helsİnkİ Ünİversİtesİ ( fİnlandİya ) full costing uygulamasi
DESCRIPTION
HELSİNKİ ÜNİVERSİTESİ ( FİNLANDİYA ) FULL COSTING UYGULAMASI. İsmail YALÇIN Ankara Üniversitesi Rektör Danışmanı Bilimsel Araştırma Proje Ofisi (BAPRO) Başkanı. Bu sunum;. Camilla ELANDER Finansal Planlama Yöneticisi, Helsinki Üniver. Merkez Yönetimi - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
HELSİNKİ ÜNİVERSİTESİ ( FİNLANDİYA )
FULL COSTING UYGULAMASI
İsmail YALÇINAnkara Üniversitesi Rektör Danışmanı
Bilimsel Araştırma Proje Ofisi (BAPRO) Başkanı
Camilla ELANDERFinansal Planlama Yöneticisi,
Helsinki Üniver. Merkez YönetimiSenior Advisor in EUA’s Full Costing Project
Zagrep, June 16, 2010 tarihli sunumundan yararlanılarak hazırlanmıştır
Bu sunum;
University of Helsinki
• Kuruluşu 1640 Turku, Helsinki’ye taşınma 1828• Ana konular: araştırma, eğitim ve toplumsal ilişkiler• Çiftdilli (Fince & İsveçce), İngilizce öğretim de yapılmakta• 11 Fakülte• 35,000 Öğrenci, 30,000 Sürekli Eğitim ve Açık Üniversite
öğrencisi• 3,930 araştırmacı ve eğiticinin yer aldığı 8,160 çalışan• 2010 Bütçesi: €644 million• Helsinki’de dört kampusda ve Finlandiya’nın 17 farklı
yöresinde yer almakta• Amacı; dünyadaki en iyi multidisipliner araştırma
üniversitelerinden biri olarak durumunu pekiştirmek
Yerleşkelerinin konumu
2010 Finans Kaynakları
Eğitim Bakanlığı bütçe kaynağı €399 M
Üniversite kaynakları €29 MHarici kaynaklar €148 MBeceri ve servis satışları €59 MSermaye geliri €3 MEyalet Maliyesinden Okullara Öğretmen Eğitimi geliri
€6 M
TOPLAM €644 M
2009 Maliyet Giderleri
€ M %Lisans öğrenim gideri 114 20Yetişkin öğrenim gideri 24 4Lisansüstü öğrenim gideri 148 25Araştırma gideri 243 42Kamusal servisler gideri 53 9TOPLAM 583 100
Neden Full Costing’e dahil olundu?
• 1997 Yılından buyana Eğitim Bakanlığı Full Costing temelli rapor istemektedir
• İş zamanlı ödenti (Work Time Allocation) sistemi bulunmadığı için
• Ülkelerle ortak anlaşmaların oluşturulmasında yasal ortama uyabilmek için
• Raporlamalar gerçekci olamadığından• 7. Çerceve Programı, 2010 dan itibaren Full Costing temelli
raporlama istediği için• 2009 ve 2010 yılından itibaren iki ana ulusal fon kuruluşu Full
Costing temelli raporlama istediği için
Etkinliklerin saptanması
• Etkinlikler (performans alanları) 1990 yıllardan bu yana Eğitim Bakanlığı tarafından tanımlanmıştır;
• Öğrenim etkinlikleri– Yüksek eğitim öğrenimi– Yetişkin öğrenimi
• Araştırma etkinlikleri– Lisansüstü öğrenim ve ilgili araştırmalar– Araştırma
• Toplumsal ilişkilerle ilgili etkinlikler• Artistik etkinlikler
İş zamanlı ödenti yöntemleri (Work time allocation methods)
1. Personel anketleri- elektronik ortamda e-posta veya online veritabanları
2. Personel görüşmeleri- kişisel-teke tek veya idari birimlerle
3. Zaman cetvelleri- alışılagelmiş (rutin) yürütülen iş zamanı kayıtları, excel kayıtları veya online
4. Benzer görevler yürüten diğer kişiler için profil oluşturulması
5. Diğer teknikler
Univ. HELSINKI İş zamanlı ödenti yöntemleri
• Gereksinim duyulan bilgiler:• etkinliklere ait iş zamanlı ödenti; (yürütülen her bir etkinliğin
maliyetini tanımlayan bilgi)• araştırma projelerine ait iş zamanlı ödenti; (fon kuruluşları
tarafından talep edilen zamanlama raporları)• Kurum dışında harcanan senelik iş zamanı; (ücretli izin, hastalık
veya personel eğitimi)
• Univ. Helsinki fon kurumlarının taleplerini karşılamak için online zaman çizelgesi içeren bir yazılım sistemini kullanmaya karar vermiştir (Sole TM yazılımı).Bu sistem kişisel bilgileri (profilleri) kullanabilecek biçimde yapılandırılmıştır
Sole TM yazılımı
• Finlandiya’da birçok üniversitede kullanılmaktadır• 2008-2009 da kullanılmaya başlanmıştır• Her personel ödeneği iş zamanlı olarak , fakat, çeşitlilik içerir
şekilde kesinleştirilir• Dış fonlarca desteklenen projeler için akademik personel etkin
iş zamanı ödeneği• Geriye kalan zaman ise, 1600 saat/senelik tüm ofis iş zamanını
içeren bir zorunlu plana göre kayıtlandırılır• İdari ve destek personel için ise aylık iş zamanı ödeneği
düzenlenir
• Sistemdeki ana görevler, tanımlanmış beş etkinlik ve idari görevlerden oluşmaktadır.
• Dış kaynaklarca desteklenen projeler “araştırma” adı altında listelenir
• Her fakülte/departman/birim kendi alt görevlerini tanımlar
• İş zamanlı ödenti, sistemde depolanan verilerdeki ücretler ve hesap sisteminde yer alan projelerin ödeneklerine ait ücret maliyetleri ile örtüşmelidir.
Sole TM yazılımı
Sole TM veri girişi(Maliyet kalemlerinin seçimi)
• İŞ SAATLERİ (sistemde belitilen şekilde)• personel maliyeti• fakülte/departman/birim içi diğer maliyetler (kira dahil)
• YILLIK PERSONEL• merkezi yönetim ve destek servisleri gibi fakültelere /
departmanlara /birimlere tahsis edilen yıllık personel oranına göre ortaya çıkan indirekt maliyetler
Sole TM veri girişi(Etkinlik temelli maliyet hesaplama)
• Etkinlik temelli maliyet her fakülte ve enstitü için ayrı ayrı hesaplanır
• Merkezi yönetim ve destek servisleri maliyetleri, önce birimlerdeki personel ödentisi ve birimlerin etkinliklerine göre belirlenir
• Bir yerleşke dışında aynı veya benzer alanlarda çalışan fakültelerin yer aldıkları her yerleşkedeki maliyet yapısı aynıdır
Full Costing Raporlama -1(Maliyet Taban Oranlı Ücret)
• Her fakülte için araştırma toplam maliyetleri belirlenirse, maliyet taban oranlı bir ücret hesaplamak mümkündür
• Oran içerikleri• Araştırma projesinde harcanmayan iş zamanına ait
maliyetler (ücretli izin, hastalık veya personel eğitimi)• Maliyetlerdeki zorunlu ücret
• Helsinki Üniversitenin şu anki maliyet taban oranı % 53 dür.
Full Costing Raporlama -2(İndirekt Maliyet Oranı)
• genel indirekt maliyet oranları her yerleşke için ayrı tanımlanır
• maliyet yapısı çalışma alanları arasında oldukça farklılıklar gösterir
• en düşük indirekt maliyet oranı %84 ile şehir merkezi yerleşkesindedir. Burada ki tüm fakültelerin maliyetleri düşüktür (örn. insani bilimler, DTCF)
• en yüksek indirekt maliyet oranı ise %112 ile Veteriner Hekimliği, Ziraat, Orman ve Biyoloji ve Çevre Bilimleri Fakültelerine aittir.
Project cost report
Project number *******Accumulated costs dd.mm.yy-dd.yy.mm
Ücret maliyetleri (etkin iş zamanlı) 10 000
Maliyetlerin ücreti %53 5 300
Personel maliyetleri toplamı 15 300
İndirekt maliyetler %89 * 15 300 13 600
Seyahat masrafları 2 000Satın alınan servis hizmetleri 3 000
Diğer maliyetler 600
Toplam maliyet 34 500
Destekleyen kuruma düşen miktar (örn. %75) 25 900
Üniversite katkısı 8 600
İş zamanlı ödenti, Ücretler: etkin iş zamanını içeren
Sole TM
Hesap sisteminde yer alan diğer maliyetler
Taban oranları
Uygulama için Gereksinim duyulan bilgi ve hesaplamalar
• Personel Maliyetleri Toplamı;– Her personele ait iş zamanlı ödenti bilgisi (Sole TM
yazılımı),– Maliyet taban oranı ücretinin belirlenmesi
• Yerleşkenin konumu ve Fakültelerin yürüttüğü etkinliklerin maliyetlerine göre indirekt maliyet oranı ücretinin belirlenmesi
Karşılaşılan Güçlükler
• Çeşitli IT sistemlerinden bilgi gereksinimi• Kurum ile ilgili verilerin hazır olması• Kurum ile ilgili verilerin diğer sistemlerle sürekli
iletişimi• 1.1.2010 tarihinde gerçekleşen üniversite reformunun
getirdiği değişimler (üniversite iç yapısı ve yeni hesap sistemleri)
• Personelden gelen direnç
Daha iyi için neler yapılabilir ?
• Eğitim Bakanlığı ile daha fazla işbirliği ve veri paylaşımı
• tüm 20 üniversitenin paralel olarak aynı işi yürütmesi• 20 model• Sole TM yazılımının uygulaması ile ilgili olarak bazı
üniversitelerle amaca özel işbirlikleri• Full Costing’in raporlama, rapor hazırlama ve
yürütülmesinin yanısıra arkaplan strateji tarafına da odaklanma
Kimler başardı ?
• Finans Departmanı, finans planlama bölümünde yürütüldü• İki tam zamanlı personel çalışıyor• Araştırma destek personeli, araştırmacılar ve üniversite
personeli tarafından destek ve veri toplandı
• REKTÖR VE YÖNETİM GRUBUNUN TAM DESTEĞİ GEREKLİ
Finlandiya tecrübesinden çıkarılacak dersler
• Full Costing metodolojisinin geliştirilmesinde üniversiteler arasında daha kapsamlı işbirlikleri oluşturulursa uygulamadan yararlanma etkinleşir
• Full Costing uygulayan iki ana araştırma destek kurumu var
• Eğitim Bakanlığından sınırlı destek var• Tam maliyetlendirilmiş araştırmalara ek destek yok• Full Costing’in anlamıyla ilgili farklı görüşler var
Çıkarılacak dersler (genel)
• Amaç ve hedefler açık biçimde ortaya konmalı• Hükümet, ana araştırma destek kurumları ve
üniversiteler arasında işbirliği/iletişim gereksinimi kaçınılmaz
• Ulusal seviyede metodoloji geliştir• Metodoloji üniversiteler arasındaki farklılıklara yer
verebilecek şekilde esnek olsun • Major fonlama çıkarımlarının farkında ol • Full Costing için harekete geçmek uzun bir yolculuğun ilk
adımıdır
Ve, hepsinin üstünde
• hatırla:
• Full Costing çözüm değil, bir araçtır
Pierre Espinasse Senior advisor working on EUA’s EUIMA – Full Costing project