guias control documentacion

Modelo Académico de Calidad para la Competitividad CODO-00 1/55

I. Guía Pedagógica del Módulo Control de documentación


Guía Pedagógica y de Evaluación del Módulo:

Control de documentación

Contenido Pág.

I. Guía pedagógica 1

1. Descripción 3

2. Datos de identificación de la norma 4

3. Generalidades pedagógicas 5

4. Enfoque del módulo 13

5. Orientaciones didácticas y estrategias de aprendizaje por unidad 15

6. Prácticas/ejercicios/problemas/actividades 23

II. Guía de evaluación 41

7. Descripción 42

8. Tabla de ponderación 46

9. Materiales para el desarrollo de actividades de evaluación 47

10. Matriz de valoración o rúbrica 51




1. Descripción

La Guía Pedagógica es un documento que integra elementos técnico-metodológicos planteados de acuerdo con los principios y lineamientos del Modelo Académico de Calidad para la Competitividad del Conalep para orientar la práctica educativa del Prestador de Servicios Profesionales (PSP) en el desarrollo de competencias previstas en los programas de estudio.

La finalidad que tiene esta guía es facilitar el aprendizaje de los alumnos, encauzar sus acciones y reflexiones y proporcionar situaciones en las que desarrollará las competencias. El PSP debe asumir conscientemente un rol que facilite el proceso de aprendizaje, proponiendo y cuidando un encuadre que favorezca un ambiente seguro en el que los alumnos puedan aprender, tomar riesgos, equivocarse extrayendo de sus errores lecciones significativas, apoyarse mutuamente, establecer relaciones positivas y de confianza, crear relaciones significativas con adultos a quienes respetan no por su estatus como tal, sino como personas cuyo ejemplo, cercanía y apoyo emocional es valioso.

Es necesario destacar que el desarrollo de la competencia se concreta en el aula, ya que formar con un enfoque en competencias significa crear experiencias de aprendizaje para que los alumnos adquieran la capacidad de movilizar, de forma integral, recursos que se consideran indispensables para saber resolver problemas en diversas situaciones o contextos, e involucran las dimensiones cognitiva, afectiva y psicomotora; por ello, los programas de estudio, describen las competencias a desarrollar, entendiéndolas como la combinación integrada de conocimientos, habilidades, actitudes y valores que permiten el logro de un desempeño eficiente, autónomo, flexible y responsable del individuo en situaciones específicas y en un contexto dado. En consecuencia, la competencia implica la comprensión y transferencia de los conocimientos a situaciones de la vida real; ello exige relacionar, integrar, interpretar, inventar, aplicar y transferir los saberes a la resolución de problemas. Esto significa que el contenido, los medios de enseñanza, las estrategias de aprendizaje, las formas de organización de la clase y la evaluación se estructuran en función de la competencia a formar; es decir, el énfasis en la proyección curricular está en lo que los alumnos tienen que aprender, en las formas en cómo lo hacen y en su aplicación a situaciones de la vida cotidiana y profesional.

Considerando que el alumno está en el centro del proceso formativo, se busca acercarle elementos de apoyo que le muestren qué competencias va a desarrollar, cómo hacerlo y la forma en que se le evaluará. Es decir, mediante la guía pedagógica el alumno podrá autogestionar su aprendizaje a través del uso de estrategias flexibles y apropiadas que se transfieran y adopten a nuevas situaciones y contextos e ir dando seguimiento a sus avances a través de una autoevaluación constante, como base para mejorar en el logro y desarrollo de las competencias indispensables para un crecimiento académico y personal.




2. Datos de Identificación de la Norma

Título:

Unidades de competencia laboral:

Código: Nivel de competencia:




3. Generalidades Pedagógicas

Con el propósito de difundir los criterios a considerar en la instrumentación de la presente guía entre los docentes y personal académico de planteles y Colegios Estatales, se describen algunas consideraciones respecto al desarrollo e intención de las competencias expresadas en los módulos correspondientes a la formación básica, propedéutica y profesional.

Los principios asociados a la concepción constructivista del aprendizaje mantienen una estrecha relación con los de la educación basada en competencias, la cual se ha concebido en el Colegio como el enfoque idóneo para orientar la formación ocupacional de los futuros profesionales técnicos y profesionales técnicos bachiller. Este enfoque constituye una de las opciones más viables para lograr la vinculación entre la educación y el sector productivo de bienes y servicios.

En los programas de estudio se proponen una serie de contenidos que se considera conveniente abordar para obtener los Resultados de Aprendizaje establecidos; sin embargo, se busca que este planteamiento le dé al prestador de servicios profesionales la posibilidad de desarrollarlos con mayor libertad y creatividad.

En este sentido, se debe considerar que el papel que juegan el alumno y el prestador de servicios profesionales en el marco del Modelo Académico de Calidad para la Competitividad tenga, entre otras, las siguientes características:

EEll aalluummnnoo:: EEll pprreessttaaddoorr ddee sseerrvviicciiooss pprrooffeessiioonnaalleess:: Mejora su capacidad para resolver problemas.

Aprende a trabajar en grupo y comunica sus ideas.

Aprende a buscar información y a procesarla.

Construye su conocimiento.

Adopta una posición crítica y autónoma.

Realiza los procesos de autoevaluación y coevaluación.

Organiza su formación continua a lo largo de su trayectoria profesional

Domina y estructura los saberes para facilitar experiencias de aprendizaje significativo

Planifica los procesos de enseñanza y de aprendizaje atendiendo al enfoque por competencias, y los ubica en contextos disciplinares, curriculares y sociales amplios

Lleva a la práctica procesos de enseñanza y de aprendizaje de manera efectiva, creativa e innovadora a su contexto institucional Evalúa los procesos de enseñanza y de aprendizaje con un enfoque formativo Construye ambientes para el aprendizaje autónomo y colaborativo Contribuye a la generación de un ambiente que facilite el desarrollo sano e integral de los estudiantes

Participa en los proyectos de mejora continua de su escuela y apoya la gestión institucional

En esta etapa se requiere una mejor y mayor organización académica que apoye en forma relativa la actividad del alumno, que en este caso es mucho mayor que la del PSP; lo que no quiere decir que su labor sea menos importante. El PSP en lugar de transmitir vertical y unidireccionalmente los conocimientos, es un mediador del aprendizaje, ya que:




• Planea y diseña experiencias y actividades necesarias para la adquisición de las competencias previstas. Asimismo, define los ambientes de aprendizaje, espacios y recursos adecuados para su logro.

• Proporciona oportunidades de aprendizaje a los estudiantes apoyándose en metodologías y estrategias didácticas pertinentes a los Resultados de Aprendizaje.

• Ayuda también al alumno a asumir un rol más comprometido con su propio proceso, invitándole a tomar decisiones.

• Facilita el aprender a pensar, fomentando un nivel más profundo de conocimiento.

• Ayuda en la creación y desarrollo de grupos colaborativos entre los alumnos.

• Guía permanentemente a los alumnos.

• Motiva al alumno a poner en práctica sus ideas, animándole en sus exploraciones y proyectos.

Considerando la importancia de que el PSP planee y despliegue con libertad su experiencia y creatividad para el desarrollo de las competencias consideradas en los programas de estudio y especificadas en los Resultados de Aprendizaje, en las competencias de las Unidades de Aprendizaje, así como en la competencia del módulo; podrá proponer y utilizar todas las estrategias didácticas que considere necesarias para el logro de estos fines educativos, con la recomendación de que fomente, preferentemente, las estrategias y técnicas didácticas que se describen en este apartado.

Al respecto, entenderemos como estrategias didácticas los planes y actividades orientados a un desempeño exitoso de los resultados de aprendizaje, que incluyen estrategias de enseñanza, estrategias de aprendizaje, métodos y técnicas didácticas, así como, acciones paralelas o alternativas que el PSP y los alumnos realizarán para obtener y verificar el logro de la competencia; bajo este tenor, la autoevaluación debe ser considerada también como una estrategia por excelencia para educar al alumno en la responsabilidad y para que aprenda a valorar, criticar y reflexionar sobre el proceso de enseñanza y su aprendizaje individual.

Es así como la selección de estas estrategias debe orientarse hacia un enfoque constructivista del conocimiento y estar dirigidas a que los alumnos observen y estudien su entorno, con el fin de generar nuevos conocimientos en contextos reales y el desarrollo de las capacidades reflexivas y críticas de los alumnos.

Desde esta perspectiva, a continuación se describen brevemente los tipos de aprendizaje que guiarán el diseño de las estrategias y las técnicas que deberán emplearse para el desarrollo de las mismas:




TTIIPPOOSS AAPPRREENNDDIIZZAAJJEESS.. Significativo

Se fundamenta en una concepción constructivista del aprendizaje, la cual se nutre de diversas concepciones asociadas al cognoscitivismo, como la teoría psicogenética de Jean Piaget, el enfoque sociocultural de Vygotsky y la teoría del aprendizaje significativo de Ausubel.

Dicha concepción sostiene que el ser humano tiene la disposición de aprender verdaderamente sólo aquello a lo que le encuentra sentido en virtud de que está vinculado con su entorno o con sus conocimientos previos. Con respecto al comportamiento del alumno, se espera que sean capaces de desarrollar aprendizajes significativos, en una amplia gama de situaciones y circunstancias, lo cual equivale a “aprender a aprender”, ya que de ello depende la construcción del conocimiento.

Colaborativo.

El aprendizaje colaborativo puede definirse como el conjunto de métodos de instrucción o entrenamiento para uso en grupos, así como de estrategias para propiciar el desarrollo de habilidades mixtas (aprendizaje y desarrollo personal y social). En el aprendizaje colaborativo cada miembro del grupo es responsable de su propio aprendizaje, así como del de los restantes miembros del grupo (Johnson, 1993.)

Más que una técnica, el aprendizaje colaborativo es considerado una filosofía de interacción y una forma personal de trabajo, que implica el manejo de aspectos tales como el respeto a las contribuciones y capacidades individuales de los miembros del grupo (Maldonado Pérez, 2007). Lo que lo distingue de otro tipo de situaciones grupales, es el desarrollo de la interdependencia positiva entre los alumnos, es decir, de una toma de conciencia de que sólo es posible lograr las metas individuales de aprendizaje si los demás compañeros del grupo también logran las suyas.

El aprendizaje colaborativo surge a través de transacciones entre los alumnos, o entre el docente y los alumnos, en un proceso en el cual cambia la responsabilidad del aprendizaje, del docente como experto, al alumno, y asume que el docente es también un sujeto que aprende. Lo más importante en la formación de grupos de trabajo colaborativo es vigilar que los elementos básicos estén claramente estructurados en cada sesión de trabajo. Sólo de esta manera se puede lograr que se produzca, tanto el esfuerzo colaborativo en el grupo, como una estrecha relación entre la colaboración y los resultados (Jonhson & F. Jonhson, 1997).

Los elementos básicos que deben estar presentes en los grupos de trabajo colaborativo para que éste sea efectivo son:

• la interdependencia positiva.

• la responsabilidad individual.

• la interacción promotora.




• el uso apropiado de destrezas sociales.

• el procesamiento del grupo.

Asimismo, el trabajo colaborativo se caracteriza principalmente por lo siguiente:

• Se desarrolla mediante acciones de cooperación, responsabilidad, respeto y comunicación, en forma sistemática, entre los integrantes del grupo y subgrupos.

• Va más allá que sólo el simple trabajo en equipo por parte de los alumnos. Básicamente se puede orientar a que los alumnos intercambien información y trabajen en tareas hasta que todos sus miembros las han entendido y terminado, aprendiendo a través de la colaboración.

• Se distingue por el desarrollo de una interdependencia positiva entre los alumnos, en donde se tome conciencia de que sólo es posible lograr las metas individuales de aprendizaje si los demás compañeros del grupo también logran las suyas.

• Aunque en esencia esta estrategia promueve la actividad en pequeños grupos de trabajo, se debe cuidar en el planteamiento de las actividades que cada integrante obtenga una evidencia personal para poder integrarla a su portafolio de evidencias.

Aprendizaje Basado en Problemas.

Consiste en la presentación de situaciones reales o simuladas que requieren la aplicación del conocimiento, en las cuales el alumno debe analizar la situación y elegir o construir una o varias alternativas para su solución (Díaz Barriga Arceo, 2003). Es importante aplicar esta estrategia ya que las competencias se adquieren en el proceso de solución de problemas y en este sentido, el alumno aprende a solucionarlos cuando se enfrenta a problemas de su vida cotidiana, a problemas vinculados con sus vivencias dentro del Colegio o con la profesión. Asimismo, el alumno se apropia de los conocimientos, habilidades y normas de comportamiento que le permiten la aplicación creativa a nuevas situaciones sociales, profesionales o de aprendizaje, por lo que:

• Se puede trabajar en forma individual o de grupos pequeños de alumnos que se reúnen a analizar y a resolver un problema seleccionado o diseñado especialmente para el logro de ciertos resultados de aprendizaje.

• Se debe presentar primero el problema, se identifican las necesidades de aprendizaje, se busca la información necesaria y finalmente se regresa al problema con una solución o se identifican problemas nuevos y se repite el ciclo.

• Los problemas deben estar diseñados para motivar la búsqueda independiente de la información a través de todos los medios disponibles para el alumno y además generar discusión o controversia en el grupo.

• El mismo diseño del problema debe estimular que los alumnos utilicen los aprendizajes previamente adquiridos.

• El diseño del problema debe comprometer el interés de los alumnos para examinar de manera profunda los conceptos y objetivos que se quieren aprender.




• El problema debe estar en relación con los objetivos del programa de estudio y con problemas o situaciones de la vida diaria para que los alumnos encuentren mayor sentido en el trabajo que realizan.

• Los problemas deben llevar a los alumnos a tomar decisiones o hacer juicios basados en hechos, información lógica y fundamentada, y obligarlos a justificar sus decisiones y razonamientos.

• Se debe centrar en el alumno y no en el PSP.

TTÉÉCCNNIICCAASS Método de proyectos.

Es una técnica didáctica que incluye actividades que pueden requerir que los alumnos investiguen, construyan y analicen información que coincida con los objetivos específicos de una tarea determinada en la que se organizan actividades desde una perspectiva experiencial, donde el alumno aprende a través de la práctica personal, activa y directa con el propósito de aclarar, reforzar y construir aprendizajes (Intel Educación).

Para definir proyectos efectivos se debe considerar principalmente que:

• Los alumnos son el centro del proceso de aprendizaje.

• Los proyectos se enfocan en resultados de aprendizaje acordes con los programas de estudio.

• Las preguntas orientadoras conducen la ejecución de los proyectos.

• Los proyectos involucran múltiples tipos de evaluaciones continuas.

• El proyecto tiene conexiones con el mundo real.

• Los alumnos demuestran conocimiento a través de un producto o desempeño.

• La tecnología apoya y mejora el aprendizaje de los alumnos.

• Las destrezas de pensamiento son integrales al proyecto.

Para el presente módulo se hacen las siguientes recomendaciones:

• Integrar varios módulos mediante el método de proyectos, lo cual es ideal para desarrollar un trabajo colaborativo.

• En el planteamiento del proyecto, cuidar los siguientes aspectos:

Establecer el alcance y la complejidad.

Determinar las metas.




Definir la duración.

Determinar los recursos y apoyos.

Establecer preguntas guía. Las preguntas guía conducen a los alumnos hacia el logro de los objetivos del proyecto. La cantidad de preguntas guía es proporcional a la complejidad del proyecto.

Calendarizar y organizar las actividades y productos preeliminares y definitivos necesarias para dar cumplimiento al proyecto.

• Las actividades deben ayudar a responsabilizar a los alumnos de su propio aprendizaje y a aplicar competencias adquiridas en el salón de clase en proyectos reales, cuyo planteamiento se basa en un problema real e involucra distintas áreas.

• El proyecto debe implicar que los alumnos participen en un proceso de investigación, en el que utilicen diferentes estrategias de estudio; puedan participar en el proceso de planificación del propio aprendizaje y les ayude a ser flexibles, reconocer al "otro" y comprender su propio entorno personal y cultural. Así entonces se debe favorecer el desarrollo de estrategias de indagación, interpretación y presentación del proceso seguido.

• De acuerdo a algunos teóricos, mediante el método de proyectos los alumnos buscan soluciones a problemas no convencionales, cuando llevan a la práctica el hacer y depurar preguntas, debatir ideas, hacer predicciones, diseñar planes y/o experimentos, recolectar y analizar datos, establecer conclusiones, comunicar sus ideas y descubrimientos a otros, hacer nuevas preguntas, crear artefactos o propuestas muy concretas de orden social, científico, ambiental, etc.

• En la gran mayoría de los casos los proyectos se llevan a cabo fuera del salón de clase y, dependiendo de la orientación del proyecto, en muchos de los casos pueden interactuar con sus comunidades o permitirle un contacto directo con las fuentes de información necesarias para el planteamiento de su trabajo. Estas experiencias en las que se ven involucrados hacen que aprendan a manejar y usar los recursos de los que disponen como el tiempo y los materiales.

• Como medio de evaluación se recomienda que todos los proyectos tengan una o más presentaciones del avance para evaluar resultados relacionados con el proyecto.

• Para conocer acerca del progreso de un proyecto se puede:

Pedir reportes del progreso.

Presentaciones de avance,

Monitorear el trabajo individual o en grupos.

Solicitar una bitácora en relación con cada proyecto.

Calendarizar sesiones semanales de reflexión sobre avances en función de la revisión del plan de proyecto.




Estudio de casos.

El estudio de casos es una técnica de enseñanza en la que los alumnos aprenden sobre la base de experiencias y situaciones de la vida real, y se permiten así, construir su propio aprendizaje en un contexto que los aproxima a su entorno. Esta técnica se basa en la participación activa y en procesos colaborativos y democráticos de discusión de la situación reflejada en el caso, por lo que:

• Se deben representar situaciones problemáticas diversas de la vida para que se estudien y analicen.

• Se pretende que los alumnos generen soluciones validas para los posibles problemas de carácter complejo que se presenten en la realidad futura.

• Se deben proponer datos concretos para reflexionar, analizar y discutir en grupo y encontrar posibles alternativas para la solución del problema planteado. Guiar al alumno en la generación de alternativas de solución, le permite desarrollar la habilidad creativa, la capacidad de innovación y representa un recurso para conectar la teoría a la práctica real.

• Debe permitir reflexionar y contrastar las propias conclusiones con las de otros, aceptarlas y expresar sugerencias.

El estudio de casos es pertinente usarlo cuando se pretende:

• Analizar un problema.

• Determinar un método de análisis.

• Adquirir agilidad en determinar alternativas o cursos de acción.

• Tomar decisiones.

Algunos teóricos plantean las siguientes fases para el estudio de un caso:

• Fase preliminar: Presentación del caso a los participantes

• Fase de eclosión: "Explosión" de opiniones, impresiones, juicios, posibles alternativas, etc., por parte de los participantes.

• Fase de análisis: En esta fase es preciso llegar hasta la determinación de aquellos hechos que son significativos. Se concluye esta fase cuando se ha conseguido una síntesis aceptada por todos los miembros del grupo.

• Fase de conceptualización: Es la formulación de conceptos o de principios concretos de acción, aplicables en el caso actual y que permiten ser utilizados o transferidos en una situación parecida.




Interrogación.

Consiste en llevar a los alumnos a la discusión y al análisis de situaciones o información, con base en preguntas planteadas y formuladas por el PSP o por los mismos alumnos, con el fin de explorar las capacidades del pensamiento al activar sus procesos cognitivos; se recomienda integrar esta técnica de manera sistemática y continua a las anteriormente descritas y al abordar cualquier tema del programa de estudio.

Participativo-vivenciales.

Son un conjunto de elementos didácticos, sobre todo los que exigen un grado considerable de involucramiento y participación de todos los miembros del grupo y que sólo tienen como límite el grado de imaginación y creatividad del facilitador.

Los ejercicios vivenciales son una alternativa para llevar a cabo el proceso enseñanza-aprendizaje, no sólo porque facilitan la transmisión de conocimientos, sino porque además permiten identificar y fomentar aspectos de liderazgo, motivación, interacción y comunicación del grupo, etc., los cuales son de vital importancia para la organización, desarrollo y control de un grupo de aprendizaje.

Los ejercicios vivenciales resultan ser una situación planeada y estructurada de tal manera que representan una experiencia muy atractiva, divertida y hasta emocionante. El juego significa apartarse, salirse de lo rutinario y monótono, para asumir un papel o personaje a través del cual el individuo pueda manifestar lo que verdaderamente es o quisiera ser sin temor a la crítica, al rechazo o al ridículo.

El desarrollo de estas experiencias se encuentra determinado por los conocimientos, habilidades y actitudes que el grupo requiera revisar o analizar y por sus propias vivencias y necesidades personales.




4. Enfoque del Módulo

La organización del módulo Control de documentación se presenta dividida en dos unidades, que funcionan como ejes articuladores de los procesos de enseñanza-aprendizaje que pretenden lograrse en dicho módulo: en primer lugar, la clasificación de la documentación y, en una segunda unidad, los temas relacionados con los procesos de gestión de dicha documentación, con la finalidad de que el alumno utilice los procesos aplicables de forma oportuna para mantener ordenada la información dentro de una unidad administrativa específica con el fin de estar en posibilidades de realizar los trámites y procedimientos correspondientes para obtener un flujo sano de documentación dentro de la empresa.

Para estar en posibilidades de lograr lo anterior, se fomenta en el módulo el acceso a resultados de aprendizaje referidos al dominio de competencias relacionadas con la identificación del tipo de documentación que genera, recibe y despacha una unidad organizacional de acuerdo con la información contenida para dar respuesta a los requerimientos de las áreas de trabajo, la organización de dicha documentación en función de su origen, características o propósito comunicativo, su registro de recepción, despacho y envío mediante codificaciones, formatos de acuerdo con las políticas establecidas por la empresa y el consecuente control del flujo de la documentación en las áreas administrativas de la empresa de acuerdo con técnicas definidas para la actualización periódica de la información.

Con la finalidad de lograr la adquisición de las competencias de este módulo, los tipos de aprendizaje a través de los cuales se abordará su contenido son tanto de carácter cognitivo, ya que es imprescindible para la formación del alumno el conocimiento e interpretación de conceptos relacionados con las características de la documentación, como procedimental cuando se abordan contenidos relacionados con las formas existentes y aceptadas para sistematizar las actividades de recepción, despacho y envío de documentos, y actitudinales cuando se fomenta y desarrolla en el alumno un conjunto de criterios éticos y valorativos enfocados a la adquisición de habilidades y actitudes de orden, economía de movimientos y decisión oportuna, necesarias para desempeñarse en el ámbito del asistente directivo.

El enfoque del módulo Control de documentación demanda dejar atrás estrategias relacionadas con enseñanza-aprendizaje tradicionales, ya que en este caso se desarrollan habilidades, destrezas y sobre todo actitudes de servicio a la unidad organizacional u oficina de una empresa y no sólo se adquieren conjuntos de conocimientos a nivel conceptual. Ello demanda el fortalecimiento de una actitud creativa y especialmente propositiva para enfrentar situaciones nuevas que se presentan un ámbito constantemente cambiante de acuerdo con el tipo de documentación que se reciba en un momento determinado, y para resolver distintos tipos de problemas de su ámbito profesional que requerirán tener resueltos aspectos importantes de carácter personal como la confianza en sí mismo a la hora de decidir el tipo de documentación de que se trata, la prioridad que ha de dársele, él área a la que se delega su atención, etc.. La intención de este documento es brindar al PSP una guía pedagógica que podrá utilizar como base pero que es susceptible de ser enriquecida con sus propias aportaciones.

Durante el proceso enseñanza-aprendizaje de este módulo, se considera conveniente que el PSP promueva la integración de los aprendizajes previos de sus alumnos con los que habrán de adquirir, a través de la motivación y el establecimiento de los significados correspondientes; para ello se proponen actividades que inducen al alumno a desarrollar su pensamiento inductivo y deductivo, a explorar e investigar nuevos conceptos y procedimientos relacionados el manejo y procesamiento de la información en oficinas administrativas, con la finalidad que se desarrolle profesionalmente mostrando los niveles de calidad y excelencia que requiere su práctica laboral.




Como se mencionó anteriormente el “saber ser”, o conjunto de actitudes que desarrolla el alumno es tan importante como el “saber hacer”, referido al aprendizaje procedimental y ambos deberán fortalecerse a través de la enseñanza de valores y actitudes comprendidos en las competencias transversales cívicas y éticas, las cuales involucran así mismo actitudes de respeto, atención, búsqueda de la productividad y oportunidad en el manejo de la documentación que hoy en día significa una parte vital de las empresas modernas.

Finalmente, el módulo de Control de documentación, permite a cada alumno formarse individualmente y desarrollar su aprendizaje conforme lo vayan requiriendo su propia situación y circunstancias, sin embargo también es importante integrar y fortalecer el trabajo en equipo a través del aprendizaje colaborativo y grupal, y del desarrollo de competencias transversales que fomenten la comunicación socialización e intercambio de ideas para crear sinergias que retroalimenten el aprendizaje en su totalidad.




5. Orientaciones didácticas y estrategias de aprendizaje por unidad

Unidad I Clasificación de la documentación

Orientaciones Didácticas

La unidad correspondiente a la clasificación de la documentación está orientada, como su denominación lo indica, a la utilización de los procesos que permiten analizar la documentación, para posteriormente categorizarla de acuerdo con su tipo, de forma acertada y oportuna para mantenerla ordenada dentro de la unidad administrativa de que se trate. Para ello requiere que el alumno distinga el tipo de documentación de entrada y salida en dicha unidad organizacional y organice los documentos en el área de trabajo en función de su origen, características o propósito comunicativo El desarrollo de esta unidad proporcionará al alumno elementos básicos que le permitirán desarrollar las actividades y prácticas previstas en las unidades subsecuentes, por eso se propone que el PSP lleve a cabo lo siguiente:

• Analizar junto con los alumnos integrantes del grupo cuáles son las implicaciones y alcances del programa del módulo, a través de las técnicas de dinámica grupal de encuadre

• Precisar las formas de trabajar, responsabilidades y compromisos de los integrantes del grupo que dirijan al logro tanto del propósito del módulo, como de los objetivos generales de la carrera.

• Efectuar una detección de expectativas con el fin de articularlas de forma significativa con los temas y subtemas previstos para la unidad.

• Promover una dinámica grupal colaborativa y cooperativa a través de la realización de las técnicas didácticas y de aprendizaje correspondientes, durante el transcurso de cada sesión para favorecer un clima que fomente el intercambio constructivo de ideas.

• Subrayar la importancia que tiene la presencia del alumno en cada clase, su participación para el enriquecimiento del aprendizaje de todo el grupo y la asignación de tareas y actividades intra y extramuros, con el fin de incentivar en él su cumplimiento voluntario y oportuno.

• Promover la visita y observación de unidades administrativas u oficinas o empresas en las que se realicen procesos de control de documentación, con la finalidad de confirmar o retroalimentar lo estudiado en clase.

• Intercambiar ideas respecto a los procedimientos aprendidos y existentes en la realidad cotidiana respeto a las formas de clasificar documentación

• Destacar la importancia que tiene, para el desarrollo sano de los procesos de comunicación de la empresa la manifestación de una actitud de servicio y disposición preactiva que asegure el control documental que una empresa o institución en particular requieran.

• Fomentar el uso adecuado de tecnología y herramientas informáticas que instrumenten eficazmente el manejo ordenado de documentación

• Fomentar la racionalidad ecológica y económica de recursos e insumos tanto de papelería como en general.




• Cerrar ciclos no solamente al concluir cada tema o subtema, sino de cada sesión de clase, con la finalidad de lograr un proceso lógico de enseñanza-aprendizaje, en el que el alumno pueda apreciar sus logros cotidianos y la importancia de su esfuerzo y constancia.

• Respecto al primer resultado de aprendizaje de esta unidad, se recomienda abordarlo a través de la visita a una o varias instituciones de la localidad a la que pertenezcan los alumnos a fin de distinguir los procedimientos que se llevan a cabo en cada una de ellas relacionados con la documentación que generan, reciben y despachan, y aquellos en que responden a los requerimientos de las diferentes áreas de trabajo en materia de gestión de documentación.

• El segundo resultado de aprendizaje se basa directamente en el que lo antecede por lo que se recomienda que el PSP facilite el hecho de que sus alumnos lleven a cabo una recopilación sistemática y ordenada tanto de los contenidos vistos en el aula relacionados con dicho resultado de aprendizaje, como de las experiencias obtenidas en las empresas visitadas, con la finalidad de que dichos aprendizajes y competencias se manifiesten en los procesos de organización de documentos en el área de trabajo en función de su origen, características y propósitos comunicativos, lo cuales deben ser caracterizados previamente pro el alumno como elementos de análisis para realizar la organización de que se trata.

Estrategias de Aprendizaje Recursos Académicos

• Participar activamente en el encuadre del curso manifestando tus dudas y expectativas, así como analizando información que te permita establecer de manera integradora en qué consiste éste módulo, hacia dónde va dirigido y qué se espera de ti durante su transcurso.

• Participar de manera asertiva en el establecimiento de una dinámica grupal armónica que favorezca tanto sus procesos de autoaprendizaje, como los de sus compañeros a través de mecanismos grupales de cooperación y colaboración.

• Realizar la lectura comentada o investigación en fuentes de Internet respecto a la importancia del manejo ordenado de la documentación en las oficinas modernas

• Elaborar grupalmente conclusiones a partir de la investigación documental hecha como parte de la estrategia de aprendizaje anterior

• Realizar el ejercicio 1. Identificación general de la documentación.

• Ejemplificar, a través de su presentación al grupo cada uno de los tipos de documentos que a continuación se anotan, utilizando en la medida de lo posible, una presentación en power point;

- Públicos - Privados - Personal - Urgente - Ordinario - Otro

• Realizar el ejercicio 2. Identificación de la documentación por el lenguaje utilizado

Gutiérrez Chiñas, Agustín. Manejo de Información Documental: Guía para Organizar Fuentes de Información. Primera Edición, México, Editorial Trillas, 2004.

Plasencia López, Zoe. Ofimática para Secretariado Profesional. Primera Edición, España, Editorial Anaya Multimedia, 2006.

Salo, Nuria. Aprender a Comunicarse en las Organizaciones. Primera Edición, España, Editorial Paidos, 2005.

Páginas Web:

Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, Disponible en: http://www.enba.sep.gob.mx/ (9/12/2008).

Temaria. Revistas digitales de biblioteconomía y documentación, Disponible en: http://www.temaria.net/lista (9/12/2008)

Reflexiones acerca del uso de los conceptos de eficiencia y eficacia Disponible en:




• Revisar grupalmente los resultados obtenidos a partir de la realización del ejercicio 2 y efectuar su retroalimentación centrándose en la descripción de las ventajas y limitaciones existentes entre el manejo de lenguaje escrito o audiovisual relacionado con el propósito comunicativo de los documentos

• Realizar la práctica 1. Clasificación de documentos en una unidad administrativa.

• Efectuar la coevaluación de los resultados de la práctica uno.

• Comentar en plenaria la importancia y beneficios obtenidos a partir de la organización de la documentación mediante los siguientes subprocesos:

- Control de inconformidades.

- Control de documentos fotocopiados.

- Control de documentos originales.

- Control de información • Abre la página de Internet http://www.aicm.com.mx/Obligaciones/Archivos/PR-

Inconformidades.pdf (08.09.09) y revisa organizado en seis equipos bajo la modalidad colaborativa de trabajo, presenten en plenaria los aspectos del procedimiento de control de inconformidades que ahí se presenta, que están relacionados con el control de documentación. Cada equipo deberá atender uno de los siguientes temas:

- Hoja de Registro y Control de Revisiones

- Ficha de Identificación del Proceso

- Normas y Políticas

- Descripción Narrativa

- Pantallas de Captura

- Formatos e Instructivos de Llenado

• Realizar el ejercicio no. 3 Análisis del control de documentación asociados al control de inconformidades

• Identificar las empresas existentes en la comunidad a la que pertenece el alumno de las empresas en las que es posible realizar una práctica escolar relacionada con sus procesos de control de documentación.

• Determinar los departamentos correspondientes a una empresa seleccionada entre las

http://bvs.sld.cu/revistas/spu/vol26_1_00/spu07100.htm (9/12/2008)

Administración y Control. Disponible en: http://www.joseacontreras.net/admon/antoladmon.pdf (9/12/2008)

La previsión y la planeación Disponible en: http://docentes.uacj.mx/eflores/AdmonGral/Prevision%20y%20planeacion/Prevision%20y%20planeacion.htm (9/12/2008)

Un manejo de documentos más efectivo y eficiente Disponible en: http://www.mastermagazine.info/articulo/8119.php (9/12/2008)

Control de inconformidades Disponible en: http://www.aicm.com.mx/Obligaciones/Archivos/PR-Inconformidades.pdf (08.09.09)

Atención de Inconformidades http://www.issste.gob.mx/oic/diagramas.html (09.06.09)




identificadas como parte de la actividad anterior, en los que se llevan a cabo distribución de documentación

• Realizar una investigación de campo respecto al establecimiento de sistema de clasificación correspondiente a los departamentos existentes en la empresa

• Determinar las claves o referentes de catalogación conforme al sistema establecido

Unidad II Gestión de la documentación

Orientaciones Didácticas

Esta unidad está orientada al desarrollo de procesos de gestión de la documentación, tanto en lo que corresponde a la operación de registros de recepción, despacho y envío de la documentación mediante codificaciones, formatos y políticas establecidas por la empresa, como a lo relacionado con el control de flujo de documentación en las áreas administrativas de la empresa de acuerdo con técnicas definidas para la actualización periódica de la información. Lo anterior se enfoca así con la finalidad de que el alumno sea competente para realizar los trámites y procedimientos correspondientes para obtener un flujo de documentación dentro de la empresa. En virtud de que cada una de las unidades que integran al módulo se encuentran relacionadas secuencialmente, el estudio de esta unidad requiere del dominio de las competencias relacionadas con la clasificación de la documentación, por lo tanto, se sugiere al PSP para lograr su óptimo desarrollo basarse en las siguientes orientaciones didácticas:

• Organizar sistemáticamente la información que se ha de manejar y procesar para su aprendizaje. Efectuando explícitamente la vinculación de esta unidad con la que la sigue a fin de que el alumno valore su importancia académica y curricular.

• Efectuar el encuadre de la unidad renovando los compromisos adquiridos para el desarrollo del módulo y estableciendo los necesarios para el aprendizaje y adquisición de competencias relacionadas con el proceso de gestión de la documentación.

• Promover la elaboración de propuestas y trabajos relacionados con el manejo alternativas eficaces para el control de flujo de documentación y la actualización de información, tanto de forma individual como en grupo, favoreciendo su análisis, coevaluación y retroalimentación grupal en ambos casos.

• Fomentar la visita a aquellas las empresas e instituciones de su comunidad que así lo permitan, en las cuales se manejan sistemas de documentación con la finalidad de que el alumno identifique su aplicación en la realidad concreta.

• Recurrir a métodos de investigación científica y objetiva particularizando sus ventajas para el estudio de las relaciones humanas, especialmente aquellas vinculadas con la actitud de servicio para el manejo de documentación dentro de la empresa.

• Fortalecer el desarrollo de distintos interpretaciones y usos del lenguaje como un sistema de expresión de pensamientos, emociones, vivencias, conocimientos y opiniones de acuerdo con propósitos concretos y contextos de comunicación específicos que se reflejan los documentos cuyo control es susceptible de requerírsele durante el ejercicio de su profesión.




• Promover el uso y desempeño eficiente, autónomo, flexible y responsable de herramientas, equipos o tecnologías especializadas.

• Privilegiar el diálogo como mecanismo para resolución de conflictos derivados de la eventual aplicación de diferentes sistemas o modelos de control de documentación, así como la búsqueda de alternativas que favorezcan el desarrollo de la empresa en beneficio de la comunidad a la que pertenece.

• Se recomienda abordar el primer resultado de aprendizaje mediante la realización los procesos de registro de recepción, despacho y envío de la documentación de acuerdo con un banco de documentos controlado que responda estrictamente a las características de los revisados en clase, para dar paso en una segunda instancia a la operación de registro documental en una o varias empresas de la comunidad, para lo cual se sugiere al PSP facilitar la visita de sus alumnos a dichas empresas y la realización de las actividades o prácticas escolares correspondientes. Asimismo, se sugiere fortalecer las competencias transversales relacionadas con la creatividad en lo que se refiere a propuestas de mejora a los mecanismos y procedimientos establecidos por la empresa de que se trate.

• En el segundo resultado de aprendizaje se sugiere llevar a cabo una recapitulación de las técnicas definidas para la actualización periódica de la información utilizando para ello tanto medios descriptivos como gráficos. Después de ello, el alumno contará con mejores herramientas para realizar prácticamente el control de flujo de documentación. Es importante asimismo que el PSP favorezca la visita a empresas existentes en la comunidad del alumno o a las oficinas administrativas de su propia institución educativa a fin de que verifique los procesos reales establecidos para el efecto.

Estrategias de Aprendizaje Recursos Académicos

• Participar activamente en el encuadre de la unidad exponiendo sus dudas y expectativas

• Desarrollar técnicas de lectura comentada para identificar, describir y exponer ante el grupo la importancia que tiene para la supervivencia de la empresa un adecuado control del flujo de la documentación.

• Realizar el problema 1 . Problemas relacionados con la gestión de la documentación

• Analizar en forma grupal en qué consiste el proceso general de organización de la documentación en una empresa.

• Realizar problema 2. Control de documentación en la oficina del rector

• Comentar grupalmente las soluciones propuestas para atender el problema uno anterior y efectuar la comparación entre las mismas

• Analizar la el Sistema de Control de Documentos Campus Córdoba contenido en la página web http://www.colpos.mx/cordoba/varios/Control%20de%20Documentos.pdf (09.06.09)

• Organizarse en cinco equipos para trabajar en la modalidad colaborativa y explicar a la plenaria del grupo lo siguientes elementos resultantes del análisis de la página web referida en la actividad de aprendizaje anterior:

- Elementos de control de los documentos

Abuadilinahum, Josefina. Manual de la Secretaria Ejecutiva y la Asistente Administrativa: Desarrollo de Habilidades Profesionales en la Empresa Moderna. Primera Edición, México, Editorial Trillas, 2007.

Heredia Herrera, Antonia, ¿Qué es un Archivo?. Primera Edición, España, Ediciones Trea, 2007.

Huerta, Juan José. Desarrollo de Habilidades Directivas. Primera Edición, México, Editorial Pearson Educación de México, 2006.

Pérez Grajales, Héctor. Documentos Empresariales: Cómo elaborarlos. Primera Edición, Colombia, Cooperativa Editorial Magisterio, 2003.

Etapas de la administración Disponible en:




- Manual de calidad - Procedimientos del sistema de gestión de la calidad - Aprobación y emisión de documentos - Cambios en los documentos

• Proporcionar ejemplos y transferencias de los elementos antes mencionados a casos presentes en la comunidad del alumno

• Representar gráficamente el proceso recurriendo a viñetas, recortes, fotografías o gráficos interrelacionados mediante flechas de flujo.

• Comparar en plenaria los resultados, retroalimentando y construyendo una propuesta grupal.

• Recopilar en Internet o fuentes documentales diversas, ejemplos de cada uno de los siguientes aspectos relacionados con la recepción de documentación en una unidad administrativa:

- Origen

- Características

- Propósito comunicativo

- Herramientas de control

- Unidades administrativas

- Responsables

• Realizar una investigación documental o a través de la Internet para identificar en qué consisten los siguientes aspectos relacionados con el despacho de documentación:

- Prioridad del despacho de documentación

- Determinación del área receptora

- Asignación de codificaciones de despacho

- Procedimiento de despacho

• Expresar gráficamente el proceso de control de documentación enviada mediante un diagrama en el que se incluyan los siguientes aspectos:

- Procedimientos de envío

- Acuse

- Seguimiento

http://administracionturismo.obolog.com/etapas-administracion-129564 (9/12/2008)

Reflexiones acerca del uso de los conceptos Administración y Control. Disponible en: http://www.joseacontreras.net/admon/antoladmon.pdf (9/12/2008)

La previsión y la planeación Disponible en: http://docentes.uacj.mx/eflores/AdmonGral/Prevision%20y%20planeacion/Prevision%20y%20planeacion.htm (9/12/2008)

La Administración Disponible en: http://www.bibliodgsca.unam.mx/tesis/tes4enal/tes4enal.htm (9/12/2008)

Un manejo de documentos más efectivo y eficiente Disponible en: http://www.mastermagazine.info/articulo/8119.php (9/12/2008)

Sistema de Control de Documentos Campus Córdoba contenido en la página web http://www.colpos.mx/cordoba/varios/Control%20de%20Documentos.pdf (09.06.09)




- Archivo

• Realizar la práctica 2. Recepción, turno y despacho de documentación en una unidad administrativa

• Comentar con el grupo los resultados de la práctica 2 y efectuar una coevaluación

• Comentar en plenaria la importancia del diseño de plantillas de control documental requeridas por una compañía, estableciendo las codificaciones correspondientes y determinando su uso como formatos o machotes de acuerdo con las políticas de la empresa.

• Realizar el ejercicio 4. Identificación de plantillas de control documental

• Desarrollar técnicas de lectura comentada para identificar, describir y exponer ante el grupo la importancia que tiene para la supervivencia de la empresa un adecuado control de la actualización periódica de información.

• Elaborar un cuadro descriptivo en el que se integren los siguientes aspectos relacionados con la actualización de información:

- Actualización de archivos

- Revisión periódica de manuales de procedimientos

- Actualización del personal de las unidades administrativas responsables

• Realizar una investigación documental o en la Internet a fin de recopilar información relacionada con la importancia del establecimiento y actualización de los sistemas de seguridad documental

• Expresar gráficamente la relación que guardan entre sí los siguientes conceptos relacionados con el tema conservación de archivos describiendo brevemente en qué consiste cada uno de ellos:

- Técnicas de conservación

- Procedimientos de conservación

- Herramientas de conservación

- Sistemas de control de acceso

- Sistemas de resguardo




- Medios de protección de documentos

• Realizar la práctica 5. Sistemas de seguridad documental

• Efectuar una coevaluación a partir de los resultados y hallazgos obtenidos mediante la realización de la práctica 5

• Participar en el cierre de la unidad y del módulo elaborando en grupo las conclusiones y reflexiones respecto a los aprendizajes logrados y las competencias adquiridas




6. Prácticas/Ejercicios

Nombre del Alumno: Grupo:

Unidad de Aprendizaje 1: Clasificación de la documentación.

Resultado de Aprendizaje: 1.1. Identifica el tipo de documentación que genera, recibe y despacha en la unidad organizacional de acuerdo con la información contenida para dar respuesta a los requerimientos de las áreas de trabajo.

Ejercicio núm. 1: Identificación general de la documentación Instrucciones:

1. Realiza una búsqueda en Internet de los siguientes conceptos asociados a la identificación de cinco tipos de documentos susceptibles de recibirse y procesarse en una unidad (u oficina) administrativa entre los contenidos en la siguiente lista:

• Cartas. • Memorandums. • Presupuestos. • Cotizaciones. • Facturas. • Recibos. • Notas de Remisión. • Otros

2. Elabora a continuación un cuadro de cada uno de los documentos seleccionados. Puedes recurrir al ejemplo que se presenta más abajo: • Definición • Características • Objetivo

Tipo de documento (1) :

Definición Características Objetivo de comunicación

Tipo de documento (2):

Definición Características Objetivo de comunicación

3. Realiza la comparación con tus compañeros respecto a sus resultados y coméntala grupalmente.






Resultado de Aprendizaje: 1.1. Identifica el tipo de documentación que genera, recibe y despacha en la unidad organizacional de acuerdo con la información contenida para dar respuesta a los requerimientos de las áreas de trabajo.

Ejercicio núm. 2: Identificación de la documentación por el lenguaje utilizado Instrucciones:

1. Proporciona un ejemplo de cada uno de los siguientes tipos de documentos. Si no te es posible tener acceso a un prototipo utilizado en alguna unidad administrativa u oficina, constrúyelo tú mismo.

2. Indica por escrito las ventajas y limitaciones que plantea el uso de cada tipo de documento llenando una tabla similar a la siguiente:

Tipo de documento

Escritos

Ventajas con respecto a los documentos audiovisuales:

Limitaciones con respecto a los documentos audiovisuales:

Audiovisuales

Ventajas con respecto a los documentos escritos:

Limitaciones con respecto a los documentos escritos:

3. Compara y retroalimenta con tus compañeros los resultados obtenidos




Unidad de Aprendizaje: Clasificación de la documentación. Número: 1

Práctica: Clasificación de documentos en una unidad administrativa Número: 1

Propósito de la práctica: Clasificar los documentos que se le indican de acuerdo con su tipo y finalidad

Escenario: Salón de clases Duración 8 horas

Materiales, Herramientas, Instrumental, Maquinaria y Equipo Desempeños

A ) Fotocopias de los siguientes documentos: - Formato de contrato de arrendamiento - Oficio de convocatoria a reunión de

trabajo - Minuta de reunión de trabajo - Carta poder. - Recibo de honorarios - Aviso de inscripción al Seguro Social. - Documentos contables. - Carta comercial. - Circular. - Contrato individual de trabajo. - Declaraciones fiscales. - Formatos fiscales sin requisitar -Memorándum. - Nota informativa - Requisición de insumos - Detección de necesidades de

capacitación - Formatos para solicitar seguros de grupo - Factura por compra de insumos. - Portada de fax. - Letra de cambio. - Nota de remisión. - Pagaré.

B) Equipo de cómputo para procesar textos C) Hojas blancas D) Lápices, plumas, marcadores E) Folders de cartulina

1. Aplicar las medidas de seguridad e higiene. 2. Evitar la duplicidad de documentos e información 3. Evitar el desperdicio de papel y otros recursos 4. Integrar equipos colaborativos de trabajo de cuatro a cinco alumnos dependiendo de las

dimensiones del grupo 5. Efectuar el establecimiento de categorías considerando las características de exhaustividad y

exclusión mutua. 6. Elaborar un cuadro de clasificación de documentación que reúna las siguientes categorías de

documentos: • Públicos • Privados • Personal • Urgente • Ordinario • Escritos. • Audiovisuales. • Memorandums. • Presupuestos. • Cotizaciones. • Facturas. • Recibos. • Notas de Remisión.

7. Elaborar un resumen que indique la importancia de la clasificación de documentos para su manejo efectivo en la empresa moderna

8. Separar los residuos recuperables realizando el acopio de hojas para reciclaje y el reuso de cartuchos de tonner.

Nota: El PSP deberá adecuar la práctica a la disposición de elementos, equipo y recursos de software con el que se cuenta





Unidad de Aprendizaje 1: Clasificación de la documentación

Resultado de Aprendizaje: 1.2. Organiza y ordena documentos en el área de trabajo en función de su origen, características o propósito comunicativo.

Ejercicio núm. 3: Análisis de los control de documentación asociados al control de inconformidades Instrucciones:

1. A continuación se presenta un cuadro con un procedimiento de control de inconformidades en el Instituto del Seguro Social al Servicio de los Trabajadores del Estado ISSSTE, analízalo y señala:

a) En qué etapas de dicho proceso se requiere control documental b) Qué tipo de control es el necesario para lograr lo que cada etapa plantea c) Que documentos consideras que se manejan en cada etapa

TITULAR DEL OIC EN EL ISSSTE

TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES

TITULAR DE LA UNIDAD DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

JEFE DE DEPARTAMENTO ABOGADO PROYECTISTA

.

Recibe y turna las inconformidades

presentadas, a efecto de que se resuelvan

conforme a derecho

Recibe los escritos de inconformidades y lo turna para

su debida substanciación

Recibe los escritos de inconformidades, procediendo a registrarlos y turnarlos para su

trámite

Coadyuva en la revisión de los

acuerdos y oficios correspondientes

Registra el escrito y procede a elaborar el

acuerdo y escritos correspondientes

Revisa, autoriza y firma los proyectos de resolución

Revisa los proyectos de acuerdos y oficios

Revisa el proyecto de resolución

Dicta las resoluciones en los recursos de revisión

interpuestos

Autoriza y firma el acuerdo de radicación y los oficios

vinculados con la substanciación del procedimiento

Analiza el informe de la convocante, de cuya valoración se

ordena la suspensión del procedimiento licitatorio

Analiza el expediente y elabora el proyecto de

resolución

Firma el oficio que ordena la suspensión del procedimiento

licitatorio

Revisa y aprueba el proyecto de resolución propuesto

Firma el oficio informando




respecto de la inconformidad presentada

Firma la resolución

Fuente: Atención de Inconformidades http://www.issste.gob.mx/oic/diagramas.html (09.06.09)

1. Compara tus resultados con los obtenidos por tus compañeros y elaboren una conclusión grupal.




Instrucciones: I. Lee con cuidado cada uno de los problemas que se enuncian a continuación y anota en el espacio de la segunda columna su eventual solución

expresada en términos generales, eligiendo entre la lista que se anota a continuación:

1) Seguridad y confiabilidad en el manejo rudo de los documentos

2) Disposición de espacios físicos especiales e implementación de sistemas digitales que permitan la consulta del documento via web

3) Uso racional y colectivo de los recursos en beneficio de la empresa

4) Rentabilidad y ahorro de espacios

5) Gestión y control efectivo con sencillez y rapidez

II. Explica en donde se te solicita por qué elegiste la opción correspondiente y desarróllala de manera detallada

III. Ilustra cada situación con una imagen obtenida en Internet o en su defecto un recorte y explícala ante el grupo. Ver el ejemplo que se proporciona a continuación.


Unidad de Aprendizaje 2: Gestión de la documentación.

Resultado de Aprendizaje: 2.1. Opera los registros de recepción, despacho y envío de la documentación mediante codificaciones, formatos y políticas establecidas por la empresa.

Problema núm. 4 Problemas relacionados con la gestión de la documentación




PROBLEMA SOLUCIÓN EXPRESADA EN TÉRMINOS GENERALES RAZÓN DE LA OPCIÓN ELEGIDA Y DESARROLLO DETALLADO DE LA MISMA

Los documentos de valor para la organización están expuestos a cualquier sustracción o robo, además no se garantiza su estado de conservación, tampoco se cuenta con su réplica electrónica, de manera que no se puede reducir el riesgo por agua, fuego, insectos, etc.

Ilustración

Fuente de la imagen: http://mx.images.search.yahoo.com/search/images? (09.06.09)

Ejemplo de explicación de la ilustración: Los métodos tradicionales de control de documentación como el que aparece en la imagen, especialmente si se encuentran abiertos a la consulta del público interesado, no mantienen una vigilancia sobre los documentos de valor y tampoco cuentan con un duplicado que pudiera ser el consultado por lo que muchas veces los documentos se manchan con comida o café en deterioro de la información que contienen y a la larga de las actividades de la empresa.




PROBLEMA SOLUCIÓN EXPRESADA EN TÉRMINOS

GENERALES RAZÓN DE LA OPCIÓN ELEGIDA Y DESARROLLO

DETALLADO DE LA MISMA

Nunca se sabe con certeza donde está el documento físicamente por lo que ubicarlo requiere una gran cantidad de tareas administrativas que involucran a la secretaria, al asistente, al mensajero y en ocasiones al chofer. Aunque se cuenta con equipo de cómputo no se cuenta con sistemas web y los costos de mantenimiento de servidores son muy altos.

Ilustración

Explicación de la ilustración




PROBLEMA SOLUCIÓN EXPRESADA EN TÉRMINOS GENERALES

RAZÓN DE LA OPCIÓN ELEGIDA Y DESARROLLO DETALLADO DE LA MISMA

La gestión documental no facilita que la información se comparta por lo que no se aprovecha como un recurso colectivo, como consecuencia, aumentan drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc.

Ilustración Explicación de la ilustración




PROBLEMA SOLUCIÓN EXPRESADA EN TÉRMINOS GENERALES

RAZÓN DE LA OPCIÓN ELEGIDA Y DESARROLLO DETALLADO DE LA MISMA

Se obstruye la productividad debido al lento acceso a la información dentro de la organización y las dificultades para su posterior distribución ante la necesidad de trasladar los documentos. No se cuenta con una “memoria histórica” de la organización (plasmada no sea en documentos en formato no electrónico) ante la multitud de información no digitalizada, esta se pierde y por lo general no se prefiere su gestión ante los documentos actuales desarrollados con herramientas informáticas.

Ilustración

Explicación de la ilustración




Instrucciones:

1. Abre la página web http://www.uaemex.mx/SGCUAEMex/pdf/07toc.pdf (09.06.09)

2. Aplica el cuadro indicado en la imagen para desarrollar un conjunto de sugerencias que permitan optimizar la gestión de la documentación en una oficina de tu localidad o de tu institución educativa.

3. Comparte con tus compañeros las diferentes aportaciones



Resultado de Aprendizaje: 2.1. Opera los registros de recepción, despacho y envío de la documentación mediante codificaciones, formatos y políticas establecidas por la empresa.

Problema núm. 2: Control de documentación en la oficina del rector




Unidad de Aprendizaje: Gestión de la documentación Número: 2

Práctica: Recepción, turno y despacho de documentación en una unidad administrativa Número: 2

Propósito de la práctica: Registrar documentos para su control y gestión de acuerdo con sus características

Escenario: Salón de clases Duración 10 horas

Materiales, Herramientas, Instrumental, Maquinaria y

Equipo Desempeños

• Documentos diversos como elementos de correspondencia (30 a 35 documentos)

• Tinta y cojinetes para sellos de (recibido, despachado, urgente, etc. y firma en facsimil)

• Modelos de respuesta a recepción de documentación

• Sellos • Charolas de papelería • Gavetas o archiveros de

cartón • Equipo de cómputo o en su

defecto • Hojas tabulares. • Hojas blancas tamaño

carta.

1. Aplicar las medidas de seguridad e higiene 2. Evitar la duplicidad de documentos. 3. Evitar la duplicidad de información. 4. Integrar equipos colaborativos de trabajo de cuatro a cinco alumnos dependiendo de las dimensiones del grupo 5. Clasificar la correspondencia diversa asignando 10 elementos a cada uno de los siguientes grupos

a) Documentos recibidos b) Documentos de correspondencia interna para gestión c) Documentos para despacho

I. Desempeñar lo siguiente para el caso de recepción de documentos • Efectuar la recepción de correspondencia. • Acusar de recibido mediante la impresión de sello y firma • Registrar fecha y hora de la recepción

II. Diseñar un formato de registro de documentos con los siguientes campos:

• Número progresivo de entrada en el registro. • Número del documento. • Síntesis del asunto. • Remitente. • Procedencia. • Fecha y hora de la recepción • Identificación de quien recibe • Anexos. • Observaciones. Registrar la documentación proporcionada.

III. Desempeñar lo siguiente para el caso de gestión de correspondencia interna

• Elaborar oficio o carta de respuesta con la firma correspondiente del signatario • Rubricar copias utilizando el facsímil.




• Elaborar respuesta utilizando los modelos respectivos, de no requerirse la atención directa del destinatario

• Acomodar de arriba hacia abajo la correspondencia interna considerando su carácter de: - Urgente - Normal - Trámite para su despacho.

• Diseñar un formato para el registro de despacho de correspondencia que incluya: - Número progresivo de registro. - Número de la carta u oficio. - Síntesis del asunto. - Destinatario. - Domicilio del destinatario. - Anexos. - Observaciones.

• Requisitar el formato conforme a las necesidades de distribución de correspondencia interna. • Turnar y distribuir original y copias • Disponer copias para acuse y archivo

IV. Desempeñar lo siguiente para el caso de gestión de correspondencia externa

• Diseñar control de registro de salida de documentos con los siguientes campos: - Número progresivo de registro. - Número de oficio. - Fecha de turno del asunto. - Unidad organizacional que recibe el oficio. - Instrucciones de distribución o entrega

• Recabar firma de recibido en la copia del registro de salida de correspondencia. • Archivar copia del registro de salida de correspondencia. • Identificar los asuntos pendientes de respuesta. • Elaborar informe de asuntos pendientes. • Determinar los casos de respuesta con formato • Elaborar respuesta utilizando los modelos respectivos, de no requerirse la atención del destinatario. • Acomodar de arriba hacia abajo la correspondencia urgente, normal y de trámite para su despacho. • Turnar y distribuir original y copias • Disponer copias para acuse y archivo

6. Separar los residuos recuperables realizando el acopio de hojas para reciclaje y el reuso de cartuchos de tonner.

Nota: El PSP deberá adecuar la práctica a la disposición de elementos, equipo y recursos de software con el que se cuenta






Resultado de Aprendizaje: 2.2 Controla el flujo de la documentación en las áreas administrativas de la empresa de acuerdo con técnicas definidas para la actualización periódica de la información.

Ejercicio núm. 4: Identificación de plantillas de control documental

Instrucciones 1. Identifica en qué consiste la aplicación de cada uno de los formatos que se presentan a continuación y aporta mejoras para su diseño:

a) Formato I No. de documento Título o nombre del documento Carácter del documento Finalidad Características Remitente Destinatario Recibe

b) Formato II Datos institucionales y del proceso de que se trata Lugar y Fecha Recibe No. Progresivo No. de Folio o

documento Asunto Remitente Destinatario Anexo Observaciones




c) Formato III

Datos institucionales y del proceso de que se trata Lugar y Fecha Envía No. progresivo Asunto Destinatario Observaciones

d) Formato IV

2. Compara tus resultados con los de tus compañeros y elaboren una conclusión grupal.

Nombre del documento:

Asunto:

Fecha de documento:

Prestado a:

Departamento:

Fecha del préstamo:

Firma de quien recibe:

Fecha de devolución:



Control de documentación Unidad de Aprendizaje: Gestión de la documentación Número: 2

Práctica: Sistemas de seguridad documental Número: 3

Propósito de la práctica: Verificar los sistemas de seguridad documental susceptibles de implementarse en dos empresas

Escenario: Dos diferentes empresas en donde se realice manejo de documentación Duración 20 horas

Materiales, Herramientas, Instrumental, Maquinaria y

Equipo Desempeños

• Hojas blancas • Formatos de

recuperación de información

• Lápiz, pluma

1. Identificar dos empresas en la comunidad que realicen procesos de manejo documental

2. Solicitar la autorización para la realización de esta práctica escolar

3. Elabora formatos similares a los siguientes (sin instrucciones), que sirvan para la recuperación de información a partir de la observación directa o el cuestionamiento a personal de las empresas. En cada celda se indica que se debe colocar

EMPRESA Núm _______ . Datos de identificación:

HERRAMIENTAS DE CONSERVACION DE ARCHIVOS (Anotar qué herramientas de conservación de archivos se observaron siendo utilizadas en la empresa visitada)

Guías (Describir el tipo de guías utilizadas, en su caso, por la empresa visitada)

Propósito (Anotar el propósito con el

que los usa la empresa visitada)

Observaciones (Recomendaciones, sugerencias,

comentarios respecto a lo observado)

Formatos (Describir el tipo de formatos para la conservación de documentos

Propósito (Anotar el propósito con el

que los usa la empresa visitada)

Observaciones (Recomendaciones, sugerencias,

comentarios respecto a lo observado)




TECNICAS DE CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS (Anotar qué técnicas de conservación de archivos de las que se mencionan a continuación se observaron siendo utilizadas en la

empresa visitada) Sistemas de control de acceso (Describir el tipo de sistemas de control de acceso utilizados, en su caso, por la empresa visitada)

Propósito (Anotar el propósito con el que la empresa visitada usa las técnicas mencionadas)

Observaciones (Recomendaciones, sugerencias, comentarios respecto a lo observado)

Sistemas de resguardo (Describir el tipo de sistemas de resguardo utilizados, en su caso, por la empresa visitada) Medios de protección de documentos (Describir el tipo de medios de protección de documentos utilizados, en su caso, por la empresa visitada)

Mecánicos

Informáticos

Comentarios:________________________________________________________________ 4. Comenta con tus compañeros las respuestas obtenidas y realicen la comparación de resultados.




II. Guía de Evaluación del Módulo Control de documentación




7. Descripción

La guía de evaluación es un documento que define el proceso de recolección y valoración de las evidencias requeridas por el módulo desarrollado y tiene el propósito de guiar en la evaluación de las competencias adquiridas por los alumnos, asociadas a los Resultados de Aprendizaje; en donde además, describe las técnicas y los instrumentos a utilizar y la ponderación de cada actividad de evaluación. Los Resultados de Aprendizaje se definen tomando como referentes: las competencias genéricas que va adquiriendo el alumno para desempeñarse en los ámbitos personal y profesional que le permitan convivir de manera armónica con el medio ambiente y la sociedad; las disciplinares, esenciales para que los alumnos puedan desempeñarse eficazmente en diversos ámbitos, desarrolladas en torno a áreas del conocimiento y las profesionales que le permitan un desempeño eficiente, autónomo, flexible y responsable de su ejercicio profesional y de actividades laborales específicas, en un entorno cambiante que exige la multifuncionalidad.

La importancia de la evaluación de competencias, bajo un enfoque de mejora continua, reside en que es un proceso por medio del cual se obtienen y analizan las evidencias del desempeño de un alumno con base en la guía de evaluación y rúbrica, para emitir un juicio que conduzca a tomar decisiones.

La evaluación de competencias se centra en el desempeño real de los alumnos, soportado por evidencias válidas y confiables frente al referente que es la guía de evaluación, la cual, en el caso de competencias profesionales, está asociada con una norma técnica de competencia laboral (NTCL), de institución educativa o bien, una normalización específica de un sector o área y no en contenidos y/o potencialidades.

El Modelo de Evaluación se caracteriza porque es Confiable (que aplica el mismo juicio para todos los alumnos), Integral (involucra las dimensiones intelectual, social, afectiva, motriz y axiológica), Participativa (incluye autoevaluación, coevaluación y heteroevaluación), Transparente (congruente con los aprendizajes requeridos por la competencia), Válida (las evidencias deben corresponder a la guía de evaluación).

Evaluación de los Aprendizajes.

Durante el proceso de enseñanza - aprendizaje es importante considerar tres categorías de evaluación: diagnóstica, formativa y sumativa.

La evaluación diagnóstica nos permite establecer un punto de partida fundamentado en la detección de la situación en la que se encuentran nuestros alumnos. Permite también establecer vínculos socio-afectivos entre el PSP y su grupo. El alumno a su vez podrá obtener información sobre los aspectos




donde deberá hacer énfasis en su dedicación. El PSP podrá identificar las características del grupo y orientar adecuadamente sus estrategias. En esta etapa pueden utilizarse mecanismos informales de recopilación de información.

La evaluación formativa se realiza durante todo el proceso de aprendizaje del alumno, en forma constante, ya sea al finalizar cada actividad de aprendizaje o en la integración de varias de éstas. Tiene como finalidad informar a los alumnos de sus avances con respecto a los aprendizajes que deben alcanzar y advertirle sobre dónde y en qué aspectos tiene debilidades o dificultades para poder regular sus procesos. Aquí se admiten errores, se identifican y se corrigen; es factible trabajar colaborativamente. Asimismo, el PSP puede asumir nuevas estrategias que contribuyan a mejorar los resultados del grupo.

Finalmente, la evaluación sumativa es adoptada básicamente por una función social, ya que mediante ella se asume una acreditación, una promoción, un fracaso escolar, índices de deserción, etc., a través de criterios estandarizados y bien definidos. Las evidencias se elaboran en forma individual, puesto que se está asignando, convencionalmente, un criterio o valor. Manifiesta la síntesis de los logros obtenidos por ciclo o período escolar.

Actividades de Evaluación

Los programas de estudio están conformados por Unidades de Aprendizaje (UA) que agrupan Resultados de Aprendizaje (RA) vinculados estrechamente y que requieren irse desarrollando paulatinamente. Dado que se establece un resultado, es necesario comprobar que efectivamente éste se ha alcanzado, de tal suerte que en la descripción de cada unidad se han definido las actividades de evaluación indispensables para evaluar los aprendizajes de cada uno de los RA que conforman las unidades.

Esto no implica que no se puedan desarrollar y evaluar otras actividades planteadas por el PSP, pero es importante no confundir con las actividades de aprendizaje que realiza constantemente el alumno para contribuir a que logre su aprendizaje y que, aunque se evalúen con fines formativos, no se registran formalmente en el Sistema de Administración Escolar SAE. El registro formal procede sólo para las actividades descritas en los programas y planes de evaluación.

De esta manera, cada uno de los RA tiene asignada al menos una actividad de evaluación, a la cual se le ha determinado una ponderación con respecto a la Unidad a la cual pertenece. Ésta a su vez, tiene una ponderación que, sumada con el resto de Unidades, conforma el 100%. Es decir, para considerar que se ha adquirido la competencia correspondiente al módulo de que se trate, deberá ir acumulando dichos porcentajes a lo largo del período para estar en condiciones de acreditar el mismo. Cada una de estas ponderaciones dependerá de la relevancia que tenga la AE con respecto al RA y éste a su vez, con respecto a la Unidad de Aprendizaje. Estas ponderaciones las asignará el especialista diseñador del programa de estudios.

La ponderación que se asigna en cada una de las actividades queda asimismo establecida en la Tabla de ponderación, la cual está desarrollada en una hoja de cálculo que permite, tanto al alumno como al PSP, ir observando y calculando los avances en términos de porcentaje, que se van alcanzando (ver apartado 7 de esta guía).




Esta tabla de ponderación contiene los Resultados de Aprendizaje y las Unidades a las cuales pertenecen. Asimismo indica, en la columna de actividades de evaluación, la codificación asignada a ésta desde el programa de estudios y que a su vez queda vinculada al Sistema de Evaluación Escolar SAE. Las columnas de aspectos a evaluar, corresponden al tipo de aprendizaje que se evalúa: C = conceptual; P = Procedimental y A = Actitudinal. Las siguientes tres columnas indican, en términos de porcentaje: la primera el peso específico asignado desde el programa de estudios para esa actividad; la segunda, peso logrado, es el nivel que el alumno alcanzó con base en las evidencias o desempeños demostrados; la tercera, peso acumulado, se refiere a la suma de los porcentajes alcanzados en las diversas actividades de evaluación y que deberá acumular a lo largo del ciclo escolar.

Otro elemento que complementa a la matriz de ponderación es la rúbrica o matriz de valoración, que establece los indicadores y criterios a considerar para evaluar, ya sea un producto, un desempeño o una actitud y la cual se explicará a continuación.

Una matriz de valoración o rúbrica es, como su nombre lo indica, una matriz de doble entrada en la cual se establecen, por un lado, los indicadores o aspectos específicos que se deben tomar en cuenta como mínimo indispensable para evaluar si se ha logrado el resultado de aprendizaje esperado y, por otro, los criterios o niveles de calidad o satisfacción alcanzados. En las celdas centrales se describen los criterios que se van a utilizar para evaluar esos indicadores, explicando cuáles son las características de cada uno.

Los criterios que se han establecido son: Excelente, en el cual, además de cumplir con los estándares o requisitos establecidos como necesarios en el logro del producto o desempeño, es propositivo, demuestra iniciativa y creatividad, o que va más allá de lo que se le solicita como mínimo, aportando elementos adicionales en pro del indicador; Suficiente, si cumple con los estándares o requisitos establecidos como necesarios para demostrar que se ha desempeñado adecuadamente en la actividad o elaboración del producto. Es en este nivel en el que podemos decir que se ha adquirido la competencia. Insuficiente, para cuando no cumple con los estándares o requisitos mínimos establecidos para el desempeño o producto.

Evaluación mediante la matriz de valoración o rúbrica

Un punto medular en esta metodología es que al alumno se le proporcione el Plan de evaluación, integrado por la Tabla de ponderación y las Rúbricas, con el fin de que pueda conocer qué se le va a solicitar y cuáles serán las características y niveles de calidad que deberá cumplir para demostrar que ha logrado los resultados de aprendizaje esperados. Asimismo, él tiene la posibilidad de autorregular su tiempo y esfuerzo para recuperar los aprendizajes no logrados.

Como se plantea en los programas de estudio, en una sesión de clase previa a finalizar la unidad, el PSP debe hacer una sesión de recapitulación con sus alumnos con el propósito de valorar si se lograron los resultados esperados; con esto se pretende que el alumno tenga la oportunidad, en caso de no lograrlos, de rehacer su evidencia, realizar actividades adicionales o repetir su desempeño nuevamente, con el fin de recuperarse de inmediato y no esperar hasta que finalice el ciclo escolar acumulando deficiencias que lo pudiesen llevar a no lograr finalmente la competencia del módulo y, por ende, no aprobarlo.




La matriz de valoración o rúbrica tiene asignadas a su vez valoraciones para cada indicador a evaluar, con lo que el PSP tendrá los elementos para evaluar objetivamente los productos o desempeños de sus alumnos. Dichas valoraciones están también vinculadas al SAE y a la matriz de ponderación. Cabe señalar que el PSP no tendrá que realizar operaciones matemáticas para el registro de los resultados de sus alumnos, simplemente deberá marcar en cada celda de la rúbrica aquélla que más se acerca a lo que realizó el alumno, ya sea en una hoja de cálculo que emite el SAE o bien, a través de la Web.




8. Tabla de Ponderación

UNIDAD RA ACTIVIDAD DE EVALUACIÓN

ASPECTOS A EVALUAR % Peso

Específico % Peso Logrado

% Peso Acumulado

C P A

1. Clasificación de la

documentación

1.1. Identifica el tipo de documentación que genera, recibe y despacha en la unidad organizacional de acuerdo con la información contenida para dar respuesta a los requerimientos de las áreas de trabajo.

1.1.1. ▲ ▲ ▲ 20 20 20

1.2 Organiza y ordena documentos en el área de trabajo en función de su origen, características o propósito comunicativo.

1.2.1. ▲ ▲ ▲ 30 30 50

% PESO PARA LA UNIDAD 50% 50% 50%

2. Gestión de la documentación

2.1 Opera los registros de recepción, despacho y envío de la documentación mediante codificaciones, formatos y políticas establecidas por la empresa.

2.1.1. ▲ ▲ ▲ 20 20 70

2.2 Controla el flujo de la documentación en las áreas administrativas de la empresa de acuerdo con técnicas definidas para la actualización periódica de la información.

2.2.1. ▲ ▲ ▲ 30 30 100

% PESO PARA LA UNIDAD 50% 50% 100% PESO TOTAL DEL MÓDULO 100% 100% 100%




9. Materiales para el Desarrollo de Actividades de Evaluación

Unidad de Aprendizaje: 1 Clasificación de la documentación.

Resultado de Aprendizaje: Identifica el tipo de documentación que genera, recibe y despacha en la unidad organizacional de acuerdo con la información contenida para dar respuesta a los requerimientos de las áreas de trabajo.

Actividad de Evaluación: 1.1.1. Elabora un cuadro comparativo en donde se muestre la clasificación de documentos de acuerdo con su confidencialidad y orden de importancia en tres rubros.

Los aspectos a evaluar en el desarrollo del producto solicitado para el desarrollo de esta actividad, son los siguientes: - Establecimiento de categorías - Distingue confidencialidad - Distingue tipo de lenguaje usado en el documento - Distingue orden de importancia - Distingue tipo de documento - Etapas del proceso - Requerimientos de las áreas de trabajo - Forma

El formato que puede tomarse como referencia para el desarrollo del producto requerido aparece a continuación: CUADRO COMPARATIVO DE CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS GESTIONADOS POR LA UNIDAD ADMINISTRATIVA: (Mencionar el nombre de la unidad administrativa)_____________________________________________________ INSTRUCCIONES: Clasifique la documentación proporcionada de acuerdo con el siguiente cuadro, registrando cada documento con la clave alfanumérica que le corresponda




RUBRO I. Características del documento Clave alfanumérica asignada al documento

Origen Interno Externo

Autenticidad Original Fotocopia Copia certificada

Propósito Comunicativo

Informa Convoca Requiere Otro (Indique cuál)

Orden de importancia Ordinario Urgente

Lenguaje utilizado Escrito Audiovisual

Confidencialidad Público Personal

RUBRO II. Tipo de documento convencional Carta Oficio Memorando Nota informativa Documento Contable Otros (Indique cuál) RUBRO III. Etapa del proceso en la unidad administrativa Documento Generado Documento recibido Documento enviado Áreas relacionadas con el documento (mencionar el área de que se trate y la indicación correspondiente a lo que procede hacer con el documento)





Resultado de Aprendizaje: Organiza y ordena documentos en el área de trabajo en función de su origen, características o propósito comunicativo.

Actividad de Evaluación: 1.2.1. Organiza la documentación de acuerdo con lo siguiente: • Documentos originales y fotocopiados • Distribución de documentos de acuerdo con los departamentos existentes en la empresa • Organización de documentos conforme a origen, características y propósito comunicativo • Determinación de claves o referentes de catalogación

Los aspectos a evaluar en el desarrollo de la práctica de organización requerida para el desarrollo de esta actividad, son los siguientes: • Origen de la documentación • Características de los documentos que se organizan • Propósito comunicativo de los documentos • Asignación de claves alfanuméricas para la organización y gestión de cada documento • Presentación física del sistema de organización en carpetas, archivos o el dispositivo correspondiente

Unidad de Aprendizaje: 2. Gestión de la documentación

Resultado de Aprendizaje: Opera los registros de recepción, despacho y envío de la documentación mediante codificaciones, formatos y políticas establecidas por la empresa.

Actividad de Evaluación: 2.1.1. Desarrollo de un proceso de gestión de la documentación donde se exprese lo siguiente. • Entrada. • Turno • Salida o en su caso archivo.

Los aspectos a evaluar para el desarrollo del proceso de gestión documental requerido para la ejecución de esta actividad, son los siguientes:

• Plantillas documentales, formatos o machotes correspondientes a los registro de recepción despacho y envío

• Recepción de la documentación mediante la asignación de codificaciones en los formatos establecidos para el efecto

• Despacho de la documentación mediante la asignación de codificaciones en los formatos establecidos para el efecto

• Envío de la documentación o gestión de salida de la misma




Unidad de Aprendizaje: 2. Gestión de la documentación

Resultado de Aprendizaje: 2.2 Controla el flujo de la documentación en las áreas administrativas de la empresa de acuerdo con técnicas definidas para la actualización periódica de la información.

Actividad de Evaluación: 2.2.1. Diseña un procedimiento de actualización y conservación del flujo de documentación que incluye como elementos fundamentales:

• Los pasos a seguir para la actualización del proceso de recepción, y archivo de un documento. • El proceso de conservación o baja de documentación.

Los aspectos a evaluar en el desarrollo de la práctica son los siguientes:

- Control de flujo de documentos - Protección de documentos - Actualización - Conservación




MATRIZ DE VALORACIÓN O RÚBRICA Siglema: CODO-00 Nombre del

Módulo: Control de documentación Nombre del

Alumno:

PSP evaluador: Grupo: Fecha:

Resultado de Aprendizaje:

1.1. Distingue el tipo de documentación que genera, recibe y despacha en la unidad organizacional de acuerdo con la información contenida para dar respuesta a los requerimientos de las áreas de trabajo.

Actividad de evaluación:

1.1.1. Elabora un cuadro comparativo en donde se muestre la clasificación de documentos de acuerdo con su confidencialidad y orden de importancia en tres rubros.

INDICADORES % C R I T E R I O S Excelente Suficiente Insuficiente

Establecimiento de categorías 15%

Las categorías de comparación integradas en el cuadro comprenden los criterios de: importancia del documento, confidencialidad, lenguaje utilizado y tipo de documento y, además cumplen con el requisito de exhaustividad y exclusión mutua

Las categorías de comparación integradas en el cuadro comprenden los criterios de: importancia del documento, confidencialidad, lenguaje utilizado y tipo de documento

El conjunto de categorías de comparación integradas en el cuadro omite cualquier de los siguientes criterios: importancia del documento, confidencialidad, lenguaje utilizado y tipo de documento Propuesta: el cuadro comparativo tiene los criterios de

Distingue confidencialidad 10%

Explica en qué consiste el criterio de confidencialidad distinguiendo entre documentos públicos y privados mediante la representación de la subclasificación correspondiente en el cuadro y la descripción cada documento y además proporciona ejemplos

Explica en qué consiste el criterio de confidencialidad distinguiendo entre documentos públicos y privados mediante la representación de la subclasificación correspondiente en el cuadro y la descripción de cada documento

Explica en qué consiste el criterio de confidencialidad pero no lo subclasifica

Distingue tipo de formato usado en

el documento 15%

Distingue entre los documentos escritos y audiovisuales mediante la representación de la subclasificación correspondiente en el cuadro y la descripción de cada documento y, además proporciona ejemplos de cada subcategoría e incluye otras posibilidades como documentos auditivos, gráficos, etc.

Distingue entre los documentos escritos y audiovisuales mediante la representación de la subclasificación correspondiente en el cuadro y la descripción de cada documento

No efectúa la distinción entre documentos escritos y audiovisuales al incluir esta categoría en el cuadro

Distingue orden de importancia

20% Explica en qué consiste el criterio de “orden de importancia” distinguiendo entre documentos urgentes u ordinarios mediante la

Explica en qué consiste el criterio de “orden de importancia” distinguiendo entre documentos urgentes u ordinarios

Explica en qué consiste el criterio de “orden de importancia” pero no lo subclasifica

10. Matriz de Valoración ó Rúbrica




representación de la subclasificación correspondiente en el cuadro y la descripción de cada documento y además proporciona ejemplos

mediante la representación de la subclasificación correspondiente en el cuadro y la descripción de cada documento

Distingue tipo de documento 20%

Distingue entre las categorías existentes de documentos como cartas, memorandums, presupuestos, notas informativas, cotizaciones, facturas, recibos y notas de remisión mediante la representación de la subclasificación correspondiente en el cuadro y la descripción de cada tipo de documento y además incluye otro tipo de documentos convencionales tales como el citatorio, la notificación, etc. y proporciona ejemplos

Distingue entre las categorías existentes de documentos convencionales como cartas, memorandums, presupuestos, notas informativas, cotizaciones, facturas, recibos y notas de remisión mediante la representación de la subclasificación correspondiente en el cuadro y la descripción de cada tipo de documento

No efectúa la distinción entre documentos escritos y audiovisuales al incluir esta categoría en el cuadro

Etapas del proceso 10%

Establece y describe las etapas del proceso de manejo de documentación por parte de la oficina o unidad administrativa en las categorías de: generación, recepción y despacho incluyendo el cruce de columnas correspondiente en el cuadro comparativo y, además clasifica los documentos proporcionados como ejemplos de las categorías anteriores

Establece y describe las etapas del proceso de manejo de documentación por parte de la oficina o unidad administrativa en las categorías de: generación, recepción y despacho incluyendo el cruce de columnas correspondiente en el cuadro comparativo

No establece las etapas del proceso, no incluye las columnas correspondientes en el cuadro o, si las incluye no establece el cruce correspondiente para efectuar la categorización de información

Requerimientos de las áreas de

trabajo 5%

Establece las áreas de la empresa relacionadas con la documentación manejada y el tipo de vinculación que guardan con la misma definiendo si son áreas que remiten o reciben documentación y además, lo identifica en los ejemplos de documentos proporcionados

Establece las áreas de la empresa relacionadas con la documentación manejada y el tipo de vinculación que guardan con la misma definiendo si son áreas que remiten o reciben documentación.

Establece las áreas de la empresa relacionadas con la documentación manejada pero no especifica el tipo de vinculación que guardan con la misma definiendo si son áreas que remiten o reciben documentación.

Forma 5% Presenta el cuadro en forma ordenada, legible y con un lenguaje que refleja precisión conceptual y además es gráficamente estético al agregar el uso del color como identificador.

Presenta el cuadro en forma ordenada, legible y con un lenguaje que refleja precisión conceptual.

Se observa desorden en el planteamiento formal, la escritura es ilegible o el lenguaje confuso.

100%






Alumno:



1.2 Organiza y ordena documentos en el área de trabajo en función de su origen, características o propósito comunicativo.


1.2.1. Organiza la documentación


Origen 20% Identifica el área generadora del documento dentro o fuera de la empresa o el origen del mismo y, además menciona al responsable de dicha área

Identifica el área generadora del documento dentro o fuera de la empresa

No identifica el área generadora del documento dentro y fuera de la empresa

Características 20% Ordena los documentos determinando si son originales o fotocopiados y, además los ordena en función del tipo de documento de que se trate

Ordena los documentos determinando si son originales o fotocopiados

No establece una diferencia entre documentos originales o fotocopiados

Propósito comunicativo

20% Organiza los documentos considerando su propósito comunicativo y, además establece su orden de importancia

Organiza los documentos considerando su propósito comunicativo

No considera el propósito comunicativo del documento para su clasificación

Asignación de claves 20%

Asigna claves alfanuméricas conforme a un sistema de clasificación exhaustivo y mutuamente excluyente, que considere todas las categorías y subcategorías de:

- Origen - Características - Propósito comunicativo - Herramientas de control - Unidades administrativas de origen u destino - Responsables de envío y recepción - Fechas y horas de recepción y envío y,

además dichas claves reflejan la consideración de las áreas de una empresa

Asigna claves alfanuméricas conforme a un sistema de clasificación exhaustivo y mutuamente excluyente, que considere todas las categorías y subcategorías de:

- Origen - Características - Propósito comunicativo - Herramientas de control - Unidades administrativas de

origen u destino - Responsables de envío y

recepción - Fechas y horas de recepción y

envío

- La asignación de claves no corresponde a un sistema específico o dicho sistema no reúne los requisitos de exhaustividad y exclusión mutua o no incluye todas las categorías y subcategorías de:

- Origen - Características - Propósito comunicativo - Herramientas de control - Unidades administrativas de origen

u destino - Responsables de envío y recepción

Fechas y horas de recepción y envío Presentación

física del sistema de organización

20% Presenta los documentos organizados en una carpeta que contiene diferentes legajos en función del orden de clasificación y, además identifica cada legajo con una clave asignada para el efecto

Presenta los documentos organizados en una carpeta que contiene diferentes legajos en función del orden de clasificación

La presentación física de los documentos no refleja su organización

100%






Alumno:



2.1 Opera los registros de recepción, despacho y envío de la documentación mediante codificaciones, formatos y políticas establecidas por la empresa.


2.1.1. Desarrollo de un proceso de gestión de la documentación


Plantillas 10%

Desarrolla las plantillas documentales, formatos o machotes correspondientes a los registro de recepción despacho y envío estableciendo las codificaciones correspondientes y además integra formatos en donde se identifiquen las políticas de una empresa

Desarrolla las plantillas documentales, formatos o machotes correspondientes a los registro de recepción despacho y envío, estableciendo las codificaciones correspondientes.

No desarrolla las plantillas documentales, formatos o machotes correspondientes a los registro de recepción despacho y envío

Recepción 30% Opera la recepción de documentación mediante la asignación de codificaciones en los formatos establecidos para el efecto de acuerdo con las políticas de la empresa y además plantea alternativa de mejora a los formatos de registro

Recibe la documentación mediante la asignación de codificaciones en los formatos establecidos para el efecto de acuerdo con las políticas de la empresa

Recibe la documentación sin desarrollar procedimiento de registro de la misma.

Despacho 30%

Efectúa el despacho de documentación de acuerdo con una clasificación, organización y codificación que dé cuenta de la prioridad del despacho de documentación, determinación del área receptora, asignación de codificaciones de despacho y procedimiento de despacho y, además propone formas para la mejora de dicho procedimiento

Efectúa el despacho de documentación de acuerdo con una clasificación, organización y codificación que dé cuenta de la prioridad del despacho de documentación, determinación del área receptora, asignación de codificaciones de despacho y procedimiento de despacho.

Despacha la documentación aleatoriamente sin considerar clasificación, organización y codificación que dé cuenta de la prioridad del despacho de documentación, determinación del área receptora, asignación de codificaciones de despacho y procedimiento de despacho.

Envío 30%

Realiza el envío de la documentación mediante la aplicación de procedimientos de control del envío, acuses, seguimiento y archivo y, además proporciona ejemplos de documentos enviados por mensajería, entregados directamente al destinatario o a las oficinas de oficialía de partes.

Realiza el envío de la documentación mediante la aplicación de procedimientos de control del envío, acuses, seguimiento y archivo.

Envía la documentación sin recavar acuses u observar algún procedimiento de control del envío

100%




MATRIZ DE VALORACIÓN O RÚBRICA

Siglema: CODO-00 Nombre del Módulo:

Control de documentación Nombre del Alumno:



2.2 Controla el flujo de la documentación en las áreas administrativas de la empresa de acuerdo con técnicas definidas para la actualización periódica de la información.


2.2.1. Diseña un procedimiento de actualización y conservación del flujo de documentación


Control de flujo de documentos

25%

Incluye en el procedimiento un mecanismo de control de flujo de documentos mediante el cual se pueda identificar el estado, situación o lugar en que se encuentra un documento que, además cuenta con la posibilidad de saber dicho estado , situación o lugar precisando días y horas

Incluye en el procedimiento un mecanismo de control de flujo de documentos mediante el cual se pueda identificar el estado, situación o lugar en que se encuentra.

El mecanismo de control es insuficiente para saber el estado, situación o lugar en que se encuentra un documento en proceso

Protección de documentos 25%

Incluye en el procedimiento controles de acceso y resguardo de los documentos por medios tanto mecánicos como informáticos y, además precisa personas o áreas responsables de la autorización de acceso y del resguardo de los documentos

Incluye en el procedimiento controles de acceso y resguardo de los documentos por medios tanto mecánicos como informáticos

El procedimiento definido de actualización y conservación no establece sistemas de protección de documentos ya sea mediante el control del acceso a los mismos o por medio de su resguardo

Actualización 25%

Incluye en el procedimiento mecanismos para la actualización periódica de archivos, estableciendo parámetros temporales de permanencia y flujo, tales como la revisión periódica de manuales, la profesionalización del personal o la vigencia de sistemas de seguridad y, además determina plazos para el envío de documentos a archivo muerto

Incluye en el procedimiento mecanismos para la actualización periódica de archivos, estableciendo parámetros temporales de permanencia y flujo tales como la revisión periódica de manuales, la profesionalización del personal o la vigencia de sistemas de seguridad

La inclusión de mecanismos para la actualización periódica de archivos no establece parámetros relacionados con la permanencia y flujo de documentos

Conservación 25%

Incluye en el procedimiento los mecanismos de conservación de archivos considerando herramientas como guías y formatos y, además proporciona ejemplos de la aplicación de éstos últimos

Incluye en el procedimiento los mecanismos de conservación de archivos considerando herramientas como guías y formatos

Menciona la importancia de realizar mecanismos de conservación de archivos pero no los incluye o no identifica procedimientos para realizarlos

100%

guias control documentacion

Documents