helena haapio - esityssarjan tiivistelmä - cloudia ......ja taito luoda selkeät ja juridisesti...

Cloudia käyttäjäpäiväHelsinki 29.11.2018

2018 Helena Haapio, Lexpert Oy, www.lexpert.com

Hankinta-asiakirjojen muodonmuutos: Miltä näyttävät seuraavan sukupolven sopimukset?

Helena Haapio, Lexpert Oy, email: [email protected]

1© 2018 Helena Haapio, Lexpert Oy, www.lexpert.com


Helena Haapio, Lexpert OyCloudia käyttäjäpäivä, Helsinki 29.11.2018


Hankinta-asiakirjojen muodonmuutos

Agenda

• Esittely

• Perinteisten asiakirjojen ja ajatustapojen haasteet

• Miten haasteisiin voidaan vastata?

• Seuraavan sukupolven sopimukset

• Esimerkkejä ja tietolähteitä






Esittely

Varatuomari, KTT Helena Haapio toimii Lexpert Oy:n sopimusvalmentajana ja Vaasan yliopiston tutkijatohtorina. Hänen väitöskirjansa Next Generation Contracts: A Paradigm Shift käsittelee visuaalisia ja käyttäjäkeskeisiä sopimuksia liiketoiminnan tukena. Ennen yrittäjäksi ryhtymistä hän työskenteli teollisuusjuristina Wärtsilä-konsernissa. Hän on toteuttanut ennakoivaan sopimiseen, sopimusriskien hallintaan ja sopimus- ja oikeusmuotoiluun liittyviä workshoptilaisuuksia eri puolilla maailmaa ja saanut Fintran Vuoden vientikouluttaja -tunnustuspalkinnon. Hän toimii myös välimiehenä.

Helena Haapio on tehnyt pitkään sopimussuunnittelun ja -muotoilun pioneerityötä ja julkaissut useita artikkeleita ja kirjoja, viimeksi Yritysten sopimus- ja vastuuketjut (Tietosanoma 2014) ja A Short Guide to Contract Risk (Gower 2013). Hän on perustanut Projekti-yhdistyksen Sopimusten hallinnan ryhmän (SIG-9) vuonna 2003 ja toimii sen ja samalla IACCM Finlandin vetäjänä.







Our Team

Helena Haapio (LL.M, MQ, D.Sc), the founder of Lexpert

and a pioneer of proactive law, is a contract lawyer by day and a researcher and

innovator by night.

Stefania Passera (MA, D.Sc.) brings on board expertise

about design thinking, information design, user-centered research, and workshop facilitation.

We have co-authored pioneering research on contract design and visualization and facilitated and spoken at many events worldwide about these topics.

© 2018 Helena Haapio 6

Helena Haapio

Next Generation Contracts

Doctoral dissertation, University of VaasaLexpert Ltd 2013, [email protected]

Cover: Stefania Passera

Stefania Passera

Beyond the Wall of Contract TextDoctoral dissertation, Aalto University 2017. https://stefaniapassera.com/shop






Miltä teidän sopimuksenne tai sopimusluonnoksenne näyttävät vieraan silmin?Esimerkiksi kun joku näkee ne ensimmäistä kertaa – miltä näyttää?







Vakioehtoesimerkki: JYSE 2009 Palvelut


Contract Manager:“Työkalu hyvien liikesuhteiden muodostamiseen ja hallintaan”

Myyntipäällikkö:“Välttämätön paha”

Mitä sopimuksista ajatellaan?”Sopimus on...”

Oikeudenkäyntiasiamies:“Todistusaineistoa käräjillä; se sitoo ja käy kanneperusteeksi”

Oikeustieteilijä: “Oikeustoimi, joka syntyy yhtäpitävän tarjouksen ja vastauksen seurauksena"

Organisaatiotutkija:“Vaihdannan, kontrollin ja koordinaation väline”

Projektipäällikkö:“Keino asettaa tavoitteita ja seurata niiden toteutumista”

Sijoittaja:“Oikeuksien jakamis-ja suojauskeino”

Yritysjuristi:“Riskienhallinnantyökalu”

Yritysjohtaja:“Juridinen asiakirja”

Talouspäällikkö:“Kustannus- ja riskitekijä”

Oikeusfilosofi:“Kahden tahdonilmaisun yhtyminen”






Varoitus:Ethän ajattele näin!

“Kun sopimus on tehty, se voidaan hyvin unohtaa kassakaappiin.”

“Hyvä sopimus on sellainen, jota ei allekirjoituksen jälkeen tarvita.”

“Sopimusta tarvitaan vain, jos syntyy riitaa.”

“Sopimus on kaiken varalta.”

“Sopimus turvaa selustan – toiminnan kannalta sillä ei ole merkitystä.”

Erilaisia sopimuskäsityksiä(ja väärinkäsityksiä)


Erilaisia sopimuskäsityksiä(ja väärinkäsityksiä)

Yleinen virheellinen käsitys sopimuksen ja muiden asiakirjojen suhteestaHelena Haapio: Ennakoiva sopiminen ja sopimusriskien hallinta toimitusprojekteissa teoksessa Yritysten sopimus- ja vastuuketjut. Sopimusten hallinta käytännössä. Tietosanoma 2014.






“I teach contract law at Harvard Law School and I can’t understand my credit card contract. I just can’t. It’s not designed to be read.”

Elizabeth WarrenProfessor or Law, Harvard Law SchoolNOW on PBS interview Week of 1.2.2009http://www.pbs.org/now/shows/501/credit-traps.html


The Lawyer Mindset

“Some day someone will read what you have written, trying to find something wrong with it. This is the special burden of legal writing, and the special incentive to be as precise as you can.”

David Mellinkoff: Legal Writing: Sense & Nonsense. West Publishing Co. St. Paul, MN, 1982, p.15






What’s Wrong?

Fred Rodell (1936): two things

“There are two things wrong with almost all legal writing. One is its style. The other is its content.”

Fred Rodell

Professor or Law, Yale University

Goodbye to Law Reviews, Virginia Law Review, Vol. 23, 1936, p. 38 & Goodbye to Law Reviews-Revisited, Virginia Law Review, Vol. 48, 1962, p. 279


The Emerging Functions of Contracts

Resolve disputes, win in court

Allocate risks

Drive behaviors

Manage risks

Create, share and protect value

Support communications

Business tool

Legal tool

Enabling and empowering tool

Shared visible script






Sopimukset – miksi?

Sopimusten funktiot• Toiminnanohjausfunktio• Arvontuottofunktio• Riskienhallintafunktio• Viestintäfunktio• Erimielisyyksien ehkäisy- ja ratkaisufunktio

Sopimus yhteistyön näkyvänä käsikirjoituksena.

Helena Haapio & Vaula Haavisto:• Sopimusosaaminen: tulevaisuuden kilpailutekijä ja strateginen voimavara. Yritystalous 2/2005 • Sopimusosaaminen projektiliiketoiminnassa. Projektitoiminta 1/2005


Sopimusten pääfunktiot

Toiminnan ohjaus / johtaminen (min 80%)• suunnittelun, sitouttamisen ja toteutuksen/työnjaon apuväline:

sopimusten avulla voidaan johtaa, kannustaa, sanktioida, saada asiat tapahtumaan ja ohjata käytännön työtä

• tulevaisuuden tuottojen ja arvon turvaaja: sopimukset luovat kilpailukyvylle ja menestykselle kestävän perustan

• viestinnän väline: sopimus toimii organisaatioiden sisällä ja välillä useiden eri toimijoiden yhteisenä, näkyvänä käsikirjoituksena

Riskien hallinta (max 20%)• riskien ja häiriöiden minimoinnin ja niihin varautumisen väline

• erimielisyyksien ehkäisyn ja ratkaisun väline

Mukaellen Helena Haapio & Vaula Haavisto: Sopimusosaaminen: tulevaisuuden kilpailutekijä ja strateginen voimavara.Yritystalous – Leader’s Magazine 2/2005.






Seeing Contracts through the User’s Eyes

What does the user think

and feel?

What does the user see?

What does the user need

to do?

What does the user hope to achieve?


Users’ Needs and Expectations

UXUser Experience

UsabilityUtility, Usefulness, User-friendliness

FunctionalityFitness for Purpose

Adapted from Helena Haapio: Next Generation Contracts: A Paradigm Shift (2013), based on Patrick W. Jordan; Designing Pleasurable Products. An Introduction to the New Human Factors (2002).






Seeing Contracts through the User’s Eyes

Expensive to code and decode

Too complex, boring, irrelevant

Risky, scary, full of

legalese

Hard to work with, horrible UX


Perinteisten asiakirjojen haasteet

• Sopimukset ja muut asiakirjat ovat kalliita tuottaa, tulkita ja käsitellä: aikaa ja rahaa palaa

• Sopimukset eivät jaksa kiinnostaa=> ne ovat liian monimutkaisia

=> ne vaativat liikaa työtä => unohdetaan

=> niitä ei lueta tai ymmärretä => ohitetaan

=> ne eivät avaudu tai ne ymmärretään väärin

=> keskeiset asiat eivät korostu, ydinviesti katoaa

=> tilaajien & toimittajien tavoitteet eivät toteudu

=> hyvää tarkoittavat laatijat tekevät turhaa työtä






Ennakoiva sopiminen

“Ennakoivan sopimisen päämäärä on, että sopimuskumppanien yhteistyön tarkoitus saavutetaan heidän tahtonsa mukaisesti.

Tämän edellytyksenä on ennen kaikkea tarkoituksen ja tahdon huolellinen selvittäminenja taito luoda selkeät ja juridisesti kestävät puitteet niiden toteuttamiseksi.”

Soile Pohjonen: Johdanto. Teoksessa Soile Pohjonen (toim.): Ennakoiva sopiminen – liiketoimien suunnittelu, toteuttaminen ja riskien hallinta.WSOY Lakitieto, Helsinki 2002, s. v.


Ennakoiva sopiminen Proactive Contracting

1. Preventiivinen: ongelmien ja riitojen ehkäisy

2. Promotiivinen: onnistumisen edistäminen

3. Mahdollistava, tasapainottava, yhdistävä

• toiminnan / juridiikan tarpeet

• riskit ja hyödyt / mahdollisuudet

• sopimukset osana asiakas/käyttö-kokemusta (UX) ja palvelupolkua

“proactive = preventive plus”






Projektitoiminta 2/2012, s. 29–31


Contract Visualisation: the Trajectory






Miksi sopimusten pitäisi olla pelkästään tekstimuotoisia?

Miksei niissä voisi käyttää tiivistelmiä, vuokaavioita ja aikajanoja?

Mitä jos tulevaisuuden sopimukset ja ehdot ovatkin jotain aivan muuta kuin mihin on totuttu?


Muodonmuutos on jo alkanut

• Sähköinen sopimusten hallinta on muuttanut ja tehostanut työtä, eikä sopimuksia enää laadita pelkästään tekstinä tai MS Word -muodossa.

• Tarjouspyyntö- ja muiden asiakirjojen tiivistelmät auttavat pääsemään asian ytimeen nopeasti.

• Tekstipohjat, ohjeet ja opasteet ovat uudistuneet. Modulaarisuus ja rakenteisuus valtaavat alaa.

• Myös sopimukset ja sopimuskäsitykset voivat muuttua...






Sopimusasiakirjat & tietosisällöt

Helena Haapio: Sopimusosaaminen liiketoiminnan uudistuessa: Sopimukset vaativat synkronointia ja insinööriosaamista. Projektitoiminta 2/2005.

Tekniset asiakirjatTyön sisältö, laatu, laajuus ja suoritus

Kaupalliset asiakirjatSopimuksen taloudellinen ja juridinen sisältö

Asiakirja-järjestelmä ja -arkkitehtuuri

Tekniikka

Talous

Toteutus

Juridiikka


Sopimukset ja sopiminen: yhteispeliä!

Tekniikka Toteutus

Talous Juridiikka

Yhteispeli:projektien ja sopimusten

hallinta






Visualisointi, info/tietografiikka

• havainnollistaa ja välittää tietoa, tekee tiedon näkyväksi ja ymmärrettäväksi

• houkuttelee lukijan tiedon pariin, herättää mielenkiinnon

• auttaa navigoimaan tekstiviidakossa

• esimerkkejä– laajalti käytössä: esim. kuvalliset käyttö-, asennus-

ja kokoamisohjeet, tilastografiikka, uutisgrafiikka,...

– tulossa: tarjousgrafiikka, visuaaliset käyttämisoppaat, sarjakuvasopimukset, Legal Design...


Legal Design

Margaret Hagan: Law by Design, Section 1. Legal Design, http://www.lawbydesign.co/en/legal-design/






Oikeus- ja sopimusmuotoilu: keskeiset tavoitteet

• tehdä teksteistä toimivia ja helppokäyttöisiä– houkutella lukija tiedon pariin

– muuttaa ennakkokäsityksiä, mielikuvia ja asenteita

– auttaa onnistumaan, torjua turhat riskit ja riidat

• auttaa lukijaa – löytämään ja muistamaan mikä on olennaista

– ymmärtämään ja toimimaan tarkoitetulla tavalla

• auttaa laatijaa – välittämään tietoa niin, että viesti menee perille


Oikeus- ja sopimusmuotoiluja visualisointi:

tavoitteena on tuottaa ymmärrystä,

ei vain tekstiä tai kuvia






Stefania Passera: My projects featured at law + design summit at Stanford University. Blog, 25 September 2017. https://stefaniapassera.com/2017/09/25/my-projects-featured-at-law-design-summit-at-stanford-university/

Pro2Act tutkimusprojektin tuloksia: Visuaalinen JYSE-käyttämisopas


https://www.kuntaliitto.fi/sites/default/files/media/file/PRO2ACT_JYSE_2009_PALVELUT_kayttaamisopas.pdf






“Before...”


“After...”






CC-lisenssiesimerkki

”Tämä teos on lisensoitu Creative Commons Nimeä 4.0 Kansainvälinen -lisenssillä.”

Lisenssin kuvakkeessa on CC-ympyrä sekä lisäehdot, https://creativecommons.org/licenses/?lang=fi

Lisenssivalitsin: http://creativecommons.org/choose


Creative Commonsin tekijänoikeus-lisenssit: kolme kerrosta

Tietoa lisensseistä: https://creativecommons.org/licenses/?lang=fiLisensoitu Creative Commons Nimeä 4.0 Kansainvälinen -lisenssillä (CC BY 4.0)

Oikeudellinen teksti

Ihmisen luettava

Koneluettava






CC-lisenssit

Kolme kerrosta:

• oikeudellinen teksti (Legal Code)

• ihmisen luettava (lisenssitiivistelmä; Human Readable)

• koneluetteva (Machine Readable)

”Yhdessä nämä kolme lisenssikerrosta takaavat, ettei lisenssiemme antamien oikeuksien kirjo jää vain oikeudelliseksi sanahelinäksi. Lisenssit ovat tekijöiden ymmärrettävissä, käyttäjienymmärrettävissä ja jopa webin ymmärrettävissä.”

Tietoa lisensseistä https://creativecommons.org/licenses/?lang=fi


CC-lisenssikerrokset

“Kukin lisenssi alkaa perinteisenä oikeudellisena tekstinä, joka on kirjoitettu lakimiehille tuttuun tapaan. ...

Koska useimmat tekijät, opettajat ja tiedemiehet eivät kuitenkaan ole lainoppineita, meidän on tarjottava lisenssimme myös muodossa, jota tavalliset ihmiset ymmärtävät. … Lisenssitiivistelmä on käyttäjäystävällinen näkymä taustalla olevaan oikeudelliseen tekstiin, ...

... Jotta web tietäisi helposti, milloin jokin teos on lisensoitu Creative Commons -lisenssillä, tarjoamme lisenssistä ”kone-luettavan” version – tiivistelmän keskeisimmistä oikeuksista ja vaatimuksista muodossa, jota ohjelmistojärjestelmät, haku-koneet ja muut teknologiat voivat ymmärtää. ...”

Tietoa lisensseistä https://creativecommons.org/licenses/?lang=fi






“Before...”Typical page from New York City Administrative Codehttp://72.0.151.116/nyc/AdCode/Title20_20-465.asp (October 2013)


Excerpt from Vendor Power! –a visual guide to the rights and duties for street vendors in New York City. © 2009 The Center for Urban Pedagogy. http://welcometocup.org/Store?product_id=17

“Vendor Power! decodes the rules and regulations for New York’s 10,000 street vendors so they can understand their rights, avoid fines, and earn an honest living.”

Design: Candy Chang

“After...”






Comic Contracts by Robert de Rooy

When we want to onboard new employees with specific requirements, e.g., people who do not speak the language or are illiterate


Illustrated by Chip Snaddon © Robert de Rooy

First Prototypes of Comic Contracts

Robert de Rooy’s idea: comics as contracts• Parties represented as characters• Parties sign the comic as their contract






Kate Vitasek: Comic Contracts: A Novel Approach To Contract Clarity And Accessibility. Forbes, Feb 14, 2017, http://tinyurl.com/hcfdtna.

Comic Contract byRobert de Rooy;illustrations by Jincom, http://www.jincom.com


Draft © Robert de Rooy






Simpler Contractsby Rob Waller & Co

When we want to onboard new suppliers or customers who are not familiar with our current processes and documents, e.g., start-ups, aboriginal people, SMEs,...


Engaging Local Suppliers –Overcoming the Barriers

• We worked with an oil and gas company based in Calgary, Canada. Operating among First Nation communities, they had a commitment to engage with local contractors.

• Their current procurement processes and documents were seen as a barrier.

• Our project team: Jenny Waller (clear language), Rob Waller (document design), Helena Haapio (proactive law & contract design), Gary Crag (procurement management) & Sandi Morrisseau (Aboriginal relations)






JSCAN Vol 2, Numbers 1-2, 2016

Special Issue: Contracting for Innovation and Innovating Contracts

Guest Editors:

Thomas D. Barton (California Western School of Law)

Gerlinde Berger-Walliser (University of Connecticut)

Helena Haapio (University of Vaasa)

http://journals.sagepub.com/toc/jsca/2/1-2


Rob Waller, Jenny Waller, Helena Haapio, Gary Crag & Sandi Morrisseau:

Cooperation through Clarity: Designing Simplified Contracts

Journal of Strategic Contracting and Negotiation, Vol. 2, Issue 1–2, March/June 2016, pp. 48–68. http://journals.sagepub.com/doi/full/10.1177/2055563616668893.

An authors’ pre-print version is available on ResearchGate, https://www.researchgate.net and on Academia, https://www.academia.edu.






“Before...”

Sample Supply Agreement for glass beverage containers between Rocky Mountain Bottle Company, L.L.C. and Coors Brewing Company, August 1, 2003, contracts.onecle.com/coors/rocky-mountain.supply.2003.08.01.shtml


“After...”

Pathclearer Supply Agreement, http://ld.practicallaw.com/0-201-3576

The Agreement: 1 page + 1 attachment






Pathclearer: A more commercial approach to drafting commercial contracts. PLC Law Department Quarterly. October-December 2005, also available athttps://www.iaccm.com/resources/?id=1313 (for members only) and at http://www.clarity-international.net/breakfast0212.html


Visio tulevasta

Nykytila + Liitteet ja viitteet, yhteensä> 100 sivua

Mistä löytyy olennainen tieto?

Sopimus ~ 10 sivua

Tiedot löytyvät vaivatta.

Sopimus: tiivistelmät + liitteet ihmis- ja koneluettavia

Liite 1

Liite 2

Liite 1B

Liite 1A






Towards Contracts that Work Before... After...

Business & Project

Managers

Subject matter experts

Contracts & legal

professionals

Clarity

Under-standing

Better decisions faster

Better results

Ease of doing business

Contracts & legal

professionals

Subject matter experts

Business & Project

Managers

“Contracts are legal tools.”“Contracts are needed only in case of a dispute.”

“Contracts are managerial tools.”“Contracts can be used proactively for better business and fewer problems.”

New mindset,new design


“In just a few years, we will look back and wonder why it took so long to

make our contracts intelligible to the mass of people they affect.”

Tim Cummins CEO, IACCM

Contract & Commercial Management 2016: the year in prospect. Procurement and Supply Australasia (PASA) News & Articles /

Comment, 7 January 2016, http://procurementandsupply.com/2016/01/contract-commercial-management-2016-the-year-in-prospect/






Lisätietoja

Helena HaapioLexpert Oy(09) 135 [email protected]://www.lexpert.com

• Sopimukset toimiviksi! Visualisointi mullistaa tekstikeskeiset käytännöt. Projektitoiminta 2/2012, s. 29–31. https://www.pry.fi/files/102/Projektitoiminta_2_2012_Osa_1.pdf

• Sopimusten ja säädösten visualisointi: tie toimivampiin teksteihin. Kielikello2/2012, s. 24–26. http://www.kielikello.fi/index.php?mid=2&pid=11&aid=2493

• Helena Haapio & Stefania Passera: Visual Law: What Lawyers Need to Learn from Information Designers. VoxPopuLII Blog post, 15 May 2013. Cornell University Law School. https://blog.law.cornell.edu/voxpop/author/helenahaapio

• Legal Design Alliance (LeDA), https://www.legaldesignalliance.org

• Helena Haapion englanninkielisiä artikkeleita: http://ssrn.com/author=104371


Lisätietoa myös webliografiassa

helena haapio - esityssarjan tiivistelmä - cloudia ......ja taito luoda selkeät ja juridisesti...

Documents