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Guida Tecnica GBC Sintesi Gestione Dote Apprendistato

2012-2013

Presentazione Catalogo Servizi La presa in carico di un Apprendista da parte di un Ente di formazione presuppone la presentazione di un Catalogo Formativo Apprendistato tramite l’utilizzo del modulo applicativo Gestore Bandi Corsi (GBC) di SINTESI e la conseguente validazione da parte dell’amministrazione provinciale. Avvio Servizi a Catalogo In seguito alla pubblicazione del Catalogo generale dei servizi formativi Apprendistato da parte della Provincia, l’Ente di formazione è tenuto a:

- Compilare il kit di Avvio del Servizi Formativi del proprio catalogo tramite il modulo GBC

- Stampare le relative Comunicazioni di Avvio dei Servizi prodotte dal

sistema

- Sottoscriverle in originale con firma autografa o digitale (Legale Rappresentante/Soggetto con Potere di Firma munito di delega)

- Conservare gli originali agli atti presso la Sede di

Archiviazione/Documentazione indicata dall’ente in fase di Avvio dei Servizi Presa in carico Apprendista La presa in carico di un apprendista da parte di un Ente di formazione si realizza con l’individuazione dell’apprendista, il controllo dei requisiti previsti dalla normativa sull’apprendistato e dai contratti nazionali di riferimento (CCNL) e con la predisposizione di un Piano Intervento Personalizzato (PIP) contenente il percorso formativo dell’apprendista concordato e sottoscritto da Ente , Azienda e Apprendista . Verifica disponibilità risorse L’ente di Formazione è tenuto a verificare preliminarmente alla compilazione del PIP l’ammontare delle doti ancora disponibili per ogni priorità provinciale attraverso la funzionalità reperibile accanto all’Avviso Apprendistato Dote presente nella sezione Dossier progetti/Presentazione .

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(Monitoraggio Doti)

Nella prima tabella di riepilogo (“Monitoraggio priorità”) è visionabile la ripartizione delle risorse per ciascuna priorità. In particolare il contatore in questa sezione mette in evidenza per ciascuna priorità due diversi computi:

- impegni : le risorse bloccate dalle classi effettivamente formate - prenotazioni : le risorse prenotate con l’invio del PIP

Per gli impegni si hanno le seguenti voci:

• finanziamento impegnabile (tetto in euro definito dalla Provincia oltre il quale il sistema opera una blocco al momento di comporre le classi)

• finanziamento impegnato (risorse in euro dei servizi già avviati, ossia dell’ammontare dei servizi della classe composta)

• finanziamento disponibile (differenza tra l’impegnabile e l’impegnato e quindi le risorse disponibili)

Per le prenotazioni si hanno invece le seguenti voci:

• finanziamento prenotabile (tetto in euro definito dalla Provincia oltre il quale il sistema opera una blocco al momento dell’invio del PIP)

• finanziamento prenotato (la somma delle doti dei PIP inviati) • finanziamento disponibile (differenza tra il prenotabile e il prenotato)

Ricerca Apprendista L’inserimento di un PIP con l’applicativo GBC richiede la preventiva ricerca dell’anagrafica dell’apprendista e il controllo dei dati relativi a: Apprendista, Azienda, Contratto, Tutor . Dalla Sezione “Progetti ammessi e finanziati ”, selezionare “progetti avviati ”, in alto sulla destra della pagina selezionare il pulsante PIP (giallo):

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(Inserimento PIP)

Il sistema visualizza il campo di ricerca dell’apprendista da prendere in carico esclusivamente tramite Codice Fiscale .

(Ricerca Apprendista)

Inserendo il codice fiscale Il sistema fornisce come risultato della ricerca l’elenco delle Comunicazioni di Avviamento al lavoro con contratto di Apprendistato (ex AP1) in stato “attivo ” associate all’apprendista preso in carico (Comunicazioni Avviamento – AP1)

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Ogni riga visualizzata corrisponde ad una comunicazione di assunzione in apprendistato attiva, ed è possibile accedere al dettaglio di ogni comunicazione di avviamento tramite l’utilizzo dei diversi link presenti nella pagina. Selezionando i link delle singole voci (Allievo, Corsi, Tutore, Azienda) , è possibile prendere visione delle seguenti informazioni, utili all’Ente di formazione che prende in carico l’apprendista, per definire il percorso formativo da descrivere nel PIP:

- dati anagrafici dell’apprendista comprensivi delle informazioni relative al

contratto di assunzione (ex modello Ap1). All’interno della form vi è il campo “Livello di istruzione” che l’operatore deve aggiornare se non coincide con il livello di istruzione in possesso dell’apprendista. Dopo l’aggiornamento premere “salva” prima di chiudere.

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(AP1 – Dati Apprendista)

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- storico di tutti i corsi frequentati dall’apprendis ta attivati nell’ambito dei dispositivi provinciali (formazione per apprendisti, corsi di formazione professionale, servizi di orientamento e/o reimpiego al lavoro, ecc.)

(Storico corsi Apprendista)

- dall’icona è possibile visualizzare il dettaglio dei soli corsi di

apprendistato frequentati dall’apprendista nell’ambito dei dispositivi provinciali con l’indicazione della Tipologia Modulo e delle Ore Frequenza al corso di formazione. L’elenco è diviso in due sezioni. La prima riporta tutti i corsi non riferibili ai cataloghi con dote, l’altra raggruppa i corsi per ciascun PIP creato per l’apprendista. In questa seconda sezione la colonna percentuale frequenza è applicata ai moduli dell’intero servizio e non al singolo modulo.

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(Storico corsi in apprendistato)

- informazioni relative al tutor : posizione all’interno dell’azienda e corsi di

formazione frequentati

(AP1 – Dati Tutor)

- dati relativi all’azienda

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Azienda) (AP1 – Dati Azienda)

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Creazione PIP Dopo avere individuato nel sistema informativo il contratto di apprendistato “attivo” a cui è associato l’apprendista da prendere in carico (Modello AP1), l’Ente di formazione è tenuto ad associare tale modello all’apprendista tramite l’icona .

A questo punto il sistema predispone la pagina con l’elenco dei PIP associati all’apprendista selezionato. Le voci in elenco evidenziano per ogni PIP:

• Codice PIP: composto dalla sigla della provincia e un numero progressivo • Data PIP: che corrisponde alla data di invio al sistema • Denominazione Ente : che ha preso in carico l’apprendista e creato il PIP • IdProgetto : identificativo e titolo del Catalogo corsi dell’Ente che ha creato il PIP • Nome/Cognome apprendista • Stato PIP : che può essere in Bozza , Presentato , Accettato , Invalidato

Scaduto , Chiuso • Stampa PIP : che riassume i contenuti inseriti nel PIP e va sottoscritto

dall’Apprendista , dall’Ente e dall’Azienda Se i PIP associati all’apprendista selezionato risultano essere in stato di “bozza”, "invalidato “,"chiuso ”, “scaduto ”, è possibile creare un nuovo PIP selezionando l’icona “NUOVO” in alto a destra. Non è invece possibile creare un nuovo PIP per l’apprendista selezionato se risulta avere associato nel sistema un PIP in stato di "presentato “ o "accettato ”. (Selezione Catalogo)

Dal momento che un operatore può appartenere a diverse Ats/Reti e deve potere visualizzare più di un Catalogo, il sistema pone come condizione all’Ente di formazione, di selezionare su quale Catalogo intende operare e conseguentemente associare il PIP.

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Una volta selezionato dal pulsante di associazione il sistema predispone la maschera per la compilazione del PIP, proponendo le Categorie di Servizio e i Moduli Formativi proposti nel Catalogo Operatore o dalla Rete/Ats a cui appartiene l’Ente che ha preso in carico la persona. Compilazione PIP La compilazione del PIP consiste nell’inserimento tramite il modulo GBC del percorso formativo progettato per l’apprendista. Il sistema visualizza all’Ente tutte le Categorie di Servizio e, all’interno di queste, tutti i Moduli Formativi messi a Catalogo dalla Rete/Ats a cui appartiene l’ente che ha preso in carico la persona. Dal link “compila moduli ” di ciascuno Servizio è possibile visualizzare il dettaglio dei moduli legati al servizio. In questa sotto griglia avviene la compilazione vera e propria dei servizi previsti dal PIP. Il sistema propone all’ente in automatico (in modalità di sola lettura) i seguenti dati relativi al Modulo Formativo inseriti in fase di presentazione del catalogo:

- Id Modulo - Titolo Modulo - Totale Ore - Importo

L’operatore è invece tenuto a selezionare dal menu a tendina l’ente presso il quale verrà erogato il modulo formativo.

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Individuato il modulo da caricare nel PIP e associata la Sede di Erogazione, l’ente è tenuto a selezionare il Modulo Formativo (flag a destra) e premere il pulsante “Seleziona” per ritornare al PIP. Una volta caricati nel PIP è necessario riselezionare i moduli che si intendono erogare all’apprendista a tiolo di conferma all’interno del PIP.

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Nella parte sottostante della pagina verranno chiesti ulteriori informazioni obbligatorie per l’Ente di formazione. In particolare se:

- L'azienda è una PMI - L'apprendista ha esperienze formative per l’apprend istato non

finanziate dai dispositivi provinciali (in caso di risposta positiva, indicare presso quale Ente, modulo e N° di ore frequentate)

- Il tutor aziendale ha già ricevuto la formazione ai sensi del DM 22 del

28/02/2000 Infine viene chiesto all’Ente, per ogni PIP, su quale Priorità provinciale fare ricadere il costo della Dote per l’Apprendista , scegliendo tra le priorità presenti nella tendina.

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Compilato il PIP l’Ente può scegliere se salvarlo mantenendo lo stato di “bozza ” per continuare successivamente la compilazione oppure inviarlo al sistema; Con l’invio del PIP l’intero importo della Dote sarà stornato dalle risorse messe a disposizione dalla provincia per la priorità selezionata. Il sistema verifica il rispetto delle condizioni previste dalla legge regionale tra le quali:

- la compatibilità fra i servizi e la priorità selezi onati definiti nell’avvio - che il numero di ore massime selezionate per una ti pologia o la somma

di più tipologie di servizio non superino quelle co nsentite dal avviso (altrimenti restituisce un messaggio con il dettaglio del servizio o dei servizi dove si è superato il numero massimo di ore consentito).

- coerenza tra Contratto Apprendista e Ore di Formazi one

- coerenza tra livello d’istruzione Apprendista e Ore di Formazione per i

destinatari in art.4

- coerenza tra la priorità PIP selezionata e Tipologi a Apprendista - che l’importo dell’intera Dote non superi il tetto delle risorse prenotabili

per la priorità selezionata

Superati i controlli, il PIP assumerà lo stato di "Accettato " , il sistema gli attribuirà un codice univoco e non sarà più modificabile dall’Ente.

Visualizzazione PIP Selezionando il link Visualizza PIP il sistema presenterà l’elenco completo dei PIP caricati sia dal soggetto attuatore (singolo o capofila) che dai membri della Rete/iAts con le relative opzioni di stampa.

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(Link visualizza PIP)

(Elenco PIP)

Stampa PIP E' possibile stampare il PIP attraverso due pulsanti:

- Bianco : l’operatore può stampare il PIP con i dati richiamati dalla banca dati in quel momento (stampa dinamica con eventuali variazioni al PIP se consentiti dall’avviso pubblico);

Rosso l’operatore accede alla stampa del PIP con i dati storicizzati al

momento della presentazione. Tale stampa è da utilizzare per produrre la copia da fare sottoscrivere alle parti in causa (azienda, ente di formazione, apprendista) e dovrà essere scansionata ed allegata tramite la funzionalità “upload documenti”.

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La Stampa PIP, debitamente firmata da tutti i soggetti, va conservata agli atti in originale presso la Sede di Archiviazione/Documentazione indicata dall’Ente in fase di Avvio dei Servizi.

Erogazione Servizi (Erogazione servizi)

L’avvio dell’apprendista a uno dei servizi previsti dal PIP deve avvenire entro 120 giorni dall'accettazione del PIP da parte della Provincia, in caso contrario il PIP assumerà in automatico lo stato di “scaduto ”, con conseguente annullamento della prenotazione della dote e la rimessa in circolo delle relative risorse economiche.

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Il soggetto attuatore può quindi procedere all’erogazione dei servizi tramite la funzionalità di erogazione visibile non solo per i PIP creati dall’operatore ma anche per tutti i PIP creati dai membri della/e Ats/Rete/i di cui l’operatore fa parte, mentre le funzionalità di chiusura del PIP sono attivate esclusivamente per i PIP degli apprendisti presi in carico dall’operatore. Dall’icona di erogazione del PIP l’operatore accede alla pagina di dettaglio del PIP con associati i servizi selezionati in fase di compilazione. (Erogazione Dote)

Categoria Azione Moduli per tipologia di azione

APF - Supporto per la

certificazione delle Competenze

(in caso di formazione interna

all'azienda)Mostra Nascondi

IdMod Titolo Sede/Ente Tot.ore Importo

23256 Corso di insetti

Ente prova

apprendistato dote

80

4000,00

Selezionando il pulsante Eroga dote l’ente viene indirizzato dal sistema nella Sezione Corsi/Edizioni attivati per quel modulo. L’operatore può scegliere se associare l’Apprendista ad una classe di gruppo già attivata su quel modulo tramite il pulsante di associazione

oppure attivarne una nuova.

Creazione Edizioni

E’ possibile generare la classe con i pulsanti “edizione individuale ” (se l’intervento è individuale) o “edizione di gruppo ” (se il servizio prevede la formazione di un gruppo classe).

Eroga dote

dote

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(Link Edizioni)

(Creazione edizione)

L’inserimento di una nuova edizione prevede la compilazione obbligatoria dei seguenti campi:

- Data Inizio - Data Fine - Numero destinatari previsti - Sede di Erogazione

I campo Numero Ore è precompilato dal sistema con il valore indicato dall’Ente in sede di caricamento dei Moduli Formativi. Per quanto riguarda la Sede di Erogazione il sistema

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propone all’operatore l’elenco delle sedi appartenenti all’ente, l’operatore dovrà selezionare la sede in cui intende erogare il corso. Selezionando il pulsante “salva” il sistema crea l’edizione individuale/di gruppo e l’apprendista viene automaticamente associato a quello specifico corso. Avvio Edizioni

L’invio della comunicazione di avvio di un’edizione prevede che all’edizione stessa sia associato almeno 1 allievo e sia stato allegato il Calendario delle Attività formative nella sezione Allegati.

Con la selezione dell’icona il sistema visualizza il modulo per l’inserimento degli allegati:

Il sistema richiede, per ogni allegato, l’inserimento della Denominazione (campo Note) e rende disponibile la funzionalità di caricamento del Calendario Attività e eventuali altri documenti (se previsti dal Bando) tramite il link Sfoglia. Una volta inserito l’allegato non è più eliminabile, ma è possibile caricare altre versioni aggiornate. E’ possibile per il soggetto attuatore inviare l’avvio di un’edizione a partire dal quarto giorno precedente la Data Inizio dell’edizione fino al giorno corrispondente all’inizio del corso.

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Compilate le suddette sezioni, per inviare l’avvio dell’edizione è necessario posizionarsi sull’icona di Stampa e, dopo avere verificato la correttezza dei dati inseriti, inviare

l’edizione tramite l’apposita icona in alto a destra . Con l’invio il sistema storicizza il valore Data Inizio, che non sarà pertanto più modificabile, e genera in automatico un Numero Protocollo che verrà riportato sul documento di stampa.

Attenzione : se il n° di protocollo non compare, significa che la comunicazione di avvio dell’Edizione non è stata inoltrata. Si ricorda che è necessario e fondamentale inviare la comunicazione di avvio dell’edizione relativa ai servizi erogati . L’invio è attuabile a partire dal quarto giorno precedente la data inizio dell’ed izione fino al giorno d’inizio del corso : il n° di protocollo certifica l’avvenuto invio de lla comunicazione di avvio dell’edizione. Stampa Avvio Edizioni Tramite l’icona di stampa è possibile visualizzare l’anteprima della Comunicazione di Avvio dell’edizione.

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L’ente è tenuto a stampare, fare firmare al Legale Rappresentante e conservare agli atti, presso la Sede di Archiviazione/Documentazione indicata nella fase di avvio dei servizi la seguente documentazione, per eventuali ispezioni da parte della provincia:

- Comunicazione Avvio Edizione (prodotta dal sistema) - Calendario Attività (caricato) - Elenco Allievi (prodotta dal sistema)

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Modifiche Dati Edizione in itinere

Dalla fase di avvio dell’edizione fino alla chiusura della stessa il soggetto attuatore può associare altri Allievi e caricare nuove versioni del Calendario delle Attività sul sistema, tali modifiche non interferiscono sulla stampa della comunicazione di avvio, ma saranno riportate sulla comunicazione di chiusura dell’edizione. Chiusura Edizioni Al termine dell’erogazione del servizio il soggetto attuatore è tenuto chiudere l’edizione compilando la Comunicazione di Chiusura sul sistema, la quale riporterà i dati inseriti dall’Ente in fase di avvio dell’edizione, oltre alle modifiche intervenute in itinere (allievi, calendario attività). In sede di chiusura il sistema richiede la compilazione obbligatoria della Data Fine dell’edizione. L’anteprima di stampa riporta tutti i dati a conclusione dell’edizione, selezionando l’icona

il sistema procede con la protocollazione e con la conseguente storicizzazione della Comunicazione di Chiusura , che non sarà più modificabile. Accesso diretto Scheda Utente Selezionando l’icona da Elenco Edizioni, l’ente può visualizzare l’Elenco Allievi associati a quella edizione.

Selezionando l’icona è possibile accedere direttamente alla Scheda Utente dell’allievo per inserire i dati di frequenza dell’apprendista preso in carico:

- Conferma presenza al corso

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- Ore di Frequenza - Ore di Recupero - Subentri/Rinunce (eventuali)

(Scheda Utente)

Quando l’apprendista viene associato all’interno di un gruppo classe dove è prevista l’erogazione di quel modulo, il pulsante ”Eroga Dote ” nel PIP dell’apprendista si disattiva. Nel caso il PIP contempli la frequenza ad un corso di gruppo, a cui corrisponda nel sistema una edizione di gruppo avviata , ancora in fase erogazione per altri apprendisti della classe, è possibile per l'ente procedere comunque alla chiusura del PIP. Da quel momento il sistema inibirà all’ente l'aggiornamento della Scheda Utente dell’apprendista (visualizzazione in modalità di sola lettura) e la assegnazione della titolarità della dote. L’ente è invece tenuto a chiudere preventivamente sul sistema le edizioni individuali (servizi consulenziali) a cui l’apprendista è stato associato per potere procedere alla chiusura del PIP.

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Liquidazione Dote - Per richiedere la liquidazione della dote erogata all'apprendista l'Ente è tenuto a chiudere preventivamente sul sistema il relativo PIP, al fine di visualizzare il documento Dote

Apprendistato , tramite il pulsante che riassume l'importo della dote prenotato in fase di presentazione del PIP e l'importo riparametrato a consuntivo, sulla base delle Ore Frequentate dall'allievo, applicando le percentuali stabilite da Regione Lombardia:

Rendicontazione della spesa

Gli enti di formazione sono tenuti a caricare nella sezione Rendicontazione Economica il dettaglio di tutte le spese sostenute per l’erogazione dei Servizi Formativi Apprendistato . L’ente di formazione è pertanto tenuto a:

- caricare preventivamente sé stesso come fornitore nella propria Anagrafica Fornitori dell’applicativo

- inserire nel sistema le fatture intestate alla Provincia di Milano per importi

pari al valore di uno o più Buoni Dote relativi a PIP erogati e chiusi sul sistema

- certificare l’ammontare totale delle spese sostenute per l’erogazione delle

Doti Apprendistato inviando al sistema la Rendicontazione Finale della spesa

- Inserimento Fornitore

L’ente è tenuto a caricare preventivamente i propri dati nella sezione Anagrafica Fornitori .

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(Accesso Anagrafica Fornitori)

Compilare i campi relativi al Fornitore (nella fattispecie, sé stesso), indicando i propri estremi:

- Denominazione ente - Indirizzo (sede di archiviazione e documentazione) - Comune - Cap - Provincia - Partita Iva - Codice Fiscale

(Inserimento Fornitori)

Inserimento Fattura

Dalla sezione Rendicontazione economica, accedere alla sezione Giustificativi Spesa , ed inserire la Fattura come segue:

(Inserimento Fattura)

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Selezionare il link Giustificativi di Spesa

Inserire i dati delle Fatture dei servizi formativi erogati, selezionando il link “Inserisci Nuovo Giustificativo ” e scegliere l’opzione “Fattura ”

Compilare tutti i campi relativi alla:

- Fattura: numero, data documento, data registrazione, importo (pari al valore di uno o più Buoni Dote relativi a PIP erogati e chiusi sul sistema)

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- Fornitore: selezionando il link è possibile importare automaticamente i dati

del Fornitore dall’Anagrafica Fornitori (nella fattispecie, importerà sè stesso) (Compilazione Giustificativo Spesa)

Imputare il valore della Fattura da rendicontare all’unica Voce di Costo prevista dal Piano del Conti del Catalogo Apprendistato presente nel sistema “Realizzazione attività formative Catalogo Apprendistato 2012 ”. (Inserimento Voce Costo)

L’Ente è infine tenuto ad inserire nel sistema i dati relativi al pagamento della fattura compilando la sezione “Inserisci Nuovo Pagamento ” come segue:

- Importo: indicare l’importo totale della fattura emessa nei confronti della

Provincia

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- Data Registrazione: il valore è precompilato dal sistema con la data del giorno corrente

- Data Pagamento : indicare la data di liquidazione dell’importo della fattura da

parte della Provincia successivamente all’avvenuta liquidazione. (Inserimento Pagamento)

Rendicontazione finale della spesa Al termine dell’erogazione dei servizi, l’ente è tenuto a chiudere i servizi sul sistema e conseguentemente inviare sul sistema la Rendicontazione Finale delle spese sostenute. L’ammontare, calcolato dal sistema in automatico, è dato dalla somma dei valori delle fatture quietanzate sul sistema. (Rendicontazione Finale Spese)

(Aggiornata al 21/06/2012)