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Guide pratique de gestion des ressources humaines pour PME

Table des matières

Chapitre 1 : Planification de main-d’œuvre

Chapitre 2 : Description des postes

Chapitre 3 : Recrutement

1-1 1-2 1-6

1-10 1-11 1-12 1-15 1-16 1-17

2-1 2-2 2-3 2-5 2-8 2-9

3-1 3-2 3-5 3-6 3-7 3-8 3-9

3-10 3-12 3-14 3-16 3-17 3-19 3-21 3-22 3-23 3-24 3-25 3-27

Grille d’analyse des coûts de recrutement (outil # 20) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tests de sélection (fiche technique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Lettre de refus (outil # 19) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Formulaire de prise de références (outil # 18) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Formulaire d’autorisation de références (outil # 17). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Grille d’évaluation des candidats (outil # 16). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Exemples de questions à éviter dans un processus de recrutement. . . . . . . . . . . . . . . . Exemples de questions d’entrevues de sélection (outil #15) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Entrevue téléphonique (outil # 14) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Préparation à l’entrevue (fiche technique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Système de classement des curriculum vitae (fiche technique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Demande d’emploi (outil # 13) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Formulaire de demande d’emploi (fiche technique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Affichage de poste à l’externe (outil # 12) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Affichage de poste à l’interne : poste cadre (outil # 11) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Affichage de poste à l’interne : poste de journalier (outil # 10) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Réquisition de personnel (outil # 9) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Les méthodes de recrutement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Description de poste : opérateur de chariot élévateur (outil # 8) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Description de poste : opérateur d’emballeuse à bonbons (outil # 7) . . . . . . . . . . . . . . . . Description de poste : coordonnateur de production (outil # 6) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Questionnaire de description de poste (outil # 5) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Description des postes (fiche technique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Gestion des listes d’employés (fiche technique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tableau inventaire des postes (outil # 4) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Portrait de la main-d’œuvre actuelle (outil # 3) . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . Planification de la relève (outil # 2)... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Planification de la relève (fiche technique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Planification de la main-d’œuvre et gestion de la rel¯ve (fiche technique). . . . . . . . . . . . Tableau résumé du diagnostic (outil # 1). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Diagnostic des pratiques de gestion des ressources humaines (fiche technique). . . . . . Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Guide pratique de gestion des ressources humaines pour PME

Table des matières

Chapitre 4 : Intégration des nouveaux employés

Chapitre 5 : Rétention et stabilisation de la main-d’œuvre

Chapitre 6 : Gestion du dossier de l’employé

4-1 4-2 4-3 4-4 4-5 4-6 4-7

4-9 4-11 4-13 4-14

5-1 5-2 5-3

5-7 5-8

6-1 6-2 6-3 6-5 6-8 6-9

6-12 6-13 6-14 6-15 6-17 6-18 6-20 6-21 6-22

Formulaire de démission et relevé d’emploi (outil # 39) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Lettre de confirmation d’emploi (outil # 38) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Formulaire de changement au dossier de l’employé (outil # 37) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Calcul du taux d’absentéisme (outil # 36) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Calcul du taux d’absentéisme (fiche technique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Gestion des absences (fiche technique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Fiche de suivi du dossier d’absentéisme (outil # 35) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Mesure disciplinaire avec suspension (outil # 34) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mesure disciplinaire sans suspension (outil # 33) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rédaction de mesures disciplinaires (fiche technique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Gestion des rencontres avec les employés (fiche technique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Grille de procédures disciplinaires (outil # 32) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rêglements d’entreprise (outil # 31) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rêglements d’entreprise (fiche technique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Questionnaire d’évaluation de la rétention de la main-d’œuvre (outil # 30) . . . . . . . . . . . Analyse de la rétention de la main-d’œuvre (fiche technique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Entrevue de départ (outil # 29) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Entrevue de départ (fiche technique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Analyse et calcul du taux de roulement (outil # 28) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Analyse et calcul du taux de roulement (fiche technique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Manuel de l’employé (outil # 27) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appréciation de l’activité d’intégration (outil # 26) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Aide-mémoire -processus d’accueil et d’intégration (outil # 25). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Processus d’accueil et d’intégration (fiche technique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Contrat d’embauche (outil # 24 B) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Lettre d’embauche (outil # 24 A) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Historique de travail (outil # 23) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Notes personnelles au dossier de l’employé (outil # 22) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Fiche d’un nouvel employé (outil # 21) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Création d’un dossier d’employé (fiche technique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5-4

5-5

Guide pratique de gestion des ressources humaines pour PME

Table des matières

Chapitre 7 : Relations de travail

Chapitre 8 : Organisation de la communication

Chapitre 9 : Évaluation des emplois, structure salariale et gestion de la performance

7-1 7-2 7-4 7-5 7-7 7-8 7-9

7-10 7-11 7-12

8-1 8-2 8-4 8-5

8-9 8-10

8-11

8-12

9-1 9-2

9-6

9-4

9-8 9-9

9-12

(outil # 52) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Formulaire d’appréciation de la performance -personnel de gestion et/ou administratif Formulaire d’évaluation de rendement (outil # 51) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appréciation de la performance (fiche technique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Structure salariale (fiche technique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Grille d’analyse des emplois (outil # 50) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Évaluation des emplois (fiche technique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Utilisation du courriel (fiche technique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Liste de vérification de l’animateur(outil # 49) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Réunion efficace (fiche technique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Communiqué de presse (outil # 48) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Formulaire de satisfaction (outil # 47) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Stratégie de gestion de crise (outil # 46) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mémo interne (outil # 45) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Organisation de la communication (outil # 44) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Types de communication (fiche technique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Communication efficace (fiche technique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

La négociation collective (fiche technique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Procès-verbal (outil # 43) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Convocation à une réunion et ordre du jour (outil # 42) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Comité de relations de travail (fiche technique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Grille d’évaluation de la gestion de plaintes (outil # 41) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Méthode de résolution de conflits et/ou de plaintes (outil # 40) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Résolution de conflits et/ou de plaintes (fiche technique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Les facteurs influençant les relations de travail (fiche technique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . Les Lois du travail (fiche technique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8-6

8-8 8-7 8-6

Guide pratique de gestion des ressources humaines pour PME

Table des matières

Chapitre 10 : Organisation de la formation

Chapitre 11 : Manuel de gestion

Chapitre 12 : Santé et sécurité

10-1 10-2 10-4 10-5 10-6 10-7 10-8

10-9 10-11 10-13 10-14 10-15 10-16 10-17 10-18 10-19

11-1 11-2 11-3 11-4 11-5

11-10 11-16 11-17 11-18

12-1 12-2 12-5 12-6 12-7 12-8 12-9

12-10 12-13 12-14 Enquête et analyse d’accident (fiche technique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Trousse de premiers secours (outil # 70) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Secouristes et trousses de premiers secours (fiche technique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tableau suivi des dossiers actifs (outil # 69 B) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Registre d’accidents et de premiers soins (outil # 69 A) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Formulaire de déclaration d’accidents et de premiers soins (outil # 68) . . . . . . . . . . . . . Procédure en cas d’accident (fiche technique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Indicateur de performance en santé et sécurité (fiche technique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . Gestion des dossiers en santé et sécurité au travail (fiche technique) . . . . . . . . . . . . . . Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Amélioration continue (fiche technique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Programme de reconnaissance des années de service (outil # 67) . . . . . . . . . . . . . . . . Politique de confidentialité (outil # 66) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Formulaire d’enquête (outil #65) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Politique contre le harcèlement psychologique au travail (outil # 64) . . . . . . . . . . . . . . . Politique de santé et sécurité (outil # 63) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Politique de formation (outil # 62) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Politiques d’entreprise (fiche technique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Registre des coûts en formation (outil # 61) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Attestation de formation (outil # 60) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appréciation de l’activité de formation (outil # 59) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Suivi de la formation (Fiche technique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Registre des présences (outil # 58) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Fiche d’organisation de la formation (outil # 57) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Organisation de la formation (fiche technique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Plan spécifique d’une activité de formation (outil # 56) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Plan global annuel et calendrier de formation (outil # 55) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Établissement des priorités et élaboration du plan global de formation (fiche technique) Registre de formation (outil # 54) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Portrait des besoins de formation selon le poste occupé(outil # 53) . . . . . . . . . . . . . . . . Analyse des besoins de formation en fonction de la vision de l’entreprise . . . . . . . . . . . Qualification professionnelle (fiche technique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cadre légal relatif à la formation en entreprise (fiche technique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Introduction Organisation de la formation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Guide pratique de gestion des ressources humaines pour PME

Table des matières

Prévention

Activités de sensibilisation

Le masculin est utilisé sans discrimination.

Comité sectoriel de main-d’œuvre de l’industrie textile du Québec

Comité sectoriel de main-d’œuvre en transformation alimentaire Tous droits réservés

12-16 12-20 12-21 12-22 12-23

12-24 12-26 12-28 12-29 12-30 12-31 12-34 12-35 12-37 12-38 12-39 12-40

12-41

12-42

Règlement de santé et sécurité (outil # 73) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Comité de santé et sécurité (fiche technique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Programme de prévention (fiche technique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . SIMDUT (fiche technique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . SIMDUT (outil # 74) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Procédure de cadenassage (outil # 75) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Inspection planifiée des lieux de travail (fiche technique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Activités de sensibilisation en prévention (fiche technique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pictogrammes SIMDUT (outil # 79) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Formulaire de déclaration des situations dangereuses (outil # 78) . . . . . . . . . . . . . . . . . Évacuation en cas d’urgence (fiche technique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rapport d’inspection (outil # 77) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Priorités en fonction des risques (fiche technique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Fiche d’inspection (outil # 76) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Formulaire d’assignation temporaire (outil #72) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Droit de refus (fiche technique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Retrait préventif (fiche technique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Assignation temporaire (fiche technique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rapport d’enquête/analyse d’accident (outil # 71) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

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