guía de trabajo #3
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En esta Guía tuvimos la oportunidad de evaluar las necesidades y objetivos de cada uno de los puestos de una empresa.TRANSCRIPT
UNIVERSIDAD MARIANO GALVEZ DE GUATEMALA
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
SEDE: CHINAUTLA
SECCION: “B”
CURSO: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
LICENCIADA: ISELDA MORALES
TEMA:
GUIA DE TRABAJO #3
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
SADIA LISBETH MARTINEZ MAJANO 5822-09-1038
CRISTIAN ESTUARDO CASTAÑEDA 5822-12-7310
GUADALUPE CRISTY DE JESUS MUÑOZ 5822-12-8211
MARIA MANUELA LUNA MERIDA 5822-12-9121
WILLIAM FERNANDO SANCHEZ 5822-12-9675
HÉCTOR RAUL OLIVA MARROQUIN 5822-12-18390
FECHA: 21/AGOSTO/2014
INTRODUCCIÓN
A continuación se detallan una seria de puestos donde se especifica la naturaleza
del puesto, se detalla de una forma amplia cada una de las funciones que se deben
cumplir para optar a los puestos descritos, como las responsabilidades que deben
de desempeñar en el cumplimiento de las actividades asignadas para el buen
desarrollo de la operación organizacional.
GERENTE GENERAL
DESCRIPCIÓN:
PUESTO: GERENTE GENERAL
DEPENDE DE: CONSEJO ADMINISTRATIVO
SUBORDINADOS:
Gerente de Recursos
Gerente de Producción
Gerente de Mantenimiento
Gerente de Compras y Ventas
Secretaria
RESUMEN:
Asegurar el funcionamiento óptimo de todas las áreas de la empresa, encaminando
todos los esfuerzos a generar mayor volumen de ventas, de acuerdo a la filosofía
de la empresa.
FUNCIONES GENERALES:
Generar mayor volumen de ingresos, manteniendo la calidad y el servicio.
Dirigir, Supervisar y Controlar la operación del establecimiento.
Mantener en óptimas condiciones las instalaciones, mobiliario y equipo
existente.
Dirigir, Supervisar, Controlar y Capacitar al personal a su cargo.
Generar y mantener toda la información y controles requeridos por
Dirección General.
Implementar las estrategias y lineamientos establecidos por Dirección
General.
FUNCIONES ESPECÍFICAS
Cumplir y hacer cumplir el reglamento interno de trabajo.
Supervisar el inicio diario de operaciones y generar los reportes necesarios.
Supervisar la operación en las áreas funcionales.
Proveer al personal y áreas de lo necesario para desarrollar sus funciones.
Garantizar que el personal mantenga la excelencia en la atención al cliente.
Controlar y supervisar cotizaciones, compras y pago a proveedores.
Supervisar el buen estado de las instalaciones y mobiliario existente.
Supervisar el cierre diario de operaciones y generar los reportes
necesarios.
Asignar permisos y descansos, de acuerdo a operación y lineamientos
establecidos.
Dirigir las juntas de personal.
RESPONSABILIDAD
Responsabilidad correspondiente a las atribuciones y funciones establecidas, por
las decisiones tomadas en el ejercicio de sus obligaciones y las demás que resulten
de la operación.
COMUNICACIÓN
Ascendente
Deberá ejercerla directamente con los superiores, por los medios, fechas y
horarios establecidos por la Dirección General, así como por medio de informes
previamente establecidos.
Descendente
Deberá de ejercerla directamente con sus subordinados, por los medios, fechas y
horarios establecidos por la Dirección General, en forma constante según sea
requerido.
Externa
Deberá ejercerla directamente con el personal de STAFF, que para tal caso sea
designado por la Dirección General, en los medios, fechas y horarios establecidos
para tal efecto.
ESPECIFICACIONES
Grado Académico
Licenciatura trunca o Pasante de cualquier área Económico-Administrativa.
Conocimientos
Plantación, Dirección, Supervisión y Control en el área administrativa y de
operación.
Manejo de Equipo de Cómputo y software administrativo.
Manejo de mobiliario y equipo existentes en el establecimiento.
Inglés (80%).
Experiencia
Dos años de experiencia en el puesto o similares.
PERSONALIDAD:
Indispensable
Personalidad
Dinamismo
Liderazgo
Carácter
Disposición
Emprendedor
Dedicado
GERENTE DE MERCADEO
DESCRIPCIÓN:
TITULO DE PUESTO: Gerencia de Marketing y Recaudación de
fondos
ÁREA: Generación de Ingresos
NIVEL: Gerencia
SUELDO: Q.20,000 – Q.25,000 pesos según
aptitudes.
RESUMEN
Planear, dirigir y controlar toda la actividad de ventas de la Empresa.
Planear, dirigir y controlar estudios de mercadeo, analizar resultados y
apoyar en el desarrollo del producto.
Asesorar y visitar a los clientes.
Proyectar y controlar metas y presupuestos de ventas y cartera.
Preparar informes y reportes para la Gerencia general.
Cumplir oportunamente con la entrega de acciones correctivas, preventivas
y de mejora, solicitadas a partir de las auditorias u otras
RESPONSABILIDADES Y DEBERES
Elaborar el Plan de Mercadeo y presupuesto de ventas.
Establecer las políticas de mercadeo, publicidad, eventos, promociones y de
todas las actividades que permitan el posicionamiento de la imagen de la
compañía en el mercado.
Participar con el área de costos y en común acuerdo con la Gerencia en la
definición de los precios de los productos de acuerdo con el mercado y con
la rentabilidad de la compañía.
Participar en el comité comercial, en la definición de la comercialización del
producto no producido por la compañía, ya sea mediante la importación de
éstos o compra en la plaza.
Velar por la rentabilidad de los productos producidos y comercializados por
la empresa. Buscar el crecimiento continuo de los negocios de la compañía
AUTORIDAD
Definir los límites de autoridad del trabajador incluyendo sus limitaciones
Disciplinar al personal a su cargo
CRITERIOS DE DESEMPEÑO
Que el gerente de mercadeo tenga un buen desempeño que siempre utilice técnicas
adecuadas para que la organización rinda mejor obtenga mejores ganancias y así
transmitir ese bien desempeño al personal que tenga a su cargo.
CONDICIONES DE TRABAJO
Que el gerente de mercadeo esté capacitado a trabajar bajo precio que el nivel de
personal que tenga a su cargo no lo estrese, y así no bajar su nivel de desempeño
a la hora de exceso de trabajo.
GERENTE DE RECURSOS HUMANOS
DESCRIPCIÓN
Dirigir, controlar y gestionar las actividades referidas a la Administración de
Personal
(Control de Asistencias, Regímenes de Ascensos, Régimen Disciplinario,
Liquidación de personal
RESUMEN
Administrar los recursos humanos de El Colegio de Sonora de acuerdo a las
normas y
Procedimientos aplicables, otorgando las prestaciones económicas y
sociales apropiadas al
Personal para el desarrollo de sus funciones.
RESPONSABILIDADES Y DEBERES
Supervisar y controlar la actualización del manual de calidad de RRHH,
descripciones, perfiles de cargo y expedientes de personal con la finalidad
de cumplir con las normas.
Planificar y supervisar el adiestramiento del personal bajo su supervisión,
ejecutando el plan anual de detección de necesidades de formación, con el
fin de mantener al personal con los niveles de competencias requeridos por
la organización para asegurar la planificación, ejecución, control y mejora de
los procesos
Cumplir con las normas y procedimientos de seguridad y salud en el trabajo.
AUTORIDAD
Velar por el personal a su cargo
Supervisar a su personal
CRITERIOS DE DESEMPEÑO
Que el gerente de recursos humanos pueda dirigir controlar la administración de
recursos humanos pueda programar planes orientados a la calidad de vida del
trabajador la salud de los funcionarios
CONDICIONES DE TRABAJO
Que el gerente de recursos humanos esté capacitado para los conflictos del
departamento que esté totalmente dispuesto a verificar y participar todas las
directivas solicitadas de la gerencia general
GERENTE DE VENTAS
DESCRIPCIÓN:
PUESTO: GERENTE DE VENTAS
DEPENDE DE: GERENTE ADMINISTRATIVO.
RESUMEN:
El buen gerente de ventas debe agrupar todas las cualidades de un verdadero líder,
como son la honestidad, ser catalizador, tomar decisiones, ejecutarlas, en fin un
gerente deber ser muchas cosas, para muchas personas.
FUNCIONES GENERALES:
Preparar planes y presupuestos de ventas, de modo que debe planificar sus
acciones y las del departamento, tomando en cuenta los recursos necesarios y
disponibles para llevar a cabo dichos planes.
Establecer metas y objetivos. Es importante aclarar que las metas son a largo
plazo o sea, son más idealistas, es como decir que la meta puede ser, llegar ser el
número uno en un mercado determinado, mientras que los objetivos son más
precisos y a plazos más cortos. Un objetivo sería vender diez millones en el
próximo trimestre.
Calcular la demanda y pronosticar las ventas. Este proceso es de vital
importancia y deber realizarse en el mismo orden en que se ha citado, de forma
que primero calculemos cual es la demanda real del mercado y considerando
nuestra participación en el mismo, podamos pronosticar nuestras ventas. Dicho
pronóstico debe ser lo más preciso posible porque de esto depende otros
compromisos, como la compra de materia prima, el pago a suplidores o cualquier
otro compromiso con acreedores.
Determinar el tamaño y la estructura de la fuerza de ventas. Debido a que el
gerente es quien conoce de primera mano el mercado que se trabaja, y como debe
tratar el mismo, es quien está llamado a estructurar el departamento.
Reclutamiento, selección y capacitación de los vendedores. Esta función del
gerente de ventas, dependerá de la estructura de la empresa, porque en muchos
casos, estos procedimientos son realizados por el departamento de recursos
humanos, aunque la forma idónea sería que Rec. Humanos, reclute y seleccione
previamente y luego se le presente al gerente solo los mejores candidatos para ser
incorporados a la empresa.
GERENTE DE MANUFACTURA
DESCRIPCIÓN:
PUESTO: GERENTE DE MANOFACTURA.
DEPENDE DE: GERENTE ADMINISTRATIVO.
RESUMEN:
El gerente de manufactura asegura que los departamentos de una organización van
alcanzar las metas de producción dentro del presupuesto y con un alto nivel de
calidad. Los directivos utilizan los recursos dentro de la planta de fabricación para
cumplir los objetivos para la producción de la empresa. La educación universitaria
se requiere generalmente para un puesto de gerente en una empresa de
producción. El candidato ideal en esta posición también cuenta con amplia
experiencia empresarial en un entorno de fabricación.
FUNCIONES GENERALES:
Mantener una comunicación interdepartamental fluida, con el fin de informar
sobre el desarrollo de la producción, productos y cantidades fabricadas,
plantear las mejoras que tengan lugar; mejorando así la calidad de los
productos, los tiempos de producción y la disminución de los costos.
Garantizar en colaboración con los responsables de los departamentos de
Recursos Humanos y Aseguramiento de Calidad, que se imparta una
formación inicial y continuada, adecuada al personal de Producción.
Optimizar el uso y aprovechamiento de los recursos tanto humanos como
materiales y financieros acorde a las políticas, normas y tecnología de la
empresa.
Proponer a su jefe inmediato la adquisición de nueva maquinaria a fin de
mejorar la productividad, según las necesidades del departamento.
Programar las actividades de su departamento de acuerdo al plan de
producción suministrado por la Gerencia de Planeación, a fin de optimizar
las entregas de producto terminado a tiempo.
GERENTE DE CREDITOS Y COBROS
DESCRIPCIÓN:
TITULO DEL PUESTO: GERENTE DE CRÉDITOS Y COBROS
PUESTO AL QUE REPORTA: GERENCIA GENERAL
DEPARTAMENTO: CREDITOS Y COBROS
LOCALIDAD GEOGRAFICA: OFICINAS CENTRALES GUATEMALA
RESUMEN
Está a cargo de la recuperación eficiente dela cartera que le corresponda, además
de mantener el contacto y una estrecha comunicación con el Cliente, mantiene la
comunicación y relación personal del propio departamento y de las áreas
relacionadas, se involucra en el logro de metas afines.
RESPONSABILIDADES DEL PUESTO
Recibe las facturas elaboradas, revisa que contengan los documentos
necesarios para el cobro y los programas en un archivo ordenado por fecha
tanto físicamente como en su computadora.
Se encarga de la negociación con los clientes para tratar de lograr la
cobranza de cartera vencida o para el pago oportuno procura que el cliente
se sienta atendido por este departamento.
Propone visitas de si mismo o del gerente de área para el logro de cobranza
de cartera vencida y en su caso, el traspaso de cuantas al departamento
legal por incobrables.
Alimenta los sistemas de información con que cuenta la empresa, aplicación
de pagos, etc.
Asiste y elabora en los reportes mensuales que diseña la gerencia,
adicionando los informes de problemas no solucionados en su sector de la
cartera.
Ayuda a la planeación de las metas del mes siguiente, en cuanto a
recuperación de su sector de cartera, depuración de los estados de cuenta,
visitas a clientes que realizará por sí mismo o con ayuda del gerente.
Participa en las juntas y reuniones del departamento o de otras áreas, para
tratar los asuntos cotidianos o los problemas de recuperación de cartera.
RELACIONES
El departamento de créditos y cobranzas puede realizar un trabajo eficiente sólo
mediante la cooperación de otros departamentos, su relación más estrecha y
continua es con los departamentos, de Ventas, Finanzas, y Contabilidad. Tal
cooperación puede y debe adoptar la forma positiva de un trabajo armonioso y de
conjunto.
Lo menos que el departamento de créditos y cobros debe al departamento de
ventas es notificarle inmediatamente la negativa de crédito a un cliente nuevo o la
retirada de un cliente antiguo, con una breve explicación de las razones para
proceder así, ese aviso debe darlo el jefe de créditos y cobros al de ventas.
Este último puede transmitirlo al vendedor interesado en el cliente, con el fin de
evitar molestias de visitarlo.
Además con lo relacionado con las finanzas es importante tener una información
precisa mediante un programa que especifique la cantidad de dinero que deberá
recuperarse mediante el cobro.
Contabilidad deberá actuar como suministrador de información contable y de
control de los registros de ingresos, egresos y saldos de las cuentas por cobrar.
RESPONSABILIDADES Y DEBERES
Independientemente al tamaño de la estructura orgánica de la empresa sea esta
mayorista, minorista, distribuidora representante; las primeras acciones que tendrá
que realizar el responsable o encargado, será la de implementar un plan de trabajo
determinando las siguientes acciones generales:
Establecer políticas generales sobre la coordinación del manejo operativo
del crédito y la cobranza.
Diseñar un sistema que sea apropiado a las necesidades de la empresa aun
cuando esta no tenga la estructura necesaria.
Confeccionar e imprimir formularios, apropiados a las actividades que
piensa desarrollar la empresa para la supervisión y el Control.
Solicitar el personal que se considere necesario para operatividad y poner
en marcha el sistema.
Establecer la interconexión con las demás áreas principales y secundarias
con que cuenta la empresa, tales como Ventas, Almacenes, Contabilidad,
Registros, Caja, Finanzas etc.
Dentro del criterio administrativo, el crédito y la cobranza deben producir
ganancias o beneficios porque permite la interrelación de dos funciones
complementarias como son incrementar las ventas y garantizar las utilidades
futuras mediante la recuperación de la inversión.
Pero toda función que se complemente en una organización tendrá que tener
objetivos que provengan de la finalidad o naturaleza por los cuales puedan
materializarse los objetivos.
CRISTERIOS DE DESEMPEÑO
Para poner en funcionamiento las operaciones de créditos y cobros en la empresa,
se requiere implementar un sistema operativo de métodos y procedimientos dentro
de la estructura orgánica de la empresa. Este funcionamiento deberá tener el
interés mayoritario de quienes dirigen la organización y sobre todo, del
responsable de la gestión de Créditos y Cobros ya que la administración del crédito
y del cobro se ha elevado a la categoría de un profesional con sus
responsabilidades y ética propia, dando una imagen de modernización, importancia
y alta performance dentro de la empresa.
CONDICIONES DE TRABAJO
Esto dependerá del interés que ponga el empresario o ejecutivo de la empresa,
para ejecutar dicha función.
Indistintamente a ello, se puede decir que su ubicación dentro de la estructura
orgánica podrá ser lineal o de apoyo. También puede entenderse que esta decisión
dependerá del tamaño de la organización (pequeña o mediana empresa).
Si fuera lineal, entonces su ubicación estará dentro del área financiera, ventas o de
control, su dependencia a estas funciones conseguirá la homogenización de las
funciones complementarias.
Si fuese de apoyo entonces su ubicación dependerá de la Gerencia, el mismo que
ejercerá un control directo y supervisará a las actividades señaladas.
En cualquiera de los casos, siempre se considera una asesoría staff dependiente o
independiente por parte de un asesor legal y/o un especialista en la materia.
Seguidamente propondremos algunos modelos de estructura organizacional,
jerárquica y ubicación del departamento de Créditos y Cobros dentro de la
organización de una empresa de mediana capacidad.
ESPECIFICACIONES DEL PUESTO
Otorgamiento de los Créditos
Estudio de los Estado Financieros e Información anexa
Gestión Efectiva de la Cobranza
Informes y Gerencia
Control de Personal a su cargo
Determinación de malas deudas
Arqueos de documentos
JEFE DE LOGÍSTICA
DESCRIPCIÓN:
La persona responsable del puesto de trabajo es el máximo responsable del
correcto funcionamiento, coordinación y organización del área logística de la
empresa, tanto a nivel de producto como a nivel de gestión de personal, con el
objetivo de distribuir a los clientes los pedidos de mercancía en tiempo y forma.
Las funciones principales del puesto son:
Coordinar las diferentes áreas de almacén (entradas, reposición, preparación
de pedidos y transporte de los mismos).
Optimizar la política de aprovisionamiento y distribución de la empresa.
Optimizar, organizar y planificar la preparación y distribución de pedidos.
Optimizar procesos de trabajo.
Gestionar y supervisar al personal a su cargo.
JEFE DE BODEGA
DESCRIPCIÓN:
Diligenciar formatos de entrada y salida del almacén, se le debe asignar esta
función para que él pueda saber cuándo llego o salió la mercancía, que cantidad,
cuántas unidades de una referencia, que artículos, a quien se le compro o vendió y
quien la recibió
Realizar un control de inventarios diarios para que el este enterado de que se está
agotando o que productos tiene en mayor cantidad.
Recibir y verificar los productos que ingresan esto para estar seguro de que lo que
se le anuncia en el documento correspondiente es lo que en realidad se le entrega.
Diligenciar los documentos necesarios que certifiquen el recibo o despacho de la
mercancía ya que el es el directo responsable y así evitar reclamaciones futuras de
que no me llego tal producto o que se le entrego de más.
Realizar los reportes respectivos al jefe de compra y venta y al contador para
poder contar con la autorización de estos.
Reportar al departamento de logística si al momento de la descarga detecta daños
en los productos tales como humedad, empaques dañados, problemas de
infestación, faltantes o sobrantes.
Revisar que el almacenaje de los productos si sean los adecuados
INGENIERO DE PRODUCCIÓN
DESCRIPCIÓN
INGENIERO DE PRODUCCION CODIGO 1020
23/08/2014 PLANTA
JEFE INMEDIATO GERENTE DE PRODUCCION
SALARIO BASE Q.18000.00
RESUMEN
La amplitud de la Ingeniería en Producción Industrial permite aplicar los
conocimientos y herramientas de esta disciplina, en una amplia gama de
actividades, tales como empresas de manufactura, de transporte, comerciales y de
servicios, (aeropuertos, hospitales, hoteles, entidades financieras y sector público,
entre otros).
RESPONSABILIDADES DEL PUESTO
Es preciso que establezca una línea de comunicación abierta con las
siguientes personas: Director General, Gerente de Compras y Ventas,
Gerente de Recursos humanos y Gerente de Mantenimiento y Almacén.
Actualizar a los supervisores de producción sobre las innovaciones en los
procesos.
Verificar los reportes que le sean entregados y analizarlos.
Solicitar apoyo de asesoría técnica profesional externa en caso que sea
necesario, reportándolo previamente con el Director General.
En la temporada de corte y empaque será responsable, junto con sus
supervisores, que el producto se encuentre en las condiciones óptimas para
su venta.
Instruir en la temporada de corte y empaque a los empleados temporales
para que realicen bien su labor.
Capturar ideas o propuestas de cualquier empleado que haya tenido
resultados positivos en el proceso de producción.
Es el responsable del buen desarrollo de la planta y de la eficiencia y
eficacia de los procesos productivos e innovaciones.
En caso de algún brote viral o enfermedad de la planta, tendrá que ver la
causa y solucionar el problema.
RELACIONES
Reporta a: Gerente de producción
Supervisa a: Supervisores de línea.
Trabaja con: Personal de planta.
RESPONSABILIDADES Y DEBERES
FUNCIÓN BÁSICA: Hacerse cargo de todo lo referente a los procesos productivos,
para lograr la eficiencia y un producto de calidad.
Gestionar el diseño, la instalación, la administración y el desarrollo de sus
temas de producción de bienes y servicios, en cualquier sector económico.
Identificar oportunidades de innovación en cualquier área del sistema
productivo de empresas de bienes y servicios.
Determinar la viabilidad y sostenibilidad de nuevos productos y sistemas
productivos.
Evaluar el resultado de alternativas técnicas o tecnológicas específicas,
considerando el impacto que pueda generar en el ambiente social y
ecológico.
Interactuar con equipos de trabajo multidisciplinarios, para el logro de
objetivos.
CRITERIOS DE DESEMPEÑO
El Ingeniero Industrial tendrá conocimientos del área de las matemáticas, cultura
general, contabilidad, psicología, relaciones industriales, Ingeniería humana,
producción calidad, y todos los conocimientos necesarios para tomar decisiones
desde el punto de vista del optimización de recursos.
La amplitud de la Ingeniería en Producción Industrial permite aplicar los
conocimientos y herramientas de esta disciplina, en una amplia gama de
actividades.
El objetivo es plasmar las capacidades de los profesionales, tomando como base
los fundamentos y la evolución de esta disciplina.
CONDICIONES DE TRABAJO
Las áreas prioritarias de trabajo d Ingeniería Industrial serán las de producción,
Control de Calidad, Ingeniería de proyectos, Seguridad y análisis Ambiental,
Gerencia de Producción, Gerencia de Empresa, Sistemas y Procedimientos,
Almacenes, Medición de trabajos Estándares, Evaluación de Proyectos, Estudios de
Factibilidad, Consultoría y otras de carácter técnico.
Todas estas tareas se realizaran dentro de las instalaciones de la planta central.
ESPECIFICACIONES DEL PUESTO
Investigar, desarrollar y diseñar productos.
Analizar, diseñar los métodos de trabajo y realizar mediciones de los
mismos.
Administrar y controlar la producción.
Realizar diagnósticos empresariales y proponer soluciones a las necesidades
detectadas.
Evaluar, proponer y diseñar sistemas de calidad en las empresas.
Tomar decisiones basándose en procesos matemáticos y financieros.
Diseñar y administrar planes de mantenimiento.
proponer soluciones a las necesidades detectadas.
Evaluar, proponer y diseñar sistemas de calidad en las empresas.
Tomar decisiones basándose en procesos matemáticos y financieros.
Diseñar y administrar planes de mantenimiento.
Actuar en base a los principios éticos: honestidad, integridad, solidaridad y
otros.
Poseer una visión de futuro clara y alentadora que lo lleve a la generación
de empresas para fortalecer la economía del país.
Propiciar la participación del trabajo en equipo, liderazgo en la institución
donde se desenvuelva
ASISTENTE DE GERENCIA
DESCRIPCIÓN:
ASISTENTE DE GERENCIA CODIGO 1020
23/08/2014 PLANTA
JEFE INMEDIATO GERENTE DE GENERAL
SALARIO BASE Q.16000.00
RESUMEN
La persona que ocupa este puesto asume la responsabilidad del Gerente en su
ausencia.
RESPONSABILIDADES DEL PUESTO
Es responsable de ejecutar labores secretariales de la dependencia
asignada.
Manejo de equipo específico
Trato con el cliente externo
RELACIONES
Reporta a: Gerencia General
Trabaja: con todo el personal de oficinas centrales, e invitados de Gerencia
General.
RESPONSABILIDADES Y DEBERES
GESTIÓN ADMINISTRATIVA.
Preparar, tramitar, y controlar la documentación generada en la gerencia
general.
Confección de cartas, escritos, informes, contratos, acuerdos, actas,
informes, facturas, y documentos en general.
Convocar a sesiones o reuniones.
Llevar el control de la agenda del gerente de área.
Velar por el ornato de las oficinas de los directivos y gerencia general.
Coordinar las labores, giras y gestión de cobro del mensajero motorizado.
Coordinar las funciones y actividades del mensajero interno, tales como:
entrega y distribución documentos, ir a bancos, empresas, etc.
Atender a proveedores y entregar las órdenes de compra.
Comunicar la participación a reuniones al departamento de compras,
publicidad, gerencias varias e interesados.
Controlar presupuesto de Publicidad con la facturación de la Agencia de
Publicidad Mccann.
Mantener discreción sobre los asuntos confidenciales de la empresa.
Evacuar las consultas que estén a su alcance.
Preparar los informes que se le soliciten.
Llevar controles administrativos vía expedientes, archivos, catálogos,
computador u otros similares.
Colaborar con otras funciones afines.
GESTIÓN OPERATIVA.
Recibir, clasificar, tramitar y controlar la correspondencia y documentación
diversa recibida, tanto interna como externa.
Atención telefónica de acuerdo a las normas de cortesía establecidas y dar
el debido curso
Recoger y canalizar los mensajes dirigidos al personal de la dependencia o
enviados por este.
Enviar comunicaciones internas y documentos relacionados a los diferentes
departamentos administrativos.
Solicitar y mantener suministros de cafetería.
Tramitar con la agencia de viajes la compra de boletos.
Realizar envíos de encomiendas al exterior.
Efectuar cancelación y registro de las pólizas del INS.
Receptar los periódicos y distribuir.
Coordinar con los departamentos el uso de la sala de sesiones.
Enviar comunicaciones vía fax, correo electrónico y apartado postal a
empresas e identidades.
Mantener el orden y buena presentación de la sala de secciones y
accesorios (tv, proyector slice, pizarra, etc.)
CRITERIOS DE DESEMPEÑO
Las Secretarias y Asistentes de Gerencia se convierten entonces en los brazos de
los gerentes para impulsar y multiplicar las acciones de la organización en aras de
cumplir las metas y la Misión Empresarial.
En la medida en que las personas que ocupan estos cargos dominen y compartan
toda la información acerca de la misión y metas en la organización; y se ganen el
respeto de la gerencia, de los colaboradores, y de los clientes con un desempeño
proactivo y eficiente; alcanzarán la autoridad necesaria y la “luz verde” del nivel
superior para influir más directamente en el buen cumplimiento de los objetivos
empresariales.
Toda organización tiene su propia cultura, que evidencia “algo especial” que la
diferencia de otras, aunque a simple vista nos resulte definir en qué consiste.
CONDICIONES DE TRABAJO
El cargo se ubica área administrativa en oficinas centrales, atendiendo y
coordinando sus actividades en el departamento asignado.
ESPECIFICACIONES DEL PUESTO
Excelente presentación personal
Responsable y dedicada.
Receptiva y Servicial
Buen manejo de las relaciones interpersonales.
Dinámica y activa.
Amplio manejo del sistema operativo WINDOWS y de las herramientas
Word, Excel y Power Point.
CONCLUSIONES
Este manual guarda relación con los procedimientos que se puedan desarrollar
dentro de la organización.
Con este manual de funciones se tendrá un mejor rendimiento debido a que los
empleados se enfocaran a cumplir sus obligaciones dentro de su campo de trabajo.
Facilitando la ubicación y orientación del personal además de que permite
establecer claras delimitaciones en las funciones y responsabilidades de cada
cargo.
Entre las ventajas a futuro en base a este manual de funciones serán:
1. Mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecución de las mismas.
2. Se reducirá la cantidad de conflictos de autoridad, no habrá fugas de
responsabilidad.
3. Es claro y sencillo, a su vez proporciona solo la información necesaria para
cada puesto de trabajo.
4. Sera útil en toda la organización.
5. Sera fácil de mantener la disciplina entre los empleados de toda la
organización.