guía estandarizada para la gestión de información

GUÍA PARA LA ESTANDARIZACIÓN DE

LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN EN EL

MIMP

2016

MINISTERIO DE LA MUJER Y POBLACIONES VULNERABLES | OFICINA DE MONITOREO Y EVALUACIÓN DE POLÍTICAS

1 GUÍA DE ESTANDARIZADA PARA LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN EN EL MIMP

Contenido

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 2

1. CONSIDERACIONES GENERALES .......................................................................... 3

1.1 OBJETIVO ........................................................................................................... 3

1.2 JUSTIFICACIÓN ................................................................................................. 3

2. ASPECTOS CONCEPTUALES DE LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN EN EL MIMP . 3

2.1 ¿QUÉ ES LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN EN EL MIMP? ............................... 3

2.2 ¿CUALES SON LOS SERVICIOS DEL SECTOR MUJER Y POBLACIONES VULNERABLES? ........................................................................................................... 4

3. ESTÁNDARES PARA LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN ........................................... 4

3.1 ¿QUÉ ASPECTOS IMPORTANTES SE DEBE TENER EN CUENTA PARA DESARROLLAR LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN? .................................................... 4

3.2 ¿QUÉ CONSIDERACIONES SE DEBE TENER EN CUENTA PARA EL REPORTE DE LA INFORMACIÓN ESTADÍSTICA Y ESPACIAL O GEORREFERENCIADO? .............................................................................................. 5

3.3 ¿QUÉ CONSIDERACIONES SE DEBE TENER EN CUENTA PARA EL REPORTE DE INFORMACIÓN DE REGISTRO DE USUARIAS/OS? ............................ 6

3.4 ¿CUÁL ES LA METODOLOGÍA PARA IDENTIFICAR EL NÚMERO DE USUARIAS/OS? ............................................................................................................. 7

3.5 ¿CUÁLES SON LOS GRUPOS ETARIOS QUE SE VAN UTILIZAR EN LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN ESTADÍSTICA? ............................................................. 8

3.6 ¿QUÉ HERRAMIENTAS NOS AYUDARÁN A CUMPLIR LOS ESTÁNDARES DE LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN? ................................................................................ 8

3.6.1 METADATOS ............................................................................................... 9

3.6.2 REGLAS DE VALIDACIÓN ......................................................................... 11

3.6.3 DIAGRAMA DE BLOQUES ........................................................................ 12

3.6.4 PLAN DE TABULADOS .............................................................................. 13

3.6.5 CUADROS Y GRÁFICOS ESTADÍSTICOS ................................................ 14

4. ANEXOS................................................................................................................... 17


INTRODUCCIÓN La presente Guía Estandarizada es un documento dirigido a todas las personas responsables del desarrollo de la Gestión de Información de las instancias del MIMP, a fin de cumplir con lo establecido en la Directiva General N°006-2016-MIMP. Uno de los principales objetivos de la Guía Estandarizada es establecer los estándares necesarios, que permitan mejorar el proceso de la Gestión de Información y así obtener información de manera oportuna, consistente, coherente y de calidad. Está Guía Estandarizada está dividida en 3 secciones, la primera sección está referida a las consideración generales en donde se especifica la finalidad y la justificación del uso de la Guía estandarizada, en la segunda sección podemos apreciar los aspectos conceptuales de la Gestión de Información; y por último, en la tercera sección se describe los estándares a ser utilizados durante el proceso de gestión de la información.


1. CONSIDERACIONES GENERALES 1.1 OBJETIVO

Establecer los estándares, herramientas y metodologías que permitan a las instancias del MIMP mejorar los procesos de la gestión de información, en el marco de la Directiva General N° 006-2016-MIMP “Normas pa ra la Gestión de Información en el Ministerio de la Mujer y Poblaciones Vulnerables”.

1.2 JUSTIFICACIÓN

La presente guía ha sido elaborada para mejorar los procesos de gestión de información en sus etapas de recolección, almacenamiento, procesamiento, análisis y difusión de la información con la finalidad de manejar información de manera oportuna, consistente, coherente y de calidad, basándose en normas y estándares nacionales e internacionales que coadyuven a tomar mejores decisiones en el marco de la transparencia y la rendición de cuentas. Si bien esta guía podrá siempre ser perfeccionada de acuerdo a los requerimientos que se puedan dar con el tiempo, la misma contribuirá a tener criterios similares en el método de trabajo, con un estándar de información relativamente homogéneo, sin importar cuando, donde o quien realice el proceso de gestión de información.

2. ASPECTOS CONCEPTUALES DE LA GESTIÓN DE INFORMACI ÓN EN EL MIMP

Para comprender la gestión de información en el MIMP se tiene que tener en cuenta las siguientes consideraciones: 2.1 ¿QUÉ ES LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN EN EL MIMP?

La Gestión de Información en el MIMP es un proceso que permite realizar la recopilación, almacenamiento, procesamiento, análisis y difusión de la información relacionada al sector de manera oportuna, consistente y coherente. Está conformada por tres (3) tipos de información, los cuales son1:

• Gestión de información estadística y cartográfica (georreferenciada) • Gestión de información del registro de usuarias/os • Gestión de información de indicadores sociodemográficos

1 Establecidos en el numeral 5.1 de la Directiva General N°006-2016-MIMP


2.2 ¿CUALES SON LOS SERVICIOS DEL SECTOR MUJER Y PO BLACIONES VULNERABLES?

El MIMP brinda, promueve o supervisa servicios, en beneficio de su población objetivo, los servicios que ofrece actualmente son:

Cuadro N°1: Servicios que ofrece el MIMP, según tipo de servicio

Servicios Que Brinda Servicios Que Promueve Servicios Que Supervisa

Instancia del MIMP

Servicio Instancia del MIMP

Servicio Instancia del MIMP

Servicio

Programa Integral Nacional para el

Bienestar Familiar INABIF

• Centro de Atención Residencial – CAR

• Centro de Desarrollo Integral de la Familia – CEDIF

• INABIF en Acción

Dirección General de Familia y

Comunidad

• Centro Integral de Atención al Adulto Mayor – CIAM

• Lactarios Institucionales

• Servicio de Cuidado Diurno Infantil

Dirección General de Familia y

Comunidad

• Centro de Atención Residencial para personas Adultas Mayores – CARPAM2

• Sociedad De Beneficencia Pública3

Programa Nacional Contra la Violencia Familiar y Sexual

PNCVFS

• Centro Emergencia Mujer – CEM

• Centro de Atención Institucional – CAI

• Línea 100

• Chat 100

• Servicio de Atención Urgente (SAU)

• Estrategia Rural

Dirección General de

Niñas, Niños y Adolescentes

• Defensoría Municipal del Niño y del Adolescente – DEMUNA

• JUGUEMOS Programa Nacional Vida Digna

PNVD • Hospederías

Dirección General de

Niñas, Niños y Adolescentes

• Centro de Atención Residencial - CAR

Programa Nacional Yachay

• Educadores de Calle

Consejo Nacional para la Integración de la Persona

con Discapacidad

CONADIS

• Oficina Regional de Atención a las Personas con Discapacidad – OREDIS

• Oficina Municipal de Atención a las Personas con Discapacidad - OMAPED

Programa de Pensión por Discapacidad

Severa PPDS

• Pensión No Contributiva

Dirección de Investigación Tutelar

• Investigación Tutelar

Dirección General de Adopciones

• Adopciones

Fuente: Ministerio de la Mujer y Poblaciones Vulnerables – MIMP

3. ESTÁNDARES PARA LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN

Para que la Gestión de Información se encuentre estandarizada, es importante que las instancias del MIMP, tengan en cuenta los siguientes criterios:

3.1 ¿QUÉ ASPECTOS IMPORTANTES SE DEBE TENER EN CUEN TA PARA

DESARROLLAR LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN?

2 Normativamente el MIMP a través de la DIPAM no tiene la función de supervisar a los CARPAM la función la tienen los Gobiernos Locales. 3 Una de las funciones de la DIBPV es monitorear y evaluar el funcionamiento de las entidades del Sistema Nacional para la Población en Riesgo, así como los planes, programas y proyectos referidos a las Sociedades de Beneficencia Pública. Las SBP y JPS son las que brindan y administran las actividades de apoyo social.


Las Instancias del MIMP deberán tener en cuenta los siguientes aspectos, indispensables para el desarrollo de la Gestión de Información:

a) Normativos: Adecuar o elaborar sus normas internas, para cumplir con la entrega de su información en los plazos establecidos en la Directiva General 006-2016-MIMP (los 10 primeros días hábiles de cada mes)

b) Humano: Designar a dos (2) responsables (titular y suplente) que se encarguen de la remisión de información estadística y cartográfica, así como del registro de usuarias/os

c) Herramientas: Contar con instrumentos estandarizados que le permitan el recojo, sistematización y difusión de la información, como son: fichas para la recolección de información, estructura de datos, metadatos, base de datos, aplicativos informáticos, etc.

d) Estructura de datos: Contar con una estructura de datos diferenciada por cada servicio, donde reportará la información en el marco de la Directiva General N°006-2016-MIMP. Para la elaboración de esta herram ienta deberá coordinar con la OMEP. Los campos básicos de una estructura de datos son: nombre de la variable, unidad de medida, tamaño y descripción

e) Metadatos: Elaborar su metadatos en función a las variables que hayan identificado en la estructura de datos

f) Georreferenciación: Deberán georreferenciar los centros de atención de los servicios que brinda, promueve o supervisa, para ello deberá identificar las coordenadas geográficas (X, Y) de la ubicación del centro de atención. Para la ejecución de esta actividad, las instancias del MIMP podrán solicitar la asistencia técnica de la OMEP4.

3.2 ¿QUÉ CONSIDERACIONES SE DEBE TENER EN CUENTA PA RA EL REPORTE DE LA INFORMACIÓN ESTADÍSTICA Y ESPACIAL O GEORREF ERENCIADO?

Para el reporte de la información estadística y dato espacial o georreferenciado se deberá tener en cuenta las siguientes consideraciones:

a) La información estadística a reportar deberá corresponder por cada “Centro de Atención”

b) La información estadística deberá estar desagregada por: sexo, ámbito geográfico, área de residencia, centro poblado, grupo etario, discapacidad y otras variables, según corresponda a la estrategia de intervención de cada instancia del MIMP.

c) La información estadística deberá corresponder al último día del mes inmediato anterior.

d) Para los servicios que brinda el MIMP, el plazo para el reporte de la información estadística es dentro de los diez (10) primeros días hábiles de cada mes (ver cuadro N°2).

4 La georreferenciación debe ser lo más exacta posible para facilitar ciertas acciones, tales como el seguimiento, monitoreo o supervisión que se realice de manera inopinada.


e) Para los servicios que promueve y supervisa , el plazo para el reporte de información estadística podrán ajustarse a los plazos establecidos en las normas vigentes.

f) Los metadatos deberán ser elaborados dentro de los sesenta (60) días hábiles luego de aprobada la directiva, vale decir, del 1 de marzo al 26 de mayo del 2016

g) El plazo para el reporte de información espacial(georreferenciación) es dentro de los noventa (90) días hábiles luego de aprobada la directiva, vale decir, del 1 de marzo al 7 de julio del 2016

3.3 ¿QUÉ CONSIDERACIONES SE DEBE TENER EN CUENTA PA RA EL

REPORTE DE INFORMACIÓN DE REGISTRO DE USUARIAS/OS?

a) Sólo las instancias del MIMP que brinden servicios reportarán a la OMEP la información correspondiente al “Registro de usuarias/os”5.

b) La información reportada deberá corresponder al último día del mes inmediato anterior.

c) El plazo para el reporte de la información estadística es dentro de los diez (10) primeros días hábiles de cada mes (ver cuadro N°2).

d) Cada tres (3) meses, las instancias del MIMP identificarán las inconsistencias6 en su registro de usuarias/os, al comparar con la base de datos cotejada por RENIEC.

e) Asimismo, deberán subsanar las inconsistencias y elaborar un Informe de Validación en un plazo de quince (15) días hábiles de recibido la base de datos cotejada; dicho informe deberá ser remitido a la OMEP. Cuadro N°2: Plazos para el reporte de información estadística

y registro de usuarias/os para el año 2016

Elaboración: Oficina de Monitoreo y Evaluación de Políticas – OMEP

5 Según lo establecido en el numeral 6.3.16 de la D.G N° 006-2016-MIMP la información del Registros de Usuarias/os con contenido de datos personales y sensibles, no podrá ser transferida ni publicada, de acuerdo a lo establecido en la norma vigente de protección de datos y la transparencia de la información 6 El PNCVFS realizará este procedimiento de manera interna, por estar sujeto a la Ley N° 29733 “Protección de Datos Personales”.

Periodo Plazo Para Reporte De Información

ENERO - MARZO Del 1 al 14 de Abril

ENERO - ABRIL Del 2 al 13 de Mayo

ENERO - MAYO Del 1 al 14 de Junio

ENERO - JUNIO Del 1 al 14 de Julio

ENERO - JULIO Del 1 al 12 de Agosto

ENERO - AGOSTO Del 1 al 14 de Setiembre

ENERO - SEPTIEMBRE Del 3 al 14 de Octubre

ENERO - OCTUBRE Del 2 al 15 de Noviembre

ENERO - NOVIEMBRE Del 1 al 15 de Diciembre

ENERO - DICIEMBRE del 2 al 13 de Enero 2017


3.4 ¿CUÁL ES LA METODOLOGÍA PARA IDENTIFICAR EL NÚM ERO DE USUARIAS/OS? 7

La metodología para identificar el número de usuarias/os se determinará mediante los siguientes pasos: a) Definir el periodo que se reportará la información (mensual, bimestral, trimestral,

semestral, anual). b) Identificar a las/os usuarias/os continuadoras/es, nuevas/os y

reincidentes/reingresos para el periodo establecido. c) Contabilizar a las/os usuarias/os identificadas/os en el punto anterior

Así por ejemplo , si se quiere identificar el número de usuarias/os para el tercer trimestre del 2016, la metodología será la siguiente:

a) Sólo se tomará en cuenta a las/os usuarias/os atendidas/os durante los meses de Julio a Setiembre de 2016.

b) Identificar a las/os usuarias/os � continuadoras/es (C), para este caso serán las/os usuarias/os que

venían recibiendo el servicio antes del tercer trimestre y lo seguirán recibiendo durante dicho periodo

� nuevas/os (N), son las/os usuarias/os que comienzan a recibir el servicio por primera vez durante ese periodo (julio a setiembre 2016)

� reincidentes/reingresos (R) , son las/os usuarias/os que dejaron de recibir el servicio en periodos anteriores al tercer trimestre, pero por distintos motivos vuelven a recibir el servicio durante dicho periodo.

c) Por último, contabilizar a las/os usuarias/os identificadas/os para el periodo julio a setiembre 2016.

7 Esta metodología no se aplica para los “casos atendidos” del PNCVF, porque varios casos pueden corresponder a una misma persona.

Gráfico N°1: Ejemplo para el cálculo del número total de Usuarias/os del tercer trimestre 2016

Elaboración: Oficina de Monitoreo y Evaluación de Políticas - OMEP


3.5 ¿CUÁLES SON LOS GRUPOS ETARIOS QUE SE VAN UTILI ZAR EN LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN ESTADÍSTICA? Los grupos etarios para el reporte de información estadística está siendo definido de acuerdo a estándares actuales y que ya vienen siendo utilizadas por el Ministerio de Salud (MINSA), por el Instituto Nacional de Estadística e Informática – INEI y por Organismos Internacionales como el UNICEF. Es preciso indicar que los grupos etarios deben estar desagregado por sexo. Los grupos etarios son:

Cuadro N°3: Edades de los Grupos etarios

Grupo Etario Edades

Población infantil8 Menores de 1 año de edad

Primera Infancia9 De 0 a 5 años de edad

Niñez10 De 6 a 11 años de edad

Adolescentes11 De 12 a 17 años de edad

Jóvenes12 De 18 a 29 años de edad

Adultos13 De 30 a 59 años de edad

Adultos Mayores14 De 60 años a más de edad


3.6 ¿QUÉ HERRAMIENTAS NOS AYUDARÁN A CUMPLIR LOS ES TÁNDARES DE LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN? Las herramientas que ayudarán a cumplir con los estándares de la gestión de información en el MIMP son:

� Los Metadatos � Las Reglas de Validación � El Plan de Tabulados � Los Diagrama de Bloques � Los Gráficos y Cuadros Estadísticos

8 Organización Mundial de la Salud (OMS), Clasificación Internacional de Enfermedades - CIE. Fondo de las Naciones Unidas para la Infancia (UNICEF). 9 Ley Nº 27337, Código del niño, niña y adolescente, Fondo de las Naciones Unidas para la Infancia (UNICEF) y Resolución

Ministerial Nº 538-2009/MINSA 10 Organización Mundial de la Salud (OMS), Clasificación Internacional de Enfermedades - CIE. Fondo de las Naciones

Unidas para la Infancia (UNICEF). 11 Ley Nº 27337, Código del niño, niña y adolescente; Ley N° 27802, Ley del Consejo Nacional de Juventud; Resolución

Ministerial Nº 538-2009/MINSA 12 Ley N° 27802, Ley del Consejo Nacional de Juventud, Políticas de Juventudes en el Perú y Resolución Ministerial Nº 538-

2009/MINSA. 13 Resolución Ministerial Nº 538-2009/MINSA que se sustenta en la Ley Nº 27657, Ley del Ministerio de Salud. 14 Ley N° 28803, Ley de las Personas Adultas Mayores y Resolución Ministerial Nº 538-2009/MINSA


3.6.1 METADATOS

Los metadatos, como registros de las características de las variables, permitirán a los responsables de la gestión de información llevar un mejor uso, una mejor localización y una mejor interpretación de la información estadística y cartográfica, que se comparte a través de los medios físicos y digitales entre las entidades internas y externas del MIMP.

Para ello, se ha diseñado una estructura de metadatos con base a los elementos proporcionados por el estándar internacional Iniciativa de Documentación de Datos (DDI por sus siglas en ingles), debiéndose tener las siguientes consideraciones para su construcción:

a) Cada instancia del MIMP es responsable de la elaboración de los

metadatos, la unidad o área que ofrece el servicio será directamente el responsable de su llenado.

b) La estructura del metadato estará dividida en dos (2) tablas: la primera tabla que recoge la Información General de los reportes estadísticos (Ver cuadro N°4) y la segunda tabla que recoge informaci ón de la Variables que son reportadas en la estructura de datos y vinculadas a la tabla anterior (Ver cuadro N°5)

c) Las instancias del MIMP deberán reportar la tabla de Información General por cada servicio, la cantidad de tablas de Variables dependerá de cada variable.

Nota: El ejemplo de cómo llenar los cuadros se encuentra en el ANEXO II de la presente guía.


Cuadro N°4: Estructura del metadato – Información General

Ítem Etiqueta del Elemento Contenido Esperado

1 Código del metadato

Código alfanumérico único que identifica el metadato, estará conformado por: M_”xxxxx”_”yy”, donde: las “xxxxx” serán remplazadas por las siglas de la unidad orgánica, y la “yy” por un número correlativo de dos dígitos de acuerdo a la cantidad de servicios.

2 Fecha de creación del metadato

Fecha en que se elaboró el metadato

3 Entidad Entidad que produce el metadato y la producción estadística

4 Unidad Orgánica Unidad orgánica responsable de la creación del metadato y la producción estadística

5 Nombre del Servicio Nombre del servicio que brinda, promueve o supervisa

6 Nombre de la Operación Estadística

Nombre de la operación estadística referido a: a) Registros administrativos b) Indicadores del PP (completar) c) Políticas de obligatorio cumplimiento

7 Objetivo Define el objetivo de la operación estadística

8 Temática Temática a que se refiere la producción estadística relacionados al MIMP y establecidos en el PESEM

9 Repositorio (Base de datos) Nombre de la base de datos que contiene la información estadística

10 Software estadístico Software estadístico utilizado para el procesamiento de la información estadística

11 Cobertura Geográfica Indica el ámbito geográfico que cubre la variable


Cuadro N°5: Estructura del metadato - Variables

Ítem Etiqueta del Elemento Contenido Esperado

12 Código de Variable

Código alfanumérico único que identifica la variable, estará conformado por: V_”xxxxx”_”yy”, donde: las “xxxxx” serán remplazadas por las siglas de la unidad orgánica, y la “yy” por un número correlativo de dos dígitos de acuerdo a la cantidad de variables.

13 Código de Metadato Código alfanumérico único que identifica el metadato

14 Nombre de la variable Nombre de la variable

15 Definición Descripción simple y breve de la variable

16 Unidad de Medida Unidad sobre el cual se mide la variable

17 Tipo de dato Tipo de variable que puede ser numérico, cadena, alfanumérico, fecha, lógico

18 Longitud Determina el número máximo de caracteres que pueden ser incluidos en una variable

19 Periodicidad Frecuencia de la producción de la variable, que puede ser diaria, semanal, mensual, bimestral, semestral, anual, aperiódica

20 Categorías Detalles sobre el nivel de descomposición de la variable (áreas geográficas, sexo, edad, ingresos, discapacidad, área de residencia, etc.)

21 Fuente de datos Fuente que origina el dato o la base de datos que la contiene



3.6.2 REGLAS DE VALIDACIÓN Las reglas de validación ayudarán a mejorar la calidad de los datos que cada instancia del MIMP debe reportar, tanto para la información estadística y cartográfica como para la información de registro de usuarias/os. Mediante las reglas de validación se podrá verificar que los datos registrados cumplen con las características definidas antes que el registro sea guardado o almacenado en una base de datos.

Las reglas de validación deben tener las siguientes características:

a) Pueden contener una fórmula o expresión, las que permitirá evaluar los datos en uno o más campos.

b) Deberán ser aplicadas a todos los registros nuevos y actualizados de la estructura de datos de cada instancia del MIMP.

c) Deberán ser aplicados para la validación en su reporte de información estadística y la validación de su Registro de Usuarias/os.

TIPOS DE REGLAS DE VALIDACIÓN

Para el proceso de gestión de información, se establecerá dos (2) tipos de reglas de validación, las cuales serán detalladas a continuación.

a) Regla de validación para la recolección de informac ión: Consiste en comprobar el dato introducido de una variable. Las instancias del MIMP deberán establecer reglas de validación a cada variable de su base de datos, como el tipo de dato y el tamaño de campo que le corresponde a cada variable para así evitar errores de digitación u omisión de datos.

Cuadro N°6: Reglas de Validación para la recolección de información


Regla De Validación para la recolección de información

Ejemplo

En el tipo de dato

• Si la variable es Fecha de nacimiento, el tipo de campo debe de ser FECHA.

• Si la variable es el N° de DNI, el tipo de campo debe de ser TEXTO, para considerar el cero (0) cuando el primer dígito del DNI inicie con ese dígito.

• Si la variable es Edad, el tipo de campo debe de ser NUMÉRICO.

En el tamaño del dato

• Si la variable es el nombre del Departamento, establecer a la variable un tamaño máximo de 40 caracteres.

• Si la variable es el N° DNI, establecer a la variable un tamaño máximo de 8 caracteres.


b) Regla de validación para el procesamiento de Inform ación: Consiste en comprobar el dato introducido de una variable, comparando su consistencia con el dato de otra variable. Así por ejemplo, las instancias del MIMP deberán establecer reglas de validación relacionando las variables que sean necesarias, como la fecha de ingreso con la fecha de egreso, la fecha de nacimiento con la edad, el número total de usuarias/os comparándolos con sus distintas desagregaciones (sexo, grupo de edad, etc.) entre otros.

Cuadro N°7: Reglas de validación en el registro de información.


3.6.3 DIAGRAMA DE BLOQUES

Las instancias del MIMP deberán de utilizar el diagrama de bloques como herramienta para una visualización de sus procesos de gestión de información (para brindar el servicio y de la recolección de información), el cual les permitirá identificar las entradas (insumos), los procesos (conjunto de actividades en forma secuencial) y las salidas (resultados, reportes).

Regla De Validación para el procesamiento de

Información Ejemplo

En el registro de fechas • Fecha de ingreso < fecha de egreso; la fecha de egreso deberá

ser posterior a la fecha de ingreso.

En la consistencia del dato de 2 variables comunes

• Si el registro de una persona es el 01/01/2016 y su fecha de nacimiento 01/01/2000, la edad de la persona sería 16 años, entonces la variable edad en la base de datos deberá tener como valor 16 años.

• N° de usuarias/os atendidos (total) = la suma del N° de usuarias/os atendidos (sexo)

• N° de usuarias/os atendidos (total) = la suma del N° de usuarias/os atendidos (grupo de edad)


SIMBOLOGÍA A UTILIZAR PARA EL DIAGRAMA DE BLOQUES 15

Cuadro N°8: Simbología para elaboración de diagramas de procesos.

Fuente: Directiva General N°004-2014-MIMP

3.6.4 PLAN DE TABULADOS

Un Plan de Tabulados permitirá visualizar la información (reportes) de forma más clara y sistemática, permitiendo un mejor análisis de los datos, así como la información necesaria para la construcción de los gráficos estadísticos que posteriormente serán difundidos. Para realizar un plan de tabulados se debe tener en cuenta lo siguiente:

a) Identificar las variables que se utilizarán en la tabulación (Ej.: Número de usuarias/os, número de casos, personas inscritas en el registro de la persona con discapacidad, etc.)

b) En la primera fila (encabezamiento) se registrará la información desagregada de la variable a presentar (Ej.: número de usuarias/os por fase de intervención,

15 De acuerdo a lo establecido por la OGPP a través de la Directiva General N°004-2014-MIMP “Normas Complementarias para la Simplificación de Procedimientos en el Ministerio de la Mujer y Poblaciones Vulnerables”

Símbolo Tipo De Acción Del

Proceso Detalle

Inicio/Fin del procedimiento

Se utiliza al inicio y al fin de todo flujograma, permite determinar los límites del procedimiento.

Operación o Acción

Indica las actividades más relevantes del procedimiento.

Ejemplo: Elaborar un documento, orientación de un servicio, consulta de una base de datos, firma de un documento.

Alternativa de revisión o decisión

Indica una alternativa de decisión que genera dos cursos de acción (Si o No). Se grafica considerando una entrada y dos salidas, colocando dentro del rombo una pregunta. Identifica las actividades que son dedicadas a evaluar o verificar la “calidad” de algo.

Traslado Identifica actividades en los documentos que deben trasladarse de un lugar a otro, es el movimiento físico de un documento

Documentos Representa la elaboración de un documento o formato

Conector de Objetivos Interrelacionan las actividades entre las unidades orgánicas.

Conector de páginas Interrelacionan las actividades entre acciones en diferentes hojas


número de casos por tipo de violencia, personas inscritas en el registro de la persona con discapacidad por nivel de gravedad, etc.)

c) En la primera columna (columna matriz) se registrará la desagregación de las variables según categoría (Ej.: según región, según sexo, según grupo etario, etc.). En esta columna se podrá realizar una o más desagregaciones.

Cuadro N°9: Ejemplo de un plan de tabulados

Región y género

Total

Tipo de limitaciones

De la conducta

De la comunicación

Del cuidado

personal

De la locomoción

De la disposición

corporal

De la destreza

De situación

Nacional Hombre Mujer

Amazonas Hombre Mujer

Áncash Hombre Mujer

……. …….

Tumbes Hombre Mujer

Ucayali Hombre Mujer

Elaboración: Oficina de Monitoreo y Evaluación de Políticas

3.6.5 CUADROS Y GRÁFICOS ESTADÍSTICOS

Uno de los objetivos del proceso de gestión de información del MIMP es la difusión de la información estadística sectorial. Para ello es necesario la elaboración de cuadros y gráficos estadísticos, que constituyen una herramienta poderosa en cuanto a lo que se refiere al análisis de datos.

En ese sentido, lo que se busca con esta herramienta es estandarizar los criterios a utilizar en la presentación de la información estadística de todas las instancias del MIMP, para ello nos basaremos en el “Manual para la Presentación de Cuadros Estadísticos” y la “Guía para la Presentación de Gráficos Estadísticos”, ambos documentos elaborados por el Instituto Nacional de Estadística e Informática –


INEI, que contienen conceptos básicos, elementos y lineamientos generales con el objetivo de facilitar la lectura, comprensión e interpretación de la información estadística que contiene.

a) ESTRUCTURA Y ELEMENTOS DE UN GRÁFICO ESTADÍSTICO

Según el documento del INEI, todo gráfico debe de tener un código o número, título, cuerpo y pie. Así, los elementos a tomar en cuenta para la elaboración de gráficos será:

• Código o número de gráfico: Número que permite identificar al gráfico estadístico.

• Título: Expresa el contenido del gráfico. Se recomienda tomar en cuenta las 4 preguntas básicas, ¿Dónde?, ¿Qué?, ¿Cómo? y ¿Cuando?

• Cuerpo: Es la ilustración de los valores asociados a los datos mediante los siguientes elementos. o Figura o Escala o eje de valores o Leyenda

• Pie: se destina para anotar aquellas aclaraciones sobre la información. o Nota o Llamada o Fuente


Gráfico N°3: Elementos de un gráfico

Código o número de gráfico T

ítu

lo

Cu

erp

o

Pie

2015


b) ESTRUCTURA Y ELEMENTOS DE UN CUADRO ESTADÍSTICO

Según el documento del INEI, todo cuadro estadístico debe de tener un código o número, título, encabezamiento, columna matriz, cuerpo y pie. Así, los elementos a tomar en cuenta para la elaboración de gráficos será:

• Código o número de cuadro: Número que permite identificar y ubicar el cuadro estadístico.

• Título: Expresa el contenido del cuadro. Se recomienda tomar en cuenta las 4 preguntas básicas, ¿Dónde?, ¿qué?, ¿Cómo? y ¿Cuando?

• Encabezamiento: son las columnas insertadas en la parte superior del cuadro • Columna matriz: es el elemento localizado al lado izquierdo del cuadro estadístico, siendo la primera columna del mismo o Encabezamiento de columna o Listado de clasificaciones

• Cuerpo: Es la parte del cuadro estadístico donde se colocan los datos numéricos correspondientes a los conceptos presentados en el encabezamiento y la columna matriz. • Pie: se destina para anotar aquellas aclaraciones sobre la información o Nota o Llamada o Fuente o Elaboración

Gráfico N°4: Componentes de un cuadro

estadístico Código y título

Co

lum

na

Enca

be

zam

ien

to

Cu

erp

o

Pie



4. ANEXOS

ANEXO I: GLOSARIO DE TÉRMINOS

a) Datos espaciales o georreferenciados

Dato que de forma directa o indirecta haga referencia a una localización o zona geográfica especifica de las intervenciones del MIMP

b) Diagrama de bloques16

Es la representación gráfica de un determinado proceso o procedimiento, utilizando figuras geométricas, en cuyo interior se describen las acciones y flechas para indicar la interrelación existente entre ellas.

c) Estandarización

La estandarización de la información consiste en unificar ciertos criterios dentro de los procesos de gestión de la información con la finalidad de obtener información de manera oportuna, consistente, coherente y de calidad.

El estándar estadístico, proporciona un conjunto de criterios que permite repetir la recolección de estadísticas sobre una base constante, que permite la integración de datos a lo largo del tiempo y de diferentes fuentes de información, de esta manera permite su uso más allá del objetivo trazado.

d) Metadatos

Son los datos estructurados que describen las características de conceptualización, contenido, calidad, condición, acceso y distribución de la información estadística y geográfica. Los metadatos proporcionan a las/os usuarias/os de diferentes niveles de especialización, información sobre los datos existentes, describiendo los procesos de recolección, procesamiento y evaluación que se utilizaron en su generación, así como las formas de acceder a ellos, con el fin de que las/os usuarias/os puedan identificar, localizar y consultar los que atiendan de mejor manera sus necesidades.

Existen metodologías internacionales para la elaboración de un metadato como la Data Documentation Initiative (DDI)17, que permite establecer un estándar basado en XML para la documentación los datos. Su objetivo es proporcionar un instrumento simple para registrar y comunicar todas las características sobresalientes de los mismos.

16 De acuerdo a lo establecido por la OGPP a través de la Directiva General N°004-2014-MIMP “Normas Complementarias para la Simplificación de Procedimientos en el Ministerio de la Mujer y Poblaciones Vulnerables” 17 Adaptado de Lineamientos para la documentación de metadatos a partir de los estándares DDI y Dublin Core, pág. 10


e) Plan de tabulados

El plan de tabulados consiste en determinar qué resultados de variables se presentarán y que relaciones entre esas variables se necesitan, a fin dar respuesta a los objetivos planteados. Para ello se elabora una serie de cuadros estadísticos, que atendiendo a los objetivos planteados, permiten la presentación de los datos en forma sistemática.

f) Reglas de validación

Las reglas de validación son una serie de características que restringen a las/os usuaria/os lo que pueden escribir en una celda determinada y ayudan a asegurar que la base de datos de las/os usuaria/os especifiquen el tipo o la cantidad de datos correctos. Además, las reglas de validación permiten ver la consistencia de la información introducida, relacionando dos o más variables en común.

g) Servicios que brinda el MIMP: Son las acciones, actividades o prestaciones,

administradas directamente por el MIMP a través de sus unidades Orgánicas y Programas Nacionales.

h) Servicios que promueve el MIMP: Son las acciones, actividades o prestaciones, que en el marco de la rectoría del MIMP, son promocionados por sus Unidades Orgánicas, a fin de que puedan ser implementados y administrados por otros sectores, Gobiernos regionales, Gobiernos Locales, empresas privadas, sociedad civil, entre otros

i) Servicios que supervisa el MIMP: son las acciones, actividades o prestaciones implementadas por instituciones públicas o privadas, que están reguladas por el MIMP y su supervisión se encuentra a cargo de sus Unidades Orgánicas, con el fin de velar por el correcto funcionamiento del servicio.


ANEXO II: EJEMPLO PARA EL LLENADO DE LA ESTRUCTURA DE METADATO

Para el llenado del presente metadato se ha utilizado como ejemplo información que maneja el Centro Emergencia Mujer – CEM, un servicio del Programa Nacional Contra la Violencia Familiar y Sexual – PNCVFS, que brinda atención, prevención y apoyo a las personas víctimas de violencia familiar y/o sexual.

Los CEM producen información estadística que son reportados a la Unidad de Generación de Información y Gestión del Conocimiento del PNCVFS a fin que sean recopiladas y procesadas; además, dicha unidad tiene a su cargo la elaboración de los metadatos.

Una de las variables utilizadas son los “casos atendidos” que se refieren a toda situación de violencia familiar y/o sexual validada por el CEM, cuyo número de casos son reportados mensualmente y desagregado por sexo, grupos de edades y regiones; las cuales son procesadas por el Sistema de Registro de Casos.

Otra variable utilizada son las “Personas Informadas y Sensibilizadas”, que son las personas que han participado directa y voluntariamente en las acciones preventivas y promocionales que brinda el CEM; cuyo número de personas son reportados mensualmente y desagregado por sexo, grupos de edades y regiones; las cuales son procesadas por el Sistema de Registro de Acciones Preventivas Promocionales.

De acuerdo a la información anterior, se ha elaborado el siguiente metadato:

Información General del Metadato

Ítem Etiqueta del Elemento Ejemplo de Información General

1 Código del metadato M_PNCVFS_01

2 Fecha de creación del metadato 13/04/2016

3 Entidad PNCVFS

4 Unidad Orgánica Unidad de Generación de Información y Gestión del Conocimiento

5 Nombre del Servicio Centro Emergencia Mujer - CEM

6 Nombre de la operación estadística Estadísticas de la atención y prevención del PNCVFS

7 Objetivo Dar a conocer información estadística producida por los CEM

8 Temática Violencia de Género 9 Repositorio (Base de datos) BD PNCVFS 10 Software estadístico Microsoft Excel 11 Cobertura Geográfica Nacional

Variables del Metadato: Casos de Violencia


Ítem Etiqueta del Elemento Ejemplo de Variable

12 Código de Variable V_PNCVFS_01

13 Código de Metadato M_PNCVFS_01

14 Nombre de la variable Casos atendidos

15 Definición Es toda situación de violencia familiar y/o sexual validada por el CEM

16 Unidad de Medida Número de casos 17 Tipo de dato Numérico 18 Longitud 7 19 Periodicidad Mensual

20 Categorías

• Sexo M: Masculino F: Femenino

• Grupo Etario Población infantil Primera Infancia ……………

• Tipo de Violencia Violencia Física Violencia Sexual Violencia Psicológica

• Regiones Amazonas Ancash

…………. 21 Fuente de datos Sistema de Registro de Casos

Variables del Metadato: Personas Informadas y Sensi bilizadas

Ítem Etiqueta del Elemento Ejemplo de Variable

13 Código de Variable V_PNCVFS_02 14 Código de Metadato M_PNCVFS_01 15 Nombre Personas Informadas y Sensibilizadas

16 Definición Personas que han participado directa y voluntariamente en las acciones preventivas y promocionales que brinda el CEM

17 Unidad de Medida Número de Personas 18 Tipo de dato Numérico 19 Longitud 7 20 Periodicidad Mensual

21 Categorías

• Sexo M: Masculino F: Femenino

• Grupo Etario Población infantil Primera Infancia ……………

• Regiones Amazonas Ancash

………….. 22 Fuente de datos Sistema de Registro de Acciones Preventivas Promocionales

guía estandarizada para la gestión de información

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