İhale Yönetimi

Logo Nisan 2016

j-Guar

İhale Yönetimi 2

İçindekiler

İhale Yönetimi ........................................................................................................................................ 4

İhale Yönetimini Etkileyen Öndeğer ve Parametreler .............................................................................. 4 Tanımlar ............................................................................................................................................. 5

Ortak Girişimler ................................................................................................................................ 5 Ortak Girişim Bilgileri ........................................................................................................................ 5 İhale Belgeleri .................................................................................................................................. 7 İhale Belgesi Bilgileri ......................................................................................................................... 8 İhale Yöntemleri ............................................................................................................................... 9 İhale Yöntem Bilgileri ...................................................................................................................... 10 Uygunsuzluk Nedenleri ................................................................................................................... 11 Uygunsuzluk Bilgileri ....................................................................................................................... 12 Teklif İptal Nedenleri ...................................................................................................................... 13 İptal Nedeni Bilgileri ....................................................................................................................... 13

Açılan İhaleler/Dosyalar ...................................................................................................................... 14 İhale Türleri ................................................................................................................................... 15 İhale Bilgileri .................................................................................................................................. 15

İhtiyaç Listesi .............................................................................................................................. 17 Toplamlar ................................................................................................................................... 19 Barkod Bilgileri ............................................................................................................................ 19 Müşteri/Tedarikçi Kodu Girişi ........................................................................................................ 20 Analiz Detayları ........................................................................................................................... 20 İdari Şartname Bilgileri ................................................................................................................ 21 Adres Bilgileri .............................................................................................................................. 24

İhale Komisyonu Üyeleri ................................................................................................................. 25 Gerekli Belgeler .............................................................................................................................. 26 Hedeflenen Tedarikçiler .................................................................................................................. 27 İlgililer ........................................................................................................................................... 28

Satılan Belgeler ........................................................................................................................... 29 Girilen İhaleler/Dosyalar ..................................................................................................................... 30

İhale Türleri ................................................................................................................................... 31 İhale Bilgileri .................................................................................................................................. 32

İhtiyaç Listesi .............................................................................................................................. 34 Toplamlar ................................................................................................................................... 36 Barkod Bilgileri ............................................................................................................................ 36 Müşteri/Tedarikçi Kodu Girişi ........................................................................................................ 37 Analiz Detayları ........................................................................................................................... 37 İdari Şartname Bilgileri ................................................................................................................ 38 Adres Bilgileri .............................................................................................................................. 40

İhale Komisyonu Üyeleri ................................................................................................................. 41 Gerekli Belgeler .............................................................................................................................. 42 İlgililer ........................................................................................................................................... 43 Satınalınan Belgeler ........................................................................................................................ 44

Alınan Teklifler ................................................................................................................................... 45 Alınan Fiyat Teklifleri ...................................................................................................................... 48 Sunulan Belgeler ............................................................................................................................ 51

Durum Değişikliği ........................................................................................................................ 52 Verilen Teklifler.................................................................................................................................. 53

Verilen Fiyat Teklifleri ..................................................................................................................... 56 Sunulan Belgeler ............................................................................................................................ 59 Alınan Teklifler / Verilen Teklifler Listesinden Sipariş Oluşturma ......................................................... 60 Teklif Avantajlılık Analizi Hesaplama ................................................................................................. 61

Raporlar ............................................................................................................................................ 62 Ortak Girişimler Listesi .................................................................................................................... 62 İhale Belgeleri Listesi ...................................................................................................................... 62 İhale Yöntemleri Listesi ................................................................................................................... 62 Uygunsuzluk Nedenleri Listesi ......................................................................................................... 63 Teklif İptal Nedenleri Listesi ............................................................................................................ 63

j-Guar

İhale Yönetimi 3

Açılan İhale Listesi .......................................................................................................................... 63 Girilen İhale Listesi ......................................................................................................................... 64 Alınan Teklifler Listesi ..................................................................................................................... 64 Verilen Teklifler Listesi .................................................................................................................... 65 Yeterlilik Alan Yükleniciler ............................................................................................................... 66 İptal Edilen Alınan Teklifler Listesi.................................................................................................... 66 İptal Edilen Verilen Teklifler Listesi .................................................................................................. 67 Teklif Avantajlılık Analizi .................................................................................................................. 68 Malzeme Bazında Teklif Avantajlılık Analizi ....................................................................................... 69

j-Guar

İhale Yönetimi 4

İhale Yönetimi

İhale Yönetimi program bölümünden ihale işlemleri ile ilgili tanımları ve verilen alış ve satış ihale bilgileri ile

alınan tekliflere ait bilgiler kaydedilir.

İhale Yönetimini Etkileyen Öndeğer ve Parametreler

İhale Yönetimi parametre ve öndeğerleri ile kart ve fişlere öndeğer olarak gelecek bilgiler girilir, yapılacak

kontroller ve yapılış şekilleri kaydedilir. Sistem Ayarları program bölümünde Öndeğerler ve Parametreler-Genel-Öndeğer ve Parametreler menüsündeki İhale Yönetimi altında yer alır.

Bkz Sistem Ayarları İhale Yönetimi

j-Guar

İhale Yönetimi 5

Tanımlar

Tanımlar menüsü altında yer alan seçenekler ile ihale işlemlerinde kullanılan tanımlar kaydedilir.

Ortak Girişimler

Ortak girişim bilgilerinin kaydedildiği seçenektir. Ortak girişim tanımı ile ihaleye katılan iş ortaklarına ait bilgiler kaydedilir. Yeni tanım yapmak için Ortak Girişimler listesinde Ekle seçeneği kullanılır.

Ekle Yeni ortak girişim tanımı kaydetmek için kullanılır.

Değiştir Tanım bilgilerinde değişiklik yapmak için kullanılır.

Sil Ortak girişim tanım ya da tanımlarını silmek için kullanılır.

İncele Tanım bilgilerini incelemek için kullanılır. Bu seçenekle ekrana

getirilen tanım bilgilerinde değişiklik yapılamaz.

Kopyala Seçilen tanım bilgilerini kopyalamak için kullanılır.

Bilgiler

Kayıt Bilgisi Tanımın ilk kayıt ve son değişiklik işlemlerinin kim tarafından ve ne zaman yapıldığını gösterir.

Ortak Girişim Bilgileri

Ortak girişimler listesinde Ekle seçeneği ile kaydedilen bilgiler şunlardır:

Kod Konsorsiyum tanım kodudur.

Unvan Konsorsiyum adı ya da unvanıdır.

Özel Kod Konsorsiyum tanımlarını kuruma özel kriterlere göre gruplamakta kullanacağınız ikinci bir

kodlama alanıdır. Özel kod raporlarda filtre olarak kullanılır.

Yetki Kodu Konsorsiyum tanımı yetki kodudur.

Tür Orta girişim kayıt türünün belirlendiği alandır. Tür alanı Konsorsiyum ve İş Ortaklığı

j-Guar

İhale Yönetimi 6

seçeneklerini içerir.

İş Ortaklarına ait bilgiler tanım penceresinde İş Ortakları seçeneği ile kaydedilir.

Kod Ortak girişimde yer alan iş ortağının kodudur. Kayıtlı cari hesaplar listelenir ve ilgili tanım

seçilir.

Açıklama İş ortağı adı ya da açıklayıcı bilgisidir. Kod alanına bilgi girildiğinde açıklaması buraya aktarılır. Ancak açıklama alanından da kayıtlı cari hesaplar listelenerek seçim yapılabilir.

Oran Cari hesabın ortaklık oranıdır. 100 üzerinden verilir.

Pilot Bu iş ortaklığından sorumlu, yani firmanın muhatap olacağı yüklenici bilgisidir. Sadece bir cari hesap ‘pilot’ olabilir.

Konsorsiyum içinde yer alacak her iş ortağına ait bilgiler ayrı bir satırda kaydedilir.

j-Guar

İhale Yönetimi 7

İhale Belgeleri

İhale/alım dosyaları sürecinde gerekli olan belgelerin, gereklilik türü belirtilerek kaydedildiği seçenektir. İhale

Yönetimi program bölümünde Tanımlar seçeneği altında yer alır. Yeni tanım yapmak ve var olan kayıtlar üzerinde yapılacak işlemler için ilgili menü seçenekleri kullanılır.

Ekle Yeni ihale belgesi kaydetmek için kullanılır.

Değiştir Tanım bilgilerinde değişiklik yapmak için kullanılır.

Sil İhale belgelerini tek tek ya da toplu olarak silmek için kullanılır.

İncele Talep bilgilerini incelemek için kullanılır. Bu seçenekle ekrana

getirilen tanım bilgilerinde değişiklik yapılamaz.

Kopyala Seçilen tanım bilgilerini kopyalamak için kullanılır.

Bilgiler

Kayıt Bilgisi Tanımın ilk kayıt ve son değişiklik işlemlerinin kim tarafından ve ne zaman yapıldığını gösterir.

j-Guar

İhale Yönetimi 8

İhale Belgesi Bilgileri

İhale belge bilgileri Ekle seçeneği ile açılan pencereden kaydedilir.

Kod İhale belge tanım kodudur.

Açıklama Belge adı ya da açıklayıcı bilgisidir.

Gereklilik Türü Belgenin nerede kullanılacağını belirtir. Tür alanı

İhaleye Katılım

Ekonomik ve Mali Yeterlilik

Mesleki ve Teknik Yeterlilik

Diğer

seçeneklerini içerir. Gereklilik türü alanı, öndeğerini Sistem Ayarları Öndeğerlerinden alır.

Bkz. Sistem Ayarları İhale Yönetimi Öndeğer ve Parametreleri Yükleniciden Alınacak Belgenin yükleniciden alınacak olması durumunda bu seçenek işaretlenir.

Yükleniciye Verilecek Belgenin yükleniciye verilecek olması durumunda bu seçenek işaretlenir.

j-Guar

İhale Yönetimi 9

İhale Yöntemleri

İhalelerde kullanılacak yöntemlerin kaydedildiği seçenektir. İhale Yönetimi program bölümünde Tanımlar

seçeneği altında yer almaktadır. Yeni tanım yapmak ve var olan tanımlar üzerinde yapılacak işlemler için ilgili

menü seçenekleri kullanılır.

Ekle Yeni ihale yöntemi kaydetmek için kullanılır.

Değiştir Yöntem bilgilerinde değişiklik yapmak için kullanılır.

Sil İhale yöntemlerini tek tek ya da toplu olarak silmek için kullanılır.

İncele Yöntem bilgilerini incelemek için kullanılır. Bu seçenekle ekrana

getirilen tanım bilgilerinde değişiklik yapılamaz.

Kopyala Seçilen yöntem bilgilerini başka bir tanıma kopyalamak için

kullanılır.

Bilgiler

Kayıt Bilgisi Tanımın ilk kayıt ve son değişiklik işlemlerinin kim tarafından ve

ne zaman yapıldığını gösterir.

j-Guar

İhale Yönetimi 10

İhale Yöntem Bilgileri

İhale yöntemine ait bilgiler Ekle seçeneğine açılan tanım kartından kaydedilir.

Kodu İhale yöntemi tanım kodudur.

Açıklaması İhale yöntemi adı ya da açıklayıcı bilgisidir.

(Ön) Yeterlik Değerleme Bu alan evet ve hayır seçeneklerini içerir. Yeterlik değerleme sözkonusu ise evet seçimi yapılır.

j-Guar

İhale Yönetimi 11

Uygunsuzluk Nedenleri

İhale/Alım işlemlerinde kullanılan dokümanların uygunsuzluk nedenlerinin kaydedildiği seçenektir. İhale

Yönetimi program bölümünde Tanımlar seçeneği altında yer alır. Uygunsuzluk nedeni kaydetmek ve var olan

uygunsuzluk kayıtları üzerinde yapılacak işlemler için ilgili menü seçenekleri kullanılır.

Ekle Yeni uygunsuzluk nedeni kaydetmek için kullanılır.

Değiştir Tanım bilgilerinde değişiklik yapmak için kullanılır.

Sil Uygunsuzluk nedenlerini tek tek ya da toplu olarak silmek için kullanılır.

İncele Tanım bilgilerini incelemek için kullanılır. Bu seçenekle ekrana

getirilen tanım bilgilerinde değişiklik yapılamaz.

Kopyala Seçilen tanım bilgilerini kopyalamak için kullanılır.

Bilgiler

Kayıt Bilgisi Tanımın ilk kayıt ve son değişiklik işlemlerinin kim tarafından ve

ne zaman yapıldığını gösterir.

j-Guar

İhale Yönetimi 12

Uygunsuzluk Bilgileri

Uygunsuzluk nedenleri listesinde Ekle seçeneği ile kaydedilen bilgiler şunlardır:

Kod Uygunsuzluk nedeni tanım kodudur.

Açıklaması Uygunsuzluk nedeni tanım adı ya da açıklamasıdır.

j-Guar

İhale Yönetimi 13

Teklif İptal Nedenleri

Tekliflerin iptal nedenlerinin kaydedildiği seçenektir. İhale Yönetimi program bölümünde Tanımlar menüsü

altında yer alır. İptal nedeni kaydetmek ve var olan kayıtlar üzerinde yapılacak işlemler için ilgili menü

seçenekleri kullanılır.

Tekliflerin İptal Nedenleri listesinde Ekle seçeneği ile kaydedilen bilgiler şunlardır:

Ekle Yeni teklif iptal nedeni kaydetmek için kullanılır.

Değiştir Tanım bilgilerinde değişiklik yapmak için kullanılır.

Sil Teklif iptal nedenlerini tek tek ya da toplu olarak silmek için

kullanılır.

İncele Tanım bilgilerini incelemek için kullanılır. Bu seçenekle ekrana

getirilen tanım bilgilerinde değişiklik yapılamaz.

Kopyala Seçilen tanım bilgilerini kopyalamak için kullanılır.

Bilgiler

Kayıt Bilgisi Tanımın ilk kayıt ve son değişiklik işlemlerinin kim tarafından ve ne zaman yapıldığını gösterir.

İptal Nedeni Bilgileri

İptal nedenleri listesinde Ekle seçeneği ile açılan tanım penceresinden şu bilgiler kaydedilir.

Kod İptal nedeni tanım kodudur.

Açıklaması İptal nedeni tanım adı ya da açıklamasıdır.

j-Guar

İhale Yönetimi 14

Açılan İhaleler/Dosyalar

Kurumun açmış olduğu ihalelerin takibi Açılan İhaleler menü seçeneği ile kaydedilir ve takip edilir. Alım ve

satış ihalelerine ait bilgiler ihale fişleri ile kaydedilir. İhaleler, İhale Yönetimi program bölümünde Hareketler seçeneği altında yer alır. İhale bilgileri fiş türü seçilerek kaydedilir. Yeni ihale bilgilerini kaydetmek ve var

olan kayıtlar üzerinde yapılacak işlemler için ilgili menü seçenekleri kullanılır.

Ekle Yeni ihale dosyası kaydetmek için kullanılır.

Değiştir İhale bilgilerinde değişiklik yapmak için kullanılır.

Sil İhale ya da ihale ya da dosyalarını silmek için kullanılır.

İncele İhale ya da dosyayı incelemek için kullanılır. Bu seçenekle ekrana getirilen fiş bilgilerinde değişiklik yapılamaz.

Kopyala Seçilen kayıt bilgilerini bir başka fişe kopyalamak için kullanılır.

Durumunu Değiştir İhale ya da dosya durumunu değiştirmek için kullanılır.

Yaz

Yazdır İhale ya da dosya bilgilerini yazdırmak için kullanılır.

Bağlı Kayıtlar

Komisyon Üyeleri İhale ile ilişkili komisyon üyelerini kaydetmek için kullanılır.

Gerekli Belgeler İhale ya da dosyaya ait gerekli belgeleri kaydetmek için kullanılır.

Bkz. Gerekli Belgeler Hedeflenen

Tedarikçiler İhale ile ilgili hedeflenen tedarikçileri kaydetmek için kullanılır.

İlgililer İhale ya da dosya için ilgili kişi bilgilerini kaydetmek için kullanılır.

İlişkili Kayıtlar

Teklifler İhale ile ilgili teklifleri kaydetmek için kullanılır. Bütün ihale durumlarında teklifler listesine ulaşılarak kayıt yapılabilir. Ancak

teklif ve fiyat teklifi eklemek için gerekli olan Ekle düğmesi sadece ihale durumu “Devam Ediyor” ve “Onaylandı” olduğunda

aktif gelir.

Bkz. Alınan Teklifler Sözleşmeler İhale ile ilgili sözleşmeleri izlemek için kullanılır.

Bilgiler

Kayıt Bilgisi Fişin ilk kayıt ve son değişiklik işlemlerinin kim tarafından ve ne

zaman yapıldığını gösterir.

j-Guar

İhale Yönetimi 15

İhale Türleri

Satınalma İhalesi Alım ihale bilgilerini kaydetmek için kullanılır.

Satınalma Dosyası İhale dışında alım işlemlerine ait teklifleri kaydetmek için kullanılır.

Satış İhalesi Satış ihale bilgilerini kaydetmek için kullanılır.

Satış Dosyası İhale dışında alım işlemlerine ait teklifleri kaydetmek için kullanılır.

Yapım İhalesi Yapım ihale bilgilerini kaydetmek için kullanılır.

Yapım Dosyası İhale dışında alım işlemlerine ait teklifleri kaydetmek için kullanılır.

İhale Bilgileri

İhale işlemlerine ait bilgiler Ekle seçeneği ile açılan fiş üzerindeki alan ve bölümlerden kaydedilir.

Fişin üst bölümünde fiş geneline ait bilgiler yer alır.

Fiş Numarası Alım/satış işlemine ait ihale ya da dosya fiş numarasıdır. Fiş numarası bilgi

girilmesi zorunlu bir alandır.

Fiş Tarihi İhale ya da dosya kayıt tarihidir.

Saat Fiş kayıt saatidir.

Özel Kod Alım/Satış ihale ya da dosya özel kodudur. Raporlama amaçlı kullanılır.

Yetki Kodu Alım/satış ihale ya da dosya yetki kodudur. Detaylı yetki tanımlaması için

kullanılır. Bu alan 10 karakter uzunluğundadır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Yetki kodu alanında verilen

bilgiye göre kart bazında şifreleme yapılarak karta yalnızca burada verilen yetki kodu ile programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır.

Yöntem Kodu İhale yönteminin belirlendiği alandır. Kayıtlı ihale yöntemleri listelenir ve ilgili

tanım seçilir.

Yöntem Açıklaması İhale yöntemi açıklamasıdır.

İlgili Personel Alım/satış işlemine ait ihale ya da dosya ile ilgili personelin sicil numarasıdır.

Kayıtlı personel kayıtları listelenir ve ilgili personel seçilir.

j-Guar

İhale Yönetimi 16

İhale Konusu İhale konusuna ait bilgiyi içerir.

KİK Kayıt No Kamu İktisadi Kuruluşu (KİK) kayıt numarasıdır.

Tarihler Bu bölümdeki alanlardan (Ön) Yeterlilik ve İhale tarih bilgileri kaydedilir.

Tarih İhalenin hangi tarihte açılacağını gösterir. Tarih doğrudan girilir ya da takvim

üzerinden seçilerek alana aktarılır.

Saat İhale saatidir. Doğrudan girilir.

Ertelemeler Bu bölümde erteleme sözkonusu olursa ihalenin ertelendiği tarih ve saat

bilgileri kaydedilir.

Yönetim kurulu Bu başlık altında yer alan tarih ve saat alanlarından ihale kararına ait tarih ve

karar numarası bilgileri kaydedilir.

Komisyon Komisyon toplantı yeri bu bölümde kaydedilir.

İhale Dokümanı Bu bölümde yer alan alanlardan

Temin Yeri

Temin Bedeli

bilgileri kaydedilir.

Onay Bilgileri İhalenin onaylandığına dair belgenin tarihi, belge sayısı ve onaylayan merci/makam bilgileri bu bölümde yer alan alanlardan kaydedilir.

İlan Bilgileri İhale işlemine ait verilen ilanlara ait bilgiler bu bölümde yer alan

İlan şekli

İlan sayısı

İlan bedeli

KDV

Son ilan tarihi

alanlarından kaydedilir.

j-Guar

İhale Yönetimi 17

İhtiyaç Listesi

İhaleye konu olan malzeme, varlık ve hizmetlere ait bilgiler fiş üzerinde yer alan İhtiyaç listesi bölümünden

kaydedilir. Eğer İhale fişi program tarafından otomatik olarak oluşturulmuşsa ilgili karşılama işlemlerindeki

ihtiyaç listesi satırları otomatik olarak oluşturulur. Ancak bu satırlarda değişiklik yapılabilir ya da satır silinebilir.

İhtiyaç listesi bölümünden her kaleme ilişkin bilgiler ayrı birer satır olarak kaydedilir. Bu bilgiler şunlardır.

Türü İhtiyaç duyulan malzeme türünün belirlendiği alandır. Tür alanı

Malzeme

Hizmet

Varlık

Malzeme Sınıfı

Malzeme Takımı

seçeneklerini içerir. İlgili tür seçilir.

Kod İhaleye ya da alım işlemine konu olan malzeme/hizmet kodudur. Tür alanında yapılan seçime uygun olarak tanımlı kayıtlar listelenir ve ilgili tanım

seçilir.

Açıklama İhaleye ya da alım işlemine konu olan malzeme/hizmet açıklamasıdır. Kod alanına bilgi girildiğinde açıklaması bu alana gelir. Ancak açıklama alanın da

tanımlı kayıtlara ulaşılarak seçim yapılabilir.

Varyant Kodu ve Açıklaması

Malzeme kodu alanında seçilen malzemenin konfigüre edilebilir malzeme olması durumunda varyant kodu ve açıklaması bu alanlarda belirtilir. Her iki

alandan da malzeme varyantlarına ulaşılarak seçim yapılabilir.

Miktar İhaleye ya da alım işlemine konu olan malzeme/hizmet miktarıdır. Eğer talep/öneri bağlantıları varsa miktar değişikliğinde bu bağlantılar güncellenir.

Güncelleme en erken tarihli olan talep/öneri bağlantısı ile arasında fark kadar azaltma yöntemiyle, sırayla yapılır. Fişin kaydı ile de ilgili talep/önerilerin

durum bilgileri dikkate alınır ve durum bilgisi ‘karşılandı’ olanların tüm bağlantısı kopmuşsa durum bilgisi ‘onaylandı’, kısmi bir azalma söz konusu

j-Guar

İhale Yönetimi 18

ise ‘karşılanıyor’ olarak güncellenir.

Birim İlgili malzeme ya da hizmetin hangi birim üzerinden işlem göreceği bu

alandan kaydedilir. Ana birim öndeğer olarak gelir. İşlem farklı bir birim

üzerinden yapılacaksa ilgili birim seçilir.

Talep/öneri bağlantıları sonucu program tarafından oluşturulan ihtiyaç satırlarında birim değiştirildiğinde bu bağlantılar güncellenir. Güncelleme en

erken tarihli olan talep/öneri bağlantısından fark kadar azaltma yöntemiyle,

sırayla yapılır. Fişin kaydı ile de ilgili talep/önerilerin durum bilgileri dikkate alınır ve durum bilgisi ‘karşılandı’ olanların tüm bağlantısı kopmuşsa durum

bilgisi ‘onaylandı’, kısmi bir azalma söz konusu ise ‘karşılanıyor’ olarak güncellenir.

Birim Fiyat Satırdaki malzeme yada hizmet birim fiyatıdır.

Birim Fiyat(FPB) Malzeme ya da hizmetin fiyatlandırma dövizi üzerinden birim fiyatıdır.

Para birimi Satırdaki işlem için geçerli olacak fiyatlandırma para biriminin belirlendiği alandır.

Kuru Fiyatlandırma para birimi kur değeridir. Günlük kur tablosundan okunan fiş tarihine ait kur değeri alana gelir. Gerekirse kur değeri değiştirilebilir.

KDV Oranı İhale ihtiyaç listesinde kullanılan malzeme, varlık ya da hizmete ait KDV oran

bilgisidir.% üzerinden verilir.

KDV Tutarı Satırdaki malzeme, varlık ya da hizmet için KDV oranı ve birim fiyat alanlarında girilen bilgiler dikkate alınarak program tarafından hesaplanan

KDV tutarıdır.

KDV Dahil Birim fiyat alanında belirtilen fiyata KDV’nin dahil olup olmadığını belirtir.

Dahilse alanda yer alan kutu işaretlenir.

Tutar Satırdaki işlem tutarıdır. Birim fiyat ve miktar dikkate alınarak hesaplanan tutar alana aktarılır.

Tutar(FPB) Satırdaki işlemin fiyatlandırma para birimi üzerinden hesaplanan toplam

tutarıdır. Fiyatlandırma para birimi değeri ve miktar dikkate alınarak hesaplanan tutar alana aktarılır.

İptal Satırdaki işlemin iptal edilmesi durumunda bu alan işaretlenir.

Garanti Süresi (Yıl) Malzemenin garanti süresini belirtir.

Gecikme Cezası(%) Bu malzemenin temin edilememesi yani gecikme durumunda uygulanacak ceza oranıdır.

İnşaat Alanı İhalenin yapım ihalesi türünde olması durumunda inşaat alanının yüzölçümü

bilgisidir.

Toplam Alan İhalenin yapım ihalesi türünde olması durumunda inşaat yapılan alanının

toplam yüzölçümü bilgisidir.

j-Guar

İhale Yönetimi 19

Toplamlar

İhale fiş toplamının raporlama para birimi üzerinden tutar ve kur bilgileri Toplamlar bölümden kaydedilir.

Toplamlar bölümü;

Raporlama Para Birimi

İşlem Para Birimi

Kod Girişi

bölümlerinden oluşur.

Raporlama para birimi: Bu seçenek ile fiş toplamının raporlama para birimi üzerinden tutar ve kur bilgileri

kaydedilir. Günlük kur tablosundan okunan kur değeri ile fiş toplam tutarı dikkate alınarak hesaplanan tutar,

toplam alanına otomatik olarak gelir. Ancak işlem farklı bir kur değeri üzerinden kaydedilecekse raporlama

para birimi kur değeri değiştirilir.

İşlem Para Birimi: Bu bölümde irsaliye işlem para birimi bilgileri kaydedilir. Tür alanında işlem para birimi

türü girilir ya da para birimleri listesinden seçilir. Günlük kur tablosundan yerel para birimi karşılığı kur değeri

ile fatura toplam tutarı dikkate alınarak hesaplanan işlem para birimi toplam tutar bilgileri otomatik olarak

gelir. İşlem farklı bir kur değeri üzerinden kaydedilecekse yeni kur değeri girilir ya da kur tablosundan seçilir.

Kod Girişi: Bu başlık altındaki seçeneklerle barkod işlemleri müşteri/tedarikçi kodu bilgileri kaydedilir.

Barkod Bilgileri

Program malzeme giriş ve çıkış işlemlerinde barkod kullanımını destekler. Barkod kullanılıyorsa, malzeme

kodunun girilmesine gerek kalmaz. Malzeme seçimi barkod okuyucu ile gerçekleştirilir.

Fiş satırlarında hareket gören malzemelere ait bilgiler barkod okuyucu ile kaydedilecekse fiş üzerinde Kod Girişi başlığı altında yer alan Barkod Girişi seçeneği kullanılır.

Miktar girilip barkod okutulduğunda, barkodu okutulan malzeme kartının kodu ve açıklaması kod ve açıklama

alanına aktarılır. Aynı malzeme için her barkod girişinde, miktar otomatik olarak değişecektir.

j-Guar

İhale Yönetimi 20

Müşteri/Tedarikçi Kodu Girişi

Satırda hareket gören malzemeler müşteri ya da tedarikçi tarafından verilen kodu ile de seçilebilir. Kullanıcı

fiş/fatura satırlarında bu malzeme kodunu kullanarak kendi malzeme tanımına kolayca ulaşabilir. Malzemenin

müşteri/tedarikçideki kodu, malzeme kartında Müşteriler/Tedarikçiler seçeneği ile kaydedilir.

Malzeme fişlerinde müşteri/tedarikçi kodu ile işlem kaydetmek için Kod Girişi başlığı altında yer alan

Müşteri/Tedarikçi Kodu seçeneği kullanılır. Miktar alanında işlem miktarı kod alanında ise malzemenin müşteri/tedarikçideki kodu girilir. Bu koda sahip malzemenin kodu, açıklaması fiş satırlarına aktarılır.

Analiz Detayları

İhale fişleri ile kaydedilen işlemlerin etkileyeceği analiz boyutları ve projeleri fiş üzerinde alt bölümde yer alan Analiz Detayları seçeneği ile kaydedilir. Analiz detayları talep fişinde yer alan her satır için ayrı ayrı kaydedilir.

Özellikle maliyet muhasebesi işlemlerinde muhasebe hesaplarının yanı sıra, yapılan masrafların hangi birim ya

da projelere dağıtılacağı gibi detaylar önemlidir. İşlemlerle ilgili ayrıntılı detay bilgi almak için analiz boyutlarının tanımlanması, proje bağlantısının kurulması ve dağıtım oranlarının belirlenmesi önemlidir.

Böylece bilgiye hızlı ve hatasız ulaşım sağlanır.

j-Guar uygulamasında işlemlerde analiz boyutu ve proje girişi kontrolü yapılmaktadır. Bu kontrolün hangi işlemler için ve ne şekilde yapılacağı Sistem Ayarları program bölümünde Öndeğer ve Parametreler

menüsünde yer alan Genel Muhasebe seçeneği ile belirlenir.

İhale fişlerinde bulunan Analiz Detayları penceresinden kaydedilecek bilgiler şunlardır:

Analiz Boyutu Kodu

İlgili fiş için geçerli olacak analiz boyutunu belirtir. Analiz boyutu tanımları listelenerek ilgili tanım seçilir ya da yeni tanım yapılır. Analiz boyutları kırılımlı bir

yapıya sahip olarak tanımlanabilmektedirler. Analiz boyutu kodu seçimi yapılan tüm kayıtlarda üst analiz boyutu kodu seçimi yapılamaz. Seçilmek istenen üst

analiz boyutu koduna ait bir alt analiz boyutu kodu var ise seçim engellenir. Analiz boyutu tanımları Sistem Ayarları program bölümünde Tanımlar Genel menüsü

altında yer alan Analiz Boyutları seçeneği ile kaydedilir. Bkz. Sistem Ayarları Analiz Boyutları

Açıklama Analiz boyutunun açıklamasıdır. Kod alanına bilgi girildiğinde açıklaması alana

gelir. Bu alandan da analiz boyutları listelenerek seçim yapılabilir.

Proje Kodu İlgili fiş ile kaydedilen işlemlerin ilgili olduğu proje kodudur. Kayıtlı proje kartları listelenir ve ilgili tanım seçilir.

Proje Aktivite

Kodu

İlgili fiş ile kaydedilecek işlemlerin projenin hangi aktivitesi ile ilişkili olduğu bu

alandan belirlenir. Kayıtlı proje aktiviteleri listelenir ve ilgili tanım seçilir.

Dağıtım Oranı İlgili fiş ile kaydedilecek işlemlerin analiz boyutu ve/veya projelere dağıtım

oranıdır.

Tutar Dağıtım oranı ile malzeme hareketinin tutarı dikkate alınarak hesaplanan dağıtım toplamıdır.

j-Guar

İhale Yönetimi 21

Tutar (RPB) Dağıtım oranı ile malzeme hareketinin tutarı dikkate alınarak hesaplanan raporlama para birimi dağıtım toplamıdır.

Tutar(FPB) Dağıtım oranı ile malzeme hareketinin tutarı dikkate alınarak hesaplanan

fiyatlandırma para birimi dağıtım toplamıdır.

İdari Şartname Bilgileri

İhaleye ilişkin idari şartname ve ön yeterlilik bilgileri fiş üzerinde yer alan bu bölümden kaydedilir.

Genel Bilgiler: Bu bölümden

işin yapılacağı yer,

başlangıç ve bitiş tarihleri ile son teklif tarihi bilgileri

teslim şekli ve yeri bilgileri

kaydedilir.

Detay: İdari şartname detaylarının kaydedildiği bölümdür. Detay kalemleri için geçerli olacak değerler her satır için değer seçenekleri listelenerek seçilir.

Alternatif Malzeme Tekliflerine Açık İhalenin alternatif malzeme tekliflerine açık olup olmadığını belirtir. Evet ve Hayır seçeneklerini içerir.

Yabancı İsteklilere Açık İhalenin yabancı isteklilere açık olup olmadığını belirtir.

En Avantajlı Teklif Belirleme İhale için en avantajlı teklifin ne şekilde belirleneceğini belirtir.

En Düşük Fiyat Esasına Göre

Fiyat Dışı Unsurlar da Dikkate Alınarak

Seçeneklerini içerir.

Ortak Girişime Açık İhalenin ortak girişime açık olup olmadığını belirtir.

j-Guar

İhale Yönetimi 22

Kısmi Tekliflere Açık İhalenin kısmi tekliflere açık olup olmadığını belirtir.

Fiyat Farkı Ödenecek İhalenin verilen fiyatlardan farklı bir fiyat üzerinden

sonlanması durumunda fiyat farklarının ödenip

ödenmeyeceğini belirtir.

Fiyat Farkı(%) Fiyat farklarının ödeneceğinin belirtilmesi durumunda fiyat

farkı yüzdesini belirtir.

Avans Verilecek İşlem öncesi avans verilip verilmeyeceğini belirtir.

Avans(%) Avans Verilecek seçiminin yapılması durumunda ödenecek

avans yüzdesini belirtir.

Yerli İstekliler Lehine Fiyat Avantajı(%) İhalenin yerli istekliler lehine fiyat avantajı olması durumunda yüzde bilgisi belirtilir.

Geçici Teminat (%) En az geçici teminat oranıdır.

Kesin Teminat (%) Kesin teminat oranıdır.

Gecikme Cezası (%) Zamanında teslim edilmeyen mal ve hizmetler için uygulanacak gecikme cezasıdır.

Teklif Geçerlilik Süresi (gün) Verilecek tekliflerin geçerlilik süresidir.

Garanti Süresi(yıl) İhale kapsamında yer alan malzeme ve hizmet için geçerli olacak garanti süresidir.

İlave Sipariş/Ek İş Artışı (%) Verilen siparişe ek olarak verilebilecek ilave sipariş için

kullanılır. Yüzde olarak verilir.

Eksik Sipariş/Ek İş Eksilişi(%) Verilen siparişin ne kadarının eksik teslim edilebileceğini

gösterir. Yüzde olarak verilir.

Numune Gönderilecek İhale kapsamında temin edilecek malzeme ya da kullanılacak malzeme için numune gönderilip

gönderilmeyeceğini belirtir.

Prototip Gönderilecek İhale ile temin edilecek malzeme için prototip gönderilip gönderilmeyeceğini belirtir.

Teklif Para Birimi Teklifin hangi para birimi üzerinden verildiğini belirtir.

Sözleşmenin Dili Sözleşmenin hangi dil ile yapılacağını belirtir.

Gecikme Cezası Bazı Gecikme cezası bazı değerini belirtir. Gün, oran ve bedel

seçeneklerini içerir.

Teminat İadesi İhalede teminat iadesi olup olmayacağı belirtilir. Evet ve Hayır seçeneklerini içerir.

Sipariş Verilme Süresi(gün) Gün bazında sipariş verilme süresi belirtilir.

Ödeme Para Birimi Ödemenin hangi para birimi üzerinden yapılacağı belirtilir.

Ceza Kapsamı İhaleye ait ceza kapsamı belirtilir. Sözleşme, sipariş ve teçhizat seçeneklerini içerir.

j-Guar

İhale Yönetimi 23

Diğer: Sistemde tanımlı olmayan idari şartname bilgilerinin tanımlanması için ayrılmış bölümdür.

Tanım alanında geçerli olacak tanım, değer alanında ise bu tanım için geçerli olacak değer kaydedilir.

Notlar: İdari şartnameye ait notların kaydedildiği bölümdür.

j-Guar

İhale Yönetimi 24

Adres Bilgileri

Satınalma ihalesi üzerinde yer alan adres bilgileri bölümünden

İhalenin Yapılacağı Yer

(Ön) Yeterlik Değerlemenin Yapılacağı Yer

Teklifin sunulacağı Yer

İçin adres bilgileri kaydedilir. Organizasyonel birim seçimlerinin yapılmasıyla adres bilgileri alanlara gelir.

j-Guar

İhale Yönetimi 25

İhale Komisyonu Üyeleri

Kaydedilen ihale ile ilgili komisyon üyeleri Bağlı Kayıtlar menüsü altında yer alan Komisyon Üyeleri seçeneği

ile kaydedilir.

Sicil Numarası İhale komisyonunda yer alacak personel sicil numarasıdır. Kayıtlı personel kayıtları

listelenir ve ilgili tanım seçilir.

Ad, Soyadı İhale komisyonunda yer alacak personelin adı ve soyadıdır. Sicil numarası girildiğinde bu bilgiler otomatik olarak gelir. Ancak bu alanlardan da personel kayıtlarına ulaşılarak

seçim yapılabilir.

Görevi Komisyon üyesi olarak seçilen personelin görevidir. Personel kartında belirtilen görev alana aktarılır. Değiştirilemez.

Üyelik Durumu Seçilen personelin komisyon üyelik durumunun belirlendiği alandır. Asil ve yedek

seçeneklerini içerir.

Başkan İhale komisyonu üyesinin komisyon başkanı olması durumunda bu seçenek işaretlenir.

Yalnızca asil durumundaki üyeler başkan olarak seçilebilir.

j-Guar

İhale Yönetimi 26

Gerekli Belgeler

İhalenin/alımın çeşitli aşamalarında gerekli olan ve yükleniciler tarafından sunulması gereken belgeler

İhale/Alım Dosyası listesinde Bağlı Kayıtlar menüsünde yer alan Gerekli Belgeler seçeneği ile kaydedilir.

Kod Belge kodudur. Kayıtlı ihale belge tanımları listelenir ve ihale için gerekli belge seçilir.

Açıklama İhale için gerekli belgenin açıklamasıdır. Belge kodu girildiğinde açıklaması bu alana gelir.

Yükleniciye

Verilecek

Belgenin yükleniciye verileceğini belirtir. Kod alanında seçilen belge tanımında yapılan

seçim bu alana öndeğer olarak gelir.

Yükleniciden

Alınacak

Belgenin yükleniciden alınacağını belirtir. Kod alanında seçilen belge tanımında yapılan

seçim bu alana öndeğer olarak gelir.

Gereklilik Türü

Belgenin gereklilik türünü belirtir. Kod alanında seçilen belge tanımında belirtilen gereklilik türü alana gelir, değiştirilemez.

Temin

Zamanı

İhaleye ait gerekli belgenin temin zamanının belirtildiği alandır. Fiyat teklifi, ön yeterlik,

teknik teklif ve sözleşme seçeneklerini içerir.

j-Guar

İhale Yönetimi 27

Hedeflenen Tedarikçiler

İhaleye bağlı olarak kimlerden teklif talep edildiği Bağlı Kayıtlar menüsünde yer alan Hedeflenen Tedarikçiler

seçeneği ile kaydedilir.

Kod Teklif talep edilen tedarikçiyi belirtir. Kayıtlı cari hesaplar listelenir ve ilgili tanım seçilir.

Açıklama Teklif talep edilen tedarikçinin açıklamasıdır. Kod alanında seçilen cari hesabın unvanı

alana otomatik olarak gelir. Ancak bu alandan da kayıtlı cari hesaplar listelenerek seçim

yapılabilir.

Cari hesaplar listesine ulaşılarak listeye toplu olarak tedarikçi aktarılabilir. Bunun için İşlemler menüsü altında bulunan “Toplu Tedarikçi Aktar” seçeneği kullanılır.

j-Guar

İhale Yönetimi 28

İlgililer

İhaleye bağlı olarak kimlerin ihale dosyası/doküman(lar)ı aldığı İhaleler listesinde Bağlı Kayıtlar menüsü

altında yer alan İlgililer seçeneği ile kaydedilir. İlgililer seçeneği ile Yükleniciler seçilir.

Her bir ilgili Insert tuşu ile ayrı satırda kaydedilir. İlgililer seçeneği şu bilgiler kaydedilir.

Tür Yüklenici türünü belirtir. Bu alan Bireysel ve Ortak Girişim seçeneklerini içerir.

Kod Tür alanında yapılan seçime göre bireysel ya da ortak girişim kayıt kodudur. ... simgesi

tıklanarak ilgili kayıt listelerine ulaşılır ve ilgili tanım seçilir.

Unvan Ortak girişim ya da bireysel türdeki ilgili unvanıdır. Kod alanına bilgi girildiğinde unvanı alana gelir. Bu alandan da ilgili kayıt listelerine ulaşılarak seçim yapılabilir.

j-Guar

İhale Yönetimi 29

Satılan Belgeler

Satılan belgeler seçeneği İlgililer listesi F9-sağ fare tuşu menüsünde yer alır. Kaydedilen bilgiler şunlardır:

Kasa Fişi No Kasa fiş no alanından Kasa İşlemleri listesine ulaşılarak cari hesap türündeki fişler arasından seçim yapılır.

Satınalma Tarihi ve Saati

Belgeye ait satınalma tarihi ve saati bilgisidir. Sistem tarihi ve saati öndeğer olarak gelir, değiştirilebilir.

Belge Adı Satılan belgenin adıdır. İhale belgeleri listesine ulaşılarak seçim yapılır.

Bkz. İhale Belgeleri Açıklama Satılan belgenin açıklamasıdır. Belge adı seçimi yapıldığında açıklaması alana

gelir.

j-Guar

İhale Yönetimi 30

Girilen İhaleler/Dosyalar

Kurumun açtığı ihaleler dışında, kendisinin katıldığı ihaleler bulunabilir. Kurumun katıldığı ihaleler Girilen

İhaleler menü seçeneği ile takip edilir. Alım ve satış ihalelerine ait bilgiler ihale fişleri ile kaydedilir. Girilen İhaleler, İhale Yönetimi program bölümünde Hareketler seçeneği altında yer alır. İhale bilgileri fiş türü

seçilerek kaydedilir.

Ekle Yeni girilen ihale dosyası kaydetmek için kullanılır.

Değiştir Girilen ihale bilgilerinde değişiklik yapmak için kullanılır.

Sil Girilen ihale ya da ihale ya da dosyalarını silmek için kullanılır.

İncele İhale ya da dosyayı incelemek için kullanılır. Bu seçenekle ekrana

getirilen fiş bilgilerinde değişiklik yapılamaz.

Kopyala Seçilen kayıt bilgilerini bir başka fişe kopyalamak için kullanılır.

Durumunu Değiştir İhale ya da dosya durumunu değiştirmek için kullanılır.

Yaz

Yazdır İhale ya da dosya bilgilerini yazdırmak için kullanılır. İhale onay belgesi, Komisyon üyeleri için onay yazısı, (Ön) Yeterlilik

Değerlendirme Yazısı, Değerlendirme dışı bırakılan teklifler, İhale teklif zarfının teklif alındığına dair tutanak, dizi pusulası, Uygun

olmayan belgeler, İhale dokümanı satınalanlar, Zarf açma ve

belge kontrol tutanağı, İsteklilerce verilen fiyatlar belge seçeneklerini içerir.

Bağlı Kayıtlar

Komisyon Üyeleri İhale ile ilişkili komisyon üyelerini kaydetmek için kullanılır.

Gerekli Belgeler İhale ya da dosyaya ait gerekli belgeleri kaydetmek için kullanılır.

Bkz. Gerekli Belgeler Satınalınan Belgeler İhale ya da dosya ile ilişkili satınalınan belgeleri kaydetmek için

kullanılır.

İlgililer İhale ya da dosya için ilgili kişi bilgilerini kaydetmek için kullanılır.

İlişkili Kayıtlar

Teklifler İhale ile ilgili teklifleri kaydetmek için kullanılır. Bkz. Alınan Teklifler

Sözleşmeler İhale ile ilgili sözleşmeleri izlemek için kullanılır.

Bilgiler

Kayıt Bilgisi Fişin ilk kayıt ve son değişiklik işlemlerinin kim tarafından ve ne zaman yapıldığını gösterir.

j-Guar

İhale Yönetimi 31

İhale Türleri

Satınalma İhalesi Alım ihale bilgilerini kaydetmek için kullanılır.

Satınalma Dosyası İhale dışında alım işlemlerine ait teklifleri kaydetmek için kullanılır.

Satış İhalesi Satış ihale bilgilerini kaydetmek için kullanılır.

Satış Dosyası İhale dışında alım işlemlerine ait teklifleri kaydetmek için kullanılır.

Yapım İhalesi Yapım ihale bilgilerini kaydetmek için kullanılır.

Yapım Dosyası İhale dışında alım işlemlerine ait teklifleri kaydetmek için kullanılır.

j-Guar

İhale Yönetimi 32

İhale Bilgileri

İhale işlemlerine ait bilgiler Ekle seçeneği ile açılan fiş üzerindeki alan ve bölümlerden kaydedilir.

Fişin üst bölümünde fiş geneline ait bilgiler yer alır.

Fiş No İhale/Dosyanın kayıt ve izlenme numarasıdır. Fişler numaralarına göre

sıralıdır. Fiş numarası bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Fiş numarası girilmeden fiş kaydedilemez.

Fiş Tarihi İhale/Dosyanın kayıt tarihidir. Sistem tarihi alana öndeğer olarak gelir.

Gerekirse değiştirilebilir. Fişler tarihlerine göre sıralıdır. Fiş tarihi bilgi girilmesi zorunlu bir alandır.

Saat İhale/Dosyanın kayıt zamanıdır. Sistem saati alana öndeğer olarak gelir.

Gerekirse değiştirilebilir.

Özel Kod Fişleri gruplamakta kullanılan 10 karakter uzunluğunda ikinci bir kodlama

alanıdır. Özel kod kullanıcının, fişleri kendi firmasına özel kriterlere göre

gruplaması için kullanılır. Özel kod alanını kullanıcı, fiş üzerinde yar almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi işlemek için de kullanabilir.

Yetki Kodu Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. 10 karakter uzunluğundadır. Her

kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak,

kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının ulaşabileceği ve işlem yapabileceği fişler belirlenmelidir. Sonra, her yetki grubunun kullanabileceği fiş gruplarına

farklı yetki kodları verilmelidir. Yetki koduna göre fiş bazında şifreleme yapılır. Fişe yalnızca burada verilen yetki kodu ile programa giren kişilerin

ulaşması ve işlem yapması sağlanır.

Cari Bilgileri Girilen ihalenin hangi cari hesaba ait olduğu seçimi yapılan alandır.

Tür Girilen ihaleye ait cari hesabın türünün belirtildiği alandır. Cari hesap ve birlik seçeneklerini içerir.

Kod Girilen ihaleye ait cari hesap ya da birlik kodudur. Müşteriler ve birlikler

j-Guar

İhale Yönetimi 33

listesine ulaşılarak seçim yapılır.

Unvan Girilen ihaleye ait cari hesap ya da birlik unvanıdır. Müşteriler ve birlikler

listesine ulaşılarak seçim yapılır.

Yöntem Kodu İhale yönteminin belirlendiği alandır. Kayıtlı ihale yöntemleri listelenir ve ilgili tanım seçilir.

Yöntem Açıklaması İhale yöntemi açıklamasıdır.

İlgili Personel Alım/satış işlemine ait ihale ya da dosya ile ilgili personelin sicil numarasıdır. Kayıtlı personel kayıtları listelenir ve ilgili personel seçilir.

İhale Konusu İhale konusuna ait bilgiyi içerir.

KİK Kayıt No Kamu İktisadi Kuruluşu (KİK) kayıt numarasıdır.

Tarihler Bu bölümdeki alanlardan (Ön) Yeterlilik ve İhale tarih bilgileri kaydedilir.

Tarih İhalenin hangi tarihte açılacağını gösterir. Tarih doğrudan girilir ya da takvim

üzerinden seçilerek alana aktarılır.

Saat İhale saatidir. Doğrudan girilir.

Ertelemeler Bu bölümde erteleme sözkonusu olursa ihalenin ertelendiği tarih ve saat bilgileri kaydedilir.

Yönetim kurulu Bu başlık altında yer alan tarih ve saat alanlarından ihale kararına ait tarih ve karar numarası bilgileri kaydedilir.

Komisyon Komisyon toplantı yeri bu bölümde kaydedilir.

İhale Dokümanı Bu bölümde yer alan alanlardan

Temin Yeri

Temin Bedeli

bilgileri kaydedilir.

Onay Bilgileri İhalenin onaylandığına dair belgenin tarihi, belge sayısı ve onaylayan

merci/makam bilgileri bu bölümde yer alan alanlardan kaydedilir.

İlan Bilgileri İhale işlemine ait verilen ilanlara ait bilgiler bu bölümde yer alan İlan şekli

İlan sayısı

İlan bedeli

KDV

Son ilan tarihi

alanlarından kaydedilir.

j-Guar

İhale Yönetimi 34

İhtiyaç Listesi

İhaleye konu olan malzeme, varlık ve hizmetlere ait bilgiler fiş üzerinde yer alan İhtiyaç listesi bölümünden

kaydedilir. Eğer İhale fişi program tarafından otomatik olarak oluşturulmuşsa ilgili karşılama işlemlerindeki

ihtiyaç listesi satırları otomatik olarak oluşturulur. Ancak bu satırlarda değişiklik yapılabilir ya da satır silinebilir.

İhtiyaç listesi bölümünden her kaleme ilişkin bilgiler ayrı birer satır olarak kaydedilir. Bu bilgiler şunlardır.

Türü İhtiyaç duyulan malzeme türünün belirlendiği alandır. Tür alanı

Malzeme

Hizmet

Varlık

Malzeme Sınıfı

Malzeme Takımı

seçeneklerini içerir. İlgili tür seçilir.

Kod İhaleye ya da alım işlemine konu olan malzeme/hizmet kodudur. Tür

alanında yapılan seçime uygun olarak tanımlı kayıtlar listelenir ve ilgili tanım

seçilir.

Açıklama İhaleye ya da alım işlemine konu olan malzeme/hizmet açıklamasıdır. Kod

alanına bilgi girildiğinde açıklaması bu alana gelir. Ancak açıklama alanın da tanımlı kayıtlara ulaşılarak seçim yapılabilir.

Varyant Kodu ve

Açıklaması

Malzeme kodu alanında seçilen malzemenin konfigüre edilebilir malzeme

olması durumunda varyant kodu ve açıklaması bu alanlarda belirtilir. Her iki alandan da malzeme varyantlarına ulaşılarak seçim yapılabilir.

Miktar İhaleye ya da alım işlemine konu olan malzeme/hizmet miktarıdır. Eğer

talep/öneri bağlantıları varsa miktar değişikliğinde bu bağlantılar güncellenir. Güncelleme en erken tarihli olan talep/öneri bağlantısından fark kadar

azaltma yöntemiyle, sırayla yapılır. Fişin kaydı ile de ilgili talep/önerilerin durum bilgileri dikkate alınır ve durum bilgisi ‘karşılandı’ olanların tüm

j-Guar

İhale Yönetimi 35

bağlantısı kopmuşsa durum bilgisi ‘onaylandı’, kısmi bir azalma söz konusu ise ‘karşılanıyor’ olarak güncellenir.

Birim İlgili malzeme ya da hizmetin hangi birim üzerinden işlem göreceği bu

alandan kaydedilir. Ana birim öndeğer olarak gelir. İşlem farklı bir birim üzerinden yapılacaksa ilgili birim seçilir.

Talep/öneri bağlantıları sonucu program tarafından oluşturulan ihtiyaç

satırlarında birim değiştirildiğinde bu bağlantılar güncellenir. Güncelleme en

erken tarihli olan talep/öneri bağlantısından fark kadar azaltma yöntemiyle, sırayla yapılır. Fişin kaydı ile de ilgili talep/önerilerin durum bilgileri dikkate

alınır ve durum bilgisi ‘karşılandı’ olanların tüm bağlantısı kopmuşsa durum bilgisi ‘onaylandı’, kısmi bir azalma söz konusu ise ‘karşılanıyor’ olarak

güncellenir.

Birim Fiyat Satırdaki malzeme yada hizmet birim fiyatıdır.

Birim Fiyat(FPB) Malzeme ya da hizmetin fiyatlandırma dövizi üzerinden birim fiyatıdır.

Para birimi Satırdaki işlem için geçerli olacak fiyatlandırma para biriminin belirlendiği

alandır.

Kuru Fiyatlandırma para birimi kur değeridir. Günlük kur tablosundan okunan fiş

tarihine ait kur değeri alana gelir. Gerekirse kur değeri değiştirilebilir.

KDV Oranı İhale ihtiyaç listesinde kullanılan malzeme, varlık ya da hizmete ait KDV oran bilgisidir.% üzerinden verilir.

KDV Tutarı Satırdaki malzeme, varlık ya da hizmet için KDV oranı ve birim fiyat

alanlarında girilen bilgiler dikkate alınarak program tarafından hesaplanan KDV tutarıdır.

KDV Dahil Birim fiyat alanında belirtilen fiyata KDV’nin dahil olup olmadığını belirtir.

Dahilse alanda yer alan kutu işaretlenir.

Tutar Satırdaki işlem tutarıdır. Birim fiyat ve miktar dikkate alınarak hesaplanan

tutar alana aktarılır.

Tutar(FPB) Satırdaki işlemin fiyatlandırma para birimi üzerinden hesaplanan toplam tutarıdır. Fiyatlandırma para birimi değeri ve miktar dikkate alınarak

hesaplanan tutar alana aktarılır.

İptal Satırdaki işlemin iptal edilmesi durumunda bu alan işaretlenir.

Garanti Süresi (Yıl) Malzemenin garanti süresini belirtir.

Gecikme Cezası(%) Bu malzemenin temin edilememesi yani gecikme durumunda uygulanacak

ceza oranıdır.

İnşaat Alanı İhalenin yapım ihalesi türünde olması durumunda inşaat alanının yüzölçümü bilgisidir.

Toplam Alan İhalenin yapım ihalesi türünde olması durumunda inşaat yapılan alanının toplam yüzölçümü bilgisidir.

j-Guar

İhale Yönetimi 36

Toplamlar

İhale fiş toplamının raporlama para birimi üzerinden tutar ve kur bilgileri Toplamlar bölümden kaydedilir.

Toplamlar bölümü;

Raporlama Para Birimi

İşlem Para Birimi

Kod Girişi

bölümlerinden oluşur.

Raporlama para birimi: Bu seçenek ile fiş toplamının raporlama para birimi üzerinden tutar ve kur bilgileri

kaydedilir. Günlük kur tablosundan okunan kur değeri ile fiş toplam tutarı dikkate alınarak hesaplanan tutar,

toplam alanına otomatik olarak gelir. Ancak işlem farklı bir kur değeri üzerinden kaydedilecekse raporlama

para birimi kur değeri değiştirilir.

İşlem Para Birimi: Bu bölümde irsaliye işlem para birimi bilgileri kaydedilir. Tür alanında işlem para birimi

türü girilir ya da para birimleri listesinden seçilir. Günlük kur tablosundan yerel para birimi karşılığı kur değeri

ile fatura toplam tutarı dikkate alınarak hesaplanan işlem para birimi toplam tutar bilgileri otomatik olarak

gelir. İşlem farklı bir kur değeri üzerinden kaydedilecekse yeni kur değeri girilir ya da kur tablosundan seçilir.

Kod Girişi: Bu başlık altındaki seçeneklerle barkod işlemleri müşteri/tedarikçi kodu bilgileri kaydedilir.

Barkod Bilgileri

Program malzeme giriş ve çıkış işlemlerinde barkod kullanımını destekler. Barkod kullanılıyorsa, malzeme

kodunun girilmesine gerek kalmaz. Malzeme seçimi barkod okuyucu ile gerçekleştirilir.

Fiş satırlarında hareket gören malzemelere ait bilgiler barkod okuyucu ile kaydedilecekse fiş üzerinde Kod Girişi başlığı altında yer alan Barkod Girişi seçeneği kullanılır.

Miktar girilip barkod okutulduğunda, barkodu okutulan malzeme kartının kodu ve açıklaması kod ve açıklama

alanına aktarılır. Aynı malzeme için her barkod girişinde, miktar otomatik olarak değişecektir.

j-Guar

İhale Yönetimi 37

Müşteri/Tedarikçi Kodu Girişi

Satırda hareket gören malzemeler müşteri ya da tedarikçi tarafından verilen kodu ile de seçilebilir. Kullanıcı

fiş/fatura satırlarında bu malzeme kodunu kullanarak kendi malzeme tanımına kolayca ulaşabilir. Ma lzemenin

müşteri/tedarikçideki kodu, malzeme kartında Müşteriler/Tedarikçiler seçeneği ile kaydedilir.

Malzeme fişlerinde müşteri/tedarikçi kodu ile işlem kaydetmek için Kod Girişi başlığı altında yer alan

Müşteri/Tedarikçi Kodu seçeneği kullanılır. Miktar alanında işlem miktarı kod alanında ise malzemenin müşteri/tedarikçideki kodu girilir. Bu koda sahip malzemenin kodu, açıklaması fiş satırlarına aktarılır.

Analiz Detayları

İhale fişleri ile kaydedilen işlemlerin etkileyeceği analiz boyutları ve projeleri fiş üzerinde alt bölümde yer alan

Analiz Detayları seçeneği ile kaydedilir. Analiz detayları talep fişinde yer alan her satır için ayrı ayrı kaydedilir.

Özellikle maliyet muhasebesi işlemlerinde muhasebe hesaplarının yanı sıra, yapılan masrafların hangi birim ya

da projelere dağıtılacağı gibi detaylar önemlidir. İşlemlerle ilgili ayrıntılı detay bilgi almak için analiz

boyutlarının tanımlanması, proje bağlantısının kurulması ve dağıtım oranlarının belirlenmesi önemlidir. Böylece bilgiye hızlı ve hatasız ulaşım sağlanır.

j-Guar uygulamasında işlemlerde analiz boyutu ve proje girişi kontrolü yapılmaktadır. Bu kontrolün hangi

işlemler için ve ne şekilde yapılacağı Sistem Ayarları program bölümünde Öndeğer ve Parametreler menüsünde yer alan Genel Muhasebe seçeneği ile belirlenir.

İhale fişlerinde bulunan Analiz Detayları penceresinden kaydedilecek bilgiler şunlardır:

Analiz Boyutu

Kodu

İlgili fiş için geçerli olacak analiz boyutunu belirtir. Analiz boyutu tanımları

listelenerek ilgili tanım seçilir ya da yeni tanım yapılır. Analiz boyutları kırılımlı bir yapıya sahip olarak tanımlanabilmektedirler. Analiz boyutu kodu seçimi yapılan

tüm kayıtlarda üst analiz boyutu kodu seçimi yapılamaz. Seçilmek istenen üst analiz boyutu koduna ait bir alt analiz boyutu kodu var ise seçim engellenir.

Analiz boyutu tanımları Sistem Ayarları program bölümünde Tanımlar Genel menüsü altında yer alan Analiz Boyutları seçeneği ile kaydedilir. Bkz. Sistem Ayarları Analiz Boyutları

Açıklama Analiz boyutunun açıklamasıdır. Kod alanına bilgi girildiğinde açıklaması alana gelir. Bu alandan da analiz boyutları listelenerek seçim yapılabilir.

Proje Kodu İlgili fiş ile kaydedilen işlemlerin ilgili olduğu proje kodudur. Kayıtlı proje kartları

listelenir ve ilgili tanım seçilir.

Proje Aktivite Kodu

İlgili fiş ile kaydedilecek işlemlerin projenin hangi aktivitesi ile ilişkili olduğu bu alandan belirlenir. Kayıtlı proje aktiviteleri listelenir ve ilgili tanım seçilir.

Dağıtım Oranı İlgili fiş ile kaydedilecek işlemlerin analiz boyutu ve/veya projelere dağıtım oranıdır.

Tutar Dağıtım oranı ile malzeme hareketinin tutarı dikkate alınarak hesaplanan

dağıtım toplamıdır.

Tutar (RPB) Dağıtım oranı ile malzeme hareketinin tutarı dikkate alınarak hesaplanan raporlama para birimi dağıtım toplamıdır.

j-Guar

İhale Yönetimi 38

Tutar(FPB) Dağıtım oranı ile malzeme hareketinin tutarı dikkate alınarak hesaplanan fiyatlandırma para birimi dağıtım toplamıdır.

İdari Şartname Bilgileri

İhaleye ilişkin idari şartname ve ön yeterlilik bilgileri fiş üzerinde yer alan bu bölümden kaydedilir.

Genel Bilgiler: Bu bölümden

işin yapılacağı yer,

başlangıç ve bitiş tarihleri ile son teklif tarihi bilgileri

teslim şekli ve yeri bilgileri

kaydedilir.

Detay: İdari şartname detaylarının kaydedildiği bölümdür. Detay kalemleri için geçerli olacak değerler her satır için değer seçenekleri listelenerek seçilir.

Alternatif Malzeme Tekliflerine Açık İhalenin alternatif malzeme tekliflerine açık olup olmadığını belirtir. Evet ve Hayır seçeneklerini içerir.

Yabancı İsteklilere Açık İhalenin yabancı isteklilere açık olup olmadığını belirtir.

En Avantajlı Teklif Belirleme İhale için en avantajlı teklifin ne şekilde belirleneceğini belirtir.

En Düşük Fiyat Esasına Göre

Fiyat Dışı Unsurlar da Dikkate Alınarak

Seçeneklerini içerir.

Ortak Girişime Açık İhalenin ortak girişime açık olup olmadığını belirtir.

Kısmi Tekliflere Açık İhalenin kısmi tekliflere açık olup olmadığını belirtir.

Fiyat Farkı Ödenecek İhalenin verilen fiyatlardan farklı bir fiyat üzerinden

sonlanması durumunda fiyat farklarının ödenip ödenmeyeceğini belirtir.

Fiyat Farkı(%) Fiyat farklarının ödeneceğinin belirtilmesi durumunda fiyat

j-Guar

İhale Yönetimi 39

farkı yüzdesini belirtir.

Avans Verilecek İşlem öncesi avans verilip verilmeyeceğini belirtir.

Avans(%) Avans Verilecek seçiminin yapılması durumunda ödenecek

avans yüzdesini belirtir.

Yerli İstekliler Lehine Fiyat Avantajı(%) İhalenin yerli istekliler lehine fiyat avantajı olması durumunda yüzde bilgisi belirtilir.

Geçici Teminat (%) En az geçici teminat oranıdır.

Kesin Teminat (%) Kesin teminat oranıdır.

Gecikme Cezası (%) Zamanında teslim edilmeyen mal ve hizmetler için

uygulanacak gecikme cezasıdır.

Teklif Geçerlilik Süresi (gün) Verilecek tekliflerin geçerlilik süresidir.

Garanti Süresi(yıl) İhale kapsamında yer alan malzeme ve hizmet için geçerli

olacak garanti süresidir.

İlave Sipariş/Ek İş Artışı (%) Verilen siparişe ek olarak verilebilecek ilave sipariş için kullanılır. Yüzde olarak verilir.

Eksik Sipariş/Ek İş Eksilişi(%) Verilen siparişin ne kadarının eksik teslim edilebileceğini

gösterir. Yüzde olarak verilir.

Numune Gönderilecek İhale kapsamında temin edilecek malzeme ya da

kullanılacak malzeme için numune gönderilip

gönderilmeyeceğini belirtir.

Prototip Gönderilecek İhale ile temin edilecek malzeme için prototip gönderilip

gönderilmeyeceğini belirtir.

Teklif Para Birimi Teklifin hangi para birimi üzerinden verildiğini belirtir.

Sözleşmenin Dili Sözleşmenin hangi dil ile yapılacağını belirtir.

Gecikme Cezası Bazı Gecikme cezası bazı değerini belirtir. Gün, oran ve bedel

seçeneklerini içerir.

Teminat İadesi İhalede teminat iadesi olup olmayacağı belirtilir. Evet ve Hayır seçeneklerini içerir.

Sipariş Verilme Süresi(gün) Gün bazında sipariş verilme süresi belirtilir.

Ödeme Para Birimi Ödemenin hangi para birimi üzerinden yapılacağı belirtilir.

Ceza Kapsamı İhaleye ait ceza kapsamı belirtilir. Sözleşme, sipariş ve

teçhizat seçeneklerini içerir.

Diğer: Sistemde tanımlı olmayan idari şartname bilgilerinin tanımlanması için ayrılmış bölümdür.

Tanım alanında geçerli olacak tanım, değer alanında ise bu tanım için geçerli olacak değer kaydedilir.

Notlar: İdari şartnameye ait notların kaydedildiği bölümdür.

j-Guar

İhale Yönetimi 40

Adres Bilgileri

Satınalma ihalesi üzerinde yer alan adres bilgileri bölümünden

İhalenin Yapılacağı Yer

(Ön) Yeterlik Değerlemenin Yapılacağı Yer

Teklifin sunulacağı Yer

İçin adres bilgileri kaydedilir. Organizasyonel birim seçimlerinin yapılmasıyla adres bilgileri alanlara gelir.

j-Guar

İhale Yönetimi 41

İhale Komisyonu Üyeleri

Kaydedilen ihale ile ilgili komisyon üyeleri Bağlı Kayıtlar menüsü altında yer alan Komisyon Üyeleri seçeneği

ile kaydedilir.

Sicil Numarası

İhale komisyonunda yer alacak personel sicil numarasıdır. Kayıtlı personel kayıtları

listelenir ve ilgili tanım seçilir.

Ad, Soyadı İhale komisyonunda yer alacak personelin adı ve soyadıdır. Sicil numarası girildiğinde bu bilgiler otomatik olarak gelir. Ancak bu alanlardan da personel kayıtlarına

ulaşılarak seçim yapılabilir.

Görevi Komisyon üyesi olarak seçilen personelin görevidir. Personel kartında belirtilen görev alana aktarılır. Değiştirilemez.

Üyelik Durumu Seçilen personelin komisyon üyelik durumunun belirlendiği alandır. Asil ve yedek

seçeneklerini içerir.

Başkan İhale komisyonu üyesinin komisyon başkanı olması durumunda bu seçenek

işaretlenir. Yalnızca asil durumundaki üyeler başkan olarak seçilebilir.

j-Guar

İhale Yönetimi 42

Gerekli Belgeler

İhalenin/alımın çeşitli aşamalarında gerekli olan ve yükleniciler tarafından sunulması gereken belgeler

İhale/Alım Dosyası listesinde Bağlı Kayıtlar menüsünde yer alan Gerekli Belgeler seçeneği ile kaydedilir.

Kod Belge kodudur. Kayıtlı ihale belge tanımları listelenir ve ihale için gerekli belge seçilir.

Açıklama İhale için gerekli belgenin açıklamasıdır. Belge kodu girildiğinde açıklaması bu alana gelir.

Yükleniciye

Verilecek

Belgenin yükleniciye verileceğini belirtir. Kod alanında seçilen belge tanımında yapılan

seçim bu alana öndeğer olarak gelir.

Yükleniciden

Alınacak

Belgenin yükleniciden alınacağını belirtir. Kod alanında seçilen belge tanımında yapılan

seçim bu alana öndeğer olarak gelir.

Gereklilik Türü

Belgenin gereklilik türünü belirtir. Kod alanında seçilen belge tanımında belirtilen gereklilik türü alana gelir, değiştirilemez.

Temin

Zamanı

İhaleye ait gerekli belgenin temin zamanının belirtildiği alandır. Fiyat teklifi, ön yeterlik,

teknik teklif ve sözleşme seçeneklerini içerir.

j-Guar

İhale Yönetimi 43

İlgililer

İhaleye bağlı olarak kimlere ihale dosyası/doküman(lar)ı verildiği İhaleler listesinde Bağlı Kayıtlar menüsü

altında yer alan İlgililer seçeneği ile kaydedilir. İlgililer seçeneği ile Müşteriler seçilir.

Her bir ilgili Insert tuşu ile ayrı satırda kaydedilir. İlgililer seçeneği şu bilgiler kaydedilir.

Tür Yüklenici türünü belirtir. Bu alan Bireysel ve Ortak Girişim seçeneklerini içerir.

Kod Tür alanında yapılan seçime göre bireysel ya da ortak girişim kayıt kodudur. ... simgesi

tıklanarak ilgili kayıt listelerine ulaşılır ve ilgili tanım seçilir.

Unvan Ortak girişim ya da bireysel türdeki ilgili unvanıdır. Kod alanına bilgi girildiğinde unvanı alana

gelir. Bu alandan da ilgili kayıt listelerine ulaşılarak seçim yapılabilir.

j-Guar

İhale Yönetimi 44

Satınalınan Belgeler

Satınalınan belgeler seçeneği İlgililer listesi F9-sağ fare tuşu menüsünde yer alır. Kaydedilen bilgiler

şunlardır:

Kasa Fişi No Kasa fiş no alanından Kasa İşlemleri listesine ulaşılarak cari hesap türündeki

fişler arasından seçim yapılır.

Satınalma Tarihi

ve Saati

Belgeye ait satınalma tarihi ve saati bilgisidir. Sistem tarihi ve saati öndeğer

olarak gelir, değiştirilebilir.

Belge Adı Satınalınan belgenin adıdır. İhale belgeleri listesine ulaşılarak seçim yapılır. Bkz. İhale Belgeleri

Açıklama Satınalınan belgenin açıklamasıdır. Belge adı seçimi yapıldığında açıklaması

alana gelir.

j-Guar

İhale Yönetimi 45

Alınan Teklifler

Açılan ihalelerle ilgili teklifler Hareketler menüsü altında yer alan Alınan Teklifler seçeneği ile kaydedilir.

Ekle Yeni alınan teklif kaydetmek için kullanılır. İhale bağlantılı teklifler ancak ihale

durumu “Devam Ediyor” ve “Onaylandı” olduğunda eklenir.

Değiştir Alınan teklif bilgilerinde değişiklik yapmak için kullanılır. İhale bağlantılı teklifler ancak ihale durumu “Devam Ediyor”, “Onaylandı” ve “Başvuru” olduğunda kullanıcı

onayıyla değiştirilir.

Sil Alınan teklifleri silmek için kullanılır. İhale bağlantılı teklifler ancak ihale durumu

“Tamamlandı”, teklif durumu da “Başvuru” olduğunda, kullanıcı onayıyla silinir.

İncele Alınan teklifleri incelemek için kullanılır. Bu seçenekle ekrana getirilen fiş bilgilerinde değişiklik yapılamaz.

Kopyala Seçilen kayıt bilgilerini bir başka fişe kopyalamak için kullanılır. İhale bağlantılı

teklifler ancak ihale durumu “Devam Ediyor” ve “Onaylandı” olduğunda kopyalanır.

Durumunu

Değiştir

Alınan tekliflerin durumunu değiştirmek için kullanılır.

Aşamayı Değiştir

Alınan tekliflerin aşama bilgisini değiştirmek için kullanılır.

Fiyat Teklifi

Oluştur

Yeni alınacak fiyat tekliflerini satış teklifleri üzerinden oluşturmak için kullanılır.

Sözleşme

Oluştur

Sipariş durumunda olan teklifler üzerinden otomatik olarak sipariş fişi oluşturmak

için kullanılır.

Gönder

Toplu Gönder Alınan teklif bilgilerini yazdırmak için kullanılır.

Bağlı Kayıtlar

Fiyat Teklifleri Alınan teklifle bağlantılı fiyat tekliflerini kaydetmek için kullanılır.

Bkz. Alınan Fiyat Teklifleri Sunulan

Belgeler

Alınan teklifin ait olduğu ihalede belirtilen gerekli belgeler listelenir.

Bkz. Sunulan Belgeler İlişkili Kayıtlar

Teminatlar Başvuru durumundaki alınan teklifler üzerinden ulaşılan teminatlar listesinde Alınan teminat cari hesap seçenekleri listelenir.

Bkz. Finans Yönetimi Teminatlar

j-Guar

İhale Yönetimi 46

Alınan teklif bilgilerini kaydetmek için Ekle seçeneği kullanılır.

Fiş No Alınan teklifin kayıt ve izlenme numarasıdır. Fişler numaralarına göre sıralıdır. Fiş

numarası bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Fiş numarası girilmeden fiş kaydedilemez.

Fiş Tarihi Alınan teklifin kayıt tarihidir. Sistem tarihi alana öndeğer olarak gelir. Gerekirse değiştirilebilir. Fişler tarihlerine göre sıralıdır. Fiş tarihi bilgi girilmesi zorunlu bir

alandır.

Saat Alınan teklifin kayıt zamanıdır. Sistem saati alana öndeğer olarak gelir. Gerekirse değiştirilebilir.

Özel Kod Fişleri gruplamakta kullanılan 10 karakter uzunluğunda ikinci bir kodlama alanıdır. Özel kod kullanıcının, fişleri kendi firmasına özel kriterlere göre gruplaması için

kullanılır. Özel kod alanını kullanıcı, fiş üzerinde yar almayan fakat girmek istediği bir

bilgiyi işlemek için de kullanabilir.

Yetki Kodu Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. 10 karakter uzunluğundadır. Her kullanıcının iş

tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki tanımlaması için

öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının ulaşabileceği ve işlem yapabileceği fişler belirlenmelidir. Sonra, her yetki

grubunun kullanabileceği fiş gruplarına farklı yetki kodları verilmelidir. Yetki koduna göre fiş bazında şifreleme yapılır. Fişe yalnızca burada verilen yetki kodu ile programa

giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır.

Aşama Teklifin hangi aşamada olduğunu belirtir. Kayıtlı teklif aşamaları listelenir ve ilgili aşama seçilir. Bkz. Sistem Ayarları Sözleşme ve Teklif Aşamaları

İhale No Teklifin alındığı ihale numarasıdır. Kayıtlı ihaleler listelenir ve seçim yapılır.

İhale Tarihi Teklifin alındığı ihale tarihidir. İhale no alanında yapılan seçim ile tarih bilgisi alana

j-Guar

İhale Yönetimi 47

gelir.

Yüklenici Bilgileri

Türü Yüklenici türünün belirlendiği alandır. Bireysel ve ortak girişim seçeneklerini içerir.

Cari Hesap Kodu Teklifin alındığı cari hesabın kodudur. Tür alanında yapılan seçime cari hesaplar

listelenir ve ilgili cari hesap seçilir.

Cari Hesap

Açıklama

Teklifin alındığı cari hesabın açıklamasıdır. Kod alanında belirtilen cari hesabın

açıklaması alana aktarılır. Ancak bu alandan da cari hesaplar listelenerek seçim ya da yeni tanım yapılabilir.

Teklif Türü Alınan teklife ait teklif türü bilgisidir.

Davet Yazısı

Gönderme Şekli

Davet yazısının gönderim şekli belirtilir.

Planlanan Son

Teyit Tarihi

Alınan teklife ait planlanan son teyit tarihinin belirtildiği alandır.

Fiili Son Teyit Tarihi

Alınan teklife ait fiili son teyit tarihinin belirtildiği alandır.

Teklif Zarfı Veriliş

Sıra No

Alınan teklif zarfının veriliş sıra numarası belirtilir.

Geçici Teminat Yatırılan geçici teminat tutar, oran ve durum bilgisidir.

(Ön)Yeterlilik

Durumu

Ön yeterlik durumunun belirlendiği alandır. Teklifin bağlı olduğu İhalenin yönteminde

“(ön) yeterlik değerleme yapılacak” seçilmişse ve fiş durum bilgisi “başvuru” ise aktif olan bir alandır. ‘Değerlendirmede, Değerlendirme Dışı, Yeterli, Yetersiz ve Kontrol

Yapılmayacak’ seçeneklerini içerir.

İptal Nedeni İptal nedeni bilgisi, alınan teklif durumu İptal yapılırken belirtilen iptal nedeni alanından gelen bilgi ile otomatik olarak güncellenir.

Bkz. Durum Değişiklikleri Açıklama Teklife ait genel bir açıklama alanıdır.

j-Guar

İhale Yönetimi 48

Alınan Fiyat Teklifleri

Alınan teklif için geçerli olacak fiyatlar, Alınan Teklif kayıt ekranı Devam düğmesi ile ulaşılan Fiyat Teklifleri

ekranından kaydedilir. Fiyat Teklifleri ekranına Alınan Fiyatlar listesi Bağlı Kayıtlar menüsünde bulunan Fiyat

Teklifleri seçeneği ile de ulaşılır. Alınan teklife ait fiyat teklifi eklenebilmesi için Alınan Teklif durumunun Başvuru olması gerekir.

Fiyat teklifleri seçildiğinde alınan teklif için geçerli olacak fiyat tanımlarının ekleneceği ve tanımlı fiyatların listelendiği Satınalma Fiyat Teklifleri penceresi açılır.

Fiyat teklifleri

• Fiş tarihi • Fiş numarası

• Geçerli • Özel kod

• Yetki kodu

• Tutar • Dövizli tutar

Bilgileri ile listelenir.

j-Guar

İhale Yönetimi 49

Yeni alınacak fiyat teklifleri Alınan Teklifler listesi F9-sağ fare tuşu menüsünde yer alan “Fiyat Teklifi Oluştur”

seçeneği ile ya da Alınan Teklifler ekranında yer alan Ekle seçeneği ile kaydedilir. Fiyat teklifleri, ihale

bağlantılı olarak oluşturulacaksa; ihale durumu “Devam Ediyor” ve “Onaylandı” olmalıdır. Aksi durumda Ekle düğmesi aktif gelmez.

Alınan teklif fiyat kaydedilen bilgiler şunlardır:

Genel Bilgiler

Avantajlılık Sıra No Alınan teklife ait avantajlılık sıra numarasıdır. Teklif avantajlılık analizi

hesaplama işleminin çalıştırılması sonrası alınan tekliflere otomatik

olarak sıra numarası verilir. Bkz. Teklif Avantajlılık Analizi Hesaplama

Verilen Teklif Sayısı İlgili ihale için verilen toplam teklif sayısını belirtir. Teklif avantajlılık analizi hesaplama işleminin çalıştırılması sonrası otomatik olarak

verilen teklif sayısı alanına bilgi gelir.

Bkz. Teklif Avantajlılık Analizi Hesaplama

Ödeme Planı Alınan fiyatlar ödeme koşuluna bağlı olarak değişebilir. Fiyat teklifine

ait ödeme planı bilgisidir. düğmesi tıklanarak kayıtlı ödeme planları listelenir ve ilgili plan seçilir.

Aşırı Düşük Teklif Teklifin aşırı düşük olma bilgisi belirtilir. Evet, Hayır ve – seçeneklerini

içerir.

Aşırı Düşük Teklif Açıklaması Teklifin aşırı düşük olması durumunda Uygun ya da Uygun Değil olarak açıklaması belirtilir.

Teklif Bilgileri Teklif kartına ait genel bilgilerin görülebileceği alanlar yer alır.

Cari Hesap Teklif kartında belirtilen cari hesap ya da birliğin kod ve açıklama bilgisidir.

Aşama Teklifin aşamasını belirtir.

Teklif Türü Teklif kartında belirtilen teklifin türüdür.

Fiyat Teklif Satırları

Tür Fiyat teklif kapsamında yer alan yer alan malzeme, hizmet, varlık,

malzeme sınıfı ve malzeme takımına ait tür bilgisidir. İşlemler menüsü altında yer alan “İhtiyaç Listesi Aktar” seçeneği ile ulaşılan

kayıtlar arasından yapılan seçime göre tür alanı güncellenir.

Kod Fiyat teklifi alınan malzeme, hizmet ya da varlık kodudur. “İhtiyaç Listesi Aktar” seçeneği ile ulaşılan kayıtlar arasından yapılan seçime

göre kod alanı güncellenir.

Açıklama Fiyat teklifi alınan malzeme, hizmet ya da varlık açıklamasıdır. “İhtiyaç Listesi Aktar” seçeneği ile ulaşılan kayıtlar arasından yapılan

seçime göre açıklama alanı güncellenir.

Varyant Kodu Tür malzeme takımı olduğunda konfigüre edilebilir malzemelere ait varyant kodudur.

Varyant Açıklaması Tür malzeme takımı olduğunda konfigüre edilebilir malzemelere ait varyant açıklamasıdır.

Miktar Fiyat teklifi alınan malzeme, hizmet, varlık, malzeme sınıfı ya da

malzeme takımı miktarıdır.

Birim Fiyatın hangi birim üzerinden alındığını belirtir. Ana birim öndeğer olarak gelir.

Birim Fiyat Malzeme, hizmet, varlık, malzeme sınıfı ya da malzeme takımının

birim fiyatıdır. Listele düğmesi tıklanır ve birim fiyat seçenekleri listelenir. Stoklar için tanımlı fiyat, ortalama fiyatı, son alış ya da satış

fiyatı, eldekilerin ortalaması, girişlerin ortalaması, dönemsel ortalama ile LIFO ve FIFO maliyet değeri seçilebilir. Alınan hizmetler için ise

tanımlı fiyat ve son alış fiyatı seçilebilir.

Birim Fiyat(FPB) Malzeme, hizmet, varlık, malzeme sınıfı ya da malzeme takımının fiyatlandırma para birimi üzerinden birim fiyatıdır. Para birimi

alanında seçilen tür üzerinden birim fiyat bilgisi girilir.

Para Birimi Birim fiyat alanında belirtilen fiyatın hangi para birimi üzerinden alındığı bu alanda belirlenir. Para birimleri listelenerek ilgili birim

j-Guar

İhale Yönetimi 50

seçilir.

Kuru Fiyatlandırma para birimi kur değeridir. Günlük kur tablosundan

okunan fiş tarihine ait kur değeri alana gelir. Gerekirse kur değeri

değiştirilebilir.

(%) Yalnızca satırdaki malzeme, hizmet ya da varlık için geçerli olacak

indirim yüzdesidir.

KDV Oranı Malzeme, Hizmet ya da varlık KDV oranıdır. % üzerinden verilir.

KDV Dahil Birim fiyat alanında belirtilen fiyata KDV’nin dahil olup olmadığını

belirtir. Dahilse alanda yer alan kutu işaretlenir.

Tutar Satırdaki işlem tutarıdır. Miktar ve birim fiyat üzerinden program tarafından otomatik olarak hesaplanır ve alana aktarılır.

KDV Tutarı Satırdaki malzeme, hizmet ya da varlık için KDV oranı ve birim fiyat

alanlarında girilen bilgiler dikkate alınarak program tarafından hesaplanan KDV tutarıdır.

Tutar(FPB) Satırdaki işlemin fiyatlandırma para birimi üzerinden hesaplanan

tutarıdır. Miktar ve birim fiyat üzerinden program tarafından otomatik olarak hesaplanır ve alana aktarılır.

Güncellenmiş Birim Fiyat Alınan fiyatın daha sonra değiştirilmesi durumunda yeni fiyat bilgisi

bu alanda kaydedilir.

Güncellenmiş Birim

Fiyat(FBP)

Alınan fiyatın daha sonra değiştirilmesi durumunda fiyatlandırma para

birimi üzerinden yeni fiyat bilgisi bu alanda kaydedilir.

Güncellenmiş Tutar Güncellenmiş birim fiyat üzerinden hesaplanan malzeme/hizmet tutarıdır.

Güncellenmiş Dövizli Tutar Güncellenmiş birim fiyat dikkate alınarak hesaplanan fiyatlandırma

para birimi üzerinden malzeme/hizmet tutarıdır.

Gecikme Ceza Kodu Teslimatta gecikme olması durumunda uygulanacak olan gecikme

cezasının ne şekilde hesaplanacağını belirten gecikme cezası tanım kodudur. Kayıtlı Teslimat gecikme cezaları listelenir ve ilgili kayıt

seçilir.

Sıra No Fiyat teklifinin öncelik sıralamasıdır.

Ödeme Planı Satırda belirtilen malzeme/hizmet fiyatının hangi ödeme koşullarında geçerli olacağını belirtir. Kayıtlı ödeme/tahsilat planları listelenir ve

ilgili ödeme planı seçilir.

Hareket Özel Kodu Malzeme/hizmet fiyatı hareket özel kodudur. Teklif satırlarını gruplamak, rapor alırken bir grup bilgiyi filtrelemek ve bu gruplanan

bilginin toplamını görmek için kullanılır. Bu alanı kullanıcı, fiş üzerinde yer almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi kaydetmek için de

kullanabilir. Satırdaki hareket özel kodu ile fişin üst bölümünde yer alan özel kod farklıdır. Fişin üst bölümündeki özel kod fiş geneline ait

özel koddur. Satırdaki hareket özel kodu alanı ise hareketleri

gruplamak için kullanılır. Fişlerle ilgili tüm raporlarda hareket özel kodu bilgisine göre filtreleme yapılabilir. Ancak fişlerin hareket özel

koduna göre sıralaması program tarafından yapılmaz.

Açıklama Satırdaki işleme ait açıklamadır. 30 karakter uzunluğunda alfa nümerik alandır.

İptal Fiyat teklifine ait ilgili satırı iptal etmek için kullanılır.

j-Guar

İhale Yönetimi 51

Sunulan Belgeler

Alınan teklif ile birlikte sunulan belgelerin tanımlandığı bölümdür. İhale tanımlanırken belirtilen Gerekli

Belgeler teklif tanımlanırken sunulan belgeler alanında yer alır.

Sunulan belgelere ait alanlar şunlardır:

Temin Zamanı Sunulan belgeye ait temin zamanı bilgisidir. Fiyat teklifi, ön yeterlik, teknik teklif ve sözleşme seçeneklerini içerir.

Belge Adı İhaleye bağlı olarak tanımlı gerekli belgeler listesinden “yükleniciden

alınacak” seçeneği işaretli olan belgelerin adıdır.

Açıklama İhaleye bağlı olarak tanımlı gerekli belgeler listesinden “yükleniciden

alınacak” seçeneği işaretli olan belgelerin açıklamasıdır.

Var Gerekli belgeler sunulan belgeler arasında ise var seçeneği işaretlenir.

Kontrol Tarihi Sunulan belgenin kontrol tarihidir.

Kontrol Saati Sunulan belgenin kontrol saatidir.

Uygunluk Durumu Belgenin Var seçeneği işaretli olduğunda aktif olan bir alandır. Uygun ve Uygun Değil seçeneklerini içerir.

Uygunsuzluk Nedeni Uygunluk durumu “Uygun Değil” olduğunda Uygunsuzluk Nedenleri

listesine ulaşılarak seçim yapılır.

Uygunsuzluk Nedeni

Açıklaması

Uygunluk durumu “Uygun Değil” olduğunda Uygunsuzluk Nedenine

ait açıklama bilgisidir.

j-Guar

İhale Yönetimi 52

Durum Değişikliği

Alınan/Verilen teklifler listesi F9-sağ fare tuşu menüsünde bulunur. Alınan/Verilen tekliflere ait durum değişiklikleri şunlardır:

Başvuru

Sözleşme

İptal

Sipariş

Durum bilgisi “İptal” olduğunda İptal Nedeni alanı aktif olacaktır. Teklif İptal Nedenleri listesine ulaşılarak seçim yapılır.

Bkz. Teklif İptal Nedenleri

j-Guar

İhale Yönetimi 53

Verilen Teklifler

Açılan ihalelerle ilgili teklifler Hareketler menüsü altında yer alan Alınan Teklifler seçeneği ile kaydedilir.

Ekle Yeni verilen teklif kaydetmek için kullanılır.

Değiştir Verilen teklif bilgilerinde değişiklik yapmak için kullanılır.

Sil Verilen teklifleri silmek için kullanılır.

İncele Verilen teklifleri incelemek için kullanılır. Bu seçenekle ekrana getirilen fiş bilgilerinde değişiklik yapılamaz.

Kopyala Seçilen kayıt bilgilerini bir başka fişe kopyalamak için kullanılır.

Durumunu

Değiştir

Verilen tekliflerin durumunu değiştirmek için kullanılır.

Aşamayı

Değiştir

Fiyat Teklifi Oluştur

Yeni verilecek fiyat tekliflerini satış teklifleri üzerinden oluşturmak için kullanılır.

Sözleşme

Oluştur

Gönder

Toplu Gönder Verilen teklif bilgilerini yazdırmak için kullanılır.

Bağlı Kayıtlar

Fiyat Teklifleri Verilen teklifle bağlantılı fiyat tekliflerini kaydetmek için kullanılır. Bkz. Verilen Fiyat Teklifleri

Sunulan Belgeler

Verilen teklifin ait olduğu ihalede belirtilen gerekli belgeler listelenir. Bkz. Sunulan Belgeler

İlişkili Kayıtlar

Teminatlar Başvuru durumundaki alınan teklifler üzerinden ulaşılan teminatlar listesinde Verilen

teminat cari hesap seçenekleri listelenir. Bkz. Finans Yönetimi Teminatlar

j-Guar

İhale Yönetimi 54

Verilen teklif bilgilerini kaydetmek için Ekle seçeneği kullanılır.

Fiş No Verilen teklifin kayıt ve izlenme numarasıdır. Fişler numaralarına göre sıralıdır. Fiş numarası bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Fiş numarası

girilmeden fiş kaydedilemez.

Fiş Tarihi Verilen teklifin kayıt tarihidir. Sistem tarihi alana öndeğer olarak gelir. Gerekirse değiştirilebilir. Fişler tarihlerine göre sıralıdır. Fiş tarihi bilgi

girilmesi zorunlu bir alandır.

Saat Verilen teklifin kayıt zamanıdır. Sistem saati alana öndeğer olarak gelir. Gerekirse değiştirilebilir.

Özel Kod Fişleri gruplamakta kullanılan 10 karakter uzunluğunda ikinci bir

kodlama alanıdır. Özel kod kullanıcının, fişleri kendi firmasına özel kriterlere göre gruplaması için kullanılır. Özel kod alanını kullanıcı, fiş

üzerinde yar almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi işlemek için de kullanabilir.

Yetki Kodu Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. 10 karakter uzunluğundadır.

Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak

gerekir. İlk adım olarak, kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının ulaşabileceği ve işlem yapabileceği fişler belirlenmelidir. Sonra, her

yetki grubunun kullanabileceği fiş gruplarına farklı yetki kodları

verilmelidir. Yetki koduna göre fiş bazında şifreleme yapılır. Fişe yalnızca burada verilen yetki kodu ile programa giren kişilerin ulaşması

ve işlem yapması sağlanır.

Aşama Teklifin hangi aşamada olduğunu belirtir. Kayıtlı teklif aşamaları listelenir ve ilgili aşama seçilir. Bkz. Sistem Ayarları Sözleşme ve Teklif Aşamaları

İhale/Dosya No Teklifin verildiği ihale numarasıdır. Kayıtlı ihaleler listelenir ve seçim

yapılır.

İhale Tarihi Teklifin verildiği ihale tarihidir. İhale no alanında yapılan seçim ile tarih

j-Guar

İhale Yönetimi 55

bilgisi alana gelir.

Cari Bilgileri

Türü Cari türünün belirten alandır. Cari Hesap ve Birlik seçenek tür bilgileri,

İhale/Dosya seçiminin yapılmasıyla alana gelir.

Kodu Teklifin verildiği cari hesabın/birliğin kodudur. İhale/Dosya seçiminin yapılmasıyla kod bilgisi alana gelir.

Unvan Teklifin verildiği cari hesabın açıklamasıdır. İhale/Dosya seçiminin yapılmasıyla kod bilgisi alana gelir.

Teklif Türü Verilen teklife ait teklif türü bilgisidir.

Davet Yazısı Gönderme

Şekli

Davet yazısının gönderim şekli belirtilir.

Planlanan Son Teyit Tarihi Verilen teklife ait planlanan son teyit tarihinin belirtildiği alandır.

Fiili Son Teyit Tarihi Verilen teklife ait fiili son teyit tarihinin belirtildiği alandır.

Teklif Zarfı Veriliş Sıra No Verilen teklif zarfının veriliş sıra numarası belirtilir.

Geçici Teminat Yatırılan geçici teminat tutar, oran ve durum bilgisidir.

(Ön)Yeterlilik Durumu Ön yeterlik durumunun belirlendiği alandır. Teklifin bağlı olduğu

İhalenin yönteminde “(ön) yeterlik değerleme yapılacak” seçilmişse ve fiş durum bilgisi “başvuru” ise aktif olan bir alandır. ‘Değerlendirmede,

Değerlendirme Dışı, Yeterli, Yetersiz ve Kontrol Yapılmayacak’

seçeneklerini içerir.

İptal Nedeni İptal nedeni bilgisi, alınan teklif durumu İptal yapılırken belirtilen iptal

nedeni alanından gelen bilgi ile otomatik olarak güncellenir.

Bkz. Durum Değişiklikleri Açıklama Verilen teklife ait genel bir açıklama alanıdır.

j-Guar

İhale Yönetimi 56

Verilen Fiyat Teklifleri

Verilen teklif için geçerli olacak fiyatlar, Verilen Teklif kayıt ekranı Devam düğmesi ile ulaşılan Fiyat Teklifleri

ekranından kaydedilir. Fiyat Teklifleri ekranına Verilen Fiyatlar listesi Bağlı Kayıtlar menüsünde bulunan Fiyat

Teklifleri seçeneği ile de ulaşılır. Verilen teklife ait fiyat teklifi eklenebilmesi için Verilen Teklif durumunun Başvuru olması gerekir.

Fiyat teklifleri seçildiğinde verilen teklif için geçerli olacak fiyat tanımlarının ekleneceği ve tanımlı fiyatların

listelendiği Satış Fiyat Teklifleri penceresi açılır.

Fiyat teklifleri

• Fiş tarihi

• Fiş numarası • Geçerli

• Özel kod

• Yetki kodu • Tutar

• Dövizli tutar

Bilgileri ile listelenir.

Yeni verilecek fiyat teklifleri Verilen Teklifler listesi F9-sağ fare tuşu menüsünde yer alan “Fiyat Teklifi

Oluştur” seçeneği ile ya da Verilen Teklifler ekranında yer alan Ekle seçeneği ile kaydedilir. Verilen teklif fiyat kaydedilen bilgiler şunlardır:

Genel Bilgiler

Ödeme Planı Verilen fiyatlar ödeme koşuluna bağlı olarak değişebilir. Fiyat teklifine

ait ödeme planı bilgisidir. düğmesi tıklanarak kayıtlı ödeme

planları listelenir ve ilgili plan seçilir.

j-Guar

İhale Yönetimi 57

Aşırı Düşük Teklif Teklifin aşırı düşük olma bilgisi belirtilir. Evet, Hayır ve – seçeneklerini içerir.

Aşırı Düşük Teklif Açıklaması Teklifin aşırı düşük olması durumunda Uygun ya da Uygun Değil

olarak açıklaması belirtilir.

Fiyat Teklif Satırları

Tür Fiyat teklif kapsamında yer alan yer alan malzeme, hizmet, varlık,

malzeme sınıfı ve malzeme takımına ait tür bilgisidir. İşlemler menüsü altında yer alan “İhtiyaç Listesi Aktar” seçeneği ile ulaşılan

kayıtlar arasından yapılan seçime göre tür alanı güncellenir.

Kod Fiyat teklifi verilen malzeme, hizmet ya da varlık kodudur. “İhtiyaç Listesi Aktar” seçeneği ile ulaşılan kayıtlar arasından yapılan seçime

göre kod alanı güncellenir.

Açıklama Fiyat teklifi verilen malzeme, hizmet ya da varlık açıklamasıdır. “İhtiyaç Listesi Aktar” seçeneği ile ulaşılan kayıtlar arasından yapılan

seçime göre açıklama alanı güncellenir.

Varyant Kodu Tür malzeme takımı olduğunda konfigüre edilebilir malzemelere ait

varyant kodudur.

Varyant Açıklaması Tür malzeme takımı olduğunda konfigüre edilebilir malzemelere ait varyant açıklamasıdır.

Miktar Fiyat teklifi verilen malzeme, hizmet, varlık, malzeme sınıfı ya da

malzeme takımı miktarıdır.

Birim Fiyatın hangi birim üzerinden verildiğini belirtir. Ana birim öndeğer

olarak gelir.

Birim Fiyat Malzeme, hizmet, varlık, malzeme sınıfı ya da malzeme takımının birim fiyatıdır. Listele düğmesi tıklanır ve birim fiyat seçenekleri

listelenir. Stoklar için tanımlı fiyat, ortalama fiyatı, son alış ya da satış

fiyatı, eldekilerin ortalaması, girişlerin ortalaması, dönemsel ortalama ile LIFO ve FIFO maliyet değeri seçilebilir. Alınan hizmetler için ise

tanımlı fiyat ve son alış fiyatı seçilebilir.

Birim Fiyat(FPB) Malzeme, hizmet, varlık, malzeme sınıfı ya da malzeme takımının

fiyatlandırma para birimi üzerinden birim fiyatıdır. Para birimi

alanında seçilen tür üzerinden birim fiyat bilgisi girilir.

Para Birimi Birim fiyat alanında belirtilen fiyatın hangi para birimi üzerinden

alındığı bu alanda belirlenir. Para birimleri listelenerek ilgili birim

seçilir.

Kuru Fiyatlandırma para birimi kur değeridir. Günlük kur tablosundan

okunan fiş tarihine ait kur değeri alana gelir. Gerekirse kur değeri

değiştirilebilir.

(%) Yalnızca satırdaki malzeme, hizmet ya da varlık için geçerli olacak

indirim yüzdesidir.

KDV Oranı Malzeme, Hizmet ya da varlık KDV oranıdır. % üzerinden verilir.

KDV Dahil Birim fiyat alanında belirtilen fiyata KDV’nin dahil olup olmadığını

belirtir. Dahilse alanda yer alan kutu işaretlenir.

Tutar Satırdaki işlem tutarıdır. Miktar ve birim fiyat üzerinden program tarafından otomatik olarak hesaplanır ve alana aktarılır.

KDV Tutarı Satırdaki malzeme, hizmet ya da varlık için KDV oranı ve birim fiyat

alanlarında girilen bilgiler dikkate alınarak program tarafından hesaplanan KDV tutarıdır.

Tutar(FPB) Satırdaki işlemin fiyatlandırma para birimi üzerinden hesaplanan

tutarıdır. Miktar ve birim fiyat üzerinden program tarafından otomatik olarak hesaplanır ve alana aktarılır.

Güncellenmiş Birim Fiyat Verilen fiyatın daha sonra değiştirilmesi durumunda yeni fiyat bilgisi bu alanda kaydedilir.

Güncellenmiş Birim

Fiyat(FBP)

Verilen fiyatın daha sonra değiştirilmesi durumunda fiyatlandırma

para birimi üzerinden yeni fiyat bilgisi bu alanda kaydedilir.

Güncellenmiş Tutar Güncellenmiş birim fiyat üzerinden hesaplanan malzeme/hizmet tutarıdır.

Güncellenmiş Dövizli Tutar Güncellenmiş birim fiyat dikkate alınarak hesaplanan fiyatlandırma para birimi üzerinden malzeme/hizmet tutarıdır.

j-Guar

İhale Yönetimi 58

Gecikme Ceza Kodu Teslimatta gecikme olması durumunda uygulanacak olan gecikme cezasının ne şekilde hesaplanacağını belirten gecikme cezası tanım

kodudur. Kayıtlı Teslimat gecikme cezaları listelenir ve ilgili kayıt seçilir.

Ödeme Planı Satırda belirtilen malzeme/hizmet fiyatının hangi ödeme koşullarında

geçerli olacağını belirtir. Kayıtlı ödeme/tahsilat planları listelenir ve ilgili ödeme planı seçilir.

Teklif Bilgileri Teklif kartına ait genel bilgilerin görülebileceği alanlar yer alır.

Cari Hesap Teklif kartında belirtilen cari hesap ya da birliğin kod ve açıklama bilgisidir.

Aşama Teklifin aşamasını belirtir.

Teklif Türü Teklif kartında belirtilen teklifin türüdür.

Hareket Özel Kodu Malzeme/hizmet fiyatı hareket özel kodudur. Teklif satırlarını gruplamak, rapor alırken bir grup bilgiyi filtrelemek ve bu gruplanan

bilginin toplamını görmek için kullanılır. Bu alanı kullanıcı, fiş üzerinde yer almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi kaydetmek için de

kullanabilir. Satırdaki hareket özel kodu ile fişin üst bölümünde yer

alan özel kod farklıdır. Fişin üst bölümündeki özel kod fiş geneline ait özel koddur. Satırdaki hareket özel kodu alanı ise hareketleri

gruplamak için kullanılır. Fişlerle ilgili tüm raporlarda hareket özel kodu bilgisine göre filtreleme yapılabilir. Ancak fişlerin hareket özel

koduna göre sıralaması program tarafından yapılmaz.

Açıklama Satırdaki işleme ait açıklamadır. 30 karakter uzunluğunda alfa nümerik alandır.

İptal Fiyat teklifine ait ilgili satırı iptal etmek için kullanılır.

j-Guar

İhale Yönetimi 59

Sunulan Belgeler

Verilen teklif ile birlikte sunulan belgelerin tanımlandığı bölümdür. İhale tanımlanırken belirtilen Gerekli

Belgeler teklif tanımlanırken sunulan belgeler alanında yer alır.

Sunulan belgelere ait alanlar şunlardır:

Temin Zamanı Sunulan belgeye ait temin zamanı bilgisidir. Fiyat teklifi, ön yeterlik, teknik teklif ve sözleşme seçeneklerini içerir.

Belge Adı İhaleye bağlı olarak tanımlı gerekli belgeler listesinden “yükleniciden

alınacak” seçeneği işaretli olan belgelerin adıdır.

Açıklama İhaleye bağlı olarak tanımlı gerekli belgeler listesinden “yükleniciden

alınacak” seçeneği işaretli olan belgelerin açıklamasıdır.

Var Gerekli belgeler sunulan belgeler arasında ise var seçeneği işaretlenir.

Kontrol Tarihi Sunulan belgenin kontrol tarihidir.

Kontrol Saati Sunulan belgenin kontrol saatidir.

Uygunluk Durumu Belgenin Var seçeneği işaretli olduğunda aktif olan bir alandır. Uygun ve Uygun Değil seçeneklerini içerir.

Uygunsuzluk Nedeni Uygunluk durumu “Uygun Değil” olduğunda Uygunsuzluk Nedenleri listesine ulaşılarak seçim yapılır.

Uygunsuzluk Nedeni

Açıklaması

Uygunluk durumu “Uygun Değil” olduğunda Uygunsuzluk Nedenine

ait açıklama bilgisidir.

j-Guar

İhale Yönetimi 60

Alınan Teklifler / Verilen Teklifler Listesinden Sipariş Oluşturma

“Sipariş” durumundaki teklifler üzerinden otomatik olarak sipariş fişi oluşturmak için kullanılan menü

seçeneğidir. Alınan ve Verilen Teklifler Listesi F9 Menüsünde yer alan “Sipariş Oluştur” seçeneği

kullanılarak işlem gerçekleştirilir. Sipariş Oluştur seçeneği, yalnızca “sipariş” durumunda olan teklif kartları

için aktiftir. Bir teklif üzerinden birden fazla sipariş oluşturmak mümkündür. Sipariş Oluştur işlemi ile teklif

detayları aktarılmış bir sipariş formu ekrana gelir. Kullanıcının sipariş formunu kaydetmesi sonucunda teklif

bağlantılı satırları içeren sipariş fişi oluşturulmuş olur.

j-Guar

İhale Yönetimi 61

Teklif Avantajlılık Analizi Hesaplama

İhalelerde alınan tekliflere ait avantajlılık analizinin yapıldığı seçenektir. İhale Yönetimi program bölümünde

İşlemler menüsü altında yer alır. İşlem için geçerli olacak koşullar filtre satırlarında belirlenir. Bu filtre

seçenekleri şunlardır:

Filtre Değeri

İhale Türü Satınalma İhalesi / Satınalma Dosyası / Satış İhalesi

/ Satış Dosyası / Yapım İhalesi / Yapım Dosyası

İhale Numarası Grup/Aralık

İhale Özel Kodu Grup/Aralık

Alınan Teklif Numarası Grup/Aralık

Alınan Teklif Geçerlilik Durumu Geçerli/Geçersiz

Alınan Teklif Durumu Başvuru/Sözleşme/İptal/Sipariş

j-Guar

İhale Yönetimi 62

Raporlar

Ortak Girişimler Listesi

Ortak girişimlerin listelendiği rapordur. İhale Yönetimi program bölümünde Raporlar menüsü altında yer alır.

Rapor filtre seçenekleri şunlardır:

Filtre Değeri

Cari Hesap Satırları Listelensin/Listelenmesin

Kod Grup / Aralık

Unvan Grup / Aralık

Özel Kod Grup / Aralık

Yetki Kodu Grup / Aralık

Tür Konsorsiyum / İş Ortaklığı

Cari Hesap Kodu Grup / Aralık

Cari Hesap Unvanı Grup / Aralık

Ortaklık Oranı Grup / Aralık

Pilot Evet/Hayır

İhale Belgeleri Listesi

İhale belgelerinin listelendiği rapordur. İhale Yönetimi program bölümünde Raporlar menüsü altında yer alır. Rapor filtre seçenekleri şunlardır:

Filtre Değeri

Kod Grup / Aralık

Açıklama Grup / Aralık

Gereklilik Türü İhaleye Katılım/ Ekonomik ve Mali Yeterlilik/ Mesleki ve Teknik Yeterlilik/ Diğer

Yükleniciye Verilecek Evet/Hayır

Yükleniciden Alınacak Evet/Hayır

İhale Yöntemleri Listesi

İhale yöntemlerinin listelendiği rapordur. İhale Yönetimi program bölümünde Raporlar menüsü altında yer alır. Rapor filtre seçenekleri şunlardır:

Filtre Değeri

Kod Grup / Aralık

Açıklama Grup / Aralık

Ön Yeterlilik Değerleme Evet / Hayır

j-Guar

İhale Yönetimi 63

Uygunsuzluk Nedenleri Listesi

Uygunsuzluk nedenlerinin listelendiği rapordur. İhale Yönetimi program bölümünde Raporlar menüsü altında

yer alır. Rapor filtre seçenekleri şunlardır:

Filtre Değeri

Kod Grup / Aralık

Açıklama Grup / Aralık

Teklif İptal Nedenleri Listesi

İptal nedenlerinin listelendiği rapordur. İhale Yönetimi program bölümünde Raporlar menüsü altında yer alır. Rapor filtre seçenekleri şunlardır:

Filtre Değeri

Kod Grup / Aralık

Açıklama Grup / Aralık

Açılan İhale Listesi

Açılan ihalelerin listelendiği rapordur. İhale yönetimi program bölümünde Raporlar menüsü altında yer alır.

Rapor Filtre seçenekleri şunlardır:

Filtre Değeri

İşin Bitiş Tarihi Başlangıç - Bitiş

İşin Başlangıç Tarihi Başlangıç - Bitiş

İhtiyaç Türü Malzeme/ Hizmet/ Varlık/ Malzeme Sınıfı/ Malzeme

Takımı

İhtiyaç Listesi Listelensin/ Listelenmesin

İhale Yeri Grup/ Aralık

İhale Tarihi Başlangıç - Bitiş

İdari Şartname Bilgileri Listelensin/ Listelenmesin

Özel Kod Grup/ Aralık

(Ön) Yeterlilik Tarihi Başlangıç - Bitiş

(Ön) Yeterlilik Değerlendirme Grup/ Aralık

Yöntem Kodu Grup/ Aralık

Yöntem Açıklaması Grup/ Aralık

Yetki Kodu Grup/ Aralık

Varlık Kategorisi Gayrimenkul/ Nakil Vasıtası/ Ekipman/ Diğer Varlık

Tür Alım İhalesi/ Alım Dosyası/ Satış İhalesi/ Satış

Dosyası/ Yapım İhalesi/ Yapım Dosyası

Tekliflerin Sunulacağı Yer Grup/ Aralık

Tarih Başlangıç – Bitiş

Son Teklif Tarihi Başlangıç - Bitiş

İlgili Sicil No Grup/ Aralık

Malzeme(Sınıfı)/Hizmet Kodu Grup/ Aralık

Malzeme(Sınıfı)/Hizmet Açıklaması Grup/ Aralık

KİK Kayıt No Grup/ Aralık

Durum Başladı/ Devam Ediyor/ Durduruldu/ Onaylandı/ Tamamlandı/ İptal Edildi

Detay Bilgileri Listelensin/ Listelenmesin

j-Guar

İhale Yönetimi 64

Girilen İhale Listesi

Girilen ihalelerin listelendiği rapordur. İhale yönetimi program bölümünde Raporlar menüsü altında yer alır.

Rapor Filtre seçenekleri şunlardır:

Filtre Değeri

İşin Bitiş Tarihi Başlangıç - Bitiş

İşin Başlangıç Tarihi Başlangıç - Bitiş

İhtiyaç Türü Malzeme/ Hizmet/ Varlık/ Malzeme Sınıfı/ Malzeme Takımı

İhtiyaç Listesi Listelensin/ Listelenmesin

İhale Yeri Grup/ Aralık

İhale Tarihi Başlangıç - Bitiş

İdari Şartname Bilgileri Listelensin/ Listelenmesin

Özel Kod Grup/ Aralık

(Ön) Yeterlilik Tarihi Başlangıç - Bitiş

(Ön) Yeterlilik Değerlendirme Grup/ Aralık

Yöntem Kodu Grup/ Aralık

Yöntem Açıklaması Grup/ Aralık

Yetki Kodu Grup/ Aralık

Varlık Kategorisi Gayrimenkul/ Nakil Vasıtası/ Ekipman/ Diğer Varlık

Tür Alım İhalesi/ Alım Dosyası/ Satış İhalesi/ Satış

Dosyası/ Yapım İhalesi/ Yapım Dosyası

Tekliflerin Sunulacağı Yer Grup/ Aralık

Tarih Başlangıç – Bitiş

Son Teklif Tarihi Başlangıç - Bitiş

İlgili Sicil No Grup/ Aralık

Malzeme(Sınıfı)/Hizmet Kodu Grup/ Aralık

Malzeme(Sınıfı)/Hizmet Açıklaması Grup/ Aralık

KİK Kayıt No Grup/ Aralık

Durum Başladı/ Devam Ediyor/ Durduruldu/ Onaylandı/ Tamamlandı/ İptal Edildi

Detay Bilgileri Listelensin/ Listelenmesin

Alınan Teklifler Listesi

Alınan Tekliflerin listelendiği rapordur. İhale yönetimi program bölümünde Raporlar menüsü altında yer alır. Rapor Filtre seçenekleri şunlardır:

Fiyat Teklifleri Listelensin/ Listelenmesin

İhale Fiş No Grup/ Aralık

İhale Tarihi Başlangıç - Bitiş

İhale Özel Kodu Grup/ Aralık

İhale Yetki Kodu Grup/ Aralık

İhale Yöntem Kodu Grup/ Aralık

İhale Yöntem Açıklaması Grup/ Aralık

İhale KİK Kayıt No Grup/ Aralık

Alınan Teklif No Grup/ Aralık

Alınan Teklif Tarihi Başlangıç - Bitiş

Alınan Teklif Özel Kodu Grup/ Aralık

Alınan Teklif Yetki Kodu Grup/ Aralık

Ön Yeterlik Durumu Değerlendirme/ Değerlendirme Dışı/ Yeterli/ Yetersiz/ Kontrol Yapılmayacak

Yüklenici Türü Bireysel/ Ortak Girişim

Cari Hesap Kodu Grup/ Aralık

Cari Hesap Unvanı Grup/ Aralık

Konsorsiyum Kodu Grup/ Aralık

j-Guar

İhale Yönetimi 65

Konsorsiyum Unvanı Grup/ Aralık

Satınalma Fiyat Teklifi No Grup/ Aralık

Satınalma Fiyat Teklifi Tarihi Başlangıç - Bitiş

Teklif Hareket Türü Malzeme/ Hizmet/ Varlık/ Malzeme Sınıfı/ Malzeme

Takımı

Malzeme Hizmet Kodu Grup/ Aralık

Malzeme Hizmet Açıklaması Grup/ Aralık

Verilen Teklifler Listesi

Verilen Tekliflerin listelendiği rapordur. İhale yönetimi program bölümünde Raporlar menüsü altında yer alır.

Rapor Filtre seçenekleri şunlardır:

Fiyat Teklifleri Listelensin/ Listelenmesin

İhale Fiş No Grup/ Aralık

İhale Tarihi Başlangıç - Bitiş

İhale Özel Kodu Grup/ Aralık

İhale Yetki Kodu Grup/ Aralık

İhale Yöntem Kodu Grup/ Aralık

İhale Yöntem Açıklaması Grup/ Aralık

İhale KİK Kayıt No Grup/ Aralık

Alınan Teklif No Grup/ Aralık

Alınan Teklif Tarihi Başlangıç - Bitiş

Alınan Teklif Özel Kodu Grup/ Aralık

Alınan Teklif Yetki Kodu Grup/ Aralık

Ön Yeterlik Durumu Değerlendirme/ Değerlendirme Dışı/ Yeterli/ Yetersiz/ Kontrol Yapılmayacak

Yüklenici Türü Bireysel/ Ortak Girişim

Cari Hesap Kodu Grup/ Aralık

Cari Hesap Unvanı Grup/ Aralık

Konsorsiyum Kodu Grup/ Aralık

Konsorsiyum Unvanı Grup/ Aralık

Satış Fiyat Teklifi No Grup/ Aralık

Satış Fiyat Teklifi Tarihi Başlangıç - Bitiş

Teklif Hareket Türü Malzeme/ Hizmet/ Varlık/ Malzeme Sınıfı/ Malzeme Takımı

Malzeme Hizmet Kodu Grup/ Aralık

Malzeme Hizmet Açıklaması Grup/ Aralık

j-Guar

İhale Yönetimi 66

Yeterlilik Alan Yükleniciler

Yeterlilik alan yüklenicilerin listelendiği rapordur. İhale Yönetimi program bölümünde Raporlar menüsü

altında yer alır. Rapor filtre seçenekleri şunlardır:

Filtre Değeri

İhale Fiş Numarası Grup/Aralık

İhale Tarihi Başlangıç _ Bitiş Tarih Aralığı

İhale Özel Kodu Grup/Aralık

İhale KIK Kayıt No Grup/Aralık

İhale Türü Satınalma İhalesi / Satınalma Dosyası / Satış

İhalesi / Satış Dosyası / Yapım İhalesi / Yapım Dosyası

İhale Yöntemi Grup/Aralık

Teklif Fiş No Grup/Aralık

Teklif Tarihi Başlangıç - Bitiş Tarih Aralığı

Teklif Özel Kodu Grup/Aralık

Yüklenici Türü Bireysel / Ortak Girişim

Cari Hesap Kodu Grup / Aralık

Ortak Girişim Kodu Grup / Aralık

Cari Hesap Özel Kodu Grup / Aralık

Ortak Girişim Özel Kodu Grup / Aralık

İptal Edilen Alınan Teklifler Listesi

İptal edilen alınan tekliflerin listelendiği rapordur. İhale Yönetimi program bölümünde Raporlar menüsü

altında yer alır. Rapor filtre seçenekleri şunlardır:

Filtre Değeri

İhale Fiş Numarası Grup/Aralık

İhale Tarihi Başlangıç _ Bitiş Tarih Aralığı

İhale Özel Kodu Grup/Aralık

İhale KIK Kayıt No Grup/Aralık

İhale Türü Satınalma İhalesi / Satınalma Dosyası / Satış İhalesi / Satış Dosyası / Yapım İhalesi / Yapım

Dosyası

İhale Yöntem Kodu Grup/Aralık

Teklif Fiş No Grup/Aralık

Teklif Tarihi Başlangıç _ Bitiş Tarih Aralığı

Teklif Özel Kodu Grup/Aralık

Teklif Yetki Kodu Grup / Aralık

İptal Nedeni Kodu Grup / Aralık

İptal Nedeni Açıklaması Grup / Aralık

j-Guar

İhale Yönetimi 67

İptal Edilen Verilen Teklifler Listesi

İptal edilen verilen tekliflerin listelendiği rapordur. İhale Yönetimi program bölümünde Raporlar menüsü

altında yer alır. Rapor filtre seçenekleri şunlardır:

Filtre Değeri

İhale Fiş Numarası Grup/Aralık

İhale Tarihi Başlangıç _ Bitiş Tarih Aralığı

İhale Özel Kodu Grup/Aralık

İhale KIK Kayıt No Grup/Aralık

İhale Türü Satınalma İhalesi / Satınalma Dosyası / Satış İhalesi

/ Satış Dosyası / Yapım İhalesi / Yapım Dosyası

İhale Yöntem Kodu Grup/Aralık

Teklif Fiş No Grup/Aralık

Teklif Tarihi Başlangıç _ Bitiş Tarih Aralığı

Teklif Özel Kodu Grup/Aralık

Teklif Yetki Kodu Grup / Aralık

İptal Nedeni Kodu Grup / Aralık

İptal Nedeni Açıklaması Grup / Aralık

j-Guar

İhale Yönetimi 68

Teklif Avantajlılık Analizi

Teklif avantajlılık analizinin alındığı rapordur. İhale Yönetimi program bölümünde Raporlar menüsü altında

yer alır. Rapor filtre seçenekleri şunlardır:

Filtre Değeri

Alınan Teklif Fiş No Grup/Aralık

Alınan Teklif Fiş Tarihi Başlangıç _ Bitiş Tarih Aralığı

Alınan Teklif Fiş Özel Kodu Grup/Aralık

Alınan Teklif Fiş Yetki Kodu Grup / Aralık

Cari Hesap Kodu Grup / Aralık

Cari Hesap Unvanı Grup / Aralık

Alınan teklif Durumu Başvuru/Sözleşme/İptal

Fiyat Teklifi No Grup / Aralık

Fiyat Teklifi Tarihi Başlangıç _ Bitiş Tarih Aralığı

İhale Fiş Numarası Grup/Aralık

İhale Fiş Tarihi Başlangıç _ Bitiş Tarih Aralığı

İhale Özel Kodu Grup/Aralık

İhale Yetki Kodu Grup/Aralık

İhale Türü Satınalma İhalesi / Satınalma Dosyası / Satış İhalesi

/ Satış Dosyası

İhale Yöntem Kodu Grup/Aralık

İhale Yöntem Açıklaması Grup/Aralık

İhtiyaç Kodu Grup / Aralık

Ortak Girişim Kodu Grup / Aralık

Ortak Girişim Unvanı Grup / Aralık

Sıralama En Düşük Fiyata Göre/ En Yüksek Fiyata Göre

Yüklenici Türü Bireysel / Orak Girişim

İhale KIK Kayıt No Grup/Aralık

İhtiyaç Türü Malzeme / Hizmet / Varlık / Malzeme Sınıfı /

Malzeme Takımı

j-Guar

İhale Yönetimi 69

Malzeme Bazında Teklif Avantajlılık Analizi

Teklif avantajlılık analizinin malzemelere göre alındığı rapordur. İhale Yönetimi program bölümünde Raporlar

menüsü altında yer alır. Rapor filtre seçenekleri şunlardır:

Filtre Değeri

Malzeme Türü Ticari Mal/ Depozitolu Mal/ Varlık/ Hammadde/

Yarımamul/ Mamul/ Tüketim Malı/ Hizmet/ Asorti/ Malzeme Takımı

Malzeme Kodu Grup/Aralık

Varyant Kodu Grup/Aralık

Tarih Başlangıç _ Bitiş Tarih Aralığı

Sıralama En Düşük Fiyata Göre /En Yüksek Fiyata Göre

İhale Türü Satınalma İhalesi / Satınalma Dosyası / Satış İhalesi

/ Satış Dosyası

İhale Fiş Numarası Grup/Aralık

İhale Fiş Tarihi Başlangıç _ Bitiş Tarih Aralığı

İhale Özel Kodu Grup/Aralık

İhale Yetki Kodu Grup/Aralık

İhale Yöntem Kodu Grup/Aralık

İhale Yöntem Açıklaması Grup/Aralık

İhale KIK Kayıt No Grup/Aralık

Alınan Teklif Fiş No Grup/Aralık

Alınan Teklif Fiş Tarihi Başlangıç _ Bitiş Tarih Aralığı

Alınan Teklif Fiş Özel Kodu Grup/Aralık

Alınan Teklif Fiş Yetki Kodu Grup / Aralık

Yüklenici Türü Bireysel / Orak Girişim

Cari Hesap Kodu Grup / Aralık

Cari Hesap Ünvanı Grup / Aralık

Ortak Girişim Kodu Grup / Aralık

Ortak Girişim Ünvanı Grup / Aralık

Alınan teklif Durumu Başvuru/Sözleşme/Sipariş/İptal