guia de ordenación de pagos

GUIA TEORICA MDULO ORDENACIN DE PAGOS

GUIA TERICA MDULO ORDENACIN DE PAGOS

KENTRON Sistemas de Informacin, C.A.Gua Ordenacin de Pago Terica - 30/11/2007

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INDICE

INTRODUCCION AL MODULO ORDENACIN DE PAGOS............................................................. 3 CONCEPTOS ........................................................................................................................... 3 OPCIONES DEL MDULO ......................................................................................................... 4

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

TABLAS ......................................................................................................................... 4

ORDENES DE PAGO........................................................................................................ 4 DOCUMENTOS............................................................................................................... 4 FONDOS........................................................................................................................ 4 CONSULTA .................................................................................................................... 4 PROCESOS..................................................................................................................... 5 REPORTES ..................................................................................................................... 5

CONFIGURACION.................................................................................................................... 51. 2. 3. 4. 5. 6. 7. DEFINIR TIPOS DE FINANCIAMIENTO .............................................................................. 5 DEFINIR FRECUENCIAS DE VENCIMIENTOS ...................................................................... 6

CONFIGURAR LOS TIPOS DE DOCUMENTOS.................................................................... 6 DEFINIR CLASES DE RDENES DE PAGO........................................................................ 10 DEFINIR USUARIOS ...................................................................................................... 12

DEFINIR RETENCIONES EN RDENES DE PAGO................................................................ 9

DEFINIR PARAMETROS DE CONTROL ............................................................................ 13

EJECUCIN ........................................................................................................................... 131. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. ELABORAR RDENES DE PAGOS ................................................................................... 13 APROBAR RDENES DE PAGOS..................................................................................... 20 ANULAR ORDENES DE PAGOS ...................................................................................... 22 ELABORAR OP CON DISTRIBUCION DEL NETO ENTRE BENEFICIARIOS DISTINTOS ........... 21 RETRAMITAR RDENES DE PAGOS ............................................................................... 24 FRACCIONAR RDENES DE PAGOS ............................................................................... 25 MODIFICAR RDENES DE PAGOS.................................................................................. 30 ELABORAR RDENES DE PAGOS PERMANENTES Y EMITIR VENCIMIENTOS ...................... 26 GENERAR COMPROBANTE DE RETENCIN DE TIMBRE FISCAL Y RELACION..................... 31


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INTRODUCCION AL MODULO ORDENACIN DE PAGOSEl mdulo de Orden de Pago contiene los procesos necesarios para el registro, control y seguimiento de las rdenes de pago, como parte del proceso de tramitacin del pago del organismo. El mdulo funciona como un intermediario entre cualquiera de los otros mdulos del sistema y el de Tesorera, enviando a l solicitudes de pago, como respuesta a los documentos a pagar recibidos de los primeros. Facilita adems la integracin con mdulos como Fondos de Terceros, Contratos y Fondos Delegados y est diseado para permitir que cada unidad responsable elabore sus Ordenes de Pago, dentro del mismo ambiente de operacin de todo el Sistema. Es necesario usar el mdulo siempre que se requiera un proceso y documentacin especializado para tramitar los pagos, ms all de slo hacer llegar las facturas al mdulo de Tesorera. Las caractersticas ms resaltantes de este mdulo son: Permite agrupar documentos a pagar provenientes de varios compromisos, siempre que tengan el mismo beneficiario. Maneja documentos a pagar provenientes de otros mdulos y permite el registro manual de estos mismos, dentro de las restricciones establecidas por el mensajero. Maneja retenciones de impuestos al nivel de la Orden de Pago y al nivel de la Solicitud de Pago. Permite fraccionar los pagos para ajustarse a restricciones de disponibilidad de tesorera. Permite distribuir los pagos entre beneficiarios distintos. Permite la codificacin presupuestaria y contable de los documentos asociados desde el mismo mdulo. Permite crear rdenes de pago de tipo permanentes y sus vencimientos. Permite emitir comprobante para las retenciones de ISRL, Timbre Fiscal. Permite emitir el reporte de ARCV segn normativa. Permite conocer el comportamiento de la OP, a travs de los estatus.

CONCEPTOSOrden de pago: documento generado a partir de una factura, orden de compra o cualquier documento administrativo en donde se refleje algn gasto o compromiso. Fraccionamiento: se refiere al fraccionamiento de una Orden de Pago, con la finalidad de ajustarse a las restricciones de disponibilidad de Tesorera.


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GUIA TEORICA MDULO ORDENACIN DE PAGOS OPCIONES DEL MDULOPara el manejo de las rdenes de Pago el sistema ofrece al usuario las siguientes opciones: 1. TABLAS Mediante el uso de esta opcin el usuario podr: Definir las clases de rdenes de pago referente a los tipos de documento asociados a la clase y las retenciones que se pueden aplicar a la misma. Las clases de OP, es una forma de asociar los documentos a pagar, segn su naturaleza, por ejemplo, clase de proveedores, nmina, peridicas, entre otras. Definir los tipos de documentos administrativos que tienen efecto en el mdulo. Definir los tipos de retenciones a aplicar a las rdenes de pago. Definir las distintas formas de pago que se utilizaran en la emisin de los vencimientos de las rdenes de pago. Definir los tipos de financiamientos. Definir los usuarios, nivel y supervisor del mismo que interactan con el sistema. 2. ORDENES DE PAGO Mediante el uso de esta opcin el usuario podr: Elaborar rdenes de Pago. Aprobar rdenes de Pago. Anular Ordenes de Pago enviadas a aprobacin, aprobadas o impresas. Retramitar rdenes de Pago anuladas. Fraccionar rdenes de Pago nicas que tengan documentos de solicitud de pago devueltos. Modificar rdenes de Pago aprobadas. Verificar los vencimientos para su emisin asociados a una determinada orden de pago. Anular los vencimientos generados. Reimprimir rdenes de Pago impresas. 3. DOCUMENTOS Mediante el uso de esta opcin el usuario podr: Recibir documentos a pagar procesados por otros mdulos. Codificar documentos recibidos a los cuales se les elaborar una orden de pago. Verificar documentos codificados. Reasignar documentos recibidos, codificados, devueltos o rechazados. 4. FONDOS Mediante el uso de esta opcin el usuario podr: Controlar los fondos recibidos de la Tesorera Nacional, de acuerdo a los lineamientos del SIGECOF. 5. CONSULTA Mediante el uso de esta opcin el usuario podr: Consultar los documentos recibidos, generados o procesados. Consultar las rdenes de pagos.KENTRON Sistemas de Informacin, C.A.Gua Ordenacin de Pago Terica - 30/11/2007

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GUIA TEORICA MDULO ORDENACIN DE PAGOSConsultar el Mensajero. Nota: En el mensajero encontramos todos los documentos administrativos con su informacin respectiva, generados en los distintos mdulos del sistema, as como la historia de los eventos sobre un documento en particular, incluyendo la informacin de estos en los sistemas que los generan. 6. PROCESOS Mediante el uso de esta opcin el usuario podr: Generar vencimientos a las rdenes de pago. 7. REPORTES Mediante el uso de esta opcin el usuario podr: Emitir reportes de Orden de Pago, Anlisis de vencimiento, Comprobante de retencin (ARCV), Cheques emitidos partida / Programa / Beneficiario, Resumen de Pagos, Deducciones, Movimientos de Fondos de Anticipo, entre otros.

CONFIGURACION1. DEFINIR TIPOS DE FINANCIAMIENTO Mediante el uso de esta opcin el usuario podr definir las diferentes Fuentes de Financiamiento y Origen de los Fondos de la Institucin, las mismas deben estar relacionadas a las fuentes definidas en el mdulo de Presupuesto. Esta informacin ser empleada en el momento de la elaboracin de una Orden de Pago. Para definir los Tipos de Financiamiento, debe seguir los pasos que se mencionan a continuacin: 1.1. Seleccione desde el Men Principal, las opciones Tablas / Tipos de Financiamiento y se despliega la pantalla Tipos de Financiamiento, en donde se deben ingresar los siguientes datos: Tipo: Se refiere a un cdigo o abreviatura de la Fuente de Financiamiento. Descripcin: Se refiere al nombre completo de la Fuente de Financiamiento.


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2. DEFINIR FRECUENCIAS DE VENCIMIENTOS Esta opcin permite definir las frecuencias de vencimiento de pago a aplicarse a las rdenes de Pago permanentes. Esta informacin es utilizada al momento de elaborar la orden de pago para establecer la cantidad de pagos durante la ejecucin de la orden (montos de pago y frecuencia de vencimiento). Para definir las formas de pagos, debe seguir los pasos que se mencionan a continuacin: 2.1. Seleccione desde el Men Principal, las opciones Tablas / Formas de Pago y se despliega la pantalla Mantenimiento de las formas de Pago, en donde se deben ingresar los siguientes campos: Nmero: Se refiere a un nmero de referencia de las frecuencias definidas Descripcin: Se refiere a un nombre o calificativo de la frecuencia de pago. Das: Cantidad de das de la frecuencia. En funcin a este valor, luego de aprobar la OP se genera cada vencimiento.

Nota: .

Slo se podr definir formas de pago hasta un mximo de 90 das

3. CONFIGURAR LOS TIPOS DE DOCUMENTOS Esta opcin permite definir la funcin en Ordenacin de Pagos, de los Tipos de Documentos Administrativos que en su ruta tengan como origen o destino ste mdulo. El mdulo funciona como un intermediario entre cualquiera de los otros mdulos del sistema y el de Tesorera, enviando a este, solicitudes de pago, como respuesta a los documentos a pagar recibidos de los primeros. Esta definicin se basa en el esquema de Tipos de Documento que se manejan en el mdulo, tales como: Documentos a pagar (AP). Documentos que solicitan pagos dependientes o independientes (PD / PI). Documentos que ejecutan pagos (EP). Documentos que confirman pagos (CP).KENTRON Sistemas de Informacin, C.A.Gua Ordenacin de Pago Terica - 30/11/2007

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GUIA TEORICA MDULO ORDENACIN DE PAGOS Deducciones automticas (DA). La configuracin de los tipos de documentos debe hacerse en el siguiente orden: Confirmacin de Pago Emisin de Pago Solicitud de Pago Deduccin Automtica Documento a Pagar Nota: Para verificar que esta definido el tipo de documento, la pantalla inicial debe tener tildado el indicador de Definido?

Para configurar los tipos de documentos, debe seguir los pasos que se mencionan a continuacin: 3.1. Seleccione desde el Men Principal, las opciones Tablas / Tipos de Documentos, se despliega la pantalla Tipos de Documentos de Orden de Pago.

3.2. Presione el botn Ficha y se despliega la siguiente pantalla Tipo de Documento de Orden de Pago, e ingrese los datos en los campos correspondientes:


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Documento a Pagar (AP): Indica si el tipo de documento administrativo se comportar como un documento a pagar, aplica para los doc. susceptibles a un pago o a cancelarse por la tesorera nacional, por ejemplo, facturas, valuaciones, pagos directos, entre otros. Genera solicitud de pago: Si el documento a pagar se cancela, debe marcarse el indicador para que se genere un documento de solicitud de pago. Tipo de documento del neto: Se refiere al tipo de documento administrativo, configurado como Solicitud de pago (PD/PI); es el tipo de doc. que se generar cuando se apruebe la OP, maneja lista de valores. Utiliza confirmacin de pago especfica: Indica que se utilizar un tipo de doc. determinado para confirmar el pago. Tipo de documento para confirmaciones de pago: Se refiere al tipo de doc. administrativo, configurado como confirmacin de pago, que se generar al recibir la emisin de pago, para confirmar el pago, maneja lista de valores. Tipo doc. para modificacin de aumento (OP permanentes): Se refiere al tipo de doc. administrativo, configurado como documento a pagar que no genere solicitud de pago, Se utiliza para hacer las modificaciones de la OP. Confirmacin de pago (CP): Indica si el tipo de documento administrativo se comportar como una confirmacin de pago. Las rutas de estos tipos de doc., deben ser generados por el mdulo. Documento a pagar: Indica que el identificador de referencia (iddocref.) de la confirmacin de pago al crearse ser el del documento a pagar. Retencin: Indica que el identificador de referencia (iddocref.) de la confirmacin de pago al crearse ser el del documento de retencin, aplica para los documentos de retencin generados desde contratos. Solicitud de pago (PD/PI): Indica si el tipo de documento administrativo se comportar como una solicitud de pago. Las rutas de estos tipos de doc., deben ser generados por el mdulo. Es una deduccin?: Indica si el tipo de doc. se comporta como una deduccin de la OP o del documento a pagar. Beneficiario para deducciones: Se refiere al beneficiario del tipo de documento configurado como una deduccin. Maneja lista de valores.


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GUIA TEORICA MDULO ORDENACIN DE PAGOS Se refiere a beneficiarios distintos: Indica si el tipo de doc. de solicitud de pago, se va a utilizar para crear una OP con mltiples solicitudes de pago. Genera confirmacin al recibir el pago: Indica si al recibir el doc. de emisin de pago, se disparar una confirmacin de pago. Emisin de pago (EP): Indica si el tipo de documento se comportar como una emisin de pago. La ruta de estos doc. deben de procesados por el mdulo, normalmente aplica para los cheques o cartas generadas desde el mdulo de tesorera. Tipo de documento de confirmacin de pago: Se refiere al tipo de doc. configurado como confirmacin de pago; este documento es el que se genera en primera instancia para confirmar el pago, al menos que el doc. a pagar tenga alguna confirmacin de pago especfica. Deduccin automtica (DA): Indica si el tipo de documento es una deduccin automtica, aplica para ciertos documentos generados por el mdulo de contratos, como retenciones de fiel cumplimiento, laboral. La ruta de estos documentos deben de ser procesados por el mdulo. Tipo de documento de deduccin automtica: Se refiere al tipo de doc. que se generar para solicitar el pago de la deduccin y/o retencin. La ruta de estos tipos de doc. deben ser generados por el mdulo. Tipo de documento cuando hay financiamiento externo: Se refiere al tipo de doc. que se generar para solicitar el pago de la deduccin y/o retencin cuando se cancelan a travs de un financiamiento externo. La ruta de estos tipos de doc. deben ser generados por el mdulo.

4. DEFINIR RETENCIONES EN RDENES DE PAGO Esta opcin permite establecer las retenciones que pueden ser aplicadas a las rdenes de Pago en el momento de su elaboracin. Los tipos de retenciones deben estar previamente definidas en el mdulo de impuestos, para que puedan estar disponibles en este mdulo. Para configurar las retenciones debe ejecutar las siguientes acciones: 4.1. Seleccione desde el Men Principal, las opciones Tablas / Retenciones Ordenes de Pago, se despliega la pantalla Retenciones de impuestos, e ingrese los datos en los campos correspondientes:


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Cod. Ret./Descripcin: Cdigo y nombre del tipo de retencin, maneja lista de valores. Tipo doc. /Descripcin: Cdigo y nombre del tipo de documento administrativo, que se generar por el tipo de retencin relacionada. Los tipos de doc. administrativos disponibles en esta lista de valores corresponden a los definidos como solicitudes de pago (PD/PI) y con el indicador de deduccin activo.

5. DEFINIR CLASES DE RDENES DE PAGO Esta opcin agrupa conceptos de pago en clases de rdenes, permitiendo separar la validacin de las particularidades en la Ordenacin de Pago, asociada a procesos. Esta definicin contempla tambin el manejo de la emisin de la Orden de Pago en formatos distintos dependiendo de la clase de orden, adems permite seleccionar si se genera pagos a travs de la tesorera del organismo o externa. 5.1. Seleccione desde el Men Principal, las opciones Tablas / Clases de Ordenes de Pago, se despliega la pantalla Clases de Ordenes de Pago.


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5.2. Para insertar una clase, presione el botn Insertar o la tecla F6 y se despliega la pantalla Clases de Orden de Pago e ingrese los datos en los campos correspondientes, segn su definicin:

Clase O/P: Cdigo o abreviacin de la clase de la OP Descripcin: Nombre de la clase de OP Documento fsico: Cdigo y nombre del tipo de documento fsico; con este tipo de doc. se crear la OP como doc. fsico, si esta configurado en los parmetros de control para manejar el localizador. Este campo tiene lista de valores correspondientes a los tipos de doc. fsicos definidos en el mdulo de localizador. Tipo de Orden de Pago: Se refiere a si la orden es nica o peridica. Si es peridica al elaborar la OP se debe indicar la forma de pago y la fecha del primer vencimiento. Maneja lista de valores correspondientes a unos valores preestablecidos por KENTRON. Tipo doc. Beneficiarios distintos: Cdigo y nombre del tipo de documento de beneficiarios distintos, este campo maneja lista de valores correspondientes a los tipos de doc. configurados como solicitudes de pago de benef. Distintos. Solicitudes de Pago: Genera: Si se marca, la OP genera solicitudes de pago. No genera: Si se marca, al aprobar la OP no se generar solicitud de pago. Si los documentos a pagar asociados a esta clase estn configurados para generar solicitud de pago, se toma en cuenta o manada la configuracin de la clase. Tipo de confirmacin de pago: Se refiere al documento que se generar al aprobar la OP para confirmar el pago de la orden. Este campo maneja lista de valores, correspondiente a los tipos de doc. configurados como confirmaciones de pago. Formato de O/P, nombre del RDF: Nombre del modelo del formato de OP que se imprime para la clase. Maneja lista de valores correspondiente a los formatos disponibles de ORPA, definidos en el catalogo de reportes de KENTRON. Variante: Nombre del modelo del formato de OP que se imprime para la clase que est definido como variante en el catalogo de reportes. Solicitud de pago de retencin de IVA: Estos valores son preestablecidos por KENTRON.11/32


GUIA TEORICA MDULO ORDENACIN DE PAGOSAl enviar: Se generar el documento de retencin de IVA al enviar la OP. La fecha del documento de retencin de IVA corresponde a la del envo de la OP. Al recibir emisin de pago: Se generar el documento de retencin de IVA al recibir el documento de emisin de pago (EP) en el mdulo de ordenacin de pago. La fecha del documento de retencin de IVA corresponde a la de la emisin de pago. Al aprobar: Se generar el documento de retencin de IVA al aprobar la OP. La fecha del documento de retencin de IVA corresponde al momento cuando se aprueba la OP. Deducciones: Se refiere a cada una de las deducciones que se pueden aplicar a los documentos a pagar asociados a esta clase. Maneja lista de valores correspondientes a cada una de los tipos de retenciones definidas en la opcin de Retenciones de Ordenes de Pago. Tipos de Documentos: Se refiere a los documentos a pagar que se manejan a travs de la clase de OP Maneja lista de valores correspondientes a los tipos de Doc. a pagar configurados como AP.

6. DEFINIR USUARIOS Esta opcin se utiliza para definir los usuarios y su nivel de ejecucin y rol dentro del mdulo. As mismo deben estar definidos en la base de datos como usuarios, segn las indicaciones del personal de KENTRON. 6.1. Seleccione desde el Men Principal, las opciones Tablas / Usuarios, se despliega la pantalla Usuarios de Ordenes de Pago.

Cdigo: Cdigo del usuario, este valor es asignado por el administrador de la base de datos del cliente. Nombre: Nombre del usuario del mdulo. Nivel eje.: Se refiere al nivel de ejecucin por centros de costos que tiene el usuario para elaborar, aprobar y consultar de las OP. Maneja lista de valores correspondientes a los niveles de ejecucin definidos en el mdulo de presupuesto. Nivel: Se refiere al rol dentro del mdulo que tiene el usuario, son valores preestablecidos por KENTON. Supervisor: Cdigo del usuario definido con el rol de sper usuario, aplica solo para los codificadores.12/32


GUIA TEORICA MDULO ORDENACIN DE PAGOS7. DEFINIR PARAMETROS DE CONTROL Esta opcin se utiliza para definir los parmetros de inicio de uso del mdulo. 7.1. Seleccione desde el Men Principal, las opciones Tablas / Parmetros de Control, se despliega la pantalla Parmetros de Control.

Uso localizador: Se refiere si se utiliza el mdulo de localizador para crear las OP como documentos fsicos. Generacin automtica de documentos fsicos y sus relaciones: Se refiere si se desea crear de forma automtica la OP como doc. fsico. Nro. Inicial de OP: Nmero inicial de la OP de arranque del mdulo. Este valor se toma en cuenta, si no se maneja la numeracin por ao, si no se considera es la colocada en el mdulo de presupuesto. Numeracin de OP por ao: Indica si la numeracin automtica se reinicia anualmente, si se marca, la numeracin se inicia con el nmero colocado en el mdulo de presupuesto Numeracin automtica: Si se marca la numeracin de la OP es de forma automtica y comienza por el nmero indicado en el campo Nro. Inicial de OP. Consolidacin de pagos retenciones: Se refiere a consolidar los doc. de retenciones, esto se hace por la opcin Consolidar pagos de retenciones y no generarlos uno por uno segn la configuracin de la clase. Establece fecha de registros de los documentos: Si se marca se actualiza la fecha de los documentos a pagar segn la de la OP.

EJECUCIN1. ELABORAR RDENES DE PAGOS Esta opcin permite la elaboracin de las cartulas de rdenes de pago en donde se agrupan los documentos a pagar y su correspondiente distribucin de pagos. Esta opcin facilita al operador su registro presupuestario y contable desde la elaboracin de la ordenacin del pago.KENTRON Sistemas de Informacin, C.A.Gua Ordenacin de Pago Terica - 30/11/2007

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1.1. Seleccione desde el Men Principal, las opciones Ordenes de Pago / Elaborar OP, se despliega la pantalla Ordenes de Pago.

1.2. Para crear una OP, presione el botn Insertar, y se despliega la pantalla Ordenes de Pago, e ingrese los datos en los campos correspondientes segn lo indicado:

1.3. Pestaa Orden de Pago: Permite elaborar la cartula de la OP. Clase: Se refiere a la clase de la OP a elaborar. Maneja lista de valores correspondiente a las clases definidas en la opcin Clases de Orden de pago. Forma de Pago: Se refiere al modo de cancelacin de la Orden de Pago; si es en cheque o depsito en cuenta. Al aprobar la OP se generan solicitudes de pago: Indican si la clase seleccionada genera solicitud de pago, viene de su configuracin. Tipo: Es nica o peridica, viene de la configuracin de la clase. Estatus: Se refieren a los estatus de la OP, ELA elaborada la OP, ENV enviada, APR aprobada, ANU anulada, IMP impresa por la opcin de aprobar, MOD tiene modificaciones.14/32


GUIA TEORICA MDULO ORDENACIN DE PAGOS Ref. interna: Referencia general de la OP. Ao: ao de la OP, maneja lista de valores correspondientes a los ejercicios presupuestarios. Fecha: fecha de elaboracin de la OP. Nmero OP: Depende la configuracin en la opcin Parmetros de Control. Documento Fsico: Se refiere al iddoc. Fsico registrado en el mdulo localizador. Maneja lista de valores. Si se asocia un doc. fsico a la OP, se vincula la OP al doc. fsico. Descripcin: Objeto de la OP, normalmente esta descripcin se muestra en el voucher del cheque. Beneficiario: Identificacin del beneficiario de la OP. Ubicacin Geogrfica: Se refiere a la ubicacin geogrfica donde se encuentra el beneficiario y que fue indicada en el men Tablas/Beneficiarios en el mdulo de Documentos. Monto: Monto de la OP, si se marca automtico, al asociar el o los documentos a pagar se registra el monto de la OP. Centro de Costo: Se refiere al centro de costo perteneciente a la OP. Distribuir monto neto de la OP entre beneficiarios distintos: Se refiere a permitir distribuir el monto de la OP entre mltiples beneficiarios. Si se marca, se activa la pestaa Benef. Distintos. Permitir beneficiarios distintos en documentos a pagar: Se refiere a permitir asociar documentos a pagar con diferentes beneficiarios al de la OP. Permitir centros de costos distintos en documentos a pagar: Se refiere a permitir asociar a la OP documentos a pagar con diferentes centros de costos. Usa Financiamiento externo: Si se marca y se indica la fuente de financiamiento al recibir la emisin de pago se generar un documento de retencin segn el tipo de documento definido cuando hay financiamiento externo, en la opcin de Tipos de Documentos. Si no se marca, pero se coloca fuente, se generar con el tipo de documento de deduccin automtica. Esto solo aplica cuando la OP tiene asociado documentos de deduccin automtica, que vienen del mdulo de contrato.

1.4. Pestaa Docs. A pagar: Esta pestaa permite crear o asociar el o los documentos a pagar a la OP. Los documentos a pagar puede ser generados por otros mdulos, en este caso deben recibirse y dejarse en la bandeja de codificacin y luego asociar a la OP. 1.5. Para crear un documento a pagar, presione el botn Crear, y se despliega la pantalla Ordenes de Pago, e ingrese los datos en los campos correspondientes segn lo indicado:


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1.5.1. Presione el botn Crear y se despliega un mensaje de confirmacin de generacin de OP.

1.5.2. Presione el botn OK, para guardar los cambios y se despliega la pantalla Crear Documento que es la forma para el registro del documento, e ingrese los datos en los campos segn lo indicado:

Tipo: Se refiere al tipo de documento a pagar que va a ordenar a cancelar con la OP. Maneja lista de valores correspondientes a los tipos de doc. configurados como documentos a pagar AP y a los definidos a la clase seleccionada de la OP.16/32


GUIA TEORICA MDULO ORDENACIN DE PAGOS Ao: Ao del documento a pagar, corresponde al de la OP. Descripcin: Concepto del documento a pagar. Referencia: Nmero del documento a pagar, por ejemplo nmero de la factura. Beneficiario: Identificacin del beneficiario del documento a pagar. Lo trae el mdulo de la OP. Doc. ref.: Corresponde al iddoc. De referencia del documento a pagar. Aplica para los tipos de documentos configurados en el mdulo de documentos que requieren referencia, por ejemplo, una factura requiere una orden de compra. Fecha de emisin: Fecha de elaboracin del documento a pagar. F. venc.: Fecha de vencimiento de la factura, se utiliza para la emisin de reportes de Anlisis de Vencimiento. Monto: Monto bruto del documento a pagar.

1.5.3. Presione el botn OK, para guardar los cambios y se despliega un mensaje de confirmacin, donde se indica el Id Doc. Del documento a pagar.

1.6. Pestaa Retenciones: Esta pestaa permite aplicar las retenciones de ley a la OP y al o los documentos a pagar, como IVA, I.S.L.R., Timbre Fiscal, entre otras. 1.7. Seleccione la pestaa Retenciones, una vez finalizado el proceso anterior, para incluir las retenciones a los documentos a pagar de la OP, ingrese los datos en los campos correspondientes, segn lo indicado:


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GUIA TEORICA MDULO ORDENACIN DE PAGOS Cdigo: Se refiere al tipo de retencin a aplicar a la OP o al documento a pagar. Maneja lista de valores correspondiente a los tipos de retenciones definidas a la clase de OP seleccionada. Monto Imponible: Se refiere al monto o base imponible del documento a pagar, al cual se le va aplicar la retencin. Solo se puede modificar si el tipo de retencin, no est definido en el mdulo de impuesto como un tipo de impuesto de IVA, generalmente este caso aplica para detallar el I.S.L.R. Nota: Otros tipos de retenciones como IVA y Timbre Fiscal deben hacerse a travs del botn Detalles de Impuesto; para que este botn se active el tipo de retencin debe estar definida como una tipo de impuesto en el mdulo de impuesto e internamente el mdulo de ordenacin de pago preparado para manejar los impuestos por este mdulo.

1.7.1. Para registrar otros impuestos, presione el botn Detalle Impuesto y se despliega la pantalla Transacciones con Impuestos, e ingrese los datos en los campos correspondientes, segn lo indicado: Nota: Si se va a retener por concepto de IVA, debe incluir la informacin en la pestaa de IVA. El detalle de impuesto debe hacerse por cada documento a pagar que presenta la OP. El usuario debe posicionarse sobre cada documento y especificar los datos del impuesto a retener.

Tipo documento: Corresponde al tipo de documento segn el SENIAT. Maneja lista de valores correspondientes a los valores preestablecidos por el SENIAT, 01 facturas, 02 notas de debitos, 03 notas de crditos. Nro. Doc.: Se refiere al nmero la factura, nota de debito o crdito. Lo trae el mdulo del doc. a pagar. Nro. Control: Corresponde al nmero de control de la factura, nota de debito, nota de crdito (nmero asignado por el SENIAT); aunque el mdulo muestra un nmero inicial, puede ser modificado por el usuario. Monto exento: Corresponde al monto de las operaciones que por su naturaleza (exenta, exonerada o no sujeta) no generan debito o crdito fiscal, puede ser calculado por el mdulo por la diferencia entre la base


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GUIA TEORICA MDULO ORDENACIN DE PAGOSimponible ms el impuesto menos el monto de la factura, al confirmar la transaccin. Fecha: Fecha original de la factura. Tipos impto.: Corresponde al tipo de impuesto a aplicar al documento a pagar. Maneja lista de valores correspondientes a los tipos de impuestos definidos en el mdulo de impuesto. Alcuota: Corresponde al valor impositivo aplicable a la base imponible del documento a pagar. Esta asociado al tipo de impuesto seleccionado en el campo anterior. Base imponible: Corresponde a la cantidad neta del documento a pagar en relacin, sin incluir el IVA y el monto exento. Monto impuesto: Corresponde al monto calculado en base a la alcuota impositiva por concepto de IVA del documento a pagar. Puede ser ajustado por el usuario. Ajustar: Permite modificar el monto de impuesto calculado pro el mdulo. Base + imponible: Se refiere al monto correspondiente de la suma de la base imponible ms el monto del impuesto. Debe coincidir con el monto del documento a pagar, si no puede haber un monto exento. % ret.: Corresponde a la situacin fiscal del beneficiario, Maneja lista de valores correspondiente a unos valores preestablecidos por KENTRON. Monto retenido: Corresponde al monto calculado en base a la aplicacin de la alcuota impositiva por concepto de IVA y la situacin fiscal del beneficiario. Beneficiario: Se refiere al nombre del beneficiario del documento a pagar, puede variase para que el comprobante se emita a nombre de otro beneficiario. Maneja lista de valores correspondiente a los beneficiarios definidos en el mdulo de presupuesto. Confirmar: Este botn debe presionarse para validar que la informacin del impuesto por documento a pagar sea correcta. Si se va a retener por concepto de Timbre Fiscal u otra retencin distinta al IVA e ISRL, debe incluir la informacin en la pestaa OTROS.

Nota:


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Tipos impto: Se refiere al tipo de impuesto aplicable al documento a pagar. Maneja lista de valores correspondiente a los tipos de impuesto que no apliquen IVA en el mdulo de impuesto. Base imponible: Se refiere al monto base objeto a la retencin.

1.7.2. Acepte el botn de Confirmacin, para validar la consistencia de los datos del impuesto. 1.8. Seleccione la pestaa Orden de Pago, para terminar de armar la orden de pago, esta debe enviarse a los mdulos correspondientes segn la ruta para su aprobacin, para esto presione el botn Enviar, y el sistema despliega el siguiente mensaje:

1.8.1. Presione el botn OK, para guardar los cambios, y nos regresamos a la pantalla Ordenes de Pago. 1.9. Al enviar la OP, si la ruta del documento a pagar despus del mdulo de ordenacin de pago, va a presupuesto o contabilidad, y si el usuario posee el perfil adecuado , puede presionar el botn Afectacin Presupuestaria, para verificar el documento y el registro contable. 2. APROBAR RDENES DE PAGOS Esta opcin permite la aprobacin de las cartulas de rdenes de pago. El aprobar la OP genera la o las solicitudes de pago por el monto neto de la orden de pago y las enva al siguiente mdulo segn la ruta; si la clase esta definida para generar solicitud de pago, por


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GUIA TEORICA MDULO ORDENACIN DE PAGOSel contrario, si la clase no genera solicitud de pago al aprobar genera la confirmacin de pago definida en la clase. 2.1. Seleccione desde el Men Principal, las opciones Ordenes de Pago / Aprobar OP, se despliega la pantalla Ordenes de Pago.

2.2. Para aprobar la OP, presione el botn Aprobar. Solo se pueden aprobar las OP que tengan el indicador AP apr? Activo, para que este indicador se active el o los documentos a pagar deben estar en este mdulo de regreso aprobados. 3. ELABORAR OP CON DISTRIBUCION DEL NETO ENTRE BENEFICIARIOS DISTINTOS Esta opcin permite distribuir el monto neto de la orden de pago entre mltiples beneficiarios distintos, de esta forma al aprobar la OP normalmente se genera una solicitud de pago, en este caso se generan tantas como se tenga distribuido el monto. 3.1. Para elaborar la OP, realice los pasos de la actividad 8.1 a la 8.5.3 3.2. Marcar el indicador Distribuir monto neto de la OP entre beneficiarios distintos en la pestaa Ordenes de Pago, inmediatamente se activa la pestaa Benef. Distintos, se despliega la pantalla Ordenes de Pago, ingrese los datos segn lo indicado:


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Nombre: Se refiere al nombre del beneficiario del pago. Maneja lista de valores correspondientes a los beneficiarios definidos en el mdulo de documentos. Tipo doc: Se refiere al tipo de documento administrativo para solicitar el pago. Maneja lista de valores correspondientes a los tipos de doc. configurados como PD/PI y con el indicador activo Se refiere a beneficiarios distintos. Monto: Monto a cancelar al beneficiario.

Diferencia: Corresponde a la diferencia entre el monto de la OP y el total de todos los beneficiarios distintos. Este monto debe ser coincidir con el de la OP. 3.3. Continu con los pasos siguientes con la elaboracin de la OP. 4. ANULAR ORDENES DE PAGOS Esta opcin permite la anulacin de las rdenes de pago. Como requisitos para anular la orden de pago, se deben validar lo siguiente: Si la Orden de Pago esta aprobada, todos los documentos de solicitud de pago deben estar devueltos, as como todos los documentos a pagar. 4.1. Seleccione desde el Men Principal, las opciones Ordenes de Pago / Anular OP, se despliega la pantalla Anular Ordenes de Pago.


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4.1.1. Presione el botn Anular sobre la OP a anular, se despliega un mensaje de confirmacin:

4.1.2. Presione el botn SI, para confirmar el mensaje y se despliega la pantalla de Verificacin de Fecha. La fecha se utiliza como soporte de la anulacin de la OP, porque los documentos a pagar toman su misma fecha.

4.1.3. Presione el botn OK para guardar los cambios. 4.1.4. Si los documentos a pagar y la o las solicitudes de pago estn devueltas en el mdulo, se emite el siguiente mensaje de confirmacin de anulacin de la OP, si no debe proceder a devolverlos.


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5. RETRAMITAR RDENES DE PAGOS Esta opcin permite utilizar de nuevo la cartula la Orden de Pago anulada. Al retramitar la orden, sta pasa al estatus de elaboracin. Para poder retramitar una OP debe estar en estatus anulada. Al retramitar una OP, los datos de la cartula permanecen igual, y los documentos a pagar asociados quedan en la bandeja de codificacin para asociarlos de nuevo, as mismo todo lo relacionado a los impuestos debe volverse a detallar. 5.1. Seleccione desde el Men Principal, las opciones Ordenes de Pago / Retramitar OP, se despliega la pantalla Ordenes de Pago Anulados.

5.1.1. Ubique la OP a retramitar. 5.1.2. Presione el botn Retramitar sobre ella, se despliega el siguiente mensaje de confirmacin:


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GUIA TEORICA MDULO ORDENACIN DE PAGOS5.1.3. Presione el botn OK. En este momento la cartula de la orden de pago vuelve a estar en elaboracin en la opcin de Elaborar OP. 5.1.4. Para volver a montar la OP de nuevo, regresar a la actividad 8.

6. FRACCIONAR RDENES DE PAGOS Esta opcin permite fraccionar solicitudes de pagos. El fraccionamiento es una divisin arbitraria del pago, segn criterio del organismo en un momento dado. Solo se pueden fraccionar rdenes de Pago que tengan solicitudes de pago devueltas. 6.1. Seleccione desde el Men Principal, las opciones Ordenes de Pago / Fraccionar OP, se despliega la pantalla Ordenes de Pago a Fraccionar.

6.1.1. Ubique la OP a fraccionar. 6.1.2. Presione el botn Fraccionar confirmacin:

y se

despliega

el

siguiente mensaje

de

6.1.3. Presione el botn SI, para confirmar el mensaje y se despliega la siguiente pantalla de Fraccionamiento de Ordenes de Pago:


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Nmero: Nmero consecutivo del fraccionamiento, lo genera el mdulo. Fecha venc.: Fecha de la solicitud de pago del fraccionamiento. Monto: Monto de la solicitud de pago a fraccionar. Saldo: Monto restante de la solicitud de pago original. Sts: Estatus del fraccionamiento, GEN est generado el fraccionamiento, EMI emitido, la solicitud de pago esta en el siguiente mdulo. Emitir: Permite generar la solicitud de pago por el monto fraccionado.

Anular: Permite anular el fraccionamiento; si esta EMI, debe devolverse la solicitud de pago. 6.1.4. Ingrese en el campo Monto, el monto a fraccionar. 6.1.5. Presione el botn Emitir, y se despliega el siguiente mensaje de confirmacin

6.1.6. Presione el botn OK para confirmar el mensaje y el sistema genera la solicitud de pago por el monto fraccionado, dejando pendiente por cancelar el monto restante de la OP.} 6.1.7. Para emitir el monto restante, debe repetir los pasos del 13.1 al 13.1.6 7. ELABORAR RDENES DE PAGOS PERMANENTES Y EMITIR VENCIMIENTOS Esta opcin permite elaborar las rdenes de pago de tipo permanentes, emitir los vencimientos y anularlos de ser necesario. Para elaborarla la clase seleccionada debe estar configurada de tipo peridica, en la opcin de Clases de Ordenes de Pago y las formas de pago definidas. 7.1.1. Para elaborar la OP, realice los pasos de la actividad 8.1 a la 8.5.3KENTRON Sistemas de Informacin, C.A.Gua Ordenacin de Pago Terica - 30/11/2007

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GUIA TEORICA MDULO ORDENACIN DE PAGOSEL monto debe colocarse de forma manual para las permanentes. Al seleccionar la clase de tipo permanente, se activa la pestaa Vencimientos, ingresar los datos segn lo indicado:

Nmero de perodos: Corresponde a la cantidad de vencimientos a generarse por la OP. Fecha de inicio: Se refiere a la fecha del primer vencimiento. Frecuencia: Corresponde a la frecuencia de los vencimientos. Maneja lista de valores correspondientes a las formas de pago. Monto: Corresponde al monto calculado por el mdulo, entre el monto de la OP y los nmeros de periodos. Saldo: Se refiere al saldo de la OP, considerando los vencimientos generados. Nmero: Nmero del vencimiento generado o emitido, este campo se actualiza a medida que se generen o emitan los vencimientos. Fecha: Fecha del vencimiento, este campo se actualiza a medida que se generen o emitan los vencimientos. Sts.: Se refiere al estatus del vencimiento, EMI (esta creada la solicitud de pago), GEN (creado, aun no se ha generado la solicitud de pago), ANU (anulado). Monto: Corresponde al monto del vencimiento, este campo se actualiza a medida que se generen o emitan los vencimientos. Saldo: Corresponde al saldo del OP en funcin al vencimiento generado o emitido. 9 al 9.2 para terminar de elaborar y

7.1.2. Continu con los pasos de la actividad aprobar la OP.

7.2. Para emitir los vencimientos, seleccione desde el Men Principal, las opciones Ordenes de Pago / Emisin de vencimientos, se despliega la pantalla Vencimientos de Ordenes de Pago.


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7.2.1. Presione el botn Generar venc. y se despliega el siguiente mensaje de confirmacin:

7.2.2. Presione el botn SI, para confirmar el mensaje y se despliega la siguiente pantalla de Generar vencimientos, ingrese los datos segn lo indicado:

Ao: Corresponde al ao de la OP a generar los vencimientos Nro. OP: Nmero de la OP a generar los vencimientos. Fecha: Se refiere a la fecha hasta cuando se quieren generar los vencimientos.


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GUIA TEORICA MDULO ORDENACIN DE PAGOS Generar: Al presionar el botn se generaran todos los vencimientos pendientes antes de la fecha definida en el campo anterior.

7.2.3. Presione el botn Generar, para crear el o los vencimientos pendientes y se despliega el siguiente mensaje de confirmacin.

7.2.4. Presione el botn SI, para confirmar el mensaje, luego el botn OK en la pantalla Generar Vencimientos y se regresa a la pantalla Vencimientos de Ordenes de Pago donde se muestran los vencimientos generados GEN. 7.2.5. Para emitir las solicitudes de pago de cada vencimiento, presione el botn Emitir y se despliega el siguiente mensaje de confirmacin:

7.2.6. Presione al botn SI, para confirmar el mensaje, el vencimiento cambian el estatus a EMI y se genera la solicitud de pago por el monto del vencimiento. 7.2.7. Para conocer el saldo de la OP consulte la OP, por la opcin Consulta/Orden de Pago. 7.3. Para anular los vencimientos, seleccione desde el Men Principal, las opciones Ordenes de Pago / Anulacin de vencimientos, se despliega la pantalla Vencimientos de Ordenes de Pago.


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7.4. Ubique el nmero de la OP, a travs del criterio de bsqueda. 7.5. Presione el botn Anular venc. Sobre el vencimiento y se despliega el siguiente mensaje de confirmacin:

8. MODIFICAR RDENES DE PAGOS Esta opcin permite hacer modificaciones a la OP definidas de tipo permanentes. Para modificar una OP permanente debe considerarse que: La OP este aprobada. Tener configurado el tipo de documento administrativo para modificaciones de aumento, en la opcin de Tipos de Documentos en el mdulo.

8.1. Seleccione desde el Men Principal, las opciones Ordenes de Pago / Modificar OP / Modificar, se despliega la pantalla Modificacin de Ordenes de Pago.


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8.2. Ubique la OP a modificar, presione el botn Modificar, se despliega la pantalla Modificacin de rdenes de pago, ingrese los datos segn lo indicado:

9. GENERAR COMPROBANTE DE RETENCIN DE TIMBRE FISCAL Y RELACION Esta opcin permite crear la relacin de las retenciones efectuadas por concepto de Timbre Fiscal, segn modelo exigido por SERMAT. Para que una retencin de Timbre Fiscal se muestre en la relacin de Informacin Declarativa del Pago de Retenciones, debe haberse recibido en cheque del pago del beneficiario de la OP en caja del mdulo de tesorera. Enviada la OP puede imprimirse el comprobante de retencin de Timbre Fiscal. Se puede regenerar la relacin para incluir nuevas retenciones. 9.1. Para generar la relacin, seleccione desde el Men Principal, las opciones Procesos / Generar archivo (s) de retencin por fecha, se despliega la pantalla relacin de Impuesto, ingrese los datos segn lo indicado:KENTRON Sistemas de Informacin, C.A.Gua Ordenacin de Pago Terica - 30/11/2007

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F. Desde: Corresponde a la fecha inicial de la relacin. F. Hasta: Corresponde a la ficha borde de la relacin. Retencin: Corresponde al tipo de retencin a considerar en la relacin. Maneja lista de valores correspondiente a los tipos de retenciones definidos en el mdulo de impuesto. Archivo: se refiere al nombre del archivo (TXT) de la relacin, debe contener 6 letras no vocales. Ruta completa del archivo a generar: Corresponde a la ruta donde se guardar el archivo de la relacin, debe indicar el nombre del directorio. Imprimir: Permite crear el archivo de la relacin de las retenciones, emite un reporte como soporte del archivo (TXT).

9.2. Presione el botn Imprimir y luego el botn Generar para visualizar por pantalla la relacin.


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MDULO ORDENACIN DE PAGO

CAPITULO II EJECUCION

GUIA DE ADIESTRAMIENTO MDULO ORDENACIN DE PAGOS

1



NDICE

CONFIGURACION.................................................................................................................... 3

1. 2. 3. 4. 5. 1. 2. 3. 4. 5.

DEFINIR TIPOS DE FINANCIAMIENTO .............................................................................. 3 DEFINIR FORMAS DE PAGO ............................................................................................ 3 DEFINIR RETENCIONES EN ORDENES DE PAGO................................................................ 4 DEFINIR TIPOS DE DOCUMENTOS ................................................................................... 5 DEFINIR CLASES DE ORDENES DE PAGO.......................................................................... 6 ELABORAR ORDENES DE PAGOS ..................................................................................... 9 APROBAR ORDENES DE PAGOS..................................................................................... 13 ANULAR ORDENES DE PAGOS ...................................................................................... 14 RETRAMITAR ORDENES DE PAGOS ............................................................................... 15 FRACCIONAR ORDENES DE PAGOS ............................................................................... 16

EJECUCIN ............................................................................................................................. 9

2

MDULO ORDENACIN DE PAGOCONFIGURACIN1. DEFINIR TIPOS DE FINANCIAMIENTO Mediante el uso de esta pantalla el usuario podr definir las diferentes Fuentes de


el momento de la elaboracin de una Orden de Pago.

Financiamiento y Origen de los Fondos de la Institucin. Esta informacin ser empleada en 1.1. Seleccione desde el Men Principal, las opciones Tablas / Tipos de Financiamiento y se despliega la pantalla Tipos de Financiamiento, e ingrese los siguientes datos en los campos correspondientes: Campo Dato 1 Dato 2 Tipo Ingrese el cdigo 001 Ingrese el cdigo 002 L.A.E. F.I.D.E.S. Descripcin

1.2. Presione el botn OK, para guardar los cambios. 2. DEFINIR FORMAS DE PAGO Esta opcin permite definir las frecuencias de vencimiento de pago a aplicarse a las rdenes de Pago permanentes. Esta informacin es utilizada por la orden de pago para establecer la cantidad de pagos durante la ejecucin de la orden, montos de pago y frecuencia de vencimiento.

2.1. Seleccione desde el Men Principal, las opciones Tablas / Formas de Pago y se despliega la pantalla Mantenimiento de las formas de Pago, e ingrese los siguientes datos en los campos correspondientes: Campo Nmero Descripcin Das Datos Ingrese el nmero 3 TRIMESTRAL 90

3



2.2. Presione el botn OK, para guardar los cambios. 3. DEFINIR RETENCIONES EN RDENES DE PAGO Esta opcin permite establecer las retenciones que pueden ser aplicadas a las rdenes de

Pago en el momento de su elaboracin.

3.1. Seleccione desde el Men Principal, las opciones Tablas / Retenciones Ordenes de Pago, se despliega la pantalla Retenciones de impuestos, e ingrese los siguientes datos en los campos correspondientes: Campo Cod. Ret. Descripcin Tipo Doc. Datos Presione la tecla F9 y seleccione la opcin 05. Este campo por defecto se mostrar automticamente. Presione F9 y seleccione el tipo de documento RI001.

4



3.2. Presione el botn OK, para guardar los cambios. 4. DEFINIR TIPOS DE DOCUMENTOS Esta opcin permite definir la funcin en Ordenacin de Pagos, de los Tipos de Documento

que en su ruta tengan como destino ste mdulo.

Esta definicin se basa en el esquema de Tipos de Documento que se maneja en el Mdulo, tales como, Documentos a pagar, Documentos que solicitan pagos, Documentos que confirman pagos, Documentos que ejecutan pagos, Deducciones. 4.1. Seleccione desde el Men Principal, las opciones Tablas / Tipos de Documentos, se despliega la pantalla Tipos de Documentos de Orden de Pago.

Nota:

Para verificar que esta definido el tipo de documento, esta pantalla inicial debe tener tildado el indicador de Definido?.

5



4.2. Ubique el documento CP001, a travs del criterio de bsqueda, presione el botn Ficha y se despliega la siguiente pantalla Tipo de Documento de Orden de Pago, e ingrese los siguientes datos en los campos correspondientes: Campo Confirmacin de Pago (CP) Documento a Pagar Marque el campo Marque el campo para determinar cual es iddoc de referencia para la confirmacin de pago. Datos

4.3. Presione el botn OK, para guardar los cambios y regresar a la pantalla inicial.

5. DEFINIR CLASES DE RDENES DE PAGO validacin de las particularidades en la Ordenacin de Pago, asociada a procesos. Esta opcin agrupa conceptos de pago en clases de rdenes, permitiendo separar la

formatos distintos dependiendo de la clase de orden, adems permite seleccionar si se genera pagos a travs de la tesorera del organismo o externa. 5.1. Seleccione desde el Men Principal, las opciones Tablas / Clases de Ordenes de Pago, se despliega la pantalla Tipos de Documentos de Orden de Pago.

Esta definicin contempla tambin el manejo de la emisin de la Orden de Pago en

6



5.2. Presione el botn Insertar o la tecla F6 y se despliega la pantalla Clases de Orden de Pago e ingrese los siguientes datos en los campos correspondientes: Campo Clase O/P Descripcin Tipo de Orden Pago Tipo doc. Beneficiarios distintos Solicitudes de Pago Formato de O/P, Nombre del RDF Deduccin Tipos de Documentos Datos Ingrese el cdigo CLA02 Ingrese CLASE PAGO NOMINA Presione la tecla F9 y seleccione nica Presione la tecla F9 y seleccione el documento SP002 Marque la opcin GENERA Ingrese RORDPAGO Presione la tecla F9 y seleccione 01 HONORARIOS PROFESIONALES. Presione la tecla F9 y selecciones PD002

7



5.3. Presione el botn OK para guardar los cambios.

EJECUCIN1. ELABORAR RDENES DE PAGOS Esta opcin permite la elaboracin de las cartulas de rdenes de pago en donde se agrupan los documentos a pagar y su correspondiente distribucin de pagos. Esta opcin facilita al operador su registro presupuestario y contable desde la elaboracin de la ordenacin del pago. 1.1. Seleccione desde el Men Principal, las opciones Ordenes de Pago / Elaborar OP, se despliega la pantalla Ordenes de Pago.

8



1.2. Presione el botn Insertar, para crear la nueva ordenacin de pago y se despliega la pantalla Ordenes de Pago, e ingrese los siguientes datos en los campos correspondientes: Campo Clase Forma de Pago Tipo Ao Fecha Nmero OP Descripcin Beneficiario Ubicacin Geogrfica Monto Centro de Costo Datos presione la tecla F9 y seleccione CLA01 Seleccione la forma de pago Cheque Este campo por defecto presentar la informacin de forma automtica. presione la tecla F9 y seleccione el ejercicio fiscal actual ingrese FECHA EN CURSO ingrese 1051 ingrese PARA CANCELAR LIMPIEZA DE FOTOCOPIADORA HP3200 presione la tecla F9 y seleccione al beneficiario LA OFICINA S.R.L. Estado Miranda marque una tilde en el indicador AUTOMTICO Presione F9 y seleccione 10301

1.3. Seleccione la pestaa Docs. a pagar, una vez finalizado la cartula, para incluir o asociar los documentos a pagar de la OP.

9



1.3.1. Presione el botn Crear y se despliega un mensaje de confirmacin de generacin de OP..

1.3.2. Presione el botn OK, para guardar los cambios y se despliega la pantalla Crear Documento que es la forma para el registro del documento, e ingrese los siguientes datos en los campos correspondientes: Campo Tipo Documento Descripcin Referencia Fecha Fecha Vencimiento Monto de Datos Presione la tecla F9 y seleccione PD002 PAGO DIRECTO (MATERIALES/SUMINISTROS). Ingrese PAGO DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO DE IMPRESORA HP. Ingrese 1212 Ingrese fecha actual Ingrese fecha actual Ingrese 1476591,96

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1.3.3. Presione el botn Crear Doc. para guardar los cambios y se despliega un mensaje de confirmacin con el Nmero de Documento generado (Tome nota del Nmero de Documento) 1.4. Seleccione la pestaa Retenciones, una vez finalizado el proceso anterior, para incluir las retenciones a los documentos a pagar de la OP, e ingrese los siguientes datos en los campos correspondientes: Campo Cdigo Monto Imponible Cdigo Datos Presione la tecla F9 y seleccione 01 HONORARIOS PERSONAS PROFESIONALES Ingrese 1,330,263.03 Presione la tecla F9 y seleccione 110 RETENCION 100% DEL 11%

11



1.4.1. Presione el botn Detalle Impuesto y se despliega la pantalla Transacciones con Impuestos, e ingrese los siguientes datos en los campos correspondientes: Campo Tipo Impto. Base Imponible % Ret. Datos Presione la tecla F9 y seleccione el impuesto IVA_N11_100 IVA NORMAL RET100% DEL 11% Ingrese 1,330,263.03 Presione la tecla F9 y seleccione el Tipo de Contribuyente FORMAL

1.4.2. Presione el botn de Confirmacin, para validar la consistencia de los datos del impuesto.

12



1.5. Seleccione la pestaa Orden de Pago, para terminar de armar la orden de pago, esta debe enviarse a los mdulos correspondientes segn la ruta para su aprobacin, para esto presione el botn Enviar, y el sistema despliega el siguiente mensaje:

1.5.1. Presione el botn OK, para guardar los cambios, y nos regresamos a la pantalla Ordenes de Pago. 1.6. Presione el botn Afectacin Presupuestaria, para verificar el documento y el registro contable. Nota: La orden de pago debe afectarse presupuestariamente y solo lo realiza la persona que posea el perfil para hacerlo. 1.6.1. Presione el botn OK, para aprobar y guardar los cambios.

2. APROBAR RDENES DE PAGOS Esta opcin permite la aprobacin de las cartulas de rdenes de pago. Adicionalmente genera la o las solicitudes de pago por el monto neto de la orden de pago. 2.1. Seleccione desde el Men Principal, las opciones Ordenes de Pago / Aprobar OP, se despliega la pantalla Ordenes de Pago.

2.2. Presione el botn Insertar, para crear la nueva ordenacin de pago y se despliega la pantalla Ordenes de Pago, y ejecute la siguientes acciones en los campos correspondientes:13



2.2.1. Ubique la OP nmero 1051. 2.2.2. Verifique que tiene el indicador de AP Apr? se encuentra tildado. 2.2.3. Presione el botn Aprobar y se despliega un mensaje de confirmacin, presione el botn SI, para confirmar el mensaje. Nota: Al aprobar la OP se genera el documento de Solicitud de Pago por el monto a cancelar al beneficiario. 3. ANULAR ORDENES DE PAGOS orden de pago, se deben validar lo siguiente: Nota: Esta opcin permite la anulacin de las rdenes de pago. Como requisitos para anular la

Si la Orden de Pago esta aprobada, todos los documentos de solicitud de pago deben estar devueltos, as como todos los documentos a pagar.

3.1. Seleccione desde el Men Principal, las opciones Ordenes de Pago / Anular OP, se despliega la pantalla Anular Ordenes de Pago.

3.1.1. Ubique la OP nmero 1047. 3.1.2. Presione el botn Anular y se despliega un mensaje de confirmacin:

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3.1.3. Presione el botn SI, para confirmar el mensaje y se despliega la siguiente pantalla de Verificacin de Fecha:

3.1.4. Ingrese la fecha del da y luego presione el botn OK para guardar los cambios. 4. RETRAMITAR RDENES DE PAGOS orden, sta pasa al estatus de elaboracin. Esta opcin permite utilizar de nuevo la cartula la Orden de Pago anulada. Al retramitar la

4.1. Seleccione desde el Men Principal, las opciones Ordenes de Pago / Retramitar OP, se despliega la pantalla Ordenes de Pago Anulados.

4.1.1. Ubique el OP nmero 1047 4.1.2. Presione el botn Retramitar y se despliega el siguiente mensaje de confirmacin:

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4.1.3. Presione el botn OK. En este momento la cartula de la orden de pago vuelve a estar en elaboracin. Nota: A continuacin seleccione la opcin de Elaborar OP, para volver a montar la Orden de Pago. Para elaborar la Orden de Pago de nuevo, regresar a la actividad 1 hasta la 2 de ejecucin.

5. FRACCIONAR RDENES DE PAGOS Esta opcin permite fraccionar solicitudes de pagos. El fraccionamiento es una divisin Nota: Solo se pueden fraccionar rdenes de Pago que tengan solicitudes de pago generadas y devueltas.

arbitraria del pago, segn criterio del organismo en un momento dado.

5.1. Seleccione desde el Men Principal, las opciones Ordenes de Pago / Fraccionar OP, se despliega la pantalla Ordenes de Pago a Fraccionar.

5.1.1. Ubique el OP nmero 1048 5.1.2. Presione el botn Fraccionar confirmacin:

y se

despliega

el

siguiente mensaje

de

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5.1.3. Presione el botn SI, para confirmar el mensaje y se despliega la siguiente pantalla de Fraccionamiento de Ordenes de Pago:

5.1.4. Ingrese en el campo Monto 300.000,00 5.1.5. Presione el botn Emitir, y se despliega el siguiente mensaje de confirmacin

5.1.6. Presione el botn OK para confirmar el mensaje y el sistema genera la solicitud de pago por el monto fraccionado, dejando pendiente por cancelar el monto restante de la Orden de Pago.

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MDULO ORDENACIN DE PAGOS

GUIA DE EJERCICIOS MDULO ORDENACIN DE PAGOS

KENTRON Sistemas de Informacin, C.A.Gua de Ejercicios Ordenacin de Pago - 30/11/2007

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TABLA DE CONTENIDO

INDICE

CAP I: EJERCICIOS DE CONFIGURACION................................................................................................................ 3 # 1. DEFINIR TIPOS DE FINANCIAMIENTO.................................................................ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. # 2. DEFINIR FORMAS DE PAGO .......................................................................................................................................... 4 # 3. DEFINIR RETENCIONES EN ORDENES DE PAGO ...................................................................................................... 4 # 4. DEFINIR TIPOS DE DOCUMENTOS .............................................................................................................................. 4 # 5. DEFINIR CLASES DE ORDENES DE PAGO .................................................................................................................. 5 CAP II: EJERCICIOS DE EJECUCIN.......................................................................................................................... 6 # 1. ELABORAR ORDENES DE PAGOS ................................................................................................................................ 7 # 2. APROBAR ORDENES DE PAGOS .................................................................................................................................. 9 # 3. ANULAR ORDENES DE PAGOS ..................................................................................................................................... 9 # 4. RETRAMITAR ORDENES DE PAGOS .......................................................................................................................... 10 # 5. FRACCIONAR ORDENES DE PAGOS .......................................................................................................................... 10


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CAPITULO I CONFIGURACION

CAP I: EJERCICIOS DE CONFIGURACIN


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# 1. DEFINIR FORMAS DE PAGODefina las formas de pago de la siguiente tabla:Nmero 04 05 Descripcin Semanal Quincenal Das 7 15

# 3. DEFINIR RETENCIONES EN RDENES DE PAGORegistre la informacin del recuadro:Cod. Ret. 04 Descripcin HONORARIOS PERSONA NATURAL Tipo Documento RI001 Descripcin RI001 RETENCION ISRL

# 4. DEFINIR TIPOS DE DOCUMENTOSDefina los siguientes tipos de documentos:Tipo de Documento CP003 Tipo doc. OP CP Si en Si en Marcar Check Tipo doc. Neto Tipo doc. CP SI en Se usa el iddoc del documento a pagar para la confirmacin? CP001 Genera Solicitud de Pago

CH001

EP

PD003

AP

SP001


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# 5. DEFINIR CLASES DE RDENES DE PAGODefina las siguientes Clases de Ordenes de Pago:Clase O/P Descripcin Tipo de Orden de Pago Tipo doc para Beneficiarios distintos Solicitudes de Pago Formato de O/P Nombre Deduccin 01 HONORARIOS PROFESIONALES 02 SERVICIOS NO PERSONALES Tipos de Documentos PD002 PD003

CLA03

CLASE PAGOS DE CONTRATOS

UNICA

SP002

GENERA

RORDPAGO


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MODULO ORDENACION DE PAGOS

CAPITULO iI EJECUCION

CAP II: EJERCICIOS DE EJECUCIN


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# 1. ELABORAR RDENES DE PAGOS1. Registre la orden de pago N 1058:Clase de orden de pago Forma de Pago Ao Fecha de la Orden Nmero OP Descripcin Beneficiario Ubicacin Geogrfica Centro de Costo Monto CLA01 Depsito en Cuenta Ejercicio Fiscal actual Actual 1058 COMPRA DE CAJA DE CD Y TONER PARA IMPRESORA LASER JET 2100 NT LA OFICINA S.R.L. ESTADO MIRANDA 10301 Marque el check Automtico

Una vez elaborada la cartula de la orden de pago, seleccione la pestaa Docs. a Pagar para incluir o asociar los documentos a pagar de la OP. Presione el botn [Crear Documento] y registre la siguiente informacin:

Tipo de Documento

PD002 COMPRA DE CAJA DE CD 0142 LA OFICINA S.R.L. Actual 1.250.050

PD002 TONER PARA IMPRESORA LASER JET 2100 NT 3558 LA OFICINA S.R.L. Actual 3.910.000

DescripcinReferencia Beneficiario Fecha Monto

En la pantalla Ordenes de Pago seleccione la pestaa Retenciones y registre la siguiente informacin:

Cdigo

110 RETENCION 100% DEL 11%

110 RETENCION 100% DEL 11%


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MODULO ORDENACION DE PAGOSPresione el botn Detalle de Impuesto e ingrese lo siguiente:


Tipo Impto.

IVA_N11_10 IVA NORMAL RET100% DEL 11% 1.126.171,17 100% Formal

IVA_N11_10 IVA NORMAL RET100% DEL 11% 3.522.522,52 100% Formal

Base Imponible % Ret.

Seleccione la pestaa Orden de Pago y seguidamente presione el botn [Enviar].

2. Registre la orden de pago N 1059:

Clase de orden de pago Ao Fecha de la Orden Nmero OP Descripcin Beneficiario Centro de Costo Monto

CLA01 Ejercicio Fiscal actual Actual 1059 PAGO SERVICIO DE LIMPIEZA DE VENTANAS DEL PISO 10. SERVICIOS TECNICOS X.Y.Z 10301 1.856.000

Documento a Pagar:Tipo de Documento PD002 SERVICIO DE LIMPIEZA DE VENTANAS DEL PISO 10. 784 SERVICIOS TECNICOS X.Y.Z Actual 1.856.000

DescripcinReferencia Beneficiario Fecha Monto

En la pantalla Ordenes de Pago seleccione la pestaa Retenciones y registre la siguiente informacin:11 IVA NORMAL RET 75% DEL 11%

Cdigo


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MODULO ORDENACION DE PAGOSPresione el botn Detalle de Impuesto e ingrese lo siguiente:


Tipo Impto.

IVA_N11_75

IVA NORMAL RET75% DEL 11% 1.672.072,07

Base Imponible % Ret.

75% Ordinario

Debe enviar y luego aprobar la OP

# 2. APROBAR RDENES DE PAGOSApruebe las siguientes Ordenes de Pago

Acceso directo a Mostrar escritorio.lnk

Nro OP

Apr? X X

1058 1059

Presione el botn [Aprobar] y el sistema muestra un mensaje de confirmacin, presione el botn [SI].

# 3. ANULAR RDENES DE PAGOSApruebe las siguientes rdenes de PagoNro OP

Fecha X

1058


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# 4. RETRAMITAR ORDENES DE PAGOSEjecute el re - trmite de la siguiente orden de pago:Nro OP

1058 Para consultar ms detalles acerca del funcionamiento de esta opcin, ver el punto # 4 Retramitar Ordenes de Pagos (Pg. 23) del Captulo de Configuracin de la Gua de Adiestramiento del Mdulo Ordenacin de Pago.

Vuelva a montar la misma Orden de Pago Nro. 1058, utilice las mismas facturas del primer ejercicio y retenciones de IVA.

# 5. FRACCIONAR RDENES DE PAGOSFraccione las siguientes ordenes de pago:

Nro OP

Nro. Vencimiento 1 2

Monto 928.000 928.000

1059 1059


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guia de ordenación de pagos

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