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Document émis le 31/08/2015

Guide utilisateur interface « Paie en ligne »

Le Cabinet AlterEthic , marque d’Alteria Expertise & Conseils vous propose un service de traitement de la Paie et de Gestion du personnel adapté aux entreprises et aux associations ! Une solution clé en main pour une externalisation de la paie sur mesure :

Saisir vos variables de paies en vue d’établir vos bulletins de paye dans le suivi

légal et conventionnel. Gérer vos DUCS et DADS. Accéder aux documents entreprise et salarié Accéder à liste des salariés, gérer les entrées et sorties de vos salariés

Sommaire

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Accéder à l’interface paie en ligne P3

Page d’accueil P5

Outils P7

Module Ma Paie P11

Module RH P17

Carnet de bord P24

Module DUCS P26

Module DADS P33

Documents Entreprise P35

Documents Salarié P36 - 37

Accéder à l’interface

Rendez-vous sur le site Alterthic.com sur votre Espace client sécurisé

Votre accès pour la solution de « Paie en

ligne » est géré par votre dirigeant, seul administrateur de vos droits d’accès.

Si vous n’avez pas reçu votre identifiant pour vous connecter merci de contacter notre service client via la rubrique contact sur notre site.

Après activation de votre compte : Saisissez

votre identifiant et votre mot de passe *personnalisé :

* Respectez les majuscules/minuscules

Cliquez sur Connexion

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Accueil espace client AlterEthic

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Dans le cadre d’une mission « gestion de la paie », nous créons et paramétrons votre compte « paie en ligne ». Un accès direct est alors créé sur votre espace client sur notre site Alterethic.com Pour activer votre compte, contactez notre service client : 01 55 90 02 02

Page d’accueil

Accéder rapidement aux principales fonctions de l’interface « Paie en ligne »

Le module Ma Paie

La zone Informations vous renseigne sur les prochaines évolutions du site

Le module Déclaratif permet la gestion des DUCS et DADS

Le module Documents donne accès aux documents par entreprise et par salarié

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Page d’accueil > Eléments

Le nom et prénom de l’utilisateur connecté sont en haut à droite. Le pictogramme permet la déconnexion

La barre de menu donne un accès direct aux différents modules

Sous la barre de menu, on vous indique votre position sur le site

La zone d’alerte vous renseigne sur les informations importantes

Grâce à ce rappel, vous savez sur quelle entreprise vous êtes connecté

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Documents > Calendrier

Choisir l’année en cliquant sur les flèches à droite et à gauche

Cliquez sur le mois pour filtrer les documents sur une période

Pour afficher les documents d’un trimestre, cliquez sur le trimestre concerné

Pour afficher les documents de plusieurs mois consécutifs, cliquez sur le premier mois, maintenez la touche « Maj » appuyé, puis cliquez sur le dernier mois

Pour afficher les documents de plusieurs mois non consécutifs, cliquez sur le premier mois, maintenez la touche « Ctrl » appuyée et sélectionnez les autres mois concernés.

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Outils > filtrer, trier, rechercher

Pour filtrer les colonnes, cliquez sur l’entête de la colonne et sélectionnez les valeurs de votre choix

Pour supprimer le filtre, cliquez sur

Cliquez sur pour trier les colonnes

Vous pouvez également utiliser la recherche texte

Saisissez le texte et appuyez sur « Entrée »

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Outils > Sélecteur

Au-dessus de la barre de menu, cliquez dans la zone de saisie du sélecteur « Dossier(s) en cours

Si vous avez plusieurs structures, saisissez le nom de l’établissement ou sélectionnez-le dans la liste proposée

Renouveler l’opération pour enrichir votre sélection

Cliquez sur le bouton

Votre sélection est maintenue sur tous les modules

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Page d’accueil > Pavé Ma Paie

1. D’un seul coup d’œil, le module «Ma Paie» vous renseigne sur l’avancement de votre dossier

2. En cliquant sur la fonction « A saisir» , vous visualisez la liste des dossiers paie à saisir

3. Cliquez sur la fonction « A valider » pour un aperçu des dossiers en attente de validation par vos soins : Surveillez bien cette zone afin de suivre le bon parcours de validation de vos paies.

4. Cliquez sur la fonction « En cours » pour suivre le traitement du dossier.

5. Cliquez sur la fonction « Documents disponibles » pour accéder aux documents mis à votre disposition pour la période, par salarié ou par entreprise. 10

Page d’accueil > Informations, Déclaratif et Documents

Le module « Information » vous renseigne sur les dernières évolutions du site

Le module « Déclaratif » vous présente des raccourcis vers les principales fonctions du module

Le module « Documents » vous donne un accès direct aux documents relatifs à l’entreprise ou à un salarié en particulier

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Module Paie > Accueil

La page d’accueil du module « Ma Paie » récapitule : - la liste des dossiers - le noms des établissements (Si vous en avez plusieurs ) - la période en cours - le statut des payes - la date de modification du statut

En cliquant sur le statut : - « A saisir » vous accédez au volet de sélection des salariés pour la saisie des paies - « A valider » vous accéder à la page de validation des paies - « Validé » vous accéder aux dossiers en cours - « Traité » vous accéder aux documents disponibles pour chaque dossier

La liste par établissement est exportable sur Excel ou PDF

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Module Paie > Sélection des salariés

Cliquez sur « A saisir » ou sur le nom de l’établissement

Le volet de sélection des salariés s’ouvre : - Sélectionnez tous les salariés, en cliquant sur - Sélectionnez un salarié, en cliquant sur la ligne - Sélectionnez plusieurs salariés en maintenant la touche « Ctrl » appuyée et cliquez sur chaque salarié à sélectionner. - Pour désélectionner un salarié, maintenez la touche «Ctrl » appuyée et cliquez sur la ligne correspondante

Pour commencer la saisie, cliquez sur «Saisir» puis cliquez sur «Oui»

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Module Paie > Déclaration des absences

Cliquez sur Absences et congés

Choisissez le type d’absence et la durée par date de l’absence

Le nombre de jours et d’heures se calcule automatiquement mais reste modifiable manuellement

Cliquez sur pour rajouter une absence ou un congé

Pour enregistrer votre saisie de variables, cliquez sur

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Module Paie > Validation

La validation des paies d’un dossier n’est possible qu’une fois toutes les paies du dossier sont enregistrées

Elles sont présentées de la même façon que la saisie

Cliquez sur pour confirmer les données à transmettre à votre gestionnaire

Cliquez sur pour effectuer la modification des champs

Cliquez sur pour enregistrer vos modifications puis cliquez sur « oui » puis pour finaliser

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Module RH > Accueil RH

Accédez au module RH depuis la barre de menu

Ce tableau récapitule : - l’effectif par établissement - la répartition en fonction du sexe et du contrat

En cliquant sur vous pouvez déclarer une entrée de salarié

En cliquant sur le nom de l’établissement ou l’effectif, vous accédez à la liste des salariés de l’établissement

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Module RH > Liste des salariés

Ce tableau présente l’ensemble des salariés ayant travaillé dans l’établissement, présents dans l’effectif ou non

En cliquant sur le nom ou le prénom, vous accédez au volet des informations sociales du salarié

Cliquez sur le menu « A valider » pour visualiser les dossiers en attente de validation

Le salarié est en cours de création

Cliquez sur pour déclarer la sortie du salarié

Cliquez sur pour déclarer un retour salarié

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surligné en orange

Module RH > Volet informations sociales

Ce volet récapitule l’ensemble des informations sociales du salarié

Cliquez sur pour accéder aux documents du salarié

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Module RH > Entrée – DPAE 1/2

Après avoir cliqué sur depuis l’accueil RH ou la liste des salarié, saisissez l’entrée du salarié

Demandez ou non l’établissement de la DPAE

Les champs avec * sont obligatoires

Cliquez sur pour avoir plus d’information sur la saisie du champ

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Module RH > Entrée – DPAE 2/2 et Retour

Une fois les informations renseignées cliquez sur

Afin d’enregistrer les données saisies pour le nouveau salarié en tant que brouillon

Cliquez sur pour annuler la saisie, si nécessaire

Cliquez sur pour valider l’entrée du salarié et demander la DPAE

Pour indiquer un retour de salarié, cliquez sur depuis la liste des salariés.

Les coordonnées du salarié seront reprises pour son retour dans les effectifs.

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Module RH > Sortie STC 1/2

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Après avoir cliqué sur depuis la liste des salarié, saisissez la sortie du salarié

Les champs signalés par * sont obligatoires

Cliquez sur pour avoir plus d’information sur la saisie du champ

Module RH > Sortie STC 2/2

Choisissez ici les documents à établir :

Certificat de travail

Reçu pour solde de tout compte

Cliquez sur pour annuler la saisie si nécessaire

Cliquez sur pour valider la sortie du salarié et faire la demande d’édition des documents de sortie.

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Carnet de bord 1/2

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Accédez au carnet de bord récapitulant l’ensemble de vos actions, depuis la barre de menu

Le carnet de bord permet de visualisez toutes vos actions effectuées sur l’interface de paie en ligne

Pour filtrer les colonnes, cliquez sur leur titre en tête de colonne

Cliquez sur l’action recherchée dans la colonne « Type d’Action » pour accéder au détail de l’action.

Cliquez sur le pictogramme PDF pour créer un document PDF

Carnet de bord 2/2

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En cliquant sur l’action recherchée dans la colonne « Type d’Action » le volet de détail s’ouvre

Il récapitule l’ensemble des modifications effectuées

Module Ducs

Pour accéder à la totalité du module Ducs, cliquez sur Déclaratif puis sur Ducs dans le menu déroulant

Vous pouvez également cliquer sur les raccourcis disponibles sur la page d’accueil

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Déclaratif > Ducs > Accueil

Visualisez l’ensemble des dossiers classés par numéro

Pour les classer par Raison sociale si vous avez plusieurs entreprises , cliquez sur

Dans la colonne période, la période de référence des documents

La colonne « Documents » renseigne sur la disponibilité des DUCS ou des bordereaux documents disponibles

documents non disponibles

pas de documents

EDI

dossier inscrit EDI

inscrire le dossier en EDI

non éligible EDI

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Déclaratif > Ducs > Accueil

Cliquez sur les chiffres pour voir les autres résultats

Pour afficher plus de résultats par page, utilisez le menu déroulant

Le calendrier récapitule :

La date du jour

La date de la prochaine échéance

En passant sur la date de la prochaine échéance, le détail s’affiche

Il est possible d’exporter toutes les listes du site sur Excel et PDF

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Déclaratif > Ducs > Liste des organismes

Visualisez les organismes, types d’organismes et numéro d’établissement de chaque établissement si vous avez plusieurs entreprises.

Pour les classer et les filtrer, cliquez sur l’entête de la colonne

Cliquez sur l’organisme pour visualiser les coordonnées.

Il est possible d’exporter les informations sur un tableau au format Excel ou PDF en cliquant sur le bouton en bas à gauche « Exportation »

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Déclaratif > Ducs > Liste des organismes

En cliquant sur le nom de l’organisme, accédez aux détails de l’organisme

Cliquez sur pour accéder aux documents relatifs à cet organisme

Cliquez sur pour fermer le volet

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Déclaratif > DUCS > Synthèse EDI

Ce module vous permet de visualiser les inscriptions aux différentes DUCS par établissement ainsi que leurs échéances.

Signifie que le dossier entreprise est inscrit pour la DUCS – EDI documents seront envoyés à l’organisme

Signifie que les documents ne seront pas envoyés à l’organisme car l’entreprise n’est pas inscrite pour le traitement DUCS – EDI

N/A signifie que l’organisme n’est pas éligible à l’EDI.

Cliquez sur le statut pour accéder au Détail EDI

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Déclaratif > DUCS > Validation DUCS EDI

Cliquez sur Détails EDI

Dans la colonne Statut, cliquez sur le statut A valider

Pour valider, visualisez les informations et cliquez sur

Pour demander une modification, cliquez sur

Cliquez sur « Accéder aux documents » pour voir et télécharger les DUCS

Le statut en cours de modification, signifie la prise en compte de votre demande

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Déclaratif > DADS

Accédez aux DADS en cliquant sur Déclaratif puis DADS dans la barre de menu

Vous visualisez les DADS inscrites en EDI

Dads à valider par le Cabinet

Consulter la DADS

Dads modifiée

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Déclaratif > DADS > Validation

En cliquant sur vous visualisez la DADS en cours

Vous pouvez choisir de la valider en cliquant sur :

Demander une modification en cliquant sur :

Une fenêtre s’affiche pour recueillir votre demande de modification:

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Déclaratif > DADS > Détails

En cliquant sur le numéro de dossier ou « Détails » vous accédez à la page suivante :

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Sur cette page, vous visualisez l’état d’avancement de l’ensemble des DADS en cours pour une société.

La colonne vous renseigne sur l’étape en cours pour chaque DADS.

Documents > Entreprise

Accédez aux documents entreprise depuis la barre de menu ou le module « Documents » en page d’accueil ou depuis les pages « Déclaratif »

Utilisez les filtres sur les différentes colonnes en cliquant sur le titre de la colonne

Triez les colonnes en utilisant les

Utilisez la recherche texte

Utilisez le calendrier à droite de l’écran

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Documents > Salarié

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Accédez aux documents salarié depuis la barre de menu ou le pavé « Documents » de la page d’accueil ou depuis les pages « RH » et « Paie »

Utilisez les filtres sur les différentes colonnes en cliquant sur le titre de la colonne

Triez les colonnes en utilisant les

Utilisez la recherche texte

Utilisez le calendrier à droite de l’écran

Documents > Calendrier

Choisir l’année en cliquant sur les flèches à droite et à gauche

Cliquez sur le mois pour filtrer les documents sur une période

Pour afficher les documents d’un trimestre, cliquez sur le trimestre concerné

Pour afficher les documents de plusieurs mois consécutifs, cliquez sur le premier mois, maintenez la touche « Maj » appuyé, puis cliquez sur le dernier mois

Pour afficher les documents de plusieurs mois non consécutifs, cliquez sur le premier mois, maintenez la touche « Ctrl » appuyée et sélectionnez les autres mois concernés.

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