hartimi dhe menaxhimi i - tacso. · pdf filengritja e fondeve dhe qasja në fondet e...

Hartimi dhe Menaxhimi i projekteve të financuara nga BE-ja

Ky projekt është i financuar nga Bashkimi Europian

Ky publikim është nxjerrë me ndihmën e Bashkimit Europian. Përmbajtja e publikimit është në përgjegjësi të plotë të TACSO-s dhe në asnjë mënyrë nuk mund ti reflektojë pikëpamjet e Bashkimit Europian. Përmbajtja e këtij doracaku konsiderohet si publike dhe mund të shpërndahet lirshëm. Nësë zgjedhni ta shfrytëzoni këtë material, ju lutem citoni TACSO-në si burim, si dhe përmendeni webfaqen prej nga është marrë materiali. Nëse e shumëzoni tekstin e doracakut, citoni autorët origjinal kontribues si dhe organizatat e tyre.

Projekti TACSO është duke u implementuar nga një konzorcium ndërkombëtar i udhëhequr nga SIPU i cili përbëhët nga organizatat në vijim:

Instituti Suedez për Administratë Publike - SIPU Internationalwww.sipuinternational.se

Qendra për Promovim të Shoqërisë Civilewww.civilnodrustvo.ba

Fondacioni për Zhvillimin e Resurseve Humanewww.ikgv.org

Fondacioni në Mbështetje të Demokracisë Lokalewww.frdl.org.pl

Fondacioni i Partnerëve për Zhvillim Lokalwww.fpdl.ro

Publikuesi: Asistencë Teknike për Organizatat e Shoqërisë Civile – TACSO Zyrja Regjionale Potoklinica 16, Sarajevo, Bosnjë e Hercegovinë www.tacso.org

Për publikuesin: Emina Abrahamsdotter Koordinatore Regjionale për Trajnim

Autorët: Simon Forrester, Irem Sunar (nga Eurasia Social Change Collective)

Dizajni: Šejla Dizdarević, digITarija

Shtypi:

Qarkullimi:

Data: 2011

Mirënjohjet Ne i falenderojmë përzemërsisht të gjitha Organizatat e Shoqërisë Civile nga Ballkani Perëndimor dhe Turqia të cilat kanë kontribuar në pasurimin e këtij doracaku duke i ndarë me ne njohuritë dhe përvojat e tyre.

Akademia për Trajnime & Asistencë Teknike (ATTA) Kosovë sipas RKSKB 1244/99www.atta-ks.org, [email protected]+37744155323

Oda Ekonomike dhe Industriale Shqiptaro Britanike (ABCCI) Shqipëriwww.abcci.com, [email protected] +35542341020

Komiteti Shqiptar i Helsinkit (AHC)Shqipëriwww.ahc.org.al, [email protected]+ 35542233671

Asociacioni për Ngritjen e Vetëdijës së Konsumatorit (TUBIDER) Turqiwww.tubider.com, [email protected]+90216449262629

Instituti për hulumtime dhe ruajtje detare Bota e Kaltërt Kroaciwww.blue-world.org, [email protected]+38551604666

Këshilli i Qytetit të Bursas Turqibursakentkonseyi.org, [email protected], [email protected] +90 224 270 82 70-71

Çanakkale Bilim, Sanat ve KültürEtkinlikleri Derneği (Canakkale Asociacioni për Shkencë, Art dhe Aktivitete Kulturore) Turqicabisak.blogspot.com/2007/06/abisak-anakkale-bilim-sanat-ve-kltr.html, [email protected]+905358899425

Shërbimet Katolike për Ndihma/ Rrjeti për ndërtimin e paqësBosnjë dhe Hercegovinëwww.mreza-mira.net, [email protected], [email protected] +38733617573

Qendra për Politika dhe Avokim Kosovë sias RKSKB 1244/99 www.qpa-kosova.org, [email protected]+37738226530

Qendra për Mbrojtjen e Viktimave dhe Parandalimin e Trafikimit të qenieve njerëzore(Qendra PVPT) Kosovë sipas RKSKB 1244/99www.pvptcenter.net, [email protected]+37738609140

Qendra për Zhvillim Rural Serbiwww.ruralcentar.org.rs, [email protected]+38123082715

Programi për të Drejta Civile- Kosovë (CRP/ K)Kosovë sipas RKSKB 1244/99www.crpkosovo.org, [email protected]+38138243610/611

Qendra për Zhvillimin e Shoqërise Civile, Korçë(CSDC KORÇA) Shqipë[email protected]+35582244183

Koalicioni Të Gjithë për Gjykime të Drejta Ish Republika Jugosllave e Maqedonisëwww.all4fairtrials.org.mk, [email protected]+38923215263

Durmish Aslano Kosovë sipas RKSKB 1244/99 [email protected] +37744301561

Asociacioni Mjedisor “Avalon” Serbiwww.avalon.org.rs, [email protected]+381638347095

HANDICAP KOSOVA, Kosovë sipas RKSKB 1244/[email protected]+37744249822

Shoqata e Personave të Hendikepuar dhe me Aftësi të Kufizuara të Kosovës Kosovë sipas RKSKB 1244/99www.hdpk.info, [email protected]+37744377377

Inciativa Kosovare për Stabilitet - IKS Kosovë sipas RKSKB 1244/99www.iksweb.org, [email protected]+ 38138222321

INFORMO Kroaciwww.informo.hr, [email protected] +38552512318

Fondacioni Kosovar për Shoqëri Civile (KCSF)Kosovë sipas RKSKB 1244/99www.kcsfoundation.org, [email protected]+38138248636

Qendra Kosovare për Rehabilitimin e Viktimave të Torturës Kosovë sipas RKSKB 1244/99www.krct.org, [email protected] +38138243707

KYDD “Çeşme” Kosovë sipas RKSKB 1244/[email protected] +37744367147

Medica Kosova Kosovë sipas RKSKB 1244/[email protected] +381390321139

Mozaik – Fondacioni për Zhvillimin e KomunitetitBosnjë dhe Hercegovinë www.mozaik.ba, [email protected]+38733265290

Qendra Nacionale e Vëzhguesve të Kosovës Kosovë sipas RKSKB 1244/99www.qnvk.org,[email protected]+3864969668

OJQ ”Zana” Klinë Kosovë sipas RKSKB1244/99www.ngo-zana.org, [email protected], [email protected]+381(0) 39 470 249

Organizata për Iniciativa Qyteteare - OGI Kroaciwww.ogi.hr, [email protected]+38522888606

Qendra e Resurseve për Zhvillim “ALFA” Serbiwww.rcalfa.org, [email protected]+38121467912

Fondacioni Tabita Shqipëriwww.tabita-al.org, [email protected]+35582253884

Fondacioni i Sektorit të Tretë të Turqisë (TUSEV)Turqiwww.tusev.org.tr, [email protected]+902122438307

Shoqata Luledielli - Pulë Kroaciwww.suncokret.hr, [email protected]+38552505344

Unë, Gruaja Shqipëriwww.unegruaja.org, [email protected]+35583222140

Hartimi dhe Menaxhimi i projekteve të financuara

nga BE-ja

Parathënie 12 Një përmbledhje e financimit të BE-së për organizatat e shoqërisë civile 14Hyrje 15 Si ta kuptoni ndihmën e BE-së për Vendin Tuaj 21 Hartimi dhe Menaxhimi i projekteve të financuara nga BE-ja 36Identifikimi i mundësive për financim për Organizatën Tuaj 37Krijimi i partneriteteve efektive për projekte 46Përgaditja e projekt propozimeve të suksesshme 53 Kalimi i vlerësimit 64 Menaxhimi i një kontrate me grant nga BE-ja 71Dakordimi Monitorimi dhe Raportimi mbi fondet e BE-së 76 Pakoja me Instrumente 80Përdorimi i Pakos me Instrumente 81 Instrumentet 83 Fjalori i termave 116 Referencat dhe literatura shtesë 119

PËRMBAJTJA

Parathënie

13

Parathënie

AsistencA teknike për Organizatat e Shoqërisë Civile –TACSO- me aktivitetet e veta në

Ballkanin Perëndimor dhe Turqi, është duke ofruar mbështetje dhe mundësi për për zhvillimin e një sektori të Shoqërsië Civile me ndikim dhe të fuqishëm. Ky investim në Shoqërinë Civile bazohet në bindjen tonë se proceset politike, ekonomike dhe sociale në kontekst të anëtarësimit në BE, kërkojnë një Shoqëri Civile të angazhuar dhe funksionale si parakusht i rëndësishëm për zhvillimet demokratike.

Një komponentë e rëndësishme e TACSO-s është Ngritja e Kapaciteteve të OSHC-ve duke patur si objektiv kryesor rritjen e kapaciteteve të përfaqësuesve të OSHC-ve në një numër të fushave kyçe duke u ofruar atyre njohuri të reja mbi metodologjitë dhe teknikat bashkëkohore si dhe mundësinë për njohuri praktike dhe shkëmbimin e tyre.

Gjatë pranverës së 2010, TACSO implementoi pesë Programe Regjionale të Trajnimit që kishin si cak OSHC-të e dëshmuara dhe me përvojë si dhe përfaqësuesit e tyre. Pas përfundimit të suksesshmë të këtyre Programeve trajnuese dhe me qëllim të fuqizimit të kapaciteteve të OSHC-ve, TACSO ka vendosur ti hartojë pesë doracakë si në vijim:

� Ngritja e fondeve dhe qasja në fondet e BE-së;

� Menaxhimi i Organizatave të Shoqërisë Civile – Instrumentet praktike për Analizë të Zhvillimit Organizativ;

� Hartimi dhe Menaxhimi i projekteve të financuara nga BE-ja;

� Avokimi dhe Ndikimi në Politikat e ndryshimit social;

� Pjesëmarrja e qytetarëve në proceset e vendim-marrjes.

Doracaku aktual, ‘Hartimi dhe Menaxhimi i projekteve të financuara nga BE-ja’, ka për qëllim rritjen e kapaciteteve të OSHC-ve në fushën e qasjes dhe menaxhimit të projekteve të financuara nga BE-ja.

Ne sinqerisht shpresojmë se ky doracak do të jetë i dobishëm për punën tuaj.

Palle Westergaard

Udhëheqës i Ekipit

Një përmbledhje e financimit të BE-së për OSHC-të

Një Përmbledhje e financimit të BE-së për OSHC-të

15


hyrje

MirëseviniBashkimi Europian është themeluar në parimet e lirisë, demokracisë, respektimit të të drejtave dhe lirive fundamentale të njeriut, si dhe sundimit të ligjit. Në mesin e këtyre lirive fundamentale është edhe e drejta e qytetarëve për të formuar shoqata të cilat e ndjekin një qëllim të përbashkët dhe të cilat i respektojnë parimet e lartpërmendura. Qytetarët gjithashtu kanë të drejtë të marrin pjesë në shoqëri si dhe të përfshihen në parti politike dhe unione tregtare. Prandaj, Organizatat e Shoqërisë Civile (OSHC) janë një komponentë e rëndësishme e BE-së dhe si të tilla e përbëjnë një kanal të rëndësishëm në rritje për investimet e BE-së. Megjithatë, mund të jetë mjaft sfiduese për OSHC-të individuale të cilat përpiqen të kuptojnë se si merren vendimet për investime në kuadër të institucioneve të BE-së dhe se si të aplikojnë me sukses për financim nga BE-ja. Realisht, për shumë OSHC kjo sfidë duket si një mister i pazgjidhshëm, dhe për organizatat në Ballkanin Perëndimor dhe Turqi, përkundër asaj që janë gjeografikisht afër edhe në kuptim të anëtarësimit në BE, proceset e financimit nga BE-ja mund të duken misterioze dhe ndonjëherë edhe frustruese.

Ne kemi nxjerrë këtë doracak si ndihmesë për sqarimin dhe qartësimin e këtij procesi. Doracaku së bashku me Pakon me Instrumente ka për qëllim ti ofrojë ndihmë OSHC-ve në Ballkanin Perëndimor dhe Turqi për ta kuptuar procesin e qasjes dhe si rrjedhojë edhe menaxhimit të suksesshëm të fondeve të BE-së. Ky nuk është një udhëzues gjithëpërfshirës për fonde në BE dhe as nuk garanton sukses kur të aplikoni për ato fonde. Sidoqoftë, ka për qëllim tu tregojë OSHC-ve se si ato mund të bëhën më efektive në qasjen dhe menaxhimin e fondeve të BE-së.

Doracaku përbëhët nga tre seksione: së pari, kjo hyrje e cila sqaron natyrën e financimit nga BE-ja dhe mundësitë specifike në regjion; e dyta, seksioni që përshkruan se si OSHC-të mund ta drejtojnë rrugën e tyre që nga fillimi i procesit të identifikimit të mundësive financiare e deri në fund, kur ato raportojnë për fondet e shpenzuara; dhe e treta, një seksion i shkurtë i cili sqaron përdorimin e Instrumenteve, dhe së fundi është fjalori i termave dhe referencave.

Si doracaku, ashtu edhe Pakoja me Instrumente janë dizajnuar që të shfrytëzohen qoftë si udhëzues vetë-drejtues për të mësuar apo në kontekst të një trajnimi më tepër formal. Kështu që, kushdo që punon apo dëshiron të punojë në një OSHC duhet të ndjehet i lirë për ti shfrytëzuar publikimet. Gjithashtu ekzisojnë shumë referenca dhe përvoja reale të OSHC-ve në regjion, si dhe detajet se ku të kërkojmë për më shumë informata, kështu që shpresojmë se çdo lexues do të ndjehet i frymëzuar dhe i sigurtë të niset prej aty ku ata e ndjejnë se është më adekuate dhe më e përshtatshme për agjendën e tyre individuale organizative.

16


Fondet e BE-së dhe Organizatat e Shoqërisë Civile në Ballkanin Perëndimor dhe TurqiOrganizatat e Shoqërisë Civile në Ballkanin Perëndimor dhe Turqi mund të kenë qasje në fondet e BE-së në tri mënyra të ndryshme. E para, dhe më e madhja në kuptim të shumës së fondeve është përmes programeve në kuadër të Instrumentit të Para-Anëtarësimit (IPA). Mënyra e dytë është përmes Programeve të Komunitetit të çdo shteti pjesëmarrës, dhe fusha e tretë e mundësive është në kuadër të programeve të bazuara në tema të cilat menaxhohen përmes EuropeAid. Detajet e këtyre tre mekanizmave janë të dhëna më poshtë nën paragrafët mbi ‘Instrumentet e Ndryshme të Financimit’.

Për regjionin si tërësi, secili mekanizëm ka disa elemente të përbashkëta. Kjo veçanërisht vlen në rastin e financimit në kuadër të IPA-së dhe është arsyeja kryesore se pse ky doracak dhe Pakoja me Instrumente janë të dizajnuara në mënyrë specifike për OSHC-të në Ballkanin Perëndimor dhe Turqi. Në këtë regjion ne i gjejmë 8 vende të cilat në një mënyrë apo tjetër janë në rrugë formale drejt anëtarësimit në BE. Disa prej tyre janë të pranuara nga BE-ja si Vende Kandidate dhe disa prej tyre janë Vende Kandidate Potenciale. Këto shtete janë: Shqipëria, Bosnja dhe Hercegovina, Kroacia, Kosova (sipas RKSKB 1244/99), Ish Republika Jugosllave e Maqedonisë, Mali i Zi, Serbia dhe Turqia.

17


Përveç elementeve regjionale të përbashkëta, OSHC-të në secilën prej 8 vendeve mund të gjejnë mundësi të ndryshme që janë specifike për shtetin dhe të cilat financohen përmes IPA-s dhe disa Programeve të Komunitetit. Programet kryesore të bazuara në tema në kuadër të EuropeAid të cilat janë operacionale në regjion, d.m.th. Instrumenti Europian për Fqinjësi dhe Partneritet (ENPI) dhe Instrumenti Europian për Demokraci dhe të Drejta të Njeriut (EIDHR), gjithashtu i kanë disa karakteristika specifike për vendin.

Në çfarëdo mënyrë që të menaxhohen fondet, të gjitha investimet e BE-së të bëra jashtë BE-së duhet të menaxhohen sipas një grupi shumë specifik të udhërrëfyesve. Zakonisht këtyre udhërrëfyesve iu referohemi si ‘PRAG’ (Udhëzime Praktike rreth Procedurave të Kontratës për veprimet e jashtme të BE-së)1 dhe është me rëndësi që OSHC-të të kenë njohuri për parimet themelore në të cilat bazohen udhërrëfyesit si dhe të dinë se si ti shfytëzojnë ato si burim reference. Për ti kuptuar më mirë këta udhërrëfyes dhe metodat të cilat BE-ja i përdorë për ti ndarë dhe administruar fondet, vetëm shikoni më poshtë te ‘Konceptet Kyçe dhe Si e menaxhon BE-ja ndihmën’. OSHC-të duhet të kuptojnë konceptin e një ‘granti’ dhe se si ta plotësojnë me sukses formularin e aplikacionit për një grant, si dhe për ta implementuar këtë të fundit OSHC-të duhet të jenë në gjendje ta hartojnë dhe ndërmarrin punën e bazuar në projekt.

Edhepse PRAG-u paraqet një grup të udhërrëfyesve univerzal, përmes tre mekanizmave kryesor me anë të të cilave OSHC-të në tetë vendet e regjionit mund të kenë qasje në fonde, ekziston një numër i aranzhimeve të ndryshme institucionale menaxheriale. Për shumicën e Vendeve Kandidate, fondet e IPA-së të cilat janë në dispozicion për OSHC-të, menaxhohen nga institucionet publike në vendet e tyre; ndërsa për Vendet Kandidate Potenciale, fondet e IPA-së menaxhohen kryesisht nga vetë BE-ja, përmes Delegacioneve të bazuara në vende. Për Programet e Komunitetit dhe ato të EuropeAid, fondet kryesisht menaxhohen ose përmes një agjencie kombëtare të akredituar ose drejtpërdrejtë përmes drejtoratit relevant të BE-së në Bruksel. Për ti kuptuar aranzhimet e ndryshme në secilën prej tetë vendeve, OSHC-të duhet ti shohin si pikë fillestare seksionet e mëposhtme mbi ‘Fondet e BE-së në vendin tuaj’.

1 Versioni i fundit i PRAG-ut daton nga nëntori i 2010

18


Sfidat kyçe për OSHC-tëNë pjesën e Mirëseardhjes më lartë, ne sqaruam se qëllimi i këtij doracaku është ti ndihmojmë OSHC-të në kuptimin e procesit të menaxhimit dhe qasjes në fonde të BE-së. Ky proces i kuptimit dhe demistifikimit varet mjaft nga posedimi i një numri të aftësive nga ana e OSHC-ve, siç është theksuar nga Ivana Koprivica, drejtor i një OJQ-je në Serbi dhe trajnere e OSHC-ve me përvojë:

“Kërkesat formale (të BE-së) janë të gjata, dhe procedurat kërkojnë shumë. Mirëpo edhe kjo është aftësi si çdo tjetër. Herën e parë është vështirë, por kur e kuptoni logjikën dhe sistemin e të shkruarit të propozim projektit,secilën herë do të jetë më lehtë. Gjithashtu duhet të jetë e qartë se për ta shkruar një propozim projekt mirë të dokumentuar dhe cilësor, do të ju nevojiten së paku 2 muaj– gjashtë muaj nëse jeni fillestar”.

Në këtë doracak ne i kemi identifikuar gjashtë sfida kyçe me të cilat ballafaqohen OSHC-të dhe në përputhje me këtë i kemi treguar mënyrat përmes të cilave mund të forcohen aftësitë dhe të rriten njohuritë për tu përballur më së miri me këto sfida kryesore. Sfidat janë:

� Identifikimi i mundësive për financim nga BE-ja të cilat janë në përputhje me madhësinë, statusin, dhe misionin e organizatës, dhe të cilat mund të identifikohen në kohë të duhur. Për fat të keq shumë OSHC janë dobët të informuara për mundësitë e financimit dhe prandaj ose nuk i shfytëzojnë ato në mungesë të njohurive për to, duke qenë se ato varen nga limitet kohore, ose aplikacionet e tyre për një arsye apo tjetër gjykohen nga BE-ja si të papranueshme. Gjithashtu shpesh ndodh që OSHC-të të kuptojnë për mundësitë e financimit në faza të vonshme duke qenë të papërgaditur për ti bërë aplikacionet, apo i bëjnë aplikacionet për fonde të cilat realisht kanë për synim objektivat që dalin jashtë kornizës së misionit të tyre bazë.

� Krijimi i partneriteteve efektive për punën e bazuar në projekt. Një nga kriteret e pranueshmërisë për mundësitë e financimit nga BE-ja që është gjithnjë në rritje është se OSHC-të duhet ti paraqesin aplikacionet në partneritet me së paku një OSHC tjetër. Shpesh kriterët janë që OSHC-të partnere të lokalizohen qoftë në një Shtet Anëtar të BE-së apo në një Vend Kandidat ose në lokacione të tjera gjeografikisht specifike. Krijimi i partneriteteve me organizata të tjera për ta implementuar së bashku një projekt është e vështirë për shumë OSHC, sidomos nëse partneri gjendet në një shtet tjetër. OSHC-të luftojnë për ti identifikuar partnerët e përshtatshëm dhe shpesh krijojnë partneritete me përgaditje të paktë dhe mirëkuptim të dobët të ndërsjellë.

� Përgaditja e propozim projekteve të cilat janë të mëdha dhe kredibile, si dhe të prezantuara mirë, është një sfidë e përgjithshme për OSHC-të, veçanërisht për organizatat e vogla dhe për organizatat të cilat nuk janë të mësuara për punë të bazuar në projekt. Shumica e fondeve të BE-së për OSHC-të bëhët e mundur në formë të granteve për mbështetje të projekteve dhe është esenciale që OSHC-të të mund ta ndërmarrin një analizë kredibile të problemit dhe ti formulojnë modelet e tyre të projekteve duke përdorur kornizat logjike. Pa këto aftësi OSHC-të nuk janë


19

në gjendje ti prezantojnë propozimet e tyre në një format që përputhet me kërkesat e BE-së.

� Të qenurit konkurrent, që i referohet asaj se BE-ja kryesisht i bënë fondet të mundura për OSHC-të në një bazë të kufizuar dhe konkurrente. Kjo do të thotë se fondet u ndahen vetëm atyre OSHC-ve që i paraqesin aplikacionet të cilat i plotësojnë të gjitha kërkesat e nevojshme të pranueshmërisë dhe të cilat gjykohen objektivisht të jenë të cilësisë më të lartë. Në këtë mënyrë, për fat të keq, shumë OSHC dështojnë të kenë qasje në fonde sepse ato ose nuk i plotësojnë kriteret e pranueshmërisë ose dorëzojnë aplikacione me cilësi të dobët. Për ta adresuar këtë çështje, OSHC-të duhet të mësohen se si ti bëjnë aplikacionet e tyre sa më konkurruese, dhe një mënyrë për ta bërë këtë është të kuptuarit më mirë së si vlerësohen aplikacionet nga BE-ja.

� Menaxhimi efektiv i projektit dhe posedimi i kapaciteteve për ti menaxhuar ashtu si duhet kontratat e granteve të BE-së është një grup tjetër i aftësive të cilat OSHC-të duhet ti kenë. Shumë shpesh OSHC-të punësojnë personel në baza të projektit në projekt dhe prandaj ndodh shpesh të mos kenë memorie të mjaftueshme institucionale për ti menaxhuar si duhet projektet e financuara nga BE-ja sipas procedurave të BE-së dhe duke ndjekur praktikat e mira të njohura ndërkombëtarisht. Gabimet në menaxhimin e projekteve mund tu kushtojnë shumë OSHC-ve dhe për organizatat më të vogla mund të jenë mjaft destabilizuese.

� Raportimi mbi shfrytëzimin e fondeve të BE-së dhe sigurimi mbi përputhshmërinë me procedurat e BE-së është krejt pjesë e menaxhimit të mirë të projektit, siç u sqarua më lartë. Sidoqoftë, këtu është e theksuar si një sfidë e ndarë, duke qenë se shumë OSHC-ve u mungon kapaciteti për të ofruar cilësinë e menaxhimit dhe raportimit financiar të cilën e pret BE-ja, dhe si rrjedhojë për shumë OSHC kjo është një barrë shumë e rëndë për tu bartur. Mirëpo, duke ndjekur këshillat e shëndosha dhe të thjeshta, përvoja e raportimit mbi fondet e BE-së mund ta forcojë dukshëm kapacitetin afatgjatë të OSHC-ve për transparencë dhe llogaridhënie.


Trajnimi Regjional i TACSO-së „Hartimi dhe Menaxhimi i projekteve të BE-së“, Turqi, 2010

20


Si mund të na ndihmojë ky doracak dhe Pakoja me InstrumenteKy doracak dhe Pakoja me Instrumente që e shoqëron atë janë të krijuara për tu ndihmuar të gjitha llojeve të OSHC-ve të cilat veprojnë në tetë vendet e regjionit të Ballkanit Perëndimor dhe Turqisë që të kenë një qasje dhe menaxhim sa më efektiv në fondet e BE-së. Kjo ndihmë ofrohet në disa mënyra duke:

� ofruar informata dhe këshilla që do ti forcojnë njohuritë OSHC-ve dhe të kuptuarit sa më mirë se si i merr BE-ja vendimet financiare – mbani mend se programet dhe prioritetet që i drejtojnë vendimet financiare të BE-së mund të ndryshojnë vit pas viti, kështu që është me rëndësi që OSHC-të ta dinë se si ti marrin informatat më të reja rreth mundësive të financimit si dhe ti marrin këto informata rregullisht.

� treguar se si mund të përmirësohen aftësitë për krijimin e propozim projekteve dhe partneriteteve, si dhe për paraqitjen e aplikacioneve financiare me cilësi të lartë, si dhe duke ofruar këshilla që ndihmojnë në ngritjen e aftësive për menaxhim dhe raportim mbi financat e BE-së.

� demonstruar një numër të instrumenteve të cilat mund të përdoren në lloje të ndryshme të aktiviteteve mësimore për menaxher dhe personel të OSHC-ve, trajnerëve lokal dhe konsulentëve të interesuar në ngritjen e kapaciteteve për qasje dhe menaxhim të fondeve të BE-së.

� ofruar qasje në udhërrëfyes dhe modele të ndërlidhura me aplikacionet në grante të BE-së dhe në lidhjet për informatat e mëtejme mbi financimin e BE-së për OSHC-të në Ballkanin Perëndimor dhe Turqi.

Diskutimet në Tavolinë të Rrumbullakët në Serbi mbi “Mediat dhe OSHC-të – Sfidat dhe Mundësitë”, 2010

21

Si ta kuPtoni ndihmën e Be-Së Për Vendin tuaj

Konceptet kyçe dhe Si e menaxhon BE-ja ndihmënBE-ja i shpërndan fondet e veta të jashtme në disa mënyra: me anë të projekteve specifike, përmes një qasjeje sektoriale apo përmes mbështetjes buxhetore ndaj qeverive përfituese. ‘Qasja ndaj projektit’ veçanërisht përdoret për ti mbështetur iniciativat jashtë sektorit publik, si p.sh. përmes shoqërisë civile dhe sektorit privat. Kështu që, për OSHC-të është me rëndësi ta kuptojnë konceptin e ‘projektit’ dhe ta kenë kapacitetin për të hartuar dhe implementuar projekte. (shih seksionin mbi ‘Përgaditjen e suksesshme të propozim projekteve’)

Ekzisojnë një varg përkufizimesh për atë se çka është një projekt, mirëpo si pikë fillestare e dobishme është përkufizimi i dhënë në Udhërrëfyesit e BE-së për Menaxhimin e Ciklit të Projektit të vetë:

Përkufizimi i një Projekti: ‘një varg i aktiviteteve që ka për qëllim sjelljen e objektivave të qarta specifike në kuadër të një periudhe të përkufizuar kohore dhe me një buxhet të përkufizuar. Një projekt gjithashtu duhet ti ketë:

� palët me interes të identifikuar qartë, duke përfshirë grupin primar të cakut dhe përfituesit përfundimtarë;

� aranzhimin financiar, menaxhimin dhe koordinimin e përkufizuar qartë; � sistemin e monitorimit dhe vlerësimit për ta mbështetur menaxhimin e

performancës; dhe � një nivel të përshtatshëm të analizës financiare dhe ekonomike, i cili tregon se

përfitimet e projektit do ta tejkalojnë koston e tij.’

Projektet zhvillimore janë një mënyrë e përkufizimit dhe menaxhimit të qartë të investimeve dhe proceseve të ndryshimit. Ato mund të ndryshojnë dukshëm në objektivat, fushëveprimin dhe shkallën e tyre. Projektet më të vogla mund të përfshijnë resurse financiare modeste dhe mund të zgjasin vetëm disa muaj, ndërsa projektet e mëdha mund të përfshijnë disa miliona euro dhe të zgjasin shumë vite.


22

Hartimi dhe Menaxhimi i projekteve të financuara nga BE-ja Një Përmbledhje e financimit të BE-së për OSHC-të

Udhërrëfyesit e BE-së për Menaxhimin e Ciklit të ProjektitMë 1992, Komisioni Europian e miratoi “Menaxhimin e Ciklit të Projektit” (MCP) si grup të saj primar të instrumenteve për hartimin dhe menaxhimin e projekteve (në bazë të qasjes së Kornizës Logjike), dhe doracaku i parë për MCP u nxorr në vitin 1993. Rrjedhimisht ky doracak u përtëri dhe versioni i fundit (2004) është në dispozicion për tu shkarkuar në gjuhën angleze nga Biblioteka Multimedia online në webfaqen e Europa Aid (http://ec.europa.eu/europeaid/multimedia/publications/publications/manuals-tools/t101_en.htm).

Fillimisht, Udhërrëfyesit për MCP u krijuan për tu shfrytëzuar nga zyrtarët e BE-së, mirëpo ata mund të shfrytëzohen për ti ndihmuar partnerët e BE-së, duke përfshirë OSHC-të. Udhërrëfyesit mbulojnë politikat e asistencës, një hyrje në konceptin e ‘qasjes së projektit’ një përmbledhje e udhërrëfyesve operacional, dhe ndoshta më me rëndësi, seksionin e Pakoja me Instrumente, me metodologjitë mbi atë se si hartohen dhe implementohen projektet.

Për ti kanalizuar fondet për mbështetje të implementimit të projekteve , BE-ja përdorë dy qasje themelore: grantet dhe kontratat e prokurimit publik. Këto dy qasje mund të diferencohen thjeshtë në si vijon:

� në rast të grantit, i kontribuon qoftë projektit të udhëhequr nga një organizatë e jashtme ose drejtpërsëdrejti asaj organizate sepse aktivitetet e saj i kontribuojnë qëllimeve të politikave të BE-së;

� në rast të një kontrate publike, atëherë një Autoritet Kontraktues (i BE-së, apo i akredituar nga BE-ja) e pranon produktin apo shërbimin që i nevojitet në këmbim për pagesën.

Për OSHC-të në Ballkanin Perëndimor dhe Turqi, mekanizmi për sigurimin e granteve është dukshëm më i rëndësishëm në kuptim të qasjes dhe menaxhimit të fondeve të BE-së. Sidoqoftë, disa OSHC mund të jenë në pozitë që të bëjnë oferta për ti siguruar produktet apo shërbimet sipas kontratave publike. Prandaj është me rëndësi që të sqarohen këto koncepte në mënyrë më të hollësishme.

Grantet janë kontribute financiare direkte nga buxheti i BE-së apo nga Fondi për Zhvillim Europian. Ato i ndahen palëve të treta, siç janë OSHC-të, për ti implementuar projektet apo aktivitetet që ndërlidhen me politikat e BE-së dhe programet e asistencës së jashtme të BE-së. Grantet e BE-së i kanë disa karakteristika të veçanta:

� ato janë një formë e financimit plotësues (komplementar). BE-ja zakonisht nuk i financon projektet deri në 100%, por pret që një pjesë e kostos të mbulohet nga palët tjera;

� ato i mundësojnë një veprimi të caktuar të barazohet financiarisht dhe nuk mund të çojë në përfitim për përfituesit e tyre;

23


� ato nuk mund të ndahen në mënyrë retroaktive për veprimet që tashmë kanë përfunduar;

� përveç kësaj, vetëm një grant mund të ndahet për veprimin e njejtë.

Grantet nuk ndahen në baza të rastit në rast. Për më tepër, ato i nënshtrohen programimit vjetor ose disa herë në vit nga BE-ja dhe partnerët e saj, me mundësitë të cilat pastaj publikohen përmes ‘Thirrjes për Propozime.’

Thirrjet për Propozime i ftojnë kandidatët që ta prezantojnë, në kuadër të një afati të caktuar kohor, një propozim për veprim që korrespondon me objektivat e ndjekura dhe i plotëson kushtet e kërkuara. Këto Thirrje për Propozime publikohen përmes mediave në lokacione të ndryshme (të cilat sqarohen më tutje në seksionin A, ‘Identifikimi i Mundësive për Financim për Organizatën Tuaj’.)

Të gjitha aplikacionet për grante ekzaminohen dhe vlerësohen në bazë të kritereve të shpallura qartë në Thirrjet për Propozime, duke siguruar trajtim të barabartë. Kandidatët informohen individualisht mbi vendimin përfundimtar lidhur me propozimin e tyre .

Grantet bazohen në reimbursimin e shpenzimeve të pranueshme. Me fjalë të tjera, shpenzimet efektive të bëra nga përfituesit e grantit që konsiderohen si të domosdoshme për kryerjen e aktiviteteve në pyetje. Kështu që çdo OSHC që pranon grante nga BE-ja duhet të jetë në gjendje ti mbajë regjistrat përkatës financiar të cilat e demonstrojnë si duhet se shpenzimet janë bërë për artikuj të dakorduar, duke i ndjekur procedurat e dakorduara. Grantet i nënështrohen një marrëveshjeje me shkrim të nënshkruar nga të dy palët dhe, si rregull e përgjithshme është se kërkohet bashkë-financim nga përfituesi i grantit. Meqenëse grantet mbulojnë një hapësirë të fushave nga më të ndryshmet, kushtet specifike të cilat duhet të plotësohen ndryshojnë nga një fushë e aktivitetit në tjetrën.

24


Kontratat publike në përgjithësi janë një kanal më pak i përdorur nga BE-ja për financimin e OSHC-ve, mirëpo në regjion kemi gjithnjë e më shumë disa OSHC të specializuara që punojnë në partneritet me sektorin privat për të ofruar produkte dhe shërbime. Procedurat e prokurimit iniciohen kur një Autoritet Kontraktues i BE-së dëshiron ta blejë një shërbim, mall ose punë në këmbim me pagesë. Procedura e prokurimit çon në arritjen e një kontrate publike. Procedurat e prokurimit administrohen me anë të rregullave specifike të cilat ndryshojnë varësisht nga natyra e kontratës (shërbim, mall, punë) dhe nga pragu i tyre.

Procedurat e hollësishme për menaxhimin e Granteve të BE-së dhe Kontratave Publike për OSHC-të dhe të tjerët në Ballkanin Perëndimor dhe Turqi (dhe kudo jashtë BE-së) gjenden në kuadër të Udhëzimit Praktik për Procedura të Kontratës për Veprimet e Jashtme të KE-së (të cilës zakonisht i referohemi si PRAG). Nuk është e domosdoshme që OSHC-të të kenë njohuri të plota për PRAG-un, por sidoqoftë për ti menaxhuar fondet e BE-së ashtu si duhet (qoftë si grant apo kontratë publike), ato duhet të jenë në gjendje të kenë qasje dhe ti kuptojnë disa pjesë të caktuara të PRAG-ut. (shih ‘Menaxhimi i një Kontrate me Grant të BE-së’ dhe ‘Dakordimi Monitorimi dhe Raportimi mbi fondet e BE-së’)

Sa i përket aranzhimeve institucionale për menaxhimin e granteve të BE-së dhe kontratave publike, BE-ja i favorizon tri qasje të ndryshme të prezantuara më poshtë:

� Implementimi i centralizuar: Komisioni Europian apo Delegacioni i tij, i implementon programet drejtpërsëdrejti dhe është përgjegjës për ndarjen e granteve dhe kontratat e prokurimit;

� Implementimi i decentralizuar: një administratë publike në shtetin përfitues e implementon programin në bazë të marrëveshjeje për financim të nënshkruar nga Komisioni Europian. Administrata e vendit është përgjegjëse për ndarjen e grantit dhe kontratave por përmes një procedure të kontrolluar nga KE-ja. Shërbimet e KE-së janë në kontakt të rregullt me partnerët përkatës implentues për tu siguruar që publikimi i përfituesve të adresohet në vendet përkatëse;

� Menaxhim i përbashkët me organizatat ndërkombëtare dhe programet e menaxhuara nga agjencitë e shteteve anëtare të BE-së: Komisioni Europian (KE) i kontribuon një projekti të implementuar nga një organizatë ndërkombëtare ose një agjenci e një shteti anëtar të BE-së e cila është përgjegjëse për ndarjen e grantit dhe kontratave të prokurimit në bazë të procedurave të veta. KE-ja e verifikon përdorimin adekuat të fondeve dhe është në kontakt të rregullt me organizatat përkatëse ndërkombëtare për tu siguruar që publikimi i përfituesve është duke u adresuar si duhet.

Në kuadër të regjionit në Ballkanin Perëndimor dhe Turqi, OSHC-të në 8 vende të ndryshme kanë gjetur një kombinim të aranzhimeve të lartpërmendura. Në përgjithësi, vendet të cilat janë formalisht të pranuara si shtete kandidate kryesisht kanë ‘aranzhime të decentralizuara’, që do të thotë se grantet ndahen përmes Autoriteteve Kontraktuese në kuadër të administratës

25

publikë shtetërore. Në kohën kur u shkrua ky doracak, kjo vlente për Kroacinë dhe Turqinë, dhe me Maqedoninë dhe Malin e Zi të cilat janë duke lëvizur drejt decentralizimit. Ndërsa për OSHC-të në vendet kandidate potenciale grantet kryesisht ndahen përmes Delegacioneve të BE-së. Në rastin kur disa programe të cilat janë qoftë tematike dhe/ose regjionale, grantet ndahen përmes sistemit të centralizuar dhe zakonisht direkt nga KE-ja.

Në mënyrë që ti kanalizojmë aspektet e menaxhimit të skemave të granteve, dhe në veçanti ekzaminimin e kërkesave për pranueshmëri, për aranzhimet e ‘implemetimit të centralizuar’, BE-ja ka krijuar një bazë të të dhënave të quajtur PADOR, në të cilin mund të aplikojnë për aderim të gjitha OSHC-të potenciale për përfitim të granteve. Baza e të dhënave ‘Regjistrimi Online i të Dhënave për Aplikantët Potencial’ (PADOR) menaxhohet nga EuropeAid dhe përmban informata rreth organizatave të cilat aplikojnë për grante të Komisionit Europian në fushën e asistencës së jashtme. Për më shumë informata rreth PADOR-it dhe shfrytëzimit të tij, shikoni tek ‘Identifikimi i Mundësive për Financim për Organizatën Tuaj’.

Në kuptim të aranzhimeve institucionale për menaxhimin e granteve të BE-së dhe kontratave publike, BE-ja i favorizon tri qasje të ndryshme: implementimi i centralizuar, implementimi i decentralizuar dhe menaxhimi i përbashkët me organizatat dhe programet ndërkombëtare të menaxhuara nga agjencitë e shteteve anëtare të BE-së.”


26


Instrumentet e ndryshme të financimitOSHC-të në Ballkanin Perëndimor dhe Turqi mund ti gjejnë mundësitë për financim përmes tre mekanizmave të ndryshme të financimit të BE-së. Rrjedhimisht, OSHC-të duhet të kenë njohuri mbi natyrën dhe qëllimin e secilit mekanizëm:

� Instrumenti i Para-Anëtarësimit (IPA), në kuadër të Drejtoratit të Përgjithshëm për Zgjerim të KE-së;

� Programet tematike, në kaudër të Drejtoratit të Përgjithshëm për Bashkëpunim dhe Zhvillim të KE-së;

� Programet e Komunitetit, në kuadër të Drejtoratit të Përgjithshëm të ndryshëm të KE-së.

Ne do ti shikojmë shkurtimisht të tre mekanizmat, por do të përqëndrohemi më tepër te IPA, meqenëse për OSHC-të e regjionit kjo ofron më së shumti mundësi.

IPA – Instrumenti për Para-AnëtarësimBE-ja ofron asistencë financiare të fokusuar në para-anëtarësim për vendet kandidate (Kroacia, Islanda, Turqia dhe Ish Republika Jugosllave e Maqedonisë) dhe vendet kandidate potenciale (Shqipëria, Bosnja dhe Hercegovina, Mali i Zi, Serbia, Kosova sipas Rezolutës së Këshillit të Sigurimit të Kombeve të Bashkuara, 1244/1999). Kjo asistencë financiare është në dispozicion për përfituesit individual dhe multipël. Ka për qëllim ti ndihmojë këto shtete që ti prezantojnë reformat e domosdoshme politike, ekonomike dhe institucionale për ti sjellë ato vijë me standardet e BE-së .

Reformat e domosdoshme për anëtarësim në BE gjithashtu shërbejnë për përmirësimin e jetës së qytetarëve në vendet përfituese. Një qëllim kryesor i asistencës është mbështetja ndaj reformës politike, në veçanti ndërtimit të institucioneve, fuqizimit të sundimit të ligjit, të drejtave të njeriut, mbrojtjes së minoriteteve dhe zhvillimit të shoqërisë civile.

Para aderimit në BE, një shtet duhet të ketë një ekonomi tregu funksionale, si dhe kapacitetin për tu përballur me forcat e presionit dhe tregut konkurrues në kuadër të BE-së. Prandaj, asistenca ofrohet për ti mbështetur reformat ekonomike, duke çuar në rritje më të shpejtë dhe perspektivë më të mirë të punësimit. Asistenca me miratimin e obligimeve të ndërlidhura me anëtarësim e përmirëson cilësinë e jetës edhe në shtetet anëtare të BE-së, duke qenë se vendet kandidate dhe ato kandidate potenciale inkuadrohen dhe gradualisht i përvetësojnë rregullat e BE-së, për shembull përkitazi me mbrojtjen e mjedisit dhe luftës kundër krimit, drogës dhe imigrimit ilegal. Aq më tepër, asistenca e para-aderimit e inkurajon bashkëpunimin regjional dhe kontribuon në një zhvillim të qëndrueshëm dhe zvogëlim të varfërisë.

Që nga viti 2007, vendet kandidate dhe ato kandidate potenciale kanë pranuar fonde dhe mbështetje të fokusuar të BE-së përmes një kanali të vetëm, Asistencës së Instrumentit për Para-Anëtarësim apo IPA. Fondi total i para-anëtarësimit për regjion në periudhën 2007-2013 është 11.5 miliardë €. Ky financim është i programuar përmes pesë komponentave të ndryshme:

27

Komponenta I - Asistenca në Tranzicion dhe Ngritja e Institucioneve- siguron fonde për ngitjen e institucioneve dhe investimet shoqëruese. I mbështet masat që e çojnë drejt stabilitetin dhe tranzicionit në një shoqëri demokratike dhe ekonomi të tregut. Komponenta I është e hapur për të gjithë kandidatët dhe kandidatët potencialë dhe menaxhohet nga Drejtorati i Përgjithshëm për Zgjerim. Gjithashtu duhet të theksohet se Komponenta I i financon një numër të programeve regjionale dhe ‘multi-përfituese’, duke përfshirë Instrumentin për Shoqëri Civile (shih më poshtë).

Komponenta II - Bashkëpunim Ndërkufitar – e mbështet bashkëpunimin ndërkufitar në mes të kandidatëve dhe kandidatëve potencial dhe Shteteve Anëtare të BE-së. Gjithashtu mund ta financojë pjesëmarrjen në programe të bashkëpunimit transnacional (përmes Fondeve Strukturore) dhe Programeve të vendeve që lagen nga deti (përmes Instrumentit Europian për Fqinjësi dhe Partneritet ose ENPI). Komponenta II është e hapur për të gjithë kandidatët dhe kandidatët potencialë dhe menaxhohet nga DP për Zgjerim dhe DP për Politika Regjionale.

Komponenta III - Zhvillimi Regjional- investimet financiare dhe asistenca teknike shoqëruese në fushat siç janë transporti, mjedisi dhe kohezioni ekonomik. Është e hapur vetëm për vendet kandidate dhe menaxhohet nga Drejtorati i Përgjithshëm për politika Regjionale.

Komponenta IV - Zhvillimi Burimeve Njerëzore – synon ta forcojë kapitalin human përmes arsimit dhe trajnimit si dhe të ndihmojë në luftimin e përjashtimit. Është e hapur vetëm për vendet kandidate dhe menaxhohet nga Drejtorati i Përgjithshëm për Punësim, Çështje Sociale dhe Mundësi të barabarta.

Komponenta V - Zhvillimi Rural – kontribuon në zhvillimin e rural të qëndrueshëm. Ofron asistencë për ristrukturimin e bujqësisë dhe përshtatjen e saj me standarde të BE-së në fushat e mbrojtjes së mjedisit, shëndetit publik, shëndetit të kafshëve dhe bimëve, mirëqenies së kafshëve dhe sigurisë në profesion. Është e hapur vetëm për vendet kandidate dhe menaxhohet nga Drejtorati i Përgjithshëm për Bujqësi dhe Zhvillim Rural.

Të gjitha komponentat e IPA-së mund të ofrojnë mundësi për financimin e OSHC-ve, duke qenë se programet kombëtare të komponentës shpesh përfshijnë skema të granteve (dhe të ndërlidhura me Thirrjen për Propozime) të cilat janë të hapura për OSHC-të. Për shembull, përmes komponentës III-të është e mundur që do të ketë skema të granteve që do të kërkojnë propozime nga OSHC-të për ta promovuar implementimin e politikës së mjedisit të BE-së, ose përmes Komponentës V-të, skemat e granteve janë të hapura për OSHC-të për ti financuar projektet të cilat promovojnë punësimin e të rinjëve. Sidoqoftë, vetëm Vendet kandidate përfitojnë nga Komponenta III dhe V, dhe kështu që në regjionin si tërësi është Komponenta I dhe deri në një masë Komponenta II të cilat ofrojnë më shumë mundësi për OSHC-të. Kjo është pjesërisht si rezultat i Instrumentit për Shoqëri Civile, i cili sqarohet më poshtë.

Rëndësia e Shoqërisë Civile është nënvizuar në Komunikatën nga komisioni në Këshillin dhe Parlamentin Europian mbi Strategjinë e Zgjerimit dhe Sfidat Kryesore 2007-2008. Për ti plotësuar më mirë nevojat e regjionit, mbështetja ndaj zhvillimit të Shoqërisë Civile dhe dialogut do të koordinohet dhe kanalizohet duke u përqëndruar në tri fusha të intervenimit, duke e përbërë një Instrument të ri të Shoqërisë Civile:


28


Programet tematikeInstrumentet dhe programet tematike të BE-së janë të krijuara për të ofruar mbështetje aty ku programet kombëtare të financuara nga instrumentet e tjera (siç është IPA) mund të kenë ngecje. Prandaj, për OSHC-të në Ballkanin Perëndimor dhe Turqi, ekzistojnë dy mundësi kryesore tematike për financim:

� Instrumenti Europian për Fqinjësi dhe Partneritet (ENPI); dhe � Instrumenti Europian për Demokraci dhe të Drejta të Njeriut (EIDHR).

Mbështetja e iniciativave civile lokale dhe ngritjes së kapaciteteve duke forcuar rolin e shoqërisë civile;

Programi Njerëzit tek Njerëzit (People 2 People) (P2P) mbështet vizitat në institucionet dhe organet e BE-së për shkëmbimin e përvojave, mësimeve dhe praktikave të mira ndërmjet organizatave të shoqërisë civile të përfituesve, BE-së dhe Shteteve Anëtare;

Aktivitetet e realizuara në partneritet ndërmjet organizatave të shoqërisë civile në shtetet përfituese dhe BE çojnë në bartjen e njohurive dhe rrjeteve

29

ENPIQë nga viti 2007, BE-ja ka implementuar një Politikë gjithëpërfshirëse të Fqinjësisë Europiane dhe në mbështetje të kësaj e posedon ENPI-në për ti kanalizuar fondet. Kështu, ENPI ka zëvendësuar instrumentet paraprake të TACIS dhe MEDA, dhe si pjesë e programit të fondeve shpesh herë ka skema të granteve për të cilat OSHC-të kanë të drejtë të aplikojnë. Tetë vendet në Ballkanin Perëndimor dhe Turqi nuk janë të mbuluar direkt nga ENPI, por megjithatë, në shumë Thirrjë për Propozime, OSHC-të nga regjioni janë shpesh herë të pranueshëm si partnerë (përveç OSHC-ve të Shteteve Anëtare). Prandaj është me rëndësi që OSHC-të në regjion ta kuptojnë ENPI-në dhe ti ndjekin mundësitë e mundshme.

ENPI ka objektivat strategjike në vijim:

� mbështetjen e tranzicionit demokratik dhe promovimin e të drejtave të njeriut;

� tranzicionin drejt ekonomisë së tregut;

� promovimin e zhvillimit dhe politikave të qëndrueshme me interes të përgjithshëm (kundër-terorrizmi, prodhimi i armëve me shkatërrim në masë, zgjidhja e konflikteve dhe sundimi i ligjit ndërkombëtar).

ENPI ka një pliko financiare prej 11.2 miliardë € për përiudhën 2007-2013. Ky buxhet është i ndarë si vijon: 95% programe kombëtare dhe shumë-shtetërore, dhe 5% programet e bashkëpunimit ndërkufitar. Alokimi i fondeve është në bazë të politikave dhe varet nga nevojat dhe kapacitetet e absorbimit të shtetetve përfituese si dhe nga implementimi i tyre për reformat e dakorduara.

Programet e implementuara në terren e ndjekin një proces specifik të programimit të bazuar në:

� dokumentet e programeve shumëvjeçare (për strategjitë kombëtare, shumë-shtetërore dhe ndër-kufitare) dhe programet indikative shumëvjeçare;

� programet vjetore të veprimit dhe programet e përbashkëta për bashkëpunim ndërkufitar.

EIDHRFondet e EIDHR-së janë të programuara në baza shumëvjeçare, me Thirrjet për Propozim nga OSHC-të e pranueshme në Ballkanin Perëndimor dhe Turqi dhe kudo tjetër. Financimi është mjaft i kufizuar (përafërsisht një total prej 100 milion eurosh për periudhën 2007-2013) dhe në përgjithësi ndërlidhet me arritjen e objektivave të përgjithshëm në vijim:

� rritja e respektit për të drejta dhe liri fundamentale të njeriut në shtetet dhe regjionet ku ato janë në rrezik më së shumti;

� fuqizimi i rolit të Shoqërisë Civile në promovimin e të drejtave të njeriut dhe reformave demokratike, në mbështetjen e dakordimit paqësor të grupeve të interesit dhe në konsolidimin e pjesëmarrjes dhe përfaqësimit politik;


30


� mbështetja e veprimeve në fushat e mbuluara nga Udhërrëfyesit e BE-së: dialogu mbi të drejtat e njeiut, mbrojtësit e të drejtave të njeriut, dënimi me vdekje, tortura, fëmijët dhe konfliktet e armatosura dhe dhuna ndaj grave;

� mbështetja dhe fuqizimi i kornizës ndërkombëtare dhe regjionale për mbrojtjen e të drejtave të njeriut, drejtësia, sundimi i ligjit dhe promovimi i demokracisë;

� ndërtimi i besimit dhe rritja e besueshmërisë dhe transparencës së proceseve zgjedhore demokraike, në veçanti përmes proceseve të monitorimit të zgjedhjeve.

Dokumenti i Strategjisë së EIDHR për 2011-2013 do të implementohet përmes dy thirrjeve globale për propozime çdo vit dhe rreth 90 thirrjeve lokale për propozime të inicuara nga Delegacionet BE-së një herë apo dy herë në vit.

Programet e KomunitetitProgramet e Komunitetit të BE-së janë një seri e masave të integruara të pranuara nga Komisioni Europian që kanë për qëllim fuqizimin e bashkëpunimit në mesin e Shteteve Anëtare lidhur me politikat e Komunitetit për një periudhë të caktuar kohore. Në këtë mënyrë, Programet e Komunitetit mund të lidhen me çdo politikë të Komunitetit. Komuniteti vendos për llojin e programeve dhe kohëzgjatjen e tyre, duke u financuar nga buxheti i përgjithshëm i Komunitetit.

Vendet në aderim dhe ato kandidate kanë mundësinë që të marrin pjesë në programe , edhe pse si kusht kryesor i pjesëmarrjes duhet të paguhet një shumë vjetore në buxhet e cila negociohet për çdo program. Në kuadër të Ballkanit Perëndimor dhe Turqisë, tetë vendet marrin pjesë në një numër të madh të Programeve të Komunitetit, mirëpo pjesëmarrja e secilit vend është pak më e ndryshme. Për të kuptuar se në cilat programe merr pjesë vendi i juaj, vendi i parë që duhet ta vizitoni është web portalin e Delegacionit të BE-së në vendin tuaj.

Për shumë Programe të Komunitetit shumica e fondeve kanalizohet përmes institucioneve publike siç janë shkollat, universitetet, spitalet, muzetë. Sidoqoftë, ekzistojnë edhe mundësi për OSHC-të dhe qytetarët individual për të përfituar nga financimi në një numër të programeve.

Programet kyçe të Komunitetit në interes të OSHC-ve në regjion janë si në vijim:

� Programi Kulturor: Programi Kulturor i BE-së (2007-2013) ka një buxhet prej 400 milion € për projekte dhe iniciativa për festimin e diversitetit kulturor të Europës dhe për ta shtuar trashëgiminë tonë kulturore përmes zhvillimit të bashkëpunimit ndërkufitar ndërmjet operatorëve kulturor dhe institucioneve.http://ec.europa.eu/culture/our-programmes-and-actions/doc411_en.htm

� Europa për Qytetarë: Programi Europa për Qytetarë ka një numër të prioriteteve kyçe të vendosura në përmbushjen e misionit të tyre për ti dhënë qytetarit një rol aktiv në Zhvillimin e Bashkimit Europian; duke përfshirë promovimin e pjesëmarrjes dhe demokracisë në nivel të BE-së; ardhmëria e BE-së dhe vlerat bazike

31

të saj; dialogu ndërkulturor; punësimi, kohezioni social dhe zhvillimi substancial dhe ngitja e vetëdijës për ndikimin e shoqërisë në politikat e BE-së.http://ec.europa.eu/citizenship/programme-priorities/doc16_en.htm

� FP7: Programi i Kornizës së Shtatë për Hulumtime dhe Zhvillim Teknologjik (FP7) është instrumenti kryesor i BE-së për financimin e hulumtimeve në Europë dhe do të vazhdojë prej 2007-2013. FP7 është gjithashtu i hartuar për tu përgjigjur nevojave të punësimit në Europë, konkurrencës dhe cilësisë së jetëse.http://cordis.europa.eu/fp7/home_en.html

� JETA+ (LIFE+): Ky është një instrument financiar i BE-së që mbështet projektet e ruajtjes së mjedisit dhe natyrës përmes BE-së, si dhe në disa vendet kandidate, duke përfshirë vendet fqinje. http://ec.europa.eu/environment/life/

� Mësimi i Përjetshëm (duke përfshirë Erasmus, Leonardo, Socrates): Programi i Mësimit të Përjetshëm i mbështet mundësitë e mësimit nga fëmijëria deri në moshat e shtyera në çdo situatë jetësore. Programi i Komisionit Europian për Mësimin e Përjetshëm u mundëson njerëzve në të gjitha fazat e jetës së tyre që të marrin pjesë në stimulimin e përvojave të mësimit, si dhe të ndihmojnë në zhvillimin e arsimit dhe sektorit trajnues në tërë Europën. http://ec.europa.eu/education/lifelong-learning-programme/doc78_en.htm

� Shëndeti Publik: Traktati i themelimit të BE-së kërkon nga ajo të sigurojë që shëndeti i njerëzve është i mbrojtur si pjesë e të gjitha politikave të saja, si dhe të punojë me shtetet e BE-së për ta përmirësuar shëndetin publik, për ti parandaluar sëmundjen e njerëzve dhe për ti eliminuar burimet e rrezikut për shëndetin fizik dhe mental. Strategjia e BE-së për mbrojtjen dhe përmirësimin e shëndetit human kryesisht implementohet përmes programeve shëndetësore të Komisionit. http://ec.europa.eu/health/index_en.htm

� Rinia në Veprim: Bashkimi Europian e ka inicuar këtë program për njerëz të rinjë. Ka për qëllim ta frymëzojë një ndjenjë të shtetësisë aktive Europiane, të solidaritetit dhe tolerancës në mesin e Europianëve të rinjë dhe ti përfshijë ata në formimin e të ardhmes së BE-së. http://eacea.ec.europa.eu/youth/index_en.php

Për të gjitha instrumentet dhe programet e përmendura më lartë është me rëndësi që OSHC-të të bëjnë hulumtime të rregullta për ti identifikuar saktësisht mundësitë financuese që mund të jenë në dispozicion për ato gjatë një viti. (shih Identifikimi i Mundësive Financiare për Organizatën Tuaj). Burimet e informimit për mundësitë e secilit prej tetë vendeve në regjion janë të dhëna shkurtimisht në paragrafët më poshtë.


32


Fondet e BE-së në Vendin TuajËshtë e pamundur që në këtë doracak të paraqitet një listë definitive e të gjitha mundësive financiare për OSHC-të në Ballkanin Perëndimor dhe Turqi, duke qenë se mundësitë janë të ndryshme për një kohë të caktuar. Aq më tepër një listë e tillë mund të jetë dezorientuese për OSHC-të, pasi që ka pak gjasa që ajo të jetë e ripërtërirë ose gjithëpërfshirëse për secilën nga tetë vendet. Prandaj, ky doracak rekomandon që OSHC-të në regjion ti miratojnë sistemet që sigurojnë se organizatat e tyre janë duke ndërmarrë hulumtime mbi mundësitë e financimit nga BE-ja, dhe se ky hulumtim kryhet në një mënyrë të strukturuar. (shih Identifikimi i Mundësive Financiare për Organizatën Tuaj).Sidoqoftë, për ta prezantuar këtë proces më poshtë është dhënë një pasqyrë e burimeve të informatave kyçe mbi financimin e BE-së në çdo vend dhe disa shënime udhëzuese nga OSHC-të aktive në vende, por gjithnjë duke filluar me burimin qendror në KE. Keni parasysh se disa nga këto faqe interneti janë funksionale vetëm në gjuhën angleze.

Komisioni Europian

DP për bashkëpunim dhe Zhvillim (Europe Aid) në http://ec.europa.eu/europeaid/work/index_en.htmDP për Zgjerim në http://ec.europa.eu/enlargement/index_en.htm i cili i ka disa seksione të ndara mbi Vendet Kandidate, Kandidate Potenciale dhe vendet në Bashkëpunim Regjional.

Shqipëria

Webfaqja e Delegacionit të BE-së në http://ec.europa.eu/delegations/albania veçanërisht seksioni mbi ‘Mundësitë Financiare’Qendra Informative e BE-së në Shqipëri (http://euinfocentre.al)Qendra për Zhvillim të Shoqërisë Civile (http://www.vloracivilsociety.org)

33

Bosnja dhe Hercegovina

Webfaqet e Delegacionit të BE-së në http://www.delbih.ec.europa.eu/ që e ka një seksion të dedikuar mbi ‘Asistencën e BE-së për BeH’, me një meny që përmban 6 nën-seksione. Nën-seksioni për Drejtësi dhe Çështje Vendi përfshin informata rreth financimit të Shoqërisë Civile.

Kroacia

Webfaqet e Delegacionit të BE-së në http://www.delhrv.ec.europa.eu/?lang=hr ofrojnë informata gjithëpërfshirëse mbi procesin e anëtarësimit të vendit dhe mundësitë e financimit të BE-së.

Shoqata Informo thotë se si rezultat i përvojës së tyre: “letrat informuese ishin në veçanti të dobishme si dhe platforma e lirë në internet e ofruar nga Asociacioni për Projekte Europiane (http://www.europeanprojects.org). Tani, puna jonë është shumë më e lehtë. Në fakt, përmes ‘Fabrikës së Projektit’ të EPA-së (Project Factory) ne kemi në dispozicion një vend unik për plotë me instrumente dhe lajme të dobishme”.

Kosova (sipas RKSKB 1244/99)

Zyra Ndërlidhëse e Komisionit Europian http://www.delprn.ec.europa.eu/ ka një seksion të dedikuar mbi ‘Asistencën e BE-së në Kosovë’ ku jo vetëm se sqaron mundësitë dhe programet e ndryshme, por edhe ofron informata mbi projektet e kaluara të suksesshme në programe.

Fatmir Curri, nga Fondacioni Kosovar për Shoqëri Civile thekson: “Mënyra më e mirë për OJQ-të që veprojnë në Kosovë për të kuptuar rreth financimit të BE-së është ti ndjekin planet vjetore dhe shumë-vjetore të Zyrës Ndërlidhëse të KE-së në Kosovë. Mirëpo, edhe të qenit anëtarë të rrjeteve të ndryshme dhe organizatave ombrella ofron vlera shtesë për informatat mbi financimin e BE-së që është në dispozicion përmes programeve regjionale dhe të menaxhuara në mënyrë të centralizuar nga Brukseli.”

Ish Republika Jugosllave e Maqedonisë

Delegacioni BE-së siguron informata kompakte mbi politikat e BE-së për Shoqërinë Civile përmes nën-seksionit të ‘Asistencës së BE-së’ në webfaqen e vetë: http://www.delmkd.ec.europa.eu/en/index.htm. Ekziston edhe një nën-seksion i dedikuar për mundësitë e tenderimit.

Mali i Zi

Webfaqja e Delegacioni të BE-së në http://www.delmne.ec.europa.eu/code/navigate.php?Id=1 siguron informata të plota mbi asistencën e BE-së për Malin e Zi dhe për mundësitë e tenderimit në dy nën-seksione të ndryshme.


34


Serbia

Webfaqja e Delegacioni të BE-së në http://www.delscg.ec.europa.eu/code/navigate.php?Id=1 ka një seksion të ndarë për mundësitë e financimit, që siguron informata mbi thirrjet e hapura dhe të mbyllura, tenderët administrativë, kontratat e ndara dhe një vegëz për webfaqen e EuropeAid-it.

Turqia

Webfaqja e Delegacioni të BE-së në http://www.avrupa.info.tr/DelegasyonPortal.html përfshin një nën-seksion të ndarë mbi Shoqërinë Civile dhe instrumentet e ndryshme si dhe mundësitë e financimit për mbështetjen e Shoqërisë Civile në Turqi.

Fuat Engin nga TUBIDER thotë se në mes të tjerash, “ ne i ndjekim web faqet e CFCU-së (www.cfcu.gov.tr) dhe Qendrës Turke për Zhvillimin e Shoqërisë Civile (www.stgm.org), si dhe përmes abonimit në një numër të listave të email-it.

Një numër i OSHC-ve në regjion ka përmendur se ata e përdorin një portal interneti të quajtur ‘Fondet për OJQ-të‘ (http://www.fundsforngos.org). Kjo është një iniciativë online, që punon për qëndrueshmërinë e OJQ-ve duke e rritur qasjen e tyre ndaj donatorëve, resurseve dhe aftësive. Ajo e shfrytëzon teknologjinë online për ti përhapur njohuritë rreth qëndrueshmërisë së organizatave, për të promovuar ide kreative për gjenerim afatgjatë të fondeve institucionale për ndërhyrje zhvillimore, për ti përmirësuar përpjekjet profesionale në mobilizimin e resurseve dhe për të avokuar për një alokim më të madh të resurseve të donatorëve për ngritjen e aftësive dhe kapaciteteve të OJQ-ve.

37

Hartimi dhe Menaxhimi i Projekteve të financuara nga BE-ja

identifikimi i mundëSiVe financiare Për organizatën tuaj

Në kapitullin paraprak ne kemi parë se BE-ja ka mekanizma të ndryshëm për kanalizimin e fondeve për tetë vendet e IPA-së në Ballkan dhe Turqi (shih ‘Si ta kuptoni ndihmën e BE-së për vendin tuaj’). Këta mekanizma përfshijnë instrumentet tematike, siç është EIDHR-ja, e cila ka programe vjetore të veprimit, apo IPA (Instrumenti për Para-Anëtarësim), i cili ka programe veprimi shumë-vjeçare të cilat janë specifike për vendin,dhe menaxhohen nga agjencitë nacionale. Është me rëndësi që OSHC-të të zbulojnë se cilët janë ata mekanizma që veprojnë në vendin e tyre dhe çfarë mundësish parashikohen për një deri në dy vitet e ardhshme. Ekzistojnë disa mënyra për ta bërë këtë planifikim paraprak. Njëra është shfrytëzimi i web portaleve të menaxhuar nga KE (të cilat janë në dispozicion në gjuhët e BE-së, edhepse disa dokumente që mund të shkarkohen kanë një kufizim në numrin e gjuhëve), apo shfrytëzimi i burimeve informative të vend (që shfrytëzon një numër të gjuhëve lokale dhe gjuhën angleze), siç janë webfaqet e Delegacionit të BE-së dhe web portalet e Autoriteteve Kontraktuese lokale, Qendrat Informative të BE-së, Ministritë dhe disa organizata në mbështetje të OSHC-ve. Këto adresa të ndryshme të webfaqeve mund ti shihni te ‘Fondet e BE-së në vendin tuaj’.

Si pikë fillestare e mirë është përdorimi i web portaleve qendrore të KE-së për ti hulumtuar mundësitë e financimit të IPA-së dhe pastaj edhe mundësitë e Programit tematik dhe atij të Komunitetit. Më poshtë janë të dhënë hapat se si të bëhët kjo.

Një praktikë e mirë nga Organizata për Iniciativë Qytetare (OGI) në KroaciOGI posedon një plan strategjik që mbulon një periudhë tre vjeçare, me një seksion të dedikuar si plani për ngritjen e fondeve. Në kuadër të këtij plani janë të dhëna detajet se si do ti ndjek organizata aplikacionet për grante. Drejtori për Zhvillimi i OGI-t është përgjegjës për implementimin e këtij plani për ngritjen e fondeve dhe punon në koordinim të ngushtë me Komitetin Ekzekutiv të organizatës.

Sa i përket monitorimit të Thirrjes për Propozime, personeli i OGI-t e realizon një kërkim 15 minutësh për Thirrje të reja, duke i kontrolluar letrat informative dhe webfaqet mbi financimin e BE-së, si dhe duke i rishikuar dokumentet kyçe të programit për çdo ndryshim të ri. “Ne i rekomandojmë OSHC-ve të tjera që ta bëjnë të njejtën gjë, pasi që është me rëndësi për ti zënë me kohë Thirrjet relevante për Propozime”.

HAPI 1Si mund të përshtaten prioritetet e organizatës time me mundësitë financiare të BE-së?

38


Mundësitë financiare të IPA-sëShfrytëzimi i portalit të DP për Zgjerim të KE-së nis duke filluar me faqen fillestare (home page) (http://ec.europa.eu/enlargement/index_en.htm) dhe pastaj duke naviguar në faqet për vendin tuaj duke përdorur zgjedhjet në anën e majtë. Kështu, p.sh. nëse shikoni për mundësi në Shqipëri, së pari klikoni në ‘kandidatë potencial’, e mandej klikoni në ‘Shqipëri’. Ju do të jeni në gjendje të shikoni nëpër dokumente të ndryshme nën titullin ‘Asistenca Financiare’. Në rastin e Shqipërisë e cila është vend kandidat potencial prandaj edhe pranon fonde vetëm përmes komponentës I dhe II të IPA-së, ju do të gjeni dokumente të cilat pasqyrojnë programimin e përgjithshëm për çdo vit (shkoni poshtë në fund të webfaqes dhe klikoni në ‘Programi Kombëtar’ për vitin e fundit) dhe dokumente individuale të cilat përshkruajnë detajet e skemave përkatëse të granteve dhe ‘makro’ projektet për çdo vit (shkoni poshtë dhe klikoni në ‘përmbledhja e projekteve’ për vitin e fundit ). Kështu, p.sh. nën Përmbledhjen e Projekteve për Shqipëri për 2009 ekziston një përmbledhje e titulluar ‘PF8 Zhvillimi i Shoqërisë Civile’ dhe në qoftë se ky dokument hapet, do të gjejmë se aty kemi si vijon:

“Tri Thirrje për Propozime do të iniciohen për ti përzgjedhur projektet e propozuara nga Organizatat e Shoqërisë Civile në sektorët në vijim:

� lufta kundër korrupsionit; � mbrojtja e mjedisit dhe edukimi mjedisor; � mbështetja ndaj njerëzve të cenuar (p.sh. gratë në shqetësim, fëmijët që jetojnë në rrugë, etj..),

minoriteteve dhe njerëzve të varfër”.

Në përmbledhjen e dokumentit (seksioni 4), mund të mësojmë gjithashtu edhe për buxhetin e planifikuar (në këtë rast 1.43 milion euro do të alokohen për skema të granteve) dhe skema indikative për implementim (seksioni 5) e cila në këtë shembull tregon se kjo do të bëhët në çerekun e parë dhe të dytë të Thirrjeve për propozime për 2010.


39

Për Vendet Kandidate formale, nën seksionin ‘Asistenca Financiare’ do të kemi një përzgjedhje më të madhe të dokumenteve pasi që do të ketë detaje për secilën nga pesë komponentët e IPA-së.

OSHC-të duhet të mësohen për ti hulumtuar këto faqe dhe duke i hapur dhe lexuar dokumentet e ndryshme mund të fillojnë të mësojnë se si janë të programuara fondet e IPA-së të BE-së dhe se çfarë dhe kur mund të lajmërohen mundësitë për OSHC-të në skema të granteve. Për fat të keq, për të gjitha vendet e regjionit të Ballkanit Perëndimor dhe Turqisë të cilat përfitojnë nga fondet e IPA-së, këto dokumente të planifikimit në webfaqen e DP për zgjerim janë vetëm në gjuhën angleze.

Një pjesë e rëndësishme e procesit të hulumtimit, duke përfshirë edhe informatat se çfarë dhe kur janë fondet në dispozicion, është edhe njohja e asaj që BE-ja e quan ‘përshkrimi i projekteve’ (project fiches). Këto janë dokumente që përdorën në një format standard për të prezantuar se për çka do të shfrytëzohen fondet e BE-së, arsyetimin për financim, buxhetin dhe kornizën kohore të synuar. OSHC-të nuk kanë nevojë ta kuptojnë çdo aspekt të ‘përshkrimit’, mirëpo duhet të jenë në gjendje që ta kontrollojnë shpejt atë nëpër seksionet kryesore për të parë nëse ndonjë Thirrje për Propozim e propozuar është në kuadër të sektorit apo fushës së interesit të tyre. Në teori, duhet të jetë i mundur edhe kontakti direkt me organizatën kryesore ‘Përfituese’ e cila do ta udhëheq programin duke qenë se emri dhe detajet kontaktuese janë të dhëna në seksioni 1.7 të përshkrimit. Mirëpo, në praktikë, kontaktet e tilla janë shpesh mjaft të ndërlikuara.

Në fund është me rëndësi të madhe të kuptojmë se ‘vitet e programit’ nuk janë të njejta me vitet e implementimit të projektit. Kryesisht, nëse një ‘përshkrim’ propozon se do të ketë një Thirrje për Propozime, kjo thirrje do të ndodh pas një apo dy vitesh nga data e përmbledhjes. Kjo do të thotë se për ta kuptuar se çfarë fondi i IPA-së do të jetë në dispozicion për OSHC-të në vitin 2011 ose 2012, do të duhet të shikohen programet dhe përshkrimet për vitin 2009 dhe 2010. Gjithashtu nuk asnjë garancion se fondet e planifikuara në programe dhe përshkrime do të shfrytëzohen, edhepse në përgjithësi shumica e programeve realizohen.

Një praktikë e mirë nga Komiteti Shqiptar i HelsinkitDokumenti udhëheqës i politikave të KSHH është Plani i saj Strategjik, i cili hartohet çdo të tretin vit. Ky plan mbulon fushat e intervenimit në fushën e të drejtave të njeriut, në metodat e propozuara për intervenim, dhe në resurset e kërkuara. Prandaj, organizata e kupton se hapi i parë në mobilizimin e resurseve është posedimi i një plani strategjik të mirë dhe realist, prej nga personeli i dedikuar është në gjendje ti vlerësojë të gjitha Thirrjet për Propozime relevante në përputhje me këtë plan. Gjithashtu, derisa e rishikon ndonjë Thirrje për Propozime, personeli konsultohet me përfituesit e vetë direkt në kuptim të relevancës së Thirrjes dhe i merr parasysh ‘mësimet e mësuara’ nga e kaluara e KSHH gjatë aplikimit paraprak për fonde.


40

Hartimi dhe Menaxhimi i projekteve të financuara nga BE-ja Hartimi dhe Menaxhimi i Projekteve të financuara nga BE-ja

Financimi sipas Instrumenteve dhe Programeve TematikePër ta pasur një ide se çfarë fondesh mund të jenë në dispozicion për organizatat në vendin tuaj, klikoni në tabelën ‘Si punojmë ne’ në anën e majtë. Prej këtu mund ta keni një pasqyrë se si funksionon financimi për instrumente tematike (‘si financojmë ne’) dhe mandej mund ti hulumtoni ‘instrumentet tematike’ individuale. Instrumenti më i rëndësishëm për Ballkanin Perëndimor dhe Turqi është EIDHR-ja. Në faqen e EIDHR-së në anën e djathtë mund të klikoni në ‘Projektet- financimi: para planifikimi’ dhe do ta gjeni një dokument i cili ofron një përmbledhje për tri vitet e ardhshme të financimit për tetë vendet e regjionit të Ballkanit Perëndimor dhe Turqisë.

Për ta identifikuar ndonjë Thirrje për Propozime që mund të hapet, ose për ta parashikuar atë, përmes EIDHR-së apo ndonjë programi tjetër të BE-së, ju mund të navigoni në seksionin ‘Punoni me Ne’. Në këto faqe ju do ta gjeni një mekanizëm gjithëpërfshirës të kërkimit duke klikuar në tabelën e shënuar ‘Financimi’. Se si përdoret ky mekanizëm do të përshkruhet në faqet në vijim.

Një tipar tjetër i rëndësishëm i portalit të DP-së për Bashkëpunim dhe Zhvillim (Europe Aid) është edhe qasja në PADOR, i cili është një sistem online për para-regjistrimin e organizatave të interesuar për të aplikuar për asistencë të jashtme. Përdorimi i PADOR-it është i përfshirë në faqet në vijim.

Financimi përmes Programeve për KomuniteteFondet përmes Programeve për Komunitete nuk kanë si qëllim parësor mbështetjen e OSHC-ve jashtë BE-së, por më tepër janë një mekanizëm për mbështetje të politikave të BE-së në kuadër të vetë BE-së. Sidoqoftë, siç shihet tek Instrumentet e Ndryshme Financiare, vendet e Ballkanit Perëndimor dhe Turqia janë duke marrë pjesë në disa prej këtyre programeve dhe në këtë mënyrë në fusha specifike të politikave mund të ekzisojnë disa mundësi financimi për OSHC-të. Për ta kuptuar se në cilin Program të Komunitetit merr pjesë vendi i juaj, ju duhet ta vizitoni ose portalin e Delegacionit të BE-së (siç është i dhënë në ‘Fondet e BE-së për vendin tuaj’ ) ose institucionin qeveritar për menaxhimin e çështjeve të BE-së, nëse ekziston një i tillë në vendin tuaj. Pastaj do të jeni në gjendje ta identifikoni një institucion të autorizuar për menaxhimin e resurseve të veçanta të programit për çdo Program të Komunitetit në të cilin merr pjesë vendi i juaj.

Bariu Zenelaj nga Akademia Kosovare për Trajnim dhe Asistencë Teknike komenton se organizata e tyre ka një qasje të veçantë për të siguruar mbulesë të fuqishme të mundësive financiare. “Organizata e jonë organizon dy herë në vit ‘lokalizimin e donatorëve’ në mënyrë participative, ku çdo anëtar i organizatës në raportet e tyre mujore ka për detyrë të raportojë për mundësitë donatorëve të rinjë.”

41


Për shembull, një nga programet më të suksesshme për mbështetje të OSHC-ve të vogla në sektorin e rinisë është programi i Rinisë në Veprim. Për të kuptuar më shumë në përgjithësi për RnV mund ta vizitoni http://eacea.ec.europa.eu/youth/index_en.php

Në këto webfaqe (të DP për Arsim dhe Kulturë) do të gjeni më tepër rreth Mundësive Financiare për vitet e ardhshme në vijim dhe si ti bëni aplikacionet. Aktualisht në kuadër të regjionit vetëm Turqia është një vend me program të plotë dhe posedon një Agjenci Kombëtare për të ndihmuar me financimin RnV në nivelin lokal, mirëpo të gjitha 7 vendet e tjera janë vende partnere për RnV dhe janë të pranueshëm për disa nga Thirrjet për Propozime të menaxhuara nga qendra.

Webfaqet e Programeve kyçe të Komunitetit janë të dhëna në këtë doracak tek ‘Instrumentet e Ndryshme Financiare’.

42


Kur ti studioni dokumentet e ndryshme të Programit për cilindo vit, mbani mend se pagesa e fondeve zakonisht ndodh një apo dy vite pas dakordimit për programin vjetor. Kështu, p.sh. për të kuptuar se çfarë fonde të IPA-së do të jenë në dispozicion për OSHC-të për vitet 2011 ose 2012, do të jetë e domosdoshme të shikohen programet dhe përmbajtjet për vendin tuaj për vitet 2009 dhe 2010. Kjo gjithashtu vlen edhe për financimin përmes Instrumenteve Tematike dhe Programeve për Komunitet.

Pasi ti keni identifikuar në mënyrë strategjike se cilat fonde me gjasë do të jenë në dispozicion dhe të përshtatshme për organizatën tuaj, ju duhet rregullisht të kërkoni informata mbi Thirrjet për Propozime (ose tenderët e hapur për kontrata publike) gjatë përiudhave kohore të cilat janë të indikuara në dokumentet e planifikimit.

Detajet e çdo mundësie të financimit me grant do të publikohen në ‘Thirrjet për Propozime’ të BE-së. Këto thirrje administrohen me rregulla strikte nga BE-ja dhe ato e sqarojnë qartë se si një organizatë mund të aplikojë në një skemë granti të dhënë.

Thirrjet për Propozime janë të publikuara në webfaqen e EuropeAid-it dhe mund të publikohen edhe webfaqet lokale në rast të shteteve të cilat i kanë aranzhimet institucionale të ‘decentralizuara’. Për shembull, në Kroaci publikohen në webfaqen e Agjencisë për Financa Qendrore dhe Kontraktim në http://www.safu.hr/en/ dhe në Turqi përmes Njësisë për Financa Qendrore dhe Kontrata në http://www.cfcu.gov.tr. Delegacionet e BE-së në çdo vend kanë zakonisht webfaqe në gjuhët lokale me informata rreth Thirrjeve për Propozime. Në webfaqen e Europe Aid-it http://ec.europa.eu/europeaid/work/index_en.htm ju duhet të navigoni tek faqja ‘Punoni me ne/Financimi: Thirrjet për propozime’. Aty mund ta shfytëzoni mekanizmin e kërkimit për ti gjetur thirrjet ‘e hapura’ për ‘grante’ në vendin tuaj apo në regjion. Mos harroni ti zgjedhni datat për kërkimin tuaj i cili fillon me Thirrjet e publikuara së paku 3 muaj më herët.

Si të jemi të mirë informuar mbi mundësitë financiare të BE-së – këshillë nga OJQ ‘ALFA’ (Qendra e Resurseve për Zhvillim) në Novi Sad, Serbi

“Organizata e jonë ka krijuar një sistem për monitorimin e mundësive për financim. Për shembull, ne kemi një listë të donatorëve të cilët na kanë mbështetur më herët dhe mbajmë kontakte me ata. Ata shpesh na dërgojnë informata rreth mundësive financiare. Gjithashtu, ne jemi të abonuar në lista relevante postare. Ne i kontrollojmë rregullisht webfaqet e Ministrive tona, KE-së dhe qendrave të tjera të resurseve në regjion. Ne i dimë ciklin në të cilin një donator i veçantë ose një program e inicion Thirrjen për Propozime dhe e mbajmë veten të informuar rreth tyre.

Ne gjithashtu rregullisht i ndjekim ngjarjet ku mbledhen njerëzit nga OJQ-të dhe institucionet relevante dhe i shkëmbejmë informatat.”

HAPI 2 Çka duhet të bëjë për të aplikuar për fonde?

43


Pasi ta gjeni një Thirrje për Propozime për të cilën mendoni se mund të jetë relevante për organizatën tuaj, ju duhet ti shkarkoni të gjitha dokumentet relevante të bashkangjitur në Thirrje. Prej tyre më me rëndësi është Udhërrëfyesi për Aplikantë, dhe Formulari i Aplikimit për Grante. Shpesh këto janë në dispozicion vetëm në gjuhën angleze, por sidoqoftë aty ku aplikacionet janë të pranueshme në gjuhët e tjera, edhe Udhërrëfyesi mund të jetë në një gjuhë tjetër.

Të gjitha Thirrjet për Propozime janë të hapura vetëm për një periudhë të kufizuar kohore, kështu që është imperativ që ju të aplikoni para skadimit të afatit të fundit. Për Thirrjet për Propozime me mundësi të granteve me vlerë mbi 100,000 euro, periudha ‘e hapur’ do të jetë për një minimum 90 ditësh; për grantet me vlerë nën 100,000, minimumi mund të jetë prej 60 ditësh. Periudha për përgaditjen e një aplikacioni për grante asnjë herë nuk do të jetë mjaft e gjatë për organizatën tuaj që ta bëni një aplikacion ‘të përsosur’, por sidoqoftë nëse këni planifikuar paraprakisht (duke ndjekur Hapin 1 më kartë), atëherë ju tashmë do të keni bërë disa përgaditje për aplikacionin tuaj.

Përgjegja ndaj një Thirrje për Propozime mund të bëhët vetëm duke i ndjekur udhëzimet e dhëna dhe duke i shfrytëzuar saktësisht modelet apo shabllonet e BE-së. Çdo devijim nga procedurat do të rezultojë në refuzimin e aplikacionit tuaj. Prandaj, është me rëndësi që organizata e juaj ti ketë kapacitetet për dakordim të plotë me procedurat për prezantimin e një projekt propozimi. Pjesa për dakordim me procedura është e dhënë në seksionet C dhe D nën ‘Përgaditja e Propozim Projekteve të Suksesshme’ dhe ‘Kalimi i Vlerësimit’.Përveç aplikacionit formal në përgjegje ndaj një Thirrjeje për Propozime, shumica e OSHC-ve në regjion do të jenë të obliguara ta kenë përfunduar regjistrimin në PADOR. Kjo kërkohet për organizatat të cilat aplikojnë në skema të granteve që menaxhohen nga KE-ja (ose nga Delegacionet e vendeve). Regjistrimi në PADOR nuk është i domosdoshëm për organizatat të cilat aplikojnë në skema të granteve të menaxhuara përmes aranzhimeve institucionale të decentralizuara, (që në kohën e shkrimit përfshin financimin me IPA të menaxhuar nga institucionet publike të Kroacisë dhe Turqisë).

PADOR-i është një bazë e të dhënave me bazë në internet e cila menaxhohet nga EuropeAid dhe përmban informata rreth organizatave të cilat aplikojnë për grante në Komisionin Europian në fushën e asistencës s jashtme. Për të kuptuar më shumë rreth PADOR-it dhe si të regjistroheni vizitoni http://ec.europa.eu/europeaid/work/index_en.htm dhe navigoni në ‘Work With Us/PADOR’.

44


Pasi që organizata e juaj ti ketë identifikuar burimet e përshtatshme të financimit nga BE-ja dhe ta ketë parë një Thirrje relevante për Propozime, si dhe të ketë filluar përgaditjen e një aplikacioni për një grant, duhet gjithashtu ta marrë parasysh faktin se a ka kapacitete për ta siguruar dhe menaxhuar me të vërtetë një grant të tillë. Kjo ka rëndësi për dy arsye. Nëse organizata e juaj nuk mund të demonstrojë se posedon kapacitetet adekuate, nuk do ti plotësojë kriteret e përzgjedhjes të Thirrjes për Propozime, prandaj aplikacioni do te refuzohet. Edhe nëse organizata e juaj mund të demonstrojë kapacitetin relevant, por ajo nuk është e gatshme funksionalisht ta marrë për sipër menaxhimin e një granti, do të përballet me probleme të menaxhimit të brendshëm të cilat mund të kenë efekte negative në përspektivën afatgjate të organizatës.

Për organizatat më të vogla dhe me më pak përvojë, duhet të konsiderohen me shumë kujdes dy çështjet e lartpërmendura. Për shembull, nëse qarkullimi financiar i organizatës tuaj është më pak se 50,000 euro për 3 vitet e fundit, nuk pritet që organizata e juaj të ketë kapacitet për ta menaxhuar një projekt një-vjeçar të financuar me grant prej 200,000 euro. Prandaj, sigurohuni që kjo është e realizueshme për organizatën tuaj për ta implementuar me sukses grantin për të cilin jeni duke menduar për të aplikuar. Ekzistojnë disa hapa themelor praktik të cilat duhet të ndërmerren.

Së pari, në kuadër të Udhërrëfyesit për Thirrje për Propozime është një seksion mbi ‘Kriteret e Pranueshmërisë’, normalisht paragrafet 2.1 në Udhërrëfyes. Kontrolloni këto kritere për tu siguruar që organizata e juaj (dhe partnerët) i plotëson kriteret e statusit ligjor dhe se mund të demonstrojë një regjistër pune në sektor.

Së dyti, rishikoni ‘Kriteret e Përzgjedhjes’ dhe seksionin 1 të Tabelës së Vlerësimit, e cila zakonisht mund të shihet në paragrafët 2.3 të Udhërrëfyesit (nën titullin ‘Vlerësimi dhe Përzgjedhja e Aplikacioneve’). Kjo do të ju ndihmojë që të kuptoni nëse organizata e juaj ka resurse të mjaftueshme për ta implementuar projektin si dhe nëse ka kapacitet të menaxhimit


HAPI 3A ka organizata ime kapacitete për ti plotësuar kushtet e financimit?

45

1. Kapaciteti financiar dhe operacional

1.1 A kanë përvojë të mjaftueshme aplikanti dhe, nëse i kemi, partnerët në menaxhimin e projektit?

1.2 A kanë ekspertizë të mjaftueshme teknike aplikanti dhe, nëse i kemi, partnerët? (sidomos njohuri mbi çështjet që duhet adresuar.)

1.3 A kanë kapacitet të mjaftueshëm për menaxhim aplikanti dhe, nëse i kemi, partnerët? (duke përfshirë personelin, pajisjet dhe aftësinë për ta menaxhuar buxhetin për veprim)?

Së treti, para se të ndahet ndonjë grant për një organizatë, do të kontrollohet një numër i dokumenteve shoqëruese të cilat demonstrojnë se organizata me të vërtetë i plotëson kriteret e pranueshmërisë dhe përzgjedhjes. Këto dokumente do të ndërlidhen me statusin ligjor të organizatës, llogaritë e saj dhe aranzhimet bankare, dëshmitë mbi sigurimin social të përtërirë dhe pagesën e tatimit (aty ku është relevante), si dhe dokumentacionin tjetër operacional. Prandaj, organizata e juaj duhet të sigurojë se i posedon të gjitha dokumentet e tilla. Shumica e vërtetimit të këtij dokumentacioni do të përfshihet në regjistrimin në PADOR.

Kriteret e pranueshmërisë dhe përzgjedhjes gjithashtu do të vlejnë edhe për çdo partner në një aplikacion granti, prandaj është me rëndësi që partnerët tuaj të jenë mirë të përgaditur dhe ti kenë kapacitetet dhe kompetencat adekuate. Krijimi i partneriteteve për projektet e financuara nga BE-ja është shqyrtuar në seksionin B më poshtë.


adekuat dhe kompetenca profesionale. Ju do ta vëreni në Tabelën e Vlerësimit se zakonisht Thirrja për Propozime do ti kushtojë rëndësi të madhe vlerësimit kapacitetit financiar dhe operacional të organizatës e cila aplikon për një grant (shpesh rreth 30% të rezultatit të vlerësimit total të aplikacionit).

Shih tabelën 1 më poshtë për pyetjet kyçe që mund të merren parasysh:

Tabela 1 – ekstrakt nga një mostër e Tabelës së Vlerësimit nga Udhërrëfyesit për një Thirrje për Propozime

46


krijimi i PartneriteteVe efektiVe Për Projekte


Shumica e mundësive financiare të BE-së të shpallura përmes Thirrjeve për Propozime në regjionin e Ballkanit Perëndiimor dhe Turqisë kërkojnë që organizata e cila aplikon për grant, ta bëjë këtë së paku me një organizatë tjetër. Në rastet kur partneriteti nuk është kriter i obliguar përzgjedhjes, ai paraqet një gjendje që bart ‘pikë’ shtesë në procesin e vlerësimit të aplikacionit. Prandaj, çdo OSHC që mendon të aplikojë për fonde të BE-së duhet që ta marrë parasysh faktin se me cilin partner (apo partnerë) do ta plotësojë aplikacionin.

Natyrisht se motivimi që qëndron prapa promovimit të partneritetit në Thirrjet për Propozime të BE-së është i dyfishtë: nga njëra anë është e pranuar në përgjithësi se partneritetet sjellin diversitet dhe resurse shtesë në çdo veprim apo biznes, prandaj edhe kanë gjasa më shumë që të rezultojnë me një ndikim më efektiv dhe më efikas. Dhe e dyta, në kuadër të procesit të Zgjerimit të BE-së është në dobi të të gjitha palëve në interes që ti bashkohen një dialogu për tu njohur më mirë me njëri tjetrin, dhe një mënyrë për mbështetjen e këtij dialogu është partneriteti në projekte (qoftë në kuadër të vendit apo ndëmjet vendeve) Ky motivim për partneritet dhe për pasojat e saja praktike është shtjelluar më tutje në hapate mëposhtëm, mirëpo para se të vazhdojmë është me rëndësi ta kuptojmë përkufizimin e BE-së për ‘partnerët’, ‘bashkëpunëtorët’ dhe ‘nën-kontraktuesit’ siç përshkruhet në shumicën e Thirrjeve për Propozime.

Partnerët: Partnerët e aplikantit marrin pjesë në hartimin dhe implementimin e veprimit, dhe shpenzimet që i prodhojnë ata janë të pranueshme në të njejtën mënyrë sikur ato që i prodhojnë përfituesit e grantit. Prandaj ata duhet ti plotësojnë kriteret e pranueshmërisë siç aplikohen edhe për vetë përfituesin e grantit, krahas kritereve të tjera që vlejnë për partnerët.

Bashkëpunëtorët: Në veprim mund të përfshihen edhe organizata të tjera. Bashkëpunëtorët e tillë luajnë një rol real në veprim, mirëpo nuk mund të pranojnë grante me përjashtim të mëditjeve ose shpenzimeve të udhëtimit. Bashkëpunëtorët nuk duhet ti plotësojnë kriteret e pranueshmërisë.

Nën-kontraktuesit: Përfituesit e granteve e kanë mundësinë që t’ua japin kontratat nën-kontraktuesve. Nën-kontrakuesit nuk janë as partnerë e as bashkëpunëtorë, dhe nuk i nënshtrohen rregullave të prokurimit të caktuara në Anekset e kontratës standarde të një granti.

Mirëpo, përveç këtyre përkufizimeve në Udhërrëfyesit për Thirrje për Propozime në BE, OSHC-të mbi të gjitha duhet të jenë gjithmonë të vetëdijshme për parimet univerzale të cilat

HAPI 1Kuptimi i parimeve të partneritetit dhe kërkesave të programeve të financuar nga BE-ja

47


do ti ndihmojnë organizatat në ndërtimin e partneriteteve të suksesshme. Këto janë parimet e barazisë Transparencës dhe përfitimit të ndërsjellë. Nëse nuk i përmbahemi këtyre parimeve, do të jetë e vështirë për çdo partneritet që të jetë i qëndrueshëm dhe të mbetet kuptimplotë.

Planifikimi i mirë është çelësi për identifikimin e partnerit apo të partnerëve të duhur për projektin tuaj, ashtu siç është edhe për të gjitha aspektet e punës në projekt dhe përgaditje të projektit. Përveç faktorëve të diskutuar më lart përkitazi me ‘kriteret e pranueshmërisë’ formale të partnerëve në çdo Thirrje për Propozime, organizata e juaj duhet ta ketë një debat të brendshëm të strukturuar mirë për të qenë e qartë se çfarë partneri dëshiron ta ketë si pjesë e një aplikacioni për grant. Në shumë raste, mund të ndodh që organizata e juaj tashmë është në partneritet me partnerin e ‘duhur’ dhe se ju tashmë e keni një marrëdhënie pune. Sidoqoftë, siç ndodh shpesh, perspektiva e implementimit të një projekti inovativ mund të kërkojë nevojën për identifikimin e partnerëve të rinjë.

Identifikimi i një partneri potencial në vendin tuaj mund të jetë i vështirë, mirëpo identifikimi i partnerëve në vende të tjera mund të jetë skajshmërisht sfidues për OSHC-të. Prandaj është me rëndësi që procesi i identifikimit të partnerëve për projekte të fillojë sa më herët që është e mundur.Për shembull, ndodh që partnerët potencial të identifikohen gjatë një ushtrimi të analizës me palën në interes (në fazën e përgaditjes së projektit- ‘Përgaditja e Propozim Projekteve të Susksesshme). Skenari më i keq është kur organizata tenton ta gjejë një partner pasi që ta ketë hartuar projektin dhe vetëm disa ditë para skadimit të afatit për aplikacion në grante!

HAPI 2 Identifikimi i partnerit të duhur

48


Nëse jeni duke kërkuar një partner, e sidomos një partner më një vend tjetër, mund të jetë e dobishme ti merrni parasysh pyetjet dhe detyrat në listën kontrolluese më poshtë:

Në shumicën e vendeve të Ballkanit Perëndimor dhe Turqisë ekzistojnë përplotë rrjete të OSHC-ve në baza gjeografike apo sektoriale, si dhe një numër i Organizatave Mbështetëse të OJQ-ve, të cilat duhet ti shfrytëzoni për ti gjetur emrat dhe detajet kontaktuese të partnerëve potencial. Mirëpo, mund të jetë e vështirë për ti identifikuar partnerët në Shtetet Anëtare të BE-së dhe në vendet tjera. Nëse nuk keni pasur sukses në gjetjen e kontakteve përmes rrjeteve tuaja lokale apo kombëtare, ju mund të kërkoni ndihmë nga disa organizata dhe federata ombrellë të BE-së. Një listë e disa prej tyre mund të gjendet në Pakoja me Instrumente shoqëruese.

Ekzisojnë shumë materiale të publikuara, webfaqe dhe organizata të dedikuara për tu ndihmuar OSHC-ve në ndërtimin e partneriteteve sa më efektive. Kështu që në këtë doracak ne nuk do të ofrojmë detaje rreth kësaj teme, mirëpo gjithsesi rekomandojmë që organizata e juaj të investojë kohë dhe mund në ndërtimin e kapaciteteve për mbështetje të partneriteteve.

Lista kontrolluese

Duhet të jeni të saktë se çka i nevojitet organizatës suaj nga një partneritet. Ekspertizë, përvojë në menaxhimin e projekteve, qasje në rrjete, mbështetje lobuese, resurse financiare: pastaj i shkruani këto nevoja.

Çfarë lloji të organiztës jeni duke kërkuar? Të madhe apo të vogël? Të orientuar kah shërbimet, apo ndonjë që përqendrohet në avokim? Në të njejtin sektor apo në një sektor tjetër?

Keni kujdes nga ‘mospërputhjet’.

A keni menduar për lokacionin e partnerit dhe si do të komunikoni?

A posedoni një prezantim me shkrim për organizatën dhe ekipin tuaj?A posedoni resurse për ta krijuar partneritetin? (P.sh. për ti mbuluar shpenzimet e udhëtimit në takimet kokë me kokë).Çfarë rrjeti apo ndërmjetësuesi mund të ju ndihmojnë?

Prezantohuni tek partneri potencial me një kërkesë të qartë me shkrim.

Vendosni kontaktin me një person të autorizuar adekuat.

Duhet të jeni të qartë rreth orareve dhe afateve kohore;

Duhet ta kriojoni ndjenjën e mirë informimit te partneri i juaj, pastaj të jeni të qartë për çështje të resurseve dhe ta bëni atë të ndihet i fuqishëm.

HAPI 3 Ndërtimi i marrëdhënies

49


Një praktikë e mirë nga Programi për të Drejtat Civile (PDC) në Prishtinë, Kosovë sipas RKSKB 1244/99PDC ka përvojë të konsiderueshme në krijimin e partneriteteve me një numër të madh organizatave (KE-ja, UNHCR-ja, Ministria e Punëve të Jashtme e Norvegjisë, OJQ-në Mbrojtësit e të Drejtave Civile) dhe ata e bazojnë suksesin në ndërtimin e partneriteteve duke i ndjekur 7 parime:

i. Vizioni ose qëllimet e përbashkëta;ii. Ndër-varshmëria ndërmjet partnerëve;iii. Besimi i ndërsjellë dhe transparenca;iv. Llogaridhënie e ndërsjellë;v. Ndarja e resurseve;vi. Mësimi dhe ndërtimi i përbashkët i kapaciteteve.

Një takim i PDC-së në Rtanj me partnerët dhe përfituesit

Një nga kornizat e dobishme që sugjerohet nga Iniciativa për Partneritet është ‘Cikli i Partneritetit’, i cili i udhëzon organizatat rreth aspekteve kritike të mbajtjes së marrëdhënieve efektive me partnerë. Një verzion i ‘Ciklit të Partneritetit’ mund të gjendet në seksionin përkatës tek Pakoja me Instrumente.

Një pikë fillestare e mirë për këtë është ‘Instrumentet për Partneritet’ të përgaditura (mund të shkarkohen lirshëm, por vetëm në anglisht) nga Iniciativa për Partneritet në: http://thepartneringinitiative.org

50


Sa i përket përgjegjës ndaj një Thirjeje të veçantë për Propozime, OSHC-të duhet ti ndërmarrin dy aktivitete të rëndësishme praktike me partnerët e tyre. Së pari, është jetike që të siguroheni se njëri partner ka ndjenjën e fuqishme të pronësisë për projektin e propozuar, ose së paku për një pjesë të projektit. Për ta bërë këtë, projekti duhet të përgaditet në bashkëpunim. Do të ishte ideale sikur partnerët të përfshiheshin në çdo hap të përgaditjes së projektit, për shembull duke marrë pjesë në sesione të analizës së problemit, në takime planifikuese të përbashkëta, duke ndërmarrë analizën e shpenzimeve dhe buxhetit, duke i takuar palët tjera të përfshira dhe duke e hartuar dokumentin e projektit. Mirëpo, duke ditur se shpesh nuk ekzistojnë resurse të mjaftueshme në kuptim të kohës dhe buxhetit për udhëtime, atëherë për ta mbështetur këtë angazhim të plotë, propozimi mund të përpilohet me partnerin përmes email-it apo telekonferencës.

Së dyti, një nga arsyet e përfshirjes së një partneri në një projekt është se shpesh ndodh që partneri të ketë një formë të ekspertizës për ta ofruar në projekt. Këtë duhet ta shfytëzoni si në fazën e implementimit ashtu edhe në fazën e hartimit të projektit, dhe në mes tjerash kjo do të sigurojë që propozim projekti me shkrim të jetë i fortë teknikisht dhe kredibil. OSHC-të duhet të mbështetën në partnerë për të ofruar të dhëna vendimtare në përpilimin e projektit dhe në plotësimin e aplikacionit që pason.

Aspekti i tretë i rëndësishëm i përgaditjes së propozimit në bashkëpunim është se duhet të arrihen aranzhime dhe marrëveshje të qarta se kush do ti zbatojë aktivitetet e projektit në prakitkë, si do ta bëjë këtë dhe sa do të kushtojë kjo. Organizata e cila aplikon për grant duhet ta prezantojë në mënyrë të qartë buxhetin, ashtu që çdo partner të jetë plotësisht i vetëdijshëm se çfarë resursesh janë duke u alokuar për secilin aktivitet. Analiza e kostos në fazën përgaditore

Trajnimi mbi planifikimin strategjik dhe ngritje e fondeve, Turqi, 2010.

HAPI 4Hartimi i përbashkët i një propozim projekti dhe plotësimi i një aplikacioni për grant

51


është një pjesë veçanërisht e ndjeshme e projektit që përfshin partnerët ndërkombëtar dhe ku mund të ketë shumë lehtë keqkuptime rreth buxhetit.

Hapi i fundit praktik për partnerët është që të sigurohen për ta ofruar dokumentacionin e nevojshëm për aplikacion. Kjo zakonisht përfshin një Deklaratë të Partneritetit, që është një model standard dhe përfshin informata rreth statusi ligjor të organizatës, lokacionin, kapacitetin, përvojën dhe një histori të marrëdhënies me aplikantin (shih mostrën tek Pakoja me Instrumente).

Mësimet e nxjerra nga Rrjeti i Shërbimit Katolik për Ndihmë në ndërtimin e paqës, me seli në Sarajevë, BeHDrejtori i Rrjetit e kujton një aplikacion për grant të BE-së i cili nuk ishte i suksesshëm për shkak të mosmarrëveshjeve ndërmjet partnerëve. “Ne u refuzuam pasi që dy nga partnerët e propozimit kishin aplikuar gjithashtu për grante me rrjete të tjera, dhe për këtë arsye të tri aplikacionet u refuzuan! Një nga organizatat tha se nuk e kishin ditur se ekzistonte një kusht që ata mund të aplikonin vetëm me një propozim. Ne i ndamë së bashku udhërrëfyesit për Thirrje për Propozime dhe draft propozimet me këta partnerë, por asnjë nga ata nuk i lexoi ato!

Nëse organizatës tuaj i kumtohet lajmi se keni qenë të suksesshëm me aplikacionin për grant, atëherë sigurohuni që menjëherë ti informoni partnerët tuaj në projekt. Është e vërtetë se një nga arsyet më të shpeshta se pse partneritetet dështojnë është mungesa e komunikimit të mirë dhe me kohë. Përgjatë tërë kohëzgjatjes së projektit është me rëndësi që ti mbani të informuar partnerët tuaj tërë kohën. Aspektet praktike për këtë mund të përfshijnë:

� posedimi i Marrëveshjeve të Partneritetit me shkrim dhe në mënyrë të qartë – këto janë krahas çdo Deklarate të Partneritetit të nënshkruar për aplikacion për grant, dhe janë dokumente konfidenciale ndërmjet partnerëve si dhe nuk ndahen me Autoritetin Kontraktues;

Ekrem Tufan nga Asociacioni për Shkencë, Art dhe Kulturë, Canakkale (Turqi) thekson se është shumë i rëndësishmë një komunikim i fuqishëm ndërmjet partnerëve dhe është me rëndësi që të komunikohet me mjete me të cilat partnerët ndjehen më rehat. Kjo e fundit vlen sidomos gjatë partneriteteve me agjenci qeveritare dhe autoritete lokale. Kështu, p.sh. në shumë partneritet është me rëndësi të mbahet procesverbali i takimeve me partnerë, si dhe t’ua përkujtoni atyre me mirësjellje por me kohë pikat vendimtare ku priten veprime.

HAPI 5Mbajtja e një bashkëpunimi të ngushtë gjatë implementimit të projektit

52


� mbajtja e një takimi për ‘fillim të projektit’ me të gjithë partnerët për ti konfirmuar aranzhimet implementuese, planet e punës, si dhe një strategji të komunikimit të brendshëm. Nëse kjo nuk është e mundur të bëhët kokë me kokë, atëherë provoni ta aranzhoni një telekonferencë;

� siguroni që partnerët të kenë qasje në të gjitha dokumentet e nevojshme të projektit dhe ti kenë ato në një gjuhë që e kuptojnë, si dhe të jenë të ftuar që të kontribuojnë në raportet e progresit të projektit dhe instrumentet tjera monitoruese;

� siguroni që Menaxheri i Projektit/Koordinatori udhëheqës ta ndjek një protokol mbi vendim-marrje në mënyrë që partnerët të përfshihen sipas nevojës dhe kur duhet në bazë të Marrëveshjes për Partneritet. Kjo është sidomos me rëndësi në kuptim të ndonjë vendimi financiar;

� mos e injoroni çfarëdo ndërprerjeje apo tensionim në komunikim me partnerët, por bëhuni proaktiv në lehtësimin e kontesteve dhe në motivimin e partnerëve tuaj.

Një këshillë nga Ereandra Taipllari nga Qendra për Zhvillimin e Shoqërisë Civile në Korçë (Shqipëri) Për ta krijuar një partneritet produktiv të bazuar në projekt, unë do të rekomandoja:

� mendoni për interesat dhe objektivat e përbashkëta që OJQ-ja e juaj mund ti ndajë me palët e tjera me interes;

� si do ti arrini ju dhe partnerët tuaj objektivat tuaja të përbashkëta? � gjithmonë dëgjoni partnerët tuaj nga projekti dhe kërkoni nga ata komente, si dhe

ofroni komente mbi mendimet tuaja; � transparenca është shumë e rëndësishme me partnerët e projektit, sidomos rreth

çështjeve administrative dhe financiare; � vendoseni një numër të dakorduar të ‘rregullave’ për ta orientuar marrëdhënien

tuaj të partneritetit; � Partnerët e projektit duhet ti ndajnë përvojat në mënyrë që të ngriten kapacitetet.

Sipas procedurave të BE-së, është me rëndësi ta mbani në mend se çdo partner formal (një organizatë e cila ka nënshkruar dhe dorëzuar një Deklaratë të Partneriteti) në një projekt të financuar me grant nuk ka obligime kontraktuese ndaj Autoritetit Kontraktues, por në përgjithësi është pjesë integrale e aplikacionit për grant dhe e kontratës për grant që pason ndërmjet Përfituesit të Grantit dhe Autoritetit Kontraktues. Kështu nëse një partner dëshiron të tërhiqet nga projekti për çfarëdo arsyeje, ose shtrohet nevoja për ndërrimin e partnerëve, atëherë duhet të kërkohet miratimi nga Autoriteti Kontraktues.

53

Përgaditja e ProPozim ProjekteVe të SukSeSShme

Në pjesën e parë të këtij doracaku kemi parë se BE-ja e përdor konceptin e ‘projektit’ për ti kanalizuar shumicën e fondeve për asistencë të jashtme (Konceptet kyçe dhe Si e menaxhon BE-ja ndihmën). Kjo do të thotë se OSHC-të duhet të jenë kompetente në identifikimin e problemeve dhe në gjetjen e zgjidhjeve për ato probleme në format të një projekti. Në kuadër të këtij Doracaku dhe Pakos me Instrumente ne nuk mund të ofrojmë udhëzime të plota për identifikimin dhe formulimin e një projekti, mirëpo në pjesën ‘Kalimi i Vlerësimit’ ne do ti nënvizojmë disa pika kritike për OSHC-të gjatë përgaditjes së propozim projekteve për BE.

Për ata që kanë nevojë për udhëzime dhe material trajnimi mbi bazat e Hartimit të Projekteve, ju lutemi shikoni në Udhërrëfyesit për Menaxhim të Ciklit të Projektit, i cili mund të shkarkohet në anglisht nga biblioteka Multimedia në webfaqen e EuropaAid (http://ec.europa.eu/europeaid/multimedia)


Mësimet e nxjerra nga Instituti për Ruajtje dhe Hulumtime Detare Bota e Kaltërt në Kroaci“Është me rëndësi të identifikohen nevojat e shoqërisë në rrethin tuaj dhe të hartohet një projekt i cili shërben për nevojat e komunitetit tuaj por edhe për organizatën tuaj. Në të kaluarën ne kemi gabuar duke propozuar një projekt i cili kishte objektiva specifike që ishin shumë të rëndësishme për organizatën tonë, por jo edhe aq relevante për komunitetin tonë. Kështu që projekti u refuzua”

“Trajnimi mbi përpilimin e propozim projekteve për fonde të BE-së”. Serbi, 2010.

HAPI 1A i plotëson projekti i juaj nevojat reale dhe urgjente?

54


Nëse organizata e juaj punon në një plan strategjik afatgjatë dhe ju keni i bërë hulumtimet për mundësitë financiare të BE-së në të ardhmen (siç përshkruhet në seksioni A të këtij doracaku), ju sigurisht tashmë i keni hulumtuar çështjet që projekti i juaj ka për qëllim ti adresojë dhe jeni të pozicionuar mirë për ti përpiluar detajet e projektit tuaj. Në këtë rast, ju sigurisht do të jeni në gjendje ta hartoni një propozim projekt gjithëpërfshirës dhe të mirë informuar, i cili do të ketë një rast të mirë për ta fituar një grant të BE-së. Sidoqoftë, nëse organizata e juaj nuk posedon një plan strategjik dhe ju nuk keni bërë ndonjë hulumtim në mjedisin tuaj shoqëror, sipas të gjitha gjasave ju do të jeni në pozitë për t’iu përgjegjur Thirrjes për Propozime në baza ‘ad hoc’. Kjo do të thotë se ju jeni të interesuar në marrjen e fondeve, por jeni të dobët të pozicionuar për ta nxjerrë një propozim projekt të fuqishëm. Është me rëndësi të jeni të vetëdijshëm se projekt idetë të cilat bazohen në ‘trillime’ dhe të cilat nuk mbështetën me prova të fuqishme ka shumë pak gjasa të financohen. Kështu që ju duhet të siguroheni se propozim projektet tuaja bazohen në një proces të fortë të analizës:

� grumbulloni informata sa më shumë që të mundeni rreth problemit të cilin organizata e juaj ka për qëllim ta adresojë. Informatat duhet të jenë valide dhe kredibile. Ju mund ti shfrytëzoni raportet dhe publikimet zyrtare, letrat hulumtuese akademike, artikujt e gazetave dhe mund ti grumbulloni të dhënat tuaja përmes intervistave dhe anketave si dhe teknikave të tjera hulumtuese;

� shfytëzoni instrumente siç janë ‘trungu i problemeve’ dhe ‘trungu i objektivave’ për ta analizuar problemin dhe për ta identifikuar se çfarë projekti aktualisht është i realizueshëm duke marrë parasysh natyrën e problemit, kapacitetin e organizatës tuaj dhe kontekstin e problemit. Ju gjithashtu duhet të siguroheni se organizata e juaj dhe komuniteti të cilit i shërben pajtohen që problemi është një prioritet i cili duhet të adresohet. Nëse askush nuk pajtohet se është një prioritet, ju do ta keni shumë vështirë që ta implementoni një projekt;

� realizoni një analizë të palëve me interes dhe grumbulloni mendime dhe këshilla nga sa më shumë palë me interes dhe partnerë potencialë. Sa më shumë aleatë që keni në hartimin dhe implementimin e projektit tuaj, aq më i fuqishëm do të jetë propozimi i juaj;

� sigurohuni që përgaditja e projektit tuaj të marrë parasysh çdo nevojë speciale dhe ti përgjegjet në mënyrë adekuate sfidave të ndërlidhura me çdo formë të diskriminimit apo çështjeve me ndikim në mjedis. Mbani mend se në shumë Thirrje për Propozime, ekzistojnë kritere specifike të ndërlidhura me veprimet që përfshijnë gjininë, mjedisin dhe çështjet e pakicave kombëtare.


Nexhip Menekshe nga OJQ-ja ‘Durmish Aslano’ në Kosovë thekson se “për ta gjetur një projekt të përshtatshëm organizata jonë gjithnjë e ndjek gjendjen e komuniteteve dhe vështirësitë e tyre. Kurdo që ekziston nevoja për të ndërhyrë ne bëjmë gjithçka që mundemi për ta përmirësuar gjendjen e cila e prek komunitetin”

55

Një nga mënyrat më të mira për ta formuluar një projekt është që ta shfytëzoni Analizën e Kornizës Logjike. Në të vërtetë BE-ja e thekson rëndësinë e këtij mjeti dhe në shumicën e Formularëve të Aplikacionit për Grante është e obligueshme që të dorëzohet Korniza Logjike si një aneks i propozim projektit. Prandaj është më se e rëndësishme për organizatën tuaj që të jetë në gjendje ti përdorë dhe ti përpilojë kornizat logjike me cilësi të lartë. Për çdo Formular të Aplikacionit për Grante të BE-së ju NUK duhet ta konsideroni kornizën logjikë si një formular që thjeshtë duhet plotësuar, por ajo duhet të ju shërbejë si pikë fillestare për hartimin e projektit tuaj. Kështu që ne rekomandojmë që ju ta hartoni një kornizë logjikë të plotë PARA se të filloni me hartimin e formularit të aplikacionit për grant.

Korniza logjike ndihmon në organizimin e qëllimeve dhe objektivave të përgjithshme të projektit tuaj, aktiviteteve të cilat kontribuojnë drejt arritjes së këtyre objektivave, dhe për hartimin e treguesve të cilat ju (dhe palët e tjera me interes) mund ti shfytëzoni për ta ndjekur progresin drejt objektivave. Sikur se me të gjitha instrumentet analitike të cilat mund të përdoren në fazat e hershme të hartimit të projektit, OSHC-të duhet të jenë teknikisht konkurrente në përdorimin e kornizës logjike dhe si pikë referente e mirë është Udhërrëfyesi për Menaxhimin e Ciklit të Projektit. Në paragrafët më poshtë ne do ti theksojmë disa prej pikave kyçe nga këta udhërrëfyes.

Një këshillë nga Marlena Plavsic nga ‘Suncokret’ në Pula, Kroaci“Do të thosha se dallimi ndërmjet ‘fitimit’ dhe ‘humbjes’ se aplikacionit për grant është të kuptuarit e koherencës në mes të problemeve, aktiviteteve dhe rezultateve të pritura. Nëse nuk mund të tërhiqet një vijë e logjikshme ndërmjet tyre, atëherë vështirë se diçka tjetër mund të jetë mjaft bindëse”.


HAPI 2Shfrytëzimi i kornizës logjike si një mjet për fuqizimin e hartimit të projektit

56


Korniza Logjike përbëhët nga një matricë me katër shtylla dhe katër (apo me shumë) radhë, të cilat i përmbledhin elementet kyçe të një projekti, që do të thotë:

� hierarkia e objektivave të projektit, me fjalë të tjera Përshkrimi i Projektit ose Logjika e Intervenimit;

� faktorët e jashtëm kyç që janë vendimtar për suksesin e projektit, të quajtura Supozime; dhe

� si do të monitorohen dhe vlerësohen arritjet e projektit, të cilat gjithashtu njihen si Tregues dhe Burime të Verifikimit.

Struktura tipike e Matricës së Kornizës Logjike është e dhënë më poshtë. Korniza Logjike gjithashtu siguron bazën mbi të cilën përcaktohen kërkesat e resurseve, ose të dhënave dhe shpenzimeve apo buxhetit.

Logjika e Intervenimit

Treguesit e verifikueshëm të

arritjeve

Burimet dhe mënyrat e verifikimit Supozimet

Objektivat e përgjithshëm

Cili është objektivi kryesor i përgjithshëm për të cilin do të kontribuojë projekti?

Cilët janë treguesit kryesor të ndërlidhur me këta objektiva të përgjithshëm?

Cilët janë burimet e informatave për këta indikatorë?

Qëllimi i projektit

(ndonjëherë shkruhet si ‘Objektivat Specifike’)

Cilët janë objektivat specifike të cilat do ti arrijë projekti?

Cilët janë treguesit sasior apo cilësor që tregojnë se nëse janë arritur objektivat specifike të projektit dhe në çfarë shkalle janë arritur ato?

Cilët janë burimet e informatave që ekzistojnë apo që mund të grumbullohen? Cilat metoda kërkohen për ti marrë këto informata?

Cilët janë faktorët dhe kushtet që nuk janë nën kontroll të projektit dhe të cilat janë të domosdoshme për ti arritur këto objektiva? Cilat rreziqe duhet të merren parasysh?

Rezultatet e pritura

Cilat janë rezultatet konkrete që parashihet ti arrijnë objektivat specifike?

Cilat janë efektet dhe përfitimet që parashihen me projekt?

Çfarë ndryshime dhe përmirësime do të rezultojnë?

Cilët janë treguesit që duhet matur për ta ditur nëse projekti i ka arritur rezultatet dhe efektet e parashikuara dhe në çfarë shkalle i ka arritur ato?

Cilët janë burimet e informatave për këta tregues?

Cilët janë faktorët dhe kushtet e jashtem që duhet të realizohen për ti fituar rezultatet e pritura në kohë?

Aktivitetet

Cilat janë aktivitetet kryesore dhe në çfarë radhe duhet të kryhen ato për ti nxjerrë rezultatet e pritura?

Mënyrat:

Cilat janë mënyrat që kërkohen për ti implementuar këto aktivitete, p.sh. personeli, pajisjet, trajnimet, furnizimet, mjetet operacionale, etj?

Cilët janë burimet e informatave për progresin e projektit?

Cilat parakushte kërkohen para se të filloj projekti?

Cilat kushte jashtë kontrollit direkt të projektit duhet të jenë prezente për implementimin e aktiviteteve të planifikuara?

57


Kur ta ndërtoni një kornizë logjike për projektin tuaj, është me rëndësi që ta ‘testoni’ në vazhdimësi logjikën e kornizës suaj pasi që duhet ta mbani disciplinën e kornizës logjike. Prandaj hartimi i saj duhet ta ndjek logjikën e përshkruar në katrorët më poshtë.

NËSE ofrohen të dhënat/resurset, ATËHERË aktivitetet mund të ndërmirren;

NËSE aktivitetet janë ndërmarrë, ATËHERË rezultatet mund të prodhohen;

NËSE rezultatet janë prodhuar, ATËHERË qëllimi do të arrihet; dhe

NËSE qëllimi është arritur, ATËHERË ky duhet të kontribuojë drejt objektivit të përgjithshëm.

NËSE ne dëshirojmë të kontribuojmë në objektivin e përgjithshëm, ATËHERË ne duhet ta arrijmë qëllimin;

NËSE ne dëshirojmë ta arrijmë qëllimin, ATËHERË ne duhet ti prodhojmë rezultatet specifike;

NËSE ne dëshirojmë ti prodhojmë rezultatet, ATËHERË duhet të implementohen aktivitetet specifike; dhe

NËSE ne dëshirojmë ti implementojmë aktivitetet specifike, ATËHERË ne duhet ti aplikojmë të dhënat/resurset e identifikuara.

Për ta mbajtur logjikën e kornizës, është me rëndësi që ta filloni hartimin e saj nga lartë poshtë. Një gabim i zakonshëm që bëjnë OSHC-të është se ato shpesh fillojnë me përshkrimin e ‘aktiviteteve’ (pasi që ato janë pjesa më e lehtë për tu plotësuar e kornizës logjike!) dhe pastaj përpiqen ti ndërtojnë ‘rezultatet’ dhe një ‘qëllim’ për t’iu përshtatur aktiviteteve. Ju gjithmonë duhet të filloni duke e përkufizuar objektivin e përgjithshëm, qëllimin e projektit dhe rezultatet e pritura të tij, e pastaj ti përpiloni aktivitetet.

Fatmir Curri nga Fondacioni Kosovar për Shoqëri Civile komenton se: “aplikacioni fitues i grantit i përgjigjet objektivave dhe rezultateve të dëshiruara të Thirrjes për propozime. Pjesët kryesore ku duhet të përqëndrohet vëmendja janë pjesët ku përshkruhet relevanca dhe metodologjia. Shpesh herë pjesa më e dobët e propozimeve është seksioni i ‘relevancës’, ku OJQ-të kanë vështirësi për të sqaruar se përse projekti i tyre është i rëndësishmë dhe relevant për një Thirrje të veçantë.”

58


Hartimi i deklaratës që përshkruan qëllimin e projektit shpesh mund të jetë sfidues, mirëpo ju duhet të tentoni ta përshkruani qëllimin e projektit tuaj në mënyrë të qartë dhe të saktë. Provoni ta përshkruani qëllimin me vetëm një fjali të shkurtë. Udhërrëfyesi për MCP ka disa këshilla të mira në këtë aspekt:

PRAKTIKË E KEQE PRAKTIKË E MIRË

Qëllimi është shuma e rezultateve:

“Trajtimi i ujit është përmirësuar dhe nivelet e zbrazjes direkte në lumë janë zvogëluar”

Qëllimi është pasojë e rezultateve:

“Përmirësimi i cilësisë së ujit të lumit”

Rezultatet:

1.1 Zbrazja direkte e ujërave të zeza në lumë është zvogëluar1.2 Standardet e trajtimit të ujërave të zeza janë përmirësuar dhe zbatuar

1.3 Është ngritur vetëdijësimi publik dhe janë përmirësuar pëgjegjësitë e menaxhimit të mjedisit

Një fushë tjetër problematike e kornizës logjike për OSHC-të janë shtyllat e mesme të cilat i përshkruajnë ‘treguesit’ dhe ‘burimet ose mënyrat e verifikimit’ të treguesve. Këto janë pjesë vitale të kornizës logjike pasi që do të përdoren nga OSHC-të dhe palët e tjera me interes (duke përfshirë edhe BE-në) për të përcaktuar nëse projekti është duke e arritur qëllimin e vetë apo jo. Në një pikë përgjatë ciklit jetësor të projektit do të bëhën vlerësime rreth suksesit ose dështimit të projektit, kryesisht në bazë të asaj që është e shkruar në këto shtylla të kornizës logjike. Këto janë çështje që kanë të bëjnë me ‘monitorimin’ dhe ‘vlerësimin’ e projekteve, të cilat përësëri mund të jenë shumë teknike dhe për të cilat ka shumë dokumente referente të mira dhe udhërrëfyes. Një seri e veçantë e udhërrëfyesve që iu rekomandohet OSHC-ve është një libër i shkruar posaçërisht për OSHC-të në temën e monitorimit dhe vlerësimit i quajtur ‘Procesit të Hartimit të Mprehtë: Një udhëzues praktik për monitorim dhe vlerësim (Sharpening the Development Process: A Practical Guide to Monitoring and Evaluation) nga Oliver Bakewell (botuar nga INTRAC – shih referencat për më shumë detaje.)

Përpilimi i treguesve adekuat mund të jetë mjaft sfidues, prandaj është e dobishme të jemi të qartë për përkufizimin e treguesve. Një tregues është një ndryshim ose ngjarje e dallueshme e cila ofron prova se diçka ka ndodhur – nëse një rezultat është prodhuar, ka ndodhur një efekt i mënjëhershëm ose janë vërejtur ndryshime afatgjata. Ato nuk sigurojnë shumë dëshmi aq sa sigurojnë shenja të besueshme se një ngjarje apo proces i deklaruar aktualisht ka ndodhur apo është duke ndodhur. Provat nga një numër i treguesve do të sigurojnë një rast bindës për deklarimet e bëra.

Një gabim i zakonshëm është supozimi se treguesit janë të njejtë me ‘caqet’ dhe kështu bëhët përpilimi i treguesve të tillë të cilët aktualisht dalin të njejtë me deklaratat për ‘rezultate’. Mbani mend, treguesit NUK janë caqe.


59

Këshilla nga Veprore Shehu prej OJQ-së ‘Medica Kosova’Një nga pikat më të dobëta të Formularit të Aplikacionit të cilin ne e kemi përmirësuar dukshëm gjatë viteve është pjesa e cila merret me monitorimin dhe vlerësimin e projektit. Problemi i matjes së rezultateve dhe dokumentimit të punës ka qenë gjithmonë pjesa më e dobët e organizatave të cilat punojnë në nivelin lokal (grassroots). Prandaj është me rëndësi ti kushtohet sa më shumë vëmendje aspektit operacional të hartimit të projektit ashtu siç është se si do të vlerësohet projekti dhe si do të dokumentohen mësimet e nxjerra.


Së fundi, është me rëndësi të mendohet për kontekstin e propozim projektit tuaj dhe të identifikohen kushtet vendimtare të nevojshme për sukses. Supozimet janë faktorë të jashtëm që kanë potencial për të ndikuar (apo madje edhe për të përcaktuar) në suksesin e një projekti, mirëpo qëndrojnë jashtë kontrollit direkt të menaxherëve të projektit. Ato janë përgjigje në pyetjen: “Cilët janë faktorët e jashtëm që mund të ndikojnë në implementimin e projektit dhe në qëndrueshmërinë afatgjate të përfititmeve, mirëpo janë jashtë kontrollit të menaxhmentit të projektit?”

Supozimet zakonisht shënohen në shtyllën e katërtë të logjikës vertikale në kornizën logjike. Kjo funksionon si në vijim:

� pasi që të kryhen Aktivitetet, dhe nëse Supozimet në këtë nivel qëndrojnë të vërteta, atëherë rezultatet do të arrihen;

� pasi që të jenë plotësuar këto Rezultate dhe Supozime në këtë nivel, atëherë Qëllimi i Projektit do të arrihet; dhe

� pasi që të arrihet Qëllimi dhe të plotësohen Supozimet në këtë nivel, atëherë kontributi në arritjen e Objektivave të Përgjithshëm do të jetë arritur nga projekti.

Trajnimi Regjional i TACSO-së “Hartimi dhe Menaxhimi i projekteve të BE-së“, Turqi, 2010

60


Udhërrëfyesit mbi MCP të BE-së posedojnë një diagram të dobishëm për ta përmbledhur marrëdhënien ndërmjet një supozimi të projektit dhe hierarkisë së objektivave në kornizën logjike:

Objektivi ipërgjithshëm

Qëllimi

Rezultatet

Aktivitetet

Supozimet

Supozimet

Supozimet

Të hyrat

+

+

+

p.sh. nëse janë ndërmarrë aktivitetetDHE supozimet qëndrojnë të vërteta,atëherë rezultatet mund të arrihen, etj.

Para-kushtet duhet të plotësohenpara se të zotohen resurset dhe tëiniciohen aktivitetet.

Një këshillë e fundit rreth përpilimit të kornizës logjike është se OSHC-të duhet të sigurohen që ti bëjnë këto në vijim:

� ta bëjnë përpilimin e kornizës logjike një gurthemel të hartimit të projektit; � të sigurohen që përpilimi i kornizës logjike të jetë një përpjekje ekipore - të përfshihen

sa më shumë anëtarë të personelit, partnerët dhe të kërkojnë këshilla të jashtme kudo që janë në dispozicion;

� ta testojnë sa më shumë kornizën logjike për tu siguruar që është me të vërtetë e logjikshme. Sidomos duhet të vërtetojnë se të gjitha aktivitetet janë drejtpërsëdrejti relevante me arritjen e rezultatet e pritura, dhe se ekzistojnë aktivitete të mjaftueshme për ti arritur të gjitha rezultatet.

Pasi që ta keni një kornizë logjike të fuqishme, të mbështetur më të dhëna të ndryshme të cilat i keni grumbulluar dhe analizuar, atëherë procesi i plotësimit të formularit të aplikacionit

HAPI 3Sigurohuni që prezantimi i propozimit t’iu përmbahet udhërrëfyesve

61

për grant duhet të jetë mjaft i thjeshtë. Mirëpo, duke qenë se formularët e aplikacionit për grante janë mjaft të gjata dhe me shumë detaje, ekzistojnë shumë mundësi për të bërë gabime dhe gabimi i parë themelor që shumë OSHC e bëjnë është se mendojnë që ‘udhërrëfyesit’ dhe Formulari i Aplikacionit të Grantit shoqërues janë vetëm një metodë opcionale apo jo-obligative për prezantimin e propozimit tuaj dhe të kërkesës për fonde. Kjo nuk qëndron. Është me rëndësi primare që çdo OSHC e cila dëshiron ta plotësojë një Aplikacion për Grant ti përmbahet në mënyrë absolute çdo detaji të dokumenteve të Thirrjes për Propozime. Kjo do të thotë se ju DUHET:

� ti lexoni TË GJITHA detajet në Udhërrëfyes dhe dokumentet shoqëruese; � ta plotësoni ÇDO SEKSION të Formularit të Aplikacionit, duke i ndjekur

udhërrëfyesit me kujdes. Për shembull, nëse udhërrëfyesit sugjerojnë se një seksion i veçantë duhet të jetë maksimum prej 3 faqeve, mos i tejkaloni 3 faqet!;

� ndiqni me kujdes udhëzimet përkitazi me afatet kohore dhe se si ta bëni një aplikacion. Nëse huqet një afat kohor apo nëse dokumentet e juaja të aplikacionit nuk janë të plota, aplikacioni i juaj nuk do të merret parasysh.

Kjo këshillë mund të ju duket evidente dhe tepër e thjeshtësuar, mirëpo dështimi në marrjen e fondeve më së shpeshti ndodh për shkak se OSHC-të nuk iu përmbahen udhërrëfyesve. Prandaj në dëshirojmë ti nënvizojmë seksionet më zakonshme në Udhërrëfyes:

Kriteret e pranueshmërisëPara se të merret parasysh aplikacioni i juaj, janë 4 elemente të aplikacionit të cilat duhet ti plotësojnë kriteret e pranueshmërisë:

i. pranueshmëria e aplikantëveii. partneriteti dhe pranueshmëria e partnerëve;iii. veprimet e pranueshme – veprimet për të cilat mund të bëhët një aplikacion;iv. pranueshmëria e shpenzimeve – shpenzimet të cilat mund të merren parasysh për një grant.

Si të aplikoni dhe cilat janë procedurat që duhet ndjekurDuhet ti kushtoni vëmendje të veçantë pjesëve të Udhërrëfyesve të cilat përfshijnë:

� Formularin e Aplikacionit; � Ku dhe si ti dërgoni Aplikacionet; � Afatin kohor për dorëzimin e Aplikacioneve; � Informatat shtesë për Aplikacion.

Gjithashtu këshilloheni që ti shqyrtoni me kujdes seksionet e Udhërrëfyesve të cilat sqarojnë vlerësimin dhe përzgjedhjen e procedurave dhe kritereve, meqenëse kjo do të ju ndihmojë në hartimin e një aplikacioni fitues. (Kjo shtjellohet më tutje në Kalimin e Vlerësimit – një udhëzim i brendshëm). Dhe në fund duhet ta kuptoni plotësisht se cilat dokumente kërkohen


62


që të dorëzohen nga ju nëse aplikacioni i juaj përkohësisht përzgjedhet ta fitojë një grant, dhe cilat kushte duhet ti plotësojë implementimi i projektit të financuar me grant.

Përveç Formularit të Aplikacionit për Grant, udhërrëfyesit e Thirrjeve për Propozime shpesh e përshkruajnë një proces ku para vlerësimit të Aplikacionit të Plotë së pari do të vlerësohet një Përmbledhje e Projektit (Concept Note). Prandaj, nëse udhërrëfyesit kërkojnë nga organizata e juaj ta plotësoni një Përmbledhje të Projektit (Concept Note), atëherë gjithsesi së pari e përpiloni Përmbledhjen duke përdorur modelin relevant dhe duke ndjekur udhëzimet. Përmbledhja e Projektit (Concept Note) tuaj duhet të jetë njejtë e fuqishme dhe kredibile sikur se edhe aplikacioni i plotë i juaji, përndryshe propozimi i juaj nuk do të kalojë rishikimin e parë të vlerësimit.


63

Aneksi 3 për shumicën e Aplikacioneve për Grante është projekt buxheti. Para se ta plotësoni këtë Aneks, çdo Aplikant potencial duhet ti ndërmarrë përgaditjet e domosdoshme:

� duhet ta kuptoni konceptin e buxhetit sipas procedurave të BE-së. Kjo do të thotë ta kuptoni se buxheti mund të përfshijë vetëm artikujt të cilët i plotësojnë kriteret e pranushmërisë dhe se buxheti përfaqëson një vlerësim të shpenzimeve të parashikuara. Mbani mend se nëse organizata e juaj është e suksesshme në fitimin e një granti, kjo vetëm ju jep të drejtë që ta kompenzoni apo reimbursoni një përqindje të shpenzimeve: NUK do të ju dorëzohet një shumë fikse në kesh që është e barabartë me totalin e buxhetit;

� duhet ta hulumtoni me kujdes koston e plotë të implementimit të aktiviteteve të propozuara të projektit tuaj. Merrni parasysh jo vetëm koston e veprimeve tani për tani, por gjithashtu edhe mundësinë e një rritjeje të kostos për shkak të inflacionit gjatë 12-24 muajve të ardhshëm;

� nëse udhërrëfyesit e theksojnë se mund të keni buxhet për ‘Buxhetin Rezervë’, mbani mend se ju do të keni qasje në Buxhetin Rezervë vetëm pas miratimit nga BE-ja, dhe ky miratim do të jepet vetëm me një arsyetim të fortë;

� duhet ta përgaditni buxhetin duke e ndjekur ngushtë modelin e buxhetit dhe udhërrëfyesit të cilët i përshkruajnë vijat e lejuara buxhetore.

Gjithashtu është me rëndësi të jeni të vetëdijshëm se nëse Aplikacioni i juaj është i suksesshëm, BE-ja mund të kërkojë nga ju që të bëni ndryshime në buxhetin e dorëzuar para se të ju paguhet granti. Prandaj, këshilloheni që ta hartoni buxhetin tuaj duke lënë pak hapësirë për negociata.


HAPI 4 Përcaktimii drejtë i buxhetit

Aleksandra Janjic nga OGI (Kroaci) nënvizon se është me rëndësi të sigurohemi që çdo aplikacion të duket si ‘ i realizueshëm’. Kur ta plotësoni Formularin e Aplikacionit është me rëndësi që të ndalemi dhe ta shohim se çka është propozuar: “Aktivitetet duhet të jenë reale, sikur se edhe rezultatet dhe objektivat e pritura. Organizata e cila e bën aplikacionin duhet ta kuptojë se aktivitetet duhet të jenë shumë të qarta në aplikacion. Ngjashëm me këtë, buxheti duhet të jetë real dhe ngushtë i lidhur me aktivitetet e propozuara, dhe gjithashtu është me rëndësi të mërren parasysh udhërrëfyesit në PRAG.”

64


kalimi i VlerëSimit – një udhëzueS i BrendShëm

Aplikacionet e pranuara nga BE-ja prej Thirrjeve për Propozime kontrollohen dhe vlerësohen përmes një serie të procedurave strikte të cilat janë të dhëna në tërësi në PRAG (Udhëzues Praktik për Procedura Kontraktuese për Veprime të Jashtme të BE-së 2010). PRAG-u jep udhëzime se si një organizatë mund ti shpenzojë fondet e BE-së dhe bazohet në parimet të cilat sigurojnë që fondet janë shfytëzuar në mënyrë transparente dhe të përgjegjshme, si dhe se ato janë shpenzuar për të siguruar se është arritur vlera më e mirë e mundshme për paratë e alokuara. Nëse jeni të interesuar për detaje, ju lutem vizitoni Seksionin 6 të PRAG-ut, i cili i dedikohet procedurave specifike për menaxhimin e skemave të granteve.

Propozimet vlerësohen nga një Komision Vlerësues i emëruar nga Autoriteti Kontraktues i cili përbëhët nga Kryesusesi pa të drejtë votë, Sekretari pa të drejtë vote dhe një numër tek anëtarëve me të drejtë vote (minimum tre anëtarë). Anëtarët votues duhet të posedojnë kapacitete e nevojshme teknike dhe administrative për të dhënë një mendim të informuar për propozimet. Duhet ta kenë një zotërim të arsyeshëm të gjuhës në të cilën dorëzohen propozimet. Ata duhet ti përfaqësojnë së paku dy entitete organizative të Autoritetit Kontraktues pa lidhje të hierarkisë ndëmjet veti, përveç nëse nuk kemi entitete të ndara (p.sh. një Delegacion i BE-së). Komisioni Vlerësues mbështetet shpesh nga ‘vlerësuesit’ e jashtëm, të cilët janë profesionist, të angazhuar me të njejtat kritere si më lart, gjithashtu me përvojë specifike dhe ekspertizë përkatëse në sektorin dhe fushën e Thirrjes për Propozime. Ngjashëm, Komisioni Vlerësues mund të mbështetet edhe nga stafi i Autoritetit Kontraktues në procesin e regjistrimit të pranimit të aplikacioneve si dhe hapjes së tyre dhe kontrollit administrativ.

Procesi për vlerësimin e aplikacioneve e ndjek radhitjen e dhënë më poshtë:

� pranimi dhe regjistrimi i propozimeve;

� seanca e hapjes dhe kontrollit administrativ;

� vlerësimi i Përmbledhjes së Projektit (Concept Note), ku është relevante;

� vlerësimi i formularit të aplikacionit;

� verifikimi i pranueshmërisë;

� konkluzat e Komisionit Vlerësues.

Nga ky proces është e mundur të identifikohen tri faza kyçe ku mund të dështojë aplikacioni. OSHC-të duhet të jenë tepër të vëmendshme për këto tri faza të rëndësishme dhe se si mund

HAPI 1Kuptoni se si vlerësohen aplikacionet për grante të BE-së

65


të sigurohen që aplikacionet e tyre ti tejkalojnë këto pengesa dhe ta kenë rastin për ta fituar një grant. Dy prej këtyrë pengesave potenciale janë të lidhura direkt me administrimin e OSHC-ve që i bëjnë aplikacionet dhe duhet të jetë 100% nën kontrollin e OSHC-ve, ndërsa e treta ndërlidhet me cilësinë e propozim projektit, i cili i nënshtrohet konkurrencës. Kjo çështja e fundit është e mbuluar në Hapin 2 më poshtë, kurse kontrolli administrativ mund të vërtetohet përmes përdorimit të listës kontrolluese të riprodhuar tek Pakoja me Instrumente. Prandaj, çdo OSHC e cila aplikon për një grant të financuar nga BE-ja të shpallur përmes një Thirrjeje për Propozime, duhet të kontrollojë që aplikacioni i tyre përgjigjet me ‘po’ në të 18 çështjet e radhitura në listën kontrolluese – shih faqen 102 të Pakos me Instrumente.

Së dyti, çdo OSHC e cila aplikon duhet të jetë e vetëdijshme për kriteret e ‘pranueshmërisë’ të Thirrjes për Propozime dhe duhet të sigurohet se aplikacionet e tyre i plotësojnë TË GJITHA kriteret Në parim, këto kritere ndahen në tri kategori:

i. OSHC-ja e cila aplikon (dhe partnerët e saj formal) duhet ti plotësojnë kriteret e pranueshmërisë për aplikantë dhe duhet ta posedojnë dokumentacionin adekuat për ta demonstruar këtë. (Dokumentacioni i kërkuar do të paraqitet në Udhërrëfyesin e Thirrjeve për Propozime dhe do të jetë në bazë të llojeve të dokumentacionit të kërkuara nga sistemi PADOR. Për më shumë informata rreth Pranueshmërisë dhë PADOR-it, shih Hapin 3 tek Identifikimi i Mundësive Financiare të BE-së për Organizatën Tuaj);

ii. Veprimi i propozuar i projektit duhet të realizohet në një lokacion (apo lokacione) të cilat janë të pranueshme sipas Udhërrëfyesve;

iii. Gjithashtu edhe lloji i veprimeve të propozuara dhe shpenzimet e ndërlidhura më ato siç janë aktivitetet trajnuese, konferencat, krijimi i një wbfaqe, botimi i një publikimi, organizimi i një vizite shkëmbyese ose instalimi i pajisjeve të reja, duhet ti plotësojnë kriteret e numëruara në Udhërrëfyes.

Mësimi i nxjerrë nga OJQ-ja ‘ALFA’ në Novi Sad, Serbi Të gjitha OSHC-të të cilat aplikojnë për grante të BE-së duhet të mësojnë që ti kushtojnë vëmendje çdo detaji në aplikacionin e tyre. Ne, për shembull, një herë kemi aplikuar me partnerë dhe aplikacioni ynë u refuzua pasi që dokumentet e nënshkruara nga njëri prej partnerëve nuk ishin origjinale, por ishin dokumente të skanuara!

Dizajni aktual i propozim projektit – arsyetimi i tij, objektivat dhe qëllimet e projektit, metodologjia e propozuar dhe aktivitetet që do të përdoren për ti arritur objektivat, si dhe mënyrat për ta siguruar qëndrueshmërinë dhe ndikimin afatgjatë – paraqet serinë e tretë të pengesave të mundshme të cilën duhet ta adresojë çdo OSHC, dhe OSHC-të duhet të jenë më së miri të përgaditura duke e ndjekur Hapin 2.

66


Një nga seksionet më të rëndësishme dhe më të dobishme të Udhërrëfyesve të Thirrjeve për Propozime është seksioni i cili e sqaron procesin e poentimit të një propozimi. OSHC-të këshillohen fuqishëm që ta ‘testojnë’ draft propozimin e tyre duke e përdorur këtë Tabelë Vlerësuese, para se ta finalizojnë aplikacionin e tyre (shih ushtrimin përkatës tek Pakoja me Instrumente). Edhe më mirë, do të ishte ideale nëse OSHC-ja do ta gjente një këshilltar të jashtëm, i cili ka përvojë në punimin dhe hartimin e projekteve, që ta lexojë draft aplikacionin e tyre dhe ta vlerësojë atë duke përdorur Tabelën e Vlerësimit. Ky lloj i këshillimit do ti rriste dukshëm gjasat për çdo aplikacion për ti arritur pikët më të larta të mundshme.

Më poshtë është dhënë një lloj i standardizuar i Tabelës Vlerësuese dhe sqarimet për ‘poentim’.

Udhëzimet për pikëzim

Tabela Vlerësuese është e ndarë në seksion dhe nën-seksion. Çdo nën-seksion duhet të poentohet me pikë prej 1 deri në 5, në përputhje me udhëzimet në vijim:

Pikët Kuptimi1 Shumë dobët2 dobët3 adekuat4 mirë5 shumë mirë

HAPI 2Testoni draft aplikacionin tuaj kundrejtë Tabelës së Vlerësimit

67


Këto pikë i shtohen pikëve në total për seksionin në fjalë. Totali i çdo seksioni pastaj shënohet në seksionin 6 dhe mbledhen së bashku duke i dhënë pikët në total për propozimin.

Secili seksion përmban një katror për komente. Këto komente duhet ti adresojnë çështjet e mbuluara nga ai seksion. Komentet duhet të bëhën për çdo seksion. Nëse vlerësuesi e shënon 1 (shumë dobët), 2 (dobët) ose 5 pikë (shumë mirë) në një nën-seksion, duhet të sqarohen arsyet për dhënien e pikëve të tilla në katrorin për komente.

TABELA VLERËSUESE

1. Kapaciteti financiar dhe operacional PikëtPjesa relevante e Formularit të

Aplikacionit1.1 A posedojnë aplikanti dhe partnerët përvojë të mjaftueshme për

menaxhimin e projektit? / 5 II.4.1 dhe III.1

1.2 A posedojnë aplikanti dhe partnerët ekspertizë teknike të mjaftueshme? (sidomos njohuri mbi çështjet që duhet adresuar.) / 5 II.4.1 dhe III.1

1.3 A posedojnë aplikanti dhe partnerët kapacitete menaxheriale të mjaftueshme? (duke pëfshirë stafin, pajisjet dhe aftësinë për ta menaxhuar buxhetin për veprim)?

/ 5 II.4.2 dhe III.1

1.4 A posedon aplikanti burime financiare stabile dhe të mjaftueshme? / 5 II.4.2

Totali i pikëve: / 20

Komentet:

Vini re: Nëse për seksionin 1 fitohet një total i pikëve më i ulët se sa “adekuat” (12 pikë), atëherë propozimi do të diskualifikohet nga Komisioni Vlerësues. Pa marrë parasysh, tabela vlerësuese duhet të plotësohet (përveç në rastin e thirrjeve të kufizuara për propozime).

2. Relevanca PikëtPjesa relevante e Formularit të

Aplikacionit

2.1 Sa është relevant propozimi kundrejtë objektivave dhe një apo më shumë prioriteteve të thirrjes për propozime? Vërejtje: 5 pikë (shumë mirë) do të ndahen vetëm nëse propozimi në mënyrë specifike e adreson së paku një prioritet. Vërejtje: 5 pikë (shumë mirë) do të ndahen vetëm nëse propozimi përmban elemente specifike me vlerë të shtuar, siç janë promovimi i barazisë gjinore dhe i mundësive të barabarta

/ 5x2 I.1.6.1

2.2 Sa është relevant propozimi kundrejtë nevojave të veçanta dhe detyrimeve të vendit/vendeve ose regjionit/regjioneve të cakut? (duke përfshirë evitimin e duplifikimit dhe sinergjisë me iniciativat e tjera të KE-së.)

/ 5 I.1.6.2

2.3 Sa janë të definuar qartë dhe të zgjedhur strategjikisht ata të cilët janë të përfshirë (përfituesit final, grupet e cakut)? A janë definuar qartë nevojat e tyre dhe a i adreson propozimi ato në mënyrë adekuate?

/ 5x2I.1.6.3 dhe

I.1.6.4Totali i pikëve: / 25Komentet:

Vini re. Nëse për seksionin 2 fitohet një total i pikëve më i ulët se 16 pikë, atëherë propozimi do të diskualifikohet nga Komisioni Vlerësuese. Pa marrë parasysh, tabela vlerësuese duhet të plotësohet (përveç në rastin e thirrjeve të kufizuara për propozime).

68


3. Metodologjia PikëtPjesa relevante e Formularit të

Aplikacionit

3.1 A janë aktivitetet e propozuara adekuate, praktike dhe në përputhje me objektivat dhe rezultatet e pritura? / 5

I.1.7 dhe

I.1.8.53.2 Sa është koherent formati i përgjithshëm i veprimit? (në veçanti, a e

reflekton analizën e problemeve të përfshira, a i merr parasysh faktorët e jashtëm dhe a e parasheh një vlerësim?)

/ 5 I.1.8

3.3 A është i kënaqshëm niveli i përfshirjes dhe pjesëmarrjes së partnerëve në veprim? Vërejtje: Nëse nuk ka partnerë rezultati do të jetë 1 pikë.

/ 5I.1.7 dhe

I.1.8.5

3.4 A është plani i veprimit i qartë dhe i realizueshëm? / 5 I.1.9

3.5 A përmban propozimi tregues objektivisht të verifikueshëm për rezultatin e veprimit? / 5 Korniza logjike

Totali i pikëve: / 25Komentet:

4. Qëndrueshmëria PikëtPjesa relevante e Formularit të

Aplikacionit

4.1 A ka gjasa që veprimi të ketë një ndikim të qartë në grupet e saja të cakut / 5 I.2.14.2 A ka gjasa që propozimi të ketë efekte të shumëfishimit? (duke përfshirë

mundësinë e replikimit dhe shtrirjen e rezultatit të veprimit si dhe shpërndarjes së informatave.) / 5

I.2.2 dhe

I.2.34.3 A janë rezultatet e pritura të veprimit të propozuar të qëndrueshme:

- financiarisht (si do të financohen aktivitetet pasi të përfundojë financimi nga KE-ja?)

- institucionalisht (a do të jenë strukturat të cilat i lejojnë aktivitetet të vazhdojnë akoma prezente në fund të veprimit? A do të ketë pronësi lokale të rezultateve të veprimit?)

- në nivelin politik aty ku zbatohet (cili do të jetë ndikimi struktural i veprimit – p.sh. a do të çojë drejt përmirësimit të legjislacionit, kodeve të sjelljes dhe metodave?)

/ 5 I.2.4


5. Buxheti dhe efektiviteti i kostos PikëtPjesa relevante e Formularit të

Aplikacionit

5.1 A është i kënaqshëm raporti ndërmjet shpenzimeve të vlerësuara dhe rezultateve të pritura? / 5 I.3

5.2 A janë shpenzimet e propozuara të domosdoshme për implementimin e veprimit? / 5x2 I.3


69


Është me rëndësi që OSHC-të ta mbajnë në mend se procesi i aplikimit për një grant të financuar nga BE-ja është një proces konkurrues, dhe se në regjionin e Ballkanit Perëndimor dhe Turqi konkurrenca është gjithnjë më e fortë. Prandaj është imperativ që OSHC-të ti identifikojnë mënyrat me të cilat propozimet e tyre mund ta maksimizojnë numrin e pikëve vlerësuese dhe të cilat do ta entuziazmojnë dhe do të nxisin interesimin e Komisionin Vlerësues për propozim. Mbani mend se Komisioni Vlerësues ka gjasa ti ketë lexuar me qindra propozime, prandaj propozimet e shkruara dhe të prezantuara dobët nuk do ti impresionojnë ata.

Disa ekspertë të regjionit të cilët kanë qenë paraprakisht të përfshirë në Komisione Vlerësuese për vlerësimin e aplikacioneve për grante të financuara nga BE-ja, i kanë sugjeruar ‘këshillat’ në vijim për ti bërë propozimet tuaja më konkurrente:

� përdorni një gjuhë të qartë dhe të thjeshtë, dhe sigurohuni që sqarimet tuaja të jenë logjike dhe të ndiqen lehtë. Mos supozoni që Komisioni Vlerësues do ta dijë kontekstin e projektit tuaj, prandaj sigurohuni që pikat referente të janë të qarta dhe mos përdorni ndonjë zhargon pa e sqaruar se çka do të thotë;

� mos u bëni tepër ambicioz. Projektet duhet të hartohen për ti arritur objektivat e realizueshëm në një mënyrë të arsyeshme;

� mos e kopjoni dizajnin e projektit të dikujt tjetër apo të bëni plagjiaturë nga projektet e kaluara të cilat i keni implementuar ju apo ndonjë organizatë tjetër. Sigurohuni që projekti i juaj të jetë inovativ dhe të rritë vlerën aktiviteteve të tjera;

� mos u përgjegj në një Thirrje për Propozime e cila nuk është në fushëveprimtarinë tuaj të punës.

� Projekti do të fitojë vetëm atëherë kur është në përputhje me misionin e organizatës; � demonstroni një lidhshmëri (relevancë) të fuqishme me prioritetet e Thirrjes për Propozime.

Edhe nëse e prezantoni një projekt shumë inovativ dhe mirë të strukturuar, ai përsëri mund të refuzohet nëse demonstron lidhshmëri të dobët me atë Thirrje specifike për Propozime;

� bëhuni real. Projektet duhet ti adresojnë nevojat reale të grupit të cakut. Mos tentoni ta zmadhoni një nevojë në mënyrë që të përshtatet në arsyetimin e projektit. Sqaroni qartë dhe saktë nevojat të cilat i adresoni në projektin tuaj;

� përfshini përfituesit e projektit tuaj. Pëfshini ata në procesin e formulimit të projektit sidomos kur ti identifikoni nevojat. Kjo praktikë do të ju ndihmojë në identifikimin e nevojave reale, pastaj të aktiviteteve më efektive dhe siguroni pjesëmarrjen e tyre në fazën e implementimi, e cila vlerësohet dukshëm nga Autoriteti Kontraktues dhe përfituesit.

HAPI 2 Bëhuni konkurrues!

70


Më tepër këshilla nga ekspertët:

� theksoni përvojën tuaj. Përmendni përvojat tuaja paraprake me aktivitete të propozuara. Nëse kjo është hera e parë që do ta ndërmerrni një aktivitet të tillë, sqaroni me hapa konkretë se si do ta menaxhoni aktivitetin për ti treguar Vlerësuesit se si do ta tejkaloni mungesën tuaj të përvojës dhe nëse mundeni ta vendosni një baraspeshë ndërmjet fuqive dhe dobësive tuaja institucionale;

� përfshini partnerët tuaj. Partnerët nuk janë vetëm për ti plotësuar parakushtet e Thirrjes për Propozime. Ata janë pjesë e këtij procesi për ti sjellë përvoja dhe njohuri të ndryshme dhe ata duhet ti shtojnë një vlerë përmbajtësore projektit të propozuar. Sqaroni se si ata do ti fuqizojnë veprimet tuaja të propozuara dhe se si ata kanë kontribuar tashmë.

� identifikoni me kujdes aktivitetet tuaja. Një Vlerësues me përvojë mundet ta dallojë nëse projekti është propozuar vetëm sa për të fituar fonde për një aktivitet të caktuar, si p.sh. financimi i një festivali apo një vizite studimore, e jo për ta arritur objektivin e propozuar. Ndërlidhni aktivitetet tuaja me çdo nevojë dhe sqaroni se si do ti plotësoni ato nevoja dhe kështu ta arrini qartë objektivin e projektit. Aktivitetet duhet të shërbejnë si një mënyrë për ti arritur synimet e projektit dhe jo anasjelltas;

� kushtoni më shumë vëmendje ndaj monitorimit dhe vlerësimit. I tregoni Vlerësuesit se ju tashmë keni menduar dhe planifikuar për mjetet e monitorimit dhe vlerësimit të cilat do ti shfrytëzoni gjatë implementimit të projektit;

� ofroni një argument të fortë mbi qëndrueshmërinë. I tregoni Vlerësuesit se ju tashmë keni menduar mjaft për atë se si do ta siguroni qëndrueshmërinë e veprimit tuaj. Bëni argumentet sa më reale dhe i bëni ata të varur nga faktorët e jashtëm, mirëpo në kuadër të përgjegjësisë dhe kapacitetit tuaj.


71

menaxhimi i një kontrate me grant të Be-Së

Nëse një OSHC-je i ndahet një grant, gjëja e parë të cilën ata duhet ta bëjnë është t’ia përkujtojnë vetit se çka është saktësisht një grant sipas parimeve dhe procedurave të BE-së. Një grant NUK është një dhuratë, por është një kontribut i financimit të kushtëzuar mbi një numër të çështjeve dhe procedurave. ‘Kushtëzimi’ i ndarjes së grantit është i përshkruar në detaje në Kontratën e Grantit, i cili paraqet një dokument ligjor i dakorduar dhe nënshkruar ndërmjet Autoritetit Kontraktues dhe Përfituesit të Grantit, d.m.th. OSHC-së që i ndahet granti. Është me rëndësi që OSHC-të, e sidomos menaxhmenti i lartë i organizatës, ta kuptojnë përmbajtjen e dokumentit të Kontratës së Grantit.Një Kontratë standarde e Grantit përbëhët nga pjesët në vijim:

� Kushtet e veçanta (speciale) - të cilat e përshkruajnë kontekstin specifik dhe parametrat e Thirrjes për Propozime, duke dhënë çdo detaj mbi kriteret e pranueshmërisë së kostos, kriteret mbi veprimet e pranueshme, kohëzgjatjen dhe vendndodhjen e veprimit, si dhe informatat për dy palët kontakutese;

� Aneksi I: Përshkrimi i Veprimit - propozim projekti siç përshkruhet në Formularin e plotësuar të Aplikacionit. Edhe pse nuk mund të bëhën ndryshime të mëdha në Formularin e Aplikacionit, para se të nënshkruhet kontrata Autoriteti Kontraktues mundet të negociojë me Aplikantin për të bërë ndryshime të vogla (për shembull, për ta marrë parasysh ndonjë ndryshim kontekstual për shkak të një intervali kohor ndërmjet kohës së aplikacionit dhe datës së ndarjes së grantit.);

� Aneksi II: Kushtet e Përgjithshme - kushtet univerzale të caktuara nga BE-ja, në bazë të PRAG-ut;

� Aneksi III: Buxheti për Veprim - siç është i përfshirë në Aplikacion, mirëpo mund të modifikohet duke negociuar me Autoritetin Kontraktues para se të nënshkruhet kontrata. Buxheti është një ndarje e të gjitha shpenzimeve të pranueshme të lidhura me projekt. Është me rëndësi që ta kuptoni në mënyrë të qartë dhe të lehtë buxhetin e bashkangjitur në kontratë pasi që ndikon drejtpërsëdrejti në implementimin adekuat të projektit. Gjithashtu, duhet ta mbani në mend se buxheti është vetëm një vlerësim i kostove dhe se pagesa përfundimtare do të varet nga rezultatet aktuale të projektit dhe shpenzimeve të tyre të pranueshme;

� Aneksi IV: Procedurat e ndarjes së kontratës; � Aneksi V: Modeli i ‘Kërkesës’ Standarde për pagesa dhe formulari i identifikimit financiar; � Aneksi VI: Modeli për Raportime; � Aneksi VII: Raporti i verifikimit të shpenzimeve.


HAPI 1 Kuptimi i kontratës së grantit

72


Duke marrë parasysh se marrëveshja mbi ndarjen e grantit merr trajtën e një ‘kontrate të grantit’ të detyruar me ligj, OSHC-të duhet të jenë të vetëdijshme se ndryshimet në kontratë mund të bëhën vetëm përmes një procesi të dakorduar me Autoritetin Kontraktues. Çdo devijim nga kontrata e grantit e cila nuk i përmbahet procedurave të përshtatshme ka shumë gjasa të rezultojë me humbje të një pjese të fondeve nga ana e OSHC-ve.

Pasi që gjithmonë ekziston një diferencë ndërmjet kohës kur është bërë një projekt propozim dhe aplikacioni për grant në njërën anë dhe kohës kur është ndarë një grant dhe është nënshkruar kontrata e grantit në anën tjetër, atëherë është e zakonshme që dizajni i projektit të modifikohet pak gjatë implementimit. Dhe me të vërtetë menaxhimi i mirë i projektit përfshin një shkallë të menaxhimit të ndryshimeve në projekt. Sidoqoftë, ekzistojnë procedura strikte të cilat duhet ndjekur para se të bëhën ndryshimet në një projekt të dakorduar, për tu siguruar se janë zbatuar rregullat e konkurrencës së drejtë. Është e qartë se do të ishte jo e drejtë po të bëhëshin ndryshime të mëdha në një Formular fitues të Aplikacionit të cilat mund të rezultonin në dhënien e pikëve më të ulëta në vlerësim.Llojet e modifikimit të cilat janë bërë në kontrata të grantit zakonisht kategorizohen si ‘ndryshime të vogla’ apo ‘ndryshime të mëdha’. Detajet e këtyre llojeve të ndryshimeve mund të shihen në PRAG dhe përsëriten shpesh në Doracakët e Implementimit të Granteve të cilat u jepen OSHC-ve fituese.

� Shembujt e Ndryshimeve të Vogla:

� Ndryshimet në aktivitete ose buxhet të cilat nuk kanë ndikim në qëllimin themelor të projektit;

� Transferi ndërmjet vijave buxhetore duke përfshirë një ndryshim prej 15% ose më pak;

� Ndryshimet e adresës ose numrit të telefonit;

� Ndryshimet e llogarisë bankare;

� Ndryshimi i menaxherit të projektit ose ekspertëve kyç;

� Ndryshimet në normat e njësisë së Burimeve Njerëzore.

� Shembujt e Ndryshimeve të Mëdha:

� Ndryshimet e rëndësishme në aktivitete të cilat ndikojnë në qëllimin themelor dhe në treguesit e projektit;


HAPI 2 Menaxhimi i ndryshimeve në kontratë

73

� Transferi ndërmjet vijave buxhetore jashtë limitit të modifikimit të vogël (15%);

� Shtimi i një vije të re buxhetore apo zero shpenzimi në një vijë buxhetore;

� Ndryshimet e Partnerëve të Projektit;

� Zgjatja e Kontratës;

� Ndryshimet në statusin apo emrin e përfituesit të grantit.

OSHC-të duhet të diskutojnë me përfaqësuesit e Autoritetit Kontraktues të tyre për të mësuar më tepër rreth implikimeve të çdo ndryshimi i cili atyre mund t’ iu duhet ta bëjnë gjatë implementimit të projektit. Për të dy llojet e modifikimeve në kontratën e grantit zakonisht ekzistojnë formularë specifik të cilët duhet të plotësohen dhe miratohen nga të dy palët para se çdo ndrsyhim të pranohet si i vlefshëm.

Përveç obligimeve ligjore të mbajtura në kuadër të dokumenteve të kontratës së grantit, OSHC-të duhet të sigurohen që të gjitha fondet e BE-së të shpenzohen sipas udhërrëfyesve të BE-së (Udhëzuesi Praktik për Procedura të Kontratës për Veprime të Jashtme të BE-së – PRAG). Shfrytëzimi i fondeve mund të ndërlidhet me procedurat e prokurimit të mallrave apo shërbimeve, krahas ndonjë shpenzimi për paga për personelin e projektit. Ekzistojnë procedura strikte për kryerjen e ndonjë prokurimi të tillë, kështu që OSHC-të duhet p.sh. të sigurohen që ato:

a. Ti shfrytëzojnë modelet e publikuara në webfaqen ë Komisionit, që ndërlidhen me veprimet e jashtme;

b. Të sigurohen që afatet kohore për pranimin e tenderëve dhe kërkesave për pjesëmarrje të janë mjaft të gjata për të lejuar një periudhë të arsyeshme dhe të përshtatshme për përgaditjen dhe dorëzimin e tenderëve;

c. Të lejojnë që kërkesat për pjesëmarrje dhe tenderët e shpallur që i plotësojnë kërkesat, të vlerësohen dhe rangohen nga një Komision Vlerësues.

Respektimi i këtyre llojeve të procedurave të prokurimit mund të jetë mjaft sfidues për OSHC-të, duke qenë se ato shpesh nuk kanë përvojë në menaxhimin e fondeve publike dhe në llogaridhënie për to, si dhe ato shpesh kanë vështirësi për ta kuptuar gjuhën dhe terminologjinë e përdorur në PRAG. Rrjedhimisht, OSHC-të këshillohen fuqishëm që të kërkojnë këshilla mbi këto çështje (nga Autoriteti Kontraktues, nga ndonjë OJQ me struktura mbështetëse, nga partnerët e tyre, ose nga ndonjë individ me përvojë) dhe ta hartojnë një ‘Plan të Prokurimit’, krahas çdo instrumenti tjetër për menaxhimin e projektit, siç janë Plani i Punës dhe Buxheti (modelet për këtë i gjeni tek Pakoja me Instrumente).


HAPI 3 Çështjet e prokurimit

74


Shtetet Anëtare të BE-së kërkojnë nga pranuesit e fondeve të BE-së që ta pranojnë qartë burimin e financimit dhe ti promovojnë parimet mbi të cilat financohet BE-ja. Për këtë arsye BE-ja ka hartuar një seri të udhërrëfyesve të thjeshtë, por gjithëpërfshirës mbi Komunikimin dhe Dukshmërinë. Këto janë të përfshira në një Doracak për Komunikim dhe Dukshmëri për Veprime të Jashtme të BE-së. Ky doracak përmban kërkesa të detyrueshme për të gjithë kontraktuesit dhe Partnerët Implementues sipas kontratave dhe marrëveshjeve financiare të cilat në mënyrë specifike iu referohen atyre, të nënshkruara qoftë nga Bashkimi Europian apo ndonjë Autoritet Kontraktues tjetër.

Në mes të tjerash, doracaku përmban këshilla dhe udhëzime që ndërlidhen me:

� identifikimin e audiencës së cakut; � hartimin e një Plani të Komunikimit; � modele dhe Elemente të Identitetit Vizuel të BE-së; � kërkimin e këshillave nga KE-ja – Delegacionet, Departamenti i Komunikimit; � materiale të cilat nuk i plotësojnë kërkesat e Dukshmërisë dhe të cilat mund të kenë

shpenzime që konsiderohen si të papranueshme!


Panairi i OSHC-ve në Serbi, 2010

HAPI 4Siguroni që të zbatohen rregullat e BE-së mbi ‘Dukshmërinë’ (Vizibilitetin)

75


Këshilla praktike nga OSHC-të Praktikuese në Menaxhimin e Projekteve të financuara nga BE-jaGjatë përpilimit të këtij Doracaku, autorët pranuan shumë këshilla praktike nga OSHC-të prej Ballkanit Perëndimor dhe Turqisë. Më poshtë është e dhënë një përmbledhje e 12 këshillave më të mira prej atyre OSHC-ve.

‘Duhet’• krijoni një ekip funksional të projektit dhe siguroni që ata anëtarë të ekipit të cilët janë të përfshirë

në dizajnimin dhe hartimin e projektit, të përfshihen gjithashtu edhe në implementimin e tij. Ekipi i projektit gjithashtu duhet të ketë aftësi drejtuese dhe do të jetë përgjegjës për progresin e projektit dhe raportimin;

• krijoni dhe mirëmbani një sistem të organizuar të administrimit për projekt dhe i kushtoni vëmendje të posaçme mbajtjes së regjistrit financiar - mbani në mend se ju duhet ti keni faturat valide për të gjitha shpenzimet e projektit;

• sigurohuni që organizata e juaj të ketë rrjedhë të mjaftueshme të parave që ju mundëson ta filloni projektin e juaj dhe ti implementoni aktivitetet para se ta pranoni instalimin e grantit, mirëpo mos bëni ndonjë shpenzim derisa nuk e nënshkruani kontratën e grantit;

• lexoni kontratën tuaj të grantit me kujdes dhe në detaje;

• mbani mirë të informuar rreth projektit grupet tuaja të cakut dhe pjesëmarrësit në aktivitetet e projektit tuaj, si dhe pyetni ata për reagime dhe komente;

• qëndroni mirë të informuar se çka është duke ndodhur në regjionin dhe sektorin tuaj, në mënyrë që menaxhmenti i projektit tuaj të mundet ti bëjë përshtatjet me kohë si përgjegje ndaj çdo ndryshimi në rrethanat e projektit. Dhe mos harroni të kërkoni këshilla nga Autoriteti Kontraktues rreth çdo ndryshimi në projektin tuaj;

• jini të vetëdijshëm se kontrata e grantit tuaj është për një periudhë të kufizuar kohore, prandaj ju duhet ta planifikoni me kujdes implementimin e aktiviteteve dhe ti jepni vetes mjaft kohë që jo vetëm ti realizoni aktivitetet, por edhe raportimin.

‘Nuk duhet’• mos pritni deri në mes apo në fund të projektit për të menduar rreth vlerësimit të arritjeve të projektit,

por sigurohuni që projekti ta posedojë që nga fillimi një kornizë të mirë dizajnuar për Monitorim dhe Vlerësim;

• mos ngurroni të kërkoni këshilla dhe ndihmë nga ndonjë Monitorues i jashtëm për grantin tuaj të financuar nga BE-ja rreth implementimit dhe administrimit të projektit tuaj. Monitoruesit e jashtëm janë shumë mirë të informuar dhe zakonisht me përvojë në menaxhimin e projekteve të financuara nga BE-ja dhe janë aty për të ju ndihmuar;

• mos i harroni partnerët tuaj. Përfshini ata në çdo fazë të projektit, sidomos kur keni nevojë për këshilla mbi menaxhimin e projektit dhe çështjet e raportimit;

• mos pritni deri në minutën e fundit për ta bërë raportin e projektit tuaj, por bëni draft raporte të shkurtëra pas çdo aktiviteti dhe përdorni këto për ti përpiluar raportimet tuaja formale ndaj Autoritetit Kontraktues. Gjithashtu përtërini raportimet tuaja financiare në mënyrë që çdo raport i aktivitetit ta ketë llogarinë e vetë përkatëse të kompletuar me të gjitha faturat e shpenzimeve;

• mos tentoni ti ndryshoni objektivat apo qëllimet e projektit tuaj pasi që kjo do të bie ndesh me termat dhe kushtet e kontratës suaj të grantit.

76


dakordimi monitorimi raPortimi mBi fondet e Be-Së

Gjatë implementimit të projekteve të ndihmuara me grant, OSHC-të duhet të jenë në gjendje të ndërmarrin aspekte specifike të menaxhmentit të projektit që kërkohen nga kushtet e kontratave të granteve të BE-së. Kjo do të thotë se OSHC-të duhet të jenë në gjendje ta:

a. menaxhojnë monitorimin e vetë të brendshëm dhe administrimin e projektit;b. lehtësojnë monitorimin e jashtëm të projektit dhe të sigurojnë raporte të

obligueshme për Autoritetin Kontraktues.Prandaj sistemet duhet të sigurojnë se ekziston një dakordim me Kontratën e Grantit dhe me PRAG-un, si dhe se ekziston menaxhimi i të dhënave që ndihmon për të treguar se ka progres ose ndryshe lëvizje drejt objektivave të projektit.

Zakonisht gjatë implementimit të një projekti të ndihmuar me grant, do të realizohen një ose dy vizita monitoruese tek OSHC-ja nga ‘monitorët’ e jashtëm. Këta monitorues janë të caktuar nga Autoriteti Kontraktues dhe kërkojnë që përfituesit e grantit t’ua lehtësojnë vizitën e tyre. Përveç kësaj, krahas ndonjë vizite të rastit në terren, Autoriteti Kontraktues do të kërkojë informata të rregullta monitoruese dhe raportet e progresit. Prandaj, OSHC-të duhet të jenë të gatshme për të ofruar përgjegje dhe dokumente mbështetëse ndaj pyetjeve të monitoruesve siç janë:

A janë përdorë procedurat e duhura për vlerën e tenderit?A janë pajisjet/mallrat aty?A shfrytëzohen për qëllimin e synuar?A përputhen numrat serik me faturë?A i është dhënë BE-së dukshmëria e përshtatshme?Çka do të ndodh në fund të projektit?Kontrolloni për një listë të pajisjeve.

HAPI 1 Gatishmëria për çdo vizitë monitoruese

Tatjana Obradovic nga OJQ ‘ALFA’ është e qartë me këshillën e saj për OJQ-të e tjera të cilat menaxhojnë grante të BE-së: “realizoni monitorim sistematik të brendshëm, shfrytëzone atë për të mësuar dhe mbani shënime për gjithçka që bëni, duke përfshirë të gjitha korrespondencat me donatorët dhe Autoritetin Kontraktues.”

77


Këshillë nga Fondacioni Kosovar për Shoqëri Civile ‘Sqarimi i raporteve është një procedurë e rëndë dhe kërkon energji shtesë pikërisht kur atë e keni më së paku në fund të një projekti! Raportet duhet të dorëzohen në një verzion të qartë dhe konciz dhe të përputhen në tërësi me formularin e aplikacionit dhe me aktivitete, duke përfshirë referencat ndaj kornizës logjike pasi që këto ishin në radhë të parë bazat e ndarjes së grantit. Mbani në mend se vlerësimi final dhe reimbursimi i shpenzimeve do të bazohet në provat dhe rezultatet e arritura në krahasim me atë se çka është shkruar në formularin tuaj të aplikacionit për grant.

Përveç monitorimit të jashtëm të projekteve të ndihmuara me grant të BE-së, prej OSHC-ve të cilave u është ndarë granti kërkohet që të ofrojnë raporte të rregullta teknike dhe financiare, të mbështetura nga dokumentacioni relevant dhe origjinal. Ky proces i raportimit, i cili zakonisht bëhët çdo gjashtë muaj dhe në fund të një projekti, është shpesh mjaft sfidues për OSHC-të. OSHC-të jo vetëm që e kanë të vështirë ti hartojnë raportet e tilla, por ato shpesh kanë vështirësi edhe në sigurimin e dokumentacionit të nevojshëm shoqërues, dhe si pasojë ndonjëherë dështojnë për ta marrë reimbursimin e plotë për shpenzimet e bëra gjatë implementimit të një projekti të ndihmuar me grant. Prandaj nuk befason fakti se OSHC-ve u rekomandohet fuqishëm që madje edhe para aplikimit për një grant, ti shqyrtojnë kapacitetet e nevojshme për ti përmbushur të gjitha përgjegjësitë e raportimit dhe mbajtjes së shënimeve. Dhe pasi që ti ndahet granti, OSHC-ja duhet ti ndërmarrë masat adekuate për ti përmbushur të gjitha kërkesat e raportimit të tyre. Fillimisht kjo është një detyrë e madhe për shumë organizata, mirëpo me mbështetje të plotë të menaxhmentit të lartë ato mund të përfitojnë në ngritjen afatgjate të kapaciteteve.

HAPI 2 Raportimi mbi fondet e BE-së

78


Kërkesat e plota për raportim janë të dhëna në kuadër të Kontratës së Grantit dhe në PRAG, por si përmbledhje mund të thuhet se kapaciteti i kërkuar është i neojshëm për hartimin e raporteve teknike dhe financiare të cilat përmbajnë:

Përmbajtja Indikative e Raporteve Teknike të Obliguara

Përmbajtja Indikative e Raporteve Financiare të Obliguara

Informata mbi progresin e aktiviteteve;

Informata mbi rezultatet e projektit

Informata mbi ndikimin e projektit

Ndjek strukturën e modelit raportues.

Përshkrimi i Aktiviteteve;

Modifikimet e bëra eventuale duhet të dokumentohen mirë dhe të arsyetohen!

Përshkrim i detajuar i arritjeve të projektit;

Niveli i arritjes së objektivave të deklaruara të projektit;

Mund të përfshijë edhe anekse.

Kostoja e projektit në formë tabele e cila është e standardizuar;

Nevojiten kopjet e dokumenteve mbështetëse ;

Kopjet e tabelave kohore.

Verifikimi i raportit financiar kundrejtë kontratës dhe dokumenteve mbështetëse:

- Shpenzimet e pranueshme

- Përputhshmëria me aplikacion

- Përdorimi i normave të drejta të shkëmbimit

- Dokumentacioni i përshatatshëm mbështetës

- TVSH-ja nuk përfshihet

- Shmangie me rëndësi nga shpenzimet e planifikuara

Pjesa përfundimatare e procesit të ndërlikuar të menaxhimit të projekteve të financuara nga BE-ja është aftësia për të shkuar përtej kërkesave formale të raportimit mbi kontratën e grantit siç përshkruhet në Hapin 2 më lartë dhe aftësia për ti identifikuar saktësisht arritjet dhe dështimet e projektit. Provoni dhe gjeni se si kanë ardhur ato, dhe dokumentoni të gjitha ato për përfitimin në të ardhmen të të gjithë atyre që u përket.

Monitorimi dhe vlerësimi jo vetëm që tregon se sa mirë jeni duke punuar, por gjithashtu ju ndihmon të jeni më efektiv. Vlerësimi i ka dy prioritete kryesore.

1) Për mësim dhe zhvillim

Monitorimi dhe Vlerësimi i shërbimeve tuaja do të ju ndihmojë ta vlerësoni se sa mirë jeni duke punuar në mënyrë që të ju ndihmojë ta bëni edhe më mirë. Ka të bëjë me pyetjet se çka ka ndodhur dhe pse – çka është duke funksionuar dhe çka jo. Ka të bëjë me përdorimin e vlerësimit për të mësuar më shumë rreth aktiviteteve të organizatës, e pastaj për ti shfytëzuar ato që janë mësuar.

HAPI 2 Rrumbullakësimi i mësimeve të nxjerra

79

2) Për llogaridhënie – për t’iu treguar të tjerëve se jeni efektiv

Financuesit (si BE-ja) dhe palët e tjera me interes dëshirojnë ta dinë nëse projekti i ka shpenzuar paratë ashtu si duhet. Financuesit bëjnë presion për t’iu ofruar atyre provat e suksesit. Prandaj shumë projekte duhet ti përgjigjen kësaj kërkese për të mundur që të mbijetojnë.

Nga ana e BE-së, proceset e rrumbullakësimit dhe marrjes së një grumbulli të informatave të rëndësishme gjatë dhe pas implementimit të projektit janë të përmbledhura në shtyllat e mëposhtme të ‘monitorimit’, ‘vlerësimit’ dhe ‘auditimit’:


Monitorimi dhe rishikimi i rregulltë Vlerësimi Auditimi

Kush?Përgjegjësi e menaxhimit të brendshëm – të gjitha nivelet

Zakonisht inkorporon të dhënat e jashtme(objektiviteti)

Inkorporon të dhënat e jashtme

Kur? Vazhdimisht

Periodike – afatmesëm, në fund, ex-post i vazhueshëm dhe pas përfundimit

Ex-ante (rishikim i sistemeve),në fund

Pse?

Verifikim progresi, ndërmarrja e veprimeve riparuese, freskimi i planeve

Mësimet e nxjerra që zbatohen për programe/projekte të tjera dhe si një informatë për rishikimin e politikaveSiguron llogaridhënie

Siguron garanci dhe llogaridhënie për palët me interes. Siguron rekomandime për përmirësimin e projekteve aktuale dhe në të ardhmen

Lidhja me hierarkinë e objektivave të Kornizës Logjike

Të dhënat hyrëse, aktivitetet, rezultatet

Rezultatet, qëllimet, objektivi i përgjithshëm (dhe lidhja kthyese tek relevanca)

Të dhënat hyrëse, aktivitetet, rezultatet

OSHC-të duhet të sigurojnë që posedojnë sisteme të cilat jo vetëm që mbështesin monitorimin dhe vlerësimin e jashtëm, por gjithashtu sigurojnë që aktivitetet e monitorimit dhe vlerësimit të kontribuojnë në zhvillimin e vetë organizatës. Shpesh OSHC-të angazhojnë dhe punësojnë personel të veçantë për implementimin e projekteve, prandaj pasi të përfundoj projekti dhe të shpenzohen fondet, ky personel humbet nga organizata dhe me ta edhe e gjithë përvoja e implementimit të projektit. OSHC-të duhet ta gjejnë një mënyrë për ta ruajtur përvojën e tyre në projekt, sidomos mësimet e nxjerra rreth qasjes dhe menaxhimit të fondeve të BE-së, që në kthim do të ju ndihmon atyre jo vetëm në aplikimet e tyre në të ardhmen por edhe mund ta ndajnë me OSHC-të tjera me më pak përvojë.

Pakoja me Instrumente për Hartimin dhe Menaxhimin e projekteve të financuara nga BE-ja

Pakoja me Instrumente për Hartimin dhe Menaxhimin e Projekteve të Financuara nga BE-ja

81


Përdorimi i PakoS me inStrumente

Përmbajtja e Pakos me InstrumenteQëllimi i Pakos me Instrumente shoqëruese në këtë doracak është që të demonstrojë një numër të instrumenteve të cilat mund të përdoren në shumë lloje të ndryshme të ativiteteve mësimore për menaxherët dhe stafin e OSHC-ve, trajnerët lokal dhe konsulentët, të cilët janë të interesuar tu ndihmojnë OSHC-ve që të fitojnë qasje në fondet e BE-së dhe ti menaxhojnë ato. Pakoja me Instrumente gjithashtu ngritet mbi referencat e bëra në doracak duke siguruar qasje në udhërrëfyes dhe modele të ndërlidhura me aplikacionet për grante të BE-së dhe për lidhjet mbi informatat shtesë për financimin e BE-së për OSHC në Ballkanin Perëndimor dhe Turqi. Kështu që Pakoja me Instrumente është e dedikuar për tu shfrytëzuar nga praktikuesit që hartojnë dhe implementojnë projekte si dhe nga kushdo që planifikon të ofrojë trajnime në këtë temë.

Pakoja me Instrumente është e organizuar si në vijim. Ekzistojnë gjashtë kapituj të cilët korrespondojnë me gjashtë kapitujt e përdorur në Pjesën e Dytë të doracakut për ti nënvizuar fushat më të rëndësishme në të cilat OSHC-të, që dëshirojnë qasje dhe menaxhim të fondeve të BE-së, duhet të përqëndrohen më shumë.

Këta kapituj janë:

a. identifikimi i mundësive për financim të BE-së për organizatën tuaj;b. krijimi i partneritetve efektive për projekte;c. përgaditja e propozim projekteve të suksesshme;d. kalimi i vlerësimit – një udhëzim i brendshëm;e. menaxhimi i Kontratës së Grantit të BE-së;f. dakordimi monitorimi dhe raportimi mbi fondet e BE-së.

Si të përdoret Pakoja me InstrumenteDuhet të theksohet se ky nuk është një koleksion gjithëpërfshirës i instrumenteve që kërkohen për ta hartuar dhe menaxhuar një projekt të financuar nga BE-ja, por më tepër kemi të bëjmë me instrumente plotësuese dhe shtesë që janë lirshëm në dispozicion për OSHC-të. Me fjalë të tjera, kjo Pako me Instrumente nuk i përsëriit sqarimet e të gjitha instrumenteve të cilat janë të publikuara diku tjetër (veçanërisht modelet formale të publikuara në PRAG të KE-së) dhe as nuk janë të ndërtuara për ti zëvendësuar formatet e kërkuara të Aplikacionit të publikuara në Udhërrëfyeset e Thirrjeve për Propozime. Prandaj, për ti rritur përfitimet në maksimum të këtij Doracaku dhe Pakosë me Instrumente, lexuesit këshillohen që të sigurohen të kenë qasje në dokumentet në vijim të publikuara diku tjetër:

82


� ndonjë Udhërrëfyes dhe Formular të Aplikacionit specifik, si dhe anekset e një Thirrjeje të caktuar për Propozime në të cilën është e interesuar organizata e juaj, apo shembujt e fundit të Udhërrëfyesve të tillë në vendin tuaj (mund të shkarkohen nga webfaqet e dhëna sipas Vendeve në Seksionin 1 të këtij Doracaku);

� PRAG-u (Udhëzim Praktik për Procedurat e Kontratës për Veprime të Jashtme të BE-së 2010) dhe të gjitha anekset e tij të ndërlidhura me Kontratat e Grantit që mund të gjenden në http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide;

� Udhërrëfyesit për Menaxhimin e Ciklit të Projektit, që mund të shkarkohen në anglisht nga biblioteka online Multimedia e Europa Aid në http://ec.europa.eu/europeaid/multimedia;

� Doracaku për përdorimin e PADOR-it që gjendet në http://ec.europa.eu/europeaid/work/index_en.htm dhe navigoni te ‘Work With Us/PADOR’.

Në kuadër të çdo seksioni materialet janë të organizuara si në vijim:

i. Instrumentet: Shënime Udhëzuese dhe Listat Kontrolluese – këto mund të shfytëzohen nga ata të cilët janë të pëfshirë në mënyrë aktive në hartimin ose implementimin e një projekti, apo nga ata të cilët i udhëheqin aktivitetet trajnuese në tema, ku instrumentet mund të riprodukohen si broshura;

ii. Instrumentet: Ushtrimet dhe Modelet – këto nuk janë udhëzime se si të udhëhiqen ushtrimet praktike të trajnimit, duke përfshirë shënimet e studimit të ndonjë rasti apo modele që pjesëmarrësve iu duhen për ta realizuar ushtrimin, si dhe modele që mund të përdoren për hartimin e projekteve.

Autori duke udhëhequr një trajnim regjional të TACSO-së mbi Hartimin dhe Menaxhimin e projekteve të BE-së

83


Pakoja me inStrumente: identifikimi i mundëSiVe financiare

Instrumentet: Shënime Udhëzuese dhe Listat KontrollueseInstrumenti: Shënimet Udhëzuese mbi përkufizimin e Granteve të financuara nga BE-ja dhe Kontratave Publikedhe Kontratave Publike

Granti / Kontratat Publike – disa përkufizime

Më poshtë janë të dhëna disa përshkrime të marra nga portali i EuropeAid-it:

Grantet

Grantet janë kontribute direkte financiare nga buxheti i BE-së ose nga Fondi për Zhvillim Europian. Ato ndahen si donacione për palët e treta të cilat janë të përfshira në aktivitetet e ndihmës së jashtme. Autoriteti Kontraktues i ndan grantet që shfrytëzohen për ti implementuar projektet apo aktivitetet që ndërlidhen me programet e ndihmës së jashtme të BE-së.Grantet ndahen në dy kategori: � grantet për veprime: qëllimi i tyre është për ta arritur një objektiv që përbën një pjesë të

programit të ndihmës së jashtme; � grantet operative: ato financojnë shpenzimet operative të një organi të BE-së që është

duke e ndjekur një qëllim të interesit të përgjithshëm europian ose një objektiv që është pjesë e një politike të BE-së.

Grantet bazohen në reimbursimin e shpenzimeve të pranueshme, ose me fjalë të tjera, shpenzimeve efektive të shkaktuara nga përfituesit të cilat konsiderohen si të domosdoshme për realizimin e aktiviteteve në fjalë. Rezultatet e veprimit mbesin pronë e përfituesve. Grantet i nënshtrohen një marrëveshjeje të nënshkruar nga të dy palët dhe si rregull e përgjithshme kërkojnë bashkëfinancim nga përfituesi i grantit. Meqensëse grantet mbulojnë një spektër shumë të gjërë të fushave, kushtet specifike që duhet të plotësohen (pranueshmëria, etj) mund të ndryshojnë nga një fushë e aktiviteteve në tjetrën.Ata që synojnë të aplikojnë për një grant duhet ti referohen Thirrjeve për Propozime.Kontratat Procedurat e prokurimit iniciohen kur Autoriteti Kontraktues dëshiron ta blejë një shërbim, mall apo të punojë në shkëmbim për pagesë. Procedura e prokurimit çon në lidhjen e një kontrate publike.Dallimi ndërmjet një kontrate publike dhe një granti është i qartë: në rastin e kontratës, Autoriteti Kontraktues pranon një produkt apo shërbim që i nevojitet në këmbim me pagesë; në rastin e grantit, Autoriteti Kontraktues bën një kontribut në projektin e realizuar nga një organizatë e jashtme ose direkt te ajo organizatë sepse aktivitetet e saja i kontribuojnë qëllimeve të politikave të Komunitetit.Procedurat e prokurimit administrohen përmes rregullave specifike të cilat ndryshojnë varësisht nga natyra e kontratës (shërbime, mallra, punë) dhe nga pragu (kufiri).Ata që dëshirojnë të aplikojnë për një kontratë duhet ti referohen Njoftimeve të Prokurimit.Procedurat për grante dhe kontrata sipas programeve relevante për ndihma të jashtme të BE-së konsolidohen në Udhëzime Praktike.

84


Instrumenti: Shënime Udhëzuese mbi identifikimin e pikave kritike për OSHC-të në hartimin dhe menaxhimin e fondeve të BE-së

ANALIZA E RRUGËS KRITIKE:

OSHC-të i përshtatin planete tyre strategjike për tu

përputhur me integrimet eBE-së

Kuptimi i qasjes së projektitdhe natyrë së krijimit të

grantit

Kuptimi i programeve dheprioriteteve financiare tëBE-së nga dokumentet

shumë-vjeçare dhenjëvjeçare të planifikimit

Aspektet kyçe të Hartimittë Projektit:

IDENTIFIKIMI I ‘PROBLEMIT’DHE PËRDORIMI I

INSTRUMENTEVE ANALITIKE

ANALIZA E PALËVE MEINTERES

KORNIZA LOGJIKE

PRAKTIKAT E MIRA NËMENAXHIMIN E PROJEKTIT

duke përfhshirë

monitorimin e brendshëm

VLERËSIMI

Ruajtja e mësimeve tënxjerrë

Kuptimi i Thirrjespër Propozime

Përgaditja e buxhetit& Bashkëfinancimit

Të jesh i qartë rrethkritererve të

PRANUESHMËRISË përkitazime:

organizatën e pranueshmeKoston

Aktivitetet

Plotësimi iAplikacionit për Grant

Ndjekja eUdhërrëfyesve

Marrja parasysh eTabelës së Vlerësimit

Regjistrimi nëPADOR

Menaxhimi i Kontratës sëGrantit:

Negocimi për ndonjëndryshim eventual paranënshkrimit të kontratës

MODIFIKIMET(të vogla/të mëdha)

Marrja meVONESATKOHORE

PROKURIMI: Sipas PRAG-ut

Monitorimi i jashtëm I ORIENTUAR DREJT

DAKORDIMIT &REZULTATEVE

DUKSHMËRIAE BE-së

RAPORTIMIRaportet e Përkohshme të BE-se & Final

(Teknik & Financiar)Komunikimi me palët e tjera me interes

85


Instrumenti: Shënimet Udhëzuese mbi burimet e informatave në internet për Thirrjet për Propozime

Portali i Europe Aid-it

Thirrjet për Propozime publikohen në webfaqen e EuropeAid-it dhe në rastin e vendeve të cilat kanë aranzhime institucionale të ‘decentralizuara’ mund të publikohen në webfaqet lokale. (Për shembull në Kroaci në webfaqen e Agjencisë Qendrore për Financa dhe Kontrata në http://www.safu.hr/en/ dhe në Turqi te Njësia Qendrore për Financa dhe Kontrata te http://www.cfcu.gov.tr ). Delegacioni i BE-së në çdo vend zakonisht posedon webfaqe në gjuhët lokale me informata rreth Thirrjeve për Propozime. Në webfaqen e EuropeAid-it http://ec.europa.eu/europeaid/work/index_en.htm ju duhet të navigoni tek faqja ‘Work With Us/Funding: Calls for Proposals’ (Punoni me ne: Thirrjet për propozime). Aty mund ta përdorni mekanizmin për kërkim për ti gjetur thirrjet ‘e hapura’ për grante për vendin apo regjionin tuaj. Mos harroni ti zgjedhni datat për kërkimin tuaj që fillon për Thirrjet e publikuara së paku 3 muaj më herët.

86

Hartimi dhe Menaxhimi i projekteve të financuara nga BE-ja Pakoja me Instrumente për Hartimin dhe Menaxhimin e Projekteve të Financuara nga BE-ja

Instrumenti: Shënimet Udhëzuese mbi PADOR

Regjistrimi në PADOR

Regjistrimi në PADOR ka 3 faza:

1. Identifikimi/vërtetimi

1.1. Për të hyrë në PADOR ju duhet një (emër identifikues) username (për tu kyçur). Ky username është unik për personin dhe mund të përdoret për t’iu qasur bazave të ndryshme të të dhënave në Komisionin Europian.

1.2. Username-i i juaj është i lidhur me adresën e email-it të cilën ju e ofroni te pjesa e ‘Identifikimit’. E-mail-at që kanë të bëjnë me qasjen në PADOR do të dërgohen vetëm në këtë kuti postare (mailbox)! Siguroni që ta mbani në mend këtë e-mail adresë dhe username-in për të hyrë në PADOR në të ardhmen!

1.3. Nëse tashmë e keni një username:

1.3.1. shkoni tek homepage (faqja e shtëpisë) i PADOR-it dhe klikoni në “You have an ECAS username” (Ju keni një username ECAS)

1.3.2. Ju mund ta freskoni/konsultoni një organizatë: vazhdoni te pika 3

1.3.3. Ju mund ta krijoni një organizatë: vazhdoni te pika 1.4.2.

1.4. Ju nuk keni patur asnjë herë një username te Komisioni Europian:

1.4.1. Shkoni te homepage i PADOR-it dhe klikoni në “You do not have an ECAS username” (Ju nuk keni një username ECAS)

1.4.2. Futni të dhënat të cilat identifikojnë organizatën tuaj dhe dorëzoni ato

1.4.3. Nëse paraqitet një listë e organizatave:

- përzgjidhni njërën, nëse është e mundur, të dhënat e së cilës përputhen me ato të organizatës tuaj, më i larti “Lloji 6”

- ose klikoni në “My organisation is not on the list” (Organizata ime nuk është në listë)

1.4.4. Konfirmoni regjistrimin tuaj

2. Marrja e username-it dhe password-it (fjalëkalimit) ECAS

2.1. Kontrolloni llogarinë postare të cilën e keni ofruar paraprakisht si Personal login (kyçja personale) te pjesa e “Identifikimit” (shih pika 1.4.2.)

2.2. Lexoni email-in me temë ‘Availability of your account in the European Commission Authentication Service’ (Prezenca e llogarisë tuaj në Shërbimin e Autencitetit të Komisionit Europian (shikoni edhe dosjen me email-a të llojit automatik (spam))

2.3. Klikoni në këtë link (vegëz) për ta marrë username-in dhe password-in tuaj

2.4. Shkruani username-in tuaj, krijoni password-in tuaj dhe klikoni “Submit” (Dorëzo)

2.5. Vazhdoni në pikën 3.2.

87


3. Futja/Freskimi i informatave në faqen e PADOR-it për ta fituar ID (identitetin) e EuropeAid-it

3.1. Filloni me homepage-in e PADOR-it dhe klikoni në “You have an ECAS username” (Ju keni një username ECAS). Në faqen tjetër klikoni në “You want to update/consult the account of your organisation” (Ju dëshironi ta freskoni/konsultoni llogarinë e organizatës suaj)

3.2. Futeni username-in tuaj (ose email-in për kyçje) dhe password-in

3.3. Klikoni mbi emrin e organizatës suaj (të shkruar me shkronja të kaltërta)

3.4. Plotësoni dhe ruani së pari faqen “Të dhënat Administrative”. Faqja e “Profilit” (opcioni në anën e majtë të monitorit) do të aktivizohet më pas.

3.5. Klikoni në secilin prej “Faqeve që duhet plotësuar” (menyja në anën e majtë të faqeve) dhe plotësoni TË GJITHA fushat e obligueshme (të shkruara me shkronja ngjyrë portokalli)

3.6. Nënshkruani të dhënat tuaja me opcionin SIGN (në meny në anën e majtë të faqes)

3.7. Pasi ti nënshkruani të dhënat, identiteti i EuropeAid-it do të shfaqet automatikisht në çdo faqe të PADOR-it, mu nën titullin e faqes.

3.8. PASI TI KENI RIFRESKUAR TË DHËNAT TUAJA: NËNSHKRUANI PËRSËRI për ti konfirmuar modifikimet!

Nëse e keni harruar fjalëkalimin tuaj:

1. Filloni në homepage të PADOR-it dhe klikoni në “Ju keni harruar fjalëkalimin tuaj të ECAS-it”

2. Klikoni në « Akoma nuk keni një fjalëkalim» ose « Keni harruar fjalëkalimin tuaj »

Domeni për qasje në PADOR është gjithmonë “I JASHTËM”

3. Përdorni username-in tuaj apo “email-in e kyçjes” (të cilin e keni ofruar paraprakisht si kyçje personale në faqen e “Identifikimit” (shih pika 1.4.2.)

4. Klikoni në “Kërkesë për fjalëkalim të ECAS-it”

5. Konsultoni adresën e “email-it tuaj kyçës” (gjithashtu shikoni edhe në dosjen spam) dhe vazhdoni në pikën 2.4.

88


Instrumentet: Ushtrimet dhe ModeletInstrumenti: Ushtrim mbi hulumtimin e fondeve të BE-së

Ky është një ushtrim i cili mund të realizohet si një pjesë e ‘hulumtimit për veprim’ për OSHC-të, ose si një ushtrim praktik në një mjedis trajnues. Detyra e saktë e ushtrimit duhet të përpilohet varësisht nga konteksti i OSHC-së dhe/ose profili i trajnimit të pjesëmarrësve. Por, për shembull, nëse ushtrimi është për anëtarët nga OSHC-të mjedisore në një vend XYZ, detyra mund të jetë e trefishtë:

1. Zbuloni për çdo parashikim të Thirrjeve për Propozime mbi çështjet mjedisore në vendin XYZ;

2. Zbuloni për çdo parashikim të Thirrjeve për Propozime që kanë për synim OSHC-të që financohen përmes çfarëdo programi jo-IPA për të cilin regjioni ka të drejtë dhe i cili përfshin veprime mjedisore;

3. Zbuloni për çdo Thirrje për Propozime sipas Instrumentit regjional për Shoqëri Civile të financuar nga IPA në të cilin mund të përfitojnë OSHC-të mjedisore në vendin XYZ.

Pjesëmarrësit mund të punojnë në grupe prej 2 ose 3 personave duke shfrytëzuar një laptop për grup. Hulumtimi do të duhej të zgjaste rreth 20-30 minuta. Pasi të përfundon hulumtimi ku çdo grup ka për të ndarë disa informata, do të duhej të ishte e mundur që të ktheheni dhe të kaloni nëpër çdo detyrë me grupe të ndryshme të cilat i ofrojnë informatat rreth detyrës. Komentet dhe diskutimi do të zgjasin edhe 20-30 minuta të tjerë.

Ushtrimi duhet të përmbyllet nga një menaxher/trajner i OSHC-së duke e mundësuar një diskutim mbi atë se ‘sa ishte e lehtë apo e vështirë detyra’ ‘si janë tejkaluar vështirësitë eventuale’, ‘çfarë informatash shtesë për interes janë gjetur?’ Për OSHC-të e zotuara për të pasur qasje në fondet e BE-së, ky ‘hulumtim për veprim’ do të duhej të realizohej rregullisht.

89


Pakoja me inStrumente: krijimi i PartneriteteVe efektiVe Për Projekte Instrumentet: Shënimet udhëzuese dhe Lista Kontrolluese

Instrumenti: Shënimet udhëzuese mbi ciklin e partneritetit

“Cikli i Parneritetit

Kuptimi i sfidës; Grumbullimi i informatave;konsultimi me palët në interes dhe ofruesit e

resurseve të jashtme potenciale; krijimii një vizioni për partneritet

KORNIZA 1

Identifikimi i partnerëve potencialë dhe –nëse është e përshtatshme – sigurimi i

përfshirjes së tyre; motivimi dhe inkurajimi ityre për të punuar së bashku

IDENTIFIKIMI 2

Ndërtimi i qëndrueshmërisë ose dakordimimbi një përfundim të përshtatshëm

MBAJTJA APOPËRFUNDIMI

12

Partnerët i ndërtojnë marrëdhëniet e tyreduke u dakorduar rreth synimeve, objektivave

dhe parimeve themelore të cilat do tambështesin partneritetin e tyre

NDËRTIMI 3

Krijimi i strukturave dhe mekanizmaveadekuat për partneritete për të siguruar

nja zotim dhe vazhdimësi afatgjate

INSTITUCIONALIZIMI 11

Partnerët e planifikojnë programin eaktiviteteve dhe fillojnë ta hartojnë një

projekt koherent

PLANIFIKIMI 4

Revidimi i partneritetit, programeve oseprojekteve në bazë të përvojës

REVIDIMI 10

Partnerët e hulumtojnë strukturën dhemenaxhmentin e partneritetit të tyre në

kuptim afatmesëm dhe afatgjatë

MENAXHIMI 5

Rishikimi i partneritetit: cili është ndikimi ipartneritetit në organizatat e partnerëve? A

është koha që disa partnerë të largohen dhe/ose të bashkohen partnerët e rinjë?

RISHIKIMI 9

Partnerët (dhe përkrahësit e tjerë) iidentifikojnë dhe i mobilizojnë resurset me

kesh dhe pa kesh

RESURSET 6

Matja dhe raportimi mbi ndikimin dheefektivitetin – prodhimi dhe rezultatet. A është

duke i arritur partneriteti synimet e veta?

MATJA 8

Pasi të sigurohen resurset dhe tëdakordohen detajet e projektit, fillon procesi i

implementimit – puna sipas një orari tëparacaktuar dhe (ideale) për

rezultate specifike

IMPLEMENTIMI 7

90

Hartimi dhe Menaxhimi i projekteve të financuara nga BE-ja Pakoja me Instrumente për Hartimin dhe Menaxhimin e Projekteve të Financuara nga BE-ja

Instrumenti: Shënime Udhëzuese mbi kërkimin e partnerëve në BE

Organizatat ombrellë të shoqërsisë civile dhe platformat:

Në shumicën e vendeve në Ballkanin Perëndimor dhe Turqi ekzistojnë rrjete të shumta të OSHC-ve me bazë gjeografike dhe sektoriale, si dhe një numër i organizatave mbështetëse vendore të OSHC-ve, të cilat duhet ti shfrytëzoni për ti gjetur emrat dhe detajet kontaktuese të partnerëve potencial. Sidoqoftë, identifikimi i partnerëve në Shtetet Anëtare të BE-së dhe në vendet tjera mund të jetë i vështirë. Nëse nuk keni arritur të gjeni kontakte përmes rrjeteve tuaja lokale dhe vendore, ju mund të kërkoni ndihmë nga disa organizata dhe federata ombrellë të BE-së. Shumë prej tyre kanë mandat dhe resurse për të ofruar ndihmë në ndërtimin e rrjeteve, kështu që mund të ndihmojnë shpesh në sigurimin e lidhjeve për partnerë potencialë. Disa prej këtyre organizatave janë të dhëna më poshtë.

ACT FOR EUROPE: Grup i kontaktit për shoqëri civile të BE-së www.act4europe.org

AGE PLATFORM EUROPE: www.age-platform.eu/en

BEUC: Organizata e Konsumatorëve Europian www.beuc.org

BUSINESSEUROPE: www.businesseurope.eu

CONCORDE EUROPE: Konfederata e OJQ-ve Europiane për Ndihmë dhe Zhvillim www.concordeurope.org

CULTURE ACTION EUROPE: Platforma politike për Art dhe Kulturë www.cultureactioneurope.org

EAPN: Rrjeti Europian Kundër-Varfëri www.eapn.org

ENAR: Rrjeti Europian kundër Racizmit www.enar-eu.org

ETUC: Konfederata e Bashkësive Tregtare Europiane www.etuc.org

FORUMI CIVIL EUROPIAN: www.cidem.org

FORUMI EUROPIAN PËR PERSONA ME AFTËSI TË KUFIZUARA: www.edf-feph.org

FORUMI RINOR EUROPIAN: www.youthforum.org

EUROSTEP: Solidariteti Europian për Pjesëmarrje të Barabartë të Njerëzve www.eurostep.org

LOBI I GRAVE EUROPIANE: www.womenlobby.org

BYROJA EUROPIANE E MJEDISIT: www.eeb.org

ALEANCA EUROPIANE E SHËNDETIT PUBLIK: www.epha.org

FEANTSA: Federata Europiane e Organizatave Nacionale që punojnë me të pastrehë www.feantsa.org

PLATFORMA SOCIALE: Platforma e OJQ-ve Sociale Europiane www.socialplatform.org

SOLIDAR: Rrjeti Europian i OJQ-ve që punojnë në avansimin e drejtësisë sociale në Europë dhe në gjithë botën www.solidar.org

TRIALOG: OJQ-të e zhvilluara në BE-në e zgjeruar www.trialog.or.at

91


Rast studimi për një Veprim Partneriteti – ‘Projekti i Asociacionit të Gazetarëve’Hyrje

Asociacioni i Gazetarëve të Antaliasë është një OJQ me bazë anëtarësimi që shërben për interesat e profesionistëve në industrinë e mediave në regjionin e Mesdheut jugor të Turqisë. Asociacioni ka 3 anëtarë të stafit me orar të plotë dhe nje Bord aktiv, dhe ofron trajnime të rregullta mbi legjislacionin e lidhur me media, si dhe disa trajnime teknike, dhe përfaqëson interesat e anëtarëve ndaj pronarëve të mediave. Gazetarët lokal të cilët janë anëtarë të Asociacionit kanë njohuri të kufizuara në praksën e gazetarisë në kuadër të BE-së dhe kanë pak mundësi për ngritje profesionale. Prandaj, Asociacioni aplikoi dhe iu nda një grant sipas skemës së dialogut të BE-së me Shoqërinë Civile Turke. Aplikacioni kërkonte një marrëveshje të partneritet të obligueshëm me një organizatë të ngjashme të një Shteti Anëtar të BE-së. Aktivitetet e projektit të financuara nga granti ishin kryesisht të ndërlidhura me punëtori të trajnimit formal, vizita studimore dhe me krijimin e një doracakut të ‘praktikës së mirë’ për gazetarë, dhe kishte një buxhet prej 90,000 eurove me një kohëzgjatje prej 15 muajsh.

Zhvillimi i Projektit dhe Partneritetit

Asociacioni ka realizuar një vlerësim të nevojave për anëtarët e tyre para Thirrjes për Propozim, kështu që kur u shpall Thirrja ishte e lehtë për Drejtorin e Asociacionit që të punojë me një grup të vogël të anëtarëve në hartimin e plotë të një kornize logjike dhe projekt propozimit. Ky propozim theksonte se qëllimi kryesor ishte ngritja e kapaciteteve të anëtarëve individual në kuptim të zbatimit të praktikave të mira nga BE-ja në punën e tyre, dhe propozoi që objektivat të plotësohen përmes një trajnimi formal të siguruar nga Asociacioni dhe vizitat studimore në Shtetet Anëtare të BE-së.

Draft propozimi u realizua 3 javë para afatit për aplikim dhe iu dorëzua 3 organizatave të ngjashme në BE të cilat ishin identifikuar përmes internetit. Draft u dërgua përmes email-it me një porosi të thjeshtë në gjuhën angleze që kërkon partneritet nga organizatat të cilat ishin të interesuara për partnerë.

Vetëm një organizatë u përgjegj.Kjo ishte OJQ Publica nga një qytet i vogël në jug të Spanjës. OJQ Publica ishte themeluar 10 vite më herët si një organizatë kulturore dhe që nga atëherë kishte arritur të menaxhonte të ardhura përmes ofrimit të trajnimeve të ndryshme në sektorin e kulturës dhe artit. Ata kanë një staf me 5 persona me orar të plotë, duke përfshirë një Zyrtar Projekti i cili ka përvojë të konsiderueshme gazetareske, dhe e udhëheq një webfaqe me lajme dhe ngjarje kulturore. Organizata ka marrë pjesë në 8 projekte të financuara nga BE-ja.

OJQ Publica e nënshkroi Deklaratën e Partneritetit dhe siguroi dokumentet e nevojshme përcjellëse. Pas 11 muajve nga dorëzimi i propozimit të tyre, Asociacionit të Gazetarëve të Antaliasë iu nda granti i tyre dhe pasi që e mobilizuan Koorrdinatorin e Projektit të tyre dhe e ripërtërin planin e punës së projektit të tyre, ata e rikontaktuan OJQ-në Publica.

Instrumentet: Ushtrimet dhe ModeletInstrumenti: Ushtroni për ta mundësuar diskutimin mbi procesin e krijimit të partneritetit

92


Implementimi i projektit

Duke qenë se ky ishte granti i parë nga BE-ja që menaxhohej Asociacioni, katër muajt e parë të fillimit të projektit ishin shumë të vështirë. Sidoqoftë, në muajin e pestë Asociacioni kërkoi ndihmë nga OJQ Publica që tu ndihmojë atyre në aranzhimin e një vizite studimore në Spanjë dhe tu ndihmojë në botimin e një manuali të praktikave të mira.Për ti koordinuar këto aktivitete Asociacioni në Antalia formalisht u pajtua që t’ia paguaj një pagë mujore (të bazuar në 5 ditë pune për muaj) një Koordinatori spanjoll pjesë e OJQ-së Publica. Ky aranzhim ishte sipas planifikimit në aplikacionin e grantit dhe u finalizua përmes korrespondencës me email. Sidoqoftë, nuk u përpilua ndonjë përshkrim i plotë i punës për koordinatorin spanjoll dhe as Termat e Referencave për manual ose vizitë studimore.

Në muajin e 11 të projektit Asociacioni i Antaliasë i kishte realizuar të gjitha aktivitetet e veta trajnuese, duke i përdorur ekspertët e identifikuar në Turqi, si dhe kishte pranuar rreth 25% të draft faqeve të manualit, mirëpo ende nuk e kishte realizuar vizitën studimore. Me më pas se 4 muaj të mbetura nga kontrata e grantit, më pak se 50% të buxhetit ishte shpenzuar.

Asociacioni në Antalia ndaloi së paguari pagën mujore për koordinatorin spanjoll në muajin e 11-të të projektit (duke paguar 6 muaj nga totali i 10 muajve të planifikuar), dhe kërkoi nga Autoriteti Kontraktues në Turqi mundësinë për ta ndryshuar partnerin e tyre...

Pikat për diskutim

1. A ishte OJQ Publica një zgjedhje e mirë për partner?

2. Si do ta këshillonit Asociacionin e Gazetarëve të Antaliasë në forcimin e marrëdhënieve të tyre me OJQ-në Publica para dhe gjatë implementimit të projektit?

3. Nëse ju do të ishit Menaxheri i Projektit, çka do të bënit për të siguruar një zbatim të suksesshëm të projektit në 4 muajt e fundit?


93

Instrumenti: Modeli për një Marrëveshje Partneriteti për një projekt të financuar nga BE-ja

Udhërrëfyesit specifik për Thirrjet për Propozime mund të përfshijnë modele specifike për përpilimin e Deklaratës së Partneritetit dhe nënshkrimin nga ana e partnerit ose partnerëve.Është imperativ që modele të tilla të përdoren në aplikacion, mirëpo në përgjithësi gjatë krijimit të partneriteteve për projekte të financuara nga BE-ja është me rëndësi që të gjithë partnerët ta kuptojnë se ata duhet ta nënshkruajnë një deklaratë që përmban paragrafe të ngjashme me këtë më poshtë:

MOSTËR E DEKLARATËS PËR PARTNERITET

Partneriteti është një marrëdhënie substanciale ndërmjet dy apo më tepër organizatave që përfshin përgjegjësi të përbashkëta në ndërmarrjen e veprimit të financuar nga ........... (këtu do të shkruhet emri i Autoritetit Kontraktues të akredituar nga BE-ja, që është përgjegjës për Thirrjen për Propozime).Për të siguruar që veprimi do të kryhet pa probleme, Autoriteti Kontraktues kërkon nga të gjithë partnerët ta dëshmojnë këtë duke u pajtuar me parimet e praktikës së partneritetit të mirë të dhënë më poshtë.

1. Të gjithë partnerët duhet ta kenë lexuar formularin e aplikacionit dhe ta kuptojnë se cili do të jetë roli i tyre në veprim para se të dorëzohet aplikacioni te Autoriteti Kontraktues.

2. Të gjithë partnerët duhet ta kenë lexuar kontratën standarde të grantit dhe të kuptojnë se cilat do të jenë obligimet e tyre përkatëse sipas kontratës nëse ndahet granti. Ata e autorizojnë aplikantin kryesor që ta nënshkruajë kontratën me Autoritetin Kontraktues dhe ti përfaqësojë ata në të gjitha marrëveshjet me Autoritetin Kontraktues në kontekst të implementimit të veprimit.

3. Aplikanti duhet të konsultohet me partnerët e vetë rregullisht dhe ti mbajë ata të informuar mbi progresin e veprimit.

4. Të gjithë partnerët duhet ti pranojnë kopjet e raporteve- narrativ dhe financiar- që i bëhën Autoritetit Kontraktues.

5. Propozimet për ndryshime substanciale të veprimit (p.sh. aktivitetet, partnerët, etj) duhet të dakordohen nga partnerët para se të dorëzohen te Autoriteti Kontraktues. Kur nuk mund të arrihet një marrëveshje e tillë, aplikanti duhet ta nënvizoj këtë kur ti dorëzon ndryshimet për aprovim te Autoriteti Kontraktues.

6. Në rastin kur Përfituesi nuk e ka selinë në vendin ku implementohet veprimi, partnerët duhet të dakordohen para përfundimit të veprimit për shpërndarjen e barabartë të pajisjeve, automjeteve dhe furnizimeve për veprim të blera me grant të BE-së ndërmjet partnerëve lokal ose përfituesve final të veprimit.”

Unë kam lexuar dhe miratuar përmbajtjen e propozimit të dorëzuar te Autoriteti Kontraktues. Unë marrë përsipër që të pajtohem me parimet e praktikës së partneritetit të mirë

Emri: ........................................................................................................................................

Organizata: .............................................................................................................................

Pozita: .....................................................................................................................................

Nënshkrimi: ............................................................................................................................

Data dhe Vendi: ......................................................................................................................


94


Pakoja me inStrumente: Përgaditja e ProPozim ProjekteVe të SukSeSShme


Instrumentet: Shënimet Udhëzuese dhe Listat Kontrolluese

Instrumenti: Shënimet Udhëzuese mbi kuptimin e ciklit të projektit

MENAXHIMI I CIKLIT TË PROJEKTIT

Cikli i Projektit e ndjek sekuencën apo modelin në të cilin projektet planifikohen dhe realizohen. Cikli fillon me një ide dhe i ndihmon planifikuesit që ti shndërrojnë idetë e tyre në një plan punues i cili mund të implementohet dhe të vlerësohet.

Cikli i Projektit përbëhët nga 6 stade:

� planifikimi: analiza e gjendjes në nivelin kombëtar, lokal dhe sektorial. OSHC-të duhet ta rishikojnë Planin e tyre Strategjik dhe ti kërkojnë sinergjitë me dokumentet e programeve të BE-së dhe Qeverive vendore.Në këtë mënyrë mundësitë financiare mund të identifikohen për 1-3 vitet e ardhshme;

� Identifikimi: formulimi i idesë fillestare të projektit dhe dizajnit të projektit i cili adreson aspekte teknike dhe operacionale;

� Formulimi: propozim projekti është në format të një modeli të përshtatshëm për prezantim te një financues potencial. Në rastin e financimit nga BE-ja, ky në shumicën e rasteve është në format të Formularit të Aplikacionit për Grant;

� Financimi: sigurimi i mjeteve financiare, që mund të jenë ndarja dhe kontraktimi i një granti të financuar nga BE-ja;

� Implementimi dhe Monitorimi: implementimi i aktiviteteve të projektit me verifikime të vazhdueshme mbi progresin e tij dhe komentet;

� Vlerësimi: rishikim periodik i projektit me komente për ciklin e projektit të ardhshëm.

Cikli paraqet një proces të vazhdueshëm ku secili stad siguron bazën për stadin tjetër. Vendimmarrja realizohet në çdo stad.

95


Ilustrim: Cikli i Projektit

Planifikimi

Identifikimi

Formulimi

Financimi

Implementimi

Vlerësimi

96


Instrumenti: Shënime Udhëzuese se si një ‘trung i problemit’ mund të përdoret për analizë të problemit

TRUNGU I PROBLEMIT: Shembulli i ndotjes së lumitAnalizë e problemit –ndotja e lumit

Zënia dhe të ardhurat ngafamiljet peshkatare janë

duke u zvogëluar

Ekosistemi i lumit ështëseriozisht i kërcënuar, duke

përfshirë zvogëlimin nërezervën e peshqëve

Incidenca e rritur esëmundjeve transmisive nga

uji, sidomos në mesin efamiljeve të varfëra dhe

fëmijët nën 5 vjet

Cilësia e ujit të lumit ështëduke u keqësuar

Shumica e ekonomivefamiljare dhe fabrikave i

zbrazin ujërat e zezadirekt në lum

Hedhja në lum e e niveleve tëlarta të mbeturinave të forta

Ujërat e zeza të trajtuara nëimpiante nuk i plotësojnë

standardet e mjedisit

Ndotësit nukkontrollohen

Popullata nuk është evetëdijshme për

rrezikun e grumbullimittë mbeturinave

Rregulloret ligjoreekzistuese janë

joadekuate për taparandaluar zbrazjen

direkte të ujëravetë zeza

40% të ekonomivefamiljare dhe 20% tëbizneseve nuk janë

të lidhura merrjetin e kanalizimit

Agjencia përMbrojtjen e Mjedisitështë joefektive dhengushtë e lidhur meinteresat industriale

Nuk ka informatapublike apo programe

edukative nëdispozicion

Ndotja ka qenë njëprioritet i ulët politik

Nivele joadekuate të investimevekapitale dhe planifikim i dobët i

biznesit në kuadër të Qeverisjes Lokale

*Marrë nga Udhërrëfyesit për Menaxhimin e Ciklit të Projektit të KE-së, mars 2004

97


TRUNGU I OBJEKTIVIT: Shembulli i ndotjes së lumitTrungu i Objektivit – ndotja e lumit

Zënia dhe të ardhurat ngafamiljet peshkatare janë

stabilizuar apo rritur

Kërcënimi ndaj ekosistemit tëlumit është zvogëluar dhe

është rritur rezerva e peshqëve

Incidenca e zvogëluar esëmundjeve transmisive nga

uji, sidomos në mesin efamiljeve të varfëra dhe

fëmijët nën 5 vjet

Cilësia e ujit të lumit ështëpërmirësuar

Nr. i ek. familjare dhefabrikave që i zbrazin ujërat

e zeza direkt në lumështë zvogëluar

Sasia e mbeturinave të fortatë hedhura në lum është

zvogëluarTrajtimi i ujërave të zeza i

plotëson standardet emjedisit

Ndotësit kontrollohennë mënyrë efektive

Popullata është më evetedijshme për

rrezikun e grumbullimittë mbeturinave

Janë vendosurrregulloret e reja

ligjore të cilat janëefektive në

parandalimin ezbrazjes direkte të

ujërave të zeza

% e rritur e ek.familjare dhe

bizneseve të cilatjanë të lidhura merrjetin e kanalizimit

Agjencia për Mbrojtjene Mjedisit është më

efektive dhe mëpërgjegjëse ndaj një

numri të madh tëintereseve të palëve

me interes

Janë siguruarinformatat publike dheprogramet edukative

Menaxhimit të ndotjesi është shënë njëprioritet më i lartë

politik

Është siguruar njëplanifikim i përmirësuari biznesit në kuadër tëQeverisjes Lokale dukepërfshirë mekanizmat

për kompenzimin eshpenzimeve

Rritje einvestimeve

kapitale

98


Instrumenti: Shënimet Udhëzuese mbi nxjerrjen e një mostre të Kornizës Logjike

Përshkrimi i projektit Treguesit Mënyrat e verifikimit Supozimet

Objektivi i përgjithshëmPër të kontribuar në përmirësimin e shëndetit familjar, sidomos të fëmijëve nën 5vj, si dhe përmirësimin e shëndetit të përgjithshëm të ekosistemit lumor

- Incidenca e sëmundjeve transmisive ujore, infeksioneve lëkurore dhe e çrregullimeve të gjakut të shkaktuara nga metalet e rënda është zvogëluar për 50% deri më 2008, sidomos në mesin e familjeve me të ardhura të ulëta që jetojnë pranë lumit

- Regjistrat klinike dhe të spitalit komunal, duke përfshirë regjistrat e shëndetit amnor dhe të fëmijëve të grumbulluar nga ekipet mobile të Shëndetit Nënë/Fëmijë. Rezultatet përmbledhen në një raport mbi Gjendjen Vjetore të Mjedisit nga AMM (EPA).

QëllimiPërmirësimi i cilësisë së ujit të lumit

- Përqëndrimi i komponimeve të metaleve të rënda (Pb,Cd, Hg) dhe ujërave të zeza të patrajtuara; është zvogëluar për 25% (krahasuar me nivelet në 2003) dhe i plotëson standardet kombëtare të vendosura mbi kontrollin e shëndetit/ndotjes deri më 2007

- Testimet javore të cilësisë së ujit, të bashkërealizuara nga Agjencia për Mbrojtjen e Mjedisit dhe Autoriteti i Lumenjëve, të cilat i raportohen në baza mujore Qeverisë Lokale, Ministrit të Mjedisit (kryesues i Komitetit Drejtues)

- Fushata për vetëdijësimin e publikut e realizuar nga Qeveria Lokale ndikon pozitivisht në shprehitë e sanitetit dhe higjienës familjare- Kooperativat e peshkut janë efektive në kufizimin e shfrytëzimit të zonave për kultivimin e peshkut nga ana e anëtarëve të tyre

Rezultati 1Zvogëlimi i vëllimit të ujërave të zeza të zbrazura direkt në lum nga ana e ekonomive familjare dhe fabrikave

- 70% e ujërave të zeza të prodhuara nga fabrikat dhe 80% të ujërave të zeza të prodhuara nga ek. familjare trajtohen në impiante deri më 2006

- Mostër e testimit vjetor të ek. familjare dhe fabrikave e realizuar nga Komunat ndërmjet 2003 dhe 2006

- Rrjedha e lumit e mbajtur mbi X megalitra për sekondë për së paku 8 muaj të vitit- Cilësia e ujit në rrjedhën e sipërme mbetet stabile

Rezultati 2Standardet për trajtimin e ujërave të zeza janë të vendosura dhe zbatohen në mënyrë efektive

- Ujërat e zeza nga 4 impiante ekzistuese për trajtim i plotësojnë standardet e cilësisë së AMM (metalet e rënda dhe përmbajtja e kanalizimit) deri më 2005

- AMM kryen auditime (duke përdorur standarde të rishikuara dhe metoda të përmirësuara të auditimit),çdo 3 muaj si dhe i raporton Komitetit Drejtues të Projektit

- AMM është e suksesshme në zvogëlimin e nivelit të mbeturinave të forta nga fabrikat prej X deri X tonelata për vit

Etj

Ky ekstrakt është i marrë nga një mostër e kornizës logjike në kuadër të Udhërrëfyesve për MCP të KE-së, 2004. Mund të krahasohet me modelin e një kornize logjike në Seksionin 2 të këtij doracaku dhe me analizën e problemit të ilustruar te instrumentet më lartë.


99

Instrumenti: Shënimet Udhëzuese mbi realizimin e analizës së palëve me interes

ANALIZA E PALËVE ME INTERESÇka është analiza e palëve me interes?

Analiza e palëve me interes paraqet identifikimin e palëve kyçe me interes të një projekti, një vlerësim të intereseve të tyre si dhe mënyrën se si këto interese ndikojnë në rrezikshmërinë dhe zbatueshmërinë e projektit. Ëshëtë e lidhur me vlerësimin dhe analizën sociale institucionale, nxjerrjen e informatave që dalin nga këto qasje, mirëpo gjithashtu edhe kontribuon në kombinimin e të dhënave të tilla në një kornizë të vetme. Analiza e palëve me interes kontribuon në hartimin e projektit dhe ndihmon në identifikimin e formave të përshtatshme të pjesëmarrjes së palëve me interes.

Përkufizimet

Palët me interes janë persona, grupe ose institucione me interes në një projekt apo një program. Palët parësore me interes janë ato që përfundimisht preken, qoftë pozitivisht (përfituesit) ose negativisht (për shembull njerëzit që zhvendosen përkundër vullnetit të tyre). Ky përkufizim i palëve me interes përfshin edhe fituesit edhe humbësit, si dhe ata që përfshihen apo përjashtohen nga proceset e vendimmarrjes. Palët kyçe me interes mund të ndikojnë shumë, ose janë të rëndësishëm për suksesin e projektit.

Në qasjen pjesëmarrëse në vlerësimin e programit, një koordinator i vlerësimit, shpesh jashtë programit ose organizatës, punon në partneritet me palët me interes të programit në të gjitha fazat e procesit të vlerësimit. Palët me interes të programit janë ata individ që kanë një interes nga mënyra se si del vlerësimi. Ata janë persona të cilët më vonë do të marrin vendime dhe do ti shfytëzojnë informatat që dalin nga vlerësimi.

Pse duhet ta bëjëm një analizë të palëve me interes?

Në çdo rast planifikuesit e vlerësimit duhet të vendosin se cilët janë palët e përshtatshme me interes dhe në çfarë mase duhet të angazhohen disa prej tyre apo të gjithë . Angazhimi i një numri më të madh se sa i një numri më të vogël të tyre nuk është domosdoshmërisht zgjedhje më e mirë.Gjithashtu është me rëndësi të mos harrohet se jo të gjithë palët me interes do të jenë të interesuara ose do të kenë mundësi të marrin pjesë në këtë ushtrim që merr mjaft kohë.

Në qasjen pjesëmarrëse roli i palëve me interes është që ti ndajnë përvojat e tyre të punës në program, të marrin pjesë në grumbullimin e informatave shtesë për implementimin e programit, për të punuar me ekipin e vlerësimit, për ti analizuar të dhënat e grumbulluara dhe përvojat e përshkruara;si dhe për ti formuluar konkluzionet për strategjinë dhe rezultatet e programit.

Analiza e palëve me interes ndihmon në vlerësimin e një projekti dhe mjedisit të tij si dhe për informon për pozitën negociuese të implementuesve të projektit. Ajo mundet:

� ti theksojë interesat e palëve me interes në relacion me problemet që projekti kërkon ti adresojë (në stadin e identifikimit) ose me qëllimin e projektit, (pasi të fillojë ai);

� identifikon konfliktet e interesit ndërmjet palëve me interes në stadet e hershme;

� të ndihmojë në identifikimin e marrëdhënieve ndërmjet palëve me interes të cilat mund të ndërtohen dhe të mundësojnë koalicione;

� të ndihmojë në vlerësimin e llojit të përshtatshëm të pjesëmarrjes nga palët e ndryshme me interes, në stade të njëpasnjëshme të ciklit të projektit.

Kur duhet të bëhët?

Analiza e palëve me interes duhet gjithmonë të bëhët në fillim të një projekti, edhe në qoftë se është një listë të palëve me interes dhe interesave të tyre. Një listë e tillë mund të përdoret për ti hartuar supozimet kryesore që nevojiten nëse projekti do të zbatohet, si dhe disa rreziqe kyçe.


100


Instrumentet: Ushtrime dhe ModeleInstrumenti: Modeli për shfytëzim në analizën e problemit

MODELI: KRIJIMI I TRUNGUT TË PROBLEMIT

EFEKTI

SHKAKU

PROBLEMI KRYESOR

101

Instrumenti: Modeli për shfytëzim në analizën e palëve me interes

Palët me interes Interesat e tyre Informatat e nevojshme Fuqia në vendimmarrje

Shënoni të gjitha palët me interes këtu

Bëni një përmbledhje të interesave të palëve me interes në projekt – pozitive dhe negative

Kushtoni vëmendjen se çfarë informatash kërkon secila palë me interes dhe në cilin stad të projektit

Çfarë shkalle të autoritetit apo ndikimit kanë palët me interes në ndonjë aspekt të projektit


102


Pakoja me inStrumente: kalimi i VlerëSimit

Instrumentet: Shënime Udhëzuese dhe Lista Kontrolluese

Instrumenti: Lista kontrolluese për të siguruar që një aplikacion për grant i plotëson kërkesat e domosdoshme administrative

PARA SE TA DËRGONI PROPOZIMIN TUAJ, JU LUTEM KONTROLLONI QË SECILA KOMPONENTË NË VIJIM TË JETË E PLOTËSUAR DHE TI PLOTËSOJË KRITERET NË VIJIM:

1. Është përdorur formulari korrekt i aplikacionit për grant, i publikuar për këtë thirrje për propozime

2. Deklarata nga aplikanti është e plotësuar dhe e nënshkruar

3. Propozimi është i shkruar dhe është në gjuhën angleze (ose në gjuhën e përshtatshme)

4. Një origjinal dhe 2 kopje janë të përfshira

5. Është bashkangjitur dhe mbyllur një verzion elektronik i propozimit (CD-Rom)6. Secili partner ka plotësuar dhe ka nënshkruar një deklaratë të partneritetit dhe deklaratat janë të

përfshira.7. Buxheti është bashkangjitur në formatin e kërkuar, është i shprehur në € dhe është mbyllur

8. Korniza logjike është plotësuar dhe është mbyllur

9. Nëse vlen, Përmbledhja e Projekti (Concept Note) është plotësuar dhe nuk është më e gjatë se sa umri maksimal i preferuar i faqeve, si dhe është e shtypur në font Arial 10.

10. Sigurimi i buxhetit rezervë (contingency reserve) nuk është më i lartë se 5% i subtotalit të shpenzimeve të pranueshme direkte të Veprimit (vija e 7-të buxhetore)

11. Shpenzimet administrative nuk janë më të larta se 7% totalit të shpenzimeve të pranueshme direkte të Veprimit (Vija e 9-të buxhetore)

12. Pajisjet dhe mallrat nuk e tejkalojnë përqindjen e këshilluar të totalit të shpenzimeve të pranueshme

13. Përfshihen CV-të e koordinatorit të projektit dhe personelit tjetër kyç në format të BE-së, duke treguar pozitën ose rolin e tyre në projekt.

PJESA 2 (PRANUESHMËRIA)

14. Kohëzgjatja e veprimit është e barabartë me ose më e ulët se maksimumi i lejuar i numrit të muajve

15. Kohëzgjatja e veprimit është e barabartë me ose më e lartë se minimumi i lejuar i numrit të muajve

16. Kontributi i kërkuar është i barabartë me ose më i lartë se xxx.000 EURO (minimumi i lejuar)

17. Kontributi i kërkuar është i barabartë me ose më i ulët se xxxx.000 EURO (maksimumi i lejuar)

18. Kontributi i kërkuar është i barabartë me ose më i lartë se përqindja minimale e kërkuar për shpenzimet e pranueshme në total

103


Instrumenti: Shënime Udhëzuese për mënyrën e vlerësimit të aplikacioneve për grante

Kjo është një mostër e tabelës së vlerësimit në përgjithësi. Pikët në shtyllën e djathtë janë vetëm indikative. Për sistemin e pikëve aktuale për farëdo Thirrje për Propozime, ju lutem shikoni Tabelën relevante të Vlerësimit e cila gjendet në kuadër të Udhërrëfyesve për Aplikant për Grante.

TABELA E VLERËSIMIT:

Seksioni Pikët maksimale

1. Kapaciteti financiar dhe operacional1 20

1.1 A ka aplikanti dhe, nëse vlen, partnerët përvojë të mjaftueshme për menaxhim të projektit? 5

1.2 A ka aplikanti dhe, nëse vlen, partnerët ekspertizë të mjaftueshme teknike? (sidomos njohuri mbi çështjet që duhet adresuar.) 5

1.3 A ka aplikanti dhe, nëse vlen, partnerët kapacitet të mjaftueshëm menaxherial? (duke përfshirë staf, pajisje dhe aftësi për ta menaxhuar buxhetin për veprim) 5

1.4 A ka aplikanti burime të mjaftueshme dhe stabile të financimit? 5

2. Relevanca2 25

2.1 Sa është relevant propozimi ndaj objektivave dhe një apo më shumë prioriteteve të thirrjes për propozime? Vini re: Poentimi prej 5 pikësh (shumë mirë) do të ndahet vetëm nëse propozimi e adreson në mënyrë specifike së paku një prioritet.

Vini re: Poentimi prej 5 pikësh (shumë mirë) do të ndahet vetëm nëse propozimi përmban elemente specifike me vlerë të shtuar, siç është promovimi i barazisë gjinore dhe mundësive të barabarta…

5

2.2 Sa është propozimi relevant ndaj nevojave dhe kufizimeve të veçanta të vendit vendeve të cakut ose regjionit? (duke përfshirë sinergjinë me iniciativat e tjera të KE-së dhe evitimin e duplifikimit.)

5

2.3 Sa janë të përkufizuar mirë dhe të përzgjedhur strategjikisht ata që janë të përfshirë (përfituesit final, grupet e cakut)? A janë të përkufizuara qartë nevojat e tyre dhe a i adreson propozimi në mënyrë adekuate ato? A i adreson aplikacioni nevojat e grupeve të cakut në të gjitha vendet e përfshira në projekt?

5

2.4 A përfshin propozimi një bashkëpunim të sinqertë trans-nacional (së paku një nga këto në vijim: zhvillimin e përbashkët, financimin e përbashkët, personelin e përbashkët, implementimin e përbashkët)?

Propozimet me më tepër se një formë të bashkëpunimit dhe partneritetit bindës trans-nacional (zhvillimin e përbashkët, financimin e përbashkët, personelin e përbashkët dhe implementimin e përbashkët) do të marrin pikët më të larta.

5

2.5 A pritet që aktivitetet e propozuara të kenë një përfitimi të qartë trans-nacional? 5

1 Nëse pikët mesatare në total janë më pak se 12 për seksionin 1, aplikacioni do të refuzohet.2 Nëse pikët mesatare në total janë më pak se 20 për seksionin 2, aplikacioni do të refuzohet.

104


3. Metodologjia 25

3.1 A janë aktivitetet e propozuara të përshtatshme, praktike dhe në përputhje me objektivat dhe rezultatet e pritura? 5

3.2 Sa është koherent dizajni i përgjithshëm i veprimit? (në veçanti, a e reflekton analizën e problemeve të përfshira, a i merr parasysh faktorët e jashtëm dhe a e parashikon një vlerësim?)

5

3.3 A është i kënaqshëm niveli i përfshirjes dhe i pjesëmarrjes në veprim të partnerëve dhe palëve të tjera me interes? 5

3.4 A është plani i veprimit i qartë dhe i realizueshëm? 5

3.5 A përmban propozimi tregues të verifikueshëm objektivisht për rezultatin e veprimit? 5

4. Qëndrueshmëria 15

4.1 A pritet që veprimi të ketë një ndikim të prekshëm mbi grupet e veta të cakut? 5

4.2 A pritet që propozimi të ketë efekte të shumëfishimit? (duke përfshirë hapësirën për replikimin dhe zgjatjen e rezultatit të veprimit si dhe shpërndarjen e informatave.)

5

4.3 A janë të qëndrueshme rezultatet e pritura të veprimit të propozuar: - financiarisht (si do të financohen aktivitetet pasi që të mbarojnë fondet?) - institucionalisht (a do të jenë në vend strukturat të cilat i lejojnë aktivitetet të

vazhdojnë në fund të veprimit? A do të ketë një “pronësi” lokale të rezultateve të veprimit?)

- në nivelin politik (aty ku vlen) (cili do të jetë ndikimi struktural i veprimit, p.sh. a do të çojë drejt një legjislacioni, kodeve të sjelljes, metoda të përmmirësuara, etj)?

- mjedisor (a do të ketë veprimi një ndikimi mjedisor pozitiv/negativ?)

5

5. Buxheti dhe kost-efektivitet 15

5.1 A është raporti i kënaqshëm ndërmjet kostos së vlerësuar dhe rezultateve të pritura? 5

5.2 A është shpenzimi i propozuar i domosdoshëm për implementimin e veprimit? 5 x 2

Pikët maksimale në total 100

105


Instrumentet: Ushtrimet dhe ModeletInstrumenti: Ushtrimi për ta vlerësuar një draft aplikacion për grant

USHTRIMI: Një vlerësim i simuluar

Nëse jeni duke udhëhequr draftimin e një aplikacioni për grant për një OSHC, rekomandohet që pasi ta keni përfunduar draftin e parë ta ftoni një ekspert të jashtëm (do të ishte ideale një konsulent vullnetar ose një anëtar të një organizate që ka përvojë në hartimin e projektit por i cili nuk ka pasur qasje në draftimin e aplikacionit) për ta udhëhequr një vlerësim të simuluar. Kjo përfshin detyrimisht poentimin e draft formularit të aplikacionit duke përdorur Tabelën për Vlerësim të publikuar dhe duke nënvizuar se ku propozimi ngec në arritjen e pikëve maksimale.

Nëse e realizoni një program trajnimi në stil të ‘një punëtorie’ dhe keni mjaft kohë dhe resurse të tjera, atëherë mbajtja e këtij ushtrimi mund të jetë mjaft e dobishme. Mirëpo, duhet patur kujdes se ky ushtrim kërkon përgaditje të kujdesshme dhe mjaft kohë për ta implementuar.

Pajisni pjesëmarrësit tuaj me Formularë të plotë të Aplikacionit për Grant (qoftë një të improvizuar apo një kopje të Aplikacionit të vërtetë – por mos harroni se për këtë të fundit ju duhet ta keni lejen pronari i Aplikacionit që ta shfytëzoni si instrument trajnimi) dhe një komplet të Udhërrëfyesve relevant për Aplikacion si dhe Tabelën e Vlerësimit. Pjesëmarrësit duhet të kenë mjaft kohë për ti shikuar Udhërrëfyesit dhe Formularin e Aplikacionit (20+ minuta). Pastaj, ndani pjesëmarrësit në 5 grupe dhe kërkoni nga secili grup që ta ‘vlerësojnë’ një seksion të veçantë të Aplikacionit. Njëri grup duhet ta vlerësojë Kapacitetin Financiar/Operacional, njëri Relevancën, njëri Metodologjinë dhe kështu me radhë. Ndani 20 minuta për pjesëmarrësit që ta diskutojnë dhe poentojnë pjesën e tyre të Aplikacionit si dhe ti shënojnë komentet. Pastaj gjatë diskutimit plenar secili grup do ti japë pikët dhe komentet e veta për Aplikacionin. Ky diskutim plenar do të zgjasë së paku 30 minuta.

106


Pakoja me inStrumente: menaxhimi i një kontrate me grant të Be-Së


Instrumenti: Shënime Udhëzuese përkitazi me modifikimet e kontratave të grantit

Parimet themelore drejtuese për modifikime të kontratës së grantit

Përfituesit e Grantit duhet të provojnë që ta implementojnë projektin siç ishte planifikuar fillimisht. Mirëpo, përkundër kësaj mund të lindin situata ku shtrohet nevoja për të bërë ndryshime në aktivitete ose buxhet, ose kur duhet të zëvendësohet stafi i projektit apo konsulentët. Në çdo situatë Përfituesit e Grantit mund të aplikojnë për një modifikim të kontratës.

Procedura për modifikime të kontratës së grantit është e ndarë në dy grupe varësisht nga lloji i ndryshimit që duhet bërë. Ndryshimet e vogla në kontratë mund të implementohen edhe pa e marrë një marrëveshje paraprake nga Autoriteti Kontraktues, por më vonë duhet të shpallen. Ndryshimet e mëdha në kontratë kërkojnë një shtojcë formale në kontratë që duhet të nënshkruhet para implementimit. Në rastin e ndryshimeve të mëdha në kontratë, shtojca duhet të përgaditet dhe miratohet nga Autoriteti Kontraktues para se të bëhët ndryshimi.

Parimet e përgjithshme në vijim që normalisht zbatohen:

� Për ta pranuar një kërkesë të Përfituesit të Grantit për modifikim të kontratës së grantit, Përfituesi i Grantit duhet ta dëshmojë kërkesën e vetë te Autoriteti Kontraktues. Autoriteti Kontraktues i kontrollon arsyet e dhëna, dhe e refuzon kërkesën e cila ka pak ose nuk ka fare bazë.

� Modifikimet nuk duhet ta kenë qëllimin ose efektin për të bërë ndryshime të tilla në kontratë që do ti ndryshonin objektivat e projektit ose që do të ishin në kundërshtim me trajtimin e barabartë të aplikantëve.

� Kontratat e grantit mund të modifikohen vetëm në kuadër të afatit të kontratës. Modifikimet nuk mund të bëhën në mënyrë retroaktive.

� Shuma maksimale e grantit nuk mund të rritet.

� Çdo modifikim që tejkalon periudhën e performancës (afatin) së kontratës duhet të jetë i tillë që implementimi dhe pagesat përfundimtare do të mund të realizohen para skadimit të ‘Vendimit Financiar’ të përgjithshëm i cili e drejton skemën e grantit.

� Kërkesat për modifikime të kontratës në kontrata të grantit duhet të lejojnë një afat kohor adekuat (minimumi 30 ditë) për shtojcën e cila duhet të nënshkruhet para se modifikimet të hynë në fuqi. Kështu që, shtojca nuk mund të procedohet në muajin e fundit të implementimit të projektit.

107


Instrumenti: Udhëzime përkitazi me modifikimet e mëdha në kontrata të grantit

Modifikimet e mëdha që kërkojnë një shtojcë formale në kontratë përfshijnë:

� zgjatjen ose mbylljen e hershme të kontratës;

� ndryshimet thelbësore në aktivitete që ndikojnë në qëllimin themelor të projektit për derisa ndryshimet e propozuara nuk e kontestojnë vendimin për ndarjen e grantit dhe nuk janë në kundërshtim me trajtimin e barabartë të aplikantëve;

� transferet ndërmjet vijave buxhetore që përfshijnë një variacion prej më tepër se 15% të shumës së shënuar fillimisht në çdo vijë relevante për shpenzime të pranueshme;

� shtimi apo anulimi i një artikulli të ri buxhetor në Buxhet;

� ndryshimi i partnerëve të projektit (shtimi apo zëvendësimi);

� ndryshimet në emrin e organizatës suaj apo statusit ligjor;

� shtimi i një artikulli të ri apo heqja e një artikulli ekzistues nga buxheti.

Përgaditja e Shtojcës

Procedura për aplikacion dhe nënshkrim të shtojcës është si në vijim:

Përgaditni një kërkesë për shtojcë, duke ndjekur modelin standard të lëshuar nga Autoriteti Kontraktues ose duke shfrytëzuar modelin në PRAG, në 3 kopje (një kopje do të mbahet nga përfituesi dhe dy kopje do të dërgohen te Autoriteti Kontraktues).

Kërkesa për shtojcë duhet të përmbajë një përshkrim të detajuar të modifikimeve të kërkuara dhe arsyet për modifikime. Pa një sqarim të detajuar dhe të plotë të kërkesës, Autoriteti Kontraktues mund ta refuzojë Shtojcën

108


Çdo shtojcë e cila e modifikon buxhetin duhet ta përfshijë një buxhet zëvendësues që tregon se si është modifikuar me këtë shtojcë (apo shtojca paraprake) buxheti i plotë i kontratës fillestare i ndarë në vija buxhetore siç është dhënë në tabelën në vijim krahas tabelës së përgaditur në kërkesën për shtojcë.

Vija buxhetore

Buxheti origjinal

Buxheti i Shtojcës 1

Buxheti i Shtojcës 2

Buxheti i Shtojcës së fundit

Burimet Njerëzore

1.1

1.2Udhëtimi

Pajisjet dhe Mallrat

Shpenzimet e Projektit/Zyres lokaleShpenzimet tjera, shërbimet

Të tjera

Subtotali i shpenzimeve të pranueshme direkte të Veprimit

Totali i shpenzimeve të pranueshme të Veprimit

Totali i shpenzimeve të pranueshme

109


Instrumenti: Shënime udhëzuese lidhur me shpenzimet ‘e pranueshme’

Vija Buxhetore Shpenzimet e Pranueshme Shumat

1. Burimet Njerëzore

Shumat e buxhetuara sipas kësaj vije buxhetore mund të përdoren për pagesën e pagave dhe mëditjeve për stafin e kontraktuar nga Përfituesi i Grantit dhe për stafin e partnerëve.

Shërbimet e nën-kontraktuara (pagesat për kompanitë me kontrata shërbimi që ofrohen sipas procedurave të KE-së) nuk mund të shfrytëzohen përmes kësaj vije buxhetore.

Kostoja e stafit të angazhuar duhet ti përfshijë pagat aktuale plus koston për sigurim social dhe shpenzimet e tjera të lidhura me pagesa. Për informata më të hollësishme rreth shpenzimeve të burimeve njerëzore shikoni dokumentin referent në Anekset e kontratës.

Pagat dhe shpenzimet nuk duhet ti tejkalojnë ato që normalisht barten nga Përfituesi i grantit ose partnerët e tij.

Mëditjet janë të lejuara për stafin e angazhuar përderisa ato janë të parashikuara në projekt buxhet. Mëditjet i mbulojnë të gjithë ushqimin, shpenzimet e hotelit dhe udhëtimet në distanca të shkurtëra (p.sh. brenda qytetit).

Mëditjet duhet të jenë në përputhje me buxhetin dhe nuk guxojnë të jenë më të larta se sa normat maksimale ditore (webfaqja e http://europa.eu.int/comm/europeaid/perdiem/liste1_en.htm). Mëditjet bazohen qoftë në kostot aktuale ose në norma fikse, mirëpo në të dy rastet zbatohen normat maksimale ditore.

Mëditjet kalkulohen në baza të një nate.

2. Udhëtimi

Shpenzimet e transportit ndërurban në kuadër të lokacionit të projektit mund të mbulohen nga nën-vija e transportit lokal.

Shpenzimet e transportit të ekspertëve që udhëtojnë jashtë vendit për nevoja të projektit mund të mbulohen nga nën-vija e transportit ndërkombëtar.

3. Pajisjet dhe mallrat

Kostoja e blerjes së pajisjeve dhe mallrave është e pranueshme me kusht që ato janë të përfshira në buxhet dhe të korrespondojnë me çmimet e tregut. Përfituesi është i obliguar që ta mbajë vlerën për para dhe ti përdorë procedurat e tenderit të përshkruara në Aneksin IV të kontratës. Për procedurat e tenderit ju lutem shikoni doracakun relevant të prokurimit dhe dosjen e tenderit.

4. Shpenzimet e Projektit/Zyres lokale

Shpenzimet nuk mund të përdoren për ti mbuluar shpenzimet e lidhura me zyret kryesore të Përfituesit të grantit (dhe partnerëve). Shpenzimet janë të pranueshme vetëm nëse hapet një zyrë e re apo një objekt trajnimi i ri për nevoja të implementimit të aktiviteteve të projektit.

5. Shpenzimet, shërbimet e tjera

Shumat e buxhetuara përmes vijave 5 dhe 6 mund të përdoren për ti mbuluar shpenzimet për artikujt e specifikuar në buxhet dhe për shërbimet tërësisht të nën-kontraktuara, përkthimet, ngjarjet, etj.

6. Sigurimi i buxhetit rezervë

Buxheti rezervë mund të shfytëzohet vetëm për shpenzime të papritura që kanë ndodhur gjatë implementimit të kontratës së grantit me aprovim paraprak të Autoritetit Kontraktues.

110


Vija Buxhetore Shpenzimet e Pranueshme Shumat

7. Shpenzimet administrative

Një përqindje e shpenzimeve të pranueshme direkte në total të miratuara përfundimisht mund të merret si shpenzim indirekt për ti mbuluar shpenzimet administrative të realizuara nga Përfituesi i Grantit. Shpenzimet janë të pranueshme me kusht që:

1. Ato nuk i tejkalojnë 7% të shpenzimeve direkte;

2. Ato nuk i përfshijnë shpenzimet e përcaktuara për një vijë tjetër buxhetore;

3. Pranueshmëria e tyre duhet të jetë konform pikave 14, 16 dhe 17 të kushteve të përgjithshme;

4. 7%-shi (ose shuma e kërkuar) e shpenzimeve direkte do të rikalkulohet në fund të projektit në bazë të shpenzimeve aktuale.

111


Instrumenti: Shënime udhëzuese përkitazi me Prokurimin

Prokurimi është përvetësim me kohë i mallrave, punëve dhe shërbimeve derisa i adreson:

Objektivat e projektit; paanshmërinë, integritetin dhe transparencën përmes konkurrencës; ekonominë dhe efektivitetin; vlerën më të mirë për para

Rregullat strikte duhet të ndjeken në çdo procedurë prokurimi në mënyrë që të fitohet vlera më e mirë për para. Parimet në vijim duhet të merren parasysh për një prokurim të mirë:

Mosdiskriminimi

Nuk duhet të ketë diskriminim ndaj produkteve, shërbimeve, furnitorëve, kontraktorëve ose ofruesve të shërbimeve në baza të nacionalitetit. Mirëpo, sidoqoftë mund të ketë diskualifikime në baza teknike, apo kundër cilësisë dhe/ose faktorëve të rrezikut, por këto munden dhe duhet të vlerësohen objektivisht.

Konkurrenca e drejtë

Gjithmonë duhet të ekzistojë një konkurrencë për ndarjen e kontratave, përveç nëse është ndonjë arsye e fortë dhe objektive për të mos pasur konkurrencë.

Nuk duhet të ketë devijim të konkurrencës në diskutimet me pjesëmarrësit aktual ose potencial në procedurat e ndarjes së kontratës. Kjo do të thotë se duhet të sigurohen informatat dhe mundësitë e njejta për të gjithë ofertuesit për të dalë me ofertën fituese.

Çdo firmë apo ekspert që ka marrë pjesë në përgaditjen e një projekti ose një dosje të tenderit duhet të përjashtohet nga pjesëmarrja në tendere duke u bazuar në këtë punë përgaditore, pasi që kjo do të përbënte konkurrencë të padrejtë.

Specifikacionet e qarta

Ofertuesit nuk mund të konkurrojnë në mënyrë efektive përderisa nuk i dinë saktësisht kërkesat e blerësit. Prandaj, specifikacionet e kërkesave (“Specifikacionet Teknike” në rast të tenderëve të mallrave apo punëve, “Termat e Referencave” në rast të tenderëve të shërbimeve) duhet sipas referencës të pranohen si specifikacione teknike dhe sipas nevojës edhe standardet e sigurisë së cilësisë me nivele përkatëse të çertifikimit.

Publiciteti efektiv (shpallja)

Çdo proces tenderues ku ofertuesit më të mirë nuk arrijnë ti dëgjojnë kërkesat, ka pak gjasa të jetë i suksesshëm. Publiciteti efektiv do të sigurojë shpërndarjen e kësaj informate. Kjo është veçanërisht e rëndësishme për prokurimin publik, ku zakonisht blerësit nuk janë ekspertë të fushës. Këtu përdorimi i internetit ka gjithnjë e më shumë rëndësi, mirëpo është jetike që ofertuesit ta dinë se ku ti kërkojnë informatat e tyre.

Gjithashtu është me rëndësi që të publikohen detajet e vendimit mbi kontratat e ndara. Aq më tepër, për ti përmirësuar aftësitë dhe efikasitetin e ofertuesve, ata që kërkojnë ato detaje duhet të njoftohen me to dhe me atë se pse ata ishin apo nuk ishin përzgjedhur për të ofertuar, si dhe pse ishin të suksesshëm apo të pasuksesshmë në fitmin e kontratës.

Shkalla kohore adekuate

Një parim tjetër jetik është që ofertuesit duhet të kenë kohë të mjaftueshme për t’iu përgjegjur shpalljeve që shprehin një interes në kërkesa të blerësit, për t’iu përgjegjur thirrjeve për pjesëmarrje në ofertë dhe për ti përgaditur dhe dorëzuar ofertat e tyre. Sipas PRAG-ut të BE-së, për shembull,

112


tenderët e hapur lokal (ato që shpallen në Turqi) kërkojnë së paku 30 ditë kalendarik ndërmjet datës së publikimit të shpalljes dhe afatit për dorëzimin e ofertave.

Përdorimi i kritereve objektive relevante

Është me rëndësi që kriteret e përdorura për eliminimin e kandidatëve të papërshtatshëm, përzgjedhjen e pjesëmarrësve në procedura të ndarjes së kontratës dhe ndarjen e kontratës në bazë të ofertës me përparësi më të madhe ekonomike për blerësin, të jenë objektive dhe relevante ndaj kërkesës. Këto kërkesa përkufizohen si “Terma të Referencës” (në rastin e kontratave të shërbimeve) ose “Specifikacione Teknike” (në rastin e kontratave për mallra ose punë).

Instrumenti: Modeli për një Plan të Prokurimit për mallra dhe shërbime mbi 10,000 euro

Project Name Emri i tenderit 1Datat për tenderin 1

Emri i tenderit 2 Dates for Tender 2

Emri i tenderit 3Datat për tenderin 3

Përgaditja e dosjes së tenderit

Data e pritur për dërgimin e dosjes së tenderit tek Autoriteti kontraktues ose Monitoruesit e Grantit për verifikim

Publikimi i parashikimit (nëse zbatohet)

Publikimi i njoftimit të prokurimit

Afati për dorëzim

Seanca e hapjes

Vlerësimi

Data e pritur për dërgimin e Raportit të Vlerësimi tek Autoriteti Kontraktues ose monitoruesit e Grantit për verifikim

Nënshkrimi i kontratës

Data e pritur për dërgesë ose shpërndarje

Data e përkohshme e pranimit

113


Instrumenti: Modeli për një Strategji të Komunikimit të Projektit

Strategjia e Përgjithshme e Komunikimit

Objektivat

1. Objektivat e përgjithshëm të komunikimit

2. Grupet e cakut

� Në kuadër të rrethit ose vendit/vendeve ku veprimi implementohet

� Në kuadër të BE-së (nëse zbatohet)

3. Objektivat specifike për çdo grup të cakut, të ndërlidhura me objektivat e veprimit dhe stadet e ciklit të projektit.

Shembujt e objektivave të komunikimit:

� për të siguruar që popullata përfituese është e vetëdijshme për detyrat e partnerit dhe BE-së në aktivitet

� për ta ngritur vetëdijen në mesin e popullatës vendase të vendit ose në Europë për detyrat e partnerit dhe BE-së në ofrimin e ndihmës në një kontekst të veçantë

� për ta ngritur vetëdijen mbi mënyrën e punës së përbashkët të BE-së dhe partnerit për në mbështetjen e arsimit, shëndetësisë, mjedisit, etj.

Aktivitetet e Komunikimit

1. Aktivitetet kryesore që do të realizohen gjatë periudhës së mbuluar nga plani i komunikimit dhe vizibilitetit.

Përfshin detajet e:

� natyrës së aktiviteteve

� atyre që janë përgjegjës për realizimin e aktiviteteve

2. Mjetet e zgjedhura të komunikimit.

Përfshin detajet e përparësisë së mjeteve të veçanta siç janë mediat, reklamat dhe ngjarjet në kontekstin lokal

Treguesit e suksesit

Përfshijnë disa tregues që mund të maten për të parë nëse aktivitetet e komunikuese dhe promocionale kanë ndonjë ndikim apo jo

114


Resurset

Siguron se resurset adekuate të projektit janë në dispozicion (njerëzore dhe financiare) për ti mbështetur aktivitetet e komunikimit

115


Pakoja me inStrumente: dakordimi monitorimi dhe raPortimi mBi fondet e Be-Së


Instrumenti: Lista kontrolluese për mbajtjen e shënimeve gjatë dhe pas implementimit të një projekti të financuar me grantDokumentet përcjellëse:Dokumentet kryesore përcjellëse që duhet ti mbani dhe prezantoni në raporte formale dhe në rast të një auditimi janë.

Lloji i Shpenzimit Dokumentet përcjellëse

Të gjitha shpenzimet

� Dëshmia e faturave dhe dëftesave të blerjes � Dëshmia e pagesave siç janë deklaratat bankare, njoftimet për debit, dëshmia për marrëveshje nga kontraktori

� Dëshmia për ofrimin e shërbimeve siç janë raportet e miratimit, dëshmia për vijimin e seminareve, konferencave dhe kurseve trajnuese (duke përfshirë dokumentacionin relevant dhe materialet e marra, listën e pjesëmarrësve, çertifikatat), etj.

� Regjistri i kontabilitetit të Përfituesit të Grantit (i kompjuterizuar ose manual) siç janë libri i përgjithshëm i llogarisë, nën-librat dhe llogaritë e listës së pagave (payroll-it), regjistrat fikse të pasurisë dhe informatat e tjera relevante të kontabilitetit.

Burimet Njerëzore

� Termat e referencave/ profili i punës � Pasqyra e orëve

� kopjet e rezultateve � Raportet e aktiviteteve

Udhëtimi

� Biletat (biletat në letër dhe biletat për aeroplan) � Në rast të një formë të huazuar të transportit, duhet një faturë nga furnizuesi dhe përmbledhja e pasqyrës së distancës së kaluar

� Për vetura, një përmbledhje e pasqyrës së distancës së kaluar, shpenzimi mesatar i karburantit të automjetit të shfrytëzuar dhe kostoja e karburantit.

Trajnimet

� Një përshkrim i detajuar i trajnimit – modulet trajnuese, orët e trajnimit për temë, metodat, etj.

� Orari i trajnimeve � Lista e pjesëmarrësve /listat e vijueshmërisë

� Lista e trajnerëvë / ligjëruesve � Pyetësorët për komente � Raporti i vlerësimit të trajnimit

Anketat/Studimet

� Përshkrim i detajuar i metodologjisë � Raportet

Publikimet � Kopjet e publikimeve � Listat e shpërndarjes

Seminaret,Takimet e Punës

� Programet � Lista e raporteve të prezantimeve / konferencave � Fletushkat � Lista e pjesëmarrësve

� Lista e folësve � Procesverbali (nëse zbatohet) � Komunikatat për shtyp � Pyetësorët për komente (nëse zbatohet)

Mallrat/Punët

� Thirrja për oferta (i gjithë dokumentacioni) � Pranimi i të gjitha ofertave � Raporti për hapjen e tenderit � Tabela për Dakordim Administrativ

� Tabela për Vlerësim Teknik � Raporti i vlerësimit � Faturat e dërgesave

Fjalori i termave kyç


117

fjalori i termaVe kyç


BASHKËPUNËTOR Një aplikant për grant mund të kërkojë një organizatë tjetër për ti ndihmuar në një aktivitet të veçantë në projektin e tyre, mirëpo pa obligime nën-kontraktuese, që do të thotë se ata nuk mund të pranojnë fonde nga granti me përjashtim të mëditjeve ose shpenzimeve të udhëtimit. Bashëkpunëtorët nuk duhet ti plotësojnë kriteret e pranueshmërisë, siç duhet Partnerët.

PËRFITUESI/PËRFITUESI I GRANTIT Vendi i cili pranon ndihmë të jashtme të BE-së referohet si ‘Vendi Përfitues’. Institucioni i cili e menaxhon një skemë të grantit si pjesë të metodave për arritjen e objektivave të programit, referohet si ‘Përfitues’, kurse individi që pranon një grant të BE-së quhet ‘Përfitues Granti’.

THIRRJA PËR PROPOZIME Një thirrje publike nga një Autoritet Kontraktues, që i adresohet qartë kategorive të identifikuara të aplikantëve, për të propozuar operacione në kuadër të kornizës së një programi specifik të BE-së, një kornize kohore dhe duke ndjekur kritere specifike për veprime dhe shpenzime të pranueshme.

PROGRAMET E KOMUNITETIT një seri e masave të integruara të pranuara nga Komisioni Europian që ka për qëllim fuqizimin e bashkëpunimit në mes të Shteteve Anëtare përkitazi me politikat e Komunitetit gjatë një përiudhe të dhënë kohore.

AUTORITETI KONTRAKTUES institucionet e akredituara në kuadër të BE-së ose Vendeve Kandidate të cilat janë të autorizuara që ti kontraktojnë organizatat të cilave u janë ndarë grante të financuara nga BE-ja. Në Ballkanin Perëndimor dhe Turqi këto janë shpesh Delegacione të BE-së ose institucione publike të specializuara të Vendeve Kandidate, siç është Njësia Qendrore për Kontrata dhe Financa e qeverisë turke.

KRITERET E PRANUESHMËRISË kriteret e publikuara në një Thirrje për Propozime për ta drejtuar pranueshmërinë e aplikantëve dhe partnerëve të tyre, llojet e veprimeve dhe shpenzimet e ndërlidhura që propozohen, si dhe lokacioni e kohëzgjatja e veprimeve të propozuara.

ASISTENCA E JASHTME BE-SË ky është një term mbulues që i referohet të gjitha ndihmave financiare të ofruara nga BE-ja jashtë saj. Kryesisht menaxhohet nga Drejtorati i Përgjithshëm i KE-së për Zhvillim dhe Bashkëpunim, mirëpo gjithashtu edhe nga DP-të e tjera, siç është ai për Zgjerim.

GRANTI një kontribut i financuar nga BE-ja qoftë për një projekt të menaxhuar apo të implementuar nga një organizatë e jashtme ose direkt tek ajo organizatë sepse aktivitetet e saj i kontribuojnë qëllimeve të politikave të BE-së.

INSTRUMENTI PËR PARA-ANËTARËSIM (IPA) BE-ja ofron ndihmë financiare të përqëndruar në para-anëtarësim për vendet kandidate dhe kandidatet potenciale. Kjo ndihmë financiare është në dispozicion si për përfituesit individual ashtu edhe për përfituesit

118


e shumëfishtë. Ka për synim ti ndihmojë këto vende për ti prezantuar reformat e nevojshme politike, ekonomike dhe institucionale dhe për ti sjellë ato në një vijë me standardet e BE-së.

KORNIZA LOGJIKE një mjet analitik dhe praktik që përdoret në përgaditjen e projektit për ti organizuar objektivat dhe qëllimin e përgjithshëm të një projekti, aktivitetet dhe të dhënat që do të kontribuojnë në arritjen e objektivave, dhe në krijimin e treguesve të cilët mund të shfrytëzohen nga palët me interes për ta ndjekur progresin drejt objektivave.

PARTNER Një organizatë e pranuar formalisht nga një aplikant për grant i cili merr pjesë në përgaditjen dhe implementimin e veprimit, si dhe kostot që i shkaktojnë janë të pranueshme në të njejtën mënyrë sikur se ato që shkaktohen nga përfituesi i grantit. Prandaj partnerët duhet ti plotësojnë kriteret e pranueshmërisë siç vlejnë edhe për vetë përfituesin e grantit, krahas kritereve të tjera që vlejnë për partnerë.

DEKLARATA E PARTNERITETIT një model standard i BE-së si pjesë e formularit të aplikacionit për grant, që regjistron informatat rreth statusit ligjor të organizatës së një partneri, lokacionit, kapacitetit, përvojës dhe historisë së marrëdhënies me aplikantin.

UDHËZUES PRAKTIK PËR PROCEDURAT E KONTRATËS PËR VEPRIME TË JASHTME (PRAG) një numër i udhërrëfyesve që udhëzojnë se si duhet të shpenzohet ndihma financiare e jashtme e BE-së dhe si duhet të jepet llogari për të. \udhërrëfyesit përtërihen kohë pas kohe- botimi i fundit është nga nëntori i 2010.

TRUNGU I PROBLEMIT/TRUNGU I ZGJIDHJES mjete analitike që përdoren për ti identifikuar shkaqet dhe pasojat e problemeve të dhëna, si dhe zgjidhjet e propozuara për ti adresuar ato probleme. Mjetet rekomandohen që të shfrytëzohen nga KE-ja për zhvillimin e projektit në lidhje me metodologjitë tjera siç është Korniza Logjike.

MENAXHIMI I CIKLIT TË PROJEKTIT (MCP) një numër i instrumenteve dhe qasjeve për menaxhimin e projekteve siç janë miratuar nga KE-ja në 1992.

PËRSHKRIMI I PROJEKTIT një model i përdorur nga BE-ja në hartimin e projekteve të mëdha, që mund të krahasohet me Formularin e Aplikacionit për Grant, e që përdoret në prezantimin e dizajnit të projekteve me grante të vogla në kuadër të çfarëdo Programi Kombëtar. Ekziston një numër i përshkrimeve të projektit që janë të miratuara, disa prej të cilave mund ti përfshijë Thirrjet për Propozime për projektet e financuara me grante.

PROGRAMET TEMATIKE programe të ndihmës së jashtme që menaxhohen nga KE-ja në përgjithësi krahas udhërrëfyesve dhe objektivave tematike. Një shembull i mirë është Instrumenti Europian për Demokraci dhe të Drejta të Njeriut.

PALA ME INTERES çdo organizatë apo individ që ka një interes në implementimin dhe rezultatet e një projekti. Pala me interes mund të ndikohet pozitivisht apo negativisht nga projekti.

NËN-KONTRAKTORI një organizatë palë e tretë, as partner e as bashkëpunëtor, që është i kontraktuar për të ofruar një shërbim apo mall specifik, dhe i nënshtrohet rregullave të prokurimit të caktuara në Anekset pranë kontratës standarde të grantit.

Referencat dhe Literatura shtesë

119


referencat dhe literatura ShteSë

AGE PLATFORM. (2010). Age Platform Europe: www.age-platform.eu/en

BEUC. (2011). Organizata e Konsumatorëve të Europës: www.beuc.org

Blackwell, O., Adams J., Pratt, B. (2004). Sharpening the Development Process: A practical Guide for Monitoring and Evaluation. Publikuar nga INTRAC (Qendra e OJQ-ve ndërkombëtare për trajnime dhe hulumtime): www.intrac.org

BUSINESSEUROPE . (2011). Biznesi në Europë: www.businesseurope.eu

CIDEM. (2011). Forumi Qytetar Europian: www.cidem.org

CFCA Kroaci. (2011). Agjencia Qendrore për Financa dhe Kontrata: http://www.safu.hr/en

CFCU Turqi. (2011). Njësia Qendrore për Financa dhe Kontrata: www.cfcu.gov

CONCORDE Europe (2011): Konfederata Europiane e OJQ-ve për Ndihma dhe Zhvillim: www.concordeurope.org

CSDC VLORË. (2006). Qendra për Zhvillimin e Shoqërisë Civile në Vlorë: www.vloracivilsociety.org

Culture Action Europe. (2011). Platforma politike për art dhe kulturë: www.cultureactioneurope.org

EAPN. (2011). Rrjeti Europian Kundër-Varfërisë: www.eapn.org

EDF. (2011). Forumi Europian për Persona me Aftësi të Kufizuara: www.edf-feph.org

EEB. (2011). Byroja Europiane për Mjedis: www.eeb.org

ENAR. (2011). Rrjeti Europian Kundër Racizmit: www.enar-eu.org

EPHA. (2011). Aleanca Europiane për Shëndet Publik: www.epha.org

ETUC. (2011). Konfederat e Bashkësive Tregtare Europiane: www.etuc.org

Kolektivi për ndryshime sociale Eurasia (2011): www.eurasiasocialchange.com

Komisioni Europian. (2011). Delegacioni i BE-së në Shqipëri: http://ec.europa.eu/delegations/albania

Komisioni Europian. (2011). Delegacioni i BE-së në Bosnjë dhe Hercegovinë: www.delbih.ec.europa.eu

Komisioni Europian. (2011). Delegacioni i BE-së në Kroaci: www.delhrv.ec.europa.eu

120


Komisioni Europian. (2011). Zyrja Ndërlidhëse e KE-së në Kosovë: www.delprn.ec.europa.eu

Komisioni Europian. (2011). Delegacioni i BE-së në Ish Republikën Jugosllave të Maqedonisë: www.delmkd.ec.europa.eu

Komisioni Europian. (2011). Delegacioni i BE-së në Mal të Zi: www.delmne.ec.europa.eu

Komisioni Europian. (2011). Delegacioni i BE-së në Serbi: www.delscg.ec.europa.eu

Komisioni Europian. (2011). Delegacioni i BE-së në Turqi: www.avrupa.info.tr

Komisioni Europian. (2011). Bashkëpunimi dhe Zhvillimi EuropeAid: http://ec.europa.eu/europeaid/work/index_en.htm

Komisioni Europian. (2011). DP për Zgjerim: http://ec.europa.eu/enlargement

Komisioni Europian. (2011). Programi për Mësim të Përjetshëm: http://ec.europa.eu/education/lifelong-learning-programme/doc78_en.htm

Komisioni Europian. (2011). Programi LIFE: http://ec.europa.eu/environment/life/

Komisioni Europian. (2011). Shëndeti Publik: http://ec.europa.eu/health/index_en.htm

Komisioni Europian. (2011). Programi i Kornizës së Shtatë për Hulumtime dhe Zhvillim Teknologjik (FP7): http://cordis.europa.eu/fp7/home_en.html

Komisioni Europian. (2011). Rinia në Veprim: http://eacea.ec.europa.eu/youth/index_en.php

Komisioni Europian. (2010). Programi Kulturor 2007 – 2013: http://ec.europa.eu/culture/our-programmes-and-actions/doc411_en.htm

Komisioni Europian. (2010). Europa për Qytetarë: http://ec.europa.eu/citizenship/programme-priorities/doc16_en.htm

Komisioni Europian. (2010). Instrumenti Europian për Demokraci dhe të Drejta të Njeriut

(EIDHR): http://ec.europa.eu/europeaid/how/finance/eidhr

Komisioni Europian. (2010). Regjistrimi Online i të Dhënave për Aplikantët Potencial – PADOR: http://ec.europa.eu/europeaid/work/onlineservices/pador

Komisioni Europian. (2010). Udhëzues Praktik për Procedura të Kontratës për Veprimet e Jashtme të BE-së (PRAG): http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/documents/2010_prag_en.pdf

Komisioni Europian. (2009). Doracaku për Komunikim dhe Vizibilitet për Veprimet e Jashtme të BE-së: http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/documents/communication_and_visibility_manual_en.pdf

Komisioni Europian. (2009). Instrumenti për Para-Anëtarësim (IPA): http://ec.europa.eu/regional_policy/funds/ipa/index_en.htm and from http://ec.europa.eu/enlargement/

121

index_en.htm

Komisioni Europian. (2008). Prezantim i Instrumenteve dhe Programeve Tematike për 2007-2010: http://ec.europa.eu/europeaid/infopoint/publications/europeaid/documents/153a_lignes_thematiques_en.pdf

Komisioni Europian. (2007). Instrumenti Europian për Fqinjësi dhe Partneritet

(ENPI): http://europa.eu/legislation_summaries/external_relations/relations_with_third_countries/eastern_europe_and_central_asia

Komisioni Europian. (2004). Udhërrëfyesit për Menaxhimin e Ciklit të Projektit, Vëllimi 1: http://ec.europa.eu/europeaid/multimedia/publications/documents/tools/europeaid_adm_pcm_guidelines_2004_en.pdf

European Projects Association (EPA). (2011). Asociacioni i Projekteve Europiane: www.europeanprojects.org

Bashkimi Europian. (2011). Qendra Informative e BE-së në Shqipëri: http://euinfocentre.al

Grupi i Kontaktit për Shoqëri Civile i BE-së (2010). Act for Europe: www.act4europe.org

Lobi Europian i Grave (2011). Women’s Lobby: http://www.womenlobby.org

EUROSTEP. (2011). Solidariteti Europian ndaj Pjesëmarrjes së Barabartë të Njerëzve: www.eurostep.org

FEANTSA. (2011): Federata Europiane e Organizatave Nacionale që punojnë me të pastrehë: www.feantsa.org

SOCIAL PLATFORM. (2011). Platforma e OJQ-ve sociale të Europës: www.socialplatform.org

SOLIDAR. (2011). Rrjeti Europian i OJQ-ve që punojnë në avansimin e të drejtës sociale në Europë dhe në botë: www.solidar.org

STGM. (2011). Qendra për Zhvillimin e Shoqërisë Civile në Turqi: www.stgm.org

Tennyson, Ross. (2003). Libri i Instrumenteve për Partneritet: www.thepartneringinitiative.org

Iniciativa për Partneritet. (2010): http://thepartneringinitiative.org

TRIALOG. (2011). Zhvillimi i OJQ-ve në BE-në e zgjeruar: www.trialog.or.at

YFJ. (2011). Forumi Rinor Europian: http://www.youthforum.org


ZYRJA REGJIONALE E PROJEKTITPotoklinica 1671 000 Sarajevë, BOSNJË DHE HERCEGOVINËTel: +387 (0)33 532 757Web: www.tacso.orgE-mail: [email protected]

SHQIPËRIRr “Donika Kastrioti”, “Kotoni” Business Centre, K-2 Tirana, SHQIPËRITel: +355 (4) 22 59597E-mail: [email protected]

BOSNJË DHE HERCEGOVINËKalesijska 14/3 71 000 Sarajevë, BOSNJË DHE HERCEGOVINËTel: +387 (0)33 656 877E-mail: [email protected]

KROACIAmruševa 10/1 10000 Zagreb, KROACITel: +385 1 484 1737/38/39E-mail: [email protected]

KOSOVË SIPAS RKSKB 1244/99Str. Fazli Grajqevci 4/a 10000 Prishtinë, KOSOVË SIPAS RKSKB 1244/99Tel: +381 (0)38 220 517E-mail: [email protected]

ISH REPUBLIKA JUGOSLLAVE E MAQEDONISË11 Oktomvri 6/1-3 1000 Shkup, IRJ e MaqedonisëTel: +389 2 32 25 340E-mail: [email protected]

MALI I ZIDalmatinska 78 20000 Podgoricë, MALI I ZITel: +382 20 219 120E-mail: [email protected]

SERBIŠpanskih boraca 24, stan broj 3 11070 Novi Beograd, SERBITel: + 381 11 212 93 72E-mail: [email protected]

TURQI ZYRJA NË ANKARAGulden Sk. 2/2 Kavaklidere – 06690Ankara, TURQITel: +90 312 426 44 5E-mail: [email protected]

TURQI ZYRJA NË STAMBOLLYenicarsi Caddesi No: 34 34433 Beyoglu Stamboll, TURQITel: +90 212 293 15 45E-mail: [email protected]

www.tacso.org

hartimi dhe menaxhimi i - tacso. · pdf filengritja e fondeve dhe qasja në fondet e...

Documents