Guia de implementação do Dropbox Business

Parabéns por escolher o Dropbox Business! Este guia o ajuda no processo de decisões e de instalação, para que sua implementação seja bem-sucedida. A transição para o Dropbox Business ajudará sua equipe a se manter organizada, colaborar mais facilmente e manter todos os dados seguros.

Como administrador, você pode facilmente adicionar ou remover membros da equipe, monitorar atividades compartilhadas e proteger os dados da empresa. Há outra pessoa que pode lhe ajudar a configurar sua equipe?

Saiba como adicionar e alterar um administrador

Criamos esse guia para reunir as melhores práticas de clientes importantes para mostrar a você o processo de decisões e de instalação. A implementação do Dropbox Business pode levar de 4 a 12 semanas, dependendo dos requisitos e da complexidade. Também temos uma grande variedade de recursos, inclusive uma central de ajuda robusta, fóruns da comunidade, vídeos do YouTube e treinamento auto-administrados.

Vamos começar!

Introdução

Fase 1 Desco-berta e plano

Fase 2Criação e teste

Fase 3Habilitação e implan-tação

Índice

Saiba como usar o DropboxInstale o aplicativo para desktopEconomize espaço no disco rígidoProreja sua contaDefina as permissões de toda a equipeIdentifique os usurários de testePlaneje o provisionamento de usuáriosConfigure gruposProporcione aos membros da sua equipe um espaço para que trabalhem juntosIntegre-se a aplicativos de terceirosFase 1 Lista de verificação

Comunique-se com sua equipeFaça a integração dos usuários de testeTreine usuários de testePerguntas frequentes

Treine usuários finaisRecursos adicionais

Fase 1Descobertae planoA fase de Descoberta e plano de sua implantação é essencial para o sucesso do Dropbox Business em sua empresa. Comecemos analisando sua arquitetura atual e suas necessidades de configuração, antes de revisar as possíveis integrações com terceiros.

Aproveite ao máximo o Dropbox com os cursos on-line de treinamento auto-administrado. Você terá uma ótima compreensão dos recursos básicos do Dropbox, e descobrirá novas maneiras de utilizá-los com sua equipe conforme ela comece a usar o Dropbox. O treinamento está disponível onde e quando você precisar, em qualquer dispositivo!

Faça o treinamento auto-administrado

Os treinamentos de Admin e Central de Ajuda mostrarão como gerenciar e atender sua equipe. Recomendamos começar com o treinamento Membros da equipe e seguir adiante, para que você conheça o produto. Lembre-se de fazer anotações e pensar em como utilizar esse treinamento para passar conhecimento aos usuários de teste e usuários finais.

O Dropbox fornece um aplicativo para desktop para Windows, MacOS e Linux. Clique no link fornecido para instalar a versão apropriada para seu computador agora:

https://dropbox.com/downloading

Quer instalar o aplicativo para desktop em todos os computadores dos membros da equipe de uma vez? O Dropbox tem um instalador empresarial gerenciado para compatibilidade com a política de SCCM/Grupo (somente Windows).

Instale o Dropbox para todos os membros da equipeRevise os requisitos do sistema de desktop

Saiba como usar o Dropbox

Instale o aplicativo para desktop

O Smart Sync é um recurso do Dropbox que deixa sua equipe visualizar e acessar cada arquivo e pasta do Dropbox, direto do respectivo desktop, enquanto não ocupa praticamente nenhum espaço do disco rígido. É a maneira perfeita de recuperar gigabytes de espaço sem alterar o fluxo de trabalho da sua equipe. Tente ativar o Smart Sync para que sua equipe veja quanto tempo e espaço pode ser economizado.

Ative o Smart Sync

Economize espaço do disco rígido

Aprimore a segurança de sua conta ativando a verificação em dois passos (também conhecida como autenticação em dois passos ou 2FA) e gerenciando suas opções de senha em Administração do Dropbox. Como alternativa, você também pode se integrar ao provedor de Single-Sign On (logon único) e ativar a 2FA por meio dele. Isso aumenta a proteção enquanto ajuda a capacidade de membros da equipe de acessar o Dropbox sem precisar lembrar de outra senha.

Ative a verificação em dois passosConfigure o SSO - logon único (somente nos planos Advanced e Enterprise)

O Dropbox Business permite controle em camadas para suas configurações específicas. É importante se certificar de que as configurações escolhidas sejam apropriadas para sua empresa antes de convidar os usuários de teste.

Revise e configure as permissões

Selecione alguns usuários de teste para testar suas configurações antes de implementar o Dropbox em toda a equipe. Por exemplo, você pode (1) testar a configuração de sua conta do Dropbox, as comunicações e o plano de treinamento com a equipe de TI apenas, ou (2) selecionar um grupo de superusuários ou (3) selecionar um departamento em sua equipe.

Proteja sua conta

Defina as permissões de toda a equipe

Identifique usuários de teste

Antes de enviar os convites, primeiro vamos descobrir como provisionaremos os usuários. A opção que você seleciona depende de seu ambiente atual e de como você provisiona os aplicativos de TI para sua empresa.

Opção 1: por meio da AdministraçãoRecomendável para usuários de teste e pequenas equipes

1. Acesse dropbox.com usando suas credenciais de administrador 2. Clique na Administração 3. Na página Membros, clique em Convidar membros. 4. Digite os endereços de e-mail dos usuários (100 por vez), e clique em Convidar para equipe.

Opção 2: por meio de uma integraçãoRecomendável se você já tiver SSO (logon único) ou estiver planejando implementar

• Conector do Active Directory • IDP (Identity Management Providers, Provedores de Gerenciamento de Identidade)

Planeje o provisionamento de usuários

Antes de implementar o Dropbox Business para um grande número de membros de equipe, é uma boa ideia analisar as últimas diretrizes para dimensionamento dos espaços de seus grupos e equipes. Planeje grupos, estruturas de pastas e configurações de toda a equipe com essas considerações em mente.

Analise as considerações para implementações em grande escala

Nota: Como atualizamos regularmente o Dropbox Business, é uma boa ideia verificar periodicamente as últimas diretrizes.

Considerações sobre implementações em grande escala

Com os grupos, você pode criar e gerenciar listas de membros que precisam ter acesso às mesmas informações, como um departamento ou equipe de projeto. Membros de grupos são adicionados automaticamente a todas as pastas compartilhadas para as quais o grupo foi convidado.

Revise e configure grupos

Uma pasta de equipe é uma ferramenta poderosa para compartilhar conteúdos da empresa com a sua equipe. Com as pastas de equipe, você pode:

• Sincronizar automaticamente o conteúdo de pastas da equipe para todos os membros do grupo

• Decidir se quer compartilhar arquivos individuais ou pastas dentro de uma pasta da equipe

• Conceder acesso explícito ao público certo nos níveis certos de pasta

Revise e configure pastas da equipe

Configuração de grupos

Proporcione aos membros da equipe um espaço para trabalhar junto

O Dropbox proporciona uma API robusta que centenas de terceiros usaram para desenvolver aplicativos que trabalham automaticamente com o Dropbox. Não importa se você está usando Google, Microsoft, Adobe, Slack, Atlassian ou Salesforce, provavelmente temos uma integração para que sua equipe possa evitar alternar entre ferramentas e duplicar o trabalho. Também nos integramos aos melhores parceiros de segurança do mercado como Okta, VMware, Symantec e Netskope.

Conecte-se a aplicativos de terceiros

O Dropbox é compatível com uma rede robusta de pontos de extremidade de API, tanto para equipes quanto para usuários, para acelerar seus fluxos de trabalho administrativos e ajudar seus aplicativos a se integrarem ao Dropbox.

Revise APIs e crie seus aplicativos

Integre-se a aplicativos de terceiros

Configurei a segurança da conta (2FA, SSO, IDP)? Documentei e defini meus requisitos para implementar o Dropbox? Defini minhas configurações de conta na Administração? Documentei e defini como meus usuários obterão o aplicativo do Dropbox? Documentei o método e caminho de integração para incluir usuários? Criei comunicados da empresa baseados nos modelos? Fiz o treinamento auto-administrado do Dropbox e considerei como os usuários serão treinados? Confirmei os grupos de implementação de usuários?

Fase 1Lista de verificação

Fase 2Criaçãoe testeAgora que você configurou sua conta do Dropbox Business, pode testar o ambiente Dropbox e começar a integrar usuários de teste antes de convidar todos os usuários finais.

Comunicar suas expectativas eficientemente aos usuários finais é essencial para o sucesso da implementação do Dropbox na sua empresa. Veja abaixo alguns exemplos que podem ser personalizados e utilizados como seu ponto de partida. Algumas perguntas a considerar:

• Quando meus usuários finais terão uma conta do Dropbox? • Como meus usuários finais acessarão o Dropbox? • Que expectativas eu tenho quanto aos meus usuários finais do Dropbox? • Que aplicativos são integrados ao Dropbox para ajudar na experiência do usuário final?

A comunicação é chave para gerenciar a mudança e facilitamos isso para você. Observe esses modelos de e-mail para comunicações sugeridas para sua equipe de TI, executivos, usuários de teste e usuários finais.

Finalize a lista de usuários de teste que gostaria de convidar para o Dropbox. Convide esses usuários para a equipe com seu método de Provisionamento de usuários selecionado na fase 1, e os modelos de comunicação acima.

Recomendamos que você dê alguns dias aos usuários de teste para que validem os casos de teste e confirmem se os requisitos satisfazem as expectativas no processo de integração. Para isso, teste toda a experiência do usuário e o processo de integração, incluindo as comunicações e os treinamentos abaixo para confirmar se você precisa fazer qualquer alteração antes de incluir todos os usuários finais.

Comunique-se com sua equipe

Integração de usuários de teste

Treinar seus usuários de teste é uma ótima oportunidade para testar o aprendizado da plataforma com um grupo pequeno antes da implementação completa, para que você tenha a chance de fazer as alterações necessárias em seus planos de treinamento e comunicação.

É recomendável desenvolver uma abordagem de treinamento que separe seus usuários em diferentes segmentos para satisfazer as necessidades de aprendizagem deles e o estilo do treinamento.

Treine sua equipe

E se o usuário já tiver uma conta básica ou plus associada à conta de e-mail do convite?

E se o usuário já tiver uma conta pessoal e quiser matê-la separada da conta de trabalho?

E se já existir uma outra equipe no Dropbox? Elas podem ser mescladas com a nova equipe?

Como eu migro dados de um servidor para o Dropbox?

Treine usuários de teste

Perguntas frequentes

Fase 3Habilite e implementeDepois que os usuários de teste testarem seu plano de implementação, incluindo configuração de conta, integração de usuários, comunicação e treinamento, será hora de implementar o Dropbox Business em toda a empresa.

Ensinar e ajudar os usuários durante a transição para o Dropbox é essencial para o sucesso da sua implementação. Ao oferecer oportunidades de atendimento para os usuários finais, você poderá reduzir a carga extra da TI enquanto promove a participação dos usuários antes mesmo da implementação completa. Use esse momento para treinar seus usuários com base no plano testado durante o teste.

É recomendável desenvolver uma abordagem de treinamento que separe seus usuários em diferentes segmentos para satisfazer as necessidades de aprendizagem deles e o estilo do treinamento.

Treine sua equipe

Treine usuários finais

Você já está com tudo instalado e pronto para usar o Dropbox com sua equipe.

É importante se manter atualizado sobre quaisquer mudanças no Dropbox. Aqui, alguns recursos adicionais:

Saiba mais sobre o Dropbox na Central de AjudaEntre em contato com o Atendimento do DropboxVerifique se o Dropbox está ativo

Parabéns!