HERRAMIENTAS BÁSICAS

PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS

CONOCIÉNDONOS UN POCO

REGLAS DE CONVIVIENCIA

• Puntualidad, el tiempo es un recurso escaso

• Presencia permanente en las actividades

• Celulares y portátiles apagados

• Respeto por la opinión de los demás

• Organización y Orden

• Entusiasmo y ánimo.

AGENDA

TEMA DURACIÓN

(MIN) HORA

Bienvenida, presentación de objetivos, agenda 20 2:00 – 2:20

Contexto de los proyectos hoy 20 2:20 – 2:40

Fundamentos y conceptos 20 2:40 – 3:00

Herramientas para la Gestión de proyectos 45 3:00 – 3:45

Break 15 3:45 – 4:00

Ejercicio de aplicación herramientas básicas 60 4:00 – 5:30

Presentaciones 30 5:30 – 5:50

Cierre 30 5:50 –6:00

OBJETIVO GENERAL

Al finalizar el curso los participantes estarán

en capacidad de entender y poner en

práctica los conceptos y herramientas

básicas para GESTIÓN DE PROYECTOS,

aplicables en sus empresas

“Para ser exitoso no tienes que hacer cosas extraordinarias. Haz

cosas ordinarias, extraordinariamente bien”

Jim Rohn

• Cambio Acelerado - incertidumbre

• Globalización - Rápida competencia

• Consumidor nunca satisfecho y más selectivo (sin lealtad)

• Presiones económicas - al menor costo posible - optimización de presupuestos

• Más valor por menor costo

• Tecnología accesible para todos

• Ciclos de vida menores de productos

• Recursos limitados

ENTORNO ACTUAL DE LOS PROYECTOS

.

• Requerimientos Incompletos • Falta de involucramiento del usuario • Falta de recursos • Expectativas irreales • Sin patrocinio • Requerimientos cambiantes • Falta de experiencia

PORQUÉ FALLAN LOS PROYECTOS?

Completados

Con Problemas

Fracasados

31%

16%

53%

LA ORGANIZACIÓN EN LA CALIDAD EN UN PROYECTO ???????

Requisitos

Cliente Responsabilidad de la dirección

Gestión de los recursos

Realización del producto / servicio

Medición, análisis y mejora

P

H

V

A

Producto / servicio

Satisfacción

¡SATISFACCIÓN DEL CLIENTE!

TIEMPO

ALCANCE

COSTO

CÓMO ALCANZAR EL EXITO EN UN PROYECTO

ORGANIZACIÓN

VISIÓN, PROPÓSITO O FINALIDAD

SE DEFINEN ÁREAS PROGRAMÁTICAS

PROGRAMAS PROYECTOS

Son entonces los proyectos específicos los que en definitiva permiten el logro de los objetivos de las

diferentes áreas de la institución y de la misión de la organización

PARA LOGRAR LA VISIÓN

DESARROLLO DE LA VISIÓN

CONCEPTUALIZACIÓN BÁSICA SOBRE PROYECTOS

DEFINICIÓN DE PROYECTOS:

Proceso único que consta de un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fecha de inicio y terminación, que se emprende para cumplir con un objetivo, conforme con los requisitos específicos incluyendo las limitaciones de tiempo, costo y recursos

CONJUNTO DE ACTIVIDADES CONTROLADAS Y COORDINADAS

Una actividad es una tarea u operación definida para el alcance de un producto específico en un proyecto.

TEMPORAL

Cada proyecto y a su vez cada actividad tiene un comienzo y fin.

OBJETIVO

Lo que se pretende lograr por medio del proyecto.

RECURSOS LIMITADOS

1. TIEMPO: Todo es urgente.

2. COSTO: Vale demasiado y solamente se presupuestó esto....

3. RECURSOS: tiene que trabajar con esto, más no hay....

PROYECTOS • Finalidad: Lograr el objetivo y concluir • Singulares • Temporales Concluyen cuando se logran sus objetivos específicos

DIFERENCIA ENTRE PROYECTOS Y OPERACIONES

OPERACIONES • Finalidad: Operación continua

para dar respaldo al negocio • Repetitivas • Permanentes

GERENCIA DE PROYECTOS

GESTIÓN DE PROYECTOS: Inicio Planeación Ejecución Control Cierre

FORMULACIÓN: Preparación Evaluación Estudios de prefactibilidad y factibilidad

MANDATO

Gestión de Proyectos:

Aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un

proyecto con el fin de cumplir los requerimientos del proyecto

CONCEPTUALIZACIÓN BÁSICA SOBRE PROYECTOS

1. Inicio*

2. Planeación*

3. Ejecución*

4. Control*

5. Cierre*

NIV

EL D

E A

CT

IVID

AD

INICIO TIEMPO

*Etapas del proyecto

TERMINO

GESTION DE PROYECTOS

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

• Nos permite terminar más trabajo en menos tiempo con menos recursos

• Se mantiene un mejor control de cambios

• Ayuda a la eficacia de la organización

• Permite trabajar más de cerca con los clientes internos y externos

• Se incrementa la calidad de los productos y servicios

• Permite a los individuos tomar mejores decisiones para la organización

• Se entregan soluciones a los clientes

• Se establece una Base de Conocimiento

BENEFICIOS DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS

HABILIDADES PARA GESTIÓN DE PROYECTOS

• COMUNICACIÓN EFECTIVA. Intercambio de información.

• INFLUENCIA EN LA ORGANIZACIÓN. Capacidad para “Lograr que las cosas sucedan”.

• LIDERAZGO. Desarrollar una visión y una estrategia, y motivar a las personas a lograr esa visión y estrategia.

• MOTIVACIÓN. Estimular a las personas para que alcancen altos niveles de rendimiento y superen los obtáculos al cambio.

• NEGOCIACIÓN Y GESTIÓN DE CONFLICTOS. Consultar con los demás para ponerse de acuerdo o llegar a acuerdos con ellos.

• RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS. Combinación de definición de problemas, identificación y análisis de alternativas, y toma de decisiones.

Ejercicio de Autodiagnóstico. Formato 1

Desarrollarlo en su lugar de trabajo

GESTIÓN DE PROYECTOS

Integración

Costo

Comunicaciones

Alcance

Calidad

Riesgo

Tiempo

Recursos Humanos

Adquisiciones

NUEVE ÁREAS DEL CONOCIMIENTO

BUENAS PRÁCTICAS DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS

HERRAMIENTAS BÁSICAS

“No hay que saber para hacer, hay que hacer para aprender”

Proverbio japonés

1. INICIO

Inicio

Cierre

Planeación

Ejecución Control

1-30

Inicio

Cierre

Planeación

Ejecución Control

BUENAS PRÁCTICAS DE INGENIERIA

1

¿CÓMO SE COME UN ELEFANTE?

¡ En partecitas !

Suficientemente pequeñas que quepan en el plato y lo suficientemente grandes que no indigesten.

¿Qué?

¿Quién?

¿Cómo?

¿Por qué?

¿Para qué?

¿Cuándo?

• Formaliza el inicio del proyecto

• La necesidad de negocio por la cual surgió el proyecto

• La descripción del producto

• Emitida por alguien superior o externo al proyecto. Generalmente por el Patrocinador (Sponsor)

3

CARTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

EJEMPLOS

ESTUDIO DE CASO

• Taller teórico práctico tiempo (10 mins)

Elabora una carta de constitución del proyecto de montaje de escenarios.

• En Medellín se encuentra “EL TEATRO LIBRE EL PEDREGAL”, un recinto multiusos al aire libre diseñado para albergar todo tipo de eventos, espectáculos y conciertos. Nuestra empresa “ESPECTÁCULOS DEL CIELO” abarcará la organización y montaje del espectáculo “la plancha “que se presentará en 10 días en el teatro. Esto incluye: 1. Montaje del escenario (a. sonido (1 Behringer Monitor De Escenario Activo 300w y 3 Cabinas Activa Kohlt Usa Kmas15a Bt Usb Sd 800 Wts Rms Sonido) b. luces (4pcs 10w Rgbw Haz Proyector Led De Escenario Luces Dmx Pin), c. asientos (revisar reparaciones). La persona que se perfila como director de proyecto en este equipo por sus habilidades y fortalezas como líder es _____________________________ y se ha establecido seguimientos periódicos cada 2 día. El gestor operativo del proyecto es __________________________________, gestor de logística ________________________ y gestor de recursos financieros ___________________________________________________________.

Inicio

Cierre

Planeación

Ejecución Control

2. PLANEACIÓN

ENUNCIADO DEL ALCANCE

4 Es definir qué está incluido en el proyecto y sus entregables y qué no está incluido. Incluye: • Descripción del alcance del producto • Criterios de aceptación del producto • Entregables del proyecto • Exclusiones del proyecto • Restricciones del proyecto • Supuestos del proyecto

RECOLECCIÓN DE REQUERIMIENTOS 6

• Listado de necesidades del cliente

• Encuesta

• Plantilla predeterminada

• Entrevista

• Portafolio

• Panel de expertos

ENUNCIADO DEL ALCANCE

4

ESTUDIO DE CASO • Taller teórico práctico tiempo (10 mins)

Elabora el alcance del proyecto de montaje de escenarios.

Alcance del proyecto: Partiendo de los datos de la Alcaldía, en la actualidad, el teatro tiene el siguiente aforo según distribución de las localidades: 150 para una ubicación de pie y 50 para una ubicación sentada. En el montaje de este escenario el cliente “la alcaldía de Medellín” exige la instalación con todas las normas de seguridad, con implementos de primera calidad, garantía de funcionamiento; esto quiere decir que deben tener plan con planta eléctrica y desmontaje completo del escenario después de su uso.

Para este proyecto es necesario: (FASES)

• Diagnóstico de los requerimientos eléctricos del montaje en el teatro libre el pedregal( tomas, necesidades eléctricas, capacidad eléctrica, cantidad de reparaciones) , Listado de requerimientos y cronograma de actividades

• Compras. Listado de compras y facturas

• Instalación : Documentación con las instalaciones de sonido, iluminación y planos eléctricos y Documentación con las normas de uso y aviso con las normas de uso instaladas en el escenario

• Desmontaje y entrega de espacio: Acta de entrega a conformidad

Para el proyecto la alcaldía solo quiere impactar a una comunidad específica razón por la cuál de la capacidad del teatro solo se ocupará un total de 80% del teatro para evitar tumultos. Para esto se supone que las reparaciones de las sillas necesarias para el evento serán mínimas ya que el mayor porcentaje de los asistentes al evento estarán de pie,

Se refiere a los procesos y actividades que organizan, gestionan y dirigen el equipo del proyecto. El equipo está conformado por las personas a las cuales se les asignaron roles y responsabilidades dentro del proyecto. Incluye: • Desarrollar el plan de recursos humanos • Adquirir el equipo del proyecto • Desarrollar el equipo del proyecto • Dirigir el equipo del proyecto

GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO

GESTIÓN DE RECURSOS 7

MATRIZ DE ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES

R = Responsable A = Autoriza P = Participa I = Informado

Ve

nta

s

I. R

. K.

Co

ntr

ato

s

C. D

. F.

Op

era

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s I.

F.

Logi

stic

a J.

Q.

G.

1.0 Negociar el contrato

2.0 Ejecutar el contrato

3.0 Tareas internas

4.0 Des. plan transición

R

A

R

I P P

R

4.1 Identificar recursos R

ACTIVIDADES

Re

curs

os

Proyecto ABC

R

Gte

. de

Pro

y.

A. M

. G.

A

R

P

MATRIZ DE COMPETENCIAS

Taller práctico: diligenciar los formatos de Gestión de RECURSOS con la siguiente

información- 15 mins

Para el proyecto es necesario el siguiente personal.

• 1 ingeniero de sonido (manejo de consola que ya tiene el teatro, tiene conocimientos específicos en manejo de sonido) valor total estimado de pago nomina $1.500000

• 1 auxiliar de sonido (encargado de la entrega y revisión permanente de los equipos en la tarima, su perfil es de tecnólogo en sonido ) valor $700.000

• 2 Auxiliares eléctricos para diagnóstico e instalaciones eléctricas. $ 1.400.000 (perfil eléctricos con experiencia comprobada, en instalaciones eléctricas y con formación en el SENA)

• 1 Aux de planta eléctrica. valor $ 200.000 (Perfil eléctricos con exp mínima de 1 año en montaje y manejos de plantas y su reparación)

• Director de montaje: director de proyecto y responsable de la autorización en cada etapa. Profesional con experiencia en montajes de espectáculos y gestión logística. Nomina por proyecto $2.000.000

• Gestor de recursos: Encargado de los recursos financieros y compras, también no autoriza las compras a realizar, es un Auxiliar contable. $1.000.000

• Gestor operativo: responsable del montaje in situ y de todas las condiciones de seguridad, tanto del personal como en la salida al aire del evento. Profesional con Esp en seguridad industrial y montajes para espectáculos. $1.500.000

GESTIÓN RIESGOS

RIESGO: Probabilidad de ocurrencia de un hecho fortituo que puede afectar positiva o negativamente un proyecto

Incluye:

• Planificar la Gestión de Riesgos

• Identificar los Riesgos

• Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos

• Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos

• Planificar la Respuesta a los riesgos

• Monitorear y controlar los riesgos

TIPO DE RIESGOS: Legales, políticos, financieros, ambientales, técnicos, tecnológicos, sociales, etc

GESTIÓN RIESGOS

Matriz de Riesgos Fecha:

10 0 0 0 0 0

8 0 0 0 0 0

6 0 0 0 0 0 Zona Total: 3 0

4 0 0 0 0 0 Zona Total: 2 0

2 0 0 0 0 0 Zona Total: 1 0

20% 40% 60% 80% 100%

Riesgo Impaco Probabilidad Estrategia Costo

Imp

ac

to

Probabilidad

Descripción estrategia

EVITAR

MITIGAR

TRANSFERIR

ACEPTAR

Taller práctico: diligencia los formatos de Gestión de RIESGO con la siguiente información- 10 mins

Riesgos que pueden pasar en el proceso de montaje:

• Incendio por una mala conexión eléctrica

• Choque eléctrico del personal encargado de las conexiones eléctricas

• Lluvias que puedan afectar los aparatos de sonido y conexiones eléctricas ya que es un espacio con algunos puntos abiertos.

• Caídas del personal

Nota: estos riesgos podrían afectar tanto el tiempo como los costos presupuestados.

GESTIÓN DEL TIEMPO

• Definición de actividades

• Secuencia de actividades

• Estimación de la duración de las actividades

• Desarrollo del cronograma

TALLER PRÁCTICO: ELABORE EL DIAGRAMA DE GANTT DEL CASO DE ESTUDIO – 10 MINS

Actividades EDT Día 1 Día 2 Día 3 Dia 4 Día 5 Día 6 Día 7 Día 8 Día 9 Día 10

1

1.1

1.2

2

2.1

2.2

3

3.1

3.2

3.3

4.

4.1

4.2

4.3

Total tiempo

DIAGRAMA DE GANTT

GESTIÓN DEL COSTO

• Requerimientos de Recursos

• Estimados de Costos

• Presupuesto

• Línea Base

TALLER PRÁCTICO: ELABORE LA GRÁFICA DE LA LÍNA BASE DEL CASO DE ESTUDIO – 10 MINS

COSTO POR FASES Día 1 Día 2 Día 3 Dia 4 Día 5 Día 6 Día 7 Día 8 Día 9 Día 10

1Diagnóstico de los requerimientos

eléctricos 830.000$ 830.000$

2 Compras 10.230.000$ 3.000.000$ 1.000.000$

3 Instalación 1.200.000$ 1.005.000$ 1.000.000$

4. Desmontaje y entrega de espacio 830.000$ 880.000$

TOTAL COSTO

LB COSTO ACUMULADO PROYECTO

COSTOS PROYECTO

GESTIÓN DE LA CALIDAD

Identificar los estándares de calidad que serán necesarios para el proyecto y determinar como

satisfacerlos

GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES EN EL PROYECTO

Incluye los procesos requeridos para adquirir bienes y servicios, para cumplir con el alcance del proyecto.

Comprar

Rentar

Arrendamiento Financiero (Leasing)

Hacer

OPCIONES DE ADQUISICIONES

ó de

Proveedor único

Multiples proveedores

ó

elecciones…elecciones…elecciones….se deben considerar las condiciones actuales del mercado

GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

Determinación de las necesidades de información y comunicación de los interesados

… ¿quién lo necesita

qué necesita

cuándo lo necesita

cómo se le entregará?

“LA COMUNICACIÓN ES LA BASE PARA EL ÉXITO DE LOS PROYECTOS”

Inicio

Cierre

Planeación

Ejecución Control

Inicio

Cierre

Ejecución Control

3 Y 4 EJECUCIÓN Y CONTROL

Planeación

CONTROL DEL PROYECTO

¿ Cómo va el proyecto ?

EL PROCESO DE CONTROL:

Los pasos básicos son:

• Establecer indicadores de desempeño

• Medir el desempeño

• Análisis de desviaciones

• Tomar acciones correctivas

Ejemplos de indicadores: • Indicadores de resultados

Tiempo (eficiencia)

% de cumplimiento del cronograma

Costo

% de cumplimiento de presupuesto

Calidad

% de cumplimiento de especificaciones

• Indicadores de Desempeño:

Numero de problemas identificados.

Número de lecciones aprendidas

Número de riesgos gestionados

% de desarrollo de habilidades del equipo

ACTAS DE SEGUIMIENTO ENTRE ETAPA Y ETAPA

8

MÉTODO PARA SEGUIMIENTO

MÉTODO PARA SEGUIMIENTO

Listado de Hitos se obtiene de las salidas del alcance y se compara con el cronograma

MÉTODO PARA SEGUIMIENTO

Se entiende por lecciones aprendidas como todo aquel conocimiento adquirido a través de experiencias, exitosas o no, en el proceso de realización de un proyecto con el fin de mejorar ejecuciones futuras.

LECCIONES APRENDIDAS

RECOPILACIÓN DE LECCIONES

APRENDIDAS

5

BUENAS PRÁCTICAS DE REUNIONES DE SEGUIMIENTO

Durante el sprint se realizan reuniones diarias (stand up meeting). Esta reunión comienza puntualmente, solo los team pueden hablar, dura 15 minutos, siempre se realiza en la misma parte y se realizan 3 preguntas a cada miembro del equipo: .Qué hice ayer que ayuda a desarrollar el objetivo del Sprint? .Qué haré hasta la reunión de mañana para desarrollar el objetivo del Sprint? .Has tenido algún problema que te haya impedido alcanzar tu objetivo? (Es el papel del ScrumMaster recordar estos impedimentos).

5. CIERRE

Inicio

Cierre

Planeación

Ejecución Control

EN REALIDAD… ¿CERRAMOS LOS PROYECTOS?

CIERRE DEL PROYECTO

El proyecto termina cuando: • Los objetivos se cumplen

• La alta gerencia o el cliente lo cancela (aplazado o suspendido porque sus objetivos no se cumpliran)

81

• Acta de cierre del proyecto y entrega a satisfacción

• Comparación con enunciado del alcance

• Las revisiones finales y la generación de la documentación final

• La retención de la documentación esencial del proyecto

CIERRE DEL PROYECTO

Evaluaciones finales

• Lecciones aprendidas

• Satisfacción del cliente

• Implicaciones para el futuro

• Reconocimiento organizacional y recompensas

• Evaluación de logros

• Documentación

CIERRE DEL PROYECTO

• TALLER PRÁCTICO: ELABORAR EL ACTA DE CIERRE DEL PROYECTO Y DILIGENCIAR EL FORMATO DE LECCIONES APRENDIDAS DEL MISMO – 10 MINS

“El éxito no es mágico ni misterioso. Es consecuencia natural de aplicar

consistentemente los fundamentos”

Jim Rohn

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PREGUNTAS Y COMENTARIOS FINALES

GRACIAS