guia sivica

SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR

GUIA DE INSPECCION PARA LA VIGILANCIA Y CONTROL A LAS CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR

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GUIA DE INSPECCION PARA LA VIGILANCIA Y CONTROL A LAS CAJAS DE COMPENSACIÓN

FAMILIAR



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FLOR MODESTA GNECCO ARREGOCES Superintendente del Subsidio Familiar

NELSON MIGUEL JAIME OLAYA

Secretario General

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA

JAIME ALBERTO LEAL AFANADOR RECTOR

MARIBEL CORDOBA GUERRERO

Secretaria General

LEONARDO SANCHEZ TORRES Jefe Oficina Jurídica y de Contratación

CONSULTORES:

Mario Arteaga González Fernando Rabeya Cárdenas Jesús María Vargas Cadena

Ángela María Varela



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GUÍA DE INSPECCION PARA LA VIGILANCIA Y CONTROL A LAS CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR

SIVICA

AMBIENTE ADMINISTRATIVO Y LEGAL DE LAS CCF

AMBIENTE DEL FUNCIONAMIENTO Y

GESTIÓN DE LOS SERVICIOS Y

PROYECTOS SOCIALES DE LAS CCF

AMBIENTE DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA Y

CONTABLE DE LAS CCF

SSF

R

ECO

ME

NDA

CI

ONE

S

CCFPLAN

DE MEJORAMIENTO

ACCI

ONES

Medidas cautelares oSanciones

INFORME

Seguimiento al plan y medidas

D. LEGAL SSF



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TABLA DE CONTENIDO

Página

Introducción Capítulo I. Parte General 12

1. Modelo de Inspección de la Superintendencia del Subsidio Familiar, “SIVICA”. 13

2. Objetivos de la guía. 13 3. Marco Legal. 16 4. El Sistema del Subsidio Familiar 19 5. Entidades Objeto de Inspección 23 6. Distribución del 4% 23 7. Glosario 30

7.1 Definiciones aplicables al subsidio Familiar 30 7.2 Definiciones técnicas usadas en la Guía 7.3 Significado de términos usados en la guía de acuerdo al

diccionario de la Real Academia Española 49 7.4 Términos y definiciones usados en Auditoría 50 8. Principios del Auditor 52 9. Principios de la Auditoría 53 10. Personalidades del Auditado 53 11. Gestión de un programa de auditoría 54 12. Mapa de Riesgos 57 12.1 Mapa de Riesgos Servicios Sociales 58 13. Comité de Visitas 59 14. Las actividades de la visita de auditoría 60 14.1 Desarrollo de la visita 67 14.2 Instalación de la visita 68 14.3 Presentación y direccionamiento estratégico y

Gestión de la revisoría fiscal 69 14.4 Dirección Administrativa 69 14.5 Auditoría Interna 70 14.6 Revisoría Fiscal 72 14.7 Recibo y análisis de la documentación solicitada 73 15. Papeles de trabajo 75 15.1 Contenidos de los papeles de trabajo 75



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Página Capítulo II. Parte Especial 78

16. Guía para el Modulo Inspección Administrativo y Legal 80 16.1 Las normas jurídicas 83 16.2 Planeación de la visita 87 16.3 Solicitud de información y/o documentación a la caja a visitar 88 14.4 Organización de las CCF objeto de inspección legal 90 16.5 Lista de chequeo 99 16.6 Hoja de ayuda de trabajo in situ 105 17. Guía para el Módulo de inspección a la gestión de los servicios sociales e inversiones. 108 17.1 Evolución de los Servicios Sociales 111 17.2 Servicios Sociales 112 17.3 Divulgación y Promoción de los Servicios Sociales 113 17.4 Indicadores de riesgos de los servicios sociales 114 17.4.1 Variables de cobertura, focalización y oferta de servicios 114 17.4.2 Variables para fondos 118 17.4.3 Riesgos legales 120 17.4.4 Riesgos de inversión 120 17.5 Evaluación de los servicios sociales 123 17.5.1 Salud y Nutrición 123 17.5.2 Educación formal 126 17.5.3 Educación no formal 129 17.5.4 Bibliotecas 132 17.5.5 Mercadeo 133 17.5.6 Vivienda 135 17.5.7 Recreación, Turismo y Deporte 138 17.5.8 Créditos 142 17.5.9 Programas Especiales 147 17.5.10 Sistema Financiero 153 17.5.11 Lista de chequeo 154 17.5.12 Hoja de ayuda trabajo in situ 155 18. Proyectos e Inversiones 155 18.1 Alcance de las pruebas 155 18.2 Análisis de información 156 18.3 Validación de la programación del proyecto 158



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Página 18.4 Valoración de los costos 158 18.5 Vulnerabilidad 158 18.6 Aspecto legal de los proyectos 159 18.7 Verificación del impacto del FOVIS 160 18.8 Verificación de convenios de cooperación internacional 161 18.9 Cumplimiento proyectos de inversiones 161 18.10 Verificación financiera de los proyectos 162 18.11 Verificación de la conveniencia del proyecto 163 18.12Verificación proyectos de autorización general 164 18.13 Proyectos de autorización previa 164 19. Guía para el Módulo de Inspección Financiera Contable 166 19.1 Normas de contabilidad generalmente aceptadas en Colombia 168 19.2 La gestión financiera 168 19.3 Decreto 2649 de 1993 169 19.4 Análisis de información 169 19.5 Principales políticas en materia contable 170 19.6 Normas internacionales de contabilidad y de información financiera (NIC-NIIF) 170 19.7 Clasificación de la auditoría desde el punto de vista de la contaduría pública 171 19.8 Planeación de la auditoría y etapas para su desarrollo 172 19.9 Verificación de información 172 19.10 Método para realizar diagnóstico área financiera contable 174 19.10.1 Conocimientos de aspectos generales 174 19.10.2 Programa en Excel para realizar análisis financiero 179 19.10.3 Software y licenciamiento contable 182 19.10.4 Libros oficiales 183 19.10.5 Clasificación de ingresos y egresos 183 19.10.6 El cálculo de ingresos 185 19.10.7 Estados financieros 186 19.10.8 Estados de pérdidas y ganancias por servicios 188 19.10.9 Tesorería 192 19.10.10 Conciliaciones bancarias 193 19.10.11 Deudores 193



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Página 19.10.12 Gastos administrativos e indirectos 194 19.10.13 Análisis financiero 195 19.10.14 Las razones financieras 197 19.10.15 Las razones de liquidez 198 19.10.16 Las razones de endeudamiento 200 19.10.17 Mapa de riegos situación financiera 202 19.10.17.1 Significado del indicador del riesgo 202 19.10.17.2 Ejecución de inversiones v.s. límite máximo 203 19.11 Revisor Fiscal 204 19.12 Auditoría interna 206 19.12.1 Cuestionario para la evaluación del sistema de Control Interno 206 19.12.2 Lista de chequeo 210 20. Modulo de apoyo de estadística 214 20.1 Estadísticas poblacionales 214 20.2 Número de trabajadores afiliados 214 20.3 Variables trazadoras del Sistema del Subsidio Familiar 215 20.4 Definición de las Variables 217 21. Modulo de apoyo de análisis de tecnología 224 21.1 Objetivo general 224 21.2 Objetivos específicos 224 21.3 Desarrollo de la visita 225 22. Informe de Visita 227 22.1 Generalidades del informe de visita 227 22.2 Aspectos de ley 228 22.3 Modelo para presentar los informes de visita 229 22.4 Los expedientes 232 22.5 Referencia papel de trabajo 233 22.6 Oportunidades de mejora 234 Anexos Matriz de normas jurídicas de la Superintendencia del Subsidio Familiar 237



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MISION

La razón de ser de la Superintendencia del Subsidio Familiar, es garantizar mediante sus funciones de inspección, vigilancia y control, el eficaz funcionamiento de las Cajas de Compensación Familiar, acorde con la Ley y normas vigentes, la ampliación de su cobertura y la calidad de los servicios que prestan, en especial a la población de medianos y bajos ingresos, en aplicación de los principios de universalidad y solidaridad.

VISION

La Superintendencia del Subsidio Familiar, en 10 años tendrá un posicionamiento en tecnología y atención al usuario, logrando un alto impacto social a través de sus funciones de inspección, vigilancia y control a las entidades encargadas de recaudar los aportes y pagar las asignaciones del subsidio familiar.

POLITICA DE CALIDAD

La Superintendencia del Subsidio Familiar en cabeza de la alta dirección, se encuentra comprometida con el desarrollo, modernización y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión; enmarcado bajo los lineamientos de los planes de gobierno e institucionales, contando con personal capacitado en desarrollar nuestra función de Inspección, Vigilancia y Control y enfocado a satisfacer los requisitos de nuestros clientes.



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INTRODUCCION

En el año 2007, con el propósito de conocer la situación actual en ese momento, la Superintendente solicitó a sus inmediatos colaboradores realizar un diagnostico de gestión y se afirmó que “Actualmente la Superintendencia ha logrado avances significativos en sus funciones de Inspección, Vigilancia y Control. Para continuar con este fortalecimiento se requiere que los actores principales, sus funcionarios, den a conocer los problemas o situaciones que no permiten hacer de esta entidad una Superintendencia más vigorosa y que sirva entre otros de órgano consultor del Gobierno Nacional.”

A partir del reto de vigorizar la gestión de la Entidad adelanta nuevos proyectos cuyo objetivo se concentra en el mejoramiento continuo y fortalecimiento de su PROCESO MISIONAL de Inspección, Vigilancia y Control (IVC).

Partiendo de un estudio de reestructuración, el cual quedó documentado durante el año 20051, allí se estableció que las competencias de la Superintendencia se podrían definirse, así:

“Inspección. Facultad de auditoría que tiene la Superintendencia del Subsidio Familiar y que le permite visitar y explorar las entidades por medio de sus funcionarios o mediante auditores externos, con el fin de obtener un contacto directo con los actores y los acontecimientos, y recabar de fuentes primarias la información necesaria mediante los métodos, técnicas, y normas de auditoria generalmente aceptados. Toda inspección deberá estar orientada por un Mapa de Riesgos y un Plan General de Visitas - PLAV. Ante casos concretos, inspección es también la capacidad de exigir documentos e informaciones específicas, pedir explicaciones y practicar pruebas.”

“Vigilancia. Se define como el proceso de seguimiento y monitoreo de las entidades que recaudan y/o pagan el Subsidio Familiar y prestan los Servicios Sociales; para tal

1 Las definiciones son tomadas de las consultorías contratadas con Iván Jaramillo. Véase el estudio realizado por Bitrán & Asociados, ESAP, Econometría S.A., denominado “Evaluación y Reestructuración de los Procesos, Estrategias y Organismos Públicos y Privados Encargados de Adelantar las Funciones de Inspección, Vigilancia y Control del sistema”, Informe final.



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efecto se deberán determinar los factores claves que determinan el éxito de la gestión de estas entidades y construir indicadores de cobertura, calidad y eficiencia que sean alimentados por los sistemas de información y que se puedan confrontar contra estándares o normas de referencia para conocer el grado de adecuación a lo deseable o poder medir el riesgo de no conseguir los resultados esperados.”

“Control. El control podrá ser preventivo, promocional y correctivo.

El control preventivo: es la facultad de la Superintendencia del Subsidio Familiar para asistir técnicamente a las entidades vigiladas evaluar sus sistemas de control interno, su estructura financiera, desarrollar un sistema de alertas tempranas, hacer recomendaciones y capacitar a sus organismos bajo control o tomar medidas especiales.

El control promocional: es la capacidad que tiene la Superintendencia para calificar el grado de calidad y sostenibilidad financiera que poseen las entidades de prestación de servicios y de publicar esos resultados para estimular a las buenas entidades e instrumentar técnicamente la libre elección de los usuarios.

El control correctivo: es la facultad que posee la Superintendencia de sancionar a las entidades y a los funcionarios por las malas prácticas en la administración y en la prestación de los servicios sociales y de exigir en consecuencia modificaciones en los comportamientos, procedimientos y resultados.”

La Superintendencia de Subsidio Familiar fijó como meta la implementación de un sistema para evaluar la gestión y resultados de las Cajas de Compensación familiar, denominado SIVICA. Modelo sistémico, basado en procesos y procedimientos integrados al Sistema de Gestión Calidad y prevé al futuro aplicar herramientas de captura de información de manera automatizada de datos e información estadística y Financiera.

La presente guía se orienta a la gestión de INSPECCIÓN, de allí que el antecedente y norma interna orientadora es la establecida por la SSF, durante el año 2000, más concretamente, la Resolución 4002.

Los directivos y funcionarios de la Entidad durante el 2005, divulgaron un documento que recogió el sentir institucional respecto al tema y lo denominado “Aspectos

2 Norma de la SSF, mediante la cual se reglamenta el procedimiento de visitas en las CCF.



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sustanciales de las visitas”, material, que al igual que otros, se valorará y considerará en la construcción de la presente guía.

Durante el año 2007 y 2008, se concretó un manual mediante el cual se establece una metodología de vigilancia para monitorear el manejo de los recursos del régimen subsidiado y contributivo en salud que administran las cajas de compensación familiar.

Dentro de la estrategia de calidad, en los mismos años, la dirección, junto con la participación de los funcionarios, define de manera clara el macroproceso de Inspección, Vigilancia y Control (IVC). Éste se caracteriza por ser una herramienta fundamental para cumplir con el objeto misional de la Superintendencia, recogiendo la función señalada en las normas que otorgaron la facultad de ejercer inspección a la gestión, actuación, operación y actos de las cajas en lo pertinente al manejo de los fondos del subsidio familiar y los de Ley.

El recurso humano no fue ajeno a la estrategia, de tal suerte, se capacitó en temas y técnicas de auditoría, control y revisoría. Recibieron capacitación en la Universidad Piloto de Colombia durante los años 2007 y 2008. Las diferentes técnicas enseñadas se pueden consultar en las memorias facilitadas por la entidad capacitadora, las cuales reposan en la oficina de recursos humanos.

Para continuar dentro de una estrategia de mejora continua se concibe la herramienta o Guía SIVICA, que se estructura en capítulos; I: Marco General y II: Marco Específico y III: Elaboración de informe. Adicionalmente se diseño material de ayuda que se incorporó dentro de los módulos de inspección.



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CAPITULO I

PARTE GENERAL3

3 Dentro de las diferentes citas se toma como fuente de referencia diferentes estudios contratados por la SSF, verbigracia estudios de reestructuración

preparados en el año 2006 y siguientes, memorias de los diplomados realizados en la Universidad Piloto de Colombia en los años 2007 y 2008.



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1. MODELO DE INSPECCIÓN DE LA SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR “SIVICA”

La guía de inspección, como herramienta de “auditoría”, apoya a los funcionarios o personal externo contratado por la Superintendencia de Subsidio Familiar (SSF) en las acciones de planear, ejecutar y elaborar el informe de visitas. Estos pasos orientan principalmente la gestión de INSPECCIÓN.

La guía sirve como material de capacitación para los futuros funcionarios y auditores que vincule o contrate la entidad. No obstante, el mayor reto está en cabeza de recurso humano de la SSF, quienes deberán apropiarla, actualizarla y mejorarla.

2. OBJETIVO DE LA GUIA

Dotar a la Superintendencia del Subsidio Familiar de una Guía de Inspección para la Vigilancia y Control a las cajas de Compensación Familiar (SIVICA), aplicando el método del Sistema de Gestión de la Calidad, PLANEAR, HACER, VERIFICAR Y ACTUAR (ciclo PHVA). Documento dinámico, actualizado, ágil y sencillo, para cumplir de una forma eficaz, eficiente y efectiva con el objeto misional de la Entidad.

Estandarizar los procedimientos de visita (auditoría) en sus diferentes campos de aplicación en las cajas (procesos de gestión legal, administrativa, financieros, contables, servicios sociales, estadística, fondos de Ley, inversiones e informática etc.).

Guía de Inspección para la Vigilancia y Control a las cajas de Compensación

Familiar (SIVICA).



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SIVICA se desarrolla a partir de leyes, decretos, resoluciones, circulares, procesos, procedimientos, guías y/o manuales que soportan técnicamente el cumplimiento de las funciones misionales de la entidad en el campo de la auditoria o evaluación de inspección.

Los siguientes ambientes se encuentran en todas las Cajas de Compensación Familiar y junto a ellos existen ambientes de apoyo basado en ayudas tecnológicas, de calidad, administrativo, control etc.



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AMBIENTE ADMINISTRATIVO Y LEGAL DE LAS CCF

AMBIENTE DEL FUNCIONAMIENTO Y

GESTIÓN DE LOS SERVICIOS Y

PROYECTOS SOCIALES DE LAS CCF

AMBIENTE DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA Y

CONTABLE DE LAS CCF

Aspectos administrativos y legales de las cajas de compensación familiar: Concentrando la atención a la adecuación legal y administrativa que tengan los procesos y actividades de las cajas de compensación familiar como empresas privadas sin ánimo de lucro que administran los aportes bajo los principios de solidaridad coadyuvando al desarrollo eficiente de la política social del gobierno.

Funcionamiento y gestión de los servicios y proyectos sociales de las cajas de compensación familiar: Prestación de los programas y servicios que desarrollan las cajas de compensación familiar para determinar que estos correspondan a las necesidades de su población objeto y las del país, dentro de unas política y criterios técnicos establecidos para su funcionamiento por las normas y directrices impartidas por el Gobierno Nacional. Se incluye la administración de los fondos de Ley.

Información financiera y contable de las cajas de compensación familiar: Desarrollo de los aspectos, administrativos, financieros, contables, de riesgo y solvencia de las cajas de compensación familiar.



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3. MARCO LEGAL

El desarrollo legal de la Superintendencia del Subsidio Familiar se inicia en el año de 1981 con su creación y adscripción al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social por la Ley 25 de 1981.

Esta norma definió a la Superintendencia del Subsidio Familiar, como unidad administrativa especial, esto es, con personería jurídica y patrimonio autónomo, cuya organización y funcionamiento se someten a las normas de la misma. La personería jurídica y el patrimonio autónomo determinado para la entidad4.

La Ley 25 de 1981, señaló que le corresponde a la Superintendencia del Subsidio Familiar ejercer la inspección y vigilancia de las entidades encargadas de recaudar los aportes y pagar las asignaciones del Subsidio Familiar, con el propósito de que en su constitución y funcionamiento se ajusten a las leyes, los decretos y a los mismos estatutos internos de la entidad vigilada.

La Estructura de la Superintendencia del Subsidio Familiar establecida en la Ley 25 de 1981, le señalaba una organización interna misional básica conformada por la División de Estudio y Control Legal y la División de Inspección y Vigilancia.

4 Fueron declarados inexequibles acorde a las Sentencias de la Corte Suprema de Justicia Nos. 35 del 27 de mayo y 69 del 2 de septiembre de 1982.

Los anteriores ambientes de la gestión de una caja, se articulan sistémicamente en lo legal, administrativo, financiero, contable, servicios sociales, estadística, fondos de Ley e inversiones, y temas de apoyo como la informática.

Con el modelo se espera generar informes objetivos, claros, precisos y de fácil interpretación, que coadyuven al mejoramiento continuo del sistema, el bienestar de los afiliados, beneficiaros y Cajas de

Compensación Familiar (CCF).



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La Superintendencia del Subsidio Familiar (SSF) se reestructura en el marco del Decreto 2150 de 19925.

La estructura contenida en el Decreto Ley 2150 (vigente en la actualidad), le señala una organización interna misional a la Superintendencia del Subsidio Familiar conformada por el Despacho del Superintendente y las Divisiones Legal, Financiera Contable, de Servicios Sociales y Operativa.

La Ley 789 de diciembre 27 de 2002, se dictó normas para apoyar el empleo y ampliar la protección social. Esta Ley no modificó la estructura misional de la SSF, pero si amplió la función de vigilancia del Sistema de Subsidio Familiar y de los Servicios Sociales, a los de Protección Social, señalando en el artículo 20 que por regla general y de acuerdo con la normatividad vigente, las Cajas de Compensación Familiar están sujetas a la inspección, vigilancia y control de la Superintendencia de Subsidio Familiar, pues es esta entidad la que tiene la competencia general para ejercer dicha vigilancia sobre los recursos por ellas administrados.

La Ley 789 de 2002 artículo 20, define los principios, parámetros y límites de la inspección, vigilancia y control, a saber:

Las autorizaciones que corresponde expedir a las autoridades de inspección, vigilancia y control, se deben definir sobre los principios de celeridad, transparencia y oportunidad.

Cuando se trate de actividades o programas que demanden de autorizaciones de autoridades públicas, se entiende como responsabilidad de la respectiva Caja a través de la cual se realiza la operación, la consecución de los permisos, licencias o autorizaciones siendo función de la autoridad de control, verificar el cumplimiento de los porcentajes de ley.

Las autorizaciones a las Cajas se regularán conforme a los regímenes de autorización general o particular que se expidan al efecto.

El control se ejercerá de forma posterior, sin perjuicio de las funciones de inspección y vigilancia6.

5 Expedido al amparo del artículo 20 transitorio de la constitución política de 1991.

6 Documento relacionado con las funciones de inspección, vigilancia y control sobre las cajas

de compensación familiar, preparado por Jorge Enrique Ibáñez Najar, Asesor Jurídico.



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El desarrollo histórico y normativo de la SSF refleja un mayor numero de actividades asignadas a su competencia. La ampliación de su objeto de vigilancia respecto del Subsidio Familiar a los servicios sociales y de estos a la adición de los servicios sociales de la Protección Social.

La Ley 789 ídem, hace más ardua la labor de IVC al ampliar el marco de acción de las cajas de compensación familiar, facultándolas para realizar:

Actividades relacionadas con sus servicios, la protección y la seguridad social directamente, o mediante alianzas estratégicas con otras Cajas de Compensación o a través de entidades especializadas públicas o privadas.

Invertir en los regímenes de salud, riesgos profesionales y pensiones, conforme a las reglas del Sector Financiero

Participar, asociarse e invertir en el sistema financiero a través de bancos, cooperativas financieras, compañías de financiamiento comercial y organizaciones no gubernamentales cuya actividad principal sea la operación de microcrédito.

Asociarse, invertir o constituir personas jurídicas para la realización de cualquier actividad que desarrolle su objeto social, en la cual también podrán vincularse los trabajadores afiliados.

Administrar programas de subsidio en dinero, recreación social, deportes, turismo, centros recreativos, centros vacacionales, cultura, museos, bibliotecas, teatros, VIS, créditos, jardines sociales, atención a niñez entre los 0 y 6 años, educación capacitación, tercera edad, nutrición materno infantil, jornada escolar complementarias.

Desarrollar una base de datos histórica con el registro de los trabajadores que han sido beneficiarios de las prestaciones dentro del programa de desempleo de sus trabajadores beneficiarios

Administrar directamente o a través de convenios o alianzas estratégicas el programa de microcrédito para la pequeña y mediana empresa y la microempresa.

Desarrollar un sistema de información de los beneficiarios de las prestaciones dentro del programa de desempleo de sus trabajadores beneficiarios.



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Realizar actividades de mercadeo, incluyendo la administración de farmacias, con independencia financiera y contable, sin comprometer en la operación o expansión recursos del 4%.

Constituir e invertir en fondos de capital de riesgo, así como cualquier otro instrumento financiero para el emprendimiento de microcrédito, de acuerdo con las determinaciones del Gobierno Nacional.

4. EL SISTEMA DEL SUBSIDIO FAMILIAR

El Subsidio Familiar en Colombia como prestación nueva y con este nombre, apareció el 22 de febrero de 1949 con la convención colectiva suscrita entre la Empresa Ferrocarril de Antioquia y sus trabajadores. El Sistema de Subsidio Familiar en Colombia7 se inicia en 1949 como prestación extralegal. En el año 1954 por voluntad de algunos empleadores pertenecientes a la Asociación Nacional de Industriales – ANDI, y a solicitud de los trabajadores, coadyuvada por ideas similares surgidas en Francia a finales del siglo anterior se crea la Caja de Compensación Familiar de Antioquia COMFAMA y otras cajas.

El desarrollo normativo del Subsidio Familiar se señala en el Decreto Extraordinario 180 del 1 de Febrero de 19568, por el cual se estimula la implantación en el país del Subsidio Familiar.

El Decreto Extraordinario 180 de 1956 expresó el carácter de prestación del subsidio familiar al señalar que “no es salario ni se computa como factor salarial en ningún caso”. Por su parte el Decreto 118 del 21 de junio de 1957, estableció la

7 Apartes y adaptación de documento elaborado por funcionarios de la Superintendencia de Subsidio Familiar en el 2002.

8 Sin embargo, sólo un cuarto de siglo después es creada la Superintendencia del Subsidio Familiar, aunque es conveniente explicitar que algunas entidades habían ejercido su vigilancia, como fue el caso de la Superintendencia Nacional de Cooperativas, en cuya naturaleza y funciones establecidas en el Decreto 3134 de 1968, se señalaban las de ejercer inspección y vigilancia de las Cajas de Compensación Familiar, entre otros sujetos de vigilancia.



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obligatoriedad del subsidio familiar9 y facultó a los empleadores para constituir Cajas de Compensación Familiar. El desarrollo legislativo del Subsidio y de las Cajas de Compensación Familiar es bastante prolijo en los años siguientes.

En 1957, por medio del Decreto Extraordinario 118, se establece el Subsidio Familiar, como una obligación legal para todas las empresas con un capital mayor a $100.000 y un número de trabajadores no inferior a 20. Con el Decreto 3151 de 1962, surge la posibilidad de que las Cajas creadas suministraran además de dinero, servicios sociales a las empresas afiliadas, obligación que se consolida con la expedición de la Ley 56 de 1973, con la cual se da un vuelco al Sistema y se amplía la cobertura del Subsidio Familiar.

Ante el crecimiento inusitado del Sistema y la necesidad que los beneficios llegaran verdaderamente a todos los trabajadores de medianos y bajos ingresos, se crea la Superintendencia del Subsidio Familiar, mediante la Ley 25 del 24 de febrero de 1981, adscrita al Ministerio del Trabajo, reestructurada posteriormente de acuerdo al Decreto Ley 2150 del 30 de diciembre de 199210.

De acuerdo con lo establecido por el artículo 1º de la Ley 21 de 1982 el Subsidio Familiar se constituye en “una prestación social pagadera en dinero, especie y servicios a los trabajadores de medianos y menores ingresos, en proporción al número de personas a cargo, y su objetivo fundamental consiste en el alivio de las cargas económicas que representa el sostenimiento de la familia como núcleo básico de la sociedad”.

De la reforma constitucional de 1991 surgió la necesidad de orientar el país hacia la concepción de un Estado Social de Derecho, moderno que fomentara la solidaridad y sobre todo que lograra que los planes y programas sociales para beneficio de la comunidad en general, se adelantaran teniendo en cuenta los principios de igualdad, moralidad, eficacia, celeridad, imparcialidad y publicidad.

La evolución que ha tenido el Subsidio Familiar y las Cajas de Compensación Familiar puede ubicarse en cuatro etapas de acuerdo con las transformaciones que se han implementado: Primera, el subsidio familiar pasó de ser una ayuda voluntaria a una obligación institucional. Segunda, las cajas pasaron de ser simples intermediadoras

9 Asocajas Textos Normativos sobre el Subsidio en Colombia, pp: 75 y ss. 10 Superintendencia del Subsidio Familiar (2002). Manual de Inducción. Pág. 1



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entre los empleadores y los trabajadores a ser redistribuidoras regulares de los recursos. Tercera, de un simple subsidio en dinero se pasó al sistema integral de distribución de subsidios en dinero, en especie y en servicios. Y, cuarta, de una cobertura limitada a los trabajadores de los empleadores que cotizaban a las cajas se pasó a una universalización de los servicios para toda la sociedad11.

Bajo esta estructura normativa, el Sistema del Subsidio Familiar está integrado por los organismos que desarrollan su acción en torno al objetivo que cumple esta prestación social, como lo son: El Consejo Superior del Subsidio Familiar (creado por la Ley 21 de 1982), el Consejo Asesor de la Superintendencia del Subsidio Familiar (Decreto Ley 2150 de 1992), la Superintendencia del Subsidio Familiar y las Cajas de Compensación Familiar.

En donde las Cajas de Compensación Familiar, constituían un elemento esencial de protección y solidaridad para los trabajadores más pobres del sector formal de la economía nacional.

Con estos antecedentes el entonces Ministro de Trabajo, Juan Luis Londoño, emprendió la reforma que denominó “Proyectos para un Sistema de Protección Social en Colombia” que se concretó en la Ley 789 de 2002, entre otras. En su presentación de los resultados de la reforma a la empleabilidad calificaba como sombrilla de protección social todo lo concerniente al Sistema de Subsidio Familiar.

La nueva Ley introduce cambios sustanciales en la visión del Subsidio Familiar, y en sus relaciones con el conjunto del Sistema de Protección Social, incorporando a la población no trabajadora a los beneficios, específicamente aquellos a cargo de las Cajas de Compensación Familiar en materia de servicios sociales, que antes sólo eran privilegio de la población trabajadora.

11 El Subsidio Familiar. Archivo en medio magnético. Superintendencia del Subsidio Familiar, agosto de 1999.



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Estructura del Sistema

del Subsidio Familiar



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5. ENTIDADES OBJETO DE INSPECCIÓN

Las Entidades objeto de inspección, en principio, son las cajas de compensación familiar. Estas entidades son personas jurídicas de derecho privado sin ánimo de lucro, organizadas como corporaciones en la forma prevista en el código civil, cumplen funciones de seguridad social y se hayan sometidas al control y vigilancia del Estado en la forma establecida por la Ley 21 de 198212, su principal función es la de redistribuir una parte del ingreso de toda la fuerza de trabajo entre los trabajadores de menores ingresos.

Igualmente, de acuerdo con al Artículo 3 de del Decreto 2150 de 199213, le corresponde a la Superintendencia de Subsidio Familiar la vigilancia e inspección de las siguientes instituciones: Las Cajas de Compensación Familiar, las demás entidades recaudadoras y pagadoras del subsidio familiar, en cuanto al cumplimiento de este servicio y las entidades que constituyan o administren una o varias de las entidades sometidas a su vigilancia, siempre que comprometan fondos del subsidio familiar.

6. DISTRIBUCIÓN DEL 4%

Los parafiscales son los aportes que hacen los empleadores al sostenimiento del Sena, al ICBF y las Cajas de Compensación Familiar. El empleador debe pagar cada mes cuando paga seguridad social a través de la PILA, un 9% más sobre el valor de la nómina mensual (salarios) de sus trabajadores que corresponde al pago de parafiscales. Dicho porcentaje se distribuye así: SENA 2%, ICBF 3% y CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR 4%.

Para el manejo del 4% asignado a las cajas de compensación familiar, éstas deben ajustarse a lo establecido en la Ley, destinar los recursos de manera diferente es una práctica prohibida que tiene implicaciones legales muy serias tanto para la corporación y los representantes legales.

12 Ley 21 de enero 22 de 1982, capitulo v, artículo39.

13

Decreto 2150 de 1992, artículo 3.



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Distribución de aportes del 4%. Artículo 43 Ley 21 de 198214: Los aportes recaudados por las CCF por concepto del subsidio familiar se distribuirán en la siguiente forma:

1. Un 55% para el pago de subsidio familiar en dinero.

2. Hasta un 10% para gastos de instalación, administración y funcionamiento. hoy (8%).

3. Hasta un 3% para la construcción de la reserva legal de fácil liquidez dentro de los límites de que trata la presente Ley.

4. El saldo se apropiará para las obras y programas sociales que emprendan las CCF con el fin de atender el pago del subsidio en servicios o especie, descontados los aportes que señale la ley para el sostenimiento de la SSF.

PARAGRAFO 1o. Los rendimientos y productos líquidos de las operaciones que efectúen las Cajas de Compensación Familiar, así como los remanentes presupuestales de cada ejercicio, serán aprobados por el Consejo Directivo, el cual deberá destinarlos bien al pago del subsidio en dinero, bien a la realización de obras y programas sociales con estricta sujeción a lo establecido en el artículo 62.

Vivienda – subsidio monetario Artículo 65 Ley 21 de 1982:

El cuociente nacional será el resultado de dividir el total de recaudos para subsidio en las Cajas, por el número promedio de personas a cargo durante el año inmediatamente anterior. El correspondiente a cada Caja resultará de igual operación respecto de sus recaudos para subsidio y personas a cargo. (Parágrafo 3o).

El MinTrabajo y Seguridad Social podrá exonerar de esta obligación cuando, además de darse especiales circunstancias que así lo justifiquen, los recaudos para subsidio en la respectiva Caja no superen el (15%) de los de la Caja de recaudos más altos. (Parágrafo 4o).

LEY 100 DEL 23 DE DICIEMBRE DE 1993: Las C.de C. F. destinarán el 5% de los recaudos del subsidio familiar que administran, para financiar el régimen de subsidios

14 Gestión Financiera Sistema de Subsidio Familiar (José Oswaldo Coronado), material del

diplomado realizado en la Universidad Piloto de Colombia, 2007 – 2008.



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en Salud, salvo aquellas Cajas que obtengan un cuociente superior al 100% del recaudo de subsidio del respectivo año, las cuales tendrán que destinar un 10%.

La aplicación de este cuociente, para todos sus efectos, se hará de acuerdo con lo establecido en el artículo 67 de la Ley 49 de 1990, y a partir del 15 de febrero de cada año.

A partir de la vigencia de la presente Ley, el 55% que las Cajas de Compensación deben destinar al subsidio en dinero, se calculará sobre el saldo que queda después de deducir el 10% de gastos de administración, instalación y funcionamiento, la transferencia respectiva del fondo de subsidio familiar de vivienda, la reserva legal y el aporte a la Superintendencia del Subsidio Familiar y la contribución a que hace referencia el presente artículo. Parágrafo artículo 217 ley 100 de 1993).

Educación – Decreto 1902 de 1994 artículo 5º: Para el cumplimiento de lo dispuesto en el artículo anterior, las C. C. F. destinarán con el carácter de subsidio en especie o en servicios, al menos el 10% del saldo previsto en el numeral 4° del artículo 43 de la Ley 21 de 1982 y demás normas legales vigentes.

Los programas de educación básica y media serán ejecutados con los recursos previstos en este artículo, en forma directa por la respectiva Caja, mediante convenio con instituciones especializadas o establecimientos educativos con reconocimiento oficial.

Pueden estar representados por otorgamiento de becas, cupos gratuitos en establecimientos educativos y programas de educación básica y media para adultos.

Financiación vivienda de interés social: Ley 49 del 28 de diciembre de 1990, artículo 67, el cuociente de recaudos correspondiente a cada C.C. F. es el resultado de dividir el monto de recaudos anuales para subsidio por el número promedio anual de personas a cargo.

El cuociente nacional será el resultado de dividir el total de recaudos para subsidio en las Cajas por el número promedio de las personas a cargo durante el año inmediatamente anterior.

Se entiende por personas a cargo sólo aquellas que dan derecho a recibir subsidio familiar en dinero, conforme al artículo 27 de la Ley 21 de 1982 y por las cuales se hayan pagado dicho subsidio dentro del respectivo ejercicio.



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La Superintendencia del Subsidio Familiar efectuará todos los años, en enero, con base en los estados financieros y estadísticos de la vigencia anterior, reportados por las Cajas, las certificaciones correspondientes al cuociente nacional, a los cuocientes particulares y a las Cajas obligadas a la transferencia.15

El fondo de vivienda, estará constituido por los aportes y sus rendimientos, que al mismo haga la correspondiente C. de C. F., en los porcentajes que se refieren a continuación16:

b) Cuando el cuociente de recaudos de una Caja resultare igual o superior al (110%), transferirá mensualmente al fondo, una suma equivalente al (18%) de los aportes patronales el primer año de vigencia de esta Ley y (20%) desde el segundo.

c) Cuando el cuociente de recaudos para subsidio familiar resultare igual o superior al (100%) e inferior al (110%) la Caja transferirá mensualmente al fondo, una suma equivalente al (12%) de los aportes patrones para subsidio.

Con los recursos restantes de sus recaudos, no están obligadas a realizar destinaciones forzosas para planes de vivienda.

El (55%) que destinarán al Subsidio Monetario, será sobre el saldo que queda después de deducir la transferencia respectiva al FOVIS y el (10%) de los gastos de administración y funcionamiento. En ningún caso una Caja podrá pagar como subsidio en dinero una suma inferior a la que esté pagando en el momento de la expedición de la Ley 49 del 28 de diciembre de 1990.

Las CCF que atienden el subsidio familiar en las áreas rurales o agroindustriales ubicadas en zona del Plan Nacional de Rehabilitación, intendencias y comisarías, no estarán obligadas a constituir el FOVIS en la parte correspondiente al recaudo proveniente de dichas áreas y adelantarán directamente los programas de vivienda.

El artículo 63 de la LEY 633 DE 2000 creó el Fondo Obligatorio para Vivienda de Interés Social, Fovis, estará constituido por los aportes y los rendimientos, que al

15 Ley 49 del 28 de diciembre de 1990

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Modificado: por ley 633 /2000. Ley 789 de 2002 y 1114 de 2006



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mismo haga la correspondiente CCF, los cuales continuarán administrados directamente por las Cajas en forma autónoma en sus etapas de postulación, calificación, asignación y pago, en los porcentajes mínimos que se refieren a continuación:

Para el año 2002, cuando el cociente particular de recaudo para subsidio familiar de una Caja resultare igual o superior al (110%) del cociente nacional, deberá transferir al Fovis una suma que será del (27%); para aquellas Cajas del mismo cuociente cuyos recaudos por aportes sean inferiores al (20%) de los recaudos de la Caja con mayores aportes, este porcentaje será del (26%) de los aportes patronales para subsidios.

La autoridad de inspección y vigilancia determinará el (%) de aporte de cada Caja, de acuerdo con lo dispuesto por este artículo.

Para el año 2002, cuando el cociente particular de recaudo para subsidio resultare igual o superior al (100%), e inferior al (110%), del cuociente nacional, se debía transferir al Fovis una suma que será del (18%) de los aportes patronales.

Para el año 2002, cuando el cuociente particular de recaudo para subsidio familiar de una Caja resultare igual al (80%) e inferior al (100%) del cociente nacional, deberá transferir al Fovis una suma que será del (12%) de los aportes patronales para subsidios.

La autoridad de inspección y vigilancia competente determinará el porcentaje de aporte de cada caja, de acuerdo con lo dispuesto por este artículo;

Para los años 1999, 2000, 2001 y 2002, cuando el cuociente particular de una caja resultare inferior al (80%) del cociente nacional, deberá transferir al fovis una suma que será del (5%) de los aportes patronales para subsidios.

Las CCF con los recursos restantes de sus recaudos para subsidios no estarán obligadas a realizar destinaciones forzosas para planes de vivienda.

El (55%) mínimo, que las cajas destinarán al subsidio monetario, será calculado sobre el saldo que queda después de deducir la transferencia respectiva al fovis y las demás obligaciones que determine la ley, así como el (10%) de los gastos de administración y funcionamiento, la contribución a la superintendencia del subsidio, según la legislación vigente.



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No estarán obligadas a la destinación de recursos para el Fovis en el componente de V.I. S., las CCF que operen en las áreas que a continuación se enuncia y respecto de los recaudos provenientes de las mismas:

Departamentos de Amazonas, Arauca, Casanare, Caquetá, Chocó, Guajira, Guainía, Guaviare, Meta, Putumayo, San Andrés y Providencia, Sucre, Vaupés, Vichada y la región de Urabá, con excepción de las ciudades de Riohacha, Sincelejo, Villavicencio, Yopal, y sus respectivas áreas de influencia en estas áreas; las Cajas podrán adelantar libremente programas de vivienda, incluidos subsidios para los beneficiarios adjudicatarios de los mismos.

La autoridad de inspección y vigilancia competente evaluará las situaciones de excepción.

La LEY 633 DE 2000 - Jornada Escolar – Niñez -, establece para la destinación de los recursos del FOVIS.

Los recursos adicionales que se generen respecto de los establecidos con anterioridad a la presente ley se destinarán de la siguiente manera:

a) No menos del (50%) para vivienda de interés social; b) El porcentaje restante después de destinar el anterior, para la Atención

Integral a la Niñez de (0) a (6) años y la Jornada Escolar Complementaria. (Num. 8. Art. 16 L 789)

Estos recursos podrán ser invertidos directamente en dichos programas abiertos a la comunidad, sin necesidad de trasladarlos al FOVIS. (artículo 64).

En aquellos entes territoriales que cuentan con recursos para la cofinanciación de los Programas de Jornada Escolar y Atención a los niños de (0) a (6) años más pobres, las Cajas podrán establecer convenios y alianzas con los gobiernos respectivos para tal fin. (Parágrafo).

El DECRETO 975 DE MARZO DE 2004, reglamenta que las CCF que decidan voluntariamente constituir el FOVIS, se someterán a la reglamentación de los fondos de que trata este Decreto. (Artículo 56).

La SuperSubsidio F. expedirá todos los años, a más tardar el (31) de enero, las certificaciones correspondientes a los cuocientes nacional y particular y fijará



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mediante Rresolución, el porcentaje que le corresponda aportar mensualmente a cada una de las CCF con destino a su Fondo. (Artículo 57).

Las Cajas apropiarán, dentro de los primeros (10) días calendario de cada mes, los recursos para sus respectivos FOVIS con destino al Subsidio Familiar de Vivienda, aplicando a los recaudos del mes anterior los porcentajes señalados para cada Caja, según lo indicado en la Rresolución de la Superintendencia del Subsidio.

Las CCF depositarán a más tardar el día (12) de cada mes, los aportes del Fondo del Subsidio Familiar de Vivienda, en inversiones líquidas en entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera.

La LEY 1114 de diciembre 27 de 2006, modifica el numeral 7 del artículo 16 de la Ley 789 de 2002, de la siguiente manera; mantener para el FOVIS, hasta el 31 de diciembre de 2010, los mismos porcentajes definidos para el año 2002 por la Superintendencia del Subsidio Familiar, con base en la Ley 633 del año 2000 de acuerdo con el cálculo de cuociente establecido en la Ley 49 de 1990.

Descontados los porcentajes del (1%), (2%) y (3%) previsto en el literal d) del artículo 6° de la presente ley para el fomento del empleo. (Artículo 4°).

Para ejemplarizar, presentamos la siguiente liquidación Para velar que los recursos sean adecuadamente aplicados, es necesario verificar que la corporación a auditar efectué correctamente su respectiva liquidación.

APLICACIÓN PORCENTAJES DE LEY VIGENTES 2007

INGRESO APORTES 4% / Valor Base 200.000.000 200.000.000 100.000.000

Porcentaje V/r a Ejecutar V/r a Ejecutar % V/r a Ejecutar

GASTOS DE ADMINISTRACIÓN 8,0 16.000.000 16.000.000 8,0 8.000.000

(2%) Reducc. de Admón para FONEDE 2,0 4.000.000 4.000.000 2,0 2.000.000

FONDE DE VIVIENDA INTERES SOCIAL 27,0 54.000.000 10.000.000 5,0 5.000.000

a) Apropiación FOVIS - Vivienda (*) 20,5 41.000.000 3.000.000 1,5 1.500.000

b) Apropiación FONIÑEZ - J. ESCOLAR 3,5 7.000.000 5.000.000 2,5 2.500.000

Apropiación FONEDE - Ley 789 / 02 3,0 6.000.000 2.000.000 1,0 1.000.000

APROPIACIÓN SALUD - Ley 100 / 93 10,0 20.000.000 10.000.000 5,0 5.000.000

APROPIACIÓN RESERVA LEGAL 3,0 6.000.000 6.000.000 3,0 3.000.000

CONTRIBUC. SUPERSUBSIDIO FLIAR 1,0 2.000.000 2.000.000 1,0 1.000.000

Subtotal - Base para Subsidio Monetario 98.000.000 152.000.000 76.000.000

VALOR SUBSIDIO MONETARIO 55,0 53.900.000 83.600.000 55,0 41.800.000

Subtotal Base Subs Educación. 44.100.000 68.400.000 34.200.000

Valor subsidio en Educación (Ley 115/94) 10,0 4.410.000 6.840.000 10,0 3.420.000

SALDO PARA PROGR/ SERV SOCIALES 39.690.000,0 61.560.000 30.780.000

(*) Vivienda Urbana y Rural.



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7. GLOSARIOS

Conformar un vocabulario para la guía nos permite contar con la definición o explicación de aquellos términos que puedan ofrecer duda en un determinado texto o tema.

Es preciso rescatar un glosario de términos aplicados al subsidio familiar al tema de la gestión administrativa, operativa, financiera y técnica. Esto permite al visitador de la SSF mayor grado de orientación frente a los temas objeto de estudio e inspección; asegurando su objetividad y seguridad, propiciando conclusiones y/o recomendaciones con mayor claridad.

7.1 DEFICIONES APLICABLES AL SUBSIDIO FAMILIAR

Afiliado. Todo empleador que por cumplir los requisitos establecidos y los respectivos estatutos de la Caja de Compensación Familiar ,haya sido admitido por su Consejo Directivo o por su Director Administrativo, cuando le haya sido delegada tal facultad. Afiliados a cajas de compensación familiar. La afiliación de los trabajadores se entiende con relación a una determinada caja de compensación familiar en cuanto el respectivo empleador haya sido aceptado y permanezca vigente su vinculación por no haber sido objeto de retiro voluntario debidamente aceptado, expulsión o suspensión. La afiliación de los pensionados permanece vigente des de su aceptación hasta su retiro voluntario, suspensión o pérdida de su calidad por el no pago de los aportes. Afiliados al régimen del subsidio familiar. Son afiliados al régimen del subsidio familiar: 1) Los trabajadores de carácter permanente al servicio de los empleadores previstos en los artículos 7o. Y 72 de la ley 21 de1982, desde el momento de su vinculación y hasta la terminación de la misma y 2) Los pensionados que se hayan incorporado o que se incorporen en los términos de la ley 71 de 1988. Afiliados facultativos al régimen del subsidio familia:. Son las personas que no encontrándose dentro de las categorías anteriores, pueden tener acceso a los servicios sociales de las cajas de compensación familiar por disposición de la ley o en desarrollo de convenios celebrados por las mismas.



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Alto costo: Son los tratamientos y servicios de salud que reciben las personas que padecen enfermedades ruinosas o catastróficas, como VIH SIDA y sus complicaciones, diálisis por insuficiencia renal, trasplantes de riñón, médula ósea, entre otros. Asamblea General: Es la conformada por la reunión de los afiliados hábiles o de sus representantes debidamente acreditados. Es la máxima autoridad de las Cajas de compensación, sus decisiones son obligatorias. Caja de Compensación Familiar (CCF): Persona jurídica de derecho privado sin ánimo de lucro, organizada como corporación en la forma prevista en el código Civil, cumple funciones de seguridad social y se halla sometida al control y vigilancia del Estado. Cajas de compensación familiar EPS’S: de acuerdo a lo definido en el artículo 27 de la Ley 100 de 1993 y la Ley 1122 de 2007, Las Cajas de Compensación Familiar podrán administrar directamente el Régimen Subsidiado, previo cumplimiento de las normas establecidas para tal efecto. Carné de afiliación. El carné de afiliación al Régimen del Subsidio Familiar es un documento que contiene la siguiente información: 1) Nombre y domicilio de la respectiva caja, 2.) Número de orden y vigencia, 3) Nombre e identificación del afiliado, 4) Clase de afiliado, 5) Nombre del empleador y número de identificación tributaria (NIT), 6) Cónyuge o compañero permanente y personas a cargo. Carné de afiliación: Documento de afiliación expedido por la respectiva Caja de Compensación Familiar y que da derecho al afiliado a reclamar subsidio en especie y a la utilización de los servicios sociales de la respectiva entidad en los términos de sus reglamentos generales, así como los de aquellas otras Cajas con las cuales exista convenio para el intercambio deservicios. Consejo Directivo: Órgano de Administración de la Caja de Compensación Familiar encargado de adoptar la política Administrativa y financiera de la Caja teniendo en cuenta el régimen orgánico del subsidio familiar y las directrices impartidas por el Gobierno Nacional.



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Consejo Superior del Subsidio Familiar: ente asesor del Ministerio de la Protección Social, en materia de subsidio familiar. Construcción de una unidad habitacional: edificación de una solución de vivienda en un terreno de propiedad de quien la construye. Copago: Aporte en dinero que corresponde a una parte del valor del servicio del Plan Obligatorio de Salud Subsidiado utilizado por el afiliado al Régimen Subsidiado y con la finalidad ayudar a financiar el sistema. Sólo hay copagos en servicios de hospitalización para los afiliados en nivel 2 del Sisben, excepto en atención de mujeres embarazadas y menores de 1 año. Crédito de vivienda: préstamo destinado a la compra de vivienda nueva o usada, a la construcción de una unidad habitacional o al mejoramiento de una vivienda de interés social. CTCM: Comité Técnico Científico de Medicamentos. Aprueba los medicamentos no incluidos en el manual de medicamentos y terapéutica del Sistema General de Seguridad Social en Salud, en casos excepcionales en los cuales existe un riesgo inminente para la vida de la persona y para garantizar el derecho a la vida. Cuenta de Ahorro Programado: depósito de ahorro requerido para la postulación al Subsidio Familiar de Vivienda que puede abrirse en establecimientos de crédito vigilados por la Superintendencia Bancaria, en cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito y en el Fondo Nacional del Ahorro. Cuota monetaria especial (Para beneficiarios con invalidez o capacidad física o mental disminuida). El trabajador tendrá derecho a doble cuota monetaria por padres, hijos y hermanos huérfanos de padres, sin límite de edad, cuando presentan invalidez o capacidad física o mental disminuida en un 50% o más, que les impida trabajar; el trabajador beneficiario deberá demostrar que tales personas discapacitadas se encuentran a su cargo y conviven con él. Quienes tengan menos del 50% de discapacidad, se sujetan a lo previsto por la ley para cada persona a cargo sin condición especial, según el parentesco con el trabajador.



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Cuota monetaria extraordinaria: Por muerte de trabajador o persona a cargo beneficiaria). en caso de muerte de un trabajador beneficiario, el empleador dará aviso inmediato del hecho a la caja y ésta continuará pagando durante 12 meses el monto de la cuota a la persona que acredite haberse responsabilizado de la guarda, sostenimiento o cuidado de las personas a cargo del fallecido. Debe acreditar el certificado o partida de defunción para su respectiva cancelación. Cuando el trabajador fallece, la familia puede utilizar los servicios de la caja por un año. en caso de muerte de una persona a cargo, por quien el trabajador estuviere recibiendo cuota monetaria, se pagará un subsidio monetario extraordinario por el mes en que ésta ocurra, equivalente a 12 mensualidades de la cuota monetaria que viniere recibiendo por el fallecido. es necesario acreditar la partida o certificado de defunción para su respectiva cancelación.

Cuota Monetaria Ordinaria: Es una cantidad de dinero que se entrega mensualmente por cada beneficiario a cargo del trabajador. El trabajador obtiene este derecho si reúne las siguientes condiciones: a)Es trabajador permanente, con contrato a término fijo o indefinido; b) Tiene una remuneración mensual, fija o variable, menor o igual a cuatro salarios mínimos legales mensuales vigentes y que sumados con los ingresos de su cónyuge o compañera(o) permanente, no superen los 6 salarios mínimos legales mensuales vigentes, c) Totaliza un mínimo de 96 horas de labor durante el mes, d) Totaliza un mínimo de 96 horas de labor durante el mes y e) Tiene personas a cargo beneficiarias. Personas a cargo del trabajador por quienes puede recibir cuota monetaria ordinaria: a) Hijos legítimos que no sobrepasen la edad de 18 años, b) Hijos extramatrimoniales que no sobrepasen la edad de 18 años, c) Hijos adoptivos que no sobrepasen la edad de 18 años, d) Hijastros que no sobrepasen la edad de 18 años, e) Hermanos que no sobrepasen la edad de 18 años, huérfanos de padres, f) Padres biológicos mayores de 60 años, g) Cuota monetaria simultánea: (Reconocimiento de cuota a ambos cónyuges). Cuando la suma de los salarios del trabajador(a) y su cónyuge o compañera (o) no supera los cuatro salarios mínimos mensuales legales vigentes, ambos pueden reclamar cuota monetaria por los mismos hijos. Si la suma de los salarios excede este tope y no supera los 6 salarios mínimos mensuales legales vigentes sólo se pagará la cuota a uno de los dos y se preferirá al de menor salario. En caso de devengar igual salario se preferirá a la madre; es decir, si al sumar los dos salarios éstos superan los 6 SMMLV ninguno de los dos tendrá derecho a recibir cuota monetaria.



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No podrán cobrar simultáneamente la cuota monetaria por los mismos hijos el padre y la madre, cuyas remuneraciones sumadas superen el equivalente a 4 salarios mínimos legales mensuales vigentes, ni tampoco podrá cobrar cuota monetaria más de un trabajador por concepto de los hermanos huérfanos de padres, ni más de un hijo por los padres mayores de 60 años. Director Administrativo: Funcionario de la Caja de Compensación Familiar que Ejecuta la política financiera y administrativa fijada por el Consejo Directivo de la Caja. DTF: promedio de la tasa que están pagando los bancos, las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento comercial en certificados de depósito a término (CDT) a 90 días. Este promedio lo calcula y certifica semanalmente el Banco de la República. EOC: Entidad Obligada a Compensar. EPS: Entidad Promotora de Salud. EPS’S: Entidad Promotora de Salud Subsidiada (anteriormente ARS), encargadas de administrar los recursos del Régimen Subsidiado de Seguridad Social en Salud. Pueden ser las Cajas de Compensación Familiar, las Empresas Solidarias de Salud o las Empresas Promotoras de Salud públicas o privadas. ESE: Empresa Social del Estado. Categoría especial de entidad pública descentralizada, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, cuyo objetivo es la prestación de servicios de salud. FONEDE: Fondo para el fomento del empleo y la protección del desempleo. FOSYGA: El fondo de Solidaridad y Garantía FOSYGA es una cuenta adscrita al Ministerio de la Protección Social manejada por en cargo fiduciario, sin personería jurídica ni planta propia, cuyos recursos se destinan a la inversión en salud. FOVIS: Fondo de vivienda de interés social.



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Hogar objeto del subsidio familiar de vivienda. Se entiende por hogar el conformado por los cónyuges, las uniones maritales de hecho y/o el grupo de personas unidas por vínculos de parentesco hasta tercer grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil, que compartan un mismo espacio habitacional. La vivienda a mejorar debe presentar al menos una de las siguientes situaciones:a) Deficiencias en la estructura principal, cimientos, muros o cubierta, b) Carencia o vetustez de redes secundarias y acometidas domiciliarias de acueducto y alcantarillado, c) Carencia o vetustez de baños y/o cocina, d) Existencia de pisos en tierra o en materiales inapropiados, f) Construcción en materiales provisionales tales como latas, tela asfáltica y madera de desecho, g) Existencia de hacinamiento crítico, cuando el hogar habita en una vivienda con más de tres personas por cuarto, incluyendo sala, comedor y dormitorios., h) En aquellos casos en que la totalidad de la vivienda se encuentre construida en materiales provisionales, se considerará objeto de un programa de construcción en sitio propio. Intervención administrativa: Decisión que tiene por objeto la adopción de las medidas administrativas que fueren necesarias para subsanar los hechos que hayan dado lugar a aquélla. El Superintendente del Subsidio Familiar puede designar agentes especiales para asistirlo en la tarea de administración directa de la entidad intervenida. IPS: Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud. Pueden ser los centros, puestos de salud, hospitales públicos, clínicas privadas, laboratorios y farmacias. Lote urbanizado. Se entiende por lote o terreno urbanizado, para cualquier modalidad de solución de vivienda, aquel que cuenta con las acometidas domiciliarias de servicios públicos de acueducto, alcantarillado y energía, vías de acceso y espacios públicos conforme a la normatividad urbanística de cada municipio. Mejoramiento de una unidad habitacional de vivienda de interés social –VIS: consiste en suplir una o varias de las carencias básicas de una Vivienda de Interés Social propia. Mejoramiento de vivienda. Proceso por el cual el beneficiario del subsidio supera una o varias de las carencias básicas de la vivienda perteneciente a un desarrollo legal o legalizado, o a una edificación, siempre y cuando su título de propiedad se encuentre inscrito en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos a nombre de



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uno cualquiera de los miembros del hogar postulante, quienes deben habitar en la vivienda. La vivienda a mejorar debe presentar al menos una de las siguientes situaciones:

Deficiencias en la estructura principal, cimientos, muros o cubierta.

Carencia o vetustez de redes secundarias y acometidas domiciliarias de acueducto y alcantarillado.

Carencia o vetustez de baños y/o cocina.

Existencia de pisos en tierra o en materiales inapropiados. Construcción en materiales provisionales tales como latas, tela asfáltica y

madera de desecho. Existencia de hacinamiento crítico, cuando el hogar habita en una vivienda con

más de tres personas por cuarto, incluyendo sala, comedor y dormitorios.

En aquellos casos en que la totalidad de la vivienda se encuentre construida en materiales provisionales, se considerará objeto de un programa de construcción en sitio propio.

Microcrédito inmobiliario: financiación que se otorga para la adquisición, construcción o mejoramiento de inmuebles, cuyo monto no supera los 25 salarios mínimos legales mensuales vigentes, con un plazo inferior a 5 años y una tasa de interés equivalente a la prevista para la financiación de Vivienda de Interés Social –VIS. Objeto de los programas sociales. La organización de programas sociales de las cajas, a través del subsidio en especie y en servicios, tiene por objeto restablecer o aliviar el desequilibrio económico familiar que producen hechos tales como el embarazo, el nacimiento, la desnutrición, la crianza y educación de los hijos, los problemas de adolescencia, el matrimonio, la enfermedad, la invalidez, la muerte, la orfandad, el abandono y demás causas de desprotección. Pensionados afiliados al régimen del subsidio familiar. Son las personas que tienen la calidad de pensionado y se encuentran afiliadas a una caja de compensación familiar. Pensionados afiliados al régimen del subsidio familiar: Son las personas que tienen la calidad de pensionado y se encuentran afiliadas a una caja de compensación familiar.



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Plan de vivienda. Es el conjunto de cinco (5) o más soluciones de vivienda de interés social subsidiable, dentro de las modalidades de vivienda nueva, construcción en sitio propio o mejoramiento, desarrollados por oferentes que cumplan con las normas legales vigentes para la construcción y enajenación de vivienda. En los casos de construcción en sitio propio y mejoramiento de vivienda, las soluciones pueden ser nucleadas o dispersas, objeto de una o varias licencias de construcción. Planilla integrada de liquidación de aportes PILA: Planilla establecida por el Ministerio de la Protección Social mediante Resolución 634 de 2006 para permitir que los aportantes realicen el pago integrado de aportes a la Seguridad Social y demás parafiscales, a través de transferencia electrónica de fondos. POS-S: Plan Obligatorio de Salud Subsidiado. Son los servicios a que tiene derecho un usuario afiliado al régimen subsidiado, y debe ser garantizado por la empresa promotora de salud subsidiada. Postulación. Es la solicitud individual de asignación del Subsidio Familiar de Vivienda de Interés Social por parte de un hogar cuando pretenda adquirir una vivienda nueva, o cuando el objetivo sea la construcción en sitio propio o la mejora de las ya existentes. Surtida la postulación no podrá modificarse la conformación del hogar incluyendo o excluyendo alguno de sus miembros. Proceso de compensación en salud: Se entiende por compensación el proceso mediante el cual se descuentan de las cotizaciones recaudadas íntegramente e identificadas plenamente por las Entidades Promotoras de Salud, EPS, y demás entidades obligadas a compensar, EOC, para cada período mensual, los recursos destinados a financiar las actividades de promoción y prevención, los de solidaridad del régimen de subsidios en salud y los recursos que el sistema reconoce a las EPS y demás EOC por concepto de unidades de pago por capitación, UPC, así como los reconocidos para financiar el per cápita de las actividades de promoción y prevención, incapacidades por enfermedad general y licencias de maternidad y paternidad. Como resultado de lo anterior, los recursos provenientes del superávit de las cotizaciones recaudadas se giran o trasladan por las EPS y EOC a las respectivas Subcuentas del FOSYGA y éste, a su vez, gira o traslada a las cuentas de las EPS y EOC las sumas que resulten a su favor.



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Prórroga automática del carné de afiliación. Terminado o suspendido el vínculo de afiliación del trabajador con la respectiva Caja, este podrá hacer uso de los programas sociales durante los dos (2) meses siguientes; la vigencia del carné de afiliación se prorrogará automáticamente por igual período. Recursos complementarios al subsidio para la adquisición de vivienda: Son los recursos del hogar postulante que sumados al subsidio, permiten darle viabilidad a la solución de vivienda. Régimen subsidiado en salud: Mecanismo mediante el cual la población pobre y vulnerable, sin capacidad de pago, tiene acceso a los servicios de salud a través de un subsidio que ofrece el Estado. Revisor fiscal: Quien ejerce funciones de vigilancia y control dentro de una Caja de Compensación Familiar, elegido por la Asamblea General de Afiliados de la misma. Sgsss: Sistema General de Seguridad Social en Salud. Sisbén: Sistema de Identificación de Beneficiarios. Se utiliza para identificar y clasificar a las personas de un municipio según su capacidad socioeconómica, y con base en este resultado clasificarlos en niveles que les permitirán acceder a los subsidios otorgados por el gobierno. Sistema de protección social. Conjunto de políticas públicas orientadas a disminuir la vulnerabilidad y a mejorar la calidad de vida de los colombianos, especialmente de los más desprotegidos. Para obtener como mínimo el derecho a: la salud, la pensión y al trabajo. Soluciones de vivienda. Se entiende por solución de vivienda el conjunto de operaciones que permite a un hogar disponer de habitación en condiciones sanitarias satisfactorias de espacio, servicios públicos y calidad de estructura, o iniciar el proceso para obtenerlas en el futuro. El Subsidio Familiar de Vivienda de Interés Social se podrá aplicar aplanes de vivienda nueva, construcción en sitio propio y mejoramiento de vivienda. Subsidio al desempleo: Subsidio asignado a los Jefes cabeza de Hogar que se encuentren en situación de desempleo luego de haber estado vinculados al sistema de Cajas de Compensación Familiar no menos de 1año dentro de los tres años



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anteriores a la solicitud de apoyo, tendrán derecho con cargo a los recursos del fondo para el fomento del empleo y la protección del desempleo. Subsidio al empleo para la pequeña y mediana empresa. Mecanismo de intervención en la economía para buscar el pleno empleo. Subsidio de vivienda. Es el Subsidio de Vivienda es un aporte estatal en dinero, que se otorga por una sola vez al beneficiario, sin cargo de restitución por parte de este, que constituye un complemento de su ahorro, para facilitarle la adquisición, construcción o mejoramiento de una solución de vivienda de interés social. Subsidio en dinero: Es la cuota monetaria que se paga por cada persona a cargo que de derecho a la prestación. Subsidio en especie: Es el reconocido en alimentos, vestidos, becas de estudio, textos escolares, drogas y demás frutos o géneros diferentes al dinero. Subsidio en servicios: Es aquel que se reconoce a través de la utilización de la obras y programas sociales que organicen las Cajas de Compensación Familiar dentro del orden de prioridades prescrito en la ley. Subsidio familiar de vivienda o sfv: aporte estatal en dinero o en especie que se otorga por una sola vez al beneficiario, sin cargo de restitución por parte de éste, que constituye un complemento de su ahorro para facilitarle la adquisición, construcción o mejoramiento de una solución de Vivienda de Interés Social -VIS. El aporte en especie puede estar representado en lotes de terreno de propiedad de entidades públicas nacionales. Subsidio familiar: Prestación social pagadera en dinero, especie y servicios a los trabajadores de medianos y menores ingresos, en proporción al número de personas a cargo, y su objetivo fundamental consiste en el alivio de las cargas económicas que representa el sostenimiento de la familia como núcleo básico de la sociedad. Superintendencia del Subsidio Familiar (SSF): Entidad pública del orden nacional encargada de ejercer la inspección y vigilancia de las entidades encargadas de recaudar los aportes y pagar las asignaciones del subsidio familiar, con el propósito de que su constitución y funcionamiento se ajusten a las leyes, los decretos y a los mismos estatutos internos de la entidad vigilada.



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Trabajador beneficiario: Quien reúne los siguientes requisitos: a) Devengar hasta 4 Salarios mínimos legales mensuales vigentes, b) Tener el carácter de permanentes, c) Laborar mínimo 96 horas al mes y d) Tener personas a cargo que den derecho a recibirla prestación (hijos, hermanos huérfanos de padres y padres mayores de 60 años del trabajador. Trabajador permanente: quien ejecuta labores propias de las actividades normales del empleador y no realiza un trabajo ocasional, accidental o transitorio. Trabajadores afiliados al subsidio familiar. Son todos los trabajadores de carácter permanente que prestan sus servicios personales a un empleador público o privado, afiliado a una caja de compensación familiar. Trabajadores afiliados al subsidio familiar: Son todos los trabajadores de carácter permanente que prestan sus servicios personales a un empleador público privado, afiliado a una caja de compensación familiar. Trabajadores beneficiarios del régimen del subsidio familiar. Son beneficiarios los trabajadores de carácter permanente afiliados al régimen del subsidio familiar, con remuneración hasta de cuatro (4) veces el salario mínimo legal vigente y con personas a cargo, por las cuales tienen derecho a percibir la prestación del subsidio familiar en dinero. Trabajadores beneficiarios del régimen del subsidio familiar: Son beneficiarios los trabajadores de carácter permanente afiliados al régimen del subsidio familiar, con remuneración hasta de cuatro (4) veces el salario mínimo legal vigente y con personas a cargo, por las cuales tienen derecho a percibirla prestación del subsidio familiar en dinero. Tutela: Mecanismo judicial creado por la Constitución, mediante el cual las personas busca lograr la atención a procedimientos y medicamentos no contenidos en el Plan Obligatorio de Salud Subsidiado. U.P.C: Unidad por Capitación, Valor per cápita que reconoce el SGSSS a las EPS o EOC o Departamentos o Municipios o EPS’S por la organización y garantía de la prestación de los servicios incluidos en el Plan de Salud Obligatorio para cada afiliado.



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Esta Unidad se establece en función del perfil epidemiológico de la población relevante, de los riegos cubiertos y de los costos de prestación del servicio en condiciones medias de calidad, tecnología y hotelería y es definida anualmente por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud, de acuerdo con los estudios técnicos del Ministerio. UPC’S: Unidad por capitación para el régimen subsidiado, es el valor por persona-año que otorga el Estado para la atención en salud del afiliado. Visita especial: La realizada para verificar aspect0os específicos de los programas o de la administración de las cajas. Visita ordinaria: aquella que de manera regular efectúe la Superintendencia para verificar el adecuado funcionamiento de las entidades vigiladas y la sujeción a sus planes y programas dentro del marco legal establecido para tal fin. Vivienda de interés social o VIS: tipo de vivienda, cuyo valor máximo es de ciento treinta y cinco salarios mínimos legales mensuales (135 smlm).

7.2 DEFINICIONES TECNICAS USADAS EN LA GUIA

Capacidad administrativa: Se entiende por la disposición de recursos humanos, tecnológicos y otros, asignados para dar soporte a los distintos procesos y procedimientos que se cumplen dentro de la organización. Se mide tanto en indicadores relativos que relacionan los recursos disponibles entre sí o con respecto de los requerimientos del servicio, o bien relacionados con la competencia prestada. Capacidad financiera: Busca medir la capacidad fiscal de la entidad según los límites a los gastos establecidos por ley. Desempeño de la gestión: Se entiende en función de los resultados alcanzados en la producción de bienes y servicios, con uso de los insumos disponibles y la capacidad administrativa instalada y en relación con las metas del plan de desarrollo institucional.



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Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. Eficiencia: Relación entre el Resultado Alcanzado y los Recursos Utilizados. Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. Entorno: Busca determinar qué factores de índole político, de orden público o sociodemográficos, tienen mayor incidencia en los resultados obtenidos en las evaluaciones de eficiencia y eficacia. Estrategia: Una estrategia es un plan de acción que se lleva a cabo para lograr un determinado fin a largo plazo. Proviene del griego ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗΣ Stratos = Ejército y Agein = conductor, guía. Arte, traza para dirigir un asunto. Evaluación: Debe reunir la información generada a través de varias acciones de monitoreo, de tal forma que puedan realizar análisis de tendencias y comportamientos de los principales avances del plan, programa o proyecto. Deben ser de periodicidad semestral o anual. Evaluación de Desempeño: Evalúa la capacidad que tiene una entidad para maximizar el nivel del producto con los insumos disponibles o para minimizar los insumos. Evaluación de impacto: Identifica de manera sistémica los efectos (positivos o negativos, esperados o no) sobre los beneficiarios (hogar o institución), generados por un programa de desarrollo social. Gerencia social: La Gerencia Social es un campo de acción (o prácticas) y de conocimientos enfocados estratégicamente en la promoción del desarrollo social. Su tarea consiste en garantizar la creación de valor público por medio de su gestión, contribuyendo así a la reducción de la pobreza y de la desigualdad, así como al fortalecimiento de los estados democráticos y de la ciudadanía. La gerencia social puede ser entendida, en términos generales, como el conjunto integrado de principios, prácticas y técnicas que permiten mediante su aplicación



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producir cambios significativos en al menos una condición de bienestar en la población – objetivo a la que es referido, mediante el uso efectivo y racional de recursos. Sus principios son: el impacto, la equidad, la focalización, la articulación, la flexibilidad y la participación social. (…) La expresión operativa de la gerencia social se encuentra en la gestión de programas y proyectos sociales (CEPAL). La Gerencia Social puede entenderse como el conjunto de conocimientos, procedimientos y acciones que se aplican para ejecutar la política social mediante la dirección, coordinación y concertación de programas y proyectos dirigidos a lograr desarrollo humano de la población asentada en los respectivos territorios. La Gerencia Social debe conducir a la obtención de metas determinadas de Desarrollo Social y Humano, mediante el uso eficiente y racional de recursos. Es una herramienta que deben incorporar las instituciones públicas y sociales en sus planes y programas de desarrollo para promover el mejoramiento y calidad de vida de los colombianos (DNP – ESAP). Equidad social: La equidad social se distingue conceptualmente de la equidad económica y la equidad política. Para algunos autores, las nociones de equidad social suponen que puede lograrse una mejoría en la calidad de la vida sin cambiar el sistema básico de estratificación social derivado de la lógica del mercado, en la medida en que se asegure un “piso mínimo”, es decir, un conjunto de bienes y servicios esenciales para todas las personas. El concepto de ciudadanía social (social citizenship) se refiere al derecho de cada persona a disfrutar de un nivel mínimo de bienestar y seguridad, lo que implica el derecho a la seguridad social, salario, beneficios sociales, salud, educación, y otros servicios (Social Watch 1998). La idea acerca del “piso mínimo” ha variado, y en el presente se entiende que la responsabilidad pública no termina con la provisión de los servicios sociales. El concepto de ciudadanía social también implica la creación de sujetos activos (participadores) que se emancipen ellos mismos de las limitaciones básicas impuestas por la pobreza y la dependencia de la asistencia que les da el Estado. Desde esta perspectiva, la equidad social se entiende como el acceso a los servicios básicos para todas las personas de la sociedad, no sobre bases de compasión, sino en términos de derechos. La definición de equidad social está muy vinculada a los conceptos de vulnerabilidad, exclusión e integración social. El objetivo supremo de la integración social es la



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creación de una sociedad para todos, basada en el respeto a todos los derechos humanos y libertades fundamentales, la diversidad cultural y religiosa, la justicia social y las necesidades especiales de las personas que se encuentran en desventaja, la participación democrática y el respeto a la ley. La equidad es una de las seis dimensiones básicas del concepto de desarrollo humano, propuesto por el PNUD (CIEM 1997). Según este enfoque, para que el desarrollo aumente las oportunidades de las personas, éstas deben disfrutar de un acceso equitativo a esas oportunidades. De no ser así, se restringirían las opciones de muchos individuos dentro de la sociedad. En este sentido, se insiste en que la equidad debe entenderse como igual acceso a oportunidades, pero no iguales resultados, pues lo que cada uno haga con sus oportunidades entra en la esfera de la iniciativa individual. Capital social: En los trabajos que se han hecho en la CEPAL, se ha entendido el concepto de capital social como el conjunto de normas, instituciones y organizaciones que promueven la confianza y la cooperación entre las personas, las comunidades y la sociedad en su conjunto. En esta definición se diferencian muy claramente las instituciones de las organizaciones. Sin embargo, la acepción más difundida del concepto institución integra ambos lados: los efectos normativos por un lado y los roles, relaciones y conductas, por otro, todo dentro del mismo término institución. El capital social se ha definido como “las características de la organización social, por ejemplo, la participación cívica, las normas de reciprocidad y la confianza en los demás, que facilitan la cooperación en beneficio mutuo” (Putnam, 1993). Es un concepto que ha captado la atención tanto de los investigadores como de los políticos. En una sociedad existen relaciones significativas entre los niveles de capital social, así como indicadores positivos de sanidad, educación, crecimiento económico, delincuencia y eficacia de las instituciones oficiales, por citar algunos (Performance and Innovation Unit, 2002; Grootaert y van Bastelaer, 2001). Por tanto, desde una perspectiva política, la concienciación sobre el capital social ofrece muchas oportunidades en una gran diversidad de áreas políticas de la UE. “Capital Social” es un concepto evolutivo que está compuesto por diversos elementos como la confianza, valores éticos, conciencia cívica, asociatividad y cohesión social, logrando unir a diversos componentes de una sociedad, promoviendo su prosperidad socio-económica en forma sostenible.



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La tecnología social: es la aplicación de conocimientos científicos y tecnológicos orientada a la resolución de problemas de subsistencia, salud, educación, envejecimiento y discapacidad. Se trata de aplicar la tecnología con un sesgo humano para intentar resolver problemas sociales a través de su uso. La tecnología social trata pues de aunar conocimientos y profesionales de distintos ámbitos con un fin común: mejorar la calidad de vida de las personas. Abarca disciplinas como la salud, las ciencias sociales, la ingeniería, las comunicaciones, la investigación, la justicia, la arquitectura y la empresa. Ésta busca la tecnología como medio de resolución de problemas en la discapacidad, en la autonomía de personas mayores, en el acceso al conocimiento y en la capacitación tecnológica continua de la población adulta. La Tecnología Social propone un nuevo punto de vista que supere la actual visión excluyente entre la tecnología y el beneficio social. Tecnología: Puede definirse como el conjunto de conocimientos propios de un arte industrial así también como el conocimiento de un arte u oficio sin importar su rango, aunque en la práctica esta definición debe ser ampliada. Analizando el papel desempeñado en el desarrollo científico, se puede decir que la Tecnología es la propiedad para aplicar los conocimientos de la Ciencia en los procesos de producción. La Tecnología sería así el lazo de unión de las ideas científicas y la aplicación práctica de dichas ideas. Indicadores: Es el punto de referencia que permite observar y medir el avance en el logro de una meta esperada; por lo que es necesario identificar un valor inicial como línea de base (indicador base) y establecer aquel que se espera lograr (indicador meta). Indicadores cualitativos: Se expresan como el cumplimiento de una condición o como una escala de valores o de opinión. (Bueno, malo, regular, medio, alto, bajo). Indicadores cuantitativos: Se expresan en términos de número, porcentaje, razón (tasas, numero de, porcentaje de.) Indicadores de eficacia: Que evalúan la relación entre la salida del sistema y el valor meta.



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Índice de eficacia: Se obtiene a partir del cumplimiento de las metas del producto del plan de desarrollo institucional. Indicadores de eficiencia: Que evalúan la relación entre los recursos y su grado de aprovechamiento. Indicadores de efectividad: Evalúan el resultado del logro de la eficiencia y la efectividad. Indicador social: Un indicador social es una medida de resumen, de preferencia estadística, referida a la cantidad o magnitud de un conjunto de índices. Permite ubicar o clasificar las unidades de análisis (personas, naciones, sociedades, bienes, etc.) con respecto al concepto o conjunto de variables o atributos que se están analizando. Indice de desarrollo humano – IDH: El Índice de Desarrollo Humano (IDH) es una medición elaborada por el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), que se basa en un índice estadístico compuesto por tres parámetros:

Esperanza de Vida Educación: Medida por la Tasa de Alfabetización de Adultos y la tasa bruta

combinada de matriculación en educación primaria, secundaria y superior. Nivel de vida: Medido por el PIB per cápita Clasificación País Según IDH (PNUD): País de desarrollo humano elevado (IDH> = 0,8): 53 países de un IDH medio

de 0,918. País de desarrollo humano medio (0,5 <= IDH <0,8): 84 países de un IDH

medio de 0,691 País de desarrollo humano bajo (IDH <0,5): 36 países de un IDH medio de

0,448.

Indice de calidad de vida – ICV: El índice de Calidad de Vida es un indicador frecuentemente utilizado a nivel nacional e internacional para medir las condiciones de vida de las familias y el impacto de las políticas económicas y sociales. La calidad de vida es el bienestar, felicidad, satisfacción de la persona que le permite una capacidad de actuación o de funcionar en un momento dado de la vida. Es un



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concepto subjetivo, propio de cada individuo, que está muy influido por el entorno en el que vive como la sociedad, la cultura, las escalas de valores, etc. Los aspectos culturales definen lo que los pobladores entienden y esperan como “calidad de vida” de acuerdo con sus tradiciones, símbolos y formas propias de satisfacer las necesidades humanas. Los aspectos éticos establecen los valores colectivos por los que una comunidad “se juega todo” porque de ellos depende su identidad, la dignidad de sus miembros, y la posibilidad de prevalecer en el tiempo. Nivel de calidad de vida: El nivel de calidad de vida es un flujo de bienes y servicios a los que accede diariamente la gente de una región, flujo que tiene por eso una velocidad (una cantidad dada en un período de tiempo dado). Mejorar la calidad de vida de la gente supone acelerar el flujo, lo que implica hacer transformaciones al interior del proceso productivo. Metas: Es la cuantificación del objetivo que se pretende alcanzar en un tiempo señalado, con los recursos necesarios. Modelo de control: Debe ser entendido como el “proceso por el cual el sistema desarrolla sus propósitos y objetivos, en una constante adaptación con el entorno en donde está inserto. Monitoreo: Es el proceso a través del cual se verifica el avance en el logro del valor esperado de los indicadores que miden las metas del plan. Se debe realizar con frecuencia significativa, tomando periodos cortos como meses o trimestres. Ponderadores: Permiten asignarle grado de importancia estratégica a cada una de las metas del plan de desarrollo institucional., los cuales posteriormente mediante el mecanismo de agregación permitirán determinar el grado de cumplimiento o avance del plan. Se expresan en términos de porcentajes y la suma de ellas debe ser igual a 100%. Ranking: Lista ordenada en forma ascendente o descendente de todas las entidades con base en los resultados de las evaluaciones.



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Valor público: Conjunto de acciones de las organizaciones, encaminadas a:

La reducción de la inequidad.

La reducción de la pobreza El fortalecimiento del Estado democrático

El fortalecimiento de una ciudadanía plena, incluyente y responsable.

Ciclo del valor público

El valor público es la satisfacción de necesidades humanas cuando interviene el ejercicio de derechos sobre el destino de los recursos disponibles en la sociedad.

El valor público es la satisfacción de necesidades mediante transacciones

producto usuario en la medida en que en ellas el carácter de la transacción incluya la condición de derechohabiente público por parte del usuario.

Gestión Organizacional

Valor público

Mandato

Visión Misión

Gestión Política

Gestión Programática



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El valor público es la Satisfacción de necesidades humanas mediante el empleo de recursos públicos y o privados cuyo acceso es regulado públicamente en relación a la condición de ciudadano de los destinatarios.

7.3 SIGNIFICADO DE TÉRMINOS USADOS EN LA GUIA DE ACUERDO AL DICCIONARIO DE LA REAL ACADEMIA ESPAÑOLA

Es importante definir los términos aplicados en ésta Guía en los diferentes temas desarrollados para facilitar su entendimiento técnico.

Administrar: Gobernar, ejercer la autoridad o el mando sobre un territorio y sobre las personas que lo habitan. Dirigir una institución. Ordenar, disponer, organizar, en especial la hacienda o los bienes. Desempeñar o ejercer un cargo, oficio o dignidad. Suministrar, proporcionar o distribuir algo. Graduar o dosificar el uso de algo, para obtener mayor rendimiento de ello o para que produzca mejor efecto.

Contribuir: Dar o pagar cada uno una cuota que le cabe por un impuesto o repartimiento. Concurrir voluntariamente con una cantidad para un determinado fin. Ayudar y concurrir con otros al logro de algún objetivo. SINONIMOS: Ayudar, auxiliar, asistir, favorecer, apoyar, sufragar, socorrer, aportar.

Dirigir: Encaminar la intención y las operaciones a determinado fin. Gobernar, regir, dar reglas para el manejo de una dependencia, empresa o pretensión. Orientar, guiar, aconsejar a quien realiza un trabajo.

En el presente Manual se han aplicado términos y definiciones dados por normas internacionales, es preciso dar su definición para su mejor comprensión.

Gestionar: Hacer diligencias conducentes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera. Acción y efecto de gestionar. Acción y efecto de administrar.

Holístico: Perteneciente o relativo al holismo (Doctrina que propugna la concepción de cada realidad como un todo distinto de la suma de las partes que lo componen).

Indicador: Que indica o sirve para indicar (indicar: Mostrar o significar algo con indicios y señales).



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Integral: Aplicase a las partes que integran un todo. Completar un todo con las partes que faltaban. Unirse a un grupo para formar parte de el. SINONIMOS: Completo, exhaustivo, general, total, sistémico, holístico, armónico, plenaria.

Mejorar: Adelantar, acrecentar una cosa, haciéndola pasar a un estado mejor. Poner mejor, hacer recobrar la salud perdida. Ir recobrando la salud perdida; restablecerse. Ponerse el tiempo más favorable o benigno. Ponerse en lugar o grado ventajoso respecto del que antes se tenía. SINONIMOS: Progresar, adelantar, perfeccionar, desarrollar, crecer, prosperar, florecer, ampliar, Optimar, optimizar, perfeccionar, reparar, corregir, renovar, regenerar, reformar.

Sistema: Conjunto de cosas que relacionadas entre sí ordenadamente contribuyen a determinado objeto.

Sistémico: Perteneciente o relativo a la totalidad de un sistema; general, por oposición a local.

7.4 TERMINOS Y DEFINICIONES USADOS EN AUDITORIA Y SIVICA. Alcance de la auditoría: Extensión y límites de una auditoría. (El alcance de la auditoría incluye generalmente una descripción de las ubicaciones, las unidades de la organización, las actividades y los procesos, así como el periodo de tiempo completo).

Auditado: Organización que es auditada.

Auditor: Persona con la competencia para llevar cabo una auditoria.

Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de auditoría, y avaluar de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.

CCF: Caja de Compensación Familiar

Cliente de la auditoría: Organización o persona que solicita una auditoría. (El cliente de la auditoría puede ser el auditado o cualquier otra organización que tenga derechos reglamentarios o contractuales para solicitar una auditoría).



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Competencia: Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades.

Conclusiones de la auditoria: Resultado de una auditoria, que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoria.

COVI: Comité de visitas de la SSF.

Criterios de auditoría: Conjunto de Políticas, procedimientos o requisitos. (los criterios de auditoría se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoria).

Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría con el apoyo, si es necesario de expertos técnicos. (A un auditor del equipo se le designa como líder del mismo. El equipo auditor puede incluir auditores en formación).

Evidencia de la auditoría: Registros, declaraciones de hecho o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de autoría. ( la evidencia de la auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa).

Experto técnico: Persona que aporta conocimiento o experiencia específicos al equipo auditor.

Hallazgos de la auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de la auditoría. (Los hallazgos de la auditoría pueden indicar tanto conformidad o no conformidad con los criterios de auditoría).

I.V.C.: Inspección, Vigilancia y Control, macroproceso Misional del sistema de gestión de calidad de la Superintendencia de Subsidio Familiar.

MRC: Mapa de riesgos de las Cajas diseñado para la programación de visitas generales.

PAV: Plan Anual de Visitas.

Plan de auditoría. Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría.

Programa de auditoría: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito especifico. (Un



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programa de auditoría incluye todas las actividades necesarias para planificar, organizar y llevar a cabo las auditorias.

SIVICA: Guía de Inspección para la Vigilancia y Control a las cajas de Compensación Familiar (SIVICA).

SSF: Superintendencia de Subsidio Familiar.

8. PRINCIPIOS DEL AUDITOR17

Conducta ética: El fundamento de la profesionalidad. (La confianza, integridad, confidencialidad y discreción son esenciales para auditar). Esta tiene que realizarse conforme a las siguientes normas éticas.

1. Integridad. 2. Objetividad.

3. Independencia.

Auto – interés

Auto - revisión

Abogacía o intermediación

Finalidad

Amenaza

Intimidación

4. Responsabilidad.

5. Confidencialidad.

6. Observaciones de las disposiciones normativas.

7. Competencia y actualización profesional.

8. Difusión y colaboración.

9. Respeto entre colegas.

17 Norma ISO 19011



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10. Conducta ética.

Presentación ecuánime: La obligación de informar con veracidad y exactitud.

Debido cuidado profesional: La aplicación de diligencia y juicio al auditar.

9. PRINCIPIOS DE LA AUDITORIA18

Independencia: La base para la imparcialidad de la auditoría la objetividad de las conclusiones de la auditoría.

Enfoque basado en la evidencia: El método racional para alcanzar conclusiones de la auditoría fiable y reproducible en un proceso de auditoría sistemático.

10. PERSONALIDADES DEL AUDITADO

En el momento de realizar una visita, el auditado generalmente asume una de las siguientes personalidades:

Tipo Manejo

Los de mal carácter. Mantenerse tranquilo para no dejarse contagiar de este tipo de personalidad.

Los de buen carácter. Trabajar normalmente.

Los que discuten. Responder con seguridad, no entrar en polémica y manejar la entrevista.

Los Payasos Mantener la postura normal liderando la entrevista.

Los que siempre buscan asesoría Dar una explicación completa del motivo de la visita.

Los nerviosos. Permanecer relajado y liderar la entrevista.

18 Norma ISO 19011



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Los confiados. Verificar o aclarar algún tema en duda.

Los ocupados. Llamar la atención de la importancia del tema.

Los atentos. Agradecer y liderar la entrevista.

11. GESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA

Un programa de auditoría incluye todas las actividades necesarias para planificar y organizar el tipo de y número de visitas, y para proporcionar los recursos para llevarlas a cabo de forma eficaz y eficiente dentro de los plazos establecidos.

Flujo grama Programa de Auditoria.



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Establecimiento Plan Anual de Visitas.(PAV)

•Objetivos y amplitud•Responsabilidades•Recursos•Procedimientos

Implementación del Plan Anual de Visitas(PAV)

- Elaboración Cronograma de Visitas de Auditorías- Evaluación de los Visitadores Auditores- Selección de los Equipos Visitadores Auditores- Conducción de Actividades de Visita de Auditoría- Conservación de los Registros (Papeles de Trabajo)

Seguimiento, Revisión del Plan Anual de Visitas (PAV)

- Seguimiento y Revisión- Identificación de la Necesidad de Acciones Correctivas yPreventivas- Identificación de Oportunidades de Mejora

Competencia y Evaluación del Visitador Auditor

Actividades deAuditoría

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)Comité de Visitas de

Auditoría

La figura ilustra el diagrama de flujo de procesos para la gestión de un Plan Anual de Visitas (PAV).



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Los objetivos de un Plan Anua de Visitas es la de dirigir la planificación y realización de las visitas, estos pueden basarse considerando, prioridades de la dirección, propósitos comerciales, programas sociales de origen gubernamental, requisitos del mismo sistema de subsidio familiar o del cliente o población objeto, el mapa de riesgos (MRC), los indicadores etc.

La amplitud varía y depende del tamaño, la naturaleza y complejidad de la corporación que se audite, así mismo por el alcance, el objetivo y la duración de cada auditoría, la frecuencia de las visitas, la complejidad, la similitud y la ubicación de las actividades que se auditen y/o inspeccionen.

La responsabilidad de la gestión de un PAV debe asignarse a una o más personas con conocimientos generales de los principios de la auditoría, de la competencia de los visitadores y de la aplicación técnica de la auditoría.

Los recursos deben ser los necesarios para desarrollar, implementar, dirigir y mejorar las actividades de la auditoría. Los procedimientos deberían tratar la planificación y elaboración del cronograma de las visitas y todas sus acciones pertinentes que le competen.

Referente a la implementación del PAV este debe comunicarse a las partes interesadas, la coordinación y elaboración del cronograma, el establecimiento de un proceso para la evaluación de los auditores o visitadores, así como los registros relacionados con auditorías individuales y demás variables que afecten la implementación del programa.

La implementación del PAV debe ser objeto de seguimiento y revisión que evalué si cumplió los objetivos e identifique las oportunidades de mejora. Los resultados deben comunicársele a la alta dirección.



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12. MAPA DE RIESGOS (MRC)19

La Superintendencia del Subsidio Familiar, como Ente de inspección, vigilancia y control (I.V.C), ha iniciado acciones de orden institucional orientadas a fortalecer el desarrollo de sus funciones.

Para lograr el propósito se partió de la evaluación de riesgo en las cajas de compensación familiar (CCF) como una herramienta para predecir los posibles efectos adversos ocasionados por las principales actividades, verbigracia la prestación de servicios sociales, las operaciones en los estados financieros, la gestión administrativa y social, las quejas.

En tal sentido, adelantó la elaboración de un documento técnico, que permite identificar las Cajas de Compensación Familiar con mayor riesgo dentro del sistema del Subsidio Familiar de acuerdo a los datos recopilados de su gestión dentro del año 2006 que sirve de soporte para la elaboración del Plan Anual de Visitas (PAV).

El PAV es producto del análisis de un conjunto de elementos, instrumentos, conceptos, actividades y parámetros; encaminados a la selección metodológica de las entidades a visitar. Este modelo identifica los sistemas de control, sus procedimientos y los recursos físicos, de personal y financieros que se requieren dentro de un período de tiempo determinado, permitiendo la evaluación y seguimiento de los resultados obtenidos en el ejercicio de inspección, vigilancia y control.

La construcción del PAV hace parte de todo el proceso de administración del riesgo, entendido éste, como todo aspecto o suceso que amenace el buen cumplimiento de la misión o de los procesos rutinarios de las CCF. El MRC permite visualizar los diferentes criterios que tuvo en cuenta la Superintendencia, a través de la Oficina de Planeación y Desarrollo, y las áreas misionales, para priorizar las funciones de I.V.C. en todas las Cajas de Compensación Familiar del país.

Las variables están definidas en 4 grandes áreas con criterios de medida e incidencia de acuerdo a su importancia:

19 Información tomada del mapa de riesgos diseñado para las visitas por las dependencias de

la SSF en coordinación con la Oficina de Planeación y el Comité de Visitas. 2007



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Prestación Servicios Sociales, con una incidencia de 30%,

Situación Financiera, con una incidencia de 30% Nivel de Ejecución de Inversiones, con una incidencia de 20%

Área Legal, con una incidencia de 20%;

Se definieron diversas variables con un puntaje asignado por cada actividad, que sumado y ponderado arroja el nivel de riesgo de cada caja. Igualmente, los indicadores establecidos corresponden a información reportada por las CCF y recaudada por la SSF en cada vigencia.

Es importante el compromiso proactivo de las dependencias misionales con el para fomentar la participación para el mejoramiento continuo del MRC.

12.1 MAPA DE RIESGOS SERVICIOS SOCIALES20

Servicios sociales

Caja

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Riesgo prestac

ión servici

os sociale

s

Código

Nombre Cajas de Compensación

Familiar

1 CAJA 1 10 1 5 1 10 1 1 1 10 5 4.98

2 CAJA 2 1 5 1 1 5 1 1 5 1 1 2.28

3 CAJA 3 1 5 1 1 1 1 1 1 10 10 2.70

20 Los códigos y nombres de las cajas registrados en los subsiguientes cuadros son a manera de

ejemplo.



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13. COMITÉ DE VISITAS (COVI)

La programación de las visitas como se señaló se efectúa con base en el Mapa de Riesgos y aspectos críticos que son presentados al comité.

Está conformado21 por el Secretario General (preside), el jefe de la oficina de Planeación (Secretario técnico), el jefe de la oficina Jurídica y los jefes de las Divisiones Legal, Operativa, Financiera y de Servicios Sociales.

Este Comité debe;

Adoptar mecanismos técnicos que permitan identificar las Cajas de Compensación Familiar que requieran visitas ordinarias.

Programar las fechas de realización de las mismas, (deberá determinar los recursos económicos, perfiles profesionales de quienes las adelantarán y la duración de estas).

El PAV debe presentarse anualmente para ser incluido en el Plan Operativo de la División Legal, (No impide que el PAV puede ser replanteado y modificado en el transcurso del año, cuando las circunstancias así lo ameriten).

El Secretario General convocará al comité y los demás miembros deben asistir con información clara y concreta sobre las Cajas de Compensación Familiar objeto de la visita (con el fin de obtener un panorama real sobre cada una de estas Cajas para el diseño del PAV, la División Legal solicitará las correspondientes resoluciones de comisión para visita Ordinaria). El comité cuenta con un Mapa de Riesgos (MRC), un procedimiento de visitas, un cronograma que está estandarizado y un diagrama que permite el control y la presente guía SIVICA. Dentro de la mejora efectuada al proceso se incorporó una planeación de las actividades en las visitas buscando mayor efectividad, eficacia y

21 Resolución 33 de 2007, que reformó la resolución 400 de 2000



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eficiencia.

14. LAS ACTIVIDADES DE LA VISITA DE AUDITORIA

Los pasos del PAV y la ejecución son una estrategia de planeación para llevar a cabo las actividades como parte del programa de auditoría. En el siguiente diagrama se describe los aspectos del paso a paso relativos al flujo de la visita. Hacemos que la salvedad que la SSF, debe permanentemente mejorar las técnicas de auditoria y dedicar un tiempo amplio y suficiente para mejorar de manera continua las herramientas de inspección, vigilancia y control. Sin embargo, a través de esta guía se recomienda aplicar los siguientes procedimientos, previo al desarrollo de cualquier visita.



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Flujograma del PAV de Visitas de Auditoría.

PASO ACCIÓN PRODUCTO

Reunión anual del Comité de Auditoría.

Los integrantes del COVI, proceden a estudiar el mapa de riesgos y establecen las que serán objeto de visita ordinaria. Señalan los eventuales visitadores y elaboran el programa, el cual se remite al Despacho del Superintendente, para su aprobación final.

Elaboración del acta de reunión con Comité de Auditoría Plan Anual de Visitas (PAV) ordinario a las CCF, para cada vigencia.

Socialización del Plan General de Visitas.

Mediante correo electrónico, el plan es remitido a todos los actores, es decir, al Despacho del superintendente, a los miembros del COVI, a los coordinadores de grupos, a las dependencias de apoyo (grupos financiero, humano y administrativo). Esta comunicación se debe efectuar cuando se efectúen modificaciones al PAV.

Plan General aprobado, firmado y divulgado mediante correo electrónico.

Diseño del Plan de Visitas para cada una de las Cajas de Compensación programadas.

El coordinador del grupo de visitadores junto con los demás integrantes del equipo, deberán reunirse y organizar el plan de visitas previo estudio de la documentación existente en la SSF y el mapa de riesgo evaluado por el comité.

Plan de Visitas.

Expedición de la Resolución de Comisión.

La secretaría general proyecta la resolución de comisión para la firma del despacho del superintendente y una vez suscrita, se procede a numerarse y se informa al grupo de recursos financieros y servicios generales. Igualmente se entrega copia al coordinador de la comisión.

Resolución de comisión firmada y numerada. Pasajes para traslado de los comisionados. Pago de viáticos o gastos.

Informar a la caja sobre la visita, el equipo auditor, el objetivo de la visita el termino de la comisión.

Con el objeto de informar adecuadamente al representante legal, se remite un oficio firmado por el Secretario General informando de quienes son los integrantes del equipo visitador, que tipo de visita se adelantará y el tiempo de la comisión.

Oficio del Secretario General.

Solicitud de información. Conforme a lo planeado para la visita, el coordinará, previa a la salida de la comisión solicitará

Oficio del coordinador del equipo auditor.



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información al representante legal para que sea entregada al momento de instalar la comisión.

Realizar la socialización del Plan visitas en cada una de las CCF

Una vez el equipo de visita se encuentra en la caja a auditar, se debe informar a los directivos el Plan de Visitas

Evidencia en papeles de trabajo.

Desarrollar el programa específico de auditoría.

Los visitadores deben ejecutar el plan de visita conforme a lo planteado y elaborar los respectivos documentos o papeles de trabajo.

Papeles de trabajo.

Circular oficios para recopilar o complementar información.

Instalada la visita, el coordinador debe controlar la información que se está solicitando a las dependencias auditadas, para tal efecto se proyectaran los respectivos requerimientos para que obre prueba escrita sobre lo solicitado y poder determinar la fuente que reportó. Estos requerimientos deben quedar en carpeta de que harán parte de los papeles de trabajo.

Oficios de requerimiento.

Realizar el análisis de la información, evidencias y soportes.

El coordinador y los demás miembros del equipo deben estudiar los avances de la visita, articular los temas y apoyarse para obtener, mediante un análisis integral desde lo legal, financiero, administrativo y social, un producto de alta calidad e impacto (Análisis de Riesgos que afectan el flujo de recursos financieros y programas).

Papeles de trabajo.

Cierre de la visita. El coordinador y el equipo de visita, deben proceder a informar al directos de la caja y los demás directivos que el consideré sobre los aspectos de mayor relevancia y permitir si es del caso se hagan las respectivas aclaraciones o anexen documentos mediante los cuales se sustente la posición de la caja.

Acta de cierre de la visita.

Estudio y discusión de hallazgos y recomendaciones.

Dentro del término legal el coordinador y el equipo de visita, estudian los hallazgos, los confrontan con la evidencia y construyen las observaciones de manera integral evitando duplicidad de observaciones.

Informe de visita. Papeles de trabajo archivados de acuerdo a las tablas de retención.



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Entrega del Informe a la División Legal.

El jefe de la dependencia recibe el informe y procede a custodiar en su archivo los soportes de la visita. Archivar debidamente los documentos físicos y/o magnéticos.

Archivar debidamente los informes y documentos físicos y/o magnéticos de la visita.

Estudio del informe de visita y los papeles de trabajo.

La División Legal de la SSF, procederá de conformidad con lo indicado en la Resolución 400 de 2000 (o según norma que la modifique). Si analizado el informe de la visita, por la División Legal, se observan graves violaciones a las Leyes y estatutos o inobservancia de las instrucciones impartidas por la Superintendencia, la citada División recomendará, por escrito al Superintendente la adopción de la medida de seguimiento especial o de intervención administrativa según el caso. El Despacho convocará al grupo conformado por el Secretario General, el Asesor del Despacho y los Jefes de las Oficinas Jurídica y de Planeación y de las Divisiones Legal, Operativa, Financiera Contable y de Servicios Sociales, quienes previo análisis del informe del Jefe de la División Legal y del informe de la comisión visitadora, (con sus respectivos soportes) rendirán concepto para la toma de decisión correspondiente

Informe de la División legal. Este se discute en reuniones que para el efecto cita el despacho de la Superintendencia. En esta participan los miembros de COVI, mas el personal que el despacho considere. Acta del comité. Resolución mediante el cual se toman medidas.

Socialización del informe a la Caja. La División Legal debe remitir a la Caja las observaciones y recomendaciones producto de la visita y solicitar a la respectiva corporación la elaboración de un plan de mejoramiento para superar las deficiencias encontradas. Esto sin perjuicio de las demás acciones que pudieren desprenderse de los hallazgos.

Oficio de la División Legal dando traslado a la Caja de las observaciones y recomendaciones.

Elaboración del Plan de mejoramiento

El director debe remitir el plan de mejoramiento con las acciones incorporadas en el formato que para estos efectos se ha estandarizado, el cual permite

Plan de mejoramiento.



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medir el avance del mismo y señala responsables de las acciones de manera concreta y en tiempos que no podrán modificarse, salvo con autorización de la SSF.

Seguimiento al plan de mejoramiento.

La División legal, una vez recibe el plan de mejoramiento, debe remitirlo a las demás divisiones para su respectivo seguimiento. No obstante es recomendable que antes lo estudie con el equipo de auditores que practicaron la visita para que establezcan si las acciones planteadas por la CCF, si elimina las causas que generaron el hallazgo.

Memorando de la División Legal mediante la cual se remite el plan de mejoramiento de la CCF a las divisiones para su respectivo seguimiento.

La presente guía ilustra algunos de los productos que se han incorporado para documentar y mejorar el procedimiento de visitas desde la Planeación hasta la rendición de informes.

Temas a incluir en las actas del informe:

Para la programación de las visitas se diseñó la siguiente plantilla:

Fecha, lugar y hora

• Oficina• Responsable

Tema: Plan anual de visitas

• Asistentes

• Nombre cargo y firma

Actividades desarrolladas

1

2, 3,4,

Productos obtenidos

A

B,C,D,

Agenda propuesta próxima reunión.

• Firmas• Anexos



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La programación se controla en la matriz que para estos propósitos se creó y que permite adicionalmente documentar todo lo referente a costos, personal, No. De resolución, fecha de presentación de informes, fecha de discusión etc. (ANEXO AL RESPALDO).

La evaluación de los resultados administrativos de las visitas, se diseñó una matriz para su control y toma de acciones oportunas de mejora.

Para efecto de la planeación de la visita, los funcionarios de la SSF crearon una plantilla para programar las actividades respecto al tiempo de la visita.

La proyección del alcance se estima conforme a la complejidad de cada visita, no obstante el modelo debe ser objeto de mejora y ajuste permanente.

Superintendencia del Subsidio Familiar

Oficina de Planeación y Desarrollo

Plan de visitas Agosto 2009

GRUPOS FUNCIONARIO AREA CCF FECHA

INFORME

COORDINADOR LEGAL COMFASUCRE

(V.Ordinaria)

9 al 15 18 al 28

1FRO CONTABLE

GESTION SOCIAL.

ADMINSTRATIVA

COORDINADOR LEGAL SAN ANDRES

(V.Ordinaria)

23 al 29 31 de

Agosto al 11 de

Septiembre

2FRO CONTABLE

GESTION SOCIAL

ADMINSTRATIVA

COORDINADOR FRO CONTABLE COMFAMILIAR

DEL ATLANTICO

(V.Ordinaria)

9 al 15 18 al 28

3LEGAL

GESTION SOCIAL

ADMINISTRATIVA

COORDINADOR

FRO CONTABLE ADTO

CAJACOPI

(V.Ordinaria)

18 al 22 24 de

Agosto al 4 de

Septiembre4

GESTION SOCIAL

LEGAL

ADMINISTRATIVA

COORDINADORGESTION SOCIAL

COMFENALCO

ARMENIA(V.Ordinaria)

23 al 28 31 de

Agosto al 11 de

Septiembre

5FRO CONTABLE

FRO CONTABLE

ADMINSTRATIVA

LEGAL

FLOR GNECCO ARREGOCÉS NELSON JAIME OLAYA

Superintendente del Subsidio Familiar

Secretario General



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Los objetivos GENERALES los define el COVI, los objetivos ESPECIFICOS los miembros del equipo visitador (los auditores). El alcance describe la extensión y los límites de la visita, como ubicación, unidades de la organización, actividades y procesos que van a ser auditados, igual el periodo de tiempo de la auditoría.

La viabilidad de la visita debería determinarse teniendo en cuenta factores como la disponibilidad de la información suficiente y apropiada para planificarla, la cooperación del auditado y el tiempo y los recursos adecuados.

El equipo de visita se selecciona teniendo en cuenta la competencia necesaria para lograr los objetivos de la visita. El contacto inicial con el auditado puede ser informal o formal, el propósito es establecer los canales de comunicación con el auditado, confirmar la autoridad, proporcionar información sobre las fechas, duración, solicitar acceso a la información y determinar las reglas de seguridad y la confiabilidad de la información.

La revisión de la documentación en lo posible debe ser revisada antes de la visita in situ, para determinar la conformidad del sistema, registros, normas, códigos,

# Nombre Lunes Martes Miercoles Jueves Viernes Sabado

1Reunión con los jefes de cada área para

coordinar el trabajo de la visitaTodos de 10 a.m a 12.pm

2Verificar el sistema contable y Estados

FinancierosOsvaldo Coronado 2 a 6 pm

3 Evaluación del área de tesorería Osvaldo Coronado 8 a 12 m

4 Verificación de las cuentas por cobrar Osvaldo Coronado 2 a 6 pm

5 Verificación de los activos fijos Osvaldo Coronado 8 a 10 am

6 Evaluación de las cuentas por pagar Osvaldo Coronado 10 a 12 m

7 Evaluación de las concliaciones bancarias Osvaldo Coronado 2 a 4 p.m.

8 Reunion Consejo Directivo Osvaldo Coronado 4 a 6 pm

9 Verificación de los libros oficiales Osvaldo Coronado 8 a 10 am

10Evaluación de las políticas financieras

adoptadasOsvaldo Coronado 10 a 12 m

11Evaluación de las actividades adelantadas

por el Revisor FiscalOsvaldo Coronado 2 a 4 pm

12Evaluación de las actividades adelantadas

por la Auditoría InternaOsvaldo Coronado 4 a 6 pm

13Evaluación del estudio de costos y gastos

de administraciónOsvaldo Coronado 8 a 10 am

14Verificación de la ejecución del

presupuestoOsvaldo Coronado 10 a 12 m

15 Reunión con el coordinador del Grupo Todos 6 a 7 pm 6 a 7 pm 6 a 7 pm 6 a 7 pm

16 Cierre de visita Todos 4,30 pm

17 Regreso a Bogota Todos 12,00 m

ACTIVIDADRESPONSABLE

DIAS


PROGRAMACION VISITA A XXXXXX

DEL XXX AL XXXX DE JULIO XXX

ACTIVIDADES DURANTE LA VISITA

ASPECTOS FINANCIERO CONTABLES



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manuales, es decir documentos que ofrezcan información útil para una eficaz evaluación.

El equipo de visita debe preparar un plan que facilite el acuerdo entre ellos y el auditado, este plan debe facilitar la coordinación de las actividades de la visita. El líder consultando con su equipo, debe asignar a cada miembro la responsabilidad para auditar procesos, funciones, lugares, áreas o actividades específicos.

Los miembros del equipo deben revisar la información pertinente de las tareas asignadas y preparar los documentos de trabajo necesarios como referencia y registro del desarrollo de la auditoria.

14.1 Desarrollo de la Visita Antes de llevar a cabo cualquier visita de diagnostico, el comisionado debe contar con una formación profesional integra; acompañada adicionalmente de la experticia suficiente que le permita detectar con facilidad cualquier falla de tipo legal, procedimental u operacional al interior de cualquier Corporación objeto de seguimiento.

Es importante realizar una reunión de apertura con la dirección del auditado o con los responsables de los procesos que se van a auditar (con el propósito de confirmar el plan de auditoría), suministrar un breve resumen de cómo se desarrollarán las actividades, confirmar los canales de comunicación y aclarar las dudas del auditado. La recopilación y verificación de la información debe hacerse mediante un muestreo apropiado (pareto), solo la información que es verificable puede construir evidencia de la visita, esta se basa en muestras de la información disponible. Los métodos más utilizados para recopilar esta información son a través de entrevistas, observación de actividades y revisión de documentos. Los profesionales deben consultar y aplicar los criterios de auditoría que son la norma con la cual el visitador mide la condición. Es también la meta que la entidad está tratando de alcanzar o representa la unidad de medida que permite la evaluación de la condición actual. Igualmente, se denomina criterio a la norma transgredida de carácter legal-operativo o de control que regula el accionar de la entidad examinada.



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14.2 Instalación de la visita. En cumplimiento del Acto Administrativo que ordena la práctica de la visita y de conformidad con lo dispuesto en el Plan de Visitas dentro de una vigencia específica, la práctica de la visita deberá empezar en las primeras horas de la fecha de inicio señalada, en lo posible, con la totalidad del grupo de Auditores comisionado por la SSF y con el Director Administrativo de la Caja objeto de inspección quien podrá invitar a los funcionarios de su equipo de trabajo que considere convenientes. La instalación de la visita será dirigida por el líder de la comisión de la SSF, en los siguientes términos: Presentación del grupo de comisionados: El líder de la comisión deberá efectuar una presentación de los comisionados del grupo, indicando el área de evaluación que cada uno tiene a su cargo, con el fin de que exista una articulación inicial con el equipo de trabajo de la Dirección Administrativa en lo que tiene que ver con la agilidad en la entrega de la información suministrada y en el desarrollo de la inspección propiamente dicha. Exposición de objetivos de la inspección y procedimiento: Deberá exponer el objetivo propuesto con la visita solicitando la colaboración de la Corporación en el desarrollo ágil y exitoso de la misma, e indicar la forma en que se desarrollará en cuanto al manejo de la información solicitada y suministrada, con el fin de evitar que la Corporación incurra en gastos de reproducción de documentos que no necesariamente se requieren como soporte del informe que se desprenda de la inspección. 14.3 Presentaciones Direccionamiento Estratégico y Gestión de la Revisoría Fiscal. Tal y como se solicitó en el documento de “Anuncio de la visita y solicitud de documentación e información”, el primer día de visita tanto Dirección Administrativa como Auditoría Interna y Revisoría Fiscal, deberán presentar al grupo comisionado el Plan de Desarrollo Estratégico de la Caja (o el diseñado por la Entidad), los avances obtenidos y los controles internos y externos sobre la gestión actual, información que deberá ser tenida por los comisionados como punto de partida para el cumplimiento de la labor encomendada desde un conocimiento particular y directo de la realidad de la vigilada en lo que tiene que ver con las debilidades y fortalezas actuales.



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Permite conocer la planeación de la gestión administrativa con relación al desarrollo de los asuntos sobre los cuales tiene encaminados sus esfuerzos, la calidad de los controles internos y externos, entendidos éstos como apoyo a la consecución de los objetivos propuestos, mediante un monitoreo constante de las tareas asignadas por la dirección al grupo de trabajadores. Entendiendo que cada CCF tiene unas particularidades dadas por factores sociales, económicos o geográficos donde operan, la presentación que se haga por parte de la dirección, las dependencias o instancias de control (auditoría interna y la revisoría fiscal) permite definir o aclarar aspectos sobre los cuales debe enfocarse el grupo visitador, cada uno, dentro de la inspección del área que le ha sido encomendada y retroalimentando con su conocimiento especial, la evaluación del grupo, concebido éste como unidad de trabajo. Sobre las presentaciones aludidas y de conformidad con la información solicitada, los comisionados deberán establecer: 14.4 Dirección administrativa: Presentación del Componente de Direccionamiento de la Corporación: (plan estratégico, planes de acción, plan operativo y/o indicativo). El grupo comisionado debe tener presente que el diseño del direccionamiento tiene como finalidad el logro de objetivos y metas a corto, mediano y largo plazo, según la amplitud y magnitud de la Caja inspeccionada, toda vez que esto implica una serie de planes y actividades que debe ejecutar cada unidad operativa, ya sea de niveles superiores o niveles inferiores de apoyo o misionales. El grupo comisionado debe estar especialmente atento a la definición de la “misión” que rige la gestión administrativa de la Corporación, ya que esta representa las funciones operativas que va ejecutar en el ámbito de sus competencias como CCF. Análisis de las fortalezas y limitaciones de la CCF. Tal vez en este punto radica la efectividad o no del diseño de un plan de direccionamiento, por lo que los comisionados deberán identificar el análisis organizacional que haya efectuado la Caja sobre sus condiciones internas para evaluar sus principales fortalezas y debilidades,



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teniendo en cuenta la ponderación de los recursos con que dispone (financieros, tecnológicos, humano, etc.) así como la división del trabajo en los departamentos o unidades, distribución de los objetivos corporativos o dependencias. Aspectos éstos que sin duda deben orientar la inspección en cada una de las áreas. El Porvenir de las decisiones de la CCF a auditar está dada por la planeación. Cadena de consecuencias de causas y efectos durante un tiempo relacionada con una decisión real o intencionada que toma la dirección, luego de la identificación sistemática de las oportunidades y peligros que surgen en el futuro. Los funcionarios comisionados deberán prestar especial atención al proceso de planeación de la caja y si de antemano la caja valora qué tipo de esfuerzos de planeación debe hacer, cuándo y cómo debe realizar o se está realizando, quién lo ejecuta o lo llevará a cabo, y qué se ha hecho o hará con los resultados, pues no debe perderse de vista que los planes no deben modificarse constantemente –en un estado ideal-, sino que la planeación debe efectuarse en forma continua y ser apoyada por acciones apropiadas cuando sea necesario, pues la flexibilidad radica en el poder de aprovechar el conocimiento acerca de una circunstancia específica. 14.5 Auditoría interna:

Sobre la presentación que en este sentido lleva a cabo la auditoría interna de la CCF, es necesario tener en cuenta que su función es la de control y evaluación constante a la gestión de la misma. En relación con el direccionamiento de la corporación, la auditoría interna (o quien haga sus veces) deberá mostrar las evaluaciones para la implementación y revisión constante de los planes operativos a través del diseño y puesta en marcha de sus procesos de control, pues esto debe contribuir significativamente al mejoramiento de la planeación del siguiente ciclo mediante la Evaluación de Resultados con respecto a los años anteriores, en función de crecimiento. También la dependencia interna que verifica los sistemas de control, deben trabajar sobre un plan de trabajo para cada año, el cual puede incluir por ejemplo cronograma de trabajo, actividades a realizar, meses en los cuales se pretenden llevar a cabo las actividades programadas, recomendaciones proferidas a la dirección administrativa y/o a los responsables de cada departamento objeto de la auditoria.



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Quien ejerce la función de control debe suministrar al personal de la SSF las respuestas dadas por parte de los auditados, el grado de avance tanto de las auditorias practicadas como de las observaciones reconocidas por parte de los responsables, informe específico sobre la evaluación al Sistema de Control Interno. Copia del acta de la última reunión del Comité Coordinador del Sistema de Control Interno, otros aspectos sobre el funcionamiento de la Corporación en cumplimiento del objeto social, que Usted considere deba informar al Organismo de Control en cumplimiento de sus funciones legales.

La presentación del Plan de Trabajo permitirá al grupo visitador establecer el grado de independencia que como órgano interno de control, mantiene frente a la gestión administrativa de la Corporación y frente al control externo y fiscal que se encuentra a cargo de la Revisoría Fiscal. Se debe identificar los aspectos sobre los cuales se concentra la actividad de la auditoría, la efectividad del seguimiento y en general, la calidad de la inspección constante que debe ejercer. Cuando la actividad auditora de la corporación está adecuadamente concebida y ejercida, adquiere mayor relevancia el contacto directo y permanente de los funcionarios comisionados con la dependencia interna de control. Las evaluaciones de esta dependencia pueden ser fuente de información y brindar elementos de juicio adicionales sobre la realización de inspección. 14.6 Revisoría fiscal: Forma de vinculación de la Revisoría Fiscal, Planta de personal, remuneración y tiempos de dedicación de cada uno a sus funciones legales. Copia del plan de trabajo que actualmente tiene implementado esa dependencia, teniendo en cuenta los objetivos planteados encaminados a cumplir con las funciones legales del Revisor Fiscal a fin de practicar una auditoría integral (Auditoría Financiera, Auditoría de Cumplimiento, Auditoría de Gestión, Auditoría de Control Interno).



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Informe detallado en el que dé cuenta de las auditorías practicadas durante cada año, los resultados obtenidos y recomendaciones que haya proferido al Consejo Directivo, Dirección Administrativa y/o a la Superintendencia del Subsidio Familiar. Otros aspectos sobre los Diagnósticos de Legalidad, Financiero, de Gestión y Funcionamiento de la Corporación en cumplimiento del objeto social, que Usted considere deba informar al Organismo de Control en cumplimiento de sus funciones legales. De la presentación de la Revisoría Fiscal, los comisionados deberán establecer la independencia y calidad con que adelanta las funciones legales y estatutarias que le corresponden sobre la gestión administrativa, operativa y financiera de la Caja de Compensación. El plan de trabajo que entregue la Revisoría Fiscal no debe coincidir cronológicamente con el de la Auditoría Interna, ni existir delegaciones mutuas sobre aspectos susceptibles de seguimiento para ambos niveles de control, pues esta circunstancia puede representar pérdida de independencia en la realización de las funciones que deben llevar a cabo. La labor de la revisoría fiscal debe constituir también un punto de apoyo y/o de referencia para la inspección encomendada a los funcionarios de la SSF bien sea sobre la posición de esta instancia de control frente a aspectos sensibles al interior de la Corporación o bien, por la pasividad o insuficiencia que pueda detectarse en la realización de sus funciones. 14.7 Recibo y análisis de la documentación solicitada. Una vez culminadas las presentaciones y teniendo el grupo de comisionados un acercamiento certero sobre las debilidades, fortalezas, objetivos y asuntos que ocupan la gestión de la Caja de Compensación, dará inicio con el estudio de la documentación y/o información solicitada, dentro del ámbito de sus competencias y de conformidad con la Hoja de Trabajo diseñada para cada una de las áreas de inspección.



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Para estudiar los hechos (ser) frente al ordenamiento (deber ser) el visitador debe efectuar un estudio objetivo de la evidencia e indagar los diferentes efectos (administrativos, de control, operativos, financieros, dirección, legales) que la inobservancia de la norma le acarrea a la corporación. Concluir sin hacer mención a apreciaciones subjetivas y presentar las conclusiones sin anticipar de manera individual posibles responsables por cuanto esto le corresponde a la División Legal calificar y establecer los eventuales cargos.

El siguiente ejemplo ilustra cómo se podría armar de manera integral una observación a la caja.

La evidencia debe ser evaluada frente a los criterios de auditoría para generar los hallazgos que pueden indicar conformidad como no conformidad con éstos.



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Cuando los objetivos de la visita, así lo especifiquen, los hallazgos pueden identificar una oportunidad de mejora (recomendación).

La Ley 789 de 2002, en su artículo 24 numeral 14, faculta a la SSF en la práctica de visitas de inspección a las entidades vigiladas “recepcionar declaraciones, allegar documentos y utilizar los demás medios de prueba legalmente admitidos…”. Técnicamente estos son las fuentes de donde el juez deriva las razones que producen mediata o inmediatamente su convicción sobre la existencia o inexistencia de los hechos o actos que constituyen el objeto de la prueba. Los medios de prueba se encuentran, por lo general, claramente señalados en los códigos procesales. (Civil, penal, laboral, administrativos).

El informe de la visita debe proporcionar un registro completo de la auditoría, preciso, conciso y claro. Hacer referencia de los objetivos de la visita, el alcance, la identificación de la SSF, la identificación del líder de los miembros del equipo visitador, las fechas y lugares donde se realizaron las actividades in situ, los criterios y las conclusiones de la auditoría.

La visita finaliza cuando todas las actividades descritas en el plan se hayan realizado y el informe de la visita aprobado y presentado.

15. PAPELES DE TRABAJO.

Registra el planeamiento, naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría aplicados por el auditor y los resultados y conclusiones extraídas a la evidencia obtenida. Se utilizan para controlar el progreso del trabajo realizado para respaldar la opinión del auditor. Los papeles de trabajo pueden estar constituidos por datos conservados en papel, película, medios electrónicos u otros medios.

Constituyen un archivo que respalda el trabajo efectuado por el auditor, por lo tanto deben ser preparados cuidadosamente, claros, sencillos, y concisos, convirtiéndose en un conjunto organizado de documentos22.

22 DIPLOMADO EN AUDITORIA Y REVISORIA, Universidad Piloto de Colombia, Profesor: Crisanto González Rivera. Febrero de 2007.



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15.1 Contenido de los papeles de trabajo La planeación, recopilación de información básica, evidencias validas y suficientes de los trabajos de auditoría realizados. Todo documento es un papel de trabajo. Pero no todo papel de trabajo es útil al visitador. Los papeles de trabajo permiten evidenciar el trabajo realizado, facilita su supervisión y respalda las observaciones, conclusiones y recomendaciones del visitador para poder ser consideradas en el informe.

Para la preparación de buenos papeles de trabajo, lo visitadores deben ordenarlos y referenciarlos adecuadamente, su tratamiento debe ser integral y completo, indicar los hechos, su evaluación y conclusión sobre los mismos, cumplir el fin para el cual fue diseñado, las anotaciones deben ser claras y concisas, y deben estar completamente terminados.



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Organización de los papeles de trabajo o soportes de la visita: El coordinador de la Comisión junto con su equipo deben archivar los documentos de la visita siguiendo los parámetros señalados por la División Legal en cuanto las tablas de retención documental que relacionamos a continuación. (Esto se debe actualizar conforme a los cambios que para el efecto sean aprobados por el comité de archivo de la SSF.

Orden de los soportes de los informes de visitas Los papeles de trabajo deben organizarse conforme las instrucciones dadas para estos efectos en cumplimiento de las normas del archivo general de la Nación. Informes de visitas ordinarias

Nombre de la dependencia.

Nombre del responsable

Titulo del Papel

Índice de referencia.

Fecha de elaboración

Marcas de auditoría.

Comentarios

Conclusión.

Fuentes de información

Iníciales del visitador que prepara el papel.



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Memorando solicitando visita Resolución comisión de visita

Oficio solicitud de documentos Oficios adicionales de documentos y requerimientos Acta de cierre visita

Informe de visita, conclusiones, Recomendaciones y soportes de visita Informe de ejecutivo de visita Memorando remite informe de visita a Superintendente

Informes de visitas especial

Queja Solicitud de información a entidad vigilada Oficio respuesta a quejoso Respuesta de entidad vigilada con soportes Respuesta definitiva a quejoso Memorando solicitando visita especial Resolución comisión de visita especial Acta de cierre visita espacial Informe de visita, conclusiones, Recomendaciones y soportes de visita Memorando remite informe de visita a Superintendente



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CAPITULO II

PARTE ESPECIAL



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GUIA PARA EL MODULO INSPECCION ADMINISTRATIVA Y LEGAL



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16. MODULO INSPECCION ADMINISTRATIVA Y LEGAL

GUIA DE INSPECCION PARA LA VIGILANCIA Y CONTROL A LAS

CAJAS DE COPEMSACION FAMILIAR -SIVICA-

MODULO INSPECCIÓN

ADMINISTRATIVA Y LEGAL

OBJETIVO GENERAL: Inspeccionar que las CCF en su gestión administrativa en lo relativo a actuaciones, actividades, operaciones y contratos aplique las disposiciones constitucionales y legales relacionadas con la organización y funcionamiento de las Cajas de Compensación Familiar; las demás entidades recaudadores y pagadoras del subsidio familiar, en cuanto al cumplimiento de este servicio y las entidades que constituyan o administren una o varias de las entidades sometidas a su vigilancia, siempre que comprometan fondos del subsidio familiar.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS: 1).Estudiar la veracidad de la información reportada y registrada en la SSF respecto a los estatutos. 2). Estudiar la legalidad de las actuaciones reportada y/o registrada en los libros de las Actas de la Asamblea General de Afiliados y del Consejo Directivo. 3).Verificar el impacto Legal y administrativo de los procesos judiciales y administrativos que recae sobre las cajas. 4).Verificar la legalidad de la contratación conforme a las normas internas y las aplicables a las personas de derecho privado. (Código Civil, Código de Comercio, etc.). 5).Verificar el cumplimiento del pago del subsidio monetario conforme a las prescripciones legales, en especial lo señalado en la Ley 21 de 1982 y el capítulo II de la Ley 789 de 2002 y demás normas reglamentarias o circulares de la SSF. 6). Verificar la existencia de las empresas afiliadas de la caja. 7). Verificar las acciones de recuperación de cartera y acciones de expulsión de empleadores morosos. 8). Evaluar que la coordinación y administración de los recursos del 4% destinados para el pago del subsidio familiar (monetario, especie y servicios) a los trabajadores de medianos y menores ingresos sea eficaz y eficiente y logre sus objetivos con la máxima productividad y calidad. 9). Verificar el cumplimiento del Parágrafo 2, Numeral 19 del artículo 21 de la Ley 789 de 2002, respecto a la adopción y cumplimiento del código de buen gobierno. 10). Estudio de política administrativa y financiera de la caja conforme al numeral 1º



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del artículo 54 de la Ley 21 de 1982. 11). Cumplimiento del artículo 55 numeral 9 de la Ley 21 de 1982. 12). Cumplimiento del marco jurídico administrativo de la administración de personal. 13). Estudio sobre pago de sanciones impuestas por la SSF, con fundamento en los numerales 16,17 y 18 de la Ley 789 de 2002.

Documentos de Referencia para la Visita: Estatutos; última Acta de la Asamblea General; Quejas y Reclamos; Último Informe de la visita practicada; Oficio de Recomendaciones; Seguimiento de Cumplimiento; Matriz de Recomendaciones y Hallazgos; Plan de Mejoramiento.

Asamblea General de Afiliados: Revisar el Libro de Actas de la Asamblea General; Asentamiento de las Actas en el Libro sellado y Registrado; Libro de Registro Actualizado.

Consejo Directivo: Revisar el Libro de Actas; Relación de los Miembros; Certificado de los aportes de las empresas que pertenecen los miembros del Consejo Directivo.

Gestión Contractual: Revisar el Manual de Contratación; Relación de todos los Contratos y Convenios suscritos durante los dos últimos años.

Negociación de Bienes Raíces: Relación de escrituras indicando nombre del bien, Localización, y si existe gravamen e hipotecas.

Afiliación, Suspensión y Desafiliación: AFILIACION, Publicación de los documentos y requisitos exigidos para la afiliación; Formulación de afiliación, inscripción de trabajadores, registros de novedades y demás instructivos suministrados por la entidad visitada al empleador en el momento de tramitar la afiliación. SUSPENSION Y EXPULSION DE AFILIADOS. Reglamento para la suspensión y expulsión de afiliados; Relación de empresas morosas indicando fecha último aporte. Relación de empresas que han solicitado desafiliación indicando fecha de recibo de solicitud y entrega de paz y salvo.

Quejas y Reclamos: Certificación sobre el procedimiento existente para el trámite de Quejas y Reclamos, con la indicación del número de quejas tramitadas.

Representación Judicial: Relación de procesos judiciales y administrativos de la entidad visitada, indicando fecha de iniciación del proceso, montos, apoderados y estado actual de los mismos.



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En el capítulo II se maneja la parte especial de la guía, es decir los temas centrales de la temática objeto inspección. Ciertamente SIVICA centra los temas en tres pilares que articulados entre sí, permitirá que las fases de planear y hacer de la visita sea tácticamente preparada.

Corresponde al coordinador controlar que lo planeado y hecho corresponda a lo presentado por los visitadores y debe informar al Comité para que se tomen los respectivos ajustes para generar acciones de mejora continua.

16.1 Las Normas jurídicas

Las normas jurídicas son aquellas reglas dictadas por legítimo poder para determinar la conducta humana (Congreso y/o autoridad competente). Como podemos observar en la siguiente pirámide, el referente legal que deben aplicar las CCF, en sus diferentes actuaciones a evaluar es muy amplio, como refleja a continuación.



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1. Constitución política de Colombia. 2. Códigos: Código civil y legislación complementaria; Código de Comercio;

Código de Procedimiento Civil, penal, administrativo, laboral; Régimen de seguridad social en Colombia; Régimen del procedimiento tributario; Régimen jurídico del sector salud; Régimen laboral Colombiano.

3. Leyes (Ley 03 de 1991, Reglamentación del Subsidio Familiar de Vivienda Urbano; Ley 100 de 1993, salud; Ley 115 de 1994, educación; Ley 181 de 1994, recreación y deporte; Ley 181 de 1994, recreación y deporte; Ley 21 de 1982, modifica el régimen del subsidio familiar; Ley 25 de 1981, por la cual se crea la superintendencia del Subsidio Familiar; Ley 3 DE 1991 por la cual se crea el Sistema Nacional de Vivienda de Interés Social, se establece el subsidio familiar de vivienda, se reforma el Instituto de Crédito Territorial, ICT, y se dictan otras disposiciones (Reglamentada Parcialmente por los Decretos Nacionales 4 de 1993 , 1168 de 1996 , 824 de 1999 , 1133 de 2000, 2620 de 2000 , 951 de 2001 , 578 de 2002 , 1042 de 2003, 2480 de 2002 , 975

1 CPC

2 CODIGOS

3 LEYES

4 DECRETOS

5 RESOLUCIONES

6 CIRCULARES EXTERNAS DE LA SSF

Actas, Estatutos, Manuales, Procedimientos , Portafolio de servicios de las CCF, Convenios, Contratos etc.



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de 2004 , 3111 de 2004 , 4407 de 2004 , 973 de 2005, 4466 de 2007, 1924 de 2009, 2190 de 2009; Ley 300 de 1996, turismo; Ley 49 de 1990, vivienda; Ley 546 de 1999 Reglamentación del Subsidio Familiar de Vivienda Urbano; Ley 633 de 2000, reforma tributaria; Ley 789 de 2002, por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la protección social y se modifican algunos artículos del Código Sustantivo del Trabajo; Ley 920 de 2004 Por la cual se autoriza a las cajas de compensación familiar adelantar actividad financiera.)

4. Decretos (Decreto 1769 de 2003, por el cual se expiden los términos y condiciones a que deben sujetarse la cuota monetaria en el sistema de compensación familiar, régimen de organización, funcionamiento y tiempo de implantación; Decreto 1902 de 1994, reglamenta Ley 115 de 1994;Decreto 2340 de 2003, por el cual se reglamenta la Ley 789 de 2002; Decreto 2649 de 1993, formula principios y normas contables para la presentación de estados financieros; Decreto 341 de 1988, reglamenta la ley 25 de 1981; DECRETO 4429 DE 2005 por el cual se modifican los Decretos 975 de 2004, 3169 de 2004, 3111 de 2004, y 1526 de 2005, y se establecen los criterios especiales a los que se sujetará el otorgamiento de subsidios familiares de vivienda de interés social con cargo a los recursos de la Bolsa Unica Nacional; Decreto 784 de 1989, .reglamenta Ley 21 de 1982; Decreto 785 de 1989, reglamenta ley 21 de 1982; Decreto 827 de 2003, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 789 de 2002; DECRETO LEY 2150 DE 1992 Por el cual se reestructura la superintendencia del subsidio familiar.)

5. Resolución 184 de 2004, por la cual se determinan los valores a transferir por las C.C.F., cuyo porcentaje no supero el porcentaje obligatorio del 55% del Decreto 1769 de 2003; Resolución 400 del año 2001, por la cual se adopta el procedimiento de Visitas y la Metodología para una Intervención Administrativa. Resolución 440 del año 2000, presentación de proyectos de las Cajas de Compensación familiar; Resolución 489 de 1996, por la cual se conforman unos grupos internos de trabajo; Resolución 500 de 1997, por la cual se establece el plan único de cuentas para el Sistema del Subsidio Familiar; Resolución 504 de 2001, por la cual se imparte autorización para el manejo de la cuenta de corrección monetaria del Sistema del Subsidio Familiar; Resolución No. 0062 de 2006, por la cual se modifica la fecha de presentación de los Estados Financieros; Resolución No. 0271 de 2005, por la cual se actualiza y amplía el Plan Único de Cuentas para el Sistema del Subsidio Familiar.



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6. Circular 013 del año 2000, plan operativo, presupuesto anual de ingresos y egresos y límite máximo del monto anual de las inversiones para el año 2001; 015 del año 2000, adición a la circular externa 013 del año 2000; 018 del año 2000, por medio de la cual se informa de cambios internos en el trámite de proyectos de inversión, presupuestos, límites máximos de inversión; 022 del año 2001, plan operativo, presupuesto anual de ingresos y egresos y límite máximo del monto anual de las inversiones para el año 2002; 035 del año 1999, guía para la formulación de proyectos y programas; Circular 002 del año 2003, presupuestos de ingresos, egresos e inversiones vigencia 2003; Circular 002 del año 2003, presupuestos de ingresos, egresos e inversiones vigencia 2003; Circular 004 del año 2003, régimen de autorización general y criterios para el presupuesto; Circular 015 de 2001, programas atención integral a la niñez y jornadas escolares complementarias; Circular 018 del año 1999, presentación de tarifas anuales de servicios; Circular 027 del año 2002, informe de ejecución presupuestal de inversiones (año 2001) y de los programas de atención integral a la niñez y jornada escolar complementaria, con corte al 31 de diciembre de 2001; Circular 032 del año 2002, instrucciones celebración a la niñez colombiana. Circular 002 del año 2003, presupuestos de ingresos, egresos e inversiones vigencia 2003. Circular 034 de 2002, adiciona a la circular externa 013 del 2001; Circular externa 23 de 2003.

Hay clases de normas, por ejemplo las generales e individuales, esto es, son generales cuando enlaza la consecuencia jurídica a un tipo legal que contiene la descripción de un sector social supuesto; en cambio, la norma individual se basa en un sector social real descrito. Existen normas con antecedente general e individual; las primeras plantean una hipótesis futura resulta general, ya que plantea como antecedente hechos irreales, y todo lo irreal es genérico, en cambio, las que se fundamentan en antecedentes pasados, es una norma individual, ya que todo lo pasado era real, y todo lo real es individual en el sentido de concreto. Pero también se clasifican según el efecto sea general o individual. Es general o individual, tanto en atención al número de destinatarios, como con miras al número de aplicaciones o actos de obediencia.

http://www.monografias.com/trabajos2/mercambiario/mercambiario.shtml

http://www.monografias.com/trabajos15/hipotesis/hipotesis.shtml

http://www.monografias.com/trabajos/histoconcreto/histoconcreto.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/deficitsuperavit/deficitsuperavit.shtml



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Las normas pueden tener un contenido categórico o hipotético, esto es, si enuncian algo concreto, son categóricas, mientras que las proposiciones hipotéticas son aquellas que enuncian algo bajo la condición de que algo sea u ocurra, generalmente este tipo de normas son las que más prevalecen en los ordenamientos. Las normas categóricas son aquellas cuyo antecedente no es de carácter hipotético, verbigracias, si el deudor no paga debe ser obligado por el juez a pagar. También la norma puede clasificarse como bilaterales, esto es cuando configuran derechos y deberes con respecto a diferentes personas y son unilaterales, las normas éticas, por cuanto se dirigen a una sola persona. Las normas son coactivas y supletorias o dispositivas. Las normas pueden o reclamar vigencia incondicional o sólo subsidiariamente, en defecto de una declaración de voluntad distinta de los interesados. En el primer supuesto, las normas se denominan coactivas y su conjunto constituye lo que se llama el orden público interno, las normas se apellidan supletorias o dispositivas y su totalidad es el campo en el cual impera la autonomía de la voluntad restringida.

16.2 Planeación de la visita (Modulo legal y administrativo).

En la sede de la SSF, los comisionados deben recaudar todos los antecedentes administrativos y legales de la CCF, los soportes de la última visita, informes de la entidad, registros de la División Legal, los documentos de proyectos de inversión, estadísticas, las cuentas que tienen incidencia legal (sentencia, provisiones, conciliaciones, multas, contratos, etc). Posteriormente establecer el alcance de la evaluación administrativa y legal en cuanto a los temas objeto de la misma, por ejemplo gestión contractual; negociación de bienes inmuebles; afiliación, suspensión y desafiliación (subsidio y aportes); quejas y reclamos; proyectos de inversión; multas; sentencias; organigrama; estatutos; Etc.

Representación Judicial.

El comisionado debe conocer de manera anticipada la estructura administrativa de la CCF tanto de las dependencias directivas como las de operación y administración, deben efectuar las siguientes lecturas sobre los antecedentes más recientes que reposen en la SSF.

Estatutos.

http://www.monografias.com/Derecho/index.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/perde/perde.shtml



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La lectura de los estatutos debe efectuarse antes de la realización de la visita, con base en el documento que se encuentre registrado en la División Legal de la SSF. (Permite al visitador tener un primer acercamiento acerca de la constitución y funcionamiento interno de la CCF a auditar).

Última Acta de Asamblea General.

Hay que leer la última acta de la Asamblea General de Afiliados que se haya celebrado, así como el Acto Administrativo a través del cual la SSF se pronunció sobre la aprobación o negación de las decisiones allí adoptadas; esto como una forma de conocer los asuntos que interesan a la Corporación y sobre los cuales se encuentra encaminada la actividad administrativa al momento de la práctica de la visita.

Quejas y reclamos.

Se mira en la SSF las presentadas de la Corporación durante la vigencia a auditar y las que estén en curso. En la caja hacer seguimiento a las respuestas de la Caja y si dieron solución a la problemática planteada, sobre lo cual el funcionario visitador deberá verificar la adopción afectiva de los correctivos del caso.

Último informe de la visita que se haya practicado sobre la Caja de Compensación Familiar, Matriz de Hallazgos y Recomendaciones y seguimiento de cumplimiento de conformidad con el Plan de Mejoramiento aprobado y adoptado.

16.3 Solicitud de Información y/o Documentación a la Caja a visitar

De conformidad con lo dispuesto por el artículo 87 del Decreto 341 de 1988 y en cumplimiento al PAV adoptado para la vigencia correspondiente por parte del Comité de Visitas, el líder de la comisión dará aviso a la Corporación objeto de inspección en la sede de sus instalaciones, solicitando la preparación de la información objeto de estudio, con el fin de evitar atraso en la preparación de los documentos por parte de la Caja y en la inspección que debe llevar a cabo el grupo visitador.



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AREA DE TRABAJO INFORMACIÓN

Dirección Administrativa

Documentación relativa al direccionamiento estratégico que puede comprender plan estratégico, planes de acción y/o plan operativo y/o Indicativo.

Documentos de cada línea objeto de evaluación de tipo legal, financiero, servicios sociales, administrativa, informática y tecnología, fondos de ley, inversiones etc.

Auditoría interna (o dependencia que haga sus veces.)

Evaluación de las áreas críticas de la Corporación, evaluación del componente de direccionamiento y gestión (plan estratégico, planes de acción, plan operativo y/o indicativo, etc.

Documentos y/o información que atañe a la gestión de la Auditoría Interna como organismo de control administrativo y operativo.

Plan de trabajo de la auditoría de gestión y resultados para los años a evaluar.

Informe específico sobre la evaluación al Sistema de Control Interno.

Otros aspectos sobre el funcionamiento de la Corporación, a discreción de auditor.

Revisoría Fiscal

Dictamen y papeles de trabajo de la revisoría fiscal.

Informe que contenga vinculación de la revisoría fiscal, planta de personal, remuneración y tiempos de dedicación de cada uno a sus funciones legales.

Plan de trabajo que actualmente tiene implementado la Revisoría Fiscal.

Informe de las auditorías practicadas durante los años a evaluar.

Otros aspectos a discreción de la comisión.

Relación de todos los contratos suscritos sobre la vigencia a evaluar.

Relación de los procesos a favor o en contra de la Entidad.

Relación de conceptos emitidos a las demás dependencias.

Relación de títulos inmobiliarios. (Verificar la tradición y libertad del inmueble)



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Área Legal o Jurídica Estudio de títulos de inversión y/o propiedad accionaria o societaria.

Estudio de convenios, alianzas estratégicas o cualquier tipo de asociación que la caja hubiere suscrito a cualquier título.

Informes que el área prepara para la dirección de la Caja.

El grupo auditor deberá consultar en la División de Legalidad de la SSF, la última versión registrada de los estatutos de la Corporación y la diversidad de actuaciones contractuales de las cajas por las facultades que las leyes les otorgaron, se deben estudiar considerándolos sujetos de derecho y marco legal aplicable para cada caja. El auditor de legalidad debe tener claramente definido el alcance de la evaluación contractual conforme a los sujetos contractuales, el objeto contractual, la capacidad jurídica y reglamentación.

16.4 Organización de las CCF objeto de inspección legal Órganos colegiados. Por Ley, la Asamblea general de afiliados y Consejo directivo son los órganos colegiados de la corporación, sus funciones están reguladas en la Ley 21 de 1982, decreto 341 de 1988 y la Ley 789 de 2002. Libro de Actas de la Asamblea General: Sobre el particular es necesario tener en cuenta que las decisiones de la Asamblea General de Afiliados se encuentran sujetas a control de legalidad por parte de la Superintendencia del Subsidio Familiar, función que lleva a cabo a través de la División Legal en desarrollo de la cual verifica que las decisiones adoptadas sean expresión del cumplimiento de los principios del subsidio familiar, así como de las orientaciones y directrices que en este sentido profieran el Gobierno Nacional y la misma SSF, quien verifica también que dichas decisiones cuenten con la mayoría de votos exigidos por la Ley y los estatutos y que tanto el Revisor Fiscal y los Consejeros electos reúnan los requisitos legales propios de su designación. (Artículo 23 y 26, Decreto 341 de 1988). Por esta razón, la inspección sobre las Actas de Asamblea durante la práctica de una visita, debe involucrar más una verificación formal que sustancial, en los siguientes aspectos: Asentamiento de las actas en el libro previamente sellado y registrado ante la División Legal de la Superintendencia del Subsidio Familiar. Artículo 15 Decreto 341 de 1988



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Libro de registro actualizado mediante la inclusión del acta correspondiente a la última reunión y debidamente foliado.

Cuantía hasta la cual puede contratar el Director Administrativo sin autorización del Consejo Directivo. Numeral 9, Artículo 54, Ley 21 de 1982; Numeral 4, Artículo 13, Decreto 341 de 1988.

Libro de Actas Consejo Directivo: En estos se debe verificar el asentamiento de las actas en el libro previamente sellado y registrado ante la División Legal de la Superintendencia del Subsidio Familiar; el libro de registro actualizado mediante la inclusión del acta correspondiente a la última reunión y debidamente foliado; las decisiones adoptadas en expresión de las funciones legales atribuidas al Consejo Directivo, dispuestas en el artículo 54 de la ley 21 de 1982, para lo cual el abogado comisionado deberá apoyarse y complementar la inspección de los demás visitadores de acuerdo a la especialidades designadas a cada una de ellos.

Reglamento Consejo Directivo: Este documento es la norma rectora del Consejo, de allí la importancia de velar por su acatamiento como la formalidad de las convocatorias para la celebración de sesiones ordinarias y extraordinarias; la periodicidad de las reuniones, las sanciones por ausencia prolongada de uno de sus miembros a las reuniones y procedimiento para su aplicación; la concordancia de las disposiciones internas con los preceptos legales que atañen al órgano colegiado.

Hay que cerciorarse de la relación de miembros del Consejo Directivo, indicando empresa a la que representan. Frente a este aspecto el comisionado deberá cotejar la relación de miembros del Consejo Directivo que reposa en la División Legal de la SSF (principales y suplentes), frente a la que suministra la Caja de Compensación, verificando los siguientes aspectos:

Concordancia del registro en la SSF, frente al listado que suministra la Corporación sobre los que efectivamente ejercen la designación.

Envío de la Caja a la Superintendencia para la respectiva aprobación, posesión y actualización del registro ante la División Legal, de las modificaciones en las designaciones de uno a varios renglones principales, cuando éstos vayan a ser ejercidos de manera permanente por la suplencia ante la ausencia definitiva del titular, así como cuando la vacante definitiva también se predique del suplente y haya tenido que proveerse en desarrollo de asamblea de afiliados o por el Ministerio de la Protección Social. Artículo 25, Ley 25 de 1981

Asistencia de los consejeros principales y ejercicio correcto de las suplencias.



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Aplicación de las sanciones por inasistencia prolongada o constante de uno de sus miembros, de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento del Consejo Directivo.

Pago de aportes: Otra línea de trabajo de la inspección administrativa y legal se relaciona con las certificaciones sobre el pago de los aportes que vienen efectuando las empresas a las cuales pertenecen los miembros del Consejo Directivo, desde (mm/aaaa) hasta (mm/aaaa). Aspecto a verificar:

Que las empresas a las que pertenecen los miembros del Consejo Directivo, no se encuentre en mora en el pago de sus aportes o no hayan sido desafiliadas, toda vez que éstas circunstancias suspenden o extinguen (respectivamente) los derechos y obligaciones que llevan consigo la afiliación, entre éstos, la de hacer parte del Consejo Directivo; de conformidad con lo dispuesto por el artículo 45 de la Ley 21 de 1982 y los artículos 42 y 46 del Decreto 341 de 1988.

Las actuaciones de la suplencia en los periodos de mora en que incurra el empleador de algún miembro principal del Consejo Directivo.

La inactividad del renglón, cuando designación principal y suplente se encuentre afecta por la mora del empleador en el pago de los aportes.

Que la mora de los empleadores de los miembros del consejo directivo no haya afectado la mayoría de votos que se exige para la toma de decisiones específicas, de conformidad con lo dispuesto por el parágrafo del artículo 50 de la Ley 21 de 1982 y los estatutos de la Caja auditada.

Código de Buen Gobierno.

Verificación de su existencia, socialización y divulgación de conformidad con lo dispuesto por la ley 789 de 2002. El equipo auditor debe estudiar y leer el código de buen gobierno y;

Verificar que el código esté aprobado por el Consejo Directivo. Algunas Cajas tienen creado un comité donde se le hace seguimiento al cumplimiento del Código.

Verifique que la caja a auditar de pleno cumplimiento a lo señalado en el código, en especial los relativos al régimen de transparencia.



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Verifique si el código está vigente, (es a partir de su adopción por el Consejo Directivo). NOTA: Al estar aprobado por el Consejo Directivo se convierte en norma para la Caja.

Verifique (mediante encuestas a los funcionarios) el grado de conocimiento y aplicación del Código por parte de los trabajadores de la caja.

Verifique que las actuaciones de las cajas se ajusten al código del buen gobierno. Verifique que el código reglamente lo relativo a su revisión y ajuste. Determine si lo están cumpliendo.

Gestión contractual.

La contratación de las CCF, por ser personas jurídicas de derecho privado, están sujetas, en materia de contratos a la normatividad del Código Civil y Código de Comercio. No obstante la forma o procedimiento de selección de sus proveedores de bienes o servicios están reglamentadas internamente por reglamentos que deben ser acatados por los administradores de las mismas.

La autonomía de los administradores en la toma de decisiones no es absoluta y deben observar que están administrando bienes de terceros. Esto exige el máximo de prudencia al decidir obligar o comprometer los recursos del 4% del fondo del subsidio familiar, más aun cuando son dineros de la parafiscalidad con destinación específica.

Los tipos de contratos, partiendo que estos son acuerdos de voluntades entre dos o más personas con el objeto de crear entre ellas vínculos de obligaciones, son diversos y muchos de ellos están reglamentados en sus formalidades y requisitos (contratos típicos) pero otros son figuras que la Ley no prohíbe pero que no son usuales y las cláusulas contractuales se establecen entre las partes (contratos atípicos), no obstante todos tienen límites los cuales no pueden ser transgredidos. Para garantizar una adecuada evaluación en la contratación el comisionado debe estudiar las normas aplicables al contrato a evaluar, los requisitos previos establecidos por las autoridades, las restricciones o límites de la contratación establecidos en la Caja, etc. Adicionalmente se debe solicitar el manual de Contratación y verificar que cuente con la respectiva aprobación del Consejo Directivo, que cumpla las reglas, procesos, requisitos y demás formalidades que deba agotar o cumplir la Corporación para la selección de contratistas, que las disposiciones del manual no contraríen la legislación



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civil ni la del subsidio familiar, la divulgación y socialización del manual de contratación frente a todas las dependencias que pueden iniciar un proceso contractual o encontrarse involucradas en su desarrollo. Relación de todos los contratos y convenios suscritos durante la vigencia a evaluar (pueden tomar varios años) discriminando objeto, identificación del contratista, fecha de suscripción, término de duración, interventoría, pólizas y anticipos. Las fuentes o recursos del contrato deben ser verificadas, no es suficiente la certificación del revisor fiscal, se debe comprobar la fuente del pago. Los comisionados debe valorar el grado de observancia de las reglas y procesos dispuestos en el Manual de Contratación para la selección de los contratistas, el régimen de inhabilidades e incompatibilidades de que trata los artículos 6 y 7 del Decreto 2463 de 1981 y el artículo 23 de la ley 789 de 2002, las autorizaciones previas del Consejo Directivo para la suscripción de contratos y convenios cuyo valor supere la cuantía de autorización dispuesta por la Asamblea de Afiliados, el cumplimiento del objeto contractual y evaluar si este está acorde con los objetivos sociales de la corporación. No está permitido a las cajas suscribir contratos cuyos objeto y acuerdos favorecen o autorizan servicios gratuitos para un solo afiliado (empleador y trabajadores), de conformidad con lo dispuesto por el artículo 44 de la Ley 21 de 1982. El abogado deberá, junto con el comisionado encargado de revisar los aspectos financieros y contables, verificar que las erogaciones económicas en que tenga que incurrir la Caja para el cumplimiento del objeto contractual, se esté imputando a la partida presupuestal correspondiente. Deberá tener en cuenta la sumatoria de los contratos, frente al peso que la misma tenga en el manejo presupuestal de la Caja, pues resulta trascendente establecer si la Corporación gasta más en administración que en inversión social, ya que esta circunstancia puede representar deficiencias en lo que tiene que ver con la dirección de la Corporación. Como salvaguarda de la responsabilidad operativa y financiera de la Corporación, verificar si cuenta con garantía para el rango de riesgos contractuales verbigracia, laborales, daños contra terceros, manejo de recursos económicos enregados



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anticipadamente etc, de existir determine si estas garantías fueron expedidas en legal forma y se mantienen vigentes durante el término de duración del contrato. La gestión contractual de las CCF, les ha permitido, no solo ser sujetos pasivos de la contratación (contratantes), también participa como sujetos activos (contratistas) en licitaciones y contratación con entidades públicas, privadas e internacionales. Esto exige verificar los riesgos que asumen, si están facultados para asumirlos, los recursos asignados para adelantar las obligaciones contraídas, si no descuidan su función de servicio y la atención a su población de menores ingresos, si no están subsidiado a particulares en la prestación de servicios, si están registrados como proveedores de bienes y servicios estatales, si no desdibujan su condición de entidad sin ánimo de lucro al dedicar esfuerzos administrativos a negocios jurídicos de la órbita mercantil. Negociación de bienes inmuebles.

Relación de escrituras indicando el nombre del bien, localización y si existe gravamen e hipotecas. Aspectos a verificar:

De conformidad con lo dispuesto por el numeral 3 del Capítulo XI de la Circular Externa 023 de 2003, proferida por la Superintendencia del Subsidio Familiar, para efectos de cualquier clase de negociación de bienes inmuebles, las Cajas de Compensación Familiar, deberán acreditar, previamente, ante la Superintendencia del Subsidio Familiar, -entre otras- la justificación económica, financiera, administrativa y social de la transacción y copia del Acta del Consejo Directivo donde se autorice la transacción, para que el Ente de Control, autorice o impruebe la respectiva negociación de bienes inmuebles, motivo por el cual el funcionario auditor, deberá verificar el cumplimiento de esta disposición para los actos celebrados con posterioridad a la expedición de la referida Circular.

El visitador debe solicitar una copia actualizada de los certificados de libertad y mediante un estudio del documento verificar si el inmueble está libre de medidas, (salvo las autorizadas) limitaciones de dominio, embargos judiciales etc.

Afiliación, suspensión y desafiliación.

En las actividades relacionadas con el tema deben las cajas no incurrir en las prohibiciones señaladas en el ARTÍCULO 21. RÉGIMEN DE TRANSPARENCIA de la Ley 789 de 2002 en el sentido de que “Las Cajas de Compensación Familiar se



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abstendrán de realizar las siguientes actividades o conductas, siendo procedente la imposición de sanciones personales a los directores o administradores que violen la presente disposición a más de las sanciones institucionales conforme lo previsto en la presente ley”

Afiliación: Publicación de los documentos y requisitos exigidos para la afiliación. Aspectos a verificar:

Que el listado de los documentos se encuentre publicado en un lugar visible de la Caja y que los mismos obedezcan –de manera exclusiva- a los dispuestos en el artículo 40 del Decreto 341 de 1988.

Que la publicación, indique además el lugar de recepción de la documentación, así como del término para resolver la solicitud, el cual, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 57 de la Ley 21 de 1982, no puede ser mayor de 30 días.

Formularios de afiliación, inscripción de trabajadores, registros de novedades y demás instructivos suministrados por la Corporación al empleador en el momento de tramitar la afiliación. Aspectos a verificar:

Los formularios y demás instructivos diseñados por la Corporación, concernientes a los derechos y obligaciones que comportan la afiliación, deben contener información completa e inequívoca de los documentos que deben aportar los trabajadores para inscribir a su grupo familiar y recibir el subsidio monetario a que tienen derecho por sus personas a cargo, de conformidad con lo dispuesto por el Parágrafo 1o artículo 3 de la ley 789 de 2002.

Pago de la cuota monetaria de conformidad con la de referencia departamental establecida por la Superintendencia del Subsidio Familiar y con lo que de manera particular y expresa haya decidido el Consejo Directivo en observancia de lo dispuesto en el numeral 4, artículo 54 de la Ley 21 de 1982.

Procedimiento y sistema de archivo establecido por la Corporación para el registro, manejo y control adecuado de la información relacionada con los trabajadores beneficiarios y el pago del subsidio.

Diseño y efectividad de los mecanismos de pago que haya adoptado la Corporación, para el pago del subsidio familiar monetario.

Muestreo aleatorio del pago del subsidio familiar monetario a los trabajadores beneficiarios, con el fin de verificar el cumplimiento y la efectividad del procedimiento implementado por la Caja para el reconocimiento y pago de dichas asignaciones.



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Suspensión y expulsión de afiliados: Reglamento para la suspensión y expulsión de afiliados. Aspectos a verificar:

Que haya sido adoptado y aprobado por el Consejo Directivo, en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 47 del Decreto 341 de 1988.

El reglamento debe observar las reglas y términos dispuestos en el Parágrafo 4º, artículo 21 de la Ley 789 de 2002 en lo que tiene ver con los requerimientos de mora y conminación al pago, así como el plazo máximo para la desafiliación efectiva.

Cumplimiento del procedimiento legal y reglamentario para la suspensión y desafiliación por mora en el pago de los aportes.

De conformidad con lo dispuesto por el artículo 40 de la Ley 21 de 1982, para la constitución y aprobación de la existencia de una Caja de Compensación Familiar, se debe contar con uno de los siguientes requisitos: 1. Tener un mínimo de quinientos empleadores obligados a pagar el subsidio familiar por conducto de la Caja. 2. Agrupar un número de empleadores que tengan a su servicio un mínimo de diez mil (10.000) trabajadores beneficiarios del subsidio familiar. El funcionario visitador deberá establecer si depurando la base de datos sobre las afiliaciones que lleven más de tres meses suspendidas en el ejercicio de sus derechos por mora en el pago de sus aportes y que por tanto debieran encontrarse desafiladas se pierde el cumplimiento de alguno de los requisitos que dieron fundamento a la existencia de la Caja de Compensación.

Morosos: Relación de empresas morosas indicando fecha del último aporte. Aspectos a verificar:

Cumplimiento del procedimiento legal y reglamentario para la suspensión y desafiliación por mora en el pago de los aportes.

Establecer el estado de la cartera de morosos y las edades de la misma y; Verificar si la caja adelanta acciones de expulsión, Verificar si adelantan acciones de cobro. (pre-jurídico o jurídico),

Verificar como provisionan contablemente la cartera, Verificar la existencia de acuerdos de pago y su estado, Verifique, si existe cartera castigada, la justificación que motivó la

determinación y como impacto el estado de perdidas y ganancias de la Caja.



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Establezca, si la cartera es recaudad por terceros, la fuente de pago de los honorarios.

Verifique que los aportes recuperados sean asignados conforme determina la Ley.

Relación de empresas que han solicitado desafiliación indicando fecha de recibo de la solicitud y entrega del paz y salvo. Aspectos a verificar.

Observancia del término máximo (60 días) dispuesto para la desafiliación de una empresa que encontrándose al día en el pago de sus aportes, ha efectuado su solicitud de retiro de la Caja mediante escrito suscrito por Representante Legal de la misma, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 48 del Decreto 341 de 1988 y el numeral 10, artículo 21, Ley 789 de 2002.

Antecedentes de la solicitud de desafiliación, y acciones emprendidas por la Caja de Compensación, cuando hubiere estado involucrada solicitud de presentación del portafolio de servicios que el empleador elevó a otra Corporación, en cumplimiento del procedimiento descrito a través de la Circular 11 de 1998 y 023 de 2003 proferidas por la SSF.

Quejas y reclamos.

Para estos efectos la comisión debe solicitar certificación sobre el procedimiento existente para el trámite de quejas y reclamos, con la indicación del número de quejas tramitadas. Aspectos a verificar:

Motivos más frecuentes que las originan. Atención y solución que ha dado la Corporación en cada caso de conformidad

con los procedimientos internos establecidos para tal fin. Correctivos adoptados.

Representación o defensa judicial. La representación judicial es la gestión que desarrolla un profesional del derecho, en nombre de la CCF, ante las diferentes instancias judiciales en las cuales sea parte como demandado o como demandante. No solo se trata de verificar el estado del proceso, hay que establecer frente a demandas pasadas si los hechos de la demanda ya se han fallado desestimando las excepciones o pretensiones de la CCF, si han aplicado los correctivos administrativos que corresponda para evitar riesgos legales,



98

económicos y administrativos. Es necesario determinar el manejo contable que genera este tipo de contingencias y preguntar al revisor fiscal y auditores si sobre el punto se han pronunciado. La evaluación implica la solicitud de una relación de procesos judiciales y administrativos de la Corporación, indicando fecha de iniciación del proceso, montos, apoderados, estado actual de los mismos; motivo de las controversias judiciales en que hace parte la Corporación; procedimiento implementado por la Corporación para su seguimiento y control. El manejo de la documentación resulta de vital importancia en lo que tiene ver con el soporte de los hallazgos. Al cierre de la inspección, el funcionario visitador sólo llevará fotocopia de los documentos que soporten la evidencia, bajo ninguna consideración tomará como soportes del informes documentos originales suministrados por la Caja.

16.5 LISTA DE CHEQUEO

ACTIVIDAD SI NO OBSERVACIONES

REVISION LIBRO ACTAS ASAMBLEA:

-Verificar que se encuentre Registrado, Foliado, firmado y al día.

Monto de contratación del D.A.

Demás decisiones tomadas en la Asamblea.

LIBRO ACTAS DEL CONSEJO DIRECTIVO - Foliado, Registrado, Firmado y al Día. - Observar de su lectura si hay conflictos de

intereses con la D.A., o entre Consejeros. - Verificar Asistencia de los mismos, que

asistan los principales. - Periodicidad de las reuniones de acuerdo a

los estatutos. - Programas y proyectos y seguimiento a la

gestión administrativa. - Políticas en materia de servicios,

administrativas y financieras. - Verificar aprobación de inversiones, montos

características y aprobación de la



99

Superintendencia. - Beneficios a consejeros. - Verificar quórum calificado, (7) según artículo

Ley 31 del 84 art. 1º:Elección del Director, Aprobación del presupuesto anual de ingresos y egresos, fijación de la cuota de subsidio en dinero, aprobación de planes programas y organización de servicios que debe adelantar el Director y aprobar u objetar los balances, Estados Financieros y cuentas de fin de ejercicio y considerar los informes generales y especiales que les presenta el director Administrativo para su remisión a la Asamblea General.

- Aprobación de manuales, convenciones, aprobaciones de planta, manuales de funciones y procedimientos.

- Aprobación de contratos cuando la cuantía es superior a lo autorizado al D.A.

- Verificación de aprobación de afiliaciones, desafiliaciones, expulsiones, suspensiones.

ESTATUTOS DE LA CORPORACION. Ultima Reforma, publicación, aprobación SSF. y entrega a los afiliados.

CODIGO DE BUEN GOBIERNO: Verificar su implementación y divulgación y socialización.

REGLAMENTO INTERNO DEL CONSEJO DIRECTIVO.

- Que se le dé cumplimiento, convocatorias, periodicidad, que se encuentre acorde a derecho y debidamente aprobado.

SUBSIDIOS Y APORTES -Verificación de Empresas, afiliaciones

-Pago de Aportes



100

-Pago de Subsidios.

-Requisitos de Consejeros para estar en los cargos.

-Empresas morosas, pedir certificación sobre Empresas de los Consejeros tanto de empleadores como de trabajadores para constatar último pago y que los trabajadores continúen con la calidad de beneficiarios.

AFILIACION DE EMPRESAS:

Verificar procedimiento de afiliación, de acuerdo a normas legales.

Verificación en carpeta de empleadores, requisitos de afiliación, carta de aceptación dentro de término legal, Pago de aportes, revisando los tres últimos meses contra recibo de consignación, y por el sistema la secuencia de años atrás.

Revisar todas las que correspondan al Consejo Directivo.

Verificar que los requisitos de afiliación se encuentran en un lugar visible de la sede al público, art. 39 y 40 del Decreto 0341 de 1988.

PAGO DEL SUBSIDIO POR PARTE DE LA CAJA.

Pedir la nómina de la Empresa, por muestreo tomar algunos de sus trabajadores, si son beneficiarios mejor, incluídos necesariamente los del Consejo Directivo, en la carpeta de cada trabajador revisar formulario de afiliación del trabajador a la Caja,

Documentos soportes como: certificado de escolaridad, registro civíl, partida de matrimonio, declaraciones extrajuicio, certificados de supervivencia, etc. Pedir Planilla de pago del Subsidio y verificar:

Pago al trabajador para lo cual me informo del valor actual de la cuota del subsidio, debidamente



101

aprobada por el consejo, fecha de aprobación.

Verificación del pago del subsidio de ajuste y otro tipo de subsidio como el extraordinario.

Verificar si existe información al trabajador beneficiario a través de folletos, boletines y circulares como lo establece la Resolución 400 del 28 de Sep. de 2000.

CLASES DE SUBSIDIOS:

Verificar las que reconoce:

Subsidio al trabajador del campo.

Ordinario es la cuota que se está pagando.

De ajuste, cómo se hizo art. 57 del 341/87 no puede ser en especie.

Extraordinario, por muerte de persona a cargo, los doce meses en un solo contado y por muerte de trabajador beneficiario doce cuotas mes a mes.

Especial: Doble cuota por incapacidad física y por estudio en establecimiento idóneo(artículo 30 de la ley 21 de 1982), se revisa certificado médico, certificado de estudios y el pago efectuado. Si hay otros subsidios verificar por que otros conceptos.

EMPRESAS MOROSAS

Pedir Certificación sobre número de Empresas morosas y edades de la mora.

Verificar si tienen Reglamento sobre Suspensiones y Expulsiones y si lo cumplen.

Verificación de acuerdos o convenios de pago y si los cumplen.

Verificar si cumplen el procedimiento para la expedición del Paz y Salvo (máximo tres meses).



102

APORTES

Mirar factores de liquidación de aportes y cómo lo están pagando los empleadores, fecha en que pagan y cuáles son los cortes para el pago del subsidio.

PAGOS A TERCEROS O ACREENCIAS

-En qué fecha transfieren los pagos Terceros, SENA. ICBF. ESAP e INSTITUTOS TECNICOS, verificar frente a cada carpeta y solicitar certificación del último pago realizado, esto se verifica en coordinación con el Financiero.

CONTRATOS Y CONVENIOS:

Pedir la relación de contratos y convenios suscritos durante el período objeto de verificación. Verificar vigencias, fechas de suscripción, contratistas, objeto, valor, pólizas, interventorías y anticipos, (%) porcentaje de contratación por temas ej: publicidad.

Hacer una selección selectiva de los contratos y convenios.

Hacer recomendaciones para mejorar la gestión.

ESCRITURAS PUBLICAS

Solicitar y revisar las escrituras públicas de hipoteca y compraventa, hacer la observaciones y recomendaciones pertinentes.

Verificar si hay hipotecas, valor, Entidad, para qué se constituyó y si hubo autorización del Consejo Directivo para solicitar el crédito, Pedir una relación.

PROCESOS JUDICIALES

-Pedir relación de los procesos. Judiciales.

-Verificar fecha de iniciación, montos.



103

-Investigar con el Director responsable sobre el estado y pedirle certificación sobre el estado de los mismos.

-Revisar las políticas de la Caja sobre el manejo de los procesos.

-Verificar los niveles de gestión en la defensa de los intereses.

PROCESOS DISCIPLINARIOS

RECOLECCION DE PRUEBAS.

Declaraciones.

Certificaciones, etc.

VERIFICAR TRAMITE DE QUEJAS.

VERIFICACIÓN CUMPLIMIENTO A CIRCULARES:

- Competencia Desleal 011/97Circular No. Se revisa en afiliaciones.

- Responsabilidad del Consejo Directivo No. 015/98. Se revisa en Actas del Consejo, se les entrega normas, reglamento, circulares.

- Suspensiones y Expulsiones Circular No. - Empresas Morosas Circular 28/96. - Circular “Leyenda Vigilado por la

Superintendencia del Subsidio familiar”. - -Participación en Política No. - Circular 016 de 1990 Compendio de las

anteriores. - Circular No. …..sobre Territorialidad. - Circular No. Manejo de los recursos en

Entidades Financieros. - Circular No. 0017 julio 98 Garantía de

Recursos del Sistema (Pólizas) - Circular sobre capacitaciones - Circular del envío de las empresas morosas



104

trimestral - Circular Cooperativas de Trabajo Asociado

No. 012 del 30 de abril de 2007 - Circulares 2007: 010 alcance de la circular

005 de 1996; 014 tramite de afiliación a las C.C.F. ; 027 atención a desplazados; 031 convenios de cooperación nacional e internacional.

- Circulares de 2008: 004 negociación de bienes inmuebles-contratos de arrendamiento; 011 tratamiento contable al impuesto al patrimonio y activos adquiridos con recursos de los fondos; 014 utilización de excedentes del 55%; 018 créditos a beneficiarios del subsidio Familiar; 020 régimen de transparencia; 029 subsidios de vivienda; 034 presentación de tarifas anuales de servicios sociales.

- Circulares de 2009: 007 territorialidad; 011 afiliación de CTA ; 012 información de morosos.

16.6 HOJA DE AYUDA DE TRABAJO IN SITU

ACTIVIDAD

OBERVACION

Debilidad Oportunidad Fortaleza Amenaza

Verifique, si la entidad actúa o actuó judicialmente como demandada o demandante en procesos originados en la contratación*.

Establezca cuales fueron los hechos de la demanda y en el evento de ser condenada, la motivación de la sentencia y las causas que la llevaron a ser condenada*.

Evalué si la caja aplicó correctivos a partir de la sentencia condenatoria.

Determine el impacto económico de la sentencia condenatoria sobre el valor del contrato, el objeto contratado y el origen de los recursos con los cuales se sufragaron los sobre costos*.

Verifique, el origen de y destinación de los recursos de los contratos y determine su consistencia con los registros de egresos y el centro de costos relacionado.*

Establezca si el objeto contractual le permite a la caja



105

desarrollar su objeto social y como este impacta a su población objetivo en la prestación de los servicios sociales.*

Verifique, en los contratos que impactan negocios auto costeables:

1) El origen de los recursos. 2) Fuentes de financiación y sistema de pagos en el evento de apalancamiento financiero. 3) Garantías otorgadas e impacto patrimonial. 4) Rentabilidad del negocio frente a los compromisos adquiridos. 5) Estado de las hipotecas y si existen deudas en cobro judicial que dejen en riesgo el patrimonio de la Caja.

El grupo de auditores debe documentar todo el marco legal aplicable al pago del subsidio monetario.

El grupo de auditores, de las empresas registradas por la caja, debe tomar una muestra y verificar: la existencia de la empresa con fundamento en la documentación aportada a la caja; El número de trabajadores afiliados; El Estado de los aportes; Las acciones de cobro de la caja; Cotejar telefónicamente los datos aportados por el empleador.



106

GUIA PARA EL MODULO DE INSPECCION A LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS SOCIALES E

INVERSIONES



107

17 MODULO DE INSPECCION A LA GESTION DE LOS SERVICIOS SOCIALES E INVERSIONES

GUIA DE INSPECCION PARA LA VIGILANCIA Y CONTROL A LAS CAJAS

DE COPEMSACION FMAILIAR – SIVICA-

MODULO DE INSPECCION A LA GESTIÓN DE LOS

SERVICIOS SOCIALES E INVERSIONES

OBJETIVO GENERAL: Inspeccionar mediante un análisis, verificación y/o constatación que las cajas de compensación familiar, en el manejo de los recursos del 4% destinado para los servicios sociales son eficientes y eficaces, en cumplimiento de su función social y si dentro de sus estrategias, metas o proyectos encaminan sus esfuerzos a la búsqueda de beneficios para la población afiliada de menores y medianos ingresos y cubierta por la Ley. Como el cumplimiento y efectividad de los planes, programas y proyectos de inversión de las cajas.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

1. Verificar el cumplimiento de los Planes operativos y los proyectos de inversión frente a la circulares 35 de 1999 y demás normas que los regula.

2. Cumplimiento de la Ley 827 de 2003 y circular 23 de 2003. 3. Verificar la Gestión Social de las Cajas en cuanto a cobertura y

población. 4. Verificar el cumplimiento de la circular anual que expide la SSF sobre

presentación del Plan Operativo, Límite Máximo de inversiones y Presupuesto de ingresos y egresos de la vigencia.

5. Constatar en lo relativo a Plan operativo, límite máximo de inversiones y presupuesto de ingresos y egresos, el cumplimiento de la circular 23 de 2003 y Ley 789 de 2002 o normas que las modifiquen, revoquen o complementen.

6. Verificar el adecuado manejo de los recursos de la Ley 115 de 1994. 7. Verificar el programa de vivienda y el cumplimiento de la normatividad

aplicable al mismo. 8. Verificación de impacto social en la población objeto de los fondos de

crédito. 9. Verificación y cumplimiento al Decreto 2340 de 2003 en materia de



108

Microcrédito (Verificar normas que la modifiquen, reformen o complementen).

10. Verificación de otros programas sociales como adulto mayor y/o población con discapacidad.

11. Verificación del programa de atención integral a la niñez y jornada complementaria con base en la Circular 23 de 2003 y/o Leyes; 827 de 2003 artículo 19, 789 de 2002 y 633 de 2000.

12. Estudio y verificación del manejo del Fondo Para el Fomento al Empleo y protección al desempleo conforme a lo establecido en el artículo 6º , numerales 16, 17, y 18 del artículo 24 de la Ley 789 de 2002, ley 827 de 2003, Decreto 827 de 2003 y los numerales 2, 2.1, 2.2 y 2.3 de la circular 23 de 2003. 13) Estudio sobre pago de sanciones impuestas por la SSF, con fundamento en los numerales 16,17 y 18 de la Ley 789 de 2002.

13. Verificar la consistencia y documentación de los planes y proyectos operativos, el soporte adecuado del límite máximo de inversión y la veracidad de los informes de gestión presentados por las cajas a la SSF.

14. Verificar la consistencia de los estudios financieros de los proyectos de inversión de las cajas de compensación familiar.

15. Verificar el cumplimiento de los indicadores de costos, eficiencia Económicos y Sociales.

16. Verificación del cumplimiento por parte de las cajas de la programación física y financiera de los proyectos de inversión.

17. Verificación de cumplimiento de los aspectos generales de los proyectos de inversión de las cajas.

18. Verificación del cumplimiento de requisitos legales y reglamentarios establecidos en el Decreto 827 de 2003, Artículo 21, literal a) y la Circular Externa de la SSF # 023 de 2003 punto IX numero 3, en los proyectos de compra, venta o arriendo de inmuebles.

19. Verificación del impacto social de los proyectos de vivienda adelantados con recursos del FOVIS obligatorio y voluntario.

20. Verificación de la gestión de los proyectos financiados con recursos de promoción de oferta para otorgar créditos hipotecarios y microcréditos.

21. Verificación de impacto de los proyectos de recreación, atención integral a la niñez y jornada escolar complementaria.

22. Seguimiento y control a los convenios de cooperación internacional, en cumplimiento del artículo 22 de la ley 21 de 1982 y Circular externa No.



109

013 de 2006.

Documentos de Referencia para la Visita:

Ultimo informe de Visita practicado; Circulares y normas que reglamentan cada tema o servicio; Plan Operativo, límite máximo de inversiones y el presupuesto de ingreso y egreso junto con las novedades reportadas; Documentos con estudios o análisis estadísticos comparativos de los diferentes servicios que preste cada caja; carteras por servicios y calificadas por edades; política para recuperación de cartera.

Informes de gestión, registros y documentos de los proyectos, documentos o comunicados de las dependencias de la SSF, referentes a los proyectos de inversiones, etc.

17.1 EVOLUCIÓN DE LOS SERVICIOS DE LAS CAJAS

Las cajas en su inicio operaron como simples administradoras del subsidio monetario hasta 1961, cuando se les autorizó, mediante el Decreto 3151, a suministrar, además del subsidio en dinero, subsidio en servicios sociales. Los servicios subsidiados de las cajas se ampliaron al campo de la salud, los supermercados, la educación, la recreación y la cultura.

Esta nueva posibilidad que se abrió fue aprovechada de manera muy distinta por las diferentes cajas. En salud, se crearon Clínicas para la atención de los afiliados y sus beneficiaros. Desde la perspectiva comercial, creó supermercados para que sus afiliados pudieran comprar en estos almacenes productos de buena calidad a precio justo. En educación, se crearon colegios con buen nivel académico. En cultura, se construyeron teatros y habilitaron o construyeron museos.

Finalmente, en recreación se construyeron hoteles en varias regiones del país, también con el propósito de que todos los trabajadores tuvieran acceso a sus



110

servicios. Posteriormente, las cajas incursionaron en la construcción de vivienda de interés social.

Como entidades de seguridad social por definición legal, las cajas han venido jugando un papel importante como administradoras de recursos, como prestadoras de servicios y como gestoras de iniciativas del gobierno en procesos de soporte de la protección social. En el siguiente grafico se observa como las actividades de la gestión de las CCF, es variada y compleja, lo que exige mucha capacidad de estudio y análisis para conceptuar sobre el manejo de los recursos del subsidio familiar. La Ley 789 de 2002, en su artículo 16 numerales 5 y 6 dice en relación con los servicios sociales que la CCF, están facultadas para “5. Administrar, a través de los programas que a ellas corresponda, las actividades de (…) recreación social, deportes, turismo, centros recreativos y vacacionales; cultura, museos, bibliotecas y teatros; vivienda de interés social; créditos, jardines sociales o programas de atención integral para niños y niñas de 0 a 6 años; programas de jornada escolar complementaria; educación y capacitación; atención de la tercera edad y programas de nutrición materno-infantil y, en general, los programas que estén autorizados a la expedición de la presente ley, para lo cual podrán continuar operando con el sistema de subsidio a la oferta. 6. Administrar jardines sociales de atención integral a niños y niñas de 0 a 6 años a que se refiere el numeral anterior, propiedad de entidades territoriales públicas o privadas. En la destinación de estos recursos las cajas podrán atender niños cuyas familias no estén afiliadas a la Caja respectiva. El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar definirá de manera general los estándares de calidad que deberá cumplir la infraestructura de los jardines sociales para la atención integral de niños o niñas para que la entidad pueda ser habilitada.

Cuando se trate de jardines de propiedad de entes territoriales, la forma de contratación de cada programa de estos Jardines será definida mediante convenio tripartito entre la respectiva Caja de Compensación Familiar, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y el ejecutivo del ente territorial”.

17.2 SERVICIOS SOCIALES



111

Las Cajas de Compensación Familiar, ofrecen a toda su población afiliada, diversidad de programas basados en la normatividad vigente en cuanto a subsidio Familiar se refiere (Ley 789 de 2002, entre otros). Estos programas están encaminados a prestar un servicio con óptima calidad, adecuada infraestructura y costos bajos. Entre ellos encontramos: Educación formal e informal, Salud, Mercadeo, Capacitación, Bibliotecas, Recreación, Vivienda, Promoción Social, Programas Especiales: Adulto mayor y discapacitados, Atención Integral a la Niñez, Jornada Escolar Complementaria y Programa Fonede.

Manejo de recursos económicos

$AFP.

$ARP.

$EPS.S.

$Cofinanciación.

$Contratación.

$Cooperación

internacional.

$EPS.

$Fondos de Protección y

Seguridad Social.

$Fonede.

$Foniñez.

$FonVivienda.

$Fovis.

$Privados.

$Públicos.

$Remesas.

$Responsabilidad Social

Empresarial.

$Seguridad Social.

$Subsidio Familiar:

•Subsidio en Dinero.

•Subsidio en Especie.

•Subsidio en Servicios.

Servicios Sociales y Comerciales

Bibliotecas.

Crédito

Cultura.

Deporte.

Educación formal.

Educación para el

trabajo y el

desarrollo humano.

Mercadeo.

Micro crédito.

Nutrición.

Recreación.

Salud ocupacional.

Salud.

Turismo.

Vivienda.

Servicios de soporte de

la protección social

Intermediación laboral.

Operador afiliaciones.

Operador de información.

Recuperación de cartera.

RUAF.

Soporte documental de la

seguridad social



112

Para la gestión la caja cuenta con el 4% y de otras actividades que les permite prestar servicios sociales y comerciales y adicionalmente contar con información detallada y el sistema les ha permitido generar servicios de soporte de la protección social que ciertamente les da liderazgo y fuentes adicionales de ingreso

17.3 DIVULGACIÓN Y PROMOCION DE SERVICIOS SOCIALES.

Es importante determinar qué tipo de estrategias utilizan las Cajas de Compensación Familiar para promocionar los diferentes servicios.

El visitador debe evaluar qué medios son los más utilizados para promocionar sus servicios tales como: Boletines, periódico, afiches de circulación mensual; boletines electrónicos de circulación semanal; Carteleras Corporativas; Página Web; Volantes publicitarios; Vallas corporativas; revistas; Videos Institucionales; Carteleras internas; medios masivos como radio, prensa y televisión regional, entre otros.

Establecer el porcentaje destinado por la caja para sufragar los gastos de publicidad, propaganda y avisos y constate si estos se encuentran dentro del límite y destino señalado en la Circular de la SSF.

17.4 INDICADORES DE RIESGOS DE LOS SERVICIOS SOCIALES23

La metodología de evaluación de RIESGOS de los servicios y fondos de las CCF, se establece en la SSF con el concurso de las dependencias misionales, técnicas que son validas y aplicables al proceso de verificación en las actividades de inspección.

En el siguiente cuadro se esquematiza los criterios, rangos y eventual estado de los mismos aplicables a todos los servicios. Este facilita que los resultados respondan a una medición objetiva y evitar ante todo observaciones subjetivas.

23 Para la construcción de este tema, se tomaron los aspectos relacionados como riesgos del

manual que se diseñó en la SSF (Mapa de Riesgos), el cual es soporte para la programación de

visitas, su valor es institucional, por cuanto es el logro de todas las dependencias misionales,

con el apoyo de la Oficina de Planeación y el comité de visitas.



113

17.4.1 Variables de cobertura, focalización y oferta de servicios

Para evaluar los servicios en cuanto a su crecimiento, es necesario corroborar con la información existente en la SSF, la información soporte de las cajas y verificar el respectivo Mapa de Riesgos y el estado real de los servicios.

Adicionalmente no es válida la información que no sea soportada técnicamente, de allí que esta evaluación se efectúa sobre hechos comprobables.

La siguiente matriz nos indica como efectuar dicha validación de riesgos:

Al mapa se incluyó un semáforo (La palabra es de origen griego: σῆ μα, señal, y

‒ foro, llevar, es decir, semáforo es lo que "lleva las señales).

ASPECTOS DE MEDICIÓN ESTANDAR RIESGO SEMAFORO

Cobertura

Variación en la cobertura del servicio mayor a 0 (1) Bajo

Variación en la cobertura del servicio igual a 0 (5) Medio

Variación en la cobertura del servicio menor a 0 (10) Alto

Focalización

Usuarios categoría Ay B (Hasta 2 SMLMV) mayor al 50% (1) Bajo

Usuarios categoría A y B entre el 30% hasta 49% (5) Medio

Usuarios categoría A y B menor al 30% (10) Alto

Oferta de servicios

Prestan 7 o mayor número de servicios (1) Bajo

Prestan entre 5 y 7 servicios (5) Medio

Prestan entre 1 y 4 servicios (10) Alto

Niveles de subsidio

(ingresos menos

egresos)

Porcentaje de subsidio por servicio menor 20% (1) Bajo

Porcentaje de subsidio por servicio entre 20 y 40% (5) Medio

Porcentaje de subsidio por servicio mayor 40% (10) Alto



114

Los colores del semáforo guía al comisionado para que proyecte recomendaciones a la Caja, en el sentido de que actúen para reducir o eliminar los factores que generan riesgo.

Para mayor comprensión y conforme los discernimientos de las dependencias de la SSF, los siguientes son los objetivos de los aspectos a medir:

Aspecto de medición Objetivo

Cobertura Cobertura de cada uno de los servicios sociales que prestan las Cajas de Compensación Familiar en el año a evaluar respecto a la anterior vigencia. Mide el impacto en términos de número o porcentaje que los programas o servicios sociales prestados por las Cajas ejercen sobre la población afiliada. La disminución en la cobertura poblacional es considerada como factor de riesgo.

Focalización Porcentaje de la población afiliada de menos ingresos que utilizaron los servicios sociales en el año de la visita. La focalización tiene que ver con el tipo de población hacia el cual se direcciona la prestación de los servicios sociales. Entre mayor sea la proporción a favor de la población de más ingresos,

Semáforo Criterio de riesgo Acción

Verde: Indica un nivel bajo.

La CCF, debe seguir avanzando puesto que no hay limitaciones.

Amarillo: Indica un nivel medio

La CCF, está en un paso intermedio, exige que actúen con precaución para evitar descender al rojo .

Rojo: Indica un nivel alto del riesgo

La CCF, debe inmediatamente revisar sus programas sociales, por cuanto su deber ser se detuvo.



115

no beneficiaria y particular, mayor es el riesgo.

Oferta servicios Número de servicios sociales que prestaron las Cajas de Compensación Familiar en el que se realiza la visita, tomando como base: Educación formal, Educación no formal, Biblioteca, Vivienda (soluciones), Recreación, Turismo, Créditos en servicios, y Créditos de Fomento. Identifica el número de servicios sociales que prestan las diferentes Cajas de Compensación Familiar de acuerdo con la ley. Entre menor sea el número de servicios ofrecidos, mayor será el riesgo, puesto que la finalidad de las Cajas es prestar el mayor número de servicios posibles en beneficio de un mayor número de personas.

Niveles de subsidio (Ingresos menos egresos)

Porcentaje de subsidio (ingresos menos egresos) aplicado en el año de la visita, a los servicios de las Cajas de Compensación Familiar (Porcentaje establecido de los egresos totales de los servicios).

Este indicador califica el riesgo de acuerdo con el porcentaje de subsidio (ingresos menos egresos) otorgado por la Caja a cada uno de los servicios sociales. Entre mayor porcentaje de subsidio disponible (ingresos menos egresos) se aplique en cada servicio, mayor será el riesgo.



116

17.4.2 Variables para fondos

Los siguientes, son los objetivos de los aspectos a medir.


Asignación recursos del fovis

Vr. Subsidio Asig. / Rec. Disponibles entre 91% y 100% (1) Bajo

Vr. Subsidio Asig. / Rec. Disponibles entre 81% y 90% (5) Medio

Vr. Subsidio Asig. / Rec. Disponibles menor de 80% (10) Alto

FONEDE Microcredito

Vr. Créditos Asig. / Vr. Rec. Disponibles entre 91% y 100% (1) Bajo

Vr. Créditos Asig. / Vr. Rec. Disponibles entre 81% y 90% (5) Medio

Vr. Créditos Asig. / Vr. Rec. Disponibles menor de 80% (10) Alto

FONEDESubsidio desempleo con

vinculación

Vr. Subsidios Asig. / Vr. Rec. Disponibles entre 91% y 100% (1) Bajo

Vr. Subsidios Asig. / Vr. Rec. Disponibles entre 81% y 90% (5) Medio

Vr. Subsidios Asig. / Vr. Rec. Disponibles menor de 80% (10) Alto

FONEDESubsidio desempleo sin

vinculación




FONEDE Capacitación Laboral




PROGRAMAS COMPLEMENTARIOS






117

Aspecto de medición Objetivo

Asignación recursos del FOVIS

Indica el porcentaje de los subsidios asignados del total de recursos disponibles en dicho fondo en el componente de vivienda de la Caja de Compensación Familiar. Entre menor sea la asignación de subsidios el riesgo es mayor. Porcentaje de los subsidios asignados frente a los recursos disponibles de la Caja de Compensación Familiar.

FONEDE Microcredito

Esta variable indica el porcentaje de ejecución de los Créditos asignados frente a los recursos disponibles de las Cajas de Compensación Familiar. Evidencia riesgo al arrojar un resultado menor del 80% del valor apropiado en la vigencia correspondiente. Porcentaje de ejecución de los créditos asignados frente a los recursos disponibles de las Cajas.

FONEDE Subsidio desempleo con vinculación

Esta variable indica el porcentaje de ejecución de los Subsidios asignados frente a los recursos disponibles en los fondos creados para tal fin por las Cajas de Compensación Familiar. Evidencia riesgo alto al arrojar un resultado menor del 80% de lo asignado. Porcentaje de ejecución de los subsidios frente a los recursos disponibles de las Cajas.

FONEDE Subsidio desempleo sin vinculación

Esta variable indica el porcentaje de ejecución de los Subsidios asignados frente a los recursos disponibles de las Cajas de Compensación Familiar. Evidencia riesgo alto al arrojar un resultado menor del 80% de lo asignado.

Porcentaje de ejecución de los subsidios asignados frente a los recursos disponibles de las Cajas.

FONEDE Capacitación Laboral

Esta variable indica el porcentaje de ejecución de los recursos aplicados frente a los recursos disponibles por parte de las Cajas de Compensación Familiar. Evidencia riesgo alto al arrojar un resultado menor del 80% de lo asignado.

Porcentaje de ejecución de los recursos ejecutados frente a los recursos disponibles de las Cajas.

FONIÑEZ Programas complementarios

Indica el porcentaje de los recursos ejecutados frente a los recursos disponibles de la Caja de Compensación Familiar. Entre menor sea el porcentaje de ejecución mayor es el riesgo. Porcentaje de los recursos ejecutados frente a los recursos disponibles de la Caja de Compensación.



118

Por metodología hemos considerado traer en este segmento los riesgos legales y de inversión. Es importante destacar que muchos de estos riesgos están relacionados con los servicios.

17.4.3 Riesgos legales.

17.4.4 Riesgos de inversión

Es la evaluación que se realiza a las Cajas de Compensación Familiar basada en un conjunto de indicadores derivados del nivel de cumplimiento de las acciones establecidas dentro de los planes operativos de las mismas.

Igualmente, evalúa el nivel de cumplimiento de los entes vigilados en la entrega de los diferentes informes a esta entidad, de manera oportuna, de acuerdo a las directrices que se han impartido en esta materia, igualmente se establece el cumplimiento o no de las fechas establecidas para la presentación de los diferentes informes a este ente de control.


QUEJAS Número de quejas, entre 1 y 10 (1) Bajo

Número de quejas, entre 11 y 20 (5) Medio

Número de quejas, mayor a 20 (10) Alto

PLIEGOS DE

CARGOS

Número de pliegos de cargos elevados igual a 0 (1) Bajo

Número de pliegos de cargos elevados entre 1 y 3 (5) Medio

Número de pliegos de cargos elevados mayor a 3 (10) Alto

SANCIONES Número de sanciones impuestas igual a 0 (1) Bajo

Número de sanciones impuestas entre 1 y 3 (5) Medio

Número de sanciones impuestas mayor a 3 (10) Alto



119

Por contener esta área variables que reflejan el nivel de gestión realizado por la corporación, al igual que indicadores de resultados operativos de su gestión en la vigencia 2006, se le asigno un peso específico de 20% del total establecido.


EJECUCION DE

INVERSIONES vs.

APROBACION

Cumplimiento de ejecución entre 90% y 100% (1) Bajo

Cumplimiento de ejecución entre 50% y 89% (5) Medio

Cumplimiento de ejecución menor de 50% (10) Alto

EJECUCION DE

INVERSIONES vs.

LIMITE MAXIMO

(PRESUPUESTO)

Cumplimiento de ejecución entre 90% y 100% (1) Bajo

Cumplimiento de ejecución entre 50% y 89% (5) Medio

Cumplimiento de ejecución menor de 50% (10) Alto

PRESENTACION

DE INFORMES

Inf. trimestral presentado 1 vez fuera de la fecha (1) Bajo

Inf. trimestral presentado 2 veces fuera de la fecha (5) Medio

Inf. trimestral presentado más de 2 veces fuera de la fecha (10) Alto

CONTENIDO DE

INFORMES

De 1 a 2 modificaciones (1) Bajo

Igual a 3 modificaciones (5) Medio

Mayor a 3 modificaciones (10) Alto



120



121

17.5 EVALUACIÓN DE LOS SERVICIOS SOCIALES.

Como política interna, las Cajas de Compensación Familiar deben desarrollar estudios especiales para poder evaluar y medir el nivel de satisfacción en todos los servicios sociales ofrecidos a los afiliados.

El visitador debe inspeccionar que la Corporación cuente con buzones de sugerencias y quejas, y los mismos se encuentren instalados en sitios de fácil acceso en todas las instalaciones donde prestan servicios para medir el nivel de satisfacción de los afiliados y comunidad en general.

Con base en los informes de gestión de las Cajas y las estadísticas reportadas a la Superintendencia, se evaluará la eficiencia, eficacia y efectividad de los servicios sociales, así:

Constatar mediante verificación documental el cumplimiento de metas.

Verificar la consecución de las variables de tarifas, cobertura y

focalización de los servicios Sociales que la Caja promociona a su población

objeto.

Establecer el porcentaje de usos por parte de cada categoría o tipo de

afiliados (a,b,c,d). Comparar el resultado con la población total objeto por

grupo; de ser posible con la ubicación.

Evaluar la asignación de los subsidios a los servicios y determinar si distribuye

los costos y gastos administrativos de manera técnica, documentada,

discriminada, razonable y confiablemente.

17.5.1 SALUD Y NUTRICION (Aplicar Manual de Auditoría en Salud).

El Manual de Auditoría de los Recursos del Régimen Subsidiado y Contributivo en Salud, que administran las Cajas de Compensación Familiar, se realizó mediante convenio interadministrativo entre la Superintendencia de Subsidio Familiar y La Universidad de Antioquia.



122

Las partes establecieron que este fuera práctico y sencillo, de tal manera que los auditores o comisionados de la Superintendencia de Subsidio Familiar tengan claridad y facilidad para poner en práctica sus instrucciones y poder auditar de manera eficiente los servicios de salud que administran las Cajas de Compensación Familiar.

Este Manual es una herramienta más de control para asesorar y apoyar el cumplimiento de las funciones y responsabilidades de La Superintendencia de Subsidio Familiar, a fin de minimizar los riesgos financieros.

Incluye el Manual glosario, marco normativo, marco conceptual y concepto de auditoría, a fin que los usuarios del presente manual empiecen por familiarizarse con la terminología, siglas, normas y conceptos que les facilitarán el desarrollo de su trabajo.

No obstante, existir un manual, presentamos para orientar a los comisionados a las CCF, un mapa del negocio de salud y sus posibles variables.

Aspectos generales del proceso de inspección del servicio salud.



123

Al igual que el servicio de mercadeo, las Cajas de Compensación Familiar prestan diferentes servicios de salud como son: EPS-S, EPS-C e IPS. Este servicio debe tener un manejo financiero independiente y en cuentas separadas del recaudo del 4% y deben mantener por lo menos un punto de equilibrio financiero. Por lo anterior, el visitador verificará:

El porcentaje de apropiación (5% ó 10%) de acuerdo al artículo 217 de la ley 100/93.

Con base en el organigrama, verificar el tipo de administración y el manejo del servicio.

Portafolios de programas que en salud ofrece la caja. Relación de contratos y convenios en salud. Especificar si la Caja administra directamente los recursos de régimen

subsidiado en salud. Si es así, hay que erificar el NIT, Registro ante Cámara de Comercio local y Certificado de Constitución Legal.

Coberturas.

Para dimensionar la salud es necesario solicitar los afiliados en cada municipio y estudie la organización administrativa, el sistema de costeo del servicio y demás aspectos que permitan estudiar que las CCF, no asignan recursos del 4% (salvo lo autorizado en la Ley) en la gestión de Salud.

Cajas sin administración de recursos del régimen subsidiado de salud.

Si no administra recursos del sistema de régimen subsidiado en salud, pida copia del comprobante de consignación y giro al FOSYGA. Solicitar copia de:

Contratos tripartitas y red de servicios contratados (ARS – IPS).

Convenios Interinstitucionales para la prestación de servicios de salud contenidos en el POS.

Contratos de arrendamiento áreas de salud (consultorios, droguerías).

Contratos Suministro de Medicamentos POS entre la EPS-S (ARS) e IPS. Relación de empleados, modalidad de contratación para EPS-S e IPS.

Verificar que la vigilada haya suscrito las pólizas que ordenen las normas que rigen el Sistema General de Seguridad Social en salud, la vigencia y coberturas de las mismas



124

17.5.2 EDUCACION FORMAL

La Ley 115 de 1994 en su artículo 75 determinó que el Ministerio de Educación establecerá y reglamentará un Sistema Nacional de Información de la educación formal, no formal e informal. El siguiente es una perspectiva del servicio educación con sus posibilidades

Es importante citar el Decreto 2581 de 2007, (Por el cual se reglamentan parcialmente las Leyes 21 de 1982 y 789 de 2002), el cual, hace referencia a que las Cajas de Compensación Familiar podrán constituir Instituciones Técnicas Profesionales, Instituciones Tecnológicas, Instituciones Universitarias o Escuelas Tecnológicas, especialmente, para ofrecer y desarrollar programas académicos de



125

formación técnica profesional y tecnológica, previo cumplimiento de los requisitos legales establecidos para tal fin.

En el momento de la visita, es indispensable tener en cuenta como mínimo el cumplimiento de los siguientes aspectos:

Posee la vigilada infraestructura propia, (colegios, etc.). Verificar la aprobación del plantel educativo por el Ministerio o Secretaría de Educación.

Posee programas en educación? Identifíquelos. La Caja tiene convenios educativos? Identifíquelos.

Con quien tiene convenios? Verificar usos y cobertura. Se tienen profesores adscritos y de planta? Cuantos? Verificar y revisar los Convenios. La Caja da u otorga auxilios educativos? Cuántos alumnos tiene matriculados en: Preescolar, Básica Primaria,

Secundaria, Superior. Revisar la aprobación de tarifas estudiantiles por el Ministerio o Secretaría de

Educación.

Verificar la apropiación y la aplicación de los recursos de la Ley 115/94. Sistemas de recaudo de matrículas, pensiones y sistemas de control. Otorgamiento de becas escolares, modalidades, cantidad, cuantía y su

aprobación por consejo directivo. Solicitar el organigrama del área (colegio). Las resoluciones de aprobación por

parte de las autoridades competentes cuando la Caja de Compensación Familiar maneje directamente este servicio.

Solicitar los niveles de tarifas (matrículas y pensiones) para Educación, reglamentación de becas y beneficiarios de becas.

Se sugiere la siguiente metodología: Número de alumnos matriculados en preescolar, Básica Primaria, Secundaria, Superior por categorías.



126

NIVEL DE EDUCACION

A Numero Alumnos

Categoría

B Número Alumnos

Categoría

C Numero Alumnos

Categoría

D Numero alumnos

Categoría

Preescolar

Básica Primaria

Secundaria

Con esta información proceder a efectuar un análisis comparativo con los años anteriores utilizando el informe estadístico anual del sistema del subsidio familiar, para conocer el comportamiento anual de los diferentes niveles educativos y categorías y lograr conocer si aumentó o decreció el número de estudiantes por categorías, si decreció cual fue la cusa, etc.

Indicador educación

No. Personas matriculadas nivel Educación Básica Categoría A- Inicio Periodo

X 100 =

Población total personas matriculadas Nivel Educación Básica Inicio Periodo

Este indicador debe ser utilizado para formación de cambios periódicos semestrales, midiendo impacto social al encontrar cambio de población, de un periodo a otro. En estos cambios, al disminuir en un determinado porcentaje en estas categorías entre las personas matriculadas al inicio del período frente a una evaluación periódica, puede estar mostrando, deserción de los matriculados en la población más vulnerable, objeto del subsidio familiar. Igual se puede aplicar para los demás niveles.



127

17.5.3 EDUCACION NO FORMAL

EDUCACIÓN NO FORMAL

ARTES VISUALES

LITERATURA

OTROS

ARTES PLÁSTICAS

DIBUJO

PINTURA

MANUALI-DADES

MODELADO

ESCULTURA

DIBUJO LINEAL

DIBUJO ARQUITEC-

TÓNICO

CERÁMICA

EBANISTE-RÍA

MODÍSTERÍA

JARDINEÍA

ORNAMEN-TACIÓN

PINTURA EN CORTEZA

PINTURA EN TELA

TEXTILES

YESERÍA

VITRALES

CESTERÍA

OTROS

DISEÑO GRÁFICO

ELABORACIÓN DE

CARÁTULAS

ELABORACIÓN DE AFICHES

ELABORACIÓN DE

EMPAQUES

AVISOS PUBLICITARIO

S

OTROS

MÚSICA

ABORDAR LA GRAFÍA

CONSTRUCCIÓN

INSTRUMENTOS

GUSTOS MUSICALES

INTEGRACIÓN VIDA

COMUNITARIA

OTROS

AUDIOVI-SUALES

CINE

VIDEOS

ESCENO-GRAFÍA

GUIONES

REGISTRO DE

FILMACIÓN

INTERPRE-TACIÓN DE

CINE

PELÍCULAS

OTROS

DANZA

EDUCACIÓN CORPORAL

EDUCACIÓN SENSORIAL

Y DE MOVIMIENT

O

LENGUAJES

ELEMENTOS ESPECIALES

COORDI-NACIÓN

TIEMPO

RITMO

OTROS

TEATRO

TALLERES DE JUEGO

EXPRESIÓN CORPORAL

PREPARA-CIÓN

EMOCIONAL

EXPRESIÓN RÍTMICA

EXPRESIÓN MUSICAL

PRODUC-CIÓN

ILUMINACIÓN

DECORA-CIÓN

UTILERÍA

VESTUARIO

ZANCOS

MÁSCARAS

CONSTRUC-CIÓN DE

ESCENARIOS

INTEGRAC-IÓN DE ARTES

OTROS

PROGRAMAS TÉCNICOS

TÉCNICO EN GESTIÓN

EMPRESAL SISTEMA-TIZADA Y

CONTABLE

TÉCNICO EN CONTA-BILIDAD

FINANCIERA

TÉCNICO EN MANTENI-MIENTO

ACTUALIZA-CIÓN

ACADÉMICA Y LABORAL

SEMINARIOS

CURSO DE FARMACIA Y DROGUERÍA

CURSO DE INFORMÁ-

TICA

ARTES Y OFICIOS

GASTRO-NOMÍA

BELLEZA

DECORA-CIÓN

CORTE Y CONFE-CCIÓN

CULTURA

AUDITORIOS DIRECTA-

MENTE

AUDITORIOS CONVENIOS

TEATROS DIRECTA-

MENTE

TEATROS CONVENIOS

CENTROS DE CONVEN-

CIONES DIRECTA-

MENTE

CENTROS DE CONVEN-

CIONES CONVENIOS

OTROS



128

La Ley 1064 DE 2006, reemplazó la denominación No Formal por Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano. Una vez entró en vigencia la Ley 1064 de 2006, la misma se reglamentó mediante Decreto 3870 de 2006, por medio de este Decreto, quedo señalado el procedimiento para la organización y funcionamiento de los programas de educación para el trabajo y el desarrollo humano en el área de idiomas y se establecieron las condiciones mínimas de calidad, las cuales deben ser de estricto cumplimiento por parte de las instituciones que prestan servicios de educación.

Es importante que al momento de evaluar el servicio de capacitación, tenga en cuenta el cumplimiento como mínimo de lo siguiente:

Con base en el organigrama, verifique la forma o tipo de administración y manejo del servicio.

Si existe un sistema especial de selección para los alumnos de capacitación, entérese del procedimiento utilizado y realice las pruebas que crea convenientes.

Verifique qué programas se están prestando y su correspondiente aprobación por la Secretaria de educación o en su defecto la Gobernación.

Inspecciones físicamente las instalaciones en donde se presta el servicio y cerciórese de que cuenta con los elementos básicos para su funcionamiento.

Investigue la existencia de convenios especiales con las empresas afiliadas en relación con los cursos de capacitación.

Cerciórese de que el servicio de capacitación que se presta a la empresa afiliada esté de acuerdo con el convenio suscrito.

Si es posible, compare las tarifas cobradas a los usuarios del servicio con tarifas de otras instituciones que presten los mismos servicios.

Investigue si se están otorgando subsidios en educación de acuerdo a los parámetros establecidos en la normatividad vigente (Art. 39 de la Ley 115 de 1994).

Solicite, estudie y valide el portafolio de programas que en educación ofrece la Caja de Compensación.

Solicite, estudie y valide el procedimiento para contratar docentes, su control e impacto económico para la caja.

Sistemas de recaudo de matrículas y sistemas de control de cartera.

Evaluar el compromiso social de las cajas en materia de educación conforme a la Ley 115 de 1994 y su Decreto reglamentario 1902 de 1994.



129

Salvo los convenios suscritos con el SENA, verificar que los subsidios de los programas ofrecidos por la Caja a auditar, no presente duplicidad con los ofrecidos por el SENA.

Verifique, si conforme al Decreto 2888 de julio 31 de 2007, los programas de la caja están ajustados a:

Promover la formación en la práctica del trabajo mediante el desarrollo de conocimientos técnicos y habilidades.

Capacitación para el desempeño artesanal, artístico recreacional y ocupacional, la protección y aprovechamiento de los recursos naturales, la participación ciudadana y comunitaria en el desarrollo de competencias laborales específicas.

Programas para contribuir al proceso de formación integral y permanente de las personas.

Verificar si los programas son flexibles y coherentes con las necesidades y expectativas de las personas, la sociedad, las demandas del mercado laboral, del sector productivo y las características de la cultura y el entorno.

Finalmente establezca si la caja está organizada como institución de educación para el trabajo y el desarrollo humano y cumplió los requisitos relacionados en el decreto 2888 de 2007.

Verificar que la ejecución de estos programas sea para alguna o varias de las siguientes opciones:

Programas de educación básica y media. (prestación directa o contratada)

Otorgamiento de becas. Cupos gratuitos en establecimientos educativos y programas de educación

básica y media para adultos. Apertura de colegios (Construcción, compra, arriendo, convenios,

administración, dotación) en forma prioritaria para los hijos de los trabajadores beneficiarios.

Verifique que la Caja a auditar, articuló las modalidades de Jornada Escolar Complementaria al Proyecto Educativo Institucional (PEI) del plantel educativo donde los desarrolla podrá ofrecer a los estudiantes, componentes lúdico – recreativos, deportivos, artísticos, lenguas, sistemas, entre otros. Determine si estos se ofrecen en la Jornada contraria al horario escolar.



130

Número beneficiarios y modalidad de programas de capacitación ofrecidos por la Caja de Compensación Familiar.

MODALIDAD DEL PROGRAMA

A

Numero beneficiarios

B

Numero Beneficiarios

C

Numero beneficiarios

D

Numero Beneficiarios

Con esta información efectuar un análisis comparativo con los años anteriores utilizando el informe estadístico anual del sistema del subsidio familiar, para conocer el comportamiento anual de los diferentes programas de capacitación y categorías y así conocer si aumentó o decreció el número de beneficiarios por categorías. Se debe registrar las causas que originaron los cambios, adicionalmente si cuentan con plantas propias, estudiar frente a la justificación del proyecto, el retorno de la inversión y cumplimiento de metas.

17.5.4 BIBLIOTECAS

BIBLIOTECAS

BIBLIOTECAS PÚBLICAS Y PRIVADAS

ESCOLARES Y PÚBLICO

ESCOLARES

BIBLIOTECAS MÓVILES

BIBLIOTECAS INFANTILES

CAJAS VIAJERAS

OTROS



131

Inspeccione físicamente las instalaciones de la biblioteca preferiblemente en días que haya mayor asistencia de público y cerciórese de que cuenta con los elementos básicos para su funcionamiento.

Solicitar el reglamento respectivo para los usuarios del servicio.

Infórmese sobre la existencia de convenios para la prestación del servicio. Portafolio de programas que ofrece. Número de afiliados y no afiliados que utilizan frecuentemente el servicio de

bibliotecas.

AFILIADOS NO AFILIADOS

Indicador bibliotecas

Nº de cajas que no tienen servicio de bibliotecas X 100 = Nº total de cajas que tienen servicio de biblioteca

El significado del indicador contribución regional de las Cajas a la inducción a la cultura por la lectura y la investigación. La importancia del indicador, para la inspección y vigilancia, es por que mide el grado relativo con el que participan las Cajas, en el proyecto llamado biblioteca y cultura.

17.5.5 MERCADEO

De acuerdo con la normatividad vigente (numeral 7, artículo 62, Ley 21 de 1982, artículo 24, Decreto 784 de 1989), las Cajas de Compensación Familiar ofrecen a su población afiliada y particular, servicios de mercadeo. Este servicio por disposición expresa de la norma (artículo 65, Ley 633 de 2000) debe ser autocosteable y autosostenible y manejar por lo menos punto de equilibrio financiero con el fin de no comprometer los recursos del 4%.



132

Igualmente, es pertinente tener presente el Decreto 2889 de 2007, el cual, se transcribe a continuación:

Artículo 1°. La actividad de mercadeo que desarrollan las Cajas de Compensación Familiar en todo el territorio nacional, deberá ejecutarse bajo el criterio de autosostenibilidad, de tal manera que se garantice que los ingresos provenientes de dicha actividad, absorban plenamente sus egresos.

Para este fin, podrán asociarse entre sí o con terceros, así como vincular en calidad de accionistas a los trabajadores afiliados al sistema de compensación.

Artículo 2°. Para la realización de las actividades de que trata el artículo primero del presente decreto, las Cajas de Compensación Familiar deberán atender lo dispuesto en el artículo 65 de la Ley 633 de 2000.

Las Cajas que realicen actividades de mercadeo tendrán que acreditar independencia contable, financiera y operativa, sin que puedan comprometer con su operación de expansión o mantenimiento, los recursos provenientes del 4% o de cualquier otra, unidad o negocio de la Caja. Esta actividad podrá financiarse, con los remanentes de los ejercicios financieros, con las utilidades derivadas de otras unidades de negocio, con recursos de crédito o aportes de capital de terceras personas, o con cualquier otro mecanismo que permita la viabilidad del negocio.

Cuando las Cajas de Compensación Familiar financien las actividades de mercadeo con los remanentes de los ejercicios financieros, se sujetarán a lo previsto en el parágrafo 1° del artículo 43 de la Ley 21 de 1982, en concordancia con el artículo 62 de la misma ley.

Artículo 3°. Las actividades de mercadeo que desarrollen las Cajas de Compensación Familiar, no las autoriza para afiliar y recaudar los aportes parafiscales del subsidio familiar, fuera de su jurisdicción departamental.

Artículo 4°. Las Cajas de Compensación Familiar deberán atender las disposiciones previstas en el Régimen de Transparencia previsto en el artículo 21 de la Ley 789 de 2002.

Artículo 5°. Corresponde a la Superintendencia de Subsidio Familiar, ejercer inspección, vigilancia y control, frente a los recursos que invierten las Cajas en la actividad de mercadeo.



133

En todo caso, la Superintendencia de Subsidio Familiar podrá ejercer el control previo cuando así lo considere, conforme lo dispone el parágrafo 1 ° del artículo 20 de la Ley 789 de 2002.

Artículo 6°. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación.

En atención a lo anterior, se debe:

Evaluar el manual de funciones y procedimientos para el área de mercadeo (actualizado y aprobado por el Consejo Directivo).

Estructura de personal (nómina, contratos, otros). Infraestructura propia, arrendada, otros, por modalidad y localización. Políticas aprobadas para el manejo de compras. (Conformación de comités,

periodicidad de reuniones, montos aprobados, otros). Relación y registro de proveedores a la fecha, clasificados por modalidades. Políticas acordadas para ventas (márgenes de utilidad, descuentos,

promociones, otros). Políticas sobre concesionarios (áreas, tarifas, estados de cuenta). Relación de concesionarios con sus tarifas y estado de cuentas a la fecha.

Políticas sobre arrendamiento de puntos de venta, góndolas, otros. Relación de arrendamientos de puntos de venta, góndolas, otros, con sus

tarifas y estados de cuenta a la fecha. Red de fríos, sistemas de control y vigilancia, en el servicio de mercadeo. Tecnología y sistematización aplicada a la operación del mercadeo.

Políticas para el manejo de bodegas y manipuleo de productos y alimentos. Manejo y control de averías y devoluciones en compras.



134

Estructura de ingresos, egresos, fuentes de financiación, costos y gastos. Solicite certificación al Revisor fiscal sobre estos aspectos y evalúe si los recursos del 4% pueden estar comprometidos.

Indicador EBITDA (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization) para el servicio de mercadeo.

EBITDA X 100 = Ingresos Operacionales

El significado del indicador se resume en “Uniformidad de eficiencia, se viene utilizando en diferentes negocios entre estos el de mercadeo. La importancia del indicador, para la inspección y vigilancia, es por que mide el nivel de eficiencia en la gestión y el nivel de rentabilidad de la operación, es decir, los ingresos operacionales con respecto al costo y gasto, que ejercen desembolsos de efectivo, que al sumar nuevamente las depreciaciones y amortizaciones buscan eliminar distorsiones contables por tal concepto, que no representan salidas de caja.

17.5.6. VIVIENDA.

Las Cajas de Compensación Familiar adelantan programas de construcción de vivienda de interés social, ya sea de manera directa o contratada. Para la verificar el programa, se debe identificar los programas de viviendas existentes en las Cajas de Compensación Familiar ya sean directos o contratados. El siguiente mapa ilustra las variables del negocio.



135

Para evaluar el servicio de vivienda es necesario determinar en cada vigencia:

Coberturas. Subsidios otorgados (número y valor). Soluciones entregadas (construcción, intermediación, mejoramiento, otros).

Convenios con el Fondo Nacional del Ahorro y otros. Relación de Beneficiarios postulados y adjudicados. FOVIS: Constitución FOVIS, destinación de las inversiones, recursos de

segunda prioridad (recibidos o entregados).

FOVIS



136

Fondo para subsidio familiar de vivienda. La Ley 789/2002/artículo 16. Numeral 7, establece mantener hasta el 31 de diciembre de 2006, los mismos porcentajes del año 2002, con base en la ley 633 del año 2000 de acuerdo con el cálculo de cuociente establecido en la ley 49 de 1990. Descontados los porcentajes 1%, 2% y 3% previsto en el literal d) del artículo 6 de la ley 789 para fomento del empleo.

El Decreto 827/2003/artículo 20 (Normas para el Fovis), reglamenta “...Para la determinación de las obligaciones en materia de destinación de recursos para vivienda de interés social Fovis, hasta diciembre de 2006, continuará vigente la tabla cuociente porcentaje establecida en la ley 633 de 2000.

Cada caja ubicará su porcentaje particular al cociente anual que determine la Superintendencia del Subsidio Familiar o la entidad que haga sus veces....”

Respecto al manejo del fondo de subsidio familiar de vivienda (FOVIS) se debe:

Verificar si la Caja efectuó la apropiación mensual para el fondo conforme a lo señalado por la SSF para cada vigencia.

Verifique si lo aprobado por la SSF no coincide con lo aprobado por el Consejo Directivo fue corregido inmediatamente.

Verifique si conforme a la reglamentación para acceder al subsidio familiar, éstos se entregaron a los hogares de los trabajadores que los reunieron.

Verifique si la Caja adelantó o adelanta proyectos de vivienda con recursos del FOVIS y si cuenta con autorización de la Superintendencia.

Establezca el número de afiliados a la caja del sector rural y determine el número de subsidios otorgados en dicho sector.

ación rural, destinó para los subsidios de dicho

sector, un porcentaje igual a la población afiliada que ellos representan sobre la población total.

De los programas de vivienda se debe:

Verificar si la caja efectúa estudios sobre el déficit habitacional de los trabajadores afiliados para desarrollar programas.

Verifique si la Caja ofrece préstamos para adquisición de de vivienda y si están asociados, invierten o participan en establecimientos de crédito.

Determine si la Caja adelanta programas de vivienda en forma directa o a través de alianzas o convenios para población afiliada o particular y determine;



137

Si el programa es autocosteable.

Estado del proyecto conforme a lo programado. Estado de satisfacción del cliente final. Podrá determinarlo con visita a los

proyectos, practicar encuestas y tomar un registro fotográfico o fílmico.

Indicador para el servicio de vivienda

No. Total de Asignados (1-2 s.m.l.v.) Vivienda tipo I. Periodo Observación X 100 = No. total de Asignados (1-2 s.m.l.v + 2-4 s.m.l.v.)

Vivienda Tipo I. Periodo Inicial

El significado del indicador corresponde a identificar la Equidad y la Solidaridad en la distribución de los recursos para vivienda de interés social. La importancia del indicador es observar la Cobertura de los subsidios realmente asignados para adquisición de vivienda tipo I en personas con salario 1-2 s.m.l.v., comparada con el número de subsidios asignados en salarios 1-2 y 2-4 s.m.l.v. mediante la inspección y la vigilancia. Este indicador se puede comparar en períodos de corto y mediano plazo, con el fin de medir el impacto de una política de bienestar social en personas de recursos bajos, para las familias de menores ingresos en el programa Fovis desarrollado por las Cajas de Compensación. Ley 21/82

17.5.7 RECREACION TURISMO Y DEPORTE

El servicio de recreación está reglamentado de acuerdo con la normatividad vigente (numeral 6 del artículo 62 de la Ley 21 de 1982, artículo 29 del Decreto 784 de 1989).



138



139

El evaluar debe tener presente que la CCF cumpla con los siguientes requisitos:

Verificar la forma o tipo de administración y el manejo del servicio.

Solicite el reglamento en los centros recreacionales y verifique su cumplimiento.

Si existen tarifas diferenciales, efectuar un muestreo selectivo y verifique:

La calidad de los usuarios: beneficiarios, no beneficiarios y particulares, de los usuarios.

Que las tarifas autorizadas coincidan con las pagadas efectivamente y con la categoría del usuario.

Inspeccionar físicamente las instalaciones de los centros recreacionales (la totalidad si es posible), preferiblemente en días que haya mayor asistencia de público y cerciorarse de que cuenta con los elementos básicos para su funcionamiento.

Si es posible, indague con los usuarios sobre la calidad del servicio. Averiguar sobre las solicitudes de cupos rechazadas. Indague acerca del servicio de recreación, los programas que ofrece en las

diferentes modalidades recreativas, turísticas, culturales, deportivas, parques, entre otros. (Contratos, convenios, arrendamientos, concesiones y otros suscritos por la Caja para la prestación del servicio).

Estudie como opera el recaudo monetario de los servicios y los de controles de estos ingresos.

Evaluar los controles establecidos para el ingreso a los centros, (quién controla y cómo se controla?).

Se debe hacer evaluar todas las condiciones sobre la calidad de la prestación del servicio, su eficiencia, eficacia y efectividad, aceptación de los clientes etc.

El grupo comisionado, con apoyo de las divisiones de servicios sociales y operativa, el grupo de Estadística, debe establecer el universo del servicio de recreación de la CCF a auditar, determinar un alcance de la evaluación y mediante una matriz que refleje el comportamiento del servicio durante por lo menos tres(3) vigencias y proceder a;

Determinar en qué medida contribuye el proyecto al mejoramiento de la calidad de vida de la población afiliada (Disminución del índice de necesidades básicas insatisfechas), para tal efecto se debe confrontar la proyección de los proyectos con los resultados reportados,



140

Verificar a partir de los usos, las categorías afiliados que se benefician del servicio y cotejar con los gastos y/o costos en que incurre la caja para mantener la operación o el mantenimiento.

Verificar, si existe en la caja a auditar, parámetros de medición de la satisfacción de sus clientes, de allí se podrán inferir indicios que pueden ser objeto de comprobación.

USOS DEL SERVICIO DE

RECREACIÒN POR CATEGORIA

A Número de Usuarios

B Número de

Usuarios

C Número de

Usuarios

D Número de

Usuarios

RECREATIVAS,

TURÍSTICAS,

CULTURALES,

DEPORTIVAS,

PARQUES

TARIFAS DIFERENCIALES

POR CATEGORIAS

A Categoría

Precio por Uso

B Categoría

Precio Por uso

C Categoría

Precio Por Uso

D Categoría

Precio Por Uso

RECREATIVAS,

TURÍSTICAS,

CULTURALES,

DEPORTIVAS,

PARQUES

Con esta información efectuar un análisis comparativo con los años anteriores utilizando el informe estadístico anual del sistema del subsidio familiar, para conocer el comportamiento anual de los diferentes variables y categorías y así conocer si aumentó o decreció el número de beneficiarios por categorías, si decreció cual fue la



141

cusa, porcentaje de incremento en los precios, su incidencia en la utilización, analizar los precios con el sector privado, entre otros.

Indicador recreación

Nº total de personas atendidas en los proyectos recreativos En categorías diferentes a las a y b

X 100 =

Nº total de personas atendidas en todos los proyectos recreativos que componen el programa de recreación social en todas las categorías

El significado del indicador se resume en la atención recreacional de los afiliados beneficiarios categoría A. La importancia del indicador, para la inspección y vigilancia, es por que mide el grado relativo con el que participan la categoría A, en el proyecto llamado Recreativos

17.5.8 CREDITOS.

El siguiente mapa hace referencia a las variables de crédito que eventualmente administran las CCF

Crédito Social. El numeral 5, del artículo 24 del Decreto 784 de 1989, y numeral 5 del artículo 16 de la Ley 789 de 2002, le permitió a las Cajas de Compensación Familiar, establecer sistemas de crédito para la financiación de electrodomésticos, productos del hogar, útiles escolares, vestuario y elementos para la recreación y el esparcimiento que propendan al mejoramiento de la calidad de vida de los trabajadores y sus familias.

CRÉDITOS

SALUD EDUCACIÓN CAPACITACIÓN MERCADEO VIVIENDARECREACIÓN Y

TURISMO

FOMENTO DE LA INDUSTRIA

FAMILIAROTROS



142

El servicio de crédito para la población afiliada, con el fin de aliviar aquellas necesidades básicas sobre todo para aquella población de escasos recursos.

En este orden de ideas, se requiere por parte del visitador evaluar la constitución y manejo del fondo de crédito social, determinando que estos recursos sean dirigidos especialmente a toda su población afiliada.

Para el manejo y control de este servicio, en cuanto a la atención de todos sus beneficiarios, se sugiere aplicar la siguiente metodología.

Eestablecer, previamente a la visita de campo, una lista de chequeo con los siguientes parámetros:

Determinar el número de beneficiarios que solicitan el servicio con frecuencia.

LINEAS DE CREDITO

A Numero

Beneficiarios

B Numero

Beneficiarios

C Numero

Beneficiarios

D Numero

Beneficiarios

Con esta información se debe realizar un análisis comparativo con años anteriores (utilizando el informe estadístico anual del sistema del subsidio familiar), para conocer el comportamiento anual de las diferentes líneas de crédito, si aumentó o decreció su utilización, el uso por categorías, etc.

Crédito por Servicios. Es importante que las Cajas de Compensación Familiar constituyan al interior de estos servicios, los correspondientes fondos de crédito para protección de los recursos que serán destinados a aliviar las cargas económicas de su población beneficiaria, para lo cual, se debe tener presente la constitución de dichos fondos, así como la autorización expresa por parte del Consejo Directivo.

Así mismo, el crédito por servicio, se requiere que el visitador tenga presente el cumplimiento de los siguientes requisitos:

Solicite el reglamento existente para otorgar créditos.

Verifique selectivamente que los créditos asignados cuentan con los requisitos exigidos en el respectivo reglamento.



143

Verifique selectivamente algunas solicitudes rechazadas.

Modalidades de crédito por servicio. Relación de cartera de crédito por servicio y calificada por edades.

En créditos por servicios y el de industrias familiares, se debe indagar las políticas que tienen para recuperar cartera morosa. Se aclara que la modalidad del crédito y el destino específico que se está solicitando en créditos de fomento es lo mismo.

Comprobar que estos fondos estén debidamente aprobados por el Consejo Directivo y la Superintendencia del Subsidio Familiar.

Determinar el número de beneficiarios que solicitan el servicio con frecuencia (USOS))

LINEAS DE CREDITO

A Número

afiliados por categoría

B Número


C Número


D Número


Con esta información realizar un análisis comparativo con los años anteriores utilizando el informe estadístico anual del sistema del subsidio familiar, para conocer el comportamiento anual de las diferentes líneas de crédito, si aumentó o decreció su utilización, el uso por categorías, comparado con el sector privado, tasas de crecimiento, porcentaje de utilización de los recurso del programa, entre otros. El artículo 28 del Decreto 784 de 1989, le permitió a las Cajas de Compensación Familiar, crear el servicio de crédito de fomento para industrias familiares con el fin de establecer pequeñas industrias y a su vez mejorar los ingresos familiares de los afiliados y sus familias.

En este orden de ideas, se debe:

Verificar la aprobación por parte de la Superintendencia del Subsidio Familiar.

Solicitar el reglamento correspondiente que regule este tipo de créditos. Verificar que exista un software para análisis y manejo de crédito.



144

Verificar selectivamente, que los créditos asignados y los rechazados se efectúan de conformidad con los requisitos exigidos en el respectivo reglamento y en las normas que regulan este tipo de servicio (numeral 5, artículo 62 Ley 21 de 1982, artículo 28, Decreto 784 de 1989).

De no existir reglamento, entérese de las condiciones que se exigen a los solicitantes.

Solicite la siguiente información:

Número de créditos otorgados por modalidad Monto anual de créditos otorgados por modalidad Tasas de Interés Montos Máximos y Mínimos Plazos Cobertura por tipo de usuarios

Número de Microempresas beneficiarias Tipo de Microempresa beneficiada Número de empleados ocupados por estas microempresas Destino específico de los créditos (adquisición de activos fijos, capital de trabajo).

Indicador crédito social

Ejecución Recursos Proyecto Microcrédito Periodo Actual X 100 = Total Recursos Presupuestados Programa Microcrédito para el Periodo

El significado del indicador se resume en la cuantía de los recursos asignados para la pequeña y mediana industria, a fin de atender la creación de empleo. La importancia del indicador, para la inspección y vigilancia, mide el grado relativo con el que participa la industria o la empresa privada, en el proyecto llamado microcrédito y que a su vez genere el número de empleos de acuerdo a la cuantía del crédito como política social de Gobierno.

La inspección y vigilancia, se orienta sobre el cubrimiento y gestión que deben hacer las Cajas para colocar los créditos en la pequeña y mediana industria, y a su vez respetando el gasto por parte de las Cajas para los gastos de administración una vez



145

se cumpla la colocación del crédito, mientras tanto el gasto en administración no se ha cumplido, lo que acarrearía sanción para la Caja.



146

17.5.9 PROGRAMAS ESPECIALES

A continuación se esquematiza lo que se denomina los programas especiales de las CCF, servicios que iremos presentando de manera individual por las complejidades e individualidades que cada uno reviste.

Programa foniñez

El fondo para la atención integral a la niñez y jornada escolar complementaria. Con la Ley 789/2002/artículo 16. Numeral 8, se crea este fondo y para él, las cajas destinarán el porcentaje máximo que les autoriza la ley 633 de 2000 y para gastos de administración el mismo porcentaje del Fovis.

El Decreto 827de 2003, artículo 19, hace referencia los programas de atención integral a la niñez y jornada escolar complementaria. El porcentaje para estos



147

programas será el 50% de los recursos adicionales consagrados en la ley 633 de 2000 frente a las obligaciones para FOVIS establecidas en la ley 49 de 1990.

Estos programas son objeto de reglamentación por parte de la SSF en la Circular 23 de 2003 conforme a lo indicado en las Leyes 827 de 2003 artículo 19, 789 de 2002 y 633 de 2000.

Para establecer si las Cajas están cumpliendo con lo señalado en la Circular 23 de 2003, se debe estudiar la información reportada por la Caja durante la vigencia a auditar, de una muestra:

Verificar que la información reportada esté conforme a lo exigido por la SSF y que es consistente y veraz (soportada técnicamente).

Verificar el cumplimiento por parte de la Caja de los aspectos generales y de control señalados en el numeral 3.3 de la Circular 23 de 2003.

Identificar la población de cada programa y verificar, de manera selectiva, que los soportes mediante el cual acredita su información es consistente y veraz (soportada técnicamente).

Conforme a la circular de la SSF, verifique el monto de ejecución de los fondos y constate selectivamente la veracidad y confiabilidad de los registros.

Determine los montos presupuestales versus los ejecutados, verificando que estos no excedan lo autorizado y reglamentado en la Circular 23 de 2003 y/o Leyes 789 de 2002 y 633 de 2000.

Verifique la consistencia e integridad de los soportes técnicos. (mediante pruebas individuales y selectivas).

Mediante prueba ocular, constate las condiciones físicas de los lugares o instituciones en los cuales la Caja adelanta los programas.

Determine la calidad, seguridad, eficiencia y eficacia de los programas (Podrá apoyarse en evaluaciones que al respecto emiten otras autoridades en temas que no corresponden a la SSF).

En los programas de atención a la niñez y/o jornada escolar complementaria, es importante tener en cuenta el Decreto 1729 de 2008, (Jardines Sociales), adicionalmente, verifique la veracidad y consistencia de la ficha de los programas en relación con;



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Nombre

Localización Valor del proyecto

Tiempo de ejecución Descripción general del proyecto Componentes del programa

Cobertura: Número de niños atendidos y actividades que se brindan.

Estudiar el convenio (si lo hay) y establecer el cumplimiento de las obligaciones contraídas.

Indicador.

INDICADOR Ejecución Recursos del Proyecto J. E. C. (Convenio Nº ) Período Observación

X 100 =

Cobertura Total Recursos Presupuestados J. E. C. para el Período (Recursos por Ejecutar + Presupuesto del Período)

Significa el porcentaje de Ejecución del Presupuesto aportado a los Convenios, para alcanzar los Logros sociales en los objetivos y Metas del Programa FONIÑEZ, con el proyecto JORNADA ESCOLAR COMPLEMENTARIA (J.E.C.) Adulto mayor y discapacitados. Son funciones de las Cajas de Compensación Familiar entre otras, administrar a través de los programas que a ellas corresponda, las actividades de subsidio en dinero, recreación social, deportes, turismo, centros recreativos, y vacacionales, cultura, museos, bibliotecas y teatros, vivienda de interés social, créditos, jardines sociales o programas de atención integral para niños y niñas de 0 a 6 años, programas de jornada escolar complementaria, educación y capacitación, atención de la tercera edad y programas de nutrición materno-infantil y, en general, los programas que estén autorizados a la expedición de la Ley24, para lo cual podrán continuar operando con el sistema de subsidio a la oferta.

24 Numeral 5, artículo 16 de la Ley 789 de 2002, Circular Externa 023 de 2003



149

En este sentido verificar la existencia de la infraestructura existente para la prestación de estos servicios, analizar el portafolio de servicios que incluya estos programas gubernamentales, y por último, analizar los convenios existentes con otras entidades para llevar a cabo el cumplimiento y la prestación de servicios tanto al adulto mayor, como a los discapacitados. Así mismo determinar:

Si el Consejo Directivo de la Caja, estableció programas de prevención, tratamiento, educación especial y rehabilitación.

De haber aprobado, la Caja debe incluir en su presupuesto recursos para adelantar programas de orientación y asistencia sicológica para sus familias.

Debe ofrecer oportunidades educativas a su población afiliada con discapacidad.

Verificar si los recursos destinados a estos programas fueron presentados en anexo al presupuesto de ingresos y egresos, los referidos a cada programa de adulto mayor y población con discapacidad en forma independiente.

Verificar si la Caja cuenta con una población objeto identificada y reconoce sus necesidades, (sociales, psicológicas, médicas etc) integradas a sus servicios de recreación, turismo, capacitación, cultura y salud.

Determinar el número de beneficiarios adulto mayor y discapacitado por categorías que utilizan el servicio con frecuencia:

PORTAFOLIO DE SERVICIOS

A Número

beneficiarios

B Número

beneficiarios

C Número

beneficiarios

D Número

beneficiarios

Con esta información realizar un análisis comparativo con los años anteriores utilizando el informe estadístico anual del sistema del subsidio familiar, para conocer



150

el comportamiento anual de las diferentes variables utilizadas en programa y conocer si aumentó o decreció su utilización, el uso por categorías, tasas de crecimiento, porcentaje de utilización de los recurso del programa, entre otros.

PROGRAMA FONEDE

Fondo para el fomento del empleo y protección al desempleo, reglamentado por la Ley 789/2002/artículo 6. Recursos para el fomento del empleo y protección al desempleo. Las Cajas de Compensación familiar administrarán en forma individual y directa o asociada con otra u otras Cajas un fondo para apoyar al empleo y para la protección al desempleado.

Seguidamente, se observa como el sistema se ha comporta en su proyección.

Verificar, con base en los programas establecidos en la Caja, el cumplimiento de los artículos 6, 7, 10, y 11 de la Ley 789 de 2009 en cuanto a:

Administración, uso y destino de los recursos para el fomento del empleo y protección al desempleo.

Administración, uso y destino de los recursos para programas de microcrédito. Régimen de apoyo para desempleados con vinculación anterior a las cajas de

compensación familiar.

Régimen de apoyo para desempleados sin vinculación anterior a cajas de compensación familiar.

Establecer si los servicios sociales de las cajas, contribuyen a la generación de empleo productivo, disminución de pobreza y demás aspectos de impacto social concordantes con el Plan Nacional de Desarrollo.

Para efectos de evaluar las inversiones que las cajas efectúa en fondos de capital de riesgo, con recursos del FONEDE al tenor del artículo 9º del Decreto 2334 DE 2003 , se deber:

Verificar si la Caja estudió la trayectoria del fondo de capital de riesgos. Verifica si la Caja estudió el reglamento y políticas de inversiones del fondo de

capital de riesgos.



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Para determinar el uso de los recursos y las diferentes modalidades mediante las cuales las cajas ejecutan los presupuestos, el equipo evaluará los diferentes estudios que al respecto se adelantan por ejemplo la SSF, Ministerio de la Protección Social, entre otros.

El equipo auditor se documentará en la SSF con la información estadística reportada a sus dependencias y de manera selectiva:

Verificará la consistencia, confiabilidad y documentación de los registros reportados para cada programa.

Estudiar si el proceso de asignación del subsidio es claro, público, controlado y justo.

Verificará la conformación presupuestal del fondo y su respectiva ejecución, (Contablemente deberán efectuar todo lo relativo a la validación) el cumplimiento de lo establecido en los artículos 1º, 2º y 3º del Decreto 827 de 2003.

Verificar si la administración del fondo se realiza conforme a la Ley y normas reglamentarias.

Verificar el impacto en la población objetivo de los programas del FONEDE.

Dentro de estos fondos, establecer si la Caja dio prioridad a la participación en fondos cuya política de inversión esté dirigida a empresas del sector de las Mipyme con amplias perspectivas de generar empleo, con vocación de exportadora y con amplio componente de innovación tecnológica.

Indicador programa FONEDE

Nº Subsidios ASIGNADOS personas CON vinculación X 100 = Postulantes ACEPTADOS personas CON vinculación

Nº Subsidios ASIGNADOS personas SIN vinculación X 100 = Postulantes ACEPTADOS personas SIN vinculación

17.5.10 SISTEMA FINANCIERO

De acuerdo con el numeral 3, Artículo 16 de la Ley 789 de 2002, el cual dice: “participar, asociarse e invertir en el sistema financiera a través de bancos,



152

cooperativas financieras, compañías de financiamiento comercial y organizaciones no gubernamentales cuya actividad principal de la respectiva institución sea la operación de microcrédito, conforme a las normas del Estatuto Orgánico del Sector Financiero y demás normas especiales conforme a la clase de la identidad.

Cuando se trate de compra de acciones del Estado, las cajas de compensación se entienden incluidas dentro del sector solidario.

El Gobierno reglamentará los principios que orientarán la actividad del microcrédito para esta clase de establecimientos, sin perjuicio de las funciones de la superintendencia Bancaria en la materia.

Las Cajas, cuando se trate de préstamos para la adquisición de vivienda, podrán invertir, participar o asociarse para la creación de sociedades diferentes de estabelecimientos de crédito, cuando quiera que tales entidades adquieran el permiso de la Superintendencia Bancaria para la realización de operaciones de mutuo.

Con el propósito de estimular el ahorro y desarrollar sus objetivos sociales, las cajas de familiar podrán construir y participar en asociaciones mutualistas de ahorro y préstamo, instituciones financiera de naturaleza cooperativa, cooperativas de ahorro y crédito, con aportes voluntarios de los trabajadores afiliados y concederles préstamos para los mismos fines”.

Teniendo en cuenta lo anterior, el comisionado debe cerciorarse si la caja a inspeccionar desarrolla alguna actividad que tenga relación con el artículo antes mencionado, para que diseñe un plan de auditoria de acuerdo con la presente guía.



153

17.5.11 LISTA DE CHEQUEO

TEMA SI CUMPLE

NO CUMPLE

Establezca si la Caja cuenta con fondos de crédito.

Verifique si los fondos de crédito están reglamentados en forma independiente.

Verifique si la información reportada (debe ser independiente por cada servicio) es consistente y está soportada.

Verifique si existen procesos donde hubiere operado la caducidad, prescripción, inadmisión de la demanda, fallos contrarios a los intereses de la entidad o cualquier otra situación que hace incobrable la cartera.

Verifique si la Caja establece tarifas diferenciales en sus tasas de interés y si estas benefician directamente y proporcionalmente a los afiliados de menores recursos.

Verifique si los programas de crédito administrados en forma directa por la caja, está cumpliendo con las reglas señaladas en el artículo 4º. DEL Decreto 2340/03

Verifique si la Caja suscribió con beneficiarios del crédito compromisos de creación de empleo y calcule el porcentaje de no reembolso respecto al equivalente del 100% de las cotizaciones de parafiscales a salud, pensiones y riesgos profesionales dentro de un periodo de 4 meses.

17.5.12 HOJA DE AYUDA DE TRABAJO IN SITU

ACTIVIDAD OBERVACION

Establecer si la Caja mantiene compensación entre recaudos y pagos



154

en cada uno de los servicios sociales. De no tenerlo documentar las causas y mediante pruebas selectivas y perceptivas constatar los hechos.

Compare el número de población afiliada a la caja que adquirió inmueble versus la población objeto señalada en el estudio de mercado que justificó el proyecto y determine cuál fue el impacto real.

Verifique el porcentaje de ejecución de los recursos totales del Fondo y determine el monto de los no ejecutados, rendimiento financiero y causas que no han permitido el pago efectivo de los subsidios.

Constate si la Caja antes de cancelar la operación y entregar el pagaré, verificó que el empleador vinculó al(os) trabajador(es) durante un período de 4 meses adicionales a los cuatro señalados en el artículo 7º de la Ley 789 de 2002.

18 PROYECTOS E INVERSIONES

Los proyectos de inversión de las CCF, ciertamente exigen que todas las áreas de trabajo se vean involucradas, de tal exigencia los comisionados deben en el plan de visita integrar sus profesiones, especialidades y fortalezas y poder integrar la evaluación en sus aspectos financieros, servicios sociales (Económicos si son del caso), técnico, legal, administrativo y de control. 18.1 Alcance de las pruebas de inspección a los proyectos

Los comisionados deben concertar previamente cuales proyectos evaluarán y una vez establecida la magnitud de la muestra frente al universo, deberán;

Verificar el cumplimiento de la proyección del plan anual de ejecución. Del monto total de los recursos aprobados con destino a otorgar créditos

hipotecarios y microcréditos para adquisición de vivienda de interés social, verifique los efectivamente desembolsados a los beneficiarios,

Confronte el valor individual de los créditos hipotecarios y los microcréditos para adquisición de vivienda de interés social proyectado con el valor real desembolsado.



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Verifique que la Caja a auditar, aplique el sistema de amortización propuesto en el proyecto. De haberse modificado, establezca las razones y verifique si reportaron la novedad a la SSF.

Determine en la muestra si la Caja auditada aplica las tasas de interés propuesta en el proyecto y si estas son acordes con la reglamentación vigente en la materia.

Verifique si los créditos se otorgaron dentro del plazo de financiación propuesto para cada caso.

Confronte y verifique si la caja exige los requisitos y garantías establecidos en el proyecto para la aplicación del crédito hipotecario y el microcrédito para adquisición de vivienda de interés social.

Verifique el cumplimiento de las estrategias de recuperación de cartera, estudio de siniestralidad y las condiciones y exigencias establecidas en la Ley 546 de 1999 y demás normas reglamentarias.

El grupo auditor debe seleccionar los proyectos a evaluar, para ello tomaran las metas de ejecución planteadas por la caja para los diferentes periodos del proyecto y sus respectivos valores y verificar el cumplimiento oportuno y veraz de la programación de obra, para ello se deberá constatar la consistencia entre lo programado en el proyecto y lo ejecutado según bitácora de la obra.

Elaborar un cuadro donde compare el # actividades programadas frente a # de actividades ejecutadas; valor de referencia de las actividades programadas frente al valor efectivamente pagado conforme a los cortes de obra.

18.2 Análisis de información

El equipo auditor debe solicitar a la División Operativa de la SSF, los planes operativos y las modificaciones al límite máximo de inversión de la caja a auditar, como son:

Consolidado de ejecución trimestral de los proyectos de inversión

Matriz de control de proyectos y sus modificaciones radicadas en la SSF vs ejecución reportada por las cajas.

Resolución del cuociente particular y nacional mediante la cual se establecen los porcentajes sobre los cuales las cajas deben apropiar recursos y destinarlos en forma específica al FOVIS, FONIÑEZ, FONEDE.

Informes periódicos de seguimiento y control de FONEDE, FOVIS Y FONIÑES.



156

Glosario para estudio de proyectos

Amenaza: Peligro latente asociado con un fenómeno físico de origen natural, de origen tecnológico o provocado por el hombre de forma no intencional que puede manifestarse en un sitio específico y en un tiempo determinado produciendo efectos adversos en las personas, los bienes, servicios y/o el medio ambiente. Técnicamente se refiere a la probabilidad de ocurrencia de un evento con una cierta intensidad, en un sitio específico y en un período de tiempo determinado. Para el propósito de esta metodología se hace referencia especialmente a eventos de origen natural, tales como deslizamientos, inundaciones, sismos, erupciones volcánicas, entre otros, y tecnológicos, como incendios, explosiones y contaminaciones.

Inversión: Diseño y Construcción (ejecución) del proyecto. En este estado, solo hay gastos de recursos se materializan las obras y las acciones.

Mitigación: Medidas de intervención dirigidas a reducir los riesgos y sus consecuencias sobre la población, los bienes, servicios y el medio ambiente, hasta un nivel aceptable. Cada evento tendrá diferentes escenarios de acuerdo con la combinación de las diferentes características. Estará en decisión del formulador realizar tantos escenarios como crea conveniente.

Operación y mantenimiento: Producción de los bienes y servicios para los que fue diseñado el proyecto, obtención de beneficios.

Preinversión. Entre el momento en que surge la idea de hacer el proyecto, hasta el momento en que se inicia su ejecución.

Se identifica el proyecto y se prepara la información que permita medir su importancia, justificación, costos y beneficios, antecedentes, diagnostico, alternativas, preselección alternativa, descripción del proyecto.

Planeamiento como primera etapa del proceso (Se fijan los objetivos globales, se formulan las políticas para alcanzarlos, según un cierto orden de prioridades.

Etapas: Prefactibilidad ( encuestas, conteos) y factibilidad.

Prevención: Conjunto de medidas y acciones orientadas a evitar la ocurrencia de un evento natural y/o a minimizar las consecuencias peligrosas que dichos eventos puedan tener sobre la población, los bienes, servicios y el medio ambiente.



157

Riesgo: Es la probabilidad de ocurrencia de unas consecuencias económicas, sociales o ambientales en un sitio particular y durante un tiempo de exposición determinado. Se obtiene de relacionar la amenaza con la vulnerabilidad de los elementos expuestos.

18.3 Validación de la programación del proyecto.

Para el seguimiento del proyecto, desde el punto de vista presupuestal, financiero y físico.

Verificar si cumplieron las metas de ejecución para los diferentes periodos del proyecto y sus respectivos valores. (programación de obra en donde se indique las actividades y el respectivo valor).

A partir del porcentaje programado, evalúe que parte del porcentaje programado en cada periodo han cumplido

Para verificar las metas financieras, evalúe el valor registrado como Valor Total y defina que parte de ese valor ejecutaron en cada periodo, el registro de esta meta financiera se debe hacer de manera acumulada sumando en cada periodo el valor del periodo anterior.

18.4 Valoración de los costos: Los costos de implementación de los proyectos de solución propuestos por las cajas deben ser consistentes y validarse con los resultados frente a los proyectados en la pre inversión, inversión y operación y mantenimiento de la alternativa propuesta.

18.5 Vulnerabilidad: Factor de riesgo interno de un sujeto o proyecto expuesto (población, infraestructura), a una amenaza, correspondiente a su predisposición intrínseca a ser afectado o de ser susceptible a sufrir una pérdida.

ETAPA Estudio de necesidad

Planeación y contratación

Ejecución del proyecto

Retorno de la inversión

ASPECTO

Financiero



158

Social

Técnico

Legal

Administrativo

Control

A la SSF, le corresponde establecer, promover y controlar programas de coordinación entre los diferentes entes vigilados tendientes al cumplimiento de las políticas trazadas por el Gobierno y los planes y programas de desarrollo; así como evaluar el seguimiento de los planes y programas institucionales de los entes vigilados y mantener información actualizada sobre el desarrollo de estos.

El visitador debe verificar que la Caja de Compensación Familiar cumpla con las aprobaciones dadas por la Superintendencia en relación con los proyectos de inversión y los programas sociales.

18.6 Aspecto legal de los proyectos

Se debe verificar el estudio legal de la CCF y si dieron cumplimiento, según cada caso, al siguiente marco jurídico de referencia:

Decreto 975 de 2004. Referido a la utilización de recursos FOVIS de vivienda, artículos 62, 63 y 64,

Decreto 4429 del 28 de noviembre de 2005, artículo 6° que modificó el artículo 64 del Decreto 975.

Circulares 010 de marzo de 2006 y 016 de abril de 2006 referidas a recursos de inversión en Foniñez con hogares ICBF.

Decreto, 341 de 1988, reglamentario de la ley 21 de 1982, aprobación proyectos de inversión.

Decreto 2150 de 1992, (reestructura la superintendencia y asigna funciones), articulo 7, numeral 3, 5,6 al 11 el 12 en especial el artículo 21.

Ley 789 de 2002, Decreto 827 de 2003, capítulo IV, artículos 14 y 15 y artículo 22 y 22,

Circular de la SSF # 23 de 2003.



159

Constitución Política de Colombia articulo 334 y articulo 339,

Normas locales o nacionales referentes a el plan de desarrollo; el plan de ordenamiento territorial (P.O.T); Régimen Tributario; legislación laboral, licencias (exploración, construcción, demolición, ambiental etc.)

La SSF, debe velar por que las cajas cumplan con la normativa que es aplicable a los proyectos de inversión, de allí que los proyectos deben ser objeto de evaluación legal, verificar que en la aprobación del proyecto, conste en acta del consejo que indique:

Los miembros del Consejo Directivo asistentes y su calidad de principal o suplente.

Aprobación expresa del proyecto o programa y su cuantía. La mayoría calificada para la respectiva aprobación. La firma del Presidente y Secretario del Consejo Directivo en la respectiva acta. Verificar que el revisor fiscal de la Corporación certifique de manera clara y

explícita la(s) fuente(s) y los montos específicos de los recursos disponibles,

Evalué los contratos de arrendamiento, primero establezca en aquellos que superan un canon mensual de cuarenta (40) salarios mínimos legales mensuales vigentes, si solicitó autorización a la SSF en cumplimiento de lo dispuesto por el Decreto 827 de 2003 y la Circular Externa No. 023 de 2003. Verifique que los contratos de arrendamiento cuyo canon mensual es inferior, un canon mensual de treinta (30) salarios mínimos legales mensuales vigentes, fueron informados a la SSF y si señalaron el valor y uso especifico del inmueble.

18.7 Verificación del impacto del FOVIS

Dentro de los programas de vivienda de la caja, los auditores deberán considerar lo dispuesto por los artículos 62 y 64 del D 975 de 2004 (modificado en el artículo 6° decreto 4429 del 28 de noviembre de 2005). Para lo referido al artículo 62 del D 975, se aplican los requisitos del parágrafo, del artículo 6° del D. 4429, que lo modificó. Se debe,

Verificar en los proyectos ejecutados compare lo proyectado con lo ejecutado en cuanto a número de soluciones, el valor de venta (que se ajuste a los límites legales), el área por unidad de construcción, la disponibilidad de servicios públicos.



160

Verificar, en los programas adelantados con recursos de promoción de oferta para desarrollar y adquirir proyectos de vivienda de interés social, la autorización de la SSF y el cumplimiento efectivo de:

Cumplimiento del plazo de ejecución del proyecto conforme al respectivo cronograma.

Verificación del monto de los recursos utilizados frente a los aprobados.

Verificación de la(s) fecha(s) de desembolso y reintegro de los recursos, conforme a las normas que regulan la materia.

Que los valores correspondientes a estos proyectos estén incluidos en la proyección del plan anual de ejecución mensual.

18.8 Verificación de convenios de cooperación internacional

Los auditores deben establecer si la caja a auditar ha suscrito este tipo de convenios y de existir deberán:

Verificar que la caja no compromete recursos del “Subsistema del Subsidio Familiar” (humanos, físicos, tecnológicos o dinerarios)

Verificar que la Caja adelanta la actividad dentro de un contexto de “administración delegada”,

Verificar que la gestión o ejecución delegada, en ningún caso, genere a la Caja una posición deficitaria que afecte sus recursos.

18.9 Cumplimiento proyectos de inversiones

Conocida la información, deben verificar los resultados de la gestión comparando lo proyectado frente a lo ejecutado. Para tal efecto observar que eventos impactan los cronogramas de ejecución de las obras y determinar sí:

Existe control preliminar a los estudios. Existe eficiente planificación de los proyectos. Existen herramienta técnica (manuales, guías, procesos etc.) clara y precisa,

que facilite la labor de todo el equipo involucrado en el proyecto. Existe registro de la memoria histórica de proyectos ya ejecutados, que les

permita confrontar con los nuevos proyectos y tener un banco de casos exitosos.

Existe eficiente control y seguimiento a los proyectos.

Existe selección adecuada e idónea de contratistas. Existe interventoría idónea.



161

Existe cumplimiento a la ejecución propuesta conforme a lo programado.

Existe por parte de la alta dirección y las dependencias responsables de la ejecución, seguimiento evaluativo del proyecto que les permita detectar los desfases y actuar con acciones correctivas de manera oportuna.

Existe por parte de la revisoría fiscal y/o quien hace evaluación interna, un seguimiento de las inversiones en los proyectos.

Prevén la operación y el mantenimiento adecuado de los proyectos Existe suficiente información y eficiente evaluación de los proyectos y

programas,

Existe eficiencia de la inversión por buena evaluación de los proyectos.

En los proyectos se hace referencia a la “situación actual”. Para el análisis, inicialmente deben establecer en cuál causa focalizaron la justificación y determine, si ya está ejecutado, la eliminación del problema o la necesidad comprobando:

Superación de la carencia de bienes o servicios Alta calidad de los bienes o servicios ofrecidos Eficiencia en la oferta de los bienes o servicios actualmente suministrados. Reposición de los insumos, maquinaria equipo etc.

18.10 Verificación financiera de los proyectos

El objetivo de este estudio es ordenar la información de carácter monetario, para establecer si la evaluación de las alternativas permitió a la caja tomar la estructura óptima financiera, y verificar la información sobre ingresos de operación y costos de ejecución, operación y mantenimiento. Para determinar los costos tanto de inversión como de operación, fue adecuada.

El equipo auditor deberá recaudar toda la información financiera y económica del proyecto, seleccionar para el estudio aquellos, que a consideración de los auditores, son de alto impacto social para la población objeto de la Caja. Verifique en los proyectos ya ejecutados el cumplimiento de las metas de cuantificación y valoración de ingresos y beneficios, para tal efecto se puede constar:

Incremento en la disponibilidad de bienes y servicios; Ahorro de recursos por una mayor eficiencia en la producción de bienes o

servicios;

Aumento en la calidad de bienes o servicios



162

La valoración de los ingresos está relacionada con los precios de venta de los bienes o servicios producidos, todos estos beneficios se deben cuantificar para poder medir la mejora en la calidad de vida de los trabajadores.

Verificar el comportamiento de las fuentes de financiación del proyecto, es decir, se debe confirmar si los recursos monetarios que apalancaron el proyecto, son consistentes, con las fuentes descritas y valoradas en el estudio de la solución,

Verifique si se utilizó como fuente de financiación crédito, (en las diferentes etapas de la solución). El auditor debe:

Establecer el monto de intereses causados, es decir, la cantidad de dinero que la caja pagó a un tercero para financiar el proyecto,

El auditor financiero, debe verificar el origen de los recursos y como la Caja los reflejó en los estados financieros.

Los auditores deberán conocer de antemano los proyectos a los cuales le practicarán pruebas de cumplimiento de indicadores Costo Por Unidad De Beneficio y el indicador de El Costo Por Unidad de Capacidad, para tal efecto se basaran en los planteados en los respectivos proyectos.

18.11 Verificación de la conveniencia del proyecto.

Sí con la ejecución del proyecto la caja demostró la conveniencia del proyecto que selección y Justificó como alternativa de Solución para ello deberán:

Constatar que la alternativa de solución del proyecto generó el mayor número de empleo planteado y/o

Constatar que la solución demostró el logro de los mayores beneficios proyectados, (desde el punto de vista institucional, social o tecnológico) y/o,

Constatar que la solución le reportó a la caja mejores resultados en las evaluaciones financiera, económica o social, institucional y ambiental, etc.

18.12 Verificación proyectos de autorización general.

Evaluar si la caja en estos proyectos, tuvo en cuenta los aspectos mínimos de programación de proyectos, esto es:

Indicó el componente o categoría del gasto, se define como una agrupación de varias actividades comunes,



163

Indicó la relación de actividades, o acciones necesarias en un proyecto para transformar determinados recursos en productos, en un periodo determinado,

Indicó la unidad de medida de las actividades definidas en el anterior punto,

Indicó el número de unidades necesarias, Indicó que valor tiene cada una de las unidades, Indicó cual es el valor final de las actividades necesarias en el proceso.

18.13 Proyectos de autorización previa.

Las Cajas de Compensación Familiar han concentrado gran parte de sus inversiones donde está involucrado un inmueble, no obstante los tramites relacionados con este tipo de inmuebles está sujeto a aprobación previa por la Superintendencia, es necesario que los auditores evalúen el estado actual de los títulos y;

Verificar que transacciones inmobiliarias han efectuado y si cuentan con la autorización de la SSF, (no mirar los casos de excepción)

Verificar que los inmuebles estén libres de limitaciones al dominio, (salvo las debidamente autorizadas),

En el evento de embargos a la propiedad inmobiliaria de la caja determine el estado actual del proceso y los riesgos legales y procesales que afronta la la corporación,

Verifique si contablemente los registros contables de inmuebles, se reflejan de manera razonable y veraz conforme a las directrices que en esta materia ha señalado la SSF.



164

MODULO DE INSPECCION FINANCIERA CONTABLE



165

19 MODULO DE INSPECCION FINANCIERO CONTABLE

GUIA DE INSPECCION PARA LA VIGILANCIA Y CONTROL A LAS CAJAS DE COPEMSACION

FMAILIAR – SIVICA-

MODULO DE INSPECCION FINANCIERO CONTABLE

OBJETIVO GENERAL: Analizar, verificar y/o constatar en las cajas de compensación familiar si están dando cumplimiento a la reglamentación, los procedimientos y/o instrucciones impartidas por la SSF, sobre temas financieros y contables conforme a las normas que le son aplicables. Además de las reglamentaciones internas de la Corporación y los lineamientos trazados por la entidad para determinar la estructura y tendencias de la situación financiera y el Estado de Ingresos, Egresos y Remanentes.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS: 1). Estudiar la razonabilidad y confiabilidad de los estados financieros de las Cajas de compensación conforme al PUC y demás normas de contabilidad de general aceptación. 2). Verificar, según la vigencia el cumplimiento de la circular de la SSF, expedida para la presentación del presupuesto de ingresos y egresos. 3). Verificar, el cumplimiento normativo de la Resolución y/o Circular de la SSF, mediante la cual se fijaron parámetros para las actividades de contabilidad, auditoria y revisoría fiscal. 4). Cumplimiento de la oportunidad y confiablidad de los reportes de información financiera contable establecida en circulares y directrices. 5). Evaluar el cumplimiento de la resolución de la SSF mediante la cual se fijó el valor de la cuota monetaria. 6). Evaluar el cumplimiento de la resolución de la SSF , mediante la cual se fijó transferencia de recursos de las cajas que no ejecutaron del 55%. 7). Verificar la claridad, realidad e integralidad de los procedimientos contables (de reconocido valor técnico – contable) para sentar las operaciones, facilitar el conocimiento y las pruebas de la historia y antecedentes de los asuntos individuales, y el estado general de los negocios. 8.) Verificar la elaboración de los comprobantes de contabilidad, previos al registro de cualquier operación, en el cual se indique el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con la



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transacción. 9.) Verificar que los registros de los libros auxiliares suministran la historia clara de las operaciones de la Caja. 10) Estudiar la conformidad contable, financiera y presupuestal de las inversiones de las cajas. 11) Evaluar la conformidad de la información remitida a la SSF con la registrada en el libro mayor (al nivel de cuenta que se considere útil para la información de los usuarios) y los libros auxiliares. Verificar que las actuaciones del revisor fiscal y el responsable del control interno, están cumpliendo con sus responsabilidades, legales, contractuales y/o estatutarias.

Documentos de Referencia para la Visita: Estado Financieros presentados a junio y diciembre; Informes que al respecto se hubieren emitido; Inventarios; Libro Mayor y Libro Diario; Informe del revisor fiscal

MODULO INSPECCION FINANCIERA CONTABLE Para el procedimiento de análisis financiero- contable a seguir en las visitas para determinar de qué manera los administradores de las Cajas de Compensación Familiar, han registrado, presentado y manejado los recursos financieros puestos a su disposición durante un período determinado. Así mismo, busca establecer el impacto que este manejo tiene sobre la gestión de la corporación.

Del diagnóstico financiero puede obtenerse del estudio de la información que proporcionan los estados contables. La contabilidad muestra cifras históricas que no necesariamente son concluyentes en el estudio de la situación financiera de la caja. No obstante, se debe hacer uso de



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razones financieras e indicadores de riesgo para lograr una mayor aproximación al conocimiento de su estructura financiera. En el análisis financiero contable debemos tener en cuenta dos aspectos fundamentales, el primero es el principio de contabilidad y en segundo lugar la concepción y finalidad del análisis financiero temas que trataremos a continuación.

19.1 Normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia De conformidad con el artículo 6º de la ley 43 de 1990, se entiende por principios o normas de C. G. A. en Colombia, el conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales o jurídicas. Apoyándose en ellos, la contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar, las operaciones de un ente económico, en forma clara, completa y fidedigna. 19.2 La gestión Financiera Es la parte de la administración o gerencia que toma decisiones con base en las leyes, las normas e instrumentos que permiten la financiación, el crecimiento y la estabilidad del negocio; el control y la evaluación de los resultados de conformidad con el objeto social del mismo. En el sistema de subsidio familiar por su connotación social y coherencia con los programas del Estado Colombiano es de obligatoria observancia la Constitución Nacional y la normatividad específica del Sistema de Protección Social. 19.3 Decreto 2649 de 1993 Teniendo presente la normatividad vigente en Colombia, la contabilidad se rige por principios y normas de general aceptación, normas que deben ser reconocidas y aplicadas en todo el territorio nacional; es por ello que la Superintendencia del Subsidio Familiar, no se aparta de los principios y normas que regulan la materia. Dichas normas se encuentran plenamente establecidas y reglamentadas en el Decreto 2649 de 1993.



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Para el caso específico de las Cajas de Compensación Familiar, son personas jurídicas de derecho privado sin ánimo de lucro, organizadas como corporaciones en la forma prevista en el Código Civil, cumplen funciones de seguridad social y se hallan sometidas al control y vigilancia del estado a través de la Superintendencia del Subsidio Familiar, hacen parte integral del Sistema de Protección Social. 19.4 Análisis de información

En forma general se requiere que se verifique respecto de los registro de las operaciones de contenido económico que estas se registren, oportunamente, por la cuantía correcta, en la cuenta apropiada, que el registro corresponda a la vigencia en que se causo y los que soportes se han técnicos y real. Igualmente, que el 100% de los hechos económicos de la caja estén contabilizados, conforme a las prescripciones del PUC, las autorizaciones generales y específicas de la administración y con la plenitud de las formalidades legales. Así mismo, verifique el uso o destino dado a los excedentes del 55% antes de lo reportado por la caja a la SSF y determine la legalidad de las operaciones. Para dar respuesta a los anteriores interrogantes apóyese dando respuesta a los preguntas contenidas en el cuestionario que aparece a continuación bajo el titulo de lasta de cheque, su contenido es simplemente un modelo que puede ser ampliado o ajustado a juicio de los profesionales asignado para desarrollar la evaluación de la gestión financiera de la corporación. El grupo de visita deberá documentarse sobre la reglamentación expedida por la SSF mediante la cual se fijan parámetros financiero contable para las cajas y verificar que las operaciones de contenido económico se registren en su oportunidad y debida.

19.5 PRINCIPALES POLITICAS EN MATERIA CONTABLE

De acuerdo con los parámetros establecidos anteriormente, las Cajas de Compensación Familiar, se rigen por principios y normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, y aplican el plan único de cuentas de la



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Superintendencia del Subsidio Familiar, el cual fue actualizado y ampliado mediante resolución No. 0271 del 3 de agosto de 2005, modificado posteriormente bajo la resolución No. 0246 del 22 de mayo de 2008, vigente a partir del 1 de enero de 2009. Las operaciones que registran las Cajas de Compensación Familiar se rigen por el sistema de causación a excepción de los ingresos por aportes del 4% de la nómina de los empleadores los cuales se contabilizan a través del sistema de caja.

19.6 NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD Y DE

INFORMACIÒN FINANCIERA (NIC, NIIF)

Teniendo presente la nueva globalización de la economía mundial, existen varios tratadistas expertos en la materia, los cuales definen que las nuevas normas internacionales de contabilidad y normas internacionales de información financiera permiten al lector una mejor comparabilidad, confiabilidad y consistencia de la información contable, basados en la aplicación de reglas comunes para lograr el reconocimiento y la medición de los bienes y transacciones como para la revelación de la información de los diferentes estados financieros, para ello se han emitido por parte de Organismos Internacionales las Normas Internacionales de Contabilidad (N.I.C), resaltándose las del Comité de Normas de Contabilidad (I.A.S.C), reestructurado posteriormente y convertido en la Fundación de IACF, la cual se encargó de organizar las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).

En Colombia, ya se encuentra en curso en último debate en el congreso, la sanción para la aplicación de normas internacionales de contabilidad.

Señala el texto conciliado por Cámara y Senado que el Estado deberá expedir normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información, que conformen un sistema único y homogéneo de alta calidad, por cuya virtud los informes contables y, en particular, los estados financieros, brinden información comprensible, confiable y útil para la toma de decisiones económicas por parte del Estado, los propietarios, funcionarios y empleados de las empresas.

De convertirse en ley el PL-2007-N165C-2008-N203S, se espera obtener beneficios en la lucha contra la informalidad empresarial; hacer más competitivas a las pymes permitiendo que se adopten normas más simples y diferenciadas; hacer más atractiva la inversión en Colombia y de Colombia en el exterior, ya que simplifica la



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normatividad contable y reduce la necesidad de intermediarios encargados de homologar las normas nacionales y las internacionales para presentación de informes.

17.7 CLASIFICACION DE LA AUDITORIA DESDE EL PUNTO DE VISTA DE LA CONTADURÍA PÚBLICA.

Auditoria externa. Es un examen de estados financieros hecho con el fin de formar una opinión imparcial sobre bases objetivas.

Auditoría interna. Es una función evaluadora independiente establecida dentro de una organización con el fin de examinar y evaluar sus actividades, como un servicio a la organización.

Auditoría financiera. Es un examen sistemático de los estados financieros, los registros y las operaciones correspondientes para determinar la observancia de los P.C.G.A. de las políticas de la administración y de los requisitos fijados.

Auditoria operacional. Es el examen sistemático de las actividades de una organización o de un segmento estipulado de las mismas en relación con objetivos específicos, a fin de evaluar el comportamiento, señalar las oportunidades de mejorar y generar recomendaciones para el mejoramiento o para favorecer la acción. El examen computarizado de una empresa, la evaluación de su eficacia y confiabilidad y las recomendaciones para el mejoramiento del sistema.

La NIA 4 (Norma Internacional de Auditoría) estableció que el auditor debe documentar por escrito su plan general y un programa de auditoría que defina los procedimientos necesarios para implantar dicho plan.

NIA 30. El propósito de esta norma es determinar qué se entiende por conocimiento del negocio, por qué es importante para el auditor y para el equipo de auditoría que trabajan en una asignación, por qué es relevante para todas las fases de una auditoría y cómo el auditor obtiene y utiliza ese conocimiento.

19.8 PLANEACION DE LA AUDITORIA Y ETAPAS PARA SU DESARROLLO

Planear implica que los administradores piensen con antelación en sus metas y acciones, y que basan sus actos en algún método, plan o lógica, y no en



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corazonadas. Los planes presentan los objetivos de la organización y establecen los procedimientos idóneos para alcanzarlos.

La auditoria de estados financieros, al igual que otras actividades profesionales, requiere de una planeación adecuada para poder alcanzar totalmente sus objetivos en la forma más eficiente posible.

El objetivo de planear la auditoria es establecer y explicar los procedimientos para la aplicación práctica de los pronunciamientos relativos a la planeación y supervisión del trabajo de auditoría.

Para el caso específico que nos ocupa, está claro que la Superintendencia del Subsidio Familiar no practica a ningún ente vigilado auditoria alguna, por el contrario, su alcance se limita a levantar un diagnóstico para determinar el estado actual en que se encuentra dicho ente.

19.9 VERIFICACION DE INFORMACION

Es oportuno verificar la fiabilidad de la información enviada periódicamente por las cajas de compensación familias, a la superintendencia por lo tanto, adelante actividades como las que se indican a continuación para su confirmación:

Revise los diferentes Estados contables o financieros exigidos por la Superintendencia del Subsidio Familiar a la caja de compensación Familiar y cruce el Estado de Balance General y el estado de resultado para cada servicio, con los que fueron remitidos en su oportunidad a la entidad.

Revise y analice las Notas a los estados contables y financieros emitidos por el revisor fiscal.

Solicite los planes, programas y proyectos presentados a la superintendencia y verifique su estado de ejecución. En los casos de obras civiles adelante una visita de supervisión.

Efectué una muestra selectiva de gastos y cerciórese que todo hayan sido presupuestados con anterioridad y que se encuentren debidamente registrados.



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Analice el proceso y los controles establecidos por la corporación, que aseguren el correcto reconocimiento, clasificación, registro e informe de las transacciones, que afectan a los diferente Ciclos Operacionales.

Revise la conciliación preparada por la corporación, cotejando las cifras presupuéstales con las contables-financieras. Cualquier diferencia sopórtela en papeles de trabajo

Consulte la Ejecución Presupuestal, y cruce la información con los registros de Ingresos, Egresos, Contabilidad. Si existe diferencias solicite por escrito las aclaraciones correspondientes.

Se debe contar con mecanismos técnicos y adecuados para que la información y comunicación sea útil en la toma de decisiones, que permita un buen manejo, registro, custodia y protección de los bienes y derechos.

Debe existir una adecuada segregación de funciones para la autorización, aprobación, facturación, entrega, custodia y registro de los inventarios.

El método de valuación de los Inventarios y el sistema de costo utilizado debe obedecer a las normas y principios de contabilidad expedidas para el sistema del subsidio familiar.

La corporación debe cumplir con sus obligaciones tributarias, conforme a su naturaleza de entidad sin ánimo de lucro y su función social que le fue encomendada.

Los Planes, Programas y Proyectos ejecutados por la corporación deben, ser coherentes con las políticas públicas trazadas por el Gobierno Nacional

19.10 METODO PARA REALIZAR DIAGNOSTICO AREA FINANCIERO CONTABLE 19.10.1 Conocimiento de aspectos generales

Para poder llevar a cabo una completa y correcta verificación desde el punto de vista financiero contable, se debe tener presente en primera instancia, la aplicación de la normatividad vigente en materia contable (Decreto 2649 de 1993, Resoluciones emitidas por parte de la Superintendencia del Subsidio Familiar para la aplicación del Plan Único de Cuentas para el Sistema del Subsidio Familiar No. 0271 del 2005, 0246 del 2008) sin perjuicio de los cambios y modificaciones que surjan con la entrada en vigencia de las nuevas Normas Internacionales de Contabilidad y de Información



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Financiera; así como el cumplimiento de perfiles en el área contable y de auditoría basados en la Ley 43 de 1990.

El diagnóstico financiero puede obtenerse del estudio de la información que proporcionan los estados contables. La contabilidad muestra cifras históricas que no necesariamente son concluyentes en el estudio de la situación financiera de una entidad. No obstante, hacer uso de indicadores a partir de esta información es una buena aproximación.

Para mejorar el alcance de un diagnóstico financiero debe recurrirse a otro tipo de información cualitativa y cuantitativa que complemente la contable. Así, "un análisis integral debe hacerse con base en cifras proyectadas, información cualitativa interna (ventajas competitivas, tecnología utilizada, etc.), información sobre el entorno (perspectivas del sector, situación económica, política y social del país, etc.) y otros análisis como el del costo de capital y los estados de costos."

Es importante tener en cuenta que esta metodología permite elaborar un diagnóstico parcial, el que corresponde a los indicadores provenientes de los estados contables y para evitar sesgos respecto al resto de información cualitativa y cuantitativa necesaria, debe ser aplicado a empresas de un mismo sector que puedan ser comparadas.

TEMA ASPECTOS A VALIDAR

INFORME CONTABLE Obtenga copia del informe contable y sus anexos por el período analizado y: • Compruebe la corrección aritmética de los informes contables del período objeto del examen, lo mismo que de sus anexos. • Verifique los cruces de referencia entre los informes contables y sus anexos. • Coteje las cifras de los informes contables y sus anexos contra los libros auxiliares. • Verifique las cifras del Balance General y el Estado de Ingresos y Egresos del período objeto del examen con los libros auxiliares. • Compruebe si los libros oficiales están o no actualizados y deje constancia de esta situación en los papeles de trabajo. • Compare la información financiera del año objeto del examen con



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el año anterior y efectúe un análisis de los índices y tendencias importantes, incluyendo la investigación de fluctuaciones y partidas poco usuales.

ANÁLISIS FINANCIERO Y PRESUPUESTOS

Efectúe un análisis horizontal y vertical de los siguientes estados, evaluando las variaciones más importantes y obteniendo explicación de cada una de ellas, así: • Presupuesto de Ingresos y Egresos vs. Ejecución Presupuestal del período auditado. • Ejecución Presupuestal de Ingresos y Egresos vs. Ejecución Presupuestal del año inmediatamente anterior. • Presupuesto de Inversiones vs. Ejecución de Inversiones. 1. Verifique que los Presupuestos y sus respectivas modificaciones, si las hay, hayan sido autorizadas y aprobadas por la Superintendencia del Subsidio Familiar. 2. Establezca las razones financieras de liquidez, endeudamiento y actividad del período auditado y compárelas con el período inmediatamente anterior. 3. Establezca el Estado de Ingresos y Egresos de cada programa o servicio social, segregando los elementos del gasto y determine el déficit ó subsidio generado por cada uno de ellos; efectúe un análisis vertical y confronte estos resultados con los obtenidos en el año inmediatamente anterior; obtenga explicaciones sobre las variaciones más marcadas y determine si los resultados se encuentran ajustados a la Ley.

CAJA Y BANCOS 1. Obtenga un listado de las cajas menores. Determine la racionalidad de éstas. Obtenga explicación de cualquier diferencia o partida anormal. 2. Verifique selectivamente la oportunidad en las consignaciones de los Ingresos recibidos por la Corporación y solicite explicación de cualquier hecho anormal que encuentre. 3. Verifique el proceso de custodia de los títulos valores como cheques, pagarés, etc. 4. Confronte selectivamente los valores consignados por la Corporación, contra los registros de consignación en el respectivo extracto bancario. 5. Revise de manera selectiva que se expida un Comprobante de Ingreso por cada recibo de dinero y que este contenga: fecha, número y que detalle claramente el concepto por el cual se efectúa la transacción. 6. Solicite una relación de las Cuentas Corrientes y de Ahorros, con indicación de su destinación, Banco o Corporación Financiera y evalúe la racionalidad razonabilidad de dichas cuentas. Así mismo identifique las cuentas inactivas y obtenga explicación de esta situación.



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7. Revise de manera selectiva las Conciliaciones Bancarias tanto de las cuentas corrientes como de ahorros y solicite explicación de las partidas conciliatorias. 8. Identifique en las Conciliaciones Bancarias los cheques con más de seis (6) meses de girados y no cobrados y obtenga explicación al respecto. 9. Revise de manera selectiva los Comprobantes de Pago y verifique que estén debidamente soportados. 10. Solicite y verifique la existencia y vigencia de las pólizas de fianza para los empleados de manejo de la Caja de Compensación Familiar.

INVERSIONES 1. Obtenga una relación de las Inversiones voluntarias y obligatorias a una fecha de corte definida dentro del período examinado, con indicación de: Entidad Financiera, Monto, Período, Rentabilidad y Destinación de la Inversión. Evalúe la razonabilidad de dichas Inversiones. 2. Efectúe un arqueo de los Papeles de Inversión existentes y verifique su adecuado control y custodia. 3. Determine si las reservas de la Corporación se han invertido de acuerdo a las normas legales vigentes.

CUENTAS POR COBRAR Obtenga un listado de las Cuentas por Cobrar por edades, para: 1. Verificar que las cuentas por cobrar a Empleados hayan sido otorgadas de acuerdo con los reglamentos establecidos y que se hallen debidamente garantizadas. 2. Constatar que las cuentas por cobrar a Clientes estén clasificadas por antigüedad y que existan políticas definidas por parte de la Corporación para el recaudo de las cuentas morosas. En caso de encontrar situaciones que considere anormales, obtenga las explicaciones necesarias y déjelas consignadas en los papeles de trabajo. 3. Seleccionar indistintamente algunos clientes y efectúe circularización de cartera o aplique métodos alternos, consignando en la hoja de trabajo la respectiva conciliación de cuentas. Verifique su correcta contabilización. 4. Analizar la política de provisión para deudas de difícil cobro y determine su razonabilidad. Cruce la cuenta provisión (activo) con la cuenta provisión (gasto). 5. Evaluar las políticas de la Caja en relación con el otorgamiento de Créditos y las garantías sobre estos.

INVENTARIOS 1. Obtenga un listado de Inventarios con fecha de corte definida dentro del período auditado y: • Efectúe un análisis vertical y compárelo con uno igual del mes o año anterior. • Evalúe las tendencias y fluctuaciones. • Consigne sus conclusiones en la respectiva hoja de trabajo.



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1. Establezca la rotación de inventarios finales desagregados y compárelos con el mes o año anterior y evalúe su rotación y variación. 2. Determine la política de administración de inventarios, con base en los dos puntos anteriores y obtenga las explicaciones necesarias sobre los resultados obtenidos. 1. Evalúe las políticas de compras de estos y determine si se efectúan compras a escala para obtener mejores precios y descuentos. 2. Revise de manera selectiva el movimiento contable de las compras y costos del período examinado y determine: • Que los registros se efectúen en forma adecuada de acuerdo con el PUC. • Que las compras estén soportadas por facturas que se ajusten a los requisitos de ley. • Que se esté dando aplicación a los descuentos por IVA, Retefuente y otros. • Que los registros de costos tengan sus respectivos soportes internos y que estos sean claros en cuanto a su concepto y niveles de autorización dispuestos por la Caja. 1. Verifique que los inventarios se valoren y que su sistema de manejo se efectúe de acuerdo a las normas tributarias vigentes. 2. Verifique la existencia y vigencia de pólizas de seguros que protejan adecuadamente los inventarios.

PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

1. Revise las políticas de la Caja respecto a depreciaciones y tome nota de los porcentajes que se están aplicando. 2. Elabore una hoja de trabajo por el período examinado donde se muestre por cuentas: " Saldo inicial de la depreciación acumulada". " Depreciación causada en el período" y " Saldo final de la depreciación acumulada ", para que: • Verifique la exactitud aritmética y confronte el saldo inicial con el saldo final del año anterior y el saldo final del período con el balance. • Verifique que el monto de la depreciación causada cruce con el gasto de depreciación. 1. Obtenga de la Caja las políticas de distribución del gasto de depreciación y efectúe seguimiento en el período objeto de revisión sobre su consistencia. 2. Verifique las políticas relativas a adiciones o mejoras de los Activos y que estas se contabilicen adecuadamente que no haya gastos activados. 3. Solicite las Pólizas de Seguros que amparen la Propiedad, Planta y Equipo por los diferentes riesgos, verifique si están vigentes y determine si existe una adecuada protección.

CUENTAS POR PAGAR Obtenga un listado de las Cuentas por Pagar, por edades de



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vencimiento y verifique de acuerdo con las políticas de pago de la Corporación: 1. Las cuentas morosas 2. La existencia real de un grupo de proveedores a través del Directorio Telefónico, la Cámara de Comercio u otros medios que considere confiables para la verificación. 3. La aplicación y cumplimiento del Manual de Contratación en la compra de bienes o contratación de servicios, en forma selectiva. 4. La codificación que aparece en las facturas seleccionadas y examine su aprobación, cancelación y deducciones por descuentos aplicables.

CARGOS DIFERIDOS 1. Solicite a la Caja la política aplicada en la amortización de diferidos y verifique que estas políticas se cumplan. 2. Analice y determine la razonabilidad del gasto, efectuando los cruces con lo acumulado y lo amortizado en el período examinado.

SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES

Obtenga un cuadro resumen de los salarios y prestaciones sociales del período objeto del examen y: 1. Revise y analice las políticas de distribución del gasto y centro de costos. 2. Determine el factor prestacional de la Caja. 3. Verifique la consistencia de la política de provisión de prestaciones sociales en varios meses, del período auditado. 4. Revise la contabilización de los gastos y costos

PASIVOS ESTIMADOS 1. Verifique las políticas relativas a la provisión de costos y gastos causados no pagados. 2. Efectúe la prueba de razonabilidad sobre las estimaciones registradas.

CUENTAS DE ORDEN Obtenga una relación de las Cuentas de Orden y verifique: 1. Que se contabilicen adecuadamente los posibles compromisos a favor o a cargo que puedan afectar a la Corporación en el futuro, así como las diferencias fiscales y contables. 2. Que los movimientos registrados en dichas cuentas estén debidamente soportados. 3. Que los registros en libros auxiliares sean claros y precisos.

INGRESOS, COSTOS Y GASTOS

1. Solicite una relación de los ingresos obtenidos, derivados de la actividad de la Corporación, con indicación de las actividades generadoras de los mismos. 2. Verifique que los ingresos no operacionales hayan sido contabilizados adecuadamente. 3. Efectúe una prueba selectiva sobre la adecuada contabilización de los ingresos provenientes de cada programa social. 1. Determine si los costos y gastos están debidamente clasificados de acuerdo con el P.U.C. 2. Analice selectivamente las cuentas de Gastos de Representación y



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Relaciones Públicas y efectúe las comprobaciones que considere pertinentes. 3. Evalúe por centro de costos los diferentes programas desarrollados y verifique la causación adecuada de los gastos.

19.10.2 PROGRAMA EN EXCEL PARA REALIZAR ANALISIS FINANCIERO CONTABLE. Con este programa se pretende realizar análisis financiero contable optimizando el tiempo, ya que al programa se alimenta con la información recopilada en campo para luego generar resultados analizados, como el valor del activo, pasivo, patrimonio, ingresos, egresos, cambios del patrimonio, estado de cambio en el patrimonio, flujos de efectivo, eliminación de depuración de estados flujos de efectivo, a manera de ejemplo se presenta la siguiente hoja de cálculo realizado a los ingresos.


CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR COMFAMILIAR CAMACOL

BALANCE GENERAL CONSOLIDADO INGRESOS

FECHA DE PRESENTACION: 27-ago-09

EJERCICIO TERMINADO jun-08

jun-09

EN MILES DE PESOS ($ 000)

CODIGO NOMBRE DE CUENTA jun-08 jun-09



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I N G R E S O S TOTAL TOTAL

OPERACIONALES

APORTES

41 05 05 DE EMPRESAS AFILIADAS 4% $ 7,052,301 $

7,487,852

41 05 10 De Independientes (2%)

41 05 15 De Pensionados y Desempleados (2%)

41 05 20 Independientes y Voluntario Art. 19, Ley 789 / 02 (0.6%)

41 05 00 TOTAL APORTES $ 7,052,301 $

7,487,852

INGRESOS POR MERCADEO

41 10 00 TOTAL INGRESOS MERCADEO $ 539,112 $

251,370

S A L U D ( * )

41 20 00 SALUD REGIMEN SUBSIDIADO (EPS-S) $ 10,751,310 $

13,577,852

41 25 00 SALUD - I. P. S. $ 566,351 $

799,100

41 30 00 SALUD - E. P. S. (EPS-C)

41 35 00 MEDICINA PREPAGADA

TOTAL INGRESOS POR SALUD $ 11,317,661 $

14,376,952

SERVICIOS SOCIALES (*)

41 37 00 SALUD Y NUTRICION LEY 21/82

41 40 00 EDUCACION $ 256,338 $

256,379

41 43 00 EDUCACIÓN PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO $ 164,881 $

151,833

41 46 00 BIBLIOTECA

41 48 00 CULTURA

41 50 00 VIVIENDA $ 184,306 $

150,170

41 55 00 RECREACION, DEPORTE Y TURISMO $ 944,551 $

996,844

41 60 00 CREDITO SOCIAL

41 65 00 FOMENTO AL EMPRENDIMIEN TO Y LA EMPRESARIALIDAD

41 70 00 PROGRAMAS Y/O CONVENIOS ESPECIALES $ - $

26,047

TOTAL INGRESOS SERVICIOS SOCIALES $ 1,550,076 $

1,581,273

41 75 00 ADMINISTRACION DE APORTES $ 2,212 $

8,847

41 00 00 TOTAL INGRESOS OPERACIONALES $ 20,461,362 $

23,706,294

42 NO OPERACIONALES (*)



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001 ADMINISTRACIÓN $ 951,038 $

767,833

002 MERCADEO $ 1,551 $

52,581

003 SALUD REGIMEN SUBSIDIADO (EPS-S) $ 12,218 $

8,928

004 SALUD - I. P. S.

005 SALUD - E. P. S. (EPS-C)

006 MEDICINA PREPAGADA

007 SALUD Y NUTRICION LEY 21/82

008 EDUCACION $

46,054

009 FORMACION, CAPACITACION Y BIBLIOTECAS

010 VIVIENDA

011 RECREACION, DEPORTE Y TURISMO $ 6,856 $

14,046

012 CREDITO SOCIAL

013 FOMENTO AL EMPRENDIMIEN TO Y LA EMPRESARIALIDAD

014 PROGRAMAS Y/O CONVENIOS ESPECIALES

42 00 00 TOTAL INGRESOS NO OPERACIONALES 971,663 889,442

40 00 00 TOTAL INGRESOS $ 21,433,025 $

24,595,736

( * ) Debe enviarse Relación

ALFONSO GALLO ESPINOSA VIDAL RESTREPO LOPEZ

LUIS GUILLERMO RESTREPO A.

Director Administrativo Contador Revisor Fiscal

Matrícula No. Matrícula No.

63477-T 91445-T



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19.10.3 Software y licenciamiento contable Es necesario verificar si el software contable que se encuentra instalado en la corporación, para la administración, control y registro de la información financiera cumple con los aspectos legales que se requieren en este tipo de operaciones, a manera de ejemplo podemos enunciar:

Que se cuente con la debida licencia expedida por el fabricante para su uso y en cada uno de los equipos donde se encuentre dispuestos.

Si se cuenta con un sistema integrado, y que grado de confiabilidad tiene su manejo.

Periodicidad de toma de back-up Si los procesos ó procedimientos de registro son confiables y cumplen las

normas y que grado de riesgo tienen su operatividad. Si el personal asignado al área financiero contable, cumple con lo dispuesto en

el manual de funciones y requisitos y en el caso especifico de los profesionales de contaduría pública, si están inscrito en la Junta Central de Contadores, que los habilita para certificar los estados financieros de la corporación.

19.10.4 Libros oficiales Se debe confrontar que los libros oficiales, mayor y balances, inventario y balance y libro diario, se encuentran debidamente registrados. El Consejo Técnico de la Contaduría Pública, mediante Concepto No. 097 de 2007, dispone que los libros donde se lleven registros contables obligatorios, deban estar disponibles en copia dura, requisito para que tengan merito probatorio. Es decir no basta con el hecho que la información se encuentre en medios magnéticos. Respecto de la inscripción de los libros, la doctrina ha sido clara al considerar que los libros de los cuales se requiere inscripción en el registro mercantil, son documentos



182

físicos en papel. De otra parte, el estatuto tributario en su artículo 654 literal b) establece como hecho irregular en la contabilidad, su no registro, hecho irregular que da origen a una sanción por libros de contabilidad. Es importante anotar que el Consejo de Estado, en Sentencia de Septiembre 26 de 2007, Magistrado ponente Héctor J. Romero Díaz expediente 14078, ha considerado que no existe atraso en la contabilidad cuando esta está al día en el software, así no se haya impreso. Finalmente, se puede concluir que sin perjuicio de los mandatos establecidos en normas especiales, los libros oficiales de contabilidad deberán estar previamente registrados para reproducir o imprimir los movimientos, aplicando los códigos numéricos y las denominaciones del catálogo de cuentas contenidos en las Resoluciones No. 0271 y 0246 del 3 de agosto de 2005 y 22 de mayo de 2008 respectivamente. En el caso que la Corporación opte por un medio de generación y conservación de los libros oficiales distinto, ajustado a las normas legales vigentes, el procedimiento que realice para registrar los movimientos debe ajustarse a las indicaciones establecidas por la Superintendencia del Subsidio Familiar, en lo que hace referencia al Catálogo de cuentas - Plan Único de Cuentas. 19.10.5 Clasificación de ingresos y egresos Elabore un análisis a la asignación y ejecución de los recursos conforme a los porcentajes establecidos por la Ley. Es importante destacar que las Cajas de Compensación Familiar podrán utilizar para sufragar los gastos de administración, instalación y funcionamiento, hasta el 8% de los ingresos por aportes del 4% de las empresas afiliadas (artículo 18, Ley 789 de 2002). Por considerarlo de interés para este análisis recordemos conceptos sobre el presupuesto de ingresos y gastos y su importancia para la planeación de las actividades de la entidad.



183

El presupuesto de ingresos es un instrumento de planeación financiera de gran utilidad ya que:

- Permite prever y medir tanto en término de dinero como de tiempo el efectivo que entra y sale en la corporación.

3.1. APORTES Y SUBSIDIOS

3.1.1. Aportes SENA

3.1.2 Aportes Esap InsTecnicos

3.1.3. Aportes recibidos 4%

3.1.4. SUBSIDIOS PAGADOS

3.1.5. Pago Aportes Terceros

3.2. SERVICIOS ESPECIALES

3.2.1. Ingresos y Ventas

SERVICIO MÉDICO

EDUCACIÓN

FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN

RECREACIÓN RESTAURANTES

MERCADEO

3.2.2. COSTOS Y GASTOS

SERVICIO MÉDICO

EDUCACIÓN

FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN

RECREACIÓN RESTAURANTES

MERCADEO

OTROS SERVICIOS

3.3. SUBSIDIO EN ESPECIE

3.4. ADMINISTRACIÓN

3.4.1 INGRESOS FROS OTROS

3.4.2. GASTOS ADMINISTRACIÓN

3.4.3. DEPRECIACIONES

BALANCE - REMANENTE



184

- Es un estado financiero que tiene diferencias importantes con los estados contables y en el cual se pretende equilibrar las ingresos y los gastos de la corporación.

- Si no existe o no se tiene, el manejo eficiente del recursos por parte de la alta dirección de la entidad, administración de la entidad se hace imposible.

- Si la Dirección Administrativa cuenta con él, está en capacidad de prever oportunamente cuando y cuanto dinero pueda colocar en inversiones temporales.

Dos son los elementos fundamentales que se deben ser tenidos en cuenta en la elaboración del presupuesto; el monto y el tiempo de ocurrencia de todas las ingresos y egresos que se espera se vayan a producir en el período objeto de planeación. 19.10.6 El cálculo de ingresos Es oportuno hacer una revisión de la proyección de los ingresos y gastos frente a su ejecución. Para lo cual se deben, analizar las fuentes de los ingresos como son: 1.-Recaudo del los aportes del 4%. 2.- Estimación de los ingresos por la prestación de servicios, mercadeo, recreación, salud y educación. 3.-Rendimientos financieros producto del portafolio de inversiones, o Créditos directos a afiliados. 4.-En el caso de las ventas a crédito se debe determinar en crédito en dinero en efectivo. Para ello debe tener en cuenta la política de crédito, la cual se fija internamente y la tendencia del comportamiento de los créditos; cada cuanto tiempo recobro en crédito. 5.-Una adecuada gestión de capital de trabajo significa que la corporación debe poseer o producir el dinero que le sobre periódicamente. Normalmente este dinero se coloca para que rente una cantidad determinada durante el período por el cual se deciden poner a producir el dinero.



185

6.- Ingresos provenientes de la venta de activos, programas de vivienda de interés social. Así como de las inversiones financieras, por ejemplo, venta de papeles del mercado bursátil. 7.-Cobro cartera las cajas normalmente realiza una actividad de crédito . En esta actividad se genera ingreso de dinero correspondiente al recobro de los préstamos hechos. Este ingreso de dinero debe involucrarse en el presupuesto de ingresos, y para ese efecto debe utilizarse la información que el área de crédito posee y sobre la cual se debe estimar los volúmenes de dinero y las fechas en las cuales estos ingresos se producirán.

8.-Otras operaciones que se han fuentes de ingresos. Si en el momento de elaborar el presupuesto, la caja tramitado prestamos, estas proyecciones deben ser un siento grado de certeza que permita establecer, su volúmenes y las fechas en que ingresaron, elementos necesarios para que se tengan en cuenta en la elaboración del presupuesto.

9.- Finalmente otro aspecto que se debe analizar es si en la elaboración del presupuesto se tuvo en cuenta las cuentas por cobrar que se harán efectivas en la vigencia ó periodo objeto de evaluación. 10.10.7 ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS

La División Financiero – Contable de la Superintendencia del Subsidio Familiar, es la encargada de estudiar y revisar los balances e informes contables y financieros, así como los resultados de aquellos programas que por disposición expresa de la Ley se consideran auto-costeables y auto- sostenibles, que deben presentar las organizaciones sometidas al control, para establecer su conformidad con las normas y autorizaciones legales.

Es por ello que las Cajas de Compensación Familiar emiten de manera semestral y anual, la información financiera y contable en los formatos establecidos previamente por la Superintendencia para su diligenciamiento.

Para efectos de análisis de las cuentas contables y que las mismas puedan ser cotejadas en campo, se establece como parámetro estándar el siguiente procedimiento:



186

CUENTAS DE BALANCE PARCIALES AÑO 1 PARCIALES AÑO 2

Activo Corriente

Deudores

Activo Fijo

Activo Diferido

Otros Activos

(*) Fondos de Ley

Valorizaciones

Valorización de Invers.

TOTAL ACTIVO

Pasivo Corriente

Proveedores

Pasivo a L. Plazo

(*) Fondos de Ley

TOTAL PASIVO

TOTAL PATRIMONIO

(*) Obras y Programas

(*) Remanentes acum.

CUENTAS DE RESULTADO

PARCIALES

AÑO 1

PARCIALES

AÑO 2

(*) Ingresos Aportes 4%

Ingresos Servicios Soc.

(*) Ingresos Mercadeo

Ingresos Salud

TOTAL INGRESOS

Subsidio en dinero

Subsidio Monetario

COSTOS MERCADEO

COSTOS SALUD

COSTOS SERV. SOCIALES



187

GASTOS MERCADEO

GASTOS SALUD

GASTOS SERV. SOC

Apropiaciones de Ley

TOTAL EGRESOS

REMANENTE(DEFICIT)

Adicionalmente, si se requiere conocer un nivel de detalle más amplio, es necesario solicitar los auxiliares de las anteriores cuentas, así como las notas respectivas que acompañan los estados financieros, dictamen por parte del Revisor Fiscal, indicadores financieros de Liquidez, solvencia, endeudamiento, Capital de Trabajo.

19.10.8 ESTADOS DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS POR SERVICIOS.

Para cada tipo de servicio se debe solicitar el estado de pérdidas y ganancias comparativo de un periodo a otro, para lo cual se puede utilizar el formato detallado a continuación, que le permitirá analizar los resultados obtenidos para los programas subsidiados por las Corporaciones y aquellos abiertos al público como son: Mercadeo, Salud, Construcción de Vivienda propia, entre otros.

AÑO 1 AÑO 2

TOTAL TOTAL VALOR %

INGRESOS DEL SERVICIO -$

(-) Costos del servicio -$

UTILIDAD BRUTA -$ -$ -$

(-) Gastos operacionales -$

UTILIDAD OPERACIONAL -$ -$ -$

(+) Otros ingresos no operacionales -$

(-) Otros egresos no operacionales -$

UTILIDAD ANTES DE IMPUESTO -$ -$ -$

Provisión para impuesto de renta -$

UTILIDAD NETA -$ -$ -$

EMPRESA PROMOTORA DE SALUD EPS

C O N C E P T OV A R I A C I Ó N



188

AÑO 1 AÑO 2

TOTAL TOTAL VALOR %











SALUD EPS-S


AÑO 1 AÑO 2

TOTAL TOTAL VALOR %











INSTITUCION PRESTADORA DE SERVICIOS DE SALUD IPS




189

M E R C A D E O

SUPERMERCADOS ALMACENES DROGUERIAS OPTICAS CENTROS DE RESTAURANTES OTROS CONSOLIDADO

ACOPIO CAFETERIAS

TOTAL TOTAL TOTAL TOTAL TOTAL TOTAL TOTAL

VENTAS BRUTAS -$

(-) Devoluciones, descuentos rebajas -$

VENTAS NETAS -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$

(-) COSTO DE VENTAS -$

UTILIDAD BRUTA -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$

(-) GASTOS OPERACIONALES -$

UTILIDAD ( PERD ) OPERACIONAL -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$



UTILIDAD ANTES DE IMPUESTO -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$

PROVISION PARA IMPTO DE RENTA -$

UTILIDAD NETA -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$



190

Igualmente, si se requiere conocer un nivel de detalle más amplio, es necesario solicitar los auxiliares de las anteriores cuentas.

19.10.9 TESORERÍA.

Para el manejo y control de Tesorería, es necesario solicitar un informe específico en donde se pueda evidenciar con exactitud, el flujo de caja disponible en bancos y tesorería a una fecha determinada.

Por otra parte, en cumplimiento de la normatividad vigente (Resolución No. 0271 de 2005, Circular Externa 018 de 1997 de la Superintendencia del Subsidio Familiar) el visitador debe tener en cuenta que los siguientes procedimientos sean aplicados rigurosamente por las Cajas de Compensación Familiar:

Que las inversiones obligatorias efectuadas por las Cajas de Compensación

en cumplimiento de normas especiales, para protección y respaldo financiero

como es el caso de los Fondos de Ley (FONEDE, FOVIS, FONIÑEZ,

RESERVA LEGAL, entre otros, se encuentren plenamente respaldadas en

entidades vigiladas por la Superfinanciera manteniendo un portafolio

diversificado en términos de entidades, rentabilidad, actividad económica,

riesgo y liquidez. De tal suerte que por ningún motivo podrán concentrar más

del 20% el portafolio en una misma entidad.

ESTADO DE RESULTADOS PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN DE VIVIENDA PROPIA

AÑO 1 AÑO 2 VARIACIÓN $ VARIACIÓN %

VENTAS BRUTAS

(-) Devoluciones, descuentos, rebajas

VENTAS NETAS -$ -$ -$

Costos de ventas :

Inventario Inicial Programas Terminados

Mas Costo de Producción

Menos Inventario Final Programas Terminados

TOTAL COSTO DE VENTAS -$ -$ -$

UTILIDAD BRUTA EN VENTAS -$ -$ -$

Menos Gastos Operacionales de Ventas y Administracion


Mas Otros Ingresos

Menos Otros Egresos


PROVISION PARA IMPUESTO DE RENTA

EXCEDENTE NETO (DEFICIT) -$ -$ -$



191

Establecer una custodia y control de los títulos valores en personas

capacitadas, con funciones definidas para esta labor, debidamente

aseguradas y si es el caso, establecer otra serie de controles internos

administrativos, con el fin de asegurar su flujo, contabilización, vencimiento,

compra y venta de papeles negociables. Para ello, es importante que el

visitador solicite el manual de funciones en donde se detalle el perfil o perfiles

del responsable o responsables del departamento de Tesorería.

19.10.10 CONCILIACIONES BANCARIAS.

Se debe pedir una relación detallada de las cuentas bancarias; así como la conciliación de las mismas por lo menos al mes inmediatamente anterior a la fecha de la visita. Para ello se relaciona el siguiente procedimiento a tener en cuenta:

No. Cuenta Entidad Saldo en Libros

Saldo en Extractos

Diferencias Observaciones

Solicite explicación de las partidas conciliatorias.

19.10.11 DEUDORES.

En cuanto al manejo y control de Cartera, se hace indispensable solicitar una relación de la cartera por edades de vencimiento (30, 60, 90, 120 y más días). Así mismo, es importante solicitar el procedimiento técnico y la política interna de recuperación y provisión de Cartera. Para ello se sugiere el siguiente cuadro de control: PROGRAMA O SERVICIO

CARTERA CORRIENTE 1-30 DIAS

31 – 60 DIAS

61 – 90 DIAS

91 -120 DIAS

121-150 DIAS

151-180 DIAS

> 360 DIAS



192

Para el caso específico del manejo de las provisiones, se sugiere el siguiente cuadro:

19.10.12 GASTOS DE ADMINISTRACIÓN E INDIRECTOS.

Las Cajas de Compensación Familiar podrán utilizar para sufragar los gastos de administración, instalación y funcionamiento, hasta el 8% de los ingresos por aportes del 4% de las empresas afiliadas (artículo 18, Ley 789 de 2002).

Por otra parte, el numeral 17 del artículo 21 de la Ley 789 de 2002, le permitió a las Cajas de Compensación Familiar excederse del porcentaje máximo del 8% para gastos de administración. Dicho artículo instruyó lo siguiente:

“Excederse del porcentaje autorizado para gastos de administración, instalación y funcionamiento durante dos ejercicios contables consecutivos, a partir de la vigencia de la presente Ley. Para tal efecto, se consideran como gastos de administración, instalación y funcionamiento, aquellos que se determinen conforme a las disposiciones legales. En todo caso, debe tratarse de un método uniforme de cálculo de gastos administrativos precisando la forma de distribución de costos indirectos que se deben aplicar a los distintos servicios, proporcionalmente a los egresos que cada uno de ellos represente sobre los egresos totales de la respectiva Caja”.

0 0% 0 1% 1% 0 1% 0 0%

0 0%Más de 61 hasta 150

días3.2% 100%

Más de 31 hasta 90

días3.2% Más de 31 hasta 60 días 1%

0 0%Más de 151 hasta

360 días 10% 100%

Más de 91 hasta 180

días20% Más de 61 hasta 90 días 20%

0 0%Más de 361 hasta

540 días20% 100%


días50%


días50%

Más de 360 días 100% Más de 540 días 30% 100% Más de 360 días 100% Más de 180 días 100%

*1 *2

SALUD EPS Y EPS´S

*1 con garantia hipotecaria

*2 sin garantia hipotecaria

CONSUMO - CREDITO Y

CARTERA, MICROCREDITO

COMERCIAL- CARTERA DE

SERVICIOSVIVIENDA



193

En este orden de ideas, se requiere solicitar al momento de practicar la correspondiente visita, un estudio técnico en donde se evidencie, la forma o el procedimiento utilizado para la redistribución de los diferentes costos y gastos indirectos de los Programas y Servicios Sociales por concepto de Administración. Este modelo o método de redistribución, deberá estar plenamente aprobado por el Consejo Directivo, organismo responsable de la adopción de las políticas administrativas y financieras y deberá quedar plasmado en las respectivas actas de Consejo.

19.10.13 ANALISIS FINANCIERO Objetivo Un aspecto de suma importancia para la evaluación de la gestión de las cajas de compensación familiar es el análisis de la situación financiera a través de las resultados obtenidos en la aplicación de las razones financieras, y su clasificación frente al mapa de riesgos implementado en la S.S.F. El análisis debe ser adelantado por la División Financiera de la Superintendencia, sus resultados deben ser analizados por los funcionarios del grupo de visita, para que tengan una clara visión de la situación de la estructura financiera de la corporación. Se presentan a continuación los conceptos básicos sobre análisis financiero que deben ser tenidos en cuenta y la calificación dentro del mapa de riesgos, según los resultados obtenidos.

Qué es el análisis financiero Mediante el análisis financiero de la C.C.F. la superintendencia podrá visualizar la estructura financiera a la Corporación, los elementos que la constituyen, con el fin de determinar el estado y el origen de la situación financiera económica en el periodo objeto de evaluación. Este proceso genera la posibilidad de evaluar y planear la gestión de la entidad, permitiendo hacer observaciones que faciliten la reorientación en la toma de decisiones que permitan direccionar los recursos para cada uno de los servicios que presta a sus afiliados en desarrollo de las políticas del subsidio familiar trazadas por el Gobierno Nacional.



194

Importancia del análisis financiero El análisis financiero es una herramienta administrativa y financiera que facilita la evaluación en la toma de decisiones, mostrando la habilidad que tiene la dirección de la corporación para administrar sus recursos. Permite también la formulación de planes de acción dentro de la ejecución de las políticas públicas trazadas para el Sector. Económicamente, es un instrumento viable para planear las necesidades financieras futuras, asegurando una gestión eficiente en cuanto al uso y obtención de recursos monetarios. Socialmente, porque la comprensión cabal de la utilidad de este instrumento por parte de las cajas para asegurar su participación real en el proceso de mejorar las condiciones de bienestar de sus afiliados y beneficiarios del sistema del Subsidio Familiar. Objetivo del análisis financiero El objetivo central del análisis financiero es el de apreciar la situación financiera y el desarrollo operacional de la Caja de Compensación Familiar. El análisis financiero permite evaluar los siguientes aspectos de una entidad:

Capacidad para atender oportunamente el pago de las obligaciones y compromisos contraídos.

La posibilidad de obtener créditos en relación con el flujo normal de su capital de operación y apreciar la posición de la entidad frente a las fuentes de financiamiento.

Cualificar la administración de los recursos de que dispone la corporación respecto al recaudo del 4% de los aportes para fiscales. Esta capacidad se manifiesta en el equilibrio que debe existir entre el pasivo y el capital, el uso eficiente del capital de trabajo al rotarlo adecuadamente, sin congelar recursos y una sana política de distribución de recursos para prodigar bienestar a sus afiliados.



195

La capacidad que se tiene para generar recursos propios, al poder evaluar que su nivel de inversión en tecnología hecho este acorde con las exigencias y desarrollo del sector y de la competencia a lo que se debe enfrentar frente al sector privado, así como poder determinar si su estructura administrativa, que se manifiesta en una determinada estructura de costos y gastos, posibilita el uso adecuado de los recursos disponibles.

La capacidad de dirección y administración de la corporación que asegure su crecimiento y desarrollo.

19.10.14 LAS RAZONES FINANCIERAS Las razones financieras son relaciones matemáticas (cocientes), a través de los cuales se comparan cuentas registradas en los estados financieros básicos, para obtener información útil con base en la cual se pueden tomar decisiones acertadas por parte de la alta dirección de la entidad. Como instrumento de análisis se espera que al relacionar dos cuentas se obtenga información que ayude a explicar el por qué de la situación actual de la unidad de servicios, objeto del análisis. Las cuentas relacionadas pueden ser sólo del balance general o del estado de resultados, o de ambos. Al comparar el activo corriente con el pasivo corriente, obtengo información que me permite explicar si la organización tiene capacidad de pago suficiente para responder por las obligaciones contraídas con terceros. Si bien las razones financieras están focalizadas a medir el impacto económico de las entidades, para el caso de las Cajas que por su naturaleza no están direccionadas a la producción de utilidades dinerarias, es conveniente su estimación. Presentamos a continuación las razones de mayor uso para la evaluación de entidades con las características de operatividad como las cajas de compensación familiar.



196

19.10.15 LAS RAZONES DE LIQUIDEZ Miden la capacidad que tiene la entidad para responder por las obligaciones adquiridas. La Caja de Compensación tiene liquidez cuando posee el dinero necesario para cancelar las deudas a corto plazo. Las razones de liquidez son: La razón corriente y la razón ácida.

Razón corriente =

Activo Corriente

Pasivo Corriente

El resultado matemático debe leerse como la cantidad de pesos que tiene la corporación en el activo corriente para cubrir cada peso que se tiene en el pasivo más exigible. La razón Ácida: se calcula restando el activo corriente que se demora más en convertirse en efectivo.

Razón Ácida =

Activo Corriente – Activo menos corriente

Pasivo Corriente

Normalmente se considera que el activo corriente que dura más tiempo en convertirse en efectivo es el inventario; sin embargo, no debe olvidarse que puede suceder que el activo más lento sean las cuentas por cobrar. Se tienen dos formas de cálculo así:



197

(1) Activo Corriente – Cuentas por cobrar Pasivo Corriente

(2) Activo Corriente – Inventario Pasivo Corriente

Su resultado se lee como cantidad de pesos disponible para responder por el pasivo más exigible. Es una medida para medir la solvencia de la entidad.

El concepto fundamenta que se espera determinar con la aplicación de estos índices es la capacidad que tiene la corporación, para responder a las obligaciones que han contraído, y esta capacidad se puede observar cuando confronta la liquidez del activo contra la exigibilidad del pasivo corriente. La liquidez: significa la capacidad que tiene un activo de ser convertido en dinero efectivo al cabo de un período de tiempo. Recordemos que los dineros que una entidad consigue, se convierten inmediatamente en activos y se necesitan algunas operaciones adicionales para que estos activos vuelvan a ser dinero en efectivo. Los inventarios, por ejemplo. Sólo el dinero en caja, bancos e inversiones disponibles tienen liquidez inmediata. La exigibilidad. Quién evalúa el pasivo de una entidad, necesita determinar el tiempo en el cual la deuda debe abonarse y la estrictez que se exige en el cumplimiento de dicha fecha. Opinar que un índice corriente de 2 a 1 es una buena solvencia, puede ser arriesgado si no se tiene en cuenta la liquidez del activo y la exigibilidad del pasivo. Así una situación de 2 a 1 no es buena, cuando la liquidez del activo está por encima de los 60 días, y la exigibilidad del pasivo está por debajo de los 30 días. Al interpretar el resultado que produce la relación de los dos rubros, se debe tener en cuenta, principalmente lo que esto representa económicamente. Por ello la medición de la liquidez tiene en cuenta tres variables básicas:

El tiempo que debe transcurrir para que el activo se encuentre disponible en dinero efectivo.



198

La calidad de los activos que se van a convertir en dinero en efectivo.

El valor que se vaya a recuperar como dinero en efectivo. Una interpretación precisa, implica estudiar de manera específica la composición y la calidad de cada una de las cuentas que conforman estos índices. Debe tenerse en cuenta el momento económico en que se realiza el análisis, ya que fenómenos tales como la inflación deben ser involucrados para conducir correctamente al análisis. En inflación una alta posición de solvencia que descanse una mayor inversión en dinero y cuentas por cobrar, significa que se está perdiendo poder de compra y que su capital de trabajo no es suficiente para volver a adquirir los activos consumidos en la operación. Debe tenerse en cuenta que al tomar cuentas del balance, estas cuentas están mostrando los saldos a una fecha dada y que estos saldos no reflejan muchas veces una tendencia histórica, un comportamiento; por lo tanto el riesgo estadístico que esta situación produce, debe obviarse comparando el indicador obtenido con los mismos indicadores en balances de años anteriores y así poder establecer una tendencia del comportamiento en el manejo de la solvencia por parte de la gerencia. 19.10.16 LAS RAZONES DE ENDEUDAMIENTO El analista debe tener claro que el endeudamiento es principalmente un problema de presupuesto de caja y que la habilidad de la administración de la corporación es la de generar los fondos necesarios y suficientes para pagar las deudas a medida que se van vendiendo. Las razones más usadas son las siguientes: 1. Estructura de Capital Se obtiene dividiendo el total del pasivo por el valor total del patrimonio. Matemáticamente se expresa así:

Pasivo total



199

Estructura del capital = Patrimonio

2. Razón de Endeudamiento Es el porcentaje de fondos totales que han sido proporcionados por los acreedores, ya sean en corto o largo plazo para ser invertidos en activos.

Razón de endeudamiento =

Pasivo total

=%

Activo Total

Observaciones al uso de estas razones La razón de endeudamiento acoge el pasivo como un agregado total, sin que se obtenga información alguna de qué porcentaje es a corto y a largo plazo, esta razón va disminuyendo, pero sin embargo, las salidas de cada por amortización se mantienen iguales hasta que la deuda no se haya cancelando totalmente.

19.10.17 MAPA DE RIESGOS SITUACION FINANCIERA

Para complementar el análisis financiero de las cajas de compensación familiar se presentan a continuación los el mapa de riesgos diseñado por la Superintendencia del Subsidio Familiar, para gestión financiera de las cajas de compensación familiar, que como se anoto en el acápite correspondiente es una herramienta, para predecir los posibles efectos adversos ocasionados por las zoperaciones financieras que están desarrollan en cumplimiento de las actividades que le son propias. 19.10.17.1 Significado del indicador del riesgo



200

Prueba acida Capacidad de la Caja para cubrir los pasivos a corto plazo, con sus activos corrientes pero sin tener que recurrir a la venta de sus inventarios.

ENDEUDAMIENTO Nivel de participación de los acreedores dentro de la Caja.

Utilidad / Perdida Servicios auto-costeables en las Cajas, como Mercadeo y Salud.

ASPECTOS DE

MEDICIÓN

ESTANDAR RIESGO SEMAF

ORO

PRUEBA ACIDA

Resultado prueba mayor a 1.2 (1) Bajo

Resultado prueba ácida entre 1 – 1.2 (5) Medio

Resultado prueba ácida entre 0 – 1 (10) Alto



201

19.10.17.2 Ejecución de inversiones VS Limite máximo (Presupuesto) Porcentaje de ejecución de las inversiones del Límite Máximo aprobadas por la Superintendencia del Subsidio Familiar.

19.11 Revisor fiscal En cumplimiento del artículo 87 del Decreto 0341 de 1988, el Revisor Fiscal debe preparar y presentar al grupo comisionado un informe detallado que contenga como mínimo la siguiente información:

Rrespecto a la gestión de la alta dirección de la corporación. 1. Si los actos de los órganos de la Caja de compensación se ajustan a la ley, los estatutos y a las órdenes o instrucciones de la Aasamblea y de la Superintendencia del Subsidio Familiar. 2.- Analice el concepto emitido por el revisor frente al sistema de control interno implementado por la corporación y si este es el adecuado para la conservación y custodia de los bienes de la Caja. Del análisis del informe del Revisor Fiscal establezca que:

ASPECTOS DE MEDICIÓN ESTANDAR RIESGO SEMAF

ORO

EJECUCIÓN DE INVERSIONES Vs

LIMITE MAXIMO

(PRESUPUESTO)

Cumplimiento de ejecución entre 90% y 100%

(1) Bajo

Cumplimiento de ejecución entre 50% y 89%

(5) Medio

Cumplimiento de ejecución menor de 50%

(10) Alto



202

1. Obtuvo de parte de la corporación, las informaciones y apoyo necesario para cumplir con sus funciones. 2. Si en el curso de la revisión se han seguido los procedimientos aconsejables por la técnica de la interventora de cuentas. 3. Si, en su concepto, la contabilidad se lleva conforme a las normas legales y a la técnica contable y si las operaciones registradas se ajustan a los estatutos, a las decisiones de la asamblea o Consejo Directivo y a las directrices impartidas por el Gobierno nacional o por la Superintendencia del Subsidio Familiar. 4. Si el balance y el estado de pérdidas y ganancias han sido tomados fielmente de los libros y si, en su opinión, el primero presenta en forma fidedigna, de acuerdo con las normas de contabilidad generalmente aceptadas, la respectiva situación financiera al terminar el período revisado y el segundo refleja el resultado de las operaciones en dicho período.

5. La razonabilidad o no de los estados financieros y las reservas o salvedades que tengan sobre la fidelidad de los mismos. 6. Las recomendaciones que deban implementarse para la adecuada gestión de la entidad.

Téngase en cuenta que el dictamen del revisor fiscal sobre los estados financieros de las cajas de compensación familiar es el resultado de practicar una auditoría integral a la gestión financiera de la entidad, para determinar el cumplimiento de los siguientes objetivos: 1.-Si, los estados financieros de la entidad cumplen con las normas de contabilidad de general aceptación en Colombia – Auditoría Financiera. 2.-Si, las operaciones realizadas en desarrollo para el cumplimiento de los objetivos que le son propios se dio estricto cumplimiento de la normatividad vigente- Auditoría de Cumplimiento. 3.-El grado de eficiencia y eficacia en el de los recursos y cumplimiento de los objetivos propuestos-Auditoría de Gestión. 4.-La eficacia y eficiencia del sistema de control interno -Auditoría de Control Interno.



203

5.-El grupo de visita debe solicitar y analizar el plan de trabajo ejecutado por el Revisor Fiscal en cumplimiento de los objetivos descritos en los numerales anteriores. 6.-Adicionalmente debe estudiar el contenido del informe de las auditorías practicadas, los resultados obtenidos y recomendaciones que haya proferido, con destino, al Consejo Directivo, Director Administrativo y a la Superintendencia del Subsidio Familiar.

19.12 Auditoría interna Los informes de auditoría interna de la corporación son de suma importancia para la función de control y vigilancia a cargo de la superintendencia del subsidio familiar. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 87 del Decreto 0341 de 1988, la auditoría interna debe suministrar al grupo visitador la siguiente información:

1. Plan de trabajo establecido para la vigencia en que se encuentre adelantando visita el organismo de control. Este plan de trabajo debe contener como mínimo los siguientes aspectos:

Cronograma de trabajo. Actividades a realizar.

Meses en los cuales se pretenden llevar a cabo las actividades programadas. Recomendaciones proferidas a la Dirección Administrativa y/o a los

responsables de cada departamento objeto de la auditoria. Respuesta por parte de los auditados. Grado de avance tanto de las auditorias practicadas como de las observaciones

reconocidas por parte de los responsables.

2. Informe específico sobre la evaluación al Sistema de Control Interno.

3. Copia del acta de la última reunión del Comité Coordinador del Sistema de Control Interno.

4. Manuales de Funciones, Procesos y Procedimientos.



204

5. Otros aspectos que considere importante manifestar al ente de control y vigilancia.

19.12.1 CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE

CONTROL INTERNO

Concepto Si No P/T Calificación

Riesgo

1. Existen manuales de:

Procedimientos? ¿Funciones?

2. ¿Estos son actualizados periódicamente?2.-Estos

3. Las Salarios , prestaciones sociales y los descuentos de nomina a los empleados de la caja de compensación familiar se ajustan a:

¿Normas legales vigentes? ¿Se encuentran debidamente presupuestas?

4. Existen controles adecuados que garanticen el correcto manejo en el Ciclo de Nómina de las transacciones en cuanto a:

¿Reconocimiento? ¿Procesamiento? ¿Cálculos? ¿Soportes?

6. ¿La corporación, presenta y paga oportunamente las declaraciones tributarias, correspondientes a naturaleza jurídica?

7. Los cálculos para las provisiones de prestaciones sociales y contingencias están de acuerdo a:



205

¿Bases y porcentajes establecidos en las normas legales?

8 Existen procedimientos y controles establecidos que asignen responsabilidades para:

¿Preparación de la nómina? ¿Liquidación de nómina? ¿Liquidación de prestaciones sociales?

¿Liquidación de provisión para prestaciones sociales?

9. En Recursos Humanos, existe segregación de funciones en cuanto a:

¿Selección e incorporación de empegados? ¿ Administración de hojas de vida? ¿Nómina?

10. En Recursos Humanos, existe segregación de funciones en cuanto a:

¿Selección e incorporación de empegados? ¿ Administración de hojas de vida? ¿Nómina?

11. Se llevan registros auxiliares separados que permitan conocer en cualquier momento el saldo de las cuentas corrientes o de ahorro?

13. ¿Las cuentas bancarias de sueldos y acreedores por concepto de descuentos de nómina se concilian regularmente? ¿Se investigan las diferencias?

14. ¿Se realizan conciliación de las cuentas corrientes o de ahorro?



206

P/T=papeles de trabajo Riesgo: Bajo=B Medio= M Alto=A

Nota: Quien realice la evaluación del sistema de control interno y de acuerdo a su criterio, después del análisis de la normatividad que la rige, puede diseñar otros cuestionamientos adicionales para complementar su estudio y evaluar el riesgo.

Con la información obtenida y la respuesta al cuestionario se debe elaborar un informe específico sobre los resultados del Sistema de Control Interno.



207

19.12.2 LISTA DE CHEQUEO.

TEMA SI CUMPLE

NO CUMPLE

OBSERVACIONES

Verifique si la distribución legal de ingresos es consistente con la ejecución real de los egresos.

Verifique la existencia del plan de auditoría del revisor fiscal y mida el grado de cumplimiento del mismo, su capacidad operativa de acuerdo al # de operaciones y complejidad de la caja a auditar.

Verifique si existe operaciones de castigo de saldos contables y determine su razonabilidad, las acciones internas para determinar responsabilidad y reposición de los bienes. (Estos bienes de las cajas son de origen parafiscal y su perdida, deterioro injustificado, despilfarro o detrimento en general podría general acciones de responsabilidad fiscal.)

Verificar la consistencia y confiablidad de la información reportada por la caja.

Verifique en las dependencias que generaron la información contenida en el reporte, los soportes y si estos son técnicamente confiables.

Verificar la existencia de los soportes y documentos mediante los cuales la caja reportó la información a la SSF.

Verificar la confiablidad de la información remitida a la SSF.

Verificar que el monto de los pagos del subsidio monetario se ajuste al valor de la cuota de referencia al cociente departamental.

Utilización de los formatos modelo para Balance General Consolidado y Estado de Ingresos y Egresos.

Verificar en la Caja la consistencia y confiabilidad de la información soporte del presupuesto de ingresos y egresos.

Analizar los cambios realizados en el presupuesto, y su justificación, para determinar: Si están ajustados al cumplimiento de las directrices y/o reglamentaciones. Si los cambios al presupuesto modificado, no legaliza hechos cumplidos. Determine si la SSF solicitó aclaraciones a las observaciones de los presupuestos de ingresos y egresos, si la caja adopto los respectivos correctivos.



208

Verifique si hay recomendaciones del revisor fiscal y si estas fueron o no acogidas (establezca en el caso de no ser acogidas, cuáles fueron las razones.)

Adoptó sistema de costos al de tal para mercadeo, con el objeto de permitir inventarios. Precio de venta y precio de costo.

Sistema de contabilización de los aportes.

Gastos de Administración sobre los ingresos brutos

Configuración Patrimonial: -Reserva Legal. -Reserva de Instalación e Inversión. -Remanentes no representados en activos tangibles. -Otras Reservas, para proteger o prevenir contingencias.

Se registran contablemente las obras de Beneficio Social: Desarrolladas - En desarrollo.

Balance - Remanente.

Determinar si la entidad: Acoge las aseveraciones o afirmaciones originadas en ingresos operacionales y están correlacionadas dentro del ciclo, debidamente clasificadas, registradas, soportadas y presentadas de acuerdo con los criterios de las NlAs, NICs, normas de contabilidad pública, tributarias vigentes.

Está cumpliendo con los planes, programas, proyectos y políticas adoptadas por la Dirección, y están acordes con la misión y visión institucional.

Verifique la aplicación de los procedimientos establecidos para el manejo y control de inventarios, toma de pedidos, aplicación de costo de venta.

Verifique la aplicación de los procedimientos establecidos por la caja para, el recaudo de los aportes parafiscales y de los recursos por prestación de servicios sociales, y si son realizados de acuerdo a su naturaleza.



209

MODULO DE APOYO DE ESTADISTICA



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20. MODULO DE APOYO DE ESTADISTICA

20.1 Estadísticas poblacionales.

Es determinante evaluar el incremento en la cobertura sobre todo de las empresas afiliadas tomando como base o punto de partida, el comportamiento reflejado en los últimos tres años. Los visitadores deberán registrar en papeles de trabajo lo relativo a la evaluación estadística. Esta información reposa en las bases de datos de la Superintendencia del Subsidio Familiar y es canalizada a través del grupo de estadística.

Dentro del examen indicarán el periodo a auditar y efectuarán pruebas de verificación para comparar los datos del grupo de estadística con los reportados a las dependencias de la SSF.

Efectuar pruebas de verificación de soportes estadísticos o de la actividad y constatar el cumplimiento de requisitos legales y reglamentarios que les sean de aplicación. Con el apoyo del grupo de estadísticas se debe establecer un método de análisis de dados.

20.2 Número de trabajadores afiliados.

En la misma vía en que aumentan o disminuyen las empresas afiliadas a las Cajas de Compensación Familiar, se debe medir el número de trabajadores afiliados que se incrementan o no, tomando como punto de partida los modelos estadísticos depositados en la Superintendencia. Esto permite medir la tendencia y el comportamiento por parte del visitador en términos de usos en los diferentes servicios sociales prestados por las Cajas de Compensación Familiar, previos al procedimiento de campo.



211

En la visita de auditoría es importante que el Auditor lleve información analizada estadísticamente, como cuadros comparativos por lo menos de dos años anteriores, con el fin de profundizar en la inspección y así poder emitir un concepto más fundamentado teniendo en cuenta el resultado del siguiente cuadro estadístico: (cuadro estadístico No 1)

20.3 VARIABLES TRAZADORAS DEL SISTEMA DEL SUBSIDIO FAMILIAR

NOMBRE DE LA CAJA

CODIGO CAJA

MES INFORMADO AÑO

CODI GO

VARIABLE BENEFICIAR.

NO BENEF

IC TOTAL

1 TOTAL EMPRESAS AFILIADAS (Empleadores)

2 TOTAL TRABAJADORES AFILIADOS DEPENDIENTES

3 Trabajadores afiliados que residen en el sector rural (1)

4 TOTAL PERSONAS A CARGO AFILIADO DEPENDIENTE

5 TOTAL PERSONAS A CARGO AFIL. DEPEND. RECIBIERON EFECT.SUBSIDIO (6+7)

6 Con cuota particular

7 Con cuota de referencia

8 TOTAL CONYUGES DEL AFILIADO DEPENDIENTE

9

AFILIADOS FACULTATIVOS E INDEPENDIENTES (Circular externa 008/95)

10 Personas a cargo del afiliado facultativo

11 Cónyuges del afiliado facultativo

12 AFILIADOS PENSIONADOS

13 Personas a cargo del afiliado pensionado

14 Cónyuges afiliado pensionado

15 AFILIADOS VOLUNTARIOS (Incluye trabajadores de empleadores no obligados a cotizar a las CCF, trab independientes y los desempleados - cotizan 0.6%)

16 Personas a cargo del afiliado voluntario

17 Cónyuges afiliado voluntario

18 COBERTURA POR FIDELIDAD

19 Personas a cargo



212

20 Cónyuges afiliado

21 AFILIADOS SECTOR AGROPECUARIO (2)

22 Personas a cargo del afiliado del sector agropecuario (3)

23

Personas a cargo del afiliado del sector agropecuarioque recibieron subsidio efectivamente (4)

24 Cónyuges afiliado del sector agropecuario (5)

25 TOTAL APORTES (Suma de 26+27+28+29)

26 Aportes de empresas 4%

27 Aportes afiliados independientes o facultativos

28 Aportes pensionados

29 Aportes afiliados voluntarios (0.6%)

30

TOTAL SUBSIDIO EN DINERO PAGADO EFECTIVAMENTE (Suma de 31+32+33)

31 Subsidio dinero pagado efectivamente con cuota particular

32 Subsidio dinero pagado efectivamente con cuota de referencia

33 Subsidio en dinero pagado a las personas beneficiarias del 15% adicional

34 Subsidio en dinero pagado con cuota de transferencia

35 CUOTA MONETARIA

36 Cuota ordinaria o particular

37 Cuota de referencia

DIRECTOR ADMINISTRATIVO

NOMBRE CONTADOR No. MATRICULA FIRMACONTADOR

NOMBRE REVISOR FISCAL No. MATRICULA FIRMA REVISOR FISCAL

Nota: Fecha límite de radicación vence el 10 del mes siguiente al que se refiere la información.

(1) y (2): Incluidos en el numeral 2, total de trabajadores afiliados

(3) : Incluidos en el numeral 6: Total personas a cargo afiliado dependiente

NO DILIGENCIAR LA PARTE SOMBREADA

(4): Incluidos en el numeral 5: Total personas a cargo afil. Depend. Recibieron efect. Subsidio (5): Incluidos en el numeral 8 : Total cónyuges del afiliado dependiente

File:formatomensualespoblacion2009-hoja1



213

Igualmente, analizar las siguientes variables:

Número de empresas afiliadas a las cajas en los dos últimos años, para conocer su porcentaje y motivo de crecimiento o disminución.

La cobertura de las cajas con respecto a la población colombiana.

Cobertura de cada una de las cajas en cada uno de los Servicios Sociales del Sistema de Subsidio Familiar, analizando el motivo de crecimiento o disminución.

Usos del afiliado por categorías en cada uno de los Servicios Sociales en cada una de las Cajas de Compensación Familiar.

Número de subsidios de vivienda, valor y promedio asignados y autorizados en los dos años anteriores a la visita.

Número de soluciones de vivienda entregadas por modalidad, tipo y categoría su variación anual en los dos años anteriores a la visita.

20.4 DEFINICION DE LAS VARIABLES TRAZADORAS DEL SISTEMA DEL SUBSIDIO FAMILIAR

Total de empresas afiliadas: Para efectos del régimen del subsidio familiar se entiende por empleador (empresa) toda persona natural o jurídica que tenga trabajadores a su servicio, aceptado(a) por las C.C.F., previo cumplimiento de los requisitos. Están obligados(as) a pagar subsidio familiar: 1. La Nación a través de Ministerios, Dptos. Administrativos y Superintendencias. 2. Los Dptos, Distritos Especiales y Turísticos y Municipios. 3. Los establecimientos públicos, empresas industriales y comerciales y las Empresas de Economía Mixta de cualquier orden. 4. Los empleadores que ocupen uno o más trabajadores permanentes artículos 7, 14 y 57 de la Ley 21 de 1982). Total trabajadores afiliados dependientes: Los trabajadores de carácter permanente que prestan sus servicios personales a un empleador (empresa) público o privado, afiliado a una C.C.F. (Numeral 1 del artículo 3 del Decreto 784 de 1989 y artículo 72 de la Ley 21 de 1982).

Trabajadores que residen en el sector rural (incluidos en el numeral 2): Entiéndase por trabajadores afiliados que residen en el suelo rural, los definidos en los planes de ordenamiento territorial, de acuerdo con lo establecido en el capítulo IV de la Ley 388 de 1997 y en los centros poblados de los corregimientos cuya población



214

no exceda los 2500 habitantes y que en dichos planes, sus áreas no hayan sido declaradas como suelo urbano. (Artículo 2 del Decreto 1042 del 28 de abril de 2003).

Personas a cargo de afiliados dependientes: Beneficiarios; Darán derecho al subsidio familiar en dinero las personas a cargo de los trabajadores beneficiarios que a continuación se enumeran: (numerales 1, 2, 3 del parágrafo 1 del artículo 3 de la Ley 789 de 2002).

Los hijos que no sobrepasen la edad de 18 años, legítimos, naturales, adoptivos y los hijastros. Después de los 12 años deberá acreditar la escolaridad en establecimiento docente debidamente aprobado.

Los hermanos que no sobrepasen la edad de 18 años, huérfanos de padres, que convivan y dependan económicamente del trabajador y que cumplan con el certificado de escolaridad del numeral 1.

Los padres del trabajador beneficiario mayores de 60 años, siempre y cuando ninguno de los dos reciba salario, renta o pensión alguna. No podrán cobrar simultáneamente este subsidio más de uno de los hijos trabajadores y que dependan económicamente del trabajador.

Los padres, los hermanos huérfanos de padres, y los hijos que sean inválidos o de capacidad física disminuida que les impida trabajar, causarán doble cuota de subsidio familiar, sin limitación en razón a su edad. El trabajador beneficiario deberá demostrar que las personas se encuentran a su cargo y conviven con él.

Personas a cargo de los afiliados dependientes: No beneficiario; Se aplica a las personas que respondan a los mismos vínculos precisados para el trabajador beneficiario. Total personas a cargo afiliadas dependientes que recibieron efectivamente subsidio: Resulta de la suma de los numerales 6 y 7 Con cuota particular: Aplica a las personas a cargo de los trabajadores beneficiarios que reciben subsidio con cuota ordinaria o particular.

Con cuota de referencia: Aplica a las personas a cargo de los trabajadores beneficiarios que reciben subsidio con cuota de referencia del departamento



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establecida por la Superintendencia del Subsidio Familiar mediante Resolución expedida en el mes de enero de cada año.

Cónyuges del afiliado dependiente - beneficiarios: El cónyuge o compañero permanente del trabajador beneficiario conforme a lo establecido en el artículo 2 de la Ley 54 de 1990, y artículos 113 y 176 del C.C.

Conyuges del afiliado dependiente– no beneficiarios: El cónyuge o compañero permanente del trabajador no beneficiario (Se entiende por trabajador no beneficiario los que no cumplen con uno o más requisitos definidos en el numeral 5 de este escrito, en la parte que se refiere a trabajadores beneficiarios dependientes de empresa) conforme a lo establecido en el artículo 2 de la Ley 54 de 1990, y artículos 113 y 176 del C.C.

Afiliados facultativos e independientes: Son las personas que no encontrándose dentro de las categorías de trabajadores afiliados al subsidio familiar o pensionados afiliados al Régimen del Subsidio Familiar, pueden tener acceso a los servicios sociales de las Cajas de Compensación Familiar, por disposición de la ley o en desarrollo de convenios celebrados por las mismas (numeral 4 del artículo 3 del Decreto 784 de 1989 y literal 20 del artículo 19 de la Ley 789 de 2002). Esta vinculación no da lugar a subsidio familiar en dinero.

Personas a cargo del afiliado facultativo: Se aplica a las personas que respondan a los mismos vínculos precisados para el trabajador beneficiario y no beneficiario.

Cónyuges del afiliado facultativo: El cónyuge o compañero permanente del trabajador independiente conforme lo establece el artículo 2 de la Ley 54 de 1990, y artículos 113 y 176 del C.C.

Afiliados pensionados: Son las personas que tienen la calidad de pensionados y se hallen afiliados a una C.C.F. Tendrán derecho a la prestación de los servicios sociales de la respectiva Caja de Compensación Familiar en igualdad de condiciones a las previstas para los trabajadores afiliados. Cuando las cajas de Compensación, tengan tarifas diferenciales a favor de los trabajadores beneficiarios de menores ingresos, éstas serán aplicables a los pensionados con referencia al valor de la respectiva mesada. (Numeral 3 del artículo 3 y artículo 36 del Decreto 784 de 1989).



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Personas a cargo del afiliado pensionado: Se aplica a las personas que respondan a los mismos vínculos precisados para el trabajador beneficiario y no beneficiario.

Cónyuges del afiliado pensionado: El cónyuge o compañero permanente del pensionado conforme lo establece, el artículo 2 de la Ley 59 de 1990 y artículos 113 y 176 del C.C.

Afiliados voluntarios: Habrá lugar a un aporte a las Cajas de Compensación familiar del 0.6% sobre una base de salario mínimo legal mensual vigente, sin que dicha suma otorgue derechos para el pago de subsidios, limitándose el beneficio a las actividades de recreación, capacitación y turismo social en igualdad de condiciones frente a los demás afiliados a la Caja. Incluye empleadores no obligados a cotizar, trabajadores independientes y los desempleados. (Artículo 19 de la Ley 789 de 2002)

Personas a cargo del afiliado voluntario: Se aplica a las personas que respondan a los mismos vínculos precisados para el afiliado beneficiario y no beneficiario.

Cónyuges del afiliado voluntario: El cónyuge o compañero permanente del afiliado voluntario conforme lo establece el artículo 2 de la Ley 54 de 1990, y artículos 113 y 176 del C.C.

Cobertura por fidelidad: Con cargo a los recursos propios de las Cajas, los desempleados con vinculación anterior a estas entidades, tendrán derecho a los programas de educación, capacitación, recreación y turismo social, en las mismas condiciones que tenía como afiliado al momento de su retiro, durante 1 año a partir de su acreditación como desempleado y en la última Caja en la que estuvo afiliado, igualmente, los pensionados que hubieren acreditado 25 años o más al Sistema de Cajas de Compensación Familiar, tendrán derecho a los programas de capacitación, recreación y turismo social a las tarifas más bajas de cada Caja de Compensación, y por último los trabajadores que perdieron su trabajo antes de la vigencia de la presente ley podrán acceder a los programas del presente artículo siempre y cuando su desvinculación haya sido dentro del último año. (Artículo 9 de la Ley 789 de 2002).

Personas a cargo del afiliado por fidelidad: Se aplica a las personas que respondan a los mismos vínculos precisados para el afiliado beneficiario y no beneficiario.



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Cónyuges afiliado por fidelidad: El cónyuge o compañero permanente del afiliado por fidelidad conforme lo establece el artículo 2 de la Ley 54 de 1990, y artículos 113 y 176 del C.C.

Afiliados del sector agropecuario (Incluidos en el numeral 2. Total de trabajadores afiliados dependientes): Artículo 5 de la Ley 789 de 2002, SOLIDARIDAD DE LA CIUDAD CON EL CAMPO

Personas a cargo del afiliado del sector agropecuario (Incluidos en el numeral 4): Se aplica la definición del numeral 6 Personas a cargo del afiliado del sector agropecuario que recibieron subsidio efectivamente: (Incluidos en los numerales 6 y 7): Se aplica la definición del numeral 4 Cónyuges afiliados del sector agropecuario (Incluidos en el numeral 11): Se aplica la definición del numeral 8 Aportes de empresas 4%: Son los aportes destinados por las cajas para proveer el pago del subsidio familiar Aportes afiliados independientes o facultativos: el 2% de la base de ingresos que tengan para el sistema de salud. (Circular Externa 008 de febrero 8 de 1995) Aportes pensionados: La cuantía de la cotización de los pensionados es el 2% de la correspondiente mesada (Artículo 6, Ley 71 de 1988) Aportes afiliados voluntarios: Aporte a las Cajas de Compensación familiar del 0.6% sobre una base de salario mínimo legal mensual vigente. (Artículo 19 de la Ley 789 de 2002) Subsidio en dinero pagado efectivamente con cuota particular: Monto total pagado con la cuota particular por cada persona a cargo que se dé derecho a la prestación. Subsidio en dinero pagado efectivamente con cuota de referencia: Monto total pagado con la cuota de referencia por cada persona a cargo que se dé derecho a la prestación.



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Subsidio en dinero pagado a las personas beneficiarias del 15% adicional: Monto total pagado con la cuota particular y de referencia por cada persona a cargo que se dé derecho a la prestación, en cumplimiento con el artículo 5º de la Ley 789 de 2002 “SOLIDARIDAD DE LA CIUDAD CON EL CAMPO” Subsidio en dinero pagado con cuota de transferencia: Monto total pagado con la cuota de transferencia por cada persona a cargo que se dé derecho a la prestación, no hace parte del 55% Cuota monetaria: Este renglón no se diligencia. Es la cuota monetaria que se paga por cada persona a cargo de los trabajadores cuya remuneración mensual no sobrepase la suma equivalente a cuatro veces el salario mínimo legal mensual (s.m.l.m.v) en el lugar en que se realice el pago, previo cumplimiento de los requisitos de Ley que den derecho a la prestación: edad, dependencia e invalidez (artículo 4 de la Ley 789 de 2002). Cuota ordinaria o particular: Es la cuota monetaria pagada por cada caja de compensación familiar a los trabajadores beneficiarios, en razón a las personas a cargo, fijada por el Consejo Directivo de cada caja en el período anterior. (Inciso 4 del Artículo 2º Decreto-Ley 1769 del 26 de junio de 2003) Cuota de referencia: Equivale al cincuenta y cinco por ciento (55%) de los aportes recaudados por las cajas de compensación familiar del departamento, descontadas las apropiaciones legales, dividido entre el total de cuotas del subsidio pagadas por las cajas de compensación familiar, por personas a cargo beneficiarias en el mismo departamento. (Inciso 3 del Artículo 2º Decreto-Ley 1769 del 26 de junio de 2003)



219

MODULO DE APOYO ANÁLISIS DE TECNOLOGIA



220

21. MODULO DE APOYO ANALISIS DE TECNOLOGIA

21.1 Objetivo general

Efectuar un examen crítico, sistemático y selectivo a los sistemas de información implementados por los sujetos de control, con el propósito de conceptuar respecto a la eficiencia y eficacia de estos; al igual que su confiabilidad, consistencia, integridad y oportunidad.

21.2 Objetivos específicos

Revisar y verificar las políticas de seguridad establecidas por la administración para el área de informática.

Comprobar que los sistemas de información hayan sido desarrollados siguiendo normas y parámetros de economía, eficiencia y eficacia.

Revisar que los programas o aplicaciones para los sistemas no tengan rutinas que permitan fraude o que produzcan errores en los resultados.

Verificar que se estén utilizando las versiones autorizadas de los programas en producción.

Evaluar y conceptuar sobre el sistema de control interno existente en el área de informática.

Evaluar y conceptuar respecto a los procedimientos de backup, mantenimiento de equipos, plan de contingencias, seguridades físicas y ambientales, seguridades lógicas, gerencias PED, plan de informática y redes y sobre proyectos especiales; además, evaluar el aspecto técnico de la contratación de software y hardware.

21.3 Desarrollo de la visita



221

Teniendo en cuenta los objetivos, el visitador para esta inspección debe darle un enfoque más gerencial que operativo, es decir, la SSF debe enfocarse más en conocer qué tipos de tecnologías están utilizando para dar cumplimiento a las estrategias y los objetivos de las cajas y evaluar las inversiones y los gastos administrativos derivados de estas inversiones se ajusten a los límites fijados por el Sistema del Subsidio Familiar.

Verificar que la orientación o la estrategia de la tecnología de información estén alineadas y consistentes con las metas de las cajas, así mismo identificar las responsabilidades asociadas a los dueños de los procesos.

Igualmente, identificar los objetivos de control que han ejercido para implementar políticas, procedimientos, prácticas y estructuras diseñadas para brindar un aseguramiento razonable que se alcancen los objetivos de la caja y se prevengan o se detecten y corrijan los eventos no deseados.

Lo anterior, para facilitar una información oportuna y condensada, para tomar decisiones difíciles respecto a riesgos y controles de manera rápida, exitosa y segura.

Es importante conocer si el área de tecnología de información o de sistemas tiene una alineación estratégica enfocada a garantizar la alineación entre los planes o estrategias del negocio directamente con las operaciones de la misma, entregando valor agregado optimizando costos y brindando el valor intrínseco de la tecnología de información o de sistemas.

Así mismo, como se dijo anteriormente revisar la administración de los recurso en lo que tiene que ver con las aplicaciones, información infraestructura, personal. En cuanto en la administración del riesgo, tener presente, la inclusión de responsabilidades dentro de la administración y si se está realizando una medición del desempeño tanto de los equipos como del personal del área.



222

INFORME DE VISITA

22. INFORME DE VISITA



223

22.1 Generalidades sobre el informe de visita

Sobre la elaboración de informes se han escrito varios artículos y textos con el fin de orientar a las personas que redactan informes para elaborarlos de la mejor forma posible; La redacción de informes puede ser estimulante, interesante y hasta entretenida, además de ser útil y valiosa. Analizados algunos de los Informes de Visita presentados por los comisionados a los directivos de la SSF, gran parte son transcripciones de documentos, por tal razón es conveniente tener en cuenta los siguientes consejos o recomendaciones que pueden ser muy útiles en el momento de redactar y presentar informes. Comenzaremos por señalar que a muy poca gente le gusta leer, sobre todo cuando cuesta un esfuerzo, esto es habitual cuando el tema es nuevo o poco familiar, la primera misión será hacerlo fácil de leer, no se deje llevar por una redacción que solo entienda la gente que está complemente familiarizada con el contenido. La esencia de un buen informe es la comparación de los resultados logrados con los esperados. Un principio fundamental que se debe tener presente al redactar cualquier informe es “relatar los resultados de sus actividades. Esto requiere cierto análisis y va más allá de una mera descripción de esas actividades”. Cada informe separado debe identificarse correctamente. Un buen informe es un informe que se lee. Escriba informes para que puedan leerse, no para que se archiven. Para hacerlo, deben escribirse de forma que sean fáciles de entender, e inviten al lector a leerlos has el final. Debe saber quién es su lector, por qué el lector querrá leer su informe, y lo que necesita y quiere saber de él. Por cada frase o párrafo que escriba pregúntese ¿les interesará esto a mis lectores?. Qué es un buen informe?. Un buen informe es el que se lee y provoca que se emprendan acciones como resultado de su lectura. Los informes deben ser “concisos”, significa que deben ser tanto breves como completos. Los informes breves tienen más probabilidades de ser leídos que los largos. Pero los informes que omiten información importante son decepcionantes. Una forma práctica de acortar informes es prescindir de frases innecesarias y de las repeticiones de cosas que se han comentado ya en otra parte del informe.



224

Un informe es más fácil de leer cuando está escrito en un lenguaje simple y directo, con gramática correcta y palabras conocidas. No intente impresionar a nadie con lenguaje florido, vocabulario enigmático o frases largas. Utilice frases cortas y simples, y use subtítulos para separar secciones, haga párrafos cortos. Así mismo, cuando presente un cuadro resumen con cifras estadísticas o aritméticas, debe ser preciso, corto y muy fácil de entender, en lo posible en la parte inferior de este escriba una breve explicación que quiere transmitir a través del cuadro resumen. 22.2 Aspectos de ley Los informes de visitas de la superintendencia deben considerar por norma algunos aspectos de norma, conforme al artículo 89 del Decreto 341de 1988.

En dicho orden, estos los comisionados deben: rendir el informe de la visita por escrito dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de terminación de la

misma. La norma en comento, se recogió en la resolución de la SSF No. 400 de 2000, en el siguiente sentido:

“…El Informe se considera como el instrumento válido y real de la visita. En él quedan consignadas las actuaciones de los comisionados, con las recomendaciones y las conclusiones finales. En este orden de ideas, el Informe debe tener forma y figura, para una fácil comprensión y debe contener:

1. Introducción. Indique : Número y fecha de la Resolución de comisión, Objeto de la comisión y Días de duración de la comisión

2. Hechos examinados y resultado de la visita

De acuerdo con las áreas examinadas, se deben anexar las pruebas efectuadas y los soportes que solicitaron para respaldar el informe.

3. Conclusiones: Deben ser claras y precisas, relacionadas con el contexto del informe.



225

4. Recomendaciones: Deben ser dirigidas a plantear una solución de problemas expuestos, evitando la tendencia a la coadministración. Si considera pertinente, las recomendaciones pueden plantearse :

Para la Caja de Compensación Familiar, en la toma de correctivos y medidas preventivas, para mejorar o subsanar las debilidades encontradas.

Para la Superintendencia, en el caso de seguimiento y vigilancia especial para casos específicos.

Las acciones que, a su juicio, deba adoptar la Superintendencia del Subsidio Familiar frente al ente vigilado.”

22.3 MODELO PARA PRESENTAR LOS INFORMES DE VISITAS

Superintendencia del Subsidio Familiar

República de Colombia

PARA:

Superintendente del Subsidio Familiar

DE: (Relacionar el nombre de todos los comisionados

ASUNTO: Informe de visita (Ordinaria o Especial) a la C.C.F xxxxxxx

I. INTRODUCCIÓN



226

ACTO ADMINISTRATIVO

Resolución No. XXXXX de XXXX de XXXXX

Ciudad y fecha del informe

Bogotá XXXXXX de XXXXX de XXXXXX

OBJETO DE LA COMISIÓN

DURACIÓN DE LA COMISIÓN

II. HECHOS EXAMINADOS Y RESULTADOS DE LA VISITA

ALCANCE

Aspectos administrativos y legales

De acuerdo con las áreas examinadas, se deben anexar las pruebas efectuadas y los soportes que solicitaron para respaldar el informe.

Extensión y límites de una auditoría. (El alcance de la auditoría incluye generalmente una descripción de las ubicaciones, las unidades de la

organización, las actividades y los procesos, así como el periodo de tiempo

completo).

ALCANCE Numeral 3º Resolución 400 de 2000Los comisionados deben limitarse estrictamente al objeto de la visita, de conformidadcon el acto administrativo que la ordena y, además, mantendrán la reserva debida en el

manejo de la información.



227

Acta de asamblea xxxxxxxx

Aspectos de gestión

XXXXXXXXXX yyyyyy

Aspectos financiero - cantables

XXXXXXXXX zzzzzzz

III CONCLUSIONES

IV RECOMENDACIONES

Firmas de los visitadores.

Deben ser claras y precisas, relacionadas con el contexto del informe.

Deben ser dirigidas a plantear una solución de problemas expuestos, evitando la tendencia a la coadministración. Si considera pertinente, las recomendaciones pueden plantearse:

•Para la Caja de Compensación Familiar, en la toma de correctivos y medidas preventivas, para mejorar o subsanar las debilidades encontradas. •Para la Superintendencia, en el caso de seguimiento y vigilancia especial para casos específicos.

•Las acciones que, a su juicio, deba adoptar la Superintendencia del Subsidio Familiar frente al ente vigilado.”



228

22.4 LOS EXPEDIENTES El informe de la visita junto con los documentos que soportan el expediente serán entregados a la División Legal o quien haga sus veces.

“Si analizado el informe de la visita, por la División Legal, se observan graves violaciones a las Leyes y estatutos o inobservancia de las instrucciones impartidas por la Superintendencia, la citada División recomendará, por escrito al Superintendente la adopción de la medida de seguimiento especial o de intervención administrativa según el caso, quien convocará al grupo conformado por el Secretario General, el Asesor del Despacho y los Jefes de las Oficinas Jurídica y de Planeación y de las Divisiones Legal, Operativa, Financiera Contable y de Servicios Sociales, quienes previo análisis del informe del Jefe de la División Legal y del informe de la comisión visitadora, con sus respectivos soportes, rendirán concepto para la toma de decisión correspondiente”. (Resolución SSF No.400 de 2000.



229

22.5 REFERENCIA PAPEL DE TRABAJO

GUIA DE INSPECCION PARA LA VIGILANCIA Y CONTROL A LAS CAJAS DE COPEMSACION FMAILIAR

– SIVICA-

REFERENCIA PAPEL DE TRABAJO No._________

ENTIDAD VISITADA: FECHA:

ÁREA O DEPENDENCIAS:

Nombre del Comisionado_____________________________________. Nombre del Trabajador de la CCF______________________________. _ DE FECHA:_________________________________________________.

TIPO DE VISITA Ordinaria: Especial :

ALCANCE DE LA PRUEBA: (Describir la vigencia evaluada y temas generales).

DOCUMENTACIÓN ANALIZADA: (Solo relaciónelos y referéncielos como papel del trabajo si es del caso)

HECHOS ANALIZADOS: (De manera detallada ponderando el alcance, por cada uno de los módulos).

CONCLUSIONES: (Estas se reflejaran en el in forme final)

RECOMENDACIONES: (Estas se reflejaran en el in forme final)

Nombre y firma del comisionado ANEXOS: Papeles de trabajo: No. Carpeta __ No. Folios __



230

22.6 OPORTUNIDADES DE MEJORA

La Superintendencia dentro de sus actividades misionales, alineado a su Macroproceso de Inspección Vigilancia y Control, tiene un procedimiento de visitas, el cual debe ser objeto de mejora continua para posicionar a la SSF frente a sus clientes como una Entidad altamente especializada.

Por lo complejo que resulta ser este tema nos permitimos considerar que los siguientes aspectos son oportunidades de mejora.

Crear espacios para socializar la Guía de Inspección para la Vigilancia y Control con todos los funcionarios que realizan visitas de auditoría a las diferentes Cajas de Compensación Familiar.

Mantener actualizado la información de la Guía, especialmente en la parte normativa y administrativa, para no ocasionar pérdida de tiempo en consultas para verificar la información.

Es importante efectuar actividades de seguimiento y medición de la efectividad de la guía, para su mejoramiento continuo.

Incluir la guía en la capacitación de los nuevos funcionarios vinculados a la planta de personal de la Superintendencia del Subsidio Familiar.

Es importante que en el momento de solicitar la documentación para realizar la visita de inspección a las Cajas de Compensación Familiar seleccionada, incluir en la solicitud información estadística para realizar una mejor inspección.

En el proceso de implementación del sistema de Gestión de Calidad bajo la Norma NTC – GP 1000, desarrollar el macroproceso de Visita de Inspección, Vigilancia y Control a las Cajas de Compensación Familiar.

Es conveniente se responsabilice a un funcionario de planta de la Superintendencia del Subsidio Familiar, para que mantenga actualizada la información de la Guía, en la normativa legal, en los diferentes módulos de la Guía.

Verificar que los hallazgos encontrados en el proceso de inspección a las Cajas de Compensación Familiar, estén debidamente soportados.

Una vez terminado el proceso de inspección, es importante discutir con la Caja de Compensación Vigilada los resultados de la Inspección y se elabore un plan de mejoramiento.



231

Finalmente, se sugieren unos perfiles profesionales para el auditor que desarrolle la visita de inspección, vigilancia y control a las Cajas de Compensación Familiar, teniendo en cuenta los siguientes Módulos: Módulo Inspección Administrativo y Legal: Profesional en Derecho, con Especialización en Derecho Administrativo, 18 meses de experiencia relacionada.

Módulo de Inspección a la Gestión de los Servicios Sociales e Inversiones: Teniendo en cuenta el amplio contenido de este módulo se necesitan profesionales de diferentes disciplinas como en: Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Economía, Ingeniería Civil, Arquitectura, Contaduría, Trabajo Social, con Especialización en las áreas relacionadas como en Finanzas, Mercadeo, Formulación y Evaluación de Proyectos, Salud Ocupacional, Auditoría, entre otras. Para el área de la Salud: Medicina, Odontología, con especialización en Auditoría en Salud, Gerencia Hospitalaria, entre otras, 18 meses de experiencia relacionada. Módulo de Inspección Financiera Contable: Profesional en Contaduría Pública, Economía, Administración de Empresas, con Especialización en Finanzas y 18 meses de experiencia relacionada. Modulo de apoyo Estadístico y Tecnológico: Profesional en Estadística, Matemáticas, Economía, Ingeniería de Sistemas, con Especialización en las áreas relacionadas y 18 meses de experiencia relacionada.



232

PLAN DE MEJORAMIENTO

Caja de Compensación Familiar:

Representante Legal:

Nit:

Código hallazgo

Descripción hallazgo

Acción correctiva

Descripción Metas

Fecha iniciación

Metas

Fecha terminación

Metas RESPONSABLE

% CUMPLIMIENTO

OBSERVACIONES

AREA LEGAL

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

ÁREA ADMINISTRATIVA

1

2

3

4

1

2

3

4



233

ÁREA SERVICIOS SOCIALES

1

2

ÁREA OPERATIVA - FONEDE

1

2

3

4

5

6

7

8

ÁREA OPERATIVA - FOVIS

1

2

3

4

5

ÁREA OPERATIVA - FONIÑEZ

1

2

INVERSIONES

1

2

3

ÁREA DE SISTEMAS

1

2

3



234

4

5

6

7

ÁREA OBRAS E INFRAESTRUCTURA

1

2



235

ANEXOS



236

MATRIZ DE NORMAS JURÍDICAS DE LA SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR

IDENTIFICACIÓN AÑO ASUNTO TEMAS

Decreto extraordinario No 0118

1957 “Por el cual se decretan aumentos de salarios, se establece el subsidio familiar y se crea el servicio nacional de aprendizaje.”

Aumento de salarios y su aplicación.

Congelación de las Cesantías.

Establecimiento del Subsidio Familiar.

Creación del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA.

Pago de parafiscales por parte de los patronos (5%) de la nómina, que corresponde el (4%) al pago de Subsidio Familiar y el (1%) al SENA.

Condiciones para obtener el derecho al subsidio familiar.

Obligatoriedad de los patronos para pertenecer o afiliarse a las Cajas de Compensación Familiar con excepción de los patronos de empresas mineras, agrícolas y ganaderas o con más de mil trabajadores.

Condicionamiento del recaudo para el subsidio familiar y SENA.

Sanciones a quienes no cumplan con el presente decreto.

Naturaleza del subsidio familiar.

Exención de impuestos nacionales a las Cajas de Compensación.

Restricción al comercio por parte de las Cajas de Compensación.

Exigencias a las Cajas de Compensación para la presentación de informes y pruebas legales



237

de sus afilados.

Extensión del aumento de salarios a los empleados oficiales.

Decreto No 1521 1957 “Por el cual se reglamenta el subsidio familiar”

Objeto del subsidio familiar

Adjudicación por parte del ministerio a las Cajas de Compensación de autonomía administrativa.

Requisitos de las Cajas de compensación familiar para constituirse luego del presente decreto.

Dirección de las Cajas de Compensación

Control por parte del revisor fiscal a las cajas de compensación

Vencimiento los primeros 10 días par acreditar el derecho a recibir el Subsidio Familiar

Características de los hijos para tener derecho al subsidio familiar

Posibles fraudes por parte de los trabajadores al momento de registrar los hijos que nacen y mueren en las respectivas Cajas de Compensación.

Condiciones para el reconocimiento al subsidio familiar a los trabajadores.

Perdida o suspensión del susidio familiar

Remisión por parte de las cajas del 1% al SENA

Sanciones a los patrones que incurran en fraude respecto a las sumas que deben aportar



238

para el subsidio familiar.

Forma de pago del subsidio.

Decreto 1587 1963 “Por el cual se organiza la Superintendencia Nacional de Cooperativas.”

Organización de la Superintendencia Nacional de Cooperativas

Vinculación de la Superintendencia Nacional de Cooperativas al Ministerio de Trabajo

Atribuciones de la Superintendencia Nacional de Cooperativas

Atribuciones del Superintendente Nacional de Cooperativas

Asignación de la planta de personal y las estructuras de la Superintendencia Nacional de Cooperativas

Fijación de la cuota de sostenimiento obligatoria por parte de la Superintendencia Nacional de Cooperativas a las sociedades cooperativas, mutuarias, fondos de empleados y similares, con destino a la financiación de la Superintendencia y de los distintos creados con este fin

Presupuesto dado por el Gobierno a la Superintendencia Nacional de Cooperativas

Control fiscal de la Superintendencia será ejercido por la Contraloría General de la Republica

Facultades del Superintendente con los funcionarios de las dependencias de la Superintendencia Nacional de Cooperativas

Capacidad de ajustar las funciones de las dependencias por parte del Superintendente Nacional de Cooperativas.



239

Decreto 1629 1963 “Por el cual se establecen las estructura, las funciones y la planta de personal de la Superintendencia Nacional de Cooperativas.”

Establecimiento de la Estructura de la Superintendencia Nacional de Cooperativas

Funciones de los jefes de las Divisiones Técnicas

Funciones de los jefes de las Secciones Técnicas

Integración de la división de Desarrollo Operativo

Funciones de la sección de Educación Cooperativa

Funciones de la sección de Fomento Cooperativo

Integración y funciones de la División Legal

Funciones de la sección de Reglamentación y Consultas

Funciones de la sección de Personería y Registro

Integración de la división de Inspección y Vigilancia

Funciones de la sección de Auditoria

Funciones de la sección de Visitadores

Integración y funciones de la División Administrativa

Funciones de la sección de Personal

Funciones de la sección de Presupuesto y Pagaduría

Funciones de la sección de Servicios Generales



240

Ley 58 1963 “Por la cual se hace extensivo el derecho al subsidio familiar a los trabajadores oficiales y se dictan otras disposiciones.”

Se extiende el derecho al subsidio familiar a los empleados civiles y a los simples trabajadores oficiales, dependientes de la Nación, los Departamentos, los Municipios, el Distrito Especial de Bogotá y las Intendencias y Comisarías.

Cada empresa deberá destinar la suma equivalente al seis por ciento (6%) del monto de los respectivos sueldos y jornales.

Establecimiento del “Consejo Consultivo de las Entidades Industriales” dependiente del Ministerio de Educación.

Giros a las Escuelas Industriales e Institutos Técnicos.

Modificación de los artículos 7° y 9° del Decreto 0118 de 1957.

Características del trabajador para tener derecho al subsidio familiar.

Establecimiento de noventa y seis (96) horas de trabajo para tener derecho al subsidio familiar.

Monto del subsidio familiar.

Salario requerido para acceder al subsidio familiar.

Establece que el subsidio familiar se pagará por medio de las Cajas de Compensación.

Exceptúan algunas entidades de Derecho Público para pagar directamente sin cajas de compensación como intermediarios. Estos patronos deben tener autorización del Ministerio de Trabajo.

Siguen vigentes los Decretos- Leyes 0118 y 249 para el pago de subsidio familiar en los



241

trabajadores de entidades públicas como en las demás.

Representación de la Asociación Colombiana Popular de Industriales ACOPI en el Consejo nacional y en los Seccionales del Servicio Nacional de Aprendizaje.

Sanciones a los empresarios que no se acojan a la Ley 58 de 1963.

Ley 69 1966 “Por la cual se establece la afiliación regional a las Cajas de Compensación Familiar y se dictan otras disposiciones”

Obligación de los empleadores a pagar subsidio familiar a sus trabajadores por conducto de una Caja de Compensación Familiar que funcione en la ciudad o localidad donde se causen los salarios

Facultad de crear Cajas en los departamento donde no existan Cajas de Compensación Familiar

Expedición de certificados de paz y salvo por parte del SENA

Prohibición de pago directo del subsidio a los empleadores

Excepción de empleadores para pagar subsidio directo a los trabajadores

Vigencia de la ley

Decreto- Ley No 3134

1968 “Por el cual se reorganiza la Superintendencia Nacional de Cooperativas”

Naturaleza y funciones de la Superintendencia Nacional de Cooperativas

Establecimiento del director de la superintendencia Nacional de Cooperativas

Organización de cooperativas



242

Funciones del superintendente

Funciones secretaria general

Funciones de la sección de personal

Funciones de la sección de pagaduría

Funciones de la sección de servicios generales

Funciones d el división legal

Funciones de división de desarrollo cooperativo

Funciones de la división de control y vigilancia

Funcione de las unidades asesoras y coordinadoras

Funciones de integración del comité de coordinación

Creación de unidades regionales

Control fiscal de la superintendencia Nacional de Cooperativas

Atribuciones del superintendente

Ley 56 1973 “Por la cual se dictan algunas disposiciones sobre el Subsidio Familiar.”

Definición y objetivo del Subsidio Familiar.

Características del Subsidio Familiar.

Forma de pago del Subsidio Familiar.



243

Trabajadores que no tienen derecho a recibir el Subsidio Familiar, por no cumplir con un número de noventa y seis horas cada veinticinco días.

Requisitos que cumplir los hijos del trabajador para ser beneficiarios del Subsidio Familiar.

Reclamo de doble subsidio a los hijos que sean inválidos, impedidos o anormales.

Igualdad de derechos entre hijos normales y adoptivos para recibir los beneficios del subsidio, de la misma manera que para los hermanos menores que dependan del hermano trabajador.

El pago del subsidio se realizará el último día de cada mes o a mas tardar el día diez (10) del mes siguiente.

Sanciones que el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social aplica a los empleadores que incumplan con el respectivo pago.

Se modifican los artículos 1°, 2°, 3° y 4° de la Ley 58 de 1963, el artículo 2° de la Ley 69 de 1966 y derogados los Decretos 714 de 1965 y 3078 de 1966; y el Decreto 247 de 1967.

Se posibilita que las entidades oficiales puedan pagarle directamente a la ESAP y al SENA los aportes establecidos por la Ley 58 de 1963.

Las empresas privadas deben pagar el aporte por medio de una caja de compensación que opere en el Departamento, Intendencia, Comisaría, Distrito Especial de Bogotá o municipio donde se causen los salarios de los trabajadores.

Condicionamientos para la conformación de Cajas de Compensación: organizadas como corporaciones, tener personería jurídica y un mínimo de 500 empleadores que paguen el subsidio familiar, y dentro de este número de empleadores debe haber 10.000 trabajadores beneficiarios del subsidio.



244

En el parágrafo del artículo 16 se exceptúan los departamentos y territorios que no tengan caja de compensación alguna, para conformar una caja de compensación sin cumplir los requisitos mencionados.

Participación de los trabajadores en las Juntas Directivas de las cajas de compensación.

Establecen los porcentajes de gastos de funcionamiento de las cajas de compensación y de inversión, la cual tendrá como preferencias los campos de la salud, la educación, la vivienda, la alimentación (inversión social).

Financiación para construcción o mejoramiento de vivienda para los trabajadores -separadamente o en colaboración con otras cajas, patronos, sindicatos u organizaciones especializadas- de acuerdo con lo que disponga el gobierno.

Constitución de fondos de ahorro y préstamo para vivienda y cooperativas de vivienda por parte de las Cajas de Compensación, los cuales serán vigilados por la Superintendencia de Cooperativas.

Pago por parte de las Cajas de Compensación Familiar a la Superintendencia de Cooperativas para el funcionamiento de la misma.

Decreto No 611 1974 “Por el cual se reestructura la Superintendencia Nacional de Cooperativas”

Definición de Superintendencia Nacional de Cooperativas.

Funciones generales de la Superintendencia Nacional de Cooperativas.

Estructura de la Superintendencia Nacional de Cooperativas.

Funciones de las Secciones Departamentales.

Funciones del Superintendente Nacional de Cooperativas



245

Funciones del Secretario General

Funciones de la Sección de Personal

Funciones de la Sección de contabilidad y pagaduría

Funciones del Grupo de Compras y Suministros

Funciones del Grupo de Archivo

Funciones del Grupo de Radicación y Correspondencia

Funciones del Grupo de Divulgación, biblioteca y publicaciones

Funciones de la División Legal

Funciones del Grupo Fondo de Empleados

Funciones del Grupo de Sociedades Mutuarias

Funciones del Grupo de Registro y Kárdex

Funciones de la Sección de Reglamentación y Consultas

Funciones de la Sección de Personerías Jurídicas y Reformas

Funciones de la División de Investigación y Control

Funciones del Grupo de Liquidaciones

Funciones de la Sección de Revisión y Análisis Contable

Funciones de la Sección de Visitaduría e Investigación



246

Funciones de la División de Desarrollo Cooperativo

Funciones de la Sección de Fomento

Funciones de la Sección de Educación

Funciones de la Sección de Promoción de Cooperativas de Educación

Funciones de la Oficina Jurídica

Funciones de Planeación, Estadística, Organización y Métodos

Funciones de la Oficina de Dirección y Coordinación Regional

Funciones de los Comités de Coordinación Administrativa y Técnica

Funciones de la Comisión de Personal

Dependencias Regionales de la Superintendencia

Tipos de dependencias regionales

Funciones de las Secciones Departamentales de la Superintendencia.

Decreto No 1004 1974 “Por el cual se reglamenta la Ley 56 de 1973”

Forma de pago del subsidio familiar

Deberes de la Cajas de Compensación familiar

Características de los beneficiarios del Subsidio Familiar.

Características de los beneficiarios del Subsidio Familiar



247

Escolaridad comprobada.

Invalidez comprobada.

Convivencia y dependencia de los hermanos menores huérfanos comprobada.

Consignación de subsidios.

Aportes al SENA por parte del empleador

Consejos directivos de las Cajas de Compensación familiar.

Destinación del (5%) para gastos de las cajas.

Objetivo del subsidio familiar

Expedición carnét de identificación a cada trabajador por parte de las Cajas de Compensación.

Reglamentación de almacenes o expendios de artículos de las Cajas de Compensación Familiar.

Creación del Consejo Superior del Subsidio Familiar.

Integración del Consejo Superior del Subsidio Familiar.

Funciones del Consejo Superior del Subsidio Familiar.

Decreto No 062 1976 “por el cual se modifica la organización administrativa del Ministerio de trabajo y seguridad

Constitución del sector trabajo y seguridad social de la nación



248

social” Funciones y objetivos del ministerio del trabajo y la seguridad social

Funciones del Ministro de Trabajo y Seguridad Social.

Funciones de la oficina de Planeación y Economía laboral

Funciones de la sección de Estudios Económico-laborales

Funciones de la Sección de Planeación Sectorial

Funciones de la Sección de Estudios y Estadísticas.

Funciones de la Oficina Jurídica

Funciones del viceministro

Funciones del Secretario General

Funciones de la Dirección General Del Trabajo.

Funciones de la División de Relaciones Colectivas De Trabajo.

Funciones de la Sección de Negociación Colectiva

Funciones de la Sección de Reglamentación Y Registro Sindical.

Funciones de la Sección de Auditoria Sindical

Funciones e la División de Relaciones Industriales de Trabajo

Funciones e la División de Relaciones Generales de Trabajo

Funciones de la División de Inspección de Trabajo



249

Funciones de la Sección de Visitaduría del Trabajo

Funciones del Grupo de Encuestas Laborales

Funciones de las Divisiones Departamentales de Trabajo y Seguridad Social

Funciones de las Inspecciones de Trabajo y Seguridad Social.

Funciones de la Dirección General de la Seguridad Social

Funciones de la División de Estudio y Control de la Seguridad Social

Funciones de la Sección de Estudios

Funciones de la Sección de Control de Cajas de Compensación Familiar

Funciones de la Sección de Control de las Instituciones de Previsión Social

Funciones de la Sección Legal

Funciones de la División de Salud Ocupacional

Decreto No 1040 1978 “por el cual se reglamentan los artículos 6, 28 y 30 del Decreto Ley 062 de 1976”

Control fiscal y administrativo de las Cajas de Compensación Familiar y las entidades, dependencias y asociaciones que manejen o distribuyan subsidio familiar.

Documentos que las Cajas de Compensación Familiar deben presentar ante la Sección de Control de Cajas de Compensación Familiar.

Información pertinente de las reuniones que afecten a las Cajas de Compensación Familiar.

Información sobre los nombramientos en las Cajas de Compensación Familiar a la Sección



250

de Control de las mismas.

Exigencias de información de inversión de las Cajas de Compensación Familiar por parte de la Sección de Control.

Restricciones a inversiones de las Cajas de Compensación Familiar.

Funciones y atribuciones de la Sección de Control de Cajas de Compensación.

Ley 24 1981 “por el cual se transforma la Superintendencia Nacional de Cooperativas en Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas, se fijan sus objetivos, estructura y funciones, se provee a su dotación presupuestal y se dictan otras disposiciones”

Reestructuración de la Superintendencia Nacional de Cooperativas en Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas.

Objetivo y finalidad del Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas.

Funciones del Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas.

Entidades organizacionales nacionales y regionales.

Estructura administrativa.

Creación del Consejo Nacional de Cooperativas.

Atribuciones del jefe del Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas.

Funciones del Consejo Nacional de Cooperativas.

Funciones de la Oficina de Divulgación.

Funciones de la Oficina Jurídica.



251

Funciones del subjefe del Departamento.

Funciones de la Secretaria General.

Funciones de la Sección de Presupuesto y Pagaduría.

Funciones de la Sección de Personal.

Funciones de la Sección de Organización y Métodos.

Funciones de la Sección de Servicios Generales.

Funciones de la División de Planeación y Desarrollo.

Funciones de la Sección de Planeación y Estadística.

Funciones de la Sección de Fomento y Programación.

Funciones de la Sección de Educación.

Funciones de la División de Operaciones.

Funciones de la Sección de Asesorías y Asistencia a las Regionales.

Funciones de la Sección de Ejecución de Programas de Fomento.

Funciones de la División de Asuntos Legales.

Funciones de la Sección de Registro y Kárdex.

Funciones de la Sección de Personerías Jurídicas y reformas.

Funciones de la Sección de Reglamentación y Consultas.



252

Funciones de la Sección de Fondos de Empleados y Sociedades Mutuarias.

Funciones de la División de Vigilancia y Control.

Funciones de la Sección de Liquidaciones.

Funciones de la Sección de Revisión y Análisis Contable.

Funciones de la Sección de Visitaduría e Investigaciones.

Funciones de las Dependencias Regionales.

Selección de funcionarios.

Transferencia de Bienes Muebles e Inmuebles de la Superintendencia Nacional de Cooperativas al Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas.

Control Fiscal por parte de la Contraloría al Departamento Administrativo Nacional de Cooperativas.

Ley 25 1981 “Por el cual se crea la Superintendecia del Subsidio Familiar y se dictan otras disposiciones”

Creación de la Superintendencia de Subsidio familiar como una unidad administrativa especial con personería jurídica y un patrimonio autónomo.

Funcionamiento de la Superintendencia, el cual se guiara por las normas de la presente ley

Funciones ejercidas por la Superintendencia del Subsidio familiar de acuerdo a las disposiciones del Presidente de la República y al Ministerio del Trabajo y Protección social.

Funciones de vigilancia y control de la Superintendecia sobre las entidades sometidas a su control.



253

Organización y jerarquía de la Superintendencia del Subsidio Familiar.

Atribuciones del Superintendente del Subsidio familiar.

Funciones del secretario general de la Superintendencia.

Establecimiento de las funciones de la sección administrativa, la división de estudios y control, la sección de evaluación y proyectos, la sección de registro y control, la división de inspección y vigilancia, la sección de auditoria y la sección de Visitaduría.

Descripción de la facultad que posee el superintendente para sancionar tanto a los funcionarios de la entidades vigiladas como a las entidades mismas.

Obligación que tiene el superintendente de informar a la entidad sancionada la multa y las medidas que esta debe llevar a cabo para subsanar los problemas que dieron paso a la sanción.

Investidura que tienen: el superintendente, los jefes de división y sección de la superintendencia de subsidio familiar para actuar como jefes de policía en lo relacionado al control y vigilancia del subsidio familiar.

Definición legal de las Cajas de compensación familiar.

Obligación de aportes de las cajas de compensación para el mantenimiento y funcionamiento de la superintendencia.

Autorización al Gobierno Nacional para que dentro de 180 días después de la publicación de la presente ley; proceda a: Determinar la planta de la Superintendencia y fijar sus asignaciones, determinar las calidades que debe tener el superintendente, crear , suprimir o fusionar los cargos de la planta de la Dirección General de Seguridad Social y de la Sección de Control y seguridad social, y modificar sus funciones de acuerdo a la presente ley, además de determinar las posibles inhabilidades, incompatibilidades y responsabilidades de



254

los funcionarios.

Control fiscal de la Contraloría General sobre la Superintendencia del subsidio familiar.

Regulación de los contratos celebrados por la superintendencia según El decreto ley 150 de 1976.

Atribuciones del superintendente para establecer mecanismos de regulación interna con el fin de mejorar el cumplimiento de las funciones de la Superintendencia.

Régimen legal de los empleados de la Superintendencia.

Rendición de cuentas ante el Gobierno Nacional.

Derogación del articulo 30, y modificado en los artículos 4, 23, 27, 29, 31 y 32 del Decreto 062 de 1976 y las demás disposiciones que le sean contrarias.

Decreto- Ley No 2463

1981 “Por el cual se determina el régimen de inhabilidades, incompatibilidades y responsabilidades de los funcionarios de las Cajas de Compensación Familiar y de las asociaciones de cajas y de sus organismos de dirección, administración y fiscalización”

Determinación del régimen de inhabilidades, incompatibilidades y responsabilidades de los funcionarios de las Cajas de Compensación Familiar y de las asociaciones de cajas y de sus organismos de dirección, administración y fiscalización.

Impedimentos consanguíneos y judiciales para ser miembro de los Consejos o Juntas Directivas, Directores Administrativos o Gerentes y los Revisores Fiscales de las Cajas o Asociaciones de Cajas.

Condicionamiento para ser Revisor Fiscal.

Anulación del contrato por incumplimiento de disposiciones de este Decreto.

Prohibición de efectuar contratos a beneficio propio por parte de los funcionarios de las



255

Cajas de Compensación o Asociaciones de Cajas.

Obligatoriedad de informes de irregularidades a la Superintendencia del Subsidio Familiar.

Aplicación pertinente del Código de Comercio a los altos cargos de Cajas de Compensación o Asociaciones de Cajas.

Obligatoriedad de adecuación de los estatutos de las Cajas de Compensación Familiar con las disposiciones presentes.

Ley 21 1982 “Por el cual se modifica el régimen del subsidio familiar y se dictan otras disposiciones”

Relación jurídica del subsidio familiar

Descripción y características del subsidio familiar

Condiciones para embargar el subsidio familiar

Forma de pago del subsidio

Entidades obligadas a pagar el subsidio familiar y efectuar aportes para el SENA

Entidades obligadas a pagar, además del subsidio familiar y de los aportes al SENA, contribuciones a la ESAP, las Escuelas Industriales e Institutos Técnicos Nacionales, Departamentales, Intendencias, Comisariales, Distritales y Municipales.

Distribución del 6% que los empleadores obligados a pagar el subsidio y los aportes cancelan.

Destinación de los aportes hechos por la Nación, los departamentos, las intendencias, las comisarías, el Distrito Especial de Bogota y los municipios

Destinación de los aportes hechos por lo establecimientos públicos, las empresas



256

industriales y comerciales y las empresas de economía mixta de los ordenes nacional, departamental, intendencial, comisariales, distritales o municipales

Mecanismo especial de pago del subsidio familiar por parte del Ministerio de Defensa, las Fuerzas Militares, la Policía Nacional y los organismos descentralizados adscritos a dicho Ministerio.

Características para definir como empleador a una persona natural o jurídica

Como deben pagar los empleadores el subsidio y los demás aportes dispuestos por los artículos 7 y 8 de la presente ley.

Entidades que pueden pagar directamente los aportes al SENA, a la ESAP y al Ministerio de Educación.

Definición de nomina mensual de salarios

Requisitos para ser trabajador beneficiario del subsidio familiar

Definición de trabajador permanente

Trabajadores que tiene derecho al subsidio familiar según nivel de ingresos

Trabajadores que tienen derecho al subsidio familiar según horas de trabajo

Subsidio para quienes trabajan en mas de una empresa

Consideración sobre cuales son los días laborables

Incapacidades validas para obtener el subsidio familiar

Cónyuge que recibe el pago del subsidio familiar



257

Personas que dan derecho al Subsidio familiar

Excepciones para no entregar el subsidio directamente al trabajador beneficiado

Subsidio extraordinario

Casos en los cuales el padre y la madre pueden cobrar subsidio familiar por los mismo

Hijos

Definición de Cajas de compensación familiar

Requisitos para ser reconocida como Caja de Compensación

Funciones de las Cajas de Compensación

Sobre los giros que las Cajas le debe hacer al SENA.

Forma como las Cajas deben distribuir los aportes recaudados por concepto del subsidio

familiar

Formas de ejecutar los rendimientos y productos líquidos de las operaciones efectuadas

por las Cajas

Excepciones al impedimento que tienen las cajas para entregar precios subsidiados,

bienes o servicios a cualquier persona natural o jurídica

Causales de la perdida de la calidad de miembro de la Caja a al que se este

afiliado



258

Medidas a tomar después de la calidad de miembro de una Caja

Encargados de dirigir la caja de compensación familiar

Funciones de la Asamblea General de las Cajas

Revisor Fiscal obligatorio en todas las Cajas de Compensación

Funciones del Revisor Fiscal

Miembros de los Consejos Directivos de las cajas y funciones de estos

Elección de los representantes de los trabajadores a los Consejos Directivos

Inhabilidades del Consejo Directivo, para su formación y función

Funciones de los Consejos Directivos

Funciones del Director Administrativo

Reglamentación de los sistemas de votación de las Asambleas generales de las Cajas

Afiliación de empleadores ala cajas de compensación, situaciones de rechazo y

comunicación a la Superintendencia

Reservas legales y reglamentación de estas

Cobros de las cajas de compensación al SENA y su ejecución de acuerdo al numeral 2

del articulo 43 de la presente ley

Ocasiones en las que las cajas de compensación puede adelantar obras conjuntas



259

Campos y orden en los que las cajas pueden emprender obras y programas sociales

con el fin de atender el pago del subsidio en servicios o en especie

Situaciones en las que el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social podrá cambiar el

orden que las cajas emprenden obras y programas sociales con el fin

de atender el pago del subsidio en servicios o en especie

Situaciones a tener en cuenta por la Superintendencia del Subsidio Familiar para aprobar

o improbar obras y programas sociales de las cajas de compensación familiar

Facultad de los consejos directivos para fijar tarifas diferenciales progresivas

Reglamentación de la facultad que tienen las Cajas de Compensación para realizar

convenios con empleadores, sindicatos y organismos especializados públicos y

privados con el fin de llevar a cabo planes de financiación, construcción y mejora de la

vivienda para los trabajadores beneficiarios

Acerca de la posibilidad que tiene las cajas para crear asociaciones mutualistas de ahorro

Extensión para las cajas de compensación de lo dispuesto en los artículos 18, 83, 85, 94

y 95 del Decreto numero 1598 de 1963; y el articulo 2 de la Ley 128 de 1936, para lo

referente a las cooperativas

Medidas legales para la liquidación de una Caja de Compensación



260

Medidas especiales para el recaudo del subsidio familiar en el sector primario

Pago del subsidio a trabajadores del área de la agricultura, la silvicultura, la ganadería,

la pesca, la minería la avicultura y la apicultura

Medidas para que los pagos efectuados por concepto de salarios, subsidio familiar, aportes para el SENA, calzado y overoles para los trabajadores sean deducibles para efectos de impuestos.

Pago del subsidio por parte de los empleadores descritos en el articulo 70

Beneficiarios del subsidio familiar del sector primario según el articulo 18

Facultad de las entidades encargadas del pago del Subsidio familiar del sector agropecuario para establecer condiciones especiales de acreditación para recibir el subsidio.

Facultad de la Caja de Crédito Agrario, Industria y Minero para reglamentar lo Concerniente a la forma de pago del subsidio familiar

Normatividad para invertir los saldos acumulados correspondientes a reservas o remanentes no exigibles a corto plazo de que disponga la Caja Agraria, así como los dineros correspondientes a cuotas del subsidio familiar no reclamados por sus beneficiarios.

Porcentajes que la Caja de Crédito Agrario, Industrial y Minero debe remitir al SENA

Porcentaje para gastos de administración y para la creación de un Fondo de reserva legal de fácil liquidez de la Caja de Crédito Agrario, Industrial y Minero.

Normatividad dependencia exclusiva de la Caja de Crédito Agrario, Industrial y Minero para la administración del subsidio familiar del sector primario.



261

Miembros del Consejo directivo de la Caja de Crédito Agrario, Industrial y Minero

Miembros del Consejo Superior del Subsidio Familiar.

Forma en que se designan a los representantes de los trabajadores ante el Consejo

Superior del Subsidio Familiar

Atribuciones del Ministerio del Trabajo y seguridad social para invitar personas al Consejo Superior del Subsidio Familiar

Funciones del Consejo Superior del Subsidio Familiar

Facultad del Consejo Superior del Subsidio Familiar para pedir apoyo a otras entidades publicas

Sanciones al empleador que no se encuentre afiliado a una caja de compensación familiar o a la Caja de Crédito Agrario, Industrial y Minero para pagar el subsidio de sus empleados

Normatividad para que las cajas presten servicios de salud y suministren medicamentos a los afiliados del ISS.

Métodos que las cajas adapten sus proyectos sociales a la reglamentación de la presente ley.

Tiempo y normatividad para que las Cajas reformen sus estatutos de acuerdo a la presente ley.

Facultad del Gobierno Nacional para hacer los traslados presupuestales que demanda el cumplimiento de la presente ley.

Acerca de las partidas para el Subsidio Familiar en el presupuesto de los Departamentos, las Intendencias y las Comisarías, el Distrito Especial de Bogota, los Municipios y demás



262

entidades y organismos públicos.

Leyes previas que deroga la presente Ley.

Vigencia de la Ley

Ley 31 1984 “Por la cual se modifica la Ley 21 de 1982 para reconocerles representación autentica a los beneficiarios del subsidio familiar en los Consejos Directivos de las Cajas de Compensación y se dictan otras disposiciones”

Composición de los Consejos Directivos de las Cajas de Compensación Familiar.

Escogencia de los representantes de los trabajadores beneficiarios.

Derogación del literal d) del artículo 3 del Decreto Ley 2463 de 1981.

Ley 54 1987 “Por la cual se crea el Consejo Nacional Laboral”

Creación del Consejo Nacional Laboral.

Finalidad del Consejo Nacional Laboral.

Definición del Consejo Nacional Laboral.

Funciones del Consejo Nacional Laboral.

Integración del Consejo Nacional Laboral.

Representación del Gobierno Nacional, empleados particulares y los trabajadores en el Consejo Nacional Laboral.

Principio del Consenso dentro del Consejo Nacional Laboral.

Colaboración por parte de comisiones nacionales al Consejo Nacional Laboral



263

Establecimiento den los Departamentos, Intendencias y Comisarías de Consejos Regionales.

Mantenimiento de la información y relaciones entre los empleadores, los trabajadores las Comisiones Nacionales y los Consejos Regionales por medio de una Secretaría.

Atribución al Gobierno Nacional en cuanto al presupuesto del Consejo Nacional Laboral.

Derogación de leyes por parte de la presente Ley.

Ley 71

1988 “Por la cual se expiden normas sobre pensiones y se dictan otras disposiciones

Establece para las cajas de compensación la obligación de prestar servicios sociales a los pensionados en la misma forma que los trabajadores activos: el 2% de aporte sobre el monto de la pensión.

Los pensionados no recibirán subsidio en dinero.

Condiciones para la prestación de los servicios de las Cajas de Compensación

Decreto No 341 1988 “Por el cual se reglamentan la Ley 25 de 1981, “Por la cual se crea la Superintendencia de Subsidio Familiar y se dictan otras disposiciones” y la Ley 21 de 1982, “por la cual se modifica el régimen del subsidio familiar y se dictan otras disposiciones”

Consideraciones para la creación del presente Decreto

Sobre la constitución de las cajas de compensación familiar

El acta de constitución debe hacerse de acuerdo a lo dispuesto en los artículos 39, 40 y 41 de la Ley 21 de 1982

Datos que debe contener el acta

Documentación que el Director Administrativo provisional deberá tramitar para la aprobación y reconocimiento de la personería jurídica por parte de la Superintendencia del



264

Subsidio Familiar.

Puntos que debe contener el estudio de factibilidad

Medidas que debe llevar a cabo la Superintendencia del Subsidio Familiar después de recibir la solicitud de aprobación y reconocimiento de la personería jurídica de la corporación

Sobre el momento en el que la resolución sea aprobada y se le reconozca la personería jurídica a la corporación.

Obligaciones de la corporación después de ejecutoriada la resolución de aprobación y reconocimiento de la personería jurídica

Entes internos encargados de la dirección de la corporación

Elección del revisor fiscal

Conformación de la Asamblea General

Reglas para las reuniones de la Asamblea General

Convocatoria de la Asamblea General

Sobre la actuación del Superintendente del subsidio familiar en las convocatorias a las Asambleas Generales.

Sobre quienes convocan a la Asamblea General

Aspectos de los que se debe ocupar la Asamblea General

Sobre el libro de actas de las reuniones de la Asamblea General



265

Convocatoria a reuniones extraordinarias

Condiciones para validar las decisiones tomadas por la Asamblea

Quórum de la Asamblea

Funcionamiento general de las Asambleas

Funcionamiento del Consejo Directivo

Funciones del Revisor Fiscal

Sobre el informe que el Revisor Fiscal debe presentar a la Asamblea General

Sobre las Afiliaciones

Sobre los Subsidios

Aspectos Generales

Activos Fijos

Reserva Legal de las cajas de compensación

Aportes destinados al SENA

Sobre Inversiones

Control de la Superintendencia del Subsidio Familiar

Intervención en una Caja de Compensación Familiar

Disposiciones derogadas por el presente Decreto



266

Decreto No 784 1989 “Por el cual se reglamentan parcialmente las Leyes 21 de 1982 y 71 de 1988”

Afiliados al Régimen del Subsidio Familiar

Obligaciones de los empleadores sobre afiliación

Clasificación de los Afiliados al Régimen del Subsidio Familiar

Afiliados a Cajas de Compensación Familiar

Obligaciones de las cajas para expedir carné de afiliación

Efectos del carné de afiliación

Contenido del carné de afiliación

Renovación del carné de afiliación

Prorroga automática del carné de afiliación

Indebida utilización del carné de afiliación

Campo de aplicación de los programas sociales

Organización de los programas sociales

Objetivo de los programas sociales

El subsidio Familiar en especie

Forma de reconocimiento del subsidio Familiar en especie

Modalidades existentes del subsidio Familiar en especie



267

El subsidio Familiar en servicios

Administración de los programas sociales

Criterio para el establecimiento de los programas sociales

Modalidades para la prestación de los servicios de salud

Finalidades de los servicios de salud

Extensión gradual y racionalizada de los servicios de salud

Participación en planes y programas especiales

Los servicios sociales de nutrición y mercadeo

Ubicación de los establecimientos de mercadeo

Los programas de educación

Los programas sociales de vivienda

Los servicios de crédito de fomento

Los servicios de recreación social

Programas especiales de vacaciones

Reglamentación de la utilización de los servicios sociales

Afiliación de los pensionados al régimen del subsidio familiar

Aportes de los pensionados



268

Descuentos y giros de los aportes

Servicios sociales para pensionados

Prestación de servicios para los pensionados

Disposiciones generales

Financiación de las obras y programas sociales

El subsidio en especie y en servicios en el sector primario

Accesos a los servicios de otros grupos de población

Derogatoria de normas y vigencia

Ley 9 1989 “Por la cual se dictan normas sobre planes de desarrollo municipal, compraventa y expropiación de bienes y se dictan otras disposiciones.”

Planificación del desarrollo municipal

Definición de espacio público

Instrumentos para la adquisición y expropiación de inmuebles

Establece topes del valor de la vivienda de interés social de acuerdo al número de habitantes.

Licencias y sanciones urbanísticas

Ley 49 1990 “Por la cual se reglamenta la repatriación de capitales, se estimula

Financiación de la vivienda de interés social



269

el mercado accionario, se expiden normas en materia tributaria, aduanera y se dictan otras disposiciones”

Cuociente de recaudos de las cajas de compensación familiar

Subsidio a la vivienda de interés social por parte de las cajas de compensación familiar

Reservas para vivienda

Destinación de parte de los nuevos recursos por impuestos sobre las ventas para subsidio de vivienda

Destinación de parte del impuesto a las importaciones para subsidio de vivienda

Destinación del impuesto sobre las ventas al cemento

Vigencia y derogatorias

Decreto No 1531 1990 “Por el cual se reglamentan los artículos 3o. de la Ley 31 de 1984 y 79 de la Ley 21de 1982.”

Representación de los trabajadores beneficiarios del subsidio familiar en dinero en el Consejos Directivos de las Corporaciones y en el Consejo Asesor de la caja de Crédito Agrario, Industrial y Minero

Quienes son beneficiarios del subsidio familiar.

Objeto de la representación de los trabajadores

Intereses de la representación de los trabajadores

Legitimidad de la representación de los trabajadores

Procedimiento para la escogencia de representantes de los beneficiarios

Criterios para la prestación de candidato



270

Presentación de las listas

Listas de centrales obreras

Características de las listas

Perdida de calidad de representante de los trabajadores

Escogencia de representantes

Prohibición de pertenecer a más de un Consejo Directivo

Suministro de la información relacionada con el total de beneficiarios del subsidio por parte de las Cajas de Compensación a las centrales obreras

La Superintendencia del Subsidio Familiar incluirá en todas sus visitas de inspección la verificación en debida forma de la composición que según la ley deben tener los órganos de administración de las corporaciones, so pena de incurrir en causal de mala conducta por parte del funcionario que lo omita.

Vigencia del presente decreto

Resolución No 0143 1990 “Por la cual se crea el comité de visitas de la superintendencia del Subsidio Familiar”

Creación del comité de Vistitas

Conformación del comité de Visitas

Funcionarios que pueden asistir a las reuniones del comité

Funciones del comité

Informes que deben rendir al Superintendente Del Subsidio Familiar por parte de los



271

funcionarios comisionados y el jefe de la sección de Visitaduría.

Ley 2 1991 “Por la cual se crea el Sistema Nacional de Vivienda de Interés Social, se establece el subsidio familiar de vivienda, se reforma el Instituto de Crédito Territorial, ICT, y se dictan otras disposiciones”

Creación del sistema nacional de vivienda de interés social

Pautas para la creación de los subsistemas de fomento o ejecución, de asistencia técnica y promoción a la organización social del Sistema Nacional de Vivienda de Interés Social

Funciones del Ministerio de Desarrollo Económico en el Sistema Nacional de Vivienda de Interés Social

Coordinación de las Administraciones Municipales, Distritales, de las áreas metropolitanas y de la Intendencia de San Andrés y Providencia del Sistema Nacional de Vivienda de Interés Social

Sobre el Subsidio Familiar de Vivienda

Definición de Solución de Vivienda

Definición del Subsidio Familiar de Vivienda

Beneficiarios del Subsidio Familiar de Vivienda

Causales de restitución del Subsidio Familiar de vivienda al Estado

Objetivos del Subsidio

Sobre el INURBE

Objetivos del INURBE



272

Funciones del INURBE

Miembros de la Junta Directiva del INURBE

Funciones de la Junta Directiva

Sobre el Banco Central Hipotecario

Objetivo del BCH

Sobre operaciones del BCH que impliquen asumir costos no trasladables a los beneficiarios o conceder subsidios

Sobre los Fondos de Vivienda de Interés Social y Reforma Urbana

Manejo de los Fondos creados por los municipios, los distritos especiales, las áreas metropolitanas y la intendencia de San Andrés y Providencia

Objetivo de los Fondos de Vivienda de Interés Social y Reforma Urbana

Conformación de las juntas directivas de los fondos de vivienda de interés social y reforma urbana y de las entidades especializadas

Constitución del patrimonio y os recursos de los Fondos de Vivienda de interés social y reforma urbana

Sobre los Departamentos, Intendencias y Comisarías

Asistencia técnica, administrativa y financiera a los municipios para la constitución de los Fondos de Vivienda de Interés Social y Reforma Urbana

Financiación de los programas de vivienda de interés social de los municipios



273

Consejo de Vivienda de Interés Social

Sobre los instrumentos financieros

Acerca de la utilización de la fiducia en garantía

Sobre la contratación en entidades publicas

Contratos de compraventa y de promesa de compraventa

Sobre las Sanciones

Presentación de documentos falsos para la obtención de un Subsidio Familiar

Deberes del INURBE al detectar una posible violación de las normas

Falsificación de la escritura publica de compraventa

Disposiciones varias

Incisos y artículos de la Ley 9 de 1989 modificados por la presente Ley

Ley 3 1991 “Por la cual se crea el Sistema Nacional de Vivienda de Interés Social, se establece el subsidio familiar de vivienda, se reforma el Instituto de Crédito Territorial, ICT, y se dictan otras disposiciones.”

Creación del Sistema Nacional de Vivienda de Interés Social

Integración del Sistema Nacional de Vivienda de Interés Social

Las entidades integrantes del sistema actuarán de conformidad con las políticas y los planes generales que adopte el Gobierno Nacional.

El Sistema como mecanismo permanente de coordinación, planeación, ejecución,



274

seguimiento y evaluación de las actividades realizadas por las entidades que lo integran

Propósito Sistema Nacional de Vivienda de Interés Social.

Conformación de subsistemas de fomento o ejecución, de asistencia técnica y promoción a la organización social, y de financiación

Políticas y planes de vivienda social en los departamentos, intendencias a través de los Fondos de Vivienda de Interés Social y reforma urbana

Establecimiento del Subsidio Familiar de Vivienda como un aporte estatal en dinero o especie, otorgado por una sola vez al beneficiario

Características del Subsidio Familiar de Vivienda

Define quienes pueden ser beneficiarios del Subsidio Familiar.

Determina qué es una solución de vivienda.

Decreto No 2150 1992 “Por el cual se reestructura la

Superintendencia del Subsidio Familiar”

Naturaleza y adscripción

Objetivos de la Superintendencia del Subsidio Familiar

Competencia de la Superintendencia. Instituciones a vigilar

Estructura orgánica de la Superintendencia

Conformación de Consejo Asesor

Funciones del Consejo Asesor



275

Funciones del Superintendente

Funciones de la oficina de Planeación y Desarrollo

Funciones de la Oficina de Informática

Funciones de la Oficina de Auditoria Interna

Funciones de la División Legal

Funciones de la División Financiero-Contable

Funciones de la División Operativa

Funciones de la Secretaria General

Creación Grupos de Trabajo

Normas aplicables para la desvinculación de empleados de la Superintendencia por efectos reestructuración de la misma.

Autorizaciones Presupuestales para dar cumplimiento al Decreto.

Presentación de Pliego de Cargos.

Informe de evaluación de procesos en contra de funcionarios de la Superintendencia.

Planta actual. Disposiciones para la planta actual con relación a la reestructuración de la

Superintendencia del Subsidio Familiar.

Control Interno.



276

Vigencia y Derogación del presente Decreto.

Ley 42 1993 “Sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen”

Preceptos que regulan los principios, sistemas y procedimientos de control fiscal financiero; de los organismos que lo ejercen en los niveles nacional, departamental y municipal y los procedimientos jurídicos aplicables.

Instituciones u Organizaciones sujetas de control fiscal.

Instituciones u Organizaciones sujetas de control fiscal en el orden territorial.

Definición del concepto control fiscal como función pública.

La Contraloría General de la República como organización estatal que ejerce el control fiscal.

Principios, sistemas y procedimientos técnicos del control fiscal.

Control financiero

Control de legalidad

Control de gestión

Control de resultados

Revisión de cuentas

Juicio fiscal por operaciones fraudulentas.

Modalidades de control fiscal



277

Procedimientos.

Control excepcional por parte de la Contraloría General de la República.

Definición de Hacienda Nacional

Contabilidad Presupuestaria

Certificación de la situación de las cuentas del Estado al Congreso y al Presidente de la República por parte de la Contraloría General de la República.

Estadística fiscal del Estado.

Vigilancia de los empréstitos garantizados por la Nación por parte de la Contraloría General de la República.

La Contraloría General de la República como auditora y certificadora del balance general del año fiscal inmediatamente anterior.

Ley 100 1993 “Por la cual de crea el Sistema de Seguridad Social Integral y se dictan otras disposiciones”

Principios Generales

Sistema de Seguridad Social Integral

Principios a los que estará sujeto el servicio publico esencias de seguridad social

Sobre el Derecho a la Seguridad Social

Sobre el Derecho al servicio publico de Seguridad Social

Creación del Sistema de seguridad social integral



278

Objetivos del Sistema de seguridad social integral

Ámbito de acción Sistema de seguridad social integral

Conformación del Sistema de seguridad social integral

Destinación de los recursos

El sistema de seguridad social en salud

Disposiciones Generales

Objetivo de la presente ley

Fundamentos del Servicio Publico

Intervención del Estado

Integrantes del Sistema General de Seguridad Social en salud

Características Básicas del Sistema General de Seguridad Social en Salud

Sobre los afiliados al sistema

Tipos de participantes en el sistema general de seguridad social en salud

Beneficios para desmovilizados

Garantías de los Afili8ados

Deberes de los Afiliados y de los Beneficiarios

Deberes de los Empleadores



279

El Régimen de Beneficios

Plan Obligatorio de Salud

La Cobertura Familiar

Preexistencias

Atención Básica

Atención Materno Infantil

Riesgos catastróficos y accidentes de transito

Atención inicial de urgencias

Planes Complementarios

Sobre la Dirección del Sistema

Orientación de la Dirección del Sistema

El Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud

Funciones del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud

Sobre las Funciones del Ministerio de Salud

El Sistema General de Seguridad Social en Salud a nivel territorial

Consejos Territoriales de Seguridad Social en Salud

La organización del sistema general de seguridad social en salud



280

Definición de las entidades Promotoras de Salud

Funciones de las Entidades Promotoras de Salud

Campo de Acción de las Entidades Promotoras de Salud

Requisitos de las Entidades Promotoras de Salud

Tipos de Entidades Promotoras de Salud

Prohibiciones para las Entidades Promotoras de Salud

Incentivos para un Mejor Servicio

Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud

Sistema de Acreditación de las Instituciones Prestadoras de Salud

Sobre los Pagos Moderadores

Garantía de Atención a los Usuarios

Mantenimiento hospitalario

Evaluación tecnológica

Sobre las prioridades de dotación hospitalaria

Dirección de los hospitales públicos

Incentivos a los trabajadores y profesionales de salud

Información a los usuarios



281

Información de los usuarios

Promoción de asociaciones de usuarios

Sobre la Administración y Financiación del Sistema

Conformación del Sistema General de Seguridad Social

Definición del Régimen Contributivo

Afiliados y Beneficiarios del Régimen Contributivo

Monto y Distribución de las cotizaciones

Administración del régimen contributivo

Incapacidades

De las licencias por maternidad

De la atención de los accidentes de trabajo y la enfermedad profesional

Suspensión de la Afiliación

Sanciones para el Empleador

Definición del Régimen Subsidiado

Creación del Régimen Subsidiado

Beneficiarios del Régimen Subsidiado

Recursos del Régimen Subsidiado



282

Reglas básicas para la administración de Régimen de Subsidios en Salud

Sobre la Participación de las cajas de compensación familiar

Creación y operación del Fondo de Solidaridad y Garantía

Estructura del Fondo de Solidaridad y Garantía

Financiación de la Subcuenta de Compensación

Financiación de la Subcuenta de Solidaridad

Financiación de la Subcuenta de Enfermedades Catastróficas y Accidentes de Transito

Impuesto social a las armas y municiones

Sobre la vigilancia y control del sistema

Información requerida

Información para la vigilancia del recaudo

Control y Evaluación de la Calidad del Servicio de Salud

Revisoría Fiscal

Control Fiscal

Régimen Sancionatorio

Veedurías Comunitarias

Obligaciones de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud



283

Sobre la Superintendencia Nacional de Salud

Decreto No 1485 1994 “Por el cual se regula la organización y funcionamiento de las Entidades Promotoras de Salud y la protección al usuario en el Sistema Nacional de Seguridad Social”

Ámbito de aplicación

Responsabilidades de las Entidades Promotoras de Salud

Sobre la organización y funcionamiento de las entidades promotoras de salud

Obtención del certificado de funcionamiento

Denominación social de las Entidades Promotoras de Salud

Sobre el Régimen Patrimonial

Monto del capital o fondo social y aumentos

Variación del capital por orden de autoridad

Reserva Legal

Sobre el margen de solvencia

Margen de solvencia sobre pagos anticipados

Sobre los limites a las operaciones financieras e inversiones

Operaciones financieras no autorizadas

Restricciones a las operaciones realizadas entre la entidad promotora de salud y sus subordinadas



284

Regulación de Inversiones

Sobre la Regulación de la libre escogencia en entidades promotoras e instituciones prestadoras

Régimen general de la libre escogencia

Obligaciones Especiales

Sobre el régimen de contratación para la prestación del plan obligatorio de salud

Contratos para la prestación del plan obligatorio de salud

Contratos pata la prestación de planes complementarios

Promoción de la Afiliación

Responsabilidad de los promotores

Organización autónoma de los promotores

Identificación frente a terceros

Registro de promotores

Capacitación

Utilización conjunta de promotores

Prohibición para las entidades promotoras de salud y sus promotores

Recaudo, pago y transferencias de recursos por instituciones financieras



285

Contenidos del contrato con las instituciones financieras

Disposiciones varias

Conflicto de interese y practicas no autorizadas

Afiliación de personas exceptuadas del sistema de seguridad social en salud

Control y vigilancia de las entidades aseguradoras

Sistemas de Información

Vigencia del Presente Decreto

Ley 115 1994 “Por la cual se expide la Ley General de Educación”

Obligación de las Cajas de Compensación de contar con programas de educación básica y educación media

Prioridad de participación en estos programas de los hijos de los trabajadores beneficiarios del subsidio familiar

Decreto No 1902 1994 “Por el cual se reglamentan los artículos 39 y 190 de la Ley 115 de 1994 sobre Subsidio Familiar para Educación

no Formal y Programas de Educación Básica y Media de las Cajas de Compensación Familiar”

Trabajadores que tienen derecho al subsidio familiar en dinero.

Ofrecimiento de educación básica y media a los trabajadores por parte de las Cajas de Compensación Familiar.

Prioridad para los hijos de los afiliados a las Cajas de Compensación en los establecimientos educativos pertenecientes a las mismas.

Los programas de educación básica y media que ofrezcan las Cajas estarán sujetos a la



286

inspección y vigilancia por parte de las respectivas Secretarías de Educación Departamentales o Distritales y deberán ser comunicados a la Superintendencia del Subsidio Familiar para lo de su competencia.

Resolución 0165 1997 “Por la cual se conforma el Comité de Defensa Judicial y Conciliación de la Superintendencia del Subsidio Familiar.”

Conformación del Comité de Defensa Judicial y Conciliación, encargada de controlar y atender los procesos judiciales que tenga interés la Superintendencia del Subsidio familiar, y se reglamento su funcionamiento

Ley 388 1997 “Por la cual se modifica la Ley 9ª de 1989, y la Ley 3ª de 1991 y se dictan otras disposiciones.”

Consideraciones iniciales

Objetivos y principios generales.

Ordenamiento del territorio.

Acción urbanística

Plan de ordenamiento territorial

Determinantes de los planes de ordenamiento territorial

Normas urbanísticas generales y complementarias

Actuación urbanística

Ley 549 1999 “Por la cual se dictan normas en materia de vivienda, se señalan los objetivos y criterios generales a los cuales debe sujetarse el Gobierno

Ámbito de aplicación de la ley.

Créditos de vivienda en Unidades de Valor Real (UVR)



287

Nacional para regular un sistema especializado para su financiación, se crean instrumentos de ahorro destinado a dicha financiación, se dictan medidas relacionadas con los impuestos y otros costos vinculados a la construcción y negociación de vivienda y se expiden otras disposiciones.”

Objetivos y criterios de la presente ley.

Derecho constitucional de vivienda digna

Definición del UVR

Participantes en el sistema de financiación de vivienda.

Creación del Consejo Superior de Vivienda.

Integración del Consejo Superior de Vivienda.

Participación de las Cajas de Compensación Familiar en el Consejo Superior de Vivienda.

Funciones del Consejo Superior de Vivienda

Recursos para la financiación de vivienda.

Vigencia de la presente ley.

Resolución 0431 1999 “Por medio de la cual se interviene el proceso de afiliación a las cajas de compensación del departamento de Norte de Santander”.

Intervención del proceso de afiliación de los empleadores del departamento de Norte de Santander a las Cajas de Compensación Familiar, Caja de Compensación Familiar del Norte de Santander

Ordena a cada una de las cajas de compensación familiar con radio de acción en el departamento de Norte de Santander, que se abstengan de promover, solicitar, recibir o aprobar solicitudes de afiliación de empleadores

Estas Cajas de Compensación sólo podrán orientar los recursos humanos, económicos y las campañas para promover, solicitar, recibir o aprobar solicitudes de afiliación de empleadores que vayan a vincularse por primera vez al sistema del Subsidio Familiar, así



288

como hacia los aportantes morosos.

Obligación de remitir por parte de las Cajas un listado de los empleadores afiliados

Notificación de la presente resolución

Ley 633 2000 “Por la cual se expiden normas en materia tributaria, se dictan disposiciones sobre el tratamiento a los fondos obligatorios para la vivienda de interés social y se introducen normas para fortalecer las finanzas de la Rama Judicial”

El Fondo Obligatorio para Vivienda Social, Fovis

Porcentajes mínimos de aportes para el Fovis

Destinación de los Recursos del Fovis

Manejo Financiero

Programas de capacitación no formales

Manejo del Fovis

Asignación de Subsidios

Acceso al subsidio

Proyectos colectivos en vivienda de interés social

Concurrencia de las entidades publicas del orden nacional, departamental o municipal en proyectos de vivienda de interés nacional

Afiliación de los trabajadores por cuenta propia




289

Vigencia de las Normas legales referentes a los regimenes tributario y aduanero especiales para el Departamento de San Andrés, Providencia y Santa Catalina

Resolución No 379 2000 “Por la cual se adecua el Comité de Defensa Judicial y Conciliación de la Superintendencia del Subsidio Familiar a los requerimientos señalados en el decreto 1214 de 2000”

Integrantes del Comité

Participación y delegación de los funcionarios que integran el Comité

Sesiones ordinarias y extraordinarias

Funcionarios que asisten al Comité con voz pero sin voto

Funciones del Comité de Conciliación

Vigencia de la resolución

Derogación de la Resolución 0165 de 1997

Decreto No 1214 2000 “Por el cual se establecen funciones para los Comités de Conciliación”

Campo de Aplicación: Entidades y Organismos de Derecho Público del orden nacional, departamental, distrital y de los municipios capital de departamento y los entes descentralizados de estos mismos niveles.

Definición del Comité de Conciliación

Integración del Comité de Conciliación

Invitaciones de funcionarios al Comité de Conciliación

Sesiones y votación



290

Funciones del Comité de Conciliación

Red Nacional de Información

Vigencia del decreto

Resolución No 400 2000 “Por la cual se adopta el procedimiento de visitas y la metodología para una intervención Administrativa”

Adopción por Superintendencia del Subsidio Familiar el procedimiento de visitas y la metodología para la Intervención Administrativa

Objetivo del procedimiento

Marco legal para llevar a cabo el procedimiento

Conformación del Comité de Visitas

Grupo interdisciplinario de trabajo

Coordinación de la visita

Aspectos legales

Procesos judiciales

Contratos y convenios

Escrituras públicas

Aspectos que deben tenerse presente en el subsidio

Servicios sociales de las Cajas de Compensación Familiar: Recreación, Mercadeo, Educación, Vivienda, Biblioteca Capacitación, Salud, Nutrición, Créditos por Servicios y



291

Créditos de Fomento para Industrias Familiares.

Comparación de la cobertura poblacional durante los últimos dos periodos.

Capacitación para los procedimientos de visitas

Decreto No 789 2002 “Por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la protección social y se modifican algunos artículos del Código Sustantivo del Trabajo”

Definición del sistema de protección social

Objetivo de las pensiones

Objetivo de los programas de salud

Sobre la creación del Fondo de Protección Social

Fuentes de financiación del Fondo de Protección Social

Definición del subsidio al empleo

Administración del subsidio temporal de empleo

Empresas beneficiadas por el subsidio temporal de empleo

Condiciones de las empresas para obtener el beneficio

Responsabilidad que le genera al Estado el subsidio temporal de empleo

Zonas prioritaria de aplicación del programa de subsidios de empleo

Personas que tienen derecho al subsidio familiar en dinero

Tiempo por el cual el beneficiario recibirá el subsidio familiar



292

Personas a cargo del trabajador que generan derecho al subsidio familiar

Acerca de la Cuota Monetaria

Disposiciones temporales acerca del traslado de trabajadores de una caja a otra

Facultades de la Superintendencia para acotar las diferencias entre cuotas de Cajas localizadas en un mismo departamento o ciudad.

Facultades extraordinarias del Gobierno Nacional para que expida normas frente a los términos y condiciones a que debe sujetarse la Cuota Monetaria en el Sistema de Compensación Familiar

Normatividad para la facultad extraordinaria del Gobierno Nacional anteriormente nombrada

Administración de los recursos para el fomento del empleo y protección al desempleo a través del fondo de empleo

Funciones de la Superintendencia del Subsidio Familiar en el control del Fondo del Empleo

Fuentes de recursos del Fondo

Monto de recursos que se usaran para los costos administrativos del Fondo

Disposiciones para las Cajas de Compensación que participen en una entidad de crédito vigilada por la Superintendencia Bancaria.

Porcentaje que las Cajas deben destinar para programas de microcrédito

Empresas que pueden solicitar el crédito



293

Creación del Subsidio al desempleo

Administración del subsidio al desempleo

Reglamentación de los requisitos de selección para el subsidio de desempleo

Creación del Fondo de desempleo de acuerdo a los artículos 2 y 8 de la presente ley.

Servicios para desempleados con vinculación anterior a las cajas de compensación familiar.

Beneficios para las personas a cargo del desempleado que estuvo vinculado anteriormente con una caja de compensación.

Pensionados con derecho a una tarifa preferencial para acceder a los programas de capacitación, recreación y turismo social de las cajas

Régimen de apoyo para desempleados con vinculación anterior a las cajas de compensación familiar

Régimen de apoyo para desempleados sin vinculación anterior a cajas de compensación familiar

Capacitación para inserción laboral

Régimen especial de aportes para la promoción del empleo

Régimen especial de aportes al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, al SENA y a las cajas de compensación familiar

Empleadores excluidos del pago de los aportes especiales al ICBF, al SENA y a las cajas de compensación

Condiciones para alas empresas que pretendan contratar conforme a la disposición que las



294

excluye del pago de aportes especiales

Porcentaje máximo de las exenciones

Características jurídicas de una persona jefe cabeza de hogar desempleado

Características de los trabajadores adicionales

Régimen especial de aportes para estudiantes

Características de los beneficiados con el Régimen especial de aportes para estudiantes

Régimen de contribuciones al Sistema de Salud para trabajadores independientes

Facultades del Gobierno con el Régimen de contribuciones al Sistema de Salud para trabajadores independientes

Funciones de las cajas de compensación, se adicionan a la ley 21 de 1982

Tramites para la Liquidación de las cajas de compensación familiar

Gastos de administración y contribuciones para supervisión. Montos máximos para estos.

Régimen de afiliación voluntaria para expansión de cobertura de servicios sociales

Deberes de los desempleados para obtener los mismos beneficios que los demás afiliados a las cajas, a excepción del subsidio monetario

Reglamentación de los aportes voluntarios a las cajas de compensación

Régimen de inspección y vigilancia

Obligaciones de la Superintendencia frente a los recursos que administran las cajas y las de



295

la Superintendencia nacional de salud frente a los recursos que administran las entidades promotoras de salud

Entidades que de acuerdo a lo previsto en el articulo 48 de la Constitución no estarán obligadas a cancelar contribuciones a las Contralorías

Principios para efecto de solicitudes de información que se deban tramitar por otros órganos diferentes a las entidades mencionadas en la presente Ley

Tiempo de vinculación de las personas naturales que sean designadas por la Superintendencia del subsidio familiar y la de salud para los procesos de intervención

Entidades encargadas de la inspección, la vigilancia y el control de las operaciones de crédito previstas en el numeral 11 del articulo 16 de esta ley

Régimen de transparencia

Actividades que de ser llevadas a cabo por las Cajas de Compensación serian motivo de sanción.

Código de Buen Gobierno

Sanciones cuando se compruebe traslado de o retención de empleadores mediante violación de alguna de las normas vigentes

Medidas a tomar por parte de las Cajas cuando una empresa tenga mora mayor a dos meses o inexactitud en los mismos

Campos en los cuales la Superintendencia de industria y comercio vigilara a las cajas de compensación, de acuerdo a las Leyes 155 de 1959 y 256 de 1996 y el Decreto-ley 2153 de 1992 y demás normas que los reglamenten o modifiquen

Tiempo de inhabilidad de los directores y subdirectores de las cajas de compensación para



296

ser elegidos en una elección popular

Elecciones de los representantes de los trabajadores ante los Consejos Directivos, modificado el numeral 2 del articulo 1 de la Ley 31 de 1984

Manejo de conflicto de intereses

Parentescos que originan conflicto de intereses

Funciones y facultades de la Superintendencia del Subsidio Familiar

Actualización de la Relación Laboral y la Relación de Aprendizaje

respecto al trabajo ordinario y nocturno

con respecto al trabajo dominical y festivo

Trabajo dominical ocasional

Compensación en dinero de vacaciones

Culminación unilateral del contrato de trabajo sin justa causa

Indemnización por falta de pago

Disposiciones para proceder a la terminación del contrato de trabajo

Trabajadores a los cuales se les aplicara lo dispuesto en el inciso 1 del articulo 29, referente a la indemnización por falta de pago

Naturaleza y características de la relación de aprendizaje



297

Definición Contrato de aprendizaje

Elementos particulares y especiales del contrato de aprendizaje

Departamentos para los cuales el Gobierno Nacional destinara una partida especial con el fin del reconocimiento del pago de los contratos de aprendizaje

Modalidades especiales de formación técnica, tecnológica, profesional y teórico-practica empresarial.

Empresas que deben vincular obligatoriamente aprendices

Empresas que voluntariamente podrán tener un aprendiz

Cuotas de aprendices en las empresas

Monetización de la cuota de aprendizaje

Selección de aprendices

Listado de oficios materia del contrato de aprendizaje

Entidades que podrán formar aprendices

Reconocimiento para efectos de la formación profesional impartida directamente por la empresa

Distribución y alternancia de tiempo entre la etapa lectiva y productiva del aprendiz

Creación y objetivo del Fondo Emprender

Reglamentación del Fondo Emprender



298

Apoyo de sostenimiento para aprendices

Sistema Nacional de Registro Laboral

Protección de Aportes y Otras Disposiciones

Aportes a la Seguridad Social

Estímulos para el proceso de capitalización

Creación de una comisión de seguimiento y verificación de las políticas de generación de empleo previstas en la presente Ley

Miembros de la el proceso de capitalización

Creación de una comisión de seguimiento y verificación de las políticas de generación de empleo.

Tiempo en que actuara la Comisión

Funciones de la comisión de seguimiento y verificación de las políticas de generación de empleo.

Resultados de la comisión de seguimiento y verificación de las políticas de generación de empleo.

Cesantías en el sector publico

Unidad de empresa

Porcentaje base para el calculo de los aportes parafiscales



299

Medidas para el control a la evasión de los recursos parafiscales

Jornada laboral flexible

Disposiciones derogadas por la presente Ley

Decreto No 2340 2003 “Por el cual se reglamenta la Ley 789 de 2002 en lo relacionado con la administración y gestión de los recursos para el crédito y se dictan medidas para acceder a los beneficios del Fondo para el Fomento del Empleo y Protección al Desempleado.”

Definiciones de micro, pequeña y mediana empresa

Definición del microcrédito

Formas de administración del programa de microcrédito por parte de las Cajas de Compensación.

Recursos del Fondo para el Fomento del Empleo y Protección al Desempleado para programas de crédito para Micro, Pequeñas y Medianas empresas

Programas de crédito administrados por las Cajas de Compensación Familiar

Criterios para el no reembolso de parte del crédito

Garantía del Fondo Nacional de Garantías

Convenios de la Cajas de Compensación Familiar con el Fondo Nacional de Garantías con el fin de ampliar las garantías de créditos

Principios básicos que orientan la actividad del crédito

Crédito otorgado con recursos de las Cajas de Compensación Familiar

Fondos de Capital de Riesgo



300

Régimen de inversiones en los fondos de capital de riesgo

Inspección, vigilancia y control de las operaciones de crédito

Requisitos para acceder a los beneficios del Fondo para el Fomento al Empleo y Protección al Desempleado con vinculación anterior a las Cajas de Compensación Familiar

Requisitos para acceder a los beneficios del Fondo para el Fomento al Empleo y Protección al Desempleado sin vinculación anterior a las Cajas de Compensación Familiar

Jefes cabeza de hogar desempleados

Terminación o pérdida del beneficio

Improcedencia del régimen de beneficios

Capacitación para el proceso de inserción laboral

Deberes de las Cajas de Compensación Familiar para organizar la información de los desempleados.

Decreto No 3450 2003 “Por el cual se modifica el parágrafo del artículo 12 y el parágrafo 1° del artículo 13 del Decreto 2340 de 2003.”

Modificación del parágrafo del artículo 12 del Decreto 2340 del 19 de agosto de 2003.

Modificación del parágrafo 1° del artículo 13 del Decreto 2340 del 19 de agosto de 2003

La Superintendencia del Subsidio Familiar o la entidad que haga sus veces, adaptará el formulario previsto en el Decreto 2340




301

Ley 828 2003 “Por la cual se expiden normas para el Control a la Evasión del Sistema de Seguridad Social.”

Modificación del parágrafo 2° del artículo 50 de la Ley 789 de 2002

Obligación de las entidades estatales a incorporar en los contratos que celebren, como obligación contractual, el cumplimiento por parte del contratista de sus obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral, parafiscales (Cajas de Compensación Familiar, SENA e ICBF)

Control por parte del Ministerio de la Protección Social.

Trámites ante el Ministerio de la Protección Social.

Sanciones Administrativas.

Requerimiento de información.

Conductas punibles.

Reglamenta la Ley 789 de 2002 en relación con la administración del fondo para fomento al empleo y protección al desempleado, control a la evasión y régimen de transparencia, categorías tarifarías, presupuestos de las Cajas de Compensación, entre otros.

Decreto 555 2003 “Por el cual se crea el Fondo Nacional de Vivienda FOVIVIENDA”

Creación, naturaleza jurídica y jurisdicción del Fondo Nacional de Vivienda

Objetivos del Fondo Nacional de Vivienda

Funciones del Fondo Nacional de Vivienda

Dirección y administración del Fondo Nacional de Vivienda



302

Integrantes del Fondo Nacional de Vivienda

Recursos y patrimonio del Fondo Nacional de Vivienda

Decreto No 827 2003 “Por el cual se reglamentan los artículos 6, 7, 10, 11, 16 numerales 8 y 13, 20, 21 numeral 2 y 24 de la Ley 789 de 2002, en lo relacionado con la Administración”

Reglas para la administración y gestión del fondo para el fomento del empleo y protección al desempleo

Administración de los recursos

Gestión de los Recursos

Reglas para la apropiación por parte de las cajas de compensación familiar de los recursos del Fondo de Fomento del Empleo y Protección al Desempleo

Categorías tarifarías para los servicios sociales de las cajas de compensación familiar

Aplicación de categorías tarifarías para trabajadores dependientes del régimen especial de aportes

Aplicación de categorías tarifarías para trabajadores independientes del régimen de afiliación voluntaria para expansión de servicios sociales

Aplicación de categorías tarifarías para desempleados

Aplicación de categorías tarifarías para pensionados

Control a la evasión y régimen de transparencia

Acuerdos de pago



303

Régimen de transparencia

Facultades de la Superintendencia del Subsidio Familiar en el régimen de transparencia

Operaciones no representativas

Principios que regirán los presupuestos de las cajas de compensación familiar

Programas y proyectos de inversión e incorporación al presupuesto

Proyectos y programas que se encuentran dentro del Régimen de autorización general

Otras disposiciones

Consejos directivos

Liquidación del Subsidio Familiar

Programas de atención integral a la niñez y jornada escolar complementaria

Normas para el Fovis

Negociación de bienes inmuebles

Mercadeo de las cajas de compensación familiar

Vigencia del Decreto

Decreto No 2286 2003 “Por el cual se reglamenta el artículo 13 de la Ley 789 de 2002, en lo relacionado con la acreditación de

Objeto del presente decreto

Características o condiciones para la exclusión de pago de los aportes por parte de los



304

condiciones y el procedimiento para la exclusión del pago de aportes al Régimen del Subsidio Familiar, Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, e Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF.”

empleadores al Régimen del Subsidio Familiar, Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, e Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF.

Acreditación de condiciones de los trabajadores adicionales.

Los aportes al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF; Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA, y Cajas de Compensación Familiar serán verificados directamente por la Caja de Compensación Familiar correspondiente, sin que el empleador deba acreditar ante la misma el certificado de paz y salvo respectivo.

Solicitud de las Cajas de Compensación al DANE la tasa estadística de desempleo de la región que opera la misma

Registro y procedimiento para la exclusión en el pago de aportes.

supervisión del Ministerio de la Protección Social sobre el cumplimiento de lo dispuesto en el presente decreto


Decreto Ley No 1769 2003 “Por el cual se expiden los términos y las condiciones a que debe sujetarse la cuota monetaria en el Sistema de Compensación Familiar, régimen de organización, funcionamiento y tiempo de implantación”

Objetivo del Decreto

Definiciones adoptadas para la aplicación del Decreto

Procedimiento para fijar la cuota monetaria

Cuota monetaria

Medidas cuando los giros de una caja de compensación no superen el porcentaje obligatorio



305

Subsidio de ajuste y cuotas monetarias

Cuociente departamental establecido

Periodo de transición

Principios

Excepciones

Vigencia del Decreto

Ley 812 2003 “Por la cual se aprueba el Plan Nacional de Desarrollo 2003-2006, hacia un Estado Comunitario”

Sobre el Sector de la Protección Social

Pagos a IPS

Criterios de Habilitación

Sobre la gestión de la salud publica

Políticas de recursos humanos en salud

Sistemas tarifarios

Reestructuración de IPS publicas

Contratación de Entidades del orden territorial

Depuración de las bases de datos del SISBEN

Subsidios parciales para la afiliación al Sistema general de seguridad social en salud



306

Prestación de los servicios a la población no asegurada de eventos POS-S de población afiliada al régimen subsidiado

Regu0lación del uso de la tecnología en salud

Autorización a las Empresas Sociales del Estado y Empresas Promotoras de Salud publicas

Condiciones para que operen las exenciones y reducciones por generación de empleo

Licencia de paternidad

Suministro de información

Aseguramiento universal

Convenios de Asociación

Numero Único de Identificación

Medidas para el Fortalecimiento del Sistema General de Seguridad Social en Salud

Desarrollo integral de la primera infancia

Decreto No 2340 2003 “por el cual se reglamenta la Ley 789 de 2002 en lo relacionado con la administración y gestión de los recursos para el crédito y se dictan medidas para acceder a los beneficios del Fondo para el Fomento del Empleo y Protección al

Administración del Fondo del Fomento al empleo y protección al desempleado y régimen del crédito.

Formas de administración del programa de micro crédito por parte de las Cajas de Compensación.

Funciones de las Cajas de Compensación Familiar.



307

Desempleado” Recursos del Fondo para el Fomento del Empleo y Protección al Desempleado para programas de crédito para Micro, Pequeñas y Medianas empresas.

Programas de crédito administrados por las Cajas de Compensación Familiar.

Criterios para el no reembolso de parte del crédito.

Garantía del Fondo Nacional de Garantías.

Principios básicos que orientan la actividad del crédito.

Fondos de Capital de Riesgo.

Régimen de inversiones en los fondos de capital de riesgo

La inspección, vigilancia y control de las operaciones de crédito previstas

Requisitos para acceder a los beneficios del Fondo para el Fomento al Empleo y Protección al Desempleado con vinculación anterior a las Cajas de Compensación Familiar

Requisitos para acceder a los beneficios del Fondo para el Fomento al Empleo y Protección al Desempleado sin vinculación anterior a las Cajas de Compensación Familiar.

Terminación o perdida de los beneficios o subsidios del Fondo para el Fomento al Empleo y Protección al Desempleado

Decreto No 515 2004 “Por el cual se define el Sistema de Habilitación de las Entidades Administradoras del Régimen Subsidiado, ARS.”

Objeto y campo de aplicación del Decreto

Sobre la Habilitación



308

Condiciones para la habilitación

Condiciones de Operación

Capacidad técnico-administrativa

Capacidad Financiera

Capacidad Tecnológica

Condiciones de permanencia de las cajas

Condiciones de capacidad técnico-administrativa

Condiciones de capacidad financiera

Condiciones de capacidad tecnológica y científica

Procedimiento para la habilitación y verificación del cumplimiento de las condiciones de habilitación

Sobre la entidad competente para otorgar la habilitación

Solicitud de habilitación

Habilitación de las entidades autorizadas

Verificación del cumplimiento de las condiciones de habilitación

Operación regional de las Administradoras del Régimen Subsidiado habilitadas e inscritas

Practicas no autorizadas



309

Revocatoria de la habilitación

Efectos de la Revocatoria de la habilitación

Retiro voluntario de las Entidades Administradoras del Régimen Subsidiado

Sobre las Cajas de Compensación Familiar

Sobre la operación individual de las cajas de compensación familiar

Sobre la operación conjunta de las cajas de compensación familiar

Sobre los convenios de asociación de las cajas de compensación familiar

Disposiciones Finales y de Transición

Definición de requisitos, condiciones y estándares


Decreto No 00586 2004 “Por el cual se modifica el Decreto 2340 de 2003, en lo relacionado con las medidas para acceder a los beneficios del Fondo para el Fomento del Empleo y Protección al Desempleado.”

Modificación del artículo 14 del Decreto 2340 de 2003

Jefes Cabeza de Hogar Desempleados.

Terminación o pérdida del beneficio.

Improcedencia del régimen de beneficios.

otorgamiento de los subsidios de que tratan los artículos 10 y 11 de la Ley 789 de 2002

establecimiento de los mecanismos idóneos para verificar el cumplimiento de los requisitos



310

de que tratan los artículos 12 y 13 del Decreto 2340 de 2003 por parte de as Cajas de Compensación Familiar


Ley 920 2004 “Por la cual se autoriza a las cajas de compensación familiar adelantar actividad financiera y se dictan otras disposiciones.”

Las Cajas de Compensación Familiar podrán adelantar la actividad financiera con sus empresas, trabajadores, pensionados, independientes y desempleados afiliados en los términos y condiciones que para el efecto reglamente el Gobierno Nacional.

Verificación, control y vigilancia de la actividad financiera de las Cajas de Compensación por la Superintendencia Bancaria

Creación de secciones especializadas de ahorro y crédito.

Separación de las operaciones de ahorro y crédito, de las operaciones, activos, pasivos y patrimonio de la respectiva Caja de Compensación Familiar.

Prohibiciones a las Cajas de Compensación Familiar y a las secciones especializadas de ahorro y crédito

Regulación de la actividad de las Cajas de Compensación Familiar con sección especializada de ahorro y crédito

Remisión a las normas del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.

Establecimientos de crédito y organismos cooperativos de carácter financiero vigilados por la Superintendencia Bancaria.



311

Decreto 975 2004 “Por el cual se reglamentan parcialmente las Leyes 49 de 1990, 3 de 1991, 388 de 1997, 546 de 1999, 789 de2002 y 812 de 2003 en relación con el Subsidio Familiar de Vivienda de Interés Social en dinero para áreas urbanas.”

Definición del Subsidio Familiar de Vivienda.

Objeto del Subsidio Familiar de Vivienda.

Tipos de soluciones de vivienda.

Las cantidades del subsidio de acuerdo a la población.

Quiénes tienen derecho al subsidio de vivienda

Las modalidades de soluciones de vivienda a las cuales puede aplicarse el subsidio

Banco de proyectos habitacionales.

Postulación a los subsidios.

Periodo de vigencia de postulaciones.

Resolución No 0184 2004 “Por medio de la cual se determinan los valores a transferir por las Cajas de Compensación Familiar cuyo porcentaje no superó el obligatorio del 55% después de pagar las cuotas monetarias”

Determina las Cajas de Compensación Familiar cuyo subsidio en dinero al cierre del ejercicio de 2003, es inferior al 55% con base en la información financiera con corte a 31 de diciembre de 2003.

Las Cajas receptoras de los valores objeto de la transferencia deberán, una vez ejecutoriado este acto administrativo, proceder a pagar un valor adicional como cuota monetaria a sus beneficiarios.

Recuerda a las Cajas de Compensación la obligatoriedad de que se ajusten al porcentaje mínimo obligatorio del 55%, teniendo en consideración el decreto 1769 de 2003.

Obligación de comunicar lo resuelto dentro de los cinco siguientes días a los Directores



312

Administrativos de las Cajas de Compensación.

Vigencia de la presente resolución.

Resolución No 0426 2006 “Por medio de la cual se adopta el Sistema de Indicadores para fortalecer la gestión de las Cajas de Compensación Familiar”

Adopción del Sistema de Indicadores

Finalidad del Sistema de indicadores: mejorar los instrumentos de Inspección, Vigilancia y Control a cargo de la Superintendencia del Subsidio Familiar

Fortalecimiento de la adecuada prestación de los servicios a cargo de las Cajas de Compensación Familiar con sujeción a los principios de eficiencia y solidaridad.

Megaobjetivo de las Cajas de Compensación Familiar

Finalidades que deben cumplir las Cajas de Compensación por medio de sus acciones.

Mapa estratégico de las Cajas de Compensación Familiar.

Perspectiva de impacto a la población por parte de las Cajas de Compensación

Perspectiva de los procesos de negocios internos (gestión de las cajas)

Perspectiva de aprendizaje y crecimiento

Perspectiva financiera

Criterios utilizados para la construcción de los indicadores del sistema

Estructura General del Sistema



313

Establecimiento de metas y reporte de información

Resolución No 00487 2006 “Por la cual se revoca la Resolución 0426 de 2006, mediante la cual se adoptó el Sistema de Indicadores para fortalecer la gestión de las Cajas de Compensación Familiar”

Revocación de la Resolución 0426 del 23 de agosto de 2006 debido a constantes manifestaciones (vía telefónica y mail) por parte de las Cajas de Compensación Familiar, frente a su contenido.

Mención del Código Contencioso Administrativo

Recurso extraordinario de revocación directa

Acto Administrativo no es conforme con el interés público o social.

Resolución No 0560 2006 “Por la cual se dictan medidas de orden Administrativo y se confieren delegaciones para la ordenación del gasto en materia de contratación estatal y para diferentes actuaciones administrativas en la Superintendencia del Subsidio Familiar”

Creación del Comité de Adjudicaciones de los contratos de la Superintendencia del Subsidio Familiar

Integración del Comité de Adjudicaciones

Funciones del Comité de Adjudicaciones.

Deliberación del Comité de Adjudicaciones

Conformación del Grupo de Integración de Necesidades

Funciones del Grupo de Integración de Necesidades

Sesiones del Grupo de Integración de Necesidades

Deliberación del Grupo de Integración de Necesidades



314

Funciones del comité de contratación directa inferior o igual a 15 salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Sesiones del comité de contratación directa inferior o igual a 15 salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Funciones de la delegación para la ordenación del gasto y celebración de contratos.

Facultades del jefe de la oficina jurídica.

Funciones de los secretarios de los comités.

Informes de gestión

Vigencia de la presente resolución.

Resolución No 656 2006 “Por medio de la cual se aplican los recursos remanentes el Fondo de Subsidio Familiar de Vivienda FOVIS, correspondiente a la vigencia 2005, para atender la segunda prioridad definida en la ley 49 de 1990”

Asignación a las Cajas de Compensación Familiar los recursos de segunda prioridad que asciendan a DOSCIENTOS TREINTA Y OCHO MILLONES QUINIENTOS SEIS MIL PESOS MCTE.

Ordenan a las Cajas de Compensación Familiar relacionados en la parte motiva que asignen remantes definidos para atender a la segunda prioridad.

Procedimiento para llevar a cabo la asignación de los recursos

Notificación del contenido de la presente resolución a los representantes legales o apoderados de las Cajas de Compensación.



315

Resolución No 0030 2007 “Por la cual se certifican el cuociente nacional y particular de recaudos correspondiente a las Cajas de Compensación Familiar, para determinar la transferencia al FOVIS, FOSYGA, Fondo para el Fomento al Empleo y Protección al Desempleo y Fondo para la Atención Integral a la Niñez y Jornada Escolar Complementaria”

Certificación del cuociente nacional aplicable al año 2007

Equivalente

Listado de Cajas de Compensación Familiar y sus respectivos cuocientes

Establece para cada caja los porcentajes a aplicar sobre los aportes del 4% de que trata la ley 789 de 2002

Departamentos en los cuales las Cajas de Compensación no están obligadas a destinar recursos para el FOVIS en el componente de vivienda de interés social.

Listado de apropiación de vivienda para cada una de las Cajas de Compensación

Notificación de la presente resolución personalmente a los Directores Administrativos de las Cajas de Compensación Familiar

Vigencia y ejecución de la presente resolución.

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