Handbok för medborgardialogBorås Stad har fastställt riktlinjer för medborgardialog, som styr formerna för dialogen. Denna handbok innehåller råd för hur man planerar och genomför dialogen, och riktar sig till både förtroendevalda och tjänstemän.

Tryck kommuntryckeriet Borås augusti 2013

IlluSTraTIoner Syskonen Brogren

layouT annika Sandahl

InnehållVälja meDBorgarDIalog 6

Planera för meDBorgarDIalog 9

genomföra meDBorgarDIalog 17

meToDer 18

VerkTyg 29

uTVärDerIng 35

checklISTa 37

6 7

Välja medborgardialogVad är medborgardialogMedborgardialog fördjupar demokratin genom medborgarnas synpunkter på aktuella frågor. Dia-logen låter de förtroendevalda lyssna av opinioner och förslag. Medborgar dialogen är en möjlighet till inflytande även mellan valen.

Medborgardialog har två huvudsyften: dels ska medborgarna få inflytande över de frågor dialogen gäller, dels ska de förtroendevalda få ökat underlag för bra beslut.

Medborgardialog handlar oftast om saker som kräver politiska beslut. De förtroende valda är därför självklara deltagare i dialogen och mottagare av det som sägs. Med borgar dialogen skiljer sig från brukardialogen, som mer eller mindre ständigt pågår i verksamheterna mellan brukare och tjänstemän.

Medborgardialog innebär inte direktdemokrati. Dialogen är ett komplement till vår representativa demokrati, där valda politiker fattar besluten. Men genom dialogen får medborgarna möjlighet att delta och påverka de förtroendevalda mellan valen.

motiv för medborgardialogDialogen skapar ökad tolerans för andras argument, djupare känsla för den egna orten, och bättre kunskap om den demokratiska beslutsprocessen. Dialog skapar engagemang och en vilja till vidare samtal.

Medborgardialogen är en bra metod när de förtroendevalda behöver mer kunskap om medborgar-nas värderingar, prioriteringar och åsikter i en viss fråga. Den kan samtidigt ge medborgarna mer insikt i kommunens ansvar och behov av att prioritera, och bidra till ökat förtroende för kommu-nen och de förtroendevalda.

när ska vi ha dialogEn lyckad medborgardialog förutsätter ett klart syfte med dialogen och en tydlig beskrivning av vad den ska handla om.

Syftet kan till exempel vara att pejla opinionen i en fråga, att låta medborgare delta i utformning-en av någonting, att få stöd för ett val mellan olika alternativ. Syftet kan också vara att låta grup-per som annars inte kommer till tals göra sin röst hörd.

Deltagarna i dialogen måste väsentligt kunna påverka eller rent av besluta om det saken gäller. Det får inte vara något där utgången redan är given. Det måste gå att beskriva de ekonomiska följder-na av olika val, särskilt om olika alternativ kräver att man försakar något annat.

Lämpliga ämnen för en dialog är ofta konkreta och avgränsade, till exempel hur man ska utforma ett torg, eller hur en grönyta ska användas. Men dialogen kan också handla om större och långsik-tiga frågor, till exempel hur man vill att äldreomsorgen ska utvecklas.

Dialogen kan också ha som sekundärt syfte att göra medborgarna mer medvetna om kommunens ansvar, förutsättningar och resurser, och därmed om behoven att priori tera. Om det finns ett sådant syfte med dialogen, planera noga för att ge bakgrund till ämnet.

8 9

Medborgardialog är ett utbyte mellan medborgarna och den politiska ledningen av kommu-nen. Initiativet till och beslutet om att välja medborgardialog tas alltid av de förtroendevalda.

CHeCklIsta

Syftet med dialogen är tydligt

frågan för dialogen går att påverka

Både möjligheter och fallgropar är inventerade

Planera för medborgardialogVad ska dialogen handla omVad dialogen ska handla om måste vara klart definierat. Det finns säkert många angränsande frågor som också engagerar, men det är svårt att få ett tydligt resultat av dialogen om den svä-var ut över olika ämnen. Var därför tydlig med vilken fråga dialogen handlar om.

Utöver själva ämnet för dialogen måste det också finnas tydliga ramar. Enklast är det förstås när den fråga som diskuteras kan ses helt isolerad och inte har några konse kvenser för någon-ting annat, men ofta är det inte så enkelt. Ett val kan innebära att man måste försaka något annat. Klargör vilka ramar ämnet för dialogen har, och var beredd att styra den. Det betyder samtidigt att du måste vara beredd att hantera andra frågor som dyker upp, till exempel via klagomålshanteringen.

Var alltså klar över saker som: Hur pass översiktlig eller detaljerad vill vi att dialogen ska vara? Kan frågan behandlas som ett slutet system, eller har den förgreningar ut i hela verksamheten – och var går då gränsen för dialogen? Är aktiviteten självklar, eller kan den ställas i motsats till andra satsningar? Ska diskus sionen över huvud taget handla om kostnader – och om inte, hur möter jag penga frågan om den dyker upp?

Skapa förutsättningarMedborgarna måste känna att dialo gen är meningsfull, det är grundläggande. Utöver att frå-gan är viktig nog engagera sig i, måste det finnas utrymme för att påverka saken. Om allt redan är fastlagt är det heller ingen mening att bjuda in till dialog. Sådant genomskådas – och ingen är intresserad av att delta ”på låtsas”.

Dialogen måste ske tidigt i ett ärende, så att positionerna inte är låsta. Välj ämnen där de poli-tiska partierna inte har bundit sig för någon viss lösning, utan att medborgarna känner att det finns möjlighet att påverka de förtroendevalda. Om det finns delar som inte går att påverka, måste du vara tydlig med att tala om det

10 11

För en meningsfull dialog måste medborgarnas insats leda till resultat, att de ser att deras åsikt har betydelse och att den kan påverka utgången. Det kanske inte alltid går att utlova ett synligt resultat med detsamma. Det gäller att vara tydlig med vad man kan och inte kan lova.

En initierad opinion är en viktig utgångspunkt för en konstruktiv och meningsfull dialog. För att kunna ge stöd för svåra beslut måste medborgarna känna till förut sättningarna. Fundera på om ämnet är tillräckligt känt, eller hur du ska grunda för dialogen med information om frågan.

Vilken nivå av dialogTydlighet är den viktigaste nyckeln till en lyckad medborgardialog. Att bjuda in till medbor-gardialog skapar förväntningar. Det är därför viktigt att vara tydlig med ämnet och ramarna för dialogen. Men det är lika viktigt att klargöra vilken nivå dialogen rör sig på.Kommunikationen med medborgarna kan ske på olika sätt och innebära att dessa blir mer eller mindre involverade. Grundläggande är att informera medborgarna. Det är envägskom-munikation, syftar enbart till att ge upplysningar och är alltså inte någon medborgardialog.

konsultationKonsultation är det första steget på trappan av medborgardialog. Konsultation innebär att de förtroendevalda hämtar in synpunkter från medborgarna. Det har också mycket karaktär av envägskommunikation, fast åt andra hållet. Medborgarna får tycka till i frågan.

DialogDialog innebär att medborgarna och de förtroendevalda utbyter tankar. Samtalet bör ske för-utsättningslöst med resonemang om olika alternativ och deras följder. För en god dialog får det inte leda till debatt där man försvarar olika positioner.

InflytandeInflytande innebär att medborgarna påverkar genom att vara med och planera och genomföra aktiviteter, är med i ett samarbete. Det är en praktisk påverkan genom att inom givna ramar vara med och skapa aktiviteten.

medbeslutandeMedbeslutande innebär att den ansvariga nämnden lämnar ifrån sig någon del av beslutet till medborgarna eller en grupp av medborgare, vars beslut inom givna ramar blir bestämmande.

12 13

Vilka vill vi prata medMedborgardialog omfattar alla som bor, verkar eller vistas i kommunen. En enskild dialog kan rikta sig till en eller flera utvalda grupper, eller till alla medborgare. Det är viktigt både för en-gagemanget från medborgarna och för ett lyckat resultat att hitta rätt målgrupper för dialogen.

Frågor lämpliga för medborgardialog har ofta klara konturer och klara avgränsningar. Därför kan du ofta hitta givna målgrupper för dialogen. Vissa frågor kan till exempel vara intressanta för med borgare i en viss geografisk del av kommunen.

Samtidigt är det viktigt att inte andra känner sig förbigångna. Till exempel är en ny fritidsgård i en stadsdel kanske intressant för fler än de bo-ende just där. Tänk vid riktade dialoger igenom även möjligheterna för andra grupper att göra sig hörda.Tänk också igenom vilka ”dolda” grupper som kan vara intressanta för dialogen men som kan kräva särskilda insatser att nå ut till. I exemplet med fritidsgården kan det vara lätt att få en dialog med de ungdomar som brukar träffas på fritidsgården. Men hur når vi de ungdomar som inte går till fritidsgården, utan vill ha andra akti-viteter, eller kanske en annorlunda fritidsgård?

Fundera också på om det kan finnas resursstar-ka eller högljudda påtryckargrupper i frågan, och hur du i så fall balanserar dem mot övriga intressenter.

14 15

Våra rollerFörtroendevalda och tjänstemän måste båda medverka i medborgardialogen, men i klart åtskiljda roller. De förtroendevalda har ansvar för dialogen och bestämmer vad den ska handla om och vilken nivå av inflytande som gäller.

I mötet med medborgarna agerar de förtroendevalda, gör presenta tioner och lyssnar av dialo-gen. Detta till skillnad från brukardialogen, där tjänstemännen möter och lyssnar till brukarna.

Medborgardialogen är öppen för alla politiska partier att delta i - men förtroendevalda måste skilja på sin roll som partipolitiker och sin roll som kommunal förtroendevald.

Som partipolitiker ska man argumentera för sitt budskap, och i förlängningen värva röster till partiet och kanske även nya medlemmar. Som deltagare i medborgardialogen är det viktigt att inte göra den till debatt mellan politiska skiljelinjer.

Bäst är om medborgardialogen handlar om ämnen där de politiska partierna inte låst sig för någon lösning. Skulle det finnas redan klara politiska ställningstaganden bör de redovisas ti-digt i dialogen, och därefter i möjligaste mån läggas åt sidan. Redovisningen ska handla om det egna förslaget, inte kritisera andra förslag.

Som förtroendevald ska man i en medborgardialog koncentrera sig på att lyssna av var med-borgarnas fokus ligger, vilka behov och värderingar som framförs. Det finns sedan anledning att ställa frågor, som bör vara öppet formulerade, och lyssna till svaren.

Som insatt i den fråga eller verksamhet det gäller kan den förtroendevalde beskriva de alter-nativ som finns, det handlingsutrymme som finns, och vad som måste avstås för att nå andra mål. Detta bör ske på ett objektivt sätt och utan att gå i polemik med det som framförs i dialo-gen. Naturligtvis måste man kunna uttrycka sina egna åsikter och argument, men utan att mer ovana deltagare i dialogen känner sig tillplattade.

16 17

CHeCklIsta

ämnet för dialogen är klargjort och avgränsat

medborgarna har fått tillräcklig information om frågan

målgruppen eller målgrupperna för dialogen är tydliga

”Dolda” respektive ”högljudda” intressegrupper är kartlagda

nivån för dialogen är fastställd och klargjord för deltagarna

Deltagande förtroendevalda och tjänstemän är klara över sina roller

Genomföra medborgardialogEn medborgardialog ska ge de förtroendevalda mera kunskap genom att lyssna på medborgar-na. Medborgardialogen har olika metoder, t.ex. fokusgrupper, medborgar panel, dialogcafé. En bra dialog innehåller ofta en blandning av flera olika metoder.

Nedan redogörs för de metoder vi främst ska använda i Borås Stad, men naturligtvis finns det utrymme för att utveckla nytt. För att medborgarna ska känna igen sig och få rätt förväntning-ar på dialogen, ska vi i kommunens olika verksamheter använda samma benämningar på de olika metoderna.

Medborgardialog är inte detsamma som direktdemokrati. Någonstans går en gräns då dialogen slutar och den vanliga politiska beslutsprocessen tar vid. Var tydlig med den gränsen, så att deltagarna i dialogen förstår hur beslutet måste gå till.

Borås Stad använder även e-petition. En e-petition är en möjlighet för medborgarna att lämna ett förslag, liknande fullmäktigeledamöters möjlighet att skriva en motion. E-petition medför dock inget samtal, och är inte någon metod i medborgardialog.

18 19

Metoder

enkätEn enkät kan vara ett trubbigt instrument, men de svar den ger är å andra sidan ganska säkra.

För att vara enkel att svara på bör en enkät oftast vara utformad som flervalsfrågor med givna alternativ. Alternativen innebär en bundenhet för den som svarar. Det är alltså viktigt att formule-ra frågorna med omsorg.

En ambitiöst upplagd enkät med ett korrekt urval och tillräckligt antal svarande ger ett besked som är ett säkerställt tvärsnitt av den tillfrågade gruppen. I sin enklaste form kan en enkät vara en fråga på webben. Svaret blir då bara en fingervisning, eftersom man inte har någon kontroll av hur de som svarat representerar målgruppen.

fokusgruppEn fokusgrupp skapar delaktighet, och kartlägger vad gruppen tycker är viktigt i en viss fråga. Det ger ett underlag om vad som är mest angeläget att ta tag i. Fokusgrupp används tidigt i en process för att identifiera viktiga faktorer, och gruppens insikt i ärendet. Det kan vara en kom-pletterande metod före en enkät, för att ställa rätt frågor.

Styrkor med fokusgrupp är att det är en enkel, snabb och strukturerad metod. Ofta stimulerar den till givande samtal, och ger många idéer och förslag. Det går snabbt att sammanställa resulta-ten och redovisa dem. En begränsning är att fokusgruppernas diskussioner inte ger tid att analy-sera frågan på djupet.

Fokusgruppen ska ha en moderator som är insatt i ämnet, och någon som dokumen terar. Loka-len bör vara möblerad så att deltagarna ser tavlan där dokumentationen görs löpande. En lämplig grupp är 6 till 12 deltagare, för att de ska känna sig fria att uttrycka sina åsikter. Metoden fungerar bäst i en homogen grupp som kan kopplas till frågan. Det kan vara ett bra sätt att engagera mar-ginaliserade grupper.

Tidsåtgången är 2-3 timmar. En ”morot” kan behövas för att få medborgarna att delta i fokus-gruppen. Man bör också planera någon servering under gruppens möte, och underlätta deltagan-de genom att t.ex. ordna barnomsorg.

geopanelMed Geopanelen kan du framför allt ställa frågan ”var?”: Var är det tryggt att gå, eller var ska vi bygga en lekplats? Medborgare inbjuds att uttrycka sin åsikt eller lämna sitt förslag genom att sätta en markör på en plats, märka ut en vägsträcka eller markera ett område på kartan. Till mar-keringen kan man också koppla en skriftlig kommentar.

Bra kartmaterial är en förutsättning för Geopanelen. Alla svaren får en geografisk koppling. An-vänder man GIS-karta som underlag kan svaren analyseras mot olika kartlager i systemet.

GeoPanelen ger möjlighet för många att lämna synpunkter och förslag när det passar dem. An-vänd inte för många eller för komplicerade frågor, det bör vara så enkelt att svara att det tar max 15 min.

medborgarpanelEn medborgarpanel är en grupp som ger förtroendevalda ett bredare underlag till beslut genom att svara på frågor, lämna synpunkter och komma med förslag och idéer.

En medborgarpanel kan sättas samman på olika sätt, t.ex. en öppen inbjudan där de som anmäler sig får delta, eller slumpmässigt utvalda från befolkningsregistret efter olika kriterier. Panelen är sedan i funktion under en längre tid. Eventuellt kan man successivt byta medlemmarna i panelen.

20 21

En medborgarpanel kan träffas via fysiska möten eller som en e-panel över webben, eller en kom-bination. En e-panel via webben ger snabbare resultat. Delta utan krav på att komma till fysiska möten kan locka medborgare som har ont om tid.

Var tydlig med om panelen ska behandla en viss fråga eller användas för alla verksamheter. Pane-len kan inte få frågor alltför ofta, varannan månad kan vara lagom.

Det tar en hel del tid att hantera en medborgarpanel, från att bjuda in deltagare till att ställa frågor och få in svar. Någon måste ha ansvaret för att administrera panelen, och för beslut om vilka frågor som ska ställas.

DialogcaféCafémetoden uppmuntrar människor att delta i diskussioner i en informell och bekväm miljö. Den lämpar sig särskilt för att få fram idéer och förslag. Det är viktigt att lokalen är inbjudande och avkopplande. Ämnet måste vara relevant och tydligt.

Mötet leds av en moderator och bör inledas med en kort faktagenomgång av ämnet. Informa-tionsmaterial bör också finnas till hands. Små samtalsgrupper runt bord undersöker ett tema eller givna frågor, som skall vara öppna och utmanande. Deltagarna kan byta grupp vid förutbestämda tidpunkter under mötet.

Målgruppen kan vara alla kommuninvånare, eller representanter för grupper och intressenter. Målgrupperna kan gärna blandas.

Processen genomförs i princip med tre olika faser; analys, fördjupad analys, utarbeta förslag. Arbetet vid borden dokumenteras. Idéer och synpunkter delges övriga deltagare både under och i slutet av mötet.

Styrkor med metoden är att den känns informell, öppen och flexibel. Den uppmuntrar lärande, och att lyssna och utbyta synpunkter. Metoden skapar ett starkt engagemang hos deltagarna, men ska inte användas för att fatta beslut eller göra direkta åtaganden.

Dialogcafé kan även genomföras i en mer öppen variant. Man väljer då inte en målgrupp att bjuda in, utan annonserar en inbjudan öppen för alla intresserade. Även själva mötet kan då vara friare och behöver inte inledas med någon faktagenomgång, utan kan handla mer om idéer från de församlade.

22 23

rådslagRådslag kan användas när både mål och handlingsalternativ är öppna. Grundtanken är att människor diskuterar olika alternativ med för- och nackdelar, och de konsekvenser det skulle kunna innebära att genomföra vart och ett.

Ett rådslag måste vara väl förberett, organiserat med en tydligt strukturerad dialog med medborg-are, intressenter, företagare, och andra aktörer t.ex. inom ett geografiskt område. Rådslaget kräver ett omfattande förarbete av både politiker och tjänstemän.

Inför rådslaget bör man klargöra ett tydligt syfte som avgränsas i tid och rum. Under rådslaget krävs tydliga spelregler och ramar för vad deltagarna kan påverka. En kunnig processledare har stor betydelse.

Rådslaget formulerar och prioriterar förslag som sedan lämnas till politikerna för beslut. Efter rådslaget får deltagarna återkoppling om vad som beslutades och varför, och hur det ska genom-föras.

Styrkor med rådslaget är att man får en strukturerad process med fokus kring några huvudförslag. Det är tydligt med vad som ska ske med resultatet, och i allmänhet kort tid till genomförandet. En begränsning är att huvudförslagen redan är utkristalliserade, och inga nya förslag kan komma in i processen.

öppet områdesmöteÖppet områdesmöte är en mötesplats mellan medborgare, organisationer och politiker för dialog och svar på invånarnas frågor. Metoden kan vara ett löpande samarbete med lokalsamhället, och samtalen koncentreras kring frågor av särskilt intresse för området. Antalet möten kan variera, från två gånger om året till varannan månad.

Metoden kan användas när man vill- informera lokalbefolkningen om politik och utveckling i det lokala området. - ta reda på vad invånarna tycker om en fråga inom området. - ta reda på vilka frågor som är viktigast för lokalbefolkningen. - att förtroendevalda ska ta emot synpunkter och svara direkt på frågor.

Mötet bör vara på kvällstid. Agendan är klar i inbjudan till mötet. För svar på mötet bör frågor eller synpunkter anmälas i förväg, men utrymme bör också finnas för korta övriga frågor från deltagarna. Resultaten rapporteras till deltagarna efter varje möte, och inåt i organisationen.

Öppet områdesmöte främjar öppenhet och insyn. Finns det oro för något i området kan mötet anpassas till detta. En begränsning är att man ofta bara når de människor som alltid kommer till olika möten.

24 25

framtidsverkstadFramtidsverkstad är en pedagogisk metod för att få fram både konkreta idéer och visioner. Meto-den har lust och kreativitet som drivkraft, och skapar både frihet och trygghet. Huvudprinciper är deltagarstyrning, demokrati och struktur. Alla idéer och åsikter blir hörda, diskuterade och inför-da i ett sammanhang Metoden bygger på att man vill förändra eller utveckla något. De medverkande ska hitta en platt-form där de kan förverkliga sina idéer tillsammans. Detta bearbetas i faser från probleminvente-ringar till beslut om vad som behöver göras, när det ska göras, ibland även hur det ska göras och av vem. En lyckad framtidsverkstad leder ofta till att arbetsgrupper går vidare med lösningar och nya utvecklingsprocesser.

Framtidsverkstad är strikt upplagd tidsmässigt och det är noga att hålla tiderna. Verk staden tar minst en hel dag. Det behövs moderatorer som är utbildade i tekniken, och en stor lokal med mycket väggutrymme. Deltagarna måste vara aktiva och vara med hela tiden. Det är en fördel att ha en blandad grupp med politiker, tjänstemän, medborgare och andra intressenter. Det bör vara högst ca 25 personer.

En styrka är att metoden är enkel att förstå och genomföra, men den kan kräva en noggrann upp-följning för att stödja den fortsatta processen.

SamrådSamråd är en typ av medborgardialog som finns reglerad i plan- och bygglagen för arbete med översikts- och detaljplaner. Lagen säger att kommunen där ska samråda med sakägare, boende och andra som har ett väsentligt intresse av förslaget. Samrådet syftar till att få fram ett så bra beslutsunderlag som möjligt, och ge möjlighet till insyn och påverkan. Under ett samråd om en detaljplan ska kommunen redovisa planförslaget, skälen för förslaget och planeringsunderlaget.

Inte minst när samrådet handlar om något så komplicerat som en detaljplan är det viktigt att göra materialet åskådligt och lätt tillgängligt för allmänheten. Det ska vara lätt att komma medsynpunkter, och tydligt vilka möjligheter man har att påverka.

TrygghetsvandringarTrygghetsvandringar handlar om hur boende och verksamma i ett område upplever sin när-miljö. Medverkar gör exempelvis politiker samt förvaltning och bostadsbolag som ansvarar för den fysiska miljön, och utöver medborgare gärna föreningar eller andra grupper som repre-senterar viktiga intressen i området. Ofta kan det också vara bra om Polisen medverkar.

Vandringen ska kartlägga området för att analysera otrygga miljöer och öka kunskapen om situ-ationen i området. Börja med att samla in och analysera material från området. Efter vandringen eller vandringarna återstår att prioritera åtgärder, och eventuellt göra en åtgärdsplan.

26 27

medborgarbudgetMedborgarbudget kan användas för att göra budgeten begriplig, och visa hur komplext besluts-fattandet kan vara både på kort och lång sikt. Genom att bjuda in medborgare och be om deras synpunkter på prioriteringar, inkomster och utgifter kan man få ökad förståelse och acceptans för förändringar i verksamheter.

Medborgare kan bjudas in att komma med förslag, t.ex. utifrån en given ekonomisk ram. De kan också få möjlighet att besluta om satsningar utifrån den ramen.

Det krävs väl förankrade beslut innan man bjuder in till medborgarbudget. Det är också viktigt att vara mycket tydlig med vad som kan göras och inom vilka ramar medbeslutandet kan ske. Frågeställningarna måste presenteras lättförståeligt.

Metoden ger ofta stort engagemang från dem som deltar. Medborgarna kommer ofta med bra och väl genomtänkta förslag och synpunkter. Man bör dock undvika alltför tekniska och kompli-cerade frågeställningar. Målgruppen kan vara medborgarna i stort eller i utvalda grupper. Tidplanen följer budgetarbetet för att medbeslutande ska kunna bli en realitet. I de fall man bjuder in barn och unga att priorite-ra eller besluta utifrån givna ramar, bör tiden från idé till genomförande kortas så mycket det går.

28 29

VerktygTidplanGör en tidplan för hela dialogen. Tidplanen utgår från den tid som dialogen kräver och ut-mynnar i tidpunkt för beslut, eller från när beslutet behöver fattas och ser vilken tid som finns för dialogen. För vilket fall kan möten och annat schemaläggas så att inte dialogen faller på tidsbrist i slutspurten.

I tidplanen anger du också vem som ansvarar för de olika momenten. Var konkret – skriv aldrig till exempel ”berörd nämnd”, utan försäkra dig om att det finns utpekade personer som tar ansvar.

finansieringSamtidigt som du gör tidplanen bör du försäkra dig om att alla delarna i dialogen är finansie-rade. Det gäller både pengar till annon ser och lokaler för själva dialogen, och investering eller driftspengar för att det som dialogen handlar om ska bli verklighet.

StrukturMedborgardialog ska vara ett enkelt och informellt samtal. Ofta söker vi grupper som inte är vana vid möten och mötesteknik. Stöt inte bort dem med formalia, utan ha enkla former för mötet. Det hindrar inte att till exempel en samtals ledare kan fördela ordet; tvärtom kan det hjälpa försiktigare deltagare att göra sig hörda.

Utan att bli formell behöver man ändå ge en viss struktur åt mötet. Var tydlig med vad som är ämnet, och inom vilka ramar dialogen ska föras. Klargör hur mötet måste hantera aspekter som är för lång siktiga eller omfattande för att rymmas i ämnet, eller som kanske bara är ett klagomål på någon detalj. Om det behövs, gör också tydligt hur långt kommunens kompetens sträcker sig.

30 31

TillgänglighetEn väl vald plats kan ha stor betydelse både för hur många deltagare som kommer till dialogen, och för hur avspända de känner sig. Kommunens sammanträdesrum kan ha för formell prägel. Bäst är lokaler där målgrupperna ofta vistas, och närhet är ett plus. Tänk fritt – kanske finns det lokaler som annars inte används för möten, men som passar utmärkt för din dialog.

Tänk även på funktionsnedsatta, till exempel rullstolsburna. Hörslinga underlättar för dem med nedsatt hörsel. Man kan göra det lättare att delta även genom att välja en tid som passar målgruppen, och kanske er bjuda tolkning och barnpassning.

lockbetenMat eller kaffe är självklara möjligheter att stimulera deltagarna. Frukostmöten är exempel på en tidseffektiv lösning, där det kan locka att samtidigt få frukost. I en medborgarpanel kan det vara aktuellt att arvodera deltagarna. Ett annat lockbete kan vara att mötet har en intressant talare som anknyter till dialogen.

DokumentationDialogen måste ovillkorligen dokumen teras. Det är gott och väl att ha ett öppet sinne och öra, men resultatet av dialogen måste också tas om hand och användas. Hur dokumentationen ser ut kan variera med dialogformen, men den måste finnas.

Ibland kan deltagarna själva medverka i dokumentationen. Det får inte ske som en belastning, utan då det kan bidra till ökat engagemang. Att föra anteckningar synliga under mötet kan öka delaktigheten. Men gå aldrig till en dialog utan att veta hur dokumentationen ska ske.

All dokumentation från Borås Stads olika medborgardialoger ska sammanställas på en gemen-sam plats på kommunens webb. Där ska det gå att följa de olika dialogerna.

massmediaDet kan bli så att massmedierna refererar dialogen, och kanske även deltar i den med till exem-pel ledarkommentarer. Det kan också hända att en medborgardialog sker utan att media upp-märksammar den. Om media rapporterar om dialogen kan det vara positivt genom att skapa ökat intresse och förmedla kanske både bakgrundsfakta och olika alternativ och argument. Det kan också kännas negativt om till exempel någon aktör i dialogen får dominera i media.

Om media rapporterar från dialogen eller inte kan vi inte påverka. Däremot kan vi försöka göra den mediala uppmärksamheten till något positivt för dialogen. Det gör vi genom att vara öppna och välkomnande för media, ha ett bra fakta underlag, och bidra till en allsidig presenta-tion av dialogens resultat - men samtidigt tänka på att det kan finnas personer som vill delta i dialogen utan att vara med i massmedia.

32 33

övrigtAllmänhetens frågestund finns i både Kommunfullmäktige och nämnderna. Det är en form av dialog, men inte en metod för medborgardialog eftersom den inte öppnar för något inflytande. Frågestunden ger bara upplysningar i sak om de frågor som ställs.

E-petition låter medborgarna ställa förslag, som kommunen bereder som varje annat ärende. Borås Stad har beslutat att införa e-petition. Det är ett bra sätt för allmänheten att kunna ta upp frågor, men inte heller det någon form av medborgardialog. Däremot kan en fråga som väckts via e-petition vara ett lämpligt ämne för en medborgardialog.

Återkoppling Återkoppling är självklar och nödvändig för en medborgar dialog. Deltagarna måste få veta vad deras insats lett fram till. Det krävs för att de ska känna att den tid de lagt ner varit menings-full, och för att vårt arbetssätt medborgardialog ska vara trovärdigt.

Återkoppling kan ske på olika sätt. Planera redan från början hur återkopp lingen ska ske. Tala om för deltagarna vid dialogtillfällena hur de kommer att få åter koppling.

Återkopplingen börjar redan medan dialogen pågår. Dialogen kan innehålla ett antal möten eller andra aktiviteter. Deltagarna måste få återkoppling både under tiden de deltar och efter avslutad dialog.

I en del fall kan återkopplingen ske genom att resultatet är tydligt för alla. Om det till exempel gäller att bygga en lekplats, ändra en trafiklösning eller inreda en fritidsgård kan alla se resulta-tet. Om man kommit överens om det under dialogen kan resultatet vara återkopplingen.

I andra sammanhang leder dialogen kanske inte till någon snar förändring, eller till en åtgärd som inte är så synlig utåt. Då bör man på andra sätt bekräfta deltagarna och vad deras arbete lett fram till.

Denna bekräftelse blir mer betydelsefull ju intensivare deltagandet varit. En person som delta-git i en arbetsgrupp kan exempelvis upp märksammas med ett avslutande möte under festligare

former, eller ett person ligt brev. För personer som deltagit mera i ett kollektiv finns kanske inte den möjligheten. För den skull får bekräftelsen inte utebli, bara finna andra vägar.

Återkopplingen gäller inte bara dem som deltagit i dialogen. Alla boråsare är alltid en mål-grupp för återkoppling. Även en riktad medborgardialog är känd i en bredare grupp. Sök alltid höja intresset för medborgardialog genom att berätta vad just denna dialog lett till. Utöver våra egna kanaler är massmedia en bra väg. I en del fall kan vi nå redaktionell plats, i andra får vi välja att annonsera. En annons kan ytterligare stärka dem som deltagit i dialogen.

Alla resultat och all dokumentation från medborgardialogerna ska finnas samlade på Borås Stads webb, så att intresserade kan ta del av dem den vägen.

34 35

CHeCklIsta

metoderna för dialogen är fastställda

Tidplan för dialogen innehåller alla moment

finansieringen av dialogarbetet är klar

Det finns finansiering för den åtgärd dialogen handlar om

alla medverkande förtroendemän och tjänstemän är vidtalade

lokalen är naturlig för målgruppen och tillgänglig även för funktionsnedsatta

rätt kanaler för inbjudan är valda

Dokumentationen av dialogen är säkrad

kontakter med massmedia är planerade

Återkoppling sker löpande under processen

Återkoppling av resultatet sker till deltagarna efter processen

resultatet av dialogen sprids även till en bredare grupp

Dialogen är dokumenterad på Borås Stads webbplats

UtvärderingLiksom medborgardialog är ett sätt för Borås Stad att skapa en bättre verksamhet, kan även dialogerna bli bättre genom erfarenhet. Summera alltid din dialog, till nytta för både dig själv och andra som arrangerar medborgardialoger.

Utvärderingen ska beskriva syftet med dialogen, ämnet, målgruppen och vilka metoder som användes. Den bör svara på frågorna: Var ämnet lämpligt för medborgardialog? Var förtro-endevalda öppna för dialog och inte låsta partipolitiskt? Nådde vi den målgrupp vi ville? Hur fungerade metoderna? Vad blev kostnaden för dialogen?

Identifiera vad som varit nycklar till resultatet. Reflektera och ge lärdomar att ta med i fortsatta arbetet med medborgardialog.

Självfallet är det viktigt att ta reda på hur deltagarna upplevde dialogen. Det sker enklast med en enkät. Samtidigt får du inte trötta ut deltagarna med sådant. Följ upp med en enkät vid ett utvalt tillfälle. Välj några få frågor som du har nytta av, inte ett helt fråge batteri. Ge flervalsfrå-gor hellre än frågor där respondenten själv måste formu lera ett svar.

CHeCklIsta

erfarenheterna är summerade i en utvärdering

36 37

CHeCklIsta - ett kort komihåg med de viktigaste punkterna.

syfte – bestäm syftet med dialogen.

NIVå – bestäm vilken nivå på dialog och inflytande du ska ha.

RaMaR – bestäm avgränsning för dialogen gäller.

DeltaGaRe – bestäm vilka målgrupper du ska rikta dialogen till.

MetoDeR – bestäm vilka former och metoder din dia-log ska använda.

tIDPlaN – gör en kalender över dialogen med sikte på beslutet.

aNsVaR – klargör vem eller vilka som har ansvar för olika aktiviteter.

aktIVIteteR – säkerställ att deltagare, presentationer och material finns på plats.

DokUMeNtatIoN – ta vara på vad som kommer fram i dialogen.

åteRkoPPlING – berätta för deltagare och medborga-re vad dialogen gav.

UtVäRDeRING – använd erfarenheterna för en ännu bättre dialog nästa gång.