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GUÍA PARA LA IMPLANTACIÓN

DE UN SISTEMA DE TRAZABILIDAD

DE LA MADERA EN EMPRESAS DEL

SECTOR PASTERO-PAPELERO





MARZ0 2004

Asociación Nacional de Fabricantesde Pasta, Papel y Cartón

Alcalá, 85 - 4º 28009 Madrid Tel.: 91 576 30 03 Fax: 91 577 47 10 e-mail: [email protected] www.aspapel.es

Asociación Española de Fabricantes de Pasta, Papel y Cartón

Av. Baviera, 15 28028 Madrid Tel.: 91 576 30 03 Fax: 91 577 47 10 e-mail: [email protected] www.aspapel.es









MARZ0 2004

Asociación Nacional de Fabricantesde Pasta, Papel y Cartón

Alcalá, 85 - 4º 28009 Madrid Tel.: 91 576 30 03 Fax: 91 577 47 10 e-mail: [email protected] www.aspapel.es

Asociación Española de Fabricantes de Pasta, Papel y Cartón

Av. Baviera, 15 28028 Madrid Tel.: 91 576 30 03 Fax: 91 577 47 10 e-mail: [email protected] www.aspapel.es

Guía para la implantación de un sistema de trazabilidad de la madera en empresas de sector pastero-papelero 3

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0ÍNDICE

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26Edita: ASPAPEL - Asociación Española de Fabricantes de Pasta, Papel y Cartón

D.L.: M-14.920-2004

Diseño: Jasten Fröjen

1. INTRODUCCIÓN

2. GENERALIDADES

3. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN

4. DOCUMENTOS A CONSULTA

5. DEFINICIONES

6. METODOLOGÍA PARA CONSTRUIR UN SISTEMA DE CADENA DE CUSTODIA

6.1. CONSIDERACIONES GENERALES 11

6.2. PRIMERA ETAPA: DEL BOSQUE A LA INDUSTRIA 12

6.2.1. ASPECTOS GENERALES 12

6.2.2. CONTROL DEL INVENTARIO DE MATERIA PRIMA CERTIFICADA 12

6.2.3. TRAZABILIDAD DE LA MATERIA PRIMA CERTIFICADA 12

6.2.4. COEFICIENTES DE CONVERSIÓN Y RENDIMIENTOS 15

6.3. SEGUNDA ETAPA: DE LA INDUSTRIA HASTA EL PRODUCTO FINAL 15

6.3.1. INTEGRACIÓN DEL SISTEMA DE CADENA DE CUSTODIA 15

CON ISO 9001 E ISO 140016.3.2. INTEGRACIÓN CON UNE-EN ISO 9001:2001 15

6.3.3. INTEGRACIÓN CON UNE-EN ISO 14001:1996 17

6.3.4. DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CADENA DE CUSTODIA 19

7. AUDITORIAS DEL SISTEMA DE CADENA DE CUSTODIA

8. ETIQUETADO EN EL SISTEMA DE CADENA DE CUSTODIA

ANEXOS

Guía para la implantación de un sistema de trazabilidad de la madera en empresas de sector pastero-papelero 54 Guía para la implantación de un sistema de trazabilidad de la madera en empresas de sector pastero-papelero

Con la preocupación de la sociedad por la preservación del Medio a partir delos años 60, se inicia en las décadas de los 70 y 80 la creciente voluntad de asumirla variable ambiental como complemento de la social y la económica, dando lugar,con el paso del tiempo al concepto de desarrollo sostenible.

Como lógica consecuencia de esta preocupación por el desarrollo sostenible,el concepto de persistencia de la masa forestal en la Ordenación se convirtió en elconocido término de gestión forestal sostenible. Y con esta designación, pocosaños después, a finales de los 90, empezó a adquirir relevancia la certificaciónforestal.

La certificación forestal es un proceso por el que una tercera parte indepen-diente y acreditada, asegura por escrito que una gestión, o un producto, se ajustaa los requisitos especificados de sostenibilidad forestal, o ese producto procede deun bosque gestionado de forma sostenible.

Así la certificación forestal como herramienta de promoción de la gestiónforestal sostenible, vincula el comercio de los productos forestales, es decir, su eti-quetado, con la gestión sostenible de los bosques de los que proceden.

La certificación forestal engloba la certificación de la gestión forestal y la certi-ficación de los productos de origen forestal, es decir, su trazabilidad y que tiene suorigen en un bosque gestionado de forma sostenible, término también conocidocomo cadena de custodia, o cadena de responsabilidad. En el primer caso se cer-tifica la sostenibilidad forestal de la propia gestión y en el segundo se certifica elseguimiento (o trazabilidad) en la elaboración a partir de la madera en rollo de undeterminado producto: celulosa, papel, muebles, juguetes, etc, es decir, su origensostenible.

Los diversos sistemas de certificación contemplan también la certificación de latrazabilidad de la madera, desde el aprovechamiento forestal hasta que el produc-to llega al consumidor final. Así se garantiza que la fibra de madera del productoen cuestión procede de un bosque gestionado de forma sostenible.

1INTRODUCCIÓN

6 Guía para la implantación de un sistema de trazabilidad de la madera en empresas de sector pastero-papelero

La fibra de madera certificada, o productos de madera procesados comomateria prima certificada, están expuestos, desde el bosque hasta el consumidorfinal, a la posibilidad de mezclarse con madera no certificada, por lo que se hacenecesario disponer de un sistema seguro de control, que determine el segui-miento de la madera desde el bosque hasta el consumidor final, incluyendo todoslos puntos intermedios en donde se manipule la madera o el producto, con el finde conseguir que el flujo de madera certificada no se entremezcle con madera nocertificada.

Este sistema de control se conoce como trazabilidad de la madera o Cadenade Custodia (CdC), el cual vigila que en todas las etapas de manipulación, trans-porte, almacenamiento y producción, no se produzca entremezclado alguno conmateria prima no certificada, asegurando de esta forma al consumidor final que elproducto que consume proviene de un bosque gestionado de forma sostenible.

Por tanto, la Cadena de Custodia va a ser un instrumento que garantiza el vín-culo entre el bosque certificado y el comprador, y en el caso que nos ocupa, entreel bosque, la instalación pastero-papelera y el consumidor de pasta de papel opapel certificado.


2GENERALIDADESY por esta razón se hace necesario contar con un sistema de control -la cadena de custo-

dia- que vigile que en las diferentes etapas de aprovechamiento, manipulación, transporte,transformación y almacenamiento, asegure al consumidor final que el producto que consumeproviene de un bosque en donde se asegura la gestión de su sostenibilidad.

Desde del punto de vista de las industrias forestales y en concreto de la industria de pasta,papel y cartón, resulta prioritario a efectos de certificar su producto, resolver los aspectosdiferenciadores de los sistemas de certificación y contar con unas directrices focalizadas en lacadena de custodia que resuelvan la problemática de disponer en el parque madera suminis-trada con sellos de distintos sistemas de certificación y madera no certificada.

Con esta Guía se propone resolver esta problemática y facilitar la implantación a todasaquellas instalaciones fabriles del sector pastero papelero, con un método común, un siste-ma de gestión que contempla esa trazabilidad, es decir, la cadena de custodia de la materiaprima adquirida en un aprovechamiento maderero certificado.

La Guía no puede considerarse como una norma o una Reglamentación, pero sí comoun conjunto ordenado de directrices generales de aplicación, obtenidas por la experiencia,un método que unifica en lo que se refiere a la cadena de custodia los sistemas de certifi-cación forestal actualmente operativos, y que se ha diseñado de tal forma que la organiza-ción pueda incluir los requisitos específicos exigidos por un Sistema de Cadena de Custodiaen su Sistema de Gestión de Calidad (basado en la norma UNE-EN ISO 9001:2000) o deGestión Medioambiental (basado en la norma UNE-EN ISO 14001:96).

Se trata de un primer paso con la intención de servir de herramienta a cada empresa delsector para elaborar, implantar, revisar y mantener al día un Sistema de Cadena de Custodiapropio, adaptado a sus necesidades y realidades.

1. INTRODUCCIÓN

8 Guía para la implantación de un sistema de trazabilidad de la madera en empresas de sector pastero-papelero Guía para la implantación de un sistema de trazabilidad de la madera en empresas de sector pastero-papelero 9

3OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN

Esta Guía tiene por objeto facilitar al sector pastero-papelero la implantación deun sistema de gestión de trazabilidad de la madera certificada que asegure en suorganización la Cadena de Custodia de la materia prima adquirida en un aprove-chamiento maderero certificado, utilizada para producir un producto procedentede esa madera.

La Guía está diseñada de tal forma que la organización pueda incluir los requi-sitos específicos exigidos por un Sistema certificación de la Cadena de Custodiaen su propio Sistema de Gestión de Calidad (basado en la norma UNE-EN ISO9001:2000) o de Gestión Medioambiental (basado en la norma UNE-EN ISO14001:96).

La Guía ha sido elaborada de una forma genérica, e incluye actividades genera-les que se pueden realizar en cualquier instalación de producción de pasta de papel,con producción final de papel o no, así como cartón.

La Guía incluye, en algunos puntos, ejemplos de cómo se debería aplicar elSistema certificación de la Cadena de Custodia; por lo que es preciso considerarlosmeramente como modelos y con carácter únicamente ilustrativo.

Para el desarrollo de esta Guía se han diferenciado en el Sistema de certifica-ción de la Cadena de Custodia dos etapas:

Primera etapa, desde el bosque certificado hasta el parque de madera dela industria pastero-papelera.

Segunda etapa, desde el parque de madera de la industria pastero-papele-ra hasta la obtención del producto final (pasta o papel o cartón).

En la presente Guía, en consecuencia, se diferenciará entre ambas etapas.

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4DOCUMENTOS A CONSULTA

UNE-EN ISO 9001:2000: Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos (ISO 9001:2000)

UNE-EN ISO 14001:1996: Sistemas de gestión Medioambiental.Especificaciones y directrices para su utilización (ISO 14001:1996)

Documento Técnico Marco del Consejo del PEFCC.

Sistema Español de Certificación Forestal PEFC (PEFC-España)

Certificación de la Cadena de Custodia. (RNT, Costa Rica)

Cadena de Custodia: Manual de aplicación de procedimientos para lacertificación. (CFV, Bolivia)

Documento de información general sobre los procedimientos de laCadena de Custodia PEFC para la madera en rollo. (Mesa Intersectorial de la Madera en Euskadi)

Política del FSC sobre Declaraciones Basadas en porcentajes. (15 de mayo de 2000)

Estándar PSC de cadena de custodia para material y productos de chipsy fibra. FSC- STD-40-001 (borrador 4.0) (3 de julio de 2003)

Chain of Custody Certification Guidelines and Standars. SmartWood(Agosto 20003)

Guiadance to implementing Chain of Custody requeriments. (Diciembre 2002)

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6METODOLOGÍA PARA CONSTRUIR UN SISTEMA DE CADENA DE CUSTODIA


5DEFINICIONES

Para los fines de esta Guía son de aplicación lasdefiniciones contenidas en las Norma UNE-ENISO 9001:2000 y UNE-EN ISO 14001:1996, ade-más de:

Cadena de Custodia: Conjunto de cambiosde estado de productos forestales y productosderivados de los mismos, durante la sucesiónde las operaciones de aprovechamiento fores-tal, transporte, transformación y distribucióndesde el bosque hasta su uso final. Ademaseste proceso permite realizar el seguimiento yel correspondiente control de los productos alo largo de la cadena de custodia tanto en latransformación como en el suministro, desdesu origen en el bosque hasta su consumo final.

Bosque sostenible: Los bosques y las áreasforestales manejados de forma tal y a un ritmoque manteniendo la biodiversidad, productivi-dad, capacidad de regeneración, utilidad ypotencialidad puedan satisfacer ahora y en elfuturo las necesidades cumpliendo con susfunciones ecológicas, económicas y sociales.

Certificado de Cadena de Custodia: Docu-mento realizado por una tercera parte inde-pendiente y acreditada que confirma el origende la materia prima maderera y los productosderivados de la misma. Con este documento,un productor o comerciante puede comprobarque la materia prima maderera utilizada en losproductos, proviene de bosques certificados.

Gestión Forestal Sostenible (GFS): Manejo

y uso de los bosques y de las tierras fo-resta-les, de tal forma y a tal ritmo que sea posiblemantener su diversidad biológica, productivi-dad, capacidad de regeneración, vitalidad ypotencial para satisfacer, ahora y en el futuro,las funciones ecológicas, económicas y socialescorrespondientes, a escala local, na-cional ymundial, sin causar daños a otros ecosistemasforestales.

Etiqueta: Sello que indica determinados aspec-tos de un producto.

Etiquetado: Uso de sellos en los productos(en o fuera de los mismos) con el fin de comu-nicar sus propiedades.

Rematante: Persona a quien se le adjudica lamadera en una subasta o venta directa.

Trazabilidad: Capacidad de reconstruir la his-toria, aplicación o localización de una entidadmediante identificaciones registradas. En rela-ción con un producto puede referirse a:- Origen de sus componentes- Historia de los procesos aplicados al producto- Distribución y localización del producto

después de la entrega

Media rodante: Cantidad de producto fabri-cado en un determinado período de tiempo.

Lote: Conjunto identificable de productos fabri-cados durante una parte específica de un proce-so de producción. (Definición del FSC).

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6.1. CONSIDERACIONES GENERALES

La complejidad del sector forestal, y especial-mente en el abastecimiento de materia prima delsector de la transformación de la madera, es gran-de por la cantidad de casos particulares en el apro-visionamiento por los diferentes participantes en elproceso (uno o varios rematantes, proveedores ydistribuidores, compra en subasta o a particulares,uno o varios bosques, etc.) y por la naturaleza delos productos que pueden llegar a una industriacomo materia prima (madera en rollo, corteza,restos de aserradero, astillas, recortes, mezcla dealgunos o de todos ellos, etc.), lo que lleva a esta-blecer estas consideraciones generales para simpli-ficar y facilitar el desarrollo de la presente Guía.

En primer lugar, respecto a todos los partici-pantes en el proceso, se tendrán en cuenta, exclu-sivamente, los siguientes:

El bosque productorLa industria pastero-papeleraLos rematantes (como conjunto de distribui-dores, intermediarios, suministradores, etc.)Los transportistas

En segundo, respecto a la naturaleza de lamateria prima (importada y/o nacional) que llega ala industria:

Madera en rolloMezcla de madera en rollo y otros restos de madera (en un determinado porcentaje en peso o volumen)

Asimismo, se supone que el rematanteadquiere madera certificada en pie del propietarioforestal y encarga a una (o varias) cuadrillas deoperarios que la corten, la procesen, la saquen yla apilen.

BOSQUE REMATANTE TRANSPORTISTA INDUSTRIA PRODUCTO

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Madera en rollo (100%)

Madera en rollo (X%) + Restos (Y%)

MATERIA PRIMA



6.2.3.1. Gestor forestal

El gestor forestal, o titular legal del aprovecha-miento maderero, es quien vende la madera certi-ficada a los rematantes. Como se ha dicho ante-riormente, tiene la obligación de adjuntar a la factu-ra, albarán de entrega u otro documento de ventaque utilice, una copia del certificado de GFS o elnúmero de registro del sistema correspondiente.

La responsabilidad adquirida por éste es la degarantizar que la madera apeada de su bosque ycolocada en la pista, posee un certificado válido y envigor de GFS del sistema operativo seleccionado.Asimismo, y en el caso de poseer madera certifica-da y no certificada, deberá separar éstas de manerainequívoca, para que no se entremezclen.

Una vez que, cumplidas las anteriores condicio-nes, hace entrega de la madera certificada a losrematantes, deja de tener responsabilidad algunasobre el resto de la cadena de custodia.

6.2.3.2. Rematante

El rematante debe controlar, en todos loscasos, que entre los documentos de venta de lamadera certificada, se encuentra la copia del certi-ficado de GFS y el número de registro correspon-diente del sistema de certificación forestal seleccio-nado. Se aconseja, por tanto, que cada rematantedisponga de un listado actualizado de todos los pro-pietarios/gestores forestales que sirven maderacertificada, y a los cuales compran, con sus respec-tivos números de registro de GFS y el sistema decertificación en cuestión. La actualización de dicholistado debe realizarse periódicamente a través delas sedes de los sistemas de certificación operativosen España o de sus páginas web.

El rematante tiene la obligación de reflejar enla documentación correspondiente a los clientes,entre otros datos, el sistema de certificación, elnúmero de registro de éste sobre la madera cer-tificada que sirve. Esta incorporación se puederealizar de dos maneras:

Elaborando un formato propio, y común atodos los clientes que demanden materiaprima certificada, donde se especifiquen los

datos de origen de la madera certificada queadquiere, o bien

Pudiendo la industria pastero-papelera pro-veerles de dicho formato

En cualquiera de los dos casos, la informaciónque se propone incluir en el formato es la que sepresenta en el Anexo A.

Dicho formato, por ejemplo, puede ser impreso enpapel autocopiable (con cuatro copias, al menos, dedistinto color) para su posterior distribución: rematan-te, transportista, industria pastero-papelera, etc.

El rematante debe separar físicamente la mate-ria prima certificada de la que no lo es, siendo res-ponsable de su posible entremezclado. Tambiénserá responsable de adjuntar una copia del citadoformato al transportista que efectúe el traslado dela carga hasta la industria pastero-papelera.

Si el rematante adquiere madera certificada deimportación, debe exigir al vendedor el correspon-diente certificado de origen válido de dicha made-ra, comprobando que en la documentación de lamateria prima se incluye tal documento. En caso deno hallarlo, no debe suministrar esa madera comocertificada, destinándola a otros clientes.

6.2.3.3. Transportista

La labor del transportista en la cadena de cus-todia se restringe a la de transmisor de la informa-ción, por ser el último vínculo de enlace entre elrematante y la industria pastero-papelera, es decir,el último eslabón de la cadena en la primera etapa.

Una de las copias del formato que elabora elrematante se debe adjuntar al albarán de entregaque porta el transportista, el cual debe ser entrega-do en fábrica. El mismo se queda con otra copiapara su posterior registro interno.

En el caso de realizar el inventario en un perío-do, con aplicación a todas las partes interesadas, losformatos provenientes de cada partida de maderacertificada se deben compilar en un dossier, demanera que sea posible rastrear el origen de cadaentrega dentro de ese período.

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6.2. PRIMERA ETAPA: DEL MONTE A LA INDUSTRIA

6.2.1. Aspectos generales

La parte del sistema diseñado en esta primerafase debe asegurar, en todos los eslabones de lacadena, que el origen de la materia prima procedede un bosque sostenible, y esta garantía debe estardocumentada, como en el resto del sistema. Estosdocumentos constituyen registros del sistema.

El propietario forestal tiene la obligación deadjuntar a la documentación de la madera quevende (factura, justificante de venta, etc.), unacopia del certificado de Gestión ForestalSostenible (GFS) o, en su defecto, el número deregistro del correspondiente certificado del siste-ma de certificación forestal operativo.

El rematante puede comprobar, en caso deduda razonable, la veracidad del número de regis-tro del certificado en la sede de la entidad queadministra en España este sistema, o página webcorrespondiente, cotejándolo con los del listadode empresas certificadas con GFS certificada.

Asimismo, el rematante debe separar en todomomento la madera certificada de la que no lo es,con el fin de impedir que se mezcle la primera conla segunda, esta diferenciación responde a quesolo uno de los sistemas de certificación realizamarcado de madera.

El transportista, una vez cargada la maderacertificada en el camión, adjuntará de igual modoa la documentación anterior un formato al efectodonde se especifiquen las características de lamadera certificada que porta. Este documentopuede ser anexo al albarán o bien incluido endicho registro.

Una vez que el cargamento llegue a la industriapastero-papelera, los responsables del parque demadera/compras de ésta, deben poder comprobardocumentalmente, y sin ningún género de dudas,que la materia prima transportada está certificada ypor tanto tiene su origen en bosque gestionado deforma sostenible.

Por otra parte, existen dos métodos de controlalternativos para verificar la cadena de custodia:

Método de control del inventario y conta-bilidad de los flujos de materias primas(entrada y salida)Porcentaje mínimoMétodo de la separación física (con o sinmarcado de materias primas)

Cuando se use el primero se debe conocer elporcentaje de materia prima certificada, obtenidoen peso o volumen.

El sistema no exige que cada eslabón de laCdC posea un certificado, cuando se pueda averi-guar el origen sostenible de la materia prima porotros métodos fiables.

6.2.2. Control del inventario de materiaprima certificada

El control del inventario se podrá realizar a tra-vés de dos maneras:

Inventario a tiempo real: cálculo de mate-rial certificado (en peso o volumen) porunidad de compra (en el caso de rematan-tes) o unidad de transporte (en el caso delos transportistas).

Inventario en un período: que debe estable-cerse (semanal, mensual, trimestralmente,etc.), de forma que al final del mismo puedaconocerse la cantidad de material certifica-do adquirido, suministrado y transportado.

6.2.3. Trazabilidad de la materia prima certificada

El sistema diseñado debe poner en práctica unmétodo útil y eficaz para conocer en todo momen-to el origen sostenible de la materia prima.

En función de los participantes en los distintoseslabones de la cadena, se pueden hacer corres-ponder tanto documentos como registros y res-ponsabilidades a los mismos, para asegurar la veri-ficación de dicha cadena.

Seguidamente se proponen los siguientes pasospara todos ellos.

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6.2.3.4. Tabla resumen de trazabilidad

Seguidamente se presenta una tabla resumen de todo el apartado anterior.

6.2.4. Coeficientes de conversión y rendimientos

En el caso del control del inventario y contabili-dad de flujos de madera, cada parte interesadadebe aplicar aquellos coeficientes que sean cohe-rentes con los que habitualmente se utilizan.

Respecto a los rendimientos de las materias pri-mas, estos se utilizarán en el caso de mezclas demadera en rollo y restos (cortezas, astillas, etc.),por lo que cada empresa debe convertir los volú-menes de los restos en sus equivalentes a maderaen rollo con el fin de calcular los porcentajes demateria prima certificada, que también serán idén-ticos para los subproductos y/o residuos.

En el caso de la aplicación del método de laseparación física no es necesario aplicar este tipode coeficientes.

6.3. SEGUNDA ETAPA: DE LA INDUSTRIA HASTA EL PRODUCTO FINAL

6.3.1. Integración del sistema de cadena de custodia con ISO 9001 e ISO 14001

El Sistema de Cadena de Custodia, como se haexpuesto, deberá poder integrarse con las actualesNormas que regulan los sistemas de Gestión de laCalidad o de Gestión Medioambiental que la insta-lación haya diseñado e implantado.

Se pretende facilitar a la instalación de produc-ción esta integración, bien en un sistema o en otro,de tal forma que no se generen mayores trámitesadministrativos y, por tanto, que la empresa nomaneje tres sistemas de gestión independientes.

6.3.2. Integración con UNE-EN ISO 9001:2001

Los puntos que la empresa deberá considerarpara integrar su Sistema de Cadena de Custodia ensu Sistema de Gestión de Calidad son los siguientes:

Política de Calidad: La política en el Sistemade Gestión de Calidad es un parte primor-dial del sistema, ya que es donde la Alta

Dirección marca las pautas de comporta-miento de la empresa. Por tanto, y dadoque la Cadena de Custodia, va a integrarsedentro de este Sistema de Calidad, la altadirección de la organización deberá marcaresas pautas en el documento de política decalidad de la organización.

Objetivos de la Cadena de Custodia: Paraasegurar la mejora continua del Sistema deCadena de Custodia la organización deberáestablecer una serie de objetivos de la cade-na, de forma equivalente a cómo se plante-an objetivos de mejora de la calidad. Losobjetivos del Sistema de Cadena deCustodia se podrán gestionar de la mismaforma que los de calidad, y se deberán revi-sar y controlar periódicamente.

Control de la documentación y de los regis-tros: Dado que se pretende que el Sistemade CdC se gestione de la misma forma queel Sistema de Calidad, y dado que éste indi-ca en su punto 4.2.3. y 4.2.4. cómo se con-trolan los documentos del sistema y losregistros del mismo, los documentos rela-cionados con la Cadena de Custodia se ges-tionarán de forma idéntica a los de calidad.

Estructura y Responsabilidades (Gestión delos recursos): La Norma ISO 9001:2000requiere en sus puntos 5.1., 6.1. y 6.2.cómo la organización define la responsabili-dad y autoridad relacionada con los diferen-tes puntos de la norma, y en este caso conla Cadena de Custodia. Por tanto, en aque-llos cargos o puesto que se determinen porparte de la organización, se deberán teneren cuenta los requisitos relacionados con laCadena de Custodia.

Formación: La Norma ISO 9001:2000requiere en su punto 6.2.2. que las empre-sas aseguren que su personal se encuentraformado y capacitado para las actividadesque realiza. Por tanto, en el caso de laCadena de Custodia, las empresas deberánplasmar en sus planes de formación, cómose van a impartir los conocimientos relacio-nados con la cadena y las personas o pues-tos que deberán recibir esta formación,

Parte implicada

Gestor forestal / Titular legal delmonte certificado

Rematante

Transportista

Industria pastero-ppapelera

Los comentados en el capítulo 5.3. y siguientes de la presente Guía

Observaciones

En caso de suministrar made-ra certificada y no certificada,debe de separar físicamenteambas de forma inequívoca.

Si el rematante posee certifi-cado válido de CdC, debeincluir su número de registroy sistema de certificación en elformato citado, pudiendo nodar información sobre el ori-gen sostenible de la maderacertificada (nº de registro delcertificado y sistema de certifi-cación forestal operativo delpropietario forestal).

A nivel interno, sí debe incluirlo.

En caso de importar maderacertificada, exigirá compro-bante de origen que adjuntaráal formato citado antes.

Misma observación queen el caso anterior

Documentos / Registros

Copia del certificado de GFSen vigor o número de regis-tro de GFS y sistema de cer-tificación forestal operativo

Sistema de certificaciónforestal, Número de registrodel Gestor/ propietario aladquirir madera certificada ocopia del certificado de GFS.

Listado actualizado de regis-tros de GFS de los sistemasoperativo o del más usual.

Formato al efecto con losdatos del origen de la madera

Copia del formato con losdatos del origen de la made-ra certificada, adjuntada alalbarán de entrega corres-pondiente.

Responsabilidades

Veracidad del certificado deGFS.

No mezclar madera certifica-da con madera no certificadaen las partidas de venta

Separar físicamente maderacertificada de madera no cer-tificada.

Verificar la autenticidad delregistro de certificado deGFS del propietario/gestor(en caso de duda).

Adjuntar copia del formato ala documentación de venta ode transferencia de madera.

No suministrar como made-ra certificada los envíosimportados que no incluyanun certificado de origen sos-tenible válido y en vigor.

Entregar al responsable delparque de madera de laindustria una de las copias delformato con los datos de ori-gen de la madera certificada.

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teniendo en cuenta, incluso, a personalexterno, pero que pueda tener una influen-cia relevante en el aseguramiento de laCadena de Custodia.

Comunicación: La Norma ISO 9001:2000requiere en su punto 5.5.3. que la empresamantenga un sistema de comunicacióninterna y externa que asegure la informa-ción entre los diferentes niveles y funciones.En el caso de la Cadena de Custodia, sedeberá asegurar la existencia de esta comu-nicación a los diferentes responsables invo-lucrados en la cadena..

Compras: La Norma ISO 9001:2000requiere en su punto 7.4. que las empresascuenten con una sistemática aplicable a lascompras de productos y servicios. Dadoque la madera certificada es un productomás que compra la empresa, de forma simi-lar a como se compra madera no certifica-da, se deberán diseñar caminos paralelospara realizar las compras de los dos tipos demadera, teniendo en cuenta todas las figurasrelacionadas con la compra-venta de lamadera y su transporte hasta la instalaciónde fabricación.

Recepción de los productos comprados:La Norma ISO 9001:2000 requiere en supunto 7.4.3. que la organización dispongade un sistema de inspección y control queasegure que el producto recibido es aquelindicado en el pedido previamente realiza-do. Por tanto, se deberá asegurar que larealización del pedido sea adecuado enfunción de las características del suminis-trador, y que este pedido sea conocido porel parque de madera para constatar que lamercancía recepcionada es la solicitadapreviamente.

Realización del producto: La Norma ISO9001:2000 requiere en su punto 7.5. cómose lleva a cabo la fabricación del productorequerido, y concretamente se habrán detener en cuenta los requisitos marcados enlos puntos 7.5.1. "Control de la produccióny de la prestación del servicio" y 7.5.5."Preservación del producto". Dado que en

este caso, el objeto de la Cadena deCustodia es asegurar que el producto finalprovenga de madera certificada, la empresadeberá asegurar que su producto final (bienpasta de papel o papel) se ha realizado conesa madera y además, asegurar que eseproducto se almacena de tal forma que nose pueda confundir con el producido conmadera no certificada.

Control del producto no conforme, accióncorrectiva y preventiva: La Norma ISO9001:2000 requiere en sus puntos 8.3.,8.5.2. y 8.5.3. cómo va a asegurar la organi-zación que el producto que no sea confor-me no se va a usar o a entregar al cliente, yen este caso, se deberá asegurar, en relacióncon los productos provenientes de maderacertificada, que éstos cumplen los requisitosmarcados, y en el caso de duda asegurarque no se entregan como productos prove-nientes de madera certificada.

Además, cualquier desviación de los requisi-tos establecidos en el Sistema de Cadena deCustodia deberá llevar el tratamientocorrespondiente según indica la Norma ISO9001, aplicando las correspondientes accio-nes correctivas o preventivas pertinentes,de tal forma que la empresa asegure queesta desviación (No conformidad) no sevuelve a producir.

Registros: La Norma ISO 9001:2000requiere en su punto 4.2.4. que la organiza-ción disponga de una sistemática concretapara asegurar la identificación, almacena-miento, protección, recuperación y el tiem-po de archivo de los registros. Por tanto, elSistema de Cadena de Custodia debe, igual-mente, asegurar que los registros relaciona-dos con el Sistema estén controlados, archi-vados convenientemente, firmados por per-sonal autorizado y conservados durante untiempo concreto.

Auditorias Internas: La Norma ISO9001:2000 requiere en su punto 8.2.2. quela organización lleve a cabo a intervalos pla-nificados, auditorías internas que determi-nen si el sistema de Cadena de Custodia es

conforme a las disposiciones especificadaspor la organización y si se ha implantado yse mantiene de manera eficaz. Por tanto, sedeberán aplicar metodologías similares a lasaplicadas en otros sistemas con que cuentela empresa, aprovechando en la medida delo posible las metodologías y registros pre-viamente diseñados e implantados.

Revisión por la Dirección: Por último, laNorma ISO 9001:2000 requiere en supunto 5.6. que el sistema de gestión debeser revisado periódicamente por la altadirección de la empresa. Esta revisión deberealizarse a intervalos definidos y su objeti-vo es asegurar la conveniencia del mismo,en este caso el sistema de Cadena deCustodia, su adecuación y su eficacia conti-nua. Al igual que en otros casos, esta revi-sion podrá realizarse junto con las revisió-nes de otros sistemas con que ya cuente laorganización, caso de la revisión del Sistemade Calidad.

6.3.3. Integración conUNE-EN ISO 14001:1996

Gran parte de los puntos indicados en el puntoanterior, tienen relación entre las normas ISO14001 e ISO 9001, tratando, por tanto en estepunto, únicamente los requisitos específicos rela-cionados con la Norma ISO 14001. Dichos requisi-tos son:

Política de Medio Ambiente: Al igual que enel caso de la política en el Sistema deGestión de Calidad es una parte primordialdel sistema, en el Sistema de GestiónMedioambiental ocurre lo mismo, ya que esdonde la Alta Dirección marca las pautas decomportamiento de la empresa. Por tanto,igual que en el caso anterior, si la Cadena deCustodia se integra dentro de este sistemade gestión, la alta dirección de la organiza-ción deberá marcar esas pautas en el docu-mento de política de medio ambiente de laorganización.

Aspectos medioambientales: La Norma ISO14001, en su apartado 4.3.1., indica que laorganización deberá identificar los aspectosmedioambientales relacionados con susproductos y/o servicios. Por tanto, en estecaso, se deberá tener en cuenta la posibili-dad de que existan nuevos aspectosmedioambientales provenientes de activida-des relacionados con la Cadena de Custodiao con el producto fabricado con la maderacertificada.

En el caso de subproductos y/o residuostendrán el mismo tratamiento porcentualque el producto resultante y se contempla-rán los aspectos ambientales de igualmanera.

Requisitos legales: La Norma ISO 14001, ensu apartado 4.3.2., requiere que la organiza-ción identifique los requisitos legales rela-cionados con sus actividades, productos oservicios. Por tanto, se deberán tener encuenta requisitos, bien de tipo legal emana-dos de las Administraciones, o bien decarácter voluntario que la empresa asumapara cumplir con los requisitos marcadospor un Sistema de Cadena de Custodia.

Comunicación: La Norma ISO 14001:1996requiere en su punto 4.4.3. que la empresamantenga un sistema de comunicacióninterna y externa que asegure la informa-ción entre los diferentes niveles y funciones,al igual que en el caso del Sistema deGestión de Calidad. Sin embargo, en el casodel Sistema de Gestión Medioambiental seexige un especial tratamiento a las comuni-caciones externas y en especial las comuni-caciones de las "partes interesadas"(Administraciones, vecinos, organizacionesecologistas, etc.). Por tanto, y en el caso dela Cadena de Custodia, se deberá asegurarque se recogen todas estas comunicaciones,en relación con la cadena, se tratan interna-mente y se les da una respuesta adecuadaque quedará recogida por escrito.

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Cadena de Custodia

Política de Cadena de Custodia / Compromiso de la Dirección

Objetivos de la Cadena de Custodia

Documentación del Sistema y control de la documentación

Estructura y Responsabilidad (Gestión de los recursos)

Formación. Sensibilización y competencia profesional

Comunicación interna y externa

Homologación de proveedores / Compras

Recepción de los productos comprados

Realización del producto

Control del producto No conforme, Acciones correctivas y preventivas

Registros del Sistema de Cadena de Custodia

Auditorías del Sistema

Revisión por la Dirección:

Aspectos medioambientales

Requisitos legales y otros requisitos

Comunicación interna y externa

ISO 9001

5.15.38.5

5.4.1

4.24.2.3

5.16.16.2

6.2

5.5.37.2.3

7.4.1

7.4.3

7.5

8.38.5.28.5.3

4.2.4

8.2.2

5.6

5.27.2.17.2.2

5.27.2.2

5.5.37.2.3

ISO 14001

4.2

4.3.3

4.4.44.4.5.

4.4.1

4.4.2

4.4.3

4.4.6

4.4.6

4.4.6

4.5.2

4.53

4.5.4

4.6

4.3.1

4.3.2

4.4.3

6.3.4. Documentación del Sistema de Cadena de Custodia

6.3.4.1. Política de la Cadena de Custodia /Compromiso de la Dirección

La política que la organización marque conrespecto a la Cadena de Custodia, debe estable-cer los principios básicos que orienten la actividadde la empresa pastero-papelera en relación alcontrol y seguimiento de la madera certificada,desde su compra hasta su llegada a la fábrica yprocesado de la misma. La política de la Cadenade Custodia debe emanar de la Alta Dirección ydebe comunicarse a todos los empleados de laorganización (por ejemplo, mediante el envío deuna copia de la política, colocación en carteles,etc.), y estar a disposición del público en general yde los rematantes (por ejemplo, en recepción,parque de madera, página web, etc.). Es conve-niente que la política de Cadena de Custodia seredacte en un lenguaje claro y que esté disponibleen varios idiomas, dado que la madera certificadapuede tener diversas procedencias.

Asimismo, la política de Cadena de Custodia,deberá ser coherente con el resto de políticasexistentes en el ámbito corporativo, e inclusopodría integrarse, en todo o en parte, con el restode políticas de la organización (por ejemplo: lapolítica de Calidad o la de Medio Ambiente).

La política de Cadena de Custodia, debeincluir, al menos:

El compromiso de cumplir con la legisla-ción y reglamentación aplicables relaciona-das con la Gestión Forestal Sostenible, ycon otros requisitos voluntarios que laorganización suscriba en este punto.

Un compromiso de mejora continua, quele permita a la organización el estableci-miento de objetivos a lo largo del tiempo,asegurando que el sistema diseñado esadecuado y que asegura la promoción de laGestión Forestal Sostenible.

6.3.4.2. Objetivos y metas de mejora relacionados con la Cadena de Custodia

Para asegurar la mejora continua del Sistema deCadena de Custodia, la organización debe estable-cer una serie de objetivos y metas.

Para establecer estos objetivos de mejoradeben considerarse la situación de la GestiónForestal Sostenible, los requisitos del mercado, lasopciones tecnológicas y financieras de la empresa,las revisiónes periódicas del sistema y las No con-formidades identificadas.

Se debe prestar especial atención a la evoluciónfutura de la gestión sostenible, no sólo en España, ytendiendo hacia un futuro de separación entremadera certificada y madera no certificada y, portanto, en la generación de productos totalmentefabricados con cada tipo de madera.

Los objetivos de la Cadena de Custodia debenser cuantificables, siempre que sea posible, con elfin de facilitar su seguimiento e indicar el punto departida y el resultado final que se quiere obtener.

Por ejemplo un objetivo podría ser aumentar elconsumo de madera certificable en un 15% en unaño, siempre y cuando la cantidad de este tipo demadera puesta en el mercado lo permita.

Los objetivos de la Cadena de Custodia, podráncontar con hitos intermedios (metas) que faciliten elseguimiento del objetivo en el tiempo, y prever conantelación un posible incumplimiento del objetivo.

Además, los objetivos deben revisarse, almenos una vez, antes de finalizar el plazo previstopara el cumplimiento del mismo.

Los objetivos pueden ser plurianuales, debien-do de contar entonces con metas anuales, queserán revisadas de forma independiente antes dellegar a su plazo previsto.

Los objetivos de Cadena de Custodia puedenintegrase junto con otros objetivos desarrollados

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6.3.3.1. Tabla de referencias entre ISO 9001, ISO 14001 y Cadena de Custodia

en la empresa, como pueden ser los objetivos decalidad o los objetivos medioambientales, utilizán-dose la metodología empleada para el desarrollo yseguimiento de esos objetivos.

6.3.4.3. Documentación del sistema deCadena de Custodia y control de la documentación

La organización debe recoger y mantener (enpapel o formato electrónico) la información rela-tiva a los elementos del Sistema de Cadena deCustodia, tales como su alcance, funcionamiento(procedimientos, instrucciones técnicas, etc.),organigramas, etc. En muchas ocasiones, estainformación ya ha sido elaborada para cumplir conlos requisitos de los Sistemas de Gestión deCalidad o de Gestión Medioambiental, y puedeaprovecharse para el Sistema de Cadena deCustodia.

Toda esta información debe estar adecuada-mente identificada y controlada, y debe especifi-car cómo se efectúa la identificación, aprobación yrevisión de los documentos del Sistema deCadena de Custodia.

La metodología de control, identificación yregistro de los documentos puede estar desarro-llada previamente en otros sistemas, pudiéndoseutilizar está, e incluso incorporar en los documen-tos existentes los puntos concretos requeridospor esta Guía de implantación.

6.3.4.4. Estructura y responsabilidades(Gestión de los recursos)

La organización debe documentar las funcio-nes, responsabilidades y la autoridad referidas alSistema de Cadena de Custodia. Éstas abarcantodas las áreas de la organización relacionadas conel control y gestión de la Cadena de Custodia, enmayor o menor grado.

Es importante buscar el compromiso de todoel personal implicado en la Cadena de Custodia, yespecialmente de la Dirección.

La Alta Dirección deberá designar uno o varios

representantes de la dirección para los cuales esde gran importancia definir adecuadamente susresponsabilidades. Es conveniente que este/osrepresentante/s sea/n asistido/s por un equipomás o menos amplio, en función del tamaño y lascaracterísticas de la instalación pastero-papelera.

Un esquema para la implantación y gestión delSistema de Cadena de Custodia podría ser elsiguiente:

Director:

Aprobar la Política de CdC (coherente conotras políticas de la empresa)

Definir responsabilidades

Aprobar los objetivos de la CdC

Asignar los recursos

Revisar el Sistema

Representante de la Dirección:

Definir los procedimientos relacionadoscon la CdC

Realizar las labores de coordinación delSistema de CdC

El representante de la Dirección debe asegu-rar que:

Los requisitos del Sistema de Cadena deCustodia están establecidos, implantados ymantenidos al día de acuerdo con losrequisitos de esta Guía.

Informar del funcionamiento del Sistemade Cadena de Custodia a la Alta Direcciónpara su revisión y como base para mejorarel funcionamiento del Sistema.



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6.3.4.5. Formación, sensibilización y competencia profesional

La organización debe identificar las necesida-des de formación relacionadas con la Cadena deCustodia. Se requerirá que todo el personal cuyotrabajo esté relacionado con la Cadena deCustodia haya recibido una formación adecuada.

La formación puede realizarse a dos niveles:

General: Labores de sensibilizaciónParticular: Formación individualizada apli-cada a cada puesto de trabajo

Las actividades de formación deben abarcartambién al personal eventual o proveniente deempresas de trabajo temporal (ETTs) y que pue-dan realizar sus actividades en puestos relaciona-dos con la Cadena de Custodia.

La organización debe asegurarse que losrematantes y los transportistas de madera certifi-cada han impartido formación específica a susempleados.

Además, la organización debe establecer ymantener al día procedimientos para hacer cons-cientes a sus empleados o miembros en cada nivelo función relevante de:

La importancia del cumplimiento de la polí-tica de Cadena de Custodia y de los pro-cedimientos y requisitos del Sistema deCadena de Custodia.

Las consecuencias potenciales de la falta deseguimiento de los procedimientos de fun-cionamiento especificados.

Esta información debe llegar a cualquier per-sona que pueda realizar sus actividades dentro dela instalación, y que la falta de esa informaciónpueda dar lugar a desviaciones en el Sistema deCadena de Custodia (por ejemplo: transportistas demadera certificada).

6.3.4.6. Comunicación

La organización debe establecer un procedi-

miento en el que se defina el sistema de comuni-cación interno y externo, de tal forma que se ase-gure que la información relacionada con la Cadenade Custodia está disponible en los puestos con-cretos, y que asegure el registro y la trazabilidadde los datos derivados del sistema.

En el ámbito interno, la comunicación debeser tanto vertical descendente (desde la Direccióna escalas de menor responsabilidad) como ascen-dente (cualquier empleado puede hacer sugeren-cias a la Dirección), y horizontal (entreDepartamentos / Áreas / Secciones).

En cuanto a la comunicación externa, la orga-nización debe recoger, documentar y tratar posi-bles quejas, sugerencias, solicitudes de informa-ción, peticiones de clientes, Administración, etc..,y que tengan relación con el Sistema de Cadenade Custodia implantado por la empresa o de suPolítica de Cadena de Custodia, Gestión ForestalSostenible, etc..

Esta comunicación externa debe ser especial-mente eficaz con las empresas que suministrenmadera certificada a la industria pastero-papelera,e igualmente con los rematantes, las empresastransportistas o conductores que ponen el pro-ducto en las instalaciones de la organización, dadoque la organización les debe considerar piezastrascendentales para asegurar el Sistema deCadena de Custodia implantado.

6.3.4.7. Fabricación de producto

En este punto se incluyen los principales requi-sitos de carácter operacional relacionados con laCadena de Custodia y, en particular, los relaciona-dos con homologación de proveedores, compras,trazabilidad de las materias primas, realización delproducto y preservación del producto.

6.3.4.7.1. Homologación de proveedoresLa organización debe mantener un procedi-

miento de evaluación y selección de proveedoresde madera certificada, entendiendo como provee-dores a rematantes y transportistas, en el que seconsidere su capacidad para suministrar este tipode producto de acuerdo a los requisitos marcados

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por la organización. Deben establecerse los crite-rios para la selección, la evaluación y la reevaluaciónde los proveedores de madera certificada. Debenmantenerse los registros del resultado de estasevaluaciones y de cualquier otra acción emprendi-da que se derive de esa evaluación.

Para realizar estas homologaciones la organiza-ción podrá diseñar un sistema de puntuación, de talforma que el alcanzar o no una puntuación deter-minada, le mantenga como proveedor de maderacertificada o no. Dentro de esta evaluación sepodrá tener en cuenta la documentación presenta-da por el rematante o transportista (certificadoforestal, certificados de Gestión Medioambiental ode Calidad, etc..), los defectos detectados en laentrada del parque de madera, etc..

6.3.4.7.2. Información de las ComprasLa organización debe mantener un sistema

que recoja la información que sobre las comprasde madera certificada realice la organización.

Dada la especificidad del sector forestal, elresponsable de la compra de la madera certifica-da, solicitará a los rematantes unos datos míni-mos, entre los que se encuentra el nombre de lafinca de donde proviene la madera certificada, elnúmero de registro de certificación forestal, el sis-tema de certificación y el nombre o razón socialdel transportista de la madera (ver Anexo A).

Si el transporte se realiza con otros medios detransporte además del transporte por camiones(tren o madera proveniente en barco), la organi-zación deberá asegurarse la trazabilidad del envíodesde la salida de la finca hasta la recepción en lainstalación de fabricación.

En cualquier caso, se deberá asegurar que lainformación solicitada por el responsable de lacompra de madera sea conocida por el encargadode la recepción de la madera en la empresa (p.e.el parque de madera).

6.3.4.7.3. Recepción de los productos comprados (madera certificada)La organización debe desarrollar un procedi-

miento en el que se recojan los requisitos mínimos

de aceptación que se le piden a los envíos de made-ra certificada recepcionados en la instalación.

En el mismo se indicarán los puntos que puedendar lugar a la no recepción del envío y la puntuaciónfavorable o desfavorable a aplicar en la homologa-ción del proveedor (rematante).

Además, se deberán recoger los requisitosmínimos establecidos para el transporte de la mer-cancía y que aseguren la trazabilidad desde la salidade la madera hasta su llegada a la instalación.

Por ejemplo, esta trazabilidad se podrá asegurarmediante un albarán en el que se incluyan unos requi-sitos mínimos (ver Anexo A).

La organización, siempre que sea posible, alma-cenará la madera certificada separada de la no cer-tificada, o bien asegurando en qué punto se alma-cena la madera certificada, de tal forma que se ase-gure que el producto que se está realizando conmadera certificada se encuentra absolutamentediferenciado del que se efectúa con madera nocertificada.

6.3.4.7.4. Realización del productoLa organización debe identificar aquellas ope-

raciones y actividades asociadas con la produccióny fabricación de productos provenientes de made-ra certificada.

Estas operaciones deben estar planificadas detal forma que se asegure que se efectúan bajocondiciones previamente especificadas, de talforma que se establezcan procedimientos paracubrir situaciones en las que su ausencia puedandar lugar a desviaciones de la política de la Cadenade Custodia, productos no provenientes demadera certificada, etc..

Además, la organización debe determinar eltiempo de control adecuado para determinar lacantidad de producto fabricado a partir de made-ra certificada (media rodante calculada en un mes,tres meses o un año).

La organización debe conservar los registrosrelacionados con el control del producto acabadoy de la media rodante calculada.

En el caso de que en el proceso de producciónse utilicen equipos o sistemas que deban estarcalibrados o verificados, la organización debeestablecer un procedimiento que asegure el man-tenimiento y calibración / verificación de estosequipos, conservándose los registros relacionadoscon dicha calibración / verificación.

6.3.4.7.5. Preservación del productoLa organización debe asegurar que no existe

ninguna posibilidad de que se mezcle el productoproveniente de madera certificada con el resto.

Este requisito se puede asegurar mediante elalmacenamiento en diferentes ubicaciones de cadatipo de producto producido en la instalación (luga-res específicos en el parque de madera), o bienmediante identificaciones inequívocas que asegurensu identificación (marcado de la madera).

En ambos casos, la organización debe desarro-llar un procedimiento que asegure la preservacióndel producto fabricado con madera certificada y,por tanto, que asegure el punto final de la Cadenade Custodia, de tal forma que el producto a sumi-nistrar proveniente de madera certificada se puedaseguir hasta el bosque de donde proviene esamadera.

6.3.4.8. No conformidades, AccionesCorrectivas y Preventivas

Para un correcto funcionamiento del Sistemade Cadena de Custodia resulta indispensable quelos procedimientos establecidos indiquen deforma clara las actuaciones a realizar en cadapunto relacionado con el sistema, y en caso deque se produzca algún error (No conformidad)detectarlo de forma inmediata, y realizar las accio-nes necesarias para mitigar o contrarrestar elefecto causado, y más si se tiene en cuenta que loque se pretende con el Sistema de Cadena deCustodia es asegurar que el producto realizadoproviene de madera de un bosque certificado.

Por tanto, la organización debe establecer ymantener al día un procedimiento que defina laresponsabilidad y autoridad para controlar einvestigar las No conformidades, así como para

iniciar y completar acciones correctivas y preven-tivas capaces de eliminar la causa de esa No con-formidad.

Las No conformidades podrán provenir de lafabricación del producto, o de la documentación yaplicación del Sistema de Cadena de Custodia, ypor tanto las acciones correctivas que se tomenpara eliminar las causas de estas No conformida-des deberán ser proporcionales al problemadetectado.

Las acciones correctivas o preventivas que selleven a cabo deberán ser evaluadas posterior-mente para determinar si han sido eficaces.

La organización debe implantar y registrar enlos procedimientos cualquier cambio que resultecomo consecuencia de las acciones correctivas opreventivas tomadas para resolver las No confor-midades.

6.3.4.9. Registros

Los registros son la prueba de que un Sistemade Cadena de Custodia está en funcionamiento ydan información de cómo realiza la organizaciónel control de su Cadena de Custodia. De ahí laimportancia de que siempre estén controlados.

Por tanto, la organización debe establecer ymantener al día procedimientos para identificar,conservar y eliminar los registros relacionadoscon la Cadena de Custodia. Los registros debenser legibles, identificables y guardados y conserva-dos por un período determinado de tiempo.También estarán protegidos contra daños, dete-rioro o pérdida y deben ser recuperables deforma sencilla.

A título de ejemplo se citan algunos registrosrelacionados con la Cadena de Custodia:

Listado de aprovechamientos con certifica-ción forestal en función del sistema de cer-tificación (FSC, PEFC, etc.).

Listado de rematantes y transportistas demadera certificados por los sistemas decertificación operativos (FSC, PEFC, etc.).

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Registro de entrada de madera certificadaen parque de madera.

Registro de trazabilidad de madera certifi-cada (Anexo A).

Albaranes de transporte de madera certifi-cada.

Registros de formación y sensibilización entemas relacionados con la Cadena deCustodia.

Registros de objetivos relacionados con laCadena de Custodia.

No conformidades detectadas en elSistema de Cadena de Custodia.

Acciones correctivas y preventivas relacio-nadas con la Cadena de Custodia.

Controles de proceso.

Informes de calibración / verificación deequipos de control.

Informes de auditoría.

Revisiones del Sistema de Cadena deCustodia por parte de la Dirección.

6.3.4.10. Revisión del Sistema por la Dirección

Al igual que en otros sistemas de gestión, laDirección debe revisar periódicamente el Sistemade Cadena de Custodia implantado, dejandoconstancia de los resultados obtenidos en lamisma. Esta revisión por la Dirección sirve paraasegurar la continuidad de la eficacia del Sistemade Cadena de Custodia, y debe hacerse especial-mente cuando cambien los requisitos previossobre los que se ha desarrollado el Sistema.

Este proceso de revisión por la Direccióndebe asegurar que se recoge toda la informaciónnecesaria para que ésta pueda llevar a cabo dichaevaluación, y en la misma se deberán tener encuenta puntos como la política relativa a la Cade-na de Custodia, los objetivos de mejora marca-dos, los elementos del Sistema de Cadena deCustodia, las auditorías internas y externas a lasque se someta el sistema, las circunstancias exter-nas que puedan afectar al sistema y el compromi-so de mejora continua.

La revisión del Sistema de Cadena de Custodiase puede realizar junto con la revisión de otrossistemas de gestión, como el de Calidad o el deGestión Medioambiental.

A modo de ejemplo la revisión del Sistema deCadena de Custodia por la Dirección, puedeincluir:

Revisión de la Política de la Cadena deCustodia.

Revisión de los Objetivos relacionados conla Cadena de Custodia.

Análisis del desarrollo del Plan deFormación

Análisis de las No conformidades detecta-das y Acciones Correctivas y Preventivasdesarrolladas.

Análisis de las comunicaciones internas yexternas realizadas y relacionadas con laCadena de Custodia.

Análisis de las auditorías realizadas alSistema de Cadena de Custodia.

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7AUDITORIAS DEL SISTEMA DE CADENA DE CUSTODIA

Dado que el fin último de esta Guía es el diseño de un sistema de gestiónpara controlar la Cadena de Custodia implantada en las empresas pastero-papeleras, la bondad del sistema debe comprobarse periódicamente medianteun proceso de auditoría, lo más independiente posible.

Por tanto, la organización debe establecer y mantener al día programas yprocedimientos de tal forma que se realicen de forma periódica auditorías delSistema de Cadena de Custodia, con objeto de:

a) Determinar si el Sistema de Cadena de Custodia:Cumple con los requisitos establecidos, realizándose un controldesde la producción de la madera en el bosque, hasta la salida de laempresa del producto realizado a partir de esa madera.

Si ha sido adecuadamente implantado y mantenido.

b) Suministrar a la Dirección información sobre los resultados de lasauditorías realizadas

El programa de las auditorías, incluyendo la planificación de las mismas,debe basarse en la importancia que tiene la Cadena de Custodia para la empre-sa y en los resultados de las auditorías previas. Además, se debe tener en cuen-ta el alcance de la auditoría, la frecuencia y la metodología aplicable, así comolas responsabilidades y las cualificaciones de los auditores seleccionados para surealización.

Este proceso de auditoría podrá basarse en procesos similares que ya serealicen en la organización (caso de las auditorías de Calidad y/o GestiónMedioambiental) e incluso realizarse junto con estas otras auditorías.

Además, si la organización lo considera conveniente, se podrán desarrollarlistas de chequeo para la realización de las auditorías internas del Sistema deCadena de Custodia, aplicables en casos concretos a los rematantes y trans-portistas de la madera certificada, con el fin de asegurar la trazabilidad de esamadera desde su producción hasta su llegada a la fábrica.

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8ETIQUETADO EN EL SISTEMA DE CADENA DE CUSTODIA

Una vez cumplidos todos los requisitos especi-ficados en los puntos 5 y 6 de la presente Guía, laorganización está en disposición de asegurar que suproducto proviene de madera recogida en un bos-que gestionado de forma sostenible y que cuentacon su correspondiente certificación por una enti-dad de certificación debidamente acreditada.

Esto supone que la organización podrá etique-tar su producto según las especificaciones del siste-ma de certificación forestal operativo que elija.

Cuando utilice el método de control del inven-tario y contabilidad de flujos de madera (sistema deentrada /salida), podrá etiquetar, logotipo y regis-tro, el porcentaje de producto que le correspondasegún los criterios establecidos por el sistema decertificación PEFC, con el eslogan "Promociona laGestión Forestal Sostenible, para más informaciónwww.pefc.org". Se podrá etiquetar toda la produc-ción si el promedio mínimo de materia prima certi-ficada en el lote (máximo un año) tiene un porcen-taje superior al 70%.

Si utiliza el método de segregación física podráetiquetar sus productos tanto por el sistema FSCcomo por el PEFC. Para FSC se marcarán las mate-

rias primas, no siendo necesario en el de PEFC.

En este caso del método de separación física,se segregará la madera certificada de la que no loes, por lo que el producto final estará constituidoexclusivamente de materia prima certificada(100%) y su etiquetado se ajustará a lo querequiera el sistema de certificación correspon-diente FSC/PEFC.

Al seleccionar el sistema PEFC se podrá usarel logotipo y registro con el eslogan "Procedente debosques gestionados de forma sostenible. Para másinformación: www.pefc.org", y el porcentaje demateria certificada es del 100%.

Al seleccionar el sistema FSC, podrá utilizar ellogotipo y marca registrada FSC siempre que indi-que claramente en la etiqueta el porcentaje mínimode materia prima certificada contenida en un lote ounidad de producción (generalmente inferior a 60días), con arreglo a lo establecido en la Política delFSC sobre Declaraciones Basadas en Porcentajes (querequiere que al menos el 30% del peso total de lafibra de madera virgen esté certificada). No seránecesario indicar el porcentaje cuando el 100% dela materia prima esté certificada por el FSC.

9ANEXOS

ANEXO A: Formato con datos sobre el origen sostenible de la madera(Registro de trazabilidad de madera certificada)

ANEXO B: Formato de No conformidad, Acción Correctiva y/o Preventiva

ANEXO C: Ejemplo de registro de comunicación interna / externa

ANEXO D: Ejemplo de evaluación de proveedores

ANEXO E: Ejemplo de documentación de sensibilización de transportistas

ANEXO F: Perfil y responsabilidades del representante de la Dirección

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PEFC

PEFC / FSC

FSC

Madera certificada

Madera NO certificada

Madera certificada + NO certificada

Madera certificadaBOSQUE Segregación física

Sin Segregación física

Conteo por control de inventario / % entrada / % salida

100%

>30 - <100 + madera no certificada(Declaraciones basadas en porcentaje)

Instalación EtiquetadoPie de pista Transporte


ANEXO A - MODELO DE FORMATO CON DATOS SOBRE EL ORIGEN SOSTENIBLE DE LA MADERA

REGISTRO DE TRAZABILIDAD DE MADERA CERTIFICADA

* Datos opcionales en caso de que el rematante posea certificado de GFS/CdC

Nº TRANSACCIÓN Nº ALBARÁN MERCANCIA: Madera

ESPECIE/S PESOS CANTIDAD UNIDAD

VOLÚMENES

SISTEMA y REGISTRO DE CERTIFICADO DE GFS

FINCA / TITULAR

TELÉFONO* FAX* E-MMAIL*

UBICACIÓN DEL MONTE* LOCALIDAD*

MUNICIPIO*

PROVINCIA*

EMPRESA NOMBRE RAZÓN SOCIAL DOMICILIO TEL. FAX E-MMAIL

Destinataria

Cargadora

Intermediaria

Transportista

Destino

MATRÍCULA DE CAMIÓN Y REMOLQUE QUE REALIZAN EL TRANSPORTE

FECHA DE CARGA: FECHA: FECHA DE RECEPCIÓN:

FIRMADO FIRMADO FIRMADO

EL RESPONSABLE DE CARGA EL CONDUCTOR EL DESTINATARIO

EXTERNA

RELEVANTE SÍ MOTIVO:NO

Parte interesada que realiza la comunicación:

¿Es necesario comunicarla a Dirección? SÍ NO


ANEXO C - EJEMPLO DE REGISTRO DE COMUNICACIÓN INTERNA/ EXTERNA

REGISTRO DE COMUNICACIONESCÓDIGO COMUNICACIÓN:

Página:

FECHA RECEPCIÓN:

¿Es necesaria la apertura de un Informe de NO conformidad?SÍ Nº

NO

INTERNA

VÍA DE RECEPCIÓN:Buzón

de sugerenciasPresencial /

DocumentadaCarta E-mmail Otros (Señalar)

VÍA CONTESTACIÓN: Tablón anuncios Carta / Fax E-mmail Otros (Señalar)

COMUNICACIÓN:

RESUMENCOMUNICACIÓN:

RESUMEN RESPUESTA:

FECHA CONTESTACIÓN:

ANEXO B - FORMATO DE NO CONFORMIDAD, ACCIÓN CORRECTIVA Y/O PREVENTIVA

INFORME DE NO CONFORMIDAD, ACCIÓN CORRECTIVA Y/O PREVENTIVA

Fecha de detección

Detectada por (nombre y cargo)

Descripción de la No conformidad

Acciones de Reparación (inmediatas)

¿NECESITA ACCIÓN Sí NO Firma responsable del Área donde se detecta la NC:

CORRECTORA O PREVENTIVA?

ACCIÓN CORRECTORA ACCIÓN PREVENTIVA

Causa que la ha originado:

Nº Acciones a implantar

ELABORADA POR: RESPONSABLE IMPLANTACIÓN:

FECHA ELABORACIÓN: FECHA IMPLANTACIÓN:

SEGUIMIENTO

Nº FECHA RESPONSABLE RESULTADO FIRMA ACCIÓN A TOMAR

EFICACIA

CIERRE

FECHA FIRMA


ANEXO E - EJEMPLO DE DOCUMENTACIÓN DE SENSIBILIZACIÓN DE TRANSPORTISTAS

La "EMPRESA" le informa de que:

Nuestra Materia Prima principal es la MADERA, y estamos tratando de promover una Gestión ForestalSostenible y certificar un Sistema de Cadena de Custodia, de tal forma que no perdamos masa forestal,contribuyendo de esa manera a la disminución de los gases de efecto invernadero, y en especial el dióxi-do de azufre (SO2).

Para cumplir este requisito, diseñamos, implantamos y certificamos un Sistema de Cadena deCustodia, de tal forma que la madera que sale del monte es la que llega a nuestras instalaciones, y en eseproceso USTED ES UNO DE LOS PRINCIPALES ESLABONES DE LA CADENA. Si se rompe, el esfuer-zo realizado es inútil.

Recuerde que su colaboración es importante para ayudarnos a conseguir un Sistema de Cadena deCustodia, por lo que le pedimos encarecidamente que:

- Debe tener actualizada la ITV del camión, cabeza tractora y remolque.

- Vigile las emisiones de su vehículo.

- No manipule la carga entre la zona de carga del monte y nuestra fábrica.En caso de cualquier manipulación, por favor, comuníquenoslo.

Infórmenos sobre cualquier incidencia durante el transporte, esto nos ayudará a mejorar los circuitosde transporte y a ayudarle a Usted a mejorar su trabajo.

Matrícula del camión Mat. Cabeza tractora Mat. Remolque

Nombre y apellidos del conductor:

Fecha: Firma del conductor:

ANEXO D - EJEMPLO DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

TIPO DE EVALUACIÓN INICIAL

Historial satisfactorio de suministros o trabajos similares anteriores.

Suministro de prueba.

Certificaciones de suministro/sistema

Verificación en origen de la capacidad técnica y organizativa (Auditoría)

PROVEEDOR:

PRODUCTOS / SERVICIOS:

RESULTADO: OBSERVACIONES:

NIVEL 1

NIVEL 2

EVALUACIÓN INICIAL

Nº Pedidos en el período:

DECISIÓN ADOPTADA: Responsable de compras

NIVEL 1

NIVEL 2 Fecha:

EVALUACIÓN CONTINUADA

INCIDENCIAS DESVIACIONES DETECTADAS

Pedido Fecha Incidencias detectadas Factor críticoafectado

Pedido Fecha Incidencias detectadas Factor críticoafectado

NIVEL DE CALIDAD REQUERIDO:

Nº

1

2

3

Requisitos críticos del producto Ponderación asignada Nº incidencias detectadas


Cualidades personales y experiencia:

Capacidad para mantener su independencia y objetividad.

Experiencia técnica en temas forestales, proceso productivo y de sistemas de gestión, así comoconocimientos de las prácticas de la empresa.

Conocimientos de requisitos legales, guías, códigos de buenas prácticas, etc..

Otras cualidades deseables:

Capacidad para expresarse claramente, por escrito y de forma verbal.

Capacidad de organización.

Capacidad de mantener una posición objetiva en todo momento.

Diplomacia, tacto y capacidad de escuchar.

Responsabilidades:

Asegurar que los requisitos del Sistema de Cadena de Custodia están establecidos, implantados ymantenidos al día.

Informar a la Dirección del funcionamiento del Sistema para su revisión y como base para asegu-rar su mejora continua.

Otras posibles responsabilidades:

Colaborar con los responsables de los distintos Departamentos en la planificación y desarrollo delSistema de Cadena de Custodia.

Supervisar las acciones y acuerdos adoptados en relación con el Sistema de Cadena de Custodia.

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ANEXO F - PERFIL Y RESPONSABILIDADES DEL REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

guÍa para la implantaciÓn de un sistema de trazabilidad de ... 79.pdf · ... sistemas de...

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