habilidades necesarias para un ingeniero de proyectos
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HABILIDADES NECESARIAS PARA UN
INGENIERO DE PROYECTOS
Indice
1. Introducción
2. Responsabilidades y funciones que realiza un Ingeniero
de Proyecto 3. Habilidades 3.1 Comunicación. 3.2 Trabajo en equipo. 3.3 Gestión del conocimiento.
3.4 Técnicas de Negociación Comercial.
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1. INTRODUCCION
Hay cierto convencimiento de que por un lado está la satisfacción de
vivir la experiencia universitaria cuando se estudia una carrera, y por
otro, la percepción de que la Universidad no prepara
adecuadamente a sus alumnos para la vida profesional.
En el entorno empresarial se denuncia con frecuencia el divorcio
que existe entre el mundo de la empresa y la Universidad.
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CARENCIAS MAS MARCADAS
Forma de comunicar
Expresarse públicamente
Redacción de informes
Relación con los demás
Desconocimiento del mundo comercial
Técnicas de negociación
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2. RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES PRINCIPALES DE UN JEFE DE PROYECTO
• Recopilar toda la información técnico-comercial del contrato con el cliente.
• Planificar y organizar los recursos, así como las actividades de gestión y supervisión
• Emitir documento NDP que informa a los diferentes departamentos de las características del trabajo a desarrollar, adjuntando planning y plan de cobros.
• Elaborar y asumir hoja de presupuesto del contrato.
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• Distribuir a los diferentes departamentos (O. Ingenieria,
Aprovisionamientos, Programación, Administración, etc.)
la documentación integra del pedido (Planos, especificaciones,
etc.)
• Canalizar toda la correspondencia con el cliente y hacer la distribución interna que proceda.
• Dar conformidad a las Peticiones de Compra, en cuanto a fechas, plazo, precios y calidad.
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• Conformar todos los pedidos de compras antes de la emisión al exterior.
• Asegurarse del cumplimiento de los plazos de entrega establecidos en
cada actividad e implantar medidas correctoras en caso de desviaciones
• En caso de desviaciones imputables al cliente, documentar y gestionar la
correspondiente ampliación y modificación del pedido.
• Asegurarse que al final del pedido el suministro se ha hecho en su totalidad
incluyendo la documentación exigida (planos as built, certificados de calidad,
protocolos de pruebas, etc.) de tal forma que no exista ningún impedimento
para proceder a la facturación final y cierre de la obra.
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• Una vez concluida la obra, que sea recepcionada y aceptada
por el cliente consiguiendo de éste el certificado correspondiente
• Conseguir del cliente la carta que certifica que la obra fue
desarrollada a su satisfacción en calidad y plazo.
• Hacer la hoja de cierre de obra con el resultado final.
• Dejar al cliente satisfecho y procurar que siga siendo cliente
del Grupo TSK.
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3. HABILIDADES
Se necesitan ciertas habilidades complementarias a las que se
suponen se tienen desde el punto de vista técnico
entre ellas :
Comunicar bien,
Saber trabajar en equipo,
Preparación de negociaciones.
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3.1 LA COMUNICACIÓN
En su acepción más clásica, pero aun vigente, la comunicación consiste en el
intercambio de informaciones entre varios individuos que establecen una relación
reciproca, especifica y libremente consentida. De esta forma, la información
transmitida por el emisor y entendida por el receptor forma o transforma las
cosas que éste creía ó modifica su comportamiento.
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La comunicación como factor fundamental de relación y de integración
de los equipos humanos, se convierte en una variable estratégica de
primer orden en la empresa, en cuanto que afecta necesariamente a la
productividad y en consecuencia a la rentabilidad.
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LAS HABILIDADES PARA COMUNICAR
BIEN SON :
• SABER ESCUCHAR
• SABER PREGUNTAR
• SABER EXPRESARSE CON CORRECCION
• SABER REDACTAR UN ESCRITO
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PARA ESCUCHAR CORRECTAMENTE SE REQUIERE:
• Establecer un clima agradable
• Estar dispuestos a oír a la persona en sus propios términos
• Estar preparado acerca del tema en cuestión
• Ser comprensivo
• Evitar distracciones
• Resumir las ideas básicas de vez en cuando
• Repetir en esencia lo que ha dicho el interlocutor
• Escuchar como si se fuera a redactar un informe
• Preguntar, tomar notas y sobre todo dominar los sentimientos
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PARA PREGUNTAR CORRECTAMENTE DEBEMOS TENER
PRESENTE LO SIGUIENTE:
Las preguntas no deben ofender
Las preguntas no deben ser cerradas
Utilizarlas para dirigir una conversación
Utilizarlas para superar una interrupción
Deben de provocar atención
Conseguir información
Proporcionar información
Originar pensamiento
Inducir a una conclusión
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• Un sistema de comunicación, lo componen tres elementos :
EL EMISOR
LAS ONDAS
EL RECEPTOR.
• EL EMISOR podríamos ser cualquiera de nosotros, EL RECEPTOR
cualquiera de nuestros clientes y/ó proveedores y LAS ONDAS el entorno
en el que nos comuniquemos, puede ser el teléfono, un correo, un agente
comercial nuestro, etc.
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3.2 TRABAJO EN EQUIPO
QUE ES UN EQUIPO
Conjunto de personas con conocimientos y habilidades complementarias,
donde la suma conjunta de esfuerzos es mayor que la suma individual de
cada uno por separado.
EL DESAFIO ES SIEMPRE LOGRAR QUE:
UN EQUIPO DE TRABAJO TRABAJE EN EQUIPO
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EL ESPIRITU DE EQUIPO (Sin palabras)
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VENTAJAS DEL EQUIPO PARA LAS ORGANIZACIONES
• Aumento de la productividad
• Mejora de la calidad
• Fortalecimiento del bienestar de los empleados
• Reducción de gastos generales
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VENTAJAS DE LOS EQUIPOS PARA LAS PERSONAS
• El trabajo resulta menos estresante
• La responsabilidad es compartida
• El trabajo resulta más gratificante
• Se comparten los premios y reconocimientos
• Los miembros del equipo tienen capacidad de influir mas en otros
• Todos los miembros del equipo experimentan la sensación del trabajo
bien hecho
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3.3 GESTION DEL CONOCIMIENTO
• El conocimiento es un recurso que existe desde que existe la sociedad
• Suele residir en las personas y se mueve con ellas.
• El conocimiento ha sido necesario en las distintas etapas económicas con distinta intensidad.
• Los artesanos transmitían el conocimiento oralmente en el trabajo diario, no existían soportes para el almacenamiento de la información.
• En la economía de la revolución industrial, el uso de las maquinas genero una nueva forma de organizar la producción, se incrementó la información y fue necesario almacenarla.
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• Hoy día las tecnologías de la información y la comunicación nos permiten integrar todo y podemos manejar de forma conjunta Entradas/Salidas/ Memoria/ y Procesadores.
• Hay dos tipos de conocimiento el tácito y el explicito
• El tácito reside en las personas y el explicito es generado por las personas pero se representa y se transmite.
• En las empresas se crea conocimiento a tres niveles INDIVIDUAL, EN GRUPO Y, CORPORATIVO
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En cuanto a nuestro ámbito podríamos clasificar
las matrices del conocimiento en tres
• LA MATRIZ COMERCIAL
• LA MATRIZ TECNICA
• LA MATRIZ PRODUCTIVA
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RESPECTO AL AREA DEL PRODUCTO DEBERIA DE:
• Conocer la relación completa de productos y/o servicios.
• Conocer, su entorno y su aplicación.
• Conocer normas y aplicaciones técnicas.
• Conocer los problemas de instalación y utilización.
• Conocer tecnólogos y tecnologías de primer nivel.
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RESPECTO AL MERCADO
• Conocer la estructura del sector “x” de un país determinado.
• Conocer la competencia y sus redes de comercialización (productos y
servicios, comparaciones técnicas, económicas y de riesgos)
• Conocer el organigrama del cliente y los puntos de decisión para la
compra.
• Detectar penetración de la competencia, puntos fuertes y débiles.
• Detectar productos emergentes y nuevas tecnologías.
• Desarrollar la sensibilidad para detectar posibles servicios o negocios para
ofrecer a los clientes.
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RESPECTO A LA PROPIA EMPRESA o GRUPO EMPRESARIAL
• Conocer el organigrama
• Conocer y saber presentar nuestra organización y estilo de funcionamiento.
• Saber presentar el Grupo TSK, sus productos y servicios, así como sus
aplicaciones.
• Saber realizar una visita a las instalaciones.
• Saber realizar visitas turísticas a la zona, si procediera, por tipo de cliente
• Conocer argumentaciones para la venta de los productos y servicios.
• Conocer técnicas de negociación. (Veremos más adelante)
• Conocer técnicas para evaluar el riesgo del cliente, riesgo país o riesgo en
general y como minimizarlos asegurando las operaciones.
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RESPECTO A LA ADMINISTRACION DE VENTAS
• Conocer y realizar diferentes tipos de venta.
• Manejar programas informáticos al efecto.
• Manejar programas de estadística.
• Conocer sistemas informáticos básicos.
• Conocer sistemas administrativos de control de pedidos, facturación, etc.
(Expertis ó Dynamics)
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IDIOMAS
• Inglés, francés, alemán..., determinar niveles según necesidad.
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• La adquisición de esos conocimientos implica el desarrollo por parte de la
empresa de herramientas soporte de las mismas.
• Se debe de analizar la información interna, y estructurarla para que sea
accesible.
• Hay que determinar responsables de su mantenimiento y lugar físico de
ubicación, que perfectamente puede ser la intranet que tenemos
• Determinar un sistema informático que permita su actualización y rápido
acceso.
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• A las personas que acudan a cursos, seminarios, foros, etc., se les debe de
exigir que la información recibida se difunda a través de la intranet en el
archivo o carpeta que correspondiera, si hubiera espacio físico al efecto, y
si no fuera así, habría que habilitarlo.
• A través de la propia intranet se debería de anunciar la disponibilidad de la
información, para que los interesados pudieran acceder a ella.
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3.4 TECNICAS DE NEGOCIACION COMERCIAL
• La negociación es un hábito de la conducta humana, cada vez que las personas intercambian ideas con la intención de modificar sus relaciones, cada vez que llegan a un acuerdo, están negociando.
• La negociación forma parte de nuestras vidas. En el mundo de la empresa es un elemento cotidiano, muy frecuente, no solo para vendedores y compradores, sino también para las personas con responsabilidad ejecutiva.
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Cualquier método de negociación debe de ser evaluado por tres criterios
a) Debe de conducir a un acuerdo inteligente, siempre que el acuerdo sea posible.
b) Debe de ser eficiente.
c) Debe mejorar o al menos no dañar las relaciones entre las partes
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PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE LA NEGOCIACION. (DECALOGO)
1. Si no tenemos necesidad de negociar no negociemos (No hacer tratos con quien no suele hacer
buenos tratos)
2. Si tenemos que negociar, estemos preparados para ello (Jamás se debe de alardear del éxito
obtenido. Que sea la otra parte la que parezca que ha ganado)
3. Que sea la otra parte la que haga el trabajo. (Las personas se sienten más satisfechas con aquellas
cosas que le han costado esfuerzo. Démosle a la otra parte la satisfacción).
4. Utilicemos nuestras fuerzas al principio con suavidad. (El monopolio resulta bueno si lo
utilizamos nosotros y malo si lo ejerce el otro.)
5. Que compitan ellos (Perder la calma no sirve de nada)
6. Dejar cierto margen de maniobra. (Haz que al final la otra parte quede un poco mejor de lo que
esperaba.)
7. Mantener la integridad. (si la otra parte está en un hondo agujero échales una escalera.)
8. Escuchemos en vez de hablar. (más útil el papel de juez, que de abogado)
9. Mantengamos el contacto con sus expectativas. ( No te creas lo que oigas por casualidad)
10. Que se familiaricen con nuestras grandes ideas. (No bajemos el listón de nuestras aspiraciones con
demasiada facilidad.)
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FASES DE UNA NEGOCIACION
Fase I PREPARACION
Fase II DISCUSION
Fase III LAS SEÑALES
Fase IV PROPUESTA
Fase V PAQUETE
Fase VI INTERCAMBIO
Fase VII CIERRE Y ACUERDO
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LA PREPARACION
• Objetivos (Que prioridades tenemos, ¿son realistas? Que objetivos tendrá la otra
parte. Intereses propios, identificar intereses del oponente.)
• Información (Equilibrio de poder. Personalidades. Intereses. Hechos,
supuestos…)
• Concesiones (Que valor tienen, que contrapartidas obtenemos)
• Estrategia (Nuestra táctica debe de ser sencilla y flexible)
• Tarea (En el supuesto de que vaya más de uno, se deben de repartir las tareas,
una la del dirigente, otra la del observador, otra la del sintetizador etc.)
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LA DISCUSION
• Que hay que evitar (Interrumpir, atacar, acusar, “marcar goles”, dominar a gritos,
los sarcasmos, las amenazas, hablar excesivamente. )
• Que hay que procurar (escuchar, pedir aclaraciones, resumir los temas
neutralmente, no comprometerse con suposiciones, contrastar la firmeza de las
suposiciones)
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LAS SEÑALES
El lenguaje oculto de las señales . El uso de las señales
• Algunos ejemplos del lenguaje oculto de las señales:
(Nos resultaría extraordinariamente difícil cumplir ese plazo – ENTONCES ES QUE NO ES IMPOSIBLE)
(No estoy autorizado para negociar ese precio – ENTONCES HABLE CON EL JEFE)
(Podemos discutir ese punto – ENTONCES ES NEGOCIABLE)
(No estamos dispuestos en este momento a discutir ese punto – ENTONCES PUEDE SER MAÑANA)
(Estas son nuestras condiciones normales de contratación – ENTONCES PUEDEN SER NEGOCIABLES)
• SI NO HUBIERA CAMBIO DE POSICIONES:
(Evitemos hacer concesiones con la “esperanza” de una respuesta reciproca esto premiaría la
intransigencia)
• MAXIMAS A RECORDAR
La ceguera prolonga la discusión
Escuchar mas, hablar menos
Responder en reciprocidad
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LA PROPUESTA
• Evitar frases que nos lleven a peores tratos
(No usar un lenguaje débil - esperamos, nos gustaría, preferiríamos, …)
• Es mejor la firmeza con corrección ( necesitamos, tenemos que …)
EL PAQUETE • No negociemos partes, negociemos el paquete
(Quien obtiene algo ¿Qué? ¿Cuánto? ¿Cuándo? Hagamos que las concesiones sirvan a
nuestros objetivos. Analicemos nuestras concesiones según las condiciones de la otra parte.)
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INTERCAMBIO
• Todo ha de ser condicional. Nunca demos algo por nada
(Señalemos lo que es posible si, y solo si, la otra parte acepta nuestras condiciones.
Presentemos primero nuestras condiciones. Mantener los temas enlazados.
Decidamos lo que vamos a exigir a cambio de nuestras concesiones.)
CIERRE Y ACUERDO
• Decidir el momento de no hacer más concesiones. Hacer lista detallada
de los acuerdos con aclaraciones.
Si el acuerdo es oral, enviar lo más pronto posible una nota escrita a
nuestro interlocutor con lo que creemos que se ha acordado, etc.
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Finalmente como recordatorio de lo importantísimo que son los clientes para
cualquier negocio a modo de reflexión :
• TODO TRABAJO TIENE QUE IR ORIENTADO A SATISFACER AL CLIENTE.
• PORQUE NO EXISTEN NEGOCIOS SIN CLIENTES.
• PODEMOS SER UNOS INGENIEROS MUY CAPACES, PERO SI LO QUE SE DESARROLLA NO SE VENDE, NO SERVIRA DE NADA
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Un buen servicio al cliente se evalúa como actitud de
cooperación cuando hay:
• RESPUESTA
• LENGUAJE CORPORAL POSITIVO
• AMABILIDAD
• RESPETO
• FLEXIBILIDAD
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Sin embargo actitudes que provocan insatisfacción
están ligadas a:
• APATIA
• EXCUSAS
• FRIALDAD
• CONDESCENDENCIA
• ROBOTISMO
• APLICACIÓN TAJANTE DE REGLAS
• LOS RODEOS.
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Muchas gracias por vuestra atención
Jose Maria Gonzalez Fernandez
Presidente de INGEMAS S.A.
GRUPO TSK