guía de calc (primera edición)
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8/14/2019 Gua de Calc (Primera Edicin)
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Gua de Calc
FEISA / IAP 2008
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CopyrightCopyright 2008 FEISA/IAP Algunos Derechos Reservados
(Formacin en Educacin Inicial San Andrs / Iglesia Anglicana Paraguaya)
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FEISA / IAP 2008
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AutoresRupert ParsonsSilvia MaidanaMarisol de Morales
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Fecha de Publicacin y Versin de SoftwarePublicado el 24 de marzo de 2008
Basado en OpenOffice.org 2.3
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ndice de contenido
Escribir texto ........................................................................................................................................................1
Seleccionar celdas..................................................................................................................................................2
Escribir en la planilla...............................................................................................................................................3
Corregir lo escrito en la planilla...............................................................................................................................4
Eliminar lo escrito en la planilla ..............................................................................................................................5
Columnas y filas...................................................................................................................................................6
Modificar el ancho de columna............................................................................................................................ ...7
Modificar el alto de una fila.....................................................................................................................................8
Insertar columnas ..................................................................................................................................................9
Eliminar columnas ................................................................................................................................................11
Ocultar columnas..................................................................................................................................................13
Insertar filas .................................................................................................................................................. .......15
Eliminar filas.........................................................................................................................................................17
Ocultar filas...........................................................................................................................................................19
Ordenar filas..................................................................................................................................................... ....21
Formato de Celdas..............................................................................................................................................23
Formato de Celdas: Fuente........................................................................................................................ ..........24
Formato de Celdas: Alineacin.............................................................................................................................26
Formato de Celdas: Bordes..................................................................................................................................27Formato de Celdas: Color.....................................................................................................................................29
Formato de Celdas: Nmero.................................................................................................................................31
Formato Avanzado: Alineacin (vertical)...............................................................................................................34
Formato Avanzado: Orientacin del texto........................................................................................................... ..35
Formato Avanzado: Ajustar texto automticamente ...........................................................36
Formato Avanzado: Ajustar texto al tamao de la celda.......................................................................................37
Formularios....................................................................................................................................................... ..38
Sumar datos............................................................................................................................................... ..........39
Calcular promedio.................................................................................................................................................41
Calcular porcentajes.............................................................................................................................................43
Grficos...............................................................................................................................................................47
Grfico circular......................................................................................................................................................48
Grfico de barras..................................................................................................................................................55
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Como Imprimir.................................................................................................................................................. ..64
Introduccin a como imprimir ...............................................................................................................................65
Formato de papel y mrgenes..............................................................................................................................66
Definir el rango del papel.................................................................................................................................... ..67
Vista preliminar.....................................................................................................................................................68
Salto de pgina.....................................................................................................................................................70
Como insertar salto de pgina.......................................................................................................................70
Si deseas eliminar el salto de pgina.............................................................................................................72
Como ajustar la escala de impresin....................................................................................................................73
Encabezamiento...................................................................................................................................................75
Pie de pgina........................................................................................................................................................77
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Escribir texto
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Seleccionar celdas
La planilla est organizada como una tabla de doble entrada. Las columnas se nombrancon letras maysculas, las filas; con nmerosLas celdas reciben los nombres comenzando con una letra, por ejemplo: C5
Para avanzar de una celda a otra puedes utilizar las siguientes teclas:
para bajar: la tecla Enter
para avanzar hacia la derecha: tecla de Tabulacin
para avanzar en cualquier direccin: las teclas de Flechas
para mover entre filas o columnas, se puede utilizar el mouse
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Escribir en la planilla
Seleccionar la celda en la cual necesites escribirEscribir la palabra necesaria
Pulse Enter
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Corregir lo escrito en la planilla
Hay dos maneras de corregir la informacin:
Si deseas cambiar todo lo que escribiste, ubcate nuevamente en la celdacorrespondiente y escribe. Se borrar directamente lo que escribiste y aparecer lanueva informacin
Si deseas cambiar solo parte de lo que escribiste, ubcate en la celdacorrespondiente y luego haz un clic en la Lnea de Entrada. Puedes avanzar dentrodel texto de la celda utilizando las flechas del teclado
Para salir de la celda en la que realizabas cambios debers usar la tecla de Entero la deTabulacin. En este tipo de procedimientos no podrs cambiar de celda utilizando lasflechas
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Eliminar lo escrito en la planilla
Hacer un clic sobre las celdas en donde estn ubicadas la palabras quenecesites eliminar
Apretar la tecla Supr; para suprimir la palabraAutomticamente aparece la ventana; Eliminar contenidosEn Seleccin; tildar la opcin Eliminar todoPulse Aceptar
Al trmino de ste procedimiento, la palabra desaparecer automticamente:
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Columnas y filas
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Modificar el ancho de columna
Con el mouse, arrastrar la lnea de la columna que desees modificar, hasta que elcontenido tenga suficiente espacio
Por ejemplo; Columna B
Al trmino de ste procedimiento, la columna se ver mas espaciada:
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Modificar el alto de una fila
Arrastrar con el mouse la lnea de la fila que desees modificar, hasta que elcontenido tenga suficiente espacio
Por ejemplo; Fila 3
Al trmino de ste procedimiento, la fila se ver mas espaciada:
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Insertar columnas
Ubcate en el nmero de la columna siguiente a la que quieres insertar;por ejemplo: Columna A
Men InsertarSeleccionarColumnas
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
La nueva columna se inserta automticamente al lado izquierdo de la columnaseleccionada:
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Eliminar columnas
Para seleccionar la columna; debers hacer un clic sobre la letra de la columna queque desees eliminar por ejemplo; Columna B
Men EditarSeleccionarEliminar celdas...
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Al trmino de ste procedimiento, la columna desaparecer automticamente:
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Antes Despus
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Ocultar columnas
Debers hacer un clic sobre la columna que desees ocultar, por ejemplo; Columna B
Men FormatoSeleccionarColumnasSeleccionarOcultar
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Al trmino del procedimiento la planilla se modificar automticamente:
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Antes Despus
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Insertar filas
Ubcate en el nmero de la fila siguiente a la que desees insertar otra,por ejemplo; Fila 5
Men InsertarSeleccionarFilas
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
La nueva fila se inserta automticamente arriba de la fila seleccionada:
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Eliminar filas
Para seleccionar la fila; debers hacer un clic sobre el nmero de la fila quedesees eliminar por ejemplo; Fila 6
Men EditarSeleccionarEliminar celdas...
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Al trmino de ste procedimiento, la filadesaparecer automticamente:
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Antes Despus
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Ocultar filas
Debers hacer un clic sobre el nmero de fila que desees ocultar, por ejemplo; Fila 2
Men FormatoSeleccionarFilaSeleccionarOcultar
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Al trmino del procedimiento la planilla se modificar automticamente:
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Antes Despus
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Ordenar filas
Es posible ordenar los datos segn uno o diferentes criterios a la vez
Seleccionar los datos incluyendo el ttulo
Men DatosSeleccionarOrdenarSeleccionar la ventana CriteriosBajo Ordenar segn seleccionar el ttulo que desees, por ejemplo; Apellido y nombrePulse Aceptar
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Segn se hayan elegido los criterios y el orden en que se realiz, los datos seordenarn, como en el ejemplo:
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Antes
Despus
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Formato de Celdas: Fuente
Es posible modificar el tipo, el tamao y el estilo de fuente
Seleccionar las celdas que desees modificarPara cambiar el tipo de fuente, seleccionar la lista desplegabe en la barrade herramientas:
Para cambiar el tamao de fuente, seleccionar la lista desplegabe en la barra
de herramientas:
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Para cambiar el estilo de fuente (negrita y cursiva), seleccionar el cono que desees enla barra de herramientas:
Ejemplo, despus de cambiar el estilo de fuente (Negrita):
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Formato de Celdas: Alineacin
Seleccionar las celdas que desees alinear, por ejemplo; Edad
Para elegir la Alineacin debers hacer un clic en uno de los iconos de acuerdo alestilo que desees
Pulse el cono de alineacin, por ejemplo; Centrado
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Formato de Celdas: Bordes
Seleccionar las celdas que desees modificar
Pulse el icono de Borde
Seleccionar el tipo de borde que desees, por ejemplo; borde exterior y todas las lneasinteriores:
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Los bordes de las celdas aparecern, segn el tipo de borde seleccionado,como en el ejemplo:
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Formato de Celdas: Color
Seleccionar las celdas que se deseen destacar
Pulse el icono de Color de fondo
Seleccionar el color que desees, por ejemplo; Gris
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Automticamente aparece modificada, la celda seleccionada:
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Formato de Celdas: Nmero
Es posible para mejorar la presentacin de los nmeros. Por ejemplo; decimales,separador de miles
Seleccionar los datos que desees modificar, por ejemplo; Aporte para Clausura:
Men FormatoSeleccionarCeldas...Seleccionar la ventana de Nmeros
SeleccionarNmeros
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Tildar la opcin que desees para mejorar la presentacin de los datosPor ejemplo; separador de miles:
Automticamente se muestra el dato modificado dentro de la misma ventana:
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Automticamente aparecen los datos modificados:
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Formato Avanzado: Alineacin (vertical)
Seleccionar las celdas que deseas modificar
Men FormatoSeleccionarCeldas...Seleccionar la ventana AlineacinDebajo de Alineacin de texto selecciona en Vertical la alineacin quedesees, por ejemplo; ArribaPulse Aceptar
Al trmino de ste procedimiento, vers el cambio automtico:
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Antes Despus
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Formato Avanzado: Orientacin del texto
Seleccionar las celdas que deseas modificar
Men FormatoSeleccionarCeldas...Seleccionar la ventana AlineacinDebajo de Orientacin del texto escribe el ngulo de inclinacin que desees que tenga eltexto, por ejemplo 90Pulse Aceptar
La celda se modificar segn lo que selecciones, como en el ejemplo:
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Antes Despus
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Formato Avanzado: Ajustar texto al tamao de la celda
Seleccionar las celdas que deseas modificar
Men FormatoSeleccionarCeldas...Seleccionar la ventana AlineacinDebajo de Propiedades hacer un tic en Reducir para ajustar al tamao de celdaPulse Aceptar
La celda se modificar como en el ejemplo:
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Antes Despus
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Formularios
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Sumar datos
Seleccionar la celda donde deseas que est el resultado de la sumaPulse el smbolo
Automticamente se seleccionan los datos a sumar, por ejemplo; C2:C14Hacer un clic en el icono de Aplicar
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Podrs observar el resultado de la suma en la celda seleccionada, como enel ejemplo:
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Calcular promedio
Para calcular el promedio debes ubicarte en la celda donde quieras que se escriba elresultado
Pulse Asistente: funciones
Seleccionar la ventana de FuncionesBajo Funcin, busca y selecciona la palabra PROMEDIO
Pulse Siguiente
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
El cursor estar ubicado en una casilla bajo el ttulo de nmero 1Pulse el icono Reducir
Luego, aparecer una ventana en la que automticamente se van escribiendo las celdasque vas seleccionando; para seleccionar dichas celdas debers arrastrar el cursor sobretodas las celdas necesarias, por ejemplo; EdadPulse el icono Aumentar
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Luego, aparece de vuelta la ventana de Asistente:Funciones; con los datoscorrespondientesPulse Aceptar
Al trmino de ste procedimiento, aparecer el promedio en la celdaseleccionada:
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Calcular porcentajes
Por ejemplo; para calcular el porcentaje pagado del aporte para una clausura
En el caso que se presenta, el total que debe pagar cada alumno esGs. 50.000
Entonces se plantea:
50.000 100%40.000 x
x = 40.000 * 100 / 50.000
x = 80%
Seleccionar la celda donde desees que aparezca el resultado:
Haz un clic en la lnea de entrada
Escribe siempre = (para los formularios)
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Escribe el nombre de la celda que contiene el dato a sumar, por ejemplo; de cuntose pag, en este caso =C2(En lugar de escribir el nombre es posible hacer un clic sobre la celda en cuestin. Seescribir automticamente el nombre de la celda donde corresponda)
Luego, escribe el resto de la frmula, es decir, en este caso, * 100 / 50000
Hacer un clic en el icono de Aplicar
Aparecer el resultado esperado, como en el ejemplo:
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Antes Despus
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Para calcular el porcentaje de los dems datos, copia la frmula:
Seleccionar la celda con el formularioPulse el cono de Copiar
Luego, pgala en los lugares correspondientes:
Seleccionar las celdas en las cuales desees pegar el formularioPulse el cono de Pegar
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Grficos
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Grfico circular
Seleccionar los datos que necesites que se grafiquen en le grfico circular, con el ttulocorrespondiente a la fila, por ejemplo; TOTAL PAGADO y TOTAL POR PAGARPulse el cono de Grficos
Automticamente aparece la ventana; Asistente de grficos
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Bajo el ttulo Seleccione un tipo de grfico seleccionar la opcin CrculosPulse Siguiente
Pulse Siguiente
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Pulse Siguiente
Escribe el ttulo del grfico. En este caso PAGADO Y NO PAGADO CLAUSURAPulse Finalizar
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Automticamente aparece el grficoArrastrar el grfico con el mouse hasta el espacio en el cual desees ubicarlo:
Se crear un grfico similar al del ejemplo:
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Para agregar el porcentaje en el grfico; haz doble clic en una parte del crculo:
Automticamente aparece la ventana; Series de datosSeleccionar la ventana Etiqueta de datosTildarMostrar valorSeleccionarcomo porcentajePulse Aceptar
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Aparecer el porcentaje que corresponda a esa parte del grfico:
Haz doble clic en la otra parte del crculo:
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Seleccionar la ventana Etiqueta de datosTildarMostrar valorSeleccionarcomo porcentajePulse Aceptar
Aparecer el porcentaje que corresponda a esa parte del grfico:
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Grfico de barras
Seleccionar una celda en la cual colocar el grfico:
Pulse el cono Grfico
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Automticamente aparece la ventana: Asistente de grficosPulse Siguiente
Pulse el icono de Seleccionar un rango de datos
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Seleccionar los datos que desees agregar, por ejemplo; Porcentaje Pagado(Obs: Seleccionar los datos con el ttulo)
TildarPrimera fila como etiquetaDestildarPrimera columna como etiquetaPulse Siguiente
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Rango dedatos
seleccionados
-
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Bajo la opcin Categoras;Pulse el icono de Seleccionar un rango de datos
Seleccionar los datos a ser agregados(Obs: Seleccionar los datos sin el ttulo)
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Pulse Siguiente
Escribe el ttulo del grfico, por ejemplo: Porcentaje PagadoPulse Finalizar
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Rango dedatos
seleccionados
-
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Resultado del ejemplo realizado:
Doble clic sobre el grfico, luego un clic sobre las lneas de los datos:
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Clic derecho sobre la misma lneaSeleccionarPropiedades del objeto
Seleccionar la ventanade Eje X; SeleccionarEtiqueta
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Bajo la opcin de Girar etiqueta; Seleccionar90 GradosPulse Aceptar
Automticamente se modifica la posicin de los datos:
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Agrandar el grfico hasta que estn todos los datos dentro del mismo:
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Como Imprimir
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Introduccin a como imprimir
Para imprimir correctamente es necesario;
Formato de papel y mrgenes (ver pgina 66)Definir rango de papel (ver pgina 67)Vista preliminar(ver pgina 68)
Otras cosas para considerar;
Salto de pgina (ver pgina 70)Escala de impresin(ver pgina 73)
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Formato de papel y mrgenes
Seleccionar los siguientes puntos en secuencia:
Men FormatoSeleccionarPgina
Automticamente aparece la ventana Estilo de hoja: PredeterminadoSeleccionar la ventana PginaDebajo de Formato de papel, seleccionar el formato de papel que deseesDebajo de Mrgenes, seleccionar los mrgenes que deseesPulse Aceptar
FEISA / IAP 2008 66
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Definir el rango del papel
Con el mouse, arrastrar las celdas que desees que se impriman:
Men FormatoSeleccionarImprimir rangoSeleccionarDefinir
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Vista preliminar
En la vista previa se podr observar lo que has seleccionado para imprimir
Seleccionar los siguientes puntos en secuencia:Men ArchivoSeleccionarVista preliminar
En el ejemplo se puede observar que no cabe la informacin y el grfico en una
misma pgina:
FEISA / IAP 2008 68
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Solucin a ste problema:
Si deseas imprimir datos y grfico, en hojas separadas debers;
insertarsalto de pgina (ver pgina 70)
Si deseas imprimir datos y grficos en una misma hoja debers;
ajustar la escala (ver pgina 73)
FEISA / IAP 2008 69
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Salto de pgina
Como insertar salto de pgina
Clic en la columna que est al lado derecho de la columna donde se har un salto depgina (en el ejemplo la columna que separa los datos del grfico)
Men InsertarSeleccionarSalto manualSeleccionarSalto de columna
Automticamente queda una lnea de color azul, separando los datos de el grfico:
FEISA / IAP 2008 70
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Para verificar la impresin, realizar los pasos de Vista preliminar
Vista preliminar en el ejemplo despus de realizar el Salto de pgina (pgina 1 y 2):
FEISA / IAP 2008 71
Pgina 1
Pgina 2
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Si deseas eliminar el salto de pgina
Seleccionar con un clic nuevamente la columna en la cual realiz un salto de pgina
Men EditarSeleccionarEliminar salto manualSeleccionarSalto de columna
Automticamente la lnea de color azul, desaparece de la columna seleccionada:
FEISA / IAP 2008 72
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Como ajustar la escala de impresin
Para imprimir reduciendo o aumentando el tamao debers seleccionar lossiguientes puntos en secuencia:
Men FormatoSeleccionarPgina
Automticamente aparece la ventana Estilo de hoja:PredeterminadoSeleccionar la ventana HojaAjustarFactor de escala para elegir un porcentaje de impresin, por ejemplo; 80%Pulse Aceptar
FEISA / IAP 2008 73
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Para verificar la impresin realizar los pasos de Vista Preliminar
Vista preliminar en el ejemplo despus de Escala de impresin:
FEISA / IAP 2008 74
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Encabezamiento
Seleccionar los siguientes puntos en secuencia:
Men EditarSeleccionarEncabezamientos y pies de pgina
Seleccionar la ventana Encabezamiento
FEISA / IAP 2008 75
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Se muestran tres reas: rea izquierda, central y derecha
Para escribir en estas reas debers ubicar el cursor en cada rea, hacer un clic yluego escribirPuedes utilizarEncabezados Personalizados para agregar informacin. Los msutilizados son los siguientes:
Atributos de texto: para cambiar la fuente, el estilo y el tamao de la letra
Nombre de archivo: para que aparezca directamente el nombre del archivo en elrea que selecciones, presiona este cono
Pgina: para que aparezca el nmero de pgina que corresponde en el rea queselecciones, pulsa este cono
Cuando hayas terminado de escribir; pulsa Aceptar
Lo que escribas en cada rea no aparecer en la planilla en la que trabajes, pero s lo
vers cuando imprimas tu trabajo
FEISA / IAP 2008 76
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Pie de pgina
Seleccionar los siguientes puntos en secuencia:
Men EditarSeleccionarEncabezamientos y pies de pgina
Seleccionar la ventana Pie de pgina
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OpenOffice 2.x Gua de Calc
Se muestran tres reas: rea izquierda, central y derecha
Para escribir en estas reas debers ubicar el cursor en cada rea, hacer un clic y luegoescribirPuedes utilizarEncabezados Personalizados para agregar informacin. Los msutilizados son los siguientes:
Atributos de texto: para cambiar la fuente, el estilo y el tamao de la letra
Nombre de archivo: para que aparezca directamente el nombre del archivo en elrea que selecciones, presiona este cono
Pgina: para que aparezca el nmero de pgina que corresponde en el rea queselecciones, pulsa este cono
Cuando hayas terminado de escribir; pulsa Aceptar
Lo que escribas en cada rea no aparecer en la planilla en la que trabajes pero s lo