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GUÍA Y PROCEDIMIENTOSsobre la política de recuperación

de costos de la UNESCO y sobre los aspectos presupuestarios

de los proyectos extrapresupuestarios Ofi cina del Presupuesto

Octubre de 2008

3

P r e f a c i o

La presente Guía, confeccionada por la Ofi cina del Presupuesto para ayudar a cuantos participan en la

elaboración, negociación y gestión de proyectos extrapresupuestarios, es fruto de una exhaustiva labor

realizada en la Organización, entre otras cosas mediante un proceso de consulta con los Estados Miembros,

las comisiones nacionales para la UNESCO y funcionarios de la Organización y en el sistema de las Naciones

Unidas, pues en ella se tienen en cuenta los resultados de un empeño conjunto de coordinación y armonización

entre las organizaciones del sistema dirigido por la Ofi cina del Presupuesto de la UNESCO.

Previa aprobación del Director General, la guía se hizo pública en la Circular Administrativa 2318 de 12

de septiembre de 2008. Se actualizará y perfeccionará gradualmente teniendo en cuenta los estudios que

estamos llevando a cabo en el marco de la política de recuperación de costos, tras el estudio sobre la

medición de los costos de la UNESCO y cuantos comentarios u observaciones podamos recibir. Esta guía

también se podrá ir modifi cando en función de la propia evolución de las estrategias y políticas de la UNESCO

y del proceso de armonización actualmente en marcha en el sistema de las Naciones Unidas.

Esperamos que esta guía ayude a entender mejor la política de recuperación de costos de la UNESCO y

constituya una herramienta útil durante el ciclo completo de los proyectos extrapresupuestarios.

Yolande Valle

Directora

Ofi cina del Presupuesto

5

Í N D I C E

INTRODUCCIÓN 7

FASE 1: PREPARACIÓN Y APROBACIÓN DE PROPUESTAS DE PRESUPUESTOS DE PROYECTOS 11PREPARACIÓN DE LA PROPUESTA DE PROYECTO 12

PREPARACIÓN DEL PRESUPUESTO DE UN PROYECTO 12

APROBACIÓN DEL DOCUMENTO DE PRESUPUESTO 17

FASE 2: EJECUCIÓN DEL PROYECTO 19CREACIÓN DEL CÓDIGO DEL PROYECTO 20

DISPONIBILIDAD DE FONDOS 20

HABILITACIÓN DE LOS CRÉDITOS DEL PRESUPUESTO ANUAL 20

FONDOS PARA PROYECTOS RECIBIDOS EN CUENTAS DE OFICINAS FUERA DE LA SEDE 21

IMPUTACIÓN DE LOS GASTOS 21

TRATAMIENTO DE LOS INTERESES 21

REEMBOLSO AL PROGRAMA ORDINARIO DE RECURSOS PRESUPUESTADOS Y UTILIZADOS EN

LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO 22

REVISIONES DEL PRESUPUESTO 22

FASE 3: TERMINACIÓN DEL PROYECTO 23

ANEXOS 25 ANEXO I: EXPLICACIÓN DE LOS ELEMENTOS DE LOS COSTOS 26

ANEXO II: CÓMO PREPARAR UNA PROPUESTA DE PRESUPUESTO PARA UN PROYECTO

EXTRAPRESUPUESTARIO: UN EJEMPLO 40

ANEXO III: COSTOS ESTÁNDAR Y OTROS DOCUMENTOS ÚTILES 42

ANEXO IV: FORMULARIO DE SOLICITUD DE REVISIÓN DEL PRESUPUESTO 43

ANEXO V: CERTIFICADO DEL TIEMPO DEDICADO AL PROYECTO 44

ANEXO VI: SOLICITUD DE CREACIÓN DE COMPROBANTE DE DIARIO - DEBERÁ PRESENTARSE A BOC 45

ANEXO VII: REGLAMENTO FINANCIERO DE LA CUENTA ESPECIAL PARA LA RECUPERACIÓN DE LOS GASTOS

DE PERSONAL Y OTROS COSTOS DE LOS PROYECTOS EXTRAPRESUPUESTARIOS 46

ANEXO VIII: REGLAMENTO FINANCIERO DE LA CUENTA ESPECIAL PARA LA RECUPERACIÓN DE LOS GASTOS

DE SEGURIDAD DE LOS PROYECTOS EXTRAPRESUPUESTARIOS 48

ANEXO IX: COSTOS POR PERSONA EN 2008 DEL DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD DE LAS NACIONES

UNIDAS (UNDSS) Y SEGURO CONTRA DAÑOS CAUSADOS POR ACTOS INTERNACIONALES (MAIP) 50

GLOSARIO 51

ÍNDICE ANALÍTICO 53

7

I N T R O D U C C I Ó N

En esta guía se describen los distintos aspectos del presupuesto de los proyectos extrapresupuestarios

en todas las etapas del ciclo de vida de un proyecto, haciendo especial hincapié en la forma de elaborar

presupuestos completos. El presupuesto de un proyecto es sencillamente una estimación de los fondos y

recursos necesarios para ejecutar las actividades del proyecto a fi n de alcanzar sus objetivos generales. Desde

este punto de vista, para la aplicación efi caz de los proyectos extrapresupuestarios resulta indispensable

preparar propuestas de proyecto que incluyan presupuestos completos, ya que una estimación incompleta

podría menoscabar la capacidad de la Organización para alcanzar los resultados previstos o bien hacer

necesario solicitar al donante más fondos o detraer éstos del Programa Ordinario.

Por ejemplo, de una serie de estudios recientes se desprende que no todos los costos vinculados a la ejecución

de proyectos extrapresupuestarios han sido imputados sistemáticamente al correspondiente proyecto, sino

que durante años algunos se han sufragado en parte con cargo al Programa Ordinario. Este proceder resulta

insostenible por varias razones: en primer lugar, porque genera una situación en la que se subestiman los

costos de los proyectos extrapresupuestarios y se sobreestiman los del Programa Ordinario, lo que puede

llevar a pensar, erróneamente, que la gestión de los primeros es más efi ciente que la del Programa Ordinario.

Ello, a su vez, puede hacer que los proyectos extrapresupuestarios resulten más atractivos para los donantes

y, a largo plazo, poner en peligro la fi nanciación del Programa Ordinario de la Organización.

Confi rmando esos pronósticos, las tendencias registradas en la UNESCO evidencian un notable incremento

de los recursos extrapresupuestarios a lo largo de los años, a la vez que el presupuesto del Programa Ordinario

permanecía relativamente estable o disminuía en términos reales. En tales circunstancias resulta aún más

difícil seguir costeando parte de los proyectos extrapresupuestarios con cargo al Programa Ordinario.

Otras organizaciones de las Naciones Unidas han conocido problemas similares. Ante tal situación, el Comité

de Alto Nivel sobre Gestión ( HLCM) para las organizaciones de las Naciones Unidas creó en 2003 un grupo

de trabajo sobre “Gastos de apoyo a las actividades extrapresupuestarias”, que, bajo la presidencia del

Director de la Ofi cina del Presupuesto ( BB) de la UNESCO, tenía por cometido básico elaborar unos principios

comunes para la recuperación de costos y compensar así equitativamente a los organismos por sus gastos de

apoyo y lograr que los recursos del Programa Ordinario se destinaran en menor medida a subsidiar actividades

extrapresupuestarias. A partir de las conclusiones de aquel primer grupo de trabajo, el HLCM determinó que,

de los tres tipos de costos en que suelen incurrir las organizaciones de las Naciones Unidas (estos son: costos

directos, costos indirectos variables y costos indirectos fi jos), los derivados de la ejecución de actividades

extrapresupuestarias (es decir, los costos directos y los costos indirectos variables) debían ser imputados

sistemáticamente a los proyectos. En 2007, el grupo de trabajo del HLCM fue reactivado, nuevamente bajo

la dirección de la UNESCO, en un esfuerzo por armonizar las políticas de recuperación de costos dentro del

sistema de las Naciones Unidas en el contexto de la iniciativa “Unidos en la acción”. Sus conclusiones más

recientes (relativas, entre otras cosas, al trabajo de armonización de los coefi cientes de gastos de apoyo para

los países piloto de esa iniciativa, los fondos fi duciarios alimentados por varios donantes y los programas

conjuntos de las Naciones Unidas) han sido incorporadas a esta versión de la guía. Como aún está en marcha

8

el examen de las “políticas de recuperación de costos”, esta guía aprobada se irá actualizando en función de

la evolución de esta cuestión en la UNESCO y en el sistema de las Naciones Unidas en general.

Con la presente guía se desea proporcionar información sobre la manera de preparar propuestas de

presupuesto completas utilizando los principios del HLCM y las técnicas de presupuestación basada en

los resultados. También se expone aquí el concepto de “recuperación de costos”, elaborado con la idea

de ayudar a contener la carga fi nanciera que supone para el Programa Ordinario la ejecución de proyectos

extrapresupuestarios.

En esta guía, en suma, se reafi rman dos principios: primero, que todos los gastos necesarios para ejecutar correctamente un proyecto extrapresupuestario deben fi gurar en su presupuesto y serle imputados; segundo, que cuando para ejecutar un proyecto extrapresupuestario se utilicen recursos del Programa Ordinario, es preciso devolver a éste el importe correspondiente.

En el siguiente cuadro se presentan las defi niciones formuladas por el HLCM de “ costos directos”, “costos

indirectos variables” y “costos indirectos fi jos”, y se resume la política de recuperación de costos de la

UNESCO defi nida con arreglo a esos principios.

9

Tipo de costos

Defi nición del HLCM Política en la UNESCO Ejemplos

Gastos o costos directos

Defi nición: Los gastos realizados en

el marco del proyecto que pueden

atribuirse en su totalidad a un proyecto

en concreto.

Estos costos deben imputarse directamente al proyecto. Por consiguiente, en

las propuestas de presupuesto deben reservarse partidas específi cas para

cubrirlos, a fi n de garantizar que haya fondos sufi cientes cuando se efectúe el

gasto en cuestión.

Cuando se utilicen recursos del Programa Ordinario para ejecutar el proyecto,

los costos directos también deben estar previstos en el presupuesto del proyecto

y serle imputados. En esta guía se ofrece información complementaria para esos

casos y se describe brevemente el mecanismo mediante el cual los recursos

utilizados se reembolsan al Programa Ordinario.

Son los costos correspondientes

a:

� personal;

� viajes;

� subcontratos;

� formación, seminarios y

reuniones;

� preparación de informes;

� equipo y locales del

proyecto; y

� cualquier otro insumo

necesario para alcanzar

los objetivos del proyecto.

Gastos o costos indirectos variables

Defi nición: Los costos indirectos variables,

que suelen denominarse “ gastos de

apoyo”, son aquellos en que incurre la

Organización como consecuencia de

los proyectos y en su apoyo. No pueden

atribuirse con facilidad directamente a un

proyecto en concreto.

El HLCM decidió que los proyectos

extrapresupuestarios sufragaran, de

un modo u otro, los costos de este tipo

que se generen, ya sea en forma de

contribución porcentual o incluso como

uno de los componentes de los costos

directos del proyecto.

En la actualidad la UNESCO recupera estos costos aplicando un coefi ciente de

gastos de apoyo al programa (esto es, un porcentaje del gasto total del proyecto).

Los coefi cientes más comunes son:

� 13% - coefi ciente normal;

� 8% - equipo;

� 10% - cuentas especiales fi nanciadas por donantes;

� 7% - proyectos en los países piloto de “Unidos en la Acción”, fondos

fi duciarios alimentados por varios donantes y programas conjuntos de

las Naciones Unidas (siempre y cuando los costos que normalmente se habrían sufragado por medio del coefi ciente de gastos de apoyo sean imputados como costos directos del proyecto);

� importe mínimo fi jo: 6.500 dólares – en el caso de proyectos pequeños

(50.000 dólares o menos).

Modifi caciones del coefi ciente de gastos de apoyo

Sólo se podrá modifi car o dejar en suspenso el coefi ciente normal cuando se

reciba del Director General una exención a tal efecto, antes de que se apruebe

el documento de proyecto. Las solicitudes de exención deben ser presentadas

por conducto de ERC/CFS y BB. Al cursar tal petición, la unidad solicitante

debe:

� acreditar, cuando sea posible, que la exención es necesaria;

� demostrar ante BB que los costos que normalmente se habrían sufragado

mediante el coefi ciente de gastos de apoyo fi guran en el presupuesto del

proyecto como costos directos;

� disponer de una cuenta FITOCA equilibrada antes de solicitar la exención (esto

es, la unidad solicitante debe haber generado los sufi cientes ingresos en la

cuenta como para cubrir los puestos correspondientes, si los hubiera).

Utilización de los fondos para gastos de apoyo al programa (Cuenta de Gastos

Generales de los Fondos Fiduciarios [FITOCA])

Dado que el coefi ciente más elevado que aplica la UNESCO actualmente -esto es,

el 13%- no alcanza para cubrir adecuadamente sus costos indirectos variables, la

política de recuperación de costos de la Organización establece que este coefi ciente

cubre únicamente los costos de los servicios que hayan prestado los servicios

centrales de la Sede (por ejemplo, ERC, BOC, BB, etc.) o las unidades administrativas

de las ofi cinas fuera de la Sede. Todos los demás costos del proyecto deben serle

imputados directamente.

Cuando se apliquen los coefi cientes normales de gastos de apoyo, los ingresos

generados (FITOCA) se repartirán entre los servicios centrales de la Sede y la ofi cina

sobre el terreno ejecutante (en el caso de los proyectos descentralizados) para cubrir

los gastos de apoyo de su correspondiente unidad administrativa. Obsérvese que, a

estos efectos, los institutos no son considerados ofi cinas fuera de la Sede.

Si se aplica un coefi ciente inferior al normal, no se distribuirán a la unidad

ejecutante los ingresos generados, ya que se retendrán para cubrir los gastos

de apoyo de los servicios centrales de la Sede.

Un reciente estudio de las

organizaciones del sistema de

las Naciones Unidas (2007)

puso de manifi esto que más

del 50% de los organismos

analizados utilizaban el

coefi ciente de gastos de apoyo

para cubrir los siguientes

servicios:

� apoyo a las compras (por

ejemplo, por parte de la

ofi cina administrativa);

� preparación y seguimiento

de presupuestos;

� mantenimiento de las

cuentas de los proyectos;

� supervisión no técnica;

� identifi cación del

personal;

� servicios de compra;

� control de los gastos del

proyecto;

� recepción y desembolso

de fondos;

� preparación de

propuestas a los

donantes;

� negociación de acuerdos;

� contratación y servicios

de recursos humanos;

� informes fi nancieros;

� apoyo a auditorías

externas y/o internas, etc.

Gastos o costos indirectos fi jos

Defi nición: Los costos indirectos fi jos

son los realizados por la organización

con independencia del alcance y la

envergadura de sus actividades y que

no pueden atribuirse directamente a un

proyecto en concreto.

Estos costos deben seguir sufragándose con los recursos del Presupuesto

Ordinario.

Los costos de este tipo

corresponden al personal

directivo y los órganos

estatutarios que no están

relacionados directamente con

la prestación de servicios.

P R E P A R A C I Ó N Y A P R O B A C I Ó N D E P R O P U E S T A S D E P R E S U P U E S T O S D E P R O Y E C T O S

12FA

SE

1

P r e p a r a c i ó n d e l a p r o p u e s t a d e p r o y e c t o

La preparación de una propuesta de proyecto

requiere por lo menos dos elementos principales: los

detalles programáticos del proyecto y el presupuesto

del proyecto, que en principio fi guran en el(los)

documento(s) de proyecto. Cabe señalar que la

presente guía se centra en los presupuestos de los

proyectos extrapresupuestarios y que sólo se hará en

ella una breve mención del contenido programático

de los proyectos, en la medida en que esté vinculado

al proceso de preparación del presupuesto. Para

obtener más información sobre la preparación de los

documentos de proyecto que no sean de carácter

presupuestario y los acuerdos necesarios para la

propuesta de proyecto, sírvanse contactar a la División

de Cooperación con las Fuentes de Financiación

Extrapresupuestaria ( ERC/CFS) o consultar el

documento “Actividades extrapresupuestarias

de la UNESCO: Guía práctica”, disponible en el

sitio Intranet del Sector de Relaciones Exteriores y

Cooperación (ERC), y el Cuadro de delegación de

autoridad y rendición de cuentas para las actividades

extrapresupuestarias de la UNESCO, en la circular

administrativa Nº 2285.

P r e p a r a c i ó n d e l p r e s u p u e s t o d e u n p r o y e c t o

Las técnicas presupuestarias descritas en esta

guía se basan en los principios de recuperación

de costos del Comité de Alto Nivel sobre Gestión

( HLCM) y, en la medida de lo posible, en el concepto

de presupuestación basada en los resultados.

Muchos de los elementos necesarios para elaborar

el presupuesto de un proyecto valiéndose de esos

principios fi guran en el documento de proyecto. Este

último es el elemento fundamental de la propuesta de

proyecto y puede contener la siguiente información:

� objetivos globales del proyecto;

� propósitos inmediatos y a corto plazo del

proyecto;

� principales actividades;

� productos y resultados que deben conseguirse;

� principales insumos para el proyecto;

� factores externos que deben tenerse en

cuenta;

� consideraciones especiales; y

� calendario y modalidades de examen, informes

y evaluación.

Las defi niciones y los principios del Comité de Alto

Nivel sobre Gestión ( HLCM) se reseñaron en la

sección anterior, por lo que aquí no los repetiremos.

En cambio, el concepto de presupuestación basada

en los resultados puede resumirse de la siguiente

manera: partiendo de los objetivos globales del

proyecto, el ofi cial de proyectos expone sucintamente

los propósitos inmediatos y a corto plazo del

proyecto, tras lo cual determina las actividades y los

correspondientes productos y resultados previstos,

necesarios para alcanzar los propósitos a corto

plazo. Una vez defi nidas las actividades, el ofi cial

de proyectos puede preparar una lista detallada

de los insumos necesarios para su ejecución. Por

último, basándose en esa lista, se puede preparar el

presupuesto del proyecto sencillamente calculando

los costos correspondientes a los distintos insumos.

Cabe recordar que, de conformidad con la política

aprobada de recuperación de costos, todos los insumos necesarios para ejecutar un proyecto (ya se consideren gastos directos o gastos indirectos variables) deben preverse en la propuesta de presupuesto del proyecto1. En la sección siguiente

se indican los pasos a seguir para preparar una

propuesta de presupuesto de proyecto; de ser

1 Esto es coherente con las conclusiones del HLCM, así como con el punto 545.6 (a) del Manual Administrativo en el que se menciona que el presupuesto del proyecto deberá refl ejar la totalidad de los costos directos del proyecto, así como los gastos de apoyo.

Objetivos globales del programa

Propósitos inmediatos a corto plazo: necesa-rios para alcanzar los objetivos globales del programa

Actividades, productos y resultados previstos: para lograr los propósitos a corto plazo

Insumos: necesarios para realizar las actividades y obtener los resultados previstos, etc.

Presupuesto: = insumos x costos

Insumos x costos unitarios

Insumos x costos unitarios

13

FAS

E 1

PREPARACIÓN DE UN PRESUPUESTO UTILIZANDO LOS PRINCIPIOS DE LA PRESUPUESTACIÓN BASADA EN LOS RESULTADOS

Objetivos globales

del programa

Propósito a corto plazo 1

Propósito a corto plazo 2

Actividad 1.1, Productos y resultados previstos




Insumo 1.1.1

Insumo1.1.2

Insumo1.2.1

Insumo2.1.1

Insumo2.1.2

Insumo2.2.1

Insumo2.2.2

Insumos generales (por ej., gastos varios, etc.)

Presupuesto del plan de trabajo

En el diagrama que fi gura a continuación se resume el mencionado proceso.

14FA

SE

1

necesario, la Ofi cina del Presupuesto (BB) puede

prestar asistencia individualmente a los ofi ciales de

proyectos en la preparación de las propuestas.

Como puede verse en el diagrama de fl ujo supra,

los principales elementos que se precisan para

preparar el presupuesto son las actividades del

proyecto y los insumos. No obstante, en el pasado

hemos observado con frecuencia que, si bien las

actividades y los resultados previstos se exponían

en detalle, no se solía prestar la debida atención

a los insumos necesarios para ejecutar dichas

actividades. En esos casos se corre el riesgo de

omitir o no presupuestar correctamente insumos

importantes, necesarios para la ejecución del

proyecto, lo que a su vez puede menoscabar

la capacidad de la Organización para alcanzar

los resultados previstos. Ante esta situación la

presente guía está encaminada a:

� ayudar a los ofi ciales de proyectos a determinar

los insumos necesarios para realizar sus

actividades y obtener los resultados previstos;

y

� ayudarlos a evaluar mejor los costos de los

insumos en la preparación del presupuesto.

Determinación de los insumos de los proyectos

Para facilitar la determinación de los insumos

necesarios para la ejecución de un proyecto,

convendría que el ofi cial de proyectos tuviera en

cuenta las indicaciones siguientes al defi nir cada una

de las actividades del proyecto:

Punto Indicación útil

Descripción clara de la

actividad

Ayuda a determinar los

distintos tipos de insumos

necesarios para llevar a buen

término la actividad.

Persona(s)/unidad(es)

responsable(s)

Ayuda a determinar las

necesidades de personal.

Calendario o duración de la

actividad (particularmente

importante para los proyectos

plurianuales)

Ayuda a determinar el plazo

dentro del cual se necesita

cada insumo.

Una vez defi nidas en detalle las actividades del

proyecto, como se acaba de indicar, el ofi cial del

proyecto debería determinar los insumos o recursos

necesarios para la ejecución de cada actividad y del

proyecto en general. Recuérdese que no hay que

pasar por alto insumos importantes como:

� El tiempo durante el cual personal de la

Organización cuyos servicios se fi nancian con

cargo al Programa Ordinario debe trabajar en

el proyecto (p. ej ., para supervisar el proyecto,

preparar los contratos y supervisar a los

consultores, etc.);

� El tiempo durante el cual personal de apoyo de

la Organización debe trabajar en el proyecto;

� El costo de los informes (especialmente, los

informes no estándar);

� El costo de los servicios del PNUD;

� Los gastos en telecomunicaciones;

� Los servicios públicos;

� Los gastos de auditoría y evaluación;

� Los gastos de seguridad, etc.

Además del costo de los insumos correspondientes

a cada actividad, habrá que prever los insumos

necesarios para el proyecto en general, que a menudo

entran en la categoría de “varios”.

La asignación de costos a los insumos

Una vez determinados los insumos específi cos

de cada actividad y los insumos varios, se puede

determinar el presupuesto global del proyecto

asignando costos a los insumos. En el Anexo I se dan

explicaciones sobre los distintos tipos de insumos y

los posibles métodos de cálculo de los costos de esos

elementos para llegar a un presupuesto del proyecto.

Como regla general, los insumos se presupuestan

utilizando uno de los dos métodos siguientes:

� Estimaciones de los costos reales cuando

existan. En el caso de algunos tipos de insumos,

se pueden solicitar estimaciones de sus costos

reales a la división competente de la Sede,

p. ej., los nombramientos de duración limitada

(ALD) y los contratos de supernumerarios y

15

FAS

E 1

los servicios de traducción y documentación.

En otros casos, se puede utilizar presupuestos

estimativos para dar una indicación de los

costos actuales de una actividad. El ofi cial

de proyectos puede añadir entonces a esa

estimación una cantidad para tener en cuenta

la infl ación prevista, cuantía que dependerá de

la antelación con que se prepare el presupuesto

antes de la fecha prevista para el comienzo del

proyecto. Cuando se utilicen estimaciones, habrá

que documentar debidamente los cálculos en

que se basen y tenerlas a disposición por si BB

desease examinarlas.

� Costos estándar: en cuanto a algunos elementos

de los costos (p. ej., los gastos de personal de

la Organización, etc.), es mejor y resulta más

fácil utilizar costos estándar a efectos de la

presupuestación.

Como indicaciones suplementarias, en el Anexo II se

da un ejemplo práctico de cómo determinar insumos

y calcular su costo utilizando el proceso antes

expuesto y en el Anexo III, una lista de documentos

que contienen información útil para elaborar

presupuestos de proyectos.

El presupuesto del proyecto

Una vez calculados los costos de los insumos

del proyecto, se pasa a resumir las necesidades

presupuestarias en el “ plan de trabajo del

presupuesto estándar” (véanse los Cuadros I y

II infra). El plan de trabajo del presupuesto está

dividido en dos secciones: a) las descripciones

de los principales elementos de los costos, y b) el

desglose del presupuesto por años. La descripción

de los elementos de los costos consta de los rubros

presupuestarios, los grupos de elementos de los

costos, los grupos de subelementos de los costos

y el texto descriptivo propiamente dicho. Para

comprender mejor el cuadro del plan de trabajo,

vamos a examinar a continuación uno por uno los

principales elementos.

El rubro presupuestario (numerado 10, 20, 30,

40, etc.): es el nivel más elevado del desglose del

presupuesto; corresponde a la suma de los elementos

inferiores a él. La Ofi cina del Presupuesto asigna el

presupuesto del proyecto y ejerce su función de

control presupuestario en este nivel. Además, los

informes fi nancieros estándar también se agrupan a

nivel de los rubros presupuestarios.

Los grupos de elementos de los costos y los grupos de subelementos de los costos son desgloses más

afi nados de los rubros presupuestarios. Desde la

perspectiva de la presupuestación, es mejor calcular

los presupuestos al nivel más bajo posible (es decir,

el de los subelementos de los costos) para obtener

las cifras globales de los rubros presupuestarios. Así

pues, a efectos de la presupuestación interna se debe

emplear el “ Plan de trabajo del presupuesto estándar

detallado” (Cuadro I), que deberá comunicarse a BB

para que lo examine.

No obstante, como el control presupuestario y

los informes fi nancieros de los informes estándar

sólo existen a nivel de los rubros presupuestarios,

proponemos que los Sectores y las Ofi cinas utilicen el

“Plan de trabajo del presupuesto estándar” (Cuadro II)

cuando soliciten la aprobación del donante. De esta

manera, la unidad ejecutante tendrá más fl exibilidad

para utilizar los fondos. Ahora bien, si el donante

pidiese presupuestos más detallados con un control

presupuestario e informaciones fi nancieras más

afi nados (es decir, con más pormenores) habría que

ponerse en contacto con BB y BOC antes de someter

el presupuesto a la aprobación, para determinar los

costos suplementarios de ese control y esos informes

más detallados.

Hay que proporcionar un desglose del presupuesto por cada año de vida del proyecto así como una cifra

total correspondiente a cada elemento de los costos

durante todo el ciclo del proyecto. La Ofi cina del

Presupuesto necesita esa información para asignar

el presupuesto del proyecto y habilitar los créditos

correspondientes. Más adelante fi guran detalles

suplementarios sobre estas cuestiones.

16FA

SE

1

Cuadro I: Plan de trabajo del presupuesto estándar detallado

Descripciones de los elementos de los costos Año 1

Año 2

Año 3

Año 4

Total

Rubro presupuestario

Grupo de elementos de los costos

Grupo de subelementos de los costos

Descripción

(10) Personal

(10’) Gastos de viajes

(10.00’) Viajes reglamentarios

(10.10’) Misiones

(11) Expertos internacionales

(11.00) Expertos internacionales

(11.20) Expertos de la Organización

(12) Consultores2

(13) Personal de apoyo administrativo y técnico

(13.00) Personal administrativo y técnico

(13.20) Personal de apoyo (de la Organización)

(13.30) Cargas sociales del personal temporal del Cuadro Orgánico

(14) Voluntarios de las Naciones Unidas

(17) Expertos nacionales

(20) Subcontratos

(30) Formación, seminarios y reuniones

(31) Becas

(32) Otras actividades de formación, seminarios y reuniones

(40) Equipo

(50) Varios

(52) Presentación de informes

(53) Otros gastos

(54) Telecomunicaciones

(55) Servicios públicos

(56) Cargas fi nancieras

(57) Auditoría y evaluación

(58) Traducción y documentación

(59) Gastos de seguridad

Subtotal – Gastos directos

(80) Gastos de apoyo

TOTAL

Cuadro II : Plan de trabajo del presupuesto estándar

Descripción del elemento de los costos Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Total

(10) Personal

(10’) Gastos de viaje

(11) Expertos y consultores internacionales

(13) Personal de apoyo administrativo y técnico


(17) Expertos nacionales

(20) Subcontratos

(30) Capacitación, seminarios y reuniones

(40) Equipo

(50) Varios

Subtotal – Gastos directos


TOTAL

2 Obsérvese que, por motivos técnicos, recientemente se ha creado una partida presupuestaria aparte (la 12) para los consultores, como puede verse en el Cuadro I. Ahora bien, en el plan de trabajo del presupuesto estándar (Cuadro II) que se debe utilizar para obtener la aprobación del donante, hemos mantenido la Partida (11) para los expertos y consultores internacionales, por ser más cómodo para las unidades responsables de la ejecución, ya que mantiene el mismo grado de fl exibilidad en la utilización de los fondos que antes de que se creara la nueva partida presupuestaria.

17

FAS

E 1

A p r o b a c i ó n d e l d o c u m e n t o d e p r e s u p u e s t o

Una vez preparadas las propuestas de presupuesto

y de proyecto, se envían a ERC/CFS y a BB para

dictamen o verifi cación. Cuando a esos efectos

no se usan los acuerdos de proyecto estándar, los

documentos deben ser examinados además por

la Ofi cina de Normas Internacionales y Asuntos

Jurídicos (LA) y la Ofi cina del Contralor ( BOC). Una

vez fi nalizado el proceso de verifi cación interna, las

propuestas de proyecto y de presupuesto pueden ser

transmitidas al donante para su aprobación y fi rma.

Si, tras las consultas iniciales con el donante, hubiese

que efectuar modifi caciones de importancia en el

presupuesto, se informará al respecto a la Ofi cina del

Presupuesto.

E J E C U C I Ó N D E L P R O Y E C T O

20FA

SE

2

C r e a c i ó n d e l c ó d i g o d e l p r o y e c t o

Una vez fi rmado el acuerdo sobre el proyecto,

ERC/ CFS pide a BB que cree el código presupuestario

del proyecto. Para que BB pueda crear el código

presupuestario a su debido tiempo, junto con

esa solicitud hay que presentar los documentos

siguientes:

� Copia del acuerdo con el donante fi rmado3;

� Copia del plan de operaciones fi rmado4 (de

haberlo); y

� Copia del presupuesto aprobado, con el

desglose del presupuesto total por rubros

presupuestarios.

D i s p o n i b i l i d a d d e f o n d o s

Después de que el donante aprueba el proyecto, los

fondos deben ser transferidos a una cuenta de la

UNESCO o ponerse a disposición para que se utilicen

conforme al calendario de pagos del acuerdo sobre

el proyecto. La UNESCO puede recibir los fondos

de distintas maneras. Algunos grandes donantes

cuentan con fondos generales para fi nanciar sus

proyectos con cargo a fondos fi duciarios. Una vez

que esos donantes aprueban proyectos específi cos,

el acuerdo con el donante fi rmado sirve a BOC de

autorización para transferir las cuantías convenidas

del fondo general al código presupuestario de ese

proyecto.

Si un donante determinado no dispone de un fondo

general, ERC/CFS se pone en contacto con el donante

una vez fi rmados los documentos necesarios (p. ej.,

el acuerdo con el donante, el plan de operaciones,

etc.) y pide que se transfi eran los fondos a la

UNESCO conforme al calendario de pagos convenido.

Normalmente, los fondos se transfi eren a la cuenta

bancaria de la Sede de la UNESCO en dólares de

los Estados Unidos o en euros. Los fondos recibidos

en otras monedas son convertidos en dólares de los

Estados Unidos o en euros por el banco aplicando

el tipo de cambio operacional de las Naciones

Unidas o el tipo de cambio del mercado en la fecha

de la transacción. Una vez recibidos los fondos,

BOC prepara un acuse de depósito de fondos que

transmite a la unidad encargada de la ejecución y

a BB.

H a b i l i t a c i ó n d e l o s c r é d i t o s d e l p r e s u p u e s t o a n u a l

Una vez recibidos los fondos, BB puede habilitar los

créditos conforme al plan de trabajo. La habilitación

de créditos es la autorización ofi cial para que la unidad

encargada de la ejecución utilice los fondos. El sector

Aprobación del acuerdo o

del presupuesto del proyecto

ERC/CFS pide a BB que cree el código presupuestario

del proyecto y que asigne el presu-

puesto total

BB crea el código

presupuestario del proyecto

y hace la asignación

presupuestaria

BOC confi rma que se han reci-bido los fondos y los acredita al código pre-

supuestario del proyecto

El ofi cial de proyectos

proporciona a BB el desglose del plan de tra-bajo del año

en curso

BB habilita los créditos

correspondientes al año conforme

al plan de trabajo anual

El ofi cial de proyectos puede

empezar a gastar los fondos asignados a la ejecución del

proyecto

El procedimiento puede resumirse del modo siguiente:

3 Véase en el Apéndice 5M del Manual Administrativo un Acuerdo general modelo para acuerdos de fondos fi duciarios con un país donante y en el apéndice 5N una Carta modelo para un acuerdo sobre un proyecto de fondos fi duciarios con un donante. Para proyectos de otros tipos, sírvanse solicitar los acuerdos modelo pertinentes a ERC/CFS.

4 Véase en el Apéndice 5P del Manual Administrativo un Plan de operación modelo para un proyecto con cargo a fondos fi duciarios. Para proyectos de otros tipos, sírvanse solicitar el correspondiente formulario de plan de operaciones a ERC/CFS.

21

FAS

E 2

o la ofi cina fuera de la Sede quedan autorizados a

iniciar la ejecución del proyecto sólo después de las

habilitaciones de créditos, las cuales se efectúan

con carácter anual para el presupuesto total del año.

Las habilitaciones de créditos anuales no aparecen

desglosadas por rubros presupuestarios.

F o n d o s p a r a p r o y e c t o s r e c i b i d o s e n c u e n t a s d e o f i c i n a s f u e r a d e l a S e d e

Cuando los proyectos son iniciados en ofi cinas fuera

de la Sede de la UNESCO y los fondos se reciben en

el lugar en la cuenta bancaria de la ofi cina fuera de

la Sede, el proceso de recepción de los fondos puede

cambiar ligeramente.

Teóricamente, se deben dar instrucciones al donante

para que transfi era los fondos convenidos a la cuenta

de la UNESCO administrada por la Sede. Ahora

bien, si el donante prefi ere otra solución (p. ej.,

para evitar el riesgo de fl uctuaciones monetarias,

etc.), se pueden transferir los fondos a las cuentas

de la ofi cina fuera de la Sede siempre y cuando la ofi cina obtenga la aprobación previa de la Sección de Tesorería ( BOC/TRS). Una vez recibidos los fondos, la

ofi cina fuera de la Sede debe notifi carlo a BOC, BB

y ERC/CFS, presentar el plan de trabajo anual del

presupuesto y pedir a BB que efectúe la habilitación

de créditos necesaria. Hasta que BB no haya hecho la habilitación de créditos, la ofi cina fuera de la Sede no puede empezar a utilizar los fondos.

I m p u t a c i ó n d e l o s g a s t o s

Durante la ejecución del proyecto, los gastos del

proyecto se ingresan en el Sistema Financiero y

Presupuestario de la UNESCO ( FABS); normalmente

lo hace la unidad administrativa del sector o la ofi cina

fuera de la Sede que se encarga de la ejecución

o BOC. La información que se puede hallar en

FABS sobre cada partida de gastos comprende la

descripción del gasto, la cuantía en la moneda local

y su equivalente en dólares de los Estados Unidos, la

fecha, la fecha de ingreso del documento, el código

presupuestario del proyecto y la cuenta del Libro

Mayor General correspondiente a la índole del gasto.

La información ingresada en FABS sirve de base a

los informes fi nancieros que prepara BOC para el

donante y con fi nes de auditoría. Por esta razón se

debe prestar atención a la exactitud de la información

ingresada en FABS y a los rubros en que se registran

los gastos.

Según el Reglamento de Administración Financiera

de la UNESCO, la unidad administrativa del sector

o la ofi cina fuera de la Sede que se encarga de la

ejecución debe conservar además los comprobantes

de los pagos y los justifi cativos de los gastos de los

proyectos como parte integrante de la contabilidad

ofi cial de la Organización.

T r a t a m i e n t o d e l o s i n t e r e s e s

De conformidad con el punto 545.20 del Manual

Administrativo, en principio no se abona interés

alguno sobre las sumas confi adas a la Organización.

No obstante, siempre que sea posible, la UNESCO

invierte los fondos excedentarios temporalmente en

depósitos a breve plazo que devenguen intereses por

cuenta de la fuente de fi nanciación. Salvo indicación

en contrario en el acuerdo con el donante, dos terceras

partes de los intereses devengados se acreditarán a

la cuenta del proyecto o la cuenta general establecida

con el donante de que se trate, de conformidad con

la cláusula 9.6 del Reglamento de Administración

Financiera y la práctica de la UNESCO. Los intereses

acreditados serán de propiedad del donante. Previa

solicitud, los intereses se devolverán al donante, que

a propuesta de la UNESCO también podrá aprobar

la utilización de los intereses en el proyecto de

que se trate o en otras actividades. Normalmente,

no se acreditará ningún interés a las cuentas de

proyectos o fondos generales con saldos inferiores

22FA

SE

2

a 50.000 dólares de los Estados Unidos en un mes

determinado. Los intereses devengados por encima

de los abonados a los donantes se acreditarán en la

Cuenta de Gastos Generales de los Fondos Fiduciarios

(FITOCA) y se los considerarán comisiones de

administración y gestión.

Reembolso al Programa Ordinario de recursos presupuestados y ut i l izados en la ejecución del proyecto

Además de explicaciones detalladas sobre los

elementos de los costos, el Anexo I contiene

información sobre el mecanismo para reembolsar a

los sectores o las ofi cinas cuando se utilizan recursos

del Presupuesto Ordinario para ejecutar un proyecto

extrapresupuestario. Se dedica especial atención

a los costos del personal de la Organización, la

seguridad, la documentación, la traducción, las

comunicaciones, los envíos postales y los servicios

administrativos prestados por las ofi cinas fuera de la

Sede. Respecto de cada uno de los elementos de los

costos, en el Anexo I se indica la índole del gasto, cómo

presupuestar o calcular el costo, se dan ejemplos

de la documentación que debe conservarse para

dejar constancia y, cuando procede, el mecanismo

mediante el cual los recursos del Programa Ordinario

utilizados para ejecutar un proyecto pueden

recuperarse del proyecto extrapresupuestario. Sólo

se efectuarán reembolsos de este tipo al Programa

Ordinario si los costos o las actividades fueron

presupuestados inicialmente.

R e v i s i o n e s d e l p r e s u p u e s t o

Como el presupuesto es una estimación que se

prepara antes de que se inicie un proyecto, puede

ser preciso revisarlo a medida que se ejecuta el

proyecto. El presupuesto constituye una obligación

exigible entre la UNESCO y el donante ya que forma

parte del conjunto de documentos del proyecto

convenidos por ambas partes.

Por consiguiente, si es preciso efectuar cambios de

importancia en el presupuesto aprobado o el acuerdo

sobre el proyecto ( motivados, p. ej., por peticiones

de transferencias entre rubros presupuestarios,

solicitudes de aumento del presupuesto general o de

que se prorrogue la duración del proyecto), la unidad

encargada de la ejecución debe pedir a ERC/CFS que

obtenga la aprobación del donante antes de hacer la

revisión. Las peticiones de este tipo deberán hacerse

cada vez, una vez determinada la necesidad.

Además, todos los años, antes de fi nales de

noviembre, el ofi cial de proyectos debe evaluar la

marcha de la ejecución del proyecto. Basándose

en esa evaluación y de ser necesario, el ofi cial

de proyectos debe preparar junto con el ofi cial

administrativo una revisión del presupuesto y, si

fuese menester, el correspondiente calendario de

pagos de las contribuciones. De conformidad con el

punto 545 del Manual Administrativo, “El objeto de

esa revisión es modifi car el presupuesto del proyecto

para refl ejar los cambios que se hayan producido

en las actividades, los insumos, los productos u

otros aspectos del proyecto. Las revisiones del

presupuesto deben refl ejar la ejecución efectiva del

año anterior y las estimaciones de gastos anuales

del año en curso y años siguientes, teniendo en

cuenta la actualización de los insumos del proyecto.

La revisión del presupuesto del proyecto y, de ser preciso, el correspondiente calendario de pagos de la contribución del fondo fi duciario debe ser aprobada por BB antes de ser sometida al donante”.

En el Anexo IV se reproduce, a título informativo, el

formulario de solicitud de revisión del presupuesto.

Antes de efectuar la revisión solicitada, la Ofi cina del

Presupuesto también puede pedir al sector o a la

ofi cina fuera de la Sede que confi rme haber recibido

la necesaria aprobación del donante.

T E R M I N A C I Ó N D E L P R O Y E C T O

24

De conformidad con el punto 545.21 del Manual Administrativo, cuando un proyecto ha concluido desde

el punto de vista operacional, el ofi cial de proyectos y el ofi cial administrativo de la unidad encargada

de la ejecución tienen la obligación de liquidar lo antes posible las obligaciones pendientes. Una vez

liquidadas todas las obligaciones, la unidad encargada de la ejecución debe pedir a BOC que proceda

al cierre fi nanciero del proyecto.

En los casos en que queden fondos en el código presupuestario del proyecto después de haber liquidado

todas las obligaciones, éstos deberán ser devueltos al donante, si así lo ha pedido, o transferidos al fondo

general del donante (de haberlo).

Si, una vez liquidadas todas las obligaciones, la cuenta arroja un défi cit, y si en el acuerdo con el donante

se prevé la transferencia de fondos suplementarios en caso de que se hayan sobrepasado los gastos

previstos, ERC deberá pedir que esos fondos se transfi eran a la cuenta bancaria de la Organización.

Si tal disposición no fi gura en el acuerdo, el sector o la ofi cina fuera de la Sede que haya ejecutado el

proyecto deberá cubrir esos gastos no previstos. El que se sobrepasen los gastos previstos es señal de

una falta de control fi nanciero que coloca a la Organización en una situación precaria; debe evitarse a

toda costa. Cabe recordar a los funcionarios certifi cadores de las unidades encargadas de la ejecución

que la cláusula 5.5 b) del Reglamento de Administración Financiera les encarga de asegurar, antes de

autorizar una obligación, que se disponga de los fondos en los correspondientes códigos presupuestarios.

Normalmente, la observancia de esta norma general reducirá al mínimo el riesgo de que se sobrepasen

los gastos previstos.

Una vez cerrada la cuenta del proyecto, BOC emite una declaración fi nanciera fi nal que ERC remite al

donante. Después de recibir el estado fi nanciero fi nal, BB procede al cierre administrativo del código

presupuestario del proyecto en FABS.

A N E X O S

26A

NE

XO

S

ANEXO I: Explicación de los elementos de los costos

Elementos de los costos

Índole del gastoManeras de presupuestar

los costos

Maneras de imputar los gastos

Ejemplos de justifi cativos que debe conservar la unidad del ofi cial administrativo a

efectos contables (lista no exhaustiva)

Mecanismo de reembolso al Programa Ordinario

(si procede)

(10) Personal


(10.00’)

Viajes regla-

mentarios

Este elemento del costo

comprende los derechos de

los funcionarios, y los de sus

familiares que reúnan las

condiciones necesarias, a viajes

reglamentarios fi nanciados por

proyectos extrapresupuestarios.

Los viajes reglamentarios

pueden comprender:

� viajes con motivo de un

nombramiento, para

participar en reuniones

de información, por

transferencia o por

repatriación;

� viajes para pasar

vacaciones en el país de

origen;

� viajes para cursar estudios

subsidiados;

� visita a la familia;

� descanso y recuperación;

� viajes por motivos

médicos, etc.

Los costos de los derechos a via-

jes reglamentarios comprenden

generalmente:

� los gastos correspondientes

al viaje reglamentario, según

proceda, comprendido

el costo del pasaje más

directo del funcionario y

sus familiares con derecho

a viajes reglamentarios, las

dietas o viáticos, la mudanza

de sus enseres, etc.

� el pago de una suma global

La unidad encargada de la

ejecución debe remitirse al

Apéndice 1E, Cuadro de delega-

ción de autoridad y rendición de

cuentas–viajes, y/o ponerse en

contacto con BOC para las esti-

maciones concretas correspon-

dientes a viajes reglamentarios.

Imputar los costos

reales

� Relación de viaje

� Declaración de

haber efectuado

el viaje

No corresponde: Hay que imputar

directamente estos gastos a la

actividad extrapresupuestaria que

los genera y, por consiguiente,

no se prevé un mecanismo de

reembolso para este rubro.

(10.10’)

Misiones

Este elemento del costo com-

prende los costos de:

� las misiones de

proyectos efectuadas

por personas que

trabajan para proyectos

extrapresupuestarios, y

� las misiones anuales de

funcionarios de la Sección

del Programa de Becas

(ERC/RMS/FEL).

Si una persona efectúa una

misión en relación con múltiples

actividades (ya sea para activi-

dades del Programa Ordinario

y extrapresupuestarias combi-

nadas o de varios proyectos ex-

trapresupuestarios), los costos

deberán prorratearse en función

del tiempo dedicado a cada una

de ellas. Antes de planifi car y lle-

var a cabo la misión, se deberá

recibir la aprobación para utili-

zar fondos de un proyecto de-

terminado del (de los) ofi cial(es)

responsable(s) del proyecto.

Las estimaciones de los costos de

las misiones pueden compren-

der:

� las dietas o viáticos – Véase

el Apéndice 27A;

� los costos de los pasajes de avión – se pueden obtener

estimaciones en la propia

Organización o pidiéndolas

a líneas aéreas o agencias

de viajes;

� el subsidio para pequeños

gastos de salida y llegada

(consúltese al ofi cial

administrativo para saber

cuál es la cuantía aplicable

más reciente);

� derechos de visado, etc.

Imputar los costos

reales

� Orden de viaje

� Relación de viaje

� Informes de las

misiones




los genera y, por consiguiente, no

se prevé un mecanismo de reem-

bolso para este rubro.

27

AN

EX

OS



los costos





(si procede)

(11) Expertos de contratación internacional

Son expertos a los que se contrata

internacionalmente para la ejecu-

ción del proyecto.

Respecto de todas las cuestiones

referentes al personal, la unidad

encargada de la ejecución debe:

� determinar las competencias

necesarias para ejecutar

adecuadamente el proyecto

(número de personas,

califi caciones necesarias,

categoría, etc.);

� estimar el tiempo que cada

persona deberá trabajar en

el proyecto ( duración del

contrato o puesto).

(11.00)

Expertos de

contratación

internacional

Este elemento del costo puede

comprender los costos de

los puestos o contratos que

se establezcan para atender

necesidades concretas de la

ejecución del proyecto, p. ej.:

� puestos temporales;

� nombramientos de

duración limitada (ALD); y

� puestos de expertos

asociados

Para puestos temporales:

Estos costos se presupuestarán

utilizando la fórmula siguiente:

Costo estándar por mes (o por día) x duración del contrato o puesto + consignación para cubrir los gas-tos de seguridad del Departamento de Seguridad y del seguro contra daños causados por actos inten-cionales

Nota:

� costo estándar por mes =

costo estándar ÷ 24 meses

� costo estándar por día =

costo estándar ÷ 500 días

laborables (es decir, el

número de días laborables

del bienio)

� para los gastos por concepto

de seguridad, véase el punto

59 infra.

Para estimaciones relativas a los ALD:

Ponerse en contacto con la

Sección de los Presupuestos de

los Sectores del Programa ( BB/

PRG) para estimar los costos

Para estimaciones relativas a los expertos asociados:

Ponerse en contacto con la

Sección de Control y Servicios

Financieros ( BOC/FRA) para

estimar los costos.

Imputar los costos

reales

� Copia de los

costos estándar

y base del

cálculo de la

estimación

� Copias de las

estimaciones

recibidas de BB

o BOC, según

proceda

Hay que imputar directamente

estos costos a la actividad extra-

presupuestaria que los genera.

Ahora bien, se debe reembolsar al Programa Ordinario la parte corres-pondiente a la “ consignación para sufragar los gastos de seguridad del Departamento de Seguridad y del seguro contra daños causados por actos intencionales”. Por información sobre el mecanismo de reembolso, véase el punto 59 infra.

28A

NE

XO

S



los costos





(si procede)

(11.20)

Expertos de la

Organización

Estos costos corresponden

a la labor realizada por los

especialistas del programa

(servicios fi nanciados con cargo

al Programa Ordinario) durante

la ejecución del proyecto, y

comprenden, entre otras cosas:

� el seguimiento de la

ejecución del proyecto;

� la revisión de los

documentos y

presupuestos del

proyecto;

� la redacción de informes

sobre el proyecto (por

ejemplo, informes

provisionales e informes

fi nales cualitativos y

técnicos);

� el inicio, la organización

y el seguimiento de las

evaluaciones del proyecto,

etc.;

� el suministro de

capacitación y

la presentación

en seminarios

de los proyectos


Los costos correspondientes al

trabajo de un experto puede es-

timarse por medio de la fórmula

siguiente:

Costo estándar por mes (o por día) x (número estimado de meses (o días) de trabajo en el proyecto).

Nota:







del bienio)

Cálculo de los gastos reales efectivos

Cuando se imputan

esos gastos al presu-

puesto del proyecto,

se debe utilizar el

Certifi cado de tiempo

dedicado al proyecto

que fi gura en el

Anexo V. Se reempla-

za el número estimado

de días por el número

efectivo de días de-

dicados al proyecto

y se multiplica por el

costo estándar por día

aplicable, es decir:

(costo estándar por

mes (o día)) x (nú-

mero efectivo de me-

ses (o días) dedicados

al proyecto).

� Certifi cado de

tiempo dedicado

al proyecto

(Anexo V)

� Solicitud de

creación de un

comprobante de

Diario (Anexo VI)

Las cuantías que se imputan al

proyecto extrapresupuestario

generalmente se transfi eren al

sector/unidad/ofi cina encargado

de la ejecución para reembolsar

al Programa Ordinario los recursos

utilizados en la ejecución del pro-

yecto extrapresupuestario. No obs-

tante, se conservará parte de ese

importe para sufragar los gastos de

gestión de este mecanismo.

Mecanismo:

� La unidad encargada de la

ejecución rellena el Certifi cado

de tiempo dedicado al proyecto

y la Solicitud de creación de un

comprobante de Diario y envía

esos documentos a la Ofi cina

del Presupuesto ( BB) ;

� BB comprueba los documentos

y los transmite a la Ofi cina del

Contralor ( BOC) para su ulterior

tratamiento;

� Basándose en los formularios

recibidos, BOC debita o carga

el código presupuestario del

proyecto, acredita el contravalor

de la operación a la cuenta es-

pecial del sector o unidad fuera

de la Sede, e informa a BB una

vez que se ha efectuado la

contabilización;

� Posteriormente, BB procede

a habilitar los créditos en la

cuenta especial del sector/divi-

sión/ofi cina competente, lo que

permite utilizar los fondos;

� Para más detalles acerca de

las cuentas especiales de los

sectores o las ofi cinas fuera de

la Sede, véase el Reglamento

Financiero de la “Cuenta

Especial para la recuperación

de los gastos de personal y

otros costos de los proyectos

extrapresupuestarios”, en el

Anexo VII.

29

AN

EX

OS



los costos





(si procede)

(12) Consultores

Este elemento comprende los

gastos correspondientes a la

contratación de consultores que

desempeñan funciones especí-

fi cas en el marco del proyecto,

para las cuales la UNESCO

carece de las competencias

necesarias.

Una vez que se han determinado

las competencias (o la categoría)

y la duración, se pueden estimar

los costos mediante la fórmula

siguiente:

(tarifa mensual o diaria x duración del contrato) + costos de la misión, si procede + consignación para cubrir los gastos de seguridad del Departamento de Seguridad y del Seguro contra daños causados por actos intencionales

Se pueden determinar las tarifas

de los consultores utilizando:

� El Apéndice 24F del Manual

Administrativo y Financiero

- Límites máximos de

remuneración de los

consultores (o las eventuales

modifi caciones del mismo);

� Las listas de honorarios

de consultores del PNUD

(para las ofi cinas fuera de la

Sede), si procede;

� En lo relativo a los gastos de

seguridad, véase el punto

59 infra.

Imputar los costos

reales

� Copia del

contrato

� Justifi cativos

correspondientes

a cada pago





(13) Personal administrativo y personal téc-nico auxiliar

Componen el personal admi-

nistrativo y personal técnico

auxiliar personas contratadas

localmente que trabajan para

el proyecto

(13.00)

Personal

administrativo

y técnico

de apoyo

Este elemento comprende los

gastos relacionados con los

contratos temporales para el

desempeño de funciones en el

Cuadro de Servicios Generales,

destinados a hacer frente a

una sobrecarga de trabajo o a

atender necesidades especiales

en relación con la ejecución

del proyecto. Esos contratos

pueden abarcar:

� acuerdos de servicios

especiales en las ofi cinas

fuera de la Sede;

� contratos de servicios (SC)

en las ofi cinas fuera de la

Sede; y

� contratos de

supernumerarios.

Las estimaciones pueden realizarse utilizando:

� El Sistema de Empleo

de Supernumerarios y

Seguimiento Administrativo

(SESAM) para los

supernumerarios;

� La escala de sueldos

común de la Comisión de

Administración Pública

Internacional (CAPI)

(disponible por país) para

los acuerdos de servicios

especiales y los contratos de

servicios;

� Debe incluirse también

una consignación para

sufragar los gastos de

seguridad del Departamento

de Seguridad y del seguro

contra daños causados por

actos intencionales (véase el

punto 59 infra).

Imputar los costos

reales

� Copia del

contrato

� Justifi cativos

correspondientes

a cada pago





30A

NE

XO

S



los costos





(si procede)

(13.20)

Personal de

apoyo

Estos gastos están relacionados

con la labor realizada por el

personal de la Organización del

Cuadro de Servicios Generales

que trabaja en la Sede y el

personal local de las unidades

fuera de la Sede en el marco de

la ejecución del proyecto.

Las observaciones que fi guran

en la columna titulada Elementos

de los costos (11.20), en la línea

“expertos de la Organización”, se

aplican también a este elemento.

(costo estándar por concepto del Cuadro de Servicios Generales o el personal local por mes (o por día)) x (número estimado de meses o días que se dedicarán al proyecto)





laborables (es decir, el número

de días laborables del bienio)

Véanse las observa-

ciones que fi guran

en la columna titu-

lada Elementos de los

costos (11.20), en la

línea “expertos de la

Organización”

� Certifi cado de

tiempo dedicado

al proyecto

(Anexo V)

� Solicitud de

creación de un

comprobante de

Diario (Anexo VI)

Las cuantías que se imputan al

proyecto extrapresupuestario ge-

neralmente se transfi eren al sec-

tor/unidad/ofi cina encargado de

la ejecución para que reembolse a

la entidad ejecutante los recursos

del Programa Ordinario utilizados

para la ejecución del proyecto

extrapresupuestario. No obstante,

se conservará parte de ese importe

para sufragar los gastos de gestión

de este mecanismo.

Mecanismo:

Véanse las instrucciones relativas

al elemento del costo 11.20 (“ex-

pertos de la Organización”) supra.


El programa Voluntarios de las

Naciones Unidas se rige por

normas especiales y lo adminis-

tra una división independiente

del PNUD.

El ofi cial de proyectos deberá

dirigirse a BB para obtener pre-

cisiones sobre la manera de

administrar este elemento de los

costos.

Imputar los costos

reales

� Copia de

contratos

� Copias de las

estimaciones de

BB

� Comprobantes

de los distintos

pagos

(17) Expertos de contrata-ción nacional

Son los expertos a los que se

contrata en el lugar en pues-

tos de categoría profesional

(por ejemplo, Ofi cial Nacional

(NPO)) para la ejecución del

proyecto.

Respecto de los expertos nacio-nales contratados específi camente para la ejecución de un proyecto,

remitirse a las instrucciones re-

lativas al elemento de los costos

11.00 (“expertos de contratación

internacional”) supra.

Para realizar los cálculos, utilizar

los costos estándar de los ofi cia-

les nacionales.

(costos estándar mensuales (o diarios) por NPO)) x ( estimación del número de meses o días de dedicación al proyecto) + consig-nación para sufragar los gastos de seguridad del Departamento de Seguridad y del seguro contra daños causados por actos inten-cionales.





laborables (es decir, el número

de días laborables por bienio)

� para los gastos por concepto

de seguridad, véase el punto

59 infra.

Respecto de los exper-tos nacionales contra-tados específi camente para la ejecución de un proyecto, remitirse

a las instrucciones

relativas al elemento

de los costos 11.00

(“expertos de contra-

tación internacional”)

supra.

� Respecto de

los expertos

nacionales

contratados

específi camente

para la ejecución

de un proyecto,

consérvese la

información

sobre los

costos estándar

pertinentes y la

base de cálculo

de la estimación.


estos costos a la actividad

extrapresupuestaria que los

genera.


31

AN

EX

OS



los costos





(si procede)

Respecto de los NPOs de la UNESCO, cuyos salarios se fi nan-

cian con cargo al Presupuesto

Ordinario pero que prestan

servicios para la ejecución del

proyecto, véanse las instruccio-

nes relativas al elemento de los

costos 11.20 (“expertos de la

Organización”) supra.

Para realizar los cálculos utilizar

los costos estándar de los NPOs.

(costos estándar mensuales (o diarios) por NPO) x ( estimación del número de meses o días de dedicación al proyecto)







por bienio)

Respecto de los

NPOs de la UNESCO,

cuyos salarios se fi -

nancian con cargo al

Presupuesto Ordinario

pero que prestan sus

servicios para la eje-

cución del proyecto,

véanse las instruc-

ciones relativas al

elemento de los costos

11.20 (“expertos de la

Organización”) supra.

Para realizar los

cálculos, utilizar los

costos estándar de los

NPOs multiplicados

por el número de días

o meses dedicados al

proyecto.

� Si se recurre

a los servicios

de un NPO de

la UNESCO,

utilícese el

Certifi cado del

tiempo dedicado

al proyecto

(Anexo V)

� Solicitud de

creación de

comprobante de

Diario (Anexo VI)

Si se recurre a los servicios de un

NPO de la UNESCO (cuyo salario

se fi nancia con cargo al Programa

Ordinario) para la ejecución

del proyecto, los gastos corres-

pondientes al tiempo dedicado

al proyecto se reembolsarán al

Programa Ordinario:

� Las cuantías que se

imputan al proyecto

extrapresupuestario

generalmente se transfi eren

al sector/unidad/ofi cina

encargado de la ejecución

para reembolsar al Programa

Ordinario los recursos

utilizados en la ejecución

del proyecto. No obstante,

se conservará parte de ese

importe para sufragar los

gastos de gestión de este

mecanismo.

Mecanismo:

Véanse las instrucciones relativas

al elemento de los costos 11.20

(“expertos de la Organización”)

supra.

(20) Subcontratos

Este elemento de los costos

se refi ere a la subcontratación

de una entidad exterior para la

ejecución total o parcial de un

proyecto, previa negociación

del contrato correspondiente,

por ejemplo:

� contratos de honorarios

(véase el punto 700 del

Manual Administrativo

para más información);

� contratos de fi nanciación

de actividades (véase el

punto 701 del Manual

Administrativo).

Para presupuestar este elemento,

la unidad encargada de la ejecu-

ción puede utilizar estimaciones

de los costos reales (cuando

existan), por ejemplo:

� Costos de contratos

similares fi rmados

recientemente. Podrá

añadirse una consignación

suplementaria para

compensar la infl ación

cuando proceda.

� Estimaciones de los

contratistas potenciales,

cuando sea posible.

Imputar los costos

reales

� Copia de

contratos

� Comprobantes

de los pagos







(30) Capacitación, seminarios y reuniones

(31) Becas individuales

De la gestión de las becas

se encarga la Sección del

Programa de Becas (ERC/RPO/

FEL) conjuntamente con los

ofi ciales de proyectos.

Diríjase a BB o ERC/RPO/FEL si desea asistencia para la presu-puestación de este elemento.

Imputar los costos

reales

� Copia de

justifi cativos de

obtención de

becas

� Comprobantes

de los pagos







32A

NE

XO

S



los costos





(si procede)

(32) Otras actividades de capacitación, seminarios y reuniones

Comprende costos como los

siguientes:

� pasajes de avión de

participantes y ponentes;

� dietas;

� alquileres de salas de

conferencia;

� atenciones sociales (como

pequeñas colaciones);

� gastos de traducción,

edición e impresión

relacionados con

seminarios y reuniones;

� otros gastos pertinentes.

Nótese que los costos de misión de los funcionarios o consultores que trabajan para el proyecto no deben consignarse en este rubro, sino en la partida presupuestaria correspondiente al elemento de los costos 10.

Las estimaciones presupuestarias

correspondientes a este elemento

pueden comprender:

� dietas o viáticos de los

participantes (véase el

Apéndice 27A del Manual

Administrativo);

� pasajes (las estimaciones

pueden hacerse en función

de informaciones halladas

en Internet o comunicadas

por compañías aéreas o

agencias de viajes);

� pequeños gastos de salida y

llegada (consúltese al ofi cial

administrativo para saber

la cuantía aplicable más

reciente);

� gastos de visado;

� alquileres de salas de

conferencia;

� gastos por servicios de

manutención, si procede,

etc.

Nota: para reducir las dietas y

los pequeños gastos de salida y

llegada de los participantes, el

ofi cial de proyectos puede optar

por sufragar sus gastos de aloja-

miento, manutención y transporte

desde los aeropuertos, en vez de

pagar las dietas y cubrir los gas-

tos de aeropuerto en su totalidad

(véase, por ejemplo, la Circular

Administrativa Nº 2102 del 10 de

abril de 2000).

Imputar los costos

reales

� Recibos

� Facturas

� Lista de

participantes

� Cuando se

entreguen

dietas, podrá

elaborarse una

lista en la que

se registre el

nombre de cada

participante,

la duración de

su estancia, el

importe de las

dietas recibidas

y una fi rma con

la que cada

participante

acuse recibo de

los fondos.







(40) Equipo Entre los rubros que debe

abarcar este elemento fi guran,

aunque no exclusivamente:

� el equipo, los suministros

y las publicaciones

adquiridos para un

proyecto, localmente o

mediante un llamado a

licitación internacional;

� alquiler de ofi cinas;

� los edifi cios (por ejemplo,

escuelas) construidos

y fi nanciados por el

proyecto;

� gastos de construcción y

renovación;

� la compra de vehículos

para el proyecto;

� gastos efectuados

por ADM/PRO para la

adquisición de equipo del

proyecto.

Pueden efectuarse estimaciones

sobre la base de los presupuestos

recibidos.

Solicitar a la División de Compras

(ADM/PRO) una estimación de

los costos administrativos de

compra si debe prestar servicios

de compras.

Imputar los gastos

reales

� Presupuestos

� Facturas

� Justifi cativos de

los pagos

� Estimaciones

de ADM/PRO

sobre el costo de

sus servicios de

compras, de ser

necesario







33

AN

EX

OS



los costos





(si procede)

(50) Varios

(52) Elaboración de informes

Este elemento comprende,


� los costos de la

preparación de

informes fi nancieros

y presupuestarios (no

estándar).

Si un proyecto requiere informes

no estándar, el ofi cial del progra-

ma deberá solicitar a BOC y BB

una estimación de la cantidad

que se debe presupuestar en ese

concepto.

Imputar los costos

basándose en las

estimaciones de BOC

y BB.

� Estimaciones

de costos

recibidas de

BB y BOC para

el suministro

de informes no

normalizados

de control

presupuestario

y/o fi nancieros

La ofi cina rellena y envía a

BOC una solicitud de Creación

de comprobante de diario

(véase el Anexo VI), el gasto

se “registra nuevamente”, vale

decir que se imputa al proyecto

extrapresupuestario y se acredita

en el Presupuesto Ordinario.

(53) Otros gastos

Estos gastos pueden incluir,

aunque no exclusivamente, los

siguientes:

� las contribuciones

fi nancieras de la

Organización a órganos

externos como ONG y

actividades conjuntas con

las Naciones Unidas;

� recepciones, atenciones

sociales;

� combustible,

matriculación, seguros y

gastos de mantenimiento

de vehículos fi nanciados

por el proyecto y

matriculados a nombre de

la UNESCO.

Pueden efectuarse estimaciones

sobre la base de experiencias

anteriores o presupuestos

recibidos.

Imputar los gastos

reales

� La base sobre la

cual se calcula

la cantidad que

va a imputarse

a cada

proyecto extra-

presupuestario


cada uno de los

pagos




los genera y, por consiguiente,



(53) Otros gastos (cont.)

� Otros gastos

administrativos

Generalmente, algunos de los

“Otros gastos administrativos”

(por ejemplo, gastos de apoyo

de la unidad administrativa) se

sufragan mediante la aplicación

del coefi ciente de gastos de

apoyo a los programas. No obs-

tante, cuando no puede aplicarse

el coefi ciente estándar de gastos

de apoyo a los programas (por

ejemplo, cuando hay que solicitar

una exención, o para los países

piloto de la Iniciativa “Unidos

en la acción”, fondos fi duciarios

de donantes múltiples y progra-

mas conjuntos de las Naciones

Unidas), estos gastos deben pre-

supuestarse e imputarse como

gastos directos al presupuesto

del proyecto. En esos casos,

pueden efectuarse estimaciones

de los costos utilizando costos

anteriores o las listas de precios

del PNUD (véase el Anexo III),

o información adicional que

puede obtenerse en la Ofi cina del

Presupuesto.

Imputar los gastos

reales

� La base sobre la

cual se calcula

la cantidad que

va a imputarse

a cada

proyecto extra-

presupuestario

� Solicitud de

creación de

comprobante de

diario (Anexo VI)

Si los gastos no pueden imputarse

directamente al proyecto, deberán

seguir siendo abonados con cargo

a los gastos de funcionamiento de

la ofi cina fuera de la Sede y luego

reembolsados por el proyecto

extrapresupuestario, una vez que

se haya defi nido la proporción de

esos gastos que le corresponde.

La Ofi cina defi ne la proporción de

los gastos que debe abonar cada

proyecto extrapresupuestario de

que se trate y envía a BOC (con la

aprobación del ofi cial de proyectos

correspondiente) un formulario en

el que pide que debite el proyecto

y acredite esa cantidad en el códi-

go presupuestario de los gastos de

funcionamiento de la Ofi cina. Una

vez que ha recibido el formulario y

dispone de fondos sufi cientes en la

partida presupuestaria pertinente

del proyecto extrapresupuestario,

BOC efectúa las transferencias

necesarias.

34A

NE

XO

S



los costos





(si procede)

(54) Comunicación

Estos gastos comprenden los

gastos de comunicación y

postales.

Gastos de comunicación

� Teléfono

� Fax

� Otros gastos

SedeLa División de Sistemas de

Información y Telecomunicaciones

(ADM/DIT) recibe cada mes las

facturas telefónicas de la Sede (en

las que fi gura un desglose de la

utilización y los gastos de cada línea

telefónica).

ADM/DIT redistribuye las facturas

a los sectores del programa y los

servicios centrales, basándose

en los gastos reales de las líneas

telefónicas respectivas, a los que

se suma una cantidad en concepto

de gestión de la facturación. De ser

posible, los sectores deberán indicar

los números de teléfono utilizados

por personas cuyos servicios son fi -

nanciados exclusivamente mediante

proyectos extrapresupuestarios (con

exclusión de los puestos sufragados

por FITOCA) y proporcionar a ADM/

DIT el código del proyecto para pa-

gar esa parte de la factura. Los códi-

gos presupuestarios del Programa

Ordinario sólo deben utilizarse para

fi nanciar llamadas ofi ciales efectua-

das por personas cuyos servicios se

fi nancian con cargo al presupuesto

del Programa Ordinario y puestos

FITOCA, además de los gastos de

gestión que cobra ADM/DIT.

Ofi cinas fuera de la SedeEn algunos casos se dispone de

facturas telefónicas detalladas en

las que se indican la utilización y

los gastos de cada línea telefónica,

y la Ofi cina fuera de la Sede debe

imputar los gastos de las líneas

telefónicas utilizadas por personas

cuyos servicios son fi nanciados

por proyectos extrapresupuestarios

directamente al proyecto correspon-

diente.

Imputar los gastos

reales

� Facturas pro-

porcionadas por

ADM/DIT

� UNESDIR u

otro documento

que indique la

relación entre la

persona cuyos

servicios son

fi nanciados con

cargo al proyecto

extrapresupues-

tario y la línea

telefónica que

debe abonar ese

proyecto







La imputación adecuada de esos

gastos a los códigos presupues-

tarios de proyectos reduce la

subvención cruzada de los costos

en el Programa Ordinario que, de

otro modo, se habría utilizado para

pagar la totalidad de la factura,

con lo que quedan más fondos

disponibles para las actividades

del Programa Ordinario.

35

AN

EX

OS



los costos





(si procede)

(54) Comunicación (cont.)

Gastos de correo� Servicios postales,

incluidas las valijas

diplomáticas

� Servicios de mensajería

Cuando se envían documentos

exclusivamente para un

proyecto extrapresupuestario,

los costos deberán imputarse

al código presupuestario del

proyecto (indicando, por

ejemplo, el código del proyecto

en el justifi cativo de pago en el

caso de las ofi cinas fuera de la

Sede, o en el Formulario 294 en

el caso de la Sede)

Para paquetes mixtos:

� Si se pueden distribuir los

costos equitativamente,

la unidad encargada

de la ejecución deberá

indicar los códigos

presupuestarios

pertinentes (Presupuesto

Ordinario y fondos

extrapresupuestarios) en

el justifi cativo del pago

en el caso de las ofi cinas

fuera de la Sede o en

el Formulario 294 en el

caso de la Sede, con

las cuantías que deben

imputarse a cada código.

� Si no es posible distribuir

los costos equitativamente,

la totalidad de los gastos

postales se imputará al

Presupuesto Ordinario.

Los gastos de correo serán

determinados por la Unidad del

Correo (ADM/HQD/COU) en el

caso de la Sede y por las unidades

postales en el de las ofi cinas fuera

de la Sede.

Imputar los costos

reales

Para la Sede:

� Copias del

Formulario 294

Para las ofi cinas fuera

de la Sede:

� Copia del

Formulario 294

en su caso

� Una copia del

formulario de

solicitud de pago

utilizado

No corresponde: Estos gastos

se imputarán directamente a la


los genere y, por consiguiente,



36A

NE

XO

S



los costos





(si procede)

(55) Servicios públicos

Incluye los gastos de gas, agua,

electricidad, etc.

Dado que el coefi ciente es-

tándar de los gastos de apoyo

a los proyectos del 13% no

cubre todos los costos indirec-

tos variables en que incurre la

Organización para respaldar los

proyectos extrapresupuestarios,

es fundamental que, siempre

que sea posible, los costos

de los servicios públicos del

proyecto extrapresupuestario

se imputen directamente al

proyecto.

Para proyectos ejecutados en ins-talaciones propias:

Se pueden realizar estimaciones

presupuestarias de los costos de

los servicios públicos basándose

en:

� las tendencias de los costos

de la ofi cina de la UNESCO

en el mismo país o ciudad;

o

� la lista de precios del PNUD,

si procede.

Para los proyectos ejecutados en locales de la UNESCO:

Las facturas de los servicios públi-

cos pueden distribuirse en base

a la nómina, ya que a menudo

estos costos varían en función del

número de personas que trabajan

en la ofi cina.

Por ejemplo, para calcular el costo

de servicios públicos aplicable a

un determinado proyecto:

(costos ÷ número de personas

que trabajan en la ofi cina) = costo

medio por persona

(costo medio por persona) x

(número de personas cuyos ser-

vicios se fi nancian con cargo a un

proyecto extrapresupuestario) =

costo aplicable al proyecto extra-

presupuestario.

Para proyectos ejecu-tados en instalaciones propias:

Imputar los costos

reales.

Para proyectos ejecu-tados en locales de la UNESCO:

Al pagar las facturas

de los servicios públi-

cos, el ofi cial adminis-

trativo puede solicitar

autorización de los

funcionarios encarga-

dos de los proyectos

para imputar una

parte de los costos

de esos servicios

directamente a los

respectivos códigos

de los proyectos.

Sírvase recordar que

esta política sólo se

aplicará a los proyec-

tos que se negocien

después de la entrada

en vigor de las pre-

sente guía.

� Facturas

recibidas

� Cálculos

utilizados para

determinar la

distribución de

los costos de

los servicios

públicos

Dado que en ambos casos los

costos se imputan directamente al

proyecto, no se prevé un mecanis-

mo de reembolso para este rubro.

La adecuada imputación de estos

costos a los códigos presupues-

tarios de los proyectos reduce la

subvención cruzada de los costos

por el Presupuesto Ordinario, que

de otra forma se hubiese utilizado

para pagar la totalidad de la fac-

tura, gracias a lo cual quedan

disponibles más fondos para las

actividades realizadas con cargo al

Presupuesto Ordinario.

(56) Gastos fi nancieros

Pueden incluir:

� Gastos bancarios, otros

gastos y comisiones.

Obsérvese que sólo el Contralor

está autorizado a abrir o cerrar

cuentas bancarias en nombre

de la UNESCO y de sus proyec-

tos extrapresupuestarios.

� Consignación para

fl uctuaciones cambiarias.

Estos costos pueden estimarse

basándose en la experiencia

anterior, por ejemplo:

� El banco puede facilitar

información sobre las

comisiones que percibe;

� También puede servir para

la estimación, la información

sobre las comisiones

bancarias y las fl uctuaciones

cambiarias que proporcione

la ofi cina sobre el terreno

del mismo país.

Utilizar los costos

reales

Facturas recibidas

(por ejemplo, esta-

dos de cuentas de

bancos)

No corresponde: Estos gastos

se imputarán directamente a la


los genere y, por consiguiente,



37

AN

EX

OS



los costos





(si procede)

(57) Auditoría /Evaluación

Este elemento incluye los costos

estimados de los servicios de

auditoría y evaluación.

Podrán efectuarse estimaciones

sobre la base de los presupuestos

recibidos (especialmente para los

contratos de evaluación).

Si se va a solicitar al Servicio de

Supervisión Interna (IOS) que

realice específi camente una

auditoría o evaluación aparte de

un proyecto (al margen del ciclo

normal de auditorías de las ofi -

cinas fuera de la Sede), sírvanse

ponerse en contacto directamen-

te con el IOS para que indique las

estimaciones de los costos.

NB: Con respecto a las solicitu-

des de auditorías externas de las

cuentas de un proyecto, la unidad

encargada de la ejecución deberá

consultar con el IOS al respecto

antes de concertar un contrato.

Si una entidad externa

realiza la auditoría o

evaluación, se utiliza-

rán los costos reales

del contrato.

Si el IOS realiza es-

pecífi camente una

auditoría o evaluación

del proyecto, utilícense

los costos en que ha in-

currido efectivamente

el IOS para realizarla.

� Copias de los

contratos

� Presupuestos

recibidos de

entidades

externas o

� Estimaciones

de los costos

recibidos de IOS,

si procede.

Si está previsto que el IOS lleve a

cabo específi camente una audi-

toría o evaluación aparte de un

proyecto (al margen del ciclo

normal de auditorías de las ofi ci-

nas fuera de la Sede), la unidad

encargada de la ejecución deberá

indicar al IOS el rubro presupues-

tario (del proyecto) al que éste

deberá imputar los gastos en que

haya incurrido para llevar a cabo

la auditoría/evaluación (por ejem-

plo, dietas, gastos de pasajes de

avión, costo de la contratación de

asistencia temporal adicional, de

ser necesario, etc.).

Obsérvese que la información

sobre este mecanismo podrá mo-

difi carse en el futuro.

(58) Traducción/ Documen-tación

Sede

De conformidad con la política

de la UNESCO, las divisiones de

la Sede deben pasar por ADM/

CLD para atender sus necesida-

des de traducción y producción

de documentos. A la hora de

realizar las estimaciones, ADM/

CLD puede facilitar un presu-

puesto .

Sírvase recordar que incluso

cuando se reciben presupues-

tos de proveedores externos,

de conformidad con el punto

870 del Manual Administrativo,

ADM/CLD es responsable de la

selección de los proveedores

externos. Por consiguiente,

tenga a bien consultar a ADM/

CLD cuando defi na sus necesi-

dades de traducción, revisión y

producción de documentos.

La Sección de Traducción

(ADM/CLD/T) evaluará con

mucho gusto a los traductores

externos recomendados por

los sectores y podrá trabajar

con ellos si considera que los

servicios que prestan son satis-

factorios.

Ofi cinas fuera de la Sede

Habida cuenta de las distan-

cias, las ofi cinas fuera de la

Sede suelen utilizar contratistas

locales ( traducción/impresión)

en vez de pasar por CLD en

la Sede. Sin embargo, cuando

es factible, las ofi cinas fuera

de la Sede pueden ponerse en

contacto con CLD para trabajos

de traducción y documenta-

ción.

El presupuesto para estos rubros

puede prepararse basándose en

las estimaciones (presupuestos)

recibidas o en los costos están-

dar, de haberlos (por ejemplo,

los costos estándar de ADM/CLD

para los servicios de traducción).

Tarifas actuales de ADM/CLD:

Costos de traducción: 51 euros la

página de 320 palabras (16 cen-

tavos de euro la palabra)

Costos de producción de documen-tos: debe pedir su presupuesto

para cada caso. Para solicitar pre-

supuestos de ADM /CLD utilice la

aplicación DMS de Intranet http://

dms.hq.int.unesco.org (también

accesible mediante el formulario

701). ADM/CLD proporciona los

presupuestos aproximadamente

dos días hábiles después de reci-

bida la solicitud.

Para cursar un pedido de servi-

cios de traducción y producción

de documentos a ADM/CLD utilice

la aplicación DMS “pedido de

producción” (también accesible

mediante el formulario 702 de

Intranet)

Imputar los costos

reales

� Presupuestos

� Facturas fi nales

recibidas

� Comprobantes

de desembolso


cada uno de los

pagos, etc.




las genera y, por consiguiente, no



http://dms.hq.int.unesco.org

http://dms.hq.int.unesco.org

38A

NE

XO

S



los costos





(si procede)

(59) Gastos de seguridad

Los gastos de seguridad impu-

tables directamente al proyecto

extrapresupuestario compren-

den:

� los costos correspon-

dientes a las Normas

Mínimas de Seguridad

Operacional (MOSS),

siempre que esos costos

puedan vincularse

directamente a las

instalaciones o al

equipo de un proyecto

extrapresupuestario

(por ejemplo, la

instalación de un equipo

de seguridad para

vehículos del proyecto

extrapresupuestario o para

ofi cinas/sitios del proyecto

que no estén ubicados

en el edifi cio de la ofi cina

de la UNESCO fuera de la

Sede);

� contribución de la

UNESCO al Departamento

de Seguridad de las

Naciones Unidas (DSS)

y al seguro contra daños

causados por actos

intencionales (MAIP).

Los demás gastos de seguridad

(por ejemplo, MORS, guardias

de seguridad para las ofi cinas

fuera de la Sede y contribu-

ciones a las actividades comu-

nes de las Naciones Unidas)

seguirán sufragándose, por

ahora, con cargo al Programa

Ordinario ( gastos de funciona-

miento de las ofi cinas fuera de

la Sede).

Para las estimaciones presupues-tarias correspondientes a las MOSS:

Para estimar estas partidas se

pueden utilizar presupuestos.

Para las estimaciones presu-puestarias correspondientes al Departamento de Seguridad y Vigilancia (DSS) y al seguro contra daños causados por actos intencionales (MAIP):

Puesto que el indicador determi-

nante de este gasto es el perso-

nal, proponemos que para cada

puesto o contrato establecido

fuera de la Sede que se fi nancie

por completo con cargo a un

proyecto extrapresupuestario, se

añada una reserva para los gas-

tos de seguridad de DSS y MAIP

utilizando la tasa aplicable para

ese año. Véanse las últimas tasas

disponibles en el Anexo IX.

La reserva total presupuestada

dependerá de la duración del

contrato o puesto. Por ejemplo,

para un contrato de 6 meses, en

que la reserva combinada de de

DSS y MAIP asciende a 52 dóla-

res al mes, la cuantía total que

habrá de presupuestarse por ese

concepto será de 52 x 6 = 312

dólares.

Para las cargas co-rrespondientes a las MOSS:

Los gastos reales de-

ben imputarse direc-

tamente a la actividad

extrapresupuestaria

que los genera.

Para las cargas co-rrespondientes al DSS y MAIP

La cantidad presu-

puestada deberá

imputarse al proyecto

cuando se contrate al

personal o al contra-

tista fi nanciado por el

proyecto.

� Detalles de los

cálculos de los

gastos


los pagos

Para las cargas correspondientes a las MOSS:

Estos gastos deben imputarse

directamente a la actividad

extrapresupuestaria que los genera

y, por consiguiente, no se prevé un

mecanismo de reembolso para

este rubro.

Para las cargas correspondientes al DSS y MAIP

� La cantidad presupuestada

deberá imputarse al proyecto

cuando se contrate al

personal o al contratista

fi nanciado por el proyecto.

� La transacción equivalente

irá a una cuenta especial

para la recuperación de los

gastos de seguridad, cuyo

Reglamento Financiero fi gura

en el Anexo VIII.

Los fondos generados en esta

cuenta deberán utilizarse para

fi nanciar los gastos de seguridad

y cubrir los gastos de riesgos

sistémicos (por ejemplo, brotes

epidémicos o reubicación de

emergencia de personal y

ofi cinas, etc.) que son difíciles de

presupuestar y prever.

La utilización de los fondos de

esta cuenta especial deberá ser

aprobada por el Director General o

el representante que éste designe

en su lugar.

39

AN

EX

OS



los costos





(si procede)

Gastos imprevistos

Por lo general, los gastos

imprevistos sólo se utilizan

en el caso de los proyectos

fi nanciados por la Comisión

Europea y los bancos.

Se podrá incluir una reserva

para gastos imprevistos en el

presupuesto de un proyecto

para cubrir todo ajuste que

pueda resultar necesario debido

a cambios en las circunstancias

sobre el terreno. La reserva para

gastos imprevistos no deberá

ser superior al 5% de los costos

estimados y sólo podrá utilizarse

previa autorización escrita

de la autoridad contratante,

y a solicitud debidamente

justifi cada de la Organización.

Si deben negociarse los gastos

imprevistos, el donante deberá

indicar la partida presupuestaria

en que se deberá asentar la

cantidad.

Si llega a ser necesario utilizar

este elemento las unidades

encargadas de la ejecución de-

berán ponerse en contacto con

la Ofi cina del Presupuesto para

obtener más información.


Los gastos de apoyo a los pro-

gramas son costos indirectos

variables en que incurre la

Organización en apoyo de

un proyecto, pero que no se

pueden atribuir fácilmente al

proyecto de modo directo. Por

esta razón suelen ser difíciles

de presupuestar y/o de imputar

a proyectos extrapresupuesta-

rios. Estos gastos comprenden,


� el apoyo prestado por los

servicios centrales (p. ej.,

BB, ERC, BOC, etc.); y

� el apoyo prestado por las

unidades administrativas

de las ofi cinas fuera de la

Sede.

Al 1º de enero de 2007, si no

se aplica un acuerdo marco, se

deberá negociar el siguiente coe-

fi ciente de gastos de apoyo a los

programas:

� Las cuentas especiales5:

10%

� Equipo: 8%

� Países piloto de “Unidos en

la acción”/Fondo fi duciario

de donantes múltiples/

programas conjuntos de las

Naciones Unidas: 7%

� Todos los demás proyectos:

13%

A los proyectos pequeños (esto es, por una cuantía de hasta 50.000 dólares) se les aplicará un importe mínimo de 6.500 dólares para cubrir los gastos de tramitación.

El coefi ciente de gas-

tos de apoyo a los pro-

gramas negociado con

el donante se aplica a

los gastos del proyecto

para determinar la

cuantía de los gastos

de apoyo imputados

al proyecto en un mo-

mento determinado.

Este cálculo se hace

automáticamente en

el Sistema Financiero y

Presupuestario ( FABS)

de la UNESCO.

Acuerdo sobre el

proyecto

TOTAL

5 En su 175a reunión, el Consejo Ejecutivo aprobó la propuesta de empezar a imputar gastos de apoyo a las cuentas especiales (párr. 8 de la Decisión 175 EX/36).

40A

NE

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S

ANEXO II: Cómo preparar una propuesta de presupuesto para un proyecto extrapresupuestario: un ejemplo

Como se ha dicho en las secciones anteriores, para facilitar el proceso de presupuestación, los ofi ciales de los

proyectos deberán reseñar de manera clara las actividades del proyecto, indicando cuáles son las personas o

unidades responsables y la duración de cada actividad. Con esta información resultará más fácil determinar

los insumos necesarios. Posteriormente, se asignarán los costos a los insumos con objeto de preparar el

presupuesto del proyecto. A continuación se ilustra con un ejemplo sencillo cómo determinar y calcular los

costos de los insumos de una actividad.

Actividad 1

Principales actividades: lograr los objetivos

a corto plazo

Descripción de la actividad Taller de orientación de una semana de duración dirigido a 130 profesores y maestros artesanos, participantes a título

experimental, sobre cómo organizar e impartir formación con miras a la alfabetización funcional y la adquisición de otras

cinco competencias

Asociado(s)/Persona(s)

responsable(s):

Consultor internacional + personal auxiliar

Duración: (2 semanas) - preparación y elaboración de material de formación para los participantes

(1 semana) - preparación del taller entre uno y dos meses antes

(1 semana) - taller

Rubro presupuestario

Grupo de elementos de los costos


Descripción Insumos para la actividad 1

Descripción Unidad cuantitativa Cantidad Costo

unitario Total

(10) Personal


Subtotal 10’

(11) Expertos internacionales

(11.0) Expertos internacionales

(11.2) Expertos de

la Organización

Personal de la Organización (P5) - preparación del contrato y seguimiento

de las actividades

Día de trabajo 3 733 2 200

Subtotal 11 2 200

(12) Consultores Consultor internacional (P5) -

≈ (10 días de trabajo) - preparación y elaboración de material de formación

para los participantes

≈ (3 días de trabajo) - preparación del taller entre uno y dos meses antes

≈ (5 días de trabajo) - taller

Día de trabajo 18 333 6 000

Subtotal 12 6 000

(13) Personal de apoyo

administrativo y técnico

(13.2) Personal de apoyo

administrativo y técnico

(de la Organización)

Personal de apoyo - L2

(servicios de secretaría, realización de reservaciones, envío de invitaciones,

etc., para la preparación del taller uno o dos meses antes)

Día de trabajo 3 45 134

Subtotal 13 134

Total 10 8 334

(20) Subcontratación

Total 20

(30) Formación, seminarios y reuniones

(32) Otra formación, seminarios

y reuniones

Costo de la publicación, impresión del material de formación (130-150

ejemplares)

Ejemplar 150 20 3 000

Costo del alquiler de las salas de reuniones/equipos de sonido Día 5 250 1 250

Gastos de viaje:

Dietas * 1 semana* 130 personas Día (Dietas) 5 258 1 290Gastos de viaje (billetes, si procede) * 130 personas Billetes

de avión

130 300 39 000

Pequeños gastos de salida y llegada * 130 personas 130 30 3 900

(Para reducir las dietas y los costos terminales, el

funcionario encargado del proyecto examinará la

posibilidad de pagar los gastos de alojamiento y comida

y gastos de transporte desde el aeropuerto para los

participantes en lugar de pagar el total de las dietas

y de los pequeños gastos de salida y llegada

Subtotal 32 48 440

Total 30 48 440(40) EquipoTotal 40 -

(50) VariosTotal 50 -

Subtotal – gastos directos 56 774(80) Gastos de apoyo 13% tasa estándar 7 381

TOTAL 64 154

41

AN

EX

OS

Este ejemplo práctico del proceso de determinación y cálculo de los costos de los insumos del proyecto

sólo presenta el proceso correspondiente a una actividad, lo cual se considera sufi ciente a efectos de la

demostración. Ahora bien, es probable que los proyectos abarquen múltiples actividades, de modo que el

proceso de determinación de los insumos de cada actividad deberá repetirse cuantas veces sea necesario.

Los proyectos también pueden durar varios años, y en este sentido determinar la duración de una actividad

es sumamente útil. Veamos un ejemplo práctico de un proyecto de dos años de duración. Para preparar el

presupuesto del proyecto cabe proceder de varias formas .

1. El ofi cial de proyectos puede determinar en primer lugar los insumos de cada actividad, sumar a

continuación las cantidades de los distintos insumos de todas las actividades y multiplicar después las

cantidades totales correspondientes a los insumos por el costo unitario de los respectivos insumos a fi n

de obtener el costo total de cada rubro de insumos. Respecto de cada uno de los insumos, la unidad

cuantitativa deberá ser igual para todas las actividades (por ejemplo, si la unidad cuantitativa es “día

de trabajo”, para la actividad 1, se deberá mantener la misma unidad cuantitativa para ese insumo

concreto en el resto de las actividades a fi n de poder adicionar la cantidad total por insumo al fi nal).

Actividad 1 Actividad 2

Principales actividades:

Descripción de la actividad

Persona(s)

responsable(s)/

Unidad(es):

Duración:

Insumos para la actividad 1 Insumos para la actividad 2 Total Año 1 Total Año 2

Rubro presu-puestario

Descripción Unidad cuantitativa

Descrip-ción

Cantidad Año 1

Cantidad Año 2

Descrip-ción

Cantidad Año 1

Cantidad Año 2

Cantidad Costo unitario

Costo total

Cantidad Costo unitario

Costo total

(10) Personal

…

Subtotal – costos directos


TOTAL

2. Otras veces, quizá sea preciso calcular los costos de los insumos de cada actividad. En tal caso, se

aplicarán los costos unitarios a la unidad de insumo de cada actividad, como se muestra en el ejemplo que

fi gura a continuación.

Actividad 1 Actividad 2

Principales actividades:

Descripción de la

actividad

Persona(s) responsable(s)/

Unidad(es):

Duración:

Insumos para la actividad 1 Insumos para la actividad 2 Año 1 Año 2

Rubro presu-puestario

Descripción Unidad cuantita-tiva

Descrip-ción

Cantidad Año 1

Costo unitario

Costo total Año 1

Cantidad Año 2

Costo unitario

Costo total Año 2

Descrip-ción

Cantidad Año 1

Costo unitario

Costo total Año 1

Cantidad Año 2

Costo unitario

Costo total Año 2

Costo total

Costo total

(10) Personal

…

Subtotal – costos directos


TOTAL

Estos son sólo algunos ejemplos de las hojas de cálculo que se pueden utilizar para preparar el documento del

proyecto. La información presupuestaria obtenida mediante este proceso deberá resumirse posteriormente

en el plan de trabajo del presupuesto estándar (Cuadro II) para presentarlo al donante.

42A

NE

XO

S

ANEXO III: Costos estándar y otros documentos útiles

Salvo indicación en contrario, en el sitio Web de la Ofi cina del Presupuesto (BB) se facilitará la siguiente

información, de utilidad para formular propuestas de presupuesto. Si desea hacer alguna consulta más,

sírvase ponerse en contacto directamente con BB.

� Lista universal de precios del PNUD

� Costos estándar del personal de la UNESCO

� Comisión de la Administración Pública Internacional (CAPI), Escala común de sueldos (disponible por países), por ejemplo, para acuerdos especiales de servicios y los contratos de servicios

� Estimaciones de infl ación del FMI, por países

� SESAM (véase página de la Intranet UNESCO/Working Tools/Human Resources/Supernumerary/SESAM)

43

AN

EX

OS

ANEXO IV: Formulario de solicitud de revisión del presupuesto

PRESUPUESTO DE PROYECTOS FINANCIADOS CON FONDOS EXTRAPRESUPUESTARIOS - EN CURSO DE EJECUCIÓN

Código del proyecto: OFICIAL DE PROYECTO: Fecha:

Sector/centro de fondos (división de la Sede u ofi cina fuera de la Sede):

Fuente de los fondos: OFICIAL ADMINISTRATIVO DEL SECTOR:

Programa del C/5 en SISTER (a nivel de actividad):

COMPONENTES DEL PROYECTO

Consignación revisada Consignación (total efectivo +

total comprometido) a la fecha de hoy

Disponible en los créditos habilitados para el año en curso

Habilitación de créditos complementarios

solicitada para el año en curso

$

TOTAL GASTOS DE PERSONAL 10’+11+13

1010’ Otros gastos de personal (partidas presupuestarias

14, 16 y 17)

11 Consultores/expertos internacionales

13 Personal administrativo de apoyo

20 SUBCONTRATOS

30 FORMACIÓN

40 EQUIPO

50 VARIOS

TOTAL, COSTO DEL PROYECTO 10’+11+13+20+30+40+50

80 GASTOS DE APOYO AL PROGRAMA

- para Otros componentes %

- para Equipo %

TOTALPROYECTO, comprendidos los gastos de apoyo al programa

INGRESOS:

OBSERVACIONES:

RESERVADO A BB:

CONSIGNACIÓN Nº: DESBLOQUEO DE CRÉDITOS Nº: HABILITACIÓN DE CRÉDITOS Nº:

44A

NE

XO

S

ANEXO V: Certifi cado del tiempo dedicado al proyectoEste formulario deberá ser rellenado por la unidad del Programa Ordinario ( sírvase utilizar un certifi cado para

cada funcionario del Programa Ordinario)

Este certifi cado se refi ere al periodo: del _________________ (día/mes/año ) al ___________ (día/mes/año )

Sección A: Deberá ser rellenada por el personal de la Organización que trabaja en el proyecto

Nombre y apellidos Grado Número de identifi caciónLugar

de asignaciónSector

División/unidad

Centro de fondos

Código del proyecto

extrapresu-puestario

Descripción de las tareas realizadas

Número de días empleados para realizar la tarea (por ejemplo,

medio día = 0,5; un cuarto de día =

0,25)(A)

Coefi ciente de gastos estándar medios diarios

(es decir, gastos estándar por

bienio/500 días de trabajo)

(B)

Cuantía que se debe

imputar al proyecto6

(A x B)

Total

Sección B: Vistos buenos

Personal de la Organización Director de la división de la Sede/ Director de la ofi cina fuera de la Sede

Certifi co que he dedicado al proyecto el tiempo

indicado más arriba, que las tareas mencionadas eran

necesarias para su ejecución y seguimiento y que su

fi nanciación estaba prevista en el presupuesto del

proyecto que aprobó el donante7.

Certifi co que las tareas mencionadas se realizaron de

modo satisfactorio y eran necesarias para la ejecución

y el seguimiento adecuados del proyecto.

Firma y fecha Firma y fecha

Visto bueno del AO: _______________________________ (fi rma y fecha)

Visto bueno del ADG/ Director del Servicio Central: ______ (fi rma y fecha)

Visto bueno de BB: ________________________________ (fi rma y fecha)

Recepción por BOC: _______________________________ ( fecha)

Cc: ADG del Sector (deberá enviarse una copia de este certifi cado al ADG del Sector a título informativo)

6 Sírvase tomar nota de que la cuantía total que se imputará a un proyecto no deberá rebasar la cantidad presupuestada en concepto de gastos de personal de la Organización.

7 Si en el presupuesto no se han asignado fondos a esas actividades los costos correspondientes no deberán imputarse al proyecto.

45ANEXOS

ANEXO VI:

Solicitud de creación de comprobante de diario –

deberá presentarse a BOC

Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura SOLICITUD DE CREACIÓN DE COMPROBANTE DE DIARIO

El formulario completado deberá enviarse a BOC/FRA

Solicitante Documento SAP Nº

Deberá ser completado por BOC/FRA

Sector/Ofi cina Fecha de solicitud

Motivo de la solicitud

Moneda: dólar estadouni-dense

Breve texto:

DÉBITO:

Fondo + centro del Fondo

WBS/Centro de costos

Cuenta general

Ref. reserva de fondo Partida Texto

Cuantía

CRÉDITO:

Fondo + centro del Fondo

WBS/Centro de costos

Cuenta general

Ref. doc. SAP Partida Texto Cuantía

46A

NE

XO

S

ANEXO VII : Reglamento Financiero de la cuenta especial para la recuperación de los gastos de personal y otros costos de los proyectos extrapresupuestarios

Artículo 1 - Creación de una Cuenta Especial

1.1 De conformidad con la cláusula 6.6 del Reglamento Financiero de la UNESCO, por las presentes

disposiciones se crea la “Cuenta Especial para la recuperación de los gastos de personal y otros costos

de los proyectos extrapresupuestarios”, en adelante denominada “la Cuenta Especial”.

1.2 La gestión de esta Cuenta Especial se regirá por las disposiciones siguientes.

Artículo 2 - Ejercicio fi nanciero

El ejercicio fi nanciero corresponderá al de la UNESCO.

Artículo 3 - Finalidad

La Cuenta Especial ha sido creada para registrar y controlar el traspaso y la ulterior utilización de los costos

directos que, aunque fi nanciados con el Presupuesto Ordinario, se utilizaron en la ejecución de proyectos


Los fondos de la Cuenta Especial podrán utilizarse para fi nanciar las actividades del Programa y Presupuesto

Ordinario y como capital inicial para actividades extrapresupuestarias.

Artículo 4 - Ingresos

Los ingresos de la Cuenta Especial estarán constituidos por:

a) los ingresos en concepto de costos de los proyectos extrapresupuestarios recuperados por el

Presupuesto Ordinario, cuando se trate de recursos del Presupuesto Ordinario que se hayan

utilizado directamente en la ejecución de actividades extrapresupuestarias;

b) cualquier otro ingreso relacionado o vinculado con la recuperación de los costos o con las

fi nalidades de esta Cuenta Especial;

c) los ingresos varios, comprendidos los intereses devengados por las inversiones a las que se

refi ere el Artículo 7.

[Se han suprimido las cláusulas estandard a) y b) que fi guran en el texto del modelo]

Artículo 5 - Gastos

Se cargarán a la Cuenta Especial los gastos correspondientes a la fi nalidad enunciada en el Artículo 3,

comprendidos los gastos administrativos específi camente relacionados con ésta.

47

AN

EX

OS

Artículo 6 - Contabilidad

6.1 La Contraloría de la UNESCO llevará los libros de contabilidad que sean necesarios.

6.2 Todo saldo no utilizado al fi nal de un ejercicio se traspasará al ejercicio siguiente.

6.3 Las cuentas de la Cuenta Especial se someterán al Auditor Externo de la UNESCO para su comprobación,

junto con las demás cuentas de la Organización.

[Se ha suprimido la cláusula estandard 6.4 del modelo]

Artículo 7 - Inversiones

7.1 El Director General estará facultado para efectuar inversiones a corto plazo con los fondos que la

Cuenta Especial tenga en su haber.

7.2 Los intereses devengados por esas inversiones se acreditarán en la Cuenta Especial.

Artículo 8 - Cierre de la Cuenta Especial

El Director General decidirá cerrar la Cuenta Especial cuando estime que ha dejado de ser necesaria e

informará al Consejo Ejecutivo al respecto.

Artículo 9 - Disposición general

Salvo disposición en contrario del presente Reglamento, la Cuenta Especial se administrará con arreglo al

Reglamento Financiero de la UNESCO.

48

ANEXO VIII: Reglamento Financiero de la cuenta especial para la recuperación de los gastos de seguridad de los proyectos extrapresupuestarios

Artículo 1 - Creación de una Cuenta Especial

1.1 De conformidad con la cláusula 6.6 del Reglamento Financiero de la UNESCO, por las presentes

disposiciones se establece una “Cuenta Especial para la recuperación de los gastos de seguridad de

los proyectos extrapresupuestarios”, denominada en adelante «la Cuenta Especial».

1.2 La gestión de esta Cuenta Especial se regirá por las disposiciones siguientes.

Artículo 2 - Ejercicio fi nanciero

El ejercicio fi nanciero corresponderá al de la UNESCO.

Artículo 3 - Finalidad

La Cuenta Especial ha sido creado para registrar y controlar el traspaso y la ulterior utilización de los costos

directos que aunque fi nanciados con el Presupuesto Ordinario se utilizaron en la ejecución de proyectos


La ulterior utilización de los fondos podría consistir en aportar contribuciones al Departamento de Seguridad

de las Naciones Unidas (DSS) y al Seguro contra daños causados por actos intencionales (MAIP), y en

sufragar otros gastos de seguridad que puedan resultar necesarios.

Artículo 4 - Ingresos

Los ingresos de la Cuenta Especial estarán constituidos por:

a) los ingresos en concepto de costos de los proyectos extrapresupuestarios recuperados por el

Presupuesto Ordinario, cuando se trate de recursos del Presupuesto Ordinario que se hayan

utilizado directamente en la ejecución de actividades extrapresupuestarias;

b) cualquier otro ingreso relacionado o vinculado con la recuperación de los costos o con las

fi nalidades de esta Cuenta Especial;

c) los ingresos varios, comprendidos los intereses devengados por las inversiones a las que se

refi ere el Artículo 7.

[Se han suprimido las cláusulas estandard a) y b) que fi guran en el texto del modelo]

49

Artículo 5 - Gastos

Se cargarán a la Cuenta Especial los gastos correspondientes a la fi nalidad enunciada en el Artículo 3,

comprendidos los gastos administrativos específi camente relacionados con ésta.

Artículo 6 - Contabilidad

6.1 La Contraloría de la UNESCO llevará los libros de contabilidad que sean necesarios.

6.2 Todo saldo no utilizado al fi nal de un ejercicio se trasladará al ejercicio siguiente.

6.3 Las cuentas de la Cuenta Especial se someterán al Auditor Externo de la UNESCO para su comprobación,

junto con las demás cuentas de la Organización.

[Se ha suprimido la cláusula estandard 6.4 del modelo]

Artículo 7 - Inversiones

7.1 El Director General estará facultado para efectuar inversiones a corto plazo con los fondos que la

Cuenta Especial tenga en su haber.

7.2 Los intereses devengados por esas inversiones se acreditarán en la Cuenta Especial.

Artículo 8 - Cierre de la Cuenta Especial

El Director General decidirá cerrar la Cuenta Especial cuando estime que ha dejado de ser necesaria e

informará al Consejo Ejecutivo al respecto.

Artículo 9 - Disposición general

Salvo disposición en contrario del presente Reglamento, la Cuenta Especial se administrará con arreglo al

Reglamento Financiero de la UNESCO.

50

ANEXO IX:Costos por persona en 2008 del Departamento de Seguridad de las Naciones Unidas (DSS) y seguro contra daños causados por actos internacionales (MAIP)

Consignación del Departamento de Seguridad de las Naciones Unidas para 2008 (dólares estadounidenses)

Consignación por persona (dólares

estadounidenses)

Bienal 2 463,03

Anual 1 231,51

Mensual 102,63

Seguro contra daños causados por actos intencionales - Tarifas 2008 (dólares

estadounidenses)

Tarifas por persona Categoría 1 (Cuadro Orgánico) Categoría 2 (Servicios Generales)

Año Mes Año Mes

Países designados (véase la lista infra) 179,95 15,00 63,49 5,29

Países no designados 59,46 4,96 20,66 1,72

Nueva York, (Estados Unidos de América) 19,18 1,60 19,18 1,60

Ginebra (Suiza) 8,21 0,68 8,21 0,68

Lugares de destino en que hay sedes, fuera

de Ginebra y Nueva York

4,56 0,38 4,56 0,38

Lista de países designados a efectos del seguro contra daños causados por actos intencionales indicados por la compañía de seguros al 8 de febrero de 20081. Afganistán 23. Ecuador 44. República Popular Democrática

de Corea

66. Senegal

2. Albania 24. Egipto 45. Kuwait 67. Serbia y Montenegro

3. Argelia 25. El Salvador 46. Líbano 68. Sierra Leona

4. Angola 26. Guinea Ecuatorial 47. Liberia 69. Islas Salomón

5. Argentina 27. Eritrea 48. Libia 70. Somalia

6. Armenia 28. Etiopía 49. Malasia 71. Sudáfrica

7. Azerbaiyán 29. Georgia 50. Malí 72. Sri Lanka

8. Bangladesh 30. Guatemala 51. Mauritania 73. Sudán

9. Bolivia 31. Guinea 52. México 74. República Árabe Siria

10. Bosnia y Herzegovina 32. Guinea-Bissau 53. Marruecos 75. Tayikistán

11. Burundi 33. Guyana 54. Myanmar 76. Tanzania

12. Camboya 34. Haití 55. Nepal 77. Tailandia

13. Camerún 35. India 56. Nicaragua 78. Togo

15. Chad 36. Indonesia 57. Níger 79. Túnez

16. Colombia 37. Irán 58. Nigeria 80. Turquía

17. Comoras 38. Iraq 59. Pakistán 81. Uganda

18. República del Congo 39. Israel y Ribera Occidental

y Gaza

60. Papua Nueva Guinea 82. Uzbekistán

19. República Democrática

del Congo

40. Jamaica 61. Perú 83. Venezuela (República Bolivariana

de)

20. Côte d’Ivoire 41. Jordania 62. Filipinas 84. Sáhara Occidental

21. Djibouti 42. Kazajstán 63. Federación de Rusia 85. Yemen

22. Timor Oriental 43. Kenya 64. Rwanda 86. Zambia

65. Arabia Saudita 87. Zimbabwe

51

G L O S A R I O

Término Defi niciones

Asignación Decisión, autorizada por escrito por el Director General, de destinar recursos a determinados fi nes indicados en el Programa y en los planes de trabajo aprobados.

Centro de fondos Un centro de fondos es una unidad orgánica a la que se puede asignar un presupuesto (por ejemplo, ED/BAS).

Certifi cador Un certifi cador es un funcionario habilitado, en virtud de una delegación de autoridad del Contralor, para contraer obligaciones fi nancieras por cuenta de un determinado sector u ofi cina o de una unidad permanente fuera de la Sede.

Consignación adicional Las consignaciones adicionales son contribuciones voluntarias que se suman al Presupuesto Ordinario y de las que no se rinden cuentas específi cas al donante. Estos fondos se rigen por los mismos reglamentos y normas que el presupuesto del Programa Ordinario y, por consiguiente, deben haberse gastado antes del fi nal del bienio.

Costos directos Costos directos son los recursos que una organización destina íntegramente a sufragar las actividades, los proyectos y los programas que lleva a cabo en cumplimiento de su mandato y que pueden atribuirse en su totalidad a estos. Comprenden los gastos de personal, equipo y locales de cada proyecto, así como los viajes y demás insumos necesarios para lograr los resultados y objetivos defi nidos en los programas y los proyectos.

Fluctuaciones monetarias Variaciones del valor del dólar de los Estados Unidos de América (unidad de cuenta de la Organización, como dispone la cláusula 3.2 del Reglamento Financiero) con respecto al euro y a otras monedas utilizadas por la Organización, según los tipos de cambio operacionales de las Naciones Unidas.

Fondos Fiduciarios Fondos aceptados por la Organización de conformidad con las cláusulas 6.6 y 6.7 del Reglamento Financiero, o de conformidad con la Parte B de la Resolución de Consignación de Créditos, que se ajustan a los objetivos y las políticas de la Organización y cuyo objeto se defi ne por un acuerdo específi co con la fuente de fi nanciación.

Gastos Los gastos de un ejercicio fi nanciero equivalen a la suma de los desembolsos y las obligaciones válidas por liquidar imputados a los créditos consignados para ese ejercicio. Cuando la contabilidad se basa en los valores devengados, este término designa las sumas imputadas a los ingresos en un ejercicio determinado, hayan sido o no desembolsadas. En cambio, cuando la contabilidad se basa en los valores de caja, el término se aplica únicamente a los desembolsos efectivos imputados a los ingresos en un ejercicio determinado.

Habilitación de créditos Autorización expedida a un funcionario o a un servicio por el Director General o en su nombre para contraer obligaciones fi nancieras con fi nes precisos y por las cantidades que se especifi quen, durante un periodo determinado.

Política de recuperación de costos

La política de recuperación de costos se basa en la idea de que todos los gastos relacionados con un proyecto extrapresupuestario deben fi gurar en el presupuesto de ese proyecto y serle imputados. Cuando para ejecutar un proyecto se utilicen recursos del Programa Ordinario, el importe correspondiente deberá ser reembolsado.

Presupuesto Plan fi nanciero para la ejecución de un programa de actividades en un periodo determinado.

Recursos extrapresupuestarios

Recursos fi nancieros procedentes de fuentes distintas del Presupuesto Ordinario y puestos a disposición de la Organización para fi nanciar una actividad acordada expresamente entre las partes interesadas. Este tipo de fondos, clasifi cados en general como fondos fi duciarios para el programa, son en gran medida asimilables a las contribuciones voluntarias.

52A

NE

XO

S

Resultados esperados Indicadores cuantitativos y cualitativos que miden hasta qué punto las actividades de un proyecto han servido para cumplir determinados objetivos; deben especifi car con la mayor exactitud posible y de modo verifi cable el tipo de resultados que se esperan, su alcance y los plazos previstos para alcanzarlos.

Tipo de cambio El tipo al que se puede cambiar la unidad de moneda de un país por la de otro país. En la UNESCO se utilizan varios tipos de cambio diferentes: el tipo de dólar constante, el tipo de cambio del mercado y el tipo de cambio operacional de las Naciones Unidas.

Costos indirectos fi jos Los costos indirectos fi jos son los realizados por la Organización con independencia del alcance y la envergadura de sus actividades y que no pueden atribuirse directamente a actividades, proyectos o programas concretos. Normalmente comprenden los gastos correspondientes al personal directivo de una organización, sus gastos institucionales y los de los órganos estatutarios no relacionados con la prestación de servicios.

Costos indirectos variables Los costos indirectos variables, que suelen denominarse “costos (o gastos) de apoyo a los programas”, son aquellos en que incurre la Organización como consecuencia de sus actividades, proyectos y programas y en su apoyo que no pueden atribuirse directamente a actividades, programas o proyectos concretos. Comprenden normalmente los gastos correspondientes a las unidades de servicios y administrativas y a sus sistemas y gastos de funcionamiento.

Cuentas especiales Cuentas que, de conformidad con las cláusulas 6.6. y 6.7 del Reglamento Financiero, el Director General puede establecer al margen del Presupuesto Ordinario para un programa determinado, informando de ello al Consejo Ejecutivo.

Elemento del pasivo Una obligación actual de la Organización resultante de hechos anteriores, cuya liquidación se prevé entrañe un desembolso por parte de la Organización.

Infl ación Alza de precios acompañada de depreciación de la moneda (M. Seco, O. Andrés y G. Ramos, Diccionario del español actual).

Insumos Descripción de los recursos ( personal, becas y asignaciones para viajes de estudio, servicios de subcontratistas, edifi cios, equipamiento, etc.) necesarios para ejecutar las actividades, producir los resultados y alcanzar el(los) objetivo(s) inmediato(s), con indicaciones precisas de su amplitud.

Obligación Compromiso jurídico y fi nanciero que representa un elemento pasivo imputable a los recursos del ejercicio económico en curso.

Obligaciones pendientes (por liquidar)

Obligaciones por liquidar al fi nal de un ejercicio fi nanciero que siguen representando un compromiso para los fondos de la Organización (cláusula 4.3 del Reglamento Financiero) y que constan como tales en sus cuentas.

Ofi cial de proyectos El ofi cial de proyectos designado en el Sector del Programa o la ofi cina fuera de la Sede para encargarse de la ejecución del proyecto.

Presentación integrada del programa y presupuesto

Técnica presupuestaria utilizada por la UNESCO que consiste en una presentación combinada en el documento de programa y presupuesto (C/5) de las actividades fi nanciadas con cargo al Programa Ordinario y a los recursos extrapresupuestarios.

Presupuesto Ordinario La UNESCO se fi nancia mediante las contribuciones asignadas a sus Estados Miembros que se destinan al Programa y Presupuesto Ordinarios que aprueba la Conferencia General cada bienio (documento C/5).

Subcontratación; externalización

Subcontrar un trabajo para el cual la Organización podría disponer de las competencias o los recursos necesarios, pero que puede ser realizado a menor costo, con mayor efi ciencia o más rápidamente por una entidad externa.

Tipo de cambio operacional de las Naciones Unidas

Tipo de cambio entre el dólar de los Estados Unidos y cualquier otra moneda, que las Naciones Unidas suelen establecer a comienzos de cada mes para uso de todas las organizaciones y entidades del sistema de las Naciones Unidas, a partir de los tipos en vigor en el mercado monetario internacional a fi nales del mes anterior.

Transferencia presupuestaria

Aumento de una o de varias consignaciones presupuestarias, compensado por una reducción de igual cuantía en otra u otras partidas.

53

AN

EX

OS

A

acuerdo 20, 21, 22, 24, 39, 51

acuse de depósito 20

Anexo I 5, 14, 22

Anexo III 5, 15, 33

Anexo 40

año 15, 20, 21, 22, 38, 43, 44

AO 44, 53

apéndice 20, 26

aplicación 7, 33, 37

asignar 15, 51

auditoría 14, 21, 37

autorización 20, 36, 39

autorizado 36

autorizados 21

B

BB 7, 9, 14, 15, 17, 20, 21, 22, 24,

27, 28, 30, 31, 33, 39, 42, 43,

44, 53, 55

BOC 5, 9, 15, 17, 20, 21, 24, 26, 27,

28, 33, 39, 44, 45, 46, 53

BOC/TRS 21

C

cada vez 22

calcular 15, 22, 36, 40, 41

carece 29

carga fi nanciera 8

certifi cadores 24

cierre fi nanciero 24

Circular Administrativa 3, 32

código presupuestario 20, 21, 24, 28,

33, 35

coefi ciente 9, 33, 36, 39

Comité de Alto Nivel sobre Gestión 7, 12

compensar 7, 31

Comunicación 34, 35

consignación 27, 29, 30, 31

Consignación 36, 43, 50, 51

control de los gastos 9

control presupuestario 15, 33

costos directos 7, 8, 9, 12, 41, 46, 48

Costos indirectos fi jos 52

Costos indirectos variables 52

costos reales 14, 26, 27, 29, 30, 31,

32, 35, 36, 37

Cuadro de delegación de autoridad y

rendición de cuentas 12, 26

cuenta bancaria 20, 21, 24

cuenta del Libro Mayor General 21

cuenta del proyecto 21, 24

cumplimiento 51

D

défi cit 24

desglose 15, 20, 34

devueltos 24

Director 3, 7, 9, 38, 44, 47, 49, 51, 52

documentación 15, 16, 22, 37

documentos del proyecto 22

dólares de los Estados Unidos 20, 21,

22

donante 7, 15, 16, 17, 20, 21, 22, 24,

39, 41, 51

duración 14, 15, 22, 27, 29, 32, 38,

40, 41

duración del proyecto 22

E

ejecución 5, 7, 8, 12, 14, 16, 20, 21,

22, 24, 26, 27, 28, 29, 30, 31,

35, 37, 39, 44, 46, 48, 51, 52

ejecutar 7, 8, 9, 12, 14, 22, 27, 51, 52

elemento de los costos 15, 16, 30, 31,

32

elementos de los costos 5, 15, 16, 22

Equipo 16, 32, 39, 40, 43

equivalente en dólares de los Estados

Unidos 21

ERC/CFS 9, 12, 17, 20, 21, 22

estado fi nanciero 24

estimación 7, 15, 22, 27, 30, 31, 32,

33, 36

estimaciones 14, 15, 22, 26, 27, 29,

30, 31, 32, 33, 36, 37, 38

evitar 21

exactitud 21, 52

exigible 22

extrapresupuestarios 1, 3, 5, 7, 8, 9,

12, 26, 28, 34, 35, 36, 39, 46,

48, 51, 52

F

FABS 21, 24, 39, 53

fecha 15, 20, 21, 43, 44

fecha de ingreso del documento 21

fl uctuaciones monetarias 21

fondo general 20, 24

fondos 5, 7, 9, 15, 16, 20, 21, 24, 26,

28, 32, 33, 34, 35, 36, 38, 43,

44, 46, 47, 48, 49, 51, 52

Fondos Fiduciarios 9, 22, 51

formación 9, 16, 40

G

gastos 5, 7, 8, 9, 12, 13, 14, 15, 16,

21, 22, 24, 26, 27, 28, 29, 30,

31, 32, 33, 34, 35, 36, 37, 38,

39, 40, 43, 44, 46, 47, 48, 49,

51, 52

gastos de apoyo 7, 9, 12, 33, 36, 39,

43

gastos de apoyo al programa 9

gastos de funcionamiento 33, 38, 52

gastos postales 35

Í N D I C E A N A L Í T I C O

54A

NE

XO

S

Grupo de elementos de los costos 16

grupo de trabajo 7

H

Habilitación de créditos 43, 51

habilitaciones de créditos 21

HLCM 7, 8, 9, 12, 53

I

infl ación 15, 31, 42

informes estándar 15

informes fi nancieros 9, 15, 21, 33

J

justifi cativo 35

justifi cativos 21, 26, 28, 31

L

(LA) 17

liquidadas 24

liquidar 24, 51, 52

lista de documentos 15

locales del proyecto 9

M

Manual Administrativo 12, 20, 21, 22,

24, 29, 31, 32, 37

mecanismo 9, 22, 26, 27, 28, 29, 30,

31, 32, 33, 34, 35, 36, 37, 38

moneda local 21

O

objetivos 7, 9, 12, 13, 40, 51, 52

obligación 22, 24, 52

obligaciones 24, 51

Ofi cina del Presupuesto 1, 3, 7, 14, 15,

17, 22, 28, 33, 39, 42

ofi cina fuera de la Sede 21, 24, 33, 43,

44, 52

ofi cinas fuera de la Sede 9, 21, 22, 28,

29, 35, 37, 38, 39

P

Pautas 1, 3

personal 5, 9, 14, 15, 16, 22, 27, 28,

29, 30, 38, 40, 42, 43, 44, 46,

51, 52

personal de la Organización 14, 15, 22,

30, 44

personal directivo 9, 52

plan de operaciones 20

plan de trabajo 15, 16, 20, 21, 41

Plan de trabajo del presupuesto estándar

detallado 15, 16

Política de recuperación de costos 51

preparar 5, 7, 8, 12, 14, 22, 40, 41

presentar 20, 21

presupuestación interna 15

presupuesto 5, 7, 8, 9, 12, 14, 15, 16,

17, 20, 21, 22, 28, 33, 34, 37,

39, 40, 41, 42, 43, 44, 51, 52

presupuesto aprobado 20, 22

Previa aprobación 3

previsto 37

Programa Ordinario 5, 7, 8, 9, 14, 22,

26, 27, 28, 29, 30, 31, 34, 38,

44, 51, 52

propuestas de presupuesto 8, 9, 17, 42

propuestas de proyecto 7, 17

proyecto 5, 7, 8, 9, 12, 14, 15, 17,

20, 21, 22, 24, 26, 27, 28, 29,

30, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37,

38, 39, 40, 41, 43, 44, 46, 48,

51, 52

proyectos 1, 3, 5, 7, 8, 9, 12, 14, 15,

20, 21, 22, 24, 26, 28, 30, 31,

32, 33, 34, 36, 39, 40, 41, 46,

48, 51, 52

punto 545 12, 21, 22, 24

Q

que se imputan 28, 30, 31

R

recursos del Presupuesto Ordinario 9,

22, 46, 48

reducirá al mínimo 24

reembolsar 22, 27, 29, 30, 31

Reglamento de Administración Financiera

21, 24

responsable 14, 26, 37, 40, 41

Resultados esperados 52

reuniones 9, 16, 26, 31, 32, 40

revisión 5, 22, 28, 37, 43

riesgo 14, 21, 24

riesgos 38

rubro presupuestario 15, 16

rubros presupuestarios 15, 20, 21, 22

S

Sectores 15, 27

Sede 5, 9, 14, 20, 21, 22, 24, 28, 29,

30, 33, 34, 35, 37, 38, 39, 43,

44, 51, 52

seguridad 5, 14, 16, 22, 27, 29, 30,

38, 48, 50

seminarios 9, 16, 28, 31, 32, 40

servicios administrativos 22

Sistema 21, 29, 39

Sistema Financiero y Presupuestario 21,

39

Subcontratas 31

suma 8, 15, 26, 34, 51

T

tipo de cambio del mercado 20, 52

traducción 15, 22, 32, 37

transacción 20, 38

transferencia 24, 26

transferencias 22, 33

transferidos 20, 24

U

unidad administrativa 9, 21, 33

unidad encargada de la ejecución 20,

22, 24, 26, 27, 28, 31, 35, 37

V

viaje 16, 26, 40

Publicado por:

UNESCOOfi cina del Presupuesto7, place de Fontenoy

75352 – París 07 SP, Francia

( BB-2008/WS/1) CLD 2178.8

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