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LUZ JULIO & MALKA CUETO

1. INTRODUCCIÓN ....................................................................... 5

2. TABLA DE CONTENIDO

2.1 CAPITULO 1 LA EMPRESA ........................................... 6

2.2 CAPITULO 2 PLANEACIÓN ORGANIZACIONAL ........ 14

2.3 CAPITULO 3 MERCADEO .............................................. 19

2.4 CAPITULO 4 RECURSOS HUMANOS Y DE LA COMU-NICACION ORGANIZACIONAL...............................................

2.1.1 DEFINICION DE EMPRESA

2.1.2 TIPO DE ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL ........... 9

2.2.1 TRAMITES LEGALES

2.2.2 El ORGANIGRAMA EMPRESARIAL ....................... 15

2.2.3 LINEAMIENTOS ORGANIZACIONALES ................ 17

2.3.1 MERCADEO Y VENTAS

2.3.2 RECOMENDACIONES PARA EFECTUAR LAS

COMPRAS Y LAS VENTAS ..............................................

2.3.3 MERCADEO Y USO DE LAS TECNOLOGIAS DE

LA INFORMACIÓN ...........................................................

2.4.1 DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS

2.4.2 DE LAS FUNCIONES DEL AREA DE RECURSOS

HUMANOS

2.4.3 COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL ..................

2.4.4. REFERENCIA BLIOGRAFICA.................................

21

22

25

30

31

3

INTRODUCCIÓN

La Escuela de Administración & Gestión, en pro de fortalecer el espíritu emprendedor y de

creación de nuevas ideas de negocio, presenta una guía estratégica que permitirá conocer

las herramientas fundamentales para la estructuración de una organización de acuerdo al ser,

saber y saber hacer de nuestro estudiantes.

Por eso se tendrán en cuenta que tipo de organización conocimiento en contabilidad, adminis-

tración y comunicación para la optimización de los procederes, en busca de la

eficiencia, eficacia y efectividad.

Hoy en días las organizaciones buscan mejorar sus acciones y procederes para ser mas com-

petitivos, no olvidando esos riesgos organizacionales, que pueden empañar la rentabilidad y

su crecimiento, por eso hay que tener en cuenta las variables internas y externas, micro-am-

biente y macro-ambiente para el mejoramiento de las actividades.

Tomando como apoyo una planeación eficiente, efectiva y eficaz es necesario determinar que

variables afectan el desarrollo organizacional para minimizarlas y de esta forma cumplir a ca-

balidad los objetivos

trazados.

Es por esto que la guía de fortalecimiento organización y administrativo, contara con 4 capítu-

los que enmarcan el hacer empresarial de la microempresas de los egresados de la escuela

de administración y gestión y futuramente de toda la comunidad académica ITSA.

4

2.1 CAPITULO 1: LA EMPRESA

Con el desarrollo de este tema nos proponemos identificar las características del manejo em-

presarial en las unidades productivas a partir del conocimiento de lo que es una empresa,

como funciona y cuáles son los principios fundamentales que rigen una empresa.

2.1.1 DEFINICIÓN DE EMPRESA

¿QUÉ ES UNA EMPRESA?

Antes de intentar dar una definición, analicemos los siguientes dos ejemplos:

CASO 1 CASO 2

Manuel tiene un local donde produce zapatos.

Un día recibió un pedido de 200 pares

Recién en ese momento, se dio cuenta que tenía muy poco material en su almacén y por otra parte, poco dinero para comprarlo (por recientes gastos escolares)

Por ello, salió a conseguir el dinero que le faltaba, sin embargo nadie le prestó, pues tenía fama de no pagar.

Por esta razón perdió el contrato

Solo tuvo material para 50 pares de zapatos y decidió producir un modelo que a él le gustaba.

A la semana solo pudo vender 10 pares y ni recuperaba su inversión, pues la gente compraba otros modelos.

Julio tiene un local un poco más pequeño que el de Manuel , pero cuando uno entra a él se le ve más ordenado y por lo tanto, un poco más amplio.

Tiene un pedido de 180 pares de zapatos

Evaluando su stock se da cuenta que no tiene el material suficiente, por lo que recurre a sus fuentes de financiamiento para conseguir el dinero y comprar los insumos

Planifica su producción, asignando tareas a cada uno de sus operarios.

De esta manera cumple el pedido en el plazo establecido y con lo que le pagan compra materiales, es decir en vez de guardarlo en un banco, arriesga invirtiéndolo.

Inmediatamente, le hacen un nuevo pedido de 200 pares.

Evaluando nuevamente su stock, capacidad de financiamiento y capacidad de producción, decido producir por su cuenta.

También decide optimizar el uso de recursos, contratando un técnico para que te enseñe nuevos métodos de producción y así, reducir sus costos en los próximos pedidos.

5

Como podemos ver, los dos casos son diferentes:

En el primer caso observamos lo siguientes

• Al recibir el pedido no tiene reservas de materia prima.

• El dinero de la empresa lo utiliza en gastos familiares.

• No es sujeto de crédito.

• Produce lo que le gusta.

De lo que podemos concluir que

• El trabajo no está organizado.

• No hay como controlar nada.

• El trabajo se realiza conformo se va presentando .

• No interesan los gustos del consumidor.

• El local se ve ordenado

• Cumple con el pedido en el plazo previsto

• Apenas cobra, invierte su dinero ( compra materiales)

• Produce lo que el mercado le exige

• Se capacita con ayuda de un técnico

ESTO NO ES UNA EMPRESA

• Existe una organización del trabajo

• El trabajo se planifica antes de ejecutarse

• Existen sistemas de control

• Su objetivo es satisfacer las necesidades del consumidor

Ahora, observemos el segundo caso

De lo que podemos concluir que

ESTO SI ES UNA EMPRESA

Si bien observamos en ambos casos que se realiza una actividad productiva; en el primero, la

organización de los recursos o elementos se concentra fundamentalmente en la producción.

6

Mientras en el segundo caso la organización de sus actividades y recursos están en función

de la satisfacción de las necesidades del consumidor. Los recursos que se organizan en la

empresa son el Capital y el Trabajo.

Se conoce como capital todos aquellos recursos que se pueden traducir en dinero y que per-

miten que una empresa funcione Por ejemplo: Las maquinas, local, equipos y herramientas,

materia prima o insumos, dinero, crédito etc.

El trabajo es todo esfuerzo humano o actividad que se realiza en la empresa para producir y

vender un bien o servicio.

A partir del análisis de los casos podemos definir una empresa de la manera siguiente:

EMPRESA: Es la organización de los recursos Capital y Trabajo para producir un bien o

servicio que al ser vendido o colocado en el colocado en el mercado satisfaga

las necesidades del consumidor.

CÓMO FUNCIONA UNA EMPRESA:

Como vemos en el dibujo, organizados los recursos la siguiente actividad es la elaboración

del producto (bien o servicio) que dirigido al mercado a través de la venta, va a satisfacer las

necesidades del consumidor.

El ingreso por la venta deberá permitir recuperar el valor en dinero del capital y trabajo utiliza

7

dos en producir, es decir, pagar todos los costos, Además deberá generar un excedente que

llamamos Utilidad o Ganancia. Esta utilidad puede ser distribuida entre los propietarios o rein-

vertidos en la propia empresa.

La reinversión permite el crecimiento del capital en la empresa A todo este proceso que perma-

nentemente realiza la empresa se le denomina El ciclo de funcionamiento de la empresa.

2.1.2 TIPO DE ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL

Persona natural: En esta clasificación no existen opciones de empresa. Para un empren-

dedor es la mejor opción, ya que no tendrá que desplegar estructuras

jurídicas ni de administración complejas y responderá con su patrimonio

ante cualquier acción realizada.

Persona Jurídica: Para esta clasificación existen tipos de empresa clasificadas como so-

ciedades, estas son:

Se constituye mediante documento privado

ante Cámara de Comercio o Escritura Pública ante Notario con uno o más accio-

nistas quienes responden hasta por el monto del capital que han suministrado a

la sociedad.

Se debe definir en el documento privado de constitución el nombre, documento

de identidad y domicilio de los accionistas; el domicilio principal de la sociedad y

el de las distintas sucursales que se establezcan, así como el capital autorizado,

suscrito y pagado, la clase, número y valor nominal de las acciones representati-

vas del capital y la forma y términos en que éstas deberán pagarse.

La estructura orgánica de la sociedad, su administración y el funcionamiento de

sus órganos pueden ser determinados libremente por los accionistas, quienes

solamente se encuentran obligados a designar un representante legal de la com-

pañía. Su razón social será la denominación que definan sus accionistas pero

seguido de las siglas “sociedad por acciones simplificada”; o de las letras S.A.S.

a) Sociedad por acciones simplificadas:

8

b) Sociedad Limitada: Se constituye mediante escritura pública entre mínimo dos so-

cios y máximo veinticinco, quienes responden con sus respectivos aportes, y en

algunos casos según el Código de Comercio artículos 354, 355 y 357, se puede

autorizar la responsabilidad ilimitada y solidaria, para alguno de los socios.

Los socios deben definir en la escritura pública el tiempo de duración de la em-

presa y podrán delegar la representación legal y administración en un gerente,

quien se guiará por las funciones establecidas en los estatutos.

El capital se representa en cuotas de igual valor que para su cesión, se pueden

vender o transferir en las condiciones previstas en la ley o en los respectivos

estatutos. Cualquiera que sea el nombre de la sociedad deberá estar seguido de

la palabra “Limitada” o su abreviatura “Ltda” que de no aclararse en los estatutos

hará responsable a los asociados solidaria e ilimitadamente.

c) Empresa Unipersonal:

mo empresario mediante escritura o documento privado ante Cámara de Co-

mercio o ante notario con el debido reconocimiento de firma y contenido del do-

cumento. Basta con el Registro Mercantil para que sea una persona jurídica,

quien responderá limitadamente con los activos, cuotas de igual valor nominal,

descritos en el documento constitutivo. Corresponde al constituyente, administrar

la empresa o delegar a un tercero, caso en el cual, el empresario inicial no podrá

realizar actos ni contratos a nombre de la empresa unipersonal. Esta podrá tener

razón social seguida de la frase “Empresa Unipersonal” o su abreviatura “E.U” so

pena de que el empresario responda ilimitadamente con su patrimonio.

Es el individuo, una y solo una persona que se constituye co-

d) Sociedad Anónima:

cionistas quienes responden hasta por el monto o aporte de capital respectivo

que han suministrado para la sociedad. Se debe definir en la escritura pública el

tiempo de duración de la empresa y que lo hayan expresado en su documento de

Se constituye mediante escritura pública entre mínimo cinco ac-

9

fundación o estatutos.

La administración de ésta sociedad se desarrolla con la asamblea general de ac-

cionistas quienes definen el revisor fiscal y la junta directiva, quien a su vez define

al gerente, quien es la persona que asume la representación legal de la sociedad.

El capital se representa en acciones de igual valor que son títulos negociables,

todo ello es el capital autorizado y se debe aclarar cuánto de esto es capital sus-

crito y cuánto capital pagado. Su razón social será la denominación que definan

sus accionistas pero seguido de las palabras “Sociedad Anónima” o su abrevia-

tura “S.A.”

e) Sociedad Colectiva:

cios quienes responden solidaria, ilimitada y subsidiariamente por todas las ope-

raciones sociales. Cuando se constituye este tipo de sociedad, se debe definir

en la escritura pública el tiempo de duración de la empresa, el que deseen sus

socios, quienes a su vez podrán delegar la administración de la sociedad en otras

personas extrañas, pero perdiendo así la posibilidad de diligenciar o gestionar ne-

gocios. Cada socio deberá entregar sus aportes en capital, especie o con trabajo,

definiendo de ésta manera el capital social de la empresa, el cual no tiene ni un

mínimo ni un máximo según la ley comercial. Es importante saber que la razón

social de estas sociedades se forma con el nombre completo o solo apellido de

uno de los socios, seguido de la palabra “y compañía”, “hermanos” o “e hijos”.

Esto quiere decir que no podrá ir un nombre de un extraño en la razón social.

f) Sociedad Comandita Simple:

Se constituye mediante escritura pública entre dos o más so-

Se constituye mediante escritura pública entre uno o

más socios gestores y uno o más socios comanditarios o capitalistas. Los socios

gestores responden solidaria, ilimitada y directamente por las operaciones y los

socios capitalistas o comanditarios solo responden por sus respectivos aportes.

Cuando se constituye éste tipo de sociedad, se debe definir en la escritura pública

10

el tiempo de duración de la empresa. Solo los socios gestores podrán administrar

la sociedad o delegar esta administración en terceros, cosa que no podrán hacer

los socios capitalistas. Los socios capitalistas o comanditarios aportan capital

mientras los gestores aportan la administración de los capitales y el desarrollo de

los negocios.

Se debe tener claridad en la razón social de estas sociedades, la cual se forma

exclusivamente con el nombre completo o solo apellido de uno o más socios

colectivos comanditarios o gestores; seguido de la palabra “y compañía” o su

abreviatura “& Cia” y seguido de la abreviación “S. en C”.

Se constituye mediante escritura pública en-g) Sociedad Comandita por Acciones:

uno o más socios gestores y por lo menos 5 socios capitalistas o comandita-

rios. Los socios gestores responden solidaria, ilimitada y directamente por las

operaciones y los socios capitalistas solo responden por sus respectivos apor-

tes. Cuando se constituye éste tipo de sociedad, se debe definir en la escritura

pública el tiempo de duración de la empresa, solo los socios gestores podrán

administrar la sociedad o delegar esta administración en terceros, cosa que no

podrán hacer los socios capitalistas. El capital se representa en acciones de igual

valor, que son títulos negociables aportados por los capitalistas e inclusive por los

socios gestores, quienes separan su aporte de industria el cual no forma parte

del capital. Se debe tener claridad en la razón social de estas sociedades, la cual

se forma exclusivamente con el nombre completo o solo apellido de uno o más

socios colectivos, seguido de la palabra “y compañía” o su abreviatura “& Cia”

seguido en todo caso por las palabras “Sociedad en Comandita por Acciones” o

su abreviatura “SCA”.

Se constituye mediante escritura, acta de constitu-h) Empresa Asociativa deTrabajo:

11

ción o estatuto ante notario o juez con el debido reconocimiento de firma y conte-

nido del documento. Sus miembros serán mínimo tres y máximo diez si es para

producciones de bienes, pues si es una empresa de servicios sus socios serán

20 máximo. Todos ellos estarán representados por su aporte laboral y adicio-

nalmente en especie o bienes y responderán de acuerdo a la norma del Código

de Comercio. Particularmente ésta empresa constituida con su persona jurídica

debe registrarse ante el Ministerio de Protección Social. El tiempo de duración

debe estar claramente determinado y su capital esta expresado en aportes labo-

rales, de tecnología, propiedad industrial o intelectual debidamente registrada, en

activos y dinero. Será un director ejecutivo el representante legal de este tipo de

empresa y hará lo que le ordene los estatutos, creados por la junta de asociados,

a su vez la razón social debe acompañarse con la denominación “Empresa Aso-

ciativa de Trabajo”.

12

1. Nombre de la organización.

2. Consulta de Homonimia, se debe realizar la consulta del nombre, que se pretende dar a la

nueva organización, si el nombre de la organización ya existe, tendrán que reestructurar

este mismo.

3. Consulta de uso de suelo.

4. Consulta de antecedentes marcarios y registros de marcas a través del PAC de la Superin-

tendencia de Industria y Comercio.

5. Suscripción de minuta a través del portal Web.

6. Prescripción en el RUT.

7. Prescripción en el registro mercantil.

8. Matricula mercantil del establecimiento de comercio.

9. Pago de impuesto de registro.

10. Formalización del RUT.

11. Obtener el certificado de matrícula mercantil y de existencia y de representación legal.

12. Inscribir los libros propios de la sociedad no contables (Actas de junta directiva, de registro

de acciones).

13. Asignación del código de industria y comercio.

14. Notificación de apertura del establecimiento de comercio a planeación.

2.2 CAPITULO 2: PLANEACION ORGANIZACIONAL

2.2.1 TRAMITES LEGALES

La realización de esta documentación se debe hacer a través de la página web de los Centros

de Atención Empresarial de las Cámaras de Comercio. www.rue.com.co, www.crearempre-

sa.com.co, www.camarabaq.org.co

13

2.2.2 ORGANIGRAMA EMPRESARIAL

Un organigrama es un grafico que representa en forma detallada y jerárquica como se dis-

tribuyen las áreas, los cargos y las funciones en la empresa. El más común y conocido es el

organigrama piramidal.

El organigrama de la empresa sirve para:

ORGANIGRAMA EMPRESARIAL:

• Visionar en forma general la estructura de la empresa

• Mejorar y clarificar los roles de cada sección y actividades especificas.

• Conocer el departamento o sección de la empresa al que pertenece cada empleado.

• Entenderlosrolesyresponsabilidadesindividualesdelosempleados.

• Generar claridad sobre el orden jerárquico de la empresa.

AREA DE MERCADEO Y VENTAS:

Es el área de donde parte el negocio de la empresa o el proceso de producción, si es una em-

presa o el proceso de producción, si es una empresa industrial; tiene varias funciones:

• Estudiar los mercados : Proveedores, Clientes, Competencia.

• Estudiarelcréditoparalosnuevosclientes.

• Analizarlosproveedoresdemateriasprimaseinsumos.

14

AREA DE RECURSOS HUMANOS:

Donde se administra el personal de la empresa; tiene, entre otras, las siguientes funciones bá-

sicas:

• Contratación

• Nomina

AREA DE PRODUCCION:

Compuesta por dos departamentos:

• Diseño:Seencargadeactualizarlosestilosymodelosdeproductos o servicios que tiene la

empresa, con base en las investigaciones que realiza en el medio.

• Ensamble: Bajo cuya responsabilidad están el corte y el acomodo de los diferentes

componentes del producto, con base en los diseños recibidos

AREA DE CONTABILIDAD Y FINANZAS:

En esta área están concentrados todos los documentos y datos que se procesan, ejecutan o

reciben en la empresa. Es la sección donde se lleva en forma organizada toda la información,

la que servirá para elaborar los informes y obtener los datos con los cuales se debe determinar

el estado de la empresa. Tales documentos hace referencia a:

• Contabilidad,Costos y Presupuestos

• Finanzas.

15

En resumen, los planes de la empresa se deben integrar a cada una de estas áreas y funcio-

nes operativas.

En el desarrollo de la planeación se han de tener en cuenta los siguientes aspectos como

puntos de partida:

2.2.3 LINEAMIENTOS ORGANIZACIONALES

1. Misión:

Es el motivo, propósito, fin o razón de ser de la existencia de una empresa u organización

porque define:

1. lo que pretende cumplir en su entorno o sistema social en el que actúa,

2. lo que pretende hacer, y

3. el para quién lo va a hacer;

y es influenciada en momentos concretos por algunos elementos como: la historia de la

organización, las preferencias de la gerencia y/o de los propietarios, los factores externos

o del entorno, los recursos disponibles, y sus capacidades distintiva.

2. Visión:

Es una exposición clara que indica hacia dónde se dirige la empresa a largo plazo y en qué

se deberá convertir, tomando en cuenta el impacto de las nuevas tecnologías, de las nece-

sidades y expectativas cambiantes de los clientes, de la aparición de nuevas condiciones

del mercado, etc.

3. Objetivo General de la empresa:

Deben expresar las metas que se propone alcanzar la empresa a nivel global y a largo

plazo. Deben estar subordinados a la misión de la empresa, por su concreción se realizará

según la situación actual del entorno, y según también la situación actual e interna de la

empresa.

Es solo uno, y debe resumir lo que hace la empresa, sintetizar la razón de ser de la misma.

16

4. Objetivos Específicos:

Este punto se debe redactar asi:

a. Inicia con un verbo en infinitivo

b. Es corto, conciso, claro.

c. Está ubicado en el tiempo ( años, meses, días ,horas ) que se demorar la ejecución

del proyecto.

d. Esta localizado en un espacio geográfico determinado (La empresa, el área, el barrio,

la ciudad o el país) donde se realizar.

e. Es medible (Determinado por una cifra, un porcentaje, un numero o indicador), de

esta manera se puede evaluar su cumplimiento, su avance o retroceso.

5. Valores y principios :

Son pilares éticos sobre los que se asienta la cultura de nuestra empresa y nos permiten

crear nuestras pautas de comportamiento, No olvidemos que los valores son la perso-

nalidad de nuestra empresa y no pueden convertirse en una expresión de deseos de los

dirigentes, sino que tienen que plasmar la realidad. No es recomendable formular más de

6-7 valores principios si no, perderemos credibilidad. Responder a las siguientes preguntas

nos ayudara, a definir nuestros valores corporativos:¿cómo somos?, ¿en que creemos?.

6. Metas:

Las metas son objetivos a corto plazo. También son cuantificables y medibles y pueden ser

mensuales o hasta logros en el día a día. También tiene que estar alineado en el marco y

en el tiempo con el objetivo.

7. Políticas:

Es una declaración de principios generales que la empresa u organización se compromete

a cumplir. En ella se dan una serie de reglas y directrices básicas acerca del comporta-

miento que se espera de sus empleados y fija las bases sobre cómo realizar las activida-

des de la empresa.

17

El entorno ha cambiado. Es necesario y urgente que el empresario conozca y se apropie de

nuevas, modernas y más competitivas formas y mecanismos para realizar los negocios. No

sirve de nada conocer muy bien los productos, los clientes, los proveedores y la competencia

si no se toman decisiones sobre métodos y esquemas para el posicionamiento y permanencia

en el mercado. Métodos que exigen de la búsqueda y creación de ventajas competitivas o di-

ferenciadoras. Debe idear, consultar y mejorar para facilitar los negocios a los clientes actuales

y potenciales.

2.3 CAPITULO 3: MERCADEO

Se puede decir que el mercado es el lugar y el conjunto de transacciones, acuerdos o in-

tercambios de bienes y servicios entre compradores y vendedores. Implica que existe com-

petencia entre los participantes. El mercadeo, en cambio, es una serie de actividades que

realizan personas, empresas u organizaciones para estimular el intercambio y comercio de

mercancías, es decir, para estimular el mercado. También significa la realización de estu-

dios mediante diferentes métodos que conducen a tener claridad sobre algunos aspectos

del mercado y que ayudan en la toma de decisiones.

2.3.1 MERCADEO Y VENTAS

Un estudio de mercados tiene multiplicidad de aplicaciones pero, en términos generales,

sirve para conocer externamente aspectos relativos a los productos o servicios y explotar

mejor sus ventajas comparativas y competitivas. El estudio de mercados sirve para tomar

decisiones con menos posibilidades de error, en torno a los siguientes aspectos:

Diferencia entre mercado y mercadeo:

Estudio de Mercado:

• Pronostico de ventas, precios, calidades, condiciones de ventas

• Tipos de clientes, nichos de mercados preferencias del consumidor.

• Proveedores, competencia, productos, servicio, prospectiva del mercado.

18

Los estudios de mercados deben ser llevados a cabo en el área geográfica donde la empresa

ha de adelantar sus acciones, en os nichos de mercado donde se pretende impactar, acorde

con los productos o servicios que se comercializaran.

Los estudios de mercadeo se realizan tradicionalmente bajo una metodología directa, median-

te el muestreo, con la aplicación de encuestas el uso de la estadística. Esta técnica consiste

en efectuar el análisis tomando una muestra de la población (mínimo 25%) que se encuentra

en el radio de acción de la empresa; luego se resumen los datos mediante la elaboración de

tablas (tabular los datos) y se proyectan a la población total de interés. Este método es sencillo

y se puede consultar fácilmente en internet, donde aparecen, inclusive, los tipos de preguntas

que pueden utilizarse en la averiguación.

También existen otros métodos como los “paneles de consumidores” y la “observación directa”

• Los paneles de consumidores:

El empresario también puede acudir a otras fuentes de información relevante como base de

la investigación de mercados, son los datos externos. Las revistas especializadas, la prensa

económica, las investigaciones académicas, estudios contratados por entidades e institucio-

nes con competencia sectorial, entre otras, pueden ser un apoyo importante

Son grupos de compradores que se reúnen en un mismo sitio y a los cuales se les da

una degustación, se les presenta el producto, servicio o la empresa y se recogen sus

apreciaciones.

Es el análisis que se hace del comportamiento del consumidor, sus gustos y preferen-

cias. El investigador trata de deducir, entre otras cuestiones, por que el consumidor es-

coge una marca y no la otra, cual es su método de selección y que le llama la atención

en el exhibidor. Este método debe realizarse sin que el observador se dé cuenta, para

no afectar su comportamiento.

• La observación directa:

19

Los pasos para realizar una investigación de mercados

1. Definición del plan general de la investigación

2. Definición de los objetivos de la investigación

3. La investigación bibliográfica

4. Cuestionario de la encuesta

5. Prueba piloto

6. Personas que realizaran la encuesta

7. La encuesta

8. Tabulación de los datos

9. Interpretación de los datos

10. Toma de decisiones

2.3.2 RECOMENDACIONES PARA EFECTUAR LAS COMPRAS Y LAS VENTAS

Para las compras:

• Realizar tres cotizaciones antes de definira quien hacerlascompras.

• Someter las cotizaciones a un análisis previo: calidad, precios, tipos de productos res-

ponsabilidad, cumplimiento, tiempos de entrega, sistemas y plazos para pagos, siste-

mas de transporte, tiempo de abastecimiento, seguridad, posicionamiento de marca,

servicio postventa, capacidad técnica, capacidad financiera, garantías, seguridad y ubi-

cación.

• Evaluar periódicamente para verificar si el proveedor actual continua siendo el mejor.

• Conocer el Sistema de Información para Contratación Estatal SICE en el caso de los

mercados públicos; esto le permitirá clasificar sus compras y además venderles a los

entes del estado con la codificación adecuada.

• Realización de la cotización o preventa.

• Aceptación o confirmación de condiciones ( pedido de cliente).

Para las ventas:

20

• Cumplimiento de las condiciones por parte de ambos participantes (vendedor y

comprador) anticipos, créditos, pago de contado, etc.

• Facturación; según las normas , se expiden dos copias, mínimo; una parte el cliente

y otra para la contabilidad en la empresa

• Despacho o entrega de la mercancía

• Servicio posventa: consulta sobre la satisfacción del cliente.

El mercado ha dado un paso que obliga al empresario a comprenderlo y utilizarlo El comercio

electrónico rompe con las tradicionales esquemas de negociación y establece un nuevo marco

practico y jurídico para realizar negocios, por lo que es importante que cualquier empresario

que aspire a realizar negociaciones por este medio reciba una asesoría previa, dado que este

nuevo esquema no esta lo suficientemente reglamentado aun.

Las tecnologías de la información y la comunicación TIC son un conjunto de herramientas que

sirven como soporte de la información y canales de comunicación relacionados con el almace-

namiento, procesamiento y digitalización de datos. Las TIC hacen referencia a los dispositivos

electrónicos utilizados en comunicación. Actualmente son herramientas de uso disponible para

todo empresario.

El comercio electrónico (mercado virtual) tiene como fin generar relaciones a través de Inter-

net, en lugar de hacerlo, como tradicionalmente se ha hecho, por intercambios físicos direc-

tos. Ambas formas de relación. Virtuales y físicas directas-permiten a las empresas ser más

eficiente y flexibles en sus operaciones internas; mejoran la relación con los proveedores, y

permiten obtener mayores momentos positivos con los clientes cuando es posible optimizar

los procesos.

Por tales consideraciones, es pertinente hacer varias recomendaciones que el empresario

debe tener en cuenta para realizar comercio electrónico y hacer uso adecuado de las TIC:

2.3.3 MERCADEO Y USO DE LAS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION

21

La base para desarrollar el comercio electrónico consiste en dotarse de herramientas que

permitan transacciones accesibles legales y seguras, indispensables para tener una relación

empresa –cliente confiable. Para lograr este ambiente el empresario debe procurar que:

• Seguridad, desempeño, disponibilidad y logística

• Accesoauncorreoelectrónico

• Presencia en Internet

• Toda transacción cuenta con un mecanismo de protección razonable que impida que

terceras personas tengan acceso a la información que se transmite;

• Cuando los consumidores manifiesten que no desean recibir mensajes comerciales por

correo electrónico , respetar su decisión:

• Al momento de la negociación, incluir información suficiente sobre los términos, condi-

ciones y costos asociados con la operación de comercio electrónico que se inicia; de

este modo, permitirá a los consumidores tomar una decisión bien informada antes de

participar en la transacción.

• Para el pago, es muy importante proporcionar a los consumidores mecanismos segu-

ros y fáciles de usar

• Con respecto a la protección de los datos personales y comerciales de sus clientes,

brindarles garantía de confiabilidad. Solo utilizar dicha información para fines autoriza-

dos por ellos y permitidos por la ley

• Las personas le autoricen para recolectar y usar sus datos personales cuando se re-

quieran en otros espacios de la empresa.

• Con el fin de evitar perdida de información, realizar una copia de seguridad periódica.

• Actualice la información con frecuencia para que sea veraz y completa y;

• Cuando el cliente desee revisar y actualizar o retirar su información

personal, debe contar con el mecanismo conveniente para hacerlo confiadamente.

22

Pero lo anterior no es suficiente, el empresario debe tener algunos cuidados al momento de

realizar una venta por medios electrónicos:

• Confirmar cada paso del proceso de venta y la adecuada recepción del pedido.

• Expresar con claridad el tiempo límite para revocar el pedido.

Y al momento del pago electrónico, debe actuar con claridad:

• Especificarle al cliente la fecha exacta en la que se le cargara el cobro a su tarjeta de

crédito, brindarle otras posibilidades de pago.

• Usar un sistema seguro para el pago.

• Entregar la factura de compra

• Enviar por escrito el proceso de devolución y adjuntar la garantía del

producto.

• Anexar las instrucciones de uso, montaje y cuidados

• Avisarpreviamentesinosepuedecumplirconlostiemposdeentrega,y

• Asegurarse de que el cliente reciba el producto y se encuentre a gusto con el ( servicio

posventa)

Por lo último, cuando entregue el producto debe asegurarse de:

23

El área de gestión humana se ha convertido en un pilar fundamental en el manejo de las rela-

ciones laborales, el fortalecimiento de la cultura organizacional y la promoción de un excelente

clima laboral y organizacional.

Su aporte permite garantizar un personal idóneo y competente, capaz de aportar a la ejecu-

ción de la estrategia definida por la organización, desarrollar las competencias que aumenten

la productividad a través de programas de formación y entrenamiento de personal, desarrollar

actividades orientadas al bienestar de los colaboradores y de sus familias e integrar los aspec-

tos legales requeridos en salud ocupacional y seguridad industrial.

2.4 CAPITULO 4 DE LOS RECURSOS HUMANOS Y LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

2.4.1 DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS

2.4.2 DE LAS FUNCIONES DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS

Las responsabilidades del departamento de recursos humanos se definen, por tanto, en el

contexto descrito, independientemente del tamaño de la empresa y de quien asuma la tarea

central de garantizarlas:

PROCESO DE SELECCIÓN DE PERSONAL

1. Creación de perfiles ocupacionales. Estructurar cuales son las vacantes ofertada, con los

requisitos que necesitan para el puesto de trabajo.

2. Publicaciones de los perfiles ocupacionales en las páginas de las agencias de empleos:

apoyarse en las diferentes bolsas de empleo para la divulgación de las vacantes ofertadas.

3. Recopilación, estudio y selección de las hojas de vida: Recopilar las hojas de vida y com-

para el perfil ocupacional Vs perfil profesional

4. Pruebas psicotécnicas, técnicas y entrevistas: Las entrevistas le brindan la oportunidad de

demostrar su competencia ante el empleador, demodo que vale la pena estar bien prepa-

rado.

FUNCION 1: RECLUTAMIENTO Y SELECCION

24

El empleador está buscando lo que usted puede ofrecer a la compañía: sus aptitudes, habili-

dades, conocimiento y vitalidad.

• Cómo se entero de esta vacante?

• Hábleme de usted?

• Con quien vive?

• Qué hace sus padres y hermanos?

• Cuáles son sus metas en corto, mediano y largo plazo?

• Por qué desea trabajar aquí?

• Qué le puede aportar al puesto y a la organización?

• Por qué abandonó su último empleo?

• Por qué está buscando trabajo, tiene alguna necesidad en su actual labor?

• Qué ha hecho mientras estaba sin trabajo?

• Cómo se define en una sola palabra?

• Cuál es su punto más fuerte?

• Cuál es su punto más débil?

• Cuáles son sus expectativas respecto del salario?

Preguntas Frecuentes:

5. Selección del personal: Después de haber estudiado todos los perfiles y la realización de

la prubas psicotécnicas, se escogen a los candidatos para el puesto.

6. Pruebas médicas: Se realizan los exámenes médico de rutina: Visión, auditivo, gravidez,

VIH

7. Inducción y firma de contrato: Espacio donde oficialmente se da la bienvenida a los nue

vos colaboradores, presentar las condiciones, responsabilidades de los puestos y firma del

contrato.

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El responsable del área en la empresa es el encargado de realizar los contratos de trabajo,

Decide qué clase de contrato se considera mas conveniente para la empresa; esta puede ser

verbal o escrito, aunque para efectos de seguridad documental y de confiabilidad de los datos

que hacen parte del contrato laboral resulta mejor formalizarlo por escrito. Los contratos con

menores de 18 años deberán tener un permiso de la autoridad competente (inspector de tra-

bajo, inspector de policía, alcalde, padres)

De acuerdo con los criterios analizados, se podrá realizar alguno de los siguientes tipos de

contrato con el empleado:

FUNCION 2: CONTRATACION

• Termino fijo: Este tipo de contratos contempla una duración entre mínimo un día y máximo

tres años, según acuerden las partes. Es indispensable que el contrato quede por escrito;

debe respetar el rango de tiempo establecido por la Ley 50 de 1.9901, y para la termina-

ción del contrato se recomienda dejar por escrito el preaviso correspondiente de mínimo 30

días. Cuando el periodo de tiempo del contrato es inferior a un (1) año, el periodo de prue-

ba debe ser la quinta parte del tiempo acordado. Debe cumplirse el requisito de preaviso,

salvo si la duración es menor a treinta días. Este tipo de contrato puede ser renovado hasta

por tres (3) veces y por periodos iguales o superiores al inicial.

• Término indefinido: La característica principal de éste contrato es que no tiene fecha de

terminación. Las partes pueden darlo por terminado cuando lo decidan ya sea de manera

unilateral, o por falta grave al reglamento o normas internas de la Empresa, que amerite su

cancelación.

• Por aprendizaje: cuando se apoya con practicantes y la empresa los cobija con el 75% del

salario mínimo

• Prestación de servicios: este tipo de contrato laboral va de acuerdo a un tiempo estipulado,

con funciones y objetivo específico y el empleado debe asumir sus prestaciones sociales.

8. Tipos de Contrato:

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Realizar con el empleado una inducción adecuada. Antes de iniciar sus labores, es muy impor-

tante que se le haga una ordenada inducción en lo relativo a la empresa: presentar al personal,

hacer un recorrido por las instalaciones, darle a conocer el quehacer, la historia y el desarrollo

de la organización. Esto puede ayudar a mejorar sus labores e ingresar con un mayor sentido

de pertenencia de igual manera es conveniente pasar por la red interna un mensaje o comu-

nicado en el que se anuncia el nombre y la foto de las nuevas personas que ingresan a la

compañía y dándoles la bienvenida. Además, inducirlo en el cargo. Llevar al nuevo empleado

al puesto de trabajo y asignarle una persona para hacer el empalme y resolver las dudas; de

preferencia, quien realizaba anteriormente las labores que e desempeñara o alguien que co-

nozca bien el cargo.

9. Entrega de manual de funciones y procedimientos.

FUNCION 3: INDUCCION

Tanto el empresario como el responsable del área de recursos humanos deben conocer a ca-

balidad las reglamentaciones colombianas en materia salarial y de prestaciones sociales, esto

evitar posible sanciones

De igual se debe tener en cuenta que toda remuneración que se le asigne al empleado cons-

tituye salario, dado que el estipendio puede ser en dinero, en especie, mixto o salario integral.

Toda forma de pago deberá constar por escrito en el contrato:

FUNCION 4: PAGO DE PRESTACION SOCIALES

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28

El proceso de comunicación organizacional es vital dentro de una organización, consiste en

el proceso de emisión y recepción d mensajes dentro de una organización, desde información

interne y externa.

La organización distingue tres sistemas:

2.4.3 COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

• Operacionales: Se refiere a tareas u operaciones.

• Reglamentarios: Órdenes e instrucciones.

• Mantenimiento: Relaciones públicas,capacitación y publicidad.

La comunicación organizacional adquiere un carácter jerárquico, basado en órdenes, man-

datos, aceptación de políticas, protocolos organizacionales para engranar la comunicación

formal e informal con las actividades individuales para el cumplimiento eficiente de las metas

de acuerdo a una comunicación ascendente, descendente y horizontal.

1. Comunicación verbal

• Correo electrónico.

• Sistemas de informaciones de apoyo (carteleras, comunicaciones internas, volantes,

etc).

• Documentación con membrete.

• Comunicaciones ascendente, descendente y horizontal.

2. Comunicación no verbal.

• Buen uso del tono de voz.

• Manejo de la expresión corporal.

• Interpretación de símbolos representativos de la organización.

• Excelente presentación personal.

• Uso de las tecnologías de la información (computadores, telefonía móvil, Tablet, portá-

tiles)

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• Agencia Alemana para la cooperación Técnica (GTZ) (2003).

Guía de Buenas prácticas de Gestión Empresarial para Pequeñas y Medianas Empresa.

• CulturaE.2010“Autodiagnósticos para emprendedores”

• Universidad Nacional Abierta y a Distancia (UNAD) (1992) El procesoadministrativo, 2a

Ed., Bogota, DC; UNAD.

2.4.4 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

SITIOS RECOMENDADOSPáginas web para consulta sobre diversos temas relacionados con las microempresas:

Organismos Internacionales:

• Banco Interamericano de Desarrollo (BID) www.iadb.org/int/sta/SPANISH/staweb

• Comisión Económica para Latinoamericana y el Caribe: www.eclac.org

• TheBenchmarkingExchangewww.benchnet.com.

• Organización Mundial del Comercio (OMC) : www.wto.org

Organismos Nacionales:

• Corporación para el desarrollo de las microempresas – Interactura: www.interacturar.org.co

• Direccion de Impuestos y Aduanas Nacionales ( DIAN) www.dian.gov.co

• Fondo Emprender: www.fondoemprender.com

• Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) www.sic.gov.co