handout excel pivot
DESCRIPTION
handout excel pivotTRANSCRIPT
อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร”์
Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 1
อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร”์
Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 2
สารบัญ
รู้จัก Excel แบบคนสนิท ................................................................................................................... 5
รู้จักข้อมูลแบบคนสนิท ...................................................................................................................... 6
เริ่มต้นใช้งาน Excel แบบง่ายๆ ......................................................................................................... 7
หัวตารางจงอยู่นิ่งๆ ..................................................................................................................... 7
เติมข้อมูลอัตโนมัติ (Auto Fill) ................................................................................................... 7
ล้างข้อมูล (Clear) ...................................................................................................................... 8
Align & Distribute.................................................................................................................... 8
สร้างรายการเพ่ือเลือก (Dropdown List) .................................................................................. 9
เติมตัวเลข “ล าดับที่” อัตโนมัติ ....................................................................................................... 10
Format Cells (ตัวเลข) ............................................................................................................ 11
Format Cells (วันที่) ............................................................................................................... 12
เทคนิคการท างานกับฐานข้อมูล (Database) .................................................................................. 13
ข้อมูลรูปไหน เป็นข้อมูลที่ดีที่สุด ............................................................................................... 13
ประโยชน์ของฐานข้อมูล (Database) ....................................................................................... 13
Filter ........................................................................................................................................ 14
Date Filter ....................................................................................................................... 14
Number Filter ................................................................................................................. 15
Remove Duplicate ............................................................................................................... 16
ช่วยลบข้อมูลส่วนที่ซ้ าออกไป ............................................................................................ 16
ช่วยตรวจสอบว่ามีข้อมูลซ้ าหรือไม่ ..................................................................................... 16
Sort ......................................................................................................................................... 17
Subtotals ................................................................................................................................ 18
ช่วยหาผลรวมย่อย ............................................................................................................. 18
Format as Table ................................................................................................................... 19
PivotTable .................................................................................................................................... 20
PivotTable คืออะไร ............................................................................................................... 20
ขั้นตอนการท า PivotTable ..................................................................................................... 20
การปรับมุมมอง (ปรับ Layout)................................................................................................ 21
อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร”์
Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 3
การปรับแต่งรายงาน ................................................................................................................. 21
การเปลี่ยนการแสดงผลตัวเลขสรุป ........................................................................................... 22
Group วันที่ ............................................................................................................................. 23
Group ตัวเลข .......................................................................................................................... 23
กรองข้อมูลแบบฉลาดสุด .......................................................................................................... 24
โชว์กราฟเพ่ิมเติม ...................................................................................................................... 24
Tips & Tricks Database ............................................................................................................... 25
เปลี่ยนตารางจากแนวนอนเป็นแนวตั้ง ...................................................................................... 25
บรรทัดที่ว่างๆ ออกไปได้ไหม .................................................................................................... 26
Copy เฉพาะข้อมูลที่มองเห็น ................................................................................................... 27
เติม 0 ลงไปในช่องว่างทั้งหมด .................................................................................................. 28
เทสีเฉพาะช่องที่เป็นสูตร .......................................................................................................... 29
ข้อมูลเพ่ิม กราฟเพ่ิม ................................................................................................................ 30
สรุปแผนที่การเดินทางบน Excel .................................................................................................... 31
อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”
Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 4
อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”
Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 5
รู้จัก Excel แบบคนสนิท
อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”
Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 6
รู้จักข้อมูลแบบคนสนิท
อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”
Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 7
เริ่มต้นใช้งาน Excel แบบง่ายๆ
หัวตารางจงอยู่นิ่งๆ
เติมข้อมูลอัตโนมัติ (Auto Fill)
อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”
Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 8
ล้างข้อมูล (Clear)
Align & Distribute
อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”
Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 9
สร้างรายการเพื่อเลือก (Dropdown List)
อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”
Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 10
เติมตัวเลข “ล าดับที”่ อัตโนมัต ิ
อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”
Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 11
Format Cells (ตัวเลข)
ข้อสังเกต: ตรงช่อง Type เราสามารถควบคุมการแสดงผลได้ดังนี้ เช่น
Type ตัวอย่างผลลัพธ ์000 001 00-0 00-1 0. 1. “ID”000 ID001 “ID”-000 ID-001
อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”
Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 12
Format Cells (วันที่)
ข้อสังเกต: ตรงช่อง Type เราสามารถควบคุมการแสดงผลได้ดังนี้ เช่น
Type ตัวอย่างผลลัพธ ์dd-mm-yyyy 24-04-2015 dd-mm-bbbb 24-04-2558 “วันท่ี ”dd-mm-yyyy วันท่ี 24-04-2015 “วันท่ี ”dd-mm-bbbb วันท่ี 24-04-2558
อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”
Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 13
เทคนิคการท างานกับฐานข้อมูล (Database)
ข้อมูลรูปไหน เป็นข้อมูลท่ีดีที่สุด
ประโยชน์ของฐานข้อมูล (Database)
อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”
Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 14
Filter
Date Filter
อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”
Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 15
Number Filter
Text Filter
อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”
Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 16
Remove Duplicate
ช่วยลบข้อมลูส่วนที่ซ้ าออกไป
ช่วยตรวจสอบวา่มีข้อมลูซ้ าหรือไม ่
อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”
Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 17
Sort ช่วยจัดเรียง และช่วยจัดกลุ่ม
อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”
Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 18
Subtotals
ช่วยหาผลรวมย่อย
อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”
Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 19
Format as Table
อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”
Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 20
PivotTable
PivotTable คืออะไร
ขั้นตอนการท า PivotTable 1. คลิกเลือกขอ้มูล (เลือกเซลล์เดยีว หรอืเลือกทั้งหมดก็ได้) 2. คลิกไปที่เมน ูInsert -> Pivot -> OK
3. คลิกเลือกขอ้มูลที่ตอ้งการดูรายงานสรุป
อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”
Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 21
การปรับมุมมอง (ปรับ Layout) เช่น ย้ายชื่อผู้ซ่อมจาก Row Labels ไปวางไว้ท่ี Column Labels แล้วสังเกตดูรายงาน
การปรับแต่งรายงาน
อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”
Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 22
การเปลี่ยนการแสดงผลตัวเลขสรุป คลิกขวาไปยังสิ่งท่ีต้องการ เช่น ต้องการเปลี่ยนจาก Sum เป็น Count (นับจ านวน)
หมายเหตุ: ต้องน าขอ้มูลไปวางไว้ในส่วนของ Values
อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”
Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 23
Group วันที่
Group ตัวเลข
หมายเหตุ: ข้อมูลที่ต้องการ Group ต้องวางไว้ในส่วนของ Row Labels
อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”
Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 24
กรองข้อมูลแบบฉลาดสุด
โชว์กราฟเพิ่มเติม
อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”
Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 25
Tips & Tricks Database
เปลี่ยนตารางจากแนวนอนเป็นแนวตั้ง
วิธีท า
1. เลือกข้อมูลท่ีต้องการ แล้วคลิกขวา Copy
2. คลิกขวาท่ีเซลล์ว่างๆ (ปลายทางท่ีต้องการวาง) แล้วเลือกค าสั่ง Paste Special
3. คลิกเลือก Transpose แล้ว OK
4. ได้ผลลัพธ์ท่ีต้องการดังรูป
อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”
Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 26
บรรทัดที่ว่างๆ ออกไปได้ไหม
วิธีท า
1. เลือกข้อมูลท่ีต้องการท้ังหมด แล้วคลิกไปท่ีค าส่ัง Data -> Filter
2. คลิกเลือกตัวกรองตรงไหนก็ได้ แล้วยกเลิก (Blanks) จะได้ผลลัพธ์ท่ีต้องการดังรูป
อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”
Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 27
Copy เฉพาะข้อมูลที่มองเห็น
วิธีท า
1. เลือกข้อมูลท่ีต้องการท้ังหมด
2. กดปุ่ม F5 -> Specials -> Visible cells only -> OK
3. Copy (คัดลอกข้อมูล) ด้วยการกดปุ่ม Ctrl C 4. เลือกเซลล์ปลายทางท่ีต้องการวาง 5. Paste (วางข้อมูล) ด้วยการกดปุ่ม Ctrl V จะได้ผลลัพธ์ตามท่ีต้องการ
อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”
Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 28
เติม 0 ลงไปในช่องว่างทั้งหมด
วิธีท า
1. เลือกข้อมูลท่ีต้องการท้ังหมด (Ctrl A)
2. กดปุ่ม F5 -> Specials -> Blanks -> OK
3. สังเกต: ช่องว่างท้ังหมดจะถูกเลือก 4. พิมพ์เลข 0 5. กดปุ่ม Ctrl Enter (เพื่อเติมเลข 0 ลงไปในทุกช่องท่ีเลือก)
อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”
Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 29
เทสีเฉพาะช่องที่เป็นสูตร
วิธีท า
1. เลือกข้อมูลท่ีต้องการท้ังหมด (Ctrl A)
2. กดปุ่ม F5 -> Specials -> Formulas -> OK
3. สังเกต: ชอ่งท่ีเป็นสูตรท้ังหมดจะถูกเลือก 4. คลิกเลือกค าส่ัง Home -> เลือกสีท่ีต้องการ
อ. สมเกียรติ ช่วยมาก “เติมเต็ม ตรงประเด็น ต่อยอดได้ชัวร์”
Excel Techniques for Database & PivotTable Analysis หน้าท่ี 30
ข้อมูลเพ่ิม กราฟเพิ่ม
วิธีท า
1. เลือกข้อมูลท่ีต้องการท้ังหมด (Ctrl A)
2. คลิกเลือกค าสั่ง Home -> Format as Table -> เลือกรูปแบบท่ีต้องการ
3. เลือกข้อมูลท่ีต้องการท้ังหมด (Ctrl A)
4. สร้างกราฟแบบด่วนๆ ด้วยการกดปุ่ม Alt F1 5. ทดสอบเพิ่มข้อมูล แล้วสังเกตไปที่กราฟ