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UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN SIMÓN
DIRECCIÓN UNIVERSITARIA DE EVALUACIÓN Y ACREDITACIÓN
GUÍA DE SEGUIMIENTO A PLANES DE MEJORA Y
A OBSERVACIONES DE EVALUACIÓN EXTERNA
UMSS
Cochabamba-Bolivia 2014
GUIA DE SEGUIMIENTO A PLANES DE MEJORA Y EVALUACIÓN EXTERNA EN LA UMSS DUEA-UMSS
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____________________________________ Primera edición, mayo del 2014 Coordinación general Dr. Cs. J. Omar Arzabe Maure/Director de la DUEA Equipo de elaboración Ing. J. Remy Rojas Arze/Jefe de Departamento de Acreditación Lic. Daniel Vásquez Torrez/Docente Investigador Univ. Alejandra Cuadros Méndez/Auxiliar del Departamento de Acreditación Colaboración: Lic. Clara Pérez Zabalaga, Lic. Limberg Camacho Acosta Ing. Iván Dávalos Lafuente, Lic. Rosario Luizaga Patiño, Dr. José Luis Pérez Aparicio Diseño portada Edición y diagramación Impreso en talleres gráficos
GUIA DE SEGUIMIENTO A PLANES DE MEJORA Y EVALUACIÓN EXTERNA EN LA UMSS DUEA-UMSS
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PRESENTACIÓN
Los procesos de Autoevaluación, implican la elaboración de varios documentos; informe
de autoevaluación, formularios de Evaluación Externa, plan estratégico de la unidad
académica, Currículo o Plan de Estudios con sus respectivos planes globales (si se trata
de carreras o programas) y el Plan de Mejora, sin duda, este es el documento
trascendental a la conclusión del proceso de autoevaluación. Una vez concluida la
evaluación Externa y obtenida la Acreditación, las observaciones de los Pares
Académicos, también se constituyen en los objetivos que direccionen el mejoramiento de
la calidad de la unidad Académica y/o Administrativa.
El Plan de mejora es la base para definir actividades que permitan alcanzar los resultados
para la mejora continua de la calidad, por encima de tener a la unidad académica
acreditada, consideramos que el fin no es la acreditación por sí misma, por lo tanto, es la
herramienta fundamental para las unidades académicas que concluyeron su proceso de
autoevaluación, en el caso de las unidades académicas que hubieran alcanzado la
Acreditación, esta herramienta se complementa con las observaciones de los pares
académicos, el cumplimiento del plan de mejora y la atención a las observaciones de los
pares académicos permitirán a la unidad académica alcanzar la Reacreditación más
adelante.
La Universidad Mayor de San Simón es considerada como la universidad líder en Bolivia
por sus actividades en el campo de la Autoevaluación y Acreditación, la DUEA presenta a
la comunidad universitaria la “GUIA DE SEGUIMIENTO A PLANES DE MEJORA Y
OBSERVACIONES DE EVALUACION EXTERNA - UMSS”.
Consideramos que la aplicación de esta guía, permitirá a las distintas Unidades
Académicas y Administrativas de la Universidad Mayor de San Simón, buscar la cultura
de autoevaluación y de esta forma tener una educación universitaria de calidad con
pertinencia científica y social.
Dr. Omar Arzabe Maure Director de la DUEA
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CONTENIDO
I. Antecedentes…………………………………………..………………………………5
II. Contextualización………………………………………………….………………….6
III. Justificación……………………………………………………………………………7
IV. Objetivos……………………………………………………….……………………….8
V. Procedimiento………………………………………………………………………….8
VI. Matriz de Seguimiento del Plan de Mejora………………….…………….10
VII. Matriz de Seguimiento a Observaciones de Evaluación
Externa…………………………………………………………………………...11
VIII. Descripción de Indicadores de Seguimiento………………………..…………...12
IX. Esquema de Seguimiento Anual de los Objetivos del Plan de Mejora y
Observaciones de Evaluación Externa……………………………….……...15
X. Jerarquizar las Actividades o Acciones de Mejora…………..……..…………..16
Bibliografía
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I. ANTECEDENTES
La DUEA, tras su creación en 1996, se consolida como la primera Dirección, a nivel
nacional, que inicia los procesos de Evaluación y Acreditación de Unidades Académicas y
Administrativas, desde esta experiencia y tras un largo recorrido, actualmente se tiene el
siguiente resultado.
Elaboración DUEA, mayo 2014
El 34% de las Unidades Académicas (Carreras/Programas) de la UMSS están acreditadas
y un 32 % en proceso de Autoevaluación con miras a lograr su Acreditación. De todas; 3
Carreras/Programas2, Ing. Agronómica, Ing. civil e Ing. Industrial, han logrado la
reacreditación, y la Carrera de Medicina obtuvo su tercera reacreditación, este hecho
genera expectativas respecto a las reacreditaciones de las Carreras/Programas, por tanto
la adecuada aplicación del Plan de Mejora y Observaciones de Evaluación Externa
garantiza la reacreditación.
1 Estas carreras/programas están inhabilitadas para llevar adelante el proceso de Autoevaluación, por falta
de dos promociones de graduados. 2 Las cuatro carreras/programas han sido re-acreditadas ante el sistema ARCU-SUR del MERCOSUR
Educativo, cabe mencionar que las Carreras/Programas acreditadas ante la SNEA -CEUB (SUB) no se han re-acreditado.
Acreditadas 34%
En proceso de Autoevaluación
32%
Sensibilizadas 8%
Por sensibilizar 13%
Nuevas Carreras 13%
Nº
Carreras/Programas
60
Acreditadas 20
En proceso de
Autoevaluación
19
Sensibilizadas 5
Por sensibilizar 8
Nuevas Carreras1 8
CARRERAS Y/O PROGRAMAS UMSS
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Actualmente algunas Unidades Administrativas (Institutos y Centros de Investigación) han
iniciado la autoevaluación con miras a la Acreditación, es el caso específico del Instituto
de Investigaciones Antropológicas y Museo Arqueológico (INIAM), Instituto de
investigaciones de la Facultad de Medicina (IBISMED), Posgrado de la Facultad de
Ciencias Económicas (IESE) y el Posgrado de la Facultad de Odontología.
La DUEA basada en el marco jurídico nacional y la normativa en Evaluación y
Acreditación del Sistema Universitario Boliviano, establece, que las Unidades Académicas
que se sumergen en estos procesos, deben presentar los siguientes documentos para
lograr la Acreditación nacional e internacional.
Informe de Autoevaluación
Documento de Plan de Mejora
Plan de Desarrollo
Plan de Estudios3.
Formularios CEUB y/o ARCU SUR
II. CONTEXTUALIZACIÓN
Una vez que las Unidades Académicas inician el proceso de Autoevaluación y aplicados
los instrumentos (herramientas), así como la metodología pertinente, se obtienen
resultados que muestran las debilidades y amenazas que serán plasmadas en el Plan de
Mejora.
Las Unidades Académicas que logran la Acreditación presentan el Plan de Mejora, que en
su contenido esencial contienen una matriz, que engloba la planificación a ejecutarse
buscando superar las debilidades y neutralizar las amenazas, con el objetivo máximo de
alcanzar la calidad académica.
3 La reunión del RENEVAC realizada en octubre del 2013, planteó que es de suma importancia la
presentación del Plan de Estudios para lograr la Acreditación, planteamiento que surge a raíz de la modificación del reglamento de Evaluación y Acreditación universitaria del SUB y aprobado en el XII Congreso Nacional de Universidades “2da Fase” realizada en Santa Cruz del 5 al 9 de mayo de 2014.
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Conceptualizando el Plan de Mejora, nos remitimos a La Universidad de Tolima-México
(2010) que define: “Se entiende por Plan de Mejoramiento el conjunto de actividades
preventivas y/o correctivas, articuladas con la planificación institucional, que debe poner
en marcha una dirección de programa (Carrera) en un período determinado para
consolidar las fortalezas y superar las debilidades diagnosticadas en el proceso de
Autoevaluación, con el propósito general de incrementar el nivel de calidad en todos los
procesos académicos.”
Por su parte la Universidad de Catalunya (2005) puntualiza: “Un Plan de Mejora es la
propuesta de actuaciones, resultante de un proceso previo de diagnóstico de una unidad,
que recoge y formaliza los objetivos de mejora y las correspondientes actuaciones
dirigidas a fortalecer los puntos fuertes y resolver los débiles, de manera priorizada y
temporalizada”
Como podemos observar, el Plan de Mejora debe traducirse en actividades, luego de
elaborar un adecuado diagnóstico, que apunten a mejorar la dinámica de la Unidad y por
supuesto lograr la calidad académica. Por lo tanto es imperativo que las
Carreras/Programas que están involucradas en estos procesos comprometan
fehacientemente la ejecución del Plan de Mejora en un tiempo pertinente.
III. JUSTIFICACIÓN
Para las Unidades Académicas y Administrativas con fines de Acreditación, elaborar los
documentos de Autoevaluación, Plan de Desarrollo, Plan de Estudios, llenado de
Formularios y el Plan de Mejora constituye una exigencia ineludible, pues estos
documentos componen el pilar fundamental para buscar acreditarse ante un organismo
nacional o internacional.
Tomamos una aseveración por demás importante, que describe puntualmente la intención
de la DUEA.; “Es a través del Plan de Mejora que debe darse credibilidad al proceso de
Evaluación, para evitar que se convierta en un proceso burocrático, que no arraigue o que
se vuelva repetitivo. Por lo tanto, el Plan de Mejora tiene que ser una herramienta
realmente enfocada hacia la acción, y hay que evitar que se convierta en un gran
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documento formalista o, simplemente, en una serie de buenas voluntades, deseos y
aspiraciones” (Universidad de Catalunya, 2005).
De este modo se elabora la: “Guía de Seguimiento a Planes de Mejora y Observaciones
de Evaluación Externa - UMSS” con el objetivo de que las Unidades Académicas y
Administrativas, tengan un documento base que coadyuve el seguimiento y el
cumplimiento de la matriz planificada en el Plan de Mejora, así como de las
recomendaciones de los Pares Académicos.
IV. OBJETIVOS
Objetivo General.
Evaluación y Seguimiento al cumplimiento del Plan de Mejora y Observaciones de
Evaluación Externa, resultado del proceso de Evaluación y Acreditación así como de las
recomendaciones u observaciones realizadas por los Pares Académicos,
constituyéndose, la misma, en una herramienta básica para lograr efectivizar la calidad
universitaria.
Objetivos Específicos:
Proporcionar herramientas, instrumentos y metodología que faciliten a las
Unidades Académicas realizar el seguimiento a sus Planes de Mejora.
Realizar seguimiento del cumplimiento de las observaciones y recomendaciones
de los Pares Académicos de la Evaluación Externa.
Verificar en los Planes Operativos Anuales (POA) de las Carreras/Programas
acreditadas la planificación de sus objetivos en base al Plan de Mejora y/o las
recomendaciones de los Pares Académicos.
V. PROCEDIMIENTO
Una vez que se tiene elaborado el Plan de Mejora, se debe realizar el seguimiento
pertinente a la matriz elaborada por la propia Unidad. Muchos serán los objetivos
trazados, sin embargo algunos deben priorizarse para lograr lo más sustancial para el
beneficio Institucional.
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Así mismo los objetivos priorizados por la Unidad deben incluir en su Plan Operativo
Anual (POA), actividades y resultados que surgieron del Proceso de Autoevaluación,
cumplir con las recomendaciones que realizaron los Pares Académicos y que estas
queden plasmadas en el POA para el adecuado desarrollo de las Unidades mencionadas,
de este modo las Carreras/Programas, conjuntamente la DUEA efectuarán el seguimiento
al cumplimiento de estos planes.
Es imposible que todos los objetivos se ejecuten el primer año, sin embargo es deseable
que ingresen a la matriz general para poder lograr su cumplimiento en el periodo de los 5
años, de este modo cada año debe plasmarse en el POA los objetivos priorizados. Hacer
seguimiento de los objetivos, de manera que se pueda dar cuenta si hubo avance. Los
objetivos que no fueron incluidos en el POA o simplemente se trazaron fuera de este para
su posterior cumplimiento deben también ser evaluados, realizando un adecuado
seguimiento a mediano o largo plazo4.
Las Unidades Académicas realizan una evaluación del cumplimiento de los objetivos
planteados mediante la “Guía de Seguimiento a Planes de Mejora y Observaciones de
Evaluación Externa - UMSS”, estos objetivos reciben un porcentaje en el avance de su
cumplimiento, la DUEA realizará la verificación del avance.
De este modo la DUEA plantea las siguientes Matrices que deberán ser aplicadas en las
distintas Unidades Académicas.
4 Entendemos por corto plazo 1 año, mediano plazo hasta 2 años y largo plazo más de 2 años, con un
máximo de 4 años.
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VI. MATRIZ DE SEGUIMIENTO DEL PLAN DE MEJORA
Gestión: 2014 Unidad superior: HCU-Rectorado Carrera/Unidad:
Sistema de acreditación: Fecha de acreditación: Fecha de reacreditación:
Elaborado por: Dpto. Acreditación-DUEA-UMSS 2014
Dimensión o Área
Objetivos de mejora
Actividades de mejora
Cronograma Recursos asignados
Resultado esperado o producto
Responsables Medios de verificación
% alcanzado
según objetivo
Fecha
inicio
Fecha
fin
Objetivo 1
Acción 1.1
Acción 1.2
Objetivo 2
Acción 2.1
Acción 2.2
Objetivo 3
Acción 3.1
Acción 3.2
Observaciones % Total:
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VII. MATRIZ DE SEGUIMIENTO A OBSERVACIONES DE EVALUACION EXTERNA
Gestión: 2014 Unidad superior: HCU-Rectorado Carrera/Unidad:
Sistema de acreditación: Fecha de acreditación: Fecha de reacreditación:
Elaborado por: Dpto. Acreditación-DUEA-UMSS 2014
Dimensión o Área
Objetivos de mejora
Actividades de mejora
Cronograma Recursos asignados
Resultado esperado o producto
Responsables Medios de verificación
% alcanzado
según objetivo
Fecha
inicio
Fecha
fin
Objetivo 1
Acción 1.1
Acción 1.2
Objetivo 2
Acción 2.1
Acción 2.2
Objetivo 3
Acción 3.1
Acción 3.2
Observaciones % Total:
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VIII. DESCRIPCIÓN DE INDICADORES DE SEGUIMIENTO
Los indicadores de seguimiento, pueden ser cuantitativos o cualitativos, deben reflejar el
producto final de las actividades planteadas.
Documentos para realizar el seguimiento:
Revisión del cumplimiento de POA de la Unidad, desde que se acreditó.
Documentos de verificación del cumplimiento de objetivos; resoluciones, informes,
cartas, etc.
a) Áreas o dimensiones
Se puede definir como secciones de análisis o patrones de evaluación, son
aspectos específicos u objetos de estudio, de este modo se debe tomar en cuenta
las áreas del CEUB-SUB o dimensiones del ARCU-SUR del MERCOSUR según la
Unidad lo haya planteado.
Según el CEUB, toma en cuenta 10 “áreas” (Normas Jurídicas e Institucionales,
Misión y Objetivos, Currículo, Administración y Gestión académica, Docentes,
Estudiantes, Investigación e Interacción Social, Recursos Educativos,
Administración Financiera e Infraestructura), del mismo modo el ARCU –SUR del
MERCOSUR toma en cuenta las “Dimensiones” (Contexto institucional, Proyecto
Académico, Comunidad Universitaria e Infraestructura).
b) Objetivo de mejora: Pueden existir uno o más objetivos trazados por la Carrera,
debemos identificar la priorización de los objetivos para realizar el seguimiento.
c) Actividades: Las Unidades Académicas plasman las actividades y para su
seguimiento deben priorizarse, pues no todas pueden ser atendidas en una sola
gestión (año), por tanto se pueden tomar las siguientes recomendaciones,
según: el plazo requerido para su implementación, el grado de dificultad, el monto
económico requerido y el grado de impacto previsto, para su seguimiento vamos a
considerar estos aspectos. En resumen, es un instrumento para la evaluación
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continua del proyecto trazado, por tanto es la representación de las tareas que se
deben realizar.
d) El cronograma: La planificación debe tomar en cuenta el tiempo que precisa el
objetivo y la acción de mejora para su cumplimiento, con esta premisa se toma en
cuenta la fecha de inicio y la fecha de conclusión (fin) del objetivo. Del mismo
modo se debe tomar en cuenta los objetivos del POA de la carrera, planteados en
base al plan de mejora y las recomendaciones de los Pares Académicos.
e) Recursos asignados: Se realizará el seguimiento de los montos asignados y
ejecutados para cada uno de los objetivos trazados así como del proyecto total.
f) Resultado esperado o producto: Son acciones específicas o productos tangibles
alcanzados o logrados mediante la realización de determinadas actividades.
Siempre son cuantificables.
g) Responsables: Los cambios de autoridad en las Unidades Académicas puede
generar el incumplimiento de los objetivos, por esta razón es recomendable que
los responsables sean personas que garanticen el cumplimiento del objetivo. Por
otro lado es recomendable, que las mejoras introducidas, se planifique según la
duración de las autoridades para evitar postergaciones o anulaciones de estos
objetivos. Los responsables deben ser personas comprometidas con la Carrera
independientemente de cambio de autoridades.
h) Medios de verificación: son criterios, elementos y/o indicadores evidentes
(archivos impresos, archivos digitales, material fotográfico, etc.) que expresan el
avance del objetivo planificado. Es recomendable que las unidades tengan su
documentación en perfecto orden.
i) Porcentaje alcanzado según objetivo: Este porcentaje refleja el cumplimiento
global por objetivo es decir el conjunto de acciones resultado de un objetivo y
varias acciones.
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j) Porcentaje total del área o dimensión: señalan el éxito de las áreas o
dimensiones (planificación estratégica), por tanto indicarán que la Unidad
Académica recorre por el camino adecuado, logrando la calidad deseada en toda
la dinámica que se ve envuelta; académica, administrativa, investigación e
interacción social.
Finalmente La DUEA, en el marco de sus responsabilidades, emitirá un informe
respecto a los objetivos alcanzados
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IX. ESQUEMA DE SEGUIMIENTO ANUAL DE LOS OBJETIVOS DEL PLAN DE MEJORA Y OBSERVACIONES DE
EVALUACION EXTERNA
Elaborado por: Dpto. Acreditación-DUEA-UMSS 2014
Año 2 Año 3 Año 4
Seguimiento y
revisión periódica
del Plan de Mejora
y las observaciones
de Evaluación
Externa.
Valoración
global del
cumplimiento
del Plan de
Mejora y
Observaciones
de Evaluación
Externa.
Preparación de
la
reacreditación
Priorización de
objetivos del
Plan de Mejora e
inicio de
ejecución de
observaciones de
Evaluación
Externa.
Ejecución del Plan de Mejora y Observaciones de Evaluación Externa
Año 1
Seguimiento y
revisión periódica
del Plan de Mejora
y las
observaciones de
Evaluación
PLAN DE MEJORA Y
OBSERVACIONES DE
EVALUCIÓN EXTERNA
Número de
objetivos
trazados
Integración de
nuevos objetivos
Seguimiento de
objetivos
trazados
Año 5
Valoración
global del
cumplimiento
del Plan de
Mejora y
Observaciones
de Evaluación
Externa.
Integración de
nuevos objetivos.
Seguimiento de
objetivos trazados
Valoración del cumplimiento anual cuantitativo, concluyendo con la valoración del total.
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X. JERARQUIZAR LAS ACTIVIDADES O ACCIONES DE MEJORA
La duración de la acreditación emanada por el CNACU – ARCUSUR del MERCOSUR
Educativo o por la SNEA- CEUB- SUB, tiene una duración de 5-6 años, por tanto se
infiere que en este lapso de tiempo las Unidades Académicas acreditadas podrán
incorporar, tanto, el Plan de Mejora así como las recomendaciones que realizaron los
Pares Académicos en su visita a la Carrera.
En este sentido, la DUEA concibe que la ejecución del Plan de Mejora y Observaciones
de Evaluación Externa no pueda ser aplicadas en su totalidad en un solo año, de este
modo se debe priorizar los objetivos e implementar según el grado de importancia. La
ejecución del Plan de Mejora será evaluada cada año; el cumplimiento de la priorización
de los objetivos, el número de objetivos trazados, la integración de nuevos objetivos y
finalmente debe realizarse una valoración global del cumplimiento del Plan de Mejora.
Para fines del cumplimiento del Plan de Mejora el proceso en total, deberá tener una
duración de 5 años, se espera que el quinto año se esté preparando la reacreditación y
por supuesto que esta dinámica deba ser continua y cíclica.
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BIBLIOGRAFÍA
AGENCIA PER A LA QUALITAT DEL SISTEMA UNIVERSITARI DE CATALUNYA,
2005. “Marco general para el establecimiento, el seguimiento y la revisión de los
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BOAVENTURA SOUSA SANTOS, 2009 “Universidad en el siglo XXI” Edit. Serie
Universidad. La Paz-Bolivia.
LOPEZ SEGRERA FRANCISCO, 2006 “Escenario Mundiales de la Educación
Superior, análisis global y estudios de casos”, Edit. CLACSO libros. Buenos Aires-
Argentina.
UMBRALES, 2006 “Revista del Posgrado en Ciencias del Desarrollo”, Edit.
CIDES-UMSA. La Paz-Bolivia
UNIVERSIDAD DEL TOLIMA, OFICINA DE AUTOEVALUACIÓN Y
ACREDITACIÓN, 2010. “Guía para la elaboración de Planes de Mejoramiento”.
Tolima-México.
CARRERA DE MEDICINA-UMSS “Guía Metodológica seguimiento al plan de
mejora” 2013-2017.
CARRERA DE MEDICINA, “Cuadernillo de Seguimiento al Plan de Mejora”
(2013 – 2017).
CARRERA DE LICENCIATURA EN FISICA-UMSS, “Plan de Mejoramiento”
CARRERA DE ARQUITECTURA, “Plan de mejoramiento”, marzo-junio 2009.