Elementos básicos de la organización

Gustavo Adolfo García HenaoZootecnista, MgUniversidad de Antioquia

Organizar:División del trabajo para formar un cuerpo estructurado

Componentes de la “O”

Sistema formal

Sistema informal

Sistema social

Organización perfecta

Sistema formal

Sistema social

División Departamentalización

Delegación

Centralización Línea - staff

División en puestosEspecialización

Del modelo artesanal al fabrilAsignar tarea a un individuo – destreza por repeticiónAlta capacitación profesional (Adam Smith)

Contenido del puesto de trabajoTareasResponsabilidadesAcceso a los recursos

Mejora del puesto de trabajoEnsanchamiento del puestoEnriquecimiento

Departamentalización

Departamentalización numérica

Agrupamiento por número de individuosClanes, tribus, ejercitoLo importante es tener el número suficiente de personas para las tareas asignadasNo exige calificación de los trabajadores (Agricultura)Decadencia

Necesidad de calificaciónGrupos compuestos por personal especializadoSólo útil en niveles bajos

Por funciones

Comercial – Financiero – Operaciones – ProducciónSe presta para subdividir en niveles

Recursos Humanos – RRHHEmpleo – Salarios – Seguridad e higiene…

Mantiene concepto de especializaciónFacilidad de supervisión

Gerentegeneral

Mercadeo yventas Compras Administrativo RRHH

Por productos

Pueden llegar a ser experto en las tareas asociadas al producto o servicio – Reacción rápida a cambios en el entornoImpone responsabilidad y utilidades a nivel de divisiónPermite crecimiento y diversificación de productos y serviciosDuplicación de funciones

Presidente

DivisiónHumana

Producción

Mercadeo y

Ventas

Administr.

DivisiónVeterinaria

Producción

Mercadeo y

Ventas

Administr.

Territorial o localizaciónPresidente

Mercadotecnia Personal Compras Finanzas

Personal

Ingeniería Producc. Contabil Ventas

Agrupamiento típico de una organización territorial - manufacturera

Zonasuroccid

Zonacentral

ZonaSurorient.

Zonaoriental

Zonaoccident.

Departamentalización territorial

VentajasColoca responsabilidad a un nivel más bajoMejora coordinación en una regiónObtiene ventajas de las economías de las operaciones localesProporciona buen campo cualificable para el entrenamiento de administradores generales

DesventajasRequiere más personas con capacidad administrativa generalTiende a dificultar el mantenimiento económico de los servicios centralesAumenta el problema de control a nivel de la alta gerencia

OtrosPor clientes (ej. Bancos)Por canales de comercialización, orientada al mercado (Ej. multinacionales)Por proceso o equipo (Sección pintura, procesos electrónicos, troqueladoras…)Por servicios (Vicepresidente de servicios administrativos → G. pensiones y serv, g. procesamiento de datos, g. de personal…

Delegación de autoridad

DelegaciónDistribuir autoridad y responsabilidadesUnidad de mando: nadie debe tener más de un jefeLínea de mando: hilo continuo de autoridad jerárquicaOrganigrama

Representación gráfica de la línea de mandoRelaciones existentes

Autoridad, responsabilidad y rendición de cuentas

Tareas y deberes a realizarResponsabilidades asociadas a los deberesAutoridad para disponer de los recursos y administrarlos para el cumplimiento de lo anteriorAreas de autoridad funcional

Centralización - Descentralización

Amplitud o ámbito de controlEstrecha – Estructuras verticalesAmplia – Estructuras horizontales

Grado de profesionalismo de los subordinadosGrado de formación y competencia Simplicidad de tareasDispersión física - ↓Existencia de estándares y procedimientos

CentralizaciónMayor concentración del poderMúltiples tareasPlanificación, estrategia vs. operativos

DescentralizaciónMenos niveles jerárquicosFacilidad de cambios y comunicaciónPosible pérdida de control

Organización con áreas reducidas

Organización con áreas reducidas

VentajasSupervisión estrechaControl estrechoRápida comunicación entre subordinados y superiores

DesventajasLos superiores tienden a involucrarse demasiado en el trabajo de los subordinadosMuchos niveles de administraciónDistancia excesiva entre nivel más alto y nivel más bajo

Organización con áreas amplias

Organización con áreas amplias

VentajasLos superiores se ven obligados a delegarSe deben formular políticas clarasLos subordinados se deben seleccionar con cuidado

DesventajasTendencia a recargar a los superiores → Cuellos de botella para decisionesPeligro de pérdida de control por parte del superiorRequiere una calidad excepcional de los gerentes

Línea - staff

Línea - staffLínea – funciones en cumplimiento de la misión primariaStaff – Servicios de asesoría y apoyo

Autoridad tradicionalAutoridad de consulta previaAutoridad de acuerdo previo - aprobaciónAutoridad funcional

Organización línea - staffVentajas

Asesoría especializada e innovadora, mantiene principio de autoridad únicaActividad conjunta y de los órganos existentes y la l-s

DesventajasPosibilidades de conflictoMantenimiento y equilibrio dinámico

Conflictos entre línea – staffInvasión de funcionesTendencia a eludir procedimientos Pueden evitarse mediante la generación de roles definidos, coordinación y aceptación – objetivos supremos

Comités

No es órgano de la estructura organizacionalTipología

FormalesInformalesTemporalesRelativamente permanentes

PrincipiosNecesidad sentidaAutoridad y objetivos definidos claramenteDeben compensar su costoTamaño cuidadosamente estudiado

ComitésVentajas

Toma de decisiones y juicios grupalesCoordinaciónTransmisión de informaciónRestricciones a la delegación de autoridadConsolidación de autoridad

DesventajasPérdida de tiempo de toma de decisionesCostosos en tiempo y dineroSustitución del administradorDivisión de la responsabilidadExigen coordinador especialmente eficiente

Diseño OrganizacionalConjunto general de elementos y las relaciones entre ellos que se emplean para administrar a la organización total.El diseño organizacional es un medio para implementar estrategias y planes para alcanzar las metas organizacionales

Modelo burocrático (Max Weber)Modelo de diseño organizacional basado en un sistema de autoridad legítimo y formal.

1. La organización debe adoptar una división distinta del trabajo y cada posición debe ser ocupada por un experto.

2. La organización debe desarrollar un conjunto consistente de reglas para asegurar que el desempeño de las tareas sea uniforme.

3. La organización debe establecer una jerarquía de posiciones u oficinas que crea una cadena de mando de la parte alta de la organización hasta la parte baja.

4. Los gerentes deben realizar negocios en una forma impersonal y mantener la distancia social apropiada entre ellos mismos y sus subordinados.

5. El empleo y el avance en la organización debe basarse en el expertise (conocimiento experto) técnico y los empleados deben estar protegidos de los despidos arbitrarios.

Modelo conductual (Rensis Likert)

Modelo de diseño organizacional que es consistente con el movimiento de las relaciones humanas y enfatiza la atención al desarrollo de grupos de trabajo y la preocupación por los procesos impersonales.

Diseño de sistema 1. Similar al modelo burocráticoDiseño de sistema 4. Similar al modelo conductual.

Influencias situacionales sobre el DOTecnología central. Procesos de conversión que se utilizan para transformar los insumos en resultados

Tecnología de unidad o lotes pequeñosTecnología de lotes grandes o producción en masaTecnología de proceso continuo

Entorno.Organización mecanicista o mecánica Entornos establesOrganización orgánica Entornos inestables o impredecibles

Tamaño de la organización. Número total de empleados de tiempo completo o equivalente a tiempo completo.Ciclo de vida de la organización.

NacimientoJuventudVida MediaMadurez declinación?

Para complementar consulte éste artículo:El diseño organizativo: Enfoques y tendencias contemporáneas

Organización lineal o militar

Autoridad lineal únicaLíneas formales de comunicaciónCentralización de las decisionesConfiguración piramidal

Organización linealVentajas

Estructura simple y fácil comprensiónDelimitación nítida de las responsabilidadesFacilidad de implantaciónEstabilidad considerableIndicado para pequeñas empresas

DesventajasRigidezAutocrática, por autoridad únicaExagera la función de mandoJefe generalistaCuando crece se congestionan las líneas de comunicaciónComunicaciones demoradas, indirectas

Diseño funcional (forma U)

Presidente ejecutivo (CEO)

Vicepresidente de operaciones

Gerentes de planta

Supervisores de turno

Vicepresidente de marketing

Gerentes regionales de

ventas

Gerentes de planta

Vicepresidente financiero

Contralor

Supervisor de contabilidad

Vicepresidente de recursos humanos

Directores de relaciones laborales

Gerente de recursos humanos

de planta

Vicepresidente de I+D

Director científico

Gerente de laboratorio

Se basa en el enfoque funcional de la departamentalización

Organización funcionalAutoridad funcional divididaLíneas directas de comunicaciónDescentralización de decisionesÉnfasis en la especialización

Organización funcional

VentajasMáximo de especialización a los diversos órganosEspecialización en todos los nivelesComunicación directa y sin intermediariosSepara funciones de planeación y control de las de ejecución

DesventajasDispersión, perdida de autoridadSubordinación múltipleTendencia a la competencia entre especialistasConfusión en cuanto a objetivos

Diseño en conglomerado (forma H)

Presidente ejecutivo (CEO)

Semiconductores Telecomunicaciones Aparatos electrónicos Medios

La usa una organización constituida por un conjunto de negocios no relacionados

Diseño divisional (forma M)

Presidente ejecutivo (CEO)

Conrad Hotels & Resorts Doubletree Hotels Embassy Suites

Hotels Hilton Garden Inn Hilton Grand Vacation Club

Homewood Suites by Hilton

Se basa en negocios múltiples en áreas relacionadas que operan dentro de un marco de referencia organizacional más grande

Organización matricialPresidente Ejecutivo

(CEO)

Vicepresidente de ingeniería

Vicepresidente de producción

Vicepresidente de finanzas

Vicepresidente de marketing

Administrador de proyecto A

Administrador de proyecto B

Administrador de proyecto C

Empleados

Organizaciones matricialesProyectos de duración limitadaEquipos de trabajo variables de acuerdo con los proyectos en ejecuciónViola el principio de unidad de mando

Estructuras organizacionalesEstructura en Cinco

Henry Minztberg

El flujo de autoridad formal

Referencias bibliográficas

Griffin, Ricky W. Administración. Cengage learning, 10 ed. 2011.Chiavenato, Idalberto. Introducción a la Administración. Mc Graw- Hill, 7 ed. 2006.Mintzberg, Henry. La estructura de las organizaciones. Editorial Ariel. 1999.