guia tecnica colombiana 93

5/10/2018 Guia tecnica colombiana 93

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GUiA TECNICACOLOMBIANA GTe932007-12-12

GUiA PARA LA EJECUCION DE LA REVISION .AMBIENTAL INICIAL (RAI) Y DEL ANALISIS DEDIFERENCIAS (GAP ANALYSIS), COMO PARTE DELA IMPLEMENTACION Y MEJORA DE UNSISTEMA DEGESTIONAMBIENTAL

~~~ICONTEC

E: GUIDE FOR PERFORMING AN INITIAL ENVIRONMENTALREVIEW AND A GAP ANALYSIS. AS PART OF THEENVIRONMENTAL MANAGEMENT SYSTEM IMPLEMENTATIONAND IMPROVEMENT

CORRESPONDENCIA:

DESCRIPTORES: gestion ambiental; revisi6n ambientalinieial; analisis de difereneias: sistemade gesti6n ambiental.

tc.s. 13.020.00Editada por el Instituto Colombiano de Normas Tecnicas y Certificaci6n (ICONTEC)Apartado 14237 Bogota, D.C. - Tel. (571) 6078888 - Fax (571) 2221435

Prohibida su reproducci6n Primera aclualizaci6nEditada 2007-12-21


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PRO LOGO

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EI Instituto Colombiano de Normas Tecnicas y Certitlcacion, ICONTEC, es el organismonacional de normahzaclon. sequn el Decreto 2269 de 1993.ICONTEC es una entidad de caracter privado, sin animo de lucra, cuya Mlsion es fundamentalpara brindar soporte y desarrollo al productor y proteccion al consumidor. Colabora con elsector gubernamental y apoya al sector privado del pais, para lograr ventajas competitivas enlos mercados interno y externo.La representaci6n de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalizacion Tecnicaesta garantizada por los Comites Tacnlcos y el periodo de Consulta Publica, este ultimocaracterizado por la pertlcipacion del publico en general.La GTC 93 (Primera actuauzacion) fue ratificada por el Consejo Directivo de 2007-12-12.Esta guia esta sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda entodo momento a las necesidades y exigencias actuales.A continuacion se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta guia a travesde su partlclpacion en el Cornite Tecnico 14 Gesti6n ambiental.A S O C I A C I O N N A C IO N A L DE EMPRESAS DESERVIC IOS PlJBLlCOS DOM ICILIAR IOS YACTMDADESCOMPLEMENTARIAS-ANDESCO--BAYERS.A.COMPANIA NACIONAL DE CHOCOLATES SACONSEJO EMPRESARIAL COLOMBIANOPARA EL DESARROLLO SOSTENIBLE-CECODES-

ENRIQUE GUZMAN ~ONSUL TORINDEPENDIENTEENLACE CONSUL TORES EN GESTIONEMPRESARIAL LTDA.SIKA COLOMBIA S.A.

Adernas de las anteriores, en Consulta Publica el Proyecto se puso a consideraci6n de lassiguientes empresas: .AGA FANO FABRICA NACIONAL DEOXIGENO S.A.AJOVERS.A.ALPINA PRODUCTOS ALiMENTICIOS S.A.ALUMINIO NACIONAL S.A.AMBIENCOL INGENIEROSANDINA TRIM S.A.ASEO TECNICO DE LA SABANA S.A. E.S.P -ATESA--ASESOR- EDISON BENITEZ SALAZARASOClACI6N COLOMBIANADE EXPORTADORESDEFLORES-ASOCOLFLORES-ASOCIACION COLOMBIANA DE INDUSTRIASpLASTICAS -ACOpLASTICOS-

ASOCIACION COLOMBIANA DE INGENIERiASANITARIA Y AMBIENTAL--ACODAL-ASOCIACION NACIONAL DEINDUSTRIALES -ANDI-AZUL K S.A.BASF QUIMICA COLOMBIANA S.A.C.I. SOCIEDAD INDUSTRIAL DE GRASASVEGETALES -SIGRA S.A.-CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR -COMFENALCO-CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DEANTIOQUIA -COMFAMA-CARTONES AMERICA S.A.CARULLA VIVERO S.A.


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CARVAJAL S.A.CENTRO NACIONAL DE PRODUCCIDN MAsUMPIA Y TECNOLOGIAS AMBIENT ALESCHEVRON PETROLEUM COMPANYCIBA ESPECIALIDADES QUfMICAS S.A. -CIBA-CIUDAD UMPIA BOGOTA S.A. -ES'p.-CODENSA S.A. -ES.P.-COlOMBIANA DEEXTRUSIONSA -EXTRUCOL-COLOMBrT S.A.COMPANIA DE GALLETAS NOEL S.A.COMPANIA NACIONAL DE LEVADURAS-LEVAPAN S.A.-CORPORACIDN COLOMBIA INTERNACIONALCORPORACIDN INSTITUTO NACIONAL DECONSUL TORiA EN CAUDAD -INALCEC-COTECMAREMPRESA COLOMBIANA DE PETROLEOS-ECOPETROL-ESCUELA COLOMBIANA DE INGENIERfAFRIGORIFICO GUADALUPE S.A.FUNDACI6N UNIVERSIDAD DE AMERICAGRUPO TEAM COLOMBIA S.A.HOCOL S.A.HOJALATA Y LAMINADOS S.A.HOLCIM COLOMBIA S.A.HOSPITALDEPARTAMENTALDEVILLAVICENCIOHOSPITAL EL TUNAL E.S.EUMPIEZA METROPOLITANA S.A. E.S.P.LLOREDA S.A.LUMINEX S.A.MACS.A.

MEALS DE COLOMBIA S.A.MERCKS.A.MINISTERIO DE AMBIENTE VIVIENDA YDESARROLLO TERRITORIALMINISTERIO DE LA PROTECCIDN SOCIALNESTLE DE COLOMBIA S.A.OWENS ILLINOIS PELDAR S.A.PAVCOS.A.PETCO S.A.PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANAPROACTIVA DONA JUANA ES.P. S.A.PRODUCTORA DE PAPELES S.A.PRODUCTOS AUMENTICIOS DORIA S.A.RECUPERADORA DE PAPELES S.A.RESPONSABILIDAD INTEGRAL COLOMBIASECRETARIA DITRITAL DE AMBIENTESHELL COLOMBIA S.A.SIEMENS S.A.SMURFIT CARTON KAPPA DECOLOMBIA SASUCROMILES S.A.SUIZOS.A.TETRA PAK LTDA.TRIMCOS.A.UNIDAD EJECUTIVA DE SERVICIOSPUBLICOSUNIVERSIDAD DE ANTIOQUIAUNIVERSIDAD ESCUELA DEADMINISTRACI6N Y FINANZAS -EAFIT-UNIVERSIDAD LOS LlBERTADORESUNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIAUNIVERSIDAD PONTIFICIA BOLlVARIANA

ICONTEC cuenta con un Centro de Informaci6n que pone a disposici6n de los interesadosnormas internacionales, regionales y nacionales y otros documentos relacionados.

DIRECCION DE NORMALIZACION

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GUiA TECNICA COLOMBIANA GTC 93 (Primera actualizaci6n):

CONTENIDO

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INTRODUCCION

1. OBJETO 1

2. REFERENCIAS NORMATIVAS 1

3. TERMINOLOGiA 1

4. PREPARACION PARA LA IMPLEMENTACI6N DE UN SGA 24.1 MOTIVACICN PARA LA IMPLEMENTACI6N DE UN SGA 24.2 PLANIFICACI6N DE LA IMPLEMENTACI6N 2

5. REVISI6N AMBIENTAL INICIAL 35.1 PRop6sITO Y ENFOQUE DE LA REVISI6N AMBIENTAL INICIAL (RAI) 35.2 PLANIFICACI6N 35.3 TOMA DE DATOS 55.4 PROCESAMIENTO DE DATOS 85.5 ANALISIS E INFORME DE LOS RESULTADOS 8

6. ANALISIS DE DIFERENCIAS (GAP ANAL YSIS) 96.1 IDENTIFICACI6N DE LAS DIFERENCIAS 96.2 CUANTIFICACION DE LAS DIFERENCIAS 96.3 PLAN DE ACCION 9


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ANEXO A.(lnformativo)REVISI6N AMBIENTAL INICIAL 10ANEXO B. (Informativo)ANALISIS DE DIFERENCIAS : 14ANEXO C (Informativo)BIBLIOGRAFiA 23


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GU (A TeCNICA COLOMBIANA GTe 93 (Primera actua lizac ion)"

INTRODUCCI6N

Cada vez mas, las organizaciones de todo tipo mejoran su desernpeno ambiental mediante elestablecimiento de sistemas de gesti6n ambiental (SGA) basados en model os como el de lanorma NTC-ISO 14001, que les permite hacer seguimiento al impacto de sus actividades,productos y/o servicios sobre el medio ambiente. Esto es el resultado no solamente de unaconciencia ambiental creciente, sino tarnblen de una legislaci6n ambiental mas estricta y de unmayor interes general sobre el desarrollo de tecnologias ambientalmente seguras.Una vez que una organizaci6n ha definido su intenci6n de implementar 0 mejorar su sistema degesti6n ambiental, para un alcance dado, es aconsejable establecer su situaci6n actual conrespecto al media ambiente 1. Esta actividad se denomina frecuentemente Revisi6n Ambientallniciaf (RAI),A partir de la revisi6n ambiental inicial, es posible emprender un analisis de diferencias (gapanalysis, en ingles) mediante el cual se detalla, punto por punta, las diferencias entre 10existente y 10que debe ria ser. Se espera que esta actividad permita definir un plan de acci6nconcreto para poder implementar 0 mejorar un SGA.Frecuentemente, los terminos RAI y Analisis de diferencias se aplican como sin6nimos. Sinembargo, tal como se indic6 anteriormente, existe una clara diferencia entre los dos.La revision ambiental inicial y el anal isis de diferencias no son requisitos de la norma.NTC-ISO 14001. Tampoco es necesario realizar una RAI seguida de un anallsls de diferencias.Esta guia describe estas metodoloqias (RAI y GAP), Y recomienda usarlas en conjunto, sequnsea practice para cada organizaci6n particular.La RAI Y el analisis de diferencias, pueden ser aplicados a partes 0 a la totalidad de loscomponentes de SGA, de acuerdo con las necesidades de la orqanizaclon.

Una circunstancia en la cual esta fase puede no ser necesaria es, por ejemplo, en un negocio 0 empresapor desarrollar (nueva) 0 en la ampliaci6n del alcance de un SGA a una sucursal nueva de unaorganizaci6n.2 Una organizaci6n con SGA puede, tambien, conducir una RAI para identificar oportunidades de majora deunSGA.


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- ,GuiA T ECNIC A COLOMB IA NA GTe 93 (Primera actualizacion)

GUiA PARA LA EJECUCION DE LA REVISION AMBIENTAL INICIAL (RAJ)Y DEL ANALISIS DE DIFERENCIAS (GAP ANAL YSIS) , COMO PARTE DE LAIMPLEMENTACION Y MEJORA DE UN SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL

1. OBJETOEsta guia presenta directrices para la ejecuci6n de una Revisi6n Ambientallnicial (RAI) y de unanalisis de diferencias (gap analysis, en ingles). Esta guia se puede aplicar en organizacionesde cualquier tipo, tamano y localizaci6n geografica que deseen implementar 0 mejorar susistema de gesti6n ambiental.

2. REFERENCIAS NORMATIVASEI siguiente documento normativo referenciado es indispensable para la aplicaci6n de estedocumento normativo. Para referencias fechadas, se aplica unicamente la edicion citada. Parareferencias no fechadas, se aplica la ultima ediclon del documento normativo referenciado{incJuidacualquier correcci6n}"NTC 14050 , Gestio n ambiental. Vocabulario.

3. TERMINOLO'GiAPara ICispropositos de esta guia, se apliean las definiciones dadas en la norma NTC 14050 Y lassiguientes:3.1 Revisi6n ambiental inicial. Actividad en la que se identifican los aspectos, los requisitoslegales aplicables y otros que la orqanlzac'cn suscriba, asi como sus practicas de gestionrelacionadas, a fin de consolidar una base para implementar 0 mejorar un sistema de gestionarnbiental.3.2 Analisis de diferencias (Gap Analysis). Proceso para determinar las diferencias entre 1 0existente y 10 que es necesario cumplir. Para efectos de esta Quia, se refiere a los requisitos deun sistema de gesti6n ambiental.3.3 Parte interesada. Persona 0 grupo que tiene interes a esta afectado por el desempenoambiental de una orqanlzacion[NTC -ISO 14001 ]

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GUiA TECNICA COLOMBIANA GTe 93 (Primera actualizaci6n)

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4. PREPARACf6N PARA LA IMPLEMENTACION DE UN SGA4.1 MOTIVACI6N PARA LA fMPLEMENTACION DE UN SGAFrecuentemente, las organizaciones se preguntan: l.Cual es la necesidad de implementar unSGA? Para responder esta pregunta es indispensable entender que un SGA es unaherramienta con enfoque sistematico, basad a en el ciclo PHVA (Planear-hacer-verificar-actuar)que ayuda a las organizaciones a cumplir regulaciones y prop6sitos ambientales de maneracoherente y efectiva.Como base conceptual de un SGA, a continuaci6n se presentan algunos ejemplos debeneficios potenciales asociadas a su implementaci6n:

Mejora del dssempeno ambiental;Permite demostrar el compromiso ambiental de la organizaci6n a las partes interesadas;

Mejora la imagen de la organizaci6n y las relaciones con las partes interesadas;Facilita el acceso a capital;Estimula una actitud mas responsable de los empleados frente al media ambiente;Favorece la obtenci6n de seguros, a costos razonables;Mejora y facilita el acceso a mercados nuevas y existentes;Facilita el control de costas;Reduce los riesgos ambientales;Permite optimizar procesos y racionalizar el uso de los recursos;Ayuda a lograr y mantener el cumplimiento legalPermite diferenciar ambientalmente a la organizaci6n, con respecto a otras.

'.4.2 PLANIFICACI6N DE LA IMPLEMENTACI6NCuando una organizaci6n ha logrado comprometer a la alta direcci6n en el establecimiento,implementaci6n, mantenimiento y mejora de un SGA, deberia:

'Definir el alcance del sistema de gesti6n ambiental por irnplernentar')b)

5 . :Identificar 1 0 que actualmente se tiene: aspectos, impactos, componentes del sistema,controles y programas ambientales y legislaci6n aplicable, entre otros. 5 . :

c) Comparar 1 0 que se tiene contra 1 0 que deberia ser para determinar 1 0 que hace falta. EsquimLare(ac

Para mayor informaci6n sobre la definici6n del alcance del sistema, se recomienda consultar laNTC-ISO 14001AnexoA y la NTC-ISO14004. 2


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GUIA TECN ICA COLOMBIANA GTe 93 (Primera actualizaci6n)Con esta informaci6n es posible establecer un plan de unplementacion coherente con lainformaci6n recolectada y los recursos existentes. Es conveniente que los planes deimplementaci6n contengan. como minimo, las actividades, los responsables, los recursos y losplazas de impJementaci6n. Estos planes deberian ser objeto de seguimiento y ajuste cuandosea apropiado.

5. REVISION AMBIENTAL INICIAL5.1 PROPOSITO Y ENFOQUE DE LA REVISION AMBIENTAL INICIAL (RAI)La revision ambiental inicial es la actividad que permite caracterizar la opera cion de unaorpanlzaelon respecto a su relaci6n con el medio ambiente.Una RAI deberia cubrir, al menos, los siguientes aspectos:

Ubicaci6n geografica (areas de influencia);Identificaci6n de aspectos ambientales. asociados a todas las actividades, praductos yservicios de la organizaci6n sobre las cuales tenga control 0 influencia as; como suimportancia dentro del alcance establecido;Determinaci6n de requisitos arnolentales de tipo legal y otros que la organizaci6n hayasuscrito;Identificacion de practices y procedimientos de manejo ambiental existentes;Retroalimentaci6n de accidentes e incidentes previos;Conocimiento de las opiniones de las partes interesadas frente al manejo ambiental dela organizaci6n.

Un posible enfoque para la realizaci6n de la RAI puede considerar las siguientes etapas:Planlflcacion:..Tomade datos;Procesamiento de los datos;Analisis e informe de los resultados.

- 5 .2 PLANIFICACI6N5.2.1 GeneralidadesEs recomendable que la alta direcci6n de la organizaci6n designe un coordinador de proyecto,quien deberia ser 10suficientemente independiente, de manera que la revisi6n sea objetiva eimparcial.La revision deberia lIevarla a cabo una persona 0 un equipo que posea el conocimientorequerido en los temas ambientales por examinar (incluida la legislaci6n), la orqanizacion y susactividades, productos y servicios y la capacidad para desarrollar una RAJ.

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GUiA TECNICA COLOMBIANA GTe 93 (Primera actuatizacten)EI tiempo y recursos asignados para la revisi6n deberian ser apropiados con el alcance yobjetivos propuestos.5.2.2 Definicion del proposltc de la revision

AI oeflmr el propostto de un RAI, se deben especificar sin ambigOedad los siguientes puntas:La aplicaci6n prevista;Las razones para realizar el estudio; yEI publico previsto, es decir, las personas a quienes se preve comunicar los resultadosdel estudio,

5.2.3 Definicion del alcance de la revisionEI alcance de la revisi6n se deberia establecer claramente, y deberia considerar 10 siguiente:a) Las areas organizacionales y los procesos par cubrlr:b)c)

Las inquietudes 0 requerimientos de las partes interesadas;Los componentes ambientales por examinar (ejemplo: aire, agua, suelo, residuos, etc.)y los programas de gesti6n permanente;

d) Los aspectos legales par considerar (por ejemplo: regulaciones, normas, licencias etc.)y otros compromisos suscritos por la organizaci6n;

e) EI periodo de tiempo cubierto par la revisi6n;f)g)

Accidentes a situaciones de emergencia que se hayan presentado;Acciones correctivas y preventivas relacionadas con el SGA.

Dentro del alcance de la RAI, deberian considerarse las areas sobre la cuales la organizaci6ntenga influencia, incluyendo diseno, fabricaci6n, usa, aprovechamiento y disposlclon final delproducto 0 serviCio.Los recursos asignados para adelantar la RAI deberian ser coherentes con el prop6sito yalcance definido por la organizaci6n.

5.2.4 Preparaelcn de la revisionEs conveniente preparar la revisi6n de manera que se disponga de medios adecuados ysuficientes para su ejecuci6n.Tambien se deberia asegurar que todas las personas involucradas en la revision comprendensus funciones y deberes, de manera que se puedan alcanzar el prop6sito.Se deberia preparar un plan para el desarrollo de la revision que incluya, lugar, actividades,responsables, personas 0 entidades involucradas, tiempos y fechas asignados.A todos las personas 0 entidades que se Yean involucrados en la revisi6n, se les deberiainformar sobre su preparaci6n y se deberia estimular su participaclon. Se les deberia informarparticularmente acerca de:

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GulA T ECNIC A CO LOMBIA NA GTe 93 (Primera actualizaci6n)a) EI prop6sito, alcanee y metodologia de la revisi6n;b) La informaci6n que se espera de ellos;e) La duraci6n esperada de la revisi6n;d) Las personas de contacto.Igualmente, es conveniente preparar un listado de los sitios cubiertos en el alcance de la RAIasi como de las operaciones desarrolladas en estos.Otro punto importante en la etapa de preparaci6n es la elaboraci6n de herramientas tales comolistas de verificaci6n 0 cuestionarios. Por 10 general, las listas de verificaci6n son listas deaspectos que deberian considerarse, mientras que los cuestionarios requieren respuestas masespecificas.La ventaja de utilizar listas de veriflcacion 0 cuestionarios es que adernas de ser una ayudanemotecnica para el revisor, facilita la efectividad tanto en la recotecc lon como en lainterpretacion de los datos.EI Anexo A presenta un ejemplo de lista de verificaci6n de un sitio especifico.Finalmente, durante la plaruftcacion deberia determinarse las posibles tecnicas de anal isis parael manejo posterior de los datos.5.3 TOMADEDATOS5.3.1 Principios para la recolecci6n de datosLa toma de datos puede adelantarse mediante la revision de la documentaclon existente, larealizaei6n de entrevistas y las inspecciones directas en los sitios.La toma de datos tarnblen se deberia basar en los siguientes principios:a) Integridad, exactitud, claridad (es decir, la revision se deberia lIevar a cabo no

solamente mediante el examen de documentos sino tarnblen mediante la verificacion dela situaci6n real en el sitio, cuando el proposlto y alcance de la RAI asl 10 amerite).b) Se deberia asegurar la continuidad de la toma de datos mediante recoleccion

complementaria a intervalos definidos.c) Los datos se deberian presentar en unidades fisicas reconocidas internacionalmente

(es decir, unidades del SI (Sistema Internacional de Unidades)); se pueden usar otrasunidades sola mente cuando no se cuente con una unidad del SI apropiada.La(s) persona(s) responsable(s) deberia(n) documentar todos los rnetodos de rnedicion 0evaluacion y deberia(n) anotar el periodo de recolecci6n de datos.Se deberian considerar, adernas, cntertos relacionados con la identificaci6n, el almacenamientoy la disposiclon de los datos.

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GUiA TeCNICA COLOMB IANA GTC 93 (P rime ra actua liz ac ion )5.3.2 Cobertura de la toma de datos5.3.2.1 Ubicaci6n geograficaLa organizaci6n deberia identificar, a traves de la RAI, la ubicaci6n geografica de laorganizaci6n, entendida esta como su area de influencia.Como herramientas, pueden emplearse pianos de ubicaci6n, en donde adem as se identifiquenpor ejemplo, las comunidades vecinas, cuerpos de agua, bosques, etc.5.3.2.2 Aspectos e impactos ambientalesLa RAI deberia establecer si existe un procedimiento(s) para la identificaci6n de los aspectos eimpactos ambientales.Igualmente se debe verificar si el procedimiento considera los aspectos relacionados con lascondiciones de operaci6n, normales, anormales y situaciones de emergencia.La norma ISO 14004 presenta directrices sobre la identilicacion de aspectos e impactosambientales y la determinacion de su importancia.Entre las posibles actividades y aspectos ambientales por cubrir se encuentran, por ejemplo,los relacionados con:a) los diferentes componentes ambientales (por ejemplo: agua, suelo, airel;b) el manejo eficiente de la energia;c) el transporte de materias prim as y productos terminados, entre otros;d) manejo y ahorro del agua;e) gestion integral de residuos;f) generacion de ruido;g) instalaciories y procesos de producclon:h) planitlcaclon del producto (diseno, embalaje, transporte, usa y disposicion):i) desernpeno ambiental y practices de contratistas y proveedores;j) prevenci6n y limltaclon de accidentes ambientales; procedimientos de contingencia en

caso de emergencias ambientales, equipos existentes;k) la informacion y la formaci6n suministrada al personal, concerniente a problemasambientales;I) informacion extern a sobre problemas ambientafes (por ejemplo quejas);m) procesos de control, compra, almacenamiento y manejo de productos quimicos 0sustancias peligrosas;n) control de emisiones fugitivas;

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GUiA TECNICA COLOMBIANA GTC 93 (P rime ra a ctualiz ac ion )J i) equipos de respuesta y preparacion de emergencias;0) uso de recursos;p) actividades temporales 0 cambios temporales de procesos.5.3.2.3 Determinaci6n de requisitos ambientales de tipo legal y otros requisitosLa RAI deberia mcluir la identiflcacion de la legislacion aplicable y otros requisitos asi como sugrado de cumplimiento.La norma ISO 14004 presenta una descrlpcion detallada sobre la ldentltlcacion de requisitoslegales y otros requisitos.5.3.2.4Identificaci6n de practlcas y procedimientos de manejo ambiental existentesLa toma de datos deberia considerar la descrlpcion de la estructura, responsabilidades yprocedimientos operacionales del programa ambiental actual de la orqanizaclon,Algunas fuentes de informacion sobre practices y procedimientos de manejo ambientalexistentes, incluyen:

docurnentacion de otros sistemas de gestion u otros codiqos de buenas pracncasasociados,politicas y manuales de procedimientos,instrucciones de trabajo y descrlpcton de procesos,documentos previos de gestion (por ejemplo, datos de rnedlcion y seguimiento deprocesos, planes de manejo ambiental),informes de auditorias ambientales previas,materiales de orientaci6n para empleados,-,entrevistas,evaluaciones de riesgos ambientales,estudios de clclo de vida de producto.

Para organizaciones con un sistema de gestion en operacion (como el descrito en las normasNTC-ISO 9001 u NTC-OHSAS 18001), vale la pena comparar los elementos comunes parafacilitar la inteqraclon posterior de los sistemas y asi evitar que se dupliquen esfuerzos.Durante la toma de datos es importante tener en cuenta que en muchas organizaciones,algunos procesos de gestion operan aunque no hayan side documentados.5.3.2.5 Retroalimentaci6n de accidentes y situaciones de emergencia previosSe deberla considerar como parte de la recoleccion de informacion, la retroanmentacion de lasinvestigaciones de accidentes y situaciones de emergencia previos de caracter ambiental y ladocumentacion relacionada sobre la atencion de la emergencia, planes desarrollados comocorreccion y de mejoramiento.

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GU(A TECNICA COLOMBIANA GTC 93 (Primera aetuallzaclen)5.3.2.6Determinacion de las opiniones de las partes interesadas frente al manejo

ambiental de la organizacionLa revision deberia incluir los puntos de vista de todas las partes interesadas, las cualesincluyen, por definicion, todas aque/las persona 0 grupos relacionados 0 afectados por eldesernpeno ambiental de la orqanizacion.La informacion por revisar deberia incluir, ademas, las quejas y reclarnos ambientales de laspartes interesadas.5 . 4 PROCESAMIENTO DE DATOSLos datos se deberian preparar para brindar a la orqanizacton una base para la evaluacion.La preparacion de los datos deberia inclulr:a) EI examen de todos los datos para determinar su conformidad con las disposiciones

legales y regulaciones intemas.b) EI analisis de los datos en termmos del tipo, alcance, fuente y periodo a analizar.c) La mterretacion entre los datos recolectados y los aspectos ambientaJes.d) Se debe ria discutir Jamejor terminologia disponibJe, cuando sea apropiado.5 . 5 ANAuSIS E INFORME DE LOS RESULTADOSAI finalizar la revision, el coordinador del proyecto deberia preparar un reporte escrito para laalta direcclon y para los demas niveles de la orqanizacion que se consideren pertinentes, quecontenga todos los datos recolectados y el anal isis de estos datos.EI objetivo de este informe deberia ser:a) Documentar el alcance de la revision;b) Descriolr el sistema de qestion ambiental existente;

Proporcionar a la alta direccion informacion relacionada con los aspectos ambientales dela orqanizacion y su impacto sobre el media ambiente, aJ igual que la eficacia yconfiabilidad de los procedimientos ambientales de la orqanlzaoion:

c)

d) Demostrar prioridades de acci6n, necesidades de acciones correctivas requeridas yrecomendaciones para la mejora;e) Brindar una base para formular 0 mejorar la politica y objetivos ambientales y un

concepto para establecer 0mejorar en general el sistema de gestion ambiental;f) Retroalimentar ace rca de las opiniones de las partes interesadas sabre el manejoambiental de la organizaci6n;g) De ser necesario, proponer la reevaluaci6n del alcance del SGA.

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G u l A TECN ICA COLOMB IANA GTe 93 (Primera actualizaci6n)6. ANALISIS DE DIFERENCIAS (G AP ANA L YS ISJEn algunos casos, puede ser practice, como parte del proceso de implementaclon 0 mejora,desarrollar un ejercicio para determinar las diferencias existentes entre las actividades degestion 0 el sistema de gestion ambiental existente en una orqanizacion y los requisitos delSGA par implementar 0 los propuestos para la mejora del mismo. Esta actividad, se denominacomunrnente, anal isis de diferencias (GAP analysis, en ingles).La informacion desarrollada en la RAI deberia ser empleada para la realizacion de este anal isis.6.1 IDENTIFICACI6N DE LAS DIFERENCIASLas diferencias pueden ser identificadas a traves de la comparacion detallada (requisito porrequisito) de la informacion sobre el SGA existente yel referencial.Esta actividad puede desarrollarse a traves del uso de un cuestionario que permita analizar eidentificar las diferencias.En el Anexo B se presenta un ejemplo de un cuestionario para ldentificacion de diferencias.6.2 CUANTIFICACI6N DE LAS DIFERENCIASUna vez se hayan identificado las diferencias, deberla estimarse su dimension.Un enfoque que puede ser util consiste en preguntarse l.que actividad deberia realizar paracubrir esta diferencia? Luego, se emplea un sistema de ponderacion 0 categorlzeclon,asignando valores relativos a los esfuerzos necesarios para subsanar las diferencias.Este ejercicio permite obtener la informacion necesaria para desarrollar un plan de accion paraimplementar 0 mejorar un SGA y las necesidades de la orqanizacien,6.3 PLAN DE ACCI6NEI desarrollo de un plan 0 programa de lmplernentacion deberia considerar:

priorizaci6n de las diferencias encontradas,los pasos necesarios para la irnplernentacton del SGA y el orden adecuado,las decisiones que deberian tomarse para la ejecucion de los pasos identificados,los recursos necesarios, responsables y plazos.

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GU iA TECN ICA COLOMB IANA GTe 93 (P rim era actuallzacten)ANEXOA.(Informativo)

REVISI6N AMBIENTAL INICIAL

EJEMPLO DE LISTA DE VERIFICACICN PARA INSPECCION DE UNA OFICINA

A continuaci6n se presenta un ejemplo de lista de verificaci6n preparada para ser aplicada enuna oficina. Las preguntas corresponden a una preparaci6n previa reaJizada por el revisor y nodeberia interpretarse como una lista exhaustiva 0 generica aplicable a cualquier tipo de oficina.DEPARTAMENTO XREVISI6N AMBIENTAL INICIAL -INSPECCI6N DEL SITIOFecha:Revisi6n realizada por/cargo:Persona y cargo de quien at iende la revisi6n:Persona 0cargo a quien va dirigido el informe de la RAIProp6sito de la RAIAlcance de la RAI (incluye periodo que cubre la RAI)Detalles de la localizacion del sit io:Identificaci6n de riesgos externos:

TEMA POR TENER EN CUENTAEQUIPOS Verificar para cada equipo: condici6n, consumo enerqetlco. "Tienen partes reciclables? "el

equipo puede emplear papel reciclable? i..Tiene opciones de ahorro de energia?Fotocopiadoras (l.puede programarse impresi6n por ambas caras?)

.. ComputadoresFaxeslmpresorasOtrosi..Existe algun material sobre toma de conciencia respecto al uso de energia?tEl equipo es apagado daspues de la jomada laboral 0 cuando no esta en uso?l.Ubicaci6n del equipo (Existe un sal6n dedicado a el, existe ventilaci6n)?"Cual es la relaci6n del equipo con el personal?"Existe un procedimiento para su usa?, l.Es conocido por el usuario?

CONSUMO l.Existe algun material sobre toma de conciencia respecto al uso de papel reciclado y otrosDE materiales de la oficina?PRODUCTOS i..Que productos de oficina se emplean (por ejemplo cartuchos de impresora, esferosDE PAPEL Y recargables, etc.) (cantidades, frecuencias de usa)?OTROS i..Se emplea papel reciclada? "para que prop6sito? (porcentaje de producto empleado, materialMATERIALES de fabricaci6n. blanqueo).DEOFICINA Disposici6n del papel y otros materiales. "Existe un programa de separaclon y recolecci6n?i..como se maneja? (frecuencia, respansables, costos).

. .Continua ...10

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G u l A TECNICA COLOMBIANA GTe 93 (Primera actualizaci6n)Continuaci6n

TEMA POR TENER EN CUENTAILUMINACION Describa el sistema de iluminaci6n

NOTA numero de larnparas controladas por interruptor, tipo de llurnlnacion -tubosfluorescentes, bombillas incandescentes, bombillos ahorradores de energia-, iLa llurninaclonesta zonificada? iEn que grado?iComo se disponen los tubas fluorescentes descartados?l,Existen accesorios a muebles que bloqueen la luz natural? iExisten persianas que controlenel bri llo yel calor radiante?iSe ha realizado estudio de iluminacion en puesto de trabajo?iSe tiene definido un programa de limpieza y mantenimiento peri6dico del sistema deiluminaci6n?

CAUDAD DEL l.Existen sistemas de ventilaci6n? i.En donde (cuartos de impresi6n, garajes subterraneos)?AIRE l.Caracteristicas de estos sistemas de ventilaci6n? (como gula, vease el proyecto deINTERNO NTC 5183)

Descripci6n del sistema para control de temperatura.ENERGIA iSe han establecido directr ices 0 procedimientos para la gesti6n de energia? Si existen, ise ha

implementado?iExiste un programa de gestion de energia? iSe ha implementado?EI plan incluye iniciat ivas tales como:- despliegue de informacion relacionada sobre uso racional de energia,- Auditorias energeticas.- Analisis de las facturas de energia,- Instalaci6n de equipos ahorradores de energia,- Usa de temporizadores.

SEGURIDAD l, Se han establecido directrices a procedimientos que aborden el tema de seguridad contraCONTRA incendios? LSi existen, se han implementado?INCENDIOS LExiste un programa de seguridad contra incendios? LSe ha implementado?

L Incluye el plan iniciativas tales como:- Procedimientos de emergencia- listas de telefonos _Q_aracasas de emergencia?

COMPRAS L Se han establecido directrices 0 procedimientos relacionados con las compras? LSe haimplementado?l.Existen definidos los requisitos ambientales de los productos 0 sarvicios que se adquieren?

-,LExiste clasificaci6n 0 calif icaci6n de proveedores desde el punto de vista ambiental?iTiene definidos los requisitos ambientales que deben cumplir sus proveedores?


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GUiA TeCN ICA COLOMBIANA GTC 93 (P rimera actualizac i6n)Continuacl6n

TEMA POR TENER EN CUENTACOCINAS y l .Existen trampas de grasas en cocinas?BANOS

l.Hay equipo de secado en banos (electnco, toal1as de tela 0 papal)?GHay consumo de productos de papel en banos y cocinas? Tipos y materia prima defabricaci6n.GHay productos de limpieza Uabones, detergentes y su biodegradabilidad)? GDosif icadores dejabones y detergentes?GExiste l istado de equipos de cocina (consumos energeticos, refrigeradores libres de CFC)?

REQUISITOS GSe tiene identificados los requisitos legales asociadas a sus aspectos ambientales que debeLEGALES y cumplir (locales, naclonales e intemacionales)?OTROS

i,Se tiene identif icados otros requisitos ambientales que la organizaci6n ha suscrito?GAl personal involucrado se les ha notificado de los requisitos legales aplicables?GEvahia peri6dicamente el cumplimiento de los requisitos legales y otros?GSe tiene definido el proceso para identificar y mantener actualizados la requisitos legales yotros que debe cumplir?

DESECHOS Y (. Se han establecido directrices 0 procedimientos para el manejo de los residuos? i,Se hanRECICLAJE implementado?

i,Existe un programa de manejo de residuos? i,Se ha implementado?l.Existe un procedimiento para la disposici6n de los residuos? Desechos de papel de oficina,desechos de empaques, papel mezclado, papel peri6dico, aceites lubricantes, desechosmetalicos, equipo de oficina innecesario, latas de aluminio, vidrio, cartones de bebidas,plasticos, cartuchos impresoras, pilas-baterias, lIantas, cartones, etc.i,Se tiene definida una disposici6n de equipos electr6nicos descartados (fotocopiadoras,impresoras, computadores) (venden 0 van al rel1eno)?i,Se tiene un plan de manejo para el recicJaje 0 reuse de envases yempaques?GSe han evaluado los costos de la disposici6n?

- ,RESIDUOS i,Existen residuos peligrosos? GSe tiene identificados?PELIGROSOS

GSe encuentran dentro de un inventario? i,Cantidades y lugar?GSe han clasificado segun riesgo, proceso 0 actividad? PCB (transformadores ),Sustancias agotadoras de la capa de ozono, Productos quimicos inflamables, T6xicos,corrosives, metales pesados y otros de leyi,Estan disponibles las hojas de seguridad? i.Donde? i,Quien las mantiene?GSe ha realizado caracterizaciones de los residuos peligrosos?

PAISAJE, l.Existen esquemas de compostaje?AREASEXTERNAS l.Existe vegetaci6n nativa presente?

Detalles del sistema de irrigaci6n.Detallar uso de herbicidas y pesticidas.Afectaci6n a la comunidad cercana (ruido por trafico, flora fauna ... ).

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G l.-T


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. ." GuiA TECNICA COLOMBIANA GTC 93 (P rime ra actu aliz ac ion)FinalTEMA POR TENER EN CUENTA

TRANSPORTE "Cuantas personas de la cornpanta emplean transporte publico?Facilidades detransporte publico

,Estado de los vehlculos de la campania (Cantidad y tipa)

\Tipo de rnercanclas que se entregan, l.existen problemas ambientales patenciales? (parejemplo, derrames). ;.Mantenimiento de vehiculos (responsables, manejo de registros).Tipo de combustibles consumido. "Se hace seguimiento?Otras vehiculos de transporte empleados par ta campania. "Se ha verificado su impacto?

SISTEMAS DE Existen otros controles adicionales?CONTROL DE LACONTAMINACIONADICIONALES

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GUiA TECNICA COLOMBIANA GTC 93 (Primera actuallzaelen]ANEXOB(Informativo)

ANAuSIS DE DIFERENCIASA continuacion, se presenta un ejemplo de un cuestionario empleado para identificar lasdiferencias de un SGA existente. los requisitos de la norma ISO 14001 :2004.4

Preguntasobre los requisitos de la ISONo. 14001Loque

tengoLoquemefalta

ImpactoCosto Tiempo** Esfuerzo Comentariospersonal*"

4.1 Requisitos generales1 " la organizaci6n ha establecido,documentado, implementado, mantenido y

mejorado un sistema de gesti6n ambiental,de acuerdo con la norma ISO 14001?

2. /" la organizaci6n ha definido ydocumentado el alcance de su sistema degesti6n ambiental?2 "Existe suficiente evidencia para concluirque el sistema esta completamenteimplementado y que se hace seguimientoa su eficiencia? (verificar por 1 0 menos unperiodo de 3 meses de evidencia objetiva).

4.2 ,.Politicaambiental3/ "Existe una politica ambiental definida ydocumentada? Esta polltlca, estaenmarcada en el alcance dado al sistema?"incluye el compromiso con:

/Mejoramiento continuo del SGA y laprevenci6n de la contaminaci6n.- .'Cumplimiento con la legislaci6n/ ambientaJ aplicable y otros requisitos

ambientaJes suscritos por laorganizaci6n y relacionados can susaspectos ambientales?

4 / "la politica es apropiada a la naturaleza.escala e impacto ambiental de susactividades, productos y servicios?5/ "Esta politioa proporciona el marco dereferencia para establecer y revisar losobjetivos y metes ambientales?

6.( "Esta politica esta documentada, se haimplementado y se mantiene?

7 / loExiste una practlca 0 procedimiento paracomunicar esta a todos las personas quetrabajan para la organizaci6n 0 en nombrede ella, sean estos ? loSe sigueconsistentemente?

8 / l.Existe una practice 0 procedimiento paratener esta politica disponible al publico?loSe sigue consistentemente?

9 lola politica es revisada peri6dicamente?loSe actualiza cuando es necesario?

4

Continua _

Adaptado del proyecto de Aimee McNally, desarrollado en la Universidad de Bakersfield - California. Junio 200214

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GU iA TECN ICA COLOMB IANA GTC 93 (P rime ra actualiz ac i6n)(ContlnuacI6n)

Lo Lo ImpactoNo. Pregunta sobre los requisitos de la ISO que que Costo* tiempo- Esfuerzo .Comentarios14001 tengo me personal-faIta4.3 Planiflcacl6n4.3.1Aspectos ambientales1;; (.Existe un procedimiento para identificar losaspectos ambientales de las actividades,productos 0 servicios de la organizaci6nsobre los cuales esta tenga control einfluencia?11 (.Esteprocedimiento esta enmarcado dentrodel alcance definido para el sistema de.gestiOnambienta?1 2 (.Este procedimiento permite determinar lasignificancia de los impactos ambientales,asociadosa los aspectos identificados?13 (.Se han identificado los aspectosambientales de la organizaci6n y se ha

determinadosu importancia (significancial?11 Se ha documentado la informaci6n anterior.y semantieneactualizada?1~/ (.Se han considerado los aspectosambientales relacionados con los impactossignificativospara establecer, implementar ymantenerel sistema de gesti6n?16 (.EI procedimiento es revisadoperiOdicamente?(.Se actualiza cuando esnecesario?4.3.2R~uisltos legales y otros reguisitos1; (.Existe un procedimiento para identificar yteneracceso a:

- Requisitoslegales aplicables, y- Otros requisitos que la organizaciOnsuscriba (por ejemplo: requisitoscorporativos, iniciativas voluntarias,requisitos de los clientes) los cualesesten relacionados a los aspectosambientales de sus actividadesproductosy servicios?1 y '(.EIprocedimiento permite determinar comose aplican los requisitos a sus aspectosambientales?1 9. (.EI procedimiento ha sido aplicadoefectivamente?2 ) Y . (.Los requisitos legales y otros requisitos

identificados se han lenido en cuenta en elestablecimiento, implementaci6n ymantenimiento de su sistema de gesti6nambiental?21 (.EI procedimienlo es peri6dicamenterevisado? (.Se actualiza cuando esnecesario?4.3.3'ObjetiYos, metas y programas2 1 (.Se han establecido, implementado ymantenido objetivos y metas ambientalesdocumentadas en los niveles y funcionespertinentesde la oruanizaclon?2 7 ' (.Los objetivos y metas ambientalesdefinidos son medibles (cuando seafactible)?15


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GUiA TECNICA COLOMBIANA GTC 93 (P rime ra actualiz ac ion )(ContlnuacI6n)

Lo Lo Im~actoNo. Pregunta sobre los requisitos de la ISO que que Costo tiempo* Esfuerzo Comentarios14001 tengo me personal"""falta4.3.3 Objetivos, metas y programas/' En su definici6n y revisiones posteriores.lose han considerado:

- requisitos legales aplicables y otrosrequisitos sucritos por la orqanizacton,- impactos ambientales significativos,- opciones tecr'lol6gicas,- requisitos financieros,- requisitos operacionales,- requisitos comerciales,- opiniones de las parte interesadas?2 ; loSon consistentes con la polit ica ambiental, /'incluido el compromiso con la prevenci6n dela contaminaci6n, el cumplimiento de losrequisitos legales aplicables y los dernasrequisitos que la organizaci6n suscriba, susaspectos ambientales significativos?

26/ "Los objetivos y metas ambientales sonrevisados periodicamente? loSonactualizados cuando es necesario?2 7 loSe ha establecido, implementado ymantenido uno 0 varios programas paraalcanzar los objetivos y metas?

28 loCada programa incluye 0 proporciona/ apropiadamente medios para su logro?loDesigna responsabilidades en las funcionesy niveles pertinentes de la organizaci6n?loEstablece plazos consistentes a losobietivos y metas?

4.4 Implementaci6n y operacion4.4.1 Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad29 I/loLa direcci6n de la organizaci6n se haJ asegurado de la disponibilidad de recursosesenciales para establecer, implementar,

mantener y mejorar el sistema de gesti6nambiental? "Estos, consideran:,- recursos humanos y las habilidadesespecializadas,- infraestructura de la organizaci6n, y- recursos financieros y tecnoloctcos?

" loSe han definido, documentado ycomunicado las funciones, lasresponsabilidades y la autoridad para, facilitar la gesti6n eficaz.?3y lola alta dimcci6n ha designado uno 0 variosrepresentantes de fa dimcci6n quienindependientemente de o1ras responsabldades,tenga definidas su s funciones yresponsabilidades para:- /asegurar que el sistema de gestion

ambiental se establece. implementa ymantiene de acuerdo con los requisitosde la norma 14001,- Iinformar sobre el desempeno del SGAa la alta direcci6n para su revisi6nincluyendo las recomendaciones parala rnelora.

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GuiA TECN ICA COLOMBIANA GTC 93 (Primera actualtaaclen](Contlnuaci6n)

Lo Lo ImpactoNo. pregunta sobre los requisitos de la ISO que que Costo tiempo** Esfuerzo Comentarios14001 tengo me personal***fa Ita4.4.2 Competencia, Formaci6n y toma de conciencia33 l.Se han identificado que personas (lascuales realicen tareas para la orqanizacion a

en su nombre) pueden, potencialmentecausar uno 0 varios impactos ambientalessignificativos identificados?

3 4 / l-Es este personal competente (tornadocomo base su edacacion, formaci6n 0experiencia adecuados)? "Se mantienen losregistros asociados?3 r "Se han identificado las necesidades deformacion relacionadas con los Aspectosambientales y el SGA?

3~ "se ha impartido la formaci6n 0 se hanemprendido las acciones necesarias parasatisfacer las necesidades identificadas?...Se mantienen los registros asociados?

37 l.Se ha establecido uno a variosprocedimientos que haga que susamplaados 0 las personas que trabajn en sunormbre sean conscientes de:

/' La importancia de la conformidad consu politica, procedimientos y requisitosj de su SGA;Los aspectos ambientales significativos,reales y potenciales de su trabajo y losbeneficios ambientales delmejoramiento en el desempef\o del..personal;

/ Sus funciones y responsabilidades paraalcanzar el cumplimiento con losrequisitos de su SGA,

- / Las consecuencias potenciales dedesviarse de los procedimientosespecificados?

4.4.3 Comunicaciones381l-La organizacion ha establecido un

{)rocedimiento para:-/ Adelantar la Comunicaci6n interna

entre los diferentes niveles y funcionesde la organizaci6n;

-/ La recepci6n, documentaci6n yrespuesta a las comunicacionespertinentes de partes interesadasexternas?

39 "EI procedimiento esta implementadoconsistentemente?40 tEl procedimiento es revisado

peri6dicamente? "Se actualiza cuando esnecesario?~ La orpanlzaeion ha documentado sudecist6n decomunlcar 0no extemamente lainformacion acerca de sus aspectos

ambientales?42 5i la decision ha side comunicarla, sa han

definido e implementado rnetodos para surealizaci6n?

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GUiA TECNICA COLOMBIANA GTe 93 (Primera actualizaci6n)(ContlnuacI6n)

Lo Lo Impacto ComentarlosNo. Pregunta sobre los requlsitos de la ISO que que Costo tlempo** Esfuerzo14001 tengo me personal***fa Ita4.4.4 Documentaci6n43 lola documentaci6n del SGA incluye:

- ~ politica, objetivos y metasambientales,

- 4na descripci6n del alcance del SGA,- Una descripci6n de los elementos'/principales del SGA,- Una descripci6n de la interacci6n entre~stos elementos,- Una referencia clara a toda la-c!ocumentaci6n relacionada con elsistema?,- los documentos, incluyendo los

/~ registros requeridos por la norma,- Los documentos, incluyendo losregistros determinados comonecesarios para asegurar la eficacia dela planificaci6n, operaci6n y control delos procesos relacionados con losaspectos ambientales significativos.

4.4.5,Control de documentos44; c:,Existen procedimientos para controlar los

documentos del SGA?~ r documentos son/estan:

-, Aprobados con relaci6n a su

!decuacion antes de su emisi6n.Revisados y actualizados cuando esInecesario y aprobados nuevarnente,Identificados con su estado de revisionactual y se les han identificado los

j cambios realizados.Disponibles en las versiones/ pertinentes en los puntos de uso.Identificados, cuando son de origenexterno y cuando son necesarios parala planificaci6n y operaci6n del SGA yse control a su distribucion.

4~ L,los documentos obsoletos son removidosoportunamente de todos los puntos de usoo se asegura que no sean usados paraprop6sitos no previstos?c:,Aque/los retenidos son identificadosadecuadamente?

4.4.6'Controloperacional47/ l.La organizaci6n ha identificado yplanificado aquellas operaciones que estanasociadas a los aspectos ambientales

significativos identificados, en linea con laPlltica, los objetivos y las metas?48 d l.La organizaci6n ha establecido,implementado y mantenido uno 0 variosprocedimientos documentados paracontrolar situaciones en las que su

ausencia pod ria lIevar a desviacionesdela

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- - - .- ,;, \GUiA TECNICA COLOMBIANA GTC 93 (Primera actualizaci6n)(Continuaci6n)

Lo Lo Impacto ComentarlosNo. Pregunta sobre los requisitos de la ISO que que Costo" tiempo- Esfuerzo14001 tengo me personal**"'falta4.~ Control operaclonal4 1 1 i,La organizaci6n ha establecido criteriosaperacionales en los procedimientos?50 -/ i,La organizaci6n ha establecido,implementado y mantenido

procedimientos relacionados con losaspectos ambientales significativosidentificados de los bienes y serviciosutilizadas por la organizaci6n?

51 i,Se han comunicado adecuadamente losprocedimientos y requisitos aplicables a losproveedores, incluyendo a los contratistas?

4.4.7 Preparaci6n y respuesta ante emergencias52 La organizacion ha establecidopracedimientos para:-/ Identificar situaciones potenciales de

accidentes 0 emergencias que puedanimpactar el medio ambiente y c6mo

/ responder a estos;, Responder a situaciones de emergencia/ y accidentes reales;- Prevenir y mitigar impactos ambientales

asociados a estas?53 i,Los procedimientos son:- Implementados,-I Revisados periodlcamente yactualizados cuando sea necesario

(especial mente despues de que ocurran, accidentes 0 situaciones deI emergencia),- Ensayados peri6dicamente, cuando seafactible,

4.5 Verificacl6n4.5.1 Seguimiento '1 _ medicl6n

I s r l . i,La orqanizaclon ha establecidoprocedimientos para hacer seguimiento y'medlclon regularmente a las caracteristicasfundamentales de las operaciones quepueden tener un impacto significativo en elmedio ambiente?

5~ i,Los procedimientos incluyen requisitosrelacionados con el registro de la informacionsabre:- Desempeilo,- Controles operacionales aplicables,- Conformidad con los objetivos y metas

definidos?56 i,Los procedimientos son:

- Revisados perlodlcarnente yactualizados cuando es necesario,- Implementados consistentemente?5 y i,Los equipos de seguimiento y rnedicion hansido y se mantienen calibrados 0 verificadas.i,Existen registros sobre su estado decalibraci6n y mantenimiento?

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GuiA TECNICA COLOMBIANA GTC 93 (Primera actualizacion)(ContinuacI6n)

Lo Lo Impacto ComentariosNo. Pregunta sobre los requisitos de la ISO que que Costo tiempo- Esfuerzo14001 tengo me personal-

falta4.5.2 ):valuaci6n y cumpllmlento legal5 ; l.La orqanlzaclon ha establecidoimplementado y mantiene procedimientos

documentados para la evaluaci6n peri6dicadel cumplimiento de la legislaci6n aplicable?5 1 " loSe mantienen registros de asta verificaci6n?

60 loLa organizaci6n ha establecido/ implementado y mantiene procedimientosdocumentados para la evaluaci6n peri6dicadel cumplimiento con otros requisitos que laorqanizaclcn haya suscrito?

61 1 1 . S e mantienen registros de asta verificaci6n?4.5.3 No conformidad, accl6n correctiva y acci6n preventiva62 loExisten procedimientos para tratar las no/' conformidades reales y potenciales y tamaraceiones correctivas y preventivas?63 Estos procedimientos definen:(La identificaci6n y correcei6n de las noconformidades y la forma para tamaracciones para mitigar los impactos!ambientales.La lnvestlqaclon de las no-

conformidades, determinando susI causas y tomando las aceiones queeviten que vuelvan a ocurrir.La evaluaci6n de la necesidad deaceiones para prevenir las noconformidades y la implementaci6n delas aceiones apropiadas definidas para

I prevenir su ocurrenciaEI registro de los resultados de lasaceiones preventivas y correctivas/ tomadas, y- La revisi6n de las eficacia de lasacciones-. preventivas y correctivastomadas.

64 loEI procedimiento ha sido:- Revisado peri6dicamente y actualizado

cuando es necesario,- Implementado consistentemente?65 l.Las aceiones correctivas y preventivas hanside consistentes con la magnitud de losproblemas y adecuadas para los impactosambientales encontrados?6 y (.Se incorporan los cambios en ladocumentaci6n del SGC, derivados de lasaceiones correctivas y preventivas tomadas?

4.5.4 Control de reglstros6f "Existen procedimientos definidos para taidentificaci6n, almacenamiento, protecei6n,recuperaci6n, tiempo de retenci6n ydisposition de los registros?

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-Loquemefalta

Impacto ComentarlosCosto tiempo- Esfuerzo

personal***

(Continuaci6n)

GUiA TECNICA COLOMB IANA GTC 93 (P rime ra actualiz ac i6n)

Preguntasobre los requisitos de la ISO14001o.4.5.4Control de registros68 i.EI procedimiento ha sido:

- Implementado.- Revisado peri6dicamente y actualizadocuandoes necesario.-/ Implementadoconsistentemente?6/ i.Los registros son:

- Legibles,- Identificablesy trazables70 i.Los registros son suficientes para demostrarconformidad con los requisitos de laISO 14001?4.5.5Audltoria intema7 y i.Se realizan auditorias internas del SGA aintervalosplanificados?72i.Las auditorias permiten determinar si el/ SGA:

es conforme con las disposicionesplanificadas para la gesti6n ambientalinc luidos los requisites de Ia NTC-ISO14001

- seha implementado adecuadamente?7'Y iSe informa de manera completa a la/ direcci6nsobre los resultados de la auditoriasinternas?74 'i.LOS programas y procedimientos de!uditoriahan sido:- Establecidos- Implementados.- Peri6dicamente revisados y, cuando esnecesario, actualizados.- Ejecutadosconsistentemente?4.5.5Audltoria interna7fv' iLos programas de auditorias y las auditorias/ permiten:

- Considerar la importancia ambiental delas operaciones implicadas. asl comolos resultados de auditorias previas?76 i.EI proceso de auditoria cubre de manerasuficiente:La determinaci6n de los criterios y elalcance de cada .auditorta,La frecuencia planificada y rnetodos aemplear.Los requisitos para planificar y realizarlas auditorias.Responsabilidades del auditor y detodas las partes involucradas Informe deresultados de la auditoria.mantenimientode realsfros asociados?

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GUiA TECNICA COLOMBIANA GTC 93 (Primera actuallzaclen)(Final)Lo Lo Impacto Comentarios

No. Pregunta sobre los requisitos de la ISO que que Costo* tiempo** Esfuerzo14001 tengo me personal***faIta4.5.5 Auditoria interna77 l,La selecci6n de auditores y la realizaci6n delas. auditorias asegurar la objetividad elmparcialidaddel oroceso de audiloria?4.6 Revisi6n por la gerencia78 A : 1 - ~ alta direcci6n revisa a intervalos/detinidos el SGA para asegurar que hayaconveniencia, adecuaci6n y eticaciacontinuas.79 loSeconservan registros de las revisiones porla direcci6n?80 I , - t l,Las revisiones se han dirigido hacia la./ evaluaci6n de oportunidades de mejora yla necesidad de efectuar cambios en elSGA?81 l,En las revisiones por la dlreccion se hanv.~eradoomo entradas:

Resultados de auditorias internas y . _evaluaciones de cumplimiento conrequisito legales y otros que la/.organizaci6n suscriba de las partesLas comunicacionesinteresadas externas (incluyendo las/ quejas)_ EI desempeiio ambiental de la~rganiZaCionEI grado de cumplimiento de los objetivosAmetas_ EI estado de las acciones correctivas yAreventivasEI seguimiento de las acciones resultantesde las revisiones previas Uevadas a cabo/ por la direcci6n_ Los cambios en las circunstancias,incluyendo la evoluci6n de los requisitoslegales y otros requisitos relacionados consus aspeetos-ambientales:y._ Las recomendacionespara la mejora?

82 / l ,Los resultados de las revisiones incluyendecisiones y acciones tomadas relacionadascon posible carnblos en la polltlca ambiental,objetivos, metas y otros elementos del SGA.coherentes con el compromiso de mejoracontinua?. Costo: se retiere a costos externos que involucran el item Iratado. Puede aplicarse como B (bajo 0ninguno),M (medio), A (alto). . Tiempo: se retiere al tiempo para implementar y evaluar efectividad. Puede caliticarse como B (esfuerzosbajos0ninguno), L (menores de 1mes), M (entre uno y tres meses), A (mas de Ires meses).. . . Esfuerzopersonal: adaptaci6n a cambios necesarios. Puede calificarse como B (bajo esfuerzo, adaptaci6nfacil), L (adaptacion sin tropiezos solo se requiere cambios en rnetodos actuales), M (adaptaci6n a cambiosen actividades rutinarias),A (adaptaci6n a cambios radicales).

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bajo 0

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GUIA TECNICA COLOMBIANA GTC 93 (Primera actualizaci6n)ANEXOC(Informativo)

BIBLIOGRAFiACASCIOJoseph. The ISO 14000 Handbook. Baltimore: CEEM Information Services, 1996. iI: 764 p.DEUTSCHES INSTITUTE FOR NORMUNG. Guidelines for Performing an Environmental Reviewas Part of Environmental Management Activities. DIN 33924:1998-04. Berlin, 4 p.INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACION Sistemas de Gesti6nAmbiental. Directrices generales sobre principios, sistemas y tecnicas de apoyo. Bogota:ICONTEC, 2004. 51 p. il (NTC -ISO 14004).INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACION. Sistemas de Gesti6nAmbiental. Requisites con orientaci6n para su uso. Bogota: ICONTEC, 2004. 28 p. il(NTC-ISO 14001).STAPLETON, Philip and. GLOVER, Margaret. Environmental Management Systems: AnImplementation Guide for Small and Medium-Sized Organizations. NSF, 2001. il 196 p.UNEP/ICC/FIDIC (Traducido por la Camara de Comercio de Bogota). Manual de Capacitaci6nsabre Sistemas de Manejo Ambiental. Versi6n 1. Diciembre, 1995. iI .

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GUiA TECNICACOLOMBIANA GTe1042009-08-19 r

GESTION DEL RIESGO AMBIENTAL.PRINCIPIOS Y PROCESO

~~~

ICONTECE: ENVIRONMENTAL RISK MANAGEMENT. PRINCIPLES AND

PROCESS

CORRESPONDENCIA: esta guia es una adopci6n modificada(MOD) del documento EnvironmentalRisk Management. Principles andProcess (HB 203:2006)'DESCRIPTORES: riesgo; gesti6n de riesgo; medio

ambiente.

I.C.S.: 13.020.10; 03.100.01Editada por el Instituto Colombiano de Normas Tecnicas y Certificaci6n (ICONTEClApartado 14237 Bogota, D.C. - Tel. (571) 6078888 - Fax (571) 2221435

Prohibida su reproducci6n Primera actualizaci6nEdilada 2009-09-01

guia tecnica colombiana 93

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