guía práctica project nº 02

Guia de Apoyo – MS Project 2007

1 Docente : Ing. Sánchez Ordoñez Jenrry B.

PRACTICA Nº 02 - PROJECT 2007

Para realizar la siguiente practica ejecutar el proyecto guardado en la práctica anterior, recuerda ubicar la ruta donde se almacenó la práctica anterior.

DEFINIR PERÍODOS LABORABLES

Siguiendo con el panel de la Guía del proyecto iremos al segundo link Definir períodos laborables

generales. Lo que aquí definiremos serán los días que trabajaremos en el proyecto, por ejemplo

que días serán laborables y en que horarios. En base a éste calendario se definirá el proyecto

Nota: Más adelante veremos que podremos definir calendarios más específicos, por ejemplo

definir un calendario para un recurso ó una tarea en particular.

Podremos elegir entre tres tipos de calendarios predeterminados:

(Nótese que según por el calendario que optemos la vista previa del calendario cambiará; en azul se marcan los días y horas laborables y en amarillo las de descanso).

Estándar: éste calendario muestra los días y horarios de trabajo tradicionales. De lunes a

viernes de 8 AM a 5 PM con una hora de descanso.

24 horas: en este calendario no hay tiempo de descanso.

Turno noche: éste muestra una programación desde el lunes por la noche hasta el sábado por

la mañana de 11 PM hasta las 8 AM con una hora de descanso.

Una vez elegido el calendario pasaremos al paso 2.



En este paso elegimos los días que vamos a trabajar tildando o destildando los días laborables.

También elegiremos si vamos a dejar el horario predefinido por Project o si lo cambiaremos. En

este último caso se abrirá (más abajo) una serie de opciones para poder cambiar las horas

laborables a cada día.

paso 3.

En este paso podremos cambiar el calendario pero para un día o un período específico del

calendario estándar.



Por ejemplo establecer un feriado y/o un día en el cuál

trabajaremos en un horario diferente.

Al hacer clic se abre el cuadro de diálogo Cambiar calendario

laboral.

Una vez que hayamos marcado el día en el calendario y le hayamos puesto un nombre en la grilla

de excepciones podemos hacer clic en el botón Detalles para especificar los detalles de dicha

excepción.



Ahora pasemos al paso 4.

En este paso definimos la cantidad de horas que tendrá cada día, cada semana y la cantidad de

días por mes. Podemos dejar los datos predefinidos aunque éstos no sean exactos.

En el paso 5 podemos definir calendarios adicionales, por ejemplo para un grupo de recursos. Los pasos son los mismos que para el calendario que acabamos de definir.

Si no vamos a definir calendarios adicionales haremos clic en Guardar y finalizar.

TAREAS

Una vez ingresados los datos de base para nuestros proyectos ya podemos comenzar a ingresar

las tareas o eventos. Para esto ya no nos será de utilidad el panel así que lo cerraremos.

Ingresar tareas

En el sector de listado de tareas vamos a comenzar a ingresar las tareas o eventos, sólo completaremos las celdas Nombre de tarea y Duración.

La duración de las tareas puede ser en días (d), horas (h), minutos (m), semanas (s), meses (me o ms) pudiendo utilizar decimales, por ejemplo 1,5 días.

Observar que en el sector del Diagrama de Gantt la duración se representa por medio de una

barra y comienza el día en que definimos como fecha de comienzo del proyecto (observar la escala temporal). Si por ejemplo, tenemos una tarea que dura tres días pero justo comienza un viernes y nosotros nos basamos en el calendario estándar, la barra marcará una duración de cinco días. Hay que tener en cuenta que el día laboral es de 8 hs. de lunes a viernes por lo que al sábado y al domingo no los cuenta, esto se debe al tipo de tarea lo cual veremos más adelante

Duración estimada y duración real

Cuando creamos una tarea, Project asigna a ésta una duración estimada de 1 día, se identifica con un signo de interrogación cerrado. Cuando modificamos ese valor el signo de interrogación desaparece, con ello estamos diciendo que esa duración es de tiempo real, a no ser que agreguemos dicho signo. Esto es de gran ayuda cuando no sabemos bien cuál va a ser la duración de dicha tarea, una vez que confirmemos dicha duración sacamos el signo y listo.



Duración transcurrida

Si necesitamos que una tarea dure un tiempo determinado sin importar la cantidad de recursos que influyan en ella, debemos definir su duración como transcurrida. Por ejemplo, si colocamos un piso y necesitamos 2 días de secado.

Tan sólo debemos agregar la 't' al final de la duración. Quedará de esta manera: 2dt

Hitos

Cuando necesitamos marcar un punto de referencia en algún lugar de nuestro proyecto podemos ingresar un hito. Para ello debemos ingresar una tarea con una duración cero, esto hará que la tarea se muestre automáticamente como hito.

Tareas repetitivas

A lo largo del proyecto hay tareas que se repiten, como por ejemplo reuniones. Project nos permite ingresar tareas repetitivas, hay que tener en cuenta que si estas no se repiten a intervalos regulares nos va a convenir ingresar tareas regulares en el momento adecuado.

Ingresar una tarea repetitiva.

1. Ir al menú Insertar → Tarea repetitiva.

2. Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo donde especificaremos nombre e intervalos de repetición.



En la imagen se ve una tarea repetitiva, reunión con una duración de 4 hs., la misma se repite cada dos días laborales. Observar el indicador (figura de la columna i), el + de la tarea a la izquierda, lo cual quiere decir que si se despliega muestra cada una de las tareas (como podemos observar en las siguientes imágenes).

Modificar datos de tareas

Para modificar el nombre de una tarea podemos:

• Situarnos sobre ella y escribir.

• En la barra de función modificar lo que deseemos.

Para modificar la duración podemos:

• Situarnos sobre ella y escribir.

• Utilizar los botones arriba y abajo que se encuentran en la celda.

También podemos hacer todo esto desde el cuadro de diálogoInformación de la tarea.

Podemos acceder a él desde:

• Situándonos sobre la tarea y yendo al menú Proyecto → Información de la tarea.

• Haciendo doble clic sobre la tarea.

• Clic derecho sobre la tarea y eligiendo del menú la opción Información de la tarea.



Eliminar una tarea

Para ello debemos seleccionar la tarea desde el indicador

de fila (columna numerada), cliquear con el botón derecho y

elegir la opción Eliminar tarea. El resto se reacomoda.

Insertar una nueva tarea entre las ya insertadas

Nos debemos situar en la tarea que quedaría debajo de la

nueva, clic con el botón derecho y luego Nueva tarea o ir al

menú Insertar → Nueva tarea. Se creará la fila para

ingresar el nombre y demás datos de la misma.

Tareas de resumen y sub tareas

Con el fin de que el proyecto esté más organizado podemos agrupar las tareas que compartan las mismas características o estén dentro de la misma etapa bajo una tarea de resumen.

Una tarea de resumen es una tarea que está compuesta por las sub tareas. La información de

ésta; duración, fecha de inicio y fin, etc se obtendrá de sus sub tareas.

En el listado de tareas las sub tareas aparecen con sangría, pudiéndose establecer varios niveles. En el diagrama de Gantt aparece la tarea de resumen en color negro y la barra con un formato diferente.

En la siguiente imagen se muestra un proyecto con dos niveles

Aplicar sangrías.

Para ello debemos:

1. Seleccionar las tareas que pasarán a ser subtareas.



2. En la barra de herramientas hacer clic en Aplicar Sangría. Automáticamente se le aplica

una sangría a las tareas seleccionadas y la tarea superior se convierte en tarea de resumen.

Sacar sangrías.

Para ello debemos:

1. Seleccionar las subtareas.

2. En la barra de herramientas hacer clic en Anular Sangría.

Si nos situamos sobre una tarea de resumen podemos mostrar u ocultar las subtareas, tanto desde el signo +- que se encuentra a la izquierda del nombre como desde los signos +- de la

barra de herramientas.

Tarea de resumen del proyecto

La tarea de resumen del proyecto es una tarea que por defecto se encuentra oculta.

Para mostrarla debemos ir al menú Herramientas → Opciones… en la pestaña Vista tildar la opción Mostrar tarea de resumen de proyecto.

Nuestro proyecto se verá así:

Nótese que se aplica una sangría a todo el proyecto, el indicador de fila es el número 0 y la barra

en el diagrama de Gantt es de color gris. Tener activa esta tarea de resumen es de gran utilidad

ya que ella contendrá los datos generales de todo el proyecto.

Vincular tareas

Cuando pensamos un proyecto las tareas no comienzan todas juntas sino que por ejemplo, hay tareas que no pueden comenzar hasta que otras finalicen. Para ello Project nos permite vincular las tareas. Es muy importante en este paso marcar cuál es la tarea antecesora y cuál la predecesora.

Project nos permite vincular las tareas de cuatro formas diferentes según lo necesitemos:

Fin – Comienzo

Cuando finaliza una tarea recién ahí puede comenzar la tarea predecesora.



Comienzo – Fin

El comienzo de la tarea antecesora se da cuando finaliza la predecesora.

Comienzo – Comienzo

Ambas tareas deben comienzan juntas.

Fin – Fin

Ambas tareas finalizan juntas.

Nótese que en todas las imágenes desde la primera tarea sale la flecha para terminar en la segunda. Esto es lo que marca quien es la antecesora y quién la predecesora, en este caso la primera es la antecesora y la segunda la predecesora.

Como vincular tareas.

1. Seleccionar la tarea antecesora.

2. Manteniendo presionada la tecla Control marcar la/s tareas predecesoras.

3. En la barra de Herramientas hacer clic en el botón Vincular tareas.

4. Para cambiar el tipo ir al diagrama de Gantt, hacer doble clic sobre la línea que une las tareas.

5. En el cuadro que aparece en Tipo elegir el tipo de vinculación y Aceptar.



Desvincular tareas.

1. Seleccionar las tareas a desvincular.

2. En la barra de Herramientas hacer clic en el botón Desvincular tareas.

Tiempo de posposición y tiempo de adelanto

Cuando necesitemos tener un tiempo entre dos tareas vinculadas debemos establecer un tiempo de posposición o adelanto según necesitemos. Esto hará que la tarea sucesora demore o adelante el tiempo que hayamos establecido.

Por ejemplo: Si tenemos una tarea pintar pared y le sigue la tarea colgar cuadro, no podremos hacer la segunda inmediatamente porque nuestro cuadro se mancharía con la pintura fresca, necesitaríamos un tiempo antes de colgar el cuadro.

Como establecer el tiempo de posposición o adelanto.

1. Ir al diagrama de Gantt y hacer doble clic sobre la línea que une las tareas.

2. En el cuadro de diálogo que aparece establecer el tiempo, si es de posposición el valor del mismo debe ser positivo y si es de adelanto negativo. Podemos escribirlo directamente o utilizar los botones arriba y abajo. La unidad de tiempo es la misma que utilizamos para el campo Duración

Dividir tareas

Hay tareas que no necesariamente deben realizarse de forma continua sino que puede dividirse, la tarea va a tener la misma duración pera va a ejecutarse en diferentes etapas.

Como dividir una tarea.

1. En la barra de Herramientas activar el botón Dividir tarea.



2. Observar que el cursor toma una forma diferente, en el diagrama de Gantt hacer clic sobre la tarea en la fecha que se quiere dividir. Arrastrar hasta la fecha en que se quiere reanudar la tarea.

La tarea quedará de esta forma.

Tareas críticas

Una tarea crítica es la tarea que si se retrasara haría que el proyecto en general se retrase.

A medida que el proyecto avanza y estas tareas se van completando dejan de ser críticas.

Ruta crítica

La ruta crítica es el conjunto de las tareas críticas que retrasarían la finalización del proyecto. Podríamos decir que la ruta está formada por las tareas más importantes o a las que deberíamos prestarle más atención.

Para visualizar la ruta crítica debemos abrir la vista Gantt de seguimiento, desde la barra de vistas o desde el menú Ver.

En la siguiente imagen podemos ver las tareas que componen la ruta crítica en color rojo.

Tipos de tareas

Project nos permite definir tres tipos de tareas:

Tareas de unidades fijas, tareas de duración fija y tareas de trabajo fijo, depende de lo que necesitemos podemos cambiar el tipo de tarea para que se ajuste a nuestras necesidades.

Tarea de unidades fijas: Este es el tipo de tarea predeterminado en Project. Cuando se define

una tarea como de unidad fija los recursos son un valor fijo, cualquier cambio que pueda suceder en la duración o en el trabajo de la tarea no afecta a la cantidad de recursos asignados.



Tarea de duración fija: Cuando se define una tarea como de duración fija la duración de la

tarea es un valor fijo, cualquier cambio que pueda suceder en la asignación de recursos o en el trabajo de la tarea no afecta a la duración de la misma.

Tarea de trabajo fijo: Cuando se define una tarea como de trabajo fijo la cantidad de trabajo (total de horas que consta la tarea)es un valor fijo, cualquier cambio que pueda suceder en la asignación de recursos o en la duración de la tarea no afecta al trabajo de la misma.

El tipo de tarea se calcula por medio de esta fórmula:

TRABAJO = DURACIÓN * UNIDADES

Cambiar el tipo de tarea

1. Hacer doble clic sobre la tarea a cambiar el tipo.

2. En el cuadro de diálogo Información de la tarea ir a la pestaña Avanzado.

3. En Tipo de tarea desplegar el menú y seleccionar el tipo que queramos.

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