guia para la inducciÓn y reinducciÓn laboral · acta de inducción y entrega de puesto laboral,...

ESE Departamental Solución

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GUIA DE INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN LABORAL

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Calle 37 No. 41-80 Barzal Alto Villavicencio - Meta PBX: 6610200, Línea Gratuita: 018000918663 www.esemeta.gov.co [email protected]

GUIA PARA LA INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN LABORAL


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TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO. .............................................................................................. 2 2. ALCANCE Y RESPONSABLES .............................................................. 3 3. GENERALIDADES, ................................................................................. 4 3.1 DATOS GENERALES. ............................................................................. 4 3.2 GENERALIDADES. ................................................................................. 4 3.2.1 Procedimiento de inducción laboral ......................................................... 5 3.2.2 Programa de Reinducción: ...................................................................... 8 4. FLUJOGRAMA ........................................................................................ 8 4.1 Flujograma de inducción .......................................................................... 9 5. TÉRMINOS Y DEFINICIONES. ............................................................... 9 7. REGISTRO DE CALIDAD. ..................................................................... 11 CONTROL DE CAMBIOS ................................................................................ 11

1. OBJETIVO.


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Establecer el procedimiento de inducción y reinduccion laboral que se llevara a cabo con el personal vinculado a la ESE DEPARTAMENTAL “SOLUCION SALUD”, a fin de brindar una visión clara acerca de las estructuras administrativas, jurídicas y organizacionales de la institución.

2. ALCANCE Y RESPONSABLES El procedimiento inicia con la vinculación del nuevo personal de la ESE DEPARTAMENTAL “SOLUCION SALUD”. y termina con la asignación del puesto de trabajo y las obligaciones a desarrollar, por parte del Jefe de Área y Directores de los Centros de Atención. El proceso aplica a todas las personas vinculadas por la institución, sea personal de planta (públicos y oficiales), supernumerarios y personas con cargos provisionales; con el objeto de dar a conocer las estructuras administrativas, jurídicas y organizacionales de la entidad y del sitio de trabajo asignado, con base en el manual de inducción de la institución. Los responsables del cumplimiento de este procedimiento serán: El Jefe de Recursos Humanos y los Directores de los Centros de Atención.


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3. GENERALIDADES,

3.1 DATOS GENERALES.

NOMBRE: EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO DEL DEPARTAMENTO DEL META ESE “SOLUCION SALUD”

IDENTIFICACION: NIT. 822006595-1

SEDE PRINCIPAL: VILLAVICENCIO (META)

DIRECCION: CALLE 37 No. 41 – 80

TELEFONO: 0986610200/25/20

FAX: 0986621224

AREA DE INFLUENCIA:

Barranca de Upia, Cabuyaro, El Calvario, El Castillo, Lejanías, Mapiripan, Mesetas, Puerto Concordia, San Juan de Arama, San Juanito, Uribe, Cumaral, La Macarena, Puerto Gaitan, Puerto Lleras, Restrepo, Vista Hermosa y el Nivel Central.

NUMERO DE PROCESOS:

ESTRATEGICOS: 4 MISIONALES: 9 APOYO: 14 CONTROL: 2

3.2 GENERALIDADES. Es obligación de la entidad: a) La inducción se hará en dos fases: Recibimiento al servidor público y

ubicación; b) Comunicar al funcionario la filosofía institucional en sus primeros días de

estadía en la Entidad; c) Adiestrar al servidor público en la ejecución de su labor; d) Diseñar los programas de inducción y de reinducción a los cuales se refiere el

Decreto - Ley 1567 de 1998 e impartirlos a sus empleados, siguiendo las orientaciones curriculares que imparta la Escuela Superior de Administración Pública bajo la orientación del Departamento Administrativo de la Función Pública.

El empleado tiene las siguientes obligaciones en relación con la capacitación:


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a) Asistir a los programas de inducción o reinducción, según su caso, impartidos

por la entidad. Los programas de reinducción se impartirán a todos los funcionarios por lo menos cada dos años, o antes, en el momento en que se produzcan dichos cambios, e incluirán obligatoriamente un proceso de actualización acerca de las normas sobre inhabilidades e incompatibilidades y de las que regulan la moral administrativa.

3.2.1 Procedimiento de inducción laboral La inducción se llevará a cabo al ingreso de nuevos funcionarios a la Entidad, con ésta se busca facilitarle el proceso de integración a la cultura organizacional. Al personal que ingresa a la Entidad, se le realiza el proceso de inducción dependiendo del cargo así: 1. Recibimiento al Servidor Público.

En esta fase se pretenden utilizar como estrategias las siguientes:

Posesionar a los funcionarios nombrados en un acto formal, en la oficina de Talento Humano.

Dirigir comunicación escrita al nuevo funcionario donde se manifieste la complacencia de la Entidad con su vinculación.

Estas estrategias permitirán significar la importancia que para la Entidad tiene su vinculación, así como la responsabilidad que asume frente a ésta y la sociedad en su calidad de servidor Público.

2. Ubicación del funcionario en la Entidad:

En esta fase se pretenden utilizar como estrategias las siguientes:

Informar acerca de la Entidad: naturaleza, misión, visión, directivos, normas que la rigen, planta física.

Socializar el código de ética y las funciones de su cargo consagradas en el manual de funciones y competencias laborales.

Presentar a sus compañeros de trabajo.

Con estas estrategias se pretende que el servidor Público conozca la Entidad a la cual ingresó, facilitando su incorporación a la vida Institucional.


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Objetivos: Familiarizar al servidor Público nuevo con la estructura de la Entidad y con

su misión. Iniciar la integración del servidor a los valores y propósitos institucionales. Crear sentido de pertenencia en el nuevo Servidor Público. Instruir a los servidores públicos nuevos sobre los asuntos relacionados con

las dependencias, responsabilidades individuales, deberes y derechos. Iniciar el acercamiento a los compañeros para la integración a los equipos

de trabajo.

Este se lleva a cabo a través del formato Programa de Inducción FR-RH-03 HOJA DE RUTA INDUCCION, en el cual se relacionan los siguientes temas:

a) Temas relacionados con la entidad en general:

Historia de la entidad. Misión, visión, objetivos. Código de ética. Código de buen gobierno. Estructura de la entidad. Período de prueba: Sentido del mismo, duración. Normas de seguridad. Portafolio de servicios de la entidad. Normas que rigen la entidad (Reglamento Interno de Trabajo). Instalaciones.

b) Planes y programas institucionales:

Sistema de planeación. Políticas y planes generales. Programas y proyectos especiales. Sistemas de evaluación y control de la programación.

c) Prestaciones y servicios al personal:

Política salarial y de compensación (primas, bonificaciones, prestaciones,

entre otros). Vacaciones. Capacitación y desarrollo: normatividad, reglamentaciones, programas. Horarios. Solicitud de permisos.


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Solicitud de certificaciones laborales. Evaluación del Desempeño. Acuerdos de Gestión.

d) Actividades propias del cargo a ejecutar:

Manual de funciones y competencias laborales. Procedimientos y registros del proceso. Código Disciplinario Único.

Ejecución programa de inducción: El empleado tiene la obligación de asistir al programa de inducción según lo establecido en el Programa de inducción, el jefe de personal o su delegado tiene la responsabilidad de garantizar que se ejecute éste a cabalidad o de reprogramar las actividades según sea el caso. Evaluación programa de inducción: una vez se ha ejecutado la inducción al funcionario se lleva a cabo la respectiva evaluación con la finalidad de conocer el grado de comprensión de los temas tratados y reforzar los temas que registró debilidades. El proceso de inducción estará a cargo del Jefe de la oficina de Talento Humano, líderes de procesos y Directores de los Centros de Atención.

Vinculación: Es el proceso por el cual la institución admite a un nuevo servidor para desempeñar funciones especificas dentro de la institución.

Generalidades de la ESE Departamental “SOLUCION SALUD”: Jefe de Área y Directores de los Centros de Atención exponen las generalidades de la institución como: Razón social, Plataforma estratégica (Misión, Visión, Política de calidad, valores, principios), estructura organizacional (División por dependencias), Deberes-derechos-sanciones y prohibiciones (dependiendo del cargo), código de ética, Programa de Salud ocupacional, Horarios / agendas de trabajo.

Recorrido por la Institución: El recorrido por las instalaciones es vital para el conocimiento de las diferentes dependencias; es realizado por el superior inmediato o personal encargado para tal efecto; aquí se mencionan los lugares visitados, rutas de acceso, lugares restringidos (en caso de que aplique), rutas de evacuación, presentación del nuevo colaborador a dueños de procesos visitados en el recorrido (aplica según actividades a desempeñar).

Inducción en el puesto de trabajo: Es realizado por el Jefe de Area; y en el caso de los Centros de Atención los Directores o la persona encargada para


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tal efecto en donde se hará el reconocimiento del área de trabajo, documentos, archivadores, etc., que el nuevo servidor manejara y gestionara; además se recalca el correcto uso y conservación de los elementos. En caso de que el servidor reciba Computador para sus labores cotidianas, es necesario informar las rutas de acceso a los diferentes archivos, documentos y programas.

Actas de Conformidad: Documento mediante el cual se garantiza que el procedimiento fue llevado a cabo correctamente con el diligenciamiento del acta de inducción y entrega de puesto laboral, de inducción y asignación en el lugar de trabajo el cual es tramitado por el coordinador(a) de unidad funcional y firmado por este(a) y el servidor objeto del procedimiento.

Iniciación de labores o actividades en su nuevo sitio de trabajo. 3.2.2 Programa de Reinducción: Los programas de reinducción se impartirán a todos los funcionarios por lo menos cada dos años o antes, e incluirán obligatoriamente un proceso de actualización acerca de las normas sobre inhabilidades e incompatibilidades y de las que regulan la moral administrativa. Las actividades de reinducción se planifican en el Plan Institucional de Capacitación y Formación, en el cual se pueden definir los siguientes temas: Actualización y avances normativos que inciden en el funcionamiento de la

entidad, del sector y de la rama a la cual pertenezcan los servidores. Beneficios alcanzados por el Plan de Desarrollo y políticas vigentes dentro de

la administración. Redefinición de la misión institucional, establecimiento de metas y

procedimientos, simplificación de trámites, diseño de proyectos y sistemas de información, determinación de indicadores de gestión.

Revisión, renovación y afianzamiento de los valores que han de sustentar la prestación del servicio público.

El empleado tiene la obligación de asistir a los programas de Reinducción según lo establecido en el Plan institucional de Capacitación y Formación, la asistencia a estas quedará consignada en el formato Control de Asistencia 4. FLUJOGRAMA


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4.1 Flujograma de inducción

PROCEDIMIENTO INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN LABORAL No Flujograma QUE QUIEN CUANDO DONDE COMO

Inicio

Ingreso de nuevo

personal a laborar

en la institución

Acto

Administrativo que

determina la

calidad de servidor

público

Reconocimiento de las

diferentes

dependencias de la

ESE Nivel Central y

Centros de Atención

(recorrido por la

institución)

Plataforma

estratégica,

estructura

organizacional,

salud

ocupacional,

códigos,

manuales, guias,

indicadores, etc y

horarios de

trabajo

Reconocimiento

del área de

trabajo, asignación

de labores e

implementos de

trabajo.

Entrega de

formato “FR-RH-

03” hoja de ruta

induccion.

Fin

Entrega de

informacion

Información

en medio

magnético

INICIO

1

Acto Administrativo que determina la

calidad de servidor público.

Profesional Universitario o

encargado Talento Humano

Culminado el proceso de

reclutamiento y selección.

Oficina de Talento Humano

Resolución de Nombramiento

2 Ingreso de nuevo personal a laborar

en la institución


encargado Talento Humano

A la firma del nombramiento y/o contrato.

Oficina de Talento Humano

Acta de posesión y o

contrato.

3

Reconocimiento de las diferentes

dependencias de la ESE Nivel Central y Centros de Atención

(recorrido por la institución)


encargado Talento Humano y

superior inmediato

Al ingreso al sitio de trabajo

ESE Nivel Central ó


Plataforma estratégica, estructura

organizacional, salud

ocupacional, código de ética,

horarios de trabajo

Recorrido por la Institución

explicando las diferentes

dependencias visitadas

4

Reconocimiento del área de trabajo, asignación de

labores e implementos de

trabajo.

Superior Inmediato




Observación directa

5

Diligenciamiento del “formato de Inducción y

asignación en el lugar de trabajo”

“FR-RH-05”

Superior Inmediato




Diligenciamiento del “formato de

Inducción y asignación en el lugar de trabajo”

“FR-RH-05”

6 Desempeño de

labores por parte del servidor

Superior

Inmediato

Funciones normales del

cargo



Evaluación del desempeño

FIN

5. TÉRMINOS Y DEFINICIONES.


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Inducción: Proceso por el cual se brinda conocimiento e información acerca de las generalidades de la institución.

Reinducción: Hace parte de un proceso progresivo de formación y aprendizaje de los docentes que actualmente hacen parte de la ESE “SOLUCIÓN SALUD” ya que es indispensable para su desarrollo humano en la entidad y para que ésta pueda cumplir adecuadamente su misión.

Empleo: Conjunto de funciones, tareas y responsabilidades que se asignan a una persona y las competencias requeridas para llevarlas a cabo con el propósito de satisfacer el cumplimiento de los planes de desarrollo y los fines del estado.

Desempeño: Criterios como se cumplen las responsabilidades propias de un empleo.

Vinculación: Acto administrativo que determina la calidad de servidor público.

Manual de Inducción: Documento que contiene la información necesaria para el reconocimiento de la estructura orgánica y funcional de la entidad, precisa para el desarrollo de actividades y funciones por parte de los trabajadores.

Estructuras Administrativas: Forma en que se agrupan las diferentes unidades responsables de una dependencia o entidad, de acuerdo con una coordinación de funciones y líneas de mando jerárquicamente establecidas.

Estructuras Jurídicas: Se refiere a las normas jurídicas y reglas de observación obligatoria que conforman o sancionan la conducta de los individuos.

Estructuras Organizacionales: Es el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas y la posterior coordinación de las mismas. La estructura organizacional es una estructura intencional de roles, en el cual cada persona asume un papel que se espera que cumpla con el mayor rendimiento posible.

Derechos: Facultad de hacer o exigir todo aquello que la ley o la autoridad establece en nuestro favor.

Deberes: Cumplir obligaciones relativas a un empleo. (Ley 734 de 2002).

Sanciones: Castigo que se da al que no cumple una norma establecida o tiene un comportamiento incorrecto. (Ley 734 de 2002).

Prohibiciones: Impedir el uso o ejecución de algo. (Ley 734 de 2002).

Código de ética: Conjunto de reglas de comportamientos que deben gobernar la conducta laboral de un empleado.

Salud Ocupacional: Es el conjunto de actividades multidisciplinarias orientadas a la promoción, prevención, control recuperación y rehabilitación de los trabajadores, procurando el más elevado grado de bienestar físico, mental y social.

http://www.monografias.com/trabajos11/metcien/metcien.shtml#OBSERV


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6. REGISTRO DE CALIDAD.

Registro Código Identificación Ubicación Responsable De Almacenamiento

Tiempo De Retención

Destino Final

Hoja de ruta inducción

FR-RH-03 Historia laboral del empleado

Talento Humano

Profesional universitario oficina de Talento Humano.

80 años Archivo central

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN No DESCRIPCIÓN U ORIGEN DEL CAMBIO APROBÓ FECHA

1 Se elabora la primera versión. Gerencia 22/11/10

2 Revisión y actualización general de la guía. Gerencia 26/11/13

guia para la inducciÓn y reinducciÓn laboral · acta de inducción y entrega de puesto laboral,...

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