guia general de auditoria publica agosto 2011

SUBSECRETARA DE CONTROL Y AUDITORA DE LA GESTIN PBLICA UNIDAD DE AUDITORA GUBERNAMENTAL

GUA GENERAL DE AUDITORA PBLICA Actualizada a Agosto de 2011

N D I C EAUDITORA PBLICA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . PRESENTACIN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . OBJETIVO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . MARCO JURDICO I. ETAPAS DE LA AUDITORA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.1 PLANEACIN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . PLANEACIN GENERAL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Carta de planeacin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cronograma de actividades a desarrollar. . . . . . . . . . INICIO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Orden de auditora y Acta de inicio. . . . . . . . . . . . . . . Oficios complementarios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . PLANEACIN DETALLADA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.2 EJECUCIN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Fases de la ejecucin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Procedimientos y tcnicas de auditora. . . . . . . . . . . . Papeles de trabajo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . I.3 INFORME. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cdulas de observaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Informe de auditora. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . II. SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES. . . . . . . . . Aspectos a considerar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cdulas de seguimiento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Oficio de seguimiento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . III. IV. SUPERVISIN DEL TRABAJO DE AUDITORA. . . . . . . . . ELABORACIN DE INFORMES E INTEGRACIN DE EXPEDIENTES DE CASOS DE PRESUNTA RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA DE SERVIDORES PBLICOS. IV.1 Objetivo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . IV.2 Integracin del expediente con presunta responsabilidad administrativa. . . 1 1 1 1 2 2 3 3 3 4 4 4 5 6 6 7 9 11 11 12 13 13 14 14 14 15 15 16

IV.3 IV.4

Obtencin de evidencia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Elaboracin del informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

19 21 25 27 28 30 32 34 37 39 41 43 43 48 50 53 53 57 59 63 64 65 66

IV.5 Envo del Informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..... V. ANEXOS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. Carta de planeacin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cronograma de actividades a desarrollar. . . . . . . . . . Orden de auditora. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Acta de inicio de auditora. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cdulas de trabajo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Marcas de auditora. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cdula de observaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Oficio de envo de informe de auditora. . . . . . . . . . . . Informe de auditora. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cdula de seguimiento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Oficio de resultados de seguimiento. . . . . . . . . . . . . . . Cdula de supervisin de auditora. . . . . . . . . . . . . . . Cdula de supervisin de seguimiento. . . . . . . . . . . . Cdula nica de auditora. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modelo de informe para casos de presunta responsabilidad administrativa Formato de oficio para solicitar documentacin a la dependencia o entidad auditada Formato de oficio para solicitar documentacin a la Tesorera de la Federacin Formato de oficio para solicitar informacin al Administrador Local de Auditora Fiscal Formato de oficio para solicitar informacin al Registro Pblico de la Propiedad y del Comercio

SUBSECRETARA DE CONTROL Y AUDITORA DE LA GESTIN PBLICASECRETARA DE LA FUNCIN PBLICA

UNIDAD DE AUDITORA GUBERNAMENTAL

AUDITORA PBLICA PRESENTACIN Con motivo de la publicacin en el Diario Oficial de la Federacin del Acuerdo por el que se establecen las Disposiciones Generales para la Realizacin de Auditoras, Revisiones y Visitas de Inspeccin el 12 de julio de 2010, as como la modificacin del diverso el 16 de junio de 2011, la Secretara de la Funcin Pblica ha considerado conveniente actualizar la Gua General de Auditora Pblica que aplica el personal de la Unidad de Auditora Gubernamental; de la Contralora Interna de la SFP, y de las reas de Auditora Interna de los rganos Internos de Control en las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal, y en la Procuradura General de la Repblica.

OBJETIVO Proporcionar el instrumento de apoyo que facilite y estandarice las actividades del trabajo de auditora pblica en la Administracin Pblica Federal, desde su planeacin hasta la presentacin del informe de auditora, as como el seguimiento de las observaciones planteadas y, en su caso, la formulacin del Informe de presunta responsabilidad administrativa de los servidores pblicos y la integracin del expediente respectivo. Esta Gua General pretende orientar el desarrollo de las actividades de auditora pblica, como un marco de referencia para garantizar su calidad y homogeneidad. Su aplicacin total o parcial puede variar en funcin de las caractersticas del ente auditado y del juicio, conocimientos y experiencia del grupo auditor.

MARCO JURDICO

Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos

Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal.

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Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Reglamento Interior de la Secretara de la Funcin Pblica. Acuerdo por el que se establecen las Disposiciones Generales para la Realizacin de Auditoras, Revisiones y Visitas de Inspeccin.

I.

ETAPAS DE LA AUDITORA

La auditora pblica se realiza en tres etapas y con el seguimiento a las observaciones determinadas, como se muestra a continuacin:

Planeacin

Ejecucin

Informe

s u p e r v i s i n

PLANEACIN GENERAL ELABORACIN DEL INFORME DE AUDITORA

INICIO

EJECUCIN DE AUDITORA

PLANEACIN DETALLADA

SEGUIMIENTO

I.1

PLANEACIN

Las Normas Generales de Auditora Pblica relacionadas con la planeacin y con los sistemas de control son la Cuarta y Quinta, respectivamente.

-2-



PLANEACIN GENERAL Objetivo Conocer antecedentes y generalidades del concepto a revisar, determinar los objetivos y actividades generales de la auditora, as como delimitar la oportunidad de los recursos y tiempos asignados, aspectos que se precisarn en la carta de planeacin y en el cronograma de actividades a desarrollar. Para las auditoras incluidas en los programas anuales se retomarn los resultados de la investigacin previa, realizada para la formulacin de dicho programa y, en su caso, se complementar con informacin actualizada. Carta de Planeacin La informacin obtenida en la investigacin previa se incluir en el documento denominado Carta de Planeacin, segn el anexo 1. La Carta de Planeacin adicionalmente incluir el nombre y cargo del personal participante en la auditora, definindose al servidor pblico que fungir como Jefe de Grupo, quien ser el responsable de su elaboracin, misma que contar con su visto bueno y la autorizacin de los Directores Generales Adjuntos de la SFP, o bien, del Titular del rea de Auditora Interna del OIC, en el mbito de sus respectivas competencias. Cronograma de Actividades a Desarrollar El tiempo programado para llevar a cabo la auditora, se registrar en el documento denominado Cronograma de Actividades a Desarrollar; segn el anexo 2, en el que tambin se describirn las actividades que el grupo de auditores efectuar desde el inicio hasta su conclusin. Es responsabilidad del Jefe de Grupo vigilar que las actividades determinadas para alcanzar el objetivo de las auditoras, se realicen en el tiempo y forma programados. Al finalizar la auditora, se complementar el Cronograma de Actividades a Desarrollar con el tiempo real utilizado y, en su caso, las razones que originen las variaciones importantes.

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INICIO Objetivo Notificar al auditado el inicio formal de la auditora, presentar al grupo de auditores que participar en la misma, e informarle los alcances y trabajos a desarrollar. Orden de auditora y Acta de inicio La prctica de la auditora invariablemente se llevar a cabo mediante mandamiento escrito que se denomina Orden de Auditora, con su respectiva Acta de Inicio, de conformidad a lo establecido en los numerales 14 y 15 del Acuerdo por el que se establecen las Disposiciones Generales para la Realizacin de Auditoras, Revisiones y Visitas de Inspeccin. Se turnar copia a las instancias que en cada caso se requiera. En el anexo 3 se incluye el modelo de orden de auditora. Con posterioridad, se elaborarn los oficios que sean necesarios para la obtencin de informacin que permita a los auditores cumplir con el objetivo de la auditora. En todos los casos el Titular de la Unidad auditada y/o el servidor pblico designado para atender los requerimientos de informacin debern proporcionar de manera oportuna y veraz la misma, en los plazos en que le sean solicitados, mismos que no debern exceder de 5 das hbiles. Lo anterior, con fundamento en el numeral 17 del Acuerdo por el que se establecen las Disposiciones Generales para la Realizacin de Auditoras, Revisiones y Visitas de Inspeccin. En el anexo 4 se incluye el modelo del acta de inicio de auditora. Oficios Complementarios Si en la ejecucin de la auditora se requiere ampliar, reducir o sustituir a los auditores, as como modificar el objeto o el periodo a revisar; se har del conocimiento del Titular de la Unidad Auditada, mediante oficio suscrito por el servidor pblico que emiti la orden de auditora o por quien lo supla en su ausencia, esto conforme al numeral 18 del Acuerdo por el que se establecen las Disposiciones Generales para la Realizacin de Auditoras, Revisiones y Visitas de Inspeccin el cual deber: a. b. Dirigirse al servidor pblico a quien se gir la orden de auditora y contener el nombre y domicilio de la Unidad Auditada. Fundamentarse en el artculo 311, fraccin I inciso c) o fraccin III del Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria, segn-4-



corresponda, con el sealamiento de que el oficio se hace en alcance de la orden de auditora respectiva. c. Citar a los auditores que a partir de la fecha del oficio, se sustituyen, se incorporan o se retiran de la auditora y/o describir de manera concreta en qu consiste la modificacin del objeto o el periodo a revisar. d. Estar firmado por los servidores pblicos de los rganos Internos de Control, Unidad de Auditora Gubernamental Contralora Interna de la Secretara de la Funcin Pblica conforme a las atribuciones que les confiere el Reglamento Interior de la SFP. En un ejemplar de este oficio se recabar el sello de la unidad auditada y la firma de recibido de su Titular. PLANEACIN DETALLADA Objetivo Determinar la naturaleza, alcance, oportunidad y procedimientos por aplicar para cada uno de los conceptos a revisar. Para lo anterior se considera el anlisis de la informacin complementaria y del estudio y evaluacin del control interno, lo que permitir al auditor conocer el ambiente de control y el grado de confianza que podr depositar en el concepto a revisar. La suficiencia o insuficiencia del control interno en el trabajo de auditora se representa de la manera siguiente:Eficiencia del control interno Mayor Menor Confianza en la informacin Mayor Menor Profundidad requerida en las pruebas de auditora Menor Mayor

La comprensin del control interno se da a travs de la indagacin, observacin, inspeccin de documentos, registros y operaciones a las que se sujetar la auditora, mediante el empleo, entre otros, de los siguientes mtodos:

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Descriptivo Consiste en la identificacin y clasificacin de las actividades de un proceso, incluidas las reas y personal que intervienen; los registros y periodicidad con que se realizan, as como la normatividad a la que se encuentran sujetas. Cuestionarios Consiste en la formulacin de preguntas enfocadas a la obtencin de informacin especfica. Grfico Consiste en la presentacin de las actividades y elementos que conforman un proceso mediante grficas y esquemas.

I.2

EJECUCIN

Las Normas Generales de Auditora Pblica relacionadas con esta etapa de la auditora son la Sptima, Octava y Novena. Objetivo Obtener evidencia suficiente, competente, relevante y pertinente que permita al auditor conocer la situacin de los conceptos revisados, para emitir una opinin slida, sustentada y vlida. Fases de la Ejecucin Recopilar, registrar y analizar informacin. La ejecucin del trabajo de auditora pblica consiste en una serie de actividades que se realizan de manera lgica y sistemtica para que el auditor pblico se allegue de los elementos informativos necesarios y suficientes para cubrir sus pruebas selectivas.

Las cuatro fases de la ejecucin se describen enseguida: a) Recopilacin de datos El auditor pblico se allega de la informacin y documentacin para el anlisis del Concepto a revisar; debe ser cuidadoso y explcito en la formulacin de sus solicitudes.-6-



b) Registro de datos Se lleva a cabo en Cdulas de trabajo, en las que se asientan los datos referentes al anlisis, comprobacin y conclusin sobre los Conceptos a revisar, cuyas especificaciones ms adelante se detallan. c) Anlisis de la informacin Consiste en la desagregacin de los elementos de un todo para ser examinados en su detalle, y obtener un juicio sobre el todo o sobre cada una de sus partes. La profundidad del anlisis estar en funcin del objetivo planteado y en relacin directa con el resultado del estudio y evaluacin de control interno. Si el Concepto a revisar especfico muestra irregularidades relevantes que pudiesen constituir posibles responsabilidades, el anlisis ser ms extenso.

d) Evaluacin de los resultados La evaluacin de los resultados slo es posible si se toman como base todos los elementos de juicio suficientes para poder concluir sobre lo revisado y sustentados con evidencia documental que pueda ser constatada, y no basarse en suposiciones. Esta conclusin se asentar en los papeles de trabajo diseados por cada auditor pblico y, en caso de determinarse irregularidades, se incluirn en cdulas de observaciones, en las que se consignarn, en su caso, el monto del presunto dao patrimonial y/o perjuicio; las disposiciones legales y normativas que se incumplen; las recomendaciones; nombre, cargo y firma del Titular de la Unidad auditada, de los servidores pblicos directamente responsables de atender las observaciones planteadas y de los auditores responsables de coordinar y de supervisar la ejecucin de la auditora, as como la fecha de firma y del compromiso para la solventacin de las observaciones. Procedimientos y Tcnicas de Auditora Conjunto de tcnicas de investigacin aplicables a un Concepto a revisar, mediante las cuales el auditor pblico obtiene bases slidas para fundamentar sus conclusiones. Las tcnicas de auditora ms comunes en el trabajo de auditora pblica son las siguientes: 1. Estudio general. Apreciacin sobre las caractersticas generales del rea y del Concepto a revisar, as como de las partes importantes, significativas o extraordinarias que lo constituyen. Esta apreciacin se hace aplicando el juicio profesional del auditor pblico que, basado en su preparacin y experiencia, podr identificar en los datos e informacin del Concepto a revisar las situaciones importantes o extraordinarias-7-



que pudieran requerir atencin especial. Esta tcnica sirve de orientacin, por lo que generalmente debe aplicarse antes de cualquier otra. 2. Anlisis. Clasificacin y agrupacin de los distintos elementos individuales que forman el Concepto a revisar, constituidos en unidades homogneas y significativas; por ejemplo, el anlisis de saldos que consiste en el estudio de aquellas partidas que integran el saldo de una cuenta de balance, as como el anlisis de movimientos, que consiste en el estudio de los movimientos registrados en una cuenta del estado de resultados. El anlisis puede realizarse sobre eventos y documentos diferentes a los que directamente soportan un registro contable o presupuestal. Inspeccin. Examen fsico de bienes materiales o documentos, con objeto de cerciorarse de su existencia o autenticidad. Confirmacin. Obtencin de la comunicacin escrita de una persona independiente al ente auditado, que se encuentre en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones de la operacin y, por lo tanto, de informar de una manera vlida sobre ella (autenticidad de un hecho, operacin o saldo). Esta tcnica se aplica solicitando a la persona a quien se pide la confirmacin, que conteste por escrito al auditor pblico y proporcione la informacin que se solicita. Puede ser aplicada de diferentes formas:

3. 4.

Positiva: Se envan datos a la persona y se le solicita que confirme la informacin y que emita sus comentarios, en su caso. Negativa: Se envan datos al confirmante y se le solicita d respuesta slo si est en desacuerdo con la informacin presentada. Indirecta, ciega o en blanco: No se envan datos y se solicita informacin sobre saldos, movimientos o cualquier otro dato necesario para la auditora.

Investigacin. Obtencin de informacin, datos y comentarios emitidos por servidores pblicos del ente auditado. Con esta tcnica el auditor pblico puede obtener informacin y formarse un juicio sobre algunos hechos, operaciones o saldos del ente auditado y del Concepto a revisar. 6. Declaracin. Manifestacin por escrito con la firma de servidores pblicos que emiten la declaratoria de informacin o datos solicitados por el auditor pblico. Esta tcnica debe ser aplicada a las personas que directamente conocen de la situacin que se analiza; puede realizarse mediante una solicitud de informacin o una comparecencia donde la declaratoria del servidor pblico quede asentada en un acta. Cuando ocurran eventos en el desarrollo de la auditora y que, por su importancia, se estime conveniente hacerlos constar en acta administrativa, sta se elaborar conteniendo, entre otros, los siguientes elementos:-8-

5.



a) b)

c) d) e)

f) g)

Lugar, hora y fecha del acto. Nombre y cargo de los asistentes, as como unidad administrativa de adscripcin (de quienes hayan participado en el acto de inicio, de preferencia y cuando sea aplicable). Referencia al nmero y fecha de la orden de auditora. Motivo del acta (firma de observaciones, cierre de la auditora u otros). Datos generales de cuando menos dos testigos de asistencia. En caso de negativa, los auditores actuantes nombrarn a dichos testigos, hecho que quedar asentado en el acta. Hechos, declaraciones y/o aclaraciones. Cierre y firma del acta.

Las actas se elaborarn en tres tantos como mnimo con firmas autgrafas, hecho que se har constar en el cuerpo de las mismas. Se entregar un tanto al servidor pblico del ente auditado, otro tanto se integrar al expediente de la auditora y el tercero, de proceder, se integrar al expediente del caso con presunta responsabilidad administrativa; de lo contrario, tambin se integrar al expediente de la auditora. 7. Certificacin. Obtencin de un documento en el que se asegure la verdad de un hecho, o documento legalizado con la firma de una autoridad que cuente con tal atribucin. Observacin. Presencia fsica para constatar cmo se realiza una operacin o evento. Mediante esta tcnica el auditor pblico se cerciora de la ejecucin de procesos, mismos que puede cotejar contra los manuales y flujos respectivos. Clculo. Verificacin matemtica de alguna operacin o partida.

8.

9.

El auditor podr realizar visitas de verificacin para solicitar documentacin a terceros y compararla con la presentada por la unidad auditada. En este caso, el auditor asistir directamente al domicilio del tercero y levantar un acta de la visita. Papeles de Trabajo La aplicacin de los procedimientos de auditora se hace constar en Cdulas de trabajo, las cuales deben contener el soporte documental de la planeacin, ejecucin, conclusin y supervisin del trabajo, de conformidad con el numeral 19, fraccin III del Acuerdo por el que se establecen las Disposiciones Generales para la Realizacin de Auditoras, Revisiones y Visitas de Inspeccin.-9-



Las Cdulas de trabajo se clasifican de la siguiente manera:

Cdulas sumarias: Contienen la integracin de un grupo homogneo de datos e informacin que conforman el Concepto a revisar, hacen referencia a las cdulas analticas e indican la conclusin general sobre el concepto revisado. Cdulas analticas: Contienen datos e informacin detallada del concepto revisado y los procedimientos de auditora aplicados.

El nmero de cdulas a utilizar depender de la amplitud de las operaciones revisadas y de la profundidad con que sean analizadas. Lo importante es el ordenamiento lgico que se les d dentro de los expedientes de auditora y la anotacin de la conclusin a la que se lleg. En el anexo 5 se mencionan los requisitos mnimos que deben contener las Cdulas de trabajo. Debe evitarse obtener fotocopia de todos los documentos analizados. Si llegan a utilizarse reportes y resmenes elaborados por las reas revisadas, a estos documentos se les deber dar el mismo tratamiento como si fuera un papel de trabajo elaborado por el auditor pblico, siempre y cuando lleve la anotacin de dnde se obtuvo y cmo se verific la veracidad de la informacin en l contenida. En lo general, basta con dejar marcas en las cdulas correspondientes como evidencia del procedimiento aplicado o de que fueron analizados, a excepcin de aqullos que sustentan las observaciones, cuya documentacin deber cubrir las caractersticas de suficiencia, competencia, relevancia y pertinencia. La documentacin original o en copia certificada que compruebe una presunta responsabilidad administrativa, se integrar al expediente que se enve al rea de responsabilidades o a la autoridad competente, sin que en ella se efecten anotaciones. Los papeles de trabajo contienen claves que permiten enlazar datos y localizar el anlisis de esos datos en otras cdulas. Estas claves se conocen como ndices, referencias y marcas de auditora: a) ndices. Son claves que permiten localizar el lugar exacto de una cdula en el o los legajos de papeles de trabajo. Se sugiere que stos se anoten con lpiz color rojo en la esquina superior derecha de cada foja. b) Referencias. Son el enlace entre cifras o informacin que aparece en las diferentes cdulas, que se anotan para cruzar los datos. c) Marcas. Son seales que se anotan junto a la informacin registrada por el auditor pblico para evidenciar las investigaciones realizadas. Por lo anterior, los auditores pblicos debern contar con los sistemas de ndices numricos, alfabticos o alfanumricos que consideren ms adecuados, siendo de uso obligatorio y homogneo para los auditores pblicos.

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Para efectos de esta gua, en el anexo 6, a manera de ejemplo, se relacionan las marcas ms comunes en el trabajo de auditora pblica; lo importante es que desde el inicio de la auditora el auditor pblico seale su significado al calce de su cdula o en una cdula de marcas. Las reglas generales para la elaboracin de las Cdulas de trabajo son: a) Identificar el concepto a revisar, la fecha de elaboracin de la cdula, iniciales y rbricas del auditor pblico que la elabor y del Jefe de Grupo como evidencia de la supervisin que realiz. b) Estar completas y suficientemente detalladas, de tal manera que permitan su inmediata comprensin sin dificultad alguna y sin perder claridad. c) Contener fuentes de informacin, cruces, marcas, referencias y notas. d) Ser pulcras, legibles y ordenadas lgicamente. e) Ser elaboradas con bolgrafo de tinta negra o mediante impresiones claras de computadora, con el fin de evitar la alteracin de su contenido. Los papeles de trabajo y dems documentos que se hayan generado u obtenido formarn parte del expediente de auditora, deben integrarse en legajos ordenados de manera lgica, con un ndice y ser resguardados de conformidad con las disposiciones normativas del archivo gubernamental. La documentacin que por sus caractersticas se clasifique como confidencial o reservada, en trminos de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental, su Reglamento, Lineamientos Generales para la Clasificacin y Desclasificacin de la Informacin de las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal y dems ordenamientos legales que sobre el particular se expidan, preferentemente se integrar en un legajo especfico. I.3 INFORME

La Dcima Norma General de Auditora Pblica se refiere al Informe. Su objetivo es emitir la opinin general o juicio respecto de la situacin de los conceptos auditados, apoyada en la evidencia obtenida, as como dar a conocer los resultados del trabajo desarrollado.

Cdulas de observaciones La presentacin de las observaciones a los responsables de la operacin revisada y de la unidad auditada se llevar a cabo en reunin, antes de su presentacin formal en el informe de auditora.- 11 -



En dicha reunin se solicitar la participacin del personal involucrado en los hallazgos determinados, as como de personal con atribuciones para tomar decisiones, obteniendo en su caso, elementos adicionales que rectifiquen o ratifiquen las situaciones observadas. La discusin permite al auditor pblico tener plena confianza y solidez en los planteamientos detallados en las cdulas de observaciones. Asimismo, podr concertar con los servidores pblicos las recomendaciones que incluyan aquellas acciones que permitan dar solucin a las situaciones observadas y a la problemtica esencial que las ocasiona. En el anexo 7 se presenta el modelo de la cdula de observaciones. La importancia de la cdula de observaciones radica en el planteamiento claro y preciso de la problemtica detectada, del origen de la misma y de las recomendaciones para su solucin. (Numeral 20 del Acuerdo por el que se establecen las Disposiciones Generales para la Realizacin de Auditoras, Revisiones y Visitas de Inspeccin). Si en el curso de la auditora se detectan presuntas responsabilidades de tipo administrativo y/o penal, se proceder a elaborar el Informe de presunta responsabilidad administrativa y a integrar el respectivo expediente.

Informe de Auditora Una vez firmadas las cdulas de observaciones por los responsables de su atencin o sustentadas con el acta correspondiente en caso de negativa, las autoridades de los rganos Internos de Control, la Unidad de Auditora Gubernamental y la Contralora Interna de la SFP, en el mbito de sus respectivas competencias, darn a conocer los resultados determinados en la auditora al Titular de la unidad auditada, al Titular de la dependencia o entidad, as como a los dems servidores pblicos que en cada caso se requiera, a travs del documento denominado Informe de Auditora. El informe de auditora debe contener la declaracin de haber desarrollado el trabajo de conformidad con las Normas Generales de Auditora Pblica y aplicado los procedimientos que en cada caso se consideraron necesarios. Dicho informe se genera en dos tantos originales, de los cuales uno se entrega al auditado con copia simple de las observaciones firmadas, mientras que el otro tanto se utiliza como acuse de recibo y se archiva por separado, junto con los originales de las cdulas de observaciones. Para la formulacin del informe se estar a lo establecido en el numeral 21 del Acuerdo por el que se establecen las Disposiciones Generales para la Realizacin de Auditoras, Revisiones y Visitas de Inspeccin.- 12 -



En los anexos 8 y 9 se presentan los modelos de oficio de envo y del Informe de auditora, respectivamente. II. SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES

La Onceava Norma General de Auditora Pblica se relaciona con el seguimiento de las recomendaciones para la atencin de las observaciones y, en trminos generales, se refiere a: La revisin y comprobacin de las acciones realizadas por el auditado para atender, en tiempo y forma, las recomendaciones propuestas en las cdulas de observaciones. Objetivo Verificar que las unidades auditadas atiendan, en los trminos y plazos acordados, las recomendaciones preventivas y correctivas planteadas en las cdulas de observaciones de los informes emitidos en auditoras anteriores e informar el avance de su solventacin. Aspectos a considerar Para el seguimiento de las observaciones referido en el numeral 23 del Acuerdo por el que se establecen las Disposiciones para la Realizacin de Auditoras, Revisiones y Visitas de Inspeccin, los auditores pblicos recopilarn y registrarn datos, analizarn la informacin y evaluarn los resultados, asimismo, aplicarn los procedimientos de auditora que consideren necesarios para contar con la evidencia suficiente, competente, pertinente y relevante con la que sustenten sus conclusiones. Con el fin de que la instancia de control pueda orientar los seguimientos, se recomienda: a) Comprometer al Titular de la unidad auditada en la atencin de las recomendaciones. b) Fortalecer la comunicacin con la unidad auditada para llevar a cabo un seguimiento permanente de las observaciones determinadas, hasta su solventacin. c) Promover que la unidad auditada programe acciones oportunas que aseguren el cumplimiento de las recomendaciones. d) Establecer mecanismos que permitan verificar el resultado de la aplicacin de las recomendaciones, con objeto de determinar si es adecuado o tiene deficiencias.- 13 -



e) Evaluar los logros y mejoras alcanzadas como resultado de la aplicacin de las recomendaciones.

Cdulas de seguimiento Las cdulas de seguimiento hacen referencia al avance en la atencin de las observaciones hechas por el auditor y si las acciones implantadas por la unidad auditada permitieron la solucin de la problemtica. Para la elaboracin de las cdulas de seguimiento, se estar a lo dispuesto en el numeral 23 del Acuerdo por el que se establecen las Disposiciones Generales para la Realizacin de Auditoras, Revisiones y Visitas de Inspeccin. Las cdulas de seguimiento de observaciones deben ser comentadas con el responsable de la unidad auditada; se incluir tambin el nombre y la firma del auditor pblico que realiz el seguimiento y del Jefe de Grupo. En el anexo 10 se incluye el modelo de las cdulas de seguimiento.

Oficio de seguimiento Una vez comentadas las cdulas de seguimiento, mediante oficio girado por el Titular del rgano Interno de Control, Titular de la Unidad de Auditora Gubernamental o de la Contralora Interna de la SFP, se informarn los resultados determinados en el seguimiento al Titular de la unidad auditada y a las instancias que en cada caso se requiera, anexando para tal efecto las cdulas de seguimiento. En el anexo 11 se incluye el modelo del oficio de seguimiento. III. SUPERVISIN DEL TRABAJO DE AUDITORA

La Sexta Norma General de Auditora Pblica establece que la supervisin deber realizarse desde los trabajos de la planeacin hasta la conclusin de la auditora. El xito, efectividad y calidad de una auditora dependen en gran medida de la supervisin y conocimiento que se le den a la misma en todos los niveles jerrquicos, ya que teniendo una adecuada supervisin es posible controlar y reforzar las actividades que se realizan en ella. Por esta razn se ha elevado a la categora de

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norma, a efecto de que se incluya en forma obligatoria en las funciones de auditora pblica. La supervisin persigue los siguientes objetivos: a) Incrementar la calidad de las auditoras, a travs de la revisin constante del trabajo del auditor pblico, en funcin de los objetivos planteados. b) Buscar que el desarrollo de las auditoras se logre con la mxima eficiencia, eficacia y economa, en apego a las Normas Generales de Auditora Pblica y dems normatividad aplicable. c) Lograr que los auditores desarrollen la capacidad necesaria para la prctica de la auditora pblica. d) Elaborar los papeles de trabajo de tal forma que stos apoyen adecuadamente los objetivos fijados y proporcionen informacin objetiva, adems de obtener evidencia suficiente, competente, relevante y pertinente. e) Conocer de inmediato y en cualquier momento el avance de la auditora. f) Determinar si se han aplicado ntegramente los procedimientos de auditora. g) Asegurar que las recomendaciones efectuadas por el auditor contribuyan a solucionar las irregularidades observadas y a prevenir su recurrencia. En los anexos 12 y 13 se encuentran los formatos de cdulas de supervisin de auditora y de seguimiento; y en el anexo 14, la cdula nica de auditora. IV. ELABORACIN DE INFORMES E INTEGRACIN DE EXPEDIENTES DE CASOS DE PRESUNTA RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA DE SERVIDORES PBLICOS

IV.1 Objetivo Proporcionar un marco de referencia que facilite y estandarice la elaboracin de los informes de presunta responsabilidad administrativa de servidores pblicos en todos sus apartados; as como para la debida integracin del expediente, con la evidencia documental que soporte la irregularidad detectada y disponer de los elementos indispensables para dar vista a las autoridades competentes y que stas puedan, conforme a sus facultades, tramitar el procedimiento al que se refieren los artculos 19, 20 y 21 de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos y resolver en su oportunidad lo conducente. Por lo anterior, esta Gua es aplicable para aquellos casos de presunta responsabilidad que se determinen en las auditoras, revisiones, visitas de inspeccin o en el seguimiento de las observaciones que practiquen los Titulares de los rganos Internos de Control y de- 15 -



Auditora Interna en las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal y en la Procuradura General de la Repblica; as como el personal de la Unidad de Auditora Gubernamental y de la Contralora Interna de la SFP; de conformidad con los numerales 25, 26 y 27 del Acuerdo por el que se establecen las Disposiciones Generales para la Realizacin de Auditoras, Revisiones y Visitas de Inspeccin. La debida integracin y remisin del informe de presunta responsabilidad permitir que la autoridad competente tramite y resuelva, en tiempo y forma, al contar con elementos suficientes que conlleven, en su caso, a iniciar el procedimiento administrativo de responsabilidades, y, de resultar procedente, se denuncien los actos u omisiones de los servidores pblicos que puedan ser susceptibles de reproche penal, a travs de la unidad administrativa facultada para tal efecto, ante los rganos de procuracin de justicia. Es importante mencionar que, al igual que el resto de la Gua, este apartado contiene elementos de carcter enunciativo ms no limitativo, por lo que los auditores comisionados realizarn todas las acciones que consideren necesarias en relacin al trabajo de auditora y de acuerdo al caso especfico, con la mxima diligencia, eficacia, eficiencia y confidencialidad, a efecto de integrar debidamente el expediente de presunta responsabilidad, con estricto apego a las atribuciones y facultades que tienen conferidas en los ordenamientos legales correspondientes. IV.2 Integracin del expediente con presunta responsabilidad administrativaObjetivo: Obtener y ordenar de manera cronolgica la evidencia documental relacionada con los hechos y las irregularidades determinadas.

Referencia Actividad Realizar las gestiones necesarias para la obtencin de toda la evidencia documental, tal como: documentos presupuestarios, contables, administrativos, legales y de operacin que se involucren con el proceso revisado y se relacionen directamente con la irregularidad, actuando siempre con estricto apego a las disposiciones jurdicas. Aplicando los procedimientos y tcnicas de auditora que se consideren necesarios, tales como: inspeccin fsica, documental y testimonial; cuyo objetivo prioritario, es reunir los elementos de juicio que soporten las irregularidades detectadas de acuerdo al caso especfico. Lo anterior, con cuidado y diligencia profesional en la seleccin de pruebas y evidencias. Normas Generales de Auditora Pblica: Tercera, Cuidado y Diligencia Profesionales; Sptima, Evidencia; Octava, Papeles de Trabajo; y Novena, Tratamiento de Irregularidades.

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Referencia Actividad Analizar y estudiar los documentos que conformarn el expediente, considerando que los documentos, permiten probar o confirmar algo, por lo que stos debern ser idneos para relacionarse con los hechos que dieron origen a las irregularidades detectadas. Normas Generales de Auditora Pblica: Novena, Tratamiento de Irregularidades. La documentacin que compruebe una presunta responsabilidad administrativa, deber estar necesariamente vinculada con los actos u omisiones considerados como irregulares y relacionados con la hiptesis normativa (disposicin jurdica aparentemente violentada), y se integrar al expediente que se enve a las reas competentes, sin que en ella se efecten anotaciones. Para el caso en que se requieran copias certificadas de la documentacin, ser indispensable que: 2.1 Quien realice la certificacin se encuentre facultado para tal efecto en la ley o reglamento respectivo, e invocar el fundamento legal aplicable. En la leyenda de certificacin, se indique que el documento que se certifica es copia fiel del original que se tuvo a la vista.

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Tratndose de certificaciones realizadas por Fedatario Pblico, institucin bancaria o terceros, los documentos certificados debern obtenerse mediante oficio emitido por el rea o ente auditado. Elaborar las cdulas sumarias y analticas necesarias para la integracin de los importes, cifras y datos que faciliten la identificacin de la documentacin e informacin que integra el expediente. Las cdulas deben ser elaboradas con bolgrafo de tinta negra o mediante impresiones claras de computadora, con el fin de evitar la alteracin de su contenido, contar con fecha de elaboracin, ttulo o rubro revisado, marcas y su significado, referencias, fuente de datos y conclusiones; asimismo, deben contener el nombre, cargo y firma de quien la elabor y supervis; sin perder de vista que los auditores que firman las cdulas hayan sido incluidos en la orden de auditora, o bien, en el oficio de ampliacin de auditores comisionados. Normas Generales de Auditora Pblica: Octava, Papeles de Trabajo.

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Referencia Actividad Ordenar de manera cronolgica la evidencia documental que soporta la irregularidad, es decir, conforme se fueron desarrollando los hechos, y posteriormente, clasificarla en la cdula de respectiva. Normas Generales de Auditora Pblica: Sptima, Evidencia; y Octava, Papeles de Trabajo. Incluir copia de los artculos de las leyes, reglamentos, estatutos orgnicos, manuales, polticas, lineamientos y procedimientos internos transgredidos, vigentes en la poca en que se suscitaron los hechos mismos que debern estar relacionados con los actos u omisiones que propiciaron la(s) irregularidad(es). 5 En el caso de los manuales de organizacin y de polticas y procedimientos o cualquier otra normatividad en la que se establezcan obligaciones a los servidores pblicos, stos debern estar publicados en el Diario Oficial de la Federacin, o en su caso, deber existir un documento que confirme fehacientemente que dicha normatividad fue hecha del conocimiento, oportunamente, del servidor pblico presunto responsable. Normas Generales de Auditora Pblica: Sptima, Evidencia. Integrar el expediente por bloques de documentacin, mismos que debern ser identificados con separadores debidamente rotulados, cada uno de los cuales constituir un anexo (se enumerarn con dgitos arbigos). Incluir tantos anexos como se considere necesario, de tal forma que la autoridad correspondiente cuente con la evidencia suficiente que soporte la(s) irregularidad(es). Normas Generales de Auditora Pblica: Sptima, Evidencia. En caso de que el expediente sea voluminoso, se propone incluir no ms de quinientas fojas a cada uno de ellos, identificando su orden y el total de legajos que lo conforman, para lo cual ser necesario colocar una etiqueta al frente de la portada de cada uno de los legajos que incluya la referencia, por ejemplo: de 1 de 3, 2 de 3, 3 de 3, etc., y agregar el ttulo con el que se identifique el asunto. Los anexos 1, 2 y 3, invariablemente, debern corresponder a los antecedentes de creacin de la entidad (incluyendo slo aquellos datos relevantes de la misma), marco jurdico de la dependencia, entidad o Procuradura General de la Repblica (1), orden de auditora (2) y acta de inicio de auditora (3). En caso de contar con oficios de ampliacin, reduccin o sustitucin de auditores comisionados, incluirlos como anexo 4, agregando las actas de hechos o informe respectivo. 6.4 Integrar en el ltimo anexo del expediente la documentacin solicitada a la Unidad Administrativa de personal, en copias certificadas que acredite fehacientemente la- 18 -

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6.1

6.2

6.3



Referencia Actividad calidad de servidor(es) pblico(s) de aquellas personas fsicas que resulten presuntos responsables, tales como: nombramiento, contrato, tipo de contratacin (base y confianza), percepciones a la fecha de los hechos, registro federal de contribuyentes con homoclave, CURP, ltimo domicilio registrado, actas de gobierno en las que conste la designacin, movimientos internos de personal (altas y bajas, correspondientes a la poca en que se present la irregularidad), credencial o identificacin del centro de trabajo (vigente a la fecha en que ocurri la irregularidad). Normas Generales de Auditora Pblica: Sptima, Evidencia. Foliar consecutivamente todos los documentos anexos al expediente, iniciando la numeracin a partir del anexo 1. 7 Verificar que no se omita ningn folio. (El foliado se realizar a lpiz cuando se enve para revisin y a tinta cuando se enve en forma definitiva a las reas correspondientes).

IV.3. Obtencin de evidenciaObjetivo: Obtener la documentacin soporte que acredite los actos irregulares

Referencia Actividad El auditor debe conocer, analizar y evaluar los sistemas de control interno mediante una exhaustiva revisin de los procesos operativos en los que se haya(n) encontrado alguna(s) posible(s) irregularidad(es) y, en su caso, determinar la(s) presunta(s) responsabilidad(es) administrativa (as) por actos u omisiones atribuibles a servidores pblicos. 1. Normas Generales de Auditora Pblica: Quinta, Sistemas de Control Interno. En la integracin del expediente de presunta responsabilidad administrativa, se debern aportar todos aquellos elementos probatorios documentales, que demuestren las irregularidades sealadas en el informe, y que hubieran sido detectadas con motivo de las auditoras, es decir, documentos con los que se evidencien las conductas atribuibles a los servidores pblicos considerados como presuntos responsables por los actos u omisiones que constituyan violaciones a la normatividad aplicable. En su caso, obtener de los servidores pblicos involucrados constancias por escrito de las actividades realizadas u omitidas y relacionadas con la irregularidad, elaborando el acta correspondiente a cada servidor pblico cuestionado. En caso de hacer constar hechos donde el servidor pblico reconozca actos u omisiones objeto de la irregularidad, tal comparecencia deber hacerse ante persona facultada para recibir la declaracin, o en su caso, hacer constar tales hechos en- 19 -

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Referencia Actividad forma cronolgica, en primera persona y no como narracin de los auditores, en la que debern constar cantidades, volmenes o cifras exactas. En caso de formular preguntas, stas no deben contener respuestas cerradas (si y no), por el contrario debern estructurarse de tal forma que conlleven a obtener respuestas que proporcionen manifestaciones espontneas. Normas Generales de Auditora Pblica: Sptima, Evidencia. De ser factible, mediante los procedimientos que se consideren necesarios y en apego a las atribuciones y facultades que rigen el trabajo de auditora, obtener de los terceros involucrados aquellos documentos y evidencias que sustenten la irregularidad y dejar constancia de stas mediante el (las) acta(s) respectiva(s). 3 En el caso de documentos pblicos la documentacin debe recabarse en copia certificada en atencin a que las copias simples pueden objetarse en cuanto autenticidad o exactitud; si se trata de documentos privados provenientes de terceros (tambin particulares), si no fuera posible recabar copias certificadas, obtener copia simple, especificando que la misma fue cotejada con el original y transcribir su contenido en un acta que deber ser firmada por el particular facultado. Normas Generales de Auditora Pblica: Sptima, Evidencia. Para los casos en que exista la necesidad de instrumentar actas de hechos: El acta es un documento pblico elaborado por el personal comisionado o habilitado para hacer constar en forma circunstanciada los hechos, actos u omisiones observados durante el desarrollo de una auditora. Dicho documento deber cumplir los requisitos formales siguientes: 4 El lugar en que se lleva a cabo, fecha y hora de inicio. Datos de la orden de auditora o documento que legitime las actuaciones de los servidores pblicos. Identificacin de los auditores, asentando los datos de las credenciales oficiales que los acreditan. La designacin, nombre y cargo de la persona con quien se entiende la diligencia, asentando los datos de la credencial que lo identifica. La designacin de los testigos realizada por la persona con quien se entiende la diligencia o en su caso, por el personal comisionado. Obtener copia de la identificacin de las personas que intervienen en el acta, las que debern contener la firma de cada uno de ellos. En caso de que alguna de las personas que intervienen en el acta, se ostente- 20 -



Referencia Actividad como representante legal o apoderado de una persona moral, deber solicitarse preferentemente en copia certificada, poner a la vista el documento que acredite fehacientemente tal carcter. Mencionar en el cuerpo del Acta que la misma fue leda en presencia de quienes intervinieron en ella. Obtener las firmas de todos y cada uno de los que en ella intervengan. Con la finalidad de identificar a quin corresponden las rbricas contenidas en el acta, se sugiere que stas se estampen tambin en el espacio correspondiente para la firma.

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Identificar a los servidores pblicos presuntos responsables por actos u omisiones que constituyan violaciones a la normatividad que resulte aplicable, considerando que la responsabilidad administrativa puede ser atribuida a una o ms personas, quienes tendrn distintos grados de participacin, atendiendo en primer trmino a aquellas personas que directamente hayan ejecutado los actos u omisiones y, posteriormente, a los servidores pblicos que en ejercicio de sus funciones hayan omitido la revisin o autorizado tales actos, de acuerdo a las funciones inherentes al empleo, cargo o comisin, de conformidad con las disposiciones aplicables. Normas Generales de Auditora Pblica: Tercera, Cuidado y Diligencia Profesionales; y Sptima, Evidencia.

Referencia Actividad IV.4. Elaboracin del informe. Objetivo: Describir de manera cronolgica, clara, congruente y precisa la informacin relativa a todos y cada uno de los apartados que conforman el informe.

Referencia Actividad Elaborar el informe de manera cronolgica, clara, precisa, concisa y congruente, de tal forma que los actos u omisiones sean debidamente narrados y soportados con la evidencia documental que los acredite, de acuerdo con el modelo de informe del apndice de esta gua, el cual deber incluir, como mnimo, los siguientes apartados: 1 I. II. III. IV. V. VI. Proemio Antecedentes de la auditora Hechos Presunto dao patrimonial y/o perjuicio Presuntos responsables y precisin de las irregularidades Conclusiones del informe- 21 -



Referencia Actividad VII. Datos de los auditores que elaboraron el informe

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Indicar en el Proemio del informe, los nombres completos de los auditores designados en la orden de auditora que rinden el informe, estableciendo en forma precisa y sintetizada: el periodo de revisin en que se llev a cabo la auditora; el periodo en que se suscitaron los actos u omisiones de los servidores pblicos que dieron origen a la irregularidad (incluyendo la fecha exacta), especificando la consecuencia; y, en su caso, el dao, perjuicio o riesgo al que se expuso el patrimonio de la dependencia, entidad o Procuradura General de la Repblica. En el apartado de Antecedentes de la auditora se mencionarn los datos de la dependencia o entidad auditada, as como los correspondientes a la orden y acta de inicio de auditora, y, en su caso, los datos relativos a las modificaciones del personal comisionado (ampliacin o sustitucin), describiendo los siguientes aspectos: 1. Antecedentes de la dependencia o entidad auditada, tales como: datos de su legal existencia, objetivos, funciones y atribuciones; para el caso de entidades, fecha de constitucin. 2. Fecha y nmero de la orden de auditora, fundamento legal, nombre del servidor pblico al que se dirigi, objetivo de la misma; y nombre y cargo de quien expidi la orden, asegurndose que ste cuente con facultades para tal efecto. 3. Fecha, nombre y cargo del servidor pblico que recibi la orden y atendi la visita. 4. Indicar la fecha y forma en que se comunic al Titular de la unidad auditada, el inicio de la prctica de la auditora, para lo cual deber levantarse el acta de inicio de auditora, mencionando el nombre y cargo del servidor pblico con quien se entendi la diligencia. 5. En caso de ampliacin, reduccin o sustitucin del personal de auditora en la comisin, citar los datos del documento con el que se inform al titular de la unidad auditada dicha circunstancia (oficio e informe de auditora en donde se hizo mencin). Cada vez que se mencione un documento se citar el anexo y las fojas donde se- 22 -

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Referencia Actividad localiza dentro del expediente, tal como se aprecia en el apndice de esta gua. Normas Generales de Auditora Pblica: Quinta, Sistemas de Control Interno; Sptima, Evidencia; y Octava, Papeles de Trabajo. Para la narracin del apartado de Hechos deber atenderse a la documentacin relativa a las pruebas obtenidas, las cuales debern ser suficientes, idneas, relevantes, pertinentes y por ende contundentes, con la finalidad de que los hechos puedan ser confirmados y la conducta irregular acreditada. Con base en la evidencia documental obtenida, relatar en forma clara, detallada y cronolgica todas y cada una de las acciones que tengan relacin directa o indirecta con la irregularidad, enunciando todos los documentos integrados en el expediente. Sealar las irregularidades sin perder de vista cul era el deber jurdico de obrar, especificando si el acto irregular fue de accin u omisin, sin conjugarlos. En cada accin se debern mencionar las circunstancias de modo, tiempo y lugar (qu, quin, cmo, cundo y dnde se hizo o se omiti hacer), puntualizando que debe existir un nexo entre el documento observado, la conducta irregular y el precepto legal transgredido). En su caso, indicar el monto del Presunto dao patrimonial y/o perjuicio, describiendo detalladamente cmo se cuantific y con base en cantidades, volmenes o especificaciones de las operaciones relacionadas con las irregularidades, indicando los nmeros y denominaciones de las cuentas y partida(s) presupuestal(es) afectada(s). Mencionar el nombre, cargo y rea de adscripcin de los servidores pblicos que participaron en los hechos irregulares. Normas Generales de Auditora Pblica: Primera, Independencia; Quinta, Sistemas de Control Interno; Sexta, Supervisin del Trabajo de Auditora; Sptima, Evidencia; Octava, Papeles de Trabajo; y Novena, Tratamiento de Irregularidades. En el apartado de Presunto dao patrimonial y/o perjuicio se debe mencionar el monto del dao y/o perjuicio ocasionado por el o los actos u omisiones de los servidores pblicos de la dependencia o entidad auditada, y, en su caso, determinar si se obtuvo un beneficio indebido; mismo que deber ser debidamente cuantificado, documentado y acreditado contablemente (estados financieros, de resultados, presupuestales, registros contables, auxiliares contables, balanzas de comprobacin, etc.) Dao patrimonial: Es la prdida o menoscabo sufrido en el patrimonio del Estado por la falta de cumplimiento de una obligacin. Perjuicio: Es la privacin de cualquier ganancia lcita que debiera haberse obtenido- 23 -

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Referencia Actividad con el cumplimiento de la obligacin. Ambos supuestos pudieran presentarse en detrimento de la dependencia o entidad. Con base a la descripcin del registro contable efectuada en el apartado de Hechos se mencionar lo siguiente: a) Delimitar el importe del presunto dao patrimonial o perjuicio causado, no slo de manera general y por ao, sino por servidor pblico y en atencin al periodo de que se trate, especificar las bases para la cuantificacin y exponer las operaciones y referencias para llegar al monto atribuido, los cuales debern ser congruentes con la documentacin que soporte la irregularidad. b) En aquellos casos que la irregularidad se refiera a gastos o adquisiciones improcedentes registradas o reflejadas en cuentas de costos o gastos, se har mencin de que con dicha afectacin se registra el presunto dao patrimonial debido a que corresponden a partidas de naturaleza deudora (de gasto) registradas en cuentas del estado de resultados y por lo tanto disminuyen el patrimonio de la dependencia o entidad, el cual se presenta en el estado de situacin financiera. c) En caso de que el monto de la irregularidad se encuentre reflejado en alguna cuenta del estado de situacin financiera (cuentas por cobrar, inventarios, etc.) se deber mencionar que dicha cuenta se encuentra excedida en el monto correspondiente al presunto dao patrimonial y que ste se registrar en cuentas de resultados una vez que se materialice (cuando se defina la incobrabilidad de la cuenta por cobrar; cuando se venda o consuma el bien; etc., mencionar las disposiciones contables especficas aplicables para su registro en cuentas de resultados, anexando las disposiciones del caso). En el apartado de Presuntos responsables es importante especificar la conducta presuntamente atribuible a cada uno de los involucrados, as como la temporalidad, ya que una irregularidad pudo haber sido realizada por uno o varios servidores pblicos. Se recomienda presentarlos en un cuadro con dos columnas: 6 En la columna del lado izquierdo se identificar el nombre completo del servidor pblico, cargo y rea de adscripcin vigente a la fecha en que ocurrieron los hechos, as como el periodo en que se cometi la irregularidad. En la columna del lado derecho, se describir la conducta (acto u omisin en que incurri) del servidor pblico debidamente probada. Dejando clara evidencia de que la conducta del servidor pblico tuvo como efecto una irregularidad, ya sea administrativa o penal. 7 En el apartado de Precisin de las irregularidades redactar todas y cada una de las irregularidades determinadas; de manera clara, congruente y concisa an y cuando se- 24 -



Referencia Actividad describan en el captulo de hechos. Mencionar en cada irregularidad, el nombre del servidor pblico, cargo y rea de adscripcin, los preceptos legales y normatividad transgredidos. Realizar en el apartado de Conclusiones del informe una sntesis del informe, resaltando las irregularidades, el presunto dao patrimonial y/o perjuicio ocasionado, as como los preceptos legales y normatividad interna infringida, cuidando que las irregularidades y los montos que ah se citen, correspondan a los mencionados en todos los apartados del informe. Insertar al final del documento nombre, cargo y firma de los auditores que elaboraron el informe; adems, incluir su rbrica al margen de todas y cada una de las fojas que lo constituyen.

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IV.5. Envo del informeObjetivo: Entregar el informe de presunta responsabilidad administrativa al Titular de la Unidad de Auditora Gubernamental o al Titular del OIC, o bien, al Titular de la Contralora Interna de la SFP, para que, mediante oficio lo remitan a las reas competentes, quienes en el ejercicio de sus atribuciones, tramitarn y resolvern lo conducente. Para la elaboracin del informe de presunta, el auditor responsable se podr auxiliar del rea de Responsabilidades de los rganos Internos de Control. En el caso de la Unidad de Auditora Gubernamental, se podr auxiliar de la Direccin General de Responsabilidades y Situacin Patrimonial de la SFP. En caso de requerirse el auxilio, de las reas de responsabilidades de los rganos Internos de Control o de la Direccin General de Responsabilidades y Situacin Patrimonial, stas designarn un servidor pblico como asesor, a efecto de que brinde asesora no vinculante al auditor responsable, desde el inicio de elaboracin de dicho informe, hasta su conclusin. En el caso de la Contralora Interna, la Direccin General Adjunta de Auditora podr solicitar para la elaboracin de los informes de presunta responsabilidad administrativa, a la Direccin General Adjunta de Responsabilidades e Inconformidades, en el mbito de competencia de esta ltima, su opinin y en su caso asesora no vinculante para la elaboracin de dicho informe, conforme al (Numeral 25 de las Disposiciones Generales para la Realizacin de Auditoras, Revisiones y Visitas de Inspeccin). Una vez concluido el Informe de presunta responsabilidad administrativa y el expediente respectivo, el Titular de la Unidad de Auditora Gubernamental, del OIC de la Contralora Interna de la SFP, segn corresponda, lo presentar de manera oficial al rea de responsabilidades competente. 2 Si derivado del anlisis del informe y expediente de presunta responsabilidad administrativa se identificaran conductas presumiblemente constitutivas de delito, el Titular de la Unidad de Auditora Gubernamental, del OIC de la Contralora Interna- 25 -

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Referencia Actividad de la SFP, segn corresponda, realizar las acciones que corresponda en trminos de las disposiciones aplicables. En su caso, solicitarn la opinin de la Unidad de Asuntos Jurdicos de la SFP.

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V.

ANEXOS

Los formatos que se presentan a continuacin debern considerarse enunciativos ms no limitativos, ya que debern ajustarse a las necesidades o circunstancias de cada auditora. Dichos formatos y sus instructivos estn diseados para el uso en las auditoras practicadas por el personal de la Unidad de Auditora Gubernamental; los Titulares de los rganos Internos de Control en las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal y en la Procuradura General de la Repblica, as como los Titulares de las reas de Auditora Interna y la Contralora Interna de la Secretara de la Funcin Pblica; quienes los utilizarn con las adecuaciones pertinentes, atendiendo a sus atribuciones y a sus disposiciones internas.

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Anexo 1 Carta de Planeacin Instructivo de llenadoIdentificador 1. Nombre del ente correspondiente. Nmero de la auditora que se practica, de acuerdo con el Programa Anual de Trabajo de Auditoras o el nmero que le corresponda tratndose de auditoras no programadas. Nombre de la Unidad Auditada. Fecha de elaboracin de la carta de planeacin. Clave del programa y descripcin de auditora de conformidad con el programa anual de trabajo de auditoras detallado- del OIC. Antecedentes de la Unidad Auditada, con la descripcin de: objetivo del rea, su estructura, marco legal aplicable, principales polticas y funciones, actividades que realiza, distribucin fsica de las reas de trabajo, resultados ms importantes de auditoras anteriores, informacin financiera y presupuestaria, as como los dems elementos que permitan al auditor pblico tener un conocimiento general antes de iniciar la auditora. Objetivo de la auditora, el que debe ser congruente con el Programa Anual de Trabajo de Auditoras, con excepcin de las auditoras no programadas. Este objetivo debe caracterizarse por ser claro, preciso, medible y alcanzable. Alcance general referido al ejercicio o periodo y Concepto a revisar. Problemas a los que pueden enfrentarse los auditores pblicos para la ejecucin de la auditora como pueden ser: especialidad de las operaciones, atraso en el registro o desarrollo de funciones, actitud del personal auditado, antigedad de las operaciones. La estrategia debe considerar las acciones para realizar la auditora en el tiempo y con el personal asignado y, en su caso, para reducir el efecto de la problemtica que pudiese incidir en la ejecucin de la auditora. De ser necesario se justificarn las modificaciones del tiempo a emplear y/o la cantidad y/o perfil de los auditores pblicos. Nombre completo del personal asignado a la auditora, las iniciales de su nombre, firma y rbrica para identificar sus papeles de trabajo. Nombre y firma de la persona que elabora la carta de planeacin. Nombre y firma del Jefe de Grupo que otorga el visto bueno a la carta de planeacin. Descripcin

2. 3. 4. 5.

6.

7. 8. 9.

10.

11. 12. 13.

14.

Nombre y firma de la persona que autoriza la carta de planeacin (Directores Generales Adjuntos de la SFP, segn sea el caso; Titular del rea de Auditora Interna del OIC, en el mbito de sus respectivas competencias).

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OIC, UAG Contralora Interna de la SFP. CARTA DE PLANEACIN Ente: (1) No. de auditora (2) Unidad Auditada (3) Fecha: (4)

Clave de programa y descripcin de la auditora (5) Antecedentes (6) Objetivo (7) Alcances (8) Problemtica (9) Estrategia (10) Personal Comisionado (11) Nombre iniciales Firma Rbrica

Elabor (12) Nombre y firma

Visto Bueno (13) Nombre y firma- 29 -

Autoriz (14) Nombre y firma

Anexo 2 Cronograma de Actividades a Desarrollar Instructivo de llenado En este documento se representa de manera grfica la programacin y cumplimiento de las actividades de auditora, dentro de cada una de sus etapas.Identificador 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. Nombre del ente correspondiente. Nombre de la Unidad Auditada. Nmero de la auditora que se practica, de acuerdo con el Programa Anual de Trabajo de Auditoras o el nmero que le corresponda tratndose de auditoras no programadas. Clave del programa y descripcin de auditora de conformidad con el programa anual de trabajo de auditoras detallado- del OIC. Mes al que se refieren las actividades. Nmero consecutivo de las actividades. Descripcin de las actividades. Iniciales de los auditores a los que se les asign la actividad. Estos renglones se refieren, en primera instancia, al tiempo en que se estima llevar a cabo una actividad y, la segunda, al tiempo real en que se realiz. Su llenado se realiza rellenando los cuadros de das y actividades con los formatos de sombreado mostrados en la parte inferior izquierda del formato. Totales de das programados y de das utilizados, respectivamente, por cada actividad. Iniciales y nombre de los auditores pblicos comisionados, mismas que sirven de referencia para identificar quin es el responsable de cada actividad. Totales de das programados y de das utilizados, respectivamente, de la auditora. Nombre y firma de la persona que elabora el cronograma. Nombre y firma del Jefe de Grupo que otorga el visto bueno al cronograma. Nombre y firma de la persona que autoriza el cronograma (Directores Generales Adjuntos de la SFP, segn sea el caso; Titular del rea de Auditora Interna del OIC, en el mbito de sus respectivas competencias). Descripcin

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OIC, UAG Contralora Interna de la SFP 1 Cronograma de Actividades a Desarrollar rea por Auditar: (2) Clave del programa y descripcin de la auditora (4) No. (6) Actividad (7) Aud. (8) T M es :1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

No. de auditora: (5)17 18 19 20 21

(3)

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Das

Sbados y Domingos Asueto Estimado

E (9) R (9) E R E R E R E R E R E R E R E R E R E R E R E R E R E R (11) (11)

(10) (10)

Estimado: Real:

(12) (12)

Real

Aud:

Iniciales del auditor que realiza la actividad

T: E: R:

Tiempo Estimado Real

(13) Elabor

(14) Vo.Bo.

(15) Autoriz

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Anexo 3 Orden de Auditora Instructivo de llenadoIdentificador 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Nombre del ente correspondiente. Nmero de la auditora. Localidad y fecha de elaboracin de la orden de auditora. Nombre y cargo del servidor pblico a quien se dirige la orden y el domicilio donde se ubica la Unidad Auditada. Normatividad federal en la que se fundamente la emisin de la orden de auditora, dependiendo del ente a auditar. Personal comisionado en la auditora, con la indicacin de la persona designada como Jefe de Grupo y del Coordinador de la auditora. Objeto, alcances de la auditora y periodo por revisar. Nombre y firma del Titular de OIC, UAG Contralora Interna de la SFP, de quien lo supla, de conformidad con el Reglamento Interior de la SFP. Nombre, cargo y adscripcin de los servidores pblicos a los que se enviar copia de la orden. Descripcin

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OIC, UAG Contralora Interna de la SFP (1) ORDEN DE AUDITORA NMERO (2)

SECRETARA DE LA FUNCIN PBLICA

(3) Asunto: Se ordena la prctica de auditora (4) Presente Con objeto de verificar y promover en esa unidad administrativa el cumplimiento de sus programas sustantivos y de la normatividad aplicable, y con fundamento en lo dispuesto por (5) , se le notifica que se auditar esa unidad administrativa en sus reas o cualquier otra instalacin. Para tal efecto se servir proporcionar a los CC. Auditores Pblicos: (6) , a quienes se servir proporcionar los libros principales y auxiliares, registros, reportes, correspondencia y dems efectos relativos a sus operaciones financieras, presupuestales y de consecucin de metas que estimen necesarios, as como suministrarles todos los datos e informes que soliciten para la ejecucin de la auditora, la cual se practicar a: (7) y abarcar el periodo (7).

Atentamente, (8)

c.c.p. (9)

Anexo 4- 33 -

SUBSECRETARA DE CONTROL Y AUDITORA DE LA GESTIN PBLICA UNIDAD DE AUDITORA GUBERNAMENTALSECRETARA DE LA FUNCIN PBLICA

Acta de Inicio de Auditora Aspectos a considerar en su elaboracin El Acta de Inicio de Auditora es un documento de carcter oficial que narra las circunstancias especficas del inicio de una auditora, por lo que en su elaboracin deben guardarse las formalidades que se mencionan a continuacin:1. 2. 3. 4. 5. 6. Contiene los datos a detalle de las circunstancias, documentos y personas que intervienen en el acto. Inicia ubicando el lugar y fecha del acto. Menciona quines intervienen en el acto y el objetivo del mismo. Describe, en su apartado de hechos, las situaciones bajo las cuales se levanta el acta y finalmente incluye su cierre. El acta se transcribe a rengln continuo y, en caso de que el texto quede a la mitad del rengln, el resto de ste se testa con guiones hasta el margen derecho de la hoja. Siempre debe darse un folio a cada foja del acta. Se recomienda un folio de 8 dgitos que identifiquen los siguientes datos de izquierda a derecha: Primeros 3 dgitos: nmero de la orden de auditora. Dos dgitos siguientes los dos ltimos dgitos del ao. ltimos 3 dgitos: un nmero consecutivo de tres dgitos, el que corresponder al folio, iniciando siempre con el nmero 001. Ejemplo 7. Orden 200 Ao 03 Consecutivo 001 Folio 20003001

Al finalizar una hoja, el ltimo rengln deber hacer referencia a la foja que contina, con la leyenda Pasa al folio..., incluyendo el folio de la foja siguiente. La leyenda quedar al centro del ltimo rengln y, tanto a la izquierda como a la derecha, se utilizarn guiones. Ejemplo: ---------------------------------------------pasa al folio 20003002---------------------------------------------De la misma manera, el primer rengln del folio siguiente, contendr la leyenda Viene del folio... centrado y, tanto a la izquierda como a la derecha, se utilizarn guiones. Ejemplo: --------------------------------------------viene del folio 20003001-----------------------------------------------

8.

El acta de inicio se levanta en dos ejemplares, con firmas autgrafas al final y se rubricarn cada una de las fojas que la constituyen, con la siguiente distribucin: Primer ejemplar: Se entrega al servidor pblico con quien se entendi la diligencia. Segundo ejemplar: Se integrar al expediente de auditora.

9.

El formato anexo indica el modelo que se utilizar como acta y los datos que contendr. Con objeto de hacer ilustrativa el Acta de Inicio de Auditora, se incluyen los aspectos por describir.

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RGANO INTERNO DE CONTROL /UAG/ CONTRALORA INTERNA DE LA SFP ACTA DE INICIO DE AUDITORASECRETARA DE LA FUNCIN PBLICA

folio 20003001

En Mxico, Distrito Federal, (o la localidad donde se levanta el acta), siendo las (anotar la hora del inicio del acto) horas, del da (anotar el da, mes y ao correspondiente), los CC. (mencionar el nombre completo de los auditores comisionados) auditores pblicos adscritos a los rganos Internos de Control, Unidad de Auditora Gubernamental o Contralora Interna de la SFP (en caso de OICs citar el nombre del ente), hacen constar que se constituyeron legalmente en las oficinas que ocupa (anotar el nombre de la unidad auditada), ubicadas en (anotar el domicilio completo del lugar donde se levanta el acta), a efecto de hacer constar los siguientes:-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Hechos-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------En la hora y fecha mencionadas los auditores actuantes se presentaron en las oficinas citadas y ante la presencia del C. (nombre del titular del rea visitada incluyendo su cargo), procedieron a identificarse en el orden mencionado con las credenciales nmeros: (anotar los nmeros de credenciales institucionales de cada auditor pblico), expedidas por (mencionar el rea que expide las credenciales).----------------------------------------------------------------------------------------------Acto seguido, hacen entrega formal del original de la orden de auditora (anotar el nmero y fecha de la orden de auditora), emitida por el Titular del rgano Interno de Control, Unidad de Auditora Gubernamental Contralora Interna de la SFP (o por quien lo supla, de conformidad con el Reglamento Interior de la SFP) en (mencionar el ente correspondiente) al C. (citar el nombre completo y puesto del servidor pblico a quien est dirigida la orden de auditora), quien firma para constancia de su puo y letra en un ejemplar de la misma orden, en el cual tambin se estamp el sello oficial de la unidad administrativa visitada, acto con el que se tiene por formalmente notificada la orden de auditora que nos ocupa. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Para los efectos del desahogo de los trabajos a que la misma se contrae, se solicita al servidor pblico que la recibe se identifique, exhibiendo ste (anotar el tipo y nmero de la identificacin que presenta) expedida a su favor por (mencionar la instancia que la expide), documento que se tiene a la vista y en el que se aprecia en su margen (citar el lugar donde se encuentra la fotografa del servidor pblico que la presenta) una fotografa cuyos rasgos fisonmicos corresponden a su portador, a quien en este acto se le devuelve por as haberlo solicitado.----------Los auditores pblicos exponen al titular de la unidad administrativa visitada el alcance de los trabajos a desarrollar, los cuales se ejecutarn al amparo y en cumplimiento de la orden de auditora citada, mismos que estarn enfocados a (mencionar el objeto y los alcances de la auditora y el ejercicio o periodo por auditar). Acto seguido se solicita al C. (anotar el nombre del servidor pblico con quien se entiende el acto) designe dos testigos de asistencia (En caso de negativa sern nombrados por los auditores actuantes), quedando designados los CC. (mencionar los nombres completos de las personas designadas como testigos, domicilios oficiales o particulares, documento con que se identifican, Registro Federal de Contribuyentes), quienes aceptan la designacin.--------------------------------------------------------------El C. (nombre del titular de la unidad auditada) en este momento designa al C. (anotar el nombre y cargo del servidor pblico) como la persona encargada (enlace) de atender los requerimientos de informacin relacionados con la auditora, quien acepta la designacin y en el acto se identifica con _____________________(solicitar que la designacin se realice a travs de oficio)-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------pasa al folio 20003002-------------------------------------------------20003002 - 35 -

RGANO INTERNO DE CONTROL /UAG/ CONTRALORA INTERNA DE LA SFP ACTA DE INICIO DE AUDITORASECRETARA DE LA FUNCIN PBLICA

-----------------------------------------------------viene del folio 20003001----------------------------------------------El C. (nombre de la persona con quien se entiende la diligencia), previo apercibimiento para conducirse con verdad y advertido de las penas en que incurren los que declaran con falsedad ante autoridad distinta a la judicial, segn lo disponen la fraccin I del artculo 247 del Cdigo Penal Federal y 8, fraccin XVI de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos, manifiesta llamarse como ha quedado asentado, tener la edad de (anotar la edad del visitado) aos, estado civil (anotar el estado civil del visitado), originario de (anotar la localidad y estado de nacimiento del visitado), con domicilio en (anotar el domicilio particular u oficial, del visitado) y Registro Federal de Contribuyentes nmero (anotar el registro federal de contribuyentes del visitado), dice que en este acto recibe el original de la orden de auditora nmero (citar el nmero y fecha de la orden de auditora), hecho con el que se da por formalmente notificado y se pone a las rdenes de los auditores actuantes para atender los requerimientos que le formulen para que cumplan su cometido.---------------------------------------------No habiendo ms hechos que hacer constar se da por concluida la prctica de esta diligencia, siendo las (anotar la hora de conclusin del acto) de la misma fecha en que fue iniciada.---------Asimismo, previa lectura de lo asentado la firman al margen y al calce de todos y cada uno de los folios los que en ella intervinieron, hacindose constar que este documento fue elaborado en dos ejemplares, de los cuales se entrega uno al servidor pblico con el que se entendi la diligencia.-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Por (mencionar el nombre del rea que intervino en el acta, seguido del ente)

C. (nombre y firma de la persona que atendi la diligencia) C. (nombre y firma de la persona designada como enlace)

Por el OIC, UAG Contralora Interna de la SFP

(nombre y firma de los auditores participantes) Testigos de Asistencia

(nombre y firma del testigo)

(nombre y firma del testigo)

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Anexo 5 Cdulas de trabajo Instructivo de elaboracin La ejecucin de los procedimientos de auditora se registra en Cdulas de trabajo, las cuales se realizan conforme a las necesidades de informacin que requiere analizar y registrar el auditor pblico. Enseguida se describen algunos requisitos mnimos que deben contener las Cdulas de trabajo:Identificador 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Nombre del ente correspondiente. Nombre de la unidad auditada. Nmero de auditora. Nombre especfico del Concepto a revisar. Tipo de cdula: sumaria, analtica. Iniciales del auditor que elabor la cdula, rbrica y fecha. Iniciales del Jefe de Grupo, rbrica y fecha. El cuerpo de la cdula debe identificar claramente los datos ah asentados, haciendo uso de conectores, marcas y cruces para dar mayor claridad al contenido. Al calce de la cdula se incluyen las notas aclaratorias que procedan. Al calce de la cdula se define el significado de las marcas utilizadas (en caso de no contar con cdula de marcas). Al calce se menciona la fuente documental de los datos registrados en la cdula. Opinin del auditor respecto de la situacin de los Conceptos revisados. Descripcin

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Nombre del ente: (1) Unidad Auditada: (2) Nmero de auditora: (3) Concepto a revisar: (4) Tipo de cdula: (5)

Elabor (6) Fecha (6) Revis (7) Fecha (7)

(8) Cuerpo de la Cdula

Notas: Marcas: Fuentes:

(9) (10) (11)

Conclusiones (12)

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Anexo 6 Marcas de Auditora Las marcas de auditora son signos que utiliza el auditor para sealar el tipo de procedimiento que est aplicando, simplificando con ello su papel de trabajo. A continuacin se presentan las marcas ms comunes que se utilizan en el trabajo de auditora; sin embargo, pueden ser utilizadas otras marcas, mismas que debern ser definidas al calce de la cdula o en una cdula de marcas al final del expediente, que permita su fcil consulta.Marca Significado

Suma correcta

Clculos verificados

Cifra que no debe ser considerada. Es decir, no incluirse en tabulaciones, sumatorias, inventarios, etctera

Documento o asunto pendiente por aclarar, revisar o localizar

Documento o asunto pendiente aclarado, revisado o localizado

Verificado contra registros

Verificado contra documento original o expediente

Confrontado contra evidencia fsica, se utiliza cuando algn dato o cifra se compara contra bienes o artculos tangibles, ejemplo: bienes inventariados o fondos arqueados

Fuente

Origen de la informacin

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Adicionalmente a las marcas descritas, existe el uso de conectores y notas que permiten al auditor referenciar y comentar la informacin contenida en sus papeles de trabajo:Conectores

1

2

1

2

Notas A C D

B

Los conectores son nmeros arbigos encerrados en crculo con una flecha que indica la direccin donde se encuentra el conector correspondiente y se utiliza para identificar dos datos o cifras en una cdula que dependen uno de otro, haciendo referencia en todos los casos al mismo dato o cifra, pero con diferentes niveles de desagregacin. Las notas son referencias alfabticas dentro de la cdula de trabajo, que son explicadas al calce del mismo. Se utilizan para ampliar, explicar o hacer alguna acotacin sobre un dato, cifra o elemento incluido en la cdula de trabajo.

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Anexo 7 Cdula de Observaciones Instructivo de llenadoIdentificador 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Nombre del ente correspondiente. Nmero consecutivo que corresponde a cada hoja iniciando con la del ndice y se numerar una vez que se cuente con el informe completo. Nmero de auditora. Nmero asignado a la observacin dentro de la auditora. Importe expresado en miles de pesos del total de los procesos, programas u operaciones del concepto susceptible de revisar, cuando proceda cuantificar. Importe revisado, expresado en miles de pesos, que forma parte del importe identificado en el punto 5 como fiscalizable. Importe expresado en miles de pesos, que deber ser aclarado, en su caso. Importe expresado en miles de pesos, que deber ser reembolsado, en su caso. Clasificacin de la observacin conforme se seale en los Lineamientos Generales para la Presentacin de los Informes y Reportes del Sistema de Informacin Peridica. Nombre del sector al que pertenece el ente. Clave presupuestaria del sector al que pertenece el ente. Nombre de la unidad auditada. Clave del programa y descripcin de la auditora de conformidad con el programa anual de trabajo detallado. Observacin Ttulo: Describir de manera concisa el concepto de la observacin. 14 Observacin: Plantear de manera clara y precisa las situaciones, hechos, conductas u omisiones detectadas, con la identificacin de los elementos que la constituyen y, en su caso, la integracin de los importes por recuperar y/o aclarar expresados en pesos. Fundamento legal: En su caso, indicar los artculos o referencias de las leyes, reglamentos y toda normatividad transgredida, por los actos u omisiones descritos en la observacin. Recomendaciones: Correctiva: Proponer acciones inmediatas de solucin a los hechos observados. Preventiva: Propuesta que permita prevenir la recurrencia de las observaciones determinadas, que elimine las causas que las originaron o que promuevan una mejora. Fecha compromiso: Anotar da, mes y ao en el que el servidor pblico responsable encargado de su atencin se compromete a atender las recomendaciones propuestas, sin exceder de un plazo de 45 das hbiles; quien debe firmar cada cdula anotando su nombre, cargo y fecha de firma. Nombre, cargo y firma del auditor pblico que detect la observacin y del Jefe de Grupo. Fecha de elaboracin de la Cdula de Observaciones. Descripcin

15

16

17 18

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SECRETARA DE LA FUNCIN PBLICA

OIC, UAG Contralora Interna de la SFP. (1) Cdula de Observaciones

hojas No._____de_____ (2) Nmero de auditora: (3) Nmero de observacin: (4) Monto fiscalizable: (5) Monto fiscalizado: (6) Monto por aclarar: (7) Monto por recuperar: (8) Riesgo: (9)

Ente: (1) Unidad Auditada: (12) Observacin (14) Ttulo Observacin

Sector: (10)

Clave: (11) Clave de programa y descripcin de la auditora (13) Recomendaciones (15) Correctiva:

Preventiva:

Fecha compromiso (16) Fundamento legal:

(17)Auditor Nombre, cargo y firma

(18)

(17)Jefe de Grupo Nombre, cargo y firma

Fecha de elaboracin

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Anexo 8 Oficio de Envo de Informe de Auditora Instructivo de llenadoIdentificador 1 2 3 4 5 6 7 8 Nombre del ente correspondiente. Nmero consecutivo de las hojas del oficio de envo. Nmero total de las hojas que integran el oficio de envo. Nmero de la auditora que corresponda, de acuerdo con el Programa Anual de Trabajo de los rganos Internos de Control, Unidad de Auditora Gubernamental y Contralora Interna de la SFP, o el que le corresponda a la auditora no programada. Nombre del sector al que pertenece el ente auditado. Registro presupuestario del ente. Nombre de la unidad auditada. Clave del programa y descripcin de la auditora de conformidad con el programa anual de trabajo -detallado- de los rganos Internos de Control, Unidad de Auditora Gubernamental Contralora Interna de la SFP. Descripcin

Nota: En el cuerpo del modelo de oficio se citan las instrucciones a seguir, con negritas entre parntesis, para identificar la informacin que se debe incluir en cada espacio.

Anexo 9 Informe de Auditora Instructivo de llenadoIdentificador 1 2 3 4 5 6 7 8 Nombre del ente correspondiente. Nmero consecutivo que corresponde a cada hoja iniciando con la del ndice y se numerar una vez que se cuente con el informe completo. Nmero total de hojas que integran el informe de auditora a partir del ndice. Nmero de la auditora que corresponda, de acuerdo con el Programa Anual de Trabajo del OIC, UAG de la Contralora Interna de la SFP o el que le corresponda a la auditora no programada. Nombre del sector al que pertenece el ente auditado. Registro presupuestario del ente. Nombre de la unidad auditada. Clave del programa y descripcin de auditora de conformidad con el programa anual de trabajo -detallado- del OIC, UAG de la Contralora Interna de la SFP. Descripcin

Nota: En el cuerpo del modelo del informe se citan las instrucciones a seguir, con negritas entre parntesis, para identificar la informacin que se debe incluir en cada espacio.

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OIC, UAG Contralora Interna de la SFP. (1)SECRETARA DE LA FUNCIN PBLICA

Hoja No.: (2) de (3)

No. de auditora: (4) Clave: (6) Clave de programa y descripcin de auditora (8)

Ente: (1) Unidad auditada: (7)

Sector: (5)

Oficio No. (anotar el nmero que corresponda). Fecha: (anotar la fecha de envo del informe). (Anotar el nombre del servidor pblico a quien se dirigi la orden de auditora) (Cargo del destinatario) (Domicilio oficial del destinatario) En relacin con la orden de auditora No. (anotar el nmero de la orden de auditora) de fecha (mencionar la fecha de emisin de la orden de auditora), y de conformidad con los artculos (anotar el fundamento legal), se adjunta el informe de la auditora practicada a (indicar la unidad auditada). En el informe adjunto se presentan con detalle las observac

guia general de auditoria publica agosto 2011

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