HANKO-hankeTilannekatsaus13.5.2015 Neuvotteleva virkamies Hannu Koivurinta, valtiovarainministeriö

ValtioExpo

Valtiovarainministeriö asetti hankkeen 7.8.2014

Toimikausi 11.8.2014 - 29.1.2016

Taustalla selvitys valtion hankintatoimen tilasta v. 2013

Osallistujat: VM, Hansel, kehittämisalueiden asiantuntijaryhmät

Tavoitteet

Vahvistaa ja selkeyttää valtion hankintatoimen ohjausta ja organisointia

Lisätä hankintojen suunnitelmallisuutta ja seurantaa

Parantaa sopimushallintaa ja toimittajayhteistyötä sekä ohjeistusta

Kehittää hankintaosaamista ja ammattimaisuutta

2

Valtion hankintatoimen kehittäminen eli HANKO-hanke

HANKO

Hanko-hankkeen kehittämisalueet

3

Valtion konsernitason hankintatoimen ohjausroolin

vahvistaminen

Ministeriöiden ohjausroolin vahvistaminen

Ministeriöiden hankintatoimen kehittämisohjelmien

päivittäminen ja kehittämistoimenpiteiden

toteuttaminen ja seuranta

Virastojen ohjausmallin kehittäminen

Hankintojen suunnitteluprosessin kehittäminen

Hankintojen kategorisointimallin kehittäminen ja

käyttöönotto

Hankintojen kytkeminen toiminnan ja talouden

suunnitteluprosessiin

Hankintasuunnitelmien toteutumisen seuranta

Hankintatoimen tunnuslukujen ja mittarien luominen ja

käyttöönotto

Sopimushallinnan kehittäminen

Toimittajayhteistyön ja –hallinnan

kehittäminen

Hankintakäsikirjan päivittäminen

Hankintatehtävissä toimivien henkilöiden

osaamiskartoituksen toteuttaminen sovitussa

laajuudessa

Hankintatehtävissä toimivien henkilöiden tulevaisuuden

osaamisvaatimusten määrittely

Osaamisen kehitystavoitteiden määrittely

Hankintaosaamisen kehittämisohjelman laatiminen ja

toteuttaminen

Valtion hankintatoimen ohjaus Hankintojen suunnittelu ja seuranta

Sopimushallinta, toimittajayhteistyö ja

ohjeistusHankintaosaamisen kehittäminen

Hankintatoimen raportointitietoa tarvitaan hankintatoimen analysoinnissa sekä johtamisen

ja tulostavoitteiden asettamisen, hankintojen budjetoinnin ja suunnittelun, kategorisoinnin

sekä seurannan tueksi

Nykytilan haasteet

Tiedot haettava useista eri järjestelmistä ja analysoitava manuaalisesti yhdistelemällä tietoja eri lähteistä

Hankintayksiköillä vaihtelevasti resursseja ja osaamista tiedon hyödyntämiseen ja analysointiin

Tiedot eri järjestelmissä

Netra - kaikki yksiköt - hankintoihin käytetyt toimintamenot euroina yksiköittäin lkp-tileittäin

Kieku - vasta osittain käytössä ja muut taloushallinnon järjestelmät – varojen käyttö lkp-tileittäin ja muina

seurantakohteina sekä toimittajatiedot

Hanselin raportointijärjestelmä Qlikview – Hanselin käyttö, myös BTU:t - vain yhteishankinnat

Tilha - vain Tilha-käyttäjät – tilaustiedot yksiköittäin jne.

Rondo - Rondo-käyttäjät – laskutustiedot yksiköittäin jne.

M2- M2-käyttäjät - matkustustiedot

Virastojen omat hankintajärjestelmät: …

Muut hankintoihin liittyvät järjestelmät: …4

Hankintatoimen tilan selvittäminenSitä mitä ei voi mitata,

sitä ei voi johtaa

5

Valtion hankintatoimen keskeiset toimijat ja

roolit

Ryhmä Kirjanpitoyksiköt(segmentointi on tehty v. 2014 hankintavolyymien pohjalta huomioiden v. 2015 organisaatiomuutokset.

VNK/VNHY:n osalta arvio)

Volyymi € yhteensä

I Liikennevirasto, Puolustusvoimat Yli 1 mrd € n.3,25 mrd €

II Poliisihallitus, UM mukaan lukien edustustot ja kehitysyhteistyö-hankkeet,

OM mukaan lukien tuomioistuinlaitos, Verohallinto, ELY-keskus,

Puolustushallinnon rakennuslaitos, Rajavartiolaitos, VNK (VNHY) Yli 100 milj. € n.1,14 mrd €

III Trafi, RISE, THL, OKM, Valtori, Maahanmuuttovirasto, Eduskunta, TEM, Tulli,

OPH, LUKE

Valtiokonttori, MML, E-S AVI, Haltik, Tekes, Ilmatieteen laitos, SYKE,

Museovirasto, VM, Evira, PRH, STM, Palkeet, HÄKE, MMM, YM, GTK, VRK,

Maaseutuvirasto, Viestintävirasto, Tilastokeskus, STUK, Pelastusopisto, SM,

Kansallisarkisto

Yli 50 milj. €

Yli 10 milj. € n.1,4 mrd €

IV Fimea, PLM, LVM, Tukes, Suomenlinnan hoitokunta, Energiavirasto, TP

kanslia, Suomen Akatemia, Valvira, CIMO, Kilpailu- ja kuluttajavirasto, VTV,

VATT, Ulkopoliittinen instituutti, Asumisen rahoitus- ja kehityskeskus,

Ahvenanmaan valtiovirasto Alle 10 milj. € n. 75 milj. euroa

6

Hankintayksiköiden segmentointi BTU:t ei mukana!

Suurilla ja pienillä

eri tarpeet ja

osaaminen

> 1 mrd. €

(2 kpl)

> 100 milj.

€

(8kpl)

7

Segmenttien kokoerot

< 10 milj.€ (16 kpl)> 10 milj.€ (36 kpl)

1. Hankintayksiköiden taustatiedot – Mitkä yksiköt tekevät hankintoja, kuka vastaa hankintatoimesta ja kuinka monta henkilöä?

‒ Kysely, Netra

2. Hankintojen spendianalyysi 1 - Mihin toimintamenomäärärahoja on käytetty?

‒ Netra (kaikki eurot), Kieku (osakäytössä) ja muut taloushallinnonjärjestelmät: toimintamenojen käyttö lkp-tileittäin kirjanpitoyksiköittäin, toiminnoittain (Kieku)

‒ Tilha (Tilha-käyttäjät): tietoja tilauksista yksiköittäin, euroittain, tilatut/vastaanotetut jne.

‒ Rondo (Rondo-käyttäjät): tietoja laskuista yksiköittäin, euroittain

‒ Virastojen omat hankintajärjestelmät: …

3. Hankintojen spendianalyysi 2 – Onko hyödynnetty puitejärjestelyjä hankinnoissa?

‒ Hanselin raportointijärjestelmä Qlikview (yhteishankinnat, myös BTU:t):

‒ Tiedot Hanselin puitejärjestelyjen kautta tehdyistä hankinnoista mm. hallinnonaloittain, kirjanpitoyksiköittäin, puitejärjestelyittäin, ympäristönäkökohta huomioituna jne.

4. Toimittaja-analyysi – Ketkä ovat suurimmat toimittajat?

‒ Kieku (osakäytössä) ja muut taloushallinnonjärjestelmät:

‒ suurimmat toimittajat euroittain, laskuittain, toiminnoittain, kirjanpitoyksiköittäin 8

Hankintatoimen tilan selvittäminen – taustatieto-, spendi- ja toimittaja-analyysit

9

Alustavia tuloksia: Netra raporttiluonnos

hankintakategorioiden pohjalta

No Spendianalyysi hankintakategorioittain Eurot v. 2014

1 Sähkö 81 miljoonaa

2 Työterveyshuollon palvelut 61 miljoonaa

3 Tietokoneet 51 miljoonaa

4 Tekniset IT-konsultointipalvelut 40 miljoonaa

5 Laitteiden leasing-palvelut 33 miljoonaa

6 Reittilennot 31 miljoonaa

7 Polttoaineet 30 miljoonaa

8 Toimitilojen käyttäjäpalvelut 29 miljoonaa

9 Microsoft-lisenssit 29 miljoonaa

10 Autot 26 miljoonaa

10

Alustavia tuloksia: Hanselin puitejärjestelyjen käyttö v.2014

No Ulkoiset toimittajat suuruusjärjestyksessä (euroittain) v. 2014 Sisäiset toimittajat suuruusjärjestyksessä

(euroittain) v. 2014

1 Tieto FinlandOy Senaatti-kiinteistöt

2 CGI Suomi Oy Valtori

3 SAS Airbus Helicopters Haltik

4 Fujitsu FinlandOyPalkeet

5 Nordea Rahoitus Suomi OyValtiokonttori

6 Posti OyGTK

7 Elisa OyjELY-keskus

8 TeliaSonera FinlandOyjOikeushallinnon tietotekniikkakeskus

9 OpusCapita GroupOyIlmatieteen laitos

10 Suomen Terveystalo OyHAUS kehittämiskeskus Oy

11

Alustavia tuloksia: Toimittaja-analyysi v.2014 (Kieku-virastot)

Keskeisiä tuloksia ja toimenpide-

ehdotuksia

VM:n tulee vuosittain määrittää valtion hankintatoimen yhteiset

tulostavoitteet.

Virastot, ministeriöt ja laitokset nimeävät hankintatoimen

vastuuhenkilön/henkilöt

Sähköisen kilpailutusjärjestelmän käyttöönotto ensimmäisissä

virastoissa

Yhteishankintojen käytön seuranta ja lisääminen tavoitteiden

mukaisesti

Ministeriöiden tulee sopia hankintatoimen yhteisistä tulostavoitteista

tuloskeskusteluissa tulosohjattavien virastojen ja laitosten kanssa.

13

Valtion hankintatoimen yhteiset tulostavoitteet

tulosohjaukseen

Hankintatoimen ja taloushallinnon toimialojen yhteistyö valtiotasolla

Hankintatoimen ja taloushallinnon toimialojen välistä

yhteistyötä tiivistetään

VM kokoaa työryhmän

Hankintatoimen ja taloushallinnon prosessit,

kokonaisarkkitehtuuri, raportointi

Valtion hankintatoimen ohjauksen viestintä

Valtion hankintatoimen ohjauksen viestintää keskitetään ja

selkeytetään luomalla yhteinen hankintatoimen www-sivusto.

14

Hyödyt

Antaa mahdollisuudet hankintatoimen tuottavuuden kehittämiseen eli

prosessikustannussäästöihin ja hintasäästöihin

Hankintojen asianmukainen keskittäminen ja päällekkäisen työn vähentäminen ohjatusti

organisoituen, suunnitelmallisella toiminnalla, järkevällä työnjaolla ja säästäväisellä varojen käytöllä

Kilpailutusten optimointi ja automatisointi

Tuotteiden ja nimikkeiden standardointi ja yhdenmukaistaminen

Tilaamisen, tilausmäärien ja toimitusten optimointi ja automatisointi

Toimittajamäärien optimointi ja toimittajayhteistyön parantaminen

Sopimushallinnan parantaminen ja automatisointi

Laskujen käsittelyn optimointi ja automatisointi

TEHDÄÄN OIKEITA ASIOITA, PRIORISOIDEN JA OIKEIN16

Mitä hyötyä on hankintatoimen haltuunotosta?

Johdon sitouttaminen ja hankintatoimen

vastuutahon nimeäminen

Hankintatoimen tilan selvittäminen

Määrärahaseurannasta huolehtiminen

Hankintojen suunnittelun ja

seurannan käynnistäminen

Hankintojen kategorisointi

Hankintatoimen organisoinnin ja

työnjaon tarkistaminen kategorioiden mukaan

Sähköisen kilpailuttamisen ja Tilaustenhallinnan

käyttöönotto

Sopimushallinnan parantaminen

Toimittajayhteistyön kehittäminen

17

Viraston hankintatoimen kehittämispolku

Hannu Koivurinta

Valtiovarainministeriö, henkilöstö- ja

hallintopolitiikkaosasto

hannu.koivurinta@vm.fi

Puhelin 02955 30117

Valtiovarainministeriön viestintä

vm-viestinta@vm.fi

Mediapalvelunumero (arkisin 8–16) 02955 30500