guía seguimiento participativo

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN......................................................................1

PREGUNTAS SOBRE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO......................2

EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO ..................................................4

¿QUE ES EL SEGUIMIENTO? .....................................................6

¿QUE ES LA EVALUACIÓN? .......................................................7

¿COMO SE HACE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO?.........................8

Paso 1. Determine que información necesita conocer............................8

Paso 2. Elaborar un plan de acción................................................... 10

Paso 3. Buscar la información.......................................................... 11

Paso 4. Análisis e interpretación de los datos..................................... 12

Paso 5. Divulgar y comunicar los resultados ...................................... 12

GLOSARIO ...........................................................................13

FORMATOS DE ACTAS ...........................................................16

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS .............................................21

1

SEGUIMIENTO Y EVALUACION

INTRODUCCIÓN

Esta guía trata sobre el uso de herramientas de seguimiento y

evaluación para un proyecto u organización. Explica el concepto de

seguimiento y evaluación, cómo planificar estas actividades y

ejecutarlas de tal manera que sea un ejercicio funcional para las

organizaciones pertenecientes al programa Oportunidades Rurales

del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.

Se centra en la información: que información se revisa, cómo se

hace el proceso de recopilación de datos, organizarlos y

analizarlos.

De esta manera todos los miembros de la organizaciones saben si

realmente ¿Vamos Bien? Y los miembros de los comités de

evaluación y seguimiento tendrán respuestas oportunas sobre la

ejecución y el futuro de su proyecto.

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PREGUNTAS SOBRE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

¿Por qué tener herramientas de evaluación y seguimiento?

Porque le permite conocer al grupo que participa en el proyecto cómo se están

haciendo las cosas.

Al hacer evaluación y seguimiento se revisa la calidad e impacto del trabajo

que se realiza en el marco del proyecto, frente al plan de actividades aprobado

y frente a los objetivos que tiene la organización.

El seguimiento y evaluación permiten a la organización

examinar el progreso del proyecto e identificar y anticiparse a

los problemas (así se pueden tomar medidas para evitarlos o

resolverlos). Así mismo se pueden tomar decisiones y se

genera la oportunidad de redefinir objetivos y hacer ajustes

en las actividades, si fuese necesario.

¿Para qué hacer evaluación y seguimiento?

El seguimiento y evaluación puede:

• Identificar algunos problemas y sus causas;

• Generar soluciones para estos problemas;

• Analizar sobre hacia donde vamos y como vamos

• Brinda información para entender a profundidad todos los asuntos

concernientes al proyecto

• Da la oportunidad de influir en las decisiones que se tomen a futuro para

el desarrollo del proyecto

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¿Quién debería utilizar esta herramienta?

Debería ser útil para cualquier persona que trabaje para una organización o

proyecto y le interesen los resultados del mismo.

Sin embargo los principales usuarios de esta herramienta son los miembros

del comité de evaluación y seguimiento VAMOS BIEN, quienes deben ejercer

esta función dentro para el desarrollo del programa Oportunidades Rurales.

¿Cuándo será útil hacer evaluación y

seguimiento?

Siempre, pero será especialmente útil cuando:

• Se estén llevando acabo proyectos que

involucran apoyo de dinero público, como en

el caso del programa oportunidades rurales.

• Se quieran analizar las actividades de la organización.

• Estén interesados en los resultados del trabajo de la organización.

• Lleguen a una etapa en el proyecto o en la organización en que sea

necesario conocer si VAMOS BIEN del trabajo de la misma.

• Lo soliciten quienes apoyan el proyecto y realizan una evaluación

externa de la organización y/o proyecto.

Si no se hacen procesos de evaluación y seguimiento del trabajo que se hace

en el proyecto, en relación con las metas propuestas, es posible, que se usen

mal los recursos y que no se produzcan los cambios que se espera o la

solución a los problemas que aquejan a los asociados.

4


EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

Para hacer evaluación y seguimiento es fundamental

identificar los siguientes aspectos:

1. Lo que se quiere saber, significa identificar claramente lo que para la

organización es importante conocer para la evaluación y seguimiento. Esta

relacionado directamente con los valores e intereses de los participantes

del proyecto y de la organización.

Valores como:

• Bienestar de la comunidad;

• Capacitación a los miembros de la organización;

• Cambios en la situación socio económica de una comunidad

• Generación de empleo e ingresos

¿Quién se beneficia del proyecto? ¿Cuántos se benefician? ¿Son los

beneficiarios parte activa del proyecto? ¿Generara el proyecto los

resultados que se espera?

2. El tipo de información que se quiere conocer: Cuantitativa, o Cualitativa.

La información cuantitativa es la que contesta «cuánto o cuántos», por

ejemplo: cuántas personas asistieron un taller, cuantos profesionales se

contrataron, cuánto cuesta comprar una maquina, cuántas horas de asesoría

se han dado.

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“El seguimiento y

evaluación pone atención

a todas las actividades del

proyecto, a los cambios, a

las interacciones, y a los

factores externos”

Esta información puede estar expresada en números (49 asociados recibieron

las semillas entregadas) o en porcentajes (un 70% de los hogares en la zona

tiene un medio de transporte como moto o carro).

La información cualitativa muestra de forma

“subjetiva” lo que están sintiendo las personas

en cuanto a una situación o cómo se está

haciendo el trabajo o cual es el

comportamiento de la gente. Por ejemplo: Se

puede encontrar que el 60% de los asistentes

a las capacitaciones no están contentos con la

forma de enseñar utilizada. Se obtiene este

tipo de información preguntando, observando

e interpretando.

3. Donde obtener la información, que es de donde sacar los datos y

generalmente se relaciona con los informes, las actas, los registros de

asistencia e información financiera del proyecto y sus actividades

En algunas ocasiones por las condiciones del proyecto se tienen que utilizar

otro tipo de herramientas como: aplicar cuestionarios, hacer entrevistas,

realizar grupos de discusión entre otros.

4. Quien esta involucrado con el manejo de la información. Prácticamente

todos los miembros de la organización o del proyecto estarán implicados de

un modo u otro en la recopilación de información y en la tarea de

seguimiento y evaluación. Sin embargo algunas personas que tienen la

mayor cantidad de información pueden ser:

• El representante legal y la junta directiva

6


• Quien levanta actas en una reunión

• Quien lleva los registros de asistencia,

• Las personas contratadas para hacer las actividades y sus

informes

• Los interventores

• El contador y el tesorero quienes registran los ingresos y gastos.

¿QUE ES EL SEGUIMIENTO?

El seguimiento es un proceso en el que revisa si

se han alcanzado o no los objetivos. Es un proceso

continuo de supervisión de las actividades, para

verificar que están de acuerdo con las metas y

objetivos.

Este proceso consiste en el análisis y recopilación

de información mientras que avanza el proyecto.

Se basa en metas establecidas y actividades planificadas durante las distintas

fases del proyecto.

Ayuda a que se siga el trabajo, y además, permite conocer cuando algo no

está funcionando. Si se hace correctamente se puede mirar si los recursos que

hay disponibles son suficientes para lo que se programo hacer, si se están

administrando bien, si la capacidad de trabajo es suficiente y adecuada, y si

están haciendo lo que habían planeado.

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¿QUE ES LA EVALUACIÓN? La evaluación consiste en la comparación de los resultados reales del proyecto

con lo que se planeo y programo al momento de ser presentado y todo lo que

se acordó hacer en él. Está enfocada hacia lo que se definió para hacer, lo

que se ha conseguido y cómo se ha conseguido.

Permite poner frente a frente los objetivos y los resultados.

Si se realiza durante el tiempo del proyecto con la idea de

mejorarlo se denomina formativa. Si se realiza cuando ya

ha finalizado el proyecto es conclusiva.

Hacer evaluación significa:

• Hacer un estudio de aquello que la organización o

proyecto quiere conseguir y evaluar su progreso

¿Qué influencia quiere generar? ¿Qué impacto quiere hacer?

• Hacer un estudio de la estrategia de la organización o proyecto.

¿Existía alguna estrategia? ¿Era eficaz con esta estrategia?

¿Funcionaba esta estrategia? Si no era así, ¿por qué?

• Hacer un estudio de cómo se esta dando el funcionamiento.

¿Hubo un uso eficaz de los recursos? ¿Cuáles eran los costos del

proyecto y de cada actividad? ¿Cómo se llevo a cabo el trabajo de la

organización o proyecto? ¿Cuáles son las implicaciones para los

participantes directos en cuanto al modo de trabajar el proyecto?

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“La Evaluación y

Seguimiento

permiten el

aprendizaje

continuo”

¿COMO SE HACE EVALUACIÓN Y

SEGUIMIENTO?

La evaluación y seguimiento son funciones internas en la evaluación

participativa que se debe hacer dentro de los

proyectos y las organizaciones.

Este proceso es flexible y dinámico, es decir, que las

preguntas de evaluación, el plan de acción y la forma

de evaluar pueden cambiar a lo largo del proyecto

para permitir un mejoramiento en el aprendizaje por

parte de la organización y de la comunidad.

Paso 1. Determine que información necesita conocer

Para llevar a cabo el primer paso, es importante que las

personas involucradas en el proceso hagan una lluvia de

preguntas donde cada uno plantee que es lo que desea

saber del proyecto, de este ejercicio debe salir una lista de

posibles preguntas. Para el caso del comité VAMOS BIEN es

importante elaborar un árbol de problemas y decidir qué

criterios utilizar para juzgar el éxito o fracaso del proyecto.

Estos criterios deben revisarse regularmente, y son lo que se denominan

INDICADORES.

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“No todo se debe

medir, solo se mide

lo crítico, lo que

determina el éxito

del proyecto”

Los indicadores son señales que se pueden medir y muestran lo que se ha

hecho o logrado algo. Gracias a los indicadores se puede plantear y contestar

preguntas como:

¿Quién?

¿Cuántos?

¿Con qué frecuencia?

¿Cuánto?

Por ejemplo:

De participación:

• Cuantas personas asisten a las

capacitaciones

• Cuantos de los asociados son mujeres

• Cuantos de los asociados son jóvenes

• Cada cuanto se reúnen todos los asociados

• Cuantos participan en las reuniones en las que se toman decisiones

importantes para el proyecto.

De la inversión

Cuanto dinero entregan las entidades de apoyo al proyecto

• Cuanto dinero se ha invertido en el proyecto al momento de hacer evaluación y

seguimiento.

• Cuanto dinero del acordado se ha entregado a la organización

De la programación

• Cuantas actividades se han realizado y cuantas se programaron

(capacitaciones, talleres, visitas…)

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• Para cuando se programaron y cuando se hicieron

• Cuanto tiempo falta para finalizar el proyecto

• Cuantos días de retrazo se tienen de las actividades programadas

En este paso se debe definir quien y como se va a obtener la información y los

datos que se desean conocer.

Para ello es importante elaborar un plan de acción que permita asignar

responsabilidades, saber con quien comunicarse y para que, tener claro quien

debe tener la información, como, cuando y donde.

Básicamente la información contenida en el plan de acción es :(Ver formato

anexo)

Que: Que información se va a solicitar para evaluar

Con quien: Que personas tienen la información y

pueden comunicarla al grupo evaluador

Para que: Cual es la razón para la que se requiere esa persona

Como: Como se va a realizar el requerimiento de la información. Ej. Reunión y

solicitud de informes.

Donde: En que lugar se va a recibir la información (donde se puede realizar la

reunión) o donde se va a analizar.

Responsable: Quien se hace cargo de que se realice la actividad para obtener la

información

Paso 2. Elaborar un plan de acción

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Así mismo el plan de acción permite controlar lo que se quiere evaluar y de esa

manera saber que información se obtuvo y para que.

En este orden de ideas, se debe continuar con la recopilación de la información, la

cual puede venir de las discusiones y reuniones sobre los asuntos relacionados con el

proyecto en diferentes espacios y niveles: capacitaciones, grupo coordinador,

comunidad, junta directiva o entrevistas individuales.

La observación participativa también brinda información útil, así mismo es un

ejercicio interesante para el seguimiento, tener un diario, donde se anoten

observaciones y cambios que se hayan detectado por los miembros de la

organización, participantes del proyecto y observadores externos.

La cosa es siempre paso a paso…

Por eso cada día: pon atención a cada paso

Es importante identificar claramente quien tiene la información, en la organización y

hasta en el municipio, como por ejemplo:

Que se quiere documentar/evaluar Ejemplos Fuentes de información

Como son las buenas prácticas de manipulación de alimentos

Vendedores de alimentos, los propios alimentos, consumidores, la secretaria de salud

Que se piensa de los problemas de seguridad en el municipio

Habitantes, policía, registros de la policía, denuncias

Cuantas personas asisten a las capacitaciones de mercadeo

Registros de asistencia, informe del capacitador

Cuanto dinero costo la nueva trilladora Contador, Representante legal, el interventor

Paso 3. Buscar la información

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“Analizar significa organizar los datos

recopilados en categorías y

descripciones básicas”

Para el análisis es importante revisar cuales son las metas que se han propuesto y el

tiempo de ejecución del proyecto. Así mismo ver los resultados y como se puede

hacer para mejorarlos en caso de ser necesario.

Después de conocer que datos se tienen y

tener claro entre todos para que se

obtuvieron, se debe adelantar un proceso de

interpretación donde los evaluadores le den

sentido a los datos, porcentajes y cifras

encontradas y expliquen lo que los datos muestran de la experiencia.

Del análisis e interpretación de la información, se deben generar reflexiones y

sugerencias para quienes manejan el proyecto o la organización y para la comunidad

que participa en él.

En el caso del comité VAMOS BIEN no solo es necesario comunicar a las personas que

pertenecen a la asociación sino también al ministerio de agricultura y desarrollo rural

como gestor del proyecto y quien apoyo en recursos la iniciativa. (Ver formato de

acta)

Para ello se pueden utilizar varios medios de comunicación como por ejemplo: los

boletines, la emisora local, el canal comunitario, las reuniones convocadas por el

comité entre otros.

Paso 4. Análisis e interpretación de los datos

Paso 5. Divulgar y comunicar los resultados

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GLOSARIO

Acción: Actividad o trabajo realizado con el fin de transformar recursos

o insumos en resultados.

Actores implicados: Instituciones públicas o

privadas, organizaciones no gubernamentales,

universidades, asociaciones profesionales y

empresariales o empresas privadas, entre

otros, que participan, directa o

indirectamente, en la planificación, ejecución,

seguimiento y evaluación de un proyecto

Árbol de problemas: representaciones

descriptivas de las relaciones causa-efecto de los problemas.

Beneficiarios: El grupo específico de personas (naturales o jurídicas)

que se benefician directa o indirectamente del proyecto.

Evaluación participativa: Es un enfoque metodológico a través del cual

se abren canales de comunicación con todos los implicados en la

ejecución del proyecto integrando sus necesidades y expectativas en el

desarrollo del proceso evaluativo, lo que permite generar espacios

colectivos de interacción y aprendizaje mutuo.

Impacto: Efectos a largo plazo, positivos y negativos, primarios y

secundarios, producidos directamente o no, por la ejecución de un

proyecto.

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Indicadores: Son señales concretas que se pueden medir. Son el

reflejo de que algo ha ocurrido.

Meta: Objetivo global hacia el cual se prevé que contribuya el proyecto.

Objetivo: Es la razón inmediata de un proyecto, el efecto que se

espera que el proyecto vaya a lograr si se completa con éxito y a

tiempo.

Seguimiento: Proceso continuo y sistemático de recolección de datos

para verificar lo realizado y sus resultados, tanto en términos físicos

como financieros. Ofrece información necesaria para mejorar la gestión

y es imprescindible para la evaluación.

Participación: Es la que se realiza en el ámbito geográfico o funcional

inmediato, buscando unas mejores condiciones de vida para una

comunidad determinada, como en el caso de grupos de acción como:

nuestra participación en Juntas de Vecinos, Sindicatos, Grupos

Ecológicos, Juntas de acción comunal, Sociedad de Padres de Familia,

Colegios profesionales, etc.

Organización: Es un grupo social compuestos por individuos y/o

grupos, que se proponen conseguir determinados objetivos a través de

un conjunto de funciones y actividades coordinadas, y que tienen cierta

continuidad en el tiempo, es decir las microempresas rurales, en tanto

son fundamentales para el desarrollo local orientadas sobre principios

de autonomía, democracia y solidaridad.

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“Autonomía entendida como la capacidad desarrollada por la

organización para decidir y actuar de manera independiente, libre y

responsable, sin acceder a presiones de agentes externos como las

iglesias, el gobierno, los partidos políticos, ONGs, entre otros.

Democracia entendida como la posibilidad que los miembros de la

organización puedan intervenir en igualdad de condiciones en la

definición de sus objetivos, metas, estrategias de acción, según reglas

de juego transparentes y aceptadas por todos sus integrantes.

Solidaridad entendida como el trabajo unificado y coordinado de sus

integrantes en beneficio propio, de la organización y de las acciones

que ejecuta y desarrolla” (“Módulos de capacitación para el

fortalecimiento de grupos organizados” ProMujer 1996).

Comunicación: Comunicación que implica saber escuchar, evidenciando

y respetando las diferencias de pensamiento y los puntos comunes

para definir objetivos compartidos y metas de beneficio común y

“acordar reglas de juego que todos acepten cumplir en libertad”.

“Comunicar es “hacer común” precisamente lo que “tenemos en

común”, así sea el desacuerdo” (J.M.Jaramillo 2007) Comunicación

que parte de la identificación y el reconocimiento de las formas de

organizarse, participar y expresarse, de quienes integran la

organización.

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FORMATOS DE ACTAS ACTA No 1

PROGRAMA DESARROLLO DE LAS OPORTUNIDADES DE INVERSIÓN Y CAPITALIZACIÓN DE LOS ACTIVOS DE LAS MICROEMPRESAS RURALES

– OPORTUNIDADES RURALES -

ACTA DE CONSTITUCION DEL COMITÉ DE SEGUMIENTO PARTICIPATIVO

Organización:_____________________________________________________________

Los Usuarios y Usuarias de la Propuesta de Negocio: Perfil___ Plan___ Programa Empresarial___, nos comprometemos a conformar el Comité de Seguimiento Participativo y a entregar la información correspondiente al Interventor del Programa, sobre el análisis que realizaremos en los dos (2) Comités que se realizarán antes del 31 de diciembre de 2008.

Los miembros del comité somos:

Nombre y Apellido En representación del

Municipio, Vereda, Grupo, etc.

FIRMA

Para constancia se firma el día _____ de _____ de _____ en el municipio de

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ACTA No 2. COMITE DE SEGUMIENTO Y EVALUACIÓN PARTICIPATIVA

NOMBRE DE LA ASOCIACIÓN:

DEPARTAMENTO FECHA DE REALIZACIÓN DEL COMITE

DIA MES AÑO

PLAN PERFIL PROGRAMA

MIEMBROS DEL COMITE

NOMBRE CEDULA FIRMA

JUNTA DIRECTIVA

NOMBRE CEDULA FIRMA

1. CONOCIMIENTO SOBRE LA PROPUESTA PRESENTADA AL PROGRAMA OPORTUNIDADES RURALES: SI NO

¿La Junta Directiva les explico a ustedes o a otros usuarios(as) del Proyecto en que consistía la Propuesta que presentaron? ¿Se entendió claramente la propuesta que se presento al PROGRAMA OPORTUNIDADES RURALES? EXPLICAR.

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2. ¿CONOCIERON LOS CONTRATOS QUE LA ASOCIACION REALIZÓ CON LOS PROFESIONALES Y TECNICOS, QUE LOS ASESORARON EN LAS DIFERENTES TALLERES QUE SE REALIZAN? EXPLICAR SI NO

¿La Junta Directiva les informo a los usuarios(as) que se contratarían los servicios de Profesionales o Técnicos con recursos del Programa Oportunidades Rurales? EXPLICAR.

- ¿Quien y como les informaron a los usuarios y usuarias del PROGRAMA sobre las capacitaciones, asesorías y otro tipo de actividades como giras, que se realizaron?

- ¿Les gustaría participar en la selección de los profesionales y técnicos que los asesorarían? POR QUE

4. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS.

¿EN QUE NOS CAPACITAMOS? COMO PODEMOS APLICAR EN

NUESTROS NEGOCIOS LO APRENDIDO?

¿LE ENTENDIMOS AL TECNICO O AL PROFESIONAL LAS

CAPACITACIONES Y ASESORIAS QUE RECIBIMOS?

SI NO

POR QUE:

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SI NO

¿TODAS LAS ACTIVIDADES PROGRAMADAS EN EL PROYECTO SE EJECUTARON? EXPLICAR

OBSERVACIONES:

Consignar textualmente comentarios, testimonios y recomendaciones derivados del Comité.



COMITE DE SEGUMIENTO Y EVALUACIÓN PARTICIPATIVA

ACTA No 3: SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN Y RESULTADOS

NOMBRE DE LA ASOCIACIÒN:

DIA MES AÑO DEPARTAMENTO: FECHA DE REALIZACIÒN DEL COMITE PLAN: PERFIL: PROGRAMA:

MIEMBROS DEL COMITE

NOMBRE CEDULA FIRMA

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JUNTA DIRECTIVA

NOMBRE CEDULA FIRMA

RESULTADOS A SOCIALIZAR:

¿EN QUE NOS CAPACITAMOS? ¿COMO PODEMOS APLICAR EN

NUESTROS NEGOCIOS LO APRENDIDO?

¿LE ENTENDIMOS AL TECNICO O AL PROFESIONAL LAS CAPACITACIONES Y

ASESORIAS QUE RECIBIMOS? SI NO

POR QUE:

SI NO

¿TODAS LAS ACTIVIDADES PROGRAMADAS EN EL PROYECTO SE EJECUTARON? EXPLICAR

HOJA DE OBSERVACIONES DEL COMITÉ DE SEGUIMIETO PARTICIPATIVO

Consignar textualmente comentarios, testimonios y recomendaciones derivados del Comité.

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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

http://calidad.unad.org/asesoramiento/definicion_de_indicadores.html

CIVICUS. Evaluación y seguimiento. 1112 16th Street NW Suite 540 Washington DC 20036 UNITED STATES of AMERICA Tel +202 331 8518 Fax +202 331 8774

La Evaluación Participativa De Los Municipios y Comunidades Saludables: Recursos Prácticos Para La Acción. Agosto 2004

Glosario de términos relacionados con el seguimiento y evaluación de las políticas públicas. Primera versión: 2008. Servicio de calidad de políticas y servicios públicos del Instituto Navarro de Administración Pública (INAP) Instituto Navarro de Administración Pública

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