guía rápida para implantar software de gestión con garantías de éxito

Guía rápida para implantar software de gestión en una pyme con

garantías de éxito

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El proceso

Necesidad

Guía rápida Navision

Preparación

AnálisisBúsqueda

Organización Implantación

ÉXITO

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1) Detección de la necesidad2) Crear el equipo dentro de la empresa3) Preparar el proyecto4) Estudio del mercado5) Análisis de posibilidades6) Búsqueda del proveedor7) Organizar el proyecto

Implantar software de gestión en la pyme

Elección del software

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• Preguntas a realizar– ¿Para qué necesito el software de gestión?– ¿Cuáles de mis necesidades puede cubrir?– ¿Cuenta mi competencia con un software de

gestión empresarial?– ¿Debe mejorar mi empresa su competitividad?– ¿Controlamos todas las variables que afectan a la

compañía?


1) Detección de la necesidad (I)

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• Algunas señales de alarma– No tener visión global del negocio– Manejar datos distintos de diferentes fuentes– Sospecha de despilfarro de recursos– No hay coordinación entre departamentos– Sistema de gestión obsoleto– Temor respecto a la seguridad de la información– Desconocimiento de valores clave (stock, ventas…)


1) Detección de la necesidad (II)

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• Definir el liderazgo del proyecto– Responsable del proyecto• Toma de decisiones• Elección de software y proveedor• Motivación del equipo• Resolución de dudas• Involucrar a las figuras clave


2) Crear el equipo dentro de la empresa

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• Valoración del esfuerzo necesario– Recursos necesarios– Recursos disponibles– Presupuesto

• Valoración de las posibles soluciones– Necesidades de la empresa– Prestaciones del software– Objetivos


3) Preparar el proyecto

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• Costes económicos– Licencia e implantación – Formación y soporte / mantenimiento– Consultoría, migración de datos y desarrollos– Actualizaciones y hardware necesario

• Costes ocultos– Integración y pruebas– Personalizaciones y conversión de datos– Desvíos frente a la actividad habitual de la empresa– Cambios o sustitución de recursos o procesos


¡OJO! al preparar el proyecto

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• Primera criba de soluciones– Sector– Tamaño de la empresa– Módulos necesarios– Presupuesto– Plazos– Recursos de la empresa– Servicio

• Necesidades clave o irrenunciablesImplantar software de

gestión en la pyme

4) Estudio del mercado

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• Selección de software “finalista”– Modelo de negocio– Hoja de ruta de la solución a futuro– Actualizaciones– Puntos fuertes VS Puntos débiles– Disponibilidad de proveedores

• Cruce con requerimientos establecidos– Análisis técnico (detección de obsolescencia)– Implantación faseada– Garantías de seguridad– Cambios en forma de trabajar de la empresa


5) Análisis de posibilidades

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• En función del software elegido…– Casos de éxito– Propuesta económica VS Beneficios y Garantías– Reputación en el mercado– Curriculum de los responsables del proyecto– Conocimiento del sector de la empresa– Opciones de mantenimiento– Experiencia– Especialización


6) Búsqueda del proveedor

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• Equipo de la empresa + Equipo del proveedor– Compromiso– Comunicación– Distribución de tareas y responsabilidades

• Estudio para comprender el ROI• Establecer prioridades• Control de tiempos• Hoja de ruta


7) Organizar el proyecto

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• En la empresa– Sponsor: ejecutivo impulsor del mismo– Director: encargado de todo lo relacionado con el

proyecto– Equipo: mejor recurso de cada área afectada

• Motivación– Concienciación– Formación


¡OJO! al constituir el equipo

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• Misión• Objetivos• Recursos• Organización• Responsabilidades• Alcance• Problemas• Necesidades• Soluciones alternativas• ROI• Beneficios del sistema• Costes• Beneficios previstos• Presupuesto• Planificación temporal


¡OJO! al crear la Hoja de Ruta

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1) Consultoría2) Desarrollo3) Arranque4) Soporte


Proceso de implantación

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• Análisis de necesidades– Control de calendario– Especificaciones

• Toma de datos– Recolección– Análisis del trabajo

• Valoración de posibilidades– Pruebas en departamentos– Pruebas entre departamentos


1) Consultoría

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• Diseño• Adaptaciones• Migraciones• Configuraciones• Control de trabajos VS especificaciones


2) Desarrollo

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• Últimas migraciones• Paralelo• Formación• Nota de necesidades imprevistas– A implantar una vez concluya el proyecto actual

• Errores– Solución en función de urgencia


3) Arranque

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• Correctivo• Preventivo• Evolutivo• Atención al usuario


4) Soporte

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• Reporte de incidencias registradas• Reporte de incidencias resueltas• Informe de seguimiento de nuevos

desarrollos• Flexibilidad en opciones de cobro• Atención personalizada• Atención por diferentes vías• Equipo amplio, experto y heterogéneo


¡OJO! en el soporte y mantenimiento

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Consideraciones

RESULTADO ÓPTIMO

La tecnología no es un fin en sí misma, es un medio para obtener los objetivos marcados

MENOR COSTE POSIBLE

MÍNIMO TIEMPO POSIBLE


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