieuw meubilair. Het zag er prachtig uit,

maar in het gedrag van mensen veranderde weinig.

Mensen gingen gewoon weer op een vaste plek zitten

en werkten met hun vaste team samen. Een doorn in

het oog van Jeroen Halkes, IT-directeur bij Jaarbeurs.

“Er ontstond een discrepantie tussen wat wij wilden

en wat er gebeurde. Dat was voor mij het moment om

te zeggen: ik wil het verder gaan brengen, samen met

de andere afdelingen.”

Jeroen haakte Lotte Boekestijn van SeederDeBoer aan

en startte startte een geïntegreerde projectgroep.

“SeederDeBoer kent ons bedrijf goed – ze waren ook

al betrokken bij de reorganisatie – en Lotte had bij een

aantal banken al ervaring opgedaan met de invoering

van het nieuwe werken. Die ervaring vond ik heel

waardevol. Van de best practices kun je leren en het

zorgt ervoor dat je als directie en management betere

keuzes kunt maken.

Vanuit haar rol als projectmanager heeft Lotte het

project verder vormgegeven. Dit project had een

multidisciplinaire aanpak nodig en daarbij kwam de

Het nieuwe (samen)werken bij Jaarbeurs

Bron: http://www.seederdeboer.nl/cases

ervaring van Lotte goed van pas. Bovendien voorzag ik

hoeveel werk het projectmanagement met zich mee

zou brengen. Het was ook plezierig dat ik als IT-

directeur een objectieve rol kon spelen. Lotte en ik

hebben de nodige zaken voorbereid voor de besluit-

vorming in de directie. Na hun ‘go’ hebben we een

totaalplan, planningen en budgetten gemaakt en kon

de werkgroep van start.”

Jaarbeurs wachtte bewust met het invoeren van het

nieuwe werken totdat de reorganisatie achter de rug

was. Jeroen Halkes: “Een reorganisatie levert veel

spanning op, maar door alles wat er gebeurt staan

mensen ook veel meer in de verandermodus. Het

nieuwe werken wordt hier gezien als een positieve

verandering. Wat wil je ook: iedereen krijgt nieuwe

hardware – een laptop en een smartphone – en krijgt

meer vrijheid in de invulling van het eigen werk.”

Inmiddels is de eerste groep van 130 mensen volledig

geflexibiliseerd. Ze kunnen plaats- en tijdonafhankelijk

werken. De resterende 220 collega’s volgen komende

maanden. Daarbij komen de leerervaringen van de

eerste groep goed van pas, zo ervaart Jeroen Halkes.

“Na de eerste euforie kwam het besef dat je niet meer

beschikt over een eigen werkplek. Dat was voor veel

mensen wel even wennen. Maar de reacties zijn

overwegend positief. Er wordt nog niet veel thuisge-

werkt. Mensen zijn toch gewend aan het oude werken,

vertrouwd op kantoor. Maar ik denk dat er binnenkort

wel een omslag gaat komen; dat mensen ervoor

kiezen om niet in de file te gaan staan. Dat juich ik toe,

want vrijheid is een van de pijlers van het nieuwe

werken.”

Lotte en haar collega Julie Hurks zijn vaak op de

werkvloer aanwezig om vragen te beantwoorden en

problemen op te lossen. Dat wordt gewaardeerd.

“Mensen voelen zich gehoord en goed ondersteund.

Lotte en Julie zien waar de pijnpunten liggen en

kunnen daar actief op inspelen.” De leidinggevenden

vormen een speciale doelgroep in het project. “Het

nieuwe werken betekent dat zij hun medewerkers

anders moeten aansturen en beoordelen. De output

staat centraal: doen mensen hun werk goed en

hebben ze het op tijd af? Ik vond dat zelf ook best

wennen. Vroeger dacht je dat iemand hard werkte als

hij om zeven uur nog achter zijn bureau zat. Tegen-

woordig denk ik daar heel anders over: waarom ga je

niet eerst even lekker eten thuis en vanavond thuis

nog even werken? Het vergt echt een andere manier

van managen. Die omslag, daar zitten we middenin.

Lotte en Julie zorgen voor coaching ‘on the job’ om het

nieuwe werken succesvol vorm te geven in het team.”

Jeroen Halkes is tevreden met de stand van zaken op

dit moment. “We hebben misschien iets meer tijd

genomen dan gepland en zijn iets over het budget

heen gegaan. Maar het is ook een zeer complex

project. Van hardwarestorage tot arbeidscontracten

en kabels op de vloeren; er komt zoveel kijken bij het

nieuwe werken! Je verandert echt het bedrijf van

binnenuit. Als je vanuit dat perspectief bekijkt waar we

nu staan, dan hebben we Jaarbeurs echt naar een

hoger plan getrokken.”

IT directeur

Jaarbeurs

Bron: http://www.seederdeboer.nl/cases

Julie Hurks: “Lotte en ik staan als ‘het-nieuwe-

werken’-coaches midden in het bedrijf. Mensen

spreken ons gemakkelijk aan: waarom doen jullie dit,

waarom werkt dat nog niet? Zo helpen we mensen

anders naar hun werk te kijken. We zijn ook heel

pragmatisch. Zijn er geen kantoorartikelen, dan gaan

we dat regelen. Dat zijn kleine dingen, maar ze zijn

wel bepalend voor hoe mensen het nieuwe werken

ervaren.”

Over Jaarbeurs

Al sinds 1916 is Jaarbeurs een begrip in Nederland. Wie heeft hier nooit een

congres of beurs bezocht? Jaarbeurs is meer dan een beursgebouw alleen. Door

waardevolle ontmoetingen te creëren inspireert, motiveert en activeert het bedrijf

handel en verbindt het mensen en markten, handelaren en producenten.

www.jaarbeurs.nl

Young Professional

SeederDeBoer

Bron: http://www.seederdeboer.nl/cases

Lotte Boekestijn: “Toen ik bij het project betrokken

werd, heb ik een audit gemaakt om de stand van

zaken te bepalen en te zien wat er nog moest gebeu-

ren. Het bleek dat de afdeling Facilitair Management

voortvarend aan de slag was gegaan met het nieuwe

werken. Alle medewerkers waren in de nieuwe werk-

omgeving aan de slag. Toch was er maar weinig

veranderd. Iedereen zat weer op een vaste plek en

had zijn eigen spullen. Terwijl het doel juist was om te

zorgen voor meer samenwerking binnen de gehele

Jaarbeurs. Mijn advies was om de implementatie van

het nieuwe werken als een integraal project aan te

pakken, dus om alle afdelingen aan te laten sluiten.

Ook heb ik een advies gegeven over de projectstruc-

tuur.”

“Als projectleider adviseer ik Jaarbeurs nu over een

succesvolle invoering van het nieuwe werken. Ook

heb ik een trainingsprogramma opgezet om de

overgang naar het nieuwe

werken voor medewer-

kers te begeleiden. Alle

medewerkers die over-

gaan op het nieuwe

werken volgen een kick-off bijeenkomst, twee trainin-

gen en een sessie waarin teamafspraken worden

gemaakt. Voor leidinggevenden is er een aantal

speciale sessies. Gedurende het trainingsprogramma

gaat het vooral om de essentie van het nieuwe wer-

ken: je werk inrichten zoals jij dat wilt en goede

afspraken maken in het team. In het trainingspro-

gramma helpen wij managers en medewerkers daar

vorm aan te geven. We zijn ook veel aanwezig op de

vloer om medewerkers te begeleiden en te coachen.”

“Jaarbeurs is echt een doe-organisatie. Nieuwe dingen

worden snel opgepakt. Het is ongelooflijk wat hier in

korte tijd veranderd is. Van een relatief ouderwetse

kantoorsetting werken de mensen nu in een moderne

open ruimte. Ze ervaren steeds meer hoe handig het

is om op de beursvloer of ’s avonds thuis te kunnen

werken.”

Senior Consultant SeederDeBoer

06 1021 0983 | lotte.boekestijn@seederdeboer.nl