guia empalme web

Con el fin de apoyar un buen proceso de empalme entre los mandatarios entrantes y salientes de las entidades territoriales, el Departamento Nacional de Planeacin (DNP) presenta esta gua con orientaciones conceptuales y metodolgicas.

El proceso de empalme, como soporte transversal de la Prosperidad Democrtica, es fundamental para el buen gobierno y la transparencia, y junto con los Programas de gobierno de los mandatarios electos para el perodo de gobierno local 2012-2015, constituyen la base para la elaboracin de los planes de desarrollo de las entidades territoriales.

Por lo tanto, lograr una transicin armoniosa entre la administracin que termina su periodo y el nuevo gobernante y su equipo de trabajo es el punto de partida de un buen gobierno y una de las claves del xito para el logro de los fines esenciales del Estado, y por lo tanto, para garantizar un mayor bienestar de la poblacin.

Gua para autoridades territoriales y ciudadana

Recomendaciones para el proceso de empalme de los mandatarios

territoriales 2011-2012

2

www.dnp.gov.co www.portalterritorial.gov.co

www.esap.edu.co

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ISSN 2248-62592

Guas para la gest in pbl ica terr i tor ial

Participacin

Derechos

Dem

ocra

ciaDes

arrollo

Libertad y OrdenRepblica de Colombia

Gua para autoridades territoriales y ciudadana

Recomendaciones para el proceso de empalme

de los mandatarios territoriales 2011-2012

Libertad y OrdenRepblica de Colombia

2

Participacin

Derechos

Dem

ocra

ciaDes

arrollo

ISSN 2248-6259

Guas para la gest in pbl ica terr i tor ial

En la elaboracin de esta gua participaron con importantes aportes y contribuciones funcionarios de diferentes entidades del orden nacional y agencias de cooperacin internacional, a quienes el

Departamento Nacional de Planeacin expresa sus agradecimientos:

Presidencia de la Repblica.

Ministerio de Proteccin Social.

Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial.

- Direccin de Planeacin, Informacin y Coordinacin Regional.

- Viceministerio de Agua Potable y Saneamiento.

- Viceministerio de Vivienda y Desarrollo Territorial.

- Viceministerio de Ambiente.

Contadura General de la Nacin (UAE).

- Subcontadura General y de Investigacin.

- Subcontadura de Centralizacin de la Informacin.

- GIT - Control Interno.

Ministerio de Cultura.

Ministerio de Educacin Nacional.

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF).

Polica Nacional.

Programa Cercapaz (GIZ).

Fondo de Poblacin de Naciones Unidas (UNFPA).

Programa Integral contra las Violencias de Gnero MDGF.

Agradecimientos y reconocimientos

Coordinacin editorial Departamento Nacional de PlaneacinDireccin de Desarrollo Territorial SostenibleOswaldo Aharn Porras VallejoGrupo de Gestin Pblica TerritorialMaritza Pomares QuimbayaAsesoresAlfredo Javier Rosero VeraDiana Carolina Franco MedinaIngrid Johana Neira BarreroJaime Alonso Osorio UsugaJos Oswaldo Espinosa CuervoLina Margarita Bravo ArdilaNorma Juliana Delgado Prezscar Ismael Snchez RomeroRafael Alberto Cern BravoSubdireccin de Finanzas Pblicas TerritorialesLuz Stella Carrillo SilvaSubdireccin de Ordenamiento y Desarrollo TerritorialLuz Helena Chamorro ArboledaGrupo de Anlisis al Financiamiento del Desarrollo TerritorialWilliam Augusto Jimnez Santa

Director NacionalHonorio Miguel Henrquez PinedoSubdirectora de Alto GobiernoMara Magdalena Forero MorenoSubdirectora de Proyeccin InstitucionalMargarita Mara Ricardo vilaSubdirector AcadmicoCsar Augusto Lpez MezaSubdirector Administrativo y FinancieroGermn Insuasty MoraSecretaria GeneralLuisa Fernanda Sierra AldanaJefe de la Oficina Asesora JurdicaEdna Julieta Riveros GonzlezJefe de la Oficina Asesora de PlaneacinJair Solarte PadillaJefe de Control InternoEurpides Gonzlez OrdezDecano Facultad de PregradoWilliam Espinosa SantamaraDecana Facultad de Postgrado (E)Riti Lucila Ahumada FarietaDecana Facultad de Investigaciones (E)Mara de Jess Martnez FarasColaboracin especial:Paola Andrea Vargas RojasEthel Carolina Cerchiaro Figueroa

ESAPSubdireccin de Alto GobiernoCalle 44 No. 53-37 CAN, Bogot, D.C.Pbx 2202790 ext. 7333 - [email protected]

Realizacin editorial Fundacin Nueva CulturaDireccin editorialJos Miguel Hernndez ArbelezFernando Chaves Valbuena Edicin y didactizacin Mariela Zuluaga GarcaMara Cristina RincnDiego Fernando lvarez Mnica Valds ArcilaNelson Ricardo Amaya Espitia Direccin grficaVictoria Eugenia Peters RadaDiagramacinMara Cristina Rueda TraslaviaVictoria Eugenia Prez PrezRubn Daro Rojas OlierIlustracinDaniel Alberto Fajardo BautistaVictoria Eugenia Peters RadaWilson Martnez MontoyaJorge Alberto vilaLuz Marina Camacho Turriago

Nota aclaratoriaEl uso de un lenguaje que no discrimine ni marque diferencias entre hombres y mujeres es una de las preocupaciones del equipo de trabajo que ha editado las Guas para la gestin pblica territorial. Sin embargo, con el fin de evitar la sobrecarga grfica que supondra utilizar siempre o/a para marcar la existencia de ambos sexos, hemos optado por emplear expresiones genricas, como autoridades territoriales o ciudadana, en el entendido que se refiere siempre a ambos sexos. Se deja la mencin explcita del femenino cuando la oposicin de sexos sea relevante en el contexto.

Esta publicacin fue posible gracias al apoyo del gobierno de Estados Unidos a travs de su Agencia para el Desarrollo Internacional (USAID), bajo los trminos del Contrato No. AID-514-C-11-00001.

Las opiniones expresadas en este material no representan aquellas de USAID y/o las del gobierno de Estados Unidos de Amrica.

Guas para la gestin pblica territorial No. 2ISSN 2248-6259

Recomendaciones para el proceso de empalme de los mandatarios territoriales 2011-2012. Gua para autoridades territoriales y ciudadana

Direccin GeneralHernando Jos Gmez Restrepo

Subdireccin GeneralJuan Mauricio Ramrez Corts

Secretara GeneralTatiana Milena Mendoza Lara

Direccin de Desarrollo Territorial SostenibleOswaldo Aharn Porras Vallejo

Direccin de Desarrollo EmpresarialMara Piedad Velasco

Direccin de Desarrollo Rural SostenibleNicols Prez Marulanda

Direccin de Desarrollo SocialJos Fernando Arias Duarte

Direccin de Desarrollo UrbanoJos Alejandro Bayona Chaparro

Direccin de Estudios EconmicosGabriel Armando Piraquive Galeano

Direccin de Evaluacin de Polticas PblicasDiego Rafael Dorado Hernndez

Direccin de Infraestructura y Energa SostenibleJean Philippe Pening Gaviria

Direccin de Inversiones y Finanzas PblicasDiana Margarita Quintero Cuello

Direccin de Justicia, Seguridad y GobiernoSonia Juliana Garca Vargas

Direccin de RegalasAmparo Garca Montaa

Subdireccin de Desarrollo Ambiental SostenibleCarolina Urrutia Vsquez

Grupo de Proyectos EspecialesClaudia Alejandra Glvez Ramrez

Grupo de Comunicaciones y Relaciones PblicasGiovanni Celis Sarmiento

Departamento Nacional de Planeacin, 2011Calle 26 No. 13-19 | PBX: (+57 1) 3815000Bogot, D. C., Colombiawww.dnp.gov.co

ImpresinImprenta Nacional de ColombiaImpreso y hecho en Colombia l Printed in Colombia

Participacin

Derechos

Dem

ocra

ciaDes

arrollo

Departamento Nacional de Planeacin | 54 Presentacin

El Departamento Nacional de Planeacin (DNP) y la Escuela Superior de Administracin Pblica (ESAP), con el apoyo de la Presidencia de la Repblica de Colombia, presentan la serie Guas para la gestin pblica territorial, con el propsito de brindar elementos y orientaciones conceptuales, tcnicas, metodolgicas y normativas para contribuir al fortalecimiento de los procesos democrticos de desarrollo integral y gestin de lo pblico de las entidades territoriales del pas.

Esta serie de guas constituye el material bsico del Seminario de Induccin a la Administracin Pblica, al cual obligatoriamente y antes de su posesin segn el artculo 31 de la Ley 489 de 1998, deben asistir las autoridades departamentales, distritales y municipales electas para el perodo de gobierno 2012-2015.

Adems, en el marco del Programa para la Generacin y Fortalecimiento de Capacidades Institucionales para el Desarrollo Territorial, establecido en el Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014: Prosperidad para todos (Ley 1450 de 2011, artculo 16), las guas se concretan como un medio para cualificar y alcanzar mayores niveles de desempeo de las administraciones pblicas departamentales, distritales y municipales, con el fin de hacer ms efectiva la gestin pblica territorial, lograr transformaciones institucionales que promuevan el bienestar de la poblacin y el crecimiento del pas, y generar las sinergias para el cumplimiento efectivo tanto de los planes de desarrollo nacional y territoriales, como de los fines esenciales del Estado establecidos en la Constitucin Poltica de 1991.

Es importante sealar que esta serie de guas no solo es el producto del trabajo y de la cooperacin, colaboracin y articulacin de diferentes entidades del nivel nacional, departamental, distrital y municipal, sino que tambin incluye en su elaboracin los aportes hechos por el sector privado, la academia y los organismos multilaterales y de cooperacin internacional.

De igual forma, los contenidos de las guas se trabajaron bajo un sello editorial propio, con el fin de hacerlos ms didcticos, facilitar el aprendizaje visual y lecto-escrito, e incorporar lenguaje ciudadano para que su lectura sea amena, sencilla y apta para todos los pblicos.

Estamos convencidos que la serie de Guas para la gestin pblica territorial ser un material de primera mano y de permanente consulta para las administraciones pblicas territoriales, a cuyos nuevos mandatarios desde ya les auguramos los mayores xitos durante el perodo de gobierno local 2012-2015.

Presentacin

Hernando Jos Gmez Restrepo Honorio Miguel Henrquez PinedoDirector General Director nacional

DnP eSaP

Departamento Nacional de Planeacin | 7

Con el fin de apoyar un buen proceso de empalme entre los mandatarios entrantes y salientes, el Departamento Nacional de

Planeacin, en cabeza de la Direccin de

Desarrollo Territorial Sostenible, presenta esta

gua como una herramienta para contribuir

con el empalme entre los equipos de gobierno

entrante y saliente de manera que se dejan

las bases para la formulacin de un plan de

desarrollo local que es fundamental para la

construccin de procesos de buen gobierno y

transparencia como soporte transversal de la

Prosperidad Democrtica.

El adecuado inicio de una

nueva administracin es

el punto de partida de un

buen gobierno y una de las

claves del xito para el logro

de los fines del Estado, por

tanto, garanta de un mayor

bienestar de la poblacin.

Introduccin Esta gua presenta un conjunto de recomendaciones y herramientas para realizar un proceso de empalme exitoso entre las administraciones saliente y entrante de las entidades territoriales.

Notas clavesEl Buen Gobierno es uno de los soportes transversales de la prosperidad democrtica planteados en las bases del Plan Nacional de Desarrollo (Ley 1450 de 2011). El Buen Gobierno es entendido como la capacidad del Estado de mejorar permanentemente su gestin, sus espacios de participacin y su interlocucin con los ciudadanos y el sector privado.

Reflexionen sobre los temas estratgicos.

Piensen las iniciativas de desarrollo.

Evalen los logros obtenidos.

Identifiquen los obstculos que tuvieron que enfrentar.

Aporten al diseo, ejecucin, seguimiento y evaluacin

de polticas pblicas ms efectivas.

El proceso de empalme es una oportunidad para que los gobernantes entrantes y salientes

El compromiso de los mandatarios salientesSi un gobierno saliente no entrega al nuevo mandatario y a su equipo

la informacin necesaria y suficiente durante el proceso de empalme,

limita la posibilidad de superar los obstculos ms importantes de

la gestin territorial o potenciar las posibilidades de desarrollo para

generar una mejor calidad de vida a la poblacin.

Los alcaldes salientes deben preparar informacin completa, pertinente,

veraz y clara sobre la situacin de la entidad territorial en materia de:

desarrollo econmico y social,

poltica financiera, presupuestal, contable y administrativa,

estado de los planes, programas y proyectos desarrollados durante su gestin.

Dnde dice? Constitucin Poltica de 1991,

artculo 2.

6 | Recomendaciones para el proceso de empalme de los mandatarios territoriales - Introduccin

Unidad 1 Aspectos generales del proceso de empalmeExplica el significado del proceso de empalme y las

condiciones que se requieren para adelantarlo.

Unidad 3

Informacin requerida para el empalmeHace un inventario de la informacin mnima que deben entregar y recibir las administraciones territoriales saliente y entrante.

Unidad 2 Recomendaciones para hacer el empalmePresenta una propuesta metodolgica para adelantar el proceso de empalme, vlida tanto para el equipo entrante como para el saliente.

Unidad 4

Acta de informe de gestinExplica los principales aspectos del acta de gestin que, por ley, debe entregar la administracin saliente al nuevo equipo de gobierno.

Unidad 5

El papel de los ciudadanos en el empalmeMuestra cmo la ciudadana puede y debe vincularse a la gestin local en el proceso de empalme.

Unidad 6

Marco normativo del empalmePresenta el marco legal en el cual est sustentado el proceso de empalme.

AnexosNormatividad y formatos

Gua 2Recomendaciones para el proceso de empalme de los mandatarios territoriales 2011-2012

Estructura de contenido Gua 2

Participacin

Derechos

Dem

ocra

ciaDes

arrollo

Unidad 1

Aspectos generales del proceso de empalme

1Unidad

Quines participan?

Cules son las responsabilidades de los participantes?

Qu es el empalme?

Caractersticas del proceso de empalme

Para qu sirve el empalme?

Condiciones para hacer un buen empalme

Cundo inicia y cundo finaliza?

Departamento Nacional de Planeacin | 1312 | Aspectos generales del proceso de empalme - Unidad 1

En esta unidadLos equipos de gobierno

podrn:

Precisar algunos conceptos sobre el proceso de empalme.

Saber cul es la importancia de llevar a cabo un buen

proceso de empalme.

Diferenciar los actores y las responsabilidades que tienen

frente al proceso.

Identificar las caractersticas que debe tener el empalme.

Conocer las condiciones mnimas para llevar a buen

trmino el proceso.

Para pensar y comentar Conoce la

responsabilidad que tienen

los funcionarios salientes

y entrantes de realizar

un proceso de empalme

oportuno, integral y efectivo?

Saba que una informacin oportuna,

veraz e integral es

fundamental para un

proceso de empalme exitoso?

Qu es el empalme? El empalme es un proceso de inters pblico, formal y obligatorio, a travs del cual se hace entrega y se recibe la administracin pblica de las entidades territoriales, y se formaliza con la entrega de un informe de gestin.

Notas claves

Recordemos que los procesos que hacen parte de la gestin pblica deben orientarse al logro de resultados que contribuyan con la visin colectiva de desarrollo, teniendo en cuenta la dinmica del territorio y la ciudadana.

Dnde dice? Ley 951 y Resolucin orgnica

de 2005.

Da cuenta del estado de la

entidad territorial en relacin

con sus recursos administrativos,

financieros, humanos y

tecnolgicos, as como de

la situacin en materia de

desarrollo econmico, social,

poltico, cultural, ambiental, de ordenamiento

territorial, seguridad y convivencia ciudadana,

orden pblico, etc.

Es un espacio de dilogo, interaccin y

comunicacin entre los equipos de gobierno

entrante y saliente, con el fin de conocer de manera

formal y oportuna la situacin de la entidad

territorial y de la administracin.

Como parte de este proceso, se entrega un informe

de gestin.

El empalme Lograr la transicin armoniosa

entre la administracin que

termina su periodo y el nuevo

gobernante y su equipo de trabajo,

con el fin de evitar traumatismos

en los procesos de gestin que

repercutan en el desarrollo

sostenible del territorio.

Permite la transicin

de una administracin

a otra.

En el marco de la gestin, es uno de los

insumos para orientar el desarrollo deseado

y posible definido en la visin colectiva.

El empalme es un proceso que

Cul es el objetivo principal?


Para saber ms

El mandatario saliente

Como responsable

de entregar la

administracin y los

balances de su gestin. Los funcionariosComo servidores

pblicos y soporte de la

memoria institucional,

responsables de

organizar y entregar la

informacin a cargo de

su competencia.

Los rganos de control

Como responsables del

proceso auditor, de

vigilancia y control

fiscal.

La ciudadana

Como actor principal de

la gestin pblica, que

debe tener acceso a los

informes resultantes del

proceso de empalme.

La ciudadana es representada en este proceso por organizaciones de la sociedad civil, as como instancias de participacin municipal y departamental como el Consejo Territorial de Planeacin, las juntas de accin comunal, las asociaciones de mujeres, de jvenes, entre otras.

El mandatario electo

Como responsable de

guiar los destinos de la

Alcalda o Gobernacin

durante los prximos

cuatro aos y de orientar

el desarrollo del territorio

conforme al mandato

ciudadano.

Quines participan en el empalme?


Proponer una agenda de trabajo que tenga como referente la visin y retos de desarrollo, liderada por el alcalde o gobernador y organizar un equipo responsable del proceso.

Elaborar y organizar documentos, informes, bases de datos, etc., que permitan conocer el estado de la entidad territorial y de la Administracin.

Entregar la Administracin, documentar el proceso de empalme que se adelante con el nuevo dirigente y su equipo as como prestar acompaamiento.

Brindar orientaciones y recomendaciones pertinentes a la nueva Administracin para el buen desarrollo de la gestin pblica.

Garantizar las condiciones logsticas para llevar a buen trmino el proceso de empalme.

Elaborar el informe de gestin, incluyendo una evaluacin de los temas estratgicos locales (es preciso considerar en este los diferentes grupos poblacionales) con sus respectivos documentos soporte,

luego debe entregarse al equipo entrante y a los rganos de control; tambin hay que socializarlo con

las comunidades y el Consejo Territorial de Planeacin.

Elaborar el documento de evaluacin y seguimiento del POT (para el caso de los municipios) donde se presente el balance de la ejecucin, especificando los temas que se deben fortalecer y aquellos

que deben ajustarse para garantizar una adecuada planeacin fsico-territorial del municipio.

Presentar estado de los procesos de gestin.

Designa vocero de empalme e informa al mandatario electo.

Prepara y organiza con anticipacin la informacin para el empalme.

Coordina las reuniones definidas con el equipo entrante.

Garantiza las condiciones logsticas para llevar a buen trmino el proceso de empalme.

Del gobernante saliente y sus funcionarios

Aunque habr distintas maneras de entender y plantear soluciones, el propsito es el mismo: asumir la responsabilidad colectiva por el desarrollo de la entidad territorial.


Conformar un equipo de trabajo con personas idneas y conocedoras de la situacin de los

habitantes del territorio, de los diferentes sectores

y reas temticas de inters para la nueva

administracin.

Acordar con el alcalde o gobernador saliente el plan de trabajo sobre los aspectos estratgicos de

la entidad territorial y de la Administracin que

quiere conocer e informarse.

Preparar los formatos que se requieran sobre informacin insumo para el plan de desarrollo.

Recibir, aprender y asumir los procesos que se adelantan en la Administracin y, de ser necesario,

ajustarlos de acuerdo con las prioridades, recursos,

competencias y la normatividad vigente.

Recibir el informe de gestin, revisarlo, analizarlo y verificar que la informacin all consignada se

encuentre libre de irregularidades.

Del gobernante entrante y sus asesores

Administracin Saliente Administracin EntrantePara saber ms En aquellos temas que requieren ajustes y cuando

as sea necesario, se deben elaborar o compilar los estudios tcnicos que permitan adelantar el proceso de revisin del POT a la siguiente Administracin (zonificacin de amenazas, actualizacin catastral, mapas de aptitud de uso de la tierra, entre otros).

Designa delegados para conformar comisin de empalme y oficializa ante administracin saliente.

Propone estrategia de empalme y coordina con equipo saliente (comisin).

Participa en las reuniones definidas y organiza la recepcin de informacin.

Analiza el contenido del informe de gestin y prepara observaciones de ser el caso.

Para saber ms Para mayor informacin

consulte la cartilla Planeacin para el desarrollo integral en las entidades territoriales: Plan de desarrollo 2012-2015, DNP


La entrega y recepcin de los asuntos y recursos pblicos del Estado es un proceso obligatorio tanto para los nuevos mandatarios como para los mandatarios salientes.

Caractersticas del proceso de empalmeContinuacin

Es un proceso formal y acordado

entre los equipos entrante y

saliente, donde se definen tiempos,

productos y responsables.

Es de obligatorio cumplimiento,

conforme con lo establecido en el

marco legal tanto para el equipo

saliente como para el entrante.

Es de inters pblico porque se

convierte en uno de los insumos

para adelantar los procesos

de rendicin de cuentas a la

ciudadana.

Conocer y revisar la informacin de empalme que se

socialice durante este proceso y analizar la coherencia de

la misma.

Los Consejos Territoriales como representantes de la

Sociedad civil tienen una responsabilidad importante

frente al proceso de empalme, relacionada no slo con la

revisin y validacin de la informacin presentada, sino

tambin con las recomendaciones que pueden aportar

frente a los programas y proyectos estratgicos que

deben tenerse en cuenta por la nueva administracin

De la ciudadana

Cumplir con la competencia establecida

en las leyes sobre control fiscal, inspeccin,

vigilancia, control y de auditora, que

garantice y contribuya con procesos de

empalme transparentes.

De los rganos de control



Informar a la nueva administracin sobre el estado

en que se encuentra la entidad

territorial y hacer recomendaciones

de gestin basadas en su

experiencia.

Dar a conocer las polticas, programas o proyectos que

considera deben continuar una vez

finalizado su mandato y que son

fundamentales en el mediano y

largo plazo.

Rendir cuentas a los diferentes actores (sociedad civil, cuerpos

colegiados, organismos de control,

etc.).

Tener sistematizadas las lecciones aprendidas y buenas prcticas, las

cuales servirn de insumo para

futuras aspiraciones electorales.

Contar con un mayor voto de confianza por parte de la

comunidad, la cual reconoce en

estos actos un esfuerzo por mostrar

los resultados de la gestin.

Contar con informacin organizada ante cualquier

requerimiento posterior de los

organismos de control.

El proceso de empalme sirve para que la nueva administracin territorial inicie sin traumatismos el nuevo perodo de gobierno de la entidad territorial, le d continuidad a los procesos en curso y pueda poner en marcha sus nuevos proyectos en beneficio de la ciudadana.

Para qu sirve?

Conocer en detalle la situacin de la entidad territorial y de la Administracin en los aspectos de desarrollo y gestin.

Reflexionar sobre los temas estratgicos y normativos teniendo en cuenta los diferentes grupos poblacionales con un nfasis particular en quienes se encuentran en condicin de

vulnerabilidad por razones de sexo, edad, etnia, ubicacin geogrfica, pobreza, pobreza

extrema y condiciones de discapacidad o desplazamiento.

Identificar las apuestas de desarrollo, programas o proyectos exitosos y convenientes, que son armnicos con su programa de gobierno y cuya continuidad podra generarle victorias

tempranas a su administracin.

Tomar como referencia las lecciones aprendidas para la implementacin de nuevas polticas, programas o proyectos.

Contar con informacin especfica y actualizada y ms elementos para iniciar la formulacin del plan de desarrollo.

Identificar posibles indicadores y lneas de base y plantearse nuevas metas a partir de su programa de gobierno.

Orientar la integracin del POT y sus acciones previstas con la propuesta de desarrollo para el municipio.

Evaluar los recursos e instrumentos disponibles y la capacidad de la administracin territorial.

Generar espacios de dilogo y reflexin que retroalimenten los procesos de gestin pblica a partir de la experiencia del mandatario saliente.

Conocer los mandatos legales de su competencia y los procesos administrativos y judiciales que se encuentran vigentes y planificar los compromisos legales que tenga la entidad territorial.

Identificar los aliados estratgicos y los espacios de participacin social que pueden complementar la capacidad de la administracin local para abordar los problemas y

necesidades de la poblacin y del territorio.

Conocer la situacin financiera de la entidad territorial: activos, pasivos y patrimonio, e ingresos y gastos.

Al mandatario entrante

Para saber ms Se debe tener claridad sobre las apuestas territoriales

contenidas en el Plan de Ordenamiento Territorial del municipio (POT, PBOT o EOT), en materia de polticas, programas y proyectos que deben incluirse en el plan de desarrollo en el marco de la vigencia en la cual se encuentre el POT.

Palabras claves Grupos en condicin de vulnerabilidad son, por ejemplo,

las mujeres, los jvenes, las personas en situacin de desplazamiento y los grupos tnicos.

Le sirve paraLe sirve para

Al mandatario saliente


Cundo inicia y cundo finaliza?

El empalme comienza despus de las elecciones y una vez los mandatarios entrante y saliente definen de comn acuerdo una agenda

de trabajo (programacin de reuniones, entrega de bienes muebles e

inmuebles, presentacin de informes, etc.).

Se recomienda que el mandatario saliente realice actividades previas de organizacin de la informacin y preparacin del empalme.

El proceso de empalme se cierra mediante un acto formal en donde se presenta el balance del proceso y se firma el Acta de Informe de Gestin,

la cual, de acuerdo con la Ley, debe entregarse a ms tardar a los 15 das

hbiles siguientes a la terminacin de la administracin saliente.

El empalme es un proceso de preparacin para el cambio de gobierno desde la proclamacin del candidato electo hasta la firma del acta de informe de gestin en la que se da cuenta de los recursos administrativos, financieros y humanos con los que se gobernar.

Conocer los resultados de la gestin del gobierno saliente y la lnea de base para hacerle

control social a la nueva administracin y

consolidar procesos de participacin en la gestin.

Prevenir rupturas en la gestin pblica que frenen el desarrollo del territorio.

Incrementar su confianza en la institucionalidad pblica.

Contar con informacin que facilite el ejercicio de control social en el nuevo periodo de gobierno.

Conocer algunos aspectos de la gestin de la administracin saliente y elaborar propuestas

para la continuidad de aspectos positivos o

correctivos, segn sea el caso.

Lograr una mayor y mejor participacin en los asuntos pblicos.

A la ciudadanaLe sirve para

Contar con informacin clara, veraz y oportuna para

realizar las labores de control

poltico, fiscal, etc.

Sustentar las investigaciones que se

deriven del ejercicio de sus

competencias.

A los organismos de control

Les sirve para

Para qu sirve?

Notas claves

Tenga en cuenta que la Procuradura General de

la Nacin expedir una circular con algunas de las

directrices que deben tener en cuenta los mandatarios

salientes y entrantes para el proceso de empalme.

Continuacin


La informacin es clave durante el empalme que conlleva un corte de cuentas de la administracin saliente y una oportunidad de resolver inquietudes para la Administracin entrante.

Acuerdo formal

Es necesario acordar el alcance,

definir concertadamente la

forma como se va a desarrollar

el proceso y cumplirlo

cabalmente.

Organizado

Conformar un equipo para el

empalme, con participacin de ambas

administraciones (entrante, saliente).

Esto permite:

Tener una visin integral de la

situacin de la entidad territorial y de

la Administracin.

Transparente

La Administracin saliente debe estar en disposicin de

presentar informes sobre la totalidad de asuntos relacionados

con la gestin territorial, as como hacer un inventario y

entregar informacin y estadsticas bsicas que soporten dichos

informes; no solo porque es su obligacin legal, sino porque es

derecho del nuevo mandatario conocer el estado en que recibe

la nueva Administracin. En este sentido, es conveniente que se

haga pblica la copia del informe general del empalme.

Integral

El proceso de empalme debe cubrir

todas las reas del desarrollo y la

gestin territorial y debe llegar

al conocimiento de todos los

detalles que requiera la nueva

administracin.

Voluntad y liderazgo

La voluntad y disposicin del gobernante saliente en el empalme

y el liderazgo e inters del nuevo mandatario y su equipo son

aspectos claves para el logro de los objetivos del proceso.

Notas claves De la calidad y la claridad de la informacin

que se entregue depende el desarrollo de las polticas que se diseen para promover el desarrollo territorial y, por ende, generar mayor bienestar a la poblacin.

Condiciones para hacer un buen empalme

2Unidad

1 Reuniones de la comisin de empalme

2 Nombramiento de voceros

3 Programacin del encuentro de mandatarios

4 Reunin de mandatarios

5 Reuniones por dependencia o tema definido

6 Anlisis de la informacin

7 Aclaraciones y respuesta a inquietudes

8 Acta de informe de gestin

9 Reunin abierta con la comunidad

Un buen empalme

Un mal empalme

Consecuencias del empalme

Unidad 2

Recomendaciones para hacer el empalme

Nueve actividades claves para hacer un buen empalme

Departamento Nacional de Planeacin | 2928 | Recomendaciones para hacer el empalme - Unidad 2

9 actividades claves parahacer un buen empalme

Para pensar y comentar

Planear cmo se realizar el proceso de empalme

garantizar que este sea ms

sencillo y de mayor calidad.

Un proceso claro y acordado entre los dos equipos desde

el principio asegura un buen

cierre para los que se van y

un buen comienzo para los

que llegan.

Esta unidadle permitir:

A la administracin entrante:

Definir un esquema para garantizar un buen

desarrollo del empalme.

A la administracin saliente:

Preparar y organizar con anticipacin la informacin

que entregar al nuevo

mandatario.

El desarrollo de estas actividades ayudar a las administraciones entrante y saliente a realizar el empalme de manera organizada y en un clima de cooperacin que beneficie a la entidad territorial.

5

67

8

9

Nombramiento de voceros

para iniciar el proceso de

empalme.

Programacin del

encuentro de mandatarios.

Reunin de mandatarios

y conformacin de la Comisin

Oficial de Empalme.

Reuniones por

dependencia o

tema definido

para presentar y

entregar informacin.

Anlisis de la

informacin

en reuniones de la

Comisin de Empalme

del candidato electo

Aclaraciones y

respuesta a inquietudes

planteadas por el

equipo entrante.

Acta de informe de gestin:

la administracin saliente

la consolida, elabora y

entrega formalmente.

Reunin abierta con

la comunidad y la

administracin entrante.

Reuniones de la comisin

de empalme para analizar,

discutir y entregar la

informacin de cada

dependencia o tema definido.

Organizacin previa.

Acuerdos que establezcan los responsables de cada equipo.

Liderazgo de los mandatarios entrante y saliente (esto es fundamental).

2

1

3

4

Claves para llevar a buen trmino el empalme


Se recomienda

Paso 1 1 Paso

Paso

2

3

Reuniones de la Comisin de Empalme Se hacen para analizar, discutir y entregar la informacin de cada dependencia o

tema definido. Se recomienda al mandatario actual, con el apoyo del Secretario

de Planeacin o quien haga sus veces

Es importante que haya un acercamiento entre el gobierno saliente y el entrante,

una vez elegido este ltimo. Y es importante que esto ocurra pronto para empezar el

empalme.

Nombramiento de voceros

Ambos voceros coordinan la fecha de encuentro

entre los dos mandatarios para oficializar el

inicio del proceso. Es importante que esto se haga

formalmente para evitar malos entendidos.

Programacin del encuentro de mandatarios

Notas claves Es importante preparar una presentacin del estado

actual de ejecucin del POT. Hay que precisar qu aspectos por desarrollar debe tener en cuenta la administracin entrante.

Se recomienda dejar un acta de inicio formal del proceso de empalme.

Palabras claves Vocero: es la persona que habla en

nombre de otra o de un grupo. Por eso es quien sirve de contacto, a quien hay que preguntar.

Como el empalme incluye

labores logsticas y operativas,

se recomienda a los alcaldes

y gobernadores salientes y

entrantes, que

Encarguen a una persona la coordinacin del

empalme en cada equipo.

Esta persona ser su vocero

y contacto.

Informen al otro equipo el nombre y los datos de su

vocero.

Realizar una reunin previa Con las diferentes dependencias e institutos

descentralizados.

Para sensibilizarlos y orientarlos sobre cmo organizar la informacin con el fin de adelantar el proceso de

empalme una vez sea elegido el nuevo mandatario.

Disear formatos estndar Servirn para preparar un documento y elaborar

diapositivas sobre la evolucin de los proyectos.

Elaborar resmenes ejecutivos y presentaciones sobre los avances y

problemas relacionados con:

El proceso de planeacin es integral y debe partir de los elementos legales existentes.

Facilitan el desarrollo de las sesiones de trabajo con el nuevo equipo de gobierno.

Incluir: contenido, avances y problemas enfrentados en su desarrollo.

Visin prospectiva del territorio

Planes estratgicos Planes de vida Plan

de Ordenamiento Territorial Plan bsico

esquema de ordenamiento territorial, entre otros.

Para saber ms Para mayor informacin consulte la cartilla

Planeacin para el desarrollo integral en las entidades territoriales: Plan de desarrollo 2012-2015 DNP

Importante porque


Paso

Definir las fechas de reuniones temticas o por

dependencias

Presentar al equipo de trabajo.

Entregar el resumen ejecutivo y la presentacin

que se ha preparado.

Abrir un espacio de dilogo despus de

la presentacin para: aclarar dudas y, si es

necesario, programar nuevas reuniones donde

se profundice en temas de inters de la futura

administracin.

En estas reuniones se presentar:

La situacin del municipio o departamento en la materia.

Las polticas que se han venido adelantando.

Los inconvenientes que se han tenido.

Las propuestas que se recomienda llevar a cabo en el corto, mediano y largo plazo.

Es importante presentar un anlisis de los

resultados de la gestin del mandatario saliente

y las dificultades que tuvo en la ejecucin de su

agenda programtica.

Se recomienda incluir la evaluacin frente a

las metas del pas, como primera infancia,

salud sexual y reproductiva, empleo, pobreza,

desigualdad, entre otras.

Reuniones por dependencia o tema definido

5 PasoAnlisis de informacin

6

El equipo del nuevo mandatario debe analizar la

informacin que se le ha entregado en cada una de

las reuniones temticas o por dependencias, para

PasoAclaraciones y respuestas a inquietudes En caso de que se generen inquietudes con respecto a la informacin entregada por el equipo saliente,

se recomienda programar reuniones especficas entre los dos equipos para aclarar las dudas que surjan

y reflexionar alrededor de ellas.

7

Objetivos de la reunin

Paso 4

En esta reunin de alcaldes o gobernadores se

conforma la Comisin Oficial de Empalme y se

hacen acuerdos para orientar el proceso.

Reunin de mandatarios

Instalar y formalizar la Comisin de Empalme, de la cual harn parte los voceros

de ambos equipos.

Concertar una agenda de trabajo.

Definir:

Los objetivos del proceso.

La metodologa, el cronograma y las

actividades que se realizarn para adelantar

el empalme y las sesiones de trabajo.

Los mecanismos para entregar la informacin:

documentos, manuales, archivos, bases de

datos, listas de chequeo, etc.

Programar sesiones temticas o por dependencias para presentar la informacin

que ha preparado la administracin saliente.

Contemplar nuevas reuniones para aclarar y atender solicitudes adicionales.

Notas claves

Es fundamental generar espacios de retroalimentacin y anlisis conjunto.

Pensar la situacin actual de la entidad territorial.

Considerar la forma en que la asumir la nueva administracin.

Resolver inquietudes

Organizar informacin que le servir para elaborar el nuevo Plan

de Desarrollo.

Una vez revisada la informacin, la

Comisin de Empalme del candidato

electo programar nuevas reuniones,

por medio de su vocero, si lo considera

pertinente.


Consecuencias del empalme

PasoActa de informe de gestin

La administracin saliente

consolida y elabora el acta de

informe de gestin y la entrega

formalmente.

De manera complementaria al

proceso, previo de empalme,

el equipo tcnico de la entidad

territorial debe elaborar el acta

de informe de gestin para

entregarla formalmente a la

nueva administracin en los

trminos de la ley.

Se recomienda hacer pblica

la presentacin del acta en

una reunin abierta con la

comunidad y la administracin

entrante.

8

PasoReunin abierta con la comunidadSe recomienda a la administracin entrante realizar esta

reunin para que la ciudadana conozca los resultados del

proceso de empalme y entienda el enfoque que la nueva

administracin quiere dar a su gestin. De este modo se

generan confianza y vnculos entre los ciudadanos y el Estado,

representado por la nueva administracin.

9

Dnde dice? En la Ley 951 de 2005.

Asume la responsabilidad de los bienes, procesos y recursos que recibi.

Una transferencia exitosa es la garanta de una transicin armoniosa de

la administracin de un mandatario a la de otro. Es la forma de prevenir

rupturas que frenen los procesos de la gestin pblica y los objetivos de un

buen gobierno.

La administracin entrante puede solicitar informacin adicional cuando

requiera mayor anlisis.

Cuando el mandatario saliente No presente el informe.

No adelante el proceso de empalme conforme con lo establecido y a tiempo.

No comparezca a las citaciones de las Contraloras.

Cuando el mandatario entrante Recibe a conformidad el acta de

informe y NO verifica el estado de

veracidad de la informacin

Podr recibir una multa de hasta cinco (5) salarios devengados.

Podr ser sancionado disciplinariamente.

Un mal empalme

Un buen empalme

36 | Marco normativo del empalme - Unidad 6

Participacin ciudadana

Presupuestal y tributaria

Recursos fsicos y tecnolgicos

Procesos judiciales

Contable

Gestin para el desarrollo

territorial

Gestin financiera

Gestin administrativa

Gestin jurdica

Instrumentos y mecanismos de gestin

Fiscal y financiera

Recursos humanos

Contratacin

Informacin sectorial

Esquema de ordenamiento territorial (municipios)

Plan de desarrollo

3Unidad

Qu se debe entregar / pedir

Unidad 3

Informacin requerida para el empalme

Departamento Nacional de Planeacin | 3938 | Informacin requerida para el empalme - Unidad 3

En esta unidad se presenta una clasificacin de los temas a entregar y recibir en el proceso de empalme. En el desarrollo de cada tema se presentan los elementos ms importantes que se deben tener en cuenta.

Temas claves para el proceso de empalme

Para pensar

y comentarLa informacin que la

administracin saliente

deje a la entrante se

convierte en un insumo

valioso para la formulacin

del nuevo plan de

desarrollo y para hacer ms

efectiva la gestin.

Esta unidadLe permitir:

A la administracin saliente conocer y organizar la informacin

que debe preparar por temas

y sectores

A la administracin entrante tener elementos para analizar la informacin

e incorporarla en los

prximos procesos de gestin

y planificacin para el

desarrollo del territorio.

A los dos equipos de trabajo (entrante y saliente) tener elementos

para organizar, presentar

y analizar la informacin

temtica

La administracin saliente tiene la responsabilidad de entregar al equipo que representa

al nuevo mandatario toda la

informacin que requiere para

iniciar su gestin.

De la misma

forma, la nueva

administracin

debe preocuparse

por la forma en

que asumir sus

responsabilidades,

de acuerdo con

las normas,

recursos, procesos e

instrumentos de los

cuales disponga.

El proceso de empalme, como insumo principal para los prximos

ejercicios de planificacin, debe dar cuenta de la situacin actual de la

entidad territorial. En este sentido, se recomienda organizar y entregar la

informacin segn las dimensiones del desarrollo (Poblacional, ambiental,

natural y construido, socio-cultural, econmica y poltico-administrativa).

Para saber msPara mayor informacin sobre las dimensiones y su relacin con los procesos de planeacin del desarrollo, consulte la cartilla Planeacin para el desarrollo integral en las entidades territoriales: Plan de desarrollo 2012-2015.


Conocer la visin que se tiene de la entidad territorial, para continuar con acciones que

promuevan su cumplimiento o reorientarla de acuerdo con la realidad actual.

Revisar las polticas que se aprobaron y los esfuerzos realizados para incorporarlos en el

nuevo ejercicio de planeacin. El lema no es empezar de cero. Desde los planes sectoriales y

poblacionales se deben continuar construyendo las bases para el desarrollo territorial.

Facilitar la identificacin de ideas, programas y proyectos que por su importancia deben

tener continuidad. Adems, contribuye a determinar cules son las problemticas que

persisten en la entidad territorial.

Conocer los proyectos de inversin que se ejecutaron en los ltimos aos y el nivel de recursos

invertidos, como insumo para la formulacin del Plan de desarrollo (2012-2015).

Complementar la informacin de seguimiento al Plan de desarrollo, desde la perspectiva de

los consejeros territoriales de planeacin, como representantes de la sociedad civil frente al

cumplimiento de las metas del Plan y la ejecucin del Sistema General de Participaciones.

Qu se debe entregar / pedir?

Acuerdo u Ordenanza por el cual se aprob el Plan de desarrollo (2008-

2011).

Acuerdos por los cuales se aprobaron planes sectoriales y poblacionales.

Informes de gestin presentados a la Asamblea o Concejo y organismos de

control.

Informes de seguimiento y autoevaluacin del Plan de desarrollo.

Informes de seguimiento a las metas del Plan de desarrollo emitido por el

Consejo Territorial de Planeacin.

En esta parte se presenta un balance de la informacin que debe prepararse para entregar al nuevo equipo de gobierno, en relacin con la gestin integral para el desarrollo. Esta debe organizarse a partir de los principales instrumentos de planificacin.

Informacin sobre gestin para el desarrollo territorial

Plan de desarrollo

Para qu?

Notas claves

La administracin saliente puede organizar y entregar la informacin reportada por medio del SICEP (formatos L) y los informes de seguimiento al Plan de desarrollo que realiz la administracin.

No olvide que la cooperacin internacional es un instrumento de la poltica exterior de los pases, que contribuye, a travs del apoyo tcnico y financiero, al logro de los objetivos desarrollo. Es importante que se identifiquen los procesos y proyectos que se adelantaron en el periodo de gobierno con recursos de cooperacin.


Qu se debe entregar / pedir? Para qu?

Acuerdo mediante el cual se aprueba o aprob el POT, PBOT o EOT.

Estudios tcnicos de amenazas, riesgo y vulnerabilidad.


Plan o esquema de

ordenamiento territorial

Como soporte que justifique la recalificacin de reas de riesgo no mitigable y otras condiciones de restriccin diferentes de las originalmente adoptadas en el POT, PBOT

o EOT vigente y que deban ser tenidas en cuenta en el Plan de desarrollo y en la revisin y

ajuste del POT.

Identificar los requerimientos que deben ser incluidos en el Plan de desarrollo en materia de revisin y ajuste del POT, en el marco de lo dispuesto en el Decreto 4002 de

2004 y de acuerdo con el estado de avance del POT y la vigencia en la que se encuentre este

instrumento.

Identificar el modelo de ordenamiento adoptado para las zonas urbana y rural, al igual que los proyectos estratgicos que define el POT y que deben ser incluidos en el plan

de desarrollo. Se debe tener en cuenta el estado de avance y prioridades de los proyectos, as

como los que estn pendientes por ejecutar del POT.

Continuacin

Notas claves

Para el caso de los municipios.

Palabras claves

POT: Plan de ordenamiento territorial.PBOT: Plan bsico de ordenamiento territorial.EOT: Esquema de ordenamiento territorial.



Para qu?

Informes de seguimiento al POT, PBOT o EOT vigente, avances en revisin y ajuste

conforme al artculo 28 de la Ley 388 de

1997 y lo reglamentado en el Decreto

4002 de 2004.

Documentos y actos administrativos que

reglamentan los instrumentos de gestin

y financiacin del desarrollo urbano que

el municipio ha venido implementando

(plusvala, valorizacin, transferencia

de derechos de construccin y desarrollo,

bancos inmobiliarios y similares).

Plan o esquema de

ordenamiento territorial

Instrumentos de gestin y financiacin

del desarrollo URBANO

Informar sobre el desarrollo e implementacin de instrumentos de gestin del suelo y financiacin del desarrollo urbano y la existencia y calidad de informacin relacionada con

cartografa, catastro, ordenamiento territorial, usos del suelo, normas urbansticas, programas

de reubicacin de asentamientos humanos, poltica de vivienda de inters social, entre otros, que

permitan identificar la dinmica y estudios existentes sobre la actividad de la construccin y lo que se

debe tener en cuenta en el Plan de desarrollo.

Establecer el dficit de espacios, equipamientos y servicios pblicos, y los estudios existentes y polticas de expansin de los mismos. Verificar la existencia de un plan vial o estudio

de movilidad (aplica para los departamentos) para articular el POT con los objetivos del Plan de

desarrollo.

Identificar los estudios, planes y proyectos ambientales, el inventario y estado actual del patrimonio arquitectnico, histrico y cultural, e identificar planes y proyectos existentes para

su conservacin, recuperacin y proteccin, con el fin de estudiar la necesidad de incluirlos en la

formulacin del plan de desarrollo de centros histricos.

Es importante que la administracin entrante reconozca los instrumentos que el municipio ha venido utilizando para implementar la adecuada gestin y financiacin del desarrollo urbano (vas, parques, equipamientos, proyectos de vivienda, entre otros), as como los resultados de este tipo de instrumentos. En este sentido, los nuevos alcaldes y concejales podrn

tener un conocimiento de los recursos provenientes de estas fuentes y su destinacin.

Por otra parte, si no se han venido utilizando esta serie de instrumentos que ofrece la Ley 388 de 1997, se debe informar a la nueva administracin municipal si estn incluidos como parte del POT del municipio para que priorice su reglamentacin en el Plan de desarrollo y, de

esta forma, encontrar mecanismos para financiar proyectos de desarrollo urbano, que de otra manera

la nueva administracin difcilmente podr adelantar con recursos propios.

Notas claves

De acuerdo al estado de avance del POT y la vigencia en la que se encuentre este instrumento (corto, mediano o largo plazo, segn el artculo 28 de la Ley 388 de 1997), se deben identificar los requerimientosque deben ser incluidos en el Plan de Desarrollo.

Para saber ms

Los instrumentos de gestin y financiacin del desarrollo urbano y territorial son aquellos definidos en la Ley 388 de 1997 y sus decretos reglamentarios, con el fin de posibilitar que los municipios cuenten con herramientas para gestionar y financiar los proyectos contenidos en el POT, PBOT o EOT.

Notas claves

Es importante tener en cuenta que el POT se ejecuta del Programa de Ejecucin, el cual debe estar articulado con el plan de inversiones del Plan de Desarrollo.

Con

tinu

acin




Para qu?

Informacin general sectores.

Documento que presente la organizacin y funcionamiento del Consejo de Poltica

Social.

Informacin sectorial

Para el anlisis de la informacin sectorial se recomienda comparar las estadsticas con estndares internacionales, nacionales, departamentales o entidades territoriales vecinas. En el Anexo 1 se presentan algunos indicadores sectoriales a tener en cuenta.

Conocer la conformacin y funcionamiento del Consejo de Poltica Social, la agenda poltica y su cumplimiento, y los informes que el CPS, Consejo de Poltica Social,

present a la Asamblea o al Concejo.

Conocer las polticas, programas y proyectos ms importantes ejecutados, en ejecucin y aquellos que requieren continuidad, junto con las evaluaciones realizadas a estos.

Identificar proyectos innovadores que permitan avanzar en la visibilizacin de la ejecucin de la gestin pblica, atendiendo a principios de buen gobierno como equidad,

inclusin, transparencia y participacin ciudadana.

Establecer cules son las fuentes de financiamiento y la situacin financiera para el sector y su dinmica.

Saber cules son las condiciones que facilitaron el cumplimiento de metas y las razones por las cuales hubo otras que no se alcanzaron.

Estar al tanto de las estrategias de articulacin sectorial con otros niveles de gobierno, sectores y actores.

Determinar la articulacin de los Planes de vida, etnodesarrollo e integracin fronteriza con los planes sectoriales.

Conocer la informacin que deben rendir de manera sistemtica a entes de control y entidades departamentales y nacionales (SICEP, Procuradura, etc.)

Notas claves

Es importante conocer las polticas, programas y proyectos que aportan a disminuir la exclusin e inequidad y que se consideran importantes para dar continuidad.

Dnde dice?

En este punto debe tomarse en cuenta la Directiva 009 de 2006 del Procurador General de la Nacin, que establece que las entidades territoriales deben contar con estadsticas que se desglosen como mnimo por edad y sexo. Tambin deben tenerse presentes las directivas de la Procuradura General de la Nacin 007 de 2004 y la Directiva 002 de 2010.




Informacin general por grupos poblacionales.

Informacin poblacional

Conocer polticas, planes y programas que se han formulado o que estn en ejecucin para la primera infancia, infancia, adolescencia, juventud, persona mayor, situacin de

discapacidad, situacin de desplazamiento, grupos tnicos, entre otros.

Identificar estrategias y decisiones de poltica, tcnicas, financieras y de arquitectura institucional para gestionar estos asuntos por medio de la accin de poltica sectorial.

Saber cules son las estrategias de planificacin y ejecucin financiera para el cumplimiento de las competencias por grupos poblaciones.

Conocer los resultados poblacionales de acuerdo con las metas establecidas en el Plan de desarrollo.

Tener lecciones aprendidas y recomendaciones territoriales para optimizar la gestin de estos asuntos poblacionales.

Para el anlisis de la informacin poblacional, se recomienda comparar las estadsticas con estndares internacionales, nacionales, departamentales o entidades territoriales vecinas.

En el caso de infancia y adolescencia se recomienda anexar el informe de gestin sobre infancia y adolescencia elaborado en el marco del proceso de rendicin pblica de cuentas.




Estratificacin

Documentos de

estratificacin urbana o

de la cabecera municipal,

centros poblados, zona rural,

fincas y viviendas dispersas

rurales.

Decretos municipales o

distritales por medio de

los cuales se adoptaron los

estratos.

Decreto de conformacin

del Comit permanente de

estratificacin.

Encuestas fsicas que son el

soporte del Sisbn, Base de

datos depurada y reporte de

las depuraciones realizadas

(municipio).

Sisbn

Instrumentos y mecanismos de

gestin

Conocer la situacin del municipio en la estratificacin, pues una clasificacin errada de esta acarrea responsabilidades fiscales. El incumplimiento de los deberes legales

en este tema es materia de investigacin por parte de la Procuradura General de la Nacin,

segn el rgimen establecido (Ley 732 de 2002).

Conocer quines lo integran y constatar que haya representantes de la comunidad y de las empresas de servicios pblicos domiciliarios.

Es un insumo clave en el momento de la formulacin de programas sociales. Es importante recordar que los funcionarios encargados de administrar el Sistema han recibido

entrenamiento especial en el tema, por ello se debe considerar estratgica su permanencia en

la Administracin.

Conocer el estado de las acciones que se han adelantado para actualizar y depurar las

personas registradas en el sistema y su clasificacin. Al respecto, se recomienda verificar si

se han realizado encuestas, utilizado controles de calidad y si se han generado correctivos.

Conocer el marco legal sobre el cual se adoptaron los estratos.

Continuacin




Para qu?

Banco de programas y

proyectos BPI

Acuerdo, Ordenanza o Decreto

por el cual se crea el BPIM o BPID

(Banco de Proyectos de Inversin).

Manuales de procedimientos, de

usuario, instructivos de instalacin

y actualizacin.

Metodologa general ajustada,

MGA, para la identificacin,

preparacin y evaluacin de

proyectos de inversin, as como las

guas sectoriales.

Sistema de Seguimiento y

Evaluacin de Proyectos de

Inversin, Ssepi.

Reporte de proyectos radicados y

registrados en el BPI.

Reporte de los conceptos emitidos

sobre los proyectos de inters.

Estado del seguimiento y evaluacin

de los proyectos viabilizados en el

BPI que se encuentren en ejecucin.

Es necesario identificar si el Banco existe legalmente y si est en funcionamiento, e identificar los puntos claves para que realmente funcione como instrumento de planeacin y de gestin de proyectos.

Conocer el proceso de formulacin y evaluacin de proyectos de inversin pblica, que servirn de insumo para la ejecucin del Plan de desarrollo.

Dar cumplimiento a la Ley 152 de 1994 en relacin con la conformacin de la Red Nacional de Bancos de Proyectos.

Conocer los aspectos tcnicos de los diferentes proyectos y contar con criterios e informacin tcnica que facilite el proceso de toma de decisiones.

Esto le permite al mandatario y a la ciudadana en general, verificar el estado de avance o retroceso de los proyectos en ejecucin.

Analizar e identificar si los proyectos apuntan a los objetivos del Plan de Desarrollo.

Conocer los procedimientos as como tener la posibilidad de aclarar dudas e inquietudes.

Con

tinu

acin


gestin

El banco de proyectos debe estar ligado a la formulacin del plan porque todos los proyectos que apuntan a objetivos, estrategias o programas, deben estar formulados, evaluados, viabilizados y registrados en el BPI.

Notas claves

Continuacin




Para qu?

Identificacin, estructuracin,

ejecucin y seguimiento de

proyectos

Conocer los antecedentes de la creacin e identificacin del proyecto, el problema que se busca solucionar y el impacto esperado.

Conocer informacin sobre la empresa o entidad que ejecuta el proyecto, el cronograma y los trminos y condiciones de calidad para la etapa de ejecucin.

Transferir informacin sobre las actividades de control que se han hecho a los proyectos en desarrollo y sobre las actividades de supervisin que se encuentran pendientes.

Estudios de la necesidad del proyecto.

Informes de control de los proyectos.

Estudios de diseo y estructuracin del proyecto (incluyendo el esquema

financiero).

Documentos contractuales de adjudicacin del proyecto.

Tener claridad sobre la informacin de los estudios de prefactibilidad y factibilidad del proyecto, para facilitar la transferencia de informacin sobre cmo se va a desarrollar el

proyecto durante de los aos de ejecucin.

Conocer los compromisos financieros de los actores del proyecto, el estado de vigencias futuras y la rentabilidad esperada al comenzar su operacin.




Para qu?

Plan integral nico (PIU)

Acto administrativo por medio

del cual se conforma el Comit

departamental o municipal de

atencin integral a la poblacin

desplazada por la violencia.

Acto administrativo por medio

del cual se adopt o actualiz el

Plan integral nico (PIU). El acto

administrativo debe ir acompaado

del respectivo documento que

corresponde al PIU.

Informes o reportes de las acciones

adelantadas por la administracin

departamental o municipal sobre

las acciones de atencin integral

a la poblacin desplazada por la

violencia (Ley 1190 y Autos de

seguimiento 007 y 314 de la Corte

Constitucional).

Inventario de las figuras asociativas

a las cuales pertenece la entidad

territorial (objeto, proyectos, costos,

etc.).

Establecer si la poblacin desplazada por la violencia est debidamente organizada y si la entidad territorial cuenta con el Comit como instancia de participacin para la formulacin y seguimiento a la implementacin y ejecucin del PIU.

Establecer si la poblacin desplazada est recibiendo atencin integral para el goce efectivo de sus derechos.

Fomentar la creacin de instancias asociativas y orientar esfuerzos a las existentes. Las figuras asociativas (agencias de desarrollo econmico, convenios interinstitucionales, asociaciones de municipios, etc.) son mecanismos de gestin que

permiten a departamentos y municipios llevar a cabo proyectos estratgicos de desarrollo con

otras entidades territoriales u otros actores, mediante la unin de esfuerzos administrativos y

econmicos, el aprovechamiento de economas de escala que surjan de dichas alianzas y el

fortalecimiento de las iniciativas cooperativas de gestin.

Que la nueva administracin conozca los compromisos que tiene la entidad territorial y los tenga en cuenta en el ejercicio de planificacin.

Verificar si la administracin de la entidad territorial cuenta formalmente con el PIU como un instrumento de gestin para la atencin integral a la poblacin desplazada por la violencia.

Con

tinu

acin


gestin

Un ejemplo es el Convenio que firm el municipio con Accin Social a travs del cual se establecieron los compromisos relacionados con la Superacin de la Extrema Pobreza en el municipio, dentro del marco de la Red Unidos.

Notas claves

Convenios

y acuerdos

institucionales

Documento con informacin bsica

y compromisos existentes.





Verificar si hay espacios, mecanismos y canales de participacin y comunicacin con los ciudadanos y si existe alguna motivacin para que ellos participen de lo pblico. Por

ejemplo: consejos consultivos o comits comunitarios de mujeres, consejos municipales de

juventud, entre otros.

Es importante, entonces, conocer los programas y proyectos orientados al fomento de la

participacin ciudadana y al apoyo de los consejos territoriales de planeacin.

Analizar la dinmica de la participacin en la gestin de la administracin saliente. Aqu se sugiere revisar si existe algn programa o proceso de formacin ciudadana.

Conocer la responsabilidad de la administracin con el Consejo Territorial de Planeacin, los procesos, procedimientos y la informacin relacionada con el nmero de miembros, los sectores que representan, sus nombres, decreto de nombramiento, direccin de

la sede, etc.

Conocer la lista de los consejeros para adelantar el proceso de renovacin conforme con lo establecido en la Ley 152 de 1994.

Saber cmo son las relaciones entre la Administracin y el Consejo Territorial de Planeacin y si esta le presta apoyo administrativo y logstico al Consejo.

Inventario de las organizaciones sociales y base de datos para convocatorias a la

ciudadana.

Acuerdo mediante el cual se conforma el Consejo territorial de planeacin.

Actas de reuniones del Consejo Territorial de Planeacin y proyectos de apoyo

La Ley 152 de 1994 establece que las autoridades de las entidades territoriales deben prestar apoyo administrativo y logstico para el funcionamiento de los Consejos Territoriales de Planeacin.

Notas claves

Continuacin





Consultar si la comunidad participa activamente en los procesos de planificacin, ejecucin y seguimiento y evaluacin.

Verificar si existe informacin disponible, oportuna y accesible sobre la situacin de

la entidad territorial y la gestin de la administracin para que sea consultada por la

comunidad.

Verificar si existen conceptos y recomendaciones del Consejo Territorial de Planeacin para la

nueva administracin.

El Consejo Consultivo de Ordenamiento es una instancia asesora de la administracin municipal o distrital en materia de ordenamiento territorial, que debern conformar los alcaldes de municipios con poblacin superior a los treinta mil (30.000)

habitantes. Es importante que la administracin entrante verifique la existencia de dicho

Consejo y quines son sus miembros.

Este Consejo debe estar integrado por funcionarios de la Administracin y representantes de las organizaciones gremiales, profesionales, ecolgicas, cvicas y comunitarias vinculadas con el desarrollo urbano. Asimismo, los curadores urbanos forman

parte de este Cconsejo en las ciudades donde exista esta institucin.

Cuando no exista este Consejo en el municipio, es importante que se plantee su conformacin, teniendo en cuenta que entre sus funciones estn las de apoyar el seguimiento

al Plan de ordenamiento y proponer al alcalde sus ajustes y revisiones cuando sea del caso.

Actas de rendicin de cuentas a la ciudadana.

Conformacin del Consejo Consultivo de Ordenamiento.

El artculo 29 de la Ley 388 de 1997 establece la existencia de los Consejos Consultivos de Ordenamiento de Planeacin, como instancias asesoras.

Notas claves

Con

tinu

acin



AnexosAnexos

Continuacin

Determinar si es necesario ajustar el presupuesto y tener claridad de las fuentes y recursos disponibles para la ejecucin del Plan de desarrollo.

Conocer la situacin financiera de la entidad territorial y establecer los objetivos y metas de la misma.

Verificar que el plan financiero contenga el informe sobre la situacin de los ingresos tributarios y no tributarios y de otras fuentes de recursos con las cuales haya contado la administracin (cooperacin internacional, aportes del sector privado, entre otros)

y conocer las proyecciones que se estn discutiendo.

Conocer un informe de los recursos que por diferentes conceptos haya recibido la Administracin por parte de otros niveles de gobierno, especialmente aquellos relacionados con la asignacin, giros y ejecucin del Sistema General de Participaciones,

indicando las destinaciones establecidas por la ley y la orientacin que la entidad territorial

ha dado a tales recursos.

El mandatario electo y su equipo deben conocer la realidad financiera de la entidad territorial, de una forma amplia y detallada, para lo

cual la administracin saliente les debe

suministrar la informacin necesaria

durante el proceso de empalme.

Se recomienda que el proceso de empalme sea particularmente objetivo, sustentado, detallado y estratgico en el tema fiscal, financiero y presupuestal, de tal manera que le

permita a los gobernantes identificar

las principales fuentes de recursos, sus

destinaciones especficas y los gastos

inflexibles. De esta forma se evidencia

cul es el monto que puede dedicarse a

inversin en programas y proyectos de

inters del nuevo mandatario en el marco

de la distribucin actual de competencias.

Conocerlo y revisar los ajustes que se hayan realizado.


Plan plurianual de inversiones.

La elaboracin del plan de desarrollo debe partir de una identificacin racional y objetiva de los recursos con que contar la Administracin durante el periodo de gobierno.

Informacin sobre gestin financiera

Informacin fiscal y

financiera

Para qu?

Dnde dice?

Esta informacin se encuentra en la ejecucin presupuestal y en el Marco fiscal de mediano plazo (MFMP).

Dnde dice?

Ley 819 de 2003.

Marco fiscal de mediano plazo (MFMP) y plan financiero.



Revisar la ejecucin del 2011 y la proyeccin para el 2012, de forma que la nueva administracin tenga elementos de los programas que se tiene previsto implementar en 2012

y definir el ajuste al presupuesto.

Conocer los procesos de ajuste y saneamiento fiscal que se hayan desarrollado en la entidad territorial y sus resultados a la fecha (en caso de que el departamento o municipio

haya realizado este proceso).

Conocer el estado de la deuda de corto, mediano y largo plazo, y la relacin de crditos desembolsados y en trmite. El mandatario saliente debe entregar copia de contratos, tablas

de amortizacin y estado actual de las operaciones de crdito pblico.

Cuando la entidad territorial se encuentre en Ley 550 de 1999 (intervencin econmica).


Plan operativo anual de inversiones.

Informe sobre los procesos de ajuste y saneamiento fiscal.

Informe sobre acuerdos de reestructuracin de deuda.

Estado de la deuda y vigencias futuras.

Informacin fiscal y

financiera

Con

tinu

acin

Para saber ms

La ley 550 de 1999 establece la intervencin financiera de las entidades territoriales, por parte del Estado nacional, cuando presentan un severo deterioro que amenaza su desarrollo armnico.

Continuacin


Continuacin


Se debe tener como insumo de la planeacin financiera que va a iniciar la nueva administracin. Es importante conocer las ejecuciones presupuestales aprobadas durante el

periodo de gobierno saliente.

Conocer las asignaciones presupuestales y orientar el ejercicio de planificacin.

Identificar acreedores y proveedores con quienes se tengan saldos pendientes.

Conocer la dinmica durante la vigencia del Plan anual mensualizado de caja (PAC) y establecer los compromisos de pagos que tendr la entidad al finalizar el ao y la

disponibilidad de recursos de tesorera.

Conocer el histrico de tarifas y el censo de contribuyentes por tipo de impuesto.

Es importante dar a conocer las gestiones que se han hecho o se vienen adelantando para

mejorar o potenciar los ingresos o rentas y recaudos de la entidad territorial.


Ejecuciones presupuestales.

Acuerdo o proyecto de presupuesto 2012.

Plan anual mensualizado de Caja, PAC.

Cuentas por pagar.

Bases de contribuyentes.

Informacin fiscal y

financiera

Con

tinu

acin

Para saber ms

Esta informacin se puede encontrar en el Sistema de informacin para la captura de la ejecucin presupuestal, SICEP.


Respetar estos rubros

Los recursos asignados a proyectos en ejecucin.

Aquellos en cuya gestin se involucre a las

comunidades.

Los que representan el cumplimiento de compromisos

previamente contrados, como pueden ser convenios de

cooperacin tcnica y los acuerdos para el desembolso

de recursos de cofinanciacin o de crdito.

No intentar exceder los topes totales de recursos

presupuestales disponibles y su flujo proyectado de

ingreso durante la vigencia.

Informacin presupuestal

y tributaria


Para tener en cuenta

El nuevo mandatario podr recomendar al Concejo o Asamblea, la modificacin de algunos aspectos del presupuesto aprobado dentro del nuevo Plan de desarrollo (o los ajustes al plan vigente), con el fin de incluir las partidas presupuestales que le permitan poner en marcha los programas prioritarios del nuevo plan.

Toda modificacin representa un costo en organizacin, planificacin y capacidad de ejecucin. Por lo tanto, se debe procurar hacer solo los cambios imprescindibles y, sobre todo, respetar los siguientes rubros:




Estructura del rea financiera

Informacin contable

Conocer las gestiones adelantadas por la administracin anterior en relacin con la composicin y reestructuracin del rea financiera, y aquellas referidas a la puesta en

marcha de sistemas integrados de informacin, sealando las etapas ejecutadas y las que se

encuentren pendientes, as como los resultados de estos procesos.

Entre dichos documentos se encuentran los mecanismos de articulacin dentro de las

dependencias del rea presupuestal y financiera y de estas con las dems dependencias de la

administracin.

Conocer los siguientes documentos contables:

Balance general.

Estado de actividad financiera, econmica y social.

Estado de cambios en el patrimonio.

Formatos CGN96.001, CGN96.002 y CGN96.003 (revisar si hay actualizaciones).

Notas a los estados contables.

Balance de tesorera a 31 de diciembre de la vigencia.

Informe de gestin relativo al cumplimiento de los procedimientos relacionados con el saneamiento contable, conforme a la normatividad vigente.

Los libros de contabilidad principales y auxiliares, comprobantes y documentos soporte. Los libros de contabilidad principales (diario y mayor) deben entregarse actualizados a la fecha

de corte en que se elaboren y presenten los estados contables y comprendern la totalidad

de los registros de las operaciones. Por su parte, los libros auxiliares deben entregarse

actualizados hasta el da en el que se produzca el cambio de representante legal.

Saldos actualizados con los respectivos informes de ejecucin presupuestal de ingresos y gastos, de manera que se puedan verificar con los registros efectuados en la Clase Cero.

Informes de control interno contable, as como la correspondencia existente entre la Contadura General de la Nacin y el Ente Pblico, precisando aspectos que se encuentren

pendientes por resolver.

Los comprobantes en medios magnticos de las operaciones que efectu la Administracin a travs del procesamiento electrnico de datos. No olvidar las claves de acceso.

Manuales de funciones, procedimientos del rea financiera y de usuarios del

sistema que estn emplendose.

Estados contables, informes, formatos, movimiento contable y documentos

complementarios.

Continuacin


Continuacin


El mandatario saliente debe presentar un documento en donde detalle las partidas que dieron lugar al proceso de depuracin, tales como:

Saldos pendientes de conciliar.

Valores pendientes de recaudo o pago con elevada antigedad.

Acreedores y deudores no identificados.

Diferencias entre las existencias fsicas de bienes y derechos y los saldos contables.

Inexistencia de comprobantes de contabilidad o de sus documentos soporte, omisin en liquidacin de contratos, entre otros.

Igualmente, debe revelar el impacto patrimonial e indicar los criterios utilizados para mantener partidas en cuenta de orden. Se debe especificar el grado de avance en que se

encuentra el proceso de saneamiento contable.

El nuevo mandatario debe comprobar la existencia de archivos ordenados cronolgicamente con los documentos respectivos y solicitar:

Copia de la Tabla de Retencin Documental de la entidad por cada dependencia.

Acto administrativo de creacin del comit de archivos.

Relacin de carpetas fsicas de archivo o el archivo fsico, tanto histrico como central y de gestin.


Informe de saneamiento contable

Archivo documental

Con

tinu

acin

Informacin contable

Dnde dice?

Para guiar el proceso de administracin del archivo, se recomienda tener en cuenta la Ley 594 de 2000.

Listado de series con sus respectivos tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Notas claves

Palabras claves

Las cuentas de orden son aquellas que se abren para registrar un movimiento de valores, que no afecta los estados financieros de la entidad. No obstante, es necesaria para registrar sus responsabilidades contingentes.



Para qu?

Cuentas bancarias y de ahorros. Se debe soportar y conciliar la informacin con los extractos bancarios a la fecha de presentacin de los estados contables, y con los reportes

diarios de bancos, para los das transcurridos entre la fecha de los estados contables y la del

cambio de representante legal.

La certificacin, mediante firma, de la informacin financiera, econmica y social que las entidades pblicas deben remitir a la Contadura General de la Nacin tienen que hacerla el representante legal y los dems funcionarios obligados, que se encuentren en

ejercicio de sus funciones en el momento de envo de la misma. Esto, aunque la informacin

se refiera al perodo inmediatamente anterior, en el cual el firmante no era el titular del

cargo. Lo mismo aplica en el caso de las liquidaciones.

Encargos fiduciarios. Relacionar con qu entidades fiduciarias se tienen estos encargos y explicar su objetivo.

Acreedores. Es necesario identificar claramente aquellos con quienes se tengan saldos por cancelar.

Copia del acto administrativo por el cual se constituyeron las cuentas por pagar de la vigencia 2010 y su estado de ejecucin.

Inversiones. Es necesario hacer la entrega fiscal de los ttulos o de los respectivos certificados de depsito en custodia. Tambin se debe suministrar la informacin relativa a las

inversiones en ttulos desmaterializados que posea la entidad.

Clculo actuarial de pensiones y obligaciones laborales. Debe indicarse si existe clculo actuarial vigente, si se est realizando el estudio, o si no se conoce el estado de esta

obligacin, e indicar las razones o inconvenientes que han impedido su clculo. As mismo,

el informe debe mencionar si existen pasivos laborales representativos. Adicionalmente,

se recomienda entregar la base de datos actualizada del PASIVOCOL, el estado del clculo

actuarial de los pasivos pensionales y el estado de cuenta en el Fonpet.


Informacin necesaria para la verificacin de los recursos, obligaciones

laborales e inversiones

Responsabilidad en la informacin financiera e informe de control interno

contable

Con

tinu

acin

Informacin contable

Palabras claves

Pasivocol: Es el Sistema del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, que hace seguimiento y actualizacin de los clculos actuariales del pasivo pensional de las entidades territoriales.Fonpet: es el Fondo Nacional de Pensiones de las Entidades Territoriales.


Proveen detalles sobre el tamao de la administracin.

Permiten estudiar si la entidad territorial cuenta con una estructura adecuada para el buen desempeo de las competencias a su cargo.

Permiten saber si el tamao de cada dependencia guarda relacin con las funciones que debe desempear.

Permiten analizar si el nmero de directivos, tcnicos y personal de servicio es adecuado para cada dependencia.

Permiten determinar el perfil y experiencia de los funcionarios de la entidad territorial, para establecer potencialidades y falencias.

Permiten determinar la magnitud de los gastos de personal y su composicin.

Permiten determinar la situacin actual de la vinculacin de los funcionarios y el cumplimento de las normas de carrera administrativa y de contratacin.

Permiten estudiar posibles estrategias para la racionalizacin de gastos.


Organigrama, funcionarios y contratistas

Para llevar a cabo un completo proceso de empalme, es necesario definir el estado de los temas propios de la administracin y la organizacin interna de la entidad territorial.

Continuacin

Informacin sobre gestin administrativa

Recursos humanos

Para qu?


Anexos

Con

tinu

acin

Recursos humanos Para garantizar un adecuado empalme en esta materia, se sugiere que adems de diligenciar el Formato 4 del Acta de Informe de Gestin (anexo 3), se presente, discuta y

entregue informacin de soporte sobre:

Listado de dependencias de la administracin y las relaciones jerrquicas entre ellas.

Listado de organismos descentralizados a que pertenecen.

Relacin del nmero de la planta de personal detallando su experiencia y grado de profesionalizacin. Para ello, se debe identificar: el nmero de personas de carrera

administrativa y los cargos de libre nombramiento y remocin, junto con sus escalas

salariales.

Listado de los contratistas y supernumerarios que se encuentren por fuera de la planta.

Listado de cargos de carrera que se encuentren vacantes.

El costo de la planta de personal por dependencia.

Funcionarios, docentes, directivos y administrativos a cargo de la entidad territorial, su ubicacin, escalafn, antigedad, costo y fuente de financiacin, en el

caso de los departamentos y municipios certificados.

Informe sobre reestructuraciones administrativas efectuadas y sus resultados.

Nmina de pensionados y trabajadores oficiales.


Acto administrativo por medio del cual se fija la estructura de la

administracin territorial.

Planta de cargos vigente. Manuales de funciones por dependencia y cargo

Relacin de los contratos de prestacin de servicios y de consultora vigentes.

Inventario sector descentralizado (en caso de existir).

Informacin sobre gestin administrativaContinuacin


Para tener claros los procesos, manuales y sistemas de archivo; su nivel de actualizacin, custodia y manejo.


Reglamentos internos y manuales de funciones y procedimientos

Informacin sobre archivo municipal

Informacin sobre gestin administrativa

Recursos humanos

Continuacin

Con

tinu

acin

El nuevo mandatario no debe olvidar que una reestructuracin o reorganizacin de la nmina no es sinnimo de despidos. Este proceso consiste en identificar las fortalezas y potencialidades del personal disponible y ubicarlos en aquellos car

guia empalme web

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