guía a blueworks
TRANSCRIPT
Gua Blueworks Objetivo: Capacitar al personal para utilizar blueworks cmo una herramienta en la organizacin de su proceso. Contenido:1. Para que sirve blueworks? 2. Qu significan los campos dentro de las cajas? 3. Ejemplo de un diagrama del proceso y procedimiento correcto.
Para que sirve blueworks?En Efinfo se utiliza blueworks para generar 2 documentos:1. Diagrama del proceso o procedimiento 2. Proceso o Procedimiento
El diagrama del procedimiento tiene 3 funciones:1. Ordenar el flujo de trabajo 2. Determinar las actividades que debe realizar cada persona involucrada en
el proceso.3. Dividir el proceso en etapas.
El proceso o procedimiento tiene 2 funciones:1. Dar un reporte detallado de quien va a realizar cada actividad. 2. Hacer una cronologa de cmo llevar a cabo el proceso o procedimiento.
El encargado de Alfresco debe asegurarse que su procedimiento tenga estos documentos actualizados. Caso contrario, el encargado de Alfresco debe:
1. Solicitar al rea de calidad, por medio de un bug, apoyo para actualizar o
modificar estos documentos.2. Completar los formatos que le envi el rea de calidad. 3. Revisar el diagrama del proceso y el procedimiento que le entregue el rea
de calidad.4. Pasar estos documentos por el ciclo de trabajo de Alfresco. 5. Una vez que los documentos estn en el espacio Aprobados, pedir una
clave al gerente de proyectos.6. Publicar estos documentos.
Qu significan los campos dentro de las cajas?
Business Owner(s)
Expert(s)
System(s)
Input(s)Bug de peticin de planeacin de proyecto
Output(s)
.
Problem(s)Severity Frequency
La metodologa la desconocen los involucrados
Attachment(s) There are currently no files attached.
Una caja cmo la anterior representa una actividad del proceso. Business Owner: Personas responsables de la actividad. Experts: Gente que puede ser consultada sobre esa actividad. Systems: Tecnologa o dispositivos necesarios para realizar la actividad. Inputs: Formatos o informacin necesaria para iniciar la actividad. Problems: Los obstculos comunes que se generan en esta actividad. Outputs: Informacin generada por est actividad
Ejemplo de un procedimiento correcto.Procedimiento de planeacin de proyectoLos objetivos de la planeacin de proyectos son los siguientes: Definicin del concepto bien, regular o mal en un proyecto: Bien: 90% de las actividades estn terminadas en el tiempo programado Regular: 50% al 89 % de las actividades estn terminadas en el tiempo programado Mal: 50% o menos de las actividades estn terminadas en el tiempo programado * Que el 85% de los proyectos cuyo lder de proyecto pertenezca a la direccin de
ingeniera estn dentro del rango "bien" semana a semana. * Que el 70% de los proyectos cuyo lder de proyecto pertenezca a la direccin de Comercial estn dentro del rango "bien" semana a semana. * Que el 70% de los proyectos cuyo lder de proyecto pertenezca a la direccin de RH y Admn. estn dentro del rango "bien" semana a semana. * Que el 80% de los proyectos cuyo lder de proyecto pertenezca a la direccin de Operaciones estn dentro del rango "bien" semana a semana.
Business Owner(s)Gerente de Projectos
Expert(s)
System(s)
Input(s)
Bug de peticin de planeacin de proyecto
Output(s)
.
Problem(s)Severity Frequency
La metodologa la desconocen los involucrados
Attachment(s)
There are currently no files attached.
1. Planeacin de proyecto La importancia de la planeacin de un proyecto radica en: - Determinar los recursos que estarn involucrados en el proyecto - Determinar las actividades que se necesitan llevar a cabo para la realizacin del proyecto - Determinar el tiempo de cada actividad - Determinar los entregables del proyecto
Business Owner(s)Gerente de Proyectos
Expert(s)
System(s)
Input(s)Mind map de primeras ideas
Output(s)
.
Problem(s)Severity Frequency
Hay muchas actividades que requieren que se involucre a ms de una persona
Attachment(s) There are currently no files attached.
1.1. Hacer planeacin de proyecto de acuerdo a la duracin
El lder de proyecto debe de consultar el Instructivo de planeacin de proyecto EF - IN - GP - 02 para determinar de acuerdo a la duracin de que forma planear su proyecto con un P1P o un bug en bugzilla peticiones. El instructivo se encuentra en la siguiente ruta en Alfresco: Eficiencia Informativa > Procesos > [PS] Gestin de proyectos > Definicin > Instructivos >Publicados
ParticipantPatrocinador de Proyecto
Business Owner(s)
Expert(s)
System(s)
Input(s)Mind map de primeras ideas
Output(s)
.
Problem(s)Severity Frequency
No tener claros los objetivos del proyecto
Attachment(s) There are currently no files attached.
1.2. Hacer mind map de primeras ideas del proyecto
El lder de proyecto hace un resumen de los antecedentes y las actividades ms importantes del proyecto, para justificar la importancia del proyecto. El resumen se debe de elaborar de acuerdo al instructivo EF IN GP 01 que se encuentra en Alfresco en el espacio: Eficiencia Informativa > Procesos > [PS] Gestin de proyectos > Definicin > Instructivos >Publicados
ParticipantAdministrador del proyecto
Business Owner(s)
Expert(s)
System(s)
Input(s)Bug en peticiones de idea de proyecto
Output(s)
.
Problem(s)Severity Frequency
No tener claros los objetivos
Attachment(s) There are currently no files attached.
2. Aprobacin del proyecto El gerente de proyectos o el director de ingeniera, solicitan a la junta de direccin la aprobacin nuevos proyectos.
Business Owner(s)Direccin General
Expert(s)
System(s)
Input(s)
Output(s)
.
Problem(s)
Attachment(s) There are currently no files attached.
2.1. Aprobacin por parte de Direccin
El gerente de proyectos o el director de ingeniera presentan semana a semana en el tablero de control de los proyectos que estn pendientes de comenzar la ejecucin, la junta de direccin aprueba o no los proyectos que pueden comenzar. ** Parte del proceso de gestin del portafolio de proyecto
ParticipantDirector general
Business Owner(s)
Expert(s)
System(s)
Input(s)Proyectos planeados
Output(s)
.
Problem(s)Severity Frequency
La revisin de planes de proyecto no se lleva a cabo semana a semana
Attachment(s) There are currently no files attached.
2.2. Subir documento de proyecto a Alfresco
Una vez aprobado o no por la direccin, el gerente de proyectos sube a Alfresco el documento de planeacin de proyecto a en ejecucin o rechazado y se especializa el documento con propiedades y categoras. Consultar el Instructivo de modelo de contenido de espacios de proyectos - EFIN-GP-04: Eficiencia Informativa > Procesos > [PS] Gestin de proyectos > Definicin > Instructivos >Publicados
ParticipantGerente de Proyectos
Business Owner(s)
Expert(s)
System(s)
Input(s)Charter de proyecto planeado
Output(s)
.
Problem(s)Severity Frequency
El lder de proyecto desconoce el espacio en el que se clasifica el proyecto
Attachment(s) There are currently no files attached.
2.3. Se aprueba para ejecucion?
La junta de direccin general decide si se aprueba el proyecto o no.
Business Owner(s)Direccin
Expert(s)
System(s)
Input(s)Charter de proyecto planeado
Output(s)
.
Problem(s)Severity Frequency
No se llevan a cabo las reuniones de aprobacin de proyectos del gerente de proyecto o director de ingeniera con la direccin general
Attachment(s) There are currently no files attached.
3. Ejecucin del proyecto En la ejecucin de un proyecto, el lder de proyecto supervisa que todas las actividades se realicen conforme a lo planeado en tiempos y en entregables.
Business Owner(s)Lder de proyecto
Expert(s)
System(s)
Input(s)
Output(s)
.
Problem(s)Severity Frequency
El lder de proyecto monitorea las actividades conforme a las fechas planeadas
Attachment(s) There are currently no files attached.
3.1. El proyecto se puede realizar en fases?
3.2. .
3.3. Crear bug de proyectos
ParticipantGerente de Proyectos
Business Owner(s)
Expert(s)
System(s)
Input(s)Propuesta de proyecto aceptada
Output(s)
.
Problem(s)
Attachment(s) There are currently no files attached.
3.4. Actualizar actividades en Bugzilla
El Gerente de Proyectos es el responsable de dar de alta el bug correspondiente al proyecto contemplando las actividades a realizar as como las fechas de entregas de las mismas en el sistema de gestin de proyectos en la siguiente ruta: http://op.efinf.com/proyectos/
ParticipantLder de proyecto
Business Owner(s)
Expert(s)
System(s)
Input(s)P1P de proyecto
Output(s)
.
Problem(s)Severity Frequency
No estimar el tiempo de cada actividad
Attachment(s) There are currently no files attached.
3.5. Reunin de seguimiento del proyecto
El lder de proyecto y el gerente de proyectos o director de ingeniera, llevan a cabo una reunin semanal, para actualizar las actividades del P1P o el bug de peticiones y revisar si los participantes estn actualizando sus actividades.
ParticipantLder de proyecto
Business Owner(s)
Expert(s)
System(s)
Input(s)P1P de proyecto
Output(s)
.
Problem(s)Severity Frequency
Que se suspenda la reunin por carga de trabajo de los lderes de proyecto
Attachment(s) There are currently no files attached.
3.6. Actualizar actividades en bugzilla y en P1P
P1P:
Se descarga la ltima versin del charter de Alfresco y se actualizan las actividades BP: Se consulta una bsqueda, seleccionando el producto (nombre del proyecto) y se revisan los estatus, las fechas de inicio y fin, y las horas trabajadas en cadaactividad.
ParticipantLder de proyecto
Business Owner(s)
Expert(s)
System(s)
Input(s)
P1P
Output(s)
.
Problem(s)Severity Frequency
Los participantes no actualizan las horas que han invertido en la actividad
Attachment(s) There are currently no files attached.
3.7. Actualizar el P1P o bug con las fechas de ejecucin
Cuando la Direccin General autoriza el proyecto, el gerente de proyecto junto con el lder de proyecto agregan las fechas en las que va a iniciar y concluir el proyecto.
ParticipantGerente de Proyectos
Business Owner(s)
Expert(s)
System(s)
Input(s)Charter de proyecto planeado
Output(s)
.
Problem(s)Severity Frequency
El lder de proyecto no estima las fechas correctamente, ya que estas se deben de consultar con los participantes que realizaran las actividades
Attachment(s) There are currently no files attached.
3.8. Actualizar versin en Alfresco
El lder de proyecto o gerente de proyecto actualiza la versin en Alfresco.
ParticipantLder de proyecto
Business Owner(s)
Expert(s)
System(s)
Input(s)P1P planeado
Output(s)
.
Problem(s)Severity Frequency
No subir las versiones de los ltimos cambios a Alfresco
Attachment(s) There are currently no files attached.
4. Reportes El gerente de proyectos o director de ingeniera, reportan semanalmente a la junta de direccin los avances de cada proyecto por rea.
Business Owner(s)Administrador del proyecto
Expert(s)
System(s)
Input(s)
Base de datos de Bugzilla Proyectos
Output(s)
.
Problem(s)Severity Frequency
El reporte de portafolio de proyectos no se actualiza semanlmente
Attachment(s) There are currently no files attached.
4.1. Tablero de control de proyectos
El gerente de proyectos actualiza el reporte de tablero de control de los proyectos de Bugzilla Proyectos y Bugzilla Peticiones. Los reportes semanales se encuentran en la siguiente ruta de Alfresco:Eficiencia Informativa > Juntas > Minutas Direccin General > Aprobadas > 01 EF-MA-IS-01-20100813.xlsx
Participant
Gerente de Proyectos
Business Owner(s)
Expert(s)
System(s)
Input(s)Proyectos de Bugzilla Proyectos
Output(s)
.
Problem(s)
Attachment(s) There are currently no files attached.
4.2. El Proyecto est concluido?
GlossaryParticipants, Business Owners, ExpertsValue Administrador del proyecto Direccin Direccin General Director de Ingeniera Director general Gerente de Proyectos Lder de proyecto Patrocinador de Proyecto Description
Inputs, OutputsValue Actualizacin del plan de proyecto Aprobacin de charter Base de datos de Bugzilla Proyectos Bug de Bugzilla Proyectos Bug de Bugzilla Proyectos Actualizado Bug de peticin de planeacin de proyecto Bug de proyectos creado Bug en peticiones de idea de proyecto Bsqueda de actividades de proyecto en Bugzilla Proyectos Charter de proyecto Charter de proyecto clasificado en ejecucin Charter de proyecto clasificado en rechazado Charter de proyecto planeado Description
Charter de proyecto planeado con fechas Mapa con las primeras ideas y objetivos del proyecto en Alfresco Mind map de primeras ideas P1P P1P actualizado P1P de proyecto P1P planeado Propuesta de proyecto aceptada Proyectos aprobados Proyectos de Bugzilla Peticiones Proyectos de Bugzilla Proyectos Proyectos planeados Reporte de portafolio de proyectos Tablero de contro de proyectos
SystemsValue Alfresco Archivo de semaforos de excel Bug de Bugzilla Peticiones Bugzilla Peticiones Bugzilla Proyectos Charter Excel P1P Plantilla en excel Tablero de control de proyectos en excel XMind Description
ProblemsValue Diversas formas de comunicar las ideas del proyecto El gerente de proyectos no monitorea el Description
proyecto semana a semana El lder de proyecto desconoce el espacio en el que se clasifica el proyecto El lder de proyecto monitorea las actividades conforme a las fechas planeadas El lder de proyecto no estima las fechas correctamente, ya que estas se deben de consultar con los participantes que realizaran las actividades El lder de proyecto no estimas las horas correctamente de cada actividad, ya que estas se deben de consultar con los participantes que realizaran las actividades El reporte de portafolio de proyectos no se actualiza semanlmente Falta de entendimiento de metodologa Hay muchas actividades que requieren que se involucre a ms de una persona La metodologa la desconocen los involucrados La revisin de planes de proyecto no se lleva a cabo semana a semana Los participantes no actualizan el estado de la actividad Los participantes no actualizan las horas que han invertido en la
actividad No estimar el tiempo de cada actividad No ingresar las actividades y que los participantes no sepan las actividades que les corresponde realizar No programar nuevamente la reunin No se copia a los responsables en el bug de proyectos No se llevan a cabo las reuniones de aprobacin de proyectos del gerente de proyecto o director de ingeniera con la direccin general No se siguen los pasos establecidos de la metodologa No subir las versiones de los ltimos cambios a Alfresco No tener claros los objetivos No tener claros los objetivos del proyecto No toda la empresa tiene conocimiento del mtodo de administracin de proyectos No todos los involucrados estn enterados Que se suspenda la reunin por carga de trabajo de los lderes de proyecto Se sabe que hay que hacer una mejora, pero cada rea hace un esfuerzo aislado