handleiding - home | bergop info · handleiding wordt stapsgewijs besproken wat je moet doen om een...

Handleiding

Praktikon 2016

Voorwoord

Deze handleiding is bedoeld voor gebruikers en beheerders van het webbased softwareprogrammaBergOp. BergOp bevat een uitgebreid vragenlijstbestand om zorgtrajecten te monitoren, effectenvan behandelingen in beeld te brengen, of systematisch te meten voor Routine OutcomeMonitoring. Deze handleiding is bedoeld om de basis van het werken met BergOp helder weer tegeven. In deze handleiding wordt stapsgewijs besproken wat je moet doen om een cliënt in BergOpin te voeren, vragenlijsten in te (laten) vullen en gegevens te beheren. Ben je beheerder vanBergOp, dan kun je de BergOp handleiding voor beheerders raadplegen. Ben je gebruiker vanBergOp raadpleeg dan de BergOp handleiding voor gebruikers.

Veel succes bij het in gebruik nemen van BergOp!

Inhoud handleiding

1. Handleiding voor gebruikers2. Handleiding voor beheerders3. Handleiding MIS

Handleiding voor gebruikers

Praktikon 2016

Praktikon B.V.Postbus 69096503 GK Nijmegenwww.praktikon.nl tel. 024‐[email protected] fax. 024‐3611152

www.bergop.info

© 2016 Praktikon B.V.

Behoudens de in of krachtens de Auteurswet van 1912 gestelde uitzonderingen mag niets uit dezeuitgave worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilmof op welke andere wijze dan ook, en evenmin in een retrieval systeem worden opgeslagen zonderde voorafgaande schriftelijke toestemming van Praktikon.

No part of this book/publication may be reproduced in any form, by print, photoprint, microfilm orany other means without written permission from the publisher.

BergOp handleiding voor gebruikers ‐ Versie 2016

http://www.praktikon.nl/

http://www.bergop.info/

Voorwoord

Deze handleiding is bedoeld voor Gebruikers van het webbased softwareprogramma BergOp.BergOp bevat een uitgebreid vragenlijstenbestand om zorgtrajecten te monitoren, effecten vanbehandelingen in beeld te brengen, of systematisch te meten voor Routine Outcome Monitoring.Deze handleiding is bedoeld om de basis van het werken met BergOp helder weer te geven. In dezehandleiding wordt stapsgewijs besproken wat je moet doen om een cliënt in BergOp in te voeren,vragenlijsten in te (laten) vullen en gegevens te beheren. Ben je beheerder van BergOp, dan kun jede BergOp handleiding voor beheerders raadplegen.



Inhoudsopgave

1. Toegang & Account1.1. Home1.2. Eigen gegevens wijzigen

2. Cliënten2.1. Cliëntenoverzicht2.2. Nieuwe cliënt2.3. Cliëntgegevens toevoegen en bewerken2.4. Het adresboek2.5. Zorgtraject: toevoegen en wijzigen2.6. ROM‐processen starten

3. Gezinnen3.1. Gezinnen beheren

4. Metingen4.1. Metingen toevoegen4.2. Metingenoverzicht

5. Monitoring5.1. Responsoverzichten

6. Bijzonder gebruikersrecht: MIS6.1. Management Informatie Systeem

7. Bijzonder gebruikersrecht: Export7.1. Gegevens exporteren


Naar boven ↑

1. Toegang & Account

In dit hoofdstuk:

1.1: Home1.2: Eigen gegevens bewerken

1.1 Home

Ga naar www.bergop.net.Je komt nu op een inlogscherm. Als je bent ingelogd in BergOp kom je in het scherm van afbeelding1.

Afbeelding 1. Hoofdmenu Meten.

Toelichting ‐ Homepagina

Bij de Autorisatiegegevens staan je persoonlijke gegevens en de Locaties, Modules en Teams dievoor jou toegankelijk zijn. Bij Mijn Account kun je je eigen gegevens inzien en wijzigen. Je kunthier bijvoorbeeld ook je wachtwoord wijzigen (zie paragraaf 1.2).

Vanuit het hoofdmenu kun je naar de drie overzichtsschermen:

1. Cliënten: in dit overzichtsscherm zie je alle cliënten waartoe je geautoriseerd bent. Hier kunje alle onderdelen aanmaken die nodig zijn voor het versturen van metingen: cliëntentoevoegen en bewerken, ROM‐processen starten en losse metingen aanmaken.

2. Metingen: in dit overzicht zie je alle metingen van de cliënten waartoe je geautoriseerd bent.Hier kan je de metingen beheren, onder andere: metingen inplannen voor verzenden,wachtwoorden opvragen, vragenlijsten toevoegen of verwijderen uit metingen en de statusvan de meting bijhouden.

3. Resultaten: als de vragenlijsten zijn ingevuld, kun je hier de resultaten bekijken.

Op Bergop.info vindt u een korte instructiefilm over dit onderwerp.


http://www.bergop.net/

http://bergop.info/support/instructievideos/#algemeen

1.2 Eigen gegevens wijzigen

Voor het wijzigen van je eigen gegevens ga je op de homepagina naar Mijn Account. Je komt danhet scherm van afbeelding 2.

Afbeelding 2. Eigen gegevens wijzigen.

Toelichting ‐ Eigen gegevens wijzigen

1. Het e‐mailadres van de gebruiker die een vragenlijst verstuurd wordt automatischmeegegeven als afzendadres. Wil je dat dit vanuit een ander e‐mailadres gebeurt,bijvoorbeeld het algemene adres van je afdeling of organisatie, dan kun je dit invullen bij E‐mail cliëntcommunicatie.

2. Klik na het wijzigen van de gegevens op opslaan.

Handig om te weten: Overzichten in BergOp

In BergOp wordt op veel plekken gebruik gemaakt van overzichten, zoals bijvoorbeeld bij devragenlijsten van een cliënt (zie afbeelding 3).

Afbeelding 3. Overzichten in BergOp.

1. In de overzichten van BergOp kun je zelf bepalen welke categorieën (kolommen) je in hetoverzicht wil tonen: via het potloodje vink je de kolommen aan die je wil zien.

2. Kolommen kunnen op alfabetische volgorde of op datum worden gezet door op dekolomtitel te klikken.

3. Om snel en effectief in het overzicht te zoeken kun je gebruikmaken van het zoekbalkje.Hier kun je zoeken op trefwoorden, of filteren op categorieën.

Naar boven ↑BergOp handleiding voor gebruikers ‐ Versie 2016

Naar boven ↑

2. Cliënten

In dit hoofdstuk:

2.1: Cliëntenoverzicht2.2: Nieuwe cliënt2.3: Cliëntgegevens toevoegen en bewerken2.4: Het adresboek2.5: Zorgtraject: toevoegen en wijzigen2.6: ROM‐processen starten

2.1 Cliëntenoverzicht

Op het tabblad cliënten vind je een overzicht van alle cliënten waarvoor je geautoriseerd bent (zieafbeelding 4).

Afbeelding 4. Cliëntenoverzicht.

Toelichting ‐ Cliëntenoverzicht

1. Met de knop ‘Voeg cliënt toe’ kan je een nieuwe cliënt aanmaken.2. Met de knop ‘Voeg meting toe’ kan je vragenlijsten klaarzetten of invullen voor een cliënt.

Vink daarvoor in het overzicht eerst de cliënt aan voor wie je de meting klaar wilt zetten. Zievoor meer informatie hoofdstuk 4.

3. Op dezelfde manier kan je met de knop ‘Gezin’ de cliënt koppelen aan een gezin. Zie voormeer informatie hoofdstuk 3.

4. Met de knop ‘Verwijderen’ verwijder je alle aangevinkte cliënten uit het overzicht.

5. Door op het potlood‐icoontje te klikken kan je de cliënt bewerken, bijvoorbeeld als jeeen module wilt toevoegen of een ROM‐processen wilt starten.

6. In het Adresboek kan je relaties (contactpersonen) van de cliënt toevoegen of wijzigen.Contactpersonen die via e‐mail of een wachtwoord een vragenlijst invullen over een cliëntmoeten bekend zijn in het adresboek. Zie voor meer uitleg paragraaf 2.4.




2.2 Nieuwe cliënt

Vragenlijsten kunnen pas worden ingevoerd nadat cliënten in BergOp zijn geregistreerd. Voor hetregistreren van een nieuwe cliënt ga je naar ‘Cliënten’ en klik je op ‘Voeg cliënt toe’. Je komt danin het scherm van afbeelding 5.

Afbeelding 5. Cliënt toevoegen.

Toelichting ‐ Cliënt toevoegen

Bij het registreren van een nieuwe cliënt vraagt BergOp eerst om een aantal basisgegevens van decliënt. BergOp heeft deze gegevens nodig om vragenlijsten op te kunnen slaan en de juistenormgegevens op te kunnen halen. Na het opslaan van die gegevens kun je deze bewerken en onderandere nieuwe modules (paragraaf 2.5) en ROM‐processen (paragraaf 2.6) toevoegen.

Bij ‘Basisgegevens’ voeg je de persoonlijke gegevens van de cliënt in.

1. De Voornaam, Achternaam en het Geslacht van de cliënt.2. Het Type cliënt (bijvoorbeeld: patiënt, kind, vader, moeder).3. De Geboortedatum van de cliënt.4. BSN: het Burgerservicenummer van de cliënt (optioneel).5. EPD‐ID: Dit is een uniek cliëntnummer dat wordt gebruikt om BergOp te koppelen aan een

elektronisch patiëntendossier.6. Hier is ruimte voor aanvullende Opmerkingen over de cliënt.

Als een instelling gebruik maakt van een koppeling met het EPD/ECD worden deze basisgegevensautomatisch gevuld, en in een aantal gevallen ook het zorgtraject (zie hieronder). Het EPD‐ID is danaltijd gevuld.

Bij ‘Eerste module zorgtraject’ voeg je de gegevens over de eerste module (de behandel) van decliënt toe.

7. De Locatie, de Module en het Team waarbinnen de behandeling plaatsvindt, en de betrokkenHulpverlener

8. De Startdatum en de Einddatum (optioneel) van het behandeltraject van de cliënt.

Naar boven ↑

9. Tot slot is het mogelijk om aan te geven dat de module de Hoofdmodule in het zorgpakketvan de cliënt is.

Na het opslaan van de basisgegevens en de eerste module van het zorgpakket kom je in het schermvan afbeelding 6. In dit scherm kun je gegevens over de cliënt aanvullen of wijzigen.




Naar boven ↑

2.3 Cliëntgegevens toevoegen en bewerken

Afbeelding 6. Cliënten bewerken.

Om cliënten te bewerken klik je op het potloodicoontje in het overzichtsscherm ‘Cliënten’. Je komtnu uit op hetzelfde scherm als na het opslaan van de basisgegevens en de eerste module (zieafbeelding 6).

1. Je kunt hier Basisgegevens van de cliënt toevoegen of bewerken.2. Cliënten kun je inactiveren door ‘Actief’ uit te vinken*. De cliënt kan hier ook weer

geactiveerd worden. Voor inactieve cliënten kunnen géén nieuwe vragenlijsten wordeningevoerd. Wel kun je het profiel van reeds ingevulde vragenlijsten voor deze cliëntenopvragen.

3. In het Adresboek kan je de e‐mailadressen van de cliënt en contactpersonen van de cliëntinvoeren. Zie voor meer uitleg over het adresboek paragraaf 2.4.

4. Bij Zorgtraject kun je een nieuwe module toevoegen of wijzigen, een einddatum invullen, zievoor meer uitleg paragraaf 2.5.

5. Hier kun je ROM‐processen starten, zie voor meer uitleg paragraaf 2.6.

*Cliënten die (tijdelijk) geen behandeling meer volgen moeten worden geïnactiveerd. Cliëntendie het hele kalenderjaar inactief zijn geweest worden niet meegeteld in de berekening van dejaarlijkse licentiekosten van BergOp.




Naar boven ↑

2.4 Het adresboek

Contacten toevoegen:Wanneer je naar ‘Contact cliënten’ gaat open je het adresboek en verschijnen de reedstoegevoegde cliënten. Met de knop ‘+Contact toevoegen’ kunnen nieuwe contacten wordentoegevoegd aan de lijst.

Afbeelding 7. Het adresboek.

Toelichting ‐ Adresboek*

1. Selecteer de Relatie die de contactpersoon met de cliënt heeft.2. Vul de naam van de contactpersoon in.3. Vul optioneel het e‐mailadres van de contactpersoon in.4. Toevoegen van contactpersoon.

Contacten wijzigen:Wijzig alleen een contactpersoon als de gegevens verkeerd zijn ingevuld, of als het mailadreswijzigt. Als er sprake is van een nieuwe persoon, bijvoorbeeld een wisseling van pleegouder, maakdan een nieuwe contactpersoon aan en verwijder zo nodig de oude.

*Een contact persoon toevoegen aan het adresboek of contactgegevens wijzigen kan opverschillende plekken: via cliënt bewerken, bij het bewerken of versturen van een meting of

direct vanuit het cliëntenoverzicht via het adresboek .




Naar boven ↑

2.5 Zorgtraject: toevoegen en wijzigen

Wanneer er tijdens de zorg wijzigingen in het zorgaanbod plaatsvinden, pas je dat in het zorgtrajectaan. Dit is bijvoorbeeld aan de orde wanneer:

De ene module wordt beëindigd en een andere module start (voortzetting zorg);Eén of meer extra module(s) worden gestart naast reeds bestaande modules;Eén of meer modules eindigen.

Let op: als een module eindigt en de cliënt start met een vervolgbehandeling, maak dan voor devervolgbehandeling een nieuwe module aan. Het aanpassen van een bestaande module is alleen aante raden als de module niet klopt, bijvoorbeeld vanwege een registratiefout.

Afbeelding 8. Aanpassen modules.

Toelichting ‐ Aanpassen modules

1. Je kunt hier de module selecteren door op de modulenaam te klikken.2. Hier kun je de gegevens van het zorgpakket veranderen.3. Met het vuilnisbakicoontje kan een module worden verwijderd. Let op: Er moet altijd één

module aan de cliënt gekoppeld blijven, de laatste module kan niet worden verwijderd.




Naar boven ↑

2.6 ROM‐processen starten

Routine Outcome Monitoring (verder aangeduid met 'ROM') is het regelmatig meten van deuitkomsten van een zorgproces. Dit meten gebeurt met behulp van verschillende instrumenten diehet verloop van een behandeling in beeld brengen. Meestal zijn dit metingen vóór en na eenbehandeling, maar het kunnen ook tussentijdse metingen of metingen na afloop van een zorgproceszijn. ROM maakt het mogelijk het individuele verloop van een behandeling te volgen, en eventueelbij te sturen. Het aanmaken van een ROM‐proces wordt uitgevoerd door de beheerder van eeninstelling. De individuele ROM‐trajecten kunnen door alle medewerkers die daarvoor geautoriseerdzijn worden beheerd.

Afbeelding 9. ROM‐processen.

Toelichting ‐ ROM‐processen

1. Selecteer de Module waarbij je een ROM‐proces wilt starten.2. Selecteer het ROM‐proces dat je wilt starten.3. Hier voer je de datum van de eerste meting in.4. Klik hier wanneer je nog een ROM‐proces wilt toevoegen.




3. Gezinnen

In dit hoofdstuk:

3.1: Gezinnen beheren

Deze functie is optioneel.

3.1 Gezinnen beheren

Wanneer verschillende gezinsleden aangemeld zijn voor een behandeling of zorgtraject wordt iedergezinslid individueel geregistreerd in BergOp. Instellingen kunnen er voor kiezen om te werken metgezinnen. De gezinsleden krijgen naast een cliënt‐ID (dat iedere individuele cliënt toegekend krijgt)ook een gedeeld gezins‐ID. Dit ID‐nummer kan van pas komen bij analyses op gezinsniveau. Wanneereen instelling werkt met gezinnen kun je een cliënt aan een gezin koppelen of van een gezinontkoppelen. Vink in het overzichtsscherm ‘Cliënten’ een cliënt aan waaraan je een gezin wiltkoppelen of ontkoppelen en klik vervolgens op de knop ‘Gezin’. Via deze knop kom je in hetonderstaande venster.

Afbeelding 10. Aanpassen gezin.

Toelichting ‐ Aanpassen gezin

1. Vink de cliënt aan waarvan je de gegevens wilt wijzigen.2. Om de gegevens te kunnen wijzigen klik je op de knop ‘Gezin’.3. Om de gezinsnaam te wijzigen klik je op de knop ‘Wijzig gezinsnaam’.4. Klik op ‘Koppel gezin’ om een cliënt te koppelen aan een gezinslid dat al in BergOp staat.5. Klik op ‘Ontkoppel’ als je een cliënt wilt ontkoppelen van een gezin waaraan de cliënt eerder

is toegevoegd.

Alle gezinsleden verschijnen als afzonderlijke cliënten in het overzichtsscherm ‘Cliënten’. Deindeling van de kolommen in de overzichtsschermen kun je aanpassen via het potloodje . Ziekader 'Handig om te weten: Overzichten in BergOp' in paragraaf 1.2 voor meer informatie. Omgemakkelijk te zoeken kan je bijvoorbeeld de kolom ‘Gezinsnaam’ toevoegen aan je overzicht.

Naar boven ↑

Afbeelding 11. Gezinsnaam.




4. Metingen

In dit hoofdstuk:

4.1: Metingen toevoegen4.2: Metingenoverzicht

Om vragenlijsten in te kunnen vullen moeten er per cliënt één of meer metingen wordenaangemaakt . Als de metingen zijn aangemaakt kan de cliënt vragenlijsten invullen of kunnenandere informanten vragenlijsten invullen over de cliënt.

4.1 Metingen toevoegen

Om een meting toe te voegen ga je via Home naar het overzichtsscherm ‘Cliënten’ (zie hoofdstuk2). Hier kun je vervolgens de cliënt aanvinken waarvoor je een meting wilt aanmaken en klik je opde knop ‘Voeg meting toe’. Je komt nu in het scherm ‘Voeg meting toe’. Zie afbeelding 12.

Afbeelding 12. Voeg meting toe.

Het scherm bestaat uit twee delen: Het instellen van de meting en het toevoegen vanvragenlijst(en) aan de meting.

Toelichting ‐ Meting toevoegen

Bij ‘Voeg meting toe’ vul je de gegevens in over de aan de cliënt gekoppelde meting.

1. Naam meting: bijvoorbeeld ‘Startmeting’.2. Afnamemethode: de manier waarop de vragenlijsten worden verstuurd of ingevuld. Je kan

kiezen uit drie opties:a. E‐Mail: de cliënt of informant wordt per e‐mail uitgenodigd om de vragenlijst(en) in het

Cliëntenportaal in te vullen.b. Wachtwoord: de cliënt of contactpersoon krijgt via een wachtwoord toegang tot het

Cliëntenportaal om de vragenlijst(en) in te vullen.c. Direct invoeren: de vragenlijst kan direct worden ingevuld op het scherm.

3. Verzenddatum*: de dag in waarop de vragenlijst wordt verzonden.4. Vervaldatum: de vervaldatum is de uiterste datum waarop de vragenlijst kan worden

ingevuld. De vragenlijst is na de vervaldatum niet meer invulbaar.5. Meting koppelen aan Module en Meetmoment: hier kies je de Module waarbinnen de meting

wordt afgenomen en het Meetmoment. Het Meetmoment word gekoppeld aan devragenlijsten in de meting; zo kun je de vragenlijsten uit de Startmeting bijvoorbeeld hetmeetmoment ‘aanvang’ meegeven. Bijvoorbeeld: bij een overplaatsing kan een vragenlijst de eindmeting zijn van een afgeslotenmodule en de beginmeting van een nieuwe module. Kies in dat geval voor Einde bij deafgesloten module en kies na het selecteren van de nieuwe module voor Aanvang. Eenafname kan ook een gekoppeld zijn aan meerdere actieve modules.

*Afhankelijk van de afnamemethode is het mogelijk om de Invuldatum of de Verzenddatumaan te geven. De Verzenddatum kun je in invoeren wanneer je hebt gekozen voor deafnamemethode ‘E‐mail’ of ‘Wachtwoord’. De Invuldatum kun je invoeren wanneer je hebtgekozen voor ‘Direct invoeren’. Als de antwoorden bijvoorbeeld worden overgenomen vanpapier is de invuldatum de datum waarop de cliënt of informant de vragenlijst heeft ingevuld,en niet de datum waarop de vragenlijst wordt verwerkt in BergOp.

Bij ‘Vragenlijst(en)’ kunnen de gewenste vragenlijsten toegevoegd worden aan de meting.

1. Vragenlijst: hier kan je een vragenlijst toevoegen aan de meting.2. Nonrespons: als de vervaldatum van een meting is verstreken, kun je hier klikken op 'non‐

respons'. Er opent dan een formulier waarop je kunt aangeven waarom de meting niet isingevuld. De antwoordcategorieën zijn geschikt voor aanlevering aan SBG (StichtingBenchmark GGZ).

3. Meting gekoppeld aan Module – Meetmoment + Nieuwe koppeling toevoegen: je kan hier devragenlijst nog aan een extra module koppelen, bijvoorbeeld als blijkt dat de OBVL uit deeindmeting van de eerste module ook gebruikt kan worden in de startmeting van de tweedemodule.

4. Informant: selecteerde hier de Informant die de vragenlijst heeft ingevuld of in gaat vullen.5. Contactpersoon: selecteer de juiste Contactpersoon via het Adresboek van de cliënt.6. Email‐template: hier kun je een keuze maken voor een e‐mailtemplate. De beheerder kan

ook andere e‐mailtemplates maken (afgestemd op bepaalde doelgroepen).7. Taal/Variant: taal of variant van de vragenlijst. Een aantal vragenlijsten zijn in meerdere

talen beschikbaar.8. Herinnering: via een e‐mail kun je de informant eraan herinneren dat hij of zij nog een

vragenlijst moet invullen. Het is mogelijk meerdere herinneringen in te stellen , bijvoorbeeldéén na 7 dagen en één na 10 dagen. Voor iedere herinneringsmail kies je het gewenste E‐mailtemplate.

9. Melding: Naast herinneringen kun je ook meldingen instellen, bijvoorbeeld wanneer eenvragenlijst is ingevuld, of er een e‐mail vanuit BergOp wordt verstuurd.

10. Vragenlijst toevoegen: hier kunnen één of meerdere vragenlijsten toegevoegd worden aan demeting.

11. Toevoegen: de gegevens worden toegevoegd aan de cliënt en zichtbaar in hetmetingenscherm. Hier kan je vervolgens kiezen voor inplannen of wachtwoord genereren.

12. Toevoegen en inplannen*: de gegevens worden toegevoegd aan de cliënt en zichtbaar in hetmetingenscherm en ingepland. Wanneer de Meting wordt verzonden is afhankelijk van deverzenddatum. Metingen met de verzenddatum van vandaag worden direct verzonden als jeop ‘inplannen’ klikt.

*Afhankelijk van de afnamemethode is het mogelijk om te kiezen voor Toevoegen en:Inplannen, Wachtwoord aanmaken of Direct invullen.

Handig om te weten: ROM‐proces

Naar boven ↑

Door het starten van een ROM‐proces bij een cliënt (zie paragraaf 2.6) worden de bovenstaandestappen geautomatiseerd, wat met name handig is als behandelingen op gestandaardiseerdewijze geëvalueerd worden (Routine Outcome Monitoring).




4.2 Metingenoverzicht

Op het tabblad metingen vind je een overzicht van alle aangemaakte metingen; de ‘los’aangemaakte metingen en de ROM‐processen. Hier kunnen de metingen ook worden beheerd.

Afbeelding 13. Metingenoverzicht.

Toelichting ‐ Metingenoverzicht

1. Inplannen: hier kun je aangevinkte metingen direct inplannen. Dit doe je wanneer je bij hetaanmaken de meting nog niet direct hebt ingepland, of als het een meting uit een ROM‐procesbetreft.

2. Genereer wachtwoorden: hier kun je wachtwoorden van vragenlijsten genereren. Je kuntdeze wachtwoorden direct printen of opslaan.

3. Verwijderen: hier kun je metingen verwijderen.

4. Meting bewerken: om een metingen te bewerken klik je op het potloodje naast de cliëntwaarvan je de meting wil bewerken in het metingen overzicht. Je komt nu in het scherm‘Meting bewerken’. Hier kun je zowel de gegevens van de meting als de vragenlijst(en) in demeting aanpassen. Je kunt hier bijvoorbeeld: de naam van de meting wijzigen, vragenlijstenkoppelen aan een extra module, vragenlijst toevoegen, contactpersonen aanpassen enherinneringen of meldingen bewerken.

5. Meting Kopiëren: het aanmaken van een nieuwe meting kan op twee manieren: je kunt eengeheel nieuwe meting toevoegen (paragraaf 4.1) of je kunt de eerste meting metbijbehorende gegevens kopiëren door te klikken op . De gekopieerde meting opent directzodat je de naam en eventueel andere gegevens kunt aanpassen. Als je de meting kopieerthoef je alleen de gegevens aan te passen waarop de gekopieerde meting verschilt van deoriginele meting; bijvoorbeeld de naam van de meting en het meetmoment.

6. Status*: hier staat of de vragenlijst nog verzonden moet worden, al verzonden is of alingevuld.

Handig om te weten: Status

*Achter iedere meting in het overzicht staan gekleurde vierkantjes die de status van de metingweergeven.

Let op! Er zijn statussen gewijzigd en nieuw toegevoegd ten opzichte van de vorige versie vanBergOp.

Waar staan de statussen voor?

De meting is nog niet verzonden of klaargezet.

De meting is klaargezet.

De meting is verzonden.

Naar boven ↑

De vragenlijsten uit de meting zijn ingevuld. De meting is compleet en afgerond.

De vragenlijst is wel verzonden maar niet ingevuld, de vervaldatum is verlopen.




5. Monitoring

In dit hoofdstuk:

5.1: Responsoverzichten opvragen

De respons op de vragenlijsten ‐het aantal vragenlijsten dat is ingevuld‐ is op te vragen via deresponsoverzichten.

5.1 Responsoverzichten opvragen

Om een responsoverzicht op te vragen ga je naar het menu Monitoring. Het responsoverzichtbestaat uit twee tabbladen: Basisgegevens en Eenheden.

Toelichting – Responsoverzicht opvragen (Basisgegevens)

1. Bij het opvragen van de respons kun je een selectie maken op basis van het Type cliënt, devragenlijst en/of het meetmoment. Wanneer er geen selectie wordt gemaakt wordenautomatisch alle vragenlijsten in het responsoverzicht opgenomen.

2. Kies het tijdvak gebaseerd op Datum afname vragenlijst of op Datum aanvang en/of eindemodule. In beide gevallen vul je een start‐ en einddatum in.

Naast de basisgegevens kun je op het tweede tabblad Eenheden instellen hoe de gegevens wordengepresenteerd.

Toelichting – Responsoverzicht opvragen (eenheden)

Naar boven ↑

1. De responsgegevens kunnen worden uitgesplitst naar Locatie, Team, Module of Hulpverlener.2. Het responsoverzicht kan worden opgevraagd in Excel, PDF of direct op het Scherm (in

BergOp).

In het responsoverzicht wordt het percentage cliënten dat een vragenlijst heeft ingevuld permeetmoment weergegeven.


Naar boven ↑

6. Bijzonder gebruikersrecht: MIS

In dit hoofdstuk:

6.1: Management Informatie Systeem

6.1 Management Informatie Systeem

De verzamelde gegevens in BergOp kunnen via het MIS (Management Informatie Systeem) wordengeanalyseerd.

Met behulp van het MIS (Management Informatie Systeem) kunnen statistische gegevens vaningevulde vragenlijsten in BergOp worden gegenereerd. Het MIS biedt overzichten van onder andere(verschil)scores, gemiddelden, percentages op verschillende niveaus in overzichtelijke tabellen ofgrafieken.

Bekijk voor meer informatie over het MIS de BergOp Handleiding MIS.


Naar boven ↑

7. Bijzonder gebruikersrecht: Export

Gegevens die in BergOp staan opgeslagen (zoals cliëntgegevens, vragenlijstgegevens, maar ookgegevens over de organisatie) kunnen worden geëxporteerd naar Excel.

In dit hoofdstuk:

7.1: Gegevens exporteren

7.1 Gegevens exporteren

Om gegevens naar Excel te exporteren ga je naar het menu Rapporteren > Export. Je komt dan inonderstaand scherm. Let op: het is mogelijk dat niet alle categorieën in jouw menu staan. Deexportmogelijkheden zijn afhankelijk van je gebruikersrechten binnen BergOp.

Toelichting – Gegevens exporterenDe volgende gegevens kunnen worden geëxporteerd:

1. Vragenlijsten; de ingevulde vragenlijsten, schaal‐ en totaalscores en cliëntinformatie wordengeëxporteerd. Het is mogelijk te filteren op datum afname vragenlijst en aanvang/eindemodule. Daarnaast kan op locaties en modules worden gefilterd.

2. Doelen; de doelevaluatie wordt per evaluatiemoment weergegeven. Er kan worden gefilterdop start/einddatum doel of start/einddatum module en op locaties en modules.

3. Cliënten; alle cliëntgegevens worden geëxporteerd. Het is mogelijk te filteren opactieve/inactieve cliënten en op datum aanvang/einde module.

4. Contactpersonen; de contactpersonen van de actieve cliënten worden geëxporteerd,gesorteerd naar cliënt.

5. ROM‐processen; De ROM‐processen van actieve cliënten worden geëxporteerd. Per procesworden de naam van de meting, het meetmoment en de vragenlijst getoond.

6. ROM‐metingen per cliënt; de ROM‐metingen van actieve cliënten worden geëxporteerd. Dedatum en naam van de eerste meting worden getoond.

7. Gebruikers; alle verschillende typen gebruikers en beheerders van de instelling wordengeëxporteerd, het persoonlijke e‐mailadres en de gekoppelde locaties en modules wordengetoond.

8. Organogram; het organogram van de instelling wordt geëxporteerd. Te zien hoe locaties,modules, teams en hulpverlener aan elkaar gekoppeld zijn.


Colofon

BergOp is ontwikkeld door Praktikon. Praktikon BV is een zelfstandige en onafhankelijkeorganisatie voor onderzoek en ontwikkeling in de zorg en onderwijs.

Meer informatie over Praktikon vindt u op: www.praktikon.nlMeer informatie over BergOp vindt u op: www.bergop.info

BergOp handleiding voor gebruikers ‐ Versie 2016Naar boven ↑



Handleiding voor beheerders

Praktikon 2016


www.bergop.info




BergOp handleiding voor beheerders ‐ Versie 2016



Voorwoord

Deze handleiding is bedoeld voor beheerders van het webbased softwareprogramma BergOp.BergOp beschikt over een uitgebreid vragenlijstbestand om zorgtrajecten te monitoren, effectenvan behandelingen in beeld te brengen, of systematisch te meten met behulp van Routine OutcomeMonitoring. Beheerders hebben in BergOp rechten die toegang geven tot een aantal menu’swaarmee het programma kan worden ingericht en beheerd. In deze handleiding wordt uitgelegd hoeje BergOp als beheerder vorm kan geven en in gebruik kan nemen.

Functionaliteiten die ook voor gebruikers zonder beheerdersrechten toegankelijk zijn (zoals hetaanmelden van een cliënt, het invoeren van een vragenlijst of het exporteren van gegevens) wordenin de BergOp handleiding voor gebruikers beschreven. Daarnaast vind je alle informatie over hetManagement Informatie Systeem (MIS) in de BergOp handleiding MIS.



Inhoud

1. Home2. Organogram en inrichting

2.1. Locaties toevoegen2.2. Modules toevoegen2.3. Teams toevoegen2.4. Hulpverleners toevoegen2.5. Meetmomenten toevoegen

3. Gebruikersbeheer3.1. Een nieuw gebruikersaccount aanmaken3.2. Gebruikers importeren

4. Metingen4.1. Processen

4.1.1. Overzichtsscherm processen4.1.2. Een proces aanmaken4.1.3. Eerste meting invoeren4.1.4. Vervolgmetingen aanmaken4.1.5. Een ander type proces: Gelijktijdige verzending

4.2. Meldingen4.3. E‐mailtemplates maken

5. Cliëntenbeheer5.1. Cliënten bewerken5.2. Cliënten importeren5.3. Cliënten muteren5.4. Aantal actieve cliënten

6. Applicatiebeheer6.1. Aantal vragenlijsten6.2. Superusers6.3. Synchronisatie6.4. Gebruiksvoorwaarden


Naar boven ↑

1. Home

Als je bent ingelogd in BergOp kom je in onderstaand scherm.

Toelichting ‐ Homepagina

1. Bij de Autorisatiegegevens staan je persoonlijke gegevens en de Locaties, Modules en Teamsdie voor jou toegankelijk zijn. Als beheerder heb je doorgaans toegang tot alle afdelingen vanje instelling.

2. De homepagina voor is onderverdeeld in 3 tabbladen: Meten, Rapporteren en Beheren.Onder het tabblad Meten staan de menu's: Cliënten, Metingen en Resultaten. Onder hettabblad Rapporteren staan de menu's Export en MIS. Meer informatie over Meten enRapporteren vind je in de BergOp handleiding voor gebruikers. Onder het tabblad Beherenstaan de menu's Organisatie, Gebruikersbeheer, Metingen, Cliëntenbeheer enApplicatiebeheer. Deze menu's worden in deze handleiding verder toegelicht.

3. Bij Mijn Account kun je je eigen gegevens inzien en wijzigen. Je kunt hier ook je wachtwoordwijzigen.


Naar boven ↑

2. Organogram en inrichting

In dit hoofdstuk:

2.1 Locaties toevoegen2.2 Modules toevoegen2.3 Teams toevoegen2.4 Hulpverleners toevoegen2.5 Meetmomenten invoeren

In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe BergOp georganiseerd is en hoe de BergOp‐omgeving kanworden ingericht. Pas als de inrichting is afgerond kunnen er cliënten worden geregistreerd envragenlijsten worden afgenomen. Omdat iedere instelling een eigen organisatiestructuur heeftverschilt het organogram voor iedere instelling.

Het organogram bestaat uit vier niveaus: Locaties, Modules, Teams en Hulpverleners. Hetorganogram werkt als een kapstok; Modules worden opgehangen aan Locaties, Teams aan Modulesen Hulpverleners aan Teams. Iedere eenheid kan gekoppeld worden aan één, maar ook aanmeerdere eenheden van een hoger of lager niveau. Het is mogelijk om binnen BergOp overzichtenvan Locaties en Modules op te vragen. Let op: De autorisatie van Gebruikers (wat bepaalt welkeGebruiker welke cliënten mag zien) gaat op basis van Locatie en Module. Deze twee lagen van hetorganogram zijn dus extra belangrijk.


Naar boven ↑

2.1 Locaties toevoegen

Bij locaties kun je bijvoorbeeld de fysieke locaties van je instelling invoeren. Om een nieuwelocatie toe te voegen ga je naar het menu Beheren > Organisatie > Locaties en klik je op Voeglocatie toe. Je komt dan in onderstaand scherm.

Toelichting ‐ Toevoegen Locatie

1. Vul de Naam van de locatie2. Bij Omschrijving kun je desgewenst aanvullende informatie invoeren.3. Indien de Modules al zijn aangemaakt kunnen hier de modules gekozen worden die bij de

locatie horen. Als er nog geen modules zijn aangemaakt mag dit veld leeg blijven en wordt dekoppeling met de modules in het menu Modules gemaakt.

4. Klik op Toevoegen. De locatie verschijnt nu in het overzicht met locaties.


2.2 Modules toevoegen

Modules zijn de centrale eenheden binnen BergOp. Je voert hier de verschillende zorgvormen in dieworden uitgevoerd en geëvalueerd. Na het invoeren van een Locatie kunnen de Modules (die bij deLocatie horen) aan de Locatie gekoppeld worden. Ga naar het menu Beheren > Organisatie >Modules en klik op Voeg Module toe. Je komt dan in onderstaand scherm.

Naar boven ↑

Naar boven ↑

Toelichting ‐ Toevoegen Module

1. Vul de Naam van de module in.2. Bij Omschrijving kun je eventueel aanvullende informatie invoeren.3. Selecteer de Locatie(s) waar de Module wordt uitgevoerd.4. Selecteer eventueel de Zorgaanspraken die bij de Module horen.5. Klik op Toevoegen. De Module verschijnt nu in het overzicht met Modules en is gekoppeld aan

de gekozen Locaties.


2.3 Teams toevoegen

De volgende stap is om teams toe te voegen aan de Locatie‐Module combinaties. Je kunt Teamsinvoeren die een bepaalde zorgvorm op een bepaalde Locatie uitvoeren. Om een nieuw Team toe tevoegen en te koppelen aan Locatie(s) en Module(s), ga je naar het menu Beheren > Organisatie >Teams en klik je op Voeg Team toe. Je komt dan in onderstaand scherm.

Toelichting ‐ Toevoegen Teams

1. Vul de Naam van het team in.2. Bij Omschrijving kun je eventueel aanvullende informatie invoeren.3. Selecteer de Locatie(s) en Modules waar aan je het Team wilt koppelen.4. Indien de Hulpverleners al zijn ingevoerd kunnen hier de Hulpverleners gekozen worden die

bij het Team horen. Als er nog geen Hulpverleners zijn ingevoerd mag dit veld leeg blijven enwordt de koppeling met de Hulpverleners in het menu Hulpverleners gelegd.

5. Klik op Toevoegen. Het team verschijnt nu in het overzicht met Teams en is gekoppeld aan degekozen Locaties en Modules.

Als je vanuit de ROM‐module meldingen wilt sturen naar het team kun je bij E‐mailadres hetmailadres van het Team invullen.


Naar boven ↑

2.4 Hulpverleners toevoegen

Je kunt nu hulpverleners toevoegen aan de teams. Om een nieuwe hulpverlener toe te voegen en tekoppelen aan de bijbehorende teams, ga je naar het menu Beheren > Organisatie > Hulpverlenersen klik je op Voeg hulpverlener toe. Je komt dan in onderstaand scherm.

Toelichting ‐ Toevoegen Hulpverleners

1. Vul de Voornaam, evt. Tussenvoegsel en de Achternaam van de hulpverlener in.2. Selecteer de Team(s) waaraan je de hulpverlener wilt koppelen.3. Klik op Toevoegen. De Hulpverlener verschijnt nu in het overzicht met hulpverleners en is

gekoppeld aan het gekozen team. Ook is de hulpverlener automatisch gekoppeld aan demodules en locaties waarbij het team is aangesloten.

Als je vanuit de (ROM‐)processen meldingen wilt sturen naar een hulpverlener kun je bij E‐mailadres het mailadres van de hulpverlener invullen. Voor meer informatie zie Paragraaf 4.2.

Wijzigingen in de inrichting

Het is niet mogelijk om ingevoerde locaties, modules, teams of hulpverleners te verwijderenwanneer er al cliënten en vragenlijstgegevens aan deze onderdelen gekoppeld zijn. Wel is hetmogelijk een locatie, module, team of hulpverlener inactief te maken voor toekomstigevragenlijstafnames. Ga daarvoor naar het desbetreffende overzicht en klik op het potloodjelinks van de naam. Verwijder vervolgens het vinkje bij Actief. Bedenk dat bij het bewerken vaneen onderdeel de aanpassingen ook gelden voor reeds gekoppelde cliënten en vragenlijsten.Doorgaans is het verstandiger een geheel nieuwe locatie, module, team of hulpverlener toe tevoegen. Neem voor advies contact op met Praktikon.


Naar boven ↑

2.5 Meetmomenten toevoegen

Bij iedere nieuwe vragenlijstafname wordt in BergOp een meetmoment aangegeven. Als beheerderkun je vastleggen welke meetmomenten er gekozen kunnen worden. Om de meetmomenten vast teleggen ga je je naar het menu Beheren > Organisaties > Meetmomenten en klik je op Voegmeetmoment toe. Je komt dan in onderstaand scherm.

Toelichting ‐ Meetmoment invoeren

1. Vul de Naam van het meetmoment in. Zorg dat de beschrijving goed weergeeft waar hetmeetmoment voor staat (bijvoorbeeld: aanvangsmeting, tussenmeting, eindmeting en follow‐up).

2. Klik op Toevoegen. Het ingevoerde meetmoment verschijnt in het overzicht metmeetmomenten en tevens in het keuzemenu bij de registratie van een nieuwe afname vanvragenlijsten. De gebruiker selecteert daar het meetmoment dat bij de afname hoort.


Naar boven ↑

3. Gebruikersbeheer

In dit hoofdstuk:

3.1 Een nieuw gebruikersaccount aanmaken3.2 Gebruikers importeren

BergOp beschikt over verschillende gebruikersaccounts met uitgebreide en minder uitgebreidetoegangsmogelijkheden. Tot welke menu‐onderdelen de gebruiker toegang heeft, hangt af van zijngebruikersaccount. In de matrix hieronder staan de toegangsmogelijkheden van de belangrijkstegebruikersaccounts. Als beheerder bepaal jij welke rechten een gebruiker heeft door hem een vanonderstaande ‘gebruikersaccounts’ toe te kennen.

* De Applicatiebeheerder en de Beheerder van de instelling hebben toegang tot alle menu‐onderdelen.** De beheerder of gebruiker met een Alleen‐lezen account kan geen gegevens toevoegen, bewerkenof verwijderen. Hij of zij kan gegevens wel inzien, printen of exporteren.


3.1 Een nieuw gebruikersaccount aanmaken

Om een nieuwe gebruiker toe te voegen ga je naar het menu Beheren > Gebruikersbeheer >Gebruikers en klik je op Voeg Gebruiker Toe. Je komt dan in onderstaand scherm.

Naar boven ↑

Toelichting ‐ Gebruikersaccount aanmaken

1. Vul de Voor‐ en Achternaam van de gebruiker in.2. Voer het E‐mailadres van de gebruiker in.3. Kies de Functie (rol) van de gebruiker.4. Bij E‐mail cliëntcommunicatie kan een e‐mailadres worden ingevoerd dat verschijnt bij de

afzender wanneer er een uitnodiging (met een verzoek tot invullen van een vragenlijst) naareen informant wordt verstuurd.

5. Vul eventueel het EPD ID van de gebruiker in. Dit is nodig bij sommige koppelingen met EPD'sof ECD's.

6. Selecteer de Locaties en Modules die toegankelijk moeten zijn voor de gebruiker. Eenbeheerder wordt automatisch geautoriseerd voor alle Locaties en Modules.

7. Klik op Toevoegen & Verzenden. De gegevens van de gebruiker worden opgeslagen deinlognaam en het wachtwoord worden per e‐mail verzonden naar de gebruiker. De gebruikerverschijnt ook in het overzicht met gebruikers.

Wachtwoord vergeten?

Als een gebruiker zijn/haar wachtwoord is vergeten, kun je een e‐mail met een nieuwwachtwoord naar deze persoon sturen. Selecteer de betreffende gebruiker in het menuBeheren > Gebruikersbeheer > Gebruikers en klik op het potloodje. Voer onderin het schermtweemaal een tijdelijk wachtwoord in. Na Opslaan & Verzenden wordt er een e‐mail verstuurdnaar de gebruiker met een tijdelijk wachtwoord. De gebruiker kan dit wachtwoord zelfaanpassen via Account.


Naar boven ↑

3.2 Gebruikers importeren

Het is mogelijk om gebruikersbestanden uit Excel te importeren naar BergOp. Je dient hiervoor eenvast format te gebruiken. Deze vind je hier. Ga naar het menu Beheren > Gebruikersbeheer >Gebruikers en klik op Importeren. Je komt dan in onderstaand scherm.

Toelichting ‐ Gebruikers importeren

1. Selecteer het gebruikersbestand dat je wilt importeren.2. Klik op importeren. Het bestand is nu beschikbaar in BergOp.


http://bergop.info/support/importbestanden/

Naar boven ↑

Naar boven ↑

4. Metingen

In dit hoofdstuk:

4.1 Processen 4.1.1 Overzichtsscherm processen 4.1.2 Een proces aanmaken 4.1.3 Eerste meting invoeren 4.1.4 Vervolgmetingen aanmaken 4.1.5 Een ander type proces: Gelijktijdige verzending4.2 Meldingen4.3 E‐mailtemplates maken

In dit hoofdstuk lees je hoe je een proces aanmaakt (4.1). Het instellen van een proces gebeurt inhet menu Processen. In dit menu wordt een 'model' van het proces gemaakt; hier wordt onderandere ingesteld welke locaties en modules bij het proces horen, uit hoeveel metingen het procesbestaat, welke vragenlijsten bij de meting horen, en wanneer de vragenlijsten verzonden ofingevuld dienen te worden. Wanneer het proces aangemaakt is, worden de metingen niet directgeactiveerd. Daarvoor moeten er eerst cliënten worden toegewezen aan het proces. Het is ookmogelijk om een meting voor een grote groep cliënten tegelijk klaar te zetten, bijvoorbeeldwanneer je éénmalig een tevredenheidsonderzoek wilt uitvoeren (4.1.5). Het menu Processen isalleen toegankelijk voor degenen die over een beheerdersrecht in BergOp beschikken. Het is echterraadzaam om bij de inrichting meerdere personen te betrekken die met ROM te maken te hebben,zodat het optimaal aansluit bij de manier van werken van de instelling. Zodra een cliënt istoegewezen aan het ROM‐proces worden de metingen voor de cliënt klaargezet. De metingen van decliënt (het individuele ROM‐traject) vind je terug in het overzichtsscherm Metingen.


4.1 Processen

4.1.1 Overzichtsscherm processen

Ga om te beginnen naar het menu Processen. Je komt dan in onderstaand scherm. Er verschijnt een(leeg) overzicht. In dit overzicht komen de (ROM‐)processen te staan. In paragraaf 4.1.2 wordtuitgelegd hoe je een nieuw proces instelt.


Naar boven ↑

Naar boven ↑

4.1.2 Een proces aanmaken

Om een nieuw proces aan te maken klik je op ‘VOEG PROCES TOE’ rechtsboven het overzicht. Jekomt dan in onderstaand scherm. Hierin kun je de algemene instellingen van het proces invoeren.

Toelichting ‐ Proces aanmaken(velden met een sterretje zijn verplicht)

1. Naam proces2. Omschrijving3. Type proces: Meestal wordt gekozen voor ROM. Met de optie ‘gelijktijdige verzending’ kun je

een ROM‐proces voor meerdere cliënten tegelijk activeren, zie hiervoor paragraaf 4.1.5.4. De Ingangsdatum: vanaf deze datum is het proces beschikbaar en zichtbaar in het zorgpakket

Het proces kan vanaf nu worden toegewezen aan de cliënten.5. Afsluitdatum per: vanaf deze datum verschijnt het proces niet meer in het zorgpakket; het

proces kan dus niet meer worden opgestart voor nieuwe cliënten. Het proces kan bij decliënten aan wie het is toegewezen gewoon worden afgerond.

6. De Locaties en de Modules: hier leg je vast voor welke locaties en modules binnen deinstelling het proces toegankelijk is. Het proces is alleen beschikbaar voor cliënten met dezelocatie‐modulecombinatie in hun zorgpakket.

7. Proces opslaan8. Meting toevoegen


4.1.3 Eerste meting invoeren

Hieronder wordt uitgelegd hoe je metingen kan toevoegen aan het proces. Voordat je metingen kantoevoegen moeten de basisgegevens in het processcherm opgeslagen zijn. Om een meting in tevoeren klik je op ‘+ METING TOEVOEGEN’ links onderin in het processcherm. Je komt dan inonderstaand scherm.

Het scherm bestaat uit twee delen: Links vul je de algemene gegevens van de meting in en rechtsvoeg je vragenlijsten toe aan de meting.

Toelichting ‐ Invullen van het scherm: Meting Toevoegen

1. Naam meting: Bijvoorbeeld 'Startmetin'.2. Meetmoment: Het meetmoment wordt meegegeven aan de vragenlijsten in de meting; zo kun

je de vragenlijsten uit de Startmeting bijvoorbeeld het meetmoment ‘aanvang’ meegeven.3. Het Type afname: de manier waarop de vragenlijsten worden verstuurd of ingevuld. Je kan

kiezen uit drie opties:1. Direct invoeren: de vragenlijst kan direct worden ingevuld op het scherm.2. E‐mail: de vragenlijst wordt naar de cliënt verzonden via de mail.3. Wachtwoord: de cliënt ontvangt een wachtwoord waarmee de vragenlijst in het

cliëntenportaal kan worden ingevuld.4. Het Inplannen: hier kun je vastleggen op welk moment de meting moet worden ingepland. Je

kan hierbij kiezen voor:1. Instellen per cliënt: bij het toewijzen van het proces aan een cliënt kiest de gebruiker

handmatig de datum waarop de eerste meting wordt ingepland.2. Aantal dagen na begindatum module: de meting wordt een x aantal dagen na de

ingangsdatum van de module van de cliënt ingepland.3. Aantal dagen voor/na einddatum module: de meting wordt een x aantal dagen vóór of

na de einddatum van de module van de cliënt ingepland.5. De Meting vervalt: Dit is de vervaldatum, het aantal dagen waarna een verzonden, maar niet

ingevulde vragenlijst zal vervallen. De vragenlijst is na de vervaldatum niet meer invulbaar.6. Het is mogelijk de meting na een vastgesteld aantal dagen te herhalen. Dit kan handig zijn

wanneer onduidelijk is hoelang de zorg gaat duren; de vragenlijsten worden op gezette tijdenafgenomen (herhaald). Een herhalende meting wordt handmatig worden beëindigd, ofautomatisch wanneer de volgende meting uit het proces is verzonden (bijvoorbeeld deeindmeting). Als je bijvoorbeeld wilt dat de tussenmeting elke 3 maanden herhaald wordt, vuldan 92 dagen in.

7. Tot slot kun je twee soorten berichten instellen:Let op: dit kan alleen wanneer er gekozen is voor 'Type afname: E‐mail'

1. Herinneringen:via een e‐mail kan de informant eraan herinnerd worden dat hij of zijnog een vragenlijst moet invullen. Herinneringsmails kun je net als de vervaldatum 'Permeting' of 'Per vragenlijst' instellen. Als je kiest voor 'Per meting' kun je via de knop ‘+HERINNERING’ invullen hoeveel dagen na verzending van de vragenlijst eenherinneringsmail naar de informant wordt verstuurd. Het is mogelijk meerdereherinneringen in te stellen, bijvoorbeeld één na 7 dagen en één na 10 dagen. Vooriedere herinneringsmail kies je het gewenste E‐mailtemplate. Als je kiest voorherinneringen 'Per vragenlijst' kan de herinnering later bij de vragenlijsten wordeningesteld.

Naar boven ↑

2. Meldingen: Naast herinneringen kun je ook meldingen instellen, bijvoorbeeld wanneereen vragenlijst is ingevuld, of er een e‐mail vanuit BergOp wordt verstuurd. Dat kan metde knop ‘+ MELDING’. Zie voor uitleg hierover paragraaf 4.2.

Na het invullen van de algemene gegevens kunnen vragenlijsten worden toegevoegd aan de meting.Je kunt zoveel vragenlijsten toevoegen als nodig is.

Toelichting ‐ Invullen van het scherm: Vragenlijsten Toevoegen

1. De Informant: degene die de vragenlijst invult. Er kan ook gekozen worden voor de optieautomatisch: Als er bij het instellen van een vragenlijst bij ‘informant’ de optie‘automatisch’ wordt geselecteerd, zoekt BergOp zelf een match tussen de informant(en) diede vragenlijst mag/mogen invullen en de informanten die beschikbaar zijn in het adresboekvan de cliënt.

2. Het E‐mailtemplate: via e‐mail wordt de informant uitgenodigd om de vragenlijst(en) in tevullen. Meer informatie hierover vind je in paragraaf 4.3.

3. Herinneringen en meldingen toevoegen: Voor iedere herinnering en melding kies je hetgewenste e‐mailtemplate.Let op: deze optie verschijnt alleen als je bij ‘METINGEN TOEVOEGEN’ hebt aangegeven datje de herinneringen per vragenlijst in wilt stellen.

4. Toevoegen: als alles (meting toevoegen en vragenlijst toevoegen) is ingevuld kan de metingworden opgeslagen en verschijnt deze in het ‘metingen overzichtsscherm’.


4.1.4 Vervolgmetingen aanmaken

Een ROM‐proces bestaat doorgaans uit meer dan één meting om het verloop of het effect van eenzorgtraject te meten. In deze paragraaf wordt uitgelegd hoe je meerdere metingen kan toevoegen.Je kunt zelf kiezen hoeveel metingen je toevoegt aan een proces. Om een vervolgmeting toe tevoegen ga je opnieuw naar ‘+ METING TOEVOEGEN’. Je komt dan in onderstaand scherm.

Naar boven ↑

Het aanmaken van een nieuwe meting kan op twee manieren: je kan een geheel nieuwe metingaanmaken zoals bij bovenstaande afbeelding: de gegevens van de meting vul je op dezelfde manierin als bij de vorige meting. Je kan de eerste meting met bijbehorende gegevens echter ook kopiërendoor te klikken op (zie bovenstaande afbeelding). Als je de meting kopieert hoef je alleen degegevens aan te passen waarop de gekopieerde meting verschilt van de originele meting;bijvoorbeeld de naam van de meting en het meetmoment.

Net als bij een eerste meting (paragraaf 4.1.3) is het bij een tweede of volgende meting mogelijkhet meetmoment te verbinden aan de begin‐ of einddatum van de module. Daarnaast is hetmogelijk de meting te verbinden aan:

1. De startmeting: de meting wordt een x aantal dagen na de startmeting uitgevoerd.2. De vorige meting: de meting wordt een x aantal dagen na de voorgaande meting uitgevoerd.


4.1.5 Gelijktijdige verzending

Bij het instellen van een ROM‐proces kun je kiezen voor ‘Gelijktijdige verzending’. Via gelijktijdigeverzending kun je een ROM‐meting voor meerdere cliënten tegelijk activeren. De procedure bijgelijktijdige verzending is net iets anders dan bij ROM‐processen. Bij gelijktijdige verzendingworden in het menu ROM‐processen de metingen direct voor meerdere cliënten geactiveerd. HetROM‐proces voor gelijktijdige verzending verschijnt dus ook niet in het zorgpakket!

Om gelijktijdige verzending in te voeren ga je naar ‘VOEG PROCES TOE’(paragraaf 4.1.2). Je komtdan in onderstaand scherm.

Naar boven ↑

Een voorbeeld: Je wil weten hoe cliënten over een bepaalde behandeling denken. Je hebt eentevredenheidsvragenlijst opgesteld die je onder de cliënten van de behandeling wil verspreiden.

Maak eerst een nieuw proces aan en vink bij ‘Type proces’ de ‘Gelijktijdige verzending’ aan. Erverschijnen er twee opties:

1. Slechts één proces per cliënt2. Meerdere processen mogelijk per cliënt

Welke manier van verwerken je kiest hangt af van je wensen. Als dat wenselijk is (omdat de cliëntbeide modules moet beoordelen), kies je voor ‘meerdere processen mogelijk per cliënt’. Is het debedoeling dat de cliënt de vragenlijst maar één keer invult, dan kies je voor ‘slechts één proces percliënt’.

Het aanmaken van het proces en het toevoegen van metingen verloopt verder hetzelfde als bij eenROM‐proces, met uitzondering van het volgende:

1. Bij het toevoegen van een meting vraagt BergOp om een verzenddatum. De meting wordtimmers voor alle cliënten op een bepaald moment verstuurd.

2. Het toewijzen van het proces gaat groepsgewijs, door in het overzicht van de processen te

klikken op het envelop‐icoon (zie onderstaande afbeelding). De toegewezen processenziet u vervolgens terug in het menu Metingen.


4.2 Meldingen

Op het moment dat er een vragenlijst is ingevuld via het cliëntenportaal en/of een bericht wordtverstuurd naar een contactpersoon kun je daarover automatisch een e‐mail laten sturen naardiverse belanghebbenden. We noemen dit een melding. Je kunt dit instellen bij het invoeren vaneen meting.

Naar boven ↑

Let op: meldingen kunnen alleen worden toegevoegd wanneer je er voor kiest om de vragenlijstenper e‐mail te verzenden.

Selecteer in het scherm Meting toevoegen eerst of het gaat om een melding ‘per meting’ of ‘pervragenlijst’. Wannneer je ‘per meting’ aanvinkt kun je via de knop ‘+ MELDING TOEVOEGEN’ eennieuwe melding aanmaken. Als je kiest voor ‘per vragenlijst’ krijg je de mogelijkheid om bij deafzonderlijke vragenlijsten in de meting een melding in te stellen. Dat is handig als bijvoorbeeld debehandelaar van de ene lijst een seintje wil krijgen bij invullen, maar van de andere niet.

Bij Soort melding zie je de optie Melding of CC‐melding. De ontvanger krijgt dan bericht als er eenvragenlijst is ingevuld (Melding), of een mail naar de contactpersoon wordt verstuurd (eenuitnodiging of herinnering voor het invullen van vragenlijsten) (CC‐Melding). Bij Naar geef je aanwie de melding of cc‐melding moet ontvangen. Bij sommige ontvangers moet in BergOp nog ietsextra’s worden ingesteld

1. Gebruiker: je hoeft niets extra's in te voeren. De Gebruiker is bekend in BergOp en heeftautomatisch een e‐mailadres.

2. Team: ga naar het menu Teams. Hier kan je per team een e‐mailadres invoeren waarop demeldingen moet worden ontvangen. Elke vragenlijst is gekoppeld aan één team (via demodule) en naar dit team wordt een melding gestuurd.

3. Hulpverlener: ga naar het menu Hulpverleners. Hier kan je per hulpverlener een e‐mailadresinvoeren waarop de melding moet worden ontvangen. Elke vragenlijst is gekoppeld aan éénhulpverlener (via de module) en naar deze hulpverlener wordt een melding gestuurd.

4. Ander contacttype door instelling aangemaakt: de beheerder van de instelling kan eencontacttype aanmaken in het menu Contacttypes meldingen. Wanneer deze zijn aangemaaktverschijnt er een adresboek ‘ontvangers meldingen’ bij de cliënt. Hierin kan het e‐mail adresworden ingevoerd van de persoon die een melding moet ontvangen.


4.3 E‐mailtemplates maken

Vragenlijsten kunnen vanuit BergOp naar een cliënt of contactpersoon (vader, moeder, leerkrachtetc.) worden verstuurd via een e‐mail. De contactpersoon ontvangt dan een mailtje met daarin eenlink naar zijn of haar persoonlijke portaal. Ook kunnen er herinneringen naar deze personen wordenverstuurd wanneer de vervaldatum van de vragenlijst nadert, of meldingen wanneer een vragenlijstis ingevuld.

Om de tekst van deze e‐mails te bekijken ga je naar het menu Beheren > Metingen > E‐mailtemplates. De volgende e‐mailtemplates staan standaard ingesteld:

uitnodiging voor volwassenenherinnering voor volwassenenuitnodiging voor jongerenherinnering voor jongerentekst bovenaan cliëntenportaalAls je de ROM‐module hebt: melding/ cc‐melding

Als er een mail verstuurd wordt, selecteert BergOp automatisch het standaardtemplate voor eenvolwassene, tenzij er bij informant voor Jongere gekozen is, dan wordt het standaardtemplate voorjongeren geselecteerd. Pas een standaard template aan om een uitnodiging of herinnering af testemmen op uw cliënten of een specifieke groep informanten (bijvoorbeeld cliënten van eenbepaalde module of ouders met een taalachterstand). Klik daarvoor op het potloodje links van denaam van het e‐mailtemplate. Om een geheel nieuw template aan te maken kies je voor Voeg e‐mailtemplate toe. Je komt dan in onderstaand scherm.

Naar boven ↑

Toelichting ‐ Een nieuw e‐mailtemplate aanmaken

1. Geef bij Type template aan of de e‐mail een uitnodiging, herinnering, melding* of cc‐melding* is.

2. Geef het e‐mailtemplate een Naam die duidelijk weergeeft in welke situatie het templatewordt gebruikt.

3. Kies een Onderwerp voor de e‐mail. Het onderwerp verschijnt als onderwerp van deverstuurde e‐mail.

4. In het tekstveld kun je de Inhoud van de e‐mail schrijven. Bij het schrijven kun jegebruikmaken van zogenaamde Wildcards. De wildcards worden bij het verzenden van de e‐mail vervangen door specifieke informatie van de cliënt, bijvoorbeeld de naam, hulpverlenerof de instellingsnaam.

Bijvoorbeeld: Typ je [Geachte %voornaam%] dan wordt dat bij een e‐mail naar Pietjeautomatisch [Geachte Pietje]. Typ je [met vriendelijke groeten, %gebruiker%] en verstuurtsecretaresse Marie Bakker de vragenlijst, dan staat er in de e‐mail als afzender [metvriendelijke groeten, Marie Bakker].

Naast de mailtemplates staat er in het overzicht nog een template Tekst bovenaanCliëntenportaal. Het betreft de introductietekst van het Cliëntenportaal; de online omgeving waarde cliënten en contactpersonen hun vragenlijsten invullen. Deze tekst kun je op dezelfde manieraanpassen door op het potloodje te klikken.

Wilt u uw logo toevoegen aan een e‐mailtemplate? Neem dan contact op met uw contactpersoonvan Praktikon.


Naar boven ↑

5. Cliëntenbeheer

In dit hoofdstuk:

5.1 Cliënten bewerken5.2 Importeren5.3 Cliënten muteren5.4 Aantal actieve cliënten

5.1 Cliënten bewerken

Het is van belang om cliënten of gezinnen die (tijdelijk) geen zorg (meer) ontvangen op 'inactief' tezetten omdat inactieve cliënten niet worden meegeteld in de berekening van de licentiekosten.

De licentiekosten zijn gebaseerd op het aantal actieve cliënten in een kalenderjaar. Een actievecliënt is iemand die binnen een kalender jaar actief is geweest in BergOp, ongeacht de duur van deperiode. Dit betekent bijvoorbeeld dat een cliënt die in oktober van een bepaald jaar is geactiveerden in februari van het jaar erop wordt geïnactiveerd voor beide jaren als een actieve cliënt wordtgerekend.

Om meerdere cliënten tegelijk te activeren of inactiveren ga je naar het menu Beheren >Cliëntenbeheer > Bewerken. Je komt dan in onderstaand scherm.

Toelichting ‐ Cliënten bewerken

1. Zoek op de Naam van de cliënt of specificeer je zoekopdracht met de filters (BegindatumModule, Einddatum Module, Locaties, Modules, Teams, Hulpverleners).

2. Selecteer met de muis de cliënt(en) die je wil inactiveren. Via Alles selecteren kun je allecliënten die in het overzicht zichtbaar zijn in één keer selecteren.

3. Inactiveer de geselecteerde cliënten via inactiveren of activeer ze via activeren.


5.2 Importeren

Met deze functie kun je in één keer een groep cliënten inlezen in BergOp. Hieronder volgt uitlegover het importbestand en de procedure van importeren.

5.2.1 Importbestand nieuwe cliënten maken

1. Download het importformat. Onderstaande afbeelding is een voorbeeldbestand.

2. De kleur van de kolomkoppen geeft het type gegevens aan:a. Geel: de algemene cliëntgegevensb. Oranje: de zorgpakketgegevensc. Blauw: contactpersoonsgegevens voor in het adresboek (optioneel)

3. Vul eerst de algemene cliëntgegevens in onder de gele kolomkoppen. De dikgedruktekolommen (Achternaam, Voornaam, Geslacht*, Geboortedatum en Cliënttype**) zijn verplicht.Tussenvoegsel, EPD_ID, BSN en de Opmerkingen zijn optioneel. Je ziet hieronder eenvoorbeeld van de algemene cliëntgegevens van Marieke de Groot, waarbij alleen de verplichteonderdelen zijn ingevuld.

4. Vul daarna de zorgpakketgegevens in onder de oranje kolomkoppen. De dikgedruktekolommen (Aanvangmodule, Locatie, Module, Team, HulpverlenerAchternaam enHulpverlenerVoornaam) zijn verplicht. Ook onder de kolomkop Hoofdmodule moet je verplicht‘ja’ of ‘nee’ invullen. Eindemodule, Hulpverlener Tussenvoegsel en Zorgaanspraken zijnoptioneel. Je kunt meerdere zorgaanspraken tegelijk toevoegen door ze te scheiden met een',' (komma).

NB. Indien het zorgpakket van de cliënt bestaat uit meerdere modules, kun je meerdereregels gebruiken. Onderstaande cliënt wordt één keer aangemaakt en bij het zorgpakketverschijnen twee modules.

5. Als laatste kun je optioneel onder de blauwe kolomkoppen de gegevens van decontactpersoon invullen. Je kunt maar één contactpersoon per cliënt tegelijk toevoegen aanhet adresboek. Hieronder zie je een voorbeeld van de contactpersoon van Marieke de Groot.

6. Sla het bestand op.7. Het bestand kan nu geïmporteerd worden. In paragraaf 5.2.3 wordt uitgelegd hoe dat gaat.

5.2.2 Modules toevoegen aan bestaande cliënten

Het is ook mogelijk om nieuwe modules toe te voegen aan het zorgpakket van cliënten die al zijningevoerd in BergOp. Je maakt hiervoor gebruik van het exportbestand.

1. Maak een exportbestand van de betreffende cliënt(en), zoals beschreven in deGebruikershandleiding (7.1).

2. Maak per cliënt een nieuwe regel aan voor de module die je wilt toevoegen.3. Kopieer in de nieuwe regel de algemene gegevens van de cliënt. Dit zijn: Achternaam,

Tussenvoegsel, Voornaam, Geslacht, Geboortedatum, Cliënttype, EPD_ID, BSN, Actief,IDClient, IDGezin, en opmerkingen. De kolom 'Actief' uit het exportbestand wordt bij hetimporteren overgeslagen. Je kunt deze kolom wel gewoon in het bestand laten staan.

4. Vul de algemene gegevens aan met gegevens van de nieuwe module. Dit zijn: AanvangModule,Locatie, Module, Team, HulpverlenerAchternaam, HulpverlenerTussenvoegsel,HulpverlenerVoornaam, Hoofdmodule en optioneel EindeModule en Zorgaanspraken. Als je dekolom 'Hoofdmodule' leeg laat, wordt hier automatisch 'nee' ingevuld.

5. Je kunt het bestand nu importeren. In paragraaf 5.2.3 wordt uitgelegd hoe dat gaat.

http://bergop.info/support/importbestanden

Checklist:

Geslacht (man of vrouw) moet met kleine letters worden geschreven.Het standaard Cliënttype is 'Cliënt'. Kijk voor andere cliënttypes bij de cliëntgegevens inBergOp.Locatie, Module, Team en Hulpverlener moeten bekend zijn bij BergOp.BergOp is hoofdlettergevoelig.Het kan zijn dat een deel van de cliëntgegevens niet correct zijn ingevuld in hetExcelbestand. BergOp leest alleen het deel in dat correct is ingevuld. Je krijgt eenfoutlog voor de cliënten die niet correct zijn ingevoerd.

Naar boven ↑

5.2.3 Procedure importeren

Om de bestanden met de (nieuwe) cliëntgegevens te importeren ga je naar Beheren >Cliëntenbeheer > Importeren. Onderstaand scherm verschijnt.

1. Klik op Bestand kiezen.2. Klik op Importeren.

Als je alle verplichte gegevens correct hebt ingevuld krijg je een melding dat importeren is gelukt.Als je een foutmelding krijgt, kun je in de foutlog zien wat er mis is gegaan.


Naar boven ↑

5.3 Cliënten muteren

Naast het importeren van nieuwe cliëntgegevens in BergOp is het mogelijk om bestaande gegevensvan meerdere cliënten tegelijk te wijzigen. We noemen dit Muteren. Dat kan bijvoorbeeld handigzijn als je groepsgewijs modules wilt wijzigen of als je de einddatum van een module voor eengroep cliënten in een keer wilt invoeren. Om cliënt‐ en zorgpakket gegevens te wijzigen maak jeeen export van de cliënten. Hierin voer je de wijzigingen door. Vervolgens kun je het gewijzigdebestand weer importeren in BergOp. Hieronder volgt meer uitleg over hoe Muteren in zijn werkgaat.

5.3.1 Muteerbestand maken

1. Maak een exportbestand van de cliënten. Hoe dat moet lees je in paragraaf 7.1 van deGebruikershandleiding.

2. In het bestand kun je de volgende gegevens wijzigen.a. Cliëntgegevens: Achternaam, Tussenvoegsel, Voornaam, Geslacht, Geboortedatum,

Cliënttype, BSN, Opmerkingen.b. Zorgpakketgegevens: Aanvangmodule, Eindemodule, Locatie, Module, Team,

HulpverlenerAchternaam, HulpverlenerTussenvoegsel, HulpverlenerVoornaam,Zorgaanspraken, Hoofdmodule.

Let op! De volgende gegevens mogen niet gewijzigd worden: IDCliënt, IDGezin, IDModule.Deze ID’s zijn namelijk essentieel voor BergOp om cliënten, gezinnen en modules in hetprogramma te herkennen. N.B. De kolommen ‘Actief’ en ‘EPD_ID’ uit het exportbestandworden bij het muteren overgeslagen. Wijzigingen in deze kolommen worden nietdoorgevoerd in BergOp. Je kunt deze kolommen wel gewoon in het bestand laten staan.

3. Sla het gewijzigde bestand op.4. Je kunt het bestand nu importeren. Hoe dat in zijn werk gaat wordt in paragraaf 5.3.2

uitgelegd.

5.3.2 Procedure muteren

Om de gewijzigde gegevens te uploaden ga je naar Beheren > Cliëntenbeheer > Muteren. Je komtdan in onderstaand scherm.

1. Klik op Bestand kiezen en selecteer het bestand dat je wilt muteren.2. Klik op Muteren.

N.B. Als je alle verplichte gegevens correct hebt ingevuld krijg je een melding dat het muterengelukt is. Als het muteren niet is gelukt kun je een foutenlog downloaden. Deze geeft weer welkegegevens verkeerd zijn ingevuld. Kijk voor de eisen waaraan het bestand moet voldoen bij paragraaf5.2.1.


5.4 Aantal actieve cliënten

Via het menu Cliëntenbeheer kun je het aantal actieve cliënten opvragen voor een bepaaldeperiode en per locatie. Ga naar het menu Beheren > Cliëntenbeheer > Aantal actieve cliënten. Jekomt dan in onderstaand scherm.

Naar boven ↑

Toelichting ‐ Aantal actieve cliënten opvragen

1. Selecteer de Datums (van ‐ tot en met) om de periode te selecteren waarbinnen je hetaantal actieve cliënten wilt opvragen.

2. Wanneer je het vakje voor per locatie aanvinkt, wordt in het overzicht het aantal actievecliënten per locatie weergegeven.

3. Klik op Exporteren. In Excel verschijnt het aantal actieve cliënten in de gekozen periode.


Naar boven ↑

6. Applicatiebeheer

In dit hoofdstuk:

6.1 Aantal vragenlijsten6.2 Superusers6.3 Synchronisatie6.4 Gebruikersvoorwaarden

6.1 Aantal vragenlijsten

In BergOp kun je een overzicht van het aantal afgenomen vragenlijsten (uitgesplitst naar typeafname, locatie of het aantal cliënten) in een bepaalde periode opvragen. Met dit overzicht krijg jeinzicht in het aantal afgenomen vragenlijsten in een bepaalde periode. Voor het afnameoverzicht gaje naar het menu Beheren > Applicatiebeheer > Aantal vragenlijsten. Je komt dan in onderstaandscherm.

Toelichting ‐ Aantal vragenlijsten opvragen

1. Selecteer de Periode (van ‐ tot en met) waarbinnen de vragenlijsten zijn afgenomen.2. Wanneer je het vakje voor Overzicht per locatie aanvinkt, wordt in het overzicht het aantal

afnames per vragenlijst en per locatie weergegeven.3. Wanneer je het vakje voor Afnames per cliënt aanvinkt, wordt het aantal cliënten dat een

vragenlijst heeft ingevuld weergegeven. Voor sommige lijsten betaal je namelijk per trajectaan de uitgever in plaats van per afname. Als voor Jan bijvoorbeeld drie keer een SRS isingevuld, telt dit één keer mee.

4. Selecteer de Vragenlijsten waarvan je een overzicht wil opvragen.5. Klik op Excel Exporteren. In het overzicht verschijnt het aantal afgenomen vragenlijsten in

de gekozen periode uitgesplitst naar type afname (papier, scherm, wachtwoord, e‐mail).Wanneer er is gekozen voor Overzicht per locatie of Afnames per cliënt, wordt er nietuitgesplitst naar type afname.


Naar boven ↑

Naar boven ↑

6.2 Superusers

Sommige instellingen leveren data aan een overkoepelende organisatie zoals MST of Triple P. Eendergelijke organisatie noemen wij een Superuser. Als beheerder stel je in van welke Locaties enModules deze landelijke organisatie de gegevens (geanonimiseerd) kan inzien.

Voor het verlenen van toegang ga je naar het menu Beheren > Applicatiebeheer > Superusers. Jekunt nu per superuser instelling aanvinken tot welke locaties en modules je toegang wilt verlenen.Klik vervolgens op opslaan.

Neem contact op met Praktikon voor meer informatie.


6.3 Synchronisatie

Door middel van Synchronisatie kunnen gegevens uit een cliëntregistratieprogramma ofelektronisch patiëntendossier (EPD), zoals Care4 of IJ(ZA), worden gesynchroniseerd met gegevensuit BergOp. Deze toepassing in BergOp is altijd op maat per instelling. Neem contact op metPraktikon voor meer informatie over de mogelijkheden voor jouw instelling.


6.4 Gebruikersvoorwaarden

Voor sommige vragenlijsten in BergOp wordt een contract afgesloten met de uitgever. Voordat dezevragenlijsten gebruikt mogen worden, moet de instelling akkoord gaan met degebruikersvoorwaarden van de uitgever. Neem hiervoor contact op met Praktikon. Om degebruikersvoorwaarden te bekijken en een akkoord te geven ga je naar het menu Beheren >Applicatiebeheer > Gebruiksvoorwaarden. Klik op het potloodje naast de betreffende vragenlijsten klik op akkoord.

Colofon



BergOp handleiding voor beheerders ‐ Versie 2016Naar boven ↑



Handleiding MIS (Management Informatie Systeem)

Praktikon 2016


www.bergop.info




BergOp handleiding MIS ‐ Versie 2016


mailto:[email protected]


Voorwoord

Deze handleiding is bedoeld voor gebruikers of beheerders van het webbased softwareprogrammaBergOp. BergOp bevat een uitgebreid vragenlijstbestand om zorgtrajecten te monitoren, effectenvan behandelingen in beeld te brengen, of systematisch te meten voor Routine OutcomeMonitoring.

Deze handleiding is bedoeld om helder weer te geven hoe je de juiste gegevens uit de BergOpomgeving kunt halen. Deze handleiding beslaat alleen het onderdeel MIS van BergOp. Voorinformatie over de andere onderdelen gaat u naar de Handleiding BergOp voor beheerders ofHandleiding BergOp voor gebruikers. Deze handleidingen zijn ook te downloaden viawww.bergop.info.

Wilt je meer weten over praktijkgestuurd onderzoek en het implementeren daarvan, dan kun je hetHandboek voor praktijkgestuurd effectonderzoek (Yperen, T.A. van & Veerman, J.W, red. 2008)raadplegen of contact opnemen met Praktikon.




mailto:[email protected]

Inhoud

1. Home1.1. Menu Scores1.2. Menu Effecten


Naar boven ↑

1. Home

Om te beginnen met het opvragen van Management Informatie gegevens, ga je in het Home schermvan BergOp naar het tabblad Rapporteren (of via de navigatiebalk bovenaan). Onder ManagementInformatie vind je het MIS.

Je komt dan in het volgende scherm met twee of meer iconen. De iconen Scores en Effecten zijnzichtbaar voor iedere instelling.

ScoresHiermee kun je gegevens opvragen met betrekking tot scores op een bepaald meetmoment.

EffectenHiermee kun je gegevens opvragen met betrekking tot effecten die behaald zijn tussen tweemeetmomenten.


1.1 Menu Scores

Type cliëntSelecteer hier het cliënttype waarvan je de gegevens wilt opvragen.

VragenlijstSelecteer hier de vragenlijst waarvan je de gegevens wilt opvragen.

Ingevuld doorSelecteer hier de informant(en) van wie je de gegevens wilt opvragen. Het is ook mogelijk geenvoorkeur voor informant op te geven middels de optie ‐‐Alle informanten‐‐*.

*Als bij het onderdeel 'ingevuld door' meerdere informanttypen zijn aangevinkt of de optie ‘alle informanten’ is gekozen ener zijn van een cliënt van meerdere informanttypen vragenlijsten beschikbaar, dan wordt slechts één vragenlijst hiervanmeegenomen in de berekeningen volgens voor elk instrument vastgestelde voorkeursregels. Over het algemeen gaan bijvragenlijsten die door ouders worden ingevuld lijsten van moeder voor die van vader. Vervolgens gaan lijsten van oudersvoor die van respectievelijk adoptieouders, stiefouders, pleegouders en grootouders. Als van een cliënt meerderevragenlijsten van één informanttype beschikbaar zijn wordt de meest recent ingevulde lijst geselecteerd.

MeetmomentSelecteer hier het meetmoment waarvan je de gegevens wilt opvragen.

EenheidSelecteer hier of je gegevens wilt opvragen op locatieniveau, moduleniveau, teamniveau ofhulpverlenerniveau. Selecteer vervolgens van welke eenheid/eenheden je de gegevens wiltopvragen. Als je gegevens van een team wilt opvragen dien je eerst aan te geven welke module het

team uitvoert. Als je gegevens van een hulpverlener wilt opvragen dien je eerst aan te geven bijwelke module en bij welk team die hulpverlener werkzaam is.

Baseer selectie opHiermee kan je aangeven of de opgevraagde gegevens op basis van datum afname vragenlijst ofdatum aanvang en/of einde module moeten worden geselecteerd.

Datum afname vragenlijst

PeriodeGeef hier de periode aan waarbinnen de vragenlijst moet zijn ingevuld.

Datum aanvang en/of einde module

Aanvang module:

OnbepaaldTussen ... en ...

Selecteer ‘Onbepaald’ als je gegevens wilt opvragen ongeacht de startdatum van de module.Geef een periode aan als je gegevens wilt opvragen van een module die binnen een bepaaldeperiode is gestart.

Einde module:


Selecteer ‘Onbepaald’ als je gegevens wilt opvragen ongeacht de einddatum van de module.Geef een periode aan als je gegevens wilt opvragen van een module die binnen een bepaaldeperiode is beëindigd.

SchalenSelecteer hier de schalen waarvan je de gegevens wilt opvragen. Inbovenstaand voorbeeld zijn ditde schalen van de CBCL 6‐18.

TotalenSelecteer hier de totalen waarvan de gegevens wilt opvragen.

Selecteer hier de totalen waarvan de gegevens wilt opvragen.

ScoresSelecteer hier de scores die je in de output wilt zien.

Afhankelijk van de geselecteerde vragenlijst zijn verschillende opties mogelijk:

Ruwe scoreOorspronkelijke schaalscore (meestal de som van de itemscores van de betreffende schaal).

GemiddeldeGemiddelde itemscore van een schaal (dus de som van de itemscores gedeeld door het aantalitems van de schaal).

PercentielPercentage van de normgroep dat lager scoort.

T‐scoreGetransformeerde score met een gemiddelde van 50 en een standaarddeviatie van 10.

DeviatiescoreGeeft aan hoeveel eenheden van een standaarddeviatie de score af ligt van het gemiddeldevan de normgroep.

GegevensSelecteer hier de gegevens van de eerder geselecteerde scores die je in de output wilt zien.

GemiddeldeGemiddelde score van de geselecteerde cliënten (dus de som van de individuele scoresgedeeld door het aantal cliënten).

StandaarddeviatieMaat voor de spreiding van de scores. De standaarddeviatie is de wortel van de variantie. Devariantie is (ongeveer) het gemiddelde van de kwadraten van de afwijking van de scores vande gemiddelde score en geeft aan hoe ver de individuele scores gemiddeld van de gemiddeldescore afliggen.

% ProbleemgebiedGeeft het percentage cliënten dat in het probleemgebied scoort*. Voor de CBCL/YSR/TRF zijndit de cliënten die in het grens‐ en klinisch gebied scoren. Hiervoor worden als afkappunten T‐scores ≥ 61 (Internaliseren, Externaliseren, en Totale problemen) en T‐scores ≥ 65(Probleemschalen) gehanteerd. Voor de NOSI zijn dit de cliënten met minimaal aanzienlijkeproblemen. Als afkappunt worden deviatiescores ≥ 1,29 gehanteerd. In het algemeen wordendezelfde afkappunten gehanteerd als in de individuele profielen.

*Deze functie is alleen beschikbaar voor schalen waarvoor (klinische) grenswaarden zijn gedefinieerd.

ExcelKlik op Excel om de gegevens weer te geven in Excel‐tabellen en ‐grafieken. Op het eerste tabbladvan het Excelbestand staan de tabellen en grafieken. Op het tweede tabblad staat eendetailoverzicht van de cliënten waarvan de gegevens zijn opgevraagd.

Naar boven ↑BergOp handleiding MIS ‐ Versie 2016

1.2 Menu Effecten

Type cliëntSelecteer hier het cliënttype waarvan je de gegevens wilt opvragen.

VragenlijstSelecteer hier de vragenlijst waarvan je de gegevens wilt opvragen.

EenheidSelecteer hier of je gegevens wilt opvragen op locatieniveau, moduleniveau, teamniveau ofhulpverlenerniveau. Selecteer vervolgens van welke eenheid/ eenheden je de gegevens wiltopvragen. Als je gegevens van een team wilt opvragen dien je eerst aan te geven welke module hetteam uitvoert. Als je gegevens van een hulpverlener wilt opvragen dien je eerst aan te geven bijwelke module en bij welk team die hulpverlener werkzaam is.

Baseer selectie opHiermee kan je aangeven of de opgevraagde gegevens op basis van datum afname vragenlijst ofdatum aanvang en/of einde module moeten worden geselecteerd.

Datum afname vragenlijst

Meetmoment 1Selecteer hier welke meting geldt als Meetmoment 1.

Ingevuld doorSelecteer hier de informant(en) van wie de gegevens voor Meetmoment 1 moeten wordenopgevraagd. Het is ook mogelijk geen voorkeur voor informant op te geven middels de optie ‐‐Alle informanten‐‐*.

*Net als bij het menu ‘Scores’ wordt altijd maximaal één vragenlijst per cliënt meegenomen in de berekeningenvolgens voor elk instrument vastgestelde voorkeursregels. Over het algemeen gaan bij vragenlijsten die door oudersworden ingevuld lijsten van moeder voor die van vader. Vervolgens gaan lijsten van ouders voor die vanrespectievelijk adoptieouders, stiefouders, pleegouders en grootouders. Als meerdere vragenlijsten van ééninformant beschikbaar zijn wordt de meest recent ingevulde lijst geselecteerd.

PeriodesGeef hier de periode aan waarbinnen de vragenlijst behorende bij Meetmoment 1 moet zijningevuld.


Ingevuld doorSelecteer hier de informant(en) van wie de gegevens voor Meetmoment 2 moeten wordenopgevraagd. Het is ook mogelijk geen voorkeur voor informant op te geven middels de optie ‐‐Alle informanten‐‐*. Daarnaast kan gekozen worden voor de optie ‐‐Gelijk aan meetmoment1‐‐. Hiermee wordt bewerkstelligd dat de informanten op beide meetmomenten gelijk zijn.

*Als voor de optie ‘alle informanten’ wordt gekozen, wordt indien beschikbaar de lijst van dezelfde informant als bijMeetmoment 1 geselecteerd. Indien niet beschikbaar worden de eerder aangegeven voorkeursregels gehanteerd. Alsvan een cliënt meerdere vragenlijsten van één informant beschikbaar zijn wordt de meest recent ingevulde lijstgeselecteerd. Er worden alleen lijsten geselecteerd die op beide meetmomenten aan dezelfde module zijngekoppeld.

PeriodesGeef hier de periode aan waarbinnen de vragenlijst behorende bij Meetmoment 2 moet zijningevuld.

Datum aanvang en/of einde module

Aanvang module:


Selecteer ‘Onbepaald’ als je gegevens wilt opvragen ongeacht de startdatum van de module.Geef een periode aan als je gegevens wilt opvragen van een module die binnen een bepaaldeperiode is gestart.

Einde module:


Selecteer ‘Onbepaald’ als je gegevens wilt opvragen ongeacht de einddatum van de module.Geef een periode aan als je gegevens wilt opvragen van een module die binnen een bepaaldeperiode is beëindigd.


Ingevuld doorSelecteer hier de informant(en) van wie de gegevens voor Meetmoment 1 moeten wordenopgevraagd. Het is ook mogelijk geen voorkeur voor informant op te geven middels de optie ‐‐Alle informanten‐‐.


Ingevuld doorSelecteer hier de informant(en) van wie de gegevens voor Meetmoment 2 moeten wordenopgevraagd. Het is ook mogelijk geen voorkeur voor informant op te geven middels de optie ‐‐Alle informanten‐‐. Daarnaast kan gekozen worden voor de optie ‐‐Gelijk aan meetmoment1‐‐. Hiermee wordt bewerkstelligd dat de informanten op beide meetmomenten gelijk zijn.

SchalenSelecteer hier de schalen waarvan je de gegevens wilt opvragen. In bovenstaand voorbeeld zijn ditde schalen van de CBCL 6‐18.

TotalenSelecteer hier de totalen waarvan je de gegevens wil opvragen.

ScoresSelecteer hier de scores die je in de output wilt zien.

Afhankelijk van de geselecteerde vragenlijst zijn verschillende opties mogelijk*:

Ruwe scoreOorspronkelijke schaalscore (meestal de som van de itemscores van de betreffende schaal).

GemiddeldeGemiddelde itemscore van een schaal (dus de som van de itemscores gedeeld door het aantalitems van de schaal).

PercentielPercentage van de normgroep dat lager scoort.

T‐scoreGetransformeerde score met een gemiddelde van 50 en een standaarddeviatie van 10.

DeviatiescoreGeeft aan hoeveel eenheden van een standaarddeviatie de score af ligt van het gemiddeldevan de normgroep.

*Voor meer informatie over de betekenis van de Scores en Gegevens zie Veerman, J.W (2008). Methoden voor hetkwantificeren en toetsen van effecten. In: Yperen, T.A. van, & J.W. Veerman (red.), Zicht op effectiviteit. Handboek voorpraktijkgestuurd effectonderzoek in de jeugdzorg (p. 307‐329). Delft: Eburon.

GegevensSelecteer hier de gegevens van de eerder geselecteerde scores die je in de output wil zien.

GemiddeldeGemiddelde score van de geselecteerde cliënten (dus de som van de individuele scoresgedeeld door het aantal cliënten).

StandaarddeviatieMaat voor de spreiding van de scores. De standaarddeviatie is de wortel van de variantie. Devariantie is (ongeveer) het gemiddelde van de kwadraten van de afwijking van de scores vande gemiddelde score en geeft aan hoe ver de individuele scores gemiddeld van de gemiddeldescore afliggen.

%ProbleemgebiedGeeft het percentage cliënten dat in het probleemgebied scoort. Voor de CBCL/YSR/TRF zijndit de cliënten die in het grens‐ en klinisch gebied scoren. Hiervoor worden als afkappuntenT‐scores ≥ 61 (Internaliseren, Externaliseren, en Totale problemen) en T‐scores ≥ 65(Probleemschalen) gehanteerd. Voor de NOSI zijn dit de cliënten met minimaal aanzienlijkeproblemen. Als afkappunt worden deviatiescores ≥ 1,29 gehanteerd. In het algemeen wordendezelfde afkappunten gehanteerd als in de individuele profielen.

Effect SizeMaat voor verandering. ES <0,20 = verwaarloosbaar effect; 0,20 – 0,49 = klein effect; 0,50 –0,79 = middelgroot effect; >0,80 = groot effect.

%EffectcategorieënGeeft percentages cliënten die respectievelijk achteruit zijn gegaan (Reliable Change Index(RCI; Jacobson & Truax, 1991*) < ‐1.64), onveranderd zijn gebleven (‐1,64 < RCI < 1,64),vooruit zijn gegaan (RCI > 1,64) en vooruit zijn gegaan EN op het tweede meetmomentklachtenvrij zijn (RCI > 1,64 en score buiten het probleemgebied). Deze categorieën wordenrespectievelijk met de volgende symbolen aangeduid: ‐, 0, +, ++.

*Jacobson, N. S. & Truax, P. (1991). Clinical significance: A statistical approach to defining meaningful change inpsychotherapy research. Journal of Consulting and Clinical Psychology, 59, 12‐19.

ExcelKlik op Excel om de gegevens weer te geven in Excel‐tabellen en ‐grafieken. Op het eerste tabbladvan het Excel‐bestand staan de tabellen en grafieken. Op de twee volgende tabbladen staan dedetails van respectievelijk meetmoment 1 en meetmoment 2.

Colofon




Naar boven ↑134053136126134950



handleiding - home | bergop info · handleiding wordt stapsgewijs besproken wat je moet doen om een...

Documents