handbók fyrir fyrirtæki
DESCRIPTION
Í þessar handbók er hægt að nálgast hagnýtar upplýsingar um mannaskipti og hvernig fyrirtæki geta undirbúið sig sem best fyrir reynslunaTRANSCRIPT
GET mobileMannskiptaverkefni í Evrópu
- Handbók fyrir fyrirtæki -
www.getmobileproject.eu
Hönnun og umbrot Hugsmiðjan, 2012
www.hugsmidjan.is
Þetta verkefni er stutt af Evrópusambandinu. Þessi útgáfa endurspeglar einungis
viðhorf höfundanna og er innihaldið ekki á ábyrgð Evrópusambandins.
3www.getmobileproject.eu
Efnisyfirlit
1. Inngangur .......................................................................................................................................5
2. Mannaskiptaverkefni í Evrópu ....................................................................................................6
3. Hvernig geta mannaskiptaverkefni gagnast þínu fyrirtæki? .................................................8
4. Kvenvænt umhverfi ....................................................................................................................10
5. Menning ........................................................................................................................................12
6. Hvernig á að velja starfsnema? ................................................................................................14
7. Að hýsa starfsnema – áður en verkefni hefst .........................................................................16
8. Að hýsa starfsnema – fyrstu vikurnar ......................................................................................19
9. Að hýsa starfsnema - stuðningur og eftirfylgni ....................................................................21
10. Að hýsa starfsnema – mat og eftirfylgni ................................................................................22
4
Þáttakendur í Get Mobile
Í handbók þessari má finna gagnlegar upplýsingar um það sem felst í því að finna og taka að sér starfsnema.
Í gagnagrunni verkefnisins, GET Connected Zone, er hægt að skrá fyrirtæki og leita að samstarfsaðila í öðru
landi. Þar geta fyrirtæki einnig deilt reynslu sinni og komist í kynni við önnur fyrirtæki.
Hægt er að skrá niður upplýsingar um laus störf og leita að hentugum umsækjendum sem passa við þarfir þíns
fyrirtækis.
VinnumálastofnunÍsland
www.vinnumalastofnun.is
Militos Emerging Technologies & Services
Grikkland
www.militos.org
Pendik KISGEMTyrkland
www.pendikkisgem.org
Inova ConsultancyBretland
www.inovaconsult.com
VHTO - Konur í vísindumHolland
www.vhto.nl
CLPÍtalía
www.clpge.it
5www.getmobileproject.eu
1. Inngangur
Í þessari handbók má finna hagnýtar upplýsingar um hvernig á að bera sig að varðandi að taka
starfsnema/lærling í fyrirtækið og þau skref sem þarf að taka. Farið er í gegnum þau skref sem þarf
að taka í ferlinu.
GET Mobile er stutt af Evrópusambandinu og er samstarfsverkefni nokkurra stofnana í Bretlandi,
Hollandi, Grikklandi, Ítalíu, Íslandi og Tyrklandi. Markmiðið er að hvetja til aukins hreyfanleika (mobility)
kvenna úr viðskipta og tæknigeiranum og lítilla fyrirtækja. Sérstakur markhópur eru þær konur sem
eru atvinnulausar eða ekki í störfum við hæfi þeirrar menntunar.
Þrjár aðferðir/tæki hafa verið þróuð til að styðja fyrirtækin í þessu ferli;
1. Handbók fyrir fyrirtæki um mannaskiptaverk-
efni. Hagnýtar upplýsingar um það að hýsa
starfsnema erlendis frá.
2. Kynningarfundir fyrir fyrirtæki; Þar fá
fyrirtækin hagnýtar upplýsingar um hvernig
er best að velja starfsnema. Á kynningar-
fundunum verða möguleikar Leonardo manna-
skiptaverkefna kynntir auk þess sem þar eru
upplýsingar um valferlið, kostnaðinn sem fylgir,
menningarlega þætti, stuðning við starfsnema
og kynning á heimasíðu verkefnisins.
3. Get Connected Zone heimasíðan: er vett-
vangur sem færir saman konur og fyrirtæki í
Evrópu en þar geta fyrirtæki skráð upplýsingar
um sig og auglýst eftir samstarfsaðilum.
Um tvo markhópa er að ræða:
1. Lítil og meðalstór fyrirtæki.
2. Konur sem útskrifaðar eru úr viðskipta, tækni
og vísindagreinum.
Rannsóknir sýna að smærri fyrirtæki eru ólíklegri til
að nýta sér mannaskiptaverkefni og er markmiðið
að breyta þessu og að sýna fyrirtækjum fram á
þann ávinning sem hlýst af því að taka nema í
starfsþjálfun og styðja þau í val og ráðningarferlinu.
6
2. Mannaskiptaverkefni í Evrópu
Mannaskipti (mobility) er hugtak sem notað er um fólk sem fer frá einu landi til annars
til starfa í ákveðinn tíma en hreyfanleiki vinnuafls er eitt af forgangsmálum hjá Evrópusambandinu.
Stundum eru hugtökin starfsnám eða starfsþjálfun notuð í þessu sambandi.
Hægt er að sækja um styrk vegna ferða og uppihalds en viðkomandi þarf að hafa fyrirtæki eða stofnun
á bakvið sig, einstaklingar geta því ekki sótt um.
Fyrirtæki í Bretlandi
Ég heiti Eric Wijmenga og er stjórnandi Intergambio, sem er
símenntunarmiðstöð í Sheffield. Nýlega réðum við okkar fyrsta starfs-
nema en við þurftum einhvern með góða tungumálahæfileika til að
hjálpa okkur við að vinna úr umsóknum erlendis frá.
Aðalkröfurnar voru sveigjanleiki og áhugi á viðskiptalífinu. Reynslan var
mjög jákvæð og vorum við mjög hrifin af því hvernig viðkomandi sinnti
sínu starfi og þróaðist í mjög hæfan og fjölhæfan starfsmann í teymi
okkar. Að hýsa starfsnema skipti miklu máli fyrir okkar viðskipti og ég
myndi hiklaust mæla með þessari reynslu við önnur fyrirtæki. Ég lærði
einnig mikið um sjálfan mig í leiðinni og minn stjórnunarstíl og ábyrgð
sem gerði reynsluna að gagnkvæmu lærdómsferli fyrir báða aðila.
Hvað felst í mannaskiptaverkefnum?
Mannaskiptaverkefni geta falið í sér dvöl í öðru landi
innan Evrópusambandsins (auk Króatíu, Íslands,
Liechtenstein, Noregs, Sviss og Tyrklands) og getur
dvölin numið frá einum mánuði upp í tólf í stofnun/
fyrirtæki
Þau verkefni sem viðkomandi starfsmaður sinnir
eru mismunandi og fara eftir menntun og reynslu
viðkomandi og kröfum fyrirtækisins.
Gerður er þjálfunarsamningur milli aðila þar sem
verkefnin eru útlistuð en mikilvægt er einnig að
huga að stuðningi á meðan á dvöl stendur þar sem
oft er um nýliða á vinnumarkaði að ræða.
Þetta getur verið tímafrekt og skiptir því máli fyrir
fyrirtækin að skipuleggja verkefnin vel.
Fjármagn
Að taka þátt í mannaskiptaverkefnum felur ekki
í sér beinan kostnað fyrir fyrirtæki eða stofnun
því starfsnemar geta sótt um styrki til að standa
straum af ferðakostnaði og uppihaldi. Ef fyrirtæki
vilja styðja við viðkomandi með einhverjum hætti
er það ekki bannað, en það er valkvætt.
Reynslusaga
7www.getmobileproject.eu
Starfsnemi í Grikklandi
„Halló! Ég heiti Elisavet og er frá Grikklandi. Eftir að ég lauk námi í
stjórnun var ég á milli tveggja elda, og hafði ekki starfsreynslu til að
fara í þau störf sem mig langaði til. Þá kom ég auga á verkefni sem
gerðu konum kleift að taka þátt í mannaskiptaverkefnum í Evrópu þar
sem bauðst að vinna við hlið kvenna frumkvöðla. Ég kýldi á þetta, sótti
um og fékk pláss hjá grísku fyrirtæki Militos Emerging Technologies
& Services (www.militos.org). Eftir að hafa sent þeim starfsferilskrá
mína og farið í Skype viðtal við stjórnandann, við fundum sameiginlega
áhugamál og fundum leið til að starfa saman. Ég gat fullvissað hana
um minn áhuga og ég fékk tækifæri til að læra beint frá frumkvoðli
og fékk mjög verðmæta reynslu. Reynslan var mjög verðmæt, ég naut
hennar bæði í starfi en ekki síður persónulega. Mér fannst ég vera
metin að verðleikum. Núna, er ég í fullu starfi hjá Militos, og er ein
af lykilstarfsmönnum fyrirtækisins og það hófst allt með þátttöku í
mannaskiptaverkefni.“
Reynslusaga
Kaflinn í hnotskurn
✓ Mannaskiptaverkefni eru verkefni þar sem viðkomandi þátt-
takendur fá að taka virkan þátt í starfsemi fyrirtækis/stofnunar.
✓ Mannaskiptaverkefnin eru fyrir nokkra hópa, stúdenta, útskrif-
aða og tilvonandi frumkvöðla.
✓ Lögaðilar í 27 löndum Evrópu auk Króatíu, Íslands, Liechtenstein,
Noregs, Sviss og Tyrklands geta sótt um mannaskiptaverkefni.
✓ Verkefni geta varað frá einum upp í tólf mánuði.
Gagnlegir tenglar
Gagnlegar upplýsingar um tækifæri til
mannaskipta í Evrópu
http://ec.europa.eu/education/erasmus-for-all/
http://www.globalplacement.com/about
Heimasíða Leonardo á Íslandi
www.leonardo.is
Eures – Evrópsk vinnumiðlun
www.eures.is
Alþjóðavæðingin er aðalatriðið í okkar fyrirtæki, og möguleikinn á því að hýsa starfsnema hjálpaði okkur mikið
til að skoða nýja markaði.
Fyrirtæki á Ítalíu sem hýsti starfsnema.
8
3. Hvernig geta mannaskiptaverkefni gagnast þínu fyrirtæki?
Alþjóðavæðingin hefur haft mikil áhrif á fyrirtæki í heiminum og þörfin fyrir tengslanet og þekkingu
um aðra menningu eykst með aukinni alþjóðavæðingu. Hvernig er hægt að bregðast við aukinni
samkeppni á alþjóðamarkaði? Hvernig mun þér takast að markaðssetja vörur í öðru landi án þess að
vita eitthvað um menningu þess?
Smærri fyrirtæki hafa oft ekki burði til að ráða fólk til að sjá um svo sérhæfð verkefni, og getur
starfsnemi verið hluti af lausninni.
Þannig gæti starfsneminn komið með sérhæfða þekkingu inn í fyrirtækið.
Ávinningurinn með þátttöku í mannaskiptaverkefnum er;
• Ný þekking og innsýn í aðra menningarheima sem
er nauðsynlegt til að ná árangri á alþjóðavísu.
• Þróun færni og þekkingar í fyrirtækinu og tæki-
færi til að vinna að verkefnum sem að öllu jöfnu
væri ekki tími til að vinna.
Lítum nánar á ávinningana:
• Ný hugsun og sýn: Starfsneminn getur komið
með nýjar hugmyndir inn í fyrirtæki, nýja sýn og
leiðir til lausnar vandmála og verkefna. Oft erum
við föst í gömlum vana og leiðum til að leysa
verkefnin og sjáum ekki út fyrir kassann.
• Ný hæfni: Smærri fyrirtæki hafa ekki alltaf
sérfræðinga á öllum sviðum. Með ráðningu
sérhæfðs starfsnema er möguleiki á því að fá
þessa þekkingu inn í fyrirtækið. Viðkomandi
getur sinnt verkefnum sem ekki hefur verið tími
til að sinna í fyrirtækinu og þannig létt álagi á
stjórnendur.
• Alþjóðlegt sjónarhorn: Fyrirtækið hefur tækifæri
til að byggja upp alþjóðlega þekkingu og hæfni í
fyrirtækinu. Að hafa starfsmann frá öðru landi
og menningu kemur ekki bara fyrirtækinu til
góða heldur einnig starfsfólkinu sem kynnist
annari menningu og hugsun. Tengslanet er
einnig mjög mikilvægt, að byggja upp tengsl við
viðskiptavini og útvíkka starfsemina skiptir máli.
Námið veitti mér frábæra fræðilega færni en ekki reynslu
í atvinnulífinu. Á meðan á mannaskiptaverkefninu
stendur mun ég fá verðmæta reynslu í því að vinna í alþjóðlegu umhverfi.
Starfsnemi í Belgíu
Með þátttöku í mannaskiptaverkefnum gæti fyrirtækið tekið fyrstu skrefin
til að byggja upp tengslanet í Evrópu.
9www.getmobileproject.eu
Fyrirtæki á Ítalíu
Ég heiti Umberto Curti og er meðeigandi fyrirtækisins Welcome
Management, sem er ráðgjafafyrirtæki á Ítalíu. Við sérhæfum okkur í
markaðssetningu á netinu og þjálfun fyrir ferðaþjónustu. Við höldum
úti heimasíðunni Ligucibario® (www.ligucibario.com), sem er ein af
stærstu síðum heims um matarmenningu Ítalíu.
Við komum auga á tækifæri innan Erasmus áætlunarinnar fyrir tilviljun,
en starfsnemi frá Króatíu óskaði eftir samstarfi við okkur. Hún sendi
okkur umsókn sína með ýmsum upplýsingum og til að gera langa sögu
stutta þá kom hún til okkar sem starfsnemi. Alþjóðavæðingin skiptir
miklu máli í okkar starfsemi og möguleikinn á því að ráða til starfa
einhver sem getur skoðað markaðinn er mjög áhugavert. Við gerðum
þjálfunarskipulag og undirbjuggum hennar veru hjá fyrirtækinu sem
hófst í október.
Reynslusaga
Kaflinn í hnotskurn
Að taka þátt í mannaskiptaverkefnum er frábær leið til þess að;
✓ Fá upplýsingar frá fyrstu hendi um erlenda markaði og að bæta
við þekkingu um menningarlega margbreytni sem er lykillinn að
árangursríkri alþjóðavæðingu.
✓ Fá nýjar hugmyndir og sjónarhorn á starfsemi og ferla fyrirtækis.
✓ Þróa sérhæfða þekkingu og hæfni í fyrirtækinu.
✓ Taka fyrstu skrefin í að byggja upp tengslanet og sambönd í
Evrópu
Gagnlegir tenglar
Vefsíða verkefnisins We Mean Business
sem ætlað er til vitundarvakningar um
mannaskiptaverkefni í Evrópu
http://we-mean-business.europa.eu
Á námsárunum var ég skiptinemi í Kanada. Mér finnst mjög spennandi að halda áfram á þessari alþjóðlegu braut og hef einmitt heyrt að í gegnum Get mobile séu margir
möguleikar í boði sem mig langar svo sannarlega að vita meira um.
Hollenskur nemi, áhugasamur um mannaskiptaverkefni.
10
4. Kvenvænt umhverfi
Hvað þýðir hugtakið kvenvænt?
Samkvæmt Jafnréttisnefnd Evrópusambandsins, þá er kvenvænt fyrirtæki sem;
• Hefur trú á að einstök hæfni og reynsla kvenna séu lykillinn að árangri fyrirtækja.
• Hefur skýra stefnu um að auka hlut kvenna á vinnustaðnum.
• Vinnur stefnumiðað að því að styðja við konur á vinnustaðnum og auka sjálfstraust þeirra.
• Hefur virka jafnréttisstefnu.
Hvers vegna er þetta mikilvægt?
Hluti af verkefninu GET Mobile snýst um hvetja
konur frá ákveðnum greinum til að taka þátt í
mannaskiptaverkefnum í því skyni að auka við
möguleika þeirra á vinnumarkaði. Hindranir
kvenna á vinnumarkaði eru sérstaklega áberandi í
ákveðnum greinum svo sem í vísindum, viðskiptum,
verkfræði og ýmsum tæknigreinum sem hingað til
hafa verið hefðbundin karlagreinar. Rannsóknir frá
Alþjóðabankanum (2001) sýna að;
• Oft vantar hvatningu til ungra kvenna til að
starfa í viðskipta- og vísindagreinum.
• Konur í tækni- og vísindagreinum upplifa oft
einangrun á vinnustað, þær skortir aðgengi
að tengslanetum, handleiðslu og þær fá ekki
stuðning við hæfi.
Kostir kvenvæns vinnustaðar
• 70% kvenna telja að markaðssetning vöru og
þjónustu nái ekki eyrum þeirra. Konur geta því
haft aðra og öðruvísi sýn á markaðssetningu
fyrirtækisins, hvernig á að nálgast nýja markaði
og á hvaða hátt.
• Konur og menn hafa mismunandi sýn til vinnunar,
konur leggja áherslu á að þróa langtíma hæfni
sína en karlar eru hreyfanlegri, og leggja áherslu
á störf sem er betur launuð (Hobsons, 2005).
Þetta þýðir að konur geta lagt sitt af mörkum til
langtíma stefnumótunar í fyrirtækinu.
Starfsnemi í Tyrklandi
Halló, ég heiti Pinar og ég útskrifaðist með gráðu í skipulagsfræðum
í Tyrklandi. Á meðan á námi mínu stóð, vildi ég þróa kunnáttu mína í
landræðilegum kerfum svo ég tók þátt í mannaskiptaverkefni í gegnum
IAESTE.
Ég hafði tækifæri til að vinna með skoskri nefnd um skógrækt sem
aðstoðarmaður í þrjá mánuði. Það var frábær reynsla fyrir mig. Það var
mér mjög mikilvægt að vinna í alþjóðlegu umhverfi og að hitta allskonar
fólk. Þessi reynsla hjálpaði mér að skipuleggja framtíðin á skýran hátt.
Þessi reynsla gerði mér auðveldrara fyrir að finna störf. Núna starfa ég
sem GIS sérfræðingur í einkafyrirtæki og er í draumastarfinu!
Reynslusaga
11www.getmobileproject.eu
Leiðir til úrbóta
Hindranir þær sem blasa við konum í viðskiptum, tækni
og vísindum, verða oft til þess að þær hætta að leita að
tækifærum í þessum greinum. Hér er bent á nokkrar lausnir
sem geta nýst fyrirtækjum í þessum efnum.
Kaflinn í hnotskurn
Hvers vegna kvenvænn vinnustaður?
• Konur eru líklegri til að koma auga á þarfir annara starfsmanna og
geta þannig lagt sitt fram til að skapa vinsamlegra vinnuumhverfi.
• Mismunandi hæfni í starfsmannahópi er mikilvæg, konur koma
með öðruvísi sýn á hvernig nálgast á nýja markaði og markhópa;
• Konur leggja áherslu á langtíma hæfni á vinnustað og geta lagt
sitt af mörkum langtímastefnumótunar fyrirtæks.
Hvernig á að auka kvenvænleika fyrirtækisins
• Leggja áherslu á árangursríkan ráðningarferil og vertu viss um að
auglýsingin þín sé kvenvænleg og nái til markhópsins.
• Hvetja konur áfram í starfi með því að þróa gott vinnuumhverfi og
stuðning á vinnustað.
• Tryggja jafnrétti og jöfn tækifæri á vinnustað.
Gagnlegir tenglar
Vefsíða verkefnisins EUROCHAMBRES
Women Network project
http://www.echwomennetwork.eu/
Content/Default.asp
Hér má finna dæmi um jákvæð áhrif
fjölbreytni á vinnustað
http://www.mckinsey.com/locations/paris/
home/womenmatter.asp
Fyrirtæki verða að tryggja árangursríkar ráðningar til að ná til þeirra
kvenna sem hafa áhuga á því að hasla sér völl í þessum greinum. Þetta
er hægt að gera með því að miða auglýsingu fyrirtækis fyrir þennan
hóp þannig að hún höfði til kvenna. Tryggja þarf að starfsfólk sem
fer yfir umsóknir og metur þær, hafi fengið þjálfun til þess með tilliti
til jafnréttis. Huga þarf að því að auglýsingin höfði jafnt til kvenna
sem karla.
Ef konur fá stuðning og hvatningu í starfi mun það hafa áhrif á
framgang þeirra í starfi, þetta þarf ávalt að hafa í huga.
Þegar horft er til kvenvænlegs vinnuumhverfis er það grundvallar-
atriði að skapa jöfn tækifæri fyrir konur á vinnustað. Fyrirtækið þitt
getur stuðlað að jákvæðum fyrstu skrefum á vinnumarkaði með því
að taka á móti konum sem starfsnemum.
1. Áhersla á árangursríkar ráðningar
2. Stuðningur og hvatning
3. Tryggið jafnrétti!
12
Menning fyrirtækis
Fyrirtæki hafa sína eigin menningu, svona gerum
við hlutina hér. Hún lýsir sér í sýnilegum en ekki síður
ósýnilegum siðum og venjum. Er nýr starfsmaður
kemur til starfa, tekur það hann nokkurn tíma að
aðlagast þessari menningu og enn lengri tíma ef
hann kemur erlendis frá.
Mikilvægt er að veita lærlingnum viðeigandi
upplýsingar um fyrirtækið eins fljótt og auðið er svo
undirbúningur hans geti hafist. Sá sem handleiðir
fær það verkefni að kynna starfsnemann fyrir
vinnufélögum og nærumhverfinu á viðkomandi
stað.
5. Menning
Menningarlegur mismunur, vandamál og lausnir.
Miklu skiptir hvernig lærlingurinn kemst í snert-
ingu við lífsstíl og venjur hins nýja lands. Þetta
snýst ekki aðeins um tungumálið, þó að þekking
á tungumáli viðkomandi lands geti skipt miklu
máli. Aðlögun þýðir að hafa rétta viðhorfið og
hvatninguna, sem og rétta hæfni (soft skills) svo
sem samskipti, sjálfstæð vinnubrögð, sjálfstraust
og aðlögunarhæfni. Alþjóðleg reynsla, svo sem
mannaskiptaverkefni, eru góð leið til að þróa
þesskonar hæfni. Í þessu ferli, sem er bæði
persónulegt og alþjóðlegt fyrir starfsnemann, þá
er hlutverk fyrirtækisins afar mikilvægt.
Handleiðsla í aðlögunarferlinu (mentoring) er
lykilatriði til að styðja starfsnemann til að aðlagast
nýrri menningu. Hlutverk hans er að styðja við
aðlögun starfsnemans að vinnustaðnum sem
og að veita honum hagnýt ráð um landið, siði og
venjur. Hafa þarf í huga að menning og venjur
eru mismunandi eftir löndum, sinn er siður i landi
hverju.
Það sem mér fannst mest um vert var að hafa tækifæri
til að þróa almenna hæfni mína, svo sem fjölmenningar- og þekkingu, tækniþekkingu. Frábært að geta sett þetta á
starfsferilskrána.
Starfsnemi frá Bretlandi
13www.getmobileproject.eu
Starfsnemi í Frakklandi
Ég heiti Francesca, og ég með gráðu í Alþjóðlegum vísindum og
diplomatic tengslum. Ég frétti um mannaskiptaverkefni í gegnum
vin minn. Þar sem ég hafði litla sem enga starfsreynslu, var þetta
áhugaverður kostur fyrir mig – að bæta frönskukunnáttu og að fá
starfsreynslu, þetta hljómaði mjög vel.
Ég sendi umsókn til Viðskiptaráðsins í Lyon, en hlutverk þess er að
aðstoða fyrirtæki við að finna viðskipti erlendis. Ég fékk jákvætt svar,
fékk styrk og ég fékk verðmæta reynslu í að fylgja eftir alþjóðlemum
verkefnum frá byrjun til enda. Það sem mér fannst mest um vert var að
geta þróað mína persónulegu hæfni, menningarlæsi og tækniþekkingu.
Ég mæli með þessari reynslu!
Reynslusaga
Besta minning mín úr mannaskiptaverkefninu var að fá meiri ábyrgð en ætlast var til. Ég naut einnig félagslegra tengsla utan vinnunnar, sem
er mjög mikilvægt. Ég var svo heppin að hafa tækifæri til að ferðast um læra meira um menningu landsins.
Starfsnemi í Bretlandi
Kaflinn í hnotskurn
✓ Með dvöl erlendis kemst lærlingurinn í snertingu við siði og
venjur landsins og þarf að takast á við ýmsa hluti svo sem
tungumálakunnáttu, vinna sjálfstætt, samskipti og lausn
vandamála.
✓ Fyrirtækin eru í lykilhlutverki hvað varðar reynslu starfsnemans
og því skiptir miklu máli að undirbúningurinn sé í samræmi við
það.
✓ Handleiðsla er lykillinn en í gegnum hana mun starfsneminn fá
mikilvægar upplýsingar og ráðgjöf við að aðlagast nýjum siðum
í nýju landi.
✓ Gott er að senda væntanlegum starfsnema upplýsingar um
fyrirtækið og landið áður en viðkomandi kemur.
Gagnlegir tenglar
Ganglegar rannsóknir um fyrirtæki
http://www.globalnegotiationresources.com/
Vefgátt Evrópusambandsins vegna atvinnu,
félagsmála og aðlögunar
http://ec.europa.eu/social/home.jsp
Hjálp og aðstoð vegna ýmissa þátta sem
snúa að því að vinna og búa erlendis
http://europa.eu/youreurope/index.htm
14
6. Hvernig á að velja starfsnema?
Hægt er að nota heimasíðu Get Mobile til að leita að heppilegum starfsnema fyrir fyrirtækið. Skráðu
þig á www.getmobileproject.eu en þar er hægt að skoða upplýsingar um konur sem hafa lokið námi í
viðskiptum og vísindum og eru að leita að samstarfsaðilum.
Gott er að fylgja þessum þremur skrefum í valferlinu;
Viðtal
Eins og í hefðbundnu ráðningarferli þá er
nauðsynlegt að hafa eins miklar upplýsingar og
mögulegt er áður en valið fer fram. Þegar þú
hefur skoðað starfsferilskrána þá er gott ráð að
skipuleggja viðtal með þeim sem þú hefur mestan
áhuga á. Að nota Skype eða sambærilega tækni
er afar ódýr leið til þess. Tryggðu að þú hafir
spurningar á takteinum áður en viðtalið fer fram
svo þú getir borið saman svörin eftir á. Mikilvægt
er að svara áhugasömum eins fljótt og auðið er.
Lýsing á verkefni og hæfnikröfur
Ef þú ert ekki viss um hvaða verkefni þú vilt láta
starfsnemann vinna þá verður erfitt að laða að þá
manneskju sem rétt er í starfið, og hefur þá hæfni
til að bera sem þú þarft á að halda. Gerðu lýsingu
á verkefninu (svipað og starfslýsingu) sem lýsir
væntanlegu hlutverki og verkefnum. Gott er að útbúa
lýsingu á þeirri hæfni sem þú telur nauðsynlegt að
viðkomandi hafi til að bera. Hér má einnig gera grein
fyrir skilyrðum þeim sem fylgja starfinu, vinnutími,
fjárhagslegur stuðningur, o.fl.
Auglýsing
Mikilvægt er að auglýsingin sjáist þar sem
mestar líkur eru á að finna rétta manneskju.
Hægt er að auglýsa á heimasíðum víða í Evrópu
en einnig á www.getmobileproject.eu. Íhugaðu
hvort þú er að leita að ákveðinni kunnáttu,
svo sem markaðsmálum og þá getur þú haft
samband við háskóla sem útskrifa nemendur
í þessum greinum. Ef þú ert að leita eftir
starfsnema frá ákveðnu landi, þá getur þú leitað
eftir landi inn á heimasíðu Get mobile
2
1
3
15www.getmobileproject.eu
Reynslusaga
Starfsnemi í Tyrklandi
Ég heiti Katrín og er útskrifuð úr Evrópslum fræðum í Þýskalandi. Ég
kom til Bretlands til að sinna verkefni fyrir Inova ráðgjafarfyrirtækið í
sex mánuði. Ég hafði áhuga á því að auka tækifæri mín á vinnumarkaði
en einnig að upplífa nýja reynslu og læra tungumálið. Ég var mjög ánægð
með að fá pláss hjá Inova þar sem fyrirtækið aðstoðar frumvöðlakonur
á vinnumarkaði með ýmsum hætti, sem mér fannst spennandi.
Verkefnið var mjög gagnlegt og lærði ég að takast á við margskonar
skrifstofustörf. Einnig var þetta góð almenn reynsla, og lærði ég einnig
mikið um sjálfa mig og fékk aukið sjálfstraust. Þar sem Inova er lítið
fyrirtæki fékk ég að takast á við meiri ábyrgð en ég bjóst við, sem gerði
reynsluna mjög árangursríka fyrir mig.
Kaflinn í hnotskurn
• Notaðu Get Mobile til að leita að hentugum starfsnemum fyrir
verkefnið þitt, skráning er á www.getmobileproject.eu
• Fylgdu þessum skrefum til að hjálpa þér að ráða þann sem er
hæfastur fyrir þitt fyrirtæki.
• Útbúðu skýra verkefna lýsingu,(svipað og starfslýsingu) sem
útlistar hlutverk og verkefnin sem viðkomandi á að sinna.
• Auglýstu á réttum stöðum til að laða að besta starfsnemann.
• Taktu viðtal við þá sem koma til greina áður en ákvörðun er tekin.
Gagnlegir hlekkir
Gagnlegar upplýsingar varðandi ráðningu
starfsmanna
http://www.smetoolkit.org/smetoolkit/en/
category/937/Recruiting-Hiring
Heimasíða Eures
http://ec.europa.eu/eures/home.jsp?lang=en
Heimasíða Get mobile
http://getmobileproject.eu
Alþjóðavæðingin er mjög stór þáttur í okkar fyrirtæki og möguleikinn á því að hýsa hæfileikaríkan starfsnema er
mjög áhugaverður kostur.
Fyrirtæki á Ítalíu
16
7. Að hýsa starfsnema – áður en verkefni hefst
Samskipti milli fyrirtækis og starfsnema áður en verkefni hefst
Skýr boðskipti milli starfsnema og fyrirtækis eru
nauðsynleg til að koma í veg fyrir misskilning seinna
meir. Mikilvægt er að senda til hennar almennar
upplýsingar um fyrirtækið, sveitarfélagið eða
landssvæðið áður en verkefnið hefst.
Þegar þú hefur tekið ákvörðun um að hýsa
starfsnema, þá er mjög mikilvægt að undirbúa
starfsfólk fyrir komu hennar og veita þeim
upplýsingar um nýja starfsmanninn. Hvetja ætti
starfsfólk til að bjóða hana velkomna og hjálpa
henni að aðlagast vinnuumhverfinu. Góð hugmynd
er að hafa sérstakt innleiðingar prógramm fyrir
hana í byrjun sem og fyrir aðra nýliða, ásamt
skoðunarferð um fyrirtækið og funda með
starfsfólkinu.
Einnig þarf að undirbúa komu viðkomandi með því
að ganga úr skugga um að vinnustöð viðkomandi
sé til reiðu, tölva og Netsamband.
Hagnýtar upplýsingar fyrir starfsnemann áður en verkefni hefst.
Það er undir fyrirtækinu komið hve miklar
upplýsingar á að senda starfsnemanum áður en
hún kemur. Hægt er að senda henni hagnýtar
upplýsingar um húsnæði, tryggingar, félagslega
aðstoð, heilsugæslu og svo framvegis. Góð
hugmynd er að senda lista með hagnýtum
heimasíðum sem viðkomandi getur kynnt sér
áður en lagt er í hann. Á þessu stigi geta vaknað
ýmsar spurningar hjá henni sem hægt er að svara
fyrirfram.
Handleiðsla (mentoring) á meðan á verkefni stendur
Best er að tilnefna ákveðinn starfsmann sem sér
um handleiðslu viðkomandi. Hann/hún þarf að
þekkja til viðkomandi, bakgrunn, hæfni og reynslu
til að geta aðstoðað við aðlögun og að tryggja að
hún fái sem mest út úr dvölinni. Gott er að tilnefna
þennan starfsmann fljótlega til að þau geti kynnst
og verið í sambandi áður en dvölin hefst.
Fyrirtæki í Grikklandi
Ég heiti Olga og er framkvæmdastjóri Militos Emerging Technologies
& Services í Grikklandi. Militos er frumkvöðlafyrirtæki sem býður upp
á ýmiskonar ráðgjöf. Markmið okkar er að þeir sem við kjósum að vinna
með eru einstakir. Við erum mjög meðmælt því að taka starfsnema þar
sem ávinningurinn er bæði fyrir fyrirtækin og viðkomandi einstakling.
Við erum einmitt þekkt fyrir að þjálfa okkar starfsfólk frá grunni,
hæfnin einskorðast ekki við það sem stendur í ferilskránni. Það er því
ekki tilviljun að við tökum við starfsnemum, sem verða oftar en ekki
starfsmenn hjá okkur. Við kjósum þessa leið því við trúum því að það
borgi sig fyrir fyrirtækið og mun að lokum auka veg og virðingu þess.
Er það þess virði? - Ekki spurning!
Reynslusaga
17www.getmobileproject.eu
Stuðningur við starfsnemann til að byggja upp tengslanet.
Félagslegt tengslanet er mjög mikilvægt
fyrir starfsnemann. Þegar viðkomandi
kemur er mikilvægt að sá sem sér um
handleiðsluna kynni henni svæðið, hvernig
á að komast til vinnu, hvar á að versla,
hvar heilsugæslan er o.s.frv. Sá sem
handleiðir þarf ávallt að vera meðvitaður
um mismunandi menningarlegan bakgrunn
og upplýsa og fræða um menningu hins nýja
lands. Hægt er að koma viðkomandi í kynni
við stofnanir eða félög á alþjóðlegum grunni
þar sem viðkomandi getur kynnst fólki.
Kaflinn í hnotskurn
Áður en verkefni hefst: Skýr samskipti milli starfsnema og fyrirtækis
koma í veg fyrir erfiðleika og misskilning seinna meir. Sendu
starfsnemanum almennar upplýsingar um fyrirtækið, sveitarfélagið,
svæðið, um siði og venjur menningarinnar en einnig hagnýtar
upplýsingar og gagnlega tengla.
• Undirbúðu starfsfólk og veittu því nauðsynlegar upplýsingar um
starfsnemann.
• Finndu starfsmann til að handleiða viðkomandi.
• Styddu starfsnemann í því að byggja upp tengslanet.
• Stýrðu væntingum starfsnemans og fyrirtækisins
Gagnlegir tenglar
Heimasíða þar sem hægt er að finna
ýmsar upplýsingar um handleiðslu
http://www.evta.net/eumoveportal/
startpage_-3.html
Að stýra væntingum
Til að mæta væntingum starfsnemans, þarf fyrirtækið
að hafa upplýsingar um hvaða væntingar hún hefur um
mannaskiptaverkefni sitt. Hún gæti haft væntingar um að auka
þekkingu á viðkomandi menningu, að læra nýtt tungumál, að
styrkja tengslanetið eða að auka almenna hæfni á vinnumarkaði.
Gott er að hafa þetta huga í ráðningarferlinu og ræða í viðtalinu.
Að stýra væntingum fyrirtækis
Mikilvægt er að það sé skýrt hvaða verkefni viðkomandi á að
sinna. Eins og áður segir, er gott að útbúa verkefnalýsingu og
lista upp þau verkefni sem viðkomandi þarf að sinna. Auðvitað
þarf einnig að hafa einhvern sveigjanleika í þessari verklýsingu
þar sem óvænt verkefni geta komið upp.
Mér finnst mannaskiptaverkefni spennandi kostur fyrir okkar fyrirtæki. Við munum svo sannarlega skoða þennan
möguleika nánar með aðstoð GET mobile.
Íslenskt fyrirtæki, áhugasamt um mannaskiptaverkefni
18
Gott er að fela starfsnema ákveðið verkefni sem hæfir hans áhugasviði og hæfileikum. Það er mikilvægt að hann fái nóg að gera,
þannig að hann fái mikilvæga starfsreynslu og nýti verkefnið til fulls.
Gagnlegt ráð:
19www.getmobileproject.eu
8. Að hýsa starfsnema – fyrstu vikurnar
Að hýsa nema getur verið auðgandi reynsla fyrir báða aðila. Við höfum sett hér saman upplýsingar sem koma
að notum við að gera sem mest og best úr þessari reynslu.
Kaflinn í hnotskurn
• Starfsneminn þarf að skilja hvað fyrirtækið gerir, markmið,
viðskiptavini og menningu þess.
• Mikilvægt:
•Fyrirtækið og viðskiptavinir
•Teymið og vinnumenningin
•Að stýra starfsþróun viðkomandi starfsnema
• Skilgreinið verkefni starfsnemans og gætið að því að hún sé virk.
Gagnlegir tenglar
Heimasíða þar sem hægt er að finna
ýmsar upplýsingar um handleiðslu
http://www.evta.net/eumoveportal/
startpage_-3.html
Að kynna fyrirtækið
Mikilvægt er að starfsneminn skilji starfsemi
fyrirtækisins, markmið, viðskiptavini, og
menningu þess. Flestum fyrirtækjum finnst
best að hafa kynningarfund með nemanum
til að fara yfir grundvallaratriði, hlutverk og
væningar.
Þessi fundur ætti að innihalda efni eins og:
1. Fyrirtækið
• Saga fyrirtækisins og núverandi staða þess.
• Markmið fyrirtækis, kjarnastarfsemi og viðskiptavinir.
2. Starfsmenn og vinnumenning
• Skipurit, með hverjum vinnur viðkomandi
• Vinnutími, matar- og kaffitímar.
• Staðsetning – að rata um fyrirtækið
• Vinnuvernd Health and safety at work
• Væntingar viðkomandi fyrirtækis hvað varðar hegðun (trúnaður,
samskipti)
3. Starfsþróun starfsnemans
• Að skýra út hlutverk viðkomandi, hvað á hann að gera og hvar.
• Þjálfun, er einhver sérstök þjálfun nauðsynleg?
• Endurgjöf, mörg fyrirtæki hafa viðtöl við starfsnema eftir fyrstu
vikurnar eða mánuðinn, fer eftir lengd dvalar.
20
9. Að hýsa starfsnema - stuðningur og eftirfylgni
Stuðningur Mannaskiptaverkefni eru oft millibil milli náms og vinnu og því er þessi reynsla oft ný fyrir starfsnemann.
Mikilvægt er að tekið sé á móti henni sem jafningja annara starfsmanna með sviptaða ábyrgð. Þetta
er fremur auðvelt í litlum fyrirtækjum þar sem verkefni og ábyrgð deilast á fáa starfsmenn.
Eftirlit á meðan á verkefni stendur.
Kaflinn í hnotskurn
• Mundu að mannaskiptaverkefni er millibil milli náms og vinnu.
• Eftirlit er gagnlegt til að skoða árangur, framgang og hugsanlegar
áskoranir.
• Sá sem handleiðir ætti einnig að stuðla að tengslamyndun
viðkomandi, bæði innan fyrirtækis og utan þess.
Gagnlegir tenglar
Heimasíða þar sem hægt er að finna ýmsar
upplýsingar um handleiðslu
http://www.evta.net/eumoveportal/
startpage_-3.html
Þegar starfsneminn er farinn að þekkja daglega starfsemi fyrirtækis,
fer af stað eftirlitskerfi til að skoða hvað hefur áunnist, framgangur í
starfi og mögulegar áskoranir. Hér er stuðningur þess sem handleiðir
mikilvægur.
Mentorar eiga að: • Veita handleiðslu.
• Veita endurgjöf og hrós.
• Tryggja opin samskipti
• Veita stuðning
Tengslanet Tengslanet skipta miklu máli í mannaskiptareynslunni. Reyndu að sjá
til þess að starfsneminn:
• Hafi tengsl við aðra starfsmenn
• Sé meðvitaður um hlutverk og ábyrgð annara starfsmanna.
• Viti hvern á að hafa samband við ef spurningar vakna.
Hvetja ætti til myndunar tengslanets starfsnemans sem gæti nýst
honum í öðrum störfum og starfsferlinum almennt.
21www.getmobileproject.eu
Mannaskiptaverkefni þarf að skipuleggja áður en viðkomandi kemur til starfa.
Mælt er með því að verkefnalisti liggi fyrir og stuðningur til að viðkomandi komist
í rútínu í fyrirtækinu.
Gagnlegt ráð:
22
10. Að hýsa starfsnema – mat og eftirfylgni
Er verkefni lýkur er gott að skipuleggja viðtal við starfsnemann sem hluti af matsfundi. Þetta gefur henni
tækifæri til að koma á framfæri sínu áliti á því hvernig reynslan var, hvað var gott og hvað ekki, og getur einnig
komið fyrirtæki að notum ef aðrir starfsnemar koma til fyrirtækis seinna meir. Oft þarf starfsneminn að skrifa
skýrslu og skila í heimalandi sínu sem fyrirtækið gæti einnig nýtt. Hafa ber í huga að skýrslan er væntanlega á
móðurmáli viðkomandi nema.
Það getur verið áhugavert að fylgjast með því hvar nemarnir fara til vinnu eftir mannaskiptaverkefni. Margir
halda áfram námi, fara í starf við sitt fag eða fara algjörlega aðra leið í ferli sínum. Áframhaldandi samband við
nemann gæti verið forvitnilegt og gagnlegt og sýnir að á þínum vinnustað skiptir fólk máli.
Samfélagsmiðlar eins og Facebook, Twitter eða LinkedIn, geta verið tækifæri til að vera í áframhaldandi sambandi
og einnig getur fyrirtækið boðið honum að vera áskrifandi að fréttabréfi fyrirtækisins.
Kaflinn í hnotskurn
• Mundu að mannaskiptaverkefni er millibil milli náms og vinnu.
• Skipulegðu viðtal þegar verkefni lýkur
• Vertu í sambandi við nemann þinn, það sýnir að fyrirtækið þitt er
áhugasamt um fólk og er vingjarnlegur vinnustaður. Það gefur
fyrirtækinu einnig tækifæri til að byggja upp tengslanet erlendis.
Gagnlegir tenglar
Heimasíða þar sem hægt er að finna ýmsar
upplýsingar um handleiðslu
http://www.evta.net/eumoveportal/
startpage_-3.html
Reynslan af því að hafa nema frá mismunandi löndum hjálpaði mér að byggja upp gott samband
við viðskiptavini mína.
Fyrirtæki í Tyrklandi, sem hýsti starfsnema.
23www.getmobileproject.eu
Hefur þú áhuga á því að vita meira?
Get connected
Þetta snýst ekki um að velja starf heldur lífsmáta.
Starfsnemi frá Tyrklandi
www.getmobileproject.eu