Gut aufgestellt in die Zukunft –

mit der neuen Mehrfachbeschäftigungslösung der

SAP!

innovation@work – April 2014 / Dr. Sergio Lencinas SAP AG

Global Employment

Functional overview

Concurrent Employment

Functional overview

When to use / Country Versions

What We’ll Cover …

© SAP 2010 / 1

What Is Global Employment?

Global Employment (GE) is a solution for:

Employees moving from one country to another

This is not restricted to Expats but also includes …

Local hires, previously employed in a different country

Employees on extended business trips with the need for some host

country HR processes

Employees on project assignments

© SAP 2010 / 2

What Is Global Employment? (cont.)

Person ID

D02121611

Country B

10001521

Personnel Assignment

=

Personnel Number

Person

=

Employee

© SAP 2010 / 3

Country A

10001520

What Is the Difference Between Global

Employment and Concurrent Employment?

Global Employment:

The majority of the employees are working only in one country

The jobs of the employees are in sequence

HR processes are running in two (rarely more) countries at the

same time

Available for all countries (country combinations)

Concurrent Employment:

Employee holds different jobs concurrently

All jobs are in the same country

Available for a limited number of countries

© SAP 2010 / 4

Global Employment

Functional overview

Concurrent Employment

Functional overview

When to use / Country Versions

What We’ll Cover …

© SAP 2010 / 5

Global Employment Consists of Three Parts

Person ID and Personnel Administration

Unique identifier

Overview for the employee independent for the country

Management of Global Employees

Planning of an assignment

Compensation calculation

Checklist

Payroll for Global Employees

Independent payrolls simultaneously

Payrolls “talking” to each other

© SAP 2010 / 6

Person ID and Personnel Administration

Person ID as unique identifier (CHAR 20)

Access to employee data can be done via Person ID or Personnel number

New actions for global employees

Planning a global assignment (see later)

Activation home/host

Locking mechanism (lock whole person)

© SAP 2010 / 7

Global Employment

Functional overview

When to Use / Implementation Hints

Concurrent Employment

Functional overview

When to use / Country Versions

Enhancements in Enhancement Packages

Wrap-up

What We’ll Cover …

© SAP 2010 / 8

© SAP 2009 / 9

What Is Concurrent Employment?

Concurrent Employment (CE) is a concept indicating that an employee has

more than one “job” within an “organization”

Examples:

Teachers in school boards

Nurses in hospitals

Actors in media

Sales people in retail

Service people

What Is Concurrent Employment? (cont.)

Person ID

D02121611

Employer A Employer B

10001520

10001521

Personnel Assignment

=

Personnel Number

Person

=

Employee

© SAP 2010 / 10

10000491

Global Employment

Functional overview

When to Use / Implementation Hints

Concurrent Employment

Functional overview

When to use / Country Versions

Enhancements in Enhancement Packages

Wrap-up

What We’ll Cover …

© SAP 2010 / 11

© SAP 2009 / 12

What Is Already Available?

The first delivery contained the following areas:

Personnel Administration

Benefits

Time Management

Payroll

Reporting

© SAP 2009 / 13

What Is Already Available?

In Detail (1)

Personnel Administration

Personal ID as unique identifier

Sharing of infotypes (e.g., keep address consistent)

New actions (e.g., hire in additional assignment)

Locking mechanism (lock whole person)

Benefits

Eligibility for group(s) of assignments

Main assignment for decisions on organization

Workbench for handling changes

© SAP 2009 / 14

What Is Already Available?

In Detail (2)

Time Management

Time recording is on assignment level

Quota generation is on assignment level (limit on person)

Quota deduction is on assignment level (but see later in this presentation)

Time evaluation is done for all assignments together

Depending on configuration, the rules can be on each level

© SAP 2009 / 15

What Is Already Available?

In Detail (3)

Payroll

Compensation information is at assignment level (IT 8, 14, 15, 267)

Payroll processing is combined for all assignments that are in the same

payroll area

The single steps in payroll can be on assignment level or on combined

level

New part of the payroll result for the “person information”

Assignments in different payroll areas for the same person

are only possible in very rare cases

Global Employment

Functional overview

When to Use / Implementation Hints

Concurrent Employment

Functional overview

When to use / Country Versions

Enhancements in Enhancement Packages

Wrap-up

What We’ll Cover …

© SAP 2010 / 16

© SAP 2009 / 17

When Is Concurrent Employment the Right

Concept?

Yes

Employee is paid differently in the different jobs

Employee has different work schedules

One job can be terminated while the other job or jobs remain active

Jobs are under different union rules

Jobs are with different legal employers (EIN in the US)

No

Only costs have to be charged to different cost centers

All jobs can only be terminated together

Only some hours have to be paid differently

© SAP 2009 / 18

Who Needs Concurrent Employment?

Which customers need Concurrent Employment?

Education (school boards, universities)

Healthcare (hospitals, home care)

Public sector (cities, provinces)

Retail

Media

But, not limited to the list above

© SAP 2009 / 19

For Which Countries Is CE Available?

Canada (since SAP R/3 4.7)

USA (since SAP R/3 4.7)

France (since SAP R/3 4.7) – master data only

Australia (since SAP ERP 6.0, EhP3)

Sweden (since SAP ERP 6.0, EhP3) – only Public sector

Italy (since SAP ERP 6.0, EhP4) – master data only

Switzerland, Master Data + Payroll: Notes 1888961, 1849119

Mexico (pilot phase)

Germany (since SAP ERP 6.0, EhP 4, in pilot phase) – master data only

Roadmap Abrechnung Schweiz bis 2014+

2008

ELM-Zertifizierung Version 2.2

2009

Lokalisierung CE-Stammdatenframework

Bis ca. Ende 2012

Modernisierung der Quellensteuerberechnung

Bis ca. Ende 2013

CE-payroll Schweiz auf Basis des neuen internat. CE-Framework

2014+

- Einheitliche Quellensteuerabrechnung per ELM

- Ausweitung der elektronischen Behördenkommunikation auf die Leistungsseite (Vision swissdec > Version 4.0)

Vorgestellt beim DSAG Meeting am 15.12.2011

Lokalisierung neues CE-Framework

Ausgangslage

Derzeitige Mehrfachabrechnunglösung für CH (Report RPCALCCM)

Verwendet das alte internationale Framework für Mehrfachabrechnung (IT0121)

Altes Framework erlaubt nur sequentielle Verarbeitung der zusammengehörigen

Verträge und prozessiert bei Rückrechnungen mit mehreren Verträgen pro Person das

Schema öfter als notwendig

– komplizierte, schwer nachvollziehbare Berechnung (z.B. Jahresausgleich bei Steuer

und SV)

– Performanceschwäche (nicht linear) bei tiefen Rückrechnungen mit mehreren

Verträgen

Nicht swissdec-zertifiziert, im Gegensatz zur Einfachabrechnung RPCALCC0

Auswertungen i.d.R. auf Vertragsebene, auch da wo eine Auswertung pro Person

sinnvoll wäre (z.B. Entgeltnachweis, Lohnausweis)

Ausserhalb des internationalen SAP HCM Standard für CE Lösungen

Verbesserungen für CE im Internationalen Reporting, die Abrechnungsergebnisse

gemäss neuem CE-Framework voraussetzen, können für CH derzeit nicht genutzt

werden

Internationale Kunden müssen erhöhten Trainingsaufwand leisten

Lokalisierung des SAP HCM Standard CE-

Framework

Neues Mehrfachanstellung -Framework

Schweizer Lösung verwendet bereits CE Stammdaten seit 2009 (Hinweis 1308288)

Bereits erfolgreich im Einsatz in anderen Länderversionen (z.B. USA, Canada, Mexico,

Schweden, Russland)

Synchronisationspunkte zur Verarbeitung pro Vertrag erlauben eine

einfachere/nachvollziehbarere Implementierung (z.B. Limitenbetrachtung

über alle Verträge)

Unterstützung für nachträgliche Verteilung von Beiträgen/Steuern auf Verträge

(z.B. proportional zum Anteil des Lohns des Vertrags am Gesamtlohn der Person)

Landesversion CH profitiert stärker von Neuentwicklungen/Verbesserungen in

internationaler Abrechnung, die auf neuem CE-Framework basieren

• ESS

• Zeitauswertung

Lokalisierung neues CE-Framework

Vorgehensweise

2011: Erstellung einer Vorstudie mit Kunden, die 2 Gruppen repräsentieren

Gruppe 1: Neukunden oder Kunden, die bereits die alte Standardlösung einsetzen

Was sind die Mängel der alten Lösung bzw. Welche Anforderungen bestanden generell

für eine CE-Abrechnung.

Gruppe 2: Kunden, die zwar SAP einsetzen aber für die Abrechnung eine

Eigenentwicklung oder Lösung eines Beratungshauses einsetzen

2012: Entwicklung gestartet. SAP arbeitet hier mit einem sehr erfahrenen Partner,

Target Soft

2013: Entwicklung, Tests, Validierung und Pilotierung

Weitere Kundenworkshops zwecks Anforderungsanalysen die sofort in die

Entwicklungen fliessen

Validierung mit in Mehrfachabrechnung spezialisierte Partner: NOVO

Tests zusammen mit NOVO. Auch erfahrene Schweizer Berater werden in die Tests

einbezogen.

Erste CE CH Version wird ausgeliefert

Zusammenfassung

Der Entwicklungsplan für die neue Lösung der Mehrfachanstellung wird

der DSAG in Dezember 2011 vorgestellt

Sehr frühe Einbindung von Kunden, Experten und Partner. Erkenntnisse

fließen sofort in die die Entwicklung

Einbindung von auf Mehrfachabrechnung spezialisierten Partner (z.B.

NOVO) bei der Validierung und Tests beim Kunden

Pilotkunde startet produktiv in Januar 2014

Produktverbesserung basierend auf Kundenrückmeldungen sind in Arbeit

Für die Zukunft: zeitlich begrenzte Unterstützung der „alten“ MFA Lösung,

dannach Übergang in die neue. Termine werden noch bekanntgegeben.

Links

http://help.sap.com

For general topics, (for CE and GE)

Human Resources Personnel Management (PA) Concurrent

Employment several subtopics for PA, PT and PY

For planning topics (GE)

Human Resources Personnel Management (PA) Management of

Global Employees

For Payroll (GE)

Human Resources Payroll Payroll for other countries Payroll for

Global Employees

© SAP 2010 / 25

© SAP 2009 / 26

Vielen Dank!

sergio.lencinas@sap.com