help document templateqlvb.thepmiennam.vn/homesite.nsf... · web viewphần 9: “quản lý thông...

v e r s i o n 2 . 5

T À I L I Ệ U H Ư Ớ N G D Ẫ N S Ử D Ụ N GH Ệ T H Ố N G T H Ô N G T I N Đ I Ề UH Ệ T H Ố N G T H Ô N G T I N Đ I Ề U

H À N HH À N H

CT-IN JSC. - WWW.CT- IN.COM.VN - BUSINESS SOLUTION PROVIDER

MỤC LỤC

PHẦN I GIỚI THIỆU..............................................................................1I. GIỚI THIỆU HỆ THỐNG AIS................................................................................................1II. CẤU TRÚC TÀI LIỆU...........................................................................................................1III. CÁC KHUÔN DẠNG FONT VÀ KÝ HIỆU..............................................................................2

PHẦN II BẮT ĐẦU................................................................................3I. ĐĂNG NHẬP VÀO HỆ THỐNG.............................................................................................3II. GIAO DIỆN TRANG CHỦ HỆ THỐNG..................................................................................4

2.1. Menu hệ thống...........................................................................................................52.2. Danh sách các văn bản mới........................................................................................52.3. Công việc quá han......................................................................................................62.4. Tìm kiếm.....................................................................................................................62.5. Quản lý văn bản.........................................................................................................72.6. Công việc....................................................................................................................72.7. Thông báo..................................................................................................................7

III. THOÁT KHỎI HỆ THỐNG..................................................................................................7

PHẦN III QUẢN LÝ VĂN BẢN.................................................................8I. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN.....................................................................................................8II. QUẢN LÝ VĂN BẢN TRÌNH KÝ..........................................................................................10III. QUẢN LÝ VĂN BẢN PHÁT HÀNH.....................................................................................12

PHẦN IV CẬP NHẬT THÔNG TIN VĂN BẢN...........................................14I. TẠO MỚI VĂN BẢN..........................................................................................................14

1.1. Tao mới văn bản đến................................................................................................151.2. Tao mới văn bản trình ký..........................................................................................161.3. Tao mới văn bản phát hành......................................................................................18

II. THAY ĐỔI THÔNG TIN VĂN BẢN......................................................................................192.1. Các nguyên tắc phân quyền khi thay đổi thông tin văn bản..................................202.2. Nhập thông tin cho nhóm “Thông tin chung”........................................................202.3. Nhóm thông tin “Lãnh đao xư lý”..........................................................................222.4. Nhóm "Phòng ban xư lý"........................................................................................252.5. Nhóm "Hồ sơ"........................................................................................................27

III. KÝ NHẬN VĂN BẢN........................................................................................................28IV. TẠO PHIẾU TRÌNH TRONG VĂN BẢN TRÌNH KÝ...............................................................29V. THAO TÁC VỚI FILE GẮN KÈM........................................................................................31

Trang I / 79

Hướng dẫn sử dụng hệ thống thông tin điều hành AIS

5.1. Gắn kèm file vào văn bản.........................................................................................315.2. Xem nội dung file gắn kèm.....................................................................................325.3. Xoá file gắn kèm.....................................................................................................32

PHẦN V THEO DÕI CÔNG VIỆC............................................................34I. THEO DÕI CÔNG VIỆC THEO NGÀY..................................................................................34II. THEO DÕI CÔNG VIỆC ĐÃ HOÀN THÀNH.........................................................................36III. THEO DÕI CÔNG VIỆC CHƯA HOÀN THÀNH...................................................................37

PHẦN VI CẬP NHẬT THÔNG TIN CÔNG VIỆC.........................................38I. TẠO MỚI CÔNG VIỆC.......................................................................................................38

1.1. Việc mới giao cho các ban........................................................................................381.2. Việc mới giao cho chuyên viên................................................................................40

II. CẬP NHẬT THÔNG TIN VỀ CÔNG VIỆC............................................................................41

PHẦN VII BÁO CÁO............................................................................43I. VIỆC GIAO CHO ĐƠN VỊ...................................................................................................43II. VIỆC GIAO CHO CÁ NHÂN...............................................................................................45III. BÁO CÁO THI ĐUA.........................................................................................................47IV. VIỆC QUÁ HẠN CHO ĐƠN VỊ..........................................................................................48V. VIỆC QUÁ HẠN CHO CÁ NHÂN........................................................................................50VI. THEO DÕI CÔNG VIỆC...................................................................................................51VII. THEO DÕI TRÌNH KÝ VĂN BẢN......................................................................................54VIII. THEO DÕI CHỈ ĐẠO CÔNG VIỆC...................................................................................55

PHẦN VIII QUẢN LÝ CẤP SỐ VĂN BẢN.................................................57I. CẤP SỐ VĂN BẢN MỚI.....................................................................................................57

1.1. Cấp số văn bản từ menu hệ thống..........................................................................571.2. Cấp số văn bản từ biểu mẫu nhập văn bản.............................................................591.3. Chèn số văn bản phát hành....................................................................................60

II. TẠO LOẠI SỐ VĂN BẢN MỚI............................................................................................60

PHẦN IX THÔNG TIN CÁ NHÂN...........................................................63I. THAY ĐỔI MẬT KHẨU TRUY CẬP HỆ THỐNG.....................................................................63II. THAY ĐỔI THÔNG TIN CÁ NHÂN.....................................................................................64

PHẦN X TÌM KIẾM THÔNG TIN............................................................65I. TÌM KIẾM THEO SỐ KÝ HIỆU VĂN BẢN..............................................................................65

Trang II / 79


II. TÌM KIẾM THEO KÝ TỰ....................................................................................................66III. TÌM KIẾM CHÍNH XÁC.....................................................................................................66

PHẦN XI HỒ SƠ.................................................................................68I. THEO DÕI HỒ SƠ............................................................................................................68II. TẠO HỒ SƠ MỚI.............................................................................................................69

2.1. Nhập thông tin cho nhóm “Thông tin chung”...........................................................702.2. Nhóm “Thông tin lưu trữ”.........................................................................................702.3. Bổ sung văn bản vào hồ sơ.......................................................................................712.4. Bổ sung công việc vào hồ sơ....................................................................................73

Trang III / 79


Phần

1GIỚI THIỆU

I. GIỚI THIỆU HỆ THỐNG AIS- Hệ thống thông tin điều hành - AIS (Administrative Information System) là một hệ thống quản lý các văn bản, tài liệu một cách an toàn, thuận tiện. Hệ thống cung cấp hàng loat các công cụ hỗ trợ người sư dụng nắm bắt, xư lý và chuyển giao thông tin một cách nhanh chóng. Được xây dựng với mục đích tao ra các luồng xư lý thông tin chuẩn, AIS cung cấp một nền tảng vững chắc trong công tác lưu trữ và khai thác thông tin cho mọi công ty trong mọi lĩnh vực.- Tài liệu này được lập với mục đích hướng dẫn người sư dụng Hệ thống thông tin điều hành AIS cách truy cập và khai thác thông tin một cách hiệu quả.

II. CẤU TRÚC TÀI LIỆUTài liệu được chia theo các phần như sau:Phần I: “Giới thiệu” giới thiệu cho ban hệ thống thông tin điều hành, cấu trúc tài liệu và các khuôn dang font chữ, ký hiệu được sư dụng trong tài liệu.Phần 2: “Bắt đầu” giới thiệu cho ban cách thức đăng nhập vào hệ thống thông tin điều hành AIS, giới thiệu về giao diện của trang chủ trong hệ thống và cách đóng hệ thống lai sau khi đã hoàn thành công việc.Phần 3: “Quản lý văn bản” hướng dẫn ban cách thức theo dõi các văn bản đến, văn bản trình ký hay văn bản phát hành theo từng ngày hoặc xem toàn bộ. Phần 4: “Cập nhật thông tin về văn bản” mô tả cách đưa một văn bản mới vào hệ thống và cập nhật thông tin cho một văn bản đã có sẵn trong hệ thống.Phần 5: “Theo dõi công việc” hướng dẫn ban cách theo dõi các công việc được giao, bao gồm các công việc được giao trong ngày, các công việc đã hoàn thành, công việc chưa hoàn thành hay các công việc đã quá han.Phần 6: “Cập nhật thông tin về công việc” hướng dẫn ban cách cập nhật thông tin cho một công việc mà ban được giao và cách giao một công việc mới cho các cán bộ cấp duới.Phần 7: “Bao cao” hướng dẫn ban sư dụng công cụ lập báo cáo do hệ thống AIS cung cấp. Với các công cụ này, ban có thể kết xuất ra nhiều loai báo cáo khác nhau một cách nhanh chóng, chính xác tiết kiệm và chủ động trong thời gian.

Trang 1 / 79


Phần 8: “Quản lý cấp số văn bản” sẽ mô tả cách thức quản lý số, ký hiệu các loai văn bản được xư dụng chung bao gồm cách thức cấp một số mới cho một loai văn bản hoặc đưa một loai số, ký hiệu văn bản mới vào hệ thống.Phần 9: “Quản lý thông tin ca nhân” hướng dẫn ban cách cập nhật thông tin của cá nhân trong hệ thống như mật khẩu truy cập vào hệ thống hay địa chỉ email của ban khi được đăng ký vào hệ thống để nhận thông tin.Phần 10: “Tìm kiếm thông tin” hướng dẫn ban cách tra cứu thông tin về các văn bản có trong hệ thống một cách nhanh chóng và hiệu quả.Phần 11: “Hồ sơ” hướng dẫn ban cách thức tao các hồ sơ và lưu các văn bản, công việc vào hồ sơ một cách hệ thống.

III. CÁC KHUÔN DẠNG FONT VÀ KÝ HIỆUTài liệu có sư dụng một số các khuôn dang font và ký hiệu như sau:Ký hiệu Ý nghĩa

<Tên nút bấm> Xác định nút mà người sư dụng sẽ phải bấm vào để thực hiện chức năng.

Tên trường thông tin Tên trường thông tin trên hộp hội thoailiên kết Các kết nối đến chức năng khác của chương trình.Tên tab Thông tin Các tab thông tin trên các hộp thoai.

© Bản quyền 2003 - 2007, Công ty Cổ phần Viễn Thông - Tin Học Bưu điện (CT-IN).Tài liệu được biên soan bởi nhóm phần mềm AIS - Trung tâm Tin Học Công ty CT-IN. Mọi quyền lợi đều được bảo lưu. Việc sao lưu, phân phát và sư dụng lai một phần hoặc toàn bộ tài liệu này nếu không có sự đồng ý của công ty CT-IN đều là bất hợp pháp. Công ty Cổ phần Viễn Thông – Tin Học Bưu điện (CT-IN)158/2 phố Hồng Mai - Quận Hai Bà Trưng - Hà Nội - Việt NamĐiện thoai: (84-4)8630211 Fax: (84-4)8636924WEB site: www.ct-in.com.vn E-mail: [email protected]

Trang 2 / 79


mailto:[email protected]

http://www.ct-in.com.vn/

Phần

2BẮT ĐẦU

Phần này hướng dẫn cho bạn:

Cách thức đăng nhập vào hệ thống Giao diện của hệ thống Cách thoát khỏi hệ thống

I. ĐĂNG NHẬP VÀO HỆ THỐNGHệ thống thông tin điều hành AIS là một hệ thống có độ an toàn bảo mật thông tin cao. Bất cứ người sư dụng nào muốn truy cập thông tin từ hệ thống đều phải đăng nhập vào hệ thống trước. Để đăng nhập được vào hệ thống, ban cần có một Tên truy cập (username) và Mật khẩu (password). Để có được thông tin này, ban hãy liên hệ với người quản trị hệ thống để xin cấp. Để có thể truy cập vào hệ thống, ban phải thực hiện theo các bước như sau:1. Khởi động trình duyệt Internet Explorer

Bấm vào nút Start của hệ thống Windows Chọn mục Programs Chọn mục Internet Explorer

2. Nhập địa chỉ của hệ thống AIS Bấm chuột vào mục Address trên cưa sổ chương trình Internet Explorer Nhập vào địa chỉ http://qlvb.SSC.com/ais2.5/ais.nsf hoặc theo địa chí

http://10.0.0.254/ais2.5/ais.nsf

Bấm nút <Enter> hoặc nhấp chuột vào nút <Go>3. Nhập thông tin người sử dụng

Nhập thông tin về Tên truy cập và Mật khẩu vào các ô thông tin tương ứng Nhấp chuột vào nút <Đăng nhập>

Trong đó:1. qlvb.SSC.com hoặc 10.0.0.254 là địa chỉ Server AIS2. ais2.5/ais.nsf đường dẫn tới cơ sở dữ liệu cài đặt hệ thống AIS.

- Nhập thông tin người sư dụng trong các ô tương ứng.- Nhấp chuột vào nút <Đăng nhập>

Trang 3 / 79


http://10.0.0.254/ais2.5/ais.nsf

http://qlvb.SSC.com/ais2.5/ais.nsf

Hình 2.1 Đăng nhập vào hệ thống

II. GIAO DIỆN TRANG CHỦ HỆ THỐNGSau khi đã đăng nhập được vào hệ thống, ban sẽ truy cập vào trang chủ của hệ thống:

Hình 2. 2 Trang chủ của hệ thống

Giao diện của trang chủ Hệ thống thông tin điều hành AIS gồm các mục:

Trang 4 / 79


2.1. Menu hệ thốngBao gồm các mục sau:Tên mục Ý nghĩaTrang chủ Kết nối nhanh đến trang chủ của hệ thốngVăn bản Kết nối nhanh đến các chức năng quản lý văn bảnCông việc Kết nối nhanh đến các chức năng theo dõi công việcBáo cáo Kết nối nhanh đến các tiện ích lập báo cáo

Thông tin cá nhân Thực hiện chức năng hiển thị thông tin cá nhân cuả người sư dụng hiện thời

Quản lý số văn bản Thực hiện chức năng quản lý số của các loai văn bản

Hình 2. 3 Menu của hệ thống2.2. Danh sach cac văn bản mớiĐây là danh sách 10 văn bản mới nhất (sắp xếp theo ngày nhập vào hệ thống) được gưi tới người sư dụng. Danh sách này sẽ giúp người sư dụng luôn theo dõi đuợc những văn bản mới nhất khi truy cập vào hệ thống. Để xem toàn bộ các văn bản, ban hãy nhấp chuột vào mục “Xem toàn bộ”

Hình 2. 4 Danh sách các văn bản mới2.3. Công việc qua hạn Đây là danh sách 5 công việc mới nhất được sắp sếp theo ngày nhập vào hệ thống được gưi tới cán bộ hoặc đơn vị thực hiện. Danh sách này giúp cho người sư dụng nắm bắt được công việc từ lãnh đao giao xuống để chủ động về thời gian để thực hiện công việc.Để xem toàn bộ công việc ban nhấp chuột vào mục “Xem toàn bô”

Trang 5 / 79


Hình 2.5 Danh sách các công việc quá han2.4. Tìm kiếmChức năng tìm kiếm văn bản của hệ thống được đặt trên trang chủ giúp người sư dụng có thể tìm kiếm văn bản theo nhiều tiêu chí:

Tìm kiếm theo số đến. Tìm kiếm theo chuỗi ký tự. Tìm kiếm chính xác.

(Để biết thêm chi tiết về cách tìm kiếm văn bản trong hệ thống, xin xem phần 10: Tìm kiếm thông tin)

Hình 2.6 Công cụ tìm kiếm

Trang 6 / 79


2.5. Quản lý văn bảnMục này chứa các kết nối nhanh đến các chức năng quản lý văn bản: Tên mục Ý nghĩaVăn bản đến Thực hiện chức năng quản lý các văn bản đến theo ngàyVăn bản trình ký Thực hiện chức năng các văn bản trình ký theo ngàyVăn bản phát hành Thực hiện chức năng quản lý văn bản phát hành theo ngày

Hình 2.7 Quản lý văn bản2.6. Công việcMục này chứa các kết nối nhanh đến các chức năng theo dõi công việc: Tên mục Ý nghĩaViệc đã hoàn thành Thực hiện liệt kê danh sách các công việc đã hoàn thànhViệc chưa hoàn thành Thực hiện liệt kê danh sách các công việc chưa hoàn thànhViệc trong ngày Thực hiện liệt kê danh sách các công việc được giao trong ngày

Hình 2. 8 Theo dõi công việc2.7. Thông baoMục này hiển thị các thông báo có trong hệ thống tai thời điểm hiện thời đối với người sư dụng hiện thời

Hình 2. 9 Thông báo

III. THOÁT KHỎI HỆ THỐNGKhi người sư dụng truy cập vào hệ thống, tên của người sư dụng hiện thời sẽ nằm duới hệ thống tab của chương trình. Trường hợp nếu tên người sư dụng không đúng, hoặc sau khi ban đã truy cập xong thông tin của hệ thống, ban nên đóng hệ thống lai để tránh sự truy cập thông tin bất hợp pháp.

Để kết thúc chương trình, ban nhấp chuột vào mục “[Đóng lại]” bên canh tên người đang truy cập hệ thống.

Hình 2.10 Kết thúc chương trình

Trang 7 / 79


Hệ thống thông tin điều hành AIS phân các văn bản ra thành 3 loai: Văn bản đến, văn bản trình ký và văn bản phát hành. Phần 3 sẽ lần lượt hướng dẫn ban cách theo dõi, quản lý các văn bản trong hệ thống.

Phần

3QUẢN LÝ VĂN BẢN

I. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

Để theo dõi văn bản đến, ban có thể chọn một trong các cách sau:1. Nhấp chuột vào Văn bản đến trong mục Văn bản ở trên trang

chủ 2. Chọn mục Văn bản | Văn bản đến trên Menu của chương trình. 3. Nhấp chuột vào Tab Văn bản đến

Hình 3.1 Hiển thị danh sách văn bản đến theo ngày

Hệ thống hiển thị danh sách các văn bản đến theo ngày hiện thời của hệ thống. Các văn bản được hiển thị theo từng dòng và thông tin được sắp theo từng cột.

Trang 8 / 79


Để mở một văn bản, ban hãy nhấp chuột vào một thông tin trên dòng tương ứng với văn bản muốn mở.

Hình 3.2 Mở một văn bản đến

Các biểu tượng nằm ở phía đầu của mỗi một hàng công văn có ý nghĩa như sau:: Xác định độ mật của công văn: Xác định độ khẩn của công văn: Xác định công văn này có file gắn kèm nội dung toàn văn công văn: Xác định công văn đã được gưi đi. Nếu công văn chưa được gưi đi, người nhập công văn chỉ mới tam lưu lai, biểu tượng này sẽ được thay thế bằng trường thông tin checkbox để người dùng có thể thực hiện thao tác gưi văn bản đi.

Để xác định công văn đã được lãnh đao Công ty cho ý kiến chỉ đao hay chưa, hệ thống đổi màu để phân biệt

Hình 3.4 Đổi màu các dòng văn bản phân biệt văn bản đã có ý kiến chỉ đao Để xem văn bản của các ngày khác , ban hãy nhấp chuột vào ngày tương ứng trên

lịch theo ngày ở góc trên, bên phải của chương trình. Trên lịch, ngày đang được chọn sẽ có mầu khác giúp cho người sư dụng dễ dàng theo dõi.

Hình 3.5 Thay đổi ngày hiển thị văn bản Hình 3.6 Thay đổi tháng trên lịch

Hệ thống sẽ hiển thị lịch theo từng tháng (mặc định là tháng hiện thời). Để thay đổi tháng hiển thị trên lịch, ban hãy chọn tháng cần thay đổi trong mục Tháng trên lịch rồi chọn tháng tương ứng.

Để xem toàn bộ văn bản đến, ban hãy chọn mục Xem toàn bộ, chương trình sẽ hiển thị toàn bộ văn bản đến theo trang và theo thứ tự ngày nhập vào hệ thống.

Để có thể thay đổi các trang thông tin, ban hãy chuyển xuống cuối trang bằng cách kéo thanh cuộn dọc xuống và nhấp chuột vào trang mà ban muốn chuyển tới.

Để xem trang tiếp theo, người sư dụng có thể nhấp chuột vào điểm liên kết “…”

Trang 9 / 79


Văn bản đã có ý kiến chỉ đao của lãnh đao TMN

Văn bản chưa có ý kiến chỉ đao của lãnh đao TMN

Hình 3.7 Chuyển các trang hiển thị văn bản

Để nhận các văn bản mới từ hệ thống, ban hãy nhấp chuột vào nút

II. QUẢN LÝ VĂN BẢN TRÌNH KÝ

Để theo dõi văn bản trình ký, ban có thể chọn một trong các cách:1. Nhấp chuột vào Văn bản trình ký trong mục Văn bản ở trên

trang chủ 2. Chọn mục Văn bản | Văn bản trình ký trên Menu của chương

trình. 3. Nhấp chuột vào Tab Văn bản trình ký

Hình 3.8 Hiển thị danh sách văn bản trình ký theo ngày

Hệ thống hiển thị danh sách các văn bản trình ký theo ngày hiện thời của hệ thống. Các văn bản được hiển thị theo từng dòng và thông tin được sắp theo từng cột.


Hình 3.9 Mở một văn bản trình ký

Các biểu tượng nằm ở phía đầu của mỗi một hàng công văn có ý nghĩa như sau:

Trang 10 / 79


: Xác định độ mật của công văn: Xác định độ khẩn của công văn: Xác định công văn này có file gắn kèm nội dung toàn văn công văn: Xác định công văn đã được gưi đi. Nếu công văn chưa được gưi đi, người nhập công văn chỉ mới tam lưu lai, biểu tượng này sẽ được thay thế bằng trường thông tin checkbox để người dùng có thể thực hiện thao tác gưi văn bản đi.

Để xem văn bản của các ngày khác, ban hãy nhấp chuột vào ngày tương ứng trên lịch theo ngày ở góc trên, bên phải của chương trình. Trên lịch, ngày đang được chọn sẽ có mầu khác giúp cho người sư dụng dễ dàng theo dõi.

Hình 3.10 Thay đổi ngày hiển thị văn bản Hình 3.11 Thay đổi tháng trên lịchHệ thống sẽ hiển thị lịch theo từng tháng (mặc định là tháng hiện thời). Để thay đổi tháng hiển thị trên lịch, ban hãy chọn tháng cần thay đổi trong mục Tháng trên lịch rồi chọn tháng tương ứng.

Để xem toàn bộ văn bản trình ký, ban hãy chọn mục Xem toàn bộ, chương trình sẽ hiển thị toàn bộ văn bản trình ký theo trang và theo thứ tự ngày nhập vào hệ thống.


Để xem trang tiếp theo, người sư dụng có thể nhấp chuột vào điểm liên kết “…”


Để nhận các văn bản mới từ hệ thống, ban hãy nhấp chuột vào nút

Trang 11 / 79


III. QUẢN LÝ VĂN BẢN PHÁT HÀNH

Để theo dõi văn bản phát hành, ban có thể chọn một trong các cách:1. Nhấp chuột vào Văn bản phat hành trong mục Văn bản ở trên trang

chủ 2. Chọn mục Văn bản | Văn bản phat hành trên Menu của chương

trình. 3. Nhấp chuột vào Tab Văn bản phat hành

Hình 3.13 Hiển thị danh sách văn bản phát hành theo ngày

Hệ thống hiển thị danh sách các văn bản phát hành theo ngày hiện thời của hệ thống. Các văn bản được hiển thị theo từng dòng và thông tin được sắp theo từng cột.


Hình 3.14 Mở một văn bản phát hành Hệ thống sẽ hiển thị lịch theo từng tháng (mặc định là tháng hiện thời). Để thay đổi

tháng hiển thị trên lich, ban hãy chọn tháng cần thay đổi trong mục Tháng trên lịch rồi chọn tháng tương ứng.

Trang 12 / 79


Hình 3.15 Thay đổi tháng trên lịch Để xem toàn bộ văn bản trình ký, ban hãy chọn mục Xem toàn bộ, chương trình sẽ

hiển thị toàn bộ văn bản trình ký theo trang và theo thứ tự ngày phát hành của văn bản.


Để xem trang tiếp theo, ban nhấp chuột vào điểm liên kết “…”


Để nhận các văn bản mới từ hệ thống, ban hãy nhấp chuột vào nút Để xem văn bản phát hành theo từng loai số ký hiệu phát hành khác nhau, ban chọn

mũi tên trỏ xuống bên canh mục Số ký hiệu văn bản , sau đó tiếp tục chọn loai số ký hiệu

Hình 3.17 Chọn loai số ký hiệu văn bản

Trang 13 / 79


Phần

4CẬP NHẬT THÔNG TIN VĂN BẢN

Phần 4 hướng dẫn cách thức cập nhật thông tin cho một văn bản trong hệ thống, bao gồm: Tao mới một văn bản Cập nhật thông tin cho văn bản Ký nhận một văn bản Cập nhật các file gắn kèm trong văn bản

I. TẠO MỚI VĂN BẢNKhi có một văn bản mới được đưa vào hệ thống, ban thực hiện các bước sau:o Tuỳ theo loai văn bản mà ban đưa vào hệ thống, chuyển tới mục văn bản đến, văn bản phát hành hoặc văn bản trình ký. (Xem chi tiết tai Phần 3, Quản lý văn bản).o Nhấp chuột vào nút <Nhập văn bản>

- Nếu ban chỉ trực thuộc một đơn vị, hệ thống sẽ tao một văn bản mới cho đơn vị của ban hoặc văn bản cho cơ quan (trong trường hợp ban là văn thư cơ quan), văn bản sau khi lưu sẽ lấy số theo dãy số của đơn vị này.

Hình 4.1 Thông tin về số đến văn bản- Nếu ban trực thuộc nhiều đơn vị đơn vị, hệ thống cho phép ban lựa chọn nhập văn

bản cho đơn vị nào để lấy số của đơn vị đó.

Hình 4.2 Chọn đơn vị nhập văn bản trong trường hợp nhiều đơn vịTrang 14 / 79


Một văn bản chứa rất nhiều thông tin và được chia thành 4 nhóm thông tin đặt trên 4 Tab:1. Thông tin chung: Các thông tin chung nhất về văn bản đó.2. Lãnh đạo xử lý: Các thông tin về quá trình xư lý văn bản tai Văn Phòng Công ty

hoặc Lãnh đao Công ty.3. Phòng ban xử lý: Lưu các thông tin trong quá trình xư lý văn bản tai các đơn vị.4. Hồ sơ: Thông tin lưu trữ văn bản trong hồ sơ của đơn vị.

Sau đây là chi tiết cách tao văn bản cho từng loai văn bản:1.1. Tạo mới văn bản đến- Chỉ có văn thư cơ quan mới có quyền tao văn bản đến cho Công ty. - Để tao văn bản đến ban mở phần thông tin văn bản đến rồi nhấp chuột nào nút <Nhập

văn bản>Hệ thống sẽ hiển thị một các trường thông tin cho phép người sư dụng có thể nhập thông tin của văn bản.

Hình 4.3 Văn bản đến mớiCac trường thông tin trong trong Văn bản đếnSTT

Tên trường Ý nghĩa trường Ghi chú

1 Số/Ký hiệu Số, ký hiệu của văn bản2 Nhóm cơ quan Cấp gưi văn bản3 Cơ quan Nơi gưi/Tác giả Lọc theo cấp gưi4 Số bản đến Số bản đến của văn bản đến5 Số bì văn bản Số bì văn bản đến6 Hình thức đến Hình thức đến của văn bản

Trang 15 / 79


7 Ngày bản gốc đến Ngày văn bản thật đến TCT Trong trường hợp văn bản đến bằng đường fax

8 Về vấn đề Phân loai văn bản9 Hình thức văn bản Hinh thức văn bản

10 Loai văn bản Loai văn bản đến Lọc theo Hình thức văn bản11 Ngày văn bản Ngày của văn bản12 Ngày đến Ngày văn bản đến TCT13 Độ mật Độ mật14 Độ khẩn Độ khẩn15 Nơi đến Nơi bản gốc đến:TSC/TSPN16 Trả lời văn bản số17 Người ký Người ký văn bản18 Trích yếu Trích yếu văn bản

19 Trình tới Lãnh đao Chuyển trực tiếp văn bản lên Lãnh đao

20 Đơn vị phối hợp Các đơn vị phối hợp Chọn nhiều đơn vị21 Đơn vị Lưu bản gốc Đơn vị lưu bản gốc Chọn nhiều đơn vị

1.2. Tạo mới văn bản trình kýTất cả mọi nhân viên đều có quyền tao văn bản trình ký và gưi lên Lãnh đao.Để tao văn bản trình ký ban mở phần thông tin văn bản trình ký rồi nhấp chuột nào nút <Nhập văn bản>Hệ thống sẽ hiển thị một các trường thông tin cho phép người sư dụng có thể nhập thông tin của văn bản.

Hình 4.4 Văn bản trình ký mới

Trang 16 / 79


Cac trường thông tin trong trong Văn bản trình ký

TT Tên trường Ý nghĩa trường Ghi chú

1 Số/Ký hiệu Số, ký hiệu của văn bản Số sẽ được cấp khi phát hành văn bản

2 Về vấn đề Phân loai văn bản3 Nhóm cơ quan Cấp gưi văn bản4 Cơ quan Nơi gưi/Tác giả Lọc theo cấp gưi5 Hình thức văn bản Hinh thức văn bản6 Loai văn bản Loai văn bản đến Lọc theo Hình thức văn bản7 Ngày văn bản Ngày của văn bản8 Ngày trình Ngày trình lên Lãnh đao9 Độ mật Độ mật

10 Độ khẩn Độ khẩn11 Nơi trình văn bản12 Trả lời văn bản số13 Người trình Chuyên viên soan thào14 Người ký Người ký văn bản15 Trích yếu Trích yếu văn bản

16 Trình tới Lãnh đao Văn bản sẽ được trình lên Lãnh đao

17 Đơn vị phối hợp Các đơn vị phối hợp

1.3. Tạo mới văn bản phat hành

Hình 4.5 Văn bản phát hành mới- Để tao văn bản phát hành ban mở phần thông tin văn bản hành rồi nhấp chuột nào nút

<Nhập văn bản>

Trang 17 / 79


- Hệ thống sẽ hiển thị một các trường thông tin cho phép người sư dụng có thể nhập thông tin của văn bản.

Cac trường thông tin trong trong Văn bản phat hànhSTT


1 Số bản phát hành Số bản phát hành 2 Số/Ký hiệu Số, ký hiệu của văn bản3 Về vấn đề Phân loai văn bản4 Nhóm cơ quan Cấp gưi văn bản5 Cơ quan Nơi gưi/Tác giả Lọc theo cấp gưi6 Hình thức văn bản Hinh thức văn bản7 Loai văn bản Loai văn bản đến Lọc theo Hình thức văn bản8 Ngày văn bản Ngày của văn bản9 Ngày phát hành Ngày ban hành văn bản

10 Người duyệt11 Người soan thảo12 Trả lời văn bản số13 Độ mật Độ mật14 Độ khẩn Độ khẩn15 Trích yếu Trích yếu văn bản16 Nơi ban hành Nơi ban hành văn bản

17 Nơi nhận ngoài CQ Nơi nhận bản phát hành ngoài CQ

18 Người ký văn bản19 Nơi nhận trong CQ

20 Đơn vị Lưu bản gốc Đơn vị lưu bản gốc Để tiện cho việc tra cứu sau này

21 Số bì công văn

II. THAY ĐỔI THÔNG TIN VĂN BẢNKhi muốn thay đổi thông tin của một văn bản ban hãy mở văn bản đó bằng cách nhấp chuột trái vào đường liên kết với văn bản đó. Hệ thống sẽ mở một cưa sổ hiển thị thông tin của văn bản đó.Tương tự như khi nhập mới một văn bản, ban có thể thay đổi thông tin của các trường thông tin bằng cách nhấp chuột vào nút bên canh các trường thông tin tương ứng. Tuy nhiên, có một số trường thông tin sẽ không có nút này và có mầu xám. Đó là các trường thông tin mà ban không có quyền thay đổi.

Trang 18 / 79


Hinh 4.6 Sưa đổi thông tin của một văn bảno Đê lưu thông tin thay đổi của văn bản và kết thúc việc cập nhật, ban hãy nhấp chuột

vào nút <Lưu và Đóng>

o Để lưu thông tin thay đổi đồng thời tao một văn bản mới, ban hãy nhấp chuột vào nút <Văn bản mới>

o Trường hợp văn bản đang mở là văn bản trình ký, ban có thể chuyển trang thái văn bản sang văn bản phát hành bằng cách nhấp chuột vào nút <Phat hành>

2.1. Cac nguyên tắc phân quyền khi thay đổi thông tin văn bản- Người soan thảo và Lãnh đao Phòng ban người soan thảo có quyền thay đổi mọi thông tin

trong phần Thông tin chung. Ngoài ra tất cả người sư dụng khác chỉ được xem (không được thay đổi thông tin) khi được gưi văn bản này và được phép ký nhận vào sổ của đơn vị mình.

- Chánh văn phòng, Ban Lãnh đao và Hội đồng quản trị có quyền phê duyệt văn bản, phê chuyển đến các Lãnh đao khác, ghi ý kiến chỉ đao và phân công công việc cho các Phòng ban, hoặc chuyển đến các Phòng ban để xư lý văn bản trong phần Lãnh đạo xử lý.

- Các Trưởng, Phó phòng có quyền ký nhận văn bản, báo cáo các công việc được Ban Lãnh đao giao trong phần Lãnh đạo xử lý, giao việc cho các nhân viên và theo dõi các tiến độ công việc của Phòng ban mình trong phần Phòng ban xử lý, lưu các văn bản vào các hồ sơ đơn vị trong phần Hồ sơ.

- Quản trị hệ thống có quyền xem toàn bộ các văn bản nhưng không có quyền xem file gắn kèm, chỉ được xóa file gắn kèm và văn bản khi có yêu cầu từ người soan thảo.

Chú ý: Trong trường hợp các Phòng ban khác không được chuyển văn bản mà cần lấy thông tin thì có thể yêu cầu Người soạn thảo gửi cho 1 bản coi như là đơn vị phối hợp.Phần tiếp theo sẽ hướng dẫn ban cách thức:

Trang 19 / 79


Nhập thông tin cho nhóm “Thông tin chung”. Nhập thông tin cho nhóm “Lãnh đao xư lý”. Nhập thông tin cho nhóm “Phòng ban xư lý”. Nhập thông tin cho nhóm “Hồ sơ”.

2.2. Nhập thông tin cho nhóm “Thông tin chung”Nhóm Thông tin chung chứa các thông tin cơ bản nhất của một văn bản như Số/ Ký hiệu, Nhóm cơ quan, Cơ quan, Loai văn bản, Về vấn đề ... Để nhập thông tin cho từng trường, ban hãy nhấp chuột vào nút bên canh trường thông tin tương ứng rồi chọn giá trị trong danh sách. Ngoài ra, ban cũng có thể gõ trực tiếp nội dung thông tin vào trường thông tin bằng bàn phím.Chú ý: - Có hai trường thông tin quan trọng trong nhóm Thông tin chung đó là Trình tới LĐ

và Đơn vị phối hợp(Với văn bản đến) hoặc Nơi nhận trong Cơ quan(Với văn bản trình ký, phát hành). Hệ thống sẽ dựa vào thông tin 2 trường này để chuyển văn bản đến các lãnh đạo Công ty và các đơn vị tương ứng.

- Đối với loại văn bản trình ký hoặc văn bản phát hành, bạn phải xin cấp số văn bản. Để biết thông tin chi tiết cách thức quản lý việc cấp số văn bản, xin xem thêm phần 7 “Quản lý cấp số văn bản”

Để văn bản mới được chuyển trực tiếp tới một lãnh đao trong Công ty, ban nhấp chuột vào nút bên canh trường thông tin Trình tới LĐ rồi chọn tên vị lãnh đao tương ứng trong danh sách.(Hoặc ban có thể gõ trực tiếp tên vị lãnh đao chương trình sẽ tự động hiển thị tên các lãnh đao ban sư dụng chuột nhấp vào tên lãnh đao hoặc có thể sư dụng nút lên xuống để chọn tên lãnh đao rồi gõ Enter)

Hình 4.7 Chọn lãnh đao để chuyển văn bản tớiĐể văn bản mới được tao có thể chuyển tới một hoặc một số Đơn vị liên quan, ban hãy nhấp chuột vào nút bên canh trường thông tin Đơn vị phối hợp (Với văn bản đến) hoặc Nơi nhận trong cơ quan (Với văn bản trình ký, phát hành). Hệ thống sẽ hiển thị một hộp hội thoai chứa danh sách các Đơn vị trong Công ty.

o Để chọn một Đơn vị, ban hãy nhấp chuột vào ô lựa chọn (check box) bên canh tên các Đơn vị muốn chọn.

o Để loai bỏ lựa chọn một Đơn vị, nhấp chuột vào ô lựa chọn bên canh tên Đơn vị tương ứng.

o Tương tự như trên ban cũng có thể gõ tên đơn vị phối hợp bằng cách gõ trực tiếp, sau khi lựa chọn gõ Enter để tiếp tục

Trang 20 / 79


Sau khi đã chọn các Đơn vị, ban hãy nhấp chuột vào nút <Chọn> để hoàn tất việc chọn, cập nhật tên các Đơn vị đã được chọn vào trường thông tin và đóng hộp hội thoai chọn Đơn vị. Nếu không muốn chọn đơn vị mà chọn lãnh đao của đơn vị, ban bấm vào dòng thông tin đơn vị để xổ xuống danh sách lãnh đao đơn vị và chọn một hoặc nhiều lãnh đao đơn vị.Trường hợp nếu ban không muốn thay đổi thông tin của trường thông tin, ban hãy nhấp chuột vào nút <Đóng>.

Hình 4.8 Chọn các Đơn vị phối hợp để chuyển văn bản tới

Trường thông tin Ký nhận được sư dụng với mục đích xác định văn bản đã đến đơn vị và đơn vị đã lưu văn bản này vào sổ của đơn vị đó chưa (Xem phần sửa đổi văn bản):

Tai mỗi văn bản chương trình đêu có chức năng Log để ghi nhận bất cứ ai tác động vào Thông Tin Chung của văn bản

2.3. Nhóm thông tin “Lãnh đạo xử lý”Nhóm Lãnh đạo xử lý chứa các thông tin về quá trình xư lý tai văn phòng Công ty và Lãnh đao Công ty. Hệ thống quy định chỉ có các Chánh văn phòng, phó văn phòng hoặc Lãnh đao

Trang 21 / 79


Công ty, thư ký của Lãnh đao Công ty mới có quyền cập nhật thông tin trong nhóm thông tin này.

Chú ý:Trường hợp bạn không phải là người giữ một trong các chức vụ trên, bạn sẽ không có quyền cập nhật thông tin. Khi đó các trường thông tin sẽ ở trạng thái cấm nhập (các ô thông tin có mầu xám), và bạn sẽ không thể nhập thông tin vào được.

Để nhập thông tin vào các trường thông tin trong nhóm thông tin "Lãnh đao xư lý" ban hãy nhấp chuột vào nút bên canh các trường thông tin tương ứng hoặc nhập trực tiếp từ bàn phím.

Đối với trường thông tin Lãnh đạo xử lý thì khi nhấp chuột vào nút , hệ thống sẽ hiển thị một cưa sổ chứa danh sách các Lãnh đao Công ty.

Trang 22 / 79


Hinh 4.9 Chọn các lãnh đao để chuyển văn bản tớio Để chọn các Lãnh đao, nhấp chuột vào ô chọn (check box) bên canh tên các lãnh đao

tương ứng.o Để bỏ chọn một lãnh đao, nhấp chuột vào ô chọn bên canh tên cuả lãnh đao đó.o Hoặc ban có thể gõ trực tiếp từ bàn phím, cưa sổ thông tin tên của lãnh đao sẽ hiển

thị ban lựa chọn rồi gõ Enter để tiếp tụcSau khi đã chọn xong, nhấp chuột vào nút <Chọn> để cập nhật thông tin. Nếu không muốn cập nhật thông tin, ban hãy nhấp chuột vào nút <Đóng>

Đối với trường thông tin Chuyển tới các Phòng ban để cập nhật thông tin của trường thông tin này, xin xem hướng dẫn trong mục Nhóm thông tin chung, phần cập nhật thông tin cho trường Đơn vị phối hợp.Sau khi nhập đủ thông tin vào các trường, ban hãy nhấp chuột vào nút <Lưu> để lưu văn bản và có thể bổ sung công việc cho các Đơn vị.

o Để bổ sung một việc mới cho Đơn vị, ban hãy nhấp chuột vào nút <Bổ sung>. (Chi tiết thông tin tao mới công việc xin xem Phần 6: Cập nhật thông tin công việc ).

o Để xem danh sách các công việc gắn kèm văn bản, ban hãy nhấp chuột vào nút <Refresh>

Trang 23 / 79


Hinh 4.11 Danh sách các công việco Để xoá công việc, nhấp chuột vào các ô chọn (checkbox) bên canh các công việc đó

rồi bấm nút <Xoa>. Hệ thống yêu cầu xác nhận việc xoá các công việc đã chọn?

Hinh 4.12 Xác nhận có muốn xoá công việc không.Nếu muốn xoá các công việc đã chọn, ban hãy nhấp chuột vào nút <OK>. Nếu ban chọn <Cancel> có nghĩa là không xoá các công việc đã chọn.Chú ý:

Các chức năng <Bổ sung> và <Xoá> công việc chỉ có các Trưởng, Phó Đơn vị và Văn thư mới có quyền thực hiện. Nêu bạn không thấy các nút đó tức là bạn không có quyền giao việc.

2.4. Nhóm "Phòng ban xử lý"Nhóm Phòng ban xử lý lưu trữ các thông tin về quá trình xư lý tai đơn vị. Ở đây có các chức năng cho phép các trưởng và phó ban giao công việc cho các chuyên viên trong ban của mình.

o Để có thể giao việc cho các chuyên viên, ban cần lưu văn bản vào hệ thống trước. Để lưu văn bản, ban hãy nhấp chuột vào nút <Lưu và Đóng> hoặc <Lưu tạm>.

o Sau khi lưu văn bản, để bổ sung công việc mới cho chuyên viên, ban hãy nhấp chuột vào nút <Bổ sung> để nhập mới một công việc giao cho các chuyên viên. Xem hướng

Trang 24 / 79


dẫn chi tiết trong "Phần 6: Cập nhật thông tin về công việc" để biết thêm thông tin chi tiết.

o Để xem danh sách các công việc liên quan đến văn bản, ban hãy nhấp chuột vào nút <Refresh>

o

Hình 4.14 Thông tin về công việc liên quan đến văn bảno Để xoá một hoặc một số công việc giao cho chuyên vị, ban hãy nhấp chuột vào ô lựa

chọn (check box) bên canh các công việc sẽ bị xoá, sau đó nhấp chuột vào nút <Xoa>. Hệ thống sẽ hỏi ban xem ban có thực sự muốn xoá các công việc đã chọn không.

Hinh 4.15 Xác nhận việc xoá công việc ra khỏi văn bảnNếu muốn xoá các công việc đã chọn, ban hãy nhấp chuột vào nút <OK>. Nếu ban chọn <Cancel> có nghĩa là không xoá các công việc đã chọn.Chú ý:

Các chức năng <Bổ sung> và <Xoá> công việc chỉ có các Trưởng, Phó Đơn vị và Văn thư mới có quyền thực hiện. Nêu bạn không thấy các nút đó tức là bạn không có quyền giao việc.

Trang 25 / 79


2.5. Nhóm "Hồ sơ"Nhóm Hồ sơ lưu trữ các thông tin về văn bản và công việc trong các tập hồ sơ của từng đơn vị. Khi văn bản đến đơn vị ban, ban sẽ lưu các văn bản vào các tập hồ sơ để tiện cho việc tra cứu sau này.

o Để lưu văn bản này vào hồ sơ của đơn vị mình, ban nhấp chuột vào nút <Bổ sung> để bổ sung văn bản vào hồ sơ rồi nhấp chuột vào nút <Chọn>.

Hinh 4.16 Đưa văn bản vào các hồ sơ.o Sau khi lưu văn bản vào các hồ sơ, ban nhấp chuột vào nút <Refresh> để xem danh

sách các hồ sơ mà văn bản này thuộc về.

Trang 26 / 79


Hinh 4.17 Danh sách các hồ sơ chứa văn bản nàyo Để xóa văn bản ra khỏi các hồ sơ, ban chọn hồ sơ muốn xóa văn bản này ra rồi nhấp

chuột vào nút <Xóa>. Hệ thống sẽ xác nhận lai thông tin xóa hồ sơ một lần nữa trước khi xóa văn bản này khỏi hồ sơ.

Hinh 4.18 Xác nhận việc xoá văn bản ra khỏi hồ sơ

III. KÝ NHẬN VĂN BẢNPhần này hướng dẫn ban cách ký nhận một văn bản đã có, đưa văn bản đó vào sổ văn bản của đơn vị và lấy số đơn vị cho văn bản này. Để xác định văn bản đã đến đơn vị và đơn vị đã lưu văn bản này vào sổ của đơn vị đó chưa

ta sư dụng trường thông tin Ky nhận .o Nếu ban không thấy trường thông tin Ký nhận này có nghĩa là ban đã ký nhận văn

bản này và đã lưu vào sổ của đơn vị, hãy kiểm tra thông tin ký nhận trong danh sách những đơn vị đã ký nhận văn bản.

o Nếu ban chỉ thuộc đơn vị, sau khi ký nhận và ấn nút <Lưu và đóng>, hệ thống sẽ xác nhận đơn vị này đã nhận được văn bản và sẽ văn bản này sẽ được lưu vào sổ của đơn vị. Số đến của văn bản sẽ lấy theo số đến của đơn vị của ban

o Trong trường hợp ban trực thuộc nhiều đơn vị, khi chọn trường thông tin Ký nhận và nhấn nút <Lưu và đóng>, Hệ thống sẽ hiển thị các đơn vị ban muốn ký nhận văn bản:

Trang 27 / 79


Hinh 4.19 Chọn đơn vị để ký nhận văn bản

Chú ý: Danh sách này bao gồm các đơn vị mà bạn có quyền ký nhận văn bản, đồng thời các đơn vị này phải chưa ký nhận văn bản.

Hệ thống sẽ xác nhận đơn vị này của ban đã nhận văn bản và lưu vào sổ văn bản này vào sổ của đơn vị. Trường thông tin này trong hệ thống AIS không ai có thể sưa được kể cả người quản trị hệ thống

Hinh 4.20 Log ký nhận văn bảnSau khi ký nhận văn bản, văn bản này sẽ được đưa vào sổ văn bản của đon vị và sẽ được gán một số trong sổ nội bộ của đơn vị. Thông tin về số này được đặt trên đầu văn bản. Ban có thể xem thông tin về văn bản này đã đến đơn vị nào và các số đến của từng đơn vị bằng cách di chuột lên đầu văn bản để xem toàn bộ thông tin về quá trình ký nhận các đơn vị.

Hinh 4.21 Số đến của từng Phòng ban

IV. TẠO PHIẾU TRÌNH TRONG VĂN BẢN TRÌNH KÝPhần này hướng dẫn ban cách tao một phiếu trình trong văn bản trình ký và xin ý kiến các đơn vị để trình lên Ban Lãnh đao và Hội đồng quản trị.Cac trường thông tin trong trong Phiếu trìnhSTT


1 Số phiếu trình Số của văn bản đi sau khi đã phát hành2 Vấn đề trình Tóm tắt vấn đề3 Đơn vị chủ trì Đơn vị trình4 Chuyên viên thụ lý Chuyên viên soan thảo5 Độ mật Độ mật6 Độ khẩn Độ khẩn

7 Đề nghị của chuyên viên thụ lý

Đề nghị của chuyên viên soan thảo

8 Ý kiến Lãnh đao đơn vị trình

Ý kiến chỉ đao của Lãnh đao đơn vị trình

9 Nội dung và khuyến nghị

Nội dung tóm tắt tờ trình

Trang 28 / 79


o Để tao một phiếu trình ban mở một văn bản trình ký đã lưu trong hệ thống, nhấp chuột vào nút <Phiếu trình> để tao một phiếu trình mới gắn kèm vào văn bản trình ký này.

Hinh 4.22 Tao phiếu trình mới

Hinh 4.23 Thông tin Phiếu trình mới

+ Để lưu phiếu trình ban nhập các thông tin cần thiết rồi nhấp chuột vào nút <Lưu>.

+ Để xem văn bản trình ký của phiếu trình này ban nhấp chuột vào nút <Xem văn bản>.

o Để gưi phiếu xin ý kiến các phòng ban, ban nhấp chuột vào nút <Xin ý kiến>. Hệ thống sẽ hiển thị một phiếu lấy ý kiến trình ký gưi cho đơn vị trong Công ty.

Trang 29 / 79


Hinh 4.24 Phiếu xin ý kiến trình kýo Danh sách các ý kiến của các phòng ban về phiếu trình này hiển thị trong phần Ý

kiến cac phòng ban liên quan . Trên cơ sở các ý kiến của các Phòng ban, ban sẽ có các quyết định phù hợp trước khi trình lên Ban Lãnh đao hoặc Hội đồng quản trị.

Hinh 4.25 Danh sách các ý kiến của các Phòng ban trong Phiếu trình

V. THAO TÁC VỚI FILE GẮN KÈM5.1. Gắn kèm file vào văn bảnĐể có thể gắn kèm các file vào văn bản như: các file văn bản được scan dưới dang file PDF (Acrobat Reader), các báo cáo được lưu dưới dang file DOC (MSWord) … ban hãy thực hiện các bước sau:

Nhấp chuột vào nút <Browse>. Hệ thống sẽ hiển thị hộp hội thoai cho phép ban có thể chọn một file dữ liệu cần lưu.

Trang 30 / 79


Hình 4.26 Lựa chọn file gắn kèm Ban hãy chọn file cần lưu rồi nhấp chuột vào nút <Open>

Hình 4.27 File gắn kèm vào hệ thống5.2. Xem nội dung file gắn kèmĐể xem nội dung một file gắn kèm đã được gắn với văn bản, ban hãy nhấp chuột vào tên file tương ứng trong mục File gắn kèm. Hệ thống sẽ tự động mở một hộp hội thoai hiển thị nội dung của file gắn kèm đó.5.3. Xoa file gắn kèmBan chỉ có thể xóa các file gắn kèm khi chưa lưu vào văn bản. Khi đã lưu vào văn bản, chỉ có quản trị hệ thống mới có quyền xóa file gắn kèm.

Trang 31 / 79


Đối với các file đã được gắn kèm vào với văn bản, để có thể xoá bỏ các file đó, ban thực hiện:

1. Nhấp chuột vào file gắn kèm ban muốn xóa, hệ thống sẽ hiển thị một menu các hành động ban được phép theo tác với file gắn kèm này.

Nhấp chuột vào mục Xóa, nếu ban muốn xóa file gắn kèm này ra khỏi văn bản, nếu ban không muốn xóa file – hãy bỏ qua bước này.

Hình 4.28 Xoá bỏ các file gắn kèm

Trang 32 / 79


Phần

5THEO DÕI CÔNG VIỆC

Trong phần 5 ban sẽ hướng dẫn cách theo dõi, quản lý các công việc trong hệ thống. Ban có thể theo dõi công việc được giao theo từng ngày và chi tiết hơn là tình trang thực hiện của các việc để xác định xem việc nào đã hoàn thành, chưa hoàn thành hay đã quá han xư lý …

I. THEO DÕI CÔNG VIỆC THEO NGÀY

Để theo dõi công việc giao cho từng ban theo ngày, ban có thể chọn thực hiện một trong ba cách sau:

1. Chọn chức năng Công việc theo ngày trong mục Công việc trên trang chủ.

2. Chọn mục Công việc | Công việc theo ngày trên Menu của chương trình.

2. Nhấp chuột vào tab “Việc theo ngày”

Hình 5.1 Hiển thị danh sách công việc cho đơn vị theo ngày

Trang 33 / 79


Hình 5.2 Hiển thị danh sách công việc cho cá nhân theo ngàyHệ thống hiển thị danh sách các công việc mà ban được giao hoặc giao cho các cán bộ cấp dưới cần phải theo dõi theo ngày.Các công việc được hiển thị dưới dang phân cấp theo việc lớn và đầu việc giúp ban có thể dễ dàng nhóm các công việc. Để xem công việc giao cho cá nhân ban nhấp chuột vào Việc giao cho ca nhân, mặc định của chương trình là việc giao cho đơn vị.Bên canh công việc có một biểu tượng xác định trang thái của việc lớn hay đầu việc đó nhằm giúp cho lãnh đao và ban thuận tiện theo dõi công việc. o Các công việc được hiển thị theo từng dòng và thông tin được hiển thị theo từng cột.

o Công việc có trang thái tức là công việc đang trong thời han xư lý.

o Công việc có trang thái tức là công việc đã hoàn thành.

o Công việc có trang thái tức là công việc đã quá han xư lý.o Để mở một công việc, ban hãy nhấp chuột vào một thông tin trên dòng tương ứng với

công việc muốn mở.Khi ban chọn chức năng Việc giao cho ca nhân thì hệ thống mặc định sẽ hiển thị các công việc trong ngày hiện thời giao cho cá nhân. Khi ban chọn chức năng Việc giao cho đơn vị hệ thống sẽ hiển thị các công việc giao tới đơn vị phòng ban trong ngày

o Để xem công việc trong các ngày khác, ban có thể thay đổi ngày bằng cách nhấp chuột vào ngày tương ứng trên lịch theo ngày ở góc trên, bên phải của chương trình. Hệ thống sẽ hiển thị lịch theo từng tháng.

Hình 5.3 Chọn ngày hiển thị công việco Để thay đổi tháng trên lịch, ban chọn tháng cần

thay đổi trong mục Tháng trên lịch.

Hình 5.4 Thay đổi tháng trên lịch

II. THEO DÕI CÔNG VIỆC ĐÃ HOÀN THÀNH

Để theo dõi công việc đã hoàn thành, ban có thể chọn thực hiện một trong ba cách sau:1. Chọn chức năng Việc đã hoàn thành trong mục Công việc trên

trang chủ.2. Chọn mục Công việc | Việc đã hoàn thành trên Menu của chương

trình.3. Nhấp chuột vào tab Việc đã hoàn thành.

Trang 34 / 79


Hình 5.5 Hiển thị danh sách công việc đã hoàn thành cho đơn vị

Hệ thống hiển thị danh sách các công việc mà ban được giao hoặc đã giao cho các cán bộ cấp dưới và đã hoàn thành.Tương tự như cách hiển thị thông tin về công việc theo ngày, các công việc đã hoàn thành cũng được hiển thị theo từng dòng và thông tin được hiển thị theo theo từng cột. Để mở một công việc, ban hãy nhấp chuột vào thông tin trên dòng tương ứng với công việc muốn mở.

Hình 5.6 Hiển thị danh sách công việc đã hoàn thành cho cá nhân

III. THEO DÕI CÔNG VIỆC CHƯA HOÀN THÀNH

Để theo dõi công việc chưa hoàn thành, ban có thể chọn thực hiện một trong ba cách sau:

1. Chọn chức năng Việc chưa hoàn thành trong mục Công việc trên trang chủ.

2. Chọn mục Công việc | Việc chưa hoàn thành trên Menu của chương trình.

3. Nhấp chuột vào tab Việc chưa hoàn thành

Hệ thống hiển thị danh sách các công việc mà ban được giao hoặc đã giao cho các cán bộ cấp dưới mà chưa hoàn thành.

Trang 35 / 79


Tương tự như cách hiển thị thông tin về công việc theo ngày, các công việc đã hoàn thành cũng được hiển thị sáng tỏ theo ngày giao việc. Để biết thêm thông tin chi tiết về cách hiển thị thông tin xin xem tai phần Việc theo ngàyCác công việc được hiển thị theo từng dòng và thông tin được hiển thị theo theo từng cột. Để mở một công việc, ban hãy nhấp chuột vào một thông tin trên dòng tương ứng với công việc muốn mở.

Hình 5.7 Hiển thị danh sách công việc chưa hoàn thành cho đơn vị

Hình 5.8 Hiển thị danh sách công việc chưa hoàn thành cho cá nhân

Trang 36 / 79


Phần

6CẬP NHẬT THÔNG TIN CÔNG VIỆC

Phần 6 sẽ hướng dẫn chi tiết cho ban cách nhập một công việc mới và giao cho các cán bộ, phòng ban cấp dưới cũng như cách cập nhật thông tin cho công việc mà ban được giao. Phần này sẽ tập trung vào 2 thao tác chính:

o Tao mới công việco Cập nhật thông tin công việc

I. TẠO MỚI CÔNG VIỆCTrong hệ thống, có hai nhóm công việc là Công việc giao cho các Ban và Công việc giao cho các chuyên viên.

o Việc được giao cho Ban chính là các việc cho lãnh đao Công ty hoặc lãnh đao văn phòng giao xuống cho các Ban.

o Việc được giao cho các chuyên viên chính là các việc do trưởng Ban hay phó Ban giao xuống cho từng chuyên viên.

1.1. Việc mới giao cho cac banĐể tao một việc mới giao cho Ban, ban có thể chọn một trong các cách sau :

o Nhấp vào nút <Nhập công việc>. o Chọn tab Đơn vị xử lý khi mở một văn bản. Sau đó nhấp vào nút <Bổ sung>. (Xem

hướng dẫn chi tiết tai mục “Tao mới văn bản” trong phân 4Hệ thống sẽ hiển thị một hộp hội thoai cho phép ban nhập các thông tin về công việc.Công việc giao cho Ban gồm 2 phần:

o Thông tin chung: Lưu các thông tin chung về nội dung công việc.o Nhân viên xử lý: Lưu thông tin về các công việc phân được phân tách và giao xuống

cho các chuyên viên.

Để nhập thông tin vào các trường thông tin, ban có thể nhấp chuột vào nút bên canh mỗi trường thông tin tương ứng rồi chọn thông tin trong danh sách hoặc nhập thẳng trực tiếp từ bàn phím.

Trang 37 / 79


Hình 6.1 Việc mới giao cho các ban.Chú ý:

Đối với trường thông tin Đơn vị phối hợp, để chọn các đơn vị từ danh sách, bạn hãy

nhấp chuột vào nút bên cạnh trường thông tin đó. Khi đó hệ thống sẽ hiển thị một hộp hội thoại chứa danh sách các đơn vị. Để chọn các đơn vị, xem hướng dẫn chi tiết trong mục “Thông tin chung” ở phần 3 mục “Tạo mới văn bản”

Hình 6.2 Chọn danh sách các đơn vị

Trang 38 / 79


o Để gắn kèm file liên quan đến công việc, xem hướng dẫn chi tiết trong mục “Thao tác với file gắn kèm” ở phần 3 mục “Tao mới văn bản”.

o Để phân công việc cụ thể cho từng chuyên viên, ban hãy nhấp chuột vào Tab “Chuyên viên xử lý”. Tuy nhiên trước khi có thể giao việc cho từng chuyên viên, ban phải Lưu công việc trước. Hãy nhấp chuột vào nút <Lưu> để lưu công việc. Sau khi công việc đã lưu, ban có thể bắt đầu giao việc cho các chuyên viên bằng cách nhấp chuột vào nút <Bổ sung>. Xem hướng dẫn chi tiết về cách giao việc cho chuyên viên tai mục “Việc mới giao cho chuyên viên” ở phần sau.

Sau khi đã nhập đủ thông tin, để lưu thông tin công việc vào hệ thống, ban có thể chọn một trong 2 cách:

o Nhấp chuột vào nút <Lưu và Đóng>: Công việc hiện tai sẽ được lưu lai và sẽ đóng lai và kết thúc việc nhập công việc.

o Nhấp chuột vào nút <Việc mới>: Công việc sẽ được lưu lai và sẽ một công việc mới với các thông tin Việc lớn và Đầu việc được giữ nguyên sẽ được tao ra để tiếp tục quá trình nhập công việc.

1.2. Việc mới giao cho chuyên viênĐể giao một việc cho chuyên viên, ban có thể chọn một trong các cách sau

1. Chọn Tab Phòng ban xử lý khi mở một văn bản. Sau đó nhấp chuột vào nút <Bổ sung>

2. Mở một công việc được giao cho ban, nhấp chuột vào tab Chuyên viên xử lý rồi chọn nút <Bổ sung>.

Hệ thống sẽ hiển thị một cưa sổ cho phép nhập thông tin về công việc giao cho chuyên viên.

Hình 6.3 Công việc giao cho chuyên viên

Trang 39 / 79


o Để nhập thông tin vào các trường thông tin, ban có thể nhấp chuột vào nút bên canh mỗi trường thông tin tương ứng rồi chọn thông tin trong danh sách hoặc nhập thẳng trực tiếp từ bàn phím.

Chú ý:Đối với trường thông tin Người xử lý chính hoặc Người xử lý phối hợp khi chọn các

cán bộ sẽ được giao việc bằng cách nhấp chuột vào nút , hệ thống sẽ hiển thị của số chứa danh sách các chuyên viên trong Đơn vị. Mặc định ban đầu hiển thị danh sách các nhân viên có trong Đơn vị của người sử dụng hiện thời

Hình 6.4 Chọn chuyên viêno Để chọn một chuyên viên, ban hãy nhấp chuột vào ô lựa chọn (check box) bên canh

tên chuyên viên muốn chọn.

o Để chọn các nhân viên trực thuộc đơn vị khác, ban nhấp chuột vào nút bên canh trường thông tin Đơn vị

o Để loai bỏ lựa chọn một chuyên viên, nhấp chuột vào ô lựa chọn bên canh tên chuyên viên tương ứng.Sau khi đã chọn các chuyên viên, ban hãy nhấp chuột vào nút <Chọn> để hoàn tất việc chọn, cập nhật tên các chuyên viên đã được chọn vào trường thông tin và đóng cưa sổ.Trường hợp nếu ban không muốn thay đổi, ban hãy nhấp chuột vào nút <Đóng>.

o Sau khi đã nhập đủ thông tin, để lưu thông tin công việc vào hệ thống, ban có thể chọn một trong 2 cách:1. Nhấp chuột vào nút <Lưu và Đóng>: Công việc hiện tai sẽ được lưu lai và sẽ

đóng lai và kết thúc việc nhập công việc.2. Nhấp chuột vào nút <Việc mới>: Công việc sẽ được lưu lai và một công việc mới

được tao ra để tiếp tục quá trình nhập công việc.

II. CẬP NHẬT THÔNG TIN VỀ CÔNG VIỆCKhi muốn xem nội dung một công việc, hệ thống sẽ mở một cưa sổ hiển thị nội dung công việc đó.

Trang 40 / 79


Hình 6.5 Cập nhật thông tin về công việc

Ban có thể thay đổi thông tin trong các trường thông tin bằng cách nhấp chuột vào nút rồi chọn thông tin trong danh sách hoặc nhập trực tiếp từ bàn phím.

Trường hợp các trường thông tin có mầu xám và không có nút ở bên canh có nghĩa là ban không có quyền cập nhật thông tin đối với trường thông tin đó.

o Để xem văn bản liên quan tới công việc, ban hãy nhấp chuột vào nút “Xem văn bản”o Sau khi đã cập nhập đủ thông tin, để lưu thông tin công việc vào hệ thống, ban có

thể chọn một trong 2 cách:1. Nhấp chuột vào nút <Lưu và Đóng>: Công việc hiện tai sẽ được lưu lai và sẽ đóng

lai và kết thúc việc nhập công việc.2. Nhấp chuột vào nút <Việc mới>: Công việc sẽ được lưu lai và một công việc mới

được tao ra để tiếp tục quá trình nhập công việc.

Trang 41 / 79


Phần

7BÁO CÁO

Trong phần 7 này sẽ lần lượt hướng dẫn cho ban cách thức lập báo cáo tự động liệt kê các công việc của phòng ban và cá nhân. Với chức năng này các lãnh đao và các cán cán bộ có thể nắm bắt được thông tin công việc của phòng ban mình cũng như kết quả công việc một cách nhanh chóng theo nhiều cách khác nhau. Việc lập báo cáo có các loai sau:

o Việc giao cho đơn vịo Việc cho cá nhâno Báo cáo thi đuao Việc quá han cho đơn vịo Việc quá han cho cá nhâno Theo dõi công việco Theo dõi trình ký văn bảno Theo dõi chỉ đao công việc

I. VIỆC GIAO CHO ĐƠN VỊChưc năng này cho phép ban xuất ra báo cáo tình trang thực hiện công việc mà đơn vị của ban được giao trong những khoảng thời gian bất kỳ

o Để thực hiện chức năng này, ban có thể chọn Việc giao cho đơn vị trên Menu của chương trình.

Hình 7.1 Việc giao cho đơn vị

o Sau khi ban nhấp chuột Việc giao cho đơn vị, hệ thống sẽ hiển thị một cưa sổ cho phép ban nhập các trường thông tin liên quan tới báo cáo của ban. Tai hai trường thông tin Tư ngay và Đên ngay là hai trương thông tin của ngày giao việc của lãnh đao công ty hay lãnh đao ban. Tai trường thông tin Đơn vị, ban nhấp chuột vào biểu tượng tai cuối trường thông tin sẽ hiển thị danh sách đơn vị ban lựa chọn.

o Ban lựa chọn các điều kiện như Xuât ra HTML để xem ngay thông tin ngay tai trang đó, Xuât ra Word để hiển thị báo cáo dưới dang file văn bản .doc để ban có thể chỉnh sưa, in lưu với tất cả các chức năng của soan thảo văn bản MS-Word.

Trang 42 / 79


o Ban nhấp chuột vào các tình trang như Đang xư ly, Chưa xư ly và Xư ly xong để xem hết đấy đủ tình trang công việc, nhấp chuột trái vào một tình trang nào đó nếu ban muốn loai bỏ. Sau đó nhấp chuột vào Xem kêt qua để chương trình giúp ban việc lập báo cáo

Hình 7.2 Xem kết quả báo cáo công việc cho Đơn vị trên HTML lọc theo Đơn vị

Hình 7.3 Xem kết quả báo cáo công việc cho Đơn vị trên HTML lọc theo Tình trang

Trang 43 / 79


Hình 7.4 Xem kết quả báo cáo công việc cho Đơn vị xuất ra MS Word

II. VIỆC GIAO CHO CÁ NHÂNCũng tương tự như việc cho đơn vị, chức năng lập báo cáo việc giao cho cá nhân có chức năng xuất ra báo cáo tình hình thực hiện công việc của các thành viên trong phòng ban được giao trong thời điểm bất kỳ.

o Để thực hiện chức năng này, ban có thể chọn Việc cho ca nhân tai Menu thả của chương trình.

Hình 7.5 Việc giao cho cá nhâno Sau khi ban nhấp chuột vào Việc giao cho ca nhân trên Menu của chương trình, hệ

thống sẽ hiển thị cho phép ban nhập các trường thông tin liên quan đến báo cáo của ban. Sau khi nhập đầy đủ các thông tin cần thiết ban nhấp chuột vào nút Xem kết qua để chương trình giúp ban việc lập báo cáo

Trang 44 / 79


Hình 7.6 Xem kết quả báo cáo công việc cho Cá nhân trên HTML lọc theo Đơn vị

Hình 7.7 Xem kết quả báo cáo công việc cho Cá nhân trên HTML lọc theo Tình trang

Hình 7.8 Xem kết quả báo cáo công việc cho Cá nhân trên MS Word

Trang 45 / 79


o Nếu như trong lựa chọn Xuât ra cưa sổ điều kiện ban chọn xuất ra Word, chương trình sẽ cho ra file dưới dang .doc. Ban có thể chỉnh sưa nội dung hình thức và nội dung để phù hợp với việc in ấn.

o Để kết thúc việc lập báo cáo ban nhấp chuột vào nút <Đóng>

III. BÁO CÁO THI ĐUAChức năng này cho phép người sư dụng đưa ra được kết quả hoat động kinh doanh của đơn vị mình một cách nhanh chóng.

o Để thực hiện chức năng này, ban có thể lựa chọn Bao cao thi đua trên Menu chương trình.

Hình 7.9 Báo cáo thi đuao Sau khi lựa chọn hệ thống sẽ hiển thị một cưa sổ cho phép ban nhập các trường

thông tin liên quan đến báo cáo của ban. Sau khi đã nhập đủ các thông tin cần thiết, ban hãy nhấp chuột vào nút <Xem kết quả> để chương trình giúp ban việc lập báo cáo.

Hình 7.10 Xem kết quả báo cáo thi đua trên HTML

Trang 46 / 79


Hình 7.11 Xem kết quả báo cáo thi đua trên MS Wordo Để xoá các điều kiện hiện thời ban nhấp chuột vào nút <Bo điều kiện>.o Để kết thúc việc lập báo cáo ban nhấp chuột vào nút <Đóng>.

Chú ý:Nếu như trong điều kiện lựa chọn Xuât ra là Word, chương trình sẽ cho ra kết quả là một file .doc. Bạn có thể chỉnh sửa hình thức và nội dung cho phu hợp với việc in ấn.

IV. VIỆC QUÁ HẠN CHO ĐƠN VỊChức này cho phép ban xuất ra báo cáo công việc quá han xư lý mà đơn vị vẫn chưa hoàn thành mà đơn vị của ban được giao trong khoảng thời gian bất kỳ.

o Để thực hiện chức năng này, ban có thể chọn Việc qua hạn cho đơn vị trên Menu chương trình

Hình 7.12 Việc quá han cho đơn vị

o Sau khi lựa chọn, hệ thống sẽ hiển thị một một cưa sổ cho phép ban nhập các trường thông tin liên quan đến báo cáo của ban. Sau khi nhập đầy đủ thông tin các trường liên quan đến báo cáo ban nhấp chuột vào nút <Xem kết qủa> chương trình sẽ giúp ban thực hiện việc lập báo cáo.

Trang 47 / 79


Hình 7.13 Xem kết quả báo cáo việc cho đơn vị quá han trên HTML lọc theo tình trang

Hình 7.14 Xem kết quả báo cáo việc cho đơn vị quá han trên HTML lọc theo đơn vị

Hình 7.15 Xem kết quả báo cáo việc cho đơn vị quá han trên MSWord

o Để xoá các điều kiện hiện thời để nhập điều kiện mới ban hãy nhấp chuột vào nút “Bo điều kiện”.

o Để kết thúc việc lập báo cáo, ban nhấp chuột vào nút <Đóng>.

Trang 48 / 79


Chú ý: Nếu trong lựa chọn Xuât ra của cửa sổ điều kiện bạn chọn xuất ra Word, chương trình sẽ cho ra kết quả la một dạng file .doc bạn có thể chỉnh sửa nội dung cho phu hợp với việc in ấn.

V. VIỆC QUÁ HẠN CHO CÁ NHÂNViệc quá han giao cho cá nhân cho phép ban lập báo cáo công việc qúa han xư lý vẫn chưa hoàn thành của bản thân và đồng nghiệp trong cùng phòng ban được giao trong khoảng thời gian bất kỳ.

o Để thực hiện chức năng, ban có thể lựa chọn “Việc quá han giao cho cá nhân” trên Menu của chương trình.

Hình 7.16 Việc quá han cho cá nhâno Sau khi lựa chọn, hệ thống sẽ hiển thị một cưa sổ cho phép ban nhập thông tin liên

quan tới báo báo của ban. Sau khi nhập đầy đủ thông tin cần thiết, ban hãy nhẫp chuột vào nút “Xem kết quả” để chương trình giúp ban thực hiện việc lập báo cáo.

Hình 7.17 Xem kết quả báo cáo việc giao cho cá nhân quá han trên HTML lọc theo Đơn vị

Hình 7.18 Xem kết quả báo cáo việc giao cho cá nhân quá han trên HTML lọc theo Tình trang

Trang 49 / 79


Hình 7.19 Xem kết quả báo cáo việc giao cho cá nhân quá han trên MS Word

o Để xoá các điều kiện hiện thời để nhập điều kiện mới ban hãy nhấp chuột vào nút <Bo điều kiện>.

o Để kết thúc việc lập báo cáo, ban nhấp chuột vào nút <Đóng>.

Chú ý: Nếu trong lựa chọn “Xuất ra” của cửa sổ điều kiện bạn chọn xuất ra Word, chương trình sẽ cho ra kết quả la một dạng file .doc bạn có thể chỉnh sửa nội dung cho phu hợp với việc in ấn.

VI. THEO DÕI CÔNG VIỆC

Việc quá han giao cho cá nhân cho phép ban lập báo cáo công việc qúa han xư lý vẫn chưa hoàn thành của bản thân và đồng nghiệp trong cùng phòng ban được giao trong khoảng thời gian bất kỳ.o Để thực hiện chức năng, ban có thể lựa chọn Việc qua

hạn giao cho ca nhân trên Menu của chương trình.Hình 7.20 Theo dõi công

việc

Trang 50 / 79


Hình 7.21 Theo dõi tình hình xư lý công việc cho ban

Hình 7.22 Tổng hợp tình hình xư lý công việc cho ban

Trang 51 / 79


Hình 7.23 Theo dõi tổng hợp tình hình xư lý công việc cho cá nhân

Hình 7.24 Tổng hợp tình hình xư lý công việc cho cá nhân

Hình 7.25 Theo dõi chi tiết tình hình xư lý công việc cho cá nhân

Trang 52 / 79


Hình 7.26 Tổng hợp chi tiết tình hình xư lý công việc cho cá nhânSau khi lựa chọn, hệ thống sẽ hiển thị một cưa sổ cho phép ban nhập thông tin liên quan tới báo báo của ban. Sau khi nhập đầy đủ thông tin cần thiết, ban hãy nhẫp chuột vào nút “Xem kết quả” để chương trình giúp ban thực hiện việc lập báo cáo.

VII. THEO DÕI TRÌNH KÝ VĂN BẢN

Việc quá han giao cho cá nhân cho phép ban lập báo cáo công việc qúa han xư lý vẫn chưa hoàn thành của bản thân và đồng nghiệp trong cùng phòng ban được giao trong khoảng thời gian bất kỳ.


Hình 7.26 Theo dõi trình ký văn bản

Trang 53 / 79


Hình 7.27 Báo cáo theo dõi trình ký văn bảnSau khi lựa chọn, hệ thống sẽ hiển thị một cưa sổ cho phép ban nhập thông tin liên quan tới báo báo của ban. Sau khi nhập đầy đủ thông tin cần thiết, ban hãy nhẫp chuột vào nút “Xem kết quả” để chương trình giúp ban thực hiện việc lập báo cáo.

VIII. THEO DÕI CHỈ ĐẠO CÔNG VIỆC

Việc quá han giao cho cá nhân cho phép ban lập báo cáo công việc qúa han xư lý vẫn chưa hoàn thành của bản thân và đồng nghiệp trong cùng phòng ban được giao trong khoảng thời gian bất kỳ.


Hình 7.28 Theo dõi chỉ đao công việc

Trang 54 / 79


Hình 7.29 Báo cáo theo dõi chỉ đao công việcSau khi lựa chọn, hệ thống sẽ hiển thị một cưa sổ cho phép ban nhập thông tin liên quan tới báo báo của ban. Sau khi nhập đầy đủ thông tin cần thiết, ban hãy nhẫp chuột vào nút “Xem kết quả” để chương trình giúp ban thực hiện việc lập báo cáo.

Trang 55 / 79


Phần

8QUẢN LÝ CẤP SỐ VĂN BẢN

Trong phần 8 sẽ hướng dẫn ban cách theo dõi việc tự động cấp và quản lý các số văn bản nội bộ. Với chức năng này, các phòng ban chức năng có thể chủ động trong việc soan thảo, lập các văn bản trình ký. Việc quản lý cấp số văn bản bao gồm 2 thao tác:

o Cấp số văn bản mớio Tao loai số văn bản mới

I. CẤP SỐ VĂN BẢN MỚI

Để thực hiện chức năng này, ban có thể chọn một trong 2 cách sau:1. Nhấp chuột vào mục Quản lý cấp số trên Menu của chương

trình.2. Nhấp chuột vào liên kết Cấp số trên canh trường nhập liệu

Số/ky hiệu trong biểu mẫu nhập văn bản trình ký hoặc văn bản phát hành

Tuỳ theo cách thức ban nhập từ menu chương trình hay từ biểu mẫu nhập liệu văn bản mà hệ thống sẽ hiển thị biểu nhập thông tin tương ứng.1.1. Cấp số văn bản từ menu hệ thốngHệ thống sẽ hiển thị một cưa số chứa danh sách các loai số văn bản của các Đơn vị.

Trang 56 / 79


Hình 8.1 Hiển thị danh sách các số văn bản của các phòng ban.

Các loai số văn bản được phân theo nhóm của từng Đơn vị. Các loai số văn bản có khả năng “đóng” và “mở” cho phép ban dễ dàng theo dõi các loai số văn bản.

Khi biểu tượng bên canh tên một đơn vị là có nghĩa là các loai số văn bản thuộc về đơn vị đó là “đóng” không được hiển thị.

Khi biểu tượng bên canh tên một đơn vịBan là có nghĩa là các loai số văn bản thuộc về đơn vị đó là “mở” và được hiển thị

o Để cấp một số văn bản mới đối với loai văn bản, ban hãy chọn loai văn bản tương ứng bằng cách nhấp chuột vào loai văn bản cần lấy cấp số Vi dụ: Văn bản của phòng BC-VT-TH, hệ thống sẽ hiển thị một cưa sổ “Theo dõi tình hình cấp số văn bản”

Hình 8.2 Theo dõi tình hình cấp số văn bản của các phòng ban.o Để sưa một cấp một số văn bản ban di chuyển chuột đến cấp số mà ban muốn sưa,

khi hiện lên con trỏ có nghĩa là ban có quyền sưa đổi thông tin cấp số này.Trang 57 / 79


Hình 8.3 Sưa đổi thông tin ghi log cấp số văn bảnban.o Để sưa thông tin cấp số, ban thay đổi thông tin rồi nhấn nút <Lưu & Đóng>. Để xóa

thông tin cấp số này, nhấn nút <Xóa>.Các trường thông tin Người xin câp và Người ky có thể lựa chọn các thành viên trong phòng ban hoặc gõ trực tiếp. o Để xin được cấp số ban nhấp chuột vào nút <Cấp số>. Hệ thống sẽ hiển thị thông

báo về số văn bản mới sẽ được cấp:

Hình 8.4 Thông báo về việc cấp số mới.Mặc định ban đầu hệ thống cho phép tự động cập nhập tao một văn bản tương ứng có số ký hiệu trùng với số ký hiệu xin cấp. Nếu ban không muốn tự động nhập văn bản, hãy bỏ dấu lựa chọn trong mục “Tự động nhập CV”.Nếu ban đồng ý việc cấp số văn bản mới, nhấp chuột vào nút <Yes>. Ngược lai, nếu ban nhấp chuột vào nút <No> có nghĩa là ban loai bỏ việc chọn số văn bản mới và cưa sổ sẽ được đóng lai.1.2. Cấp số văn bản từ biểu mẫu nhập văn bảnTrên biểu mẫu nhập văn bản, bằng cách nhấp vào liên kết “Cấp số” bên canh trường thông tin “Số/ký hiệu”, hệ thống sẽ hiển thị một cưa số chứa danh sách các loai số văn bản của các Đơn vị (Hình 8.1).

Hình 8.5 Cấp số văn bản từ biểu mẫu nhập văn bản.Nhấp chuột vào loai văn bản muốn xin cấp số, hệ thống sẽ hiểu thị cưa số cấp số như sau:

Trang 58 / 79


Hình 8.6 Thông báo về việc cấp số mới.Nếu ban đồng ý việc cấp số văn bản mới, nhấp chuột vào nút <Cấp số>. Trong trường hợp ban hủy bỏ số ban đầu, ban hãynhấp chuột vào nút <Hủy bò> có nghĩa là ban loai bỏ việc chọn số văn bản mới và cưa sổ sẽ trở lai trang thái ban đầu.1.3. Chèn số văn bản phat hànhĐể chèn số văn bản phát hành, ban mở văn bản phát hành rồi chọn cấp số như mục “Cấp số văn bản từ biểu mẫu văn bản”. Sau khi mở cưa sổ cấp số, ban nhấp chuột vào nút <Chèn số>, số phát hành sẽ chuyển sang trang thái có thể sưa được. Ban gõ số muốn chèn vào mục này rồi nhấp chuột vào nút <Cấp số> để chèn số này vào dãy số đã cho và hệ thống số sẽ không nhảy 1 đơn vị.

Hình 8.7 Chèn số văn bản phát hành.

II. TẠO LOẠI SỐ VĂN BẢN MỚI

Để thực hiện chức năng này, ban có thể chọn Quản lý cấp số trên Menu của chương trình.

Hệ thống hiển thị danh sách các số văn bản đã được cấp của các Ban

o Để bổ sung một ký hiệu mới tương ứng với một loai văn bản, ban hãy nhấp chuột vào nút <Bổ sung >. Hệ thống sẽ mở một cưa sổ mới cho phép ban nhập thông tin về loai số văn bản mới:

Trang 59 / 79


Hình 8.8 Cấp loai số văn bản mới

Ban có thể nhập thông tin vào các trường thông tin bằng cách nhấp chuột vào nút rồi chọn giá trị trong danh sách hoặc nhập trực tiếp từ bàn phím.

o Sau khi nhập đầy đủ thông tin, để lưu thông tin về loai văn bản mới, ban ấn nút <Lưu> để lưu thông tin loai văn bản hiện thời.

o Nhấp chuột vào nút <Đóng> để đóng cưa sổ hiện thời.o Trong trưòng hợp nhiều đơn vị cùng dùng chung một loai số văn bản, ban có thể

dùng chức năng dãy số ký hiệu con để phân biệt. Ví dụ hai phòng Kế hoạch kinh doanh và Tài chinh kế toan cùng dùng chung một loai số văn bản công văn (CV), ký hiệu văn bản chỉ khác nhau ở phần đuôi, ví dụ 123/CV-KHKD, 124/CV-TCKT, thì ban có thể khai báo 2 dãy ký hiệu con là KHKD và TCKT.

Trang 60 / 79


Hình 8.9 Dãy số ký hiệu con

Trang 61 / 79


Phần

9THÔNG TIN CÁ NHÂN

Phần 9 hướng dẫn ban cách cập nhật thông tin của cá nhân trong hệ thống như mật khẩu truy cập vào hệ thống hay địa chỉ email của ban khi được đăng ký vào hệ thống để nhận thông tin.

I. THAY ĐỔI MẬT KHẨU TRUY CẬP HỆ THỐNG

Để thực hiện chức năng này, ban có thể chọn Thông tin ca nhân trên Menu của chương trình. Hệ thống sẽ hiển thị một cưa số chứa thông tin cá nhân của người sư dụng hiện thời.

Hình 9.1 Thông tin chi tiết về người sư dụng.

o Để thay đổi mật khẩu truy cập hệ thống, ban hãy nhấp chuột vào nút <Đổi mật khẩu>. Hệ thống sẽ hiển thị cưa sổ cho phép ban thay đổi mật khẩu.

Trang 62 / 79


Hình 9.2. Thay đổi mật khẩu truy cậpo Để thay đổi mật khẩu truy cập hệ thống, ban phải nhập mật khẩu cũ để truy cập vào

hệ thống vào mục Mật khẩu cũ và nhập lai 2 lần mật khẩu mới vào mục Mật khẩu mới và Gõ lại mật khẩu mới.Sau khi đã nhập đầy đủ các thông tin vào các mục theo yêu cầu, để thực hiện việc thay đổi mật khẩu, ban hãy nhấp chuột vào nút <Thay đổi>. Nếu như ban chọn nút < Đóng >, mật khẩu của ban sẽ được giữ nguyên như cũ.

II. THAY ĐỔI THÔNG TIN CÁ NHÂN

Để thực hiện chức năng này, ban có thể chọn Thông tin ca nhân trên Menu của chương trình.

Để thay đổi thông tin cá nhân, ban hãy nhấp chuột vào nút <Thay đổi>. Hệ thống sẽ hiển thị các trường thông tin mà ban có thể thay đổi được như: Tên thường gọi, Số điện thoai cơ quan ... Để thay đổi thông tin cá nhân, ban hãy nhấp chuột vào nút <Thay đổi>. Hệ thống sẽ

hiển thị các trường thông tin mà ban có thể thay đổi được như: Tên thường gọi, Số điện thoại cơ quan...

Nếu ban điền thông tin vào trường thông tin Số điện thoại di động thì hệ thống AIS sẽ gưi tin nhắn thông báo cho ban mỗi khi có công văn mới. Nếu không muốn sư dụng chức năng này thì Số điện thoại di động ban để trống.

Nếu ban điền thông tin vào trường thông tin Địa chỉ E-Mail thì hệ thống AIS sẽ gưi thư điện tư thông báo cho ban mỗi khi có công văn mới. Nếu không muốn sư dụng chức năng này thì Địa chỉ E-Mail ban để trống.

Sau khi cập nhật đầy đủ thông tin, ban hãy chọn nút < Lưu và đóng > để ghi lai các thông tin vừa bổ sung.

Trang 63 / 79


Phần

10TÌM KIẾM THÔNG TIN

Trong phần này sẽ giúp ban sư dụng một cách dễ dàng công cụ tìm kiếm do hệ thống AIS cung cấp. Với công cụ này, ban có thể tiếp cận với các văn bản mà ban cần một cách nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm cho ban rất nhiều thời gian.

I. TÌM KIẾM THEO SỐ KÝ HIỆU VĂN BẢNChức năng này cho phép ban truy cập nhanh vào một văn bản khi biết được số đến của văn bản đó.Để thực hiện việc tìm kiếm, ban hãy nhập số văn bản đến vào trường thông tin Tìm kiêm, đặt lựa chọn theo Số KH rồi nhấp chuột vào nút <Tìm> hoặc gõ Enter.

Hình 10.1 Tìm kiếm theo số

Hình 10.2 Danh sách các văn bản tìm được.

Trang 64 / 79


II. TÌM KIẾM THEO KÝ TỰChức năng này cho phép ban tìm các văn bản có chứa một số các ký tự xác định.Để thực hiện việc tìm kiếm, ban hãy nhập chuỗi ký tự vào trường thông tin Tìm kiêm, đặt lựa chọn theo Toan bộ rồi nhấp chuột vào nút <Tìm> hoặc gõ Enter.

Hình 10.3 Tìm kiếm theo chuỗi ký tựHệ thống hiển thị danh sách các văn bản tìm được theo thứ tự giảm dần của số đến.

Hình 10.4 Danh sách các văn bản tìm được

III. TÌM KIẾM CHÍNH XÁCChức năng này cho phép ban tìm kiếm các văn bản theo các tiêu chí xác định như: Số đến, Số/Ký hiệu, Cấp gưi, Nơi gưi ...

o Để thực hiện chức năng này, ban hãy bấm chuột vào đường kết nôi Tìm kiếm chinh xac . Hệ thống hiển thị cưa sổ tìm kiếm cho phép ban nhập các trường thông tin tìm kiếm. Sau khi nhập đầy đủ các thông tin, ban hãy nhấp chuột vào nút <Tìm> hoặc gõ phím Enter để thực hiện tìm kiếm.

o Để xoá các điều kiện tìm hiện thời và nhập điều kiện tìm kiếm mới, ban hãy bấm nút <Bo điều kiện>.

o Để kết thúc việc tìm kiếm, nhấp chuột vào nút <Đóng>

Trang 65 / 79


Hình 10.5 Kết quả tìm kiếm chính xác văn bản

Trang 66 / 79


Phần

11HỒ SƠ

Phần này hướng dẫn ban cách tao lập và đưa văn bản vào hồ sơ, cách quản lý theo dõi hồ sơ.

I. THEO DÕI HỒ SƠ

Để theo dõi hồ sơ, ban có thể chọn một trong các cách:1. Nhấp chuột vào Hồ sơ trong mục Hồ sơ ở trên trang chủ 2. Nhấp chuột vào Tab Hồ sơ

Hình 11.1 Hiển thị danh sách hồ sơHệ thống hiển thị danh sách các hồ sơ theo ngày lập. Các hồ sơ được hiển thị theo từng dòng và thông tin được sắp theo từng cột.

Để mở một hồ sơ, ban hãy nhấp chuột vào một thông tin trên dòng tương ứng với hồ sơ muốn mở.

Trang 67 / 79


Hình 11.2 Mở một hồ sơ Để có thể thay đổi các trang thông tin, ban hãy chuyển xuống cuối trang bằng cách

kéo thanh cuộn dọc xuống và nhấp chuột vào trang mà ban muốn chuyển tới. Để xem trang tiếp theo, người sư dụng có thể nhấp chuột vào điểm liên kết “…”

Hình 11.3 Chuyển các trang hiển thị hồ sơ

Để nhận các hồ sơ mới từ hệ thống, ban hãy nhấp chuột vào nút

II. TẠO HỒ SƠ MỚIKhi có một hồ sơ mới và ban muốn đưa vào hệ thống, ban thực hiện các bước sau:

1. Chuyển tới mục hồ sơ (Xem chi tiết tai Phần I).2. Nhấp chuột vào nút <Tạo hồ sơ>

Hệ thống sẽ hiển thị các trường thông tin cho phép người sư dụng có thể nhập thông tin của hồ sơ.

Hình 11.4 Hồ sơ mớiMột văn bản chứa rất nhiều thông tin và được chia thành 3 nhóm thông tin đặt trên 3 Tab:

- Thông tin chung: Các thông tin chung nhất về hồ sơ đó.- Thông tin lưu trư: Các thông tin về vị trí lưu trữ hồ sơ.- Danh sach cac văn bản liên quan đến hồ sơ: Thông tin các văn bản được đưa

vào hồ sơ. Nhập thông tin cho nhóm “Thông tin chung”. Nhập thông tin cho nhóm “Thông tin lưu trữ”. Thao tác đưa văn bản vào hồ sơ. Thao tác xoá văn bản khỏi hồ sơ

Trang 68 / 79


2.1. Nhập thông tin cho nhóm “Thông tin chung”Nhóm Thông tin chung chứa các thông tin cơ bản nhất của một hồ sơ như Tên hồ sơ, Số hồ sơ, Ngày lập hồ sơ..... Để nhập thông tin cho từng trường, ban hãy nhấp chuột vào nút bên canh trường thông tin tương ứng rồi chọn giá trị trong danh sách. Ngoài ra, ban cũng có thể gõ trực tiếp nội dung thông tin vào trường thông tin bằng bàn phím.

Hình 11.5 Nhóm Thông tin chung hồ sơ2.2. Nhóm “Thông tin lưu trữ”Nhóm Thông tin lưu trữ chứa các thông tin chi tiết về vi trí lưu trữ hồ sơ tai kho lưu trữ. Để nhập thông tin vào các trường thông tin trong nhóm Thông tin lưu trữ ban hãy nhấp chuột vào nút bên canh các trường thông tin tương ứng hoặc nhập trực tiếp từ bàn phím.

Trang 69 / 79


Hinh 11.6 Nhóm thông tin lưu trữ2.3. Bổ sung văn bản vào hồ sơĐể thực hiện đưa văn bản vào một hồ sơ nào đó, ban thực hiện một trong các cách sau:

2.3.1. Đưa văn bản vào hồ sơ trên form hồ sơNhóm danh sách tài liệu liên quan đến hồ sơ hiển thị danh sách các văn bản được đưa vào hổ sơ theo ngày văn bản.

Hinh 11.7 Danh sách các văn bản liên quan đến hồ sơĐể bổ sung văn bản vào hồ sơ, chọn mục Danh sách tai liệu liên quan đên hồ sơ rồi ban nhấp nút <Bổ sung>, hệ thống hiển thị cưa sổ cho phép lựa chọn văn bản.

Hinh 11.8 Danh sách các văn bản liên quan đến hồ sơChọn các văn bản muốn đưa vào hồ sơ và bấm nút <Chọn>. Hệ thống sẽ đóng cưa sổ lựa chọn lai và đưa văn bản vào hồ sơ.

2.3.2. Đưa văn bản vào hồ sơ trên form văn bảnChuyển đến tab “Hồ sơ” trên form văn bản (Chi tiết xin xem thêm phần cập nhật thông tin văn bản). Tab này hiển thị các hồ sơ mà văn bản này được đưa vào.

Trang 70 / 79


Hinh 11.9 Danh sách các hồ sơ liên quan đến văn bảnĐể đưa văn bản này vào một hồ sơ mới nào đó, ban nhấp nút <Bổ sung>, hệ thống hiển thị cưa sổ nhập hồ sơ. Sau khi đã điền đủ các thông tin về hồ sơ (xem thêm phần tao hồ sơ mới) và lưu lai, hệ thống sẽ tự động đưa văn bản đang chọn vào hồ sơ mới.

Hinh 11.10 Màn hình đưa văn bản vào hồ sơTrang 71 / 79


2.4. Bổ sung công việc vào hồ sơTương tự việc bổ sung văn bản vào hồ sơ, ban cũng có thể bổ sung các công việc riêng rẽ vào hồ sơ riêng của đơn vị mình.Trong nhóm danh sách tài liệu liên quan đến hồ sơ, chọn mục “Danh sách công việc”, các danh sách công việc trong hồ sơ sẽ hiển thị trên màn hình.

Hinh 11.11 Danh sách các công việc trong hồ sơ

Trang 72 / 79


Để đưa các công việc vào hồ sơ, ban nhấp chuột vào nút “Bổ sung”, một cưa sổ chọn danh sách các công việc sẽ hiện ra cho phép ban đưa các công việc vào hồ sơ.

Hinh 11.12 Chọn các công việc để đưa vào hồ sơĐể tìm một công việc nào đó, ban chọn chế độ “Cho đơn vị” hay “Cho cá nhân”, gõ thông tin cần tìm rồi nhấp chuột vào nút <Chọn>. Sau khi chọn các công việc sẽ được đưa vào hồ sơ, ban cần nhấn chuột vào nút <Refresh> để hiển thị các công việc trên hồ sơ.

Hinh 11.13 Các công việc đã được đưa vào hồ sơ

Trang 73 / 79


help document templateqlvb.thepmiennam.vn/homesite.nsf... · web viewphần 9: “quản lý thông...

Documents