Gua de inicio rpido a Office 365 para pequeas empresas

La experiencia web La experiencia de aplicaciones de escritorio La experiencia mvil Ayuda y comunidad de Office 365

Microsoft Office 365 para profesionales y pequeas empresas es un conjunto de herramientas web

fciles de usar que le permite obtener acceso a su correo electrnico, documentos importantes,

contactos y calendario desde prcticamente cualquier lugar y dispositivo. Para consultar una rpida

introduccin, vea la visita para los usuarios de Office 365 para obtener informacin general sobre

Office 365.

Estas herramientas incluyen Microsoft Office Web Apps, que son versiones web de las aplicaciones de

escritorio de Microsoft Office con las que est familiarizado, como Microsoft Word, Excel y

PowerPoint. Gracias a Office Web Apps, podr crear y editar documentos en cualquier equipo con un

explorador web.

Esta Gua de inicio rpido le mostrar algunas tareas comunes para que se haga una idea del uso

cotidiano de Office 365.

Si es administrador de Office 365, vea la Introduccin para administradores de Office 365 para

conocer las tareas relacionadas con la administracin.

La experiencia web

El portal de Office 365 le permite obtener acceso inmediatamente a su correo electrnico y a los

documentos compartidos de su compaa. Siempre que tenga acceso a Internet, tendr acceso a

Office 365.

Antes de empezar, deber conocer su contrasea e Id. de Microsoft Online Services. Si an no los

tiene, pdaselos al administrador de su compaa.

IniciarsesinenelPortaldeOffice365 1. Vaya la pgina de Office 365 de inicio de sesin .

2. Escriba su Id. de Microsoft Online Services y su contrasea.

EncabezadodelPortaldeOffice365 Despus de iniciar sesin en Portal de Office 365, mire en la parte superior de la pgina. La barra

horizontal que contiene algunos vnculos se denomina encabezado, que aparece en la parte superior

de la mayora de las pginas para que tenga acceso rpido a las funciones de Office 365. Solo tiene

que hacer clic en uno de los vnculos.

Inicio Esta es la pgina que ver cada vez que inicie sesin en Office 365. Outlook Haga clic en este vnculo para leer su correo electrnico. Sitio de grupo: haga clic en este vnculo para compartir documentos.

Correo

Su cuenta de Office 365 incluye correo electrnico. Para ayudarlo a proteger su privacidad y

seguridad, su correo electrnico se almacena en los servidores de Microsoft. Podr leer el correo

electrnico en la aplicacin de escritorio Outlook, o bien leer el correo electrnico en Microsoft

Outlook Web App.

CrearunmensajedecorreoelectrnicoenOutlookWebApp 1. En el encabezado, haga clic en Outlook.

Aparecer su Bandeja de entrada. Si ya ha usado la aplicacin de escritorio Outlook, esta pgina

le resultar familiar.

2. En la parte superior del panel de central, haga clic en Nuevo para iniciar un nuevo mensaje.

Contactos

Puede crear contactos para almacenar la informacin de las personas con las que se comunica,

incluida su direccin de correo electrnico, direccin postal y nmero de telfono.

Crearuncontacto 1. En la parte inferior izquierda de la ventana, haga clic en Contactos.

2. En la parte superior de la pgina central, haga clic en Nuevo.

3. En la ventana de nuevo contacto, escriba la informacin que desea incluir para el contacto.

ImportarcontactosenOutlookWebApp 1. En la parte superior del panel central, haga clic en Importar.

2. Siga los pasos del Asistente para importar contactos.

Si cuenta con contactos duplicados, se repetirn automticamente en la nueva lista de contactos. Si

desea ms control sobre estos contactos, consulte Importar contactos ms adelante en esta gua

debajo de la seccin La experiencia de aplicaciones de escritorio.

Calendario

Use el calendario para almacenar citas y configurar reuniones con sus compaeros. Cuando configure

una reunin, podr usar el calendario para ver su programacin y buscar horas a las que sus

compaeros tambin estn disponibles. A continuacin, podr enviar una convocatoria de reunin a

sus compaeros.

Versucalendario En la parte inferior izquierda de la ventana, haga clic en Calendario.

Crearunareunin 1. En la parte superior de la pgina central, haga clic en Nuevo.

2. En las lneas Para y Opcional, escriba los nombres de los asistentes que desea invitar a su

reunin.

3. Escriba un Asunto.

4. Escriba una Ubicacin.

5. Junto a Hora de inicio y Hora de finalizacin, seleccione las fechas y horas adecuadas.

6. Escriba el propsito de la reunin en el cuerpo del mensaje.

7. Cerca de la parte superior de la ventana, haga clic en la pestaa Asistente para programacin.

Podr ver si los asistentes estn disponibles. Si no lo estn, seleccione una hora distinta.

8. En la parte superior izquierda de la ventana, haga clic en Enviar.

Mensajerainstantnea Despus de agregar personas a su lista de contactos, podr charlar con ellas directamente desde el

explorador web mediante Outlook Web App.

Chatearconuncontacto 1. En la parte inferior izquierda de la pantalla, haga clic en Contactos.

2. Haga clic con el botn secundario en un nombre de la lista de contactos y despus haga clic en

Chat.

3. Comience a escribir en la ventana de conversacin.

CompartirdocumentoseinformacinconSharePointOnline Office 365 le proporciona un sitio de grupo donde poder colaborar con documentos y compartir

informacin. El sitio de grupo se mantiene mediante Microsoft SharePoint Online, donde su equipo

almacena documentos en una nica ubicacin. El almacenamiento de documentos en SharePoint

Online ayuda a mantener la seguridad, ofrece control sobre las versiones y le permite editar y ver

documentos en las aplicaciones de escritorio de Office o en Office Web Apps. Adems de colaborar

en los documentos, podr compartir imgenes, listas, wikis, blogs y mucho ms.

VersusitiodegrupodeSharePoint En el encabezado, haga clic en Sitio de grupo. MsinformacinsobreSharePoint2010

Para obtener una descripcin general de SharePoint 2010 y comenzar a trabajar, lea el artculo Tareas bsicas en SharePoint Online para Office 365 para pequeas empresas en Office Online.

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UsodeOfficeWebApps Office Web Apps ampla los programas de Microsoft Office que ya conoce (Word, PowerPoint, Excel y

OneNote) con las ventajas adicionales del acceso desde cualquier equipo y el uso compartido

sencillo. El documento tiene el mismo aspecto en el explorador que en la aplicacin de escritorio de

Office. Office Web Apps tambin le permite editar documentos en el explorador, usando la conocida

apariencia de Office.

CrearunarchivoconunaOfficeWebApp 1. En Sitio de grupo de la pgina Inicio, haga clic en el icono de Word, Excel, PowerPoint o

OneNote.

Aparecer una nueva ventana del explorador y se le solicitar que escriba un nombre para el

archivo nuevo.

2. Escriba un nombre de archivo y haga clic en Aceptar.

El Office Web Apps se abrir y podr empezar a editar el archivo.

Cuando guarde el documento, se guardar automticamente en el sitio de grupo. Vaya al sitio de

grupo para acceder al documento si desea ver o editar el documento ms adelante. Los compaeros

del equipo tambin pueden acceder al documento desde el sitio de grupo.

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La experiencia de aplicaciones de escritorio

Todava puede usar las aplicaciones de escritorio de Microsoft Office que ya conoce y usa a diario.

Para que la experiencia sea la mejor, configure su equipo de manera que pueda "conectarse" con

Office 365.

ConfigurarsusaplicacionesdeescritoriodeOfficeparaOffice365

Puede acceder a la cuenta de correo electrnico de Office 365 directamente desde su aplicacin de

escritorio de Outlook. Cuando trabaja en otras aplicaciones de escritorio de Office, puede guardar los

archivos directamente en su sitio de grupo de SharePoint para compartir y colaborar con sus

integrantes de grupo.

Para configurar las opciones de Office para estas caractersticas, ejecute Configuracin de escritorio

de Microsoft Office 365

InstalaryconfigurarsusaplicacionesdeescritoriodeOffice 1. En el encabezado, haga clic en Inicio.

2. En el lado derecho de la pgina Inicio, en Recursos, haga clic en Descargas.

3. En la pgina Descargas, instale los programas que desee en su equipo.

4. Cuando haya finalizado de instalar los programas, vuelva a la pgina Descargas, mire debajo

del encabezado Instalar y configurar sus aplicaciones de escritorio de Office y despus haga

clic en Configurar.

5. Siga las instrucciones de instalacin.

LeercorreoensuaplicacindeescritorioOutlook Puede leer correo electrnico en la aplicacin de escritorio de Outlook o Outlook Web App. Puede

alternar sin problemas entre la aplicacin de escritorio y la aplicacin web. Por ejemplo, algunas

personas usan la aplicacin de escritorio en el trabajo y la aplicacin web en casa y cuando estn de

viaje.

Si descarg e instal Microsoft Office 2010, inicie Microsoft Outlook 2010 para obtener acceso a su

cuenta de correo electrnico de Office 365. Outlook lo guiar por los pasos iniciales necesarios para

configurar las opciones.

Si tiene una versin previa de Office Outlook 2007 o Outlook 2010 ya instalada en su equipo y desea

obtener acceso a su cuenta de correo electrnico de Office 365, primero debe crear un nuevo perfil

para obtener acceso a su cuenta de correo electrnico de Office 365. Los perfiles se componen de

cuentas, archivos de datos y configuracin que especifican dnde se guardan sus mensajes de correo

electrnico.

CrearunperfilparaOffice365 1. Si Outlook se est ejecutando, salga de Outlook.

2. Haga clic en el men Inicio de Windows y, a continuacin, haga clic en Panel de control.

3. En el cuadro Buscar del Panel de control, busque Correo.

4. En el Panel de control, haga clic en Correo.

5. En el cuadro de dilogo Configuracin de correo, haga clic en Mostrar perfiles.

6. Haga clic en Agregar para crear un nuevo perfil.

7. Escriba un nombre para el perfil y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

8. En el cuadro de dilogo Agregar nueva cuenta de correo electrnico, escriba su direccin de

correo electrnico de Office 365.

9. Haga clic en Siguiente y contine con los pasos siguientes en el asistente.

10. Cuando vuelva al cuadro de dilogo Correo, ver su nuevo perfil enumerado.

11. Haga clic en Solicitar un perfil y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

En lo sucesivo, cada vez que abra Outlook, se le solicitar que seleccione un perfil. Para cambiar de

perfil, salga de Outlook y reinicie la aplicacin.

Importarcontactos Se pueden importar contactos en Outlook desde otras aplicaciones o desde contactos exportados de

Outlook. Para estas instrucciones se da por hecho que ya ha exportado contactos desde Outlook u

otra aplicacin, como un cliente web, hoja de clculo de Excel o aplicacin de base de datos.

Las instrucciones de importacin de contactos de Office Outlook 2007 son diferentes de las

instrucciones de Outlook 2010. Realice el procedimiento siguiente en funcin de la versin que use.

ImportarcontactosconOutlook2007 1. En Office Outlook 2007, en el men Archivo, haga clic en Importar y exportar.

2. Haga clic en Importar de otro programa o archivo y, a continuacin, haga clic en Siguiente.

3. Haga clic en Valores separados por comas (DOS) y, a continuacin, haga clic en Siguiente.

4. Haga clic en Examinar para buscar el archivo que contiene los contactos que est importando y

seleccionarlo.

5. En Opciones, seleccione una de las siguientes opciones:

o Reemplazar duplicados con los elementos importados: si ya existe un contacto de Outlook, se sustituye por la informacin que est importando.

o Permitir la creacin de elementos duplicados: si ya existe un contacto de Outlook, el contacto importado se crea como un segundo contacto.

o No importar elementos duplicados: si ya existe un contacto de Outlook, la informacin del contacto duplicado no se importa.

6. Haga clic en la carpeta de contactos de Outlook en la que desea guardar los contactos

importados y, a continuacin, haga clic en Siguiente.

Muchas personas solo tienen una carpeta Contactos. Sin embargo, si tiene varias carpetas de

contactos, debera seleccionar la carpeta en la que desea guardar sus contactos.

7. Haga clic en Finalizar.

ImportarcontactosconOutlook2010 1. En Outlook 2010, haga clic en la pestaa Archivo.

2. Haga clic en Abrir.

3. Haga clic en Importar.

4. Haga clic en Importar de otro programa o archivo y, a continuacin, haga clic en Siguiente.

5. En Seleccionar el tipo de archivo que se importar, haga clic en el tipo de archivo que desea

importar y, a continuacin, haga clic en Siguiente.

El tipo de archivo ms comn es Valores separados por comas (Windows), tambin conocido

como archivo CSV. Si importa contactos que se exportaron desde Outlook a un archivo de datos

de Outlook (.pst), haga clic en Archivo de datos de Outlook (.pst).

6. En Archivo para importar, haga clic en Examinar, seleccione el archivo que desea importar y, a

continuacin, haga clic en Aceptar.

7. En el cuadro de dilogo Importar un archivo, en Opciones, haga clic en uno de los siguientes

elementos:

o Reemplazar duplicados con los elementos importados: si ya existe un contacto de Outlook, se sustituye por la informacin que est importando.

o Permitir la creacin de elementos duplicados: si ya existe un contacto de Outlook, el contacto importado se crea como un segundo contacto.

o No importar elementos duplicados: si ya existe un contacto de Outlook, la informacin del contacto duplicado no se importa.

8. Haga clic en Siguiente.

9. En el cuadro de dilogo Importar un archivo, en Seleccionar la carpeta de destino, haga clic

en una carpeta para los contactos importados y, a continuacin, haga clic en Siguiente.

Por lo general, se selecciona la carpeta Contactos a menos que tenga varias cuentas o haya

creado varias carpetas de contactos para su cuenta.

10. Haga clic en Finalizar.

MensajerainstantneaconLync2010 Microsoft Lync 2010 es una aplicacin que instala en su escritorio para comunicarse con otras

personas mediante mensajera instantnea (chat), llamadas de audio y videollamadas.

DescargaryejecutarLync2010 1. En el encabezado, haga clic en Inicio.

2. En la pgina Inicio, debajo del encabezado Lync, haga clic en Instalar Lync 2010.

3. Siga las instrucciones de instalacin.

4. Cuando finalice la instalacin, podr ejecutar Lync 2010 desde el men Inicio.

Para obtener ms informacin sobre el uso de Microsoft Lync Online, consulte la pgina de soporte.

Enviarunmensajeinstantneo 1. Inicie Lync 2010.

2. En el cuadro blanco de la parte superior de la ventana de Lync 2010, escriba el nombre de

alguno de sus contactos o la direccin de correo electrnico de un compaero.

3. El nombre o direccin de correo electrnico aparecer justo debajo del cuadro blanco.

4. Haga clic con el botn secundario en el nombre o direccin de correo electrnico.

Aparecer un men contextual indicando todos los comandos disponibles.

5. Haga clic en Enviar un mensaje instantneo.

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La experiencia mvil

Puede conectar una amplia variedad de dispositivos mviles (por lo general, telfonos mviles que

pueden sincronizar informacin con Windows) con Office 365 y, a continuacin, usar el dispositivo

para enviar y recibir correo electrnico y obtener acceso a la informacin de calendario.

Para obtener ms informacin sobre cmo configurar su dispositivo Windows Mobile, Apple iPhone

o dispositivo mvil BlackBerry, vea Usar el correo electrnico en su telfono mvil en la Ayuda.

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Ayuda y la comunidad de Office 365

Desea obtener ms ayuda con Office 365? Puede encontrar respuestas a muchas preguntas en la

Ayuda de Office 365. Tambin estamos creando una comunidad de otros usuarios de estos servicios

que compartan sus problemas, soluciones y otros consejos. Puede buscar respuestas en todos los

artculos de la Ayuda y publicaciones de la comunidad al mismo tiempo.

BuscarunarespuestaenlaAyudaylacomunidad 1. Vaya a la pgina Inicio.

2. En el cuadro Bsqueda del lado derecho de la pgina, escriba lo que est buscando.

3. La pgina de resultados recoge las respuestas de la comunidad y la Ayuda de Office 365.

4. Si no puede encontrar la respuesta que necesita, publique una pregunta en la comunidad.