guia de contractació pública

Cooperación Internacional

Guía para la Contratación Pública Internacional 1

Guía de contratación pública internacional

Junio de 2008

Manual para las empresas que se quieren iniciar

en el ámbito de las licitaciones internacionales



Índice

A. El contexto de la contratación pública 5

1. La Contratación pública 5

1.1 Definición 5

1.2 Principios 5

1.3 Tipos de contrato 5

1.4 Participación 5

2. Consideraciones previas 6

2.1 Conocer los procedimientos 6

2.1.1 Tipo de convocatoria de la licitación 6

2.1.2 Fases de la contratación 6

2.2 Implantación local 7

2.3 Asociación 7

2.4 Recursos necesarios 7

2.5 Otros 8

3. Principales instituciones financieras 8

3.1 Grupo del Banco Mundial (BM) 8

3.2 Banco Europeo de Reconstrucción y Desarrollo (BERD) 9

3.3 Comisión Europea 9

3.3.1 DG RELEX 9

3.3.2 DG Desarrollo 9

3.3.3 DG Ampliación 9

3.3.4 DG Europeaid 10

3.4 Banco Europeo de Inversiones (BEI) 11

3.5 ONU 12

3.5.1 Oficina de Naciones Unidas para el Servicio de Proyectos (UNOPS) 12

3.5.2 Oficina de Compras Interagencias de Naciones Unidas (IAPSO) 12

3.5.3 Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) 12

3.5.4 Fondo de Naciones Unidas para la Infancia (UNICEF) 12

3.5.5 Organización de las Naciones Unidas para el Desarrollo Industrial 13

(ONUDI)

3.6 Grupo del Banco Interamericano de Desarrollo (BID) 13

3.7 La Corporación Andina de Fomento (CAF) 13



3.8 Banco Centroamericano de Integración Económica (BCIE) 14

3.9 Banco Asiático de Desarrollo (BAsD) 14

3.10 Grupo del Banco Africano de Desarrollo (BAfD) 14

4. Fondos de consultoría / Asistencia Técnica 14

4.1 Catalonia IFC Trust Fund 15

4.2 FEV 15

4.3 ICEX 16

B. Estrategia empresarial - Cómo participar en las licitaciones 17

1. Investigación e identificación de las oportunidades de negocio 17

1.1 Páginas web 17

1.2 Versión en papel 18

1.3 Reuniones y contactos con los funcionarios 18

2. Selección de las licitaciones 18

2.1 Mercados 18

2.2 Productos y/o servicios 18

2.3 Socios 18

2.4 Recursos humanos 19

3. Bases de Datos 19

4. Ciclo del Proyecto 20

4.1 Planificación y programación sectorial 20

4.2 Identificación de los proyectos 20

4.3 Preparación 20

4.4 Viabilidad 21

4.5 Negociaciones y búsqueda de financiación 21

4.6 Ejecución del Proyecto 21

4.7 Evaluación 21

5. Selección previa a través de precalificaciones y de expresiones de interés 21

5.1 Precalificaciones 21

5.2 Expresiones de interés 23

6. La Labor de Promoción 23



7. Apoyo público 24

7.1 Cámara de Comercio de Barcelona 24

7.2 ACC1Ó- Agencia Catalana para la Promoción e Innovación Empresarial 24

7.3 ICEX (Instituto de Comercio Exterior Español) 25

7.4 Ministerio de Economía y Hacienda 25

C. Preparación de las ofertas 26

1. Pasos a seguir para iniciarse en la contratación pública internacional.

Recordatorio 26

2. Cómo preparar una propuesta 26

2.1 Los socios 27

2.2 Los medios materiales y humanos disponibles 28

2.2.1 Las visitas oficiales 28

2.2.2 Las visitas a los socios locales 28

3. Ofertas de asistencia técnica 28

3.1 Presentación 28

3.1.1 La oferta técnica 28

3.1.1.1 La presentación de la empresa 28

3.1.1.2 La metodología 29

3.1.1.3 El equipo de expertos 29

3.1.2 La oferta económica 30

3.2 Evaluación de las ofertas de asistencia técnica 30

3.2.1 Evaluación de la oferta en función de la oferta técnica 31

3.2.2 Adjudicación mediante ponderación 31

3.2.3 Adjudicación según la mejor oferta 31

3.2.4 Selección basada en un precio fijo 31

3.3 Negociación de los contratos de asistencia técnica 31

4. Ofertas en contratos de suministro de bienes 32

4.1. Presentación 32

4.1.1. Presentación de la empresa 32

4.1.2. Capacidad de la empresa para responder a la licitación 32

4.1.3. Adecuación de los bienes suministrados 32

4.1.4. Garantías que ofrece el proyecto 33

4.1.5. Lista de precios y plazo de entrega 33



4.2. Evaluación de las ofertas en contratos de suministros 33

4.2.1. Must 33

4.2.2. Wants 33

4.3. Negociación basada en los contratos de suministro de bienes 34

4.3.1. Condiciones del contrato 34

4.3.1.1. Generales 34

4.3.1.2. Específicas 35

5. Ofertas en contratos de obras 36

5.1. Presentación 36

5.2. Evaluación de las ofertas de obras 36

5.3. Negociación del contrato 37

5.3.1. Condiciones generales a negociar 37

5.3.2. Condiciones específicas a negociar 37

D. Ejecución de los proyectos 38

1. Ejecución de Proyectos 38

1.1. Gestión de Proyectos 38

1.1.1. Método del Marco Lógico 38

1.1.2. Técnicas de gestión de Finanzas 38

1.1.3. Técnicas de gestión de recursos humanos 39

2. Ejecución para proyectos de Asistencia Técnica 39

2.1. Procedimiento 39

3. Ejecución para proyectos de suministro de bienes 39

3.1. Procedimiento 39

3.1.1. Barreras comerciales UE 39

3.1.2. Impuestos y trámites de aduanas 40

3.1.3. Homologaciones 40

3.2. Fases para el cumplimiento de las Garantías 40

3.2.1 Cumplimiento de la Garantía 40

3.2.2. Momento de entrega y pago del equipo suministrado 40

3.2.3. Contactos locales 40

3.3. Requisitos básicos para los Seguros 40

4. Ejecución de los contratos de obras 40



A. El contexto de la contratación pública internacional

1. La Contratación pública internacional 1.1 Definición y marco de actuación

La contratación pública internacional mueve unos dos billones de euros al año y comprende todas las obras que se realizan, servicios que se prestan o bienes que se suministran por cuenta de los organismos e instituciones internacionales que trabajan en el ámbito de la cooperación o de la ayuda internacional. Estos organismos cuentan con grandes recursos y presupuestos, técnicos y expertos y operan en multitud de países. Establecen acuerdos, préstamos, memorandos de entendimiento con gobiernos, instituciones y otros actores de la sociedad civil. Están sometidos a una fuerte planificación y muy orientados en la consecución de objetivos claros en base a calendarios concretos y en el marco de programas y proyectos definidos a priori.

1.2 Principios

La contratación pública internacional se rige por tres principios: la transparencia, la publicidad y el procedimiento. Dichos principios garantizan el acceso de forma inteligible a la información que debe ser publicada a todos los niveles (internacional, local o sectorial) sobre cualquier adquisición por parte de dichos organismos internacionales. Por su parte, el procedimiento engloba todos los aspectos relacionados con las condiciones de los competidores, los plazos, las formas de selección… Internet y las nuevas tecnologías han facilitado enormemente dichas tareas.

1.3 Tipos de contrato

Existen tres grandes grupos: contratos de servicios, contratos de obras y contratos de suministro de bienes. Servicios de asistencia técnica: éstos hacen referencia a actividades con un componente intelectual, como por ejemplo la formación de personal, la elaboración de informes, estudios, informes técnicos, evaluaciones, auditorias…Los proveedores pueden ser tanto empresas de consultoría como consultores individuales Suministro de bienes: compra de bienes y equipos, material tangible con unas características físicas muy concretas. Ej: compra de equipos de seguridad o equipamiento hospitalario. Obras: por último, los organismos internacionales también sufragan la construcción de infraestructuras. Las adquisiciones por parte de estos organismos pueden comprender al mismo tiempo los tres tipos de contratos. En un mismo proyecto se puede dar el caso que sea necesario formar al personal que llevará a cabo una obra para la cual también se adquirirá maquinaria.

1.4 Participación Para poder concursar, las empresas participantes deben pertenecer a uno de los países beneficiarios de la institución y/o al grupo de países donantes o accionistas del organismo que convoca o financia la contratación. Igualmente, el material, los equipos y los servicios previstos deben ser originarios de países elegibles. Hay que tener muy en cuenta este último punto a la hora de montar los consorcios y organizar asociaciones estratégicas.



La presencia de profesionales españoles en las instituciones multilaterales puede ser de gran ayuda a la hora de obtener información sobre los proyecto en sí o sobre el funcionamiento, concertando entrevistas individuales. El Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación ha diseñado un plan de acción para la promoción de la Presencia de Profesionales en Organizaciones e Instituciones Internacionales (la información está disponible en la web del MAEC).

2. Consideraciones previas

2.1 Conocer los procedimientos Conocer el funcionamiento interno de dichos organismos es básico a la hora de presentar correctamente una propuesta. Saber muy bien qué reglamentaciones y pasos hay que seguir de manera que la burocracia no se convierta en un obstáculo. Por ello, es conveniente invertir tiempo y recursos en averiguar cómo funcionan. 2.1.1. Tipo de convocatoria de la licitación Licitación Pública Internacional: esta modalidad es la más habitual y en concreto para adquisiciones de bienes y realización de obras, cuando el importe supera una cierta cantidad económica (superior a 200.000 euros). Está totalmente abierta a aquellas ofertas que cumplan los términos de referencia (ToR/ Terms of Reference) y que ofrezcan mejores condiciones y precio. Licitación por invitación o restringida: únicamente una selección de empresas (que se consideran cualificadas) - que han mostrado un interés previo por el concurso o bien que han sido elegidas mediante una base de datos de posibles proveedores- pueden participar en la licitación. La lista corta es el resultado de dicha selección previa. Licitación nacional: se trata de una licitación restringida para las empresas de una nacionalidad concreta Contrato Marco: esta modalidad está cobrando cada vez mayor importancia en las instituciones multilaterales, sobre todo para los contratos de servicios y asistencia técnica. Para evitar los costes derivados del proceso de licitación y para aquellos servicios que son similares y que se demandan con cierta asiduidad, se agrupan los servicios en bloques temáticos, se licitan y se adjudican a consorcios de empresas. Adjudicación directa: se aplica cuando hay un solo proveedor del bien o servicio y no hay ningún tipo de competencia posible, o bien cuando la unidad ejecutora desea que continúe el mismo proveedor en la extensión de un contrato que ha tenido éxito. Compra directa: para compras de importes pequeños que se adjudican tras la comparación entre tres proveedores homologados. 2.1.2. Fases de la contratación 1º Preparación de los términos de referencia (TdR) entre el organismo que financia y la agencia ejecutora del proyecto. 2º Estimación aproximada del presupuesto del proyecto. 3º Determinación del procedimiento de selección de la compañía ejecutora. 4º Publicitar la convocatoria con sus condiciones para precalificar a las empresas y eventualmente recibir las Expresiones de interés (EoI) por parte de las empresas interesadas.



5º Eventual preparación de una lista corta de empresas. 6º Envío eventual de los requisitos para hacer las propuestas. Invitación a las empresas de la lista corta para presentar propuestas. 7º Período de ruegos y preguntas a la unidad ejecutora o la entidad convocante. 8º Evaluación de las propuestas técnicas. 9º Obtención de la no-objeción por parte de la unidad donante o que financia. 10º Evaluación de la propuesta económica 11º Obtención de la no-objeción de las dos propuestas 12º Eventual negociación y firma del contrato 13º Notificación a las empresas que no han ganado el contrato

2.2 Implantación local Debido a la creciente descentralización en la adjudicación de los proyectos, los representantes locales pueden convertirse en potenciales socios que facilitarán la consecución de los contratos.

2.3 Asociación Los organismos internacionales promueven y favorecen la creación de consorcios a nivel internacional entre empresas que sean complementarias de manera que la suma de las experiencias de cada una de ellas responda a los requisitos del proyecto. Estos consorcios pueden estar formados por empresas reconocidas y empresas con poca experiencia o bien por empresas locales e internacionales. La nacionalidad de las empresas es importante. Si el proyecto se realiza en un país cuyas empresas no suelen estar presentes en los concursos, se primará el hecho que el consorcio incluya una empresa de esa nacionalidad. Los consorcios se pueden crearse con vistas a presentarse a un solo concurso o bien varios concursos.

2.4 Recursos necesarios Dedicarse a la contratación pública internacional supone dedicar una serie de recursos para ello sin obtener una rentabilidad inmediata ni a corto-medio plazo ya que no significa ganarlo automáticamente. Se debe invertir tiempo para conocer el mercado, conocer a los competidores / posibles socios, formar a los profesionales y presentar propuestas. El tema de los recursos humanos es especialmente relevante. Se necesitan profesionales que conozcan la especialidad siendo capaces de concursar y ganar y a su vez ejecutar los proyectos y saber gestionarlos correctamente. Dichos profesionales se moverán en un entorno internacional, lo que requiere una cierta formación académica y profesional además de una predisposición personal.



2.5 Otros : garantías y avales

En algunos casos, las empresas deben dar garantías y avales para la realización de los proyectos. Para minimizar los efectos sobre la contabilidad, se debe mantener una buena relación con los bancos para garantizar unas condiciones favorables.

3. Principales instituciones financieras El funcionamiento de las adquisiciones de las instituciones financieras sigue el sistema del Banco Mundial, por haber sido éste el primero. No obstante, el sistema de la Comisión Europea es diferente ya que sus programas de cooperación de ayudas internacionales se hacen a través de donaciones establecidas mediante acuerdos regionales y bilaterales, y no a través de programas de préstamo.

3.1 El grupo del Banco Mundial (BM / World Bank)

Está creado por diversas instituciones: cinco agencias y un instituto. La más importante de ellas fundada en 1945 es la que se conoce como Banco Mundial (en sus inicios el Banco Internacional para la Reconstrucción y el Fomento). El órgano decisorio es el Directorio Ejecutivo, responsable de las operaciones del Banco. Las otras instituciones que integran dicho grupo son: la Asociación Internacional para el Fomento (AIF / IDA), la Corporación Financiera Internacional (CFI / IFC), el Organismo Multilateral de Garantías de las Inversiones (OMGI / MIGA), el Centro Internacional de Arbitraje para las Inversiones (CIADI / ICSID) y el Instituto del Banco Mundial (IBM/WBI). AIF / IDA: concede créditos y programas adaptados a los países con menos recursos. Su funcionamiento es similar al Banco Mundial en términos de licitaciones. CFI /IFC: para inversiones privadas en los países en vías de desarrollo, en temas de asistencia técnica, privatizaciones…son préstamos otorgados directamente al sector privado OMGI /MIGA: ofrece cobertura para riesgos no comerciales para inversiones extranjeras en países en desarrollo IBM/WBI: se encarga de difundir la información. Principales sectores: BIRF: Desarrollo del sector privado y financiero; Medio ambiente y Gestión de Recursos Naturales; Desarrollo humano y social; Desarrollo urbano y rural. AIF: Legislación, Justicia y Administración Pública; Salud y Servicios sociales; Transporte, Energía y Minería; Educación e Industria Página web: www.worldbank.org



3.2 Banco Europeo de Reconstrucción y Desarrollo (BERD / EBRD)

Creado en 1991 para contribuir al progreso y a la reconstrucción económica de los países de Europa Central y Oriental y de los nuevos países surgidos de la desaparición de la antigua URSS, se ha convertido en el principal inversor en esta zona donde cuenta con más de 30 agencias locales. Los colaboradores asocian su experiencia sectorial a una experiencia en temas políticos, económicos y sociales de cada país. La financiación se hace principalmente a través del sector privado (bancos e industrias). Además adapta sus productos en función de los proyectos que financia y de las necesidades de los inversores privados. Sus iniciativas se inscriben en el largo plazo y hace especial hincapié en la gestión de los riesgos políticos de los diferentes países y sectores de actividad. Los sectores en los que centra sus actividades no difieren mucho de los del resto de bancos (transporte, minería, inversión, comercio, turismo, transporte, telecomunicaciones, industria, energía, servicios sociales…). Destacan los temas de inversión, finanzas con el apoyo a las joint-ventures y a los inversores estratégicos. Página web : www.ebrd.org

3.3 Comisión Europea (CE) Dentro de la Comisión Europea, una serie de Direcciones Generales (DG) se dedican a licitar contratos para llevar a cabo actividades en diferentes partes del mundo, de acuerdo con las políticas europeas. Las principales DGs son: EuropeAid, Desarrollo, Comercio, la Oficina de Ayuda Humanitaria ECHO y RELEX (Relaciones Exteriores). Destacamos las que presentan un mayor volumen de contratación. Página web: http://ec.europa.eu 3.3.1. DG RELEX Se encarga de las relaciones con los organismos internacionales como las Naciones Unidas, la OSCE, la EEA, el G7 y G8, MERCOSUR, la OMC…, de las relaciones bilaterales con todos los países no pertenecientes a la OCDE y de la gestión de las 120 delegaciones que existen en terceros países. Temas y programas: prevención de conflictos, seguridad (incluida la nuclear), medio ambiente, derechos humanos y democratización, respuesta a crisis y desastres, drogas… 3.3.2. DG Desarrollo Promueve el desarrollo y la definición de políticas en los países en desarrollo mediante el asesoramiento en temas de política comercial, gobernabilidad, transporte, derechos humanos, integración regional, medioambiente, cultura… 3.3.3. DG Ampliación

3.3.3.1 Programa PHARE: se ha convertido en el instrumento de pre-adhesión para diferentes países. Los beneficiarios son los países candidatos además de Albania, Bosnia-Herzegovina, Montenegro, Serbia y Macedonia.



Sectores de actuación: inversiones en energía, transporte y telecomunicaciones; asistencia técnica y reforma institucional; medio ambiente; reestructuración agraria y democratización y servicios sociales.

3.3.3.2 Programa ISPA: presta ayuda a los nuevos países miembros y a los candidatos para que se implante la normativa comunitaria en materia de medio ambiente y de transporte.

3.3.3.3 Programa SAPARD: trata la problemática de implantar la normativa comunitaria en materia agrícola en los países candidatos. Actúa sobre las inversiones en las explotaciones agrícolas, sobre la mejora de la transformación y comercialización de productos agrícolas y pesqueros, sobre el desarrollo rural, sobre la gestión del sector agrícola y los recursos hídricos, sobre la conservación del patrimonio rural y la renovación y el desarrollo de las comunidades rurales… 3.3.4 DG EuropeAid Página web: http://ec.europa.eu/europeaid Implementa los instrumentos de ayuda externa de la Comisión Europea en terceros países con cargo al presupuesto europeo y al FED (Fondo Europeo de Desarrollo). De cara a las perspectivas financieras para el período 2007 a 2013, la UE ha adoptado un paquete de seis nuevos instrumentos para la implementación de la asistencia externa.

3.3.4.1 Instrumento Europeo de Vecindad y Asociación (ENPI) Da asistencia a 17 países: Argelia, Armenia, Azerbaiyán, Bielorrusia, Egipto, Georgia, Israel, Jordania, Líbano, Libia, Moldavia, Marruecos, la Autoridad Palestina, Rusia, Siria, Túnez y Ucrania. Incluye un componente de cooperación transfronteriza que cubre las regiones fronterizas de la Unión Europea. Substituye a los antiguos programas MEDA y TACIS. Los fondos para cada país se atribuirán en función de su capacidad de absorción y del curso de implementación de las reformas acordadas.

3.3.4.2 Fondo Europeo de Desarrollo (FED)

Se basa en el Acuerdo de Cotonou y apoya a los 78 países ACP- África, Caribe y Pacífico-. En enero de 2008 entró en vigor el 10º FED.

3.3.4.3 Instrumento de Cooperación al Desarrollo (DCI) Este instrumento cubre tres apartados principales. El primero es dar asistencia a Sudáfrica y a otros 47 países en desarrollo en América Latina, Asia y Asia Central y Oriente Medio (países no cubiertos por el FED o el ENPI). El segundo apoya la reestructuración de la producción azucarera de 18 países ACP. El último apartado recoge los cinco programas sectoriales: inversión en la población, medio ambiente y gestión sostenible de los recursos naturales incluida la energía, actores no gubernamentales y autoridades locales en temas de desarrollo, seguridad alimentaria y migración y asilo. Los programas sectoriales apoyan acciones en todos los países en desarrollo (incluidos los que cubren el ENPI y el FED), acciones globales y proyecciones externas así como acciones globales y la influencia de las políticas internas de la Comisión.



3.3.4.4 Instrumento Europeo para la Democracia y los Derechos Humanos

(EIDHR, siglas en inglés)

Este instrumento contribuye al desarrollo de la democracia, la seguridad jurídica, el respecto por los derechos humanos y las libertades fundamentales. Ha sido diseñado para completar los otros instrumentos destinados a implantar las políticas de la UE en este área. Estos van desde el diálogo político o las gestiones diplomáticas a los diferentes instrumentos de cooperación financiera y técnica, incluidos tanto los programas geográficos como sectoriales. Completa a su vez las intervenciones más relacionadas con las crisis a las que se refiere el nuevo Instrumento de Estabilidad.

3.3.4.5 Instrumento de Estabilidad Dicho instrumento contribuye a la estabilidad en los países en crisis mediante la provisión de una respuesta efectiva que ayude a preservar, establecer o reestablecer las condiciones esenciales para la propia implementación de las políticas de desarrollo y cooperación de la UE (componente denominado “Respuesta a las crisis y Preparación”). En el contexto de condiciones estables para la implementación de las políticas de cooperación de la UE en terceros países, el Instrumento de Estabilidad ayuda a crear una capacitación para abordar las amenazas globales y transregionales que tienen efectos desestabilizadores y a asegurar la preparación para poder controlar las situaciones pre y post crisis (componente denominado “Retos transfronterizos globales y transregionales”). El componente llamado Respuesta a las crisis y Preparación está gestionado por la DG RELEX. El componente denominado “Retos transfronterizos globales y transregionales” está gestionado por EuropeAid.

3.3.4.6 Instrumento de Cooperación para la Seguridad Nuclear Tiene como finalidad apoyar un nivel mayor de seguridad nuclear, protección de las radiaciones y aplicación de salvaguardias eficientes y efectivas de material nuclear en terceros países. Para apoyar este instrumento, la UE destinará 524 millones de euros para el período 2007-2013.

3.4 Banco Europeo de Inversiones (BEI / EIB) Página web: www.eib.org Fundado en 1958, los países beneficiarios son todos aquellos en los que trabaja la UE tanto a nivel interno como a nivel externo. Normalmente sólo realiza préstamos que cubren como máximo el 50% del total del proyecto. Los sectores de actuación son:

- Preparación de los países de acceso a la UE - Financiación de las redes transeuropeas - Apoyo a la innovación de la economía europea - Apoyo al desarrollo regional y la cohesión económica y social - Protección del medio ambiente y la mejora de la calidad de vida - Financiación de las PYMES con créditos y operaciones de capital riesgo - Inversión en capital humano (educación y sanidad) - Estudios de viabilidad de futuras inversiones. Fondo fiduciario para consultores



3.5 Naciones Unidas

Página web: www.un.org La Organización de las Naciones Unidas comprende una serie de agencias especializadas cada una de ellas en diferentes áreas de desarrollo que colaboran con los gobiernos. Desde el 1 de enero de 2008, el PNUD y UNOPS han consolidado las operaciones del PNUD y de IAPSO para fortalecer las actividades de licitación del sistema de Naciones Unidas. UNOPS asume las operaciones de IAPSO de la Webbuy así como las páginas web y los servicios de United Nations Global Marketplace (UNGM). Para poder acceder a Webbuy hay que hacerlo mediante el siguiente link http://www.unwebbuy.org Para acceder a United Nations Global Marketplace, entrar en http://www.ungm.org La página web de UNOPS es: http://www.unops.org A través de su oficina de apoyo a licitaciones (Procurement Support Office –PSO-), el PNUD ofrecerá a sus oficinas nacionales, servicios globales para apoyar sus programas. 3.5.1 Oficina de Naciones Unidas para el Servicio de Proyectos (UNOPS) Creada en 1973 como parte del PNUD, en 1995 se independizó. Se encarga de dirigir los proyectos, supervisarlos y gestionarlos, de evaluar las licitaciones… para la adquisición de servicios, bienes y equipos. Desde enero de 2008, UNOPS asumió las actividades de IAPSO. 3.5.2 Oficina de Compras Interagencias de Naciones Unidas (IAPSO) Funcionaba como una verdadera central de compras. Su tarea era optimizar la adquisición de bienes y servicios a petición de los gobiernos, instituciones multilaterales, seleccionando para ello nuevos proveedores o productos amén de establecer niveles de calidad…ahora sus funciones las ha asumido UNOPS

3.5.3 Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD / UNDP)

El PNUD fue creado en 1965 con el objetivo de promover el desarrollo mediante el fortalecimiento de la cooperación internacional y de las Naciones Unidas como medio efectivo de desarrollo, buena gobernabilidad e impulsar el sector público y privado. http://www.undp.org/

3.5.4 Fondo de Naciones Unidas para la Infancia (UNICEF)

Fue uno de las que primero se creó (1946) con el objetivo era cubrir las necesidades de la población mundial infantil.

http://www.unicef.org/



3.5.5 Organización de las Naciones Unidas para el Desarrollo Industrial (ONUDI) Trabaja a nivel nacional y regional en diferentes áreas que responden a las prioridades de desarrollo a nivel internacional. Reducción de la pobreza a través de actividades productivas: ONUDI se centra en el desarrollo de las PYMES y las microempresas, en el desarrollo rural y agroindustrial y en el apoyo a las mujeres como motores del desarrollo Capacitación comercial: combina el establecimiento de infraestructuras técnicas necesarias para participar en el comercio internacional (estándares, calidad, certificación, acreditación…) con el refuerzo de los principales sectores de exportación para mejorar sus capacidades productivas y exportadoras Energía y Medio Ambiente: ambos conceptos van ligados ya que sin energía es difícil reducir la pobreza pero la sostenibilidad medioambiental es uno de los mayores retos actuales. Por ello, ONUDI apoya a los países en la implementación de actividades relacionadas con los acuerdos multilaterales de medio ambiente, en la promoción de la eficiencia energética y en la promoción de prácticas de producción y consumo sostenibles. http://www.unido.org/ 3.6 El Grupo del Banco Interamericano de Desarrollo (BID / IADB) Se creó en 1959 como una innovadora institución financiera multilateral para el desarrollo económico y social de América Latina y el Caribe, convirtiéndose en la principal fuente de financiación multilateral para proyectos de desarrollo económico, social e institucional en dichos países. El volumen de préstamos aprobados en el 2007 fue de unos 9.000 millones de USD.

El Grupo BID está integrado por el Banco Interamericano de Desarrollo, la Corporación Interamericana de Inversiones (CII) y el Fondo Multilateral de Inversiones (Fomin). La CII enfoca su acción hacia el apoyo a la pequeña y mediana empresa, mientras que el Fomin promueve el desarrollo del sector privado a través de donaciones e inversiones.

El marco operacional de este período (2005-2008) define nuevos instrumentos más flexibles, elimina las restricciones en las condiciones de préstamos para proyectos de inversión y se centra en el sector privado.

Los sectores más habituales son: turismo, minería, transporte, comunicaciones, desarrollo, educación, inversión social, medio ambiente, agricultura y pesca, industria, sanidad y microempresa.

Página web: www.iadb.org.

Se pueden dar de alta en el servicio de alertas: http://condc05.iadb.org/idbppi/aspx/ppProcurement.aspx?pLanguage=SPANISH

3.7 La Corporación Andina de Fomento (CAF)

España es el único país no regional que es miembro. El resto de miembros que la componen son: Bolivia, Colombia, Ecuador, Perú, Venezuela, Argentina, Brasil, Chile, Costa Rica, Jamaica, México, Panamá, Paraguay, República Dominicana, Trinidad y Tobago y Uruguay. A su vez lo integran quince bancos privados de la región andina.



La CAF es además la principal fuente multilateral de financiación externa de los países de la región andina. Sus servicios están dirigidos tanto a los gobiernos de los países accionistas, como a las instituciones públicas y empresas privadas o mixtas que operan en estas naciones.

Ofrece tanto productos como servicios, entre los que destacan los préstamos, la financiación y la cofinanciación de proyectos y los vales con asistencia técnica.

Página web : www.caf.com 3.8 Banco Centroamericano de Integración Económica (BCIE)

Integrado por países del área así como por España y China. Persigue la reducción de la pobreza mediante proyectos sociales que fomenten las alianzas estratégicas y la búsqueda de la sostenibilidad. Página web: www.bcie.org 3.9 Banco Asiático de Desarrollo (BAsD / ADB) Fundado en 1966, se compone de 64 países. Entre sus miembros figuran dieciséis que no pertenecen a la región de Asia Pacífico, entre los que está España. El volumen anual de negocio alcanza los 6000 millones USD. Los sectores de actividad no difieren de los del resto de bancos. Página web: www.adb.org

3.10 El grupo del Banco Africano de Desarrollo (BAfD / AfDB) Se creó en 1963 y tiene su sede en Túnez. Compuesto por miembros de la región como por otros países (entre los que figura España), se compone de tres instituciones: el Banco Africano de Desarrollo, el Fondo de Desarrollo Africano (FDA) y el Fondo de Nigeria. Su volumen anual de operaciones alcanza los 3.000 millones USD. BAfD: realiza préstamos e inversiones, asistencia técnica y gestión de proyectos con especial interés en los programas de integración regional. FDA: otorga préstamos para los países africanos con menos recursos y presta asistencia técnica en forma de donación. Fondo de Nigeria: recursos destinados a los países menos desarrollados. Los principales sectores de actividad son: sectores sociales, desarrollo rural y agricultura, transporte y comunicaciones, industria y minería, energía, agua y saneamiento y finanzas. Página web : www.afdb.org

4. Fondos de consultoría o Asistencia Técnica

Los fondos de consultoría son instrumentos de política comercial para las empresas de servicios que se quieren internacionalizar. Existen dos tipos: los ligados y los desligados. Los primeros condicionan la contratación de empresas y la limitan a la nacionalidad de la institución nacional que los financia. Los segundos



no tienen estas limitaciones de orden geográfico. Actualmente hay una tendencia generalizada a desligar todos los fondos. 4.1 Catalonia IFC Trust Fund Este fondo de consultoría, creado por medio de un acuerdo entre ACC1Ó y la CFI, tiene una dotación de un millón de euros, cuyas tres cuartas partes están destinadas a la contratación de empresas catalanas. Los principales sectores son: salud, turismo, medio ambiente, infraestructuras, agroindustria y apoyo a las PYMEs. Por áreas geográficas, cabe destacar el Mediterráneo, América Latina y los países BRIC (Brasil, Rusia, la India y China). Más información: http://www.ACC10.cat 4.2 FEV (Fondo de Estudios de Viabilidad) El Ministerio de Economía y Hacienda tiene acuerdos de financiación de fondos de consultoría a cargo del FEV con diferentes organismos multilaterales.

- Fondo de consultoría con la Corporación Financiera Internacional (Grupo Banco Mundial) - Fondo de consultoría con el Banco Interamericano de Desarrollo, incluido en el Fondo

General de España Más información: http://condc05.iadb.org/IADBTRUSTFUNDS/Funds/DonorDetails.aspx?DonorId=SP

- Fondo de consultoría con el Banco Asiático de Desarrollo - Fondo de consultoría con la Corporación Andina de Fomento - Fondo de consultoría en el Banco Centroamericano de Integración Económica - Cuenta de Asistencia Técnica en el Fondo Monetario Internacional. - Fondo de Asistencia Técnica de FEMIP - Fondo Fiduciario de FEMIP - Fondos de consultoría del BERD

La línea FEV es un instrumento que se creó en 1995 y que está financiado a cargo del Fondo de Ayuda al Desarrollo (FAD). Este último es un fondo del estado para promover la internacionalización de las empresas españolas en el campo de la consultoría o de la asistencia técnica, suministros y otros. Se divide en tres modalidades:

- Pública: las autoridades del país beneficiario de la donación hacen una solicitud. Se financia el 100% del coste del estudio.

- Privada: La empresa española puede solicitar cofinanciación de su proyecto por parte de los fondos FEV que sólo cubrirá hasta el 75% con un límite máximo de 300.000 euros.

- Multilateral: las propuestas proceden de las instituciones financieras multilaterales en las que España mantiene fondos de consultoría, destinados a la financiación no reembolsable de asistencia técnica de los proyectos de las IFIs.

La línea FEV financia tres tipos de estudios:

- Estudios de factibilidad o prefactibilidad - Estudios de ámbito sectorial con la intención de identificar proyectos de interés para las

empresas españolas - Servicios de consultoría para la modernización institucional, reformas, proyectos piloto.

Más información: www.minhac.es / www.comercio.es



4.3 ICEX (Instituto de Comercio Exterior) El ICEX mantiene una serie de fondos de consultoría a nivel multilateral con diferentes organismos multilaterales tales como el Banco Africano de Desarrollo, el Banco Interamericano de Desarrollo y el Banco Europeo para la Reconstrucción y el Desarrollo. Más información en: www.icex.es



B. Estrategia empresarial - Cómo participar en las licitaciones

1. Investigación e identificación de las oportunidades de negocio Para estar al día de todas las licitaciones que se publican y poder identificar aquellas que pueden ser interesantes, existen diversas fuentes de información: páginas web de los propios organismos multilaterales, de otras entidades que se encargan de recoger todas las licitaciones de dichos organismos, documentos en papel, y las entrevistas y contactos con funcionarios. Algunas fuentes de información exigen un pago previo para acceder a los datos.

1.1 Páginas Web

Páginas de los principales organismos multilaterales (sin pago previo):

- Europeaid: ec.europa.eu/europeaid/ - Suplementos Diario Oficina de la UE: ted.europa.eu - Banco Mundial: www.worldbank.org - Banco Interamericano de Desarrollo: www.iadb.org - Banco Europeo de Reconstrucción y Desarrollo : www.ebrd.org - Banco Asiático de Desarrollo: www.adb.org - Banco Africano de Desarrollo: www.afdb.org - Banco Centroamericano de Integración Económica: www.bcie.org - Corporación Andina de Fomento: www.caf.com - Banco Europeo de Inversiones: www.eib.org - ONU (ver apartado 3.10 del capítulo A) : www.un.org - Central de Compras de Ginebra : www.unog.ch / Apartado Procurement

Otros organismos públicos que ofrecen información:

- Fondos de consultoría fiduciarios: www.minhac.es / Ver apartado Internacional en Área temática y entrar en Financiación internacional

- Catalan Trust Fund: http://www.acc10.cat - ICEX: www.icex.es

Páginas web de pago especializadas en licitaciones:

- Development Business : www.devbusiness.com Servicio que informa sobre los proyectos y adquisiciones del Grupo del Banco Mundial, Bancos Regionales de Desarrollo, sistema de Naciones Unidas

- DG Market: www.dgmarket.com Servicio de pago que recoge todas las licitaciones. Es la más conocida.

- The Executive Development Group: www.devex.com Servicio de pago con la información sobre licitaciones, informes…de todos los organismos donantes a nivel internacional. Ofrece la posibilidad de contactar con técnicos para la resolución de dudas o seguimiento de proyectos Otras páginas web de pago para buscar socios, consultores, oportunidades, contratistas…

- www.assortis.com - www.goconsultancy.com - www.proconsul.com - www.consultants-market.com - www.econet.es - www.maninvest.com - www.DevelopmentEX.com



1.2 Versión en papel

En algunos casos, la versión también está disponible en papel (Development Business y TED) además de numerosas publicaciones de negocio locales, regionales e internacionales que publican convocatorias de concursos y anuncios para la búsqueda de expertos para proyectos.

1.3 Reuniones y contactos con los funcionarios

Conviene mantener reuniones y contactos regulares con los funcionarios de dichos organismos y de las administraciones locales correspondientes para conocer los proyectos que se llevarán a cabo, los concursos que saldrán, el estado de los mismos…Estos contactos suponen una inversión necesaria si se desea trabajar en el ámbito de los concursos internacionales.

2. Selección de las licitaciones A la hora de seleccionar los concursos en los que se participa, la empresa debe constatar sus capacidades y por ello centrarse en los mercados de interés, los productos o servicios y la selección de socios. Para ello, debe analizar los mercados, productos y/o servicios y posibles socios y escoger aquellos que tengan más posibilidades de éxito y en los que se centrarán todos los esfuerzos. En definitiva, el hecho de concursar debe enmarcarse dentro de la estrategia general de la empresa y debe responder a sus planteamientos de posicionamiento internacional.

2.1 Mercados A la hora de priorizar, se tendrá en cuenta la experiencia previa, los recursos humanos disponibles, la cultura e idioma, los contactos locales y presencia física, las alianzas con otras empresas y previsión de proyectos financiados por instituciones multilaterales o bilaterales en esos mercados.

2.2 Productos y/o servicios Es necesaria una especialización de la empresa para responder correctamente a las particularidades del mercado y adaptarse cada vez que sea necesario.

2.3 Socios La empresa debe contar con socios locales e internacionales. En ambos casos, debe existir complementariedad entre las empresas que se presentan a un concurso de manera que la colaboración/implicación de todas ellas es necesaria y aporta valor añadido al proyecto. A nivel local, se recomienda que el socio tenga buenos contactos y experiencia previa con organismos multilaterales si fuera posible, amén de capacidad técnica y financiera. El socio local asegura la presencia permanente en el país, prepara ofertas a un coste más bajo y además se encarga de la promoción. Por ello, establecer una estrategia a medio y largo plazo mediante acuerdos de representación facilita dichas actividades. A nivel internacional, cabe distinguir entre concursos con criterios de cuotas nacionales y los que no. Si no existe la cuota, al incorporar un socio internacional, se refuerza y complementan las capacidades de la empresa. Si existe la cuota para hacer las listas cortas, contar con un socio internacional es necesario para poder sumar más puntos en la precalificación. El Banco Mundial y la Comisión Europea tienen costumbre de utilizar este sistema por lo que es conveniente asociarse con empresas de países que tengan poca participación en los países de la licitación y que estas empresas sean las que lideren el consorcio.



Para ello, se recomienda que en función del área geográfica de que se trate, la empresa busque qué nacionalidad es la que más se presenta e intente ir con empresas del país o área geográfica correspondiente (donde se llevará a cabo el proyecto) y con otras nacionalidades (diferentes de las que ya se presentan habitualmente). Ejemplos: Proyecto del Banco Mundial en América Latina: se presentan muchas expresiones de interés por parte de empresas norteamericanas. Por ello, es conveniente asociarse con empresas europeas o asiáticas. Proyecto de la CE en Europa del Este: se presentan muchas expresiones de interés de los países nórdicos y Alemania así como de los propios países del área. Asociarse con empresas españolas o portuguesas representa puntos a favor.

2.4 Recursos Humanos

Para iniciarse en el mercado de las contrataciones públicas internacionales con la idea de presentar propuestas de manera regular, es recomendable que la empresa cuente con personal dedicado exclusivamente a ello (al menos de 1 a 2 personas) y que éste se pueda apoyar en otros departamentos de la propia empresa y en consultores externos.

3. Bases de datos

Algunas instituciones multilaterales utilizan una base común de proveedores: DACON – Data on Consultants. Este es el caso del Banco Mundial, Banco Interamericano y otros. A través de la página de DG Market se puede acceder a DACON (www.dgmarket.com) El registro no es obligatorio pero es recomendables porque ayuda a:

- Evaluar las empresas que se presentan a una licitación o actividades concretas - Preparar las listas cortas y largas para las licitaciones

Naciones Unidas: es recomendable que las empresas se registren en el sistema de Naciones Unidas el Global Marketplace (www.ungm.org / Supplier Registration), ya que sirve de guía a los funcionarios.

Banco Asiático de Desarrollo: es obligatorio estar registrado para poder participar en licitaciones (Registro en el DACON: http://www.adb.org/Consulting/dacon.asp). Banco Mundial: ha puesto en marcha la web E-Consultants para seleccionar tanto a empresas de consultoría como a consultores individuales y optimizar de esta manera todo el proceso. http://www.worldbank.org/wbgeConsultant Esta selección electrónica de consultores es una herramienta que apoya a las empresas de consultoría que ya realizan proyectos para el Banco Mundial y a las potenciales empresas de consultoría. La página permite crear y presentar expresiones de interés, ver y descargarse los paquetes de Request for Proposal, resolver dudas, crear y presentar propuestas financieras y técnicas. De esta manera, la empresa puede:

- seguir todos las fases del ciclo del proyecto desde la preparación de la información a la evaluación, la selección y la firma del contrato

- saber la situación del proyecto en todo momento - comunicarse directamente con el funcionario del banco correspondiente - evaluar las oportunidades y valorar las capacidades de la empresa para satisfacer los

requisitos



- dar una visión sobre las Best practices Comisión Europea: hasta el momento la Comisión Europea tenía un registro de consultores que trabajaban en proyectos dentro de los programas de PHARE, TACIS, ISPA…Es el llamado Central Consultancy Register No es un requisito previo para poder participar en sus licitaciones, estar registro en esta base de consultores

4. Ciclo del Proyecto Se refiere a la metodología de gestión del proyecto y comprende las siguientes fases:

4.1 Planificación y programación sectorial Durante esta fase, se definirán los Programas Indicativos Nacionales y Regionales que identifican sectores y acciones prioritarios. Igualmente se definen los principios básicos de cooperación entre el organismo que financia y el país. Consejos para la empresa:

- Familiarizarse con los objetivos y las políticas sectoriales y regionales - Contactar a los funcionarios responsables de la institución que financia y a los

funcionarios de la agencia beneficiaria. Siempre que se pueda, mejor contactar con funcionarios españoles o catalanes.

- Vigilar la publicación de posibles licitaciones para la identificación de proyectos

4.2 Identificación de los proyectos Se supervisa el trabajo realizado por los consultores para establecer la envergadura y los objetivos de los proyectos identificados. Se hacen misiones de identificación y se negocia con los responsables de los organismos beneficiarios. Consejos para la empresa:

- Buscar posibles licitaciones de interés - Identificar proyectos que puedan ser interesantes tanto durante el período de ejecución

como en el de evaluación

4.3 Preparación Siguiendo la metodología del Marco Lógico, se identifican y se comparan las diferentes alternativas técnicas e institucionales, se prepara el cronograma del proyecto. Se negocia con las futuras unidades ejecutoras y los responsables de planificación. Se actualiza la información pública disponible y se ofrece información sobre el proyecto a las empresas. Se inicia la selección de las empresas que podrán ejecutar el proyecto. Consejos para la empresa:

- Definir la estrategia empresarial de cara al proyecto. Importante los temas de promoción y de asociación (posibles alianzas)

- Recoger toda la información disponible sobre qué instituciones están implicadas o los requisitos específicos del proyecto (presupuesto, cronograma…)

- Vigilar la publicación de las licitaciones a través de las webs



4.4 Viabilidad

Las misiones de viabilidad (a nivel económico, económico-financiero e institucional) sirven para verificar que el proyecto es viable y poder establecer las bases para su ejecución y su posterior evaluación.

Consejos para la empresa:

- Aproximación a los funcionarios de las IFIs y reiterarles el interés por participar en la ejecución del proyecto

- Acabar de definir la estrategia de trabajo de cara a la preparación de la propuesta

4.5 Negociaciones y búsqueda de financiación Tras la elaboración de la propuesta financiera, un comité decide sobre la financiación de un proyecto y la manera de llevarla a cabo. La propuesta debe contener derechos y obligaciones de ambas partes (institución financiera y beneficiario). El directorio ejecutivo de la institución aprueba los proyectos. Consejos para la empresa: - Continuar con la labor de contacto y acercamiento a los funcionarios de la IFI y de la agencia ejecutora y expresarles el interés por licitar en el proyecto.

4.6 Ejecución del proyecto Siguiendo el procedimiento de licitación, de contratación, de monitoreo y supervisión del proyecto, se ejecutará el proyecto y los objetivos establecidos. Consejos para la empresa:

- Negociar con los socios las condiciones y el esquema relativo al proyecto - Acciones de promoción - Preparación de las expresiones de interés y de las ofertas - Seguimiento y promoción de los documentos presentados - Analizar las causas del éxito y del fracaso - Ejecución de los servicios contratados (cuando la propuesta ha sido seleccionada)

4.7 Evaluación

Se evaluarán aspectos tales como la eficiencia y la eficacia, el impacto y la sostenibilidad así como el cumplimiento de los objetivos establecidos. Los resultados servirán para mejorar los futuros proyectos. Consejos para la empresa:

- Búsqueda de oportunidades de licitación. Muy interesante para empresas de consultoría

5. Selección previa a través de precalificación y de expresiones de interés (EoI / Expresión of Interest)

5.1 Precalificaciones

En algunos casos, antes de presentar una propuesta, puede que exista una precalificación para averiguar qué empresas cumplen los requisitos necesarios para llevar a cabo un determinado suministro de bienes o bien realizar unas obras. Se evalúan temas como la experiencia empresarial en trabajos similares, las capacidades económico-financieras así como humanas y materiales, posibles obligaciones que



comprometen la correcta ejecución del contrato o procesos judiciales en los últimos años a raíz de contratos anteriores o actuales. Para ello, se lanza un aviso de precalificación con término o fecha límite para presentar la documentación (entre 30 y 45 días). Se indica en el aviso donde se pueden comprar los pliegos de precalificación. Normalmente éstos se pueden adquirir en la unidad ejecutora a nivel local. El ICEX por medio de su red de oficinas comerciales ofrece este servicio. En el caso de la CE, se puede tramitar la compra a través de las delegaciones nacionales en los países donde se desarrolla el proyecto, directamente en Bruselas o bien en las oficinas de representación en los países miembros. Los documentos que se deben presentar no están estandarizados para todas las IFIs pero son similares: Carta de presentación de la empresa o del consorcio Se trata de una parte de los formularios proporcionados. Si se trata de un consorcio, debe especificarse el porcentaje que corresponde a cada empresa así como la carga de trabajo, en el acuerdo que se muestra a través del Pre Bid Agreement o carta de compromiso. De esta manera se especifican las complementariedades de cada una de las empresas del consorcio, lo que aumenta la calificación. Documentación legal Los documentos que se suelen pedir son:

- Escritura de constitución de la empresa con un eventual certificado de existencia de la empresa que emite el consulado del país beneficiario

- Poderes del representante legal de la empresa. Si es un consorcio, el representante legal será la persona que firme la carta de compromiso. Este poder se refiere al proyecto en el que se participa

- Declaraciones y certificados para demostrar que la empresa pertenece a un país elegible de la IFI

- Declaración de veracidad de la información aportada, Declaración de no interdicción judicial, Declaración de no encontrarse en una situación de suspensión de pagos…

Documentación financiera Se deben presentar los últimos tres estados financieros, los activos y pasivos y los ratios habituales de cualquier análisis financiero. Sobre todo interesa que la empresa indique sus fuentes de financiación para cubrir el cashflow del proyecto durante un período concreto. Debido a la legislación española, las empresas pueden tener problemas para presentar las cuentas del año anterior en alguna precalificación de enero a junio por lo que se deberán hacer estimaciones y explicar las circunstancias. Documentación sobre experiencias anteriores Serán todas aquellas referencias de los últimos cinco años que apoyen los proyectos o trabajos realizados anteriormente por la empresa y que le ayuden a obtener la máxima puntuación. Es interesante incluir las referencias que sean de proyectos similares y/o que se hayan realizado en el mismo país o región geográfica (que el proyecto actual). Se deberán destacar los puntos comunes existentes entre el proyecto actual y las experiencias anteriores. Por ello, reflejará datos tales como volumen del contrato, país, tipo de contrato, duración… Documentación que acredita medios humanos y materiales disponibles (obras y consultoría) Se suele pedir el listado del personal permanente de la empresa y sus CVs así como la experiencia internacional. Es importante la relación de directivos y sus especialidades y los



años en la empresa. Además se hace hincapié en el software y el equipamiento de la empresa que tiene relevancia para el proyecto. Si la empresa no tiene personal en plantilla especializado en las áreas del proyecto, se pueden incluir colaboradores habituales.

5.2 Expresiones de interés

Actualmente, gran parte de las organizaciones multilaterales funcionan con el sistema de listas cortas, elaboradas a partir de las Expresiones de Interés (EOI). Dichas EOI se envían al responsable del proyecto en la propia unidad de gestión del proyecto. No obstante es recomendable enviarla también al ministro que está al frente del proyecto así como al funcionario en el organismo multilateral. La EOI que enviemos al funcionario será diferente de la que se envíe a la unidad de gestión del proyecto ya que no puede dar lugar a indicios de corrupción. Una EOI se compone de:

1. Carta de interés (máximo 2 páginas) para manifestar el interés de la empresa o consorcio por el proyecto en cuestión, demostrar que se tiene conocimiento de los principales objetivos y características del mismo y subrayar que las cualidades de la empresa responden a los requisitos del proyecto.

Se debe adjuntar una selección de referencias relevantes para el proyecto sin ser excesiva (con 3 que se ajusten al máximo al tipo de proyecto es suficiente, a menos que se indique algo diferente).

2. Presentación de la empresa (Statement Capability) Facilitar información sobre:

- Razón social, número de empleados, capital, facturación, exportaciones… - Personal: adjuntar un breve currículo sobre los empleados y sus especialidades - Experiencia internacional, con especial énfasis sobre el área o país del proyecto - Especialidad de la empresa. Referencias y principales especialidades de la empresa

(sobre todo las que estén más directamente relacionadas con el proyecto) - Otros: software utilizado, filiales/ sucursales, ISO…

3. Material promocional sobre la empresa (En el caso de la Comisión Europa, se utiliza un

determinado formato de presentación de las EOI que no requiere aportar ningún tipo de material publicitario o folletos).

6. Actividades de promoción Tal y como se ha reflejado en el apartado anterior, las actividades de promoción resultan indispensables a lo largo de todo el proceso o fases del proyecto. Van desde la prospección de nuevas oportunidades hasta la presentación y seguimiento de la propuesta. Por ello, las empresas deben identificar aquellas áreas que sean de su interés, es decir proyectos, sectores y países, y visitar a los funcionarios o responsables de proyectos o unidades correspondientes en las instituciones financieras. Al mismo tiempo, deberán establecer contacto con posibles socios locales o internacionales con los que formar consorcios y conocer a la competencia. El contacto regular con dichos responsables de las IFIs (y sobre todo con los responsables técnicos de los proyectos o Task Managers) debe hacerse con un conocimiento sobre los temas que se tratarán: previamente hay que conocer los proyectos para que las respuestas que se obtengan sean realmente esclarecedoras y útiles.



Resulta de gran utilidad, contactar con los funcionarios españoles y catalanes que puedan trabajar en las IFIs y que ya conozcan a la empresa y sus actividades. Que dichos funcionarios ya tengan referencias de la empresa que se quiere presentar a un concurso, puede facilitar la tarea. Igualmente, es imprescindible visitar a las unidades gestoras de los proyectos en las agencias ejecutoras, para buscar oportunidades comerciales y obtener información más detallada sobre los proyectos. Para preparar las visitas, existen diferentes organismos de ayuda: Oficinas comerciales – ICEX, Cámara de Comercio de Barcelona, Ministerio de Economía y Hacienda y ACC1Ó (CIDEM-COPCA).

7. Apoyo público

Varios organismos públicos ofrecen asesoramiento así como ayudas a la hora de presentarse a este tipo de concursos.

7.1 Cámara de Comercio de Barcelona La Cámara de Comercio de Barcelona dispone de un área dedicada a la cooperación internacional que comprende el ámbito de la contratación pública internacional. Los servicios ofrecidos son:

- Programa IPRO de acompañamiento en la presentación de licitaciones internacionales - Asesoramiento e información - Servicio de oportunidades de negocio - Cursos de formación y seminarios - Misiones a las sedes de dichos organismos - Contactos con los responsables de las unidades de gestión de los proyectos en cada

país - Ayudas económicas

Datos de contacto: Departamento de Promoción Internacional / Área de Cooperación Internacional [email protected] www.cambrabcn.org Avda Diagonal 452 08006 Barcelona Tel: 902 448 448 / 93 416 95 51

7.2 ACC1Ó (Agencia Catalana para la Promoción y la Innovación Empresarial) ACC1Ó dispone de un servicio especializado de Contratación Pública Internacional ofreciendo:

- Información - Formación - Asesoramiento individualizado - Apoyo internacional por medio de su red de Centros de Promoción de Negocios

Datos de contacto: Departamento CPI (Contratación Pública Internacional) http://www.acc10.cat Paseo de Gracia 94 08008 Barcelona Tel: 93 484 96 27



7.3 ICEX (Instituto Español de Comercio Exterior) Entre los servicios que ofrece ICEX figuran:

- Divulgación de documentación - Antenas del ICEX /Oficinas comerciales de España en las ciudades donde se ubican

los organismos multilaterales (Bruselas, Washington, Copenhague, Nueva Cork, Manila, Túnez, Londres…)

- Servicio de compra de pliegos - Servicio de oportunidades de negocio - Ayudas para la elaboración de propuestas (FAIP – Fondo de Ayuda Integral a

Proyectos / ASSIST – Viajes de Asistencia Técnica) Datos de contacto: ICEX, Dpto. de Financiación Multilateral www.icex.es Pº de la Castellana 14-16 28046 Madrid Tel: 91 349 63 91

7.4 Ministerio de Economía y Hacienda La Dirección General de Financiación Internacional que engloba la Subdirección General de Instituciones Financieras Multilaterales responsable de las oficinas de representación del Estado en los organismos internacionales y los organismos financieros internacionales. Estas oficinas de apoyo permiten obtener información, preparar gestiones y hacer el seguimiento de oportunidades. Datos de contacto: Ministerio de Economía y Hacienda (Financiación Internacional) TEl: 91 349 38 91 www.comercio.es



C. Preparación de las ofertas

1. Pasos a seguir para iniciarse en la contratación pública internacional. Recordatorio

- Informarse sobre el funcionamiento de los sistemas de contratación pública según el

país en cuestión - Estudiar si algún organismo puede estar interesado en sus productos o servicios - Suscribirse a publicaciones y revisar fuentes de información de licitaciones - Registrarse en las bases de datos de proveedores/ consultores correspondientes y

mantener actualizados los datos - Contactar a los posibles responsables de proyecto cuanto antes y hacer un

seguimiento paso a paso de la licitación - Dotarse de los recursos económicos y humanos necesarios para poder llevar a

cabo las actividades de contratación - Conocer a fondo el organismo que licita y enviar información completa sobre la

empresa - Si es posible, viajar hasta el país en cuestión para entrevistarse con los

responsables del proyecto - Crearse bases de datos de proveedores y expertos individuales para poder hacer

Expresiones de Interés y propuestas - Seleccionar las oportunidades para licitar en base a las posibilidades reales de la

empresa - Buscar socios locales e internacionales y todos aquellos contactos en los países

que interesen - Obtener los pliegos y estudiarlos a fondo - Comprobar que toda la información solicitada esté correcta y sea completa - Prestar especial atención a los requisitos de seguridad, garantías y solucionar todos

los temas relacionados con los bancos - Si no se aprueba su propuesta, estudie las razones y saque conclusiones de su

experiencia

2. Cómo preparar una propuesta

Tras haber superado la fase de precalificación, cuando la empresa está en la lista corta, se debe planificar correctamente la presentación de la oferta. Si la empresa ha sido preseleccionada en diversos proyectos y no puede dar respuesta a todos ellos, deberá comunicarlo tanto a la agencia ejecutora como al resto de las partes explicando los motivos.



El coordinador del proyecto deberá definir un cronograma con las responsabilidades y las fechas límites para cada uno de los miembros de la empresa que están implicados en la preparación de la oferta. Para ello es fundamental tener conocimientos sobre lo que se tarda en legalizar documentos o hacer envíos por mensajería urgente. Los pliegos de condiciones que recibirán para poder preparar la oferta incluyen generalmente:

- Instrucciones - Condiciones del contrato - Términos de referencia - Listado de bienes y servicios que proveer y el calendario para ello - Especificaciones técnicas - Impreso sobre la garantía de seriedad de la oferta - Impreso del contrato - Impreso sobre la garantía de cumplimiento del contrato - Impreso sobre la garantía bancaria sobre pagos anticipados

Dado que supone un gran esfuerzo, es conveniente hacer un análisis preliminar coste-beneficio par evaluar si la propuesta será lo suficientemente rentable. Para preparar una buena propuesta y conseguir una elevada puntuación, hay que tener en cuenta a los socios así como los medios materiales y humanos disponibles.

2.1 Los socios En el “Pre-Bid Agreement”, los socios definen las bases de su relación. El tipo de asociación varía en cada caso y debe intentar maximizar la puntuación, buscando un equilibrio entre las responsabilidades de los socios y su participación de manera que los riesgos sean asumibles y su retribución vaya en consonancia. La búsqueda de socios locales (sobre todo en el caso de empresas de infraestructuras o construcción) es uno de los principales temas ya que a medio/largo plazo se puede estudiar la conveniencia de establecerse en el país o la región. Conviene que la participación del socio mejore la competitividad de la oferta, sea complementario, aumente la calidad técnica de la misma y si se trata de un socio local pueda promover y aumentar los contratos y negociar y subcontratar a nivel local. Cualquier modificación del consorcio precalificado, deberá contar con la aprobación de la parte contratante. Tipos de asociación:

- Independencia entre las partes: cada socio actúa independientemente con responsabilidades definidas y se factura independientemente según el porcentaje de participación. Si el presupuesto es reducido, este tipo de asociación parecer ser la más indicada.

- Consorcio: las empresas facturan al consorcio sus gastos y el consorcio factura al

cliente final. Normalmente debe utilizarse la figura de un administrador del consorcio. La responsabilidad del contrato es solidaria.

- Subcontratación: la parte subcontratada queda limitada a un porcentaje determinado en

muchas de las licitaciones. La empresa subcontratada lleva a cabo la parte definida por la otra empresa y la relación contractual es independiente de la relación con el posible cliente final.



A través de los términos de referencia, se puede determinar el tipo de asociación, que deberá también tener en cuenta otros temas como son la fiscalidad y la legislación del país beneficiario.

2.2 Medios materiales y humanos disponibles Para determinar los medios materiales y humanos necesarios y poder conocer la competencia, hay que realizar una serie de visitas que deberán de estar preparadas correctamente antes de viajar para poder sacar el máximo rendimiento:

2.2.1 Visitas “oficiales”:

- Oficina comercial de España - Agencia ejecutora del proyecto - Responsables de las instituciones involucradas en el proyecto

Estas visitas, preconcertadas, sirven para presentar la empresa con sus capacidades económicas y técnicas, obtener información más detallada del proyecto o de algún aspecto concreto. Puede ser que estas visitas estén incluidas en los términos de referencia convirtiéndose en obligatorias.

2.2.2 Visitas a los socios locales La visita al socio local nos puede servir para obtener información de primera mano sobre aspectos relativos al posible proyecto: fiscalidad, aduanas, precios/salarios, derecho laboral…

3. Ofertas de asistencia técnica

3.1 Presentación Normalmente las ofertas se presentan en dos partes: la oferta técnica (en un sobre) y la oferta económica (en otro sobre). En este caso, las ofertas técnicas suelen tener tres partes: la presentación de la empresa, la metodología y el equipo de expertos. Para involucrar en la medida de lo posible a los socios, resulta muy útil hacer circular un borrador de la propuesta entre ellos para recibir sus comentarios y aportaciones y tratar de asegurarnos una propuesta de calidad y diferenciada de la competencia. La implicación de todos los socios es fundamental.

3.1.1 La oferta técnica 3.1.1.1 La presentación de la empresa

Incluye:

- Una carta de presentación de la empresa - Especialidades - Gama de servicios - Organización, con socios locales / filiales y el equipo humano - Indicadores financieros - Actividad internacional con referencias, sobre todo aquellos referencias a

proyectos similares a los de la actual propuesta - Sistemas utilizados para garantizar la calidad del servicio



Se recomienda tener preparadas varias presentaciones genéricas (plantillas) que se pueden adaptar a cada uno de los casos.

3.1.1.2 La metodología Con este apartado, la empresa deberá demostrar que conoce la problemática planteada por el concurso y qué tipo de organización/ técnicas profesionales propone para llevar a cabo el servicio que se está licitando. Los puntos a tener en cuenta serían:

- Introducción: exponer el problema o servicio y su problemática - Exposición y enfoque general: establecer objetivos y medios para llevarlos a cabo. La

metodología del Marco Lógico (EML) recogida en la gestión del ciclo del proyecto es la más recomendable para los proyectos de asistencia técnica. Existe además un apartado para hacer comentarios a los términos de referencia si se cree oportuno.

- Resultados esperados y actividades: utilización del método de fichas por actividad. Se

trata de explicar con todo detalle las actividades que se realizarán y de qué manera están relacionadas entre sí.

- Cronograma de actividades, plan de trabajo y otros gráficos: las tareas de asistencia

técnica suponen un 25% del tiempo dedicado a tareas de coordinación, de gestión y de elaboración de informes. Por ello, es conveniente incluir cuadros, diagramas … que relacionen las actividades y sus implicaciones así como la función y contribución de cada experto en el proyecto.

Por ello, cabe recordar lo siguiente:

- Evitar hacer alusiones culturales

- Repasar la presentación con un nativo si la propuesta va en una lengua extranjera

- Sólo aportar aquellos anexos y/o gráficos que aportan valor añadido

- Utilizar las palabras clave utilizadas en los términos de referencia y que demuestran

que se conoce la problemática

- Hacer una propuesta comprensible a todos los niveles en cualquier lugar

- Repasar que se han seguido todos los puntos y pautas

3.1.1.3 El equipo de expertos El primer paso será verificar la nacionalidad de los expertos integrantes del equipo sea elegible. Se debe hacer hincapié en las cualidades de cada uno de ellos y su aportación al proyecto. Para ello, lo más indicado será reflejar en un cuadro resumido, un breve currículo de cada experto con los elementos principales que ayuden a evaluar el proyecto (años de experiencia, especialidad, referencias geográficas, títulos, idiomas…). Igualmente y según el modelo que utilice cada IFI se deberá adjuntar el currículo detallado de cada experto. Se aconseja guardar todos los documentos que acrediten lo que se menciona en el CV. Los expertos deberán, además, firmar una carta de compromiso y de exclusividad para



trabajar para la empresa y para el proyecto durante el período del contrato y por ello no se comprometen con ninguna otra empresa candidata.

3.1.2 La oferta económica

A la hora de presentar la oferta económica, se deben tener en cuenta una serie de parámetros. Por un lado se contemplan los gastos reembolsables (dicha información se conoce antes de elaborar la propuesta) y los gastos que se consideran inevitables y que no han sido recogidos en los términos de referencia. Entre los reembolsables figuran conceptos como viajes, telecomunicaciones, fotocopias…y se justifican mediante factura correspondiente. Los gastos inevitables deben estar recogidos en un calendario de pagos, vigilando siempre las fluctuaciones monetarias y la regulación fiscal de cada país. Los conceptos que deben aparecer en la oferta económica son:

- Las retribuciones o los “fees” de los expertos. Existen diferentes categorías (senior/ junior/ local/ internacional)

- Las cargas sociales - Los “per diem” (gastos para alojamiento y comidas establecidos por las IFIs) - Los gastos generales de la consultora (“Overhead Costs”) - Margen de beneficio. En este último hay que tener cuidado con la inflación o los

costes financieros que pueden reducirlo A su vez, existen algunos riesgos a sopesar:

- Rescisión unilateral del contrato - Dimisión de algún miembro del equipo

Por ello, se recomienda cubrirse contra estos riesgos al hacer los contratos y contar con una base de datos de expertos actualizada.

3.2 Evaluación de las ofertas de asistencia técnica Dependiendo de si se considera o no el precio en la oferta, se puede distinguir cuatro tipo de evaluaciones. En estos casos la evaluación de las ofertas técnicas se hace de manera bastante similar y los puntos que se evalúan son generalmente: Concepto Ponderación (Porcentaje de la nota final) Experiencia general y específica de la empresa

5-10%

Plan de trabajo, metodología y calidad general de la oferta Resolución de los términos de referencia

25-40%

Curriculos de los principales expertos

40-60%

Conocimiento del país por parte de la empresa y de los expertos clave que se proponen

5-10%



De ahí que sea fundamental diferenciarse de la competencia sin que afecte al precio de la oferta. Los evaluadores son conscientes de qué se puede ofrecer sin modificar considerablemente el precio. Se puede fijar el precio a partir de los costes reales y añadir los costes de la prestación del servicio y el margen de beneficio.

3.2.1 Evaluación de la oferta en función de la oferta técnica

Se valoran las ofertas técnicas en función de sus méritos y se invitara a negociar la oferta económica que haya obtenido la máxima puntuación. Si se llega a un acuerdo, el contrato se adjudica a dicha empresa. En caso contrario, se convoca a la siguiente mejor posicionada. Para ello, se deben presentar precios unitarios aceptables y bien calculados. Las negociaciones se basarán más en términos cuantitativos tales como poner más horas o días…

3.2.2 Adjudicación mediante la ponderación de las ofertas económica y técnica En un primer momento se adjudican a la oferta económica una serie de puntos. Si ésta alcanza un mínimo, se evalúa la oferta económica y se le adjudican una serie de puntos. Posteriormente, se hace una ponderación entre ambas y esto determina la nota final de la propuesta. Generalmente la oferta económica no supera el 30% de la nota final. La propuesta que alcance la mejor nota ponderada es la que consigue el contrato.

3.2.3 Adjudicación según la mejor oferta en términos económicos

Primero se evalúan las ofertas técnicas y se las clasifica en grupos. En una segunda fase, se abren las ofertas económicas y se escoge la oferta más barata de entre las mejores ofertas técnicas.

3.2.4 Selección basada en un precio fijo Se elige la mejor propuesta según el precio fijado y las ofertas que sobrepasen dicha cantidad se descartan.

3.3 Negociación de los contratos de asistencia técnica La negociación se establece con el cliente o la agencia ejecutora del proyecto aunque el representante de la IFI en el país participa en las reuniones, que pueden tardar varios días. Los contratos pueden ser:

- a precio fijo: tras el suministro de productos o elementos físicos (informes, documentos…) se genera el derecho a hacer el pago estipulado.

- por tiempo: se trata de prestar expertos por un determinado tiempo. Esta modalidad se

suele utilizar en proyectos donde es difícil identificar productos tangibles concretos. Los aspectos centrales de la negociación son:

- Términos de referencia: La empresa consultora puede aportar sus comentarios y sugerencias a los términos de referencia iniciales para tratar de mejorarlos. La agencia ejecutora puede proponer cambios para negociar con la empresa ganadora.

- Personal / Expertos propuestos: Pueden cambiarse candidatos por diferentes motivos,

casi siempre de fuerza mayor. Los expertos senior son más difíciles de cambiar.



- Régimen fiscal y tributario: puede ser que no esté claro del todo e incluso variar en función de la IFI que se trate. Además si la adjudicación se hace sobre la base de la oferta técnica, se pueden reducir los honorarios ajustando las cargas sociales y el margen empresarial.

- Moneda: durante la negociación se puede pedir el cambio de moneda en el pago de

algunas partidas.

- Calendario de pagos: en general se paga contra presentación de factura. Es importante aclarar el calendario de pagos y los productos parciales y finales que generan derechos de cobro.

- Adelantos: en términos generales se suele adelantar entre un 20% y un 30% del total del

contrato.

- Ajuste de precios: en contratos superiores a los 18 meses, es normal introducir una cláusula de ajustes de los precios en caso de inflación

- Prestaciones de la agencia ejecutora del proyecto: para poder eludir responsabilidades

por parte de la empresa adjudicataria, se tiene que especificar detalladamente qué prestaciones facilitará la agencia ejecutora (alojamiento para el personal expatriado y local, oficinas…).

4. Ofertas en contratos de suministro de bienes

4.1. Presentación

Las ofertas en contratos de suministro de bienes han de ser presentadas con una serie de documentos adjuntos, para validar los requisitos de la oferta en lo relativo a: Presentación de la empresa; Capacidad de la empresa para responder a la licitación; Adecuación de los bienes suministrados; Garantía del proyecto; y lista de precios y plazo de entrega.

4.1.1. Presentación de la empresa

- Documentos de constitución de la empresa y de sus accionistas - Auditoría de la empresa - Certificado de nacionalidad

4.1.2. Capacidad de la empresa para responder a la licitación

- Certificado de experiencia en fabricación, suministro, instalación … - Referencias, volumen de ventas… - Calificaciones y experiencia del personal técnico y directivo - Descripción de los “stakeholders” (apoyos con los que contarà la empresa a

nivel internacional y que están directamente relacionados con el proyecto) - Descripción de la maquinaria, medios disponibles y control del bien a

suministrar - Descripción del socio a nivel local, acreditando su capacidad para satisfacer las

garantías que se exigen, fruto de la licitación

4.1.3. Adecuación de los bienes suministrados - Descripción detallada de los bienes suministrados - Cronograma detallado de las fases de suministración de los bienes,

identificando los posibles retrasos



- Listados con los equipos de recambio, servicios de mantenimiento y funcionamiento

- Listado de cláusulas de especificaciones técnicas. En caso de excepciones especificarlo

4.1.4. Garantías que ofrece el proyecto

Garantía de seriedad de la propuesta o “Bid bond”, habitualmente se sitúa alrededor del 2% del valor del contrato. Se requiere para evitar que el licitante retire su oferta en la fase de validez, o que los ganadores de la licitación no firmen el contrato.

4.1.5. Lista de precios y plazo de entrega

La lista de precios debe presentarse según los diferentes INCOTERMS - International Comercial Terms - pedidos en la “call for tender” o propuesta. La lista tiene que seguir el modelo habitual “bill of quantity”:

- nombre y descripción - país de origen - precio unitario según DDU y DDP –es decir la empresa tiene que asegurarse de

conocer todo el proceso de aduanas, impuestos y transporte hasta el lugar de destino

- lugar de aceptación de la mercadería - coste de los servicios anexos

Importante: - Si el contrato supera los 18 meses se deben actualizar los precios - El seguro del transporte estará estipulado en el 110% de su valor - Conversión a una sola moneda especificada en la oferta de licitación para poder comparar los proyectos - El precio siempre tiene que estar indicado en precios unitarios y totales para cada lote

4.2. Evaluación de las ofertas en contratos de suministros

Los criterios para adjudicar el contrato no se basan únicamente en el precio. Dichos criterios que deben cumplir con las especificaciones de los pliegos de condiciones, se reparten entre los “musts” o requisitos técnicos y normas de calidad, y los “wants”, requisitos de costes y calendario. Además estos requisitos se pueden transformar en puntos que no superarán el 30% del total de la puntuación asignada a la propuesta.

4.2.1 Musts

- Calificación de los expertos y de la mano de obra de los fabricantes de bienes - Características físicas de los bienes (dimensiones, forma etc.) - Cumplimiento de los requisitos de seguros - Calidad del servicio postventa y recambio de piezas - Vida útil, rendimiento y productividad - Eficiencia del equipo involucrado en el proyecto

4.2.2. Wants

- Coste de transporte + seguro + otros costes relacionados con los bienes - Coste de los componentes del material + piezas de recambio - Coste del mantenimiento del equipo - Plazo de entrega del bien o equipo - Plazo del pago del equipo



- Disponibilidad de las piezas de recambio y servicios disponibles para el mantenimiento. - Rendimiento y productividad del equipo - Se especificará en la licitación si hay algún sistema de preferencia nacional o regional para hacer la valoración de las ofertas

4.3 Negociación basada en los contratos de suministro de bienes

Después de la fase de evaluación y comparación entre ofertas, se escoge la oferta más barata. Se utilizan baremos para convertir los musts y los wants en aumentos o reducciones de la puntuación sobre el DDU o DDP. Esto no supera el 30%. Durante la fase intermedia de precontratación, se comprueba y repasa que la oferta ganadora cumple todos los requisitos. Tras esta comprobación, se negocia el contrato y se recomienda firmarlo lo antes posible para evitar costes financieros. El contrato tiene que incluir los siguientes documentos:

1. Impreso estándar del contrato: datos básicos del proveedor y comprador, de los bienes y del precio correspondiente.

2. “Performance Bond” o garantía de fiel cumplimiento del contrato. Sin garantía no hay contrato. Las condiciones son:

- Se establece en los 30 primeros días de adjudicación del contrato. - Se sitúa normalmente en el 10% del valor total del contrato. - La garantía será cancelada una vez se hayan transmitido los bienes del

vendedor al comprador. - En el momento que haya una aceptación provisional de bienes, entrará en vigor

la garantía del suministro, que será cubierta con una parte de la performance bond incial del contrato

4.3.1 Condiciones del contrato.

A su vez debe cumplir con una serie de condiciones.

4.3.1.1 Generales (de todas las IFI’s, para la compra de bienes y suministros)

1. Uso de documentos contractuales y de la confidencialidad de la información proporcionada por el comprador. Sólo se hará público el precio final

2. Derecho del comprador a someter el equipo y los bienes a una inspección y pruebas

que considere necesarias 3. Los bienes deben estar asegurados durante todo el proceso, desde la fabricación hasta

la entrega 4. Ofrecer amplios servicios adicionales: instalación y montaje, mantenimiento y

supervisión del material suministrado, formación del personal al cargo 5. Aportar piezas de recambio y si es necesario facilitar un manual de instrucciones 6. Garantías: sobre el diseño, materiales, mano de obra, nuevos modelos, consumo y

rendimiento, especificados en los documentos de referencia



7. Derecho de cambio por parte del comprador durante el período del contrato. Puede

hacer cambios en el diseño, la forma de envío, el lugar de la entrega y el abastecimiento de los servicios adicionales relacionados

8. Si hay subcontratación, la agencia ejecutora deberá estar informada y verificará los

requisitos de elegibilidad

4.3.1.2 Específicas

Son necesarias para completar las generales, pero tienen preferencia sobre éstas últimas.

1. Entrega de los bienes y los documentos de entrega según los INCOTERM que se utilicen en la operación. La documentación para los bienes de origen nacional es:

- Copias de las facturas que indiquen la descripción, la cantidad, el precio unitario

y el total de bienes - Recibo de entrega del transportista - Certificado de garantía del fabricante o proveedor - Certificado de inspección - Certificado de origen

2. El proveedor debe garantizar el suministro de piezas de recambio durante un período concreto

3. Garantía de los bienes. Normalmente no excede del 2% del valor del contrato.

4. Pago de los bienes y servicios relacionados. Se realiza a través de dos procedimientos

según sean bienes importados o bienes nacionales. Las fases y el calendario de pago se tienen que especificar detalladamente en el contrato.

Si es los bienes son importados - pasos:

- Carta de crédito irrevocable (pago anticipado entre el 5% y 10% contra presentación de avales)

- Embarque y presentación de las entregas solicitadas (pago entre el 70 y 80% tras comprobación de los documentos)

- Certificado de recepción provisional – “comissioning”, tras la recepción de los bienes y su puesta a punto (pago entre el 5% y el 10%)

- Recepción definitiva (pago del 5% final) tras vencer el período de la garantía

Si los bienes son nacionales – pasos: - Pago anticipado contra presentación de garantías a la entrada en vigor del

contrato (entre el 5% y 10%) - Entrega al transportista y comprobación de los documentos de entrega. (pago

entre el 40% y el 80%) - Certificado de recepción provisional – “comissioning”, tras la recepción de los

bienes y su puesta a punto (pago entre el 10% y el 40%, según los servicios adicionales). Cancelación de las garantías.

- Recepción definitiva (pago del 5% final)

5. Se determinará si los precios pueden sufrir modificaciones durante el período de vigencia del contrato.

6. Regulación sobre la penalización por daños y perjuicios en el caso que el proveedor no

suministre debidamente y dentro de los plazos los servicios o bienes.

7. Normas de arbitraje y conflictos entre el comprador y el vendedor. Comisión Mercantil de las Naciones Unidas y legislación de cada país.



5. Ofertas en contratos de obras 5.1 Presentación

Tras la fase de precalificación, el cliente notifica los resultados y publica la lista corta con las empresas que han pasado – puede que todas las empresas de la lista corta sean de la misma nacionalidad (a diferencia de otros contratos). Sólo se invita a un número reducido de constructoras para que presenten formalmente una propuesta. Dado que el precio de la oferta es básico a la hora de ser seleccionado, la empresa debe tener conocimiento sobre el presupuesto de referencia para evaluar si le interesa o no. Por ello, para poder obtenerlo si no está disponible, se puede contactar con el socio local, con la oficina comercial española en el país, con representantes españoles o catalanes en la propia IFI y a veces con la propia agencia ejecutora. Los plazos para presentar las ofertas suelen estar entre los 45 y los 90 días, dependiendo de la complejidad de la obra. Durante este período la empresa adjudicataria realiza viajes al país para entrevistarse con la agencia ejecutora del proyecto y obtener más información. En los pliegues de condiciones viene especificado si el presupuesto de la oferta es definitivo o si pueden haber cambios, por cambio de precios ajenos a las circunstancias de la propuesta (divisa, cobertura de riesgos...). Además se especifica en qué moneda hay que expresar y presentar la oferta, desglosando las cantidades a pagar en cada una de las monedas. Las ofertas vienen acompañadas de una garantía de mantenimiento de la oferta para asegurarse que el ganador final firmará el contrato. Las garantías suponen un 3% para los contratos pequeños y 1% para los grandes contratos y se establecen mediante cheques o cartas de crédito. Así pues para presentar una oferta con posibilidades y ser competitivos: - se necesita tener conocimiento de los datos básicos del país (aduanas, fiscalidad,

transporte, geografía y clima, organización…) - saber si se han hecho los cálculos correspondientes para presupuestar la obra en cuanto

a necesidades de material o si la empresa debe hacerlos - añadir a los costes directos (tanto nacionales como internacionales), los “overhead cost”

o costes de oficina, la cobertura de riesgos y los seguros, los gastos de abogados, asesoría jurídica…, el margen de beneficio, los costes estimados de seguimiento de la oferta.

5.2 Evaluación de las ofertas de obras

El contrato se adjudica siguiendo el principio de la mejor oferta que incluye además del precio, otros factores que sirven para ponderar la puntuación. Estos factores serían:

- Calendario de pagos - Plazos de entrega de la obra - Costes operativos - Eficiencias y compatibilidades del equipo - Métodos de construcción propuestos

Si bien es mejor no encontrarse ante una oferta con falta de información o claridad , y que esto se pueda reparar sin que suponga ninguna confusión, no se suele descalificar ninguna oferta.



En el momento que se declara una empresa ganadora, ésta tiene todo el derecho a formalizar el contrato y no se puede declarar el concurso desierto y/o adjudicar el contrato a otra empresa. El prestatario podrá rechazar la oferta cuando no se ajuste a los pliegos de la licitación o que pueda haber habido falta de competencia, por lo que se debería volver a convocar el concurso.

5.3 Negociación del contrato

Sólo se establece la negociación con la empresa adjudicataria del concurso. Si no se llega a un acuerdo con ésta, se pasa a negociar con la siguiente empresa de la lista. La negociación del contrato se centrará fundamentalmente con las condiciones generales del contrato y las condiciones específicas. 5.3.1. Condiciones generales a negociar:

- Obligaciones generales que afectan tanto a los contratistas como a los contratantes

- Condiciones relacionadas con las finanzas, indemnizaciones y seguros, tienen

que cumplir con los requisitos de la IFI - Cláusulas de penalización y bonificación en caso de retraso, pérdida o

incumplimiento del contrato - Calendario de pagos: importante negociar los plazos de pago y entrega de los

materiales o de la contratación de la mano de obra - Moneda de pago: se debe prever los ajustes de precios en función de la

inflación o fluctuación de la moneda - Régimen fiscal y aduanas, consultar previamente la legislación local referente a

cada país - Garantías: las garantías de ejecución están marcadas por la propia licitación y

son obligatorias. (ver apartado de garantías: Performance Bond- ejecución- y avales bancarios)

- Especificar los casos de fuerza mayor en el contrato para establecer

responsabilidades de cada una de las partes así como las medidas para cubrirse frente a este tipo de eventualidades

- Especificar el derecho aplicable, los tribunales o centros de arbitraje

competentes para la resolución de posibles conflictos. Los aspectos económicos deben estar recogidos de manera muy clara en el contrato, se debe huir de las ambigüedades y llegar a un acuerdo en lo referente a los pagos, plazos y actualización de los precios.

5.3.2. Condiciones específicas a negociar: Les condiciones específicas tienen primacía sobre las generales. Incluyen los documentos detallados del proyecto, fecha de inicio, calendario detallado de las obras, plan de construcción etc. Las condiciones específicas son, ni más ni menos, el mismo proyecto de licitación.



D. Ejecución de los proyectos

1. Introducción - Ejecución de Proyectos 1.1. Gestión de Proyectos: Métodos, Técnicas, Instrumentos, y control del proyecto

1.2. Metodología

La metodología mas común de presentación de un proyecto es la del Marco Lógico, que utiliza herramientas de diagnóstico, herramientas de identificación del proyecto y obtiene como resultado final, la matriz que contiene de forma simplificada todos los elementos importantes del proyecto. Las agencias donantes internacionales utilizan la metodología del Marco Lógico para evaluar y dar seguimiento a proyectos y programas, mientras que las partes implementadoras utilizan el método para planificar, implementar y seguir dichos proyectos y programas.

1.2.1 Método del Marco Lógico Paso 1. Análisis del contexto – entorno del proyecto / antecedentes Paso 2. Análisis de las partes interesadas / Análisis de participación – los que se involucrarían- cuándo se planificará e implementara el proyecto. Identificación de los Stakeholders, es decir, de los diferentes tipos de actores que están relacionados con el proyecto: a) Beneficiarios / grupo objetivo; b) los que implementan el proyecto; c) los que toman las decisiones que afectan al proyecto; d) los que financian el proyecto. Paso 3. Análisis del problema / análisis de la situación – análisis del problema que ha de ser resuelto por el proyecto y los motivos de su existencia. Paso 4. Análisis de los objetivos –la imagen de la situación futura, tres niveles de objetivos: a) Objetivos generales / Objetivos de desarrollo; b) Propósito del proyecto / objetivo inmediato; c) Resultados / Productos. Paso 5. Plan de actividades –cómo conseguir los objetivos, cómo eliminar las causas del problema principal. Paso 6. Indicadores – cómo medimos los resultados. Paso 7. Análisis de riesgo – análisis de los riesgos que afecten a los objetivos de los proyectos y planes para evitar riesgos. Paso 8. Análisis de las asunciones – factores importantes para cumplir los objetivos, pero se sitúan fuera de la esfera de acción del proyecto. Más información sobre el Método del Marco Lógico a: www.sida.se

1.1.2. Técnicas de gestión de finanzas La gestión de los flujos de caja o “cash flow” es necesaria para poder analizar, por un lado, la rentabilidad del proyecto y, por otro, asegurar la harmonización de la deuda en un plazo aceptable. La principales técnicas financieras que se utilizan para analizar la rentabilidad, son las formulas TIR (Tasa Interna de Retorno) y VAN (Valor Actual Neto). Con ellas, se intenta establecer el valor actual de un activo (cuyo valor futuro conocemos) y de su rendimiento alternativo en el mercado, tomando como rendimiento el tipo de interés.



La herramienta principal para analizar y gestionar la estructura financiera de los proyectos es a través del modelo de proyección o simulación de flujos de caja. Se trata pues de repasar el dossier del proyecto, examinar en profundidad la información que contiene, identificar los elementos de riesgo, determinar los parámetros o las variables fundamentales analizándolo a través de cuatro posibles escenarios: (optimista, moderadamente optimista, moderadamente pesimista, y pesimista), finalmente, se conecta con los parámetros o variables del proyecto. El objetivo de esta simulación es mostrar la rentabilidad del proyecto ante pequeñas variaciones en el tipo de interés o en la moneda local.

1.1.3. Técnicas de gestión de recursos humanos

Para poder desarrollar el proyecto con éxito es importante contar con un equipo de expertos con experiencia en proyectos internacionales. El equipo es la suma de personas y por lo tanto, en el contexto internacional, ha de saber moverse en un entorno multicultural. Será necesario gestionar la diversidad cultural para tener un equipo altamente eficiente y productivo. La clave del éxito para obtener un equipo eficiente recae principalmente en la figura de Team Leader (el director del equipo) y en el coordinador, el cual se encargara de seleccionar a los miembros del equipo, reconocer las diferencias; establecer una visión en perspectiva de los objetivos, procurar el equilibrio de poder, potenciar el respeto mutuo y promover el feed-back entre los componentes del grupo.

2. Ejecución para proyectos de Asistencia Técnica

2.1 Procedimiento indispensable de presentación de documentos para proyectos de Asistencia Técnica:

- Informe de Inicio “Inception Report” :El conjunto de este informe tiene debe

recoger la envergadura del proyecto y ell plan de trabajo definitivo. La redacción ha de incluir los objetivos específicos del proyecto, así como recursos gráficos de tipo GANTT.

- Informes de Progreso « Progress reports » : Especificar los detalles de la ejecución del proyecto y planificar el tiempo de duración tanto del proyecto como de las actividades previstas.

- Informe final “Final Report”: Visión de los objetivos superiores, a largo plazo, del

conjunto del proyecto, análisis del resultado del proyecto en base a indicadores y fuentes de verificación.

3. Ejecución para proyectos de suministro de bienes

3.1. Procedimiento para la gestión de proyectos de suministro de bienes

3.1.1 Relacionado con las barreras comerciales dentro de la UE:

El suministro de bienes y equipos dentro de la Unión Europea esta relacionado con el principio de libertad comercial. No obstante existen bienes sometidos a regimenes especiales. Éstos requerirán una autorización previa administrativa. Mercaderías sometidas a regimenes especiales serían las relacionadas con: servicios de seguridad, armas de fuego; bienes relacionados con algún tipo de protección de la propiedad intelectual, especies de fauna y flora silvestre, equipamiento militar y productos químicos peligrosos. Para consultar la regulación específica, se puede consultar la legislación de aduanas: http://europa.eu/scadplus/leg/es/s28000.htm#RESP.



3.1.2. Impuestos y trámites de aduanas

Consultar la legislación específica para cada país.

3.1.3. Relacionado con las homologaciones

Un requisito indispensable para las licitaciones es homologar las mercancías de acuerdo con la normativa del derecho internacional (ISO, DIN, DIF etc.)

3.2. Fases para el cumplimiento de garantías para el contrato de suministro

3.2.1 Garantías

En la gestión de proyectos de suministro se pide tanto a la empresa licitante fabricante como a la empresa no fabricante de los equipos suministrados – puede ser una asociación o un consorcio– que se comprometa a cumplir una garantía sobre el proceso de: entrega, instalación, período de garantía y período de postventa de sus productos. Por ejemplo: el compromiso a suministrar recambios durante un período de 10 a 15 años.

3.2.2. En el momento de entrega y pago del equipo suministrado

Es muy importante seguir el modelo de garantías “Performance Bond” y “Guarantee Bond”. La consecuencia para los implicados de tener un contrato ambiguo i poco preciso, que no cumple con las garantías mínimas, es acabar con ejecuciones abusivas que perjudicarán la fase de implementación del propio proyecto.

3.2.3. Contactos locales Una vez suministrado el equipo, hay que contactar con los distribuidores locales (seleccionados en el momento de presentar la licitación) para garantizar la distribución del producto.

3.3. Requisitos básicos para los seguros Pera garantizar todo el procedimiento de entrega, instalación, y postventa se recomienda:

- Seguro de transporte – riesgos derivados del transporte y de la modalidad de entrega.

- Seguro comercial – rescisión del contrato, no pago de alguna de las partes etc. - Seguro de riesgo político – relacionado con que el gobierno lleve a cabo el

proyecto. - Seguro de riesgo extraordinario: revoluciones, terremotos, catástrofes

naturales…

4. Ejecución de los contratos de obras:

La federación Internacional de Ingenieros y Consultores FIDIC (www.fidic.org) con sede en Suiza, ha establecido los estándares a seguir para hacer la ejecución de los contratos de obras. Sus publicaciones son:

- Red Book: Condiciones para contratos de la construcción - Yellow Book: Condiciones para contratos de provisión de plantas eléctricas y

mecánicas para el diseño y ejecución de edificación e ingenierías. - Grey Book: Condiciones para los contratos de ingeniería, adquisición y

construcción. Contratos claves en mano. - Green Book: Condiciones para los contratos abreviados, para las obras

sencillas.

guia de contractació pública

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