guia i gestion de proyecto

Unidad I Conceptos y Fundamentos involucrados en la Gestión de Proyectos

MINISTERIO POPULAR PARA LA EDUCACION UNIVERSITARIA, CIENCIA Y TECNOLOGÍAINSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA DE MARACAIBOMARACAIBO EDO. ZULIADEPARTAMENTO DE INFORMATICA.UNIDAD CURRICULAR: GESTION DE PROYECTOS INFORMÁTICOS

GUIA DE LA UNIDAD ICONCEPTOS Y FUNDAMENTOS INVOLUCRADOS EN LA

GESTION DE PROYECTOS

PROFESOR: ALFONSO R. GALEA BRACHO


TABLA DE CONTENIDO

¿Qué es un Proyecto?____________________________________________________________1

¿Qué es la Gestión de un Proyecto?________________________________________________1

El ciclo de vida de un proyecto y sus fases__________________________________________2

Importancia de la elaboración de proyectos._________________________________________6

El proyecto como mecanismo de concertación y gestión de recursos:_________________7

El proyecto como mecanismo para la coordinación interinstitucional__________________7

El proyecto como instrumento de control de gestión________________________________7

Clasificación de Tipos de proyectos________________________________________________7

Productivos.__________________________________________________________________8

De infraestructura_____________________________________________________________8

Sociales______________________________________________________________________8

Proyectos-programa y estudios básicos.__________________________________________8

Qué es un Proyecto Informático?___________________________________________________8

Objetivos de los Proyectos Informáticos_____________________________________________9

Tipos de Proyectos Informáticos__________________________________________________10

Sistema de Gestión_____________________________________________________________11

Dirección de proyectos informáticos_______________________________________________13

Organización del proyecto informático_____________________________________________14

Inicio de un proyecto Informático__________________________________________________17

La Elaboración de un Proyecto Informático_________________________________________18


En esta unidad se tiene como objeto establecer los conceptos y fundamentos involucrados en la Gestión de los Proyectos, donde el alumno entenderá: ¿Que es un proyecto? ; ¿Que es la Gestión de proyectos? ; El ciclo de vida de un proyecto y sus fases; ¿Que es un proyecto de Informática? ; Cuales son sus objetivos; Tipos de Proyectos; Su Sistema de Gestión; En qué consiste su dirección; Su Organización; Su inicio; Su elaboración

¿Qué es un Proyecto?

Antes de explicar que es la Gestión de un Proyecto, es necesario definir su ente principal como lo son los proyectos. Es así como se puede decir que un proyecto, es sencillamente un proceso único que consisten en un conjunto de actividades planificadas, coordinadas, ejecutadas y controladas, para alcanzar unos objetivos conforme a unos requerimientos específicos y a unas restricciones de tiempo, costo y recursos, con las siguientes características básicas :

Temporal, debe estar delimitado entre una fecha de inicio y otra de finalización. Se obtiene un resultado único. Existe uno o varios objetivos claros. Se pueden identificar una serie de tareas que son necesarias y que no son habituales. El proyecto no es un servicio de la empresa, tiene como objeto generar solventar uno o mas

problemas a través de la generación de ciertos productos.

Otra definición de proyecto puede ser que este es una propuesta de acción que implica la utilización de un conjunto determinado de recursos para el logro de los resultados esperados, caracterizándose por el alcance de objetivos, manifestándose en beneficios e incurriendo en costos que finalmente mejora una situación o soluciona un problema. Es así como entre algunas características principales, se pueden indicar las siguientes:

Las tareas tienen que realizarse de forma ordenada. Es necesaria la intervención de varias personas. Se utilizarán recursos de diversos tipos. Recursos y presupuesto limitados. El objetivo se debe alcanzar en un plazo de tiempo. Requiere una planificación. El producto final tiene que cumplir unas especificaciones. Tiene que tener un determinado nivel de calidad relacionado con la eficiencia y eficacia Tiene un propósito traducido en objetivos y metas. Es finito: con una fecha inicial y final. Se desarrolla en un ciclo de vida constituido en fases secuenciales que soportan complejas y numerosas acciones. Es singular, puesto que tiene elementos únicos

En vista de lo anterior es necesario resaltar que en un proyecto no financia una realidad, la transforma, su objetivo expresa la novedad, donde el flujo de recursos y su sistema gerencial son elementos fundamentales en su éxito. Además es evaluable antes, durante y después de su ejecución.

¿Qué es la Gestión de un Proyecto?

Luego de haber indicado que es un proyecto, podemos decir que su gestión no es más que aplicar conocimientos, técnicas y herramientas a un proyecto concreto, con el fin de alcanzar los objetivos del mismo. O sencillamente es el proceso por el cual se planifica, dirige y controla el desarrollo de un sistema aceptable con un costo mínimo y dentro de un período de tiempo especifico.

Profesor. Alfonso Ramón Galea Bracho 1


En este orden de ideas es necesario mencionar que los proyectos atienden problemas específicos en periodos de tiempos cortos, y que estos se encuentran inmersos en programas que abarcan problemas sectoriales en periodos de tiempos medios, donde los programas finalmente pertenecen a planes involucrados en la solución de problemas complejos en periodos de tiempos largos (Ver Fig. 1 Relación entre planes, programas y proyectos)

Fig. 1 Relación entre planes, programas y proyectos

En vista de lo anteriormente expuesto se puede enmarcar la gestión de proyectos en 4 dimensiones, como lo son:

Técnica: En la que se busca que el resultado final vaya acorde a lo que se pidió o se estableció Económica: Son los aspectos referentes al equilibrio financiero de un proyecto para que sea

viable Comercial: La imagen que se genera en un proyecto afecta los clientes potenciales para futuros

proyectos, es así como la administración y búsqueda del éxito del proyecto es de importancia Estratégica: Ya que el proyecto permite adquirir experiencia, tecnologías y otros elementos que

le permitirán seguir compitiendo en un mercado.

El ciclo de vida de un proyecto y sus fases

Luego de haber explicado lo que es un proyecto y su gestión, es necesario exponer su ciclo de vida y las fases involucrados. Es así como el desarrollo de cualquier proyecto involucra o esta compuesto por lo siguiente: Definición, Planificación, Control y Seguimiento y Finalización. A continuación se describe cada una de estas etapas.

Definición, selección y formulación de un proyecto, es la primera etapa del Ciclo de Vida del proyecto, la cual se materializa elaborando la oferta y determinando los requisitos del producto/servicio que ofreceremos al cliente o clientes para su aceptación. La Oferta y requisitos, constituyen una presentación de la empresa y el proyecto al cliente, con el que nos comprometeremos, proporcionando una imagen de nosotros mismos, que trataremos que sea lo más positiva posible. Esta fase permite conocer la disponibilidad de recursos para el desarrollo del



mismo y por lo tanto nuestras limitaciones en ese aspecto a la vez que nos da la posibilidad de prevenir errores. Esta fase responde a lo siguientes interrogantes: ¿Que? (Aspectos técnicos); ¿Cuando? (Tiempo de Ejecución): ¿Cuanto? (Presupuesto final con la suma final de los costos, riesgos y margen de beneficio). En esta fase para mitigar riesgos es necesario revisar: Aspectos técnicos y económicos (precio de venta, condiciones de aceptación y forma de pago); Conformidad con el sistema de calidad y/o jurídica; Aspectos administrativo (Justificaciones a la administración, previsión de inversiones y otros). (Ver Fig. 2. Definición selección y formulación de proyectos)

Fig. 2. Definición selección y formulación de proyectos

En resumen en la etapa de definición es cuando surge una idea nueva, que podría ser un nuevo producto, un nuevo mercado o un nuevo proceso, lo cual muy posiblemente lleve a la investigación, desarrollo, construcción o instalación de nuevos elementos y que al ser considerados viables hacen surgir el proyecto.

Planificación de un proyecto, Consiste en transformar el modelo teórico presentado en la oferta en un plan de acción aplicable que recoja: lo que hay que hacer, en el orden necesario y con los medios de que se dispone para alcanzar los objetivos tanto de costos como de plazos. Es así como las acciones a realizar en la planificación de proyectos son:

• Identificación de Actividades o Tareas .- Todo el trabajo a realizar pueda imputarse a alguna tarea.

• Secuenciación de Actividades .- Determinación de actividades paralelas, interdependencias, retrasos.

• Estimación de la duración/esfuerzo de las Actividades.- Por parte del responsable de la realización de esa tarea y revisada por el Director del Proyecto

• Estimación de las necesidades de recursos .- Cada recurso de un proyecto debe de ir asignado a una o varias actividades e incluso de forma simultanea siempre que no sobrepase la dedicación del 100%.

• Estimación de los costos de las Actividades • Representación gráfica del flujo de Actividades .- Mediante un Diagrama Gantt y PERT• Optimización de la planificación Reduciendo en lo posible:

• Duración .- Modificando el camino, asignando más recursos, trabajo en horas extras y otros. • Sobre asignación .- Cambiando la asignación de tareas al recurso, modificando la secuencia

de tareas, aumentando las horas de trabajo del recurso en su calendario laboral y otros.



• Costos.- Remplazando recursos caros por otros menos costosos, eliminando tareas de baja prioridad, revisando la duración y esfuerzo de las tareas y otros

En resumen en la etapa de planificación una vez considerado viable en la fase concepción o definición se pasa hacer la planificación detallada del proyecto y la su programación estableciendo unas fechas de inicio y terminación.

Control y seguimiento de un proyecto, en esta fase se realiza lo siguiente: Seguimiento técnico.- Controlando el avance de las tareas, esto es, lo realmente conseguido,

que será mucho más fiable si se calcula en función de estimaciones de las tareas individuales. Seguimiento económico.- De las horas invertidas, compras o pedidos realizados,

subcontrataciones, viajes y otros gastos de forma que la suma de todo ello no supere el crédito asignado para completar el proyecto.

Recoger datos A través Informes de tareas, reuniones (Internas o Externas), de otros departamentos (Administración, Finanzas y otros)

Analizar Datos referentes al esfuerzo, costos, plazos y avances intermedio, en lo que respecta a: ESFUERZO (horas empleadas por recurso y tarea); COSTOS y PLAZOS (duraciones, fechas de inicio y fin, márgenes) y avances intermedios.

Sacar conclusiones comparando los datos reales con los planificados . Informar.- Elaborar los informes de seguimiento (Formato estándar) de forma periódica, puntual,

concisa e impersonal y presentar propuestas de soluciones en el caso de producirse desviaciones.

Tomar medidas asegurándose de que la decisión se puede justificar con datos.- fijando prioridades y alternativas (criterios de ejecución, tiempos, costes) y comunicando las decisiones con tacto y consideración.

Replanificación.- En caso de ser necesario realizar una replanificación del proyecto efectuando los cambios que sean necesarios e integrarlos de nuevo en todo el sistema de gestión de proyectos

En resumen en esta fase de Control y seguimiento de un proyecto, se realiza todo lo referente a la administración y el control del proyecto, tanto la gerencia del proyecto como el cliente están permanentemente informados del progreso del proyecto, costos y gastos, cumplimiento y eventualidades.

Finalización de un proyecto , una buena finalización del proyecto requiere realizar una serie de tareas para las que se recomienda reservar tiempo en la planificación. Estas tareas son las siguientes:

La actualización de datos.- Tanto técnicos como de gestión para incorporar las últimas modificaciones al trabajo desarrollado

Revisar toda la documentación del proyecto – Eliminación de la innecesaria y organización de la importante para El soporte o mantenimiento y mejoras futuras en el aprovechamiento de aspectos técnicos y de gestión de proyectos

Realización de copia de seguridad de toda la información que se encuentre en los computadores .- La realización de la memoria o informe de conclusiones

Finalmente se formaliza El archivo del proyecto .- no quedando ligado a una o varias personas líder del trabajo realizado sino que toda la información estará disponible para el resto de la empresa.

En resumen en esta última fase Finalización de un proyecto, es cuando se hacen las pruebas finales, se pone en funcionamiento lo que se estaba desarrollando y concluye el proyecto como tal. De esta fase se obtiene información importante como son eficiencia y eficacia de los métodos utilizados, de los equipos de trabajo y calidad de los proveedores si los hubiere.



En la Fig. 3 se ilustra estas fases antes mencionadas inmersas en la Gestión de proyectos

Fig. 3 Gestión del ciclo de vida de un proyecto

Expuesto lo anterior es necesario resaltar que las fases de un proyecto en función de sus recursos tiene un comportamiento de campana, obviamente en la fase de ejecución seguimiento y control es donde se consumo el mayor recurso. Ver Fig. 5 Ciclo de vida de un proyecto, recursos vs. Tiempo.

Fig. 5 Ciclo de vida de un proyecto, recursos vs. Tiempo.

Con el fin de ilustrar todo lo anteriormente explicado a continuación se muestra el ciclo de vida de un proyecto para la puesta en marcha de un centro o instituto de educación tecnológica superior.



ActividadFecha de

InicioFecha de Término

Entregable

Factibilidad 04.09.06 29.09.06Estudio de Factibilidad del Proyecto: Centro Tecnológico Superior

Inicio del Proyecto 29.09.06 06.10.06Acta de Constitución – Escritura Pública (SUNARP) - Resolución Directoral (MINEDU), Aspectos legales

Planeación del Proyecto

06.10.06 02.11.06 Plan General del Proyecto: Centro Tecnológico Superior

Ejecución del Proyecto

02.11.06 24.04.07 Local Operativo

Selección y Alquiler del Local

02.11.06 17.11.06 Contrato de Alquiler de Local

Tramitación de Permisos y Licencias

17.11.06 05.12.06 Documentación Legal Pertinente

Implementación del Local

05.12.06 12.02.07Local Plenamente Implementado (Ambientes – Mobiliario - Equipos) – Licencia Municipal de Funcionamiento

Plan de Estudios 12.02.07 06.03.07 Plan Curricular Aprobado por el MINEDU

Implementación del Software

06.03.07 04.04.07 Software Instalado y Operativo

Selección y Contratación del Personal Docente

04.04.07 24.04.07Contratos de Trabajo (Personal Docente – Personal Administrativo) - Programación Curricular

Cierre del Proyecto 24.04.07 01.05.07 Informe Final del Proyecto - Documentación Pertinente

PostMorten del Proyecto

01.05.07 04.05.07 Centro Tecnológico Superior

Importancia de la elaboración de proyectos.

Actualmente según el artículo 52 de la constitución, la ciudadanía participa de forma activa en la formulación, ejecución y control de la gestión pública. Además, se asume la planificación como alta política de Estado, considerando como base fundamental en el sistema de planificación la participación de los ciudadanos. Todo lo anterior implica que las comunidades deben organizarse, para viabilizar sus ideas y propuestas ante los consejos locales de planificación Pública. Los cuales tienen, entre otras funciones: Impulsar dentro del plan Municipal de desarrollo las políticas de inversión del presupuesto municipal atendiendo las necesidades y capacidades de la población; Elaborar un banco de datos que contenga información acerca de los proyectos, recursos humanos y técnicos de la sociedad organizada, así como evaluar la ejecución de los planes y proyectos y elaborar el mapa de necesidades del Municipio

El proyecto como medio para solución de problemas: Atender poblaciones que son afectadas con problemas determinados o el de cubrir déficit en determinados servicios.


EL PROYECTO ES UN INSTRUMENTO PARA EL CAMBIO

Situación actual Situación

futura

PROYECTO

Situación con problemas

Situación sin el problema


El proyecto como mecanismo de concertación y gestión de recursos:

Propicia la coherencia en la programación y ejecución de los presupuestos de la administración pública en sus diferentes niveles de inversión y actúa como instrumento de complementación de recursos multi-institucionales. Induce la convergencia de los recursos públicos, privados y comunitarios en la solución de los problemas locales.

El proyecto como mecanismo para la coordinación interinstitucional

La interdependencia en el flujo de los proyectos demanda la creación de espacios para la concertación y la coordinación interinstitucional.

El proyecto como instrumento de control de gestión

Orienta a la toma de decisiones y los procesos de planificación y presupuesto .Pone en evidencia la necesidad de establecer sistemas de seguimiento y evaluación para: Los desembolsos y aplicación de fondos.

Controlar el cumplimiento de objetivos de ejecución. Facilitar las acciones correctivas durante las fases de implantación y operación. Verificar la eficacia social del proyecto como solución del problema que le dio origen y en

términos de los impactos generados en su ambiente.

Clasificación de Tipos de proyectos

Por las características de los productos que entreguen o de los beneficios que aporten los proyectos pueden ser:



Productivos.

Tienen como fin instalar una capacidad transformadora de insumos para producir bienes necesarios para satisfacer necesidades de consumo .Ej. Proyectos de producción agropecuaria, de explotación minera o de transformación industrial.

De infraestructura

Tienen como propósito fundamental impulsar el desarrollo económico. .El producto que entrega el proyecto sirve de instrumento o de palanca para que un conjunto de usuarios desencadene actividades productivas que mejoren sus niveles de ingreso y de manera derivada propicien otros efectos económicos y sociales en otros agentes o grupos de población. Ej. Desarrollo vial, electrificación, riego.

Sociales

Destinados principalmente a satisfacer necesidades sociales en una comunidad de usuarios mediante el aprovechamiento inmediato de los servicios producidos .Ejm Salud, saneamiento básico, educación, recreación.

Proyectos-programa y estudios básicos.

Su objetivo es apoyar a los proyectos anteriormente mencionados. Ejm capacitación, alfabetización, vacunación, campañas de educación ciudadana y los de investigación.

Esta diferenciación de los proyectos implica tratamientos diferenciados en el análisis, especialmente en la identificación de beneficios, distinción entre las fases de operación y de inversión y a la aplicación de los métodos de evaluación. Sin embargo, todos ellos implican una planificación.

Desde el punto de vista metodológico, la planificación es la acción ordenada de escoger entre alternativas. Se caracteriza porque permite verificar la prioridad, factibilidad y compatibilidad de los objetivos, y permite seleccionar los instrumentos más eficientes.

Qué es un Proyecto Informático?

Hasta no hace mucho tiempo el concepto de proyecto y los documentos, planificación y gestión eran consideradas únicamente en las grandes obras de ingeniería, mas no así los desarrollos de sistemas informáticos, lo cuales eran considerados mas como una labor artesana, muy próxima al programador, que como una técnica con necesidad de una planificación efectiva.

Actualmente el concepto de proyecto se aplica al campo de la informática. Este cambio no surgió de la noche a la mañana, sino que fue debido a la evolución de los propios sistemas informáticos. La informática constantemente dobla su capacidad y posibilidades, pero también las exigencias que debe cumplir, siendo la eficacia y rentabilidad de su sistema informática un factor muy importante para las empresas modernas. Este notable aumento de la complejidad de la informática ha sido la que ha hecho necesario su consideración como proyecto, asociándose las técnicas y procedimientos de diseño, planificación y gestión del proyecto tradicional.



La definición de proyecto informática no varía de la definición de proyecto dada anteriormente en la unidad pasada, tan solo varia el campo de aplicación de las técnicas asociadas al proyecto. Es así como se puede considerar como Un proceso único consistente en un conjunto de actividades planificadas, coordinadas, ejecutadas y controladas para alcanzar unos objetivos conforme a unos requerimientos específicos y a unas restricciones de tiempo, costo y recursos en el área de INFORMATICA.

Objetivos de los Proyectos Informáticos

Una de las fases más complejas del proyecto es la de definir los objetivos. La persona que encarga el proyecto rara vez conoce claramente los objetivos, tan solo tiene una idea general sobre que quiere informatizar o automatizar algo o gestionar algo. Este es uno de los problemas con que se encuentra estos proyectos de esta área de informática en las primeras fases del proyecto.

El no definir los objetivos correctamente es la causa de muchos de los problemas que se presentan durante de desarrollo del proyecto, es así como es muy frecuente encontrar los siguientes inconvenientes.

El cliente puede no quedar satisfecho con el producto final, ya que es posible que no haya definido correctamente lo que quiere.

El cliente puede introducir objetivos o restricciones durante la ejecución del proyecto que afecten de manera sustancial al mismo.

La no concreción o ambigüedad de los objetivos puede provocar que nadie se responsabilice de los fallos, ya que gran parte del proyecto habrá sido dejado al criterio del programador, en vez de ser este únicamente el técnico que permita obtener los objetivos impuestos por el cliente.

Es por ello que los objetivos debe gestionarlos pues quien se encarga del proyecto o sus líderes, y se ha de conseguir que estos sean claros, definidos, concretos y no ambiguos, incluyendo los aspectos materiales y técnicos a diseñar, considerando los componentes no-técnicos que igualmente influye en la viabilidad del proyecto. En realidad, cuando un problema no presenta aspectos como la legalidad, belleza, economía, y otros., o bien factores de carácter político, social, ético, el problema no es de ingeniería sino que más bien se está ante un problema de tipo exclusivamente técnico.

En este orden de ideas existen tres tipos de familias de objetivos informáticos, los cuales son los siguientes:

1.-De servicio: Este tipo de objetivos son definidos por el cliente, normalmente para alcanzar a largo plazo (3 meses a dos años) y afectan a la organización operativa y gestión del área usuaria. Pueden ser cualitativos (fiabilidad, calidad, y otros.) y cuantitativos (beneficios de gestión, beneficios de funcionamiento, y otros.). Por ejemplo un proyecto que involucre estos objetivos puede ser un SITIO WEB PARA LAS INSCRIPCIONES DE LOS ALUMNOS DEL IUTM.

2.-De producción: Son definidos por la informática, se han de cumplir a corto plazo y afectan al desarrollo y explotación del proyecto. Normalmente son cuantitativos (coste, plazo, calidad, rendimiento y otros.). En cuanto a los objetivos coste, plazo y calidad, lo más importante es señalar que no se pueden alanzar los tres simultáneamente. Si dos están especificados, es necesario que el tercero pueda variar. Por ejemplo un proyecto que involucre estos objetivos puede ser una RED INALAMBRICA DE COMPUTADADORAS PARA EL IUTM

3.-Estratégicos: Son definidos por el DG, su alcance es a largo plazo (de 3 a 5 años) y afectan a todas las áreas de la empresa. Normalmente son cualitativos (cobertura, integración, imagen, migración, y otros.). Por ejemplo un proyecto que involucre estos objetivos puede ser un SISTEMA



DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO PARA LOS INSTITUTOS Y COLEGIOS UNIVERSITARIOS ADSCRITOS AL MINISTERIO DE EDUCACIÓN SUPERIOR

Tipos de Proyectos Informáticos

Atendiendo al criterio de riesgo en la ejecución y grados de libertad en la implementación podemos distinguir entre varias clases de proyectos:

Proyectos de investigación básica

La investigación básica es la que se realiza con total libertad hasta el punto que a veces no existen objetivos marcados. Su libertad es máxima y el riesgo de no conseguir algún resultado es muy grande

Proyectos de investigación aplicada

Existen menos grados de libertad y se pueden marcar algunos objetivos a conseguir, no obstante el riesgo sigue siendo alto en este tipo de proyectos. Es en este tipo donde empieza a aplicarse el concepto de proyecto definido anteriormente, ya que cada investigación ira dirigida a un propósito determinado y se le asignaran unos recursos, aunque estos pueden ser cambiantes con el tiempo.

Proyectos de investigación y desarrollo (I+D)

Estos ya son aplicaciones muy específicas que han de dar lugar a la producción de prototipos y donde se realiza un diseño previo, se proponen unos objetivos y se realiza un estudio de viabilidad.

Proyectos correspondientes a la construcción de cualquier elemento

El grado de libertad de que se dispone en este tipo de proyectos es todavía menor que en los anteriores, ya que conocemos el coste, la cantidad y la naturaleza de los recursos.

Vemos que se puede considerar proyecto según la definición que hemos considerado a los tres últimos tipos pero no así al proyecto de investigación básica. Por otra parte, es conocida la gran diferencia existente entre los objetivos y finalidades de la empresa publica y privada, por lo que, los proyectos pueden ser a su vez públicos o privados. Esta diferenciación tiene unas características distintas, aunque no lo suficientemente grande como para hacer un estudio diferenciado de sus metodologías de desarrollo. Las mayores diferencias suelen centrarse en dos aspectos fundamentales:

Criterios de valor del promotor

Una característica de los proyectos privados es la búsqueda de un beneficio económico, con una menor preocupación por los aspectos sociales y ambientales. En cambio los proyectos públicos pueden no buscar ese beneficio económico-comercial o sustituirlo por otro de carácter social o ambiental.

Nivel de complejidad.



Normalmente los proyectos públicos, suelen tomar en consideración un mayor numero de aspectos (sociales, económicos, ambientales, y otros) considerando así un nivel de complejidad mucho mayor. Estos proyectos son financiados con fondos públicos y por lo tanto pueden estar justificados con bajos índices de rentabilidad económica

Sistema de Gestión

Al igual que todo proyecto los informáticos con el objetivo de llevar a buen fin su gestión, es necesario que la organización cuente con ciertos elementos claves. Donde el conjunto de esos elementos constituye un sistema de gestión de proyectos en el que cada elemento individual es lo que denominaríamos un subsistema. Partiendo que todos los sistemas se componen de entradas, salidas y un proceso que transforme las entradas en salidas, lo mismo puede decirse de cada uno de los componentes de un sistema de gestión de proyectos.

El sistema de gestión de proyectos consta de siete componentes o subsistemas, que son los siguientes:

Sistema de planificación

De todos los elementos del sistema de gestión de proyectos, el sistema de planificación es posiblemente el más importante, puesto que si se elabora un mal plan probablemente será imposible realizar una correcta ejecución del proyecto. Hay una cierta tendencia a adoptar un planteamiento compulsivo, a actuar por actuar, con independencia de si lo que se hace es o no es lo adecuado. A menudo la preocupación por las tareas está tan arraigada que parece existir la creencia de que si alguien no está haciendo algo relacionado con alguna tarea está perdiendo el tiempo. Se considera que la planificación no produce resultados y es, por tanto, una pérdida de tiempo. Esta consideración es completamente falsa, ya que una mala o inexistente planificación inevitablemente conducirá a una mala realización en el proyecto, lo cual repercutirá enormemente tanto en la calidad como en el plazo de terminación del proyecto, ocasionando grandes perjuicios. Una buena planificación además de repercutir enormemente en la buena realización del proyecto, también facilita en gran medida las tareas que se tengan que realizar con posterioridad.

Sistema de información

El sistema de información es el sistema que se encarga de recopilar los datos necesarios para que el director o lider del proyecto sepa si el proyecto lleva la dirección prevista. Sin embargo, esa información debe ser puntual, y uno de los problemas que tienen algunas organizaciones es que los datos sobre el proyecto son recogidos, introducidos en un ordenador central, procesados y distribuidos a intervalos tan largos de tiempo que la información resulta inútil a efectos de control.

Sistema de control

El control de un proyecto es una de las responsabilidades de un director de proyectos. El sistema de control debe utilizar los datos sobre la situación del proyecto para determinar en cualquier etapa de dicho proyecto el cómo está desarrollándose con respecto al plan estipulado al inicio de su realización, e iniciar acciones correctoras si se produjera alguna discrepancia significativa que pudiera conllevar el alejamiento de la consecución de los objetivos del proyecto. Hay que señalar que un sistema únicamente de seguimiento del proyecto no es un sistema de control.

Sistema de técnicas y metodologías



En todo proyecto se hace uso de ciertas técnicas y metodologías para realizarlo, siendo una gran ayuda para la realización de un gran número de tareas (e incluso automatizando muchas de ellas, consiguiendo por lo tanto una reducción en el tiempo de duración de algunas tareas así como una mejora en la calidad. Un ejemplo de tecnologías aplicables al ámbito del proyecto serían: el diseño asistido por computador , programación en PERT y CPM, y modelos de cálculos de costes.

Sistema de organización

Con el fin de coordinar los esfuerzos de la gente, se establece una organización, que debe definir sus límites en cuanto a su autoridad, obligaciones y responsabilidad de los participantes. En el caso de que los miembros de un proyecto no tengan autoridad, no se sentirán responsables de sus acciones y será el director del proyecto el que tenga que tomar todas las decisiones. El resultado de esto es que el director de proyecto cargará constantemente con todos los problemas y los miembros del proyecto no tendrán conciencia de la repercusión de sus actos en el desarrollo del proyecto.

Sistema cultural

La cultura de una organización es el efecto combinado de los valores, creencias, actitudes, tradiciones y comportamientos de los miembros de esa entidad. Cuando un miembro del equipo de proyecto trasgrede las expectativas culturales de miembros poderosos que formen parte también de dicho equipo, suelen crear problemas. Si una organización ha estado practicando la dirección informal de proyectos, la adopción de un sistema disciplinado exige un cambio en la cultura de la organización. El cambio principal es que los proyectos deben estar adecuadamente planificados, y la respuesta inicial será con frecuencia que eso conlleva demasiado tiempo e inmoviliza determinados recursos.

Es importante señalar que el éxito en la dirección de proyectos exige cooperación entre todos los grupos implicados, y proporciona herramientas para establecer fechas de entrega realistas antes de llegar a compromisos con los clientes. También es relevante señalar que la introducción de la dirección formal de proyectos despierta a menudo resistencia porque la gente no ve ningún beneficio en ella, sino que sólo se ven los costes que va a implicar. Para conseguir que se acepte la disciplina, los miembros de la organización deben ver algún beneficio para ellos, en lugar de una penalización. Por desgracia, es el tiempo necesario para la planificación del proyecto lo que se contempla como una penalización. Hace falta tiempo y experiencia para comprobar que la planificación evita muchos problemas y obstáculos más adelante.

Sistema humano

Uno de los aspectos más difíciles y complicados en la dirección de proyectos es la vertiente humana. Es completamente cierto que ninguna de las herramientas de la gestión de proyectos tiene valor si no hay gente dispuesta a utilizarlas. Por esta razón, los directores de proyectos deben tener grandes aptitudes para las relaciones humanas.

Entre ellas se incluyen la capacidad para proporcionar liderazgo adecuado a los miembros del equipo; capacidad para negociar los recursos necesarios para el proyecto con los clientes, los miembros del equipo y otros directivos; habilidades para crear un equipo; habilidades de comunicación, y conocimientos sobre cómo motivar a los miembros del equipo de proyecto cuando es necesario. Un director va a necesitar menos habilidades técnicas, mayores habilidades conceptuales (capacidad para tener una perspectiva de conjunto) y mejores habilidades en cuanto a relaciones humanas, conforme se va progresando en la organización.



Dirección de proyectos informáticos

La dirección de proyectos en el área de informática al igual que en otras áreas se puede definir como la aplicación de conocimientos, aptitudes, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto, encaminados a satisfacer o colmar las necesidades y expectativas de una organización mediante un proyecto. Para satisfacer estas necesidades de los clientes, hay que equilibrar las demandas entre: Alcance, plazos, coste y calidad

Distintas necesidades y expectativas de las diferentes entidades involucradas en el proyecto. Necesidades identificadas y expectativas sin identificar.

Ya desde las más tempranas épocas de la historia de la humanidad la dirección de proyectos tuvo una gran importancia y repercusión. Desde la construcción de las pirámides de Egipto y hasta las del pueblo Maya tuvieron que utilizar la dirección de proyectos para su realización. Los constructores de esas notables estructuras fueron los primeros directores de proyectos del mundo. No contaban con la ayuda de ordenadores ni con herramientas de programación como la PERT (Performance Evaluation and Review Technique, técnica de evaluación y revisión del rendimiento) o el CPM (Critical Path Method, método del camino crítico), y en ocasiones ni siquiera con papel para dibujar planos. A pesar de ello, dirigieron proyectos de una complejidad excepcional utilizando las herramientas más sencillas.

Aunque la dirección de proyectos tiene una antigüedad de al menos 4.500 años, hasta muy recientemente no ha sido reconocido el papel del director de proyectos como disciplina por derecho propio. Algunas universidades están comenzando ahora a ofrecer cursos de dirección de proyectos, en algún caso con rango de doctorado.

Por otra parte, la llegada del software de programación para computadores personales ha hecho aumentar rápidamente el interés por la dirección de proyectos.

En la actualidad hay proyectos de todo tipo, como por ejemplo el desarrollo de nuevos productos, la elaboración de un plan de marketing, la construcción de un gran edificio de oficinas, y otros.... Las posibilidades son casi infinitas, lo que hace de la dirección de proyectos una disciplina casi universal. Aún en el caso de actividades aparentemente repetitivas (como por ejemplo la construcción de viviendas utilizando una y otra vez los mismos diseños) hay variables que harán único cada proyecto (en el ejemplo de la construcción de viviendas podría ser el terreno sobre el que se construye, las condiciones meteorológicas, y otros). Es la singularidad de cada proyecto lo que plantea demandas especiales a los directores de proyecto y convierte a la vez a la dirección de proyectos en una disciplina estimulante.

Un gran problema que existe en la dirección de proyectos es el no tener claros cuales son sus características. La dirección de proyectos no es simplemente programación; con la creciente popularidad del software de programación para computadores personales, muchas personas piensan que basta con comprar software y aplicarlo para hacer una buena dirección de proyectos. Luego descubren que realmente no saben cómo aplicar ese software; esto es como empezar la casa por el tejado, puesto que es muy difícil saber qué software comprar si no se tiene una idea muy clara de cómo dirigir proyectos y no se sabe exactamente lo que se va a hacer con dicho software. Por ejemplo, dependiendo de si se van a hacer asignaciones de recursos multiproyecto (en varios proyectos a la vez) se va a necesitar uno de los paquetes más potentes; por el contrario, para dirigir unos cuantos proyectos menores se puede utilizar uno de los programas menos potentes (y más baratos).

Durante mucho tiempo ha sido costumbre decir que la dirección de proyectos es la planificación, programación y control de actividades del proyecto para conseguir objetivos en cuanto a



rendimiento, dinero y tiempo en un trabajo con un alcance determinado. Normalmente de esos tres objetivos, sólo se pueden cumplir dos ya que el hecho de hacer énfasis en dos de ellos cualesquiera, influirán negativamente en el restante. Por tanto, es importante que el director del proyecto dilucide qué dos de esos tres objetivos (mayor rendimiento, un coste escaso y un tiempo de realización bajo) son prioritarios sobre el que resta dependiendo de las características de cada proyecto en particular.

Organización del proyecto informático

El primer concepto ha tener en cuenta al desarrollar un proyecto es que este siempre tiene como objetivo un beneficio, pero no necesariamente económico, si bien los demás beneficios (de servicio, de imagen, y otros.) suelen tener a largo plazo repercusiones económicas. El proyecto informática debe ser entendido como una decisión estratégica de la empresa, bien como consecuencia de una necesidad de informatizar una tarea o bien para mejorarla, por propia evolución o por cambios estratégicos.

Al abordar un proyecto se deben considerar los recursos necesarios, algunos de ellos son:

Físicos Sistema central Periféricos Comunicaciones

Lógicos Estructuras de almacenamiento Monitores de comunicaciones Lenguajes Utilidades Métodos de desarrollo Control de seguridad y desarrollo

Humanos Selección Formación Incentivación

En función de la disponibilidad de los distintos recursos se evalúa la viabilidad del proyecto, es decir, la garantía de acabarlo con éxito, así como el beneficio que reporta a la empresa (Viable + Rentable = Proyecto iniciable).Sin embargo la evaluación de la viabilidad es compleja en un proyecto informático, ya que a menudo no es posible estimar de forma correcta el coste (tiempo, trabajo, recursos, y otros.) que va a conllevar una parte del proyecto. Existen unas metodologías para sistematizar todos estos cálculos, pero siempre existe un grado de incertidumbre dentro de estas estimaciones.

Sobre la rentabilidad inciden directamente el tiempo de desarrollo y el tiempo de explotación, incluso si el proyecto va dirigido a un cambio en la infraestructura de la empresa, como un nuevo programa gestor de contabilidad o a mejora de las comunicaciones, conlleva un coste para la empresa, aunque al departamento solicitante le salga gratis.Por ello es practica recomendable dentro de grandes empresas facturar los trabajos a cada departamento, dentro de la empresa, para que estén a cargo de su propio presupuesto, con objeto de que se evalúen las necesidades con criterio más restrictivo y racional y solo se soliciten trabajos plenamente justificados. Agentes que intervienen en el proyecto informático

La persona que decide o patrocina el proyecto es generalmente alguien de cierto nivel en la empresa, que lo encarga de forma directa o indirectamente a través del departamento de informática a una persona que será el responsable del mimo hasta su finalización e implantación.Para desarrollar un proyecto hay que formar un equipo, el equipo probablemente contara con especialistas de las siguientes categorías:



Analista funcional. Analista orgánico. Analista / programador. Programador.

El Jefe de proyecto

En la relación anterior falta la figura encargada de coordinar, dirigir, controlar y responsabilizarse en último término de la ejecución del proyecto. Esta es la figura del jefe o director de proyecto.Esta persona debe tener una autoridad real, una capacidad para tomar decisiones sobre la realización del proyecto siempre respetando los objetivos del proyecto. La falta de autoridad o el exceso de independencia de algunas áreas informáticas son la causa de muchas dificultades en los proyectos. La misión del jefe de proyecto tiene dos vertientes, por un lado la técnica, ha de concretar objetivos, adecuar el proyecto a las posibilidades de la empresa, gestionar los recursos, cambiar los métodos, y otros., y por otro lado la de gestión de recursos humanos, materiales y de relación con otros departamentos y con el usuario o receptor del proyecto informático.

En definitiva y como resumen las funciones del jefe de proyecto podrían resumiese como tres:

Planificar, que es la única forma de asegurar la finalización del proyecto en el plazo adecuado sin dejarlo en manos de la improvisación.

Coordinar, para que todas las acciones de los implicados en el proyecto tanto propios (componentes del equipo de proyecto) como externos (usuarios u otros departamentos o empresas), sean eficaces y no den lugar a conflictos.

Controlar, para asegurar que se cumple lo planificado y se obtiene la calidad requerida.

El Equipo de Proyecto

El equipo estará formado por un conjunto de técnicos en tareas informáticas, al mando directo del jefe del proyecto. Eventualmente puede ser necesaria también la intervención de personal ajeno al equipo de proyecto para la realización de tareas concretas

El usuario, como conocedor de las funciones y necesidades a cubrir por el proyecto, debe también ser involucrado en el mismo. Debe contarse también desde el principio con la participación del personal técnico de otros departamentos, como sistemas, seguridad, control de calidad o explotación, y otros.

Es especialmente importante que todos los componentes del equipo técnico conozcan con la suficiente antelación la planificación del proyecto, para que dispongan de tiempo suficiente para cumplir los plazos

Vista la función del jefe de proyecto, cabe considerar la composición y funcionalidad del resto del equipo. No vamos a tener en cuenta el numero de componentes, que variara de un proyecto a otro, de hecho la funcionalidad de los componentes tampoco es estricta y puede variar o incluso no ser necesaria la participación de alguno de ellos.

Las funciones propias de los componentes del proyecto son las de Análisis o Diseño; Programación; Calidad; Seguridad y Auditoria. Es así como el Análisis o Diseño de un sistema puede ser de la parte funcional o externa y orgánica (interna o técnica). La programación abarca los aspectos de la lógica de los programas (estructura), codificación y pruebas unitarias y de



conjuntos). Así como la Calidad; Seguridad y Auditoría tienen como finalidad que los sistemas sean seguros auditables, donde se cumplan con los objetivos trazados de manera eficiente y efectiva.

Estas funciones dan lugar a los puestos de trabajo: Analista funcional, Analista orgánico (Técnico); Programador; Analista de calidad; Analistas de Seguridad y Auditor. Exista un puesto eslabón entre el de analista y el programador, es el analista-programador. Este puesto surge debido a la débil separación que existe entre los puestos anteriores, especialmente en proyectos pequeños. Por otra parte también es interesante que el programador tenga algo de conocimiento de análisis técnico, ya que al final esto implica una disminución de los costos

Por lo general dentro de un proyecto el numero de programadores puros es mucho mayor que el de analistas, sin embargo esto tiende a cambiar, lo ideal seria que el análisis y diseño pudiesen ser introducidos directamente en programas que de manera automática generasen el código, eliminando la tediosa tarea de codificación y dejándole al técnico tan solo la tarea de diseño funcional y técnico. En la actualidad aun es necesaria una gran cantidad de programadores que realicen estas tareas. Funciones del Analista funcional

Es el encargado de la fase análisis del proyecto, tiene una visión más general del proyecto que los demás componentes. Entres sus funciones están:

Estudio de la situación actual Estudio de los objetivos Estudio de viabilidad Estudio del impacto hardware / software

(Estos estudios han de realizarlos en colaboración con el jefe de proyecto)

Definición de los requisitos del proyecto Identificación de necesidades de información e intercambio Identificación de procesos Elaboración de la documentación funcional Diseño del modelo de entidades Diseño del flujo de datos Diseño lógico de archivos y tablas

(Las funciones de diseño se realizan en colaboración con el analista orgánico o técnico)

Definición de los requisitos del proyecto Identificación de necesidades de información e intercambio Identificación de procesos Elaboración de la documentación funcional Diseño del modelo de entidades Diseño del flujo de datos Diseño lógico de archivo y tablas

(Las funciones de diseño se realizan en colaboración con el analista orgánico)

Funciones del analista orgánico o técnico:

Es el encargado de la parte de diseño del proyecto. Sus funciones son:

Diseño técnico de transacciones y tareas en general. Descomposición y diseño de cadenas de explotación Diseño de procedimientos de recuperación y control



Diseño físico de archivo y tablas Diseño de prototipos y de pruebas de conjunto Evaluación y control de pruebas unitarias y de conjunto Puesta en producción de la aplicación Elaboración de documentación técnica Elaboración de cuadernos de carga

Funciones del programador:

Estructuración lógica del programa Codificación Pruebas unitarias Colaboración en pruebas de conjunto

Funciones de Calidad; Seguridad y Auditoría:

Efectuar Pruebas de Calidad ; Seguridad y Auditabilidad Aprobar en conjunto con los usuarios y resto del equipo la puesta en producción del proyecto

Inicio de un proyecto Informático

En un entorno informático estable, la decisión de iniciar un proyecto viene dada por las necesidades de: mantenimiento, modificación, mejoramiento, reemplazo o capacidad; encuadrándose así, el proyecto informático, dentro de una categoría de complejidad mostrada en la Figura No. 1

El Mantenimiento del programa; es una consecuencia de una omisión realizada en la etapa del diseño del sistema e involucra solucionar fallas menores del sistema, que obligará a la realización de cambios en el programa; como por ejemplo el descuido de no considerar que puedan ocurrir en el sistema, ciertas condiciones extraordinarias; como sería el caso de un aumento no previsto del 60 %, en la emisión de órdenes de compra. Las fallas también pueden provenir de otros factores, como ser en el caso de que existan cambios en las expectativas de los usuarios.

La Modificación del programa; involucra algo más que un simple cambio en el programa; involucra un cambio estructural de una entidad Por ejemplo, un cambio en el número de dígitos del código postal, o en el código de zona telefónica. La diferencia con el Mantenimiento es el grado de importancia

El Mejoramiento del sistema; es el agregado de capacidades que no formaron parte del sistema de información original; por ejemplo cuando en una división se implementó un sistema de inventarios, este sistema no incluía un modulo para calcular la futura demanda de bienes y partes. La inclusión de este sofisticado módulo de cálculo es considerado un mejoramiento del sistema.

El Reemplazo del sistema; ocurre cuando los sistemas de información se tornan físicamente, tecnológicamente o competitivamente obsoletos. Como es el caso de la utilización del láser, en el reconocimiento óptico de caracteres para la lectura del código de barras, remplazando a la entrada por teclado.

La Nueva Capacidad del sistema; son sistemas de información para los cuales no es necesario el uso de la automatización. Están dados por la capacidad de poder modelar la aplicabilidad de nuevos sistemas. Un ejemplo de ello, es la aplicación de los sistemas expertos.



Fig. No. 1

La Elaboración de un Proyecto Informático

Un Proyecto Informático lo componen un conjunto de tareas independientes cuyo objeto es la realización de un software que automatice el sistema de Información requerido por el usuario.

Un proyecto nace a partir del momento en que se formulan sus necesidades. La persona que se vaya a encargar de su dirección tiene el deber de estudiarlas con los usuarios (clientes) y hacer el estudio de viabilidad en sus tres principales vertientes: Técnica; Económica y Operativa

Se debe llevar a cabo una previsión para realizar la determinada aplicación de software en una fecha prevista y ponerlo en marcha con recursos limitados tales como materiales, programas y personas que no posean necesariamente ni el mismo lenguaje ni los mismos objetivos laborales.

Las razones del fracaso de un proyecto informático entre otras son:

Ausencia del estudio de viabilidad para ajustarse a unas necesidades claramente explicitadas y comprendidas.

Especificaciones vagas, incompletas o incluso cambiantes. Falta de utilización de herramientas adecuadas para poder validar el comportamiento del sistema

en el futuro, donde es necesario disponer de una buena herramienta de simulación. Mala estimación de costos. Reparto inadecuado de las tareas entre los miembros del equipo. Ausencia o mal seguimiento que se llevan a cabo en momentos inoportunos o que no se ajustan

a la realidad.

Ante este sombrío panorama no debemos desanimarnos ya que se puede tener la falsa impresión de que el más mínimo error nos va a llevar al fin prematuro del proyecto. Afortunadamente, esto es solo una impresión (presuponer de antemano lo que va a ocurrir), pero existen técnicas metodologías para llevarlo a buen puerto y es conveniente que al realizarlo por primera vez éste sea supervisado por una persona experta, que debe comprobar que se van cumpliendo todas y cada una de las etapas.


guia i gestion de proyecto

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