Handbok Microsoft PowerPoint 2010

Boken behandlar grunderna i PowerPoint och presentationsteknik.

Till vänster finns en meny med länk till innehållsförteckningen som är ”klickbar”.

Klicka på Tillbaka för att hoppa till föregående vy. Klicka på Sök för att söka på ett ord.

Consensis AB September 2011

Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen och får ej helt eller delvis mångfaldigas!

© Consensis AB Tel 021–444 01 93 www.consensis.se

Artikelnummer 9005 ISBN: 978-91-85030-21-7 Reklamtryckeriet Köping 2011

PowerPoint 2010

3

Innehåll 1 Handboken 7

2 Rekommendationer för presentationer och bildspel 8 2.1 Bildanvändning 8 2.2 Bildspelseffekter 9 2.3 Presentationsteknik 9 2.4 Muntlig presentation 9 2.5 Bildspel 10

3 Miljön i PowerPoint 2010 11 Fliken Arkiv - Backstage 12 Info 12

3.1 Verktygsfältet Snabbåtkomst 12 3.2 Flikar, grupper och kommandon 13

Flikar 13 Grupper 13 Kommandon 13 Dialogruteikon 14 Visa/dölja menyflikar 14

3.3 Statusfältet 14 3.4 Dynamisk förhandsgranskning 15 3.5 Reglaget Zoom 15 3.6 Verktygsfältet Mini 15 3.7 Alternativknappar 15 3.8 Arbeta med högerklick 16 3.9 Visningslägen och arbetsområden 17

Normalläge 18 Bildsorteringsläge 20 Bildspelsläge 20 Läsvy 20

4 Skapa en presentation 21 4.1 Skapa en tom presentation 21 4.2 Använd formgivningsmall 22 4.3 Skriva in text 22

PowerPoint 2010

4

Platshållare 22 Disposition 23 Radbrytning utan att skapa nytt stycke 25 Visa endast bildrubriker i dispositionen 25

4.4 Konvertera gamla presentationer till ny mall 25 Resultat 26

4.5 Dela in presentationen i avsnitt 26

5 Spara presentation 29 5.1 Bädda in teckensnitt för visning 29 5.2 Skapa grafikfil från PowerPoint-bild 31 5.3 Skapa grafikfil från PowerPoint-objekt 32

6 Bilddesign 33 6.1 Använda bildlayout 33 6.2 Återställa till ursprunglig bildlayout 34 6.3 Färgschema 34 6.4 Bildbakgrund 35

Infoga objekt på alla sidor 35 Ändra teckensnitt i hela presentationen 36

6.5 Helt tom bild 37 6.6 Sidhuvud, sidfot och bildnummer 37

7 Formatera text 39 7.1 Punktlista och numrerad lista 39

8 Arbeta med objekt 40 8.1 Verktygsflikar 40 8.2 Infoga bildobjekt från fil 40 8.3 Infoga bildobjekt från ClipArt 40 8.4 Infoga skärmbild 42 8.5 Markera objekt 42 8.6 Flytta bildobjekt 43 8.7 Storleksförändra bildobjekt 43 8.8 Beskära objekt 44 8.9 Ordna 46 8.10 Justera och fördela 47

PowerPoint 2010

5

8.11 Rotera eller vända 48 Rotera fritt 48

8.12 Gruppera bild 49 8.13 Dela upp och gruppera om bild 51 8.14 Förändra färg på bildobjekt 52 8.15 Komprimera bild 53

9 Rita egna objekt 54 9.1 Rita figurer 54 9.2 Fyllning 54 9.3 Kontur (kantlinje) 55

Färg 55 Linjeformat 55

9.4 Figureffekter 56 Skugginställningar 56

9.5 Infoga text i en figur 57 9.6 WordArt 58

10 Infoga diagram 59 10.1 Redigera diagram 60

11 Infoga SmartArt-objekt 61 Bilder i SmartArt-objekt 61 Text i SmartArt-objekt 62 Redigera SmartArt 62

12 Tabeller 64 12.1 Infoga tabell 64 12.2 Storleksändra tabell 64 12.3 Flytta tabell 65 12.4 Tabellverktyget 65 12.5 Rita tabell 65 12.6 Radera cellgräns 66 12.7 Att skriva i tabellen 66 12.8 Sammanfoga celler 66 12.9 Dela celler 67 12.10 Ändra radhöjd eller kolumnbredd 67

PowerPoint 2010

6

12.11 Infoga rader och kolumner 67 12.12 Ta bort rader och kolumner 67

13 Objekt från andra program 68 13.1 Infoga kalkyl eller diagram från Excel 68

14 Utskrift 70 14.1 Åhörarkopior 71 14.2 Anteckningssidor 73

15 Bildspel och effekter 74 15.1 Starta ett bildspel 74 15.2 Effekter 74 15.3 Animering 75

Anpassad animering 75 Bildövergång 78

15.4 Tidsinställningar 79 15.5 Förvandla musen till en laserpekare 80 15.6 Repetera bildspel automatiskt 80 15.7 Visning av presentation med två skärmar 81

16 Kortkommandon för bildspel 83

PowerPoint 2010

7

1 Handboken Boken är tänkt att användas som en uppslagsbok, till exempel när du ska utföra en speciell funktion.

De mest grundläggande kommandona i PowerPoint och Windows-miljön tas inte upp i denna bok utan det förutsätts att du har kunskap om detta.

Flikar, grupper och kommandon/knappar är markerade med fet stil. När inget annat anges ska du alltid använda vänster musknapp för klick.

Exempel: ”Välj Start, Redigering, Markera. ”Det vill säga klicka på fliken Start, gruppen Redigering och kommandot Markera eller ”Klicka på Markera.”

Tangenter är skrivna med versaler och fet stil, till exempel ENTER.

När två eller flera tangenter ska tryckas ned samtidigt skrivs de ihop med ett plustecken, till exempel SKIFT+ENTER.

Olika moment i funktioner är skrivna i punktform: 1 Markera texten.

2 Välj Start, Urklipp, Kopiera.

PowerPoint 2010

8

2 Rekommendationer för presentationer och bildspel · ”lagom” stor text (aldrig under 18 punkter)

· hellre bild än ord

· hellre ord än mening

· max sju ord per rad

· max sju rader per bild

· sparsamt med detaljer

· enkelhet

2.1 Bildanvändning · Tydliggöra – med bilder kan man tydliggöra och lyfta en

presentation. Välj motiv som associerar till presentationen. Till exempel en researrangör bör välja en bild med ett flygplan i luften, det vill säga på väg.

· Bildens rörelse – ex en hjort behöver luft framför sig för att kunna springa. Ansikten i profil ska ha mer luft framför än bakom.

· Bildstil – använd i möjligaste mån samma stil på bilder. …nedan beskrivs olika stilar, ej att rekommendera

· Använd inte Microsofts ClipArt bilder. De ger inte ett

professionellt intryck. Använd gärna bilder men de ska vara relevanta i sammanhanget.

PowerPoint 2010

9

· Objekt som du infogar (särskilt diagram från Excel) ska anpassas till färgschemat för att din presentation ska ge ett enhetligt och proffsigt intryck.

2.2 Bildspelseffekter · När du skapar bildspel ska du tänka på att animeringar

distraherar. Det räcker ofta med att använda animerade punktlistor. Håll dig till en typ av animeringar.

· Animering av punkter – då kan det vara bra att tona ned övriga punkter för att göra åhörarna uppmärksamma på aktuell punkt.

· Bildövergångar – välj bara avvikande för första och sista bilden. Övriga bilder bör ha samma bildövergång för att inte ge ett rörigt intryck.

· Krångla inte till det i onödan – enkelt och rent ger oftast bästa resultat.

· Se Bildspel och effekter på sidan 74.

2.3 Presentationsteknik · Börja med det viktigaste.

· Bädda in det som ska fastna – minst 3 gånger.

· Avsluta på ett bra sätt.

2.4 Muntlig presentation · Ögonkontakt med åhörarna.

· Tänk på var du har händerna – inte i fickorna, håll gärna i en penna (klicka inte!).

· Anpassa röstläget efter åhörarna, variera röstläget.

· Rör på dig – utnyttja hela ”scenen”.

PowerPoint 2010

10

· Ordval och språk – inte fler tekniska begrepp än absolut nödvändigt, inte upprepa.

· Säg inte man, utan vi eller jag.

· Ha inte för bråttom att byta bild (minst 5 minuters prat till varje bild).

2.5 Bildspel · Kom i tid och kontrollera att dator och projektor

fungerar.

· Förbered så det är bara att starta bildspelet. Låt inte åhörarna se hur du letar filer i din dator.

· När bildspelet är igång kan du trycka på tangenten B. Då stannar bildspelet med en svart ruta. Den kan användas när som helst under bildspelets gång.

· Låt inte åhörarna se innehållet i din dator efter bildspelet. Använd tangenten B igen eller låt PowerPoints egna svarta ruta Bildspelet är slut visas.

· Behöver du hoppa i bildspelet trycker du BILDNUMMER+ENTER. Håll inte på att bläddra eller ännu värre, avsluta bildspelet och gå till annan bild. Det är inte professionellt.

· Använder du operativsystemet Windows 7 kan du trycka på tangenten WINDOWS+P för att nå presentationshanteraren (inställningar för projektorn)

· Se Kortkommandon för bildspel på sidan 83.

PowerPoint 2010

21

4 Skapa en presentation Det finns ett antal olika sätt att skapa en ny presentation. Det vanligaste och bästa sättet är att använda sig av en formgiv-ningsmall. De flesta organisationer har anpassade presenta-tionsmallar som följer organisationens profil.

En mall är ett färdigt utseende som man kan applicera på en presentation. Mallen innehåller bakgrundsbild, textformat för rubriker och brödtext, symboler för punktlistor, fyll-ningsfärger och placering av text och objekt. Alla dessa detaljer följer ett och samma tema. Man är därför säker på att alla delar av presentationen harmoniserar med varandra.

Alla sätt att skapa nya presentationer finns i Arkiv, Nytt.

4.1 Skapa en tom presentation Så här skapar du en tom presentation:

1 Välj Arkiv, Nytt. 2 Klicka på Tom presentation och sedan på knappen

Skapa längst till höger.

En ny presentation visas på skärmen.

3 Välj en lämplig bildlayout (se avsnitt Använda bildlayout på sidan 33).

PowerPoint 2010

22

4.2 Använd formgivningsmall Så här använder du en formgivningsmall för att skapa en ny presentation:

1 Välj Arkiv, Nytt. 2 Klicka på Exempelmallar (om företaget har

en egen mall hittar du den under valet Mina mallar).

3 Välj en formgivningsmall.

4.3 Skriva in text Det finns två huvudsakliga sätt att skriva in text i en presentation. Antingen skriver man texten i platshållarna direkt i bilden eller så använder man sig av arbetsområdet Disposition för att lägga till rubriker och texter.

Platshållare

För att lägga till text direkt i bilden använder man sig av så kallade platshållare. En platshållare är ett område som är avsatt till en viss typ av text (rubrik, punktlista med flera) eller en viss objekttyp (diagram, ClipArt med flera).

En bild kan innehålla en eller flera platshållare och deras placering varierar beroende på vilken bildlayout som används (se avsnittet Använda bildlayout på sidan 33).

PowerPoint 2010

23

Gör så här för att skriva in text i en platshållare:

1 Klicka i platshållaren.

2 Skriv in texten.

Tips! För att göra en radbrytning utan att få ett nytt stycke/ny punkt använder du SKIFT+ENTER.

Höja/sänka nivå Du höja och sänka nivån på en punkt med hjälp av kommandona Minska listnivå och Öka listnivå som finns i gruppen Stycke på fliken Start.

Disposition

Om man har presentationens innehåll klart för sig redan när man börjar är det enkelt att skriva in texten i dispositions-rutan. Man kan då skriva in all text utan avbrott och samtidigt strukturera texten och dela upp den på ett antal bilder.

Så här gör du när du skriver in text i dispositionsrutan:

1 Klicka på kommandot Normalläge (om du inte redan befinner dig i Normalläget).

2 Klicka på fliken Disposition.

3 Skriv in den första rubriken.

PowerPoint 2010

24

4 Tryck ENTER och sedan TABB för att sänka texten en

nivå.

5 Skriv in den text du vill ha på den första bilden (om du vill skriva flera rader trycker du bara ENTER mellan varje rad).

6 Tryck ENTER och sedan SKIFT+TABB för att höja texten

en nivå och skapa en ny bild.

7 Skriv in rubriken för den nya bilden och så vidare.

PowerPoint 2010

25

Radbrytning utan att skapa nytt stycke

För att göra en radbrytning utan att få ett nytt stycke/ny punkt använder du SKIFT+ENTER.

Visa endast bildrubriker i dispositionen

Om du vill dölja en nivå i dispositionen kan du högerklicka på den nivån. I menyn som visas välj Dölj nivå och Dölj alla. Att visa endast bildrubrikerna kan vara lämpligt för att få en bra överblick i en presentation med många bilder.

4.4 Konvertera gamla presentationer till ny mall Det är enkelt att basera en gammal presentation på den nya mallen. Gör så här:

1 Öppna den gamla presentationen.

2 Markera den eller de bilder som du vill applicera mallen på (om du vill använda samma mall till alla bilder behöver du inte markera någon bild).

3 Klicka på listpilen Mer i gruppen Teman på fliken Design.

PowerPoint 2010

40

8 Arbeta med objekt I PowerPoint finns det fler typer av objekt. Exempel på objekt som används är bildobjekt, diagram, och textruta.

8.1 Verktygsflikar När ett objekt är markerat visas verktyg med flikar som Format, Design och Layout. Där finns alla funktioner du behöver för att redigera valda objekt. Vilket verktyg som visas är beroende av vilken typ av objekt som är markerat.

8.2 Infoga bildobjekt från fil Så här infogar du en bildfil som finns sparad på din hårddisk:

1 Klicka på fliken Infoga, gruppen Bilder och kommandot Bild.

2 Välj den bild du vill infoga.

3 Klicka på knappen Infoga.

8.3 Infoga bildobjekt från ClipArt Gör så här för att infoga en ClipArt-bild från Office bildarkiv.

PowerPoint 2010

41

1 Klicka på kommandot Clip Art i gruppen Bilder på fliken Infoga.

2 Ange vad du söker i rutan Söktext.

3 Klicka på knappen Sök.

4 Klicka på pilen till höger om den bild du vill infoga.

5 Välj Infoga.

PowerPoint 2010

42

8.4 Infoga skärmbild Du kan snabbt och enkelt lägga till en skärmbild i en Office-fil. Den här funktionen är tillgänglig i Microsoft Excel, Outlook, PowerPoint och Word, och du kan använda den för att ta en bild av hela eller delar av fönstren som är öppna på datorn. Gör så här:

1 Klicka på kommandot Skärmbild i gruppen Bilder på fliken Infoga.

2 Tillgängliga fönster visas och när du klickar på ett

fönster infogas det i ditt dokument.

Du kan också använda verktyget Skärmurklipp för att markera en del av fönstret.

Endast fönster som inte har minimerats och visas som en knapp i Aktivitetsfältet kan fångas.

8.5 Markera objekt För att markera ett objekt klickar man på den en gång med musen. Objektet omges då av markeringshandtag (vita) och ovanför objektet finns också ett roteringshandtag (grönt).

Vissa objekt (främst objekt som innehåller text) omges också av en ram.

PowerPoint 2010

43

Genom att dra i markeringshandtagen kan man förändra storlek och form på objektet (se avsnitt Storleksförändra bildobjekt på sidan 43).

8.6 Flytta bildobjekt För att flytta ett bildobjekt gör du så här:

1 Markera bildobjektet genom att klicka på det. Markeringshandtagen visas.

2 Håll musen över bildobjektet så att muspekaren får en flyttsymbol (muspekaren ser ut som ett kors).

3 Håll ner vänster musknapp och dra bilden till önskad

position.

4 Släpp musknappen.

8.7 Storleksförändra bildobjekt Gör så här för att ändra storlek på en bild:

1 Markera bilden genom att klicka på den.

PowerPoint 2010

74

15 Bildspel och effekter När man visar en presentation använder man sig av visningsläget Bildspel. Bilderna visas då över hela skärmen.

På fliken Bildspel finns funktioner för bildspelet.

15.1 Starta ett bildspel Gör så här för att starta ett bildspel:

1 Klicka på kommandot Från början i gruppen Starta bildspelet på fliken Bildspel. PowerPoint startar bildspelet från första bilden,

eller klicka på knappen Bildspel och PowerPoint startar bildspelet från den aktiva bilden.

2 För att gå framåt i bilderna kan du klicka med vänster musknapp eller trycka på ENTER. När bildspelet är klart visas en svart bild med texten ”Bildspelet är slut, klicka för att avsluta”.

15.2 Effekter För att göra presentationen lite trevligare att titta på kan man använda sig av olika effekter. Dels finns det effekter för övergången mellan de olika bilderna och dels för de olika objekten som finns i bilden, till exempel punktlistor, bildobjekt och diagram.

Man bör inte använda för många och tillkrånglade effekter i en presentation. Det blir då svårt för åhörarna att koncent-rera sig på innehållet i framförandet och resultatet blir inte alltid som man tänkt sig. Det är alltså att rekommendera att

PowerPoint 2010

75

välja ut en enkel bildövergång och använda sig av samma övergång på alla bilder. Detsamma gäller förstås effekter på objekten i en bild.

15.3 Animering På fliken Animering finns funktioner för animering.

Det finns fyra olika typer av animeringseffekter i PowerPoint 2010:

Ingång. Du kan till exempel låta ett objekt gradvis tona in i fokus, flyga in i bilden från sidan eller studsa in i bild.

Avsluta. Objekten kan till exempel flyga ut åt sidan, försvinna från bilden eller lämna bilden i en spiral.

Betoning. Objekten kan till exempel minska eller öka i storlek, ändra färg eller snurra.

Rörelsebanor (rörelsebana: den bana som ett visst objekt eller text följer som en del av en animeringssekvens för en bild). Använd alternativet när du vill att ett objekt till exempel ska flyttas uppåt eller nedåt, åt vänster eller höger eller i ett stjärn- eller cirkelmönster.

Anpassad animering

Animering kan användas på alla typer av objekt i en bild, till exempel en punktlista, ett bildobjekt eller ett diagram.

Gör så här för att använda en animering:

1 Se till att du är i normalläget (se avsnitt Normalläge på sidan 18).

2 Bläddra fram till den bild som innehåller objektet du vill animera.

3 Gå till fliken Animeringar.

PowerPoint 2010

76

4 Markera objektet.

5 Välj en animering i gruppen Animering.

6 Välj i gruppen Tidsinställning när animeringen ska

starta. Du kan välja musklickning i listrutan, att effekten ska startas samtidigt som föregående objekt, eller enligt tidsinställning.

7 I gruppen Avancerad animering finns flera alternativ.

Med kommandot Lägg till animering kan du lägga till ytterligare animeringar till ett objekt. Kommandot Rutan Animering öppnar ett åtgärdsfönster där de animeringar du skapat visas och du kan använda och redigera dem. Med kommandot Utlösare bestämmer du vad som startar animeringen.

PowerPoint 2010

77

Med kommandot Hämta animering kan du kopiera en animering för att applicera den på ett annat objekt.

Ändra ordning på objekt I gruppen Tidsinställning kan man också ändra ordningen för de olika effekterna. Gör så här:

1 Markera det objekt du vill flytta uppåt eller nedåt i ordningen.

På bilden visas vilken ordning objekten kommer, i form av en numreringsetikett på vänster sida.

2 Använd pilarna under rubriken Ändra ordning för animering för att flytta objektet till önskad position.

Animera delobjekt I ett objekt som innehåller flera delobjekt, till exempel en punktlista eller ett diagram, kan man göra separata tidsinställningar för de olika delobjekten (ett delobjekt kan vara en punkt i punktlistan eller ett element i diagrammet).

Visa delobjekt För att göra separata inställningar för delobjekten måste dessa visas i listan över animerade objekt.

1 Välj fliken Animering.

2 Öppna åtgärdsfönstret Animeringsfönster genom att klicka på kommandot Rutan Animering i gruppen Avancerad animering på fliken Animeringar.

PowerPoint 2010

78

3 Klicka på dubbelpilen under objektet.

Du kan nu ändra inställningarna för de separata delarna.

Bildövergång

På fliken Övergångar finns funktioner för övergång mellan bilder.

För att välja hur övergången mellan bilderna ska ske gör du så här.

1 Gå till fliken Övergångar.

2 Markera de bilder du vill välja övergång för.

3 Välj övergång i gruppen Övergång till den här bilden. För att se hela listan med alternativ, klicka på listpilen.

4 I gruppen Tidsinställning under rubriken

Frammatning, kan du välja om bilden ska visas vid musklickning eller en viss tid efter att det senaste objektet visades.

PowerPoint 2010

79

5 Om du vill använda de valda tidsinställningarna på alla bilder klickar du på kommandot Använd för alla.

15.4 Tidsinställningar Du kan ställa in en tid för varje bild så att du kan köra bildspelet automatiskt utan att du behöver klicka fram bilderna. Gör så här:

1 Markera första bilden.

2 Klicka på Bildspel, Konfigurera, Tidsinställningar.

3 Nu visas ett verktygsfält och du kan se hur tiden går. När du klickar visas nästa bild och klockan börjar om.

4 När du när klar kan du se under bilderna hur lång tid

varje bild är inställd på.

5 När du ska köra bildspelet och ska använda

inställningarna väljer du Bildspel, Konfigurera, Konfigurera bildspel. Markera Använd tidsinställningar, se nedan.