1

HandleidingRapporteren of verslag leggen

Versie 1.0., juli 2015

Wat is rapporteren en hoe doe ik dat?

2

Inhoud1. Wat?

2. Waarom en waartoe?

3. Waar?

4. Wie?

5. Hoe ongeveer?

6. Hoe precies?

7. Het wordt nog mooier!

3

Wat?Rapporteren is het maken van een contactverslag. Het is het vastleggen van wat er is besproken, van wat er is gebeurd of hoe het contact is gegaan.

Rapporteren doe je zo snel mogelijk nadat het contact is geweest, want dan is de informatie vers.

Een rapportage koppel je aan het moment – datum – dat het contact heeft plaatsgevonden.

Rapportages vormen zo achteraf een weergave van wat er aan contact is geweest.

Rapportages mogen kort en bondig zijn. Het gaat om de hoofdlijnen. Het gaat om de kern.

Rapportages kunnen goed dienen als middel voor vroegsignalering. Rapporteren om te rapporteren is niet heel zinvol. Wanneer je de informatie kunt gebruiken om signalen uit af te leiden of goed te kunnen evalueren, dan draagt het veel meer bij aan een methodisch sterk zorg- of dienstverleningsproces.

4

Waarom en waartoe?

We gebruiken rapportages – of contactverslagen – om verslag te leggen van een contact dat er is geweest tussen jou, als zorg- of dienstverlener, en de klant. Dit kan uitgebreid, maar ook heel beknopt.

Het verslag leggen helpt in de eerste plaats methodisch bij de zorg of dienstverlening: je legt vast wat er is gebeurd en staat daar opnieuw even bij stil en je denkt na over hoe je zaken formuleert en wat dit contact betekent voor het vervolgtraject.

Rapportage of verslaglegging dient ook ter verantwoording, dossiervoering en als naslagwerk.

Tenslotte dient als overdracht van belangrijke informatie aan collega’s.

5

Waar in de Qsuite?

6

Wie?

De zorg- of dienstverlener die het contact met de klant heeft, die rapporteert.

De collega’s die ook zorg of diensten verlenen aan de klant gebruiken de rapportages om hun werkzaamheden op af te stemmen. Je gaat nooit ‘blind’ naar een klant, maar je bent op de hoogte van wat er speelt door de rapportages te gebruiken.

Collega’s die een overdrachtsrapportage ontvangen, gebruiken die informatie om goed en tijdig in te spelen op de ontstane situatie bij de klant.

Degene die het plan evalueert, zoals de Persoonlijk Begeleider, de Mentor, de Wijkverpleegkundige of de Eerst Verantwoordelijk Verzorgende, gebruikt de rapportages om informatie te verzamelen en te bundelen.

De controller in de organisatie of de externe accountant kan de rapportages gebruiken om vast te stellen dat eventueel gedeclareerde diensten ook daadwerkelijk hebben plaatsgevonden.

7

Hoe ongeveer?1 Hoe voeg ik een

rapportage toe?Dit kan op twee manieren. Ga eerst in het desbetreffende klantdossier.

1. Manier 1: Ga naar de knop ‘Rapporteren’ in het blauwe menu en kies daaronder voor de optie ‘rapporteren’.

en klik daarna op ‘nieuwe rapportage toevoegen’.

2. Manier 2:Klik op de knop ‘Nieuwe rapportage toevoegen’ op het voorblad van het klantdossier.

8

Hoe ongeveer?2 Hoe bekijk ik een

rapportage?1. Manier 1:

Vanuit de lijst met rapportages.

2. Manier 2:Vanuit de grafiek op het voorblad van het klantdossier. Ga met je muis over de blokjes en klik erop om de rapportage te openen.

3. Manier 3: Doordat je bij je belletje (notificaties) bovenin een nieuw berichtje krijgt. Vanuit daar klik je door naar de rapportage die gedeeld is in jouw team.

9

Hoe precies?

Wil je meer weten? Voor een heel aantal acties en handelingen rondom dit onderwerp hebben we in detail uitgewerkt hoe het werkt.We hebben handleidingen gemaakt voor ieder specifiek onderdeel. Over het Meten bijvoorbeeld, of het Rapporteren. In deze handleidingen vind je meer informatie. Daarna kan je – desgewenst – nog een stapje verder gaan door ook instructies te bekijken, want daar staat precies hóe je in de Qsuite kan werken. Bekijk je de handleiding, dan vind je daar ook de verwijzingen naar de instructies.Op de volgende vragen hebben we antwoord gegeven:

Naam instructie | Dit moet je weten om goed in de Qsuite te werken! [Handleiding] [Video]

1. Hoe kan ik op de Qsuite inloggen? Klik hier Volgt nog

2. Hoe kan ik een klantdossier openen? Klik hier Volgt nog

3. Hoe kan ik een klantdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog

4. Hoe kan ik een medewerkersdossier openen? Klik hier Volgt nog

5. Hoe kan ik een medewerkersdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog

6. Hoe kan ik mijn afdelingspagina openen? Klik hier Volgt nog

7. Hoe kan ik communiceren binnen de Qsuite? Klik hier Volgt nog

8. Hoe wijzig ik mijn wachtwoord? Klik hier Volgt nog

Ook hebben we een ‘veelgestelde vragen-database’. Je vind deze onder de knop aan de linkerkant van je scherm. Zoek daar naar jouw vraag en vind het antwoord.

10

Hoe precies?

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

10. Wat zijn audits en toetsingen en hoe voer ik deze uit voor de klant? Klik hier Volgt nog

11. Wat is het kwaliteitssysteem en hoe werkt dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

12. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) melden en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

13. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) processen en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

14. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) risicoanalyses en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

15. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de jaarplanning en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

16. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de beoordeling en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

17. Wat zijn dashboards en rapportages en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

18. Wat is maatschappelijk resultaat verantwoorden en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

1. Wat is meten en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

2. Wat is een plan opstellen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

3. Wat is een indiceren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

4. Wat is plannen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

5. Wat moet ik aan personeelsmanagement regelen voor mijn klant? Klik hier Volgt nog

6. Wat is rapporteren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

7. Wat is registreren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

8. Wat is declareren en hoe doen we dat? Klik hier Volgt nog

9. Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Voor de volgende andere onderwerpen zijn er handleidingen beschikbaar

11

Hoe precies?

Naam instructie [Instructie] [Video]

1. Hoe voeg ik een rapportage of contactverslag toe? Klik hier Volgt nog

2. Hoe bekijk ik een rapportage of contactverslag? Klik hier Volgt nog

3. Hoe kan ik rapporteren op doelen? Klik hier Volgt nog

4. Hoe kan ik rapporteren op gedragskenmerken en gebruik ik vroegsignalering? Klik hier Volgt nog

5. Hoe maak ik een verslag van een multidisciplinair overleg? Klik hier Volgt nog

6. Hoe rapporteer ik in één keer voor een groep? Klik hier Volgt nog

7. Hoe deel ik een belangrijke rapportage met mijn collega's? Klik hier Volgt nog

8. Hoe wijzig of verwijder ik een rapportage? Klik hier Volgt nog

9. Hoe kan ik de rapportages of contactverslagen printen? Klik hier Volgt nog

Voor de volgende andere meer gedetailleerde handelingen rondom indicaties zijn devolgende instructies beschikbaar, of komen binnenkort beschikbaar

12

Het wordt nóg mooier

Novire werkt continue door aan het nog mooier maken van de Qsuite.

Wil je weten wat we gaan doen?In instructies vind je – waar van toepassing – een laatste pagina waarop staat vermeld wat we nog mooier gaan maken aan de al bestaande functionaliteiten.

Op de website van Novire kan je zien welke functionaliteiten gepland zijn voor wanneer. Ook kan je daar zien wat er aan de Qsuite in de afgelopen tijd is toegevoegd en wat er dus nu beschikbaar is om te gaan gebruiken. Novire kan adviseren en ondersteunen bij het beschikbaar maken en in gebruik nemen van deze functionaliteiten.

13