guia para escrivaes de capitulos da ordem demolay

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1 Guia para Escrivães de Capítulos da Ordem DeMolay Autor: Manoel César de Alencar Neto [email protected]

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Page 1: Guia Para Escrivaes de Capitulos Da Ordem Demolay

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Guia para Escrivães de Capítulos da Ordem DeMolay

Autor: Manoel César de Alencar Neto [email protected]

Page 2: Guia Para Escrivaes de Capitulos Da Ordem Demolay

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INFORMAÇÂO Todo conteúdo desse documento é livre, desde que não se altere seu conteúdo e que

sejam veiculados os créditos do autor.

Page 3: Guia Para Escrivaes de Capitulos Da Ordem Demolay

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À Ordem DeMolay.

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AGRADECIMENTOS

Aos meus pais, que de várias maneiras me ajudam na minha vida DeMolay e profana. À minha namorada Raysa, que pacientemente me espera com beijos após as várias reuniões que a Ordem DeMolay me leva. Ao tio José Nicodemos, grande incentivador da Ordem Demolay, não medindo esforços para, a cada dia, através da Ordem DeMolay, ajudar uma parte da juventude a demonstrar seu potencial e suas qualidades. Aos irmãos Pedro Almi Freire e Wilson Bonifácio, que me ajudaram com as primeiras linhas na secretaria do Capítulo. Aos meus irmãos do Capítulo União do Brejo, e a todos os DeMolays do Brasil que, de alguma maneira, contribuíram com a elaboração deste guia..

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E se nós DeMolays não ficarmos inabaláveis em defesa dos ensinamentos de nossa Ordem, se não procuramos perpetuá-los em nossas vidas diárias, então talvez estas chamas se apagarão mortas nas sombras, e a escuridão tomará conta do País. (CERIMÔNIA DAS LUZES)

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SUMÀRIO

Introdução............................................................................................................................... 8 1 ATAS................................................................................................................................. 10

1.1 Informações gerais...................................................................................................... 10 1.2 Organização da ata...................................................................................................... 12

1.2.1 Cabeçalho ............................................................................................................ 13 1.2.2 Ordem do Dia ...................................................................................................... 14 1.2.3 Palavra ao bem da Ordem e palavra aberta aos Maçons. .................................... 17 1.2.4 Encerramento....................................................................................................... 17

1.3 Rascunho .................................................................................................................... 18 1.4 Termo de abertura....................................................................................................... 19 1.5 Termo de encerramento .............................................................................................. 20

2 LIVRO DE PRESENÇA ................................................................................................... 22 3 COMUNICAÇÃO............................................................................................................. 23

3.1 Ofício .......................................................................................................................... 23 3.2 Memorando................................................................................................................. 27 3.3 Circular ....................................................................................................................... 29 3.4 Requerimento ............................................................................................................. 29 3.5 Carta ........................................................................................................................... 32 3.6 Telegrama ................................................................................................................... 33 3.7 Comunicado................................................................................................................ 34 3.8 Edital........................................................................................................................... 36

3.8.1 Edital de convocação ........................................................................................... 36 3.8.2 Edital de concurso ............................................................................................... 37

4. CORRESPONDÊNCIAS ................................................................................................. 40 4.1 Carta Registrada ......................................................................................................... 40 4.2 Aviso de Recebimento - AR....................................................................................... 40 4.3 Mãos Próprias - MP.................................................................................................... 41

5 PATRIMÔNIO E INVENTÁRIO..................................................................................... 42 5.1 Inventário.................................................................................................................... 42 5.2 Patrimônio .................................................................................................................. 43

6 ELEIÇÕES ........................................................................................................................ 44 6.1 Registro de candidatura .............................................................................................. 44 6.2 Apuração de votos e relação dos eleitos..................................................................... 44

7 ATESTADO E DECLARAÇÃO ...................................................................................... 46 7.1 Atestado ...................................................................................................................... 46 7.2 Declaração .................................................................................................................. 46

ANEXOS.............................................................................................................................. 48 Referências ........................................................................................................................... 52

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Introdução

Esse guia1 visa auxiliar os Escrivães dos Capítulos da Ordem DeMolay, servindo

como uma fonte de consulta em momentos de dúvidas, e tentando mostrar a alguns

DeMolays diferentes maneiras de se proceder em determinadas ocasiões.

Nota-se que Escrivães muito novos têm certa dificuldade em se adaptar aos trabalhos

de secretaria, devendo ser responsável e organizado o suficiente para atender a todas as

necessidades e obrigações do Capítulo, correndo o risco de sofrer críticas caso não

desempenhe seu papel como o esperado.

Logicamente todo o Capítulo tem suas tradições, que devem ser preservadas, todavia,

devem ser modificados caso não esteja em conformidade com os padrões e caso não

facilitem a organização da secretaria.

Para tanto, foram consultados alguns livros e sítios da internet, sendo comparados

para tentar expor da maneira mais clara e verossímil possível às informações contidas nesse

manual.

Com esse guia o Escrivão terá condições de fazer o básico a frente da secretaria de

seu Capítulo, com conteúdo para elaborar atas, comunicações e alguns documentos. Essa é,

por fim, o objetivo maior deste guia: dá condições para que o Escrivão não tenha tantas

dificuldades quando assumir a secretaria.

1 Todos os exemplos contidos nesse guia, com exceção dos Exemplos XX e XXI, são fictícios. Pessoas e fatos citados é fruto da imaginação do autor, sendo qualquer semelhança com a realidade pura coincidência.

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1 ATAS A ata é um documento onde se registra de forma escrita o que se passou em uma

reunião Ordinárias, Extraordinária, Magna, administrativa e de Assembléia Geral. Ela serve

para documentar o que foi falado e decidido em reunião, para que se possa, futuramente,

recorrer a mesma quando necessário para definir alguma dúvida. Por isso, cuidados com a

ortografia devem ter maior atenção.

É um documento da maior importância, pois será a partir do mesmo que esclarecerá

quem disse o que. Por isso, deverá ser redigido de maneira clara e objetiva, tentando afastar

todo o tipo de dubiedade, todavia, sem desvirtuar o que se falou, por mais estranho ou sem

sentido que pareça.

Toda reunião se inicia com a leitura da ata da última reunião, para que possa ser

discutida e, caso aja necessidade, alterada e finalmente, aprovada. Ata aprovada e assinada

pelo Mestre Conselheiro, Escrivão e qualquer outra autoridade que o Estatuto ou o

Regimento Interno designe, e caso o Capítulo seja registrado, terá poder judicial, podendo

ser usada como prova em juízo. Por isso se acentua sua importância e cuidado que os

Escrivães devem ter na sua formulação.

Por se tratar de um documento público, nada referente ao ritualismo ou informações

secretas devem ser incluídas na ata.

1.1 Informações gerais

Todas as atas do Capítulo devem estar em um livro próprio, com no máximo

cinqüenta páginas, para que não se desgaste com o manuseio. Deve-se escolher um livro de

atas de boa qualidade, que suas páginas não se soltem com facilidade. O livro de atas é

vendido em qualquer papelaria ou lojas afins.

A ata deve ser iniciada com um cabeçalho onde estejam contidos dados fundamentais,

como dia, mês, ano e horário da reunião, local onde a reunião está sendo executada, nome

dos dirigentes da reunião, no caso, Mestre Conselheiro, Primeiro Conselheiro e Segundo

Conselheiro, ficando a cargo do Capítulo incluir outros cargos e a pauta da reunião.

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Todo e qualquer número que seja mencionado deverá ser escrito por extenso. Dessa

maneira todas as datas, horários, valores etc., não poderão ser lavrados em formato

numérico. Isso para que se evitem enganos ou até mesmo extravios:

Exemplo I:

Errado Correto

Também não poderão ser escritas abreviaturas, porém, podendo-se apontar a

abreviatura no momento em que se cita o termo completo, quando o mesmo for citado

muitas vezes. Permite-se que as use para designar os cargos do Capítulo.

Exemplo II:

Errado Correto

Para os Capítulos que lavram suas atas manualmente, deverá se ter um cuidado com a

caligrafia, pois a ata é um documento do Capítulo e deve ser escrito de uma maneira que

seja compreendido por todos. Nos Capítulos onde as atas são feitas digitadas, essa

preocupação inexiste.

No caso de um erro na transcrição da ata, o Escrivão não poderá rasurá-la ou apagá-lo

por meio de corretivos líquidos ou de qualquer maneira. Quando isso ocorrer, o Escrivão

deverá corrigir o erro com o termo “digo” após a falha, corrigindo-o logo após. Isso,

também, para que se evitem extravios. Se o erro for detectado apenas após a ata ter sido

escrita ou após ter-se escrito muito posteriormente ao erro, dever-se-á usar o termo “Em

Tempo”, corrigindo-o em seguida.

Deu-se início à reunião às 3 horas do mês de abril de 2006.______________ ______________________________________________________________

Deu-se início à reunião às três horas do mês de abril de dois mil e seis.____________________________ ______________________________________________________________

O irmão MC deu a idéia de o Capítulo realizar uma campanha de doação de sangue na UEPB._________________ ______________________________________________________________

O irmão MC deu a idéia de o Capítulo realizar uma campanha de doação de sangue na Universidade Estadual da Paraíba (UEPB)._________________ _______________________________

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Exemplo III:

Errado Correto

Exemplo IV:

Errado Correto

Exemplo V:

Errado Correto

1.2 Organização da ata

Iremos tentar demonstrar de uma maneira detalhada e clara a organização da ata.

O irmão Carlos Morais José Cavalcanti solicitou ao Capítulo seu certificado de freqüência.______________________________________________________

O irmão Carlos Morais, digo, José Cavalcanti solicitou ao Capítulo seu certificado de freqüência____________ _______________________________

O irmão Carlos Morais José Cavalcanti solicitou ao Capítulo seu certificado de freqüência.______________________________________________________

O irmão Carlos Morais solicitou ao Capítulo seu certificado de freqüência. Em Tempo, onde se lê “Carlos “Morais, leia-se “José Cavalcanti”.___ _______________________________

O irmão Carlos Morais José Cavalcanti solicitou ao Capítulo seu certificado de freqüência.______________________________________________________

O irmão Carlos Morais solicitou ao Capítulo seu certificado de freqüência. Em Tempo, onde se lê “Carlos Morais”, na linha vinte e dois, leia-se “José Cavalcanti”._________________ _______________________________

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À Glória do Nosso Pai Celestial________________________

_____Ata de número _________(1) da sessão ____________(2) do Capítulo ________(3) do ______________(4), patrocinado pela Loja Maçônica __________(5), realizada às _________(6) horas do ______(7) dia de __________(8) do ano de _________(9) na __________(10) na cidade de _________(11)_. Tendo a reunião sido aberta no grau ___________(12) conforme a ritualística e estando a frente da reunião os irmãos ____________________________(13) nos cargos de _____________________(14), respectivamente e com o capítulo a salvo de interrupções, deu-se início aos trabalhos do Capítulo.

1.2.1 Cabeçalho

Como se pode notar no Exemplo VI, a ata deve ter um cabeçalho, de preferência

padrão, onde todas as informações de quando, onde, que tipo reunião e quais os seus

condutores devem constar. Recomenda-se que na primeira linha se escreva centralizado: À

Glória do Nosso Pai Celestial. Para simbolizar a evocação do Pai Celestial antes de

qualquer trabalho do Capítulo.

O exemplo abaixo mostra um modelo de cabeçalho com lacunas nas informações

variáveis e posteriormente suas respectivas descrições.

Exemplo VI:

(1) Número da ata lavrada

(2) Tipo de sessão, podendo ser: ordinária, extraordinária, assembléia geral ou especial.

(3) Nome e número do Capítulo.

(4) Supremo Conselho a qual o Capítulo é afiliado.

(5) Nome da Loja ou Lojas Maçônicas que patrocinam o Capítulo.

(6) Hora em que a sessão foi iniciada.

(7) Dia em que a sessão foi realizada.

(8) Mês em que a sessão foi realizada.

(9) Ano em que a sessão foi realizada.

(10) Local onde a reunião aconteceu. Caso tenha sido nas dependências da Loja

maçônica patrocinadora, poderá se lavrado: Nas dependências da Loja Maçônica

patrocinadora

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(11) Cidade onde a reunião acontece.

(12) Grau em que a reunião acontece.

(13) Nome dos DeMolays que estão a frente da reunião: Mestre Conselheiro, Primeiro

Conselheiro e Segundo Conselheiro, podendo ser incluído também o nome dos Orador e

Tesoureiro.

(14) Cargos dos irmãos citados anteriormente.

(15) Número da ata da sessão anterior que fora lida para aprovação.

Alguns Capítulos também incluem a seguinte passagem após o item 14 do exemplo

acima:

1.2.2 Ordem do Dia

Na Ordem do Dia devem ser tratados os assuntos da reunião, tendo como início,

sempre, a leitura da ata da sessão anterior. Caso alguém DeMolay ou Maçom queira

ratificar ou acrescentar algo na ata lida, haverá, portanto, ressalvas, que deverão ser

transcritas para a aprovação. E, posteriormente, deverão ser tratados os assuntos na seguinte

ordem:

1.2.2.1 Leitura de expedientes e de atos e decretos

Após as ressalvas, caso ajam, serão relacionados os expedientes, que são as

correspondências, ofícios, requerimentos, petições etc., que o Capítulo recebe e envia.

Todos os expedientes que o Capítulo remeter a qualquer organização ou pessoa, tendo ou

não relação com a Ordem DeMolay, deverá ser lido pelo em reunião e registrado em ata.

Os demais irmãos que estiveram presentes na sessão estão relacionados no livro de presença na página X._________________________________________________

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Por facilidade e organização, deve-se colocar o número dos atos, decretos e

resoluções que as organizações estadual e nacional. Dessa maneira, ao contrário de se

colocar do que se trata, facilita uma futura consulta. Os atos e decretos devem ser lidos em

sua totalidade e pelo Orador do Capítulo nas conformidades do Ritual.

1.2.2.2 Relatórios das comissões e cargos do Capítulo

Nesse momento, o Mestre Conselheiro facultará a palavra às comissões do Capítulo

para que apresentem seus relatórios. Relatórios esses que poderão ser escritos ou não,

todavia, sendo escritos, deverão ser entregues ao escrivão, que, por sua vez, deverá arquivar

em pasta apropriada.

Assim como as comissões, o Tesoureiro, Mestre Conselheiro, Primeiro e Segundo

Conselheiro, Hospitaleiro e Escrivão devem apresentar seus relatórios regularmente

1.2.2.3 Discussão e votação de propostas

O Escrivão pode citar as pautas que serão tratadas na reunião antes da discussão. As

pautas serão tratadas e o Escrivão deve ter o cuidado de transcrever o que se falou e se

resolveu. Como resumo da reunião, a ata deverá ser sucinta porém não incompleta.

Quando o Mestre Conselheiro facultar a palavra nas fileiras, o Escrivão deverá citar

onde a palavra está, e todo DeMolay Oficial deverá ter seu cargo precedido do seu nome.

Para designar os que falaram ou foram citados deverão ser transcritos seus nomes e

sobrenomes, para distinguir pessoas com primeiros nomes iguais.

Deve-se ter um cuidado maior para que não se distorça o que foi falado com o anseio

de resumir o pronunciamento.

Após as discussões e votações das pautas, outros assuntos poderão ser tratados. Esses

assuntos poderão ter sido adiados ou pendentes de outras reuniões e outros que surgiram no

decorrer da sessão.

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1.2.2.4 Momento cultural e orientação profissional

Esse ponto da reunião é destinado às comissões do Capítulo responsáveis pela

organização de palestras, fóruns, painéis, debates e orientação profissional para os

DeMolays, e deverão ser transcritos na ata com o mesmo cuidado e atenção, seguindo as

mesmas recomendações de toda a ata.

1.2.2.5 Petições para iniciação nos Graus da Ordem DeMolay

O Escrivão deverá disponibilizar aos DeMolays do Grau DeMolay formulários para a

indicação de forasteiros ao quadro de membros. Esse formulário, o qual será tratado

posteriormente, deverá ser preenchido em sua totalidade, lido em reunião, registrado em ata

o nome do indicado e dos membros que o indicaram e depois encaminhados para a

comissão de sindicância.

1.2.2.6 Doentes e acidentados

Os membros citarão DeMolays ou Maçons que estiverem doentes ou acidentados,

devendo ser relatado o caso, e também as visitas feitas pelo Hospitaleiro aos irmãos ou tios.

1.2.2.7 Cerimônia das nove horas

A Cerimônia das Nove horas deve ser realizada em todas as reuniões, tanto Secretas

como Abertas.O Mestre Conselheiro pode facultar a palavra aos DeMolays, Maçons ou

convidados que queiram dedicar a Cerimônia a alguém. O Escrivão, para facilitar seu

trabalho, pode perguntar antes de começar a reunião se algum DeMolay ou Maçom gostaria

de dedicar a Cerimônia, para que não tenha dificuldades em anotar o nome das pessoas na

hora em que a Cerimônia estiver acontecendo, evitando, assim, esquecimento ou erros.

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Nada mais havendo a tratar, procedeu-se a reunião conforme a ritualística. Eu, __________(1), transcrevo esta ata que deverá ser lida, discutida a provada na próxima Reunião. ___________(2), _______(3) de____________ (4) de _____________(5).___

1.2.2.8 Tronco da Solidariedade

Deverá ser indicado na ata o valor arrecadado no Tronco da Solidariedade.

Lembrando que esse dinheiro deverá ficar sob os cuidados do Hospitaleiro, e deverá ser

usado apenas para projetos filantrópicos

1.2.3 Palavra ao bem da Ordem e palavra aberta aos Maçons.

A Palavra ao Bem da Ordem é o momento em que os presentes podem falar algo para

o engrandecimento dos presentes. Um trabalho, um texto interessante, uma parábola, uma

palavra de incentivo, uma crítica construtiva, uma correção são exemplos. Da mesma

maneira do Bem da Ordem, devem ser mencionado a fileira, nome e sobrenome e, se for o

caso, o cargo do DeMolay, Maçom ou convidado.

1.2.4 Encerramento

Se não houver mais nenhum assunto a ser tratado na sessão, e depois de todos os

avisos e recados, deverá ser procedido o encerramento. O encerramento da ata também

deverá seguir um modelo padrão, e serve, também, para indicar quem foi que transcreveu a

ata. Abaixo, um exemplo.

Exemplo VII:

(1) Nome completo de quem transcreveu a ata.

(2) Cidade onde aconteceu a reunião.

(3) Dia de quando aconteceu a reunião.

(4) Mês de quando aconteceu a reunião.

(5) Ano de quando aconteceu a reunião.

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Deve-se atentar que a data que consta no final, deverá ser a data de quando realmente

aconteceu a mesma, não de quando fora lavrada e da reunião que fora lida. Isso porque se

supõe que a ata fora escrita na própria reunião. Como muitos escrivães preferem, e

recomenda-se que ajam assim, fazerem um rascunho para posteriormente passarem a limpo,

esse detalhe não deve ser esquecido.

1.3 Rascunho

Aconselha-se que o escrivão transcreva a ata da reunião em um rascunho para que,

posteriormente, passe a limpo para o livro de atas ou digitalize. Esse artifício impede que o

escrivão cometa erros que no rascunho poderão ser rasurados. Isso também possibilita que

se confirme ou consulte uma informação posteriormente.

Uma boa idéia é de o escrivão reservar uma folha separada para suas falas, fazendo no

rascunho uma breve menção que remeta à sua folha.

Exemplo VIII:

O irmão José da Silva falou sobre a proposta e sugeriu que si discutisse em mais reuniões

para dar a possibilidade de outros irmãos conhecerem a proposta. O Irmão Escrivão Diego

Cardoso †1.

E no papel separado:

†1 Concordo com o irmão José da Silva, mas acrescento que a proposta não deve se

prolongar por muitas reuniões.

Page 19: Guia Para Escrivaes de Capitulos Da Ordem Demolay

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Termo de abertura Este livro de atas contém________________ (1) páginas numeradas de 01 (um) a _____________(2) assinaladas com a rubrica do _____________ (3) como se segue ______________(4), e destina-se à transcrição das atas das sessões ____________(5) do grau ____________(6) do Capítulo __________________(7) filiado ao ____________________________(8), registrado no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas com o número _________________ (9)*. Esta ata será elaborada por sistema de folhas soltas digitadas, encadernadas(#), sendo este o livro de atas número ___________ (10). ____________________(11), ______________ de ___________________(12).

1.4 Termo de abertura.

No início de todo livro de ata, deverá constar na primeira página numerada, um termo

de abertura que mencione a que se destina a ata, o número de folhas, a organização a que

servirá o livro, endereço, CNPJ (se houver), número do livro de atas, etc. Todas as páginas

deverão se rubricadas ou pelo Mestre Conselheiro e/ou pelo Presidente do Conselho

Consultivo para se garantir que não haverá extravios.

Exemplo IX:

(1) Número de folhas que contém no livro.

(2) Número da última folha do livro.

(3) Presidente do Conselho Consultivo e/ou Mestre Conselheiro.

(4) Rubrica do(s) responsável(eis) para rubricar as folhas.

(5) Ordinárias ou extraordinárias

(6) Iniciático ou DeMolay

(7) Nome e número do Capítulo

(8) Supremo Conselho a qual o Capítulo é afiliado

(9) Número do CNPJ do Capítulo.

(10) Número do livro de atas.

(11) Cidade do Capítulo

Page 20: Guia Para Escrivaes de Capitulos Da Ordem Demolay

20

Termo de abertura Este livro de atas contém________________ (1) páginas numeradas de 01 (um) a _____________(2) assinaladas com a rubrica do _____________ (3) como se segue ______________(4), e destinou-se à transcrição das atas das sessões ____________(5) do grau ____________(6) do Capítulo __________________(7) filiado ao ____________________________(8), registrado no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas com o número _________________ (9)*. Esta ata foi elaborada por sistema de folhas soltas digitadas, encadenadas(#), sendo este o livro de atas número ___________ (10). ____________________(11), ______________ de ___________________(12).

(12) Data de abertura do livro, que deverá ser a mesma da primeira ata transcrita.

(#) Se for o caso.

* Se houver.

Após o termo de abertura, deverão constar logo abaixo as assinaturas da diretoria e do

Presidente do Conselho Consultivo.

1.5 Termo de encerramento

O termo de encerramento deverá constar na última página numerada do livro de atas.

Sua forma não difere muito da do termo de abertura, como se mostra no exemplo abaixo.

Exemplo X:

(1) Número de folhas que contém no livro.

(2) Número da última folha do livro.

(3) Presidente do Conselho Consultivo e/ou Mestre Conselheiro.

(4) Rubrica do(s) responsável(eis) para rubricar as folhas.

(5) Ordinárias ou extraordinárias

(6) Iniciático ou DeMolay

(7) Nome e número do Capítulo

(8) Supremo Conselho a qual o Capítulo é afiliado

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(9) Número do CNPJ do Capítulo.

(10) Número do livro de atas.

(11) Cidade do Capítulo

(12) Data de abertura do livro, que deverá ser a mesma da primeira ata transcrita.

* Se houver.

Após o termo de encerramento, deverão constar logo abaixo as assinaturas da

diretoria e do Presidente do Conselho Consultivo, assim como no termo de abertura.

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2 LIVRO DE PRESENÇA

Um livro de presença serve para registrar as pessoas que participaram de uma sessão

através de sua assinatura e alguns dados.

Para cada livro de atas deverá haver um livro de presença. Comumente, os dados que

são pedidos nos livros de presença são os seguintes:

Exemplo XI:

Nº(1) Nome(2) Cargo/Capítulo(3) Grau(4) Cadastro(5)

(1) Número: Numeração seqüencial.

(2)Cargo/Capítulo: Caso o DeMolay ocupa um cargo, este deverá constar nesse campo,

caso contrário, obviamente, não será necessário. Se um DeMolay de outro Capítulo estiver

visitando, este poderá colocar o nome do seu Capítulo.

(4) Grau: Grau do DeMolay. Lembrando que estamos tratando de uma reunião da Ordem

DeMolay, portanto, graus da Cavalaria não deverão constar nesse campo, tendo em vista

que a citada Ordem é uma outra organização com seus graus e rituais próprios.

(5) Cadastro: Número do cadastro do DeMolay junto ao Supremo Conselho.

O livro de presença também necessita de um termo de abertura e encerramento. Os

modelos podem ser os mesmos usados para o livro de atas nos Exemplos IX e X.

O Escrivão deverá cuidar para que nenhum DeMolay, Maçom ou convidado se retire

sem assinar o livro.

No fim de cada página, o Escrivão deverá assinar junto com o Mestre Conselheiro,

riscando todos os campos que estão abaixo da última assinatura, para evitar falsificações.

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3 COMUNICAÇÃO

Neste tópico, trataremos dos diferentes tipos de comunicações que o Escrivão do

Capítulo poderá manter com outros Capítulos, empresas, associações, instituições,

DeMolays e terceiros.

3.1 Ofício

Um ofício é uma comunicação oficial externa, ou seja, endereçada a outros órgãos ou

pessoas, e sua finalidade é solicitar, informar e encaminhar. Sua estrutura, tendo como base

o manual de redação da Presidência da República, é a seguinte:

Exemplo XII:

Capítulo União do Brejo nº39 (1)

Ofício n°12/2006 (2)

Guarabira, 25 de setembro de 2006 (3) Ao Sr. Diretor da AABB Guarabira Senhor Mário de Lima Irmão Rua Augusto dos Anjos, 45 –Bairro Novo 58200-000 – Guarabira – Paraíba (4) Assunto: Solicitação de quadra de esporte (5)

Gostaríamos de solicitar a Vossa Senhoria a quadra de esporte da Associação Atlética Banco do Brasil a fim de que possamos realizar um jogo de futebol de salão entre os times de Guarabira e Campina Grande. 2. Este jogo tem por finalidade a confraternização anual do Capítulo União do Brejo e a arrecadação de alimentos que serão distribuídos com os mais necessitados. 3. Tal evento, será de grande importância para o Capítulo União do Brejo e para a sociedade Guarabirense. Sem mais assuntos, rogamos que o Pai Celestial ilumine e guarde a todos.(6)

Respeitosamente, (7)

___________________ (8)

JOSÉ ALMEIDA Mestre Conselheiro

Capítulo União do Brejo nº39 (9)

Page 24: Guia Para Escrivaes de Capitulos Da Ordem Demolay

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(1) Sinete: nada mais é que o timbre do órgão que está enviando a correspondência. Nesse

caso pode ser o brasão do Capítulo ou, caso não tenha, o brasão da Ordem DeMolay

(2) Tipo de documento e numeração: O Capítulo deve também manter um controle de

todas as enviadas e recebidas. Neste campo, deverá ser especificado o tipo de documento e

a sua numeração seqüencial.

(3) Local e data: Neste campo deverá constar a cidade e a data em que o ofício foi redigido

com alinhamento à direita.

(4) Vocativo: Com o seu respectivo pronome de tratamento (Anexo II), deverá se invocar

o destinatário constando seu nome e cargo e, no caso do ofício, também o endereço.

(5) Assunto: Resumo do teor do documento.

(6) Texto: É divido em três partes, Introdução, desenvolvimento e conclusão.

Introdução: O assunto a qual se destina o ofício deverá ser apresentado.

Desenvolvimento: Onde serão detalhados os assuntos expostos na introdução. Caso

haja mais de um assunto, cada um deverá ser tratado em parágrafos separados.

Conclusão: Deverá se reiterar ou reafirmar o assunto tratado.

Com exceção da introdução e do Fecho, os demais parágrafos deverão ser numerados.

(7) Fecho: Visa concluir o texto e saudar o destinatário.

(8) Assinatura: Assinatura do Mestre Conselheiro, Presidente de departamento ou

Escrivão. No caso de duas ou mais assinaturas, estas deverão ficar abaixo uma da outra.

(9) Identificação do signatário: Deverá constar, abaixo da assinatura, o nome do signatário

em maiúscula, seu cargo e a organização que representa.

No caso de encaminhamento de documentos, as modificações são as seguintes:

Na Introdução do texto deve incluir-se inicialmente a referência ao expediente

recebido pelo Capítulo que solicitava tal encaminhamento. Caso não tenha feito uma

solicitação, deverá ser informado, então, o motivo do encaminhamento, como demonstra o

exemplo a seguir:

Page 25: Guia Para Escrivaes de Capitulos Da Ordem Demolay

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Exemplo XIII:

ou:

No desenvolvimento: se o autor da comunicação desejar fazer algum comentário a

respeito do documento que encaminha, poderá acrescentar parágrafos de desenvolvimento;

em caso contrário, não há parágrafos de desenvolvimento em aviso ou ofício de mero

encaminhamento.

O texto do Ofício deverá ser o máximo impessoal, por isso, devem ser evitadas:

a) Expressões locais ou regionalismo

b) Expressões de duplo sentido

c) Estrangeirismo, exceto quando indispensáveis por não possuírem tradução exata

ou constituírem expressões de uso consagrado, como algumas em latim: ad

referendum ou royalties, que deverão ser destacadas em negrito, ou colocadas

entre aspas.

d) Repetição de palavras ou utilização de palavras cognatas, como: competente,

compete; designado e designação, meção e mencionado, etc.

Segundo o Manual de Redação da Presidência da República, a diagramação de

documentos Padrão Ofício, são as seguintes:

a) deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral,

11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé;

Em resposta ao Ofício n° 13/2006 de 12 de março de 2006, enviado a este Capítulo pelo Grande Conselho Estadual, seguem anexos os documentos solicitados.

Encaminhamos ao Grande Conselho Estadual cópia do formulário 10 da iniciação que ocorreu no Capítulo União do Brejo n°39 no dia 25 de maio de 2006 junto com os respectivos comprovantes de pagamento.

Page 26: Guia Para Escrivaes de Capitulos Da Ordem Demolay

26

b) para símbolos não existentes na fonte Times New Roman poder-se-á utilizar as

fontes Symbol e Wingdings;

c) é obrigatório constar a partir da segunda página o número da página;

d) os ofícios, memorandos e anexos destes poderão ser impressos em ambas as faces

do papel. Neste caso, as margens esquerda e direita terão as distâncias invertidas nas

páginas pares (“margem espelho”);

e) o início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de distância da margem

esquerda;

f) o campo destinado à margem lateral esquerda terá, no mínimo, 3,0 cm de largura;

g) o campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm;

h) deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas e de 6 pontos após cada

parágrafo, ou, se o editor de texto utilizado não comportar tal recurso, de uma linha em

branco;

i) não deve haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas,

sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete a

elegância e a sobriedade do documento;

j) a impressão dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A impressão

colorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações;

l) todos os tipos de documentos do Padrão Ofício devem ser impressos em papel de

tamanho A-4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm;

m) deve ser utilizado, preferencialmente, o formato de arquivo Rich Text nos

documentos de texto;

n) dentro do possível, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto

preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos análogos;

o) para facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da

seguinte maneira:

tipo do documento + número do documento + palavras-chaves do conteúdo

Page 27: Guia Para Escrivaes de Capitulos Da Ordem Demolay

27

Ex.: “Of. 13 - relatório produtividade ano 2002”

3.2 Memorando

O memorando é uma forma de comunicação interna. Essa comunicação poderá ser

entre Departamentos, Comissões, Secretaria, Tesouraria, Conselheiros e a todo o Capítulo.

Seu caráter pode ser simplesmente administrativo, ou pode ser usado para exposição de

projetos, de idéias, procedimentos, etc., que deverão ser adotados pelo destinatário. Sua

mensagem deve ser de fácil entendimento e rápida leitura.

Sua forma e estrutura são as mesmas do Padrão Ofício. A única diferença é que se o

destinatário ocupar algum cargo, seja esse na ordem DeMolay ou fora dela, este deverá ser

tratado apenas por este, não sendo necessário a utilização do nome e do endereço.

Page 28: Guia Para Escrivaes de Capitulos Da Ordem Demolay

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Exemplo XIV:

(1) Sinete: Vide exemplo XII

(2) Tipo de documento e numeração: Vide exemplo XII

(3) Local e data: Vide exemplo XII

(4) Vocativo: Com o seu respectivo pronome de tratamento (Anexo II), deverá se invocar

o destinatário constando seu cargo apenas, se for o caso, ou o seu nome, caso este não

ocupe cargo.

(5) Assunto: Vide exemplo XII

(6) Texto: Vide exemplo XII

(7) Fecho: Vide exemplo XII

(8) Assinatura: Vide exemplo XII

(9) Identificação do signatário: Vide exemplo XII

Capítulo União do Brejo nº39 (1)

Mem. n°05/2006 (2)

Guarabira, 2 de maio de 2006 (3) Ao Presidente da Comissão de Filantropia(4) Assunto: Solicitação de levantamento de dados (5)

De acordo com a decisão tomada pelo Capítulo União do Brejo n°39 na sessão Ordinária de 22 de abril de 2006 de fazer uma campanha de doação de material de limpeza ao albergue de Guarabira. 2. Informo-vos que deverá ser levantado junto ao albergue um relatório com os tipos de produtos que estes estão com maior necessidade. 3. Tal relatório deverá ser apresentado na próxima sessão Ordinário do Capítulo.(6)

Atenciosamente, (7)

___________________ (8)

JOSÉ ALMEIDA Mestre Conselheiro

Capítulo União do Brejo nº39 (9)

Page 29: Guia Para Escrivaes de Capitulos Da Ordem Demolay

29

3.3 Circular

Circular é uma mesma comunicação, ou seja, uma carta, um manifesto ou ofício enviado a várias pessoas ou órgãos, objetivando transmitir uma mensagem, aviso, ordem ou instruções de interesse geral. Estes órgãos podem ser Capítulos, Conventos, Cortes, Grandes Conselhos, e instituições não DeMolays.

A carta-circular não exige tantas formalidades quanto à sua forma. Quem receber a circular deve ter a impressão de que a mesma foi enviada especialmente para ele, para isso, a redação do texto não deve ser tão impessoal quanto no Ofício, por exemplo.

3.4 Requerimento

Um requerimento é uma solicitação a uma entidade pública, por isso só pode ser

dirigido a autoridades públicas, podendo-se, também, ser enviado a escolas particulares,

que mesmo não sendo da administração pública, estas prestam serviços próprios da

administração pública e são rigidamente fiscalizados por este.

Quando o requerimento é feito por duas ou mais pessoas, tem-se um abaixo assinado,

que é um requerimento coletivo. O requerimento é dirigido ao cargo que a pessoa ocupa,

não especificamente a ela, como se ver no exemplo a seguir, que se trata de um modelo de

requerimento para pedido de declaração de Utilidade Pública Municipal.

Page 30: Guia Para Escrivaes de Capitulos Da Ordem Demolay

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Exemplo XV:

(1) Sinete: Vide exemplo XII

(2) Vocativo: Com o seu respectivo pronome de tratamento (Anexo II), deverá se invocar

o destinatário constando seu cargo, não se mencionando o nome civil da autoridade. Após

o vocativo não se usa nenhuma fórmula de saudação.

(3) Preâmbulo: Nome do requerente, que deverá estar preferencialmente em caixa alta,

seguido pelo CNPJ, se for o caso, endereço completo, telefone, Fax e endereço eletrônico

do Capítulo.

(4) Texto: a exposição do pedido deverá ser feito de maneira clara, concisa e objetiva,

podendo-se evocar leis, decretos e atos da administração pública para fundamentar o

pedido.

(5) Fecho: É a parte final do requerimento.

Capítulo União do Brejo nº39 (1)

Excelentíssimo Senhor __________________ Digníssimo Prefeito do Município de Guarabira (2)

O Capítulo _______________, CNJP nº _________________ situada ________________,

CEP___________, telefone _____________, FAX______________, e-mail _________________,(3)

vem por meio deste, solicitar a Vossa Excelência a concessão do Título de Utilidade Pública Municipal,

por se tratar de entidade dedicada À formação de líderes e prestação de serviço à sociedade, para o que

apresenta a documentação anexa(4).

Nestes Termos

Pede Deferimento (5)

Guarabira, 20 de fevereiro de 2007(6)

___________________ (7) JOSÉ ALMEIDA

Mestre Conselheiro Capítulo União do Brejo nº39 (8)

Page 31: Guia Para Escrivaes de Capitulos Da Ordem Demolay

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(6) Local e data: Vide exemplo XII

(7) Assinatura: Vide exemplo XII

(8) Identificação do signatário: Vide exemplo XII

A pessoa gramatical no requerimento deve ser a terceira pessoa do singular. No Fecho são costumeiras as seguintes formas:

Exemplo XVI:

1 ) Nestes termos,

Pede deferimento.

2) Aguarda Deferimento

3) Termos em que pede e espera deferimento

4) Termos em que pede deferimento

Ou, abreviado:

5) N.T.

6) P.D.

7) A.D.

Page 32: Guia Para Escrivaes de Capitulos Da Ordem Demolay

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3.5 Carta

A carta é uma comunicação mais informal, podendo ser usada para agradecimentos,

congratulações, felicitações, condolências, etc. Seu texto deve ser conciso, exato, coerente e

claro, de modo que envolva o leitor. Devem-se evitar termos e expressões clichês. O

exemplo seguir irá mostrar sua estrutura.

Exemplo XVII:

(1) Sinete: Vide exemplo XII

(2) Tipo de documento e numeração: Vide exemplo XII

(3) Local e data: Vide exemplo XII

Capítulo União do Brejo nº39 (1)

Carta 04/2004 (2)

Guarabira, 17 de março de 2004 (3)

Irmão Carlos Spinosa, (4)

Temos a imensa satisfação de parabenizar o irmão Tesoureiro do Capítulo União do Brejo nº39

pela passagem do seu aniversário no último dia 15. (5)

Todos os Irmãos, Tios, Tias e colegas, desejam muita saúde, paz, saúde, felicidades e

realizações, de modo que sempre obtenha sucesso na vida DeMolay e fora dela.

Enviamos em anexo ao irmão, um cartão assinado por todos os irmãos e tios, como uma pequena

lembrança em virtude dessa data tão especial. (6)

Sem mais assuntos a serem tratados, reiteramos nossos votos e rogamos que o Pai Celestial

ilumine e guarde o irmão Carlos Spinosa e toda a sua família.

Fraternalmente, (7)

___________________ (8) MÁRIO VLAD

Mestre Conselheiro Capítulo União do Brejo nº39 (9)

Page 33: Guia Para Escrivaes de Capitulos Da Ordem Demolay

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(4) Vocativo: Com o seu respectivo pronome de tratamento (Anexo II), deverá se invocar

o destinatário constando seu nome e cargo, se for o caso, ficando a critério do Capítulo

colocar o endereço.

(5) Texto: Introdução: Deve fazer com que o leitor se entusiasme e fique com vontade de

continuar a leitura, para isso, devem ser evitadas expressões clichês, como: Venho por

meio desta; Permita-me, antecipadamente, dizer; No presente momento;etc.

Desenvolvimento: A clareza, coerência, objetividade e concisão devem ser

usadas, assim como nas demais comunicações.

(7) Fecho: O último parágrafo do texto, em que as expressões mais usadas são:

Respeitosamente; Cordialmente; Saudações; Abraços; Subscrevemo-nos atenciosamente;

etc.

(8) Assinatura: Vide exemplo XII

(9) Identificação do signatário: Vide exemplo XII

3.6 Telegrama

Telegrama é uma forma de comunicação para mensagens urgentes e abreviadas. Deve

ser usado para assuntos quando não for possível informar à instituição ou à pessoa pelas

outros tipos de comunicação, devido à sua urgência.

Um exemplo de ocasião em que o telegrama pode ser usado, é falecimento de alguém,

reunião importantíssima, informação urgente, etc. Sua mensagem é curta, podendo ser

utilizadas abreviações usadas, por exemplo, na internet, como: vc; qdo; td;etc.

A maneira de se enviar um telegrama, é indo à alguma agência dos correios,

acessando seu endereço eletrônico (www.correios.com.br) ou usando seu telefone especial

para esse fim (0800-570-0100).

Algumas reduções e formações são:

IMPAGO – não pago

VOSSIA – Vossa Senhoria

AvBRASIL – Avenida Brasil

SDS – Saudações

Page 34: Guia Para Escrivaes de Capitulos Da Ordem Demolay

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CT – Cotejar, cotejado

RESEU – Em resposta ao telegrama, recebi seu telegrama

QDO – Quando

TD – Tudo

3.7 Comunicado

Como o próprio nome demonstra, serve para comunicar algo a alguém, à uma

coletividade ou a algum órgão ou instituição, podendo ser externo ou interno, como

mostram, respectivamente, os exemplos a seguir.

Exemplo XVIII:

(1) Sinete: Vide exemplo XII

(2) Tipo de documento e numeração: Vide exemplo XII

Capítulo União do Brejo nº39 (1)

Com. n°05/2006 (2)

COMUNICADO (3)

O Capítulo União do Brejo nº39 comunica a todos os estudantes da Universidade Estadual da Paraíba Campus III, localizado na cidade de Guarabira, que no próximo dia 1 de junho, a partir das 14 horas, realizará uma campanha de doação de sangue em parceria com o Hemonúcleo de Guarabira.

A todos os interessados em prestar esse serviço em prol de toda a comunidade, pedimos que procurem o irmão Marcos de Mello do Segundo Período na tarde no curso de Letras, para que sejam esclarecidas todas as dúvidas que possam vir a aparecer. (4)

Guarabira, 20 de maio de 2006(5)

___________________ (6) JOSÉ ALMEIDA

Mestre Conselheiro Capítulo União do Brejo nº39 (7)

Page 35: Guia Para Escrivaes de Capitulos Da Ordem Demolay

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(3) Designação: Deve ser colocada em caixa alta e em negrito a designação Comunicado

antes do texto.

(4) Texto: As mesmas leis de clareza, objetividade e simplicidade devem ser seguidas.

(5) Local e data: Vide exemplo XII

(6) Assinatura: Vide exemplo XII

(7) Identificação do signatário: Vide exemplo XII

Exemplo XIX:

(1) Sinete: Vide exemplo XII

(2) Tipo de documento e numeração: Vide exemplo XII

(3) Signatário e destinatário: Quem redigiu o comunicado e para quem este é destinado

devem ser expostos.

(4) Texto: As mesmas leis de clareza, objetividade e simplicidade devem ser seguidas.

(5) Assinatura: Vide exemplo XII

(6) Identificação do signatário: Vide exemplo XII

Os comunicados podem ser fixados em um quadro de aviso ou em um lugar chamativo.

Capítulo União do Brejo nº39 (1) Comunicado Interno. n°03/2006 (2) DA: Comissão de Informática PARA: DeMolays do Capítulo União do Brejo nº39 (3)

A comissão de Informática do Capítulo União do Brejo nº39, comunica que a impressora do Capítulo estará indisponível entre os dias 5 e 13 de março.

A mesma se encontra com defeito nos cabeçotes dos cartuchos e estará, nesse período, em conserto. (4)

___________________ (5) JORGE VENTILICO

Presidente da Comissão de Informática (6)

Page 36: Guia Para Escrivaes de Capitulos Da Ordem Demolay

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3.8 Edital

Um edital é um escrito oficial de notificação pública, afixado em locais de acesso dos

interessados ou anunciado na imprensa, em que há uma determinação, postura, aviso,

citação, convocação, etc.

As formas de editais mais usados são os de convocação e os que definem as regras de

um determinado concurso.

3.8.1 Edital de convocação

Um exemplo de edital de convocação pode ser observado no Exemplo XX, com o

Edital de Convocação n°001 / 2005-2007, emanado pelo Supremo Conselho da Ordem

DeMolay para a República Federativa do Brasil.

Exemplo XX:

(1) Sinete: Vide exemplo XII

Supremo Conselho da Ordem DeMolay para a República Federativa do Brasil(1)

EDITAL DE CONVOCAÇÃO Nº 001 / 2005 – 2007 (2) O Grande Mestre do Supremo Conselho da Ordem DeMolay para a República Federativa do Brasil convoca todos os Membros da Administração do Supremo Conselho, Presidentes de Comissões e os Coordenadores Estaduais para o 1º Encontro de Líderes do Supremo Conselho, a ser realizada nos dias 10 e 11 de dezembro de 2005, com a abertura programada para as 10h, no auditório principal do Hotel AASTRA, situado na C 01, Lote 07, Taguatinga Centro – Distrito Federal, tendo como pauta da Ordem do Dia os seguintes assuntos: (3) 1º - Abertura do 1º Encontro de Líderes do Supremo Conselho; 2º - Apresentação dos Relatórios dos Grandes Mestres Estaduais; 3º - Relatório da Grande Secretaria, apresentando a situação do Supremo Conselho; 4º - Apresentação e discussão de propostas para 2006; 5º - Apresentação e aprovação do relatório final e Entrega dos Certificados; (4) Dado e traçado do Gabinete do Grande Mestre do Supremo Conselho da Ordem DeMolay para a República Federativa do Brasil, com sede na cidade de Brasília – Distrito Federal, aos vinte e seis dias do mês de outubro do ano de dois mil e cinco. (5)

________________________________ (6) SANDRO ROMERO T. PEDROSA

Grande Mestre (7)

Page 37: Guia Para Escrivaes de Capitulos Da Ordem Demolay

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(2) Tipo de documento e numeração: Vide exemplo XII

(3) Texto: As mesmas leis de clareza, objetividade e simplicidade devem ser seguidas.

(4)Assuntos: Nesse campo, se for o caso, os assuntos que serão tratados na reunião

deverão ser enumerados.

(5) Signatário, data e local: Vide exemplo XII

(6) Assinatura: Vide exemplo XII

(7) Identificação do signatário: Vide exemplo XII

3.8.2 Edital de concurso

E um modelo de edital para concurso é o edital do concurso de Slogan para a

campanha demolay 2006 do Supremo Conselho da Ordem DeMolay para a República

Federativa do Brasil, que pode ser observado no Exemplo XXI.

Page 38: Guia Para Escrivaes de Capitulos Da Ordem Demolay

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Exemplo XXI:

Supremo Conselho da Ordem DeMolay para a República Federativa do Brasil(1)

EDITAL Nº 002/2005 – GMCN, 14 de fevereiro de 2006.(2) O MESTRE CONSELHEIRO NACIONAL, considerando a autorização concedida pelo Grande Mestre da Ordem DeMolay, Sandro Romero Toledo Pedrosa , torna público o Edital contendo as regras e regulamentos para a escolha do Slogan da Campanha DeMolay 2006, que tem como tema a EDUCAÇÃO. (3) 1 DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES 1.1 - O concurso para a escolha do Slogan da Campanha DeMolay 2006 será regido por este edital. 1.2 - O concurso visa a escolha da frase que será usada na Campanha DeMolay 2006 do Supremo Conselho da Ordem DeMolay para a República Federativa do Brasil. 1.3 - Constitui-se também nosso objetivo, o de promover a participação dos DeMolays nos projetos a serem desenvolvidos pela Ordem DeMolay Nacional. 1.3 - A seleção de que trata este edital ocorrerá através do envio das frases para o endereço: [email protected] 2 - DO PROCESSO SELETIVO 2.1 - O processo seletivo de escolha dos itens abordados neste edital, será obedecido conforme os prazos estabelecidos neste instrumento. 2.2 - As frases deverão ser apresentadas pelos candidatos em primeira mão à comissão organizadora. (3) (...)(*) Itumbiara – Goiás, 30 de Abril de 2006.(4)

Daricélio Moreira Soares

Mestre Conselheiro Nacional

Vitor Prates Ribeiro Secretário Nacional(5)

Page 39: Guia Para Escrivaes de Capitulos Da Ordem Demolay

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(1) Sinete: Vide exemplo XII

(2) Tipo de documento e numeração: Vide exemplo XII

(3) Descrição do signatário: Deverá haver uma descrição de quem elaborou o edital,

fazendo-se uma breve consideração sobre as disposições que validam a publicação do

edital.

(4) Texto: As mesmas leis de clareza, objetividade e simplicidade devem ser seguidas na

exposição das regras do concurso

(5) Signatário, data e local: Vide exemplo XII

(*) Edital abreviado para economia de espaço.

Page 40: Guia Para Escrivaes de Capitulos Da Ordem Demolay

40

4. CORRESPONDÊNCIAS

Nesse capítulo, exporemos as diferentes maneiras de um Capítulo enviar suas

correspondências da maneira mais conveniente e segura.

As comunicações do Capítulo podem ser enviadas por carta normal, porém, caso o

Capitulo necessite de mais segurança e certeza de que a mesma chegará ao seu destinatário,

a Empresa de Correios e Telégrafos do Brasil oferece serviços que atendem a essas

necessidades.

4.1 Carta Registrada

Registrando uma carta será emitida uma numeração. Com essa numeração, o

responsável poderá acompanhar o andamento do serviço pelo endereço eletrônico dos

Correios ou em qualquer agência.

Dessa forma, poder-se-á saber exatamente onde a correspondência está, e também o

dia em que ela chegou ao seu destino.

Ideal para Ofícios enviados ao Grande Conselho Estadual ou ao Supremo Conselho.

4.2 Aviso de Recebimento - AR

Escolhendo a opção Aviso de Recebimento, ou AR, também será emitido um número

que oferecerá o mesmo acompanhamento da Carta Registrada, com o diferencial de que

quando a correspondência chegar ao seu destino, o destinatário receberá em seu endereço

um aviso de que a mesma foi entregue.

Page 41: Guia Para Escrivaes de Capitulos Da Ordem Demolay

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4.3 Mãos Próprias - MP

O serviço Mãos Próprias, ou MP, poderá ser escolhido unicamente ou em conjunto

com o AR. Também será emitido um número de registro para acompanhamento, da mesma

maneira que no AR e no Registrado.

A diferença do Mãos Próprias para o Aviso de Recebimento, é que o primeiro só será

entregue a quem o destinatário designar no ato da contratação do serviço.

Caso o destinatário tenha optado por o serviço MP com o AR, esse será, também,

avisado do recebimento da correspondência. Nesta modalidade e no AR, o remetente

receberá um comprovante de recebimento, que servirá como documento comprobatório.

Page 42: Guia Para Escrivaes de Capitulos Da Ordem Demolay

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5 PATRIMÔNIO E INVENTÁRIO

Para um controle dos bens do Capítulo, recomenda-se um registro dos mesmos. Dessa

maneira, haverá um controle do patrimônio do Capítulo, podendo-se fazer um levantamento

periódico como forma de saber se todos esses bens conferem.

5.1 Inventário

Um inventário é um livro onde se registrará todo o patrimônio do Capítulo. Esse livro

pode ser personalizado ou adaptado. Em ambos os casos, se fazem necessário a presença de

campos de preenchimento padrões, como podemos observar no exemplo a seguir:

O inventário também necessita de um termo de abertura e encerramento. Os modelos

podem ser os mesmos usados para o livro de atas nos Exemplos IX e X.

Exemplo XXII:

Nº de Ordem (1) Descrição do Bem (2) Valor em Reais (3) Observação (4) 0001 Candelabro de alumínio 45,00

0002 Candelabro de alumínio 45,00

0003 Candelabro de alumínio 45,00

0004 Candelabro de alumínio 45,00

0005 Candelabro de alumínio 45,00

0006 Candelabro de alumínio 45,00

0007 Candelabro de alumínio 45,00

0008 Bola de Futebol de salão Pênalti doado pelo

irmão Lucas Almeida

Doação

0009 Mesa de madeira (dimensão de 60 x 60 x 60 cm) adquirida em Escritório & Cia, conforme Nota Fiscal nº de ____/____/____

60,00

(1) Número de Ordem: Nessa coluna, deverá constar os números seqüências que

Page 43: Guia Para Escrivaes de Capitulos Da Ordem Demolay

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designarão cada patrimônio

(2) Descrição do Bem: Uma breve descrição do bem, podendo-se especificar o local de

compra ou se o produto foi doado.

(3) Valor em reais: Deverá se especificar o valor do bem. No caso de uma doação, o valor

não será ser mencionado, colocando a palavra doação em seu lugar, por exemplo.

(4)Observação: Demais informações que não caibam em nenhum dos outros campos.

Como, por exemplo, citar que o bem já teve baixa.

5.2 Patrimônio

Para cada bem registrado no inventário, deverá se confeccionar uma etiqueta, adesivo,

etc. de modo que seja especificado o Número de Ordem referente.

Logicamente, o tipo de registro que deverá ser colocado no bem poderá mudar

dependendo do material que este é produzido. No caso de um candelabro, por exemplo,

etiquetas em alumino foto-anodizado ou em aço-inox atendem a necessidade. Mas uma

etiqueta autocolante também pode ser usada. Em uma bola de futebol, por exemplo, poderá

ser pintada a numeração.

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6 ELEIÇÕES

Este capítulo será voltado para os procedimentos de registro dos candidatos e dos

eleitos. Dessa maneira, a relação dos Mestres Conselheiros, Primeiros Conselheiros,

Segundos Conselheiros e Tesoureiros estarão sempre organizadas.

Para um Capítulo recente, não fará muita diferença. Mas com o passar do tempo essa

relação se mostrará importante

6.1 Registro de candidatura

Caso o Capítulo queria formalizar as eleições e registrar as candidaturas dos

interessados para ocupar os cargos eletivos do Capítulo, ou seja, Mestre Conselheiro,

Primeiro Conselheiro, Segundo Conselheiro e Tesoureiro.

Esse registro, poderá ser guardado na secretaria do Capítulo, e futuramente ajudará a

alguém que queira fazer um levantamento dos DeMolays que concorreram e ocuparam os

cargos de liderança do Capítulo

Seria interessante também que esse registro tenha um termo de compromisso, onde o

candidato se comprometeria a não se afastar do Capítulo caso não seja o eleito, e que

ajudará a nova diretoria da melhor maneira possível.

Um exemplo de registro com o termo de compromisso pode ser observado no Anexo

II.

6.2 Apuração de votos e relação dos eleitos

Esse documento serve para registrar o número de votos que cada candidato recebeu e

quais foram os eleitos.

Page 45: Guia Para Escrivaes de Capitulos Da Ordem Demolay

45

Capítulos que foram instalados devem dar uma atenção a esse tipo de documentação.

Com o passar do tempo o números de atas será muito grande, dificultando assim, a consulta

para um possível levantamento.

O documento deve constar o nome de todos os candidatos, divididos por cargo, com

espaço para incluir-se o número de votos, com campos também para votos nulos e brancos.

Logo abaixo, deve ser registrado o nome do candidato eleito. Posteriormente aos campos

citados, a nova diretoria deve ser mencionada, com a assinatura do Mestre Conselheiro e do

Presidente do Conselho Consultivo.

Page 46: Guia Para Escrivaes de Capitulos Da Ordem Demolay

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7 ATESTADO E DECLARAÇÃO

Em algumas situações, o Escrivão deverá emitir atestados e declarações. Neste

capítulo, iremos discorrer um pouco sobre os dois documentos.

7.1 Atestado

Um atestado é um documento simples em que se certifica determinado fato

transitório.

Exemplo XXIII:

ATESTADO

O Capítulo União do Brejo nº39 atesta que o membro Mário Barbosa de Lima e Silva Irmão, esteve

freqüente aos trabalhos do Capítulo no período de janeiro a julho deste ano, totalizando uma freqüência de

mais de 75% por cento nas reuniões ordinárias.

Guarabira, 18 de agosto de 1998

Carlos Costa

Mestre Conselheiro

7.2 Declaração

Para alegar algo permanente ou que poderá acontecer, o Capítulo deve emitir uma

declaração. Seu texto, assim como no atestado, também deverá ser simples e objetivo.

Page 47: Guia Para Escrivaes de Capitulos Da Ordem Demolay

47

Exemplo XXIV:

DECLARAÇÂO

O Capítulo União do Brejo nº39 declara, para todos os fins, que MURILO FERNANDO FERREIRA

DE SOUZA é membro da Ordem Demolay, fazendo parte do quadro de membros do O Capítulo União do Brejo nº39, jurisdicionado ao Grande Conselho Estadual da Paraíba nº04 e afiliado ao Supremo Conselho da Ordem DeMolay para a República Federativa do Brasil.

Exemplo XXV:

DECLARAÇÂO

O Capítulo União do Brejo nº39 declara que, caso o membro ALBERTO ALMEDINA JÚNIOR será

dispensado do cargo de Primeiro Conselheiro caso seja eleito Mestre Conselheiro Estadual, ficando, assim, livre para desempenhar seus trabalhos no estado da Paraíba.

Page 48: Guia Para Escrivaes de Capitulos Da Ordem Demolay

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ANEXOS

ANEXO I - PRONOMES DE TRATAMENTO 1. AUTORIDADES DE ESTADO Civis

Pronome de tratamento Abreviatura Usado para

Vossa Excelência V. Ex.a Presidente da República, Senadores da República, Ministro de Estado, Governadores, Deputados Federais e Estaduais, Prefeitos, Embaixadores, Vereadores, Cônsules, Chefes das Casas Civis e Casas Militares

Vossa Magnificência V. M. Reitores de Universidade

Vossa Senhoria V. S.ª Diretores de Autarquias Federais, Estaduais e Municipais

Judiciárias

Pronome de tratamento Abreviatura Usado para

Vossa Excelência V. Ex.a Desembargador da Justiça, curador, promotor

Meritíssimo Juiz M. Juiz Juízes de Direito

Militares

Pronome de tratamento Abreviatura Usado para

Vossa Excelência V. Ex.a Oficiais generais (até coronéis)

Vossa Senhoria V. S.a Outras patentes militares

2. AUTORIDADES ECLESIÁSTICAS

Pronome de tratamento Abreviatura Usado para

Vossa Santidade V. S. Papa

Vossa Eminência Reverendíssima

V. Em.ª Revm.ª Cardeais, arcebispos e bispos

Vossa Reverendíssima

V. Revmª Abades, superiores de conventos, outras autoridades eclesiásticas e sacerdotes em geral

Page 49: Guia Para Escrivaes de Capitulos Da Ordem Demolay

49

3. AUTORIDADES MONÁRQUICAS

Pronome de tratamento Abreviatura Usado para

Vossa Majestade V. M. Reis e Imperadores

Vossa Alteza V. A. Príncipes

4. OUTROS TÍTULOS

Pronome de tratamento Abreviatura Usado para

Vossa Senhoria V. S.ª Dom

Doutor Dr. Doutor

Comendador Com. Comendador

Professor Prof. Professor

Page 50: Guia Para Escrivaes de Capitulos Da Ordem Demolay

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ANEXO II – REGISTRO DE CANDIDATURA

FOTO 3X4

INFORMAÇÕES PESSOAIS

Nome: ______________________________________________________ Data de Nascimento: ____/____/____ Estou com _____ anos Filiação:_____________________________________________________ ____________________________________________________________ Endereço: ___________________________________________________ Nº: ________ Bairro: __________________________________________ Cidade: _____________________________________________UF: ____ CEP: ______________ Telefones ( __ )____________________________ Ocupação: ___________________________________________________ Pertence a outra organização: SIM NÃO Qual?:_________________

INFORMAÇÕES DeMOLAY Convento:____________________________________________________ Corte: ______________________________________________________ Graus: _________________________ Cartão DeMolay: ____________ Cargos que ocupou:____________________________________________ ____________________________________________________________ Data de Iniciação: ____/____/____ Data de Elevação: ____/____/____ Data de Investidura: ____/____/____ Data de Exaltação ____/____/____

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Data de Consagração: ____/____/____ DeMolay detentor das informações supracitadas, livre e espontaneamente candidata-se para o período administrativo 2006-2007 ao cargo de Mestre Conselheiro Primeiro Conselheiro Segundo Conselheiro Tesoureiro

Termo de compromisso

Pelo presente Termo de Compromisso, comprometo-me em respeitar a decisão do pleito do qual sou concorrente. Comprometo-me, ainda, em auxiliar e apoiar todas as decisões e projetos elaborados e aprovados na gestão eleita, caso não seja eu. Comprometo-me em cumprir e respeitar meu juramento de posse, estatuto geral do Supremo Conselho da Ordem DeMolay para a República Federativa do Brasil, as constituições estaduais, estatutos e regimentos internos dos capítulos, conventos e corte do estado da Paraíba e demais estados.

Comprometo-me a desempenhar tudo que estiver ao meu alcance para cumprir as promessas que fiz quando candidato. Comprometo-me em comunicar qualquer mudança nos meus dados ao Grande Mestre Estadual. Seja minha palavra selada com minha assinatura _____________________, ______ de _________________ de 2006

_____________________________________ Assinatura do candidato

____________________________________

Mestre Conselheiro

____________________________________

Pres. Conselho Consultivo

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Referências

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FABER, Edimison; FABER, Karine Alvarenga Fernandes. Técnicas de Redação:

Ensino médio, crusinho, vestibular e concurso público. São Paulo: Edikafaber, 2003. MENDES, Gilmar Ferreira et. al. Manual de Redação da Presidência da República.

Disponível em: <https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/manual/manual.htm> Acesso em: 19 de fevereiro de 2006..

SUPREMO CONSELHO DA ORDEM DEMOLAY PARA A REPÚBLICA

FEDERATIVA DO BRASIL. Ritual do Grau DeMolay. Brasília: Demolay Shop, 1ª Edição, 2005.

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_________________________. Ritual do Grau Iniciático. Brasília: Demolay Shop, 1ª Edição, 2005.

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INED. Noções de língua portuguesa Brasília: 2005. Disponível em:

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<http://www.portaladm.adm.br/Portinstrumental/modelos%20de%20documentos.pdf>

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