Guia rápido:Melhores práticas para uma

gestão de Home Office eficiente

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Básico: aborda conceitos essenciais da área de RH e tem dicas práticas para sua rotina.

Avançado: apresenta estratégias avançadas e traz compreensão aprofundada sobre o tema.

Intermediário: aborda funções e exemplos mais complexos, para quem já possui experiência na execução.

Introdução

Conclusão

Práticas da gestão home office O que não fazer?

Introdução

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IntroduçãoReformas nas leis trabalhistas e políticas dos ambientes corporativos, tecnologias disruptivas, ingresso de novas gerações no mercado, pandemias...são muitas as complexidades que acabam transformando rapidamente as relações de trabalho. Somado a tudo isso, temos o crescimento exponencial do trabalho remoto, tendência mundial que vem com força ao Brasil.

O teletrabalho feito de casa é a opção dos sonhos para 49% das pessoas segundo pesquisa Hábitos do Trabalho da Alelo, mas ele ainda resiste em ser adotado pelas empresas. Segundo relatório recente, isso acontece por diversos fatores: não está no DNA e cultura da empresa, a implementação é impossibilitada, não se sabe como fazer controle da produtividade, e existem altos custos, a falta de equipamentos e de entendimento da legislação. Ou seja: uma mistura entre suposições erradas e falhas no processo.

Então, como o RH e liderança podem planejar uma organização mais preparada diante dessa modalidade? neste guia, você encontra práticas testadas e comprovadas para avaliar e adaptar à sua realidade, seja em situações de emergência ou em um planejamento futuro.

O papel do RH na era do trabalho remoto

Segundo Stefanie Ferracciu, Head e Gente e Gestão da Gupy, a atuação dos profissionais da área deve focar em pesquisas e benchmarks de mercado para entender como motivar colaboradores e apoiar a tomada de decisão da liderança, mantendo a coesão e eficiência de processos.

Também é fundamental assegurar que as rotinas de trabalho assíncronas aconteçam, garantindo que liderados e líderes tenham o mesmo mindset de bem-estar e saúde.

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Stefanie Ferracciu – Head e Gente e Gestão da Gupy

Práticas da gestão home office

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A implantação do modelo Home office vai além da resiliência e confiança: requer estratégia para que o período de transição entre off e online aconteça de forma eficiente, mesmo em condições adversas. Para tanto, o RH precisa focar em 3 vertentes.

Ações • Estratégias • Dicas

Práticas da gestão home office

1. Planejamento

Nesta etapa, é necessário estabelecer prerrogativas que ajudam no alinhamento geral da empresa. Veja alguns dos itens que você deve prestar atenção:

Pré-requisitos

O trabalho remoto consiste em ter as mesmas rotinas, e deveres que o presencial. Por isso, ter um sistema de hábitos e processos é crucial para a sua implementação. Afinal, são vários os fatores que devem ser discutidos, como a frequência das reuniões, envio de relatórios, regras de comunicação entre equipes, organização de tarefas diárias e sistema de metas.

É preciso também estabelecer quais serão as ferramentas remotas usadas na rotina dos colaboradores. Leve em consideração:

• Ferramentas de videoconferência (Google Hangouts Meet, Skype, Zoom);

• Ferramentas de armazenamento de arquivos (Google Drive, Dropbox);

• Ferramentas de gestão de tarefas e projetos (Trello, Basecamp, Asana);

• Ferramentas de comunicação (Slack, Stride, WhatsApp);

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Já no quesito horário, a empresa deve considerar um horário base de funcionamento (por exemplo, das 08h às 19h), mas flexibilizar a jornada de trabalho, com a carga de horário sendo acordada entre líder e liderado. Mas atenção ao período dos estagiários: ele não deve ser maior do que 6 horas ao dia.

Preparo tecnológicoA tecnologia requer alguns pontos de atenção. Vejas quais:

⇀ Oriente o colaborador quanto à sua estação de trabalhoEle deve priorizar uma mesa com espaço suficiente para acomodar todos os seus hardwares e deixar por perto aparelhos que mais utiliza, como fone e carregadores.

⇀ Configure um sistema de gerenciamento de projetos para documentar todos os itens necessáriosAssim, nenhum memorando, comentário ou observação ficam perdidos e você ainda tem uma linha do tempo para acompanhar.

⇀ Não esqueça de armazenar documentos na nuvem e usar ferramentas de colaboração onlineDesta forma, você garante o compartilhamento e edição colaborativa de planilhas, apresentações e outros conteúdos em servidores, algo fundamental para gerenciamento remoto de times.

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⇀ Acorde com a equipe de T.I a checagem e instalação de programasÉ preciso pensar nas regras e procedimentos que serão adotados pelos colaboradores. Assim, questões como qual computador será utilizado (se da empresa ou o pessoal), e quais sites e programas podem ou não ser acessados no home-office entram nessa equação, de modo a evitar que informações valiosas sejam vazadas ou roubadas.

Algumas perguntas que podem ser feitas:

• É preciso contratar mais licenças de programas para acesso remoto?

• Que outros protocolos de compartilhamento de informação serão necessários?

• Como fazer a distribuição de notebooks caso não tenhamos máquinas suficientes?

• Os colaboradores possuem antivírus e sistemas operacionais atualizados?

2. Aplicação

Definido o planejamento, está na hora de tomar algumas ações para iniciar a transição remota.

Comunicação

Parte mais importante para que o trabalho remoto flua, ela deve ocorrer levando em consideração:

• Se a comunicação é assíncrona (quando uma resposta não ocorre em tempo real) ou síncrona (em tempo real via telefone ou conversas frente a frente);

• O nível de importância, dependendo da urgência e expectativa de resposta.

Por isso, use a videoconferência para questões de mais urgência e que envolvam decisões rápidas e apresentações; Áudio no whatsapp ou chat para dúvidas mais pontuais e que ocasionalmente tem certa emergência, como atualizações e mensagens mais curtas; E-mail para mensagens mais formais, sem urgência, mais longas e que precisem de um contexto melhor.

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⇀ Foque na troca eficiente de mensagensSempre forneça contexto em sua comunicação, pois não se sabe o que a outra pessoa está fazendo no momento. Isso significa não só trocar mensagens de forma mais precisa (evitando, por exemplo, enviar apenas “Oi, fulano!” e sim, “oi, fulano! estou procurando o relatório x, você pode me ajudar?”), mas também informar ao time quando você estiver indisponível (seja por conta de intervalos ou reuniões). Por fim, é de bom tom deixar a pessoa a par que você leu a mensagem que enviou a ela.

⇀ Tenha atenção redobrada com a empatiaLembre-se que o tom e a nuance são fundamentais para a interpretação de mensagens e podem se perder e provocar

desentendimentos se ausentes. Por isso, estruture muito bem sua escrita no chat e considere dar um feedback por vídeo para que suas intenções, sinais emocionais, verbais e reações fiquem visíveis ao outro.

ReuniõesOutro ritual que deve ser muito bem aplicado. Para isso:

⇀ Estabeleça um ritmoSe você não está encontrando os colaboradores em um determinado horário e ritmo, eles podem ter dificuldade em alcançar objetivos e metas. Faça portanto reuniões diárias, semanais ou, no máximo, quinzenais para evitar desalinhamentos e ruídos na comunicação.

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⇀ Determine alguns parâmetrosAo enviar o convite da reunião, deixe claro não só qual ferramenta será usada para que ela aconteça e seu link, mas também seu objetivo e se é preciso realizar alguma atividade antes.

Vale relembrar os tópicos que serão abordados sempre no começo da videoconferência e entender qual o papel de cada convidado, determinando quem será o tomador de decisão, o facilitador e stakeholders. Ao final, deixe o encontro documentado com as anotações, responsáveis e próximos passos ou insights.

⇀ Tenha atenção para algumas dicas de etiquetaEm videoconferências, é de bom tom:

• Ligar a câmera sempre que possível, pois expressões faciais e gestos são importantes na comunicação e quebram um pouco a barreira da distância;

• De vez em quando, tente olhar diretamente para a câmera, como se sua visão estivesse focada no interlocutor- algo que tem o mesmo efeito do que olhar a pessoa nos olhos.

• Espere sempre o outro falar e não se esqueça de silenciar o microfone quando estiver ouvindo, para evitar barulhos ao fundo e interferências na fala de terceiros.

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3. Metrificação

Na hora de medir o nível de produtividade, geralmente as empresas acabam contabilizando o tempo gasto na execução de atividades. Porém, na modalidade remota, existem práticas mais eficazes para verificar se os colaboradores estão sendo produtivos, como:

• Ter uma cultura orientada a resultados e não em quantas horas foram trabalhadas, conferindo quais combinados foram entregues;

• Acompanhar o progresso da performance das equipes nas prioridades propostas;

• Analisar o desempenho de equipes em reuniões informativas para entender as principais realizações, aprendizados e próximos objetivos.

Caso seja indispensável fazer a medição em horas, é possível implementar uma política de ponto com soluções de rastreamento de tempo. Também vale fazer avaliações de desempenho 360 graus para obter a informação mais completa possível sobre os profissionais remotos, unindo perspectivas complementares do líder, colegas, subordinados e da pessoa avaliada.

O que não fazer?

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⇀ Não ter cuidado com a infoxicaçãoA sobrecarga de comunicação acontece não só pelo número de ferramentas (ex: chat, e-mails e WhatsApp), como também o senso de urgência interruptivo e a avalanche de informações. Tudo isso gera ansiedade e imediatismo, comprometendo o bem-estar e produtividade de colaboradores. Portanto, estruture uma forma de comunicação mais assíncrona e estruturada, estipulando poucos canais e estimulando o offline depois do horário de trabalho.

Erros • Falhas • Descuidos

O que não fazer?

⇀ Deixar os colaboradores à derivaespecialmente em momentos de crise, é preciso inspirar confiança e dar voz aos colaboradores. Para isso, é sempre importante entender angústias, ansiedades e medos e criar um ambiente de acolhimento, reforçando o papel e propósito da empresa e realizando uma comunicação transparente.

⇀ Realizar o microgerenciamento onlineA falta de autonomia dos colaboradores remotos pode

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acontecer por falta de confiança ou questões organizacionais como burocracia ou cultura controladora. Resultado: limitação constante na produtividade. É imprescindível fazer um processo de mudança e ter abertura para uma gestão mais autônoma.ambiente de acolhimento, reforçando o papel e propósito da empresa e realizando uma comunicação transparente.

⇀ Não estimular o engajamentoO modelo remoto requer cuidados redobrados neste quesito. Buscar feedbacks, pesquisas de clima e satisfação e realmente dar abertura para que os colaboradores se sintam ouvidos é fundamental, especialmente em tempos de crise.

⇀ Não definir horários de trabalho rígidosExiste a suposição de que trabalhadores remotos estão disponíveis a qualquer hora do dia, mas isso deve ser combatido. Para tanto, estabeleça uma política de horário que abranja almoço e intervalos (que deverão ser devidamente comunicados). transparente.

Conclusão

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ConclusãoA cultura home office é sempre desafiadora, mas é possível. E com o trabalho remoto possibilitando novos modelos de trabalho, é preciso se adaptar com eficiência e atenção. Esperamos que este conteúdo ajude a sua empresa a evoluir pelo caminho remoto e na construção de relações de trabalho online produtivas!

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