henkilÖstÖprosessien kansiowebd.savonia.fi/moodlepublic/liku/typala/pentti/henkilöstöprosessien...

Savonia-ammattikorkeakouluVastuujohtaja: Rehtori Veli-Matti TolppiProsessien omistaja: Hallinto- ja henkilöstöpäällikkö Päivi DiovKäyttöönottohyväksymispäivä: 27.1.2009 Rehtori Veli-Matti TolppiPäivitetty viimeksi: 19.2.2009

HENKILÖSTÖPROSESSIEN KANSIOSisältö

1. Prosessikartta2. Prosessin yleiskuvaus

- Prosessin tavoite, kriittiset menestystekijät, odotukset, prosessin omistajan ja ryhmäntehtävät, yhteistyö muiden prosessien kanssa, vastuutaho ja raportointi

- Prosessin visuaalinen yleiskuvaus3. Prosessivaihekaavio (ei kuvattu)4. Prosessimatriisi- käytännön toteutus5. Prosessimittarit

Prosessikartta

Prosessin omistaja: Päivi Diov Hyväksyjä: Veli-Matti Tolppi Hyväksymispäivämäärä: 27.1.20092 / 36

Henkilöstöprosessien prosessikartta:

• Henkilöstövoimavarojen ohjausprosessio Henkilöstösuunnittelun osaprosessio Yksilöosaamisen kehittämisen osaprosessio Rekrytoinnin osaprosessio Työaikasuunnittelun osaprosessi

• Henkilöstöpalvelujen prosessio Palvelussuhteen hallinnan osaprosessio Palkanlaskennan osaprosessio HR-arviointimenettelyjen osaprosessio HR-sopimusmenettelyjen osaprosessi

Osaprosessin yleiskuvaus

Prosessin omistaja: Päivi Diov Hyväksyjä: Veli-Matti Tolppi Hyväksymispäivämäärä: 27.1.20093 / 36

www.savonia.fi

Prosessin nimi: HenkilöstöprosessitProsessien tavoite: Tavoitteena on henkilöstöhallinnon yhtenäisyyden ja luotettavuuden varmis-

taminen, kannustavan ja tuloksellisen henkilöstöjohtamisen tukeminen sekäyhteistoiminnallisuuden edistäminen.

Prosessien kriittiset menestysteki-jät:

Prosessien tulee onnistua- yhtenäisyyn ja sujuvuuden sekä menettelyjen luotettavuuden ja oikeel-

lisuuden varmistamisessa- osaamislähtöisen johtamisen ja uudistumiskykyisyyden varmistamises-

sa- henkilöstön yhdenvertaisen kohtelun edistämisessä- henkilöstöresurssien tehokkaassa hallinnassa- toimivan ja tuloksellisen yhteistoiminnan varmistamisessa sekä ja työ-

hyvinvoinnin edistämisessäProsessien vastuujohtaja: Rehtori Veli-Matti Tolppi

Prosessien vastuujohtajan tehtävät: Vastaa prosessiin kuuluvasta toiminnasta, taloudesta ja laadusta. Huolehtiiprosessissa tarvittavista resursseista ja hyväksyy prosessikuvaukset.

Prosessien omistaja: Hallinto- ja henkilöstöpäällikkö Päivi Diov

Prosessien omistajan tehtävät: Vastaa vastuujohtajan ohjauksen mukaisesti prosessien toimivuudesta,tehokkuudesta, laadusta. Huolehtii prosessikuvausten laadinnasta, yhteis-ten toimintamallien suunnittelusta, käytäntöön viennistä ja raportoinnista.Johtamisen tukena toimii Strategiaryhmä ja Henkilöstötiimi.

Prosessiryhmät: Henkilöstövoimararaohjaus: StrategiaryhmäHenkilöstöpalvelujen prosessi: Henkilöstötiimi

Prosessiryhmien tehtävät: Toimii prosessin omistajan tukena prosessin suunnittelussa ja käytäntöönviennissä. Osallistuu prosessin seurantaan, arviointiin ja jatkuvaan paran-tamiseen.

Osaprosessin omistajat: Henkilöstösuunnittelun osaprosessi: hall. ja henk.pääll. Päivi DiovYksilöosaamisen kehittämisen osaprosessi: hall. ja henk.pääll. Päivi DiovRekrytoinnin osaprosessi: osaamisaluejohtaja Kaija SääskiTyöaikasuunnittelun osaprosessi: Koul. ja kehitt.pääll. Maritta PitkänenPalvelussuhteen hallinnan osaprosessi: hall. ja henk.pääll. Päivi DiovPalkanlaskennan osaprosessi: henkilöstösihteeri Eija PikkarainenHR-arviointimenettelyjen osaprosessi: hall. ja henk.pääll. Päivi DiovHR-sopimusmenettelyjen osaprosessi: pääluottamusmies Pirjo Suhonen

Osaprosessien omistajan tehtävät: Vastaa vastuujohtajan ja prosessin omistajan ohjauksen mukaisesti pro-sessin toimivuudesta, tehokkuudesta, laadusta. Huolehtii prosessikuvaus-ten laadinnasta, yhteisten toimintamallien suunnittelusta, käytäntöön vien-nistä ja raportoinnista. Johtamisen tukena toimii Henkilöstötiimi.

Prosessien yhteistyö muiden pro-sessien kanssa:

• Toiminnan ohjausprosessi• Talouden ohjausprosessi• Ydinprosessit• Tukipalveluprosessit

http://www.savonia.fi

Prosessivaihekuvio

Prosessin omistaja: Päivi Diov Hyväksyjä: Veli-Matti Tolppi Hyväksymispäivämäärä: 27.1.2009

4 / 36

www.savonia.fi

Henkilöstösuunnittelu Yksilöosaamisen kehittäminen Rekrytointi Työaikasuunnittelu

Henkilöstövoimavaraohjauksen (HVO) prosessi

Prosessin tuotos: henkilöstöresurssien ja osaamisen varmistaminen

1.Organisaation osaamisprofiilinmäärittely

2.Osaamiskartoituksensuunnittelu ja toteutus

3.Osaamisvajeen ja -tarpeenmäärittely

4.Henkilöstösuunnitelman jahenkilöstöbudjetin laatiminen

5. Henkilöstön kehittämis- jakoulutustarpeen määrittely

6.Henkilöstön rekrytointi- jauudelleensijoittamistarpeenmäärittely

1.Kehityskeskustelut2.Henkilökohtaiset cv:t ja

kehittymissuunnitelmat3.Henkilöstön kehittämis- ja

koulutussuunnitelman laatiminen4.Koulutus5.Perehdyttäminen6. Mentorointi7.Kannustaminen ja palkitseminen

(tuloskeskustelut)8.Työkierto

1.Rekrytointisuunnitelma2.Rekrytoinnin valmistelu3.Rekrytoinnin toteutus4.Palvelussuhteen perustaminen

/ muuttaminen5.Perehdyttäminen6.Mentorointi

1. Työaikasuunnittelunmenettelyjen ja ohjeistuksentarkistaminen

2.Resurssitarpeen tarkentaminen• Opetussuunnitelmat• T&K-työn suunnitelmat3.Työaikasuunnitelmien

laatiminen4.Työaikasuunnitelmien seuranta5.Työaikasuunnitelmien tarkistus

/ muutos


Prosessivaihekuvio


5 / 36

www.savonia.fi

Osaamisprofiilin määrittely Osaamisvajeen ja -tarpeenmäärittely

Henkilöstösuunnitelmanlaatiminen

HR-suunnitelman toteutumisenseuranta ja ohjaus

Henkilöstösuunnittelun osaprosessi

Prosessin tuotos: henkilöstösuunnitelma

1.Toimintaympäristöanalyysi2.Strategisten valintojen

(koulutustarjonta,osaamiskeskittymät ja muut)muuntaminen osaamistarpeiksi

3.Savonian osaamisprof iilinmäärittely

1.Osaamiskartoituksen suunnittelu2.Osaamiskartoituksen toteutus

(henkilöstömäärän ja palvelus-suhteiden kestojen selvitysosaamiskohtaisesti)

3.Osaamistaseen määrittely

1.Henkilöstösuunnitelman (HR-suunnitelma) ja henkilöstöbud-jetin laatiminen strategiakausit-tain


3.Henkilöstömäärän muutos-tarpeen määrittely

1. Henkilöstösuunnitelmantoteutumisen seuranta jaarviointi

2.Henkilöstösuunnitelman jahenkilöstöbudjetin vuotuinentarkistus


Prosessivaihekuvio


6 / 36

www.savonia.fi

Yksilöosaamisen kehittämisen osaprosessi

Prosessin tuotos: osaamisen kehittyminen ja hyödyntäminen

Tehtäväkohtaisen osaamistarpeen/ -vajeen määrittely

1.Tehtäväkohtaisen osaamistarpeenmäärittely

2.Tehtävää hoitavan cv:nvertaaminen tehtäväkohtaiseenosaamistarpeeseen

3.Yksilön osaamisen kehittymisen jaosaamisen käytön arviointi

Yksilöllisen kehityssuunnitelmanlaatiminen ja toteutus

1.Kehityskeskusteluun valmistautu-minen

2.Kehityskeskustelun toteuttaminen3.Yksilöllisen kehityssuunnitelman

laatinen4.Kehityskeskustelujen raportointi5.Yksilöllisen kehityssuunnitelman

toteutus (perehdytys, koulutus,mentorointi, työkierto)

Kehityssuunnitelman toteutumisenseuranta

1.Kehityssuunnitelman toteutumisenseuranta

2.Kehityssuunnitelman toteutumisenvaikutusten arviointi (kannustus,palkitseminen ja tuloskeskustelut) jauudelleenohjaus


Prosessivaihekuvio


7 / 36

www.savonia.fi

Rekrytoinnin osaprosessi

Rekrytointipäätös Rekrytoinnin valmistelu Valintaesitys Valintapäätös

Prosessin tuotos: onnistunut rekrytointi

1.Rekrytointitarpeen täsmen-täminen henkilöstösuunnitel-man pohjalta

2.Rekrytointipäätöksen tekemi-nen

1.Viran / toimen perustamisen taimuuttamisen valmistelu(valintamenettely, palvelus-suhteen ehdot)

2.Päätös viran / toimen haettavaksijulistamisesta javalmisteluryhmän asettamisesta

3.Hakuilmoituksen laatiminen jailmoittelun toteutus

4.Hakemusten vertailutietojenlaatiminen

5.Jatkomenettelyyn valitseminen6.Henkilöarvioinnin suorittaminen

(valintamenettelyn toteutus)

1.Valintaesityksen tekeminen2.Valintapäätöksen valmistelu

1.Valintapäätöksen teko2.Valintamenettelyn lopputoimet

(valintapäätöksen tiedoksianto)3.Muutoksenhakumenettely4.Valintapäätöksen

vahvistaminen / kumoaminen


Prosessivaihekuvio


8 / 36

www.savonia.fi

Työaikasuunnittelun osaprosessi

Prosessin tuotos: toimivat ja tasapainoiset työaikasuunnitelmat

Resurssitarvemäärittely

1. Opetus-, T&K- tai muun työntyömäärien arviointi koulutus- jakehittämispäällikön omaltavastuualueelta

2. Työtarvemäärien tallentaminenTAS-järjestelmään

3. Työaikatarveraporttientarkistaminen ja vertaaminenopetussuunnitelmiin, T&K- jamuihin työmääräarvioihin

4. Opettajatarve- / tarjontatasa-painon selvittäminen

Työaikasuunnitelmien toteutumisenseuranta

1.Työntekijä seuraa TAS:ntoteutumista omalta osaltaan jailmoittaa muutostarpeista

2.Koulutus- ja kehittämispäällikköseuraa TAS:n toteutumistavastuualueensa osalta ja ilmoittaamuutostarpeista

3.TAS:n muutosten tekeminen jatiedottaminen ao. henkilöille,palkkahallintoon ja lukujärjestyksenlaatijoille toimenpiteitä varten.

4.TAS:ien toteutumisen tarkistuslukuvuoden lopussa ja poikkeamistailmoittaminen palkkahallintoon

Työaikasuunnitelmien valmistelu

1.Työmäärien kohdentaminenhenkilöille TAS-järjestelmässä

2.Työaikasuunnitelmaluonnoksetkommentoitavaksi ao. henkilöille jakoulutus- ja kehittämispäälliköille

3.Muutosten tallentaminen TAS-järjestelmään

4.TAS:n vahvistaminen5.TAS:n lähettäminen tiedoksi ao.

henkilöille, palkkahallintoon jalukujärjestyksen laatijoilletoimenpiteitä varten.


Prosessivaihekuvio


9 / 36

www.savonia.fi

Henkilöstöpalvelujen prosessi

Palvelussuhteen hallinta Palkanlaskenta HR-arviointimenettelyt HR-sopimusmenettelyt

Prosessin tuotos: Palvelussuhteen lainmukaisuuden ja yhtenäisten menettelyjen varmistaminen

1.Palvelussuhteen alkaminen

2.Palvelussuhdeneuvonta ja

päätökset

3.Palvelussuhteen muuttaminen

4.Palvelussuhteen päättäminen

1.Perustietojen ylläpito

2.Palkanmaksu

3.Palkkaperusteiset raportit,

anomukset ja tilitykset

4.Vuosiraportit

1.Arvioinnin käynnistäminen

2.Arvioinnin suorittaminen

3.Päätös

4.Päätöksen toimeenpano

1.Neuvottelujen käynnistäminen

2.Neuvottelujen käyminen

3.Neuvottelutulos

4.Jatkotoimet


Prosessivaihekuvio


10 / 36

www.savonia.fi

Palvelussuhteen hallinnan osaprosessi

Palvelussuhteen alkaminen Palvelussuhdeneuvonta japäätökset Palvelussuhteen muuttaminen Palvelussuhteen päättäminen

Prosessin tuotos: oikeudenmukainen ja tasapuolinen palvelussuhteen hallinta

1.Työtehtävän kuvaus ja sentyön vaativuuden arviointi(TVA)

2.Palkan ja tarvittaessa muidenpalvelussuhteen ehtojenmäärittely

3.Palvelukseenottoilmoituksen taityösopimuksen laatiminen

4.Palvelussuhteen alkamiseenliittyvät muut ilmoitukset

5.TAS:n vahvistaminen6.Perehdyttämissuunnitelman

vahvistaminen

1.Palvelussuhteeseen ja TES –VES –asioihin liittyvä neuvonta

2.Yhteydenpito keskusjärjestöön

1.Palvelussuhteen ehtojenmuutoksen (esim. lomautus,osa-aikaistaminen, irtisano-minen, kurinpidollinen toimi,henkilökohtainen palkanlisä)valmistelu ja päätösesitykset

2.Päätös palvelussuhteenmuuttamisesta

3.Päätöksen tiedoksianto jamuutoksenhakuosoitus

4.Työsopimukseen ja muidenpalvelussuhteeseen liittyvienmuutosasiakirjojen laatiminentehtyjen päätösten / sopimustenmukaisesti

1.Määräaikaisen palvelussuhteenpäättäminen sopimuksella taipurkamisella

2.Toistaiseksi voimassa olevastapalvelussuhteestairtisanoutuminen tai siitäirtisanominen

3.Palvelussuhteen päättymiseenliittyvien asiakirjojen jailmoitusten laatiminen jatiedoksianto

4.Työtodistuksen laatiminen


Prosessivaihekuvio


11 / 36

www.savonia.fi

Palkanlaskennan osaprosessi

Perustietojen ylläpito Palkanmaksu Palkkaperusteiset raportit,anomukset ja tilitykset Vuosiraportit

Prosessin tuotos: sopimusten mukainen ja oikea-aikainen palkanlaskenta

1.Palkanlaskentajärjestelmänohjaustietojen ylläpito jaohjeistus

2.Henkilön perustietojen ylläpito

1.Keskeytysilmoitukset (sairaus-,äitiys- ja isyyslomat,koulututusilmoitukset,vuorotteluvapaat)

2.Loma-aikakirjaukset3.Ulosottojen perintä4.Kuukausipalkka5.Tuntipalkka6.Luottamustoimipalkkiot7.Koelaskenta8.Maksatusajo

1.Ennakonpidätykset ja muuttyönantajan maksutilitykset

2.KELA- javakuutuskorvausanomukset

3.Ulosottojen tilitykset4.AY-maksutilitykset / 3 kk5.Eläkeajot / 3 kk6.Palkkatodistukset

1.Vuosi-ilmoitus verottajalle2.AY-maksutilitykset / 3 kk3.Verokorttitietojen päivitys4.Tilinpäätös- / mittaritiedot5.Eläkeajot / 3 kk6.Palkkatiedot tapaturmavakuu-

tusmaksun määräämistä varten7.Lokakuun tilasto

TIlastokeskukselle


Prosessivaihekuvio


12 / 36

www.savonia.fi

HR-arviointimenettelyjen osaprosessi

Arvioinnin käynnistäminen Arvioinnin suorittaminen Päätös Päätöksen toimeenpano

Prosessin tuotos: oikeudenmukaiset ja kannustavat henkilöarvioinnit

1. Käydään neuvottelut paikal-lisesti sovittavien palkanlisienmaksamiseksi työnvaativuudenarvioinnin (TVA) perusteisesti

2.Valmistellaan TVA:n kriteerit jamenettelyohjeet

3.Päätös toimeenpanosta4.Tiedotetaan TVA-menettelyn

käynnistämisestä johdolle jaluottamusmiehille

1.Täytetään työnkuvauslomakkeet2.Käydään arviointikeskustelut3.Suoritetaan arviointi4.Esitys TVA-perusteisista

palkkioista / palkoista / palkan-lisistä

5.Luottamusmiehen lausunto

1.Valmistelu päätöksentekoavarten

2.Rehtorin päätös

1.Päätös tiedoksi ao.palkansaajille

2.Päätös tiedoksi pääluotta-musmiehelle, lähiesimiehille japalkanlaskentaan

3.KT:n palkkatiedusteluunvastaaminen

1.Henkilökohtaisentyösuorituksen arvioinninkäynnistäminen (erillisenpäätöksen perusteella /paikallisen sopimuksenperusteella)

2.Tarkistetaan kriteerit jamenettelyohjeet

3.Tiedotetaan lähiesimiehille

1.Käydään arviointikeskustelut2.Suoritetaan arviointi3.Esitys henkilökohtaisesta

palkanlisästä4.Tiedoksi luottamusmiehelle

paikallisen sopimuksen perusteella

1.Valmistelu päätöksentekoavarten

2.Rehtorin päätös

1. Päätös tiedoksi palkansaajalle2.Päätös tiedoksi lähiesimie-

helle, osaamisaluejohtajalle,vastuujohtajalle, pääluotta-musmiehelle ja palkanlas-kentaan

3.KT:n palkkatiedusteluunvastaaminen


Prosessivaihekuvio


13 / 36

www.savonia.fi

HR-sopimusmenettelyjen osaprosessi

Neuvottelujen käynnistäminen

YT-neuvottelu:1.VES:iin tai palvelussuhteen

muuttamiseen / päättämiseenliittyvä neuvottelupyyntö / -kutsu

2.Neuvottelujen valmistelu janeuvotteluesityksen laatiminen

Paikallisen VES:n laadinta /tulkinta:

1.Vaatimus / esitys paikallisensopimuksen solmimiseksi taiVES:n tulkinnan aikaansaami-seksi

2.Neuvottelujen valmistelu

HR-valitukset:1.Selvityspyyntö2.Selvityspyynnön käsittely3.Neuvottelukutsu

Neuvottelujen käyminen

1.Neuvotteluesityksen käsittely2.Jatkovalmistelut ja jatko-

neuvottelut (väh. 14 pv)

1.Paikallisyhdistys ja työnantajanedustaja käsittelevät kirjallistavaatimusta

1.Keskustelu valituksen kohteenkanssa, muistio tiedoksi johdolle

2.Keskustelu valittajan kanssa,muistio tiedoksi johdolle

3.Neuvottelu kaikkienasianosaisten kanssa, muistiotiedoksi johdolle

Neuvottelutulos

1.Neuvotteluesityksenhyväksyminen tai hylkääminen

1.Neuvottelutulos

1.Asianosaisten välinen sopimustai erimielisyys, muistio tiedoksiylemmälle johdolle

2.Erimielisyysasian ratkaisuylemmän johdon toimesta

Jatkotoimet

1.Neuvottelujen lopputuloksentoimeenpano

2.Päätöksen tiedoksianto jamuutoksenhakuosoitus

1.Paikallisen sopimuksenvahvistaminen AMK-hallituksessa

2.Erimielisyysasian käsittelynsiirto keskusjärjestötasolle

1.Sopimuksen jälkeisen tilanteenseuranta, katselmus japäättyminen / jatkotoimet

2.Erimielisyystilanteessaasianosaisten kuuleminen,muistio johdolle / ylemmällejohdolle

3.Erimielisyysasian ratkaisuylemmän johdon toimesta


Prosessimatriisi

Prosessivaihe Tavoite TuotosToimijat ja toimival-

taiset päätöksen-tekijät

Ohjeet ja dokumentitPaikka tietojärjes-

telmässä

Seuranta jaarviointi;Mittarit


14 / 36

www.savonia.fi

HENKILÖSTÖVOIMAVAROJEN OHJAUSPROSESSI

HENKILÖSTÖSUUNNITTELU

OSAAMISPROFIILIN MÄÄRITTELY1. Toimintaympäristöanalyysi Selvittää toimintaympä-

ristössä tapahtuneet jalähivuosina tapahtuvatmuutokset osaamisen /henkilöstön kannalta

Toimintaympäristöana-lyysi

Strategiaryhmä, AMK-jory,

2. Strategisten valintojen (kou-lutustarjonta, osaamiskeskit-tymät ja muut) muuntaminenosaamistarpeiksi

Osaamiskokonaisuuksi-en ja osaamistasojenmäärittely

Strategiset osaamiset Strategiaryhmä, AMK-jory,

3. Savonian osaamisprofiilinmäärittely

Osaamistarpeiden laa-dun, määrän (ja kohde-alueiden) määrittely

Osaamisprofiili Strategiaryhmä, AMK-jory,

OSAAMISVAJEEN JA –TARPEEN MÄÄRITTELY1. Osaamiskartoituksen suun-

nitteluSuunnitella henkilöstönosaamisprofiilin mukai-sen osaamisen kartoitus

Osaamiskartoitussuunni-telma

Hallinto- ja henkilöstö-päällikkö, OSKE-osaprosessin omistaja,AMK-jory

2. Osaamiskartoituksen toteu-tus (henkilöstömäärän japalvelussuhteiden kestojenselvitys osaamiskohtaisesti)

Toteuttaa osaamiskar-toitussuunnitelman mu-kainen osaamiskartoitus

Osaamiskartoitus OSKE-osaprosessinomistaja,AMK-henkilöstö,OJ:t, koulutus- ja kehit-tämispäälliköt, tukipal-velupäälliköt

3. Osaamistaseen määrittely Verrataan tarvetta janykytilaan

Osaamistase OSKE-osaprosessinomistaja, hallinto- jahenkilöstöpäällikkö

HENKILÖSTÖSUUNNITELMAN LAATIMINEN


Prosessimatriisi




telmässä



15 / 36

www.savonia.fi

1. Henkilöstösuunnitelman(HR-suunnitelma) ja henki-löstöbudjetin laatiminenstrategiakausittain

Ohjata osaamisen hal-lintaa ja varmistaa riittä-vä osaaminen tulevai-suudessa

Strategiakauden henki-löstösuunnitelma ja hen-kilöstöbudjetti osanahenkilöstöohjelmaa

Hallinto- ja henkilöstö-päällikkö, strategiaryh-mä, AMK-hallitus


Varmistaa osaamispro-fiilin mukainen osaami-nen

Henkilöstön kehittämis-ja koulutustarveselvitysosaamiskokonaisuuksit-tain

Hallinto- ja henkilöstö-päällikkö, AMK-jory

3. Henkilöstömäärän muutos-tarpeen määrittely

Saattaa henkilöstö-resursit henkilöstösuun-nitelman mukaisiksi

Henkilöstömäärän muu-tos-/ rekrytointisuunni-telma osaamiskokonai-suuksittain

Rehtori, Hallinto- jahenkilöstöpäällikkö.AMK-jory, AMK-hallitus

HR-SUUNNITELMAN TOTEUTUMISEN SEURANTA JA OHJAUS1. Henkilöstösuunnitelman

toteutumisen seuranta ja ar-viointi

Henkilöstösuunnitelmantoteutumisen seuranta jatarvittavien muutostenmäärittely

Henkilöstösuunnitelmanvälikatselmus osanahenkilöstöohjelmaa

Hallinto- ja henkilöstö-päällikkö, AMK-jory,AMK-hallitus

2. Henkilöstösuunnitelman jahenkilöstöbudjetin vuotuinentarkistus

Muutosten ja toimenpi-teiden määrittely

Tarkistettu henkilöstö-suunnitelma ja -budjetti

Hallinto- ja henkilöstö-päällikkö, AMK-jory,AMK-hallitus

YKSILÖOSAAMISEN KEHITTÄMINEN

TEHTÄVÄKOHTAISEN OSAAMISTARPEEN / -VAJEEN MÄÄRITTELY1. Tehtäväkohtaisen osaamis-

tarpeen määrittelyTunnistaa tehtävän me-nestyksellisen hoitami-sen kannalta olennainenosaaminen

Tehtäväkohtaiset osaa-misvaatimukset

Tehtäväkohtaisestilähin esimies

2. Tehtävää hoitavan cv:nvertaaminen tehtäväkohtai-seen osaamistarpeeseen

Tunnistaa osaamisva-jeet / hyödyntämättömätosaamiset tehtävittäin /henkilöittäin

Tehtäväkohtaistenosaamisvaatimusten jatehtävää hoitavan henki-lön nykyosaamisen erot


3. Yksilön osaamisen kehitty-misen ja osaamisen käytön

Arvioida henkilökohtai-set kehittymistarpeet /

Alustava luonnos yksilöl-liseksi kehittymissuunni-



Prosessimatriisi




telmässä



16 / 36

www.savonia.fi

arviointi hyödyntämisalueet telmaksiYKSILÖLLISEN KEHITYSSUUNNITELMAN LAATIMINEN JA TOTEUTUS1. Kehityskeskustekuun val-

mistautuminenLuoda riittävät edellytyk-set onnistuneelle kehi-tyskeskustelulle

Kehityskeskustelulomak-keen ennakkotäyttö

Työntekijä ja lä-hiesimies

Kehityskeskusteluohje ja-lomakkeisto

2. Kehityskeskustelun toteut-taminen

Saavuttaa yhteisymmär-rys ja sitoutuminen yksi-lölliseen kehittymiseen

Käyty kehityskeskusteluja allekirjoitettu kehitys-keskustelulomake



3. Yksilöllisen kehityssuunni-telman laatiminen

Henkilölle määriteltyjenosaamistavoitteidensaavuttaminen

Yksilöllinen kehityssuun-nitelma



4. Kehityskeskustelujen rapor-tointi

Tuottaa palautetietoatoiminnan ja johtamisenkehittämiseen

Seurantalomake Vastuualueen lä-hiesimies


5. Yksilöllisen kehityssuunni-telman toteutus (perehdytys,koulutus, mentorointi, työ-kierto)

Yksilöllisen osaamisenvarmistaminen tehtävä-kohtaisen osaamisvaa-timusten mukaisesti

Osaava ja sitoutunuttyöntekijä

TyöntekijäOhjaaja, tuutori, mentori

Perehdyttämisopas ja -suunnitelmaHenkilöstön koulutus-suunnitelmaMentorointiohjeistusOhjeistus työkiertoa var-ten

KEHITYSSUUNNITELMAN TOTEUTUMISEN SEURANTA1. Kehityssuunnitelman toteu-

tumisen seurantaVarmistaa tehdyn suun-nitelman toteutuminen

Seurantailmoitukset Työntekijä ja lä-hiesimies

2. Kehityssuunnitelman toteu-tumisen vaikutusten arviointi(kannustus, palkitseminen jatuloskeskustelut) ja uudel-leen ohjaus

Arvioida toteutuneenkehityssuunnitelmanvaikuttavuutta tehtävänhoidon kannalta ja moti-voida työntekijää jatku-vaan kehittymiseen

Arviointikeskustelu(~tuloskeskustelu)


REKRYTOINTI


Prosessimatriisi




telmässä



17 / 36

www.savonia.fi

REKRYTOINTIPÄÄTÖS1. Rekrytointitarpeen täsmen-

täminen henkilöstösuunni-telman pohjalta

Varmistaa ajantasainenrekrytointitarve

Tarkennettu rekrytointi-suunnitelma

Hallinto- ja henkilöstö-päällikköOsaamisaluejohtajatVastuualuepäälliköt

2. Rekrytointipäätöksen teke-minen

Käynnistää virallinenrekrytointimenettely

Rekrytointipäätös Amk-hallitusRehtori, vararehtoritOsaamisaluejohtajat

REKRYTOINNIN VALMISTELU1. Viran / toimen perustamisen

tai muuttamisen valmistelu(valintamenettely, palvelus-suhteen ehdot)

Valintamenettelyn lailli-suuden varmistaminenja palvelussuhteen ehto-jen määrittely

Esitys amk-hallitukselleviran / toimen valintame-nettelystä ja palvelussuh-teen ehdoista

Hallinto- ja henkilöstö-päällikköRehtori

2. Päätös viran / toimen haet-tavaksi julistamisesta javalmisteluryhmän asettami-sesta

Päätös viran / toimenaukipanosta ja valmiste-luryhmästä

Viran / toimen aukipanoja valmisteluryhmän ni-meäminen

Amk-hallitusRehtori, vararehtoritOsaamisaluejohtajat

3. Hakuilmoituksen laatiminenja ilmoittelun toteutus

Löytää osaavia ja tehtä-vään hyvin soveltuviahakijoita sekä luodahoukuttelevaa työnanta-jakuvaa Savoniasta

Hakuilmoittelu Hallinto- ja henkilöstö-päällikköMarkkinointisihteeriHenkilöstösihteeriVastuualueen esimies

4. Hakemusten vertailutietojenlaatiminen

Helpottaa hakijoidenvertailua ja varmistaahakijoiden yhdenvertai-nen kohtelu

Hakijavertailu HenkilöstösihteeriHallintosihteerit

5. Jatkomenettelyyn valitsemi-nen

Tunnistaa hakijoistapätevimmät, kyvyk-käimmät ja sopivimmat

Yhteenveto jatkomenet-telyyn kutsuttavista

Valmisteluryhmä

6. Henkilöarvioinnin suoritta-minen (valintamenettelyn to-teutus)

Löytää paras soveltuvinhakija

Valmisteluryhmän esitysvalittavasta hakijasta

Valmisteluryhmä


Prosessimatriisi




telmässä



18 / 36

www.savonia.fi

VALINTAESITYS1. Valintaesityksen tekeminen Valintaesitys amk-

hallitukselle / rehtorilleValintaesitys Osaamisaluejohtajat

Rehtori2. Valintapäätöksen valmistelu Valintapäätöksen oikeel-

lisuuden ja laillisuudenvarmistaminen

Päätösesitys Hallinto- ja henkilöstö-päällikkö

VALINTAPÄÄTÖS1. Valintapäätöksen teko Valita paras tehtävään

soveltuva henkilö hyvänhallintotavan mukaisesti

Valintapäätös Amk-hallitusRehtori, vararehtoritOsaamisaluejohtajat

2. Valintamenettelyn lopputoi-met (valintapäätöksen tie-doksianto)

Tiedottaa valintapäätösasianosaisille, rekrytoi-vaan yksikköön, palkka-hallintoon

Valintapäätös muutok-senhakuohjeineen kaikil-le määräaikaan mennes-sä hakeneille

HenkilöstösihteeriHallintosihteerit

3. Muutoksenhakumenettely Saada lainvoimainenratkaisu

Lainvoimainen ratkaisu Hallinto- ja henkilöstö-päällikköHakija

4. Valintapäätöksen vahvista-minen / kumoaminen

Valintapäätöksen täy-täntöönpano tai senkumoaminen

Valitun sijoittaminenpysyvästi tehtävään taipalauttaminen aiempaantehtävään

Hallinto- ja henkilöstö-päällikköToimeen / virkaan valit-tu

TYÖAIKASUUNNITTELU

RESURSSITARVEMÄÄRITTELY1. Opetus-, T&K- tai muun työn

työmäärien arviointi koulu-tus- ja kehittämispäällikönomalta vastuualueelta

Arvioida kkp:n vastuu-alueella tarvittava työ-määrä budjettiraamienpuitteissa

Yhteenveto henkilötyö-vuosittain tarvittavastatyöpanoksesta

Koulutus- ja kehittämis-päällikköOsaamisaluejohtaja

2. Työtarvemäärien tallentami-nen TAS-järjestelmään

Tallentaa työtarvemää-rät TAS-järjestelmäänjatkotyöstämistä varten

Tallennetut työmäärätie-dot ja työaikatarveraportit

Koulutus- ja kehittämis-päällikkö

3. Työaikatarveraporttien tarkis- Varmistaa työtarvemää- Tarkistetut työaikatarve- Koulutus- ja kehittämis-


Prosessimatriisi




telmässä



19 / 36

www.savonia.fi

taminen ja vertaaminen ope-tussuunnitelmiin, T&K- jamuihin työmääräarvioihin

rien vastaavuus toimin-tasuunnitelmiin

raportit päällikköVastuuopettajat

4. Henkilötarve- / tarjontatasa-painon selvittäminen

Varmistaa osaamisenkohdentaminen ja teho-kas henkilöresurssienkäyttö

Osaamiskohtainen tarve-/ tarjontaraportti

Koulutus- ja kehittämis-päällikkö

5. Henkilöstötarve- / tarjonta-tasapainon aikaansaaminen

Osaamisen hyödyntä-minen ja henkilöstö-resursien tehokas käyttökoko amk:n laajuisesti

Vastuualueiden välisethenkilötyömääräsiirrot /ulkoiset rekrytoinnit /uudelleen sijoittamiset

Koulutus- ja kehittämis-päällikötHallinto- ja henkilöstö-päällikkö

TYÖAIKASUUNNITELMIEN VALMISTELU1. Työmäärien kohdentaminen

henkilöille TAS-järjestelmässä

Aikaansaada kuormitta-vuudeltaan ja asiantunti-juudeltaan parhaatTAS:t

TAS-luonnos Koulutus- ja kehittämis-päälliköt

2. Työaikasuunnitelmaluonnok-set kommentoitavaksi ao.henkilöille ja koulutus- jakehittämispäälliköille

Varmistaa TAS:ien toi-mivuus ja virheettömyys

MuutosesityksetTAS:eihin

Ao. henkilötKoulutus- ja kehittämis-päälliköt

3. Muutosten tallentaminenTAS-järjestelmään

Korjata havaitut puutteetja virheet TAS:ssa

Korjatut TAS:t Koulutus- ja kehittämis-päällikkö

4. TAS:n vahvistaminen Allekirjoitetaan henkilö-kohtaiset TAS:t

Allekirjoitetut henkilökoh-taiset TAS:t

Koulutus- ja kehittämis-päällikköAo. henkilöt

5. TAS:n lähettäminen tiedoksiao. henkilöille, palkkahallin-toon ja lukujärjestyksen laa-tijoille toimenpiteitä varten.

Vahvistetun TAS:n tie-dottaminen ao. henkilöil-le toteuttamista varten

Kopio allekirjoitustaTAS:sta

Koulutus- ja kehittämis-päällikköAo. henkilötPalkkahallintoLukujärjestysten laatijat

TYÖAIKASUUNNITELMIEN TOTETUMISEN SEURANTA


Prosessimatriisi




telmässä



20 / 36

www.savonia.fi

1. Työntekijä seuraa TAS:ntoteutumista omalta osal-taan ja ilmoittaa muutostar-peista

Varmistaa työajan käy-tön hallinta ja tehtävienhoito

TAS:n seurantaraportit TyöntekijätKoulutus- ja kehittämis-päällikkö

2. Koulutus- ja kehittämispäällik-kö seuraa TAS:n toteutumis-ta vastuualueensa osalta jailmoittaa muutostarpeista

Valvoa TAS:ien toteu-tumista ja ehkäistä mer-kittävät työajan ylitykset

MuutostarveilmoituksetTAS:eihin

Koulutus- ja kehittämis-päällikköAo. henkilöt

3. TAS:n muutosten tekeminenja tiedottaminen ao. henki-löille, palkkahallintoon ja lu-kujärjestyksen laatijoille toi-menpiteitä varten

Muutetun TAS:n tallen-taminen TAS-järjestelmään ja tiedot-taminen ao. henkilöilletoteuttamista varten

Muutosten tallennusTAS-järjestelmään jakopio muutetustaTAS:sta

Koulutus- ja kehittämis-päällikköAo. henkilötPalkkahallintoLukujärjestysten laatijat

4. TAS:ien toteutumisen tarkis-tus lukuvuoden lopussa japoikkeamista ilmoittaminenpalkkahallintoon

Varmistaa palkan jatoteutuneen työajanvastavuus

TAS:n seurantaraportti TyöntekijätKoulutus- ja kehittämis-päällikköPalkkahallinto


Prosessimatriisi




telmässä



21 / 36

www.savonia.fi

HENKILÖSTÖPALVELUJEN PROSESSI

PALVELUSSUHTEEN HALLINTA

PALVELUSSUHTEEN ALKAMINEN1 Työtehtävän kuvaus ja sen

työn vaativuuden arviointi(TVA)

Tehtävien ja niiden edel-lyttämän osaamisen jakuormittavuuden määrit-tely

Työn kuvaus ja senarviointi

Uusi työntekijäLähiesimiesHallinto- ja henkilöstö-päällikkö

2 Palkan ja tarvittaessa mui-den palvelussuhteen ehto-jen määrittely

Palvelussuhteen ehtojentarkentaminen

Tarkennetut palvelus-suhteen ehdot

Uusi työntekijäHallinto- ja henkilöstö-päällikköRehtori, vararehtorit,osaamisaluejohtajatLähiesimies

3 Palvelukseenottoilmoituksentai työsopimuksen laatimi-nen

Palvelussuhteen ehtojentarkentaminen ja doku-mentointi

Palvelukseenottoilmoi-tus

Uusi työntekijäHallinto- ja henkilöstö-päällikkö, henkilöstösih-teeriRehtori, vararehtorit,osaamisaluejohtajat

4 Palvelussuhteen alkamiseenliittyvät muut ilmoitukset

Palvelussuhteeseenliittyvien käyttöoikeuksi-en yms. perustaminen

Alkavan palvelussuh-teen perustiedot tilapal-veluille, tietohallinnolle,palkkahallinnolle, puhe-linvaihteeseen (?)

HenkilöstösihteeriTilapalvelusihteeriTietohallintopäällikköPalkkasihteeriPuhelinvaihteen hoita-ja(?)

5 TAS:n vahvistaminen Opetustehtävään valituntyötehtävien ja vuosi-työajan vahvistaminen

Työaikasuunnitelma(TAS)

Uusi työntekijäKoulutus- ja kehittämis-päällikkö

6 Perehdyttämissuunnitelmanvahvistaminen

Työntekijän perehdyttä-minen työtehtäviin, or-ganisaatioon, toiminta-

Hyväksytty yksilöllinenperehdyttämissuunni-telma

Uusi työntekijäLähiesimies


Prosessimatriisi




telmässä



22 / 36

www.savonia.fi

tapoihin ja työympäris-töön

PALVELUSSUHDENEUVONTA JA PÄÄTÖKSET1 Palvelussuhteeseen ja TES

–VES –asioihin liittyvä neu-vonta

Varmistaa lainmukai-suus ja lainmukaisentulkinnan oikeellisuus

Ohje / neuvo / ratkaisu Työntekijä, lähiesimiesHallinto- ja henkilöstö-päällikköHenkilöstö- ja palkkasih-teeri

2 Yhteydenpito keskusjärjes-töön

Soveltamisohjeen / ylei-sen tulkinnan hankkimi-nen

Soveltamisohje / ratkai-su

Hallinto- ja henkilöstö-päällikkö

PALVELUSSUHTEEN MUUTTAMINEN1 Palvelussuhteen ehtojen

muutoksen (esim. lomautus,osa-aikaistaminen, irtisano-minen, kurinpidollinen toimi,henkilökohtainen palkanlisä)valmistelu ja päätösesitykset

Selvittää tilanne YT-menettelyn mukaisesti jaetsiä lainmukaiset rat-kaisuvaihtoehdot

Päätösesitys TyöntekijäLähiesimiesHallinto- ja henkilöstö-päällikköRehtoriLuottamusmies

2 Päätös palvelussuhteenmuuttamisesta

Asiaratkaisu päätös-esimtyksen mukaisesti

Päätös Rehtori, vararehtorit,osaamisaluejohtajat

3 Päätöksen tiedoksianto jamuutoksenhakuosoitus

Tiedottaa päätös asian-osaiselle, lähiesimiehel-le, palkkahallintoon,pääluottamusmiehelle

Tiedoksianto päätökses-tä

HenkilöstösihteeriAsianosainenLähiesimies, palkkahal-linto, pääluottamusmies

4 Työsopimukseen ja muidenpalvelussuhteeseen liittyvienmuutosasiakirjojen laatimi-nen tehtyjen päätösten / so-pimusten mukaisesti

Päätöksen toimeenpa-non dokumentointi

Tarvittavat muutosasia-kirjat

Hallinto- ja henkilöstö-päällikköLähiesimiesHenkilöstösihteeri

PALVELUSSUHTEEN PÄÄTTÄMINEN1 Määräaikaisen palvelussuh- Sopia tai päättää mää- Sopimus tai kuulemista Työntekijä


Prosessimatriisi




telmässä



23 / 36

www.savonia.fi

teen päättäminen sopimuk-sella tai purkamisella

räaikaisen palvelussuh-teen ennenaikaisestapäättymisestä

koskeva muistio ja pur-kamisilmoitus

Osaamisaluejohtaja,vararehtorit, rehtoriHallinto- ja henkilöstö-päällikkö

2 Toistaiseksi voimassa ole-vasta palvelussuhteesta irti-sanoutuminen tai siitä irtisa-nominen

Palvelussuhteen päät-tyminen tai päättäminenYT-menettelyn mukai-sesti

Irtisanoutumisilmoitus taineuvottelumuistio, irti-sanomispäätös ja irtisa-nomisilmoitus

TyöntekijäHallinto- ja henkilöstö-päällikköPääluottamusmiesRehtori

3 Palvelussuhteen päättymi-seen liittyvien asiakirjojen jailmoitusten tiedoksianto

Tiedottaa irtisanoutu-misilmoituksen vastaan-ottamisesta tai palvelus-suhteen irtisanomisesta

Vastaanottoilmoitusirtisanoutumisesta taiirtisanomista koskevanpäätöksen ja irtisano-misilmoituksen tiedok-sianto

HenkilöstösihteeriTyöntekijäLähiesimiesPääluottamusmies

4 Työtodistuksen laatiminen Antaa todistus ja arviotyösuhteen luonteesta,kestosta ja työsuorituk-sesta

Työtodistus Lähtiesimies

PALKANLASKENNAN OSAPROSESSI

JÄRJESTELMÄTIETOJEN YLLÄPITO1 Palkanlaskentajärjestelmän

ohjaustietojen ylläpito ja oh-jeistus

Palkanlaskentaohjelmatoimii

Palkanlaskentajärjes-telmän toimivuus

Ohjelmatoimittaja, pää-käyttäjä ja varapääkäyt-täjä

Ohjelmatoimittaja

PALKANMAKSUUN VAIKUTTAVAT TEKIJÄT1 Henkilön perustietojen perustaminen

- henkilötietojen tallenta-minen

- verotietojen tallentami-nen

- palvelujaksotietojen tal-

Tietojen oikeellisuus Henkilö saa palkkansaoikein

Palkkasihteerit Kuntayhtymän ohjeistus


Prosessimatriisi




telmässä



24 / 36

www.savonia.fi

lentaminen

2 Palveluajoista johtuvat lisienlaskennat

Henkilö toimittaa tarv.paperit palkkasihteerille

Henkilö saa ansaise-mansa lisät

Palkkasihteerit jaesimiehet

Sovellettava virka/ työ-ehtosopimus sekä kun-tayhtymän ohjeistus

3 Palkanmaksuun vaikuttavattekijät- Sairauslomat- Äitiyslomat- Isyyslomat- Vuorotteluvapaat

- Koulutusilmoitukset - Muut palkattomat virka/työvapaat - Vuosilomat - Liukumat

Palkanlaskenta saailmoituksen kaikistapoissaoloistaja palkoista ajetaan eri-laiset tilastot tulevatoikein

Poissaolojen mahdolli-nen vaikutus tulee huo-moiduksi palkanmak-sussaja erilaisissa tilastoissa

- Jäsenmaksun perintä Palkansaaja toimittaavaltakirjan

- Luontoisedut Tieto annetusta luontois-edusta palkanlasken-taan.

- Ulosottojen perintä Ulosotot tulevat perittyäulosottoviranomaiseltatulleen päätöksen mu-


Prosessimatriisi




telmässä



25 / 36

www.savonia.fi

kaisena

4 Luottamustoimipalkkiot Toimintasäännössämainitut luottamusmies-palkkiot tulevat makse-tuksi

Luottamusmiestoimi-palkkiot menevät mak-suun

Palkkasihteeri Toimintasääntö

5 Tekijänoikeuspalkkiot Tekijänoikeuspalkkioonoikeutetut saavat palkki-onsa

Tekijänoikeuspalkkiotmenevät maksuun

Palkkasihteeri ja julkai-suvastaava

6 Koelaskenta Virheetön palkka-aineisto varsinaiseenmaksatusajoon

Tarkistettu aineisto var-sinaiseen maksatukseen

Palkkasihteerit

7 Maksatusajo- Laskennan käynnistys Tiedot päivittyvät palk-

kaohjelmaanPäivitetyt tiedot maksa-tuksen seuraavia toimin-toja varten

Pääkäyttäjä tai varapää-käyttäjä

Ohjelmatoimittaja

- Pankkiyhteys Tieton siirto palkansaa-jan pankkiin maksetta-vasta palkanmäärästä

Tieto taloustoimistoonkatteen pankkeihin siir-toa

Pääkäyttäjä, taloustoi-misto ja talousjohtaja

Ohjelmatoimittaja

- Ansioerittely Maksussa olevasta pal-kasta ansioerittelyaineis-to ohjelmatoimittajalletuostettavaksi

Palkkalaskelmat palkan-saajille ja palkkasihee-reille

Pääkäyttäjä ja varapää-käyttäjä

Ohjelmatoimittaja

- Henkilösivumenojenlaskenta

Laskee henkilösivukulutmaksuun menevistäpalkoista

Valmis aineisto seuraa-vaksi tulostettavaa palk-kaluetteloa varten

Pääkäyttäjä ja varapää-käyttäjä

Ohjelmatoimittaja

- Palkkaluettelo Maksussa olevista pal- Maksussa olevista pal- Pääkäyttäjä ja varapää- Ohjelmatoimittaja


Prosessimatriisi




telmässä



26 / 36

www.savonia.fi

koista palkkaluetteloai-neisto ohjelmatoimitta-jalle tulostettavaksi

koista tulotuva virallinenja arkistoitava kappale

käyttäjä

- Kirjanpitoyhteys Maksussa olevista pal-koista kirjanpitoaineistonsiirto

Muodostaa kirjanpitoonmenevän tiedoston

Pääkäyttäjä / varapää-käyttäjä ja taloustoimisto

Ohjelmatoimittaja

- Tulosteet: palkka- japalkkiosuoritusten yh-distelmä

Maksussa olevista pal-koista aineisto talous-toimistolle

Tuloste jossa tiedottaloustoimiston tarvit-semat tiedot


Ohjelmatoimittaja

- Eläkemakserittely Maksussa olevista pal-koista aineisto talous-toimistolle

Tuloste jossa taloustoi-miston tarvitsemat tiedot


Ohjelmatoimittaja

- Työttömyysvakuutus-maksu erittely

Maksussa olevista pal-koista aineisto talous-toimistolle

Tuloste jossa taloustoi-miston tarvitsemat tiedot


Ohjelmatoimittaja

- Jäsenmaksuerittely Tuloste maksussa ole-vista palkoista perityistäjäsenmaksuista

Yhteenvetotuloste talo-ustoimistolle liitoille tili-tettävistä jäsenmaksuis-ta


Ohjelmatoimittaja

- MatalapalkkatilitysTarkistusajo, joka poimiipalkka-ajosta matala-palkkatukeen oikeutta-vat henkilöt

Lista taloustoimistollejatkotoimenpiteitä varten


Verottaja ja ohjelmatoi-mittaja

PALKKAPERUSTEISET RAPORTIT, ANOMUKSET JA TILITYKSET1 KELA- ja vakuutuskor-

vausanomuksetTyönantajalle kuuluvienlakisääteisten korvaus-ten anominen

Korvausten saanti työn-antajelle

ao., esimies ja palk-kasihteeri

KELA / vakuutusyhtiö,meklari

2 AY-maksutilitykset neljän- Perityistä jäsenmaksuis- Tyvin kautta tietojen Pääkäyttäjä Ohjelmatoimittaja


Prosessimatriisi




telmässä



27 / 36

www.savonia.fi

nesvuosittain ta aineisto tehtävää tyvi-ajoa varten

siirto neljännesvuosittainammattiliitoille

ja ammattiliitot

3 Eläkeajot neljännesvuosit-tain

Palkkailmoitukset Kunti-en eläkevakuutukselle

Palkkatiedot neljännes-vuosittain; vuosiansiotkerran vuodessa

Pääkäyttäjä

4 Palkkailmoitus vakuutusyh-tiölle

Lakisääteisen tapatur-mavakuutuksen palk-kailmoitus

Lakisääteisen tapatur-mavakuutuksen palk-kailmoitus

Pääkäyttäjä

5 Palkkatodistukset Palvella palkansaajaa Palkkatodistus Palkkasihteeri Palkkasihteeri ja todis-tuksen pyytäjä

6 Ansioidenlistaukset Hyödyntää maksatuksenjälkeen palkoista saata-via tietoja

Ansioidenlistaustuloste Palkkasihteeri Tulosteen tarvitsija

7 Vuosiraportit- Työnantajan vuosi-

ilmoitusIlmoitus verottajallevuoden aikana makse-tuista palkoista

Työnantajan vuosi-ilmoitus

Pääkäyttäjä

- Henkilöluettelo Raportti henkilöistä,joille on maksettu palk-kaa

Henkilöluettelo PääkäyttäjäOsaamisaluejohtajaVastuupäälliköt

- Henkilöstökertomusai-neiston keruu

Tuottaa ajantasaisettiedot henkilöstökerto-musta varten

Henkilöstökertomusai-neistoa

Pääkäyttäjä

- Kuntasektorin palkka-tiedustelu

Henkilöstön palkka- japalvelussuhdetiedotTilastokeskukselle

”Lokakuun palkkatilasto” Pääkäyttäjä


Prosessimatriisi




telmässä



28 / 36

www.savonia.fi

HR-ARVIOINTIMENETTELYJEN OSAPROSESSI (A ja B vaihtoehdot)

A_ARVIOINNIN KÄYNNISTÄMINEN1 Käydään neuvottelut paikal-

lisesti sovittavien palkanlisi-en maksamiseksi työnvaati-vuuden arvioinnin (TVA) pe-rusteisesti

Yksimielinen päätösTVA-perusteisten pal-kanlisien jakamisesta jajatkomenettelyistä sopi-minen

NeuvottelukutsuNeuvottelumuistioTyöryhmän jäsentennimeäminen

Hallinto ja henkilöstö-päällikköPääluottamusmiesLuottamusmiehet

2 Valmistellaan TVA:n kriteeritja menettelyohjeet

Määritellä oikeudenmu-kaiset ja toimivat arvioin-tikriteerit ja menettelyta-vat

Arviointikriteeristö jamenettelytapaohjeistosekä tarvittava lomak-keisto

Hallinto ja henkilöstö-päällikköHenkilöstösihteeriTVA-työryhmä

3 Päätös toimeenpanosta Päättää TVA-menettelyntoimeenpanosta

Päätös TVA-arvioinninsuorittamisesta esityk-sen mukaisesti


4 Tiedotetaan TVA-menettelyn käynnistämises-tä johdolle ja luottamusmie-hille

Varmistaa TVA-menettelyn toimeenpanoja oikeellisuus

Tiedote ja ohjeistusTVA-menettelyn suorit-tamiseksi

Hallinto- ja henkilöstö-päällikköOsaamisaluejohtajatVastuupäällikötPääluottamusmiesLuottamusmiehet

A. ARVIOINNIN SUORITTAMINEN1. Täytetään työnkuvauslo-

makkeetTyötehtävien, kuormitus-tekijöiden ja osaamisenkuvaaminen yhdenmu-kaisella tavalla

Täytetty työnkuvauslo-make

TyöntekijäLähiesimies

2. Käydään arviointikeskustelut Yhteinen näkemys työ-tehtävien vaativuudesta

Käyty keskustelu ja kri-teeristön mukaisestiarvotettu arviointilomake

TyöntekijäLähiesimies

3. Suoritetaan arviointi Arvioida työtehtävienvaativuus kriteeristönpohjalta

Tehtäväkohtainen työnvaativuuden arviointi

Lähiesimies


Prosessimatriisi




telmässä



29 / 36

www.savonia.fi

4. Esitys TVA-perusteisistapalkkioista / palkoista / pal-kanlisistä

Yhteismitallisen esityk-sen tekeminen TVA-perusteisten palkanlisiensaajista

Osaamisalueen johdon /tukipalvelupäällikönesitys TVA-perusteisistapalkanlisien saajista

LähiesimiesOsaamisaluejohtajaHallinto- ja henkilöstö-päällikkö

5. Luottamusmiehen lausunto Lausuu puoltavan taieriävän näkemyksen

Luottamusmiehen lau-sunto

Luottamusmies

A_PÄÄTÖS1. Valmistelu päätöksentekoa

vartenObjektiivinen ja yhden-mukainen TVA-perusteisten palkanlisienmaksuperuste

Esitys rehtorille TVA-perusteisten palkanlisienmaksamisesta palkan-saajittain

Hallinto- ja henkilöstö-päällikköHenkilöstösihteeriTarvittaessa:

PääluottamusmiesVararehtorit

2. Rehtorin päätös Vahvistaa esityksenmukaiset TVA-palkanlisät

Päätös TVA-palkanlisistä

Rehtori

A_PÄÄTÖKSEN TOIMEENPANO1. Päätös tiedoksi ao. palkan-

saajilleTiedottaa palkansaajiaTVA-lisien myöntämi-sestä ja maksamisesta

TVA-tiedote Hallinto- ja henkilöstö-päällikköHenkilöstösihteeri

2. Päätös tiedoksi pääluotta-musmiehelle, lähiesimiehelleja palkanlaskentaan

Tiedottaa myönnetyistäTVA-perusteisista pal-kanlisistä

TVA-tiedote Henkilöstösihteeri

3. KT:n palkkatiedusteluunvastaaminen

Tiedottaa keskusjärjes-tölle paikallisen TVA:njakoperusteista

Täytetty palkkatieduste-lulomake

Hallinto- ja henkilöstö-päällikköHenkilöstösihteeri

B_ARVIOINNIN KÄYNNISTÄMINEN1. Henkilökohtaisen työsuori-

tuksen arvioinnin käynnis-täminen (erillisen päätöksenperusteella / paikallisen so-pimuksen perusteella)

Käynnistää arviointime-nettely

Päätös henkilökohtaisentyösuorituksen arvioin-nin käynnistämisestä

Hallinto- ja henkilöstö-päällikköPääluottamusmiesRehtori


Prosessimatriisi




telmässä



30 / 36

www.savonia.fi

2. Tarkistetaan kriteerit, lo-makkeet ja menettelyohjeet

Tulokselliset ja kannus-tavat arviointikriteerit jayhtenäiset sekä oikeu-denmukaiset menettely-ohjeet ja lomakkeet

Tarkistetut arviointikri-teerit, menettelyohjeet jalomakkeet

Hallinto- ja henkilöstö-päällikköPääluottamusmies

3. Tiedotetaan lähiesimiehille Saattaa tarkistetut kri-teerit ja menettelyohjeettiedoksi lähiesimiehille

Tiedote lähiesimiehille Hallinto- ja henkilöstö-päällikköHenkilöstösihteeri

B_ARVIOINNIN SUORITTAMINEN1. Käydään arviointikeskustelut Yhteinen näkemys työs-

sä onnistumisestaKäyty keskustelu ja kri-teeristön mukaisestiarvotettu arviointilomake

LähiesimiesTyöntekijä

2. Suoritetaan arviointi Arvioida työssä onnis-tuminen kriteeristönpohjalta

Työssä onnistumisenarviointi

Lähiesimies

3. Esitys henkilökohtaisestapalkanlisästä

Yhteismitallisen esityk-sen tekeminen henkilö-kohtaisten palkanlisiensaajista

Osaamisaluejohtajien /vastuujohtajien esityshenkilökohtaisten pal-kanlisien saajista

LähiesimiesOsaamisaluejohtajaVastuujohtaja

4. Tiedoksi luottamusmiehellepaikallisen sopimuksen pe-rusteella

Tiedottaa luottamusmie-helle esitetyistä henkilö-kohtaisista palkanlisistä

Tiedote henkilökohtai-sista palkanlisistä


B_PÄÄTÖS1. Valmistelu päätöksentekoa

vartenObjektiivinen ja kannus-tava henkilökohtaistenpalkanlisien maksupe-ruste

Esitys rehtorille henkilö-kohtaisten palkanlisienmaksamisesta palkan-saajittain

Hallinto- ja henkilöstö-päällikköHenkilöstösihteeriTarvittaessa vastuujoh-tajat

2. Rehtorin päätös Vahvistaa esityksenmukaiset henkilökohtai-set palkanlisät

Päätös henkilökohtaisis-ta palkanlisistä

Rehtori

B_PÄÄTÖKSEN TOIMEENPANO


Prosessimatriisi




telmässä



31 / 36

www.savonia.fi

1. Päätös tiedoksi palkansaa-jalle

Tiedottaa palkansaajiahenkiläkohtaisten lisienmyöntämisestä ja mak-samisesta

Tiedote henkilökohtai-sesta palkanlisästä


2. Päätös tiedoksi lähiesimie-helle, osaamisaluejohtajalle,vastuujohtajalle, pääluotta-musmiehelle ja palkanlas-kentaan

Tiedottaa myönnetyistähenkilökohtaisista pal-kanlisistä

Tiedote henkilökohtai-sista palkanlisistä

Henkilöstösihteeri

4. KT:n palkkatiedusteluunvastaaminen

Tiedottaa keskusjärjes-tölle henkilökohtaistenpalkanlisien jakoperus-teista

Täytetty palkkatieduste-lulomake


HR-SOPIMUSMENETTELYJEN OSAPROSESSI (Vaihtoehdot A, B ja C)A_NEUVOTTELUJEN KÄYNNISTÄMINENYT-neuvottelu1. VES:n tai palvelussuhteen

muuttamiseen / päättämi-seen liittyvä neuvottelupyyn-tö / -kutsu

Neuvotella lain edellyt-tämällä tavalla palvelus-suhteen muuttamisestatai päättämisestä

Neuvottelukutsu ja toi-menpidesuunnitelma


2. Neuvottelujen valmistelu janeuvotteluesityksen laatimi-nen

Laatia lainmukainen jahyväksyttävissä olevaneuvotteluesitys

Neuvotteluesitys Hallinto- ja henkilöstö-päällikköRehtori

A_NEUVOTTELUJEN KÄYMINENYT-neuvottelu1. Neuvotteluesityksen käsitte-

lySopiminen neuvottelu-järjestyksestä ja osa-puolten kuuleminen

Neuvottelumuistio TyöntekijäLuottamusmies / pää-luottamusmiesRehtori

2. Jatkovalmistelut ja jatko-neuvottelut (väh. 14 pv)

Sopimukseen pääsy Neuvottelumuistio / t TyöntekijäLuottamusmies / pää-luottamusmiesRehtori


Prosessimatriisi




telmässä



32 / 36

www.savonia.fi

A_NEUVOTTELUTULOSYT-neuvottelu1. Neuvotteluesityksen hyväk-

syminen tai hylkääminenNeuvottelujen päättämi-nen

Erimielisyysmuistio /Neuvottelusopimus

TyöntekijäLuottamusmies / pää-luottamusmiesRehtori

A_JATKOTOIMETYT-neuvottelu1. Neuvottelujen lopputuloksen

toimeenpanoToimeenpanna neuvot-telujen lopputulos

Päätös palvelussuhteenmuutoksesta / päättämi-sestä


2. Päätöksen tiedoksianto jamuutoksenhakuosoitus

Tiedottaa päätös asian-osaiselle, lähiesimiehel-le, palkkahallintoon,pääluottamusmiehelle

Tiedoksianto päätökses-tä


B_NEUVOTTELUJEN KÄYNNISTÄMINENPaikallisen VES:n laadinta / tulkinta1. Vaatimus / esitys paikallisen

sopimuksen solmimiseksi taiVES:n tulkinnan aikaan-saamiseksi

Käynnistää toimenpiteetpaikallisen sopimuksenaikaansaamiseksi /VES:n tulkinnan aikaan-saamiseksi

Kirjallinen pyyntö neu-vottelujen käynnistämi-sestä

Pääluottamusmies /luottamusmiesHallinto- ja henkilöstö-päällikköRehtori

2. Neuvottelujen valmistelu Sopia neuvottelumenet-telystä

Neuvottelumenettely Pääluottamusmies /luottamusmiesHallinto- ja henkilöstö-päällikkö

B_NEUVOTTELUJEN KÄYMINENPaikallisen VES:n laadinta / tulkinta1. Paikallisyhdistys ja työnana-

tajan edustaja käsittelevätkirjallista vaatimusta

Saada aikaan paikalli-nen VES tai yksimieli-nen VES:n tulkinta

Neuvottelumuistio / t Pääluottamusmies /luottamusmiesHallinto- ja henkilöstö-päällikköLähiesimies


Prosessimatriisi




telmässä



33 / 36

www.savonia.fi

B_NEUVOTTELUTULOSPaikallisen VES:n laadinta / tulkinta1. Neuvottelutulos Kirjata neuvottelujen

lopputulosEhdotus paikallisestaVES:ta / sopimus VES:ntulkintaohjeesta / erimie-lisyysmuistio

Pääluottamusmies /luottamusmiesHallinto- ja henkilöstö-päällikköLähiesimies

B_JATKOTOIMETPaikallisen VES:n laadinta / tulkinta1. Paikallisen sopimuksen

vahvistaminen AMK-hallituksessa

Toimeenpanokelpoisensopimuksen aikaan-saaminen

AMK-hallituksen päätöspaikallisen VES:n hy-väksymisestä

Hallinto- ja henkilöstö-päällikköRehtoriAMK-hallitus

2. Erimielisyysasian käsittelynsiirto keskusjärjestötasolle

Saada keskusjärjestöjentulkinta erimielisyysasi-asta

Keskusjärjestöjen pää-tös

TyöntekijäPääluottamusmies /luottamusmies

C_NEUVOTTELUJEN KÄYNNISTÄMINENHR-valitukset1. Selvityspyyntö (mm. tasa-

arvo-, työsuojelu-, työnjoh-dollinen asia)

Saattaa ongelmaksikoettu asian selvittämi-nen vireille

Selvityspyyntö TyöntekijäTyösuojeluvaltuutettuLuottamusmiesLähiesimiesHallinto- ja henkilöstö-päällikköRehtori

Tasa-arvo- ja yhdenvertai-suussuunnitelma 2006 -2012Työsuojelun toimintaohjel-ma 2006 - 2009

2. Selvityspyynnön käsittely Asian taustojen selvit-täminen ja valmisteluneuvottelujen käymisek-si

Taustaselvitykset LähiesimiesTyösuojelupäällikköHallinto- ja henkilöstö-päällikköHenkilöstösihteeri

3. Neuvottelukutsu Tiedottaa asian vireille-tulosta ja sopia neuvot-telumenettelystä

Neuvottelukutsu LähiesimiesTyösuojelupäällikköHallinto- ja henkilöstö-


Prosessimatriisi




telmässä



34 / 36

www.savonia.fi

päällikköHenkilöstösihteeri

C_NEUVOTTELUJEN KÄYMINENHR-valitukset1. Keskustelu valituksen koh-

teen kanssa, muistio tiedok-si johdolle

Selvittää tapahtumienkulku

Keskustelumuistio LähiesimiesTyösuojelupäällikköHallinto- ja henkilöstö-päällikköAsianosaiset

2. Keskustelu valittajan kans-sa, muistio tiedoksi johdolle

Selvittää tapahtumienkulku ja selvityspyynnönperusteet

Keskustelumuistio LähiesimiesTyösuojelupäällikköHallinto- ja henkilöstö-päällikköAsianosaiset

3. Neuvottelu kaikkien asian-osaisten kanssa, muistiotiedoksi johdolle

Asian sovittelu ja sovin-non aikaansaaminen

Neuvottelumuistio LähiesimiesTyösuojelupäällikköHallinto- ja henkilöstö-päällikköAsianosaiset

C_NEUVOTTELUTULOSHR-valitukset1. Asianosaisten välinen sopi-

mus tai erimielisyys, muistiotiedoksi ylemmälle johdolle

Selvityspyynnön koh-teena olevan asiantilankorjaaminen / poistami-nen tai erimielisyydentoteaminen

Sopimus tai erimie-lisyysmuistio

LähiesimiesTyösuojelupäällikköHallinto- ja henkilöstö-päällikköAsianosaiset

2. Erimielisyysasian ratkaisuylemmän johdon toimesta

Ratkaista erimielisyys-asia hallinnollisella pää-töksellä asianosaistenkuulemisen jälkeen

Hallinnollinen päätös RehtoriOsaamisaluejohtajaVararehtoriTalousjohtaja

C_JATKOTOIMETHR-valitukset


Prosessimatriisi




telmässä



35 / 36

www.savonia.fi

1. Sopimuksen jälkeisen tilan-teen seuranta, katselmus japäättyminen / jatkotoimet

Arvioida sopimuksenpitävyyttä / ratkaisuntoimivuutta

Seurantapalaverin muis-tio/t

LähiesimiesTyösuojelupäällikköHallinto- ja henkilöstö-päällikköAsianosaiset

2. Erimielisyystilanteessa asi-anosaisten kuuleminen,muistio johdolle / ylemmällejohdolle

Asian sovittelu ja sovin-non aikaansaaminen

Neuvottelumuistio LähiesimiesTyösuojelupäällikköHallinto- ja henkilöstö-päällikköAsianosaiset

3. Erimielisyysasian ratkaisuylemmän johdon toimesta

Ratkaista erimielisyys-asia hallinnollisella pää-töksellä asianosaistenkuulemisen jälkeen

Hallinnollinen päätöstyönjohdollisista toimen-piteistä

RehtoriOsaamisaluejohtajaVararehtoriTalousjohtaja


Osaprosessimittarit


36 / 36

www.savonia.fi

HENKILÖSTÖPROSESSIEN MITTARIT

Osaprosessi Tavoite MittaritHenkilöstövoimavarojen ohjaus 1. Tehokas henkilöstövoimavarojen

hallinta2. Osaamisen lisääminen3. Onnistunut rekrytointi4. Onnistunut työaikasuunnittelu

1. Opettajien htv / opiskelijamäärä, Henkilöstön määräkehitys2. OPM:n koulutustasomittari,

Henkilöstön kehittämisen kustannus/ kokonaispakkakustannus

3. Kehityskeskustelujen palautetieto4. Suunnitellut resurssit / toteutuneet

Palvelussuhteen hallinta 1. Onnistunut perehdyttämissuunni-telma ja sen toteutuminen

1. Palautekysely uusille

Palkanlaskenta 2. Oikeellisuus 2. Virheoikaisujen määrä / kaikki palk-katapahtumat

HR-arviointimenettelyt 1. Kannustavat ja toimivat arviointime-nettelyt

1. Toimivuuskysely: kannustavuus,VES-seminaarin palautekeskustelut+ muistio

HR-sopimusmenettelyt 2. Työhyvinvoinnin edistäminen3. YT-menettelyjen onnnistuminen

2. Toimivuuskysely: työssäjaksaminenTyöterveyshuollon työkykyindek-siyhteenveto

3. Erimielisyystulokset / kaikki neuvot-telutulokset


henkilÖstÖprosessien kansiowebd.savonia.fi/moodlepublic/liku/typala/pentti/henkilöstöprosessien...

Documents