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PROVINCIA DI VARESE SERVIZIO BIBLIOTECHE

Progetto “Nuova Rete Bibliotecaria Provinciale”

Manuale di buone pratiche

Guida all’uso del software Q Series

Gennaio 2009

A cura di Elisabetta Bertani – Servizio Biblioteche della Provincia di Varese Ilaria Guzzetti – Sistema Bibliotecario di Saronno Gruppo di lavoro provinciale “Procedure software”

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Premessa: buone pratiche generali 1. Creare l’icona di collegamento al Server remoto 2. Connessione a Q Series 3. Fine della sessione di lavoro: disconnessione 4. Accodamento 4.1. accodare le novità 4.2. accodare riedizioni, ristampe, classici (nuovi acquisti) 4.3. accodare il pregresso 5. Iscrizione utenti 5.1. iscrivere un utente 5.2. iscrivere rappresentanti di Enti 5.3. cancellare una scheda utente errata o di prova 5.4. aggiornamento indirizzo 6. Circolazione dei documenti 7. Biblioteche di Gallarate, Varese e altre 7.1. Biblioteca di Gallarate 7.2. Biblioteca civica di Varese

7.3. altre Biblioteche 7.4. registrare un documento di Biblioteche non afferenti alla Nuova rete bibliotecaria della provincia di Varese

8. Servizi on line 8.1. l’utente 8.2. il bibliotecario

8.3. l’utente non ricorda la password 9. Report 10. Assistenza

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PREMESSA: BUONE PRATICHE GENERALI Il rispetto di queste indicazioni in modo uniforme in tutte le Biblioteche è necessario per garantire il buon funzionamento generale della rete di cooperazione, la trasparenza e la certezza del servizio per tutti gli utenti. Iter dei documenti Timbrare e applicare sempre l’etichetta barcode sui documenti non accodabili inviati al Centro di Catalogazione provinciale. Documenti in giacenza Trattenere al massimo 15 giorni i libri in transito in attesa di essere ritirati dagli utenti, poi restituirli alla biblioteca proprietaria scaricando il prestito e mettendo i libri in transito sulla nostra biblioteca. Trattenere al massimo 7 giorni i materiali multimediali in transito in attesa di essere ritirati dagli utenti, poi restituirli alla biblioteca proprietaria scaricando il prestito e mettendo i documenti in transito sulla nostra biblioteca. Numero documenti prestati Non superare il numero di documenti concessi in prestito dal Regolamento: all’arrivo dei documenti richiesti o prenotati in prestito interbibliotecario il bibliotecario addetto al prestito si deve accertare che l’utente sia in regola con il numero di prestiti e con le restituzioni. Status dei documenti Non richiedere documenti con status “introvabile”, “non prestabile” o “in catalogazione”. Aggiornare tempestivamente lo status dei documenti. Circolazione I documenti restituiti alla biblioteca proprietaria tramite servizio di prestito interbibliotecario viaggiano sempre senza cedolino: i cedolini devono essere distrutti (D. Lgs. 196/2003, Codice Privacy). Gestione del contenzioso con gli utenti In caso di gravi, irriducibili ed eccezionali controversie con gli utenti in merito alla restituzione di documenti, dopo aver svolto approfonditi controlli in Biblioteca e aver chiesto all’utente di fare altrettanto a casa propria, sarà possibile chiudere la transazione utilizzando l’apposito modulo. Per tutto il tempo necessario per queste verifiche l’utente rimane escluso dal prestito in quanto insolvente. Aggiornamento indirizzo utente L’ utente che cambia indirizzo dovrà compilare un nuovo modulo di iscrizione, il bibliotecario aggiornerà i dati nella banca dati provinciale e distruggerà la vecchia scheda cartacea (D. Lgs. 196/2003, Codice Privacy). Se il primo modulo di iscrizione è stato compilato in un’altra Biblioteca della rete il bibliotecario segnalerà al collega la necessità di distruggere la vecchia scheda cartacea. Solleciti Devono essere effettuati (per telefono o lettera) ogni 15 giorni (massimo ogni 30 giorni).

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Messaggio “l’utente ha documenti in ritardo” e “l’utente ha superato il numero di documenti” In ottemperanza a quanto previsto dal Regolamento in presenza di questi messaggi e/o del semaforo giallo il bibliotecario non autorizzerà ulteriori transazioni. Semaforo rosso Può essere utilizzato solo in casi estremi e in accordo con il Responsabile del Servizio biblioteche provinciale segnalando sempre le motivazioni del provvedimenti (si configura infatti una sospensione di pubblico servizio!) Registrazione provvisoria in caso di problemi di connessione in caso di problemi di connessione è necessario registrare provvisoriamente i prestiti predisponendo un foglio di excel: una colonna per i barcode utenti e una per i barcode documenti. E’ possibile inserire i dati leggendo i barcode con il lettore ottico. I prestiti dovranno essere inseriti in banca dati Q Series a cura del bibliotecario al ripristino della connessione. Per quanto riguarda i restituiti è preferibile accantonarli e scaricarli in un secondo momento, alla ripresa del collegamento per evitare confusione in caso di prenotazioni. Data codice fiscale utente barcode documento Ultimo barcode al 31/12 Ai fini della corretta compilazione del Questionario banca dati anagrafe biblioteche della Regione Lombardia alla fine di ogni anno ciascun bibliotecario dovrà prendere nota dell’inventario dell’ultimo documento inserito in catalogo.

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1. CREARE L’ICONA DI COLLEGAMENTO AL SERVER REMOTO

Per lavorare con il software di gestione della Nuova rete bibliotecaria della Provincia di Varese è necessario connettersi con il Server in cui sono ospitati il catalogo provinciale e i dati degli utenti e creare un’icona di collegamento sul proprio desktop procedendo come segue: Start / Programmi/ Accessori/ Comunicazioni/ Connessioni desktop remoto Opzioni

Generale: inserire i dati forniti dal Servizio biblioteche provinciale computer: indirizzo Server nome utente: user name dominio: log on to

Attenzione: non inserire la password e non salvarla!

Experience: selezionare modem 56 kbps

Visualizza: colori: selezionare 256 colori salva con nome: salvare sul desktop con il proprio nome con questa procedura è stata creata l’icona per la connessione al server remoto, cliccando sull’icona compare un messaggio di benvenuto OK Compare una maschera in cui inserire la password di primo accesso fornita dal Servizio biblioteche provinciale Attenzione: al primo accesso la password deve essere cambiata, la nuova password deve essere di 8 caratteri e deve contenere almeno 3 di questi segni: maiuscolo, minuscolo, numero, segno di interpunzione. Ogni 3 mesi un messaggio segnalerà la necessità di cambiare la password. Si raccomanda ai sensi del Decreto Legislativo 196/2003 (Codice Privacy) di non divulgare la propria password: è necessario richiedere al Servizio biblioteche della Provincia di Varese password individuali per ogni operatore di Biblioteca, compresi volontari o personale con incarichi temporanei. E’ inoltre necessario dare tempestiva comunicazione della cessazione di incarichi al Servizio biblioteche della Provincia di Varese, che provvederà alla dismissione delle relative password.

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2. CONNESSIONE A Q SERIES

Cliccare sull’icona del Server remoto creata sul nostro desktop Compare un messaggio di benvenuto OK Compare una maschera in cui inserire la password personale OK Cliccare sull’icona di Q Series Si apre un maschera in cui troviamo Login ID (biblioteca di appartenenza.iniziali del bibliotecario cognome nome) Password: inserire iniziali cognome nome in maiuscolo Ambiente: Varese OK Spell check OK

Attenzione: INSERIRE IL BLOCCO DELLE MAIUSCOLE,

ENTRATI IN Q CLICCARE SEMPRE UNA VOLTA SOLA La prima schermata ci presenta le seguenti opzioni:

RICERCA CATALOGAZIONE PRESTITO PERIODICI ACQUISTI

Cliccando sulle relative icone è possibile accedere ai singoli moduli del software

3. FINE DELLA SESSIONE DI LAVORO: DISCONNESSIONE

CHIUDERE TUTTE LE SCHERMATE DI Q SERIES CLICCANDO SU X si apre una maschera: vuoi chiudere Q? OK

Attenzione: PER USCIRE DALLA CONNESSIONE CON IL SERVER REMOTO

E’ NECESSARIO EFFETTUARE SEMPRE IL LOGOUT COME SEGUE:

START CHIUDI SESSIONE o SHUT DOWN

DISCONNETTI OK

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Attenzione: nelle procedure di accodamento e circolazione dei documenti

e di iscrizione di nuovi utenti per evitare errori è indispensabile l’utilizzo del lettore ottico di barcode.

Eseguendo alcune operazioni descritte in questo manuale la necessità di dare conferma cliccando su OK

dipende dal settaggio del lettore ottico

4. ACCODAMENTO Il catalogo collettivo delle biblioteche appartenenti alla Nuova rete bibliotecaria della Provincia di Varese contiene i dati relativi al patrimonio librario e documentario di tutte le biblioteche ed è costantemente incrementato dal Centro di catalogazione provinciale che cataloga le novità inviate dalle biblioteche secondo le modalità stabilite dal Servizio biblioteche. Ciascun bibliotecario fornito di password provvede ad accodare la propria copia alla scheda catalografica elaborata dal Centro di catalogazione Attenzione: considerare sempre i dati riportati sul frontespizio del documento da accodare: è necessario accertarsi che la propria copia sia identica a quella inserita in catalogo 4.1. accodare le novità: CATALOGAZIONE

CATALOGO SCORRI LISTA: ISBN

leggere con il lettore ottico il codice ISBN riportato sulla copertina del documento, se l’ISBN è presente nella lista INVIO O OK VEDI

EasyMARC Facendo scorrere le pagine della scheda selezionata (frecciona in basso a sinistra) verificare la corrispondenza dei seguenti elementi: titolo, autore, formato, pagine, illustrazioni, collana Trascrivere sul frontespizio del documento la CDD attribuita dal Centro di catalogazione provinciale Cliccare su COPIE Si apre una maschera con l’elenco delle Biblioteche che possiedono il libro con alcuni elementi identificativi. SELEZIONARE UNA COPIA: Attenzione alla collocazione della copia che si seleziona: alcune biblioteche adottano collocazioni che non corrispondono alla CDD attribuita dal Centro di catalogazione provinciale e che rispondono esclusivamente a esigenze locali OK SELEZIONA

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Attenzione:

NON SOVRASCRIVERE LA COPIA SELEZIONATA PER L’ACCODAMENTO CLICCARE SEMPRE SU

AGGIUNGI si apre una scheda in cui il campo barcode è vuoto:

aggiungiamo la nostra copia inserendo: nella prima pagina: Barcode Collocazione Biblioteca proprietaria Status: nell’apposito menù a tendina selezionare lo status appropriato Sistema bibliotecario Tipo di supporto: nell’apposito menù a tendina selezionare il supporto appropriato Tipo di collezione: nel menù a tendina verificare che la collezione sia corretta: narrativa adulti; narrativa ragazzi; saggistica adulti; ecc.: è importante per l’estrapolazione dei dati per le statistiche. Se il campo è vuoto provvedere all’inserimento. e nella seconda pagina numero di inventario e modalità di accessione: segnalare se per dono o dono del Sistema: è importante per le statistiche regionali

per i documenti esclusi dal prestito: togliere il check da □ prestabile Attenzione: per le novità editoriali il barcode coincide con l’inventario il barcode è costituito da una stringa alfanumerica di 11 caratteri formata

dalla sigla della biblioteca proprietaria in maiuscolo seguita da un numero progressivo con un numero appropriato di zeri di riempimento (es. SAR00098573, SAR00105678)

per indicazioni sulla stampa dei barcode fare riferimento al coordinatore del proprio Sistema bibliotecario

il barcode viene utilizzato per tutte le procedure di circolazione del documento: leggerlo sempre con il lettore ottico

inserire sempre la biblioteca proprietaria nell’apposito campo per evitare errori nel registro cronologico d’entrata

Se è tutto a posto, per confermare OK Torna alla 1° pagina della scheda, di nuovo OK

Se il documento non è presente in banca dati dovrà essere inviato al Centro di catalogazione

con le modalità stabilite dal Servizio biblioteche della Provincia di Varese

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4.2. accodare riedizioni, ristampe, classici (nuovi acquisti) non è sempre efficace la ricerca per ISBN, è opportuno verificare l’accodabilità cercando anche nella lista “tutti i titoli “ (riporta anche le collane) e/o “ tutti gli autori” (riporta anche traduttori, curatori, ecc.). Se nel catalogo ci sono più edizioni del documento da accodare è necessario prestare particolare attenzione alla scelta della scheda: è corretto accodare se autore, editore, collezione (collana), formato sono identici, altrimenti il documento dovrà essere inviato al Centro di catalogazione Attenzione: in caso di schede uguali si accoda alla scheda con più copie aggregate

Se il documento non è presente in banca dati dovrà essere inviato al Centro di catalogazione

con le modalità stabilite dal Servizio biblioteche della Provincia di Varese

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4.3. accodare il pregresso Si intende con Pregresso il materiale acquistato dalle biblioteche prima dell’avvio del servizio di catalogazione centralizzata provinciale: questi documenti non sono presenti nel catalogo provinciale. E’ però possibile che copie possedute da altre biblioteche siano state catalogate: in questo caso è necessario accodare la propria copia tenendo presente che la procedura di accodamento del materiale pregresso presenta alcune specificità. Attenzione: In fase di attivazione del progetto Nuova rete bibliotecaria della provincia di Varese si è deciso di snellire per quanto possibile le operazioni di recupero del pregresso. Il numero di barcode attribuito a questi documenti pertanto non corrisponde necessariamente al loro inventario: i barcode per l’accodamento del pregresso hanno il seguente formato SARP1, CISP567, ORGP12430 senza zeri di riempimento. Indicazioni per la stampa possono essere richieste al coordinatore del proprio Sistema bibliotecario. Per questo tipo di materiale è necessario verificare l’accodabilità cercando nelle liste “tutti i titoli” che comprende anche le collane e/o “tutti gli autori”, che comprende anche traduttori, curatori, ecc.: la ricerca per ISBN non è efficace. Se nel catalogo ci sono più edizioni del documento da accodare è necessario prestare particolare attenzione alla scelta della scheda: è corretto accodare se autore, editore, collezione (collana), formato sono identici, se tutti questi elementi coincidono, ma l’anno e/o il numero di edizione sono diversi è possibile accodare, segnalando nel campo nota pubblica il numero e/o l’anno di edizione della nostra copia Attenzione: in caso di schede uguali si accoda alla scheda con più copie aggregate

APPLICARE IL BARCODE AL DOCUMENTO SOLO DOPO AVER VERIFICATO LA SUA ACCODABILITA’

e ACCODARE CON LA STESSA PROCEDURA

UTILIZZATA PER L’ACCODAMENTO DELLE NOVITA’

Se il documento non è presente in banca dati dovrà essere accantonato come pregresso non accodabile.

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5. ISCRIZIONE UTENTI

Per iscriversi alla Nuova rete bibliotecaria della Provincia di Varese l’utente dovrà compilare l’apposito modulo cartaceo e prendere visione dell’informativa D. Lgs.196/2003. Non è previsto il rilascio di tessere di iscrizione: l’utente verrà identificato mediante lettura ottica del Codice fiscale riportato sulla Carta regionale dei servizi. 5.1. iscrivere un utente PRESTITO

GESTIONE UTENTI NUOVO RECORD

È necessario compilare accuratamente due maschere, che seguono lo schema del modulo cartaceo compilato dall’utente.

Attenzione: scrivere tutto in maiuscolo Prima maschera UTENTE: inserire i dati anagrafici nel campo barcode inserire il codice fiscale leggendo con il lettore ottico il barcode riportato sulla Carta regionale dei servizi. Attenzione: se compare il messaggio “barcode già esistente” significa che l’utente è già inserito in banca dati: verificare la lista e non inserire C.F. di fantasia! Selezionare la biblioteca presso cui si effettua l’iscrizione Seconda maschera INDIRIZZO: scrivere l’indirizzo correttamente e in modo accurato (inserire anche via, piazza, ecc), compilare tutti i campi: è possibile inserire più numeri telefonici: scrivere un solo numero telefonico su ogni

riga inserire con attenzione l’indirizzo e mail: è possibile inserire un solo indirizzo e mail se l’utente ha un domicilio diverso dalla residenza è necessario inserire in banca

dati entrambi gli indirizzi

Per salvare SALVA o OK

Attenzione: per gli utenti con domicilio diverso dalla residenza è necessario selezionare

la destinazione più opportuna per l’invio di comunicazioni (es. solleciti): di solito è più opportuno inviare al domicilio.

la residenza deve essere comunque inserita non inserire professione e titolo di studio per esteso, ma utilizzare i codici

ISTAT riportati sul modulo di iscrizione cartaceo

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5.2. iscrivere rappresentanti di enti Non è possibile iscrivere ai servizi della Nuova rete bibliotecaria della Provincia di Varese persone giuridiche: è possibile iscrivere solo persone fisiche in rappresentanza di enti (es. insegnanti, bibliotecari …): la responsabilità dei documenti presi in prestito è sempre della persona fisica. L’utente che si iscrive in qualità di rappresentante di una scuola, associazione, biblioteca compilerà l’apposito modulo che dovrà essere sottoscritto dal responsabile dell’Ente; oltre alle maschere UTENTE (inserendo nel riquadro tra nome e cognome la parola ENTE) e INDIRIZZO sarà in questo caso necessario compilare anche la maschera ENTE selezionando il tipo di Ente (associazione, scuola, biblioteca) e inserendone l’indirizzo Attenzione: iscrivendo un utente come rappresentante di Ente è necessario compilare sempre la schermata con l’indirizzo privato dell’utente: a questo indirizzo verranno infatti inviate eventuali comunicazioni (es. solleciti: le scuole chiudono 3 mesi in estate, gli insegnanti cambiano sede … ma sono comunque responsabili dei documenti che hanno preso in prestito). Attenzione: L’utente iscritto come rappresentante di Ente accederà al prestito utilizzando l’apposita tessera fornita dal coordinatore di ciascun Sistema bibliotecario: non utilizzare codici di fantasia La tessera per gli utenti rappresentanti di Enti è in cartoncino arancione e riporta su un lato il logo della Provincia di Varese e sull’altro un barcode composto dalla sigla VA seguita dal numero attribuito al Sistema bibliotecario e da un numero progressivo: es. VA 60000042)

1 Sistema bibliotecario dei Laghi 2 Sistema bibliotecario Valli dei Mulini 3 Sistema bibliotecario urbano di Varese 4 Consorzio bibliotecario “Panizzi” di Gallarate 5 Sistema bibliotecario di Busto Arsizio - Valle Olona 6 Sistema bibliotecario di Saronno

Attenzione: L’utente iscritto in quanto rappresentante di Ente potrà prendere in prestito fino a un massimo di 40 libri: per altre tipologie di documenti e per tutti gli altri aspetti del servizio valgono le modalità previste per le altre categorie di utenti 5.3. cancellare una scheda utente errata o di prova Prestito

Gestione utenti Aprire la scheda utente da cancellare

File Cancella record

sì Attenzione: non è possibile cancellare schede di utenti che hanno documenti in prestito o prenotazioni

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5.4. aggiornamento indirizzo Se un utente già iscritto alla Rete Bibliotecaria cambia indirizzo deve compilare un nuovo modulo d’iscrizione con i propri dati aggiornati. Il modulo cartaceo aggiornato sarà conservato a norma di legge, il precedente modulo d’iscrizione con i dati obsoleti dovrà essere distrutto. Se il nuovo modulo di iscrizione viene compilato in una biblioteca diversa da quella della prima iscrizione, il bibliotecario dovrà conservare il modulo di iscrizione aggiornato e segnalare al bibliotecario della prima biblioteca la necessità di distruggere il vecchio modulo.

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6. CIRCOLAZIONE DEI DOCUMENTI Prestito

Banco del prestito PRESTO UN DOCUMENTO DELLA MIA BIBLIOTECA Prestito o F3 Utente: leggo con il lettore ottico il barcode riportato sulla Carta regionale dei servizi

Se l’utente ha dimenticato la Carta regionale dei servizi: scorri lista

digito cognome, nome dell’utente OK

Se l’utente è rappresentante di un ente utilizzerò l’apposita tessera arancione fornita dal coordinatore del Sistema bibliotecario

Documento: leggo con il lettore ottico il barcode del documento/i Attenzione: caricati tutti i documenti all’utente corrente cliccare su CAMBIA UTENTE o CHIUDI per evitare di attribuire per errore altri documenti a questo utente. UN UTENTE MI RESTITUISCE UN DOCUMENTO DELLA MIA BIBLIOTECA Restituzione o F4 Documento: leggo con il lettore ottico il barcode del documento/i Il documento può essere riposto a scaffale Attenzione: scaricati tutti i documenti all’utente corrente cliccare su CHIUDI per ritornare alla maschera Banco del prestito RINNOVO IL PRESTITO DI UN LIBRO Rinnovi o F7 Utente: leggo con il lettore ottico il barcode riportato sulla Carta regionale dei servizi

Seleziono il libro da rinnovare OK rinnova

Attenzione: dopo aver rinnovato i prestiti cliccare su CHIUDI per ritornare alla maschera Banco del prestito; i libri sono rinnovabili una sola volta per 30 giorni solo se non sono stati prenotati da altri utenti. Il prestito del materiale multimediale non è rinnovabile. Prestito interbibliotecario RICHIEDO UN DOCUMENTO A UN’ALTRA BIBLIOTECA Prenotazione o F6 Scorri lista:

seleziono il documento desiderato utilizzando la lista “titoli principali” o “barcode documento”

oppure, dopo aver individuato nel modulo Ricerca il documento desiderato dall’utente, ne seleziono il barcode, premo contemporaneamente i tasti “Ctrl” e “ C “, apro il modulo prestito-prenotazione, seleziono la lista barcode e, premendo contemporaneamente i tasti “Ctrl” e “ V”, copio il barcode del documento scelto nell’apposito campo alla base della schermata

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OK seleziono la copia più vantaggiosa (con meno prenotazioni e/o posseduta da una biblioteca con passaggio del servizio di prestito interbibliotecario più funzionale) OK prenota: viene visualizzata la lista delle prenotazioni Aggiungi

Scorri lista Seleziono l’utente inserendo il cognome nome o leggendo con il lettore ottico il barcode riportato sulla Carta regionale dei servizi Indico sempre la destinazione del documento OK prenota oppure salva modifiche SI’ Attenzione: selezionare sempre una copia, anche se in catalogo c’è solo una copia del

documento desiderato indicare sempre la biblioteca di destinazione del documento prenotato, anche

se è la mia Biblioteca ATTENZIONE ALLE PRENOTAZIONI AL TITOLO: verificare la presenza dell’asterisco davanti al nome dell’utente nella lista delle prenotazioni: se l’asterisco manca, la prenotazione è al titolo e deve essere cancellata e rifatta correttamente come prenotazione alla copia. Controllare periodicamente il report “Prenotazioni al titolo”: se nella lista compare la mia biblioteca è necessario rettificare la prenotazione. Le prenotazioni al titolo non compaiono nel report “Documenti restituiti prenotati”, quindi non possono essere soddisfatte e creano fastidiose ridondanze nella gestione delle transazioni. Ricordarsi infine di selezionare sempre la biblioteca di destinazione come cancellare una prenotazione al titolo Prenotazioni o F6 Scorri lista Selezionare il titolo prenotato OK Selezionare una copia OK prenota Viene visualizzata la lista delle prenotazioni Selezionare la prenotazione da cancellare Cancella OK oppure: Gestione utenti Seleziono l’utente per cui ho prenotato il documento dalla lista utenti o barcode OK Visualizza Sommario prenotazioni Seleziono la prenotazione da cancellare Cancella prenotazione OK

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PRESTO UN DOCUMENTO A UN’ALTRA BIBLIOTECA Ho stampato il report “Documenti disponibili richiesti” (selezionando la mia biblioteca) e cercato il libro a scaffale Inserisco il talloncino nel libro Prestito o F3 Utente: leggo con il lettore ottico il barcode riportato sul talloncino di richiesta Documento: leggo con il lettore ottico il barcode del documento Opzioni: in transito verso la Biblioteca indicata sul talloncino come destinazione In questo modo cancello la prenotazione e metto il libro in transito Metto il documento nella cassa per l’incaricato del prestito interbibliotecario Attenzione: se non metto il documento in transito viene impropriamente caricato all’utente che ne è responsabile senza averlo ricevuto e vede ridotti i giorni di prestito

Se mi sono dimenticato di mettere in transito un documento destinato a un’altra biblioteca posso correggere così Prestito Banco del prestito Consultazione Documento: leggo con il lettore ottico il barcode del documento OK consulta Opzioni: in transito verso la Biblioteca indicata sul talloncino come destinazione se non trovo il libro richiesto a scaffale correggo la situazione in banca dati modificando lo status del documento: catalogazione catalogo seleziono il documento seleziono la mia copia seleziono nel menù a tendina introvabile. Giro la prenotazione a un’altra Biblioteca inserendo nell’apposito campo del modulo di prenotazione la seguente nota: “prenotazione girata”, se la prenotazione era stata fatta da un utente on line inserirò la nota “prenotazione @ girata”. Se la prenotazione sulla copia introvabile era stata fatta da un utente on line (@) inserisco inoltre un messaggio nello spazio personale dell’utente come segue: prestito

gestione utenti selezionare l’utente leggendo il codice fiscale riportato sul modulo di richiesta/prenotazione con il lettore ottico

opzioni messaggio utente

messaggio inviato via OPAC scrivere un messaggio che contenga almeno questi elementi fondamentali: “ Luogo e data. La copia del documento titolo e barcode di proprietà della Biblioteca di xxxx è introvabile: abbiamo girato la Sua prenotazione alla copia di proprietà della Biblioteca di xxx, riceverà il documento presso la Biblioteca di xxx da Lei indicata. Cordiali saluti. Si ricordi di cancellare questo messaggio”

OK

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All’arrivo del documento il bibliotecario della biblioteca destinataria inserirà come di consueto l’avviso di disponibilità nello spazio personale dell’utente

Se non esiste un’altra copia in banca dati telefono all’utente per avvertirlo. RICEVO UN DOCUMENTO DA UN’ALTRA BIBLIOTECA all’interno del documento c’è il talloncino con tutte le informazioni sulla transazione Ripongo il libro sull’apposito palchetto: se sul talloncino c’è l’immagine del telefono, telefono all’utente per avvertirlo della disponibilità del documento richiesto Quando l’utente viene a ritirarlo Prestito o F3 Utente: leggo con il lettore ottico il barcode riportato sulla Carta regionale dei servizi Documento: leggo con il lettore ottico il barcode del documento Così ho cancellato il transito: il documento è in carico all’utente, da questo momento si conteggiano i giorni di prestito Attenzione: se il libro non fosse stato messo in transito, risulterebbe già in carico all’utente che ne sarebbe responsabile senza averlo ricevuto e vedrebbe ridotti i giorni di prestito Correggere la situazione: Se il bibliotecario della Biblioteca proprietaria del documento si è dimenticato di mettere in transito un documento destinato alla mia biblioteca posso correggere così Consultazione in sede Documento: leggo con il lettore ottico il barcode del documento OK consulta Opzioni: in transito sulla mia Biblioteca in questo modo garantisco certezza del servizio e non penalizzo l’utente per un errore commesso da un collega L’UTENTE MI RESTITUISCE UN DOCUMENTO RICEVUTO IN PIB DA UN’ALTRA BIBLIOTECA: IL DOCUMENTO NON E’ DELLA MIA BIBLIOTECA Restituzione o F4 Documento: leggo con il lettore ottico il barcode del documento Opzioni: In transito sulla mia Biblioteca In questo modo segnalo al sistema informatico che il documento al momento si trova presso la mia biblioteca. Metto il documento nella cassa per l’incaricato del prestito interbibliotecario senza talloncini Attenzione: non è necessario che il documento ritorni alla biblioteca cui appartiene per poter essere di nuovo prestato. Si evitano così giri a vuoto e tempi morti aumentando la potenzialità di circolazione dei documenti. L’INCARICATO DEL PRESTITO INTERBIBLIOTECARIO MI RESTITUISCE UN MIO DOCUMENTO CHE HO PRESTATO AD UN’ALTRA BIBLIOTECA IN PIB Il documento non ha il talloncino Restituzione o F4 Documento: leggo con il lettore ottico il barcode del documento Così ho cancellato il transito. Il documento può essere riposto a scaffale

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L’UTENTE MI RESTITUISCE UN DOCUMENTO PRENOTATO E DESTINATO A UN’ALTRA BIBLIOTECA Nel momento in cui scarico il documento mi compare il messaggio “documento prenotato” seguito da nome e numero di telefono dell’utente: scarico il documento, non lo metto in transito, lo accantono e, nel corso della giornata stampo il report “Documenti restituiti e prenotati” nel quale troverò il talloncino che riporta i dati del documento, dell’utente richiedente e della Biblioteca di destinazione Prestito o F3 Utente: leggo con il lettore ottico il barcode riportato sul talloncino Documento: leggo con il lettore ottico il barcode del documento Opzioni: in transito verso la Biblioteca indicata sul talloncino come destinazione In questo modo cancello la prenotazione e metto il libro in transito Metto il documento nella cassa per l’incaricato del prestito interbibliotecario L’UTENTE MI RESTITUISCE UN DOCUMENTO PRENOTATO DA UN ALTRO UTENTE DELLA MIA BIBLIOTECA

Nel momento in cui scarico il prestito mi compare il messaggio “documento prenotato” seguito da nome e numero di telefono dell’utente: scarico il documento, non lo metto in transito, lo accantono e, nel corso della giornata stampo il report “Documenti restituiti e prenotati” : nel quale troverò il talloncino che riporta i dati del documento, dell’utente richiedente e della Biblioteca di destinazione (in questo caso la mia) Prestito o F3 Utente: leggo con il lettore ottico il barcode riportato sul talloncino Documento: leggo con il lettore ottico il barcode del documento Opzioni: in transito sulla MIA Biblioteca Accantono il libro e telefono all’utente (in questo caso è d’obbligo), quando viene a ritirarlo Prestito o F3 Utente: leggo con il lettore ottico il barcode riportato sulla Carta regionale dei servizi Documento: leggo con il lettore ottico il barcode del documento/i In questo modo cancello la prenotazione e consegno il documento all’utente: da questo momento si conteggiano i giorni di prestito RICHIESTE E PRENOTAZIONI ON LINE Ho stampato i report “Documenti richiesti” e Documenti restituiti e prenotati” selezionando la mia Biblioteca. Alcuni talloncini presentano il simbolo @: si tratta di richieste e prenotazioni effettuate on line dagli utenti della rete provinciale. Una volta trovati a scaffale i documenti richiesti e i restituiti prenotati inserisco il talloncino nel documento Prestito o F3 Utente: leggo con il lettore ottico il barcode riportato sul talloncino Documento: leggo con il lettore ottico il barcode del documento

1) Se la destinazione è un’altra Biblioteca Opzioni: in transito verso la Biblioteca indicata sul talloncino come destinazione In questo modo cancello la prenotazione e metto il libro in transito Metto il documento nella cassa per l’incaricato del prestito interbibliotecario

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2) Se la destinazione è la mia Biblioteca

Opzioni: in transito verso la MIA Biblioteca Inserisco inoltre un avviso di disponibilità nello spazio personale dell’utente come segue: Opzioni

messaggio temporaneo messaggio utente

messaggio inviato via OPAC scrivere un avviso di disponibilità che contenga almeno questi elementi fondamentali: “dal giorno data presso la Biblioteca di xxx è disponibile il documento da lei richiesto: titolo e barcode. Rimarrà a sua disposizione per 7 giorni se è un documento multimediale, per 15 giorni se è un libro, poi verrà restituito alla Biblioteca proprietaria. Cordiali saluti. Si ricordi di cancellare questo messaggio”

OK Attenzione: è possibile salvare questo testo, con le opportune modifiche, sul desktop Q Series e fare “copia incolla” nello spazio personale dell’utente richiedente inserendo di volta in volta i dati del documento. Il documento dovrà essere accantonato in attesa del ritiro da parte dell’utente. E’ buona prassi telefonare agli utenti che dopo qualche giorno dall’arrivo del documento non provvedono al ritiro. E’ possibile inserire l’avviso di disponibilità nello spazio personale dell’utente anche in un secondo momento come segue: prestito

gestione utenti selezionare l’utente leggendo con il lettore ottico il codice fiscale riportato sul modulo di richiesta/prenotazione

opzioni messaggio utente

messaggio inviato via OPAC inserire l’avviso. Attenzione: è il bibliotecario della Biblioteca di destinazione che inserisce l’avviso di disponibilità, non quello della Biblioteca che presta. Se l’avviso di disponibilità viene inserito dalla biblioteca proprietaria si dà un’informazione errata all’utente, che non è tenuto a conoscere tempi e itinerari del servizio di prestito interbibliotecario.

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7. BIBLIOTECHE DI GALLARATE, VARESE E ALTRE Le Biblioteche di Gallarate e Varese non utilizzano il software Q Series: entrambe aderiscono alla rete SBN. Il patrimonio della Biblioteca di Gallarate non è inserito nel catalogo collettivo della Provincia di Varese, il patrimonio della Biblioteca di Varese è inserito solo fino a marzo 2006. Le transazioni da e per queste Biblioteche andranno gestite in modo particolare. 7. 1. Biblioteca di Gallarate Prestare un documento alla Biblioteca di Gallarate La Biblioteca di Gallarate inserisce i propri utenti che vogliono accedere al prestito interbibliotecario provinciale nella banca dati della Provincia di Varese e utilizza il modulo di circolazione di Q Series. Pertanto la procedura per la gestione dei prestiti interbibliotecari con destinazione Gallarate sarà quella consueta: i documenti saranno attribuiti all’utente richiedente e messi in transito verso la Biblioteca di destinazione. I documenti verranno consegnati dagli incaricati del servizio di prestito interbibliotecario provinciale. Richiedere e restituire un documento alla Biblioteca di Gallarate Il patrimonio della Biblioteca di Gallarate è visibile nell’OPAC SBN regionale all’indirizzo http://www.biblioteche.regione.lombardia.it/OPACRL/catleg/SF selezionando la Biblioteca di Gallarate nel menù a tendina. Per richiedere documenti è necessario inviare un’e mail all’indirizzo prestito@sbgallarate.it I documenti verranno consegnati gratuitamente dagli incaricati del servizio di prestito interbibliotecario provinciale. Per l’inserimento dei documenti appartenenti alla Biblioteca di Gallarate e la registrazione dei relativi transiti si utilizza la procedura descritta in 7.4. Al momento della restituzione apporre il timbro della propria Biblioteca con la data sulla scheda di richiesta che accompagna il documento Attenzione: i documenti della Biblioteca di Gallarate sono rinnovabili solo previa autorizzazione della biblioteca stessa 7.2. Biblioteca civica di Varese Prestare un documento alla Biblioteca civica di Varese Il direttore della Biblioteca civica di Varese, Chiara Violini, è stato inserito nella Banca dati provinciale come ente “superutente” con particolari diritti. Come registrare un prestito a Varese - Violini Chiara Ente La Biblioteca di Varese non utilizza il software Q Series, pertanto effettuerà le richieste di prestito interbibliotecario utilizzando l’apposito modulo cartaceo. Le richieste devono essere evase registrando il prestito a Violini Chiara Ente come utente finale senza mettere i documenti in transito: la Biblioteca di Varese registrerà il prestito utilizzando il proprio software di gestione SBN. I documenti verranno consegnati dagli incaricati del servizio di prestito interbibliotecario provinciale. Richiedere e restituire un documento alla Biblioteca civica di Varese Il patrimonio della Biblioteca civica di Varese è visibile nell’OPAC SBN regionale all’indirizzo http://www.biblioteche.regione.lombardia.it/OPACRL/catleg/SF selezionando la Biblioteca di Varese nel menù a tendina.

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La Biblioteca di Varese non utilizza il software Q Series, pertanto le richieste di prestito interbibliotecario dovranno essere effettuate utilizzando l’apposito modulo cartaceo. Al momento della restituzione i documenti viaggeranno senza talloncini I documenti verranno consegnati gratuitamente dagli incaricati del servizio di prestito interbibliotecario provinciale. Attenzione: Il patrimonio della Biblioteca civica di Varese è inserito nel catalogo

provinciale solo fino a marzo 2006; Il patrimonio della Biblioteca civica di Varese è visibile solo lato staff: non è

visibile nell’OPAC; Per registrare prestiti e restituzioni dei documenti inseriti in banca dati si

utilizzano le consuete procedure. Per l’inserimento dei documenti non presenti in banca dati (successivi al

marzo 2006) e la registrazione dei relativi transiti si utilizza la procedura descritta in 7.4.

I documenti della Biblioteca di Varese sono rinnovabili solo previa autorizzazione della biblioteca stessa

7.3 Altre Biblioteche Richieste di prestito a Biblioteche non appartenenti alla Nuova rete bibliotecaria della provincia di Varese dovranno essere gestite secondo le modalità previste da ciascuna Biblioteca o rete di Biblioteche, ad es. SBN 7.4. Registrare un documento di Biblioteche non afferenti alla Nuova rete bibliotecaria della provincia di Varese Utilizzando la funzione F9 del software Q Series si inseriscono provvisoriamente in carattere maiuscolo i dati del documento ricevuto e non presente in catalogo: Prestito

F9 Nuovo record Inserire almeno autore (cognome, nome) e titolo (senza articolo!) Volumi Inserire nel campo barcode l’inventario del documento Inserire inoltre negli appositi campi: Collocazione Biblioteca proprietaria OK utilizzando la funzione F3 si registra il prestito all’utente e in seguito con la funzione F4 si scaricherà il documento restituito. ATTENZIONE! alla chiusura della transazione i dati del documento provvisoriamente inserito in banca dati con la funzione F9 verranno cancellati. Per cancellare un record inserito provvisoriamente in F9 Prestito

F9 Selezionare e aprire la scheda del documento (ricerca per titolo o per barcode) File Cancella record OK

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8. SERVIZI ON LINE 8.1. l’utente L’utente regolarmente iscritto in qualsiasi Biblioteca della Nuova rete bibliotecaria provinciale può utilizzare i servizi on line come segue: da qualsiasi PC collegato a internet

http://webopac.bibliotecheprovinciavarese.it servizi on line

login: codice fiscale password di primo accesso: codice fiscale e-mail: inserire quella utilizzata con maggiore frequenza

per motivi di sicurezza al primo accesso il sistema informatico chiede di cambiare la password Una volta registrato, l’utente può prenotare fino a 5 documenti (di cui massimo 3 multimediali) selezionando la Biblioteca presso la quale desidera siano recapitati, può inoltre rinnovare autonomamente per una sola volta il prestito dei documenti non scaduti e non prenotati. All’arrivo dei documenti riceverà un messaggio nel proprio spazio personale: dovrà pertanto consultare regolarmente il proprio spazio personale nell’OPAC e ritirare i libri richiesti entro 15 giorni e i multimediali entro 7 giorni dall’inserimento dell’Avviso di disponibilità. L’utente provvederà inoltre alla cancellazione dei messaggi 8.2. il bibliotecario Fornisce agli utenti consulenza sulle procedure sopra sintetizzate. Stampando i report “Documenti disponibili richiesti” e “Documenti restituiti prenotati” potrà distinguere i documenti richiesti e prenotati on line dagli utenti, contrassegnati dal simbolo

@ Il bibliotecario dovrà avvisare l’utente dell’arrivo dei documenti richiesti e/o prenotati inserendo un avviso di disponibilità nello spazio personale dell’utente come segue: prestito

gestione utenti selezionare l’utente leggendo il codice fiscale riportato sul modulo di richiesta/prenotazione con il lettore ottico

opzioni messaggio utente

messaggio inviato via OPAC

scrivere un avviso di disponibilità che contenga almeno questi elementi fondamentali: “dal giorno data presso la Biblioteca di xxx è disponibile il documento da lei richiesto: titolo e barcode. Rimarrà a sua disposizione per 7 giorni se è un documento multimediale, per 15 giorni se è un libro, poi verrà restituito alla Biblioteca proprietaria. Cordiali saluti. Si ricordi di cancellare questo messaggio”

OK

Attenzione: è possibile salvare questo testo, con le opportune modifiche, sul desktop Q Series e fare “copia incolla” nello spazio personale dell’utente richiedente inserendo di volta in volta i dati del documento.

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Il documento dovrà essere accantonato in attesa del ritiro da parte dell’utente: inserire come di consueto il relativo talloncino nel documento. E’ buona prassi telefonare agli utenti che dopo qualche giorno dall’arrivo del documento non provvedono al ritiro. Il tempo massimo previsto per la giacenza dei libri è di 15 giorni e dei materiali multimediali è di 7 giorni, poi dovranno essere restituiti alla biblioteca proprietaria mettendoli in transito sulla propria biblioteca. Non inserire il modulo di richiesta/prenotazione nel libro restituito. Attenzione: è il bibliotecario della Biblioteca di destinazione che inserisce l’avviso di disponibilità, non quello della Biblioteca che presta. Se l’avviso di disponibilità viene inserito dalla biblioteca proprietaria si dà un’informazione errata all’utente, che non è tenuto a conoscere tempi e itinerari del servizio di prestito interbibliotecario.

8.3. l’utente non ricorda la password Il bibliotecario, nel rispetto della privacy dell’utente, dovrà riabilitare la password di primo accesso (Codice fiscale) procedendo come segue: Prestito

Gestione utenti Seleziono la scheda dell’utente (dalla lista nomi o barcode) maschera UTENTE: seleziono il Codice fiscale dell’utente control C (copia) Maschera MESSAGGI: seleziono la password d’accesso control V (incolla)

OK Salvo le modifiche? SI’ L’utente potrà ora accedere ai servizi on line utilizzando come password il codice fiscale: dovrà modificare la password al primo accesso.

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9. REPORT I Report sono uno strumento indispensabile per il regolare funzionamento dei servizi, consentono ad esempio la gestione del prestito interbibliotecario, la stampa del Registro cronologico e topografico, la stampa dei solleciti, l’estrapolazione di dati statistici. Mensilmente sul desktop Q Series nell’apposita cartella vengono inseriti a cura di Mediatech i dati relativi ai prestiti. come eseguire i report Gestione report

Seleziona il report Selezionare il report desiderato nel menù a tendina

OK

una volta visualizzato un report è possibile stamparlo cliccando sull’icona della stampante sulla barra degli strumenti. 01P Doc. disponibili richiesti Fornisce la lista di tutti i documenti di proprietà della mia Biblioteca attualmente disponibili a scaffale richiesti da altre Biblioteche (prestito interbibliotecario) o dall’utente web (servizi on line)

Seleziono la mia Biblioteca nel menù a tendina OK

Viene visualizzato il report richiesto, che contiene i talloncini dei documenti posseduti dalla mia Biblioteca attualmente disponibili a scaffale e richiesti in prestito interbibliotecario o da un utente on line. Per facilitare il lavoro di ricerca i talloncini sono in ordine di collocazione. Ogni talloncino riporta i seguenti dati: documento: utente:

titolo nome collocazione Codice Fiscale alfanumerico inventario Telefono biblioteca Data di prenotazione Codice a barre dell’utente Biblioteca di destinazione Se il documento è stato richiesto da un utente on line il talloncino riporta il simbolo @. Attenzione: questo report è fondamentale per la gestione del servizio di prestito interbibliotecario e dei servizi on line agli utenti. Va stampato tutti i giorni, anche più volte al giorno per procedere tempestivamente alla ricerca dei documenti e al loro trattamento.

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È possibile che alcuni cedolini riportino nell’apposito riquadro la scritta: “non disponibile perché restituito a xxxxx “ :

In questo caso il documento prenotato, di proprietà della Biblioteca di Saronno, è stato restituito a Turate: la prenotazione comparirà anche nel report stampato dalla Biblioteca di Turate che caricherà il documento all’utente richiedente, lo metterà in transito verso la biblioteca destinataria e lo consegnerà all’incaricato del Servizio di prestito interbibliotecario provinciale.

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02P Doc. restituiti prenotati Fornisce la lista di tutti i documenti restituiti nella mia Biblioteca e prenotati dalla mia biblioteca, da altre biblioteche o dall’utente web: non comprende solo i documenti di proprietà della mia biblioteca, ma anche quelli di altre biblioteche

Seleziono la mia Biblioteca Seleziono l’intervallo di date tra le quali voglio effettuare la ricerca OK

Viene visualizzato il report richiesto che contiene i talloncini dei documenti posseduti dalla mia biblioteca e rientrati dal prestito nell’intervallo di date definito che risultano prenotati per l’interprestito o da utenti on line. Il report visualizza anche i documenti di altre biblioteche restituiti presso la mia biblioteca nell’intervallo di date definito che risultano prenotati per l’interprestito o da utenti on line. I talloncini si presentano come quelli del report “Documenti disponibili richiesti”, in più hanno il simbolo del telefono per ricordare al bibliotecario di avvertire telefonicamente l’utente dell’arrivo del documento. Attenzione: in questo caso la telefonata è obbligatoria! Questo report è fondamentale per la gestione del servizio di prestito interbibliotecario e dei servizi on line agli utenti. Va stampato tempestivamente per procedere al trattamento dei documenti. 03P Prenotazioni al titolo Fornisce la lista delle prenotazioni al titolo raggruppate per Biblioteca di destinazione Il report visualizza l’elenco delle biblioteche che hanno effettuato erroneamente prenotazioni al titolo, non hanno cioè selezionato una copia in fase di prenotazione. Se nell’elenco compare la mia Biblioteca

Clicco sulla mia biblioteca: Il report visualizza le prenotazioni al titolo effettuate dalla mia Biblioteca

Stampo il report selezionando la pagina che corrisponde alla mia Biblioteca Attenzione: è necessario cancellare le prenotazioni al titolo e rifarle correttamente come prenotazioni alla copia Come cancellare una prenotazione al titolo

Prenotazioni o F6 Scorri lista Selezionare il titolo prenotato OK Selezionare una copia OK prenota Viene visualizzata la lista delle prenotazioni Selezionare la prenotazione da cancellare Cancella OK

Oppure:

Gestione utenti Seleziono l’utente per cui ho prenotato il documento dalla lista “utenti” o “barcode”

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OK Visualizza Sommario prenotazioni Seleziono la prenotazione da cancellare Cancella prenotazione OK

Attenzione: le prenotazioni al titolo non compaiono nel report “Documenti restituiti prenotati”, quindi non possono essere soddisfatte e creano fastidiose ridondanze nella gestione delle transazioni. 04P Lista prenotazioni biblio Fornisce la coda di prenotazioni dei documenti di una biblioteca. 05P Coda prenotazioni copia Fornisce la coda di prenotazioni di tutte le copie di un documento: se si verifica una coda di prenotazioni troppo lunga e quindi non accettabile per alcuni documenti, è buona norma acquistarne altre copie: l’attenzione per l’acquisto di più copie è raccomandata in particolare alle Biblioteche Centro sistema e significative, che svolgono importanti funzioni all’interno della Rete provinciale. 06P Coda prenotazioni utente Fornisce l’elenco dei documenti prenotati da un utente. 07R Lettere di sollecito Consente di stampare le lettere di sollecito: ciascuna Biblioteca sollecita la restituzione dei propri documenti (anche quelli prestati a utenti iscritti presso altre biblioteche)

Seleziono la mia Biblioteca nel menù a tendina Seleziono la data da cui voglio partire nei solleciti:

(la Nuova rete bibliotecaria della Provincia di Varese è operativa dal 4/6/2007) Data fine OK

Attenzione: è buona prassi effettuare i solleciti con regolarità ogni 15 giorni. 08R Lista dei ritardi Fornisce l’elenco dei documenti in ritardo di proprietà di una Biblioteca

Seleziono la mia Biblioteca nel menù a tendina Inserisco l’intervallo di date tra le quali voglio effettuare la ricerca OK

Questo report è utile per effettuare solleciti telefonici Attenzione: è buona prassi effettuare i solleciti con regolarità ogni 15 giorni.

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09D Documenti scartati, perduti, introvabili, in catalogazione Fornisce l’elenco dei documenti con status “in catalogazione” “introvabile” “perduto” e “scartato” di proprietà della Biblioteca selezionata

Seleziono la mia Biblioteca nel menù a tendina Seleziono lo o gli status di cui desidero la lista Clicco sulla freccia > tra le due finestre (Add o aggiungi) OK

10D Documenti in transito Fornisce l’elenco dei documenti della mia Biblioteca che risultano in transito

Seleziono la mia Biblioteca nel menù a tendina OK

Per ciascun documento il report segnala: se è in transito verso la mia Biblioteca o verso altre Biblioteche (e quindi se sta tornando o sta uscendo in prestito), la data dell’ultima transazione, dell’ultimo prestito o dell’ultima restituzione. 11D Documenti in transito: destinazione Fornisce l’elenco dei documenti (di proprietà di altre Biblioteche e della mia Biblioteca) in transito verso la mia Biblioteca.

Seleziono la mia Biblioteca nel menù a tendina OK

E’ evidente che: se sono documenti di proprietà di un’altra Biblioteca stanno arrivando a seguito di richiesta PIB o di utente Web, se sono documenti della mia Biblioteca stanno rientrando. 12E Etichette dorsali per inventario Permette di stampare le etichette dorsali in formato 50x30mm a partire dalla selezione dell’intervallo di numeri di inventario (es. da SAR00098500 a SAR00099000). 13E Etichette dorsali per data Permette di stampare le etichette dorsali in formato 50x30mm a partire dalla selezione dell’intervallo di date di inserimento in banca dati (es. da 1/9/2008 a 30/9/2008). 14N Bollettino novità Fornisce l’elenco per Autore delle nuove acquisizioni della Biblioteca selezionata, articolato per supporto (es CD, DVD, Testo a stampa) e tipologia di collezione in un intervallo di date

Seleziono la mia Biblioteca nel menù a tendina Seleziono il supporto Clicco sulla freccia > tra le due finestre (Add o aggiungi) Seleziono il tipo di collezione Clicco sulla freccia > tra le due finestre (Add o aggiungi) Seleziono l’intervallo di date all’interno del quale voglio effettuare la mia ricerca OK

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15N Bollettino novità: titoli Fornisce l’elenco per titolo delle nuove acquisizioni della Biblioteca selezionata, articolato per supporto (es CD, DVD, Testo a stampa) e tipologia di collezione in un intervallo di date

Seleziono la mia Biblioteca nel menù a tendina Seleziono il supporto Clicco sulla freccia > tra le due finestre (Add o aggiungi) Seleziono il tipo di collezione Clicco sulla freccia > tra le due finestre (Add o aggiungi) Seleziono l’intervallo di date all’interno del quale voglio effettuare la mia ricerca OK

16R Registro cronologico Consente di elaborare e stampare il Registro cronologico d’ingresso della Biblioteca selezionata.

Seleziono la mia Biblioteca nel menù a tendina Posso selezionare una singola collezione e un intervallo di numeri di inventario. Se desidero il cronologico di tutto il mio patrimonio inserirò sia nel campo collezione sia nel campo barcode TUTTI. OK

Attenzione: a volte all’inizio e alla fine del Registro cronologico di una Biblioteca si trova l’indicazione di documenti con barcode di un’altra Biblioteca (es. nel cronologico della Biblioteca di Saronno il primo documento ha barcode ORG00028749). Questo si verifica quando una biblioteca accoda un documento senza modificare la biblioteca proprietaria. Per correggere:

catalogazione catalogo lista barcode documenti inserisco il barcode del documento (es.ORG00028749) OK vedi copie seleziono la copia da correggere correggo la Biblioteca (es. seleziono Origgio nel menù a tendina) OK

In caso di dubbio o di altre casistiche è necessario contattare la biblioteca coinvolta per concordare le migliori modalità di intervento per la soluzione del problema. 17R Registro cronologico (Excel) Registro cronologico il dato è esportato formattando su 1 sola riga per documento (file excel)

Seleziono la mia Biblioteca nel menù a tendina Seleziono la collezione: tutte, adulti o ragazzi OK Clicco sull’icona in alto a sinistra (Export report) Seleziono il formato

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Seleziono la destinazione OK Posso esportare l’intero report o alcune pagine

Il file in formato excel è modificabile: per esempio è possibile eliminare righe e colonne. 18R Registro topografico Consente di elaborare e stampare il registro topografico di una sezione opportunamente identificata del patrimonio della Biblioteca selezionata.

Seleziono la mia Biblioteca nel menù a tendina Inserisco la collocazione del primo e dell’ultimo documento della sezione di cui desidero stampare il registro topografico (es. 100 e 199.99) OK

Ottengo l’elenco ordinato per collocazione di tutti i documenti delle sezione selezionata. Il report riporta per ciascun documento, oltre a CDD e Titolo/autore l’inventario e lo status (es. disponibile, introvabile, scartato, in prestito, in transito, non prestabile) questo report è utile per effettuare l’inventario di singole sezioni del patrimonio di una Biblioteca. 19S Statistiche giorno-mese Fornisce il numero di prestiti effettuati da una Biblioteca suddiviso per giorno e collezione. Include prestiti, rinnovi, prestito interbibliotecario

Seleziono la mia Biblioteca nel menù a tendina Inserisco l’intervallo di date tra cui intendo effettuare la ricerca OK

20S Statistiche giorno-ora Fornisce il numero di prestiti effettuati da una Biblioteca in una giornata: il dato è ripartito ora per ora. Include prestiti, rinnovi, prestito interbibliotecario. 21S Statistiche mese-Biblioteca Fornisce il numero di prestiti effettuati da una Biblioteca in un intervallo di date selezionato. Il dato è ripartito per Biblioteca e mette in evidenza la destinazione dei documenti prestati. Include prestiti, rinnovi, prestito interbibliotecario. 22S Statistiche Acquisti/Prestiti Mette in relazione i prestiti effettuati da una Biblioteca con l’anno di inserimento dei documenti nella banca dati provinciale. I documenti sono suddivisi per collezione. 23S Statistiche aggregazioni (collezioni) Fornisce le nuove aggregazioni in rete effettuate dalle singole biblioteche secondo la collezione di appartenenza del documento. E’ possibile selezionare per data. 24S Statistiche aggregazioni (supporti) Fornisce le nuove aggregazioni in rete effettuate dalle singole biblioteche secondo il supporto del documento. E’ possibile selezionare per data.

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25S Statistiche mese-collezione Fornisce il numero di prestiti effettuati da una Biblioteca in un intervallo di date selezionato. Il dato è ripartito per collezione Include prestiti, rinnovi, prestito interbibliotecario. 26S Statistiche transazioni (tipo) Conteggio delle transazioni effettuate in biblioteca, con scelta della tipologia (prestiti, prenotazioni, rinnovi e restituzioni) e dell’intervallo di tempo. 27S Storia di un documento Elenca tutte le transazioni effettuate su un documento a partire dal suo inserimento in banca dati fino alla data di esecuzione del report. 28U Storia di un utente Elenca tutte le transazioni effettuate per un utente a partire dalla sua iscrizione alla Nuova rete bibliotecaria della Provincia di Varese fino alla data di esecuzione del report. 29U Utenti iscritti Fornisce il numero degli utenti iscritti alla Nuova rete bibliotecaria della Provincia di Varese suddiviso per Biblioteca, con l’indicazione dell’anno di effettuazione dell’ultimo prestito. Il Servizio biblioteche provinciale stampa questo report ogni mese e alla fine dell’anno per la compilazione del Questionario banca dati anagrafe biblioteche. 30U Utente prestiti in corso Fornisce l’elenco dei documenti in carico a un utente. E’ richiesto l’inserimento del barcode dell’utente.

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10. ASSISTENZA

Per problemi e dubbi relativi al funzionamento dei servizi

rivolgersi al Coordinatore del Sistema bibliotecario

Per problemi di hardware e connessione: il computer non funziona correttamente non si riesce ad accedere a Internet

rivolgersi al CED del vostro Comune Per problemi di malfunzionamento del software: il computer funziona correttamente ed è possibile accedere a Internet ma non si

riesce ad accedere a Q series, si riesce ad accedere a Q Series ma alcune funzioni non sono operative

rivolgersi a Mediatech

Mediatech Via Isonzo 50 Rozzano (MI)

tel. 0290420016 e 0290422257

info@mediatechgroup.it