Guia GGPIC _ COMPLETA

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<p>Indice</p> <p>Indice Prlogo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . La Razn de las GGPIC Alcance y Objetivo de las GGPIC El Proceso de Ejecucin de Proyectos La Importancia de una Definicin y Desarrollo Gua para el Usuario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . La Esencia de las GGPIC La Mecnica de las GGPIC El Proceso de la Toma de Decisiones El Documento de Soporte de las Decisiones El Autorizador Obligatoriedad de Uso de las GGPIC Como Usar las GGPIC Fase Visualizar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Fase Conceptualizar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Fase Definir . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Fase Implantar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Fase Operar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Apndices: Apndice V (Visualizar) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . V.1 Ciclo de Planificacin / Presupuesto corporativo</p> <p> Apndice C (Conceptualizar) C.1 Lista de verificacin de productos de la fase conceptualizar Apndice D (Definir) D.1 D.2 Lista de verificacin de productos tpicos del paquete alcance / diseo Contenido tpico del paquete alcance / diseoActual: Abril 99 Rev. 11 de 2</p> <p>Aprobado por: Comit de Operac. de PDVSA</p> <p>Indice</p> <p>Gua de preparacin del resumen tcnicoeconmico (RTE): Versin Produccin Versin Manufactura D.4 Evaluacin del grado de Definicin del Proyecto: PDRI (Project Definition Rating Index) D.5 Descripcin contenido tpico del P(lan) de E(jecucin) de P(royecto) D.6 Comparacin de Contratos: precios fijos vs gastos reembolsables Apndice I (Implantar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.1 Lista de verificacin de productos tpicos de Ingeniera de detalles</p> <p>D.3</p> <p> Apndice O (Operar) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . O.1 Informe tcnicoeconmico de terminacin de proyectos (EFN960294) Procedimiento PDVSA</p> <p> Apndice M (Miscelneos) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . M.1 M.2 M.3 M.4 M.5 Prcticas de Valor Agregado Ingeniera de Valor Anlisis de Constructibilidad Clasificacin de Estimados de Costos Clasificacin de Programas de Ejecucin</p> <p>Aprobado por: Comit de Operac. de PDVSA</p> <p>Actual: Abril 99 Rev. 1</p> <p>2 de 2</p> <p>Prlogo</p> <p>Prlogo a las GGPIC Este no es un manual para ejecutar proyectos !Simplemente hasta el da de hoy, no existe un manual o una receta para ejecutar a la perfeccin un proyecto. Existen muchas publicaciones internas y externas, relativas a este tema, todas vlidas y con enfoques diferentes, ms generales unas y ms detalladas otras, cuyos preceptos concuerdan en mayor o menor grado con nuestro sistema y que, bien interpretados y aplicados, pueden coadyuvar al xito de un proyecto. Adicionalmente, cada proyecto es un mundo con sus particularidades muy bien definidas y que se desarrolla en un entorno especfico. Sin embargo, con base en la experiencia propia y en la de otros, se puede decir que s es posible definir un proceso general que nos indique la va a seguir para ejecutar un proyecto de manera exitosa. Las GGPIC (Guas de Gerencia para Proyectos de Inversin de Capital) son, como su nombre lo indica, unas guas que contienen unos lineamientos prcticos para la ejecucin de un proyecto de una manera normalizada en nuestro sistema y ordenada, de modo que ningn detalle y/o paso importante se nos escape, y as garantizar, con un alto grado de confianza, que nuestros proyectos sean exitosos y cumplan con los requisitos de la Corporacin. A lo largo de la experiencia de cada lector, podra surgir la duda de que hayan habido casos de proyectos exitosos en los cuales algunos de los pasos descritos en las GGPIC no fueron desarrollados o no se cumplieron. Un anlisis ms cuidadoso de la situacin nos podr demostrar que, en realidad, todos los pasos se cumplieron y ms bien las diferencias radicaron en que esas actividades fueron desarrolladas por otros, y la percepcin de haberlas pasado por alto dependi ms de la estrategia de ejecucin seleccionada en cada caso, que de otra cosa. Con esto se quiere decir que, si bien es cierto que cada proyecto es un mundo, tambin es cierto que en esencia los pasos para ejecutarlos son ms o menos los mismos en todo el mundo. Los temas de la ejecucin de proyectos, los conceptos bsicos y las herramientas requeridas no son nuevos, as como tampoco son del uso exclusivo de un pas o corporacin en particular. Sin embargo, fueron recopilados en estas guas a objeto de facilitar la concientizacin en todos los participantes en el proceso que nos concierne, de que se trata de un trabajo en equipo, donde juntos se debe pensar y enfocar los pasos, aportes y responsabilidades de cada quien en cada fase de un proyecto. La idea es que se visualicen desde un principio todas las complejidades involucradas en el proceso, y se entiendan los nexos y las interfaces existentes entre cada actividad y las decisiones que las soportan.Aprobado por: Comit de Operac. de PDVSA</p> <p>Actual: Abril 99 Rev. 1</p> <p>1 de 2</p> <p>Prlogo</p> <p>Los temas, los conceptos y las herramientas que proponen las GGPIC tienen un solo fin comn: enfatizar el enfoque de la ejecucin de un proyecto como un proceso normalizado y el de la necesidad de pensar en equipo en todas las organizaciones de la Corporacin. Este es el enfoque de gerencia de proyecto que se quiere para la Corporacin, a fin de alcanzar las ms altas metas de la eficiencia en un mundo tan cambiante como el actual.</p> <p>Aprobado por: Comit de Operac. de PDVSA</p> <p>Actual: Abril 99 Rev. 1</p> <p>2 de 2</p> <p>Introduccin</p> <p>IntroduccinLa razn de las GGPICEn el marco de las actividades programadas por la Coordinacin de Recursos Tcnicos de PDVSA, especficamente en la funcin de Ingeniera, Mantenimiento y Proyectos, se llev a cabo, entre diciembre de 1995 y abril de 1996, un estudio para establecer el futuro y las tendencias de evolucin de la funcin de Ingeniera y Proyectos (I y P) dentro de la industria, tomando en cuenta el marco cambiante en el mundo de los negocios, impulsado a nivel nacin por el reciente comienzo de la apertura petrolera al capital privado tanto nacional como internacional, enfocado a nivel internacional hacia la globalizacin y la mxima eficiencia empresarial, y visualizando en el mbito corporativo nuestra necesidad de adaptarnos a esos entornos de la forma ms rpida y eficiente posible. Como parte de ese estudio, la Coordinacin de Recursos Tcnicos de PDVSA realiz una investigacin en el mbito internacional, para conocer los adelantos y el desarrollo de las empresas competidoras en el rea de proyectos de inversin de capital. Entre otros hallazgos, se pudo determinar que hay coincidencias generales que permiten caracterizar todas esas empresas como empresas que podemos definir como marcadoras, de mxima competitividad en su campo y que podemos denominar de Clase Mundial. Estas caractersticas se pueden resumir como sigue: Poseen una estrategia de negocios bien definida que incluye e integra el desarrollo armnico de los proyectos. Emplean un proceso de trabajo normalizado para ejecutar los proyectos, basado en unas mejores prcticas. Miden continuamente contra sus competidores la calidad de su proceso de ejecucin de proyectos para identificar reas de mejora. El proceso de trabajo que emplean, es capaz de permitir la cancelacin temprana de proyectos que no soportan adecuadamente los objetivos del negocio. Igualmente cabe destacar, sobre la base de experiencias y un anlisis cualitativo de una muestra de proyectos importantes, que, si bien nuestra gestin de proyectos cuenta con algunos xitos significativos, comparables con los mejores parmetros en el mbito mundial, en general la calidad de dicha gestin no es uniforme ni constante y adolece de desviaciones de tiempo y costo mayores que las reportadas por nuestros competidores, y de tiempos y costos posiblemente superiores a los logrados por esos competidores en la ejecucin de proyectos similares. Esto nos indic que, aun cuando no se pudo determinar cuantitativamente el margen de las desviaciones, s hay campo para poder incrementar nuestra eficiencia y, por ende, mejorarAprobado por: Comit de Operac. de PDVSA</p> <p>Actual: Abril 99 Rev. 1</p> <p>1 de 15</p> <p>Introduccin</p> <p>esos costos y tiempos de ejecucin, sin menoscabo de la calidad requerida en nuestra gestin de proyectos. Resulta entonces de suma importancia la concientizacin de los aspectos antes mencionados, por cuanto ese es el punto de partida obligado para el proceso de mejora continua:</p> <p> El que cree que est bien, poco le importa o poco cree que debe mejorar, pero el que est consciente de sus defectos se preocupar de mejorar, para competir mejor!En conclusin, el estudio evidenci nuestra necesidad de: Realizar un estudio de Benchmarking de proyectos que nos proporcione un posicionamiento cuantitativo de nuestra gestin de proyectos, en comparacin con la competencia (con el promedio y con los mejores). Desarrollar unas Guas de Gerencia para Proyectos de Inversin de Capital, de uso obligatorio en las filiales operadoras, que establezcan las mejores prcticas para normalizar la ejecucin de proyectos y contribuir a optimar las metas de calidad, tiempo y costo de los proyectos, y su alineacin con el plan de negocios. Realizar un estudio para determinar la mejor forma de implantar un servicio compartido para la ejecucin de proyectos mayores. El presente documento se ocupa del desarrollo de las guas mencionadas en el segundo punto del prrafo anterior. Fue preparado con la participacin activa de personal experimentado en el campo de ejecucin de proyectos de las filiales participantes, dirigido y coordinado por el Gerente de Proyectos de la Coordinacin de Recursos Tcnicos de la casa matriz, discutido, revisado y enriquecido por los varios entes corporativos que deben intervenir en la ejecucin de un proyecto. Asimismo, fue revisado y avalado por un Comit de Direccin, liderado por el Coordinador de Recursos Tcnicos de PDVSA e integrado por los Directores y los Gerentes de la funcin de proyectos tanto de la casa matriz como de las filiales. Este documento contiene conceptos bsicos que son de uso obligatorio en las filiales, y debe ser entendido como en constante evolucin, susceptible de incorporar las mejoras que se irn generando, al desarrollar ulteriormente nuestra pericia en la gestin de proyectos. Adicionalmente, la Corporacin emprendi simultneamente un estudio de Benchmarking de la gestin de proyectos, cuyos resultados y recomendaciones, una vez publicados y validados, enriquecern ulteriormente el presente documento.Aprobado por: Comit de Operac. de PDVSA</p> <p>Actual: Abril 99 Rev. 1</p> <p>2 de 15</p> <p>Introduccin</p> <p>Por ltimo, la Coordinacin de Recursos Tcnicos, tambin emprendi un estudio para definir la mejor manera de prestar un servicio compartido en la ejecucin de proyectos mayores de las filiales.</p> <p>Alcance y objetivo de las GGPICAlcance:Con base en las experiencias y el camino similar recorrido por otras empresas investigadas con relacin al desarrollo de sus mejores prcticas para la ejecucin de proyectos, se tom la determinacin de desarrollar el presente documento en casa y con personal propio, de modo de reflejar lo ms fielmente posible nuestra manera de hacer las cosas. La presente versin de las GGPIC abarca el proceso de ejecucin de proyectos mayores, para las reas de produccin (aguas arriba) y refinacin y petroqumica (aguas abajo), desde el momento en que se genera la base de recursos a nivel corporativo, para luego pasar a la concretizacin y definicin de propuestas y proyectos en las filiales, pasando por todo el ciclo presupuestario y aprobatorio, el ciclo de planificacin y ejecucin de los proyectos, y culminando con la puesta en marcha de las instalaciones, su entrega a operaciones, los informes de cierre hasta el primer informe PostMortem (normativa PDVSA), su divulgacin y la evaluacin continua del cumplimiento de las premisas del negocio durante la vida til del activo construido, como se muestra en la siguiente figura. Para efectos prcticos, se define aqu el ciclo de vida del proyecto en cinco fases: Visualizacin, Conceptualizacin, Definicin, Implantacin y Operacin, presentadas en la figura que sigue. Ms adelante, estas fases sern definidas y explicadas en detalle. Cabe destacar que en esta primera revisin de las GGPIC, si bien el proceso de ejecucin de proyectos inicia y termina segn se defini anteriormente, la gua detalla los pasos de dicho proceso, desde el momento en que las ideas que pretenden concretar los lineamientos de la base de recursos salen del seno de los grupos planificadores dueos, donde stos operan por s solos analizando el negocio en las etapas ms tempranas de la fase de Visualizacin y entran a ser analizadas en conjunto con otros grupos interfuncionales.</p> <p>Aprobado por: Comit de Operac. de PDVSA</p> <p>Actual: Abril 99 Rev. 1</p> <p>3 de 15</p> <p>Introduccin</p> <p>BASE DE RECURSOS</p> <p>PLANES DE NEGOCIO DE FILIALES PLAN DE NEGOCIOS CORPORATIVO FORMULACIONES DE PSPTOS. FILIALES Y CORPORATIVO</p> <p>El Ciclo del GGPICREVISIONES Y APROBACIONES PSPTO.PROXIMO AO REVISIONES CONTINUAS DE PSPTO:</p> <p>1 2PROPUESTAS PROYECTOS</p> <p>DEFINIR Clase IIVISUALIZAR Clase V VISUALIZAR Clase V</p> <p>IMPLANTAR Clase I DEFINIR Clase II</p> <p>OPERAR IMPLANTAR Clase I DEFINIR Clase II OPERAR IMPLANTAR Clase I</p> <p>PostMortem</p> <p>CONCEPT. Clase III / IV</p> <p>3</p> <p>CONCEPTUALIZ. Clase III / IV</p> <p>OPERAR</p> <p>Formulacin Presupuesto1 2 3FEB. Proyectos del plan anterior &gt;&gt; Formular fondos firmes Proyectos del plan actual &gt;&gt; Formular fondos firmes Proyectos del plan actual &gt; Formular fondos firmes para alcanzar est.Clase II y tentativos para el resto Deben entar a pspto.firme al finalizar etapa definicin, en cualquier momento. 3112 Estimados clase II</p> <p>Asimismo, en la fase de Operacin, si bien el dueo y el operador continuarn evaluando, de manera permanente, y luego de la primera evaluacin post mortem, el rendimiento del proyecto y su grado de cumplimiento de las expectativas del negocio, hasta su definitiva desincorporacin de los activos de la Corporacin, las GGPIC slo describen estas actividades a grandes rasgos, por considerarlas fuera del propsito principal de las guas.</p> <p>Plan de negocios / Desarrollo y aprobacin de proyectos:La figura anterior tambin pretende mostrar la estrecha relacin existente entre el proceso de desarrollo del plan de negocios corporativo y el proceso de gestacin, desarrollo y aprobacin de proyectos....</p>