HERRAMIENTAS DE MEJORA

Octubre 23 de 2014

8. “ MEDICIÓN ANÁLISIS Y MEJORA ”

8.5.1 Mejora Continua

8.5.2Acción

Correctiva

8.5.3Acción

Preventiva

8.2.1Satisfacción del

Cliente

8.2.2Auditoría Interna

8.2.3 Seguimientoy Medición de los

Procesos

8.2.4 Seguimiento y Medición del

Producto

8.5Mejora

8.1Generalidades

8.2Seguimiento y Medición

8.3Control del

Producto No Conforme

8.4Análisis de

Datos

ESTRUCTURA NTCGP 1000:2009 CAPITULO 8

TOTAL DEBES = 38

Herramientas de Gestión de Mejoramiento

1. Producto no conforme – Dificultades.2. Auditorías internas de calidad3. Satisfacción de usuarios4. Clima organizacional5. Estilo de Dirección6. Evaluación política de Calidad7. Autoevaluación MECI8. Indicadores por proceso9. PQRS10. ACPM11. Revisión por la Dirección12. Diseño y Desarrollo en Actividades de

Extensión

DIFICULTADES EN EL DESARROLLO DE LOS PROCESOS

(Servicio No Conforme)

ANTES

AHORA

1 semestre DESPUÉS

Con las DIFICULTADES más reiterativas presenta ACPM´S

Toma Acciones en el mismo

semestre

Se aplica la Encuesta cada semestre a los Docentes

Tabular y realizar Informe

Revisar en el

Consejo

Tomar Acciones

Agendar dentro de las reuniones un punto con DIFICULTADES

El Secretario de los Comités o Consejos, con el apoyo del

Profesional OPDI, revisa las actas y genera un informe de dificultades

El Servicio no conforme es la identificación de aspectos que se presentan eventualmente al momento de llevar a cabo la actividad misional y que ocasionan «fallas». Se deben tratar ANTES de que el «usuario» se de cuenta. Se debe mejorar lo que es recurrente.

AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD

Alcance: Programación por Procesos Centrales,

Sedes Regionales, Facultades e Institutos

Levantar ACPMs, de acuerdo a los

hallazgos

Reunión de Apertura y Cierre con cada Auditado en las

Facultades e Institutos

Alcance: Programación por Procesos Transversales

desde los Centrales a las Sedes Regionales,

Facultades e Institutos

Tomar Acciones ellos en conjunto con el

Área de Calidad y M.

Una sola Reunión de Apertura y Cierre , con todos los

responsables de procesos.

1. Establecer política de compromiso a los auditores para contar más con su participación.2. Tener en cuenta los pares académicos de la Universidad para poder contar con ellos como

nuestros auditores internos de calidad – Carga Académica3. Incluir las capacitaciones a los auditores en el Plan de Capacitación de la Rectoría o Gestión

Humana.

ANTES

AHORA

Mapa de ProcesosSe auditan los procesos y se revisa en donde se llevan a cabo dichos procesos con base en el ciclo PHVA; es decir: en dónde se direcciona?, en dónde se ejecuta?, en dónde se controla? Y en dónde se mejora?.Con base en las respuestas se toman muestras para auditar

SATISFACCIÓN DE USUARIOS

A través de los informes resultado de la autoevaluación de los Programas Académicos, se obtiene información sobre la

percepción del servicio prestado,

De los resultados que arrojan las encuestas se toman Acciones

Se aplicaban Tres Encuestas: Satisfacción de usuarioClima OrganizacionalAutoevaluación _MECI

Tabular

CLIMA ORGANIZACIONAL

Será diseñada y aplicada por el grupo de investigación

AUTOEVALUACIÓN - MECI

SATISFACCIÓN DEL USUARIO

La herramienta debe permitir generar planes de acción a todo nivel. Las acciones del plan de mejoramiento que se propongan deben ser alimentadas al

plan de acción.

Sólo se aplicará a los Ordenadores de Gastos y a los Coordinadores

Administrativos, entre los meses de enero y febrero, para que sea base de las respuestas de la encuesta

del DAFP

ANTES

AHORA

ANÁLISIS DE DATOS - INDICADORES

Informe consolidado

por Dependencia e

Institucional

Frente al seguimiento existen fallas desde la Facultad que no se revisa efectivamente el cumplimiento de cada indicador, igualmente a nivel institucional no se toman acciones efectivas sobre el incumplimiento

de éstos

Se envía archivo semestral a todas las dependencias para su

diligenciamiento y seguimiento a través del PLAN DE ACCIÓN

En el plan de acción adicionar una columna que permita clasificar las acciones por eficiencia, eficacia y efectividad, que al final permita

consolidar el cumplimiento de éstos por estas tres medidas. y por: PROCESO y

SUBPROCESO

Revisar con Ludmila la forma como daremos cumplimiento a los

nuevos requisitos del MECI – 2014 sobre

indicadores (medida y meta)

Se envía archivo semestral a todas las dependencias para su

diligenciamiento y seguimiento

ANTES

AHORA

1. Modificar la información de la página web de PQRS que permita diferenciar entre usuarios internos y usuarios externo.

2. Canalizar a los estudiantes frente a la relación de asuntos estudiantiles con su Director de Programa

3. Tener la claridad que lo relacionado con asuntos disciplinarios de estudiantes no serán quejas.

Clasificación-Asuntos Estudiantiles.-Servicios Misionales- Dificultades Administrativas

5.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

ANTES

AHORA

Realizar el informe con las entradas del requisito

de revisión por la dirección.

Se presenta ante los Consejos, Directores o

Comités de calidad

Tomar ACciones

Facultades, Institutos y

Sedes hacen Rendición de

Cuentas

Establecer la Rendición de

Cuentas como parte de la

Revisión por la Dirección

Revisar que el informe de rendición de

cuentas aplica para la revisión por la

dirección de acuerdo a la GP1000

Incluir en la Rendición de Cuentas Los

puntos que no están en la

Rendición de Cuentas.

ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

1. NUEVO FORMATO DE ACPM. El formato en que se registra las ACPM se eliminará y se creará una matriz o cuadro en el que cada Unidad Académica pueda llevar sus acciones de todas las fuentes (Dificultades, Satisfacción de Usuarios, Clima Organizacional, Revisión Por la Dirección, Auditorias Internas, PQRS), más las de Autoevaluación de Programas Académicos, las de Riesgos y la Contraloría.

2. La Herramienta Matriz de Acciones con la que se elabora el informe debe tener incluido para dicho informe las acciones Preventivas planteadas en la Matriz de Riesgos. REVISAR LA MATRIZ DE ACPM PARA VALIDAR TODA SU UTILIDAD.

3. Capacitar en la Redacción de los hallazgos, análisis de causas y formulación de acciones.

NUEVO FORMATO

AUDITORIA DE SEGUIMIENTO-ICONTEC 2014

Generalidades: Resultados – Hallazgo Diseño y Desarrollo, asociado a las Actividades de Extensión

Evidencia: En los cursos de educación continuada impartidos por facultades y unidades no se evidencia formalmente el registro de planificación del diseño de cursos, y diplomados. Texto Auditor Líder*.

*Registros de cursos y diplomados Educación Continuada

Inicio

Generar propuesta inicial de la Actividad y solicitud de

aprobación

Verificar la disponibilidad de horas en la carga académica

Elaborar propuesta y presupuesto definitivo

Fin

Revisión del presupuesto y documentos soportes

Revisar y aprobar propuesta a través de Resolución

Si

Realizar Programa Definitivo de la Actividad de Extensión

¿Requiere ajustes?

NoRealizar ajustes

requeridos

Propuesta Inicial

No¿Hay disponibilidad?

Si

Realizar trámite de bonificación

A

A

Resolución

Propuesta y Presupuesto

Programa final

REVISIÓN

VERIFICACIÓN

Desarrollo de la Actividad de Extensión

VALIDACIÓNAgregar a la carga Académica

Revisar la pertinencia de la propuesta inicial y

avalarla

No¿La propuesta es viable?

SiAjustar la propuesta, en caso

de ser necesario

Solicitud de aprobación

Solicitud de aprobación conVo.Bo

Registrar en la página web de la DECC la actividad de extensión

Formulario - Base de Datos

Cambiar el diagrama de flujo por un esquema que explique…aquí no se entiende nada