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GUIA PARA LA RECEPCIÓN, ALISTAMIENTO Y DESPACHO DE PRODUCTOS BIOLOGICOS, MEDICAMENTOS E INSUMOS DE USO EN SALUD PUBLICA EN EL ALMACEN GENERAL DE ZONA

FRANCA

MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL BOGOTÁ, MARZO DE 2019

PROCESO ADMINISTRACIÓN DE BIENES E INSUMOS Código ABIG04

GUÍA

Recepción, alistamiento y despacho de productos biológicos, medicamentos e insumos de uso en salud publica en el

almacén general de zona franca

Versión 02

Página 2 de 22 Una vez impreso o descargado este documento se considera copia no controlada ASIF04- Versión 1

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO……………………………………………………………………………………………………. 4

2. ALCANCE ...................................................................................................................................... 4

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN ............................................................................................................ 4

4. DOCUMENTOS ASOCIADOS A LA GUÍA.................................................................................... 4

5. NORMATIVA Y OTROS DOCUMENTOS EXTERNOS ................................................................. 4

6. DEFINICIONES .............................................................................................................................. 5

7. PROCESO LOGÍSTICO DE LOS PRODUCTOS ALMACENADOS EN ZONA FRANCA ............ 6

7.1. PRODUCTOS BIOLÓGICOS: ................................................................................................................... 6

7.1.1 Proceso de recepción para Biológicos..................................................................................................... 6

7.1.2. Proceso de desempaque: ................................................................................................................. 7

7.1.3 Proceso de legalización: ................................................................................................................... 7

7.1.4. Proceso de rechazo: ......................................................................................................................... 8

7.1.5 Proceso de Despachos: .................................................................................................................... 8

7.2 REACTIVOS DE DIAGNOSTICO DE CATEGORIA A .......................................................... 11 7.2.1. Proceso de recepción de Reactivos de diagnóstico que requieren cadena de frío (Categoría A) ... 11

7.2.2. Proceso de desempaque ................................................................................................................ 11

7.2.3. Proceso de Aprobación. .................................................................................................................. 11

7.2.4. Proceso de Rechazo: ...................................................................................................................... 12

7.2.5. Proceso de Despachos: .................................................................................................................. 12

7.3. REACTIVOS DE DIAGNÓSTICO DE CATEGORÍA B .......................................................... 14 7.3.1. Proceso de Recepción: ................................................................................................................... 15

7.3.2. Proceso de Desempaque: ............................................................................................................... 15

7.3.3. Proceso de Aprobación: .................................................................................................................. 16


7.3.5. Proceso de Despacho ..................................................................................................................... 16

7.4. MEDICAMENTOS .................................................................................................................. 19 7.4.1. Proceso de recepción: ..................................................................................................................... 19

7.4.2. Proceso de Revisión: ...................................................................................................................... 19

7.4.3. Proceso de Aprobación: .................................................................................................................. 19



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7.4.5. Proceso de Despachos: .................................................................................................................. 20


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1. OBJETIVO

Describir el proceso que se realiza en el almacén general del Ministerio de Salud y Protección Social relacionado con el manejo de los biológicos, medicamentos e insumos de salud pública acorde a las Buenas Prácticas de Almacenamiento.

2. ALCANCE

Esta guía tiene como propósito dar a conocer los pasos para la recepción, almacenamiento, alistamiento, empaque y despacho de los productos biológicos, medicamentos e insumos de uso en Salud Pública.

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Aplica a todos los procesos y procedimientos relacionados con el manejo de los biológicos, medicamentos e insumos de salud pública en el Almacén General del Ministerio de Salud y Protección Social de zona franca

4. DOCUMENTOS ASOCIADOS A LA GUÍA

Planos del almacén general del Ministerio de Salud y Protección Social

ABIF 04 – Lista de verificación entrega física en bodega.

ABIF 26 – Entrega de Medicamentos, Biológico, Reactivos de Diagnóstico e Insumos a la Transportadora.

ABIG 02 - Guía para el muestreo de medicamentos, Biológico, Reactivos de Diagnóstico e Insumos bodega zona franca.

ABIM02 – Manual de Buenas Prácticas de Almacenamiento

5. NORMATIVA Y OTROS DOCUMENTOS EXTERNOS

Decreto 2200 de 2005 “Por el cual se reglamenta el servicio farmacéutico y se dictan otras disposiciones”. Las disposiciones del presente decreto se aplicarán a los prestadores de servicios de salud, incluyendo a los que operen en cualquiera de los regímenes de excepción contemplados en el artículo 279 de la Ley 100 de 1993, a todo establecimiento farmacéutico donde se almacenen, comercialicen, distribuyan o dispensen medicamentos o dispositivos médicos, en relación con el o los procesos para los que esté autorizado y a toda entidad o persona que realice una o más actividades y/o procesos propios del servicio farmacéutico.


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Decreto 0249 de 2013 “Por el cual se establecen requisitos para la importación de medicamentos e insumos críticos por parte de las entidades públicas a través de la Organización Panamericana de la Salud – OPS”.

Decreto 1140 de 2013 “Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 1713 de 2002, en relación con el tema de las unidades de almacenamiento, y se dictan otras disposiciones”.

Decreto 1313 de 2013 “Por el cual se fijan los requisitos y procedimientos para autorizar importaciones paralelas de Medicamentos y Dispositivos Médicos”.

Decreto 4725 de 2005 “Por el cual se reglamenta el régimen de registros sanitarios, permiso de comercialización y vigilancia sanitaria de los dispositivos médicos para uso humano”.

Resolución 4002 de 2007 ”Por la cual se adopta el Manual de Requisitos de Capacidad de Almacenamiento y/o Acondicionamiento para Dispositivos Médicos”.

Resolución 1403 de 2007 “Por la cual se determina el Modelo de Gestión del Servicio Farmacéutico, se adopta el Manual de Condiciones Esenciales y Procedimientos y se dictan otras disposiciones.

Resolución 1160 del 2016 "Por la cual se establecen los Manuales de Buenas Prácticas de Manufactura y las Guías de Inspección de Laboratorios o Establecimientos de Producción de medicamentos, para la obtención del Certificado de Cumplimiento de las Buenas Prácticas de Manufactura"

Manual Técnico Administrativo PAI: Tomo 10

(https://www.medellin.gov.co/irj/go/km/docs/pccdesign/SubportaldelCiudadano_2/PlandeDesarrollo_0_19/Campaas_0/Shared%20Content/Vacunaci%C3%B3n/2017/Manual%20T%C3%A9cnico%20Administrativo%20del%20PAI/Modulo%20PAI%20Tomo%2010.pdf)

Guía de embalaje de la Organización Panamericana de la Salud.

6. DEFINICIONES

MEDICAMENTOS BIOLÓGICOS: Medicamentos derivados de organismos o células vivas o sus partes. Se pueden obtener de fuentes tales como tejidos o células, componentes de la sangre humana o animal (como antitoxinas y otro tipo de anticuerpos, citoquinas, factores de crecimiento, hormonas y factores de coagulación), virus, microorganismos y productos derivados de ellos como las toxinas.

AREA DE CUARENTENA: Área destinada para el almacenamiento temporal de los biológicos, medicamentos y demás insumos de uso en Salud Pública recepcionados en la bodega, mientras se espera una decisión acerca de su aprobación o rechazo.

https://www.medellin.gov.co/irj/go/km/docs/pccdesign/SubportaldelCiudadano_2/PlandeDesarrollo_0_19/Campaas_0/Shared%20Content/Vacunaci%C3%B3n/2017/Manual%20T%C3%A9cnico%20Administrativo%20del%20PAI/Modulo%20PAI%20Tomo%2010.pdf




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NUMERO DE LOTE: Código de identificación de los productos de un mismo proceso de fabricación.

EMBALAJE: Caja o cubierta con que se resguardan los objetos que han de transportarse

MUESTRAS: Número estadísticamente representativo de unidades extraídas de un lote de un biológico, medicamento o reactivo de diagnóstico, de las que se obtiene la información necesaria para evaluar la calidad del lote.

MUESTREO: Acción de escoger muestras representativas de la calidad o condiciones medias de un todo

CADENA DE FRÍO: la OMS define la cadena de frío como el proceso logístico que asegura la correcta conservación, almacenamiento y transporte de las vacunas, desde que salen del laboratorio que las produce, hasta el momento en el que se va a realizar la vacunación

TEMPERATURA: Magnitud física que refleja la cantidad de calor ya sea de un cuerpo, de un objeto o del ambiente.

MONITOR DE TEMPERATURA: Dispositivo tipo datalogger que registra la temperatura interna del embalaje durante el transporte del biológico.

DISTRIBUCIÓN: Entrega de los medicamentos, biológicos y demás insumos de uso en Salud Pública a las Entidades Territoriales, realizada según el sistema FIFO (primero que entra, primero que sale) y respetando el orden de las fechas de vencimiento (sistema PEPE) primero que expira, primero que se entrega.

TABLA MILITAR ESTÁNDAR: Tabla utilizada para inspección de los medicamentos, biológicos y demás insumos de uso en Salud Pública.

7. PROCESO LOGÍSTICO DE LOS PRODUCTOS ALMACENADOS EN ZONA FRANCA

Esta guía describe los pasos a tener en cuenta para la recepción, almacenamiento, alistamiento, empaque y despacho de los biológicos, medicamentos e insumos de uso en Salud Pública, de manera que los mismos mantengan sus características de calidad hasta las Secretarias de Salud Departamentales, Distritales y demás entes adscritos al Ministerio de Salud y Protección Social 7.1. PRODUCTOS BIOLÓGICOS: 7.1.1 Proceso de recepción para Biológicos


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Una vez se descargan los biológicos de los vehículos que llegan del aeropuerto, se trasladan al área de pesaje y se procede a verificar los siguientes documentos (factura, certificado análisis, lista de empaque y declaración de importación) por parte del operador logístico de zona franca y los auxiliares de bodega.

El operador logístico de zona franca ingresa el biológico al sistema PICIZ y da la orden para la apertura del biológico.

Los auxiliares de bodega clasifican el biológico por lote de acuerdo a la lista de empaque y se traslada el biológico inmediatamente al área de cuarentena ubicado en los cuartos fríos.

7.1.2. Proceso de desempaque:

Los auxiliares de bodega inician el proceso de desempaque de los biológicos, retiran y apagan los monitores de temperatura y los colocan en canastillas plásticas debidamente marcados.

Si el biológico cumple con las condiciones de temperatura se procede a realizar la recepción técnica en presencia del Supervisor del Contrato y/o su delgado, Director técnico, Agente Aduanero y auxiliares de bodega, para lo cual se realiza el respectivo muestreo según la norma militar estándar* verificando aspecto del biológico, lote, vencimiento y certificados de análisis, cantidades recibidas por lote.

En caso de encontrar monitores de temperatura con alarma, se procede a apartar los biológicos y se le informa al Supervisor del Contrato o su delegado el cual envía por correo electrónico a la OPS la novedad de la excursión de temperatura. Dicho organismo cuenta con los estudios de estabilidad del fabricante y es quien emite el concepto de Aprobación o Rechazo del biológico. Adicionalmente el supervisor se basa en la Guía de Embalaje y Envío Internacional de Vacunas de la OMS donde se relaciona una tabla con los rangos de temperatura permitidos para algunos biológicos lo cual queda consignado en el acta de recepción su criterio de aceptación o no del producto.

Una vez aprobados los lotes del biológico, se suscribe el acta de recepción donde se deja constancia de las condiciones en que se recibió el biológico según formato ABIF 17.

En caso de no aceptarse el biológico o parte de este, se procederá a trasladar al área de rechazo las unidades respectivas para su proceso de desnaturalización.

Los monitores de temperatura son entregados al técnico de cuartos fríos para descargar la información en un computador.

7.1.3 Proceso de legalización:

Una vez suscrita el acta, el Supervisor remite a la Subdirección de Gestión de Operaciones la documentación necesaria (copia de factura, certificado de análisis, liquidación en pesos colombianos, declaraciones de


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importación, acta de recepción etc.) para ser ingresado al Sistema de Inventarios y se procede a la ubicación del biológico en el área de almacenaje.

7.1.4. Proceso de rechazo: En caso de presentarse biológico No Conforme, este se traslada al área de rechazo, en espera del proceso de desnaturalización.

7.1.5 Proceso de Despachos:

ACTIVIDADES DESARROLLO

Recibo Documentos

La Dependencia responsable de los biológicos remite el memorando de distribución a la SGO en el cual relaciona Entidad Territorial, biológico y cantidad y prioridad en la entrega. Se elabora la salida de almacén, el sistema de inventarios arroja el lote y la fecha de vencimiento más próxima del biológico requerido, se les remite copia a los auxiliares para su alistamiento y al operador logístico para la salida del inventario zona franca. Se coordina con el contratista de transporte los envíos. Se informa vía correo electrónico a las Entidades Territoriales la fecha en la cual se realiza el despacho, con el fin de garantizar la disponibilidad del funcionario que lo recibe.

Alistamiento de biológico

Se retiran los paquetes térmicos del cuarto de congelación y se atemperan por un tiempo de 4 horas aproximadamente a temperatura ambiente y/o hasta que la temperatura en los paquetes térmicos se encuentre en el rango de (0 a 0,5°C)

Se hace secado de la humedad de los paquetes fríos.

Se procede hacer el alistamiento del biológico de acuerdo a la salida de Almacén verificando lotes y fechas de vencimiento, por cada uno de los auxiliares encargados de cada referencia de biológico; actividad que se realiza en los cuartos fríos.


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Se hace alistamiento para el embalaje teniendo en cuenta el tipo de caja: 1,2,3,4,5 o 6

Se hace un filtro realizando la verificación de inventario y se diligencia la tarjeta kardex.

Se traslada el biológico a la precámara y se realiza el embalaje de cada caja de acuerdo con la configuración actualizada en el informe de calificación de embalajes

La cantidad de paquetes fríos por caja debe corresponder con la siguiente tabla:

EMPAQUE RANGOS EN METROS

CUBICOS (m3)

CANTIDADES DE

REFRIGERANTES

Caja Tipo A De 0,151-0,450 m3 13-14

Caja Tipo B De 0,080-0,150 m3 10-12

Caja Tipo C De 0,030-0,079 m3 10

Una vez realizado el embalaje se determina número de cajas por suministro y se procede a realizar un muestreo de la temperatura (entre +2 a+ 8°C), de acuerdo a la tabla militar estándar lo cual queda registrado en el formato ABIF26 Entrega de Insumos, Medicamentos o Biológicos a la Transportadora y formato ABIF04 Lista de Verificación de Entrega Física en Bodega del Ministerio de Salud y Protección Social Se procede a sellar, marcar y zunchar.

Se coloca sticker de “delicado” y “este lado arriba”.


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En la última caja de empaque se incluye el documento correspondiente al pedido solicitado (suministro), en la cual la entidad que recibe, verifica cantidad, lotes, temperatura y realiza el respectivo acuso de recibo el cual tiene un plazo de 14 horas hábiles.

Cuando se estima el número de cajas por despacho se registra en el formato ABIF 26 Entrega de Insumos, Medicamentos o Biológicos a la Transportadora.

Se traslada las cajas empacadas al área de pesaje.

Se entrega la relación de número de cajas, peso, al operador logístico de Zona franca. El operador diligencia el formulario de salida (consecutivo generado por el sistema de “PICIZ WEB”) donde se registran los datos del suministro (códigos, cantidades, valor) relacionados en el documento interno de transporte, donde se asigna un numero consecutivo para los inventaros en Zona Franca. Los datos de peso total, cantidad de cajas son avalados y aprobados por el funcionario de Zona Franca (In HOUSE), para su autorización de salida ante Zona Franca.

Al tener la autorización por parte del In HOUSE, el operador logístico adjunta al número de la placa del vehículo el número de formulario de salida de zona Franca, para que sea registrado en la báscula.

Los funcionarios de Zona Franca verifican el peso de la carga, la cual debe coincidir con el peso entregado por los Auxiliares de la bodega del Ministerio y se autoriza la salida del camión.

Se procede hacer la verificación externa e interna del vehículo de su estado de limpieza, número de placa y el transportador firma la documentación correspondiente a salida de almacén formato ABIF09 Autorización Salida de Elementos y formato ABIF26 Entrega de Insumos, Medicamentos o Biológicos a la Transportadora.

Una vez se entregan los elementos a la entidad territorial, esta emite el acuso respectivo del suministro, La entidad tiene 24 horas hábiles para manifestar alguna observación.

De haber tenido algún tipo de manifestación por parte de la


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7.2 REACTIVOS DE DIAGNOSTICO DE CATEGORIA A

Para efectos de esta guía los reactivos de diagnóstico de Categoría A son los que requieren almacenarse y transportarse con una temperatura entre 2 a 8°C 7.2.1. Proceso de recepción de Reactivos de diagnóstico que requieren cadena de frío (Categoría A)

Una vez se descargan los reactivos de diagnóstico de los vehículos que llegan del aeropuerto, se trasladan al área de pesaje y se procede a verificar los siguientes documentos (factura, certificado análisis, lista de empaque y declaración de importación) por parte del operador logístico de zona franca y los auxiliares de bodega.

El operador logístico de zona franca ingresa el reactivo de diagnóstico al sistema PICIZ y da la orden para la apertura del producto.

Los clasifican por lote de acuerdo a la lista de empaque y se traslada el reactivo de diagnóstico inmediatamente al área de cuarentena.

7.2.2. Proceso de desempaque

Los auxiliares de bodegas inician el proceso de desempaque de los reactivos de diagnóstico retirando los paquetes refrigerantes. Si el reactivo de diagnóstico cumple con las condiciones de temperatura se procede a realizar la recepción técnica en presencia del Supervisor del Contrato, Director técnico, Agente Aduanero y auxiliar de bodegas, para lo cual se realiza el respectivo muestreo según la norma militar estándar* verificando aspecto, lote, vencimiento y certificados de análisis, cantidades recibidas por lote. En caso de encontrar reactivos de diagnóstico con temperatura por fuera de los rangos de temperatura recomendados por el fabricante (entre 2-8°C), se procede a apartar los reactivos y se llevan al área de rechazo en espera de que sea recogido por el proveedor para su proceso de desnaturalización. Una vez aprobados los lotes del reactivo de diagnóstico, se suscribe el acta de recepción donde se deja constancia de las condiciones en que se recibió el reactivo de diagnóstico según formato ABIF 18.

7.2.3. Proceso de Aprobación.

Una vez suscrita el acta, el Supervisor remite a la Subdirección de Gestión de Operaciones la documentación necesaria (copia de factura, certificado de análisis, liquidación en pesos colombianos, declaraciones de

Entidad Territorial relacionado con cantidades, temperatura o embalaje, se verificará y se realizará el informe.


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importación, etc) para ser ingresado al Sistema de Inventarios y se procede a la ubicación del en el área de almacenaje.

7.2.4. Proceso de Rechazo:

En caso de presentarse No Conforme, este se traslada al área de rechazo, en espera del proceso de desnaturalización.

7.2.5. Proceso de Despachos:


Recibo Documentos La Dependencia responsable de los reactivos de diagnóstico remite el memorando de distribución a la SGO en el cual relaciona Entidad Territorial, reactivo de diagnóstico y cantidad. Se elabora la salida de almacén, el sistema de inventarios arroja el lote y la fecha de vencimiento más próxima del reactivo de diagnóstico requerido, se les remite copia al auxiliar de bodega para su alistamiento y al operador logístico para la salida del inventario zona franca. Se coordina con el contratista de transporte los envíos. Se informa vía correo electrónico a las Entidades Territoriales la fecha en la cual se realiza el despacho, con el fin de garantizar la disponibilidad del funcionario que lo recibe.

Alistamiento de reactivos de diagnóstico de categoría A

Se retiran los paquetes térmicos del cuarto de congelación y se atemperan por un tiempo de 4 horas aproximadamente a temperatura ambiente y/o hasta que la temperatura en los paquetes térmicos se encuentre en el rango de (0 a 0,5°C)

Se hace secado de la humedad de los paquetes fríos.

Se procede hacer el alistamiento de los reactivos de diagnóstico que requieren cadena de frío, de acuerdo a la salida de Almacén verificando lotes y fechas de vencimiento, por cada uno de los contratistas u auxiliares de bodega encargados de cada referencia de dicho reactivo de diagnóstico, actividad que se realiza en los cuartos fríos.


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Se hace alistamiento de las cajas.

Se hace un filtro realizando verificación de inventario.

Se traslada el reactivo de diagnóstico a la pre cámara y se inicia el proceso de empaque

Se toma la temperatura a los paquetes refrigerantes atemperados a 2°C aproximadamente.

Se coloca el reactivo de diagnóstico en la caja de acuerdo a su capacidad (ver tabla 1)

EMPAQUE RANGOS EN METROS

CUBICOS (m3)

CANTIDADES DE

REFRIGERANTES

Caja Tipo A De 0,151-0,450 m3 13-14

Caja Tipo B De 0,080-0,150 m3 10-12

Caja Tipo C De 0,030-0,079 m3 10

Se ubican paquetes fríos de acuerdo al tipo de caja mencionado en la tabla1

Se procede a sellar, marcar y zunchar.

Se coloca sticker de “delicado” y “este lado arriba”.

En la última caja de empaque se incluye el documento correspondiente al pedido solicitado (suministro), en la cual la entidad que recibe, verifica cantidad, lotes, temperatura y realiza el respectivo acuso de recibo.

Cuando se estima el número de cajas por despacho se registra en el formato esto ABIF 26

Se traslada las cajas de empaque al área de pesaje.

Se entrega la relación de número de cajas, peso, al operador


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7.3. REACTIVOS DE DIAGNÓSTICO DE CATEGORÍA B

Para efectos de esta guía los reactivos de diagnóstico de Categoría B son los que requieren ser almacenados y transportados con una temperatura entre 2 a 30°C y serán enviados con cortina o paquete refrigerante a los departamentos críticos (con temperatura de 30°C ±1°C) tales como:

DEPARTAMENTOS CRITICOS

Amazonas

Arauca

Atlántico

Bolívar

Casanare

Cesar

Entrega al Transportador

logístico de Zona franca. El operador diligencia el formulario de salida (consecutivo generado por el sistema de “PICIZ WEB”) donde se registran los datos del suministro (códigos, cantidades, valor) relacionados en el documento de transporte, donde se asigna un numero consecutivo para los inventaros en Zona Franca.

Los datos de peso total, cantidad de cajas son avalados y aprobados por el funcionario de Zona Franca (In HOUSE), para su autorización de salida ante Zona Franca. Al tener la autorización por parte del In HOUSE, el operador logístico adjunta al número de la placa del vehículo el número de formulario de salida, para que sea registrado en la báscula.

Los funcionarios de Zona Franca verifican el peso de la carga, la cual debe coincidir con el peso entregado por el auxiliar de bodegas de la bodega del Ministerio y se autoriza la salida del camión.

Se procede hacer la verificación externa e interna del vehículo de su estado de limpieza, número de placa y el transportador firma la documentación correspondiente (Salida de almacén y formatos ABIF26)

18. Una vez se entregan los elementos a la entidad territorial, esta emite el acuso respectivo del suministros, La entidad tiene 24 horas hábiles para manifestar alguna observación.


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Chocó

Córdoba

Guainía

La Guajira

Guaviare

Magdalena

Meta

Norte de Santander

Quindío

San Andres Isla

Magdalena

Sucre *Consulta IDEAN -Temperatura

7.3.1. Proceso de Recepción:

Una vez se descargan los reactivos de diagnóstico de Categoría B de los vehículos que llegan del aeropuerto, se trasladan al área de pesaje y se procede a verificar los siguientes documentos (factura, certificado análisis, lista de empaque y declaración de importación) por parte del operador logístico de zona franca y los auxiliares de bodega

El operador logístico de zona franca ingresa el reactivo de diagnóstico al sistema PICIZ y da la orden para la apertura del producto.

Los clasifican por lote de acuerdo a la lista de empaque y se traslada el reactivo de diagnóstico inmediatamente al área de cuarentena.

7.3.2. Proceso de Desempaque:

Los auxiliares de bodegas inician el proceso de desempaque de los reactivos de diagnóstico. Si el reactivo de diagnóstico cumple con las condiciones se procede a realizar la recepción técnica en presencia del Supervisor del Contrato, Director técnico, Agente Aduanero y auxiliar de bodegas, para lo cual se realiza el respectivo muestreo según la norma militar estándar* verificando aspecto, lote, vencimiento y certificados de análisis, cantidades recibidas por lote.

En caso de encontrar reactivos No conforme, se procede a apartar los reactivos y se llevan al área de rechazo en espera de que sea recogido por el proveedor para su proceso de desnaturalización. Una vez aprobados los lotes del reactivo de diagnóstico, se suscribe el acta de recepción donde se deja constancia de las condiciones en que se recibió el reactivo de diagnóstico según formato ABIF 18.


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Versión 02


7.3.3. Proceso de Aprobación:

Una vez suscrita el acta, el Supervisor remite a la Subdirección de Gestión de Operaciones la documentación necesaria (copia de factura, certificado de análisis, liquidación en pesos colombianos, declaraciones de importación, etc.) para ser ingresado al Sistema de Inventarios y se procede a la ubicación del reactivo de diagnóstico en el área de almacenaje.

7.3.4. Proceso de Rechazo: En caso de presentarse producto No Conforme, este se traslada al área de rechazo, en espera del proceso de desnaturalización. 7.3.5. Proceso de Despacho


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La Dependencia responsable de los reactivos de diagnóstico de categoría B remite el memorando de distribución a la SGO en el cual relaciona Entidad Territorial, biológico y cantidad. Se elabora la salida de almacén, el sistema de inventarios arroja el lote y la fecha de vencimiento más próxima del biológico requerido, se le remite copia al auxiliar de bodegas para su alistamiento y al operador logístico para la salida del inventario zona franca. Se coordina con el contratista de transporte los envíos. Se informa vía correo electrónico a las Entidades Territoriales la fecha en la cual se realiza el despacho, con el fin de garantizar la disponibilidad del funcionario que lo recibe.

Alistamiento de reactivo de

diagnóstico de categoría B

1. Se sacan a la pre-cámara las cortinas o paquetes de refrigeración del cuarto de

congelación para ser atemperados en canastillas plásticas durante 1 hora.

2. Se realiza el retiro de la humedad las cortinas o paquetes de refrigeración.

3. Se procede hacer el alistamiento del reactivo del reactivo de diagnóstico de categoría B de acuerdo a la salida de Almacén verificando lotes y fechas de vencimiento, por cada uno de los contratistas u auxiliar de bodegas encargados de cada referencia de dichos reactivos de diagnóstico, actividad que se realiza


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en los cuartos fríos.

4. Se hace alistamiento de las cajas de icopor.

5. Se hace un filtro realizando verificación de inventario.

6. Se traslada el reactivo de diagnóstico a la pre cámara y se inicia el proceso de empaque

7. Se toma la temperatura a las cortinas o paquetes de refrigeración atemperados a 2°C aproximadamente.

8. Se coloca el reactivo de diagnóstico en la caja de icopor de acuerdo a su capacidad (ver tabla 1)

9. Se envuelve el reactivo de diagnóstico en plástico vinipel y se coloca la cortina de refrigeración en las paredes de la caja de icopor y en la parte superior de la misma. Tabla 2

EMPAQUE RANGOS EN

METROS CUBICOS (m3)

Caja Tipo A De 0,151 -0,450

m3

Caja Tipo B De 0,080- 0,150

m3

Caja Tipo C De 0,030 -0,079

m3


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Entrega al Transportador

10. Una vez realizado el empaque se determina número de cajas por suministro y se procede a realizar un muestreo de la temperatura (entre +2 a +8°C), de acuerdo a la tabla militar estándar lo cual queda registrado en el formato ABIF26 Y formato ABIF 04

11. Se procede a sellar, marcar y zunchar.

12. Se coloca sticker de “delicado” y “este lado arriba”.

13. En la última caja de empaque se incluye el documento correspondiente al pedido solicitado (suministro), en la cual la entidad que recibe, verifica cantidad, lotes, temperatura y realiza el respectivo acuso de recibo. Cuando se estima el número de cajas por despacho se registra en el formato esto ABIF 26

14. Se traslada las cajas de empaque al área de pesaje. 15 Se entrega la relación de número de cajas, peso, al operador logístico de Zona franca. El operador diligencia el formulario de salida (consecutivo generado por el sistema de “PICIZ WEB”) donde se registran los datos del suministro (códigos, cantidades, valor) relacionados en el documento de transporte, donde se asigna un numero consecutivo para los inventaros en Zona Franca. Los datos de peso total, cantidad de cajas son avalados y aprobados por el funcionario de Zona Franca (In HOUSE), para su autorización de salida ante Zona Franca. Al tener la autorización por parte del In HOUSE, el operador logístico adjunta al número de la placa del vehículo el número de formulario de salida, para que sea registrado en la báscula. Los funcionarios de Zona Franca verifican el peso de la carga, la cual debe coincidir con el peso entregado por el auxiliar de bodegas de la bodega del Ministerio y se autoriza la salida del camión. 16. Se procede hacer la verificación externa e interna del vehículo de su estado de limpieza, número de placa y el transportador firma la documentación correspondiente (Salida de almacén y formatos ABIF26)


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7.4. MEDICAMENTOS 7.4.1. Proceso de recepción:

Una vez se descargan los medicamentos de los vehículos que llegan del aeropuerto, se trasladan al área de pesaje y se procede a verificar los siguientes documentos (factura, certificado análisis, lista de empaque y declaración de importación) por parte del operador logístico de zona franca y los auxiliares de bodega.

El operador logístico de zona franca ingresa el medicamento al sistema PICIZ y da la orden para la apertura del medicamento.

Los contratistas clasifican el medicamento por lote de acuerdo a la lista de empaque y se traslada al área de cuarentena.

7.4.2. Proceso de Revisión:

Se procede a realizar la recepción técnica en presencia del Supervisor del Contrato, Director técnico, Agente Aduanero y auxiliar de bodegas, para lo cual se realiza el respectivo muestreo según la norma militar estándar* verificando aspecto, lote, vencimiento y certificados de análisis y cantidades recibidas por lote.

Una vez aprobados los lotes del medicamento, se suscribe el acta de recepción donde se deja constancia de las condiciones en que se recibió el medicamento según formato ABIF 17.

En caso de no aceptarse el medicamento o parte de este, se procederá a trasladar al área de rechazo las unidades respectivas para su proceso de desnaturalización.

7.4.3. Proceso de Aprobación:

Una vez suscrita el acta, el Supervisor remite a la Subdirección de Gestión de Operaciones la documentación necesaria (copia de factura, certificado de análisis, liquidación en pesos colombianos, declaraciones de importación, etc.) para ser ingresado al Sistema de Inventarios y se procede a la ubicación del medicamento en el área de almacenaje.

17. Una vez se entregan los elementos a la entidad territorial, esta emite el acuso respectivo del suministro, La entidad tiene 24 horas hábiles para manifestar alguna observación.


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7.4.4. Proceso de Rechazo: En caso de presentarse medicamento No Conforme, este se traslada al área de rechazo, en espera del proceso de desnaturalización.

7.4.5. Proceso de Despachos:


Recibo Documentos

La Dependencia responsable de los medicamentos remite el memorando de distribución a la SGO en el cual relaciona Entidad Territorial, medicamento, cantidad y prioridad en la entrega. Se elabora la salida de almacén, el sistema de inventarios arroja el lote y la fecha de vencimiento más próxima del medicamento requerido, se les remite copia a los auxiliares de bodega para su alistamiento y al operador logístico para la salida del inventario zona franca. Se coordina con el contratista de transporte los envíos. Se informa vía correo electrónico a las Entidades Territoriales la fecha en la cual se realiza el despacho, con el fin de garantizar la disponibilidad del funcionario que lo recibe.

Alistamiento de medicamento

Cada auxiliar de bodega procede a realizar el alistamiento del medicamento de acuerdo a la salida de Almacén, verificando lotes y fechas de vencimiento, actividad que se realiza en el área seca de la bodega y se descargan las cantidades en la tarjeta kárdex de acuerdo al suministro y al número de lote.

Se realiza un filtro al pedido por parte de otro auxiliar de bodega verificando cantidades y lotes. Se inicia el proceso de empaque colocándolo en cajas de cartón de acuerdo a su capacidad (ver tabla 1)

Tabla 1

EMPAQUE RANGOS EN METROS CUBICOS (m3)

Caja Tipo A De 0,151 -0,450 m3

Caja Tipo B De 0,080- 0,150 m3

Caja Tipo C De 0,030 -0,079 m3

Caja Tipo D De 0,00 -0,029 m3


GUÍA



Versión 02


1. Una vez realizado el empaque se determina número de cajas por suministro y se diligencia el formato ABIF26 Entrega de Insumos, Medicamentos o Biológicos a la Transportadora y formato ABIF04 Lista de Verificación de Entrega Física en Bodega del Ministerio de Salud y Protección Social.

2. Se procede a sellar, marcar y zunchar.

3. Se coloca sticker de “delicado” y “este lado arriba” cuando

aplique.

4. En la última caja de empaque se incluye el documento correspondiente al pedido solicitado (suministro), en el cual la entidad que recibe, verifica cantidad, lotes y realiza el respectivo acuso de recibo.

14. Se traslada las cajas empacadas al área de pesaje.

15 Se entrega la relación de número de cajas, peso, al operador

logístico de Zona franca. El operador diligencia el formulario de salida (consecutivo generado por el sistema de “PICIZ WEB”) donde se registran los datos del suministro (códigos, cantidades, valor) relacionados en el documento interno de transporte, donde se asigna un numero consecutivo para los inventaros en Zona Franca.

Los datos de peso total, cantidad de cajas son avalados y aprobados por el funcionario de Zona Franca (In HOUSE), para su autorización de salida ante Zona Franca. Al tener la autorización por parte del In HOUSE, el operador logístico adjunta al número de la placa del vehículo el número de formulario de salida de zona franca, para que sea registrado en la báscula. Los funcionarios de Zona Franca verifican el peso de la carga, la cual debe coincidir con el peso entregado por los Auxiliares de la bodega del Ministerio y se autoriza la salida del camión.

16. Se procede hacer la verificación externa e interna del vehículo

de su estado de limpieza, número de placa y el transportador firma la documentación correspondiente a salida de almacén formato ABIF09 Autorización Salida de Elementos y formato


GUÍA



Versión 02


ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Nombre y Cargo: Alicia Ortiz Buitrago Profesional Especializado, Subdirección Gestión de Operaciones Fecha: 07 de marzo de 2019

Nombre y Cargo: Yolanda Lucero Mosquera, Profesional Especializado, Coordinadora Grupo Administración de Gestión de Insumos. Elsa Cecilia Velásquez, Profesional Especializado, Coordinadora Grupo Administración de Recursos Físicos Fecha: 11 de marzo de 2019

Nombre y Cargo: Martha Ruby Narváez Otero, Subdirectora Gestión de Operaciones Fecha: 19 de marzo de 2019

ABIF26 Entrega de Insumos, Medicamentos o Biológicos a la Transportadora.

17. Una vez se entregan los elementos a la entidad territorial, esta

emite el acuso respectivo del suministro, La entidad tiene 24 horas hábiles para manifestar alguna observación.

18. De haber tenido algún tipo de manifestación por parte de la

Entidad Territorial (inventarios, embalaje…) se verificara y se realizara el informe correspondiente.

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